fecha: 2021-05-03 21:10:31 cod dependencia: 11 remite

MEMORANDO

Código 10030 - 112No requiere respuestaReferencia: no aplica.

PARA: Xinia Navarro Prada Secretaria de Despacho

Diana Larisa Caruso López Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización Líder del proceso de planeación estratégica

Julián Torres Jiménez Director de Análisis y Diseño Estratégico

DE: Jefe Oficina de Control Interno

ASUNTO: Conclusión observaciones del informe preliminar y comunicación del informe final deauditoría Interna a la planeación estratégica.

Cordial Saludo:

De manera atenta me permito comunicar que, la Oficina de Control Interno en ejecución del PlanAnual de Auditorías para la vigencia 2021, aprobado por el Comité Institucional de Coordinacióndel Sistema de Control Interno, y en desarrollo de los roles de Evaluación y seguimiento y Enfoquehacia la prevención que le confiere la normativa vigente en la materia[1], realizó auditoría interna ala planeación estratégica, de lo cual, se adjunta la versión final del informe de auditoria y susanexos, asi como, en el marco del procedimiento de ejecución de auditoría interna (PCD-AC-004),versión 1 del 29/04/2020, la líder del proceso de planeación estratégica, radicó en los términosestablecidos respuesta a la versión preliminar del informe de auditoría mediante correoelectrónico del 27/04/2021 con asunto “Comunicación informe preliminar de auditoría interna a laplaneación estratégica ” y por consiguiente, el equipo auditor llevó a cabo el análisis de lasobservaciones y evidencias aportadas, de lo que concluyo así:

[1] Decreto 648 de 2017, Articulo 17 De las Oficinas de Control Interno.

10.1.1. Revisión a compromisos – Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Hallazgo inicial:

Fecha: 2021-05-03 21:10:31

Rad: I2021013594

Cod Dependencia: 11Tipo Documental: Remite: OFICINA DE CONTROL INTERNODestino: CARUSO LOPEZ DIANA LARISA Numero Folios: Anexos:

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De acuerdo con revisión documental de la información aportada por la Subdirección de Diseño,Evaluación y Sistematización, en calidad de líder del proceso de planeación estratégica, mediantecorreo electrónico del 25/02/2021 con asunto “Solicitud de información - Auditoría interna a laplaneación estratégica”, se observó que, no se aportan evidencias que permitan identificar elseguimiento a los compromisos adquiridos en sesiones del Comité Institucional de Gestión yDesempeño, tal como se identifica en el Acta 08 de 19/06/2020, la cual estableció entre loscompromisos: ”Diseñar un tablero de control para el seguimiento de las tareas como resultado deeste comité, para las dependencias correspondientes a cargo de la Subsecretaría- DADE”, “Definirel proceso de contratación mediante una línea de tiempo para establecer roles yresponsabilidades”, entre otros, situaciones que conllevarían a un potencial incumplimiento de lopreceptuado en el artículo 5 Funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de laResolución SDIS 652 de 2020, la cual estableció en el numeral 24 "Solicitar información relevantesobre el desarrollo, seguimiento y decisiones tomadas en los comités que existan en la Secretaríapor disposición de carácter legal así como los avances del seguimiento a compromisos y acuerdosadquiridos (...)". (Subrayado fuera del texto original)Debido a lo anterior, se podría llegar a poner en riesgo el ejercicio de seguimiento y cumplimientoa la ejecución de compromisos adquiridos en la instancia decisora en mención.

Respuesta por parte del cliente de la auditoría:Al respecto de la presente oportunidad de mejora, me permito informar al equipo auditor, que sibien se estableció en un acta que no se hacía seguimiento a los compromisos, esta situación fueaclarada posteriormente por nuestra Directora del momento de manera verbal, mostrando elcuadro de control y las evidencias de que si se hace un seguimiento riguroso a los compromisosderivados de esta instancia. En este sentido, me permito aclarar que el seguimiento se realiza através del "Tablero de Control de compromisos", el cual se ha llevado desde antes de lamencionada acta y en el cual se registran los compromisos pactados en cada sesión de Comité ya los cuáles se les hace seguimiento por correo electrónico dirigido a los directivos de cadadependencia, con el fin de registrar el avance y la ubicación de las evidencias.Por lo anterior, solicito de manera respetuosa a la Oficina de Control Interno eliminar la presenteoportunidad de mejora del informe final.

Análisis del equipo auditor:Una vez analizados los motivos y evidencias aportadas por el cliente de la auditoría (tablero decontrol y correos electrónicos), entre los cuales se identificaron los siguientes correo electrónicos;(i) seguimiento a compromisos del comité institucional de gestión y desempeño 2020 del14/01/2021, (ii) Seguimiento a compromisos del comité anterior, enviado desde el [email protected], del 15/07/2021, (iii) seguimiento a compromisos del comité anteriorenviado desde el usuario [email protected] del 19/12/2019, el equipo auditor observó que,los correos electrónicos dan cuenta de gestiones que contribuyen con el seguimiento acompromisos establecidos en el comité institucional de gestión y desempeño, no obstante algunasde las evidencias aportadas, corresponden a periodos fuera del alcance del ejercicio auditor, comoes el caso del correo electrónico de seguimiento a compromisos del comité anterior enviado desdeel usuario [email protected] del 19/12/2019. Es así que, dichas evidencias, dan cuenta delcumplimiento a la función 8 del Art. 9 de la Resolución SDIS 355 de 2020, en lo que respecta a las

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funciones de la secretaría técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, sin embargo,la presente oportunidad de mejora, está encaminada al potencial incumplimiento de la función 24del artículo 5 de la Resolución SDIS 652 de 2020, frente a las Funciones del Comité Institucionalde Gestión y Desempeño , en lo que corresponde a: "Solicitar información relevante sobre eldesarrollo, seguimiento y decisiones tomadas en los comités que existan en la Secretaría pordisposición de carácter legal así como los avances del seguimiento a compromisos y acuerdosadquiridos (...)". (Subrayado fuera del texto original).

Conclusión del equipo auditor:Se ajusta la redacción del hallazgo, haciendo énfasis en el potencial incumplimiento alseguimiento por parte de la instancia, mas no por la secretaria técnica, tal como lo estable el actoadministrativo que, para el alcance de la auditoría lo reglamentaba y se ratifica la oportunidad demejora.

10.2.1 Metodología para la construcción e implementación de la plataforma estratégica y 10.2.4Metodología para la construcción e implementación del plan estratégico institucional

Hallazgo inicial:10.2.1.Durante revisión documental a la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluacióny Sistematización, en calidad del líder del proceso de planeación estratégica, mediante correoselectrónicos del 25/02/2021 con asunto: "Solicitud de información-Auditoría a la PlaneaciónEstratégica" y del 05/04/2021 con asunto “Soportes adicionales - Auditoria a la Planeaciónestratégica institucional”, se observó que, en correo electrónico del 14/10/2020, con asunto:"Revisión plataforma estratégica 2020-2024" la Subdirectora de Diseño, Evaluación ySistematización, solicitó hacer "la reflexión sobre la razón de ser de la entidad, el objeto para elcual fue creada, los derechos que garantiza y los problemas y necesidades sociales que estállamada a resolver (Misión), así como el futuro deseado de la Secretaria Distrital de IntegraciónSocial (Visión)", no obstante, en la presentación PPT "Planeación estratégica sectorial einstitucional 2020-2024 agosto SDIS" la cual fue aportada como metodología definida eimplementada para la actualización de la plataforma estratégica en la entidad, no permitereconocer (i) el análisis del propósito para la cual fue creada la entidad (ii) documento decoherencia institucional . Dicha situación, refleja un incumplimiento a lo establecido enprocedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del Plan EstratégicoInstitucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, numeral 3.1 viñeta 4 que define: "(...) a) elanálisis del propósito para la cual fue creada la entidad, (...), asimismo, a lo descrito en el numeral4.1. Formulación de la plataforma estratégica, actividad 3 "Realizar la coherencia institucional delos elementos que conforman la plataforma estratégica" la cual, conlleva a producir un activo deinformación nombrado "Documento de coherencia institucional" que de acuerdo con loconceptuado en el glosario del documento en mención equivale a "Se concibe como la alineaciónde todos los elementos estratégicos de las entidades y organismos Distritales, con el propósito delograr una administración armónica". (Subrayado fuera del texto original).10.2.4.Durante revisión documental a la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluación

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y Sistematización, en calidad del líder del proceso de planeación estratégica, mediante correoselectrónicos del 25/02/2021 con asunto: "Solicitud de información-Auditoría a la PlaneaciónEstratégica" y del 05/04/2021 con asunto “Soportes adicionales - Auditoria a la Planeaciónestratégica institucional”, se observó que, la presentación PTT "Planeación estratégica sectorial einstitucional 2020-2024 agosto SDIS " la cual fue aportada a este ejercicio auditor comometodología definida e implementada para la formulación de la planeación estratégica en laentidad, no permite reconocer los elementos de: "a) las recomendaciones del equipo directivo ysus equipos de trabajo, b) la evaluación y retroalimentación ciudadana realizada en las actividadesde rendición de cuentas, c) los resultados de las auditorías internas y externas, d) los resultadosde la evaluación de la gestión de riesgos y de las acciones realizadas ante su materialización, e)resultados de la evaluación de la gestión financiera, f) la medición del desempeño en periodosanteriores, g) medición de la satisfacción de los grupos de valor en periodos anteriores" deacuerdo con lo definido en el procedimiento formulación y seguimiento de la plataformaestratégica y del plan Estratégico Institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, numeral3.1, viñeta 6. Así como tampoco consideró la existencia de: (i) Revisar y ajustar los elementosestratégicos: Misión, visión y objetivos estratégicos determinando cual es el valor público quedebe generar, (ii) Involucrar a la ciudadanía y grupos de interés en el diagnóstico y formulación delos planes, programas o proyectos de la entidad. Priorizados por el ciudadano, tal como lo orientala Guía Distrital para la Planeación de la Gestión Distrital - junio de 2019, numeral 7.1.1.Por lo anterior, se tipifica un incumplimiento a lo establecido en el Procedimiento Formulación ySeguimiento de la Plataforma Estratégica y del Plan Estratégico Institucional (PCD-PE-009)versión 0 del 28/06/2019, numeral 3.1. viñeta 6 "Para la identificación de las metas, indicadores yproductos del plan estratégico institucional se debe tener en cuenta: (...), así como a lo orientadoen la Guía Distrital para la Planeación de la Gestión Distrital - junio de 2019, numeral 7.1.1, endonde cita: " (...) las entidades tienen total autonomía para la formulación e implementación de lamisma, pero deberán asegurar la existencia de unos mínimos, que son los siguientes: (i) Revisary ajustar los elementos estratégicos: Misión, visión y objetivos estratégicos (...), (ii) Involucrar a laciudadanía y grupos de interés en el diagnóstico y formulación de los planes, programas oproyectos de la entidad (...)", así como a lo documentado. (Subrayado fuera del texto original).

Respuesta por parte del cliente de la auditoría:De manera respetuosa se solicita, a la Oficina de Control Interno, la unificación de las noconformidades 10.2.1 y 10.2.4 debido a que ambas no conformidades se tratan del procedimientoformulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan Estratégico Institucional(PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019. Del mismo modo se solicita desestimar lo indicado en el numeral (i) de la no conformidad 10.2.4“Revisar y ajustar los elementos estratégicos: misión, visión y objetivos estratégicos determinandocual es el valor público que debe generar” en tanto se encuentran revisadas y ajustadas, comoconsta en las evidencias presentadas en la carpeta compartida en OneDrive

Análisis del equipo auditor:Una vez analizados los motivos y evidencias aportadas por el cliente de la auditoría, el equipoauditor observó que, los hallazgos 10.2.1 y 10.2.4 se enmarcan en el mismo criterio auditable,

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para el caso, el procedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del planEstratégico Institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019.Por otra parte, en cuento a las evidencias y motivos presentados para la desestimación de loindicado en “numeral (i) de la no conformidad 10.2.4 “Revisar y ajustar los elementos estratégicos:misión, visión y objetivos estratégicos determinando cual es el valor público que debe generar”(presentación PPT del Comité institucional de Gestión y Desempeño) del 25 de marzo de 2021,así como el “fragmento de acta” de la sesión en mención, el equipo auditor observó que, sonevidencias que desbordan el alcance del presente ejercicio auditor (01/01/2020 – 01/01/2021), noobstante, aplicarían como acciones de corrección, entre tanto el hallazgo estuviera enfocado a laNO realización de dicha actividad, sin embargo, el hallazgo aclara que “ la metodología definida eimplementada para la formulación de la planeación estratégica en la entidad, no permite reconocerlos elementos de:”, por tal razón, se observó una diferencia entre las acciones ejecutadas y lametodología diseñada por la entidad, para con el ejercicio de planeación estratégica sectorial einstitucional 2020 – 2024. Conclusión del equipo auditor:En razón a los motivos expuestos por el cliente de la auditoría, se unifican los hallazgos: 10.2.1Metodología para la construcción e implementación de la plataforma estratégica y 10.2.4Metodología para la construcción e implementación del plan estratégico institucional, expuestos enla versión preliminar del informe de auditoría y se ratifica la no conformidad.

10.2.2. Aprobación, adopción y divulgación de la plataforma estratégica institucional

Hallazgo inicial:Analizada la información allegada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, encalidad del líder del proceso de planeación estratégica, mediante correo electrónico del25/02/2021 con asunto: "Solicitud de información-Auditoría a la Planeación Estratégica", seobservó que, en acta No. 14 del 24/11/2020, del Comité Institucional de Gestión y Desempeño,punto 6 del orden del día "Aprobación de la plataforma estratégica y plan estratégico", la Directorade Análisis y Diseño Estratégico explicó que "para la misión y visión de la entidad se proponemantener las actuales teniendo en cuenta que fueron formuladas a largo plazo, sin embargo, seenviará esta propuesta por correo electrónico al equipo directivo para recibir sus aportes hasta el27 de noviembre de 2020 (...)", en consecuencia, se fijó el siguiente compromiso: "Enviar porcorreo electrónico la propuesta de Planeación Estratégica y Plan Estratégico a los miembrosdel Comité para su revisión, comentarios y aportes", de lo cual, no se aportaron evidencias queden cuenta de la revisión, comentarios y aportes allegados por el equipo directivo al respecto.Por otra parte se observó que, en acta No. 16 del 30/12/2020, del Comité Institucional de Gestióny Desempeño, punto 5 del orden del día "Aprobación de objetivos estratégicos institucionales" , laDirectora de Análisis y Diseño Estratégico sometió "a aprobación los Objetivos EstratégicosInstitucionales, y los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño manifiestansu aprobación (...)", sin embargo y quedando fuera del punto del orden del día, para los elementos complementarios de la plataforma estratégica (misión y visión), no se evidencióaprobación. Adicionalmente, al presente ejercicio auditor se aportó un proyecto de resolución "Porla cual se adoptan la misión, visión y objetivos estratégicos de la Secretaría Distrital de Integración

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Social", como evidencia para la adopción de la plataforma estratégica, sin embargo, al ser un"proyecto" no permite reconocer la firmeza del citado acto administrativo, por consiguiente, elequipo auditor consultó la página web de la entidad (19/03/2021), identificando la publicación de lamisión, visión y objetivos estratégicos (divulgación de la plataforma estratégica), así como lapublicación de la Resolución 1346 del 30/09/2016 "Por la cual se adoptan la misión, visión yobjetivos estratégicos de la Secretaría Distrital de Integración Social", notando una divergenciaentre los objetivos estratégicos publicados y los contenidos en dicho acto administrativo.Lo anterior conlleva al incumplimiento de lo establecido en el procedimiento formulación yseguimiento de la plataforma estratégica y del plan estratégico institucional (PCD-PE-009) versión0, circular 027 del 28/06/2019, Glosario "Plataforma estratégica: es la estructura conceptual sobrela cual se fundamenta una entidad. Está compuesta por la misión, la visión y los objetivosestratégicos de la entidad” así como a lo definido en el numeral 4.1, actividad 5 del flujograma"¿Se aprueba la plataforma estratégica?, actividad 8 del flujograma "Elaborar los actosadministrativos que adoptan la plataforma estratégica" y actividad 9 "Aprobar los actosadministrativos de adopción de la plataforma estratégica".

Respuesta por parte del cliente de la auditoría:Se solicita a la Oficina de Control Interno desestimar la no conformidad con fundamento en quehubo un error en la publicación de Misión, Visón y Objetivos Estratégicos, lo cual fue subsanadomediante resolución 0456 de 05/04/2021, luego de surtir los trámites de ajustes a los elementosde la plataforma estratégica, su aprobación y adopción, con lo cual se inició la divulgación con lapublicación en la web de la SDIS.

Análisis del equipo auditor:Analizados los motivos y evidencias aportadas por el cliente de la auditoría se observó que, en el“fragmento de acta” que, refiere el auditado “se encuentra en trámite de firmas” y en lapresentación PPT del Comité institucional de Gestión y Desempeño del 25/03/2021, se identificóque, la entidad presentó la propuesta de actualización de la visión institucional, a su vez, seexpidió y publico la Resolución SDIS 456 del 05/04/2021” Por la cual se adopta la Misión, Visión yObjetivos Estratégicos de la Secretaría Distrital de Integración Social” , sin embargo, es de notarque, en el acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 25/03/2021, no se encuentrasuscrita, acción que aprueba las decisiones tomadas en dicha instancia, que para el caso en elpunto 4. del acta en “tramite de firmas”, es: “Actualización Visión de la Entidad” lo cual, evidenciauna desviación a la secuencia lógica de actividades establecidas en el procedimiento formulacióny seguimiento de la plataforma estratégica y del plan estratégico institucional (PCD-PE-009)versión 0 del 28/06/2019,numeral 4.1, actividad 5 del flujograma "¿Se aprueba la plataformaestratégica?, actividad 8 del flujograma "Elaborar los actos administrativos que adoptan laplataforma estratégica" y actividad 9 "Aprobar los actos administrativos de adopción de laplataforma estratégica”.

Conclusión del equipo auditor:Se ajusta la redacción del hallazgo, haciendo énfasis en el incumplimiento de lo establecidoprocedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan estratégico

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institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019,numeral 4.1, actividad 5 del flujograma "¿Seaprueba la plataforma estratégica?, actividad 8 del flujograma "Elaborar los actos administrativosque adoptan la plataforma estratégica" y actividad 9 "Aprobar los actos administrativos deadopción de la plataforma estratégica y se ratifica la no conformidad.

10.2.5. Seguimiento al plan de acción institucional integrado.

Hallazgo inicial:De acuerdo con la revisión documental, sobre la información aportada por la Subdirección deDiseño, Evaluación y Sistematización, en calidad de líder del proceso de planeación estratégica, mediante correo electrónico del 25/02/2021 con asunto "Solicitud de Información -Auditoría a laPlaneación Estratégica" el equipo auditor observó que, de las dieciséis (16) actas aportadascomo evidencia al presente ejercicio auditor, tan solo en el acta No. 14 del 24/11/2020, delComité Institucional de Gestión y Desempeño, punto 2 del orden del día "Seguimiento alcumplimiento de metas sociales y financieras–Subdirección de Diseño, Evaluación ySistematización", se socializó el seguimiento al plan acción institucional y metas sociales sinembargo, no se aportaron evidencias de cumplimiento en lo relacionado con la presentación deresultados del seguimiento al plan de acción institucional durante las demás sesiones del citadocomité, situación que permite observar un incumplimiento a lo establecido en el procedimientoFormulación y seguimiento del plan de acción institucional (PCD-PE-002) versión 0 vigente hastael 18/11/2020 que cita: “ Presentar los resultados del seguimiento al plan de acción institucional enel Comité Institucional de Gestión y Desempeño (trimestral)” y por consiguiente, en elprocedimiento formulación y seguimiento del plan de acción institucional integrado (PCD-PE-002)versión 1 del 19/11/2020 que establece “Presentar los resultados del seguimiento al plan deacción institucional Integrado en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño (trimestral)"(Subrayado fuera del texto original).

Respuesta por parte del cliente de la auditoría:Con respecto a la observación 10.2.5, relacionada con la presentación de los resultados del Plande Acción Institucional Integrado al Comité de Gestión y Desempeño, se informa que el Plan deAcción Integrado 2020 fue presentado y aprobado en la sesión del 22 de enero de 2020, medianteel acta 001. Posteriormente, se presentaron actualizaciones y modificaciones del Plan de AcciónInstitucional, según acta No. 13 del 19 de octubre de 2020.De otra parte, se presentaron los resultados de seguimiento enero a septiembre 2020, de acuerdoal acta No. 14 del 24 de noviembre de 2020 (ver presentación adjunta); en esta misma sesión sepresentó la propuesta de formulación de acción Institucional integrado 2021Finalmente, se presentaron los resultados finales del seguimiento al Plan de Acción Institucional2020 en la sesión del 27 enero de 2021., como consta en el acta No, 01.No obstante, trimestralmente se publicaron los seguimientos en la página web de la entidad, en elsiguiente link: https://www.integracionsocial.gov.co/index.php/noticias/216

Análisis del equipo auditor:Una vez verificadas las evidencias y motivos aportados por el cliente de la auditoría se observóque, mediante Acta 001 del 22 de enero de 2020 del Comité Institucional de Gestión y

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Desempeño, se aprobó el plan de acción integrado 2020, por otra parte, en acta No. 13 del 19 deoctubre de 2020, se aprobaron modificaciones al mencionado plan, así como en acta No. 14 del24 de noviembre de 2020, se presentaron resultados del periodo comprendido entre enero yoctubre de 2020, del plan de acción integrado 2020, también, en acta No. 01 del 27 enero de2021, se presentaron resultados del Plan de acción correspondiente a la vigencia 2020, noobstante, el hallazgo inicial está orientado a evidenciar el incumplimiento a lo establecido en elprocedimiento Formulación y seguimiento del plan de acción institucional (PCD-PE-002) versión 0vigente hasta el 18/11/2020 que cita: “ Presentar los resultados del seguimiento al plan deacción institucional en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño (trimestral)”.

Conclusión del equipo auditor:En razón a las evidencias y motivos expuestos por el cliente de la auditoría, se ratifica el hallazgo.

10.2.7. Seguimiento al plan de ajuste y sostenibilidad.

Hallazgo inicial:De acuerdo con la revisión documental, sobre la información aportada por la Subdirección deDiseño, Evaluación y Sistematización, en calidad de líder del proceso de planeación estratégica,mediante correo electrónico del 25/02/2021 con asunto "Solicitud de Información -Auditoría a laPlaneación Estratégica" se observó que, el plan de ajuste y sostenibilidad MIPG- 2020, fueaprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en sesión ordinaria del 22/01/2020, sin embargo, al revisar dieciséis (16) actas aportadas al presente ejercicio auditor, como productode sesiones desarrolladas por dicha instancia durante la vigencia 2020 se evidenció que, tan soloen el acta No. 14 del 24/11/2020, punto 5 del orden del día, se presentaron avances del Plan deajuste y sostenibilidad MIPG, situación que reconoce un incumplimiento a lo señalado en artículoArticulo 19 Comités Institucionales de Gestión y Desempeño, numeral 1, del Decreto Distrital 807de 2019, así como, al Artículo 5 de la Resolución 0652 del 20 marzo de 2020 Funciones delcomité institucional de gestión y desempeño, ítem 2 " Aprobar y hacer seguimiento por lo menosuna vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del ModeloIntegrado de Planeación y Gestión (MIPG)". (Subrayado fuera del texto original).

Respuesta por parte del cliente de la auditoría:Frente a la observación 10.2.7, relacionada con la presentación de los resultados del Plan deAjuste y Sostenibilidad MIPG al Comité de Gestión y Desempeño, se informa que este fuepresentado y aprobado en la sesión del 22 de enero de 2020, mediante el acta 001.Posteriormente, se presentaron actualizaciones y modificaciones del Plan Ajuste y Sostenibilidad,según acta No. 13 del 19 de octubre de 2020.De otra parte, se presentaron los resultados de seguimiento enero a septiembre 2020, de acuerdoal acta No. 14 del 24 de noviembre de 2020 (ver presentación adjunta); en esta misma sesión sepresentó la propuesta de formulación de Ajuste y Sostenibilidad 2021.Por último, se presentaron los resultados finales del Plan de Ajuste y Sostenibilidad 2020 en lasesión del 27 enero de 2021., como consta en el acta No, 01.No obstante, trimestralmente se publicaron los seguimientos en la página web de la entidad, en elsiguiente link: https://www.integracionsocial.gov.co/index.php/transparencia?start=1.Por lo anteriormente descrito, se puede evidenciar el seguimiento al Plan de Ajuste y

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Sostenibilidad y se solicita respetuosamente a la Oficina de Control Interno el retiro de la presenteNo Conformidad del Informe Final de Auditoría.

Análisis del equipo auditor:Una vez verificadas las evidencias y motivos aportados por el cliente de la auditoría se observóque, mediante Acta 001 del 22 de enero de 2020 del Comité Institucional de Gestión yDesempeño, se aprobó el plan de ajuste y sostenibilidad 2020, por otra parte, en acta No. 13 del19 de octubre de 2020, se aprobaron modificaciones al mencionado plan, así como en acta No. 14del 24 de noviembre de 2020, se presentaron resultados del periodo comprendido entre enero yoctubre de 2020, del plan de ajuste y sostenibilidad 2020, también, en acta No. 01 del 27 enero de2021, se presentaron resultados del Plan de acción correspondiente a la vigencia 2020, noobstante, el hallazgo inicial está orientado a evidenciar un incumplimiento a lo señalado en artículoArticulo 19 Comités Institucionales de Gestión y Desempeño, numeral 1, del Decreto Distrital 807de 2019, así como, al Artículo 5 de la Resolución 0652 del 20 marzo de 2020 Funciones delcomité institucional de gestión y desempeño, ítem 2 " Aprobar y hacer seguimiento por lo menosuna vez cada tres meses.

Conclusión del equipo auditor:En razón a las evidencias y motivos expuestos por el cliente de la auditoría, se ratifica el hallazgo.

10.2.8. Modificaciones presupuestales – Creación de meta y cupo.

Hallazgo inicial:Analizada la información aportada por Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, encalidad de líder del proceso de planeación estratégica, mediante correo electrónico del 25/02/2021con asunto “Solicitud de información - Auditoría interna a la planeación estratégica”, el equipoauditor aplicó un método de muestreo probabilístico aleatorio simple para poblaciones finitas, conun nivel de confianza del 95 % y error máximo de estimación del 10 %, de lo cual, seleccionó unamuestra representativa de diecisiete (17) modificaciones presupuestales internas, de las treinta ycuatro (34) aportadas al presente ejercicio auditor. (ver imagen 2).Lo anterior permitió observar que, para el total de modificaciones presupuestales seleccionadasen la muestra, que tuvieron como finalidad el traslado presupuestal para la creación de una nuevameta y cupo en el Plan Anual de Adquisiciones, el 100 % de estas, no permiten identificar laimplementación de los formatos: Modificación plan de acción de proyectos de inversión(FOR-PE-016) y Modificaciones al plan anual de adquisiciones (FOR-PE-021), situación queincumple lo documentado en el procedimiento de modificaciones al presupuesto de inversión(PCD-PE-006) versión 1 del 12/12/2019, numeral 3 Condiciones generales, viñeta 6 el cualestablece que: “Cuando se desea realizar un traslado presupuestal para desarrollar una nuevameta, es necesario tener en cuenta los siguientes pasos previos para crear la meta y el cupo en elPlan Anual de Adquisiciones y así hacer efectivo el traslado:”, ítem 1, Actividad “Revisar la meta ala cual se desea realizar el traslado”, “Equipo de trabajo: Gerente de proyecto”, “Detalle deactividad y documentos”.

Respuesta por parte del cliente de la auditoría:Respecto a la observación relacionada 10.2.8, donde se indica que: “...para el total de

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modificaciones presupuestales seleccionadas en la muestra, que tuvieron como finalidad eltraslado presupuestal para la creación de una nueva meta y cupo en el Plan Anual deAdquisiciones y el 100 % de estas, no permiten identificar la implementación de los formatos:Modificación plan de acción de proyectos de inversión (FOR-PE-016) y Modificaciones al plananual de adquisiciones (FOR-PE-021), situación que incumple lo documentado en elprocedimiento de modificaciones al presupuesto de inversión (PCD-PE-006)”, se informa que: En respuesta a cuestionario enviado, se indicó que: “Durante la vigencia 2020 no se presentaroncambios en las metas de los 18 proyectos de inversión que actualmente tiene la Entidad”. Portanto, no se relacionaron evidencias que soportaran creación de metas para los proyectos deinversión en el marco de los proyectos del nuevo plan de desarrollo “Un nuevo contrato social yambiental para la Bogotá del siglo XXI”.Al revisar la observación expresa, se identifica que la Subdirección no tuvo en cuenta losproyectos de inversión de la administración “Bogotá Mejor Para todos”, por tanto, al hacer revisiónse identifica que en el mes de abril de la vigencia 2020 se creó una meta en el proyecto deinversión 1098 “Bogotá te Nutre”, la cual si cuenta con el formato de modificación de plan deacción emitida por la dependencia. No obstante a lo anterior, en la observación se indica que el 100% de traslados para creación demetas y cupos nuevos en plan anual, revisados no cuentan con el formato de modificación de plande acción, para lo cual, se indica que el total de traslados presupuestales internos realizados enla vigencia 2020 no fueron generados por creación de metas nuevas de los proyectos deinversión, sino que obedecen a traslados presupuestales internos, ya sea entre conceptos degasto o entre las metas ya existentes. Por lo anterior se requiere se revise en conjunto con lasubdirección que estamos entendiendo por creación de meta o cupo en plan anual cuando serefieren a “modificaciones presupuestales: creación de metas o cupo”, puesto que, para la SDES,la creación de metas en proyectos de inversión, son aquellas metas sociales que pueden serintegradas luego de la formulación del proyecto de inversión.Por lo anteriormente expuesto, se solicita de manera respetuosa a la Oficina de Control Internoretirar la presente observación del informe final de auditoria.

Análisis del equipo auditor:Como repuesta a la versión preliminar del informe de auditoría, el proceso auditado aportóevidencias adicionales mediante la cual se observó que, durante el periodo del alcance delejercicio auditor (01/01/2020-31/01/2021), se creó una (1) meta en el proyecto de inversión 1098“Bogotá te Nutre”, la cual, como consecuencia de un traslado presupuestal, cumple con loscriterios establecidos en el procedimiento de modificaciones al presupuesto de inversión(PCD-PE-006) versión 1 del 12/12/2019.

Conclusión del equipo auditor:En razón a las evidencias y motivos expuestos por el cliente de la auditoría, se retira el hallazgoinicial, de la versión final del informe.

10.2.9. Modificaciones presupuestales - Pagos exigibles.

Hallazgo inicial:

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En desarrollo de la etapa de revisión documental, sobre la información aportada por Subdirecciónde Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad de líder del proceso de planeaciónestratégica, mediante correo electrónico del 25/02/2021 con asunto “Solicitud de información -Auditoría interna a la planeación estratégica”, el equipo auditor aplicó un método de muestreoprobabilístico aleatorio simple para poblaciones finitas, con un nivel de confianza del 90 % y errormáximo de estimación del 10 %, de lo cual, seleccionó una muestra representativa de diecisiete(17) modificaciones presupuestales internas, de las treinta y cuatro (34) aportadas al presenteejercicio auditor. (ver imagen 3).Observando que, nueve (9), tuvieron como finalidad el pago de pasivos exigibles, entre las cualesuna (1) de ellas, identificada con No. 29082020 radicada por la gerencia del proyecto 7771(Fortalecimiento de las oportunidades de inclusión de las personas con discapacidad, familias ysus cuidadores-as en Bogotá), no cuenta con los formatos de: Clasificación concepto de gastos deinversión 10-F26, Actas de fenecimiento de los pasivos y Certificación de pagos parciales alcontratista, incumpliendo lo establecido en el procedimiento de modificaciones al presupuesto deinversión (PCD-PE-006) versión 1 del 12/12/2019, numeral 3 Condiciones generales, viñeta 7 elcual establece que: “ Cuando se desea realizar un traslado presupuestal para el pago de pasivosexigibles y se requiera realizar un cambio de fuentes de financiación, adicional a los ítemsmencionados previamente la Entidad debe realizar los siguientes pasos:”, ítem 3, Actividad “Enviara Secretaría Distrital de Hacienda - SDH solicitando el cambio de fuentes y/o la asociación delconcepto de gasto (si es del caso)”, “Equipo de trabajo: SDES - Equipo presupuesto”, “Detalle deactividad y documentos”.

Respuesta por parte del cliente de la auditoría:Se solicita a la Oficina de Control Interno desestimar la no conformidad asociada alnumeral 10.2.9. Modificaciones presupuestales -Pagos exigibles. Lo anterior fundamentados en elcargue de las evidencias que dan razón al cumplimiento del procedimiento de modificaciones alpresupuesto de inversión (PCD-PE-006) actualizado en la versión 2 del 29/01/2021.

Así mismo nos permitimos aclarar que dentro de los soportes requeridos en el informe preliminarpara esta no conformidad, se solicita el formato Clasificación concepto de gastos de inversión10-F26, formato que no fue requerido, al encontrarse el concepto de gasto asociado al proyectode inversión desde el proceso de armonización dado en el mes de junio del 2020.

Análisis del equipo auditor:Analizadas las evidencias adicionales aportadas por el cliente de la auditoría, como respuesta a laversión preliminar del informe de auditoría se identificó que, para la solicitud de modificaciónpresupuestal No. 29082020 radicada por la gerencia del proyecto 7771 (Fortalecimiento de lasoportunidades de inclusión de las personas con discapacidad, familias y sus cuidadores-as enBogotá), cumple con la consecución de activos de información, en desarrollo del procedimiento demodificaciones al presupuesto de inversión (PCD-PE-006) versión 1 del 12/12/2019.

Conclusión del equipo auditor:En razón a las evidencias y motivos expuestos por el cliente de la auditoría, se retira el hallazgoinicial, de la versión final del informe.

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Finalmente, es importante precisar que, de acuerdo con lo definido en el Procedimiento de Plan demejoramiento (PCD-AC-001) versión 1 del 30/07/2020, numeral 3.1. Formulación de planes demejoramiento “ Para las auditorías internas, el plazo para formular el plan de mejoramiento sedefine en la reunión de balance”, el plazo definido por el cliente de la auditoría para la formulacióndel plan de mejoramiento en reunión de presentación de resultados, llevada a cabo el 23/04/2021,fue de 15 días hábiles a partir de la radicación del informa final de auditoría.En consecuencia y en ejercicio del rol de Enfoque hacia la prevención que le confiere el Decreto648 de 2017 articulo 17 a las Oficinas de Control Interno, vale recordar que, dicho plazo estaríafijado para el 25/05/2021.

Cordialmente,

YOLMAN JULIAN SÁENZ SANTAMARIAJefe Oficina de Control Interno

Elaboró: Andrés Penagos Guarnizo – Contratista Oficina de Control internoRevisó: German Alfonso Espinosa Suárez – Contratista Oficina de Control InternoAprobó: Yolman Julian Sáenz Santamaria – Jefe Oficina de Control Interno

Documento firmado electrónicamente de acuerdo con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.

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REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS

Id Acuerdo:

Estado:

Creación:

Finalización:Escanee el códigopara verificación

I2021013594

SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIALgestionado por: azsign.com.co

20210503-211106-d80383-45675948

Finalizado

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Firma: Remito para los fines pertinentes.

[email protected]

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TRAMITE

REPORTE DE TRAZABILIDAD

Id Acuerdo:

Estado:

Creación:


PARTICIPANTE ESTADOENVIO, LECTURA

Y RESPUESTA

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Finalizado

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Firma

YOLMAN JULIAN SAENZ [email protected]

Aprobado

Env.: 2021-05-03 21:11:07

Lec.: 2021-05-03 21:11:17

Res.: 2021-05-03 21:12:14

IP Res.: 191.97.14.134

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PROCESO AUDITORÍA Y CONTROL

FORMATO INFORME DE AUDITORIA

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Fecha: Memo I2020011695 – 23/04/2020

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Informe Preliminar Informe Final X 1. NOMBRE DEL INFORME Auditoría interna a la planeación estratégica. 2. CRITERIOS DE AUDITORÍA

• Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones" y sus modificaciones y reglamentaciones.

• Decreto 1083 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública".

• Decreto 1499 de 2017 "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015".

• Decreto 612 de 2018 "Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado".

• Decreto 807 de 2019 "Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en e/Distrito Capital y se dictan otras disposiciones".

• Decreto 607 de 2007 "Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional y Funciones de la Secretaría Distrital de Integración Social".

• Resolución 1075 de 2017 ""Por la cual se ajusta el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría Distrital de Integración Social y se deroga la resolución 1564 de 2010, la Resolución 0622 de 2014, la Resolución 0096 de 2015 y la Resolución 0856 de 2015".

• Resolución 355 de 2019 "Por el cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Distrital de Integración Social y se dictan otras disposiciones" modificada por la Resolución 652 del 20 de marzo de 2020 "Por la cual se modifica la Resolución No. 0355 del 26 de febrero de 2019 “Por la cual se crea el Comité́ Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaria Distrital de Integración Social y se dictan otras disposiciones”.

• Manual operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión versión 3 del 2019.

• Guía para la planeación de la gestión institucional - 2019, Secretaría General de la Alcandía Mayor de Bogotá.

• Políticas, Manuales, Planes, Procedimientos, Instructivos, Guías, Riesgos, Plan de Acción y/o Planes operativos, así como, la documentación relacionada con la planeación estratégica y operativa de la entidad y demás aplicable al objetivo y alcance del seguimiento.

• Demás normativa vigente aplicable al objetivo y alcance del seguimiento.

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3. LÍDER DEL PROCESO, GERENTE DEL PROYECTO, JEFE DE DEPENDENCIA O LÍDER DE SUBSISTEMA AUDITADO Diana Larisa Caruso López – Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización (Líder del proceso de Planeación estratégica), Julián Torres Jiménez – Director de Análisis y Diseño Estratégico. 4. EQUIPO AUDITOR

• Karinfer Yelitza Olivera Donato

• Diana Marcela Bautista Vargas

• Adriana Morales Jiménez

• Germán Alfonso Espinosa Suárez

• Leonardo Andrés Prieto García

• Andrés Penagos Guarnizo – Auditor Líder

5. OBJETIVO Verificar el cumplimiento de la definición, ejecución y seguimiento de los lineamientos institucionales y normativa asociada en materia de direccionamiento, planeación estratégica y operativa. 6. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Verificar el cumplimiento de la definición, ejecución y seguimiento de los lineamientos institucionales y normativa asociada en materia de direccionamiento, planeación estratégica y operativa, durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2020 y el 31 de enero de 2021. 7. METODOLOGIA. El desarrollo de las actividades propuestas en la metodología del Plan Individual de Auditoría, se adelantaron principalmente de la siguiente manera:

• Planificación y ejecución de una (1) sesión de trabajo con el jefe de la Oficina de Control Interno, a fin de establecer los elementos base para la proyección del objetivo y alcance de la auditoría y, por consiguiente, determinar el enfoque de la misma.

• Desarrollo de una (1) sesión de trabajo con el equipo auditor para definir la planeación de la auditoria, en donde se establecieron los ejes temáticos para la verificación de requisitos alineados con los criterios de la auditoría, para la solicitud de información y posterior, proyecto de solicitud de información.

• Estructuración de listas de verificación (papeles de trabajo), mediante la identificación de cinco (5) ejes temáticos (Plataforma estratégica, Plan estratégico institucional, Plan de acción institucional – planes operativos, traslados presupuestales y viabilidad de precios de referencia).

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• Aplicación de un método de muestreo probabilístico aleatorio simple para poblaciones finitas que se encuentra descrito en el cada uno de los hallazgos identificados en el numeral 10 del presente informe de auditoría para la verificación al cumplimiento de los requisitos asociados a los ejes temáticos de “Modificaciones presupuestales” y “Viabilidad de precios de referencia”.

• Solicitud de información al cliente de la auditoría, mediante correo electrónico del 19/02/2021 con asunto Solicitud de información-Auditoría a la Planeación Estratégica.

• Revisión documental para el análisis de la información allegada por parte de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad de Líder del proceso de planeación estratégica mediante correos electrónicos del 25/02/2021 con asunto "Solicitud de Información -Auditoría a la Planeación Estratégica y del 05 de marzo de 2021 con asunto “Alcance: Extensión de solicitud de información - Auditoria interna a la planeación estratégica.”.

• Evaluación al diseño y ejecución de actividades de control, asociadas al proceso incluido en el alcance del presente ejercicio auditor.

• Desarrollo de mesas de trabajo mensuales con el jefe de la Oficina de Control Interno, con el fin de dar a conocer los avances de la auditoría y de realizar el seguimiento a la materialización del riesgo de corrupción en la auditoria.

• Proyecto y remisión del informe preliminar con destino al cliente de la auditoría y partes interesadas.

• Convocatoria y desarrollo de una reunión de balance con el cliente de la auditoría y principales proveedores de información, con el objetivo de presentar los resultados preliminares del ejercicio auditor.

• Recepción de la respuesta a la versión preliminar del informe de auditoría interna a la planeación estratégica, por parte de la líder del proceso de planeación estratégica, en calidad de cliente de la auditoría.

• Análisis a las observaciones y evidencias aportadas por parte del equipo auditor, con el objetivo de proyectar el informe final de la auditoría interna al Portafolio de servicios, en el marco del procedimiento de Ejecución de auditoría interna (PCD - AC - 004) versión 1.

• Envío del informe final de la auditoría interna a la planeación estratégica a la representante legal de la SDIS, así como a la líder del proceso de planeación estratégica y las demás partes involucradas.

• Solicitud de publicación del informe final en la página web institucional.

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8. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO, PROYECTO O SUBSISTEMA Teniendo como referente el marco normativo en materia de planeación como insumo para el valor público, así como lo dispuesto en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG V3 de 2019, “(…) que las entidades tengan claro el horizonte a corto y mediano plazo que le permita definir la ruta estratégica que guiará su gestión institucional, con miras a satisfacer las necesidades de sus grupos de valor, así como fortalecer su confianza y legitimidad. En torno a la satisfacción de las necesidades ciudadanas, las entidades focalizan sus procesos y el uso de sus recursos y a su vez, la Guía Distrital para la planeación de la gestión Distrital citó “La planificación estratégica es considerada como una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, acerca del quehacer actual y el camino que deben recorrer en el futuro las comunidades, organizaciones e instituciones”. Es a partir de allí que, la Secretaría Distrital de Integración Social, documentó acciones encaminadas a la planeación institucional, considerando los niveles fundamentales de la misma en términos estratégicos, tácticos y operativos, a través de la caracterización del proceso de planeación estratégica y los documentos e instrumentos de gestión que lo componen. 9. RESULTADOS AUDITORÍAS ANTERIORES De acuerdo con la verificación realizada al Instrumento de registro y control del plan de mejoramiento1, respecto a las acciones internas como externas, no se observaron hallazgos asociados al objeto de la presente auditoría. 10. HALLAZGOS En la identificación de los hallazgos se enuncian inicialmente las Oportunidades de mejora, situación relacionada con potenciales incumplimientos de un requisito y por último se plasman las No conformidades que son incumplimientos a los requisitos, de acuerdo con los criterios definidos para la auditoría. Es preciso elaborar un plan de mejoramiento, en el cual se deben incorporar tanto las acciones preventivas en relación con las oportunidades de mejora y las acciones correctivas o acciones de mejora para atender las no conformidades, para lo cual se debe tener en cuenta el procedimiento plan de mejoramiento (PDC-AC-001) versión 1 del 30/07/2020 y el correspondiente instrumento para el registro, seguimiento y control. 10.1. OPORTUNIDADES DE MEJORA 10.1.1. Revisión a compromisos – Comité Institucional de Gestión y Desempeño. De acuerdo con revisión documental de la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad de líder del proceso de planeación estratégica, mediante correos electrónicos del 25/02/2021 con asunto “Solicitud de información - Auditoría interna a la

1 Instrumento de registro y control de acciones de mejora (FOR-AC-001), consultado el 08/04/2021.

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planeación estratégica” y del 27/04/2021 con asunto “Comunicación informe preliminar de auditoría interna a la planeación estratégica”, se observó que, desde la secretaría técnica del comité institucional de gestión y desempeño, se adelantan acciones que contribuyen al seguimiento de los compromisos establecidos en sesiones de la instancia en mención, como es el caso de la administración del archivo Excel denominado “tablero de control”, así mismo, se evidenciaron tres (3) comunicaciones mediante correos electrónicos, así: (i) seguimiento a compromisos del comité institucional de gestión y desempeño 2020 del 14/01/2021, (ii) Seguimiento a compromisos del comité anterior, enviado desde el usuario [email protected], del 15/07/2021, (iii) seguimiento a compromisos del comité anterior enviado desde el usuario [email protected] del 19/12/2019. Lo anterior, en cumplimiento a lo establecido en el numeral 8 Funciones de la secretaría técnica del comité de gestión y desempeño, Art. 9 de la Resolución SDIS 355 de 2020, sin embargo, no se aportan evidencias que permitan identificar el seguimiento a los compromisos desde el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, como instancia, situaciones que conllevarían a un potencial incumplimiento de lo preceptuado en el artículo 5 Funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Resolución SDIS 652 de 2020, la cual estableció en el numeral 24 "Solicitar información relevante sobre el desarrollo, seguimiento y decisiones tomadas en los comités que existan en la Secretaría por disposición de carácter legal así como los avances del seguimiento a compromisos y acuerdos adquiridos (...)". (Subrayado fuera del texto original) Debido a lo anterior, se podrían llegar a generar riesgos institucionales frente al oportuno cumplimiento de los objetivos planteados, en la instancia decisora en mención. 10.1.2. Aprobación del plan estratégico institucional.

En desarrollo de la etapa de revisión documental a la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad del líder del proceso de planeación estratégica, mediante correos electrónicos del 25/02/2021 con asunto: "Solicitud de información - Auditoría a la Planeación Estratégica", y del 18/03/2021 con asunto: "Extensión de solicitud de información - Auditoría interna a la planeación estratégica" el equipo auditor identificó que, en ejecución del procedimiento de formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan estratégico institucional (PCD-PE-009) del 28/06/2019, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprobó el plan estratégico institucional, mediante acta No. 01 del 29/01/2021, punto 6 del orden del día "Presentación y aprobación Plan estratégico institucional".

Ante lo cual, se evidenció un potencial incumplimiento a lo preceptuado en la Ley 190 de 1995, Articulo 48 en lo que respecta a: "(...) todas las entidades públicas de la Rama Ejecutiva deberán establecer a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos, de tal manera que los mismos puedan ser evaluados de acuerdo con los indicadores de eficiencia que se diseñen para cada caso (...). Situación que podría generar riesgos institucionales en términos de oportunidad y pertinencia, frente a la articulación de las tres (3) modalidades de planeación (Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual).

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Fecha: Memo I2020011695 – 23/04/2020

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10.1.3. Tramite de solicitud de viabilidad de precios de referencia. Una vez analizada la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad de líder del proceso de planeación estratégica, mediante correo electrónico del 25/02/2021 con asunto "Solicitud de Información -Auditoría a la Planeación Estratégica", el equipo auditor, aplicó un método de muestreo probabilístico aleatorio simple para poblaciones finitas, con un nivel de confianza del 90 % y error máximo de estimación del 10 %, de lo cual, seleccionó una muestra representativa de veintiún (21) solicitudes de viabilidad de precios de referencias y sus anexos, de las ciento treinta y seis (136) aportadas al presente ejercicio auditor así: (Ver imagen 1.) Imagen 1.

Tamaño de la Población (N) 136

Error Muestral (E) 10% Fórmula

Proporción de Éxito (P) 10%

Nivel de Confianza 90% Muestra Óptima

Nivel de Confianza (Z) (1) 1,645

Z= Valor de la distribución normal estándar de acuerdo al nivel de confianza

E= Error de muestreo (precisión)

N= Tamaño de la Población

P= Proporción estimada

Q= 1-P

Formula para poblaciones infinitas

Formula para poblaciones finitas

Cálculo de la muestra para:

Revisado por:

Fecha:

INGRESO DE PARÁMETROS

Período Evaluado:

Preparado por:

Fecha:

Auditoría interna a la planeación estratégica

Muestreo Aleatorio Simple para estimar la proporción de una población finitaEntidad

Proceso

24

CÁLCULO DE LA MUESTRA

21

Secretaría Distrital de Integración Social

Planeación estratégica

01/01/2020 - 31/01/2021

25/03/2021

TAMAÑO DE LA MUESTRA

Solicitudes de viebilidad de precios de referencia

Muestra para Poblaciones Infinitas

Variable Atributo

n = s2 * z

2

E2

n = z2

* P* Q

E2


n = s2 * z

2 * N

N * E2 + z

2 * s

2 n = P * Q * z

2 * N

N * E2 + z

2 * P * Q

S2

= Varianza

Z = Valor normal

E = Error

N = Población

P = Proporción

Q = 1-P


Variable Atributo

n = s2 * z

2

E2

n = z2

* P* Q

E2


n = s2 * z

2 * N

N * E2 + z

2 * s

2 n = P * Q * z

2 * N

N * E2 + z

2 * P * Q

S2

= Varianza

Z = Valor normal

E = Error

N = Población

P = Proporción

Q = 1-P

Elaboro: Oficina de Control Interno (25/03/2021). Aplicativo muestreo – Caja de herramientas - Guía de auditoría interna basada en riesgos para entidades públicas V4 DAFP.

Ante lo cual, se observaron las siguientes oportunidades de mejora: (ver tabla 1.)

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Nro. Solicitud Respuesta viabilidad Observación OCI

1

* Rad:I2020010327 del

06 de abril de 2020.

* Alcance: I2020010365

del 06 de abril de 2020.

* Rad: I2020010439 del 07 de

abril de 2020.

* Los memorandos de solicitud de viabilidad no especifican la meta asociada al proceso de adquisición del bien o

servicio y cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece.

* La solicitud de viabilidad no viene acompañada del correo electrónico mediante el cual, se enviaron a la persona

designada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, los documentos anexos (Documento de

validación de precios de referencia (túnel), estudios previos, estudio de sector, anexo técnico, cotizaciones (correos

incompletos), soportes y fuentes de información verificables).

2

* Rad: I20200010734

del 13 de abril de 2020.

* Rad: :I2020010898 del


Rad: I2020010944 del 15 de

abril de 2020





3

* Rad: I2020010078 del


* Rad: I2020011943 del


Rad: I2020012514 del 05 de

mayo de 2020.





4No aportaron la

solicitud.

Rad: I2020013029 del 09 de

mayo de 2020.

No se observó la solicitud de viabilidad, los y anexos.

5

* Rad: I2020011563 del


* Rad: I2020012966 del

08 de mayo de 2020.

Rad: I2020013030 del 09 de

mayo de 2020.

* Los memorandos de solicitud de viabilidad no especifican la meta asociada al proceso de adquisición del bien o

servicio y cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece; el objeto contractual; y la explicación de la

metodología empleada para el cálculo de los precios de referencia.





6

* Rad: I2020013321 del

13 de mayo de 2020.

* Rad: I2020014023 del

19 de mayo de 2020.

Rad: I2020014096 del 20 de

mayo de 2020.





7

* Rad I2020014187 del

21 de mayo de 2020.

Rad: I2020014247 del 21 de

mayo de 2020.





8

Rad: I2020014340 del

22 de mayo de 2020.

Rad: I2020014340 del 22 de

mayo de 2020.

* El memorando de solicitud de viabilidad no especifica la meta asociada al proceso de adquisición del bien o servicio y

cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece; el objeto contractual; y la explicación de la metodología

empleada para el cálculo de los precios de referencia.





9

* Rad: I2020015147 del

29 de mayo de 2020.

Rad: I2020015185 del 29 de

mayo de 2020.

* El memorandos de solicitud de viabilidad no especifica la meta asociada al proceso de adquisición del bien o servicio

y cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece; y la explicación de la metodología empleada para el cálculo

de los precios de referencia.





10

* Rad: I2020017211 del

25 de junio de 2020.

* Rad: I2020017344 del

27 de junio de 2020.

Rad: I2020017347 del 28 de

junio de 2020.





11No aportaron la

solicitud.

Rad: I2020017689 del 02 de

julio de 2020.

No se observó la solicitud de viabilidad, los anexos y el formato ficha técnica viabilidad de precios de referencia.

12

* Rad I2020020959 del

06 de agosto de 2020.

Rad: 2020022704 del 20 de

agosto de 2020.

* Los memorando de solicitud de viabilidad no especifican cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece; y la

explicación de la metodología empleada para el cálculo de los precios de referencia.





13

* Rad: del 08 de

octubre de 2020.

* Rad: 2020024509 del

09 de septiembre de

2020.

Rad: I2020024539 del 09 de

septiembre de 2020.

* Los memorandos de solicitud de viabilidad no especifican cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece; y la






14No aportaron la

solicitud.

Rad: RAD:I2020024884 del 14

de septiembre de 2020.

No se observó la solicitud de viabilidad, los anexos y el formato ficha técnica viabilidad de precios de referencia.

15

Rad: I2020024990 del

14 de septiembre de

2020.

Rad: I2020025845 del

Rad: I2020025861 del 22 de

septiembre de 2020.





16

Rad: I2020026144 del

25 de septiembre de

2020.

Rad: I2020026313 del 28 de

septiembre de 2020.

* El memorando de solicitud de viabilidad no especifica cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece; y la






17

* Rad: I2020022427 del

18 de agosto de 2020.

* Rad. I2020024516 del

09 de septiembre de

2020.

* Rad: I2020026321 del

28 de septiembre de

Rad: I2020026781 02 de

octubre de 2020.

* Los memorandos de solicitud de viabilidad no especifican cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece..





18

Rad: 2020026621del 30

de septiembre de 2020.

Rad: I2020027038 del

05 de octubre de 2020.

Rad: I2020027257 del 07 de

octubre de 2020.





19

Rad: I2020026935 del

05 de octubre de 2020.

Rad: I2020027324 del 08de

octubre de 2020

* El memorando de solicitud de viabilidad no especifica cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece y la






20

Rad: I2020033231 del

02 de diciembre de

2020.

Rad: I2020033340 del 02 de

diciembre de 2020.

* El memorando de solicitud de viabilidad no especifican la meta asociada al proceso de adquisición del bien o servicio

y cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece.



validación de precios de referencia (túnel), estudios previos, estudio de sector, anexo técnico, cotizaciones, soportes y

fuentes de información verificables).

21

Rad: I2020029384 del


Rad: I2020029911 del 07 de

abril de 2020.



validación de precios de referencia (túnel), estudios previos, estudio de sector, anexo técnico, cotizaciones, soportes y

fuentes de información verificables).

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Lo anterior, tipificando un potencial incumplimiento a lo reglamento en el procedimiento de viabilidad de precios de referencia (PCD-PE-014), versión 0, del 20/12/2019 en lo que respecta a: Condición general: 3.13 "Se debe radicar en la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización un memorando de solicitud de concepto de viabilidad de precios de referencia, junto con los soportes teniendo en cuenta los siguientes parámetros: a. El memorando debe especificar: i) la meta asociada al proceso de adquisición del bien o servicio y cómo afecta al proyecto de inversión al cual pertenece; ii) el objeto contractual; y iii) explicación de la metodología empleada para el cálculo de los precios de referencia. (...) d. La radicación de la solicitud de viabilidad de los precios de referencia debe venir acompañada del correo electrónico mediante el cual, se enviaron a la persona designada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, los documentos anexos que se relacionan así: Anexo 1: Documento de validación de precios de referencia (túnel), estudios previos, estudio de sector, anexo técnico, cotizaciones, soportes y fuentes de información verificables. (...)" Numeral 4. Descripción de actividades, subnumeral 4.2 viabilidad de precios de referencia por memorando, punto de control 2 "Verificar que el memorando contenga lo especificado en la condición general 3.13, literal a" Situación que podría llegar a poner en riesgo la correcta emisión del concepto de viabilidad de precios de referencia, para la adquisición de bienes y servicios con recursos de inversión de la Secretaría Distrital de Integración Social. 10.2. NO CONFORMIDADES 10.2.1. Metodología para la construcción e implementación de la plataforma estratégica y plan estratégico institucional. Durante revisión documental a la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad del líder del proceso de planeación estratégica, mediante correos electrónicos del 25/02/2021 con asunto: "Solicitud de información-Auditoría a la Planeación Estratégica" y del 05/04/2021 con asunto “Soportes adicionales - Auditoria a la Planeación estratégica institucional”, se observó que, en correo electrónico del 14/10/2020, con asunto: "Revisión plataforma estratégica 2020-2024" la Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización, solicitó hacer "la reflexión sobre la razón de ser de la entidad, el objeto para el cual fue creada, los derechos que garantiza y los problemas y necesidades sociales que está llamada a resolver (Misión), así como el futuro deseado de la Secretaria Distrital de Integración Social (Visión)", no obstante, en la presentación PPT "Planeación estratégica sectorial e institucional 2020-2024 agosto SDIS" la cual fue aportada como metodología definida e implementada para la actualización de la plataforma estratégica en la entidad, no permite reconocer (i) el análisis del propósito para la cual fue creada la entidad (ii) documento de coherencia institucional. Asimismo, en lo que respecta al plan estratégico institucional, dicha presentación PTT no permite reconocer los elementos de: "a) las recomendaciones del equipo directivo y sus equipos de trabajo, b) la evaluación y retroalimentación ciudadana realizada en las actividades de rendición de cuentas, c) los resultados de las auditorías internas y externas, d) los resultados de la evaluación de la gestión de riesgos y de las acciones realizadas ante su materialización, e) resultados de la evaluación de la gestión financiera, f) la medición del desempeño en periodos anteriores, g) medición de la satisfacción de los grupos de valor en periodos anteriores" de acuerdo con lo definido en el procedimiento formulación y seguimiento de

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la plataforma estratégica y del plan Estratégico Institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, numeral 3.1, viñeta 6. Así como tampoco consideró la existencia de: (i) Revisar y ajustar los elementos estratégicos: Misión, visión y objetivos estratégicos determinando cual es el valor público que debe generar, (ii) Involucrar a la ciudadanía y grupos de interés en el diagnóstico y formulación de los planes, programas o proyectos de la entidad. Priorizados por el ciudadano, tal como lo orienta la Guía Distrital para la Planeación de la Gestión Distrital - junio de 2019, numeral 7.1.1. Dicha situación, refleja un incumplimiento a lo establecido en procedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del Plan Estratégico Institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, numeral 3.1 viñeta 4 que define: "(...) a) el análisis del propósito para la cual fue creada la entidad, (...), asimismo, a lo descrito en el numeral 4.1. Formulación de la plataforma estratégica, actividad 3 "Realizar la coherencia institucional de los elementos que conforman la plataforma estratégica" la cual, conlleva a producir un activo de información nombrado "Documento de coherencia institucional" que de acuerdo con lo conceptuado en el glosario del documento en mención equivale a "Se concibe como la alineación de todos los elementos estratégicos de las entidades y organismos Distritales, con el propósito de lograr una administración armónica". Así como a lo establecido en el, numeral 3.1. viñeta 6 "Para la identificación de las metas, indicadores y productos del plan estratégico institucional se debe tener en cuenta: (...), así como a lo orientado en la Guía Distrital para la Planeación de la Gestión Distrital - junio de 2019, numeral 7.1.1, en donde cita: " (...) las entidades tienen total autonomía para la formulación e implementación de la misma, pero deberán asegurar la existencia de unos mínimos, que son los siguientes: (i) Revisar y ajustar los elementos estratégicos: Misión, visión y objetivos estratégicos (...), (ii) Involucrar a la ciudadanía y grupos de interés en el diagnóstico y formulación de los planes, programas o proyectos de la entidad (...)", así como a lo documentado. (Subrayado fuera del texto original). 10.2.2. Aprobación, adopción y divulgación de la plataforma estratégica institucional. Analizada la información allegada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad del líder del proceso de planeación estratégica, mediante correo electrónico del 25/02/2021 con asunto: "Solicitud de información-Auditoría a la Planeación Estratégica", se observó que, en acta No. 14 del 24/11/2020, del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, punto 6 del orden del día "Aprobación de la plataforma estratégica y plan estratégico", la Directora de Análisis y Diseño Estratégico explicó que "para la misión y visión de la entidad se propone mantener las actuales teniendo en cuenta que fueron formuladas a largo plazo, sin embargo, se enviará esta propuesta por correo electrónico al equipo directivo para recibir sus aportes hasta el 27 de noviembre de 2020 (...)", en consecuencia, se fijó el siguiente compromiso: "Enviar por correo electrónico la propuesta de Planeación Estratégica y Plan Estratégico a los miembros del Comité para su revisión, comentarios y aportes", de lo cual, no se aportaron evidencias que den cuenta de la revisión, comentarios y aportes allegados por el equipo directivo al respecto. Por otra parte, en acta No. 16 del 30/12/2020, del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, punto 5 del orden del día "Aprobación de objetivos estratégicos institucionales" , la Directora de Análisis y Diseño Estratégico sometió "a aprobación los Objetivos Estratégicos Institucionales, y los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño manifiestan su aprobación (...)", sin embargo y quedando fuera del punto del orden del día, para los elementos complementarios de la plataforma estratégica (misión y visión), no se evidenció aprobación. Adicionalmente, al presente ejercicio auditor se aportó un proyecto de resolución "Por la cual se adoptan la misión, visión y objetivos estratégicos de la Secretaría Distrital de Integración Social", como evidencia para la adopción de la plataforma estratégica, sin embargo, al ser un "proyecto" no permite reconocer la

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firmeza del citado acto administrativo, por consiguiente, el equipo auditor consultó la página web de la entidad (19/03/2021), identificando la publicación de la misión, visión y objetivos estratégicos (divulgación de la plataforma estratégica), así como la publicación de la Resolución 1346 del 30/09/2016 "Por la cual se adoptan la misión, visión y objetivos estratégicos de la Secretaría Distrital de Integración Social", notando una divergencia entre los objetivos estratégicos publicados y los contenidos en dicho acto administrativo. Posterior a ello, y acudiendo al beneficio de la auditoría “corrección” en respuesta al informe preliminar, el cliente de la auditoría, aportó la Resolución SDIS 456 del 05/04/2021 “Por la cual se adopta la Misión, Visión y Objetivos Estratégicos de la Secretaría Distrital de Integración Social”; sin embargo, el acta de la sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 25/03/2021, en la cual presentan la propuesta de actualización de la visión institucional, se encuentra en trámite de firmas, concluyendo que la resolución se expidió y publico con anterioridad a la suscripción del acta, lo cual, evidencia un incumplimiento a la secuencia lógica de actividades establecidas en el procedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan estratégico institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019,numeral 4.1, actividad 5 del flujograma "¿Se aprueba la plataforma estratégica?, actividad 8 del flujograma "Elaborar los actos administrativos que adoptan la plataforma estratégica" y actividad 9 "Aprobar los actos administrativos de adopción de la plataforma estratégica”.

10.2.3. Seguimiento semestral a la plataforma estratégica y plan estratégico institucional. En desarrollo de la etapa de revisión documental a la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad del líder del proceso de planeación estratégica, mediante correo electrónico 25/02/2021 con asunto: "Solicitud de información-Auditoría a la Planeación Estratégica", se observó que, en las dieciséis (16) actas del Comité Institucional de Gestión y Desempeño aportadas al presente ejercicio auditor, que resultaron de sesiones adelantadas por dicha instancia durante la vigencia 2020, no se identificaron los seguimientos semestrales para la vigencia 2020 a la plataforma estratégica y plan estratégico institucional por parte de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo como lo establece el numeral 3.2, viñetas 1 y 3 del procedimiento de formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan estratégico Institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019. Situación que permite concluir un incumplimiento a lo establecido en el procedimiento de Formulación y Seguimiento de la Plataforma Estratégica y del Plan Estratégico Institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, numeral 3.2 que cita: " La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico realizará seguimiento semestral a la plataforma estratégica y al plan estratégico institucional de la SDIS." y "Los resultados del seguimiento a la plataforma estratégica y al plan estratégico institucional serán presentados en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño (…)" como a su vez, a lo definido en la Guía Distrital para la Planeación de la Gestión Distrital - 2019, numeral 7.1.5 que cita: "(...) corresponde a la oficina asesora de planeación de cada entidad, coordinar el proceso de seguimiento de la gestión institucional (...). 10.2.4. Seguimiento al plan de acción institucional integrado. De acuerdo con la revisión documental, sobre la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad de líder del proceso de planeación estratégica, mediante correo electrónico del 25/02/2021 con asunto "Solicitud de Información -Auditoría a la Planeación

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Estratégica" el equipo auditor observó que, de las dieciséis (16) actas aportadas como evidencia al presente ejercicio auditor, tan solo en el acta No. 14 del 24/11/2020, del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, punto 2 del orden del día "Seguimiento al cumplimiento de metas sociales y financieras–Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización", se socializó el seguimiento al plan acción institucional y metas sociales sin embargo, no se aportaron evidencias de cumplimiento en lo relacionado con la presentación de resultados del seguimiento al plan de acción institucional durante las demás sesiones del citado comité, situación que permite observar un incumplimiento a lo establecido en el procedimiento Formulación y seguimiento del plan de acción institucional (PCD-PE-002) versión 0 vigente hasta el 18/11/2020 que cita: “ Presentar los resultados del seguimiento al plan de acción institucional en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño (trimestral)” y por consiguiente, en el procedimiento formulación y seguimiento del plan de acción institucional integrado (PCD-PE-002) versión 1 del 19/11/2020 que establece “Presentar los resultados del seguimiento al plan de acción institucional Integrado en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño (trimestral)" (Subrayado fuera del texto original). 10.2.5. Modificaciones al plan de acción institucional. En desarrollo de la etapa de revisión documental, a la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad de líder del proceso de planeación estratégica, mediante correo electrónico del 25/02/2021 con asunto "Solicitud de Información -Auditoría a la Planeación Estratégica" se evidenció que, en acta No. 15 del 18/11/2020, del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, punto 9 del orden del día “Aprobación de las modificaciones de metas del Plan de Acción Institucional (…)”, se presentó la solicitud de modificaciones al Plan de Acción Institucional, relacionadas con las metas producto: Proveer el 40% de las vacantes temporales y definitivas durante el proceso de encargos de la vigencia, Proveer el 80% de las vacantes temporales y definitivas de la entidad declaradas desiertas en proceso de encargos mediante nombramiento provisionales y Ejecutar al 100% el Cronograma de Actividades de Capacitación de la vigencia, las cuales fueron aprobadas por dicha instancia. Sin embargo, cabe resaltar que, las metas producto modificadas, tenían como fecha de terminación el 31/12/2020, situación que tipifica un incumplimiento a lo establecido en el procedimiento formulación y seguimiento del plan de acción institucional integrado (PCD-PE-002) Versión: 1del 19/11/2020, el cual estableció en sus condiciones generales “(...) Las modificaciones a las metas del plan de acción institucional integrado solo podrán realizarse hasta dos meses antes a su vencimiento". (Subrayado fuera del texto original). 10.2.6. Seguimiento al plan de ajuste y sostenibilidad. De acuerdo con la revisión documental, sobre la información aportada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, en calidad de líder del proceso de planeación estratégica, mediante correo electrónico del 25/02/2021 con asunto "Solicitud de Información -Auditoría a la Planeación Estratégica" se observó que, el plan de ajuste y sostenibilidad MIPG- 2020, fue aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en sesión ordinaria del 22/01/2020, sin embargo, al revisar dieciséis (16) actas aportadas al presente ejercicio auditor, como producto de sesiones desarrolladas por dicha instancia durante la vigencia 2020 se evidenció que, tan solo en el acta No. 14 del 24/11/2020, punto 5 del orden del día, se presentaron avances del Plan de ajuste y sostenibilidad MIPG, situación que reconoce un incumplimiento a lo señalado en artículo Articulo 19 Comités Institucionales de Gestión y Desempeño, numeral 1, del Decreto Distrital 807 de 2019, así

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como, al Artículo 5 de la Resolución 0652 del 20 marzo de 2020 Funciones del comité institucional de gestión y desempeño, ítem 2 " Aprobar y hacer seguimiento por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)". (Subrayado fuera del texto original). 11. RIESGOS Frente al análisis de las potenciales situaciones de riesgos asociadas con al ejercicio de planeación institucional y, por consiguiente, al proceso de planeación estratégica, el equipo auditor consultó el mapa de riesgos de gestión versión 1 de 2020 y versión 0 de 2021, identificando que el proceso en mención, identificó y gestionó dos (2) riesgos así: - R-PE-001: “Puede ocurrir que la entidad incumpla con los tiempos establecidos por el Distrito

para los reportes de información y el seguimiento a metas SEGPLAN”. - R-PE-002: “Puede ocurrir la aprobación de precios no acordes al mercado”.

De lo anterior, el proceso de planeación estratégica identificó los controles correspondientes, a fin de evitar la materialización de los mismos y llevó a cabo los monitoreos en los periodos establecidos por el Lineamiento de administración de riesgos (LIN-GS-001), versión 0 del 29/04/2019, actualizado por la versión 1 del 23/07/2020. Sin embargo, al analizar la ejecución del control propuesto para el riesgo (R-PE-001) “El equipo de costos de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización cada vez que requiere validar un precio verifica a través de otras fuentes la calidad de la información recibida con el fin de asegurar si los costos son acordes. En caso en que los costos no sean acordes se realizan observaciones en la ficha técnica de viabilidad de precios de referencia y se establece nuevos plazos de entrega de la información. Como evidencia se cuenta con la ficha técnica de viabilidad de precios de referencia y actas de reunión” se observó que, durante la vigencia 2020, el seguimiento al mismo tuvo el siguiente comportamiento:

Primer trimestre 2020: “El equipo de costos de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización viabilizó las fichas técnicas de viabilidad de precios de referencia de 50 solicitudes correspondientes a 47 respuestas realizadas por las dependencias para viabilizar los precios de referencia de sus procesos precontractuales, recibidas entre el 01 de enero al 31 de marzo de 2020(...)" (subrayado fuera del texto original) Segundo trimestre 2020: “El equipo de costos de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización viabilizó las fichas técnicas de viabilidad de precios de referencia de 66 solicitudes correspondientes a 67 respuestas realizadas por las dependencias para viabilizar los precios de referencia de sus procesos precontractuales, recibidas entre el 01 de abril al 30 de junio de 2020(...)" (subrayado fuera del texto original) Tercer trimestre 2020: "El equipo de costos de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización viabilizó las fichas técnicas de viabilidad de precios de referencia de 112 procesos correspondientes a 114 solicitudes realizadas por las dependencias para viabilizar

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los precios de referencia de sus procesos precontractuales, recibidas entre el 01 de julio al 30 de septiembre de 2020(...)" (subrayado fuera del texto original) Cuarto trimestre 2020: "El equipo de costos de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización viabilizó las fichas técnicas de viabilidad de precios de referencia de 76 procesos correspondientes a 74 solicitudes realizadas por las dependencias para viabilizar los precios de referencia(...)" (subrayado fuera del texto original).

Lo anterior permite concluir que, para la vigencia 2020, la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, emitió un total de trecientas cuatro (304) viabilidades de precios de referencia, situación que dista de la información aportada al presente ejercicio auditor, frente a requerimientos de información gestionados por la Oficina de Control Interno, en lo referente a: “Bases de datos de solicitudes de viabilidad de precios de referencia y de emisión de conceptos, durante la vigencia 2020”, de la cual, se allegaron diecinueve (19) documentos en la carpeta compartida denominada “Evidencia procesos de viabilidad” y ciento diecisiete (117), en la carpeta compartida denominada “Indicadores de costos”. Dicha situación podría llegar a generar riesgos en términos de integralidad frente a requerimientos de información por parte de entes internos y externos de inspección, vigilancia y control. Por otra parte, en lo que respecta a los riesgos de corrupción, el proceso identificó “Posibilidad de ocultar información relacionada con la planeación, los resultados y metas alcanzados tanto en la gestión como en la inversión, para favorecerse personalmente y/o a terceros”, riesgo que se identificó y gestionó durante la vigencia 2020 y se mantuvo para el 2021.

De manera adicional, se propone analizar la posibilidad de fortalecer la identificación de riesgos asociados a los objetivos estratégicos institucionales con el fin de darle un enfoque más gerencial y estratégico a la administración de riesgos en la entidad, tal como se define en el lineamiento administración de riesgos Código: LIN-GS-001, versión 1, Adicionalmente, corresponde a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico realizar un análisis de los objetivos de la entidad, tanto del orden estratégico como de procesos, revisando que se encuentren alineados con la Misión y la Visión Institucional, y asegurando que los objetivos de proceso contribuyen a los objetivos estratégicos” y definir controles “que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos que inciden en el cumplimiento de los objetivos institucionales”. 12. CONCLUSIONES

• La entidad ha venido desarrollando acciones en aras de dar cumplimiento a los criterios de auditoria, no obstante, se evidenciaron oportunidades de mejora y no conformidades a los cuales debe formulársele acciones para cerrar las brechas identificadas.

• Para el alcance del presente ejercicio auditor, se observó que, si bien, la entidad diseñó un esquema metodológico para la construcción de la plataforma estratégica institucional, así como del Plan estratégico de la entidad, no se aportaron evidencias que permitieran reconocer la inclusión del total de aspectos a tener en cuenta para el citado ejercicio, tal como lo define el procedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan estratégico

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institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019 , Guía Distrital para la Planeación de la Gestión Distrital - junio de 2019.

• Teniendo en cuenta la conceptualización de los elementos que componen la plataforma estratégica de la entidad, establecidos en el procedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan estratégico institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, se observaron oportunidades de mejora en cuanto al desarrollo de las etapas de: aprobación, adopción y divulgación de la plataforma estratégica institucional.

• En desarrollo de los procesos de autoevaluación a la gestión institucional, durante el presente ejercicio auditor se identificaron oportunidades de mejora relacionadas con el seguimiento a instrumentos de planificación institucional, tales como: plataforma estratégica, plan estratégico institucional, plan de acción (integrado), plan de ajuste y sostenibilidad. Situaciones que podrían generar riesgos institucionales en materia de implementación de acciones oportunas que redireccionen posibles desviaciones al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

• En el marco de la puesta en funcionamiento del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la SDIS alineado con la normativa vigente en la materia, y de acuerdo con las evidencias aportadas al presente ejercicio auditor se concluyó que, desde la citada instancia, se pueden identificar situaciones de riesgo en cuanto al seguimiento a compromisos adquiridos en sesiones anteriores, lo cual podría dificultar la trazabilidad y ejecución de estos por parte del responsable.

• Considerando acciones estratégicas enmarcadas en el proceso institucional de planeación estratégica que, contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales, se observaron inconsistencias relacionadas con la producción de activos de información asociados con el trámite de solicitudes de viabilidad de precios de referencia, en el marco de los procedimientos vigentes, establecidos para dicho fin.

Nota: Las auditorías se realizan con técnicas de muestreo, lo que significa que no todas las no conformidades han sido detectadas, ni que aquellas partes no revisadas no presenten no conformidades. 13. RECOMENDACIONES

• Se resalta la importancia en formular acciones para cerrar las brechas identificadas en este informe para garantizar la mejora institucional.

• Para la formulación o actualización de los elementos de la planeación estratégica institucional, se recomienda documentar metodologías que consideren la totalidad de factores incluidos en el procedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan Estratégico Institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, como también, lo orientado en la Guía Distrital para la Planeación de la Gestión Distrital - junio de 2019 o los que actualicen dichos lineamientos.

• Se recomienda analizar la pertinencia de establecer puntos de control que permitan identificar posibles desviaciones al cumplimiento de las actividades en materia de aprobación, adopción

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y divulgación de la plataforma estratégica institucional y sus planes derivados, en el marco de la normativa vigente en la materia.

• Se recomienda analizar la viabilidad de fortalecer el ejercicio de seguimiento a los instrumentos de planificación institucional, tales como: plataforma estratégica, plan estratégico institucional, plan de acción (integrado), plan de ajuste y sostenibilidad, lo cual permita tomar acciones oportunas que redireccionen posibles desviaciones al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

• Con el propósito de reconocer la trazabilidad y seguimiento a las decisiones y compromisos emitidos desde las instancias de coordinación de la entidad, se recomienda implementar acciones que contribuyan con el fortaleciendo el quehacer del Comité de Institucional de Gestión y Desempeño a nivel institucional y sectorial.

• Se sugiere fortalecer los puntos de control o actividades de seguimiento al momento de gestionar trámites de solicitud de viabilidad de precios de referencia.

• Se recomienda analizar la pertinencia que, de manera articulada entre las partes involucradas, se adelanten las acciones a las que haya lugar para identificar y gestionar situaciones de riesgos relacionadas con aspectos claves de la caracterización del proceso de Planeación estratégica como: “Definir y direccionar los lineamientos para la formulación y seguimiento de la plataforma estratégica”, “Directrices para el seguimiento y autocontrol del proceso”, entre otros. Lo anterior, con el fin de mantener una administración de riesgos con enfoque estratégico y contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales, suministrando un aseguramiento razonable para la entidad.

• Se recomienda utilizar la gestión de riesgos como una herramienta gerencial que contribuya al cumplimiento del objeto de la entidad y a la mitigación de riesgos a nivel estratégico, el cual suministre un aseguramiento razonable para la entidad.

• Se sugiere analizar la posibilidad de fortalecer la identificación de riesgos asociados a los objetivos estratégicos institucionales con el fin de darle un enfoque gerencial y estratégico a la administración de riesgos en la entidad, tal como se define en el lineamiento administración de riesgos Código: LIN-GS-001, versión 1, Adicionalmente, corresponde a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, realizar un análisis de los objetivos de la entidad, tanto del orden estratégico como de procesos, revisando que se encuentren alineados con la Misión y la Visión institucional, y asegurando que los objetivos de proceso contribuyen a los objetivos estratégicos” con el propósito de definir controles “que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos que inciden en el cumplimiento de los objetivos institucionales”.

EQUIPO AUDITOR

Karinfer Yelitza Olivera Donato Diana Marcela Bautista Vargas Adriana Morales Jiménez

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German Alfonso Espinosa Suarez Leonardo Andrés Prieto García Andrés Penagos Guarnizo – Auditoría Líder

JEFE OFICINA CONTROL INTERNO

Yolman Julian Sáenz Santamaría Firma:

FECHA DE ENTREGA Informe Preliminar Informe Final X

03/05/2021.

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Informe final de auditoría interna a la planeación estratégica


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Firma: OCI

Adriana Morales Jiménez [email protected] Oficina de Control Interno

Firma: OCI

[email protected]

Firma: OCI

Karinfer Yelitza Olivera Donato [email protected] Oficina de Control Interno

Firma: OCI

Andrés Penagos [email protected]

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Firma: OCI

[email protected]

Firma: OCI

Leonardo Andrés Prieto Garcí[email protected] de Integración Social-Oficina de Control Interno.

Firma: OCI

Germán Alfonso Espinosa Suá[email protected]ía Distrital de Integración Social

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TRAMITE

REPORTE DE TRAZABILIDAD

Id Acuerdo:

Estado:

Creación:


PARTICIPANTE ESTADOENVIO, LECTURA

Y RESPUESTA



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Finalizado

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2021-05-03 19:06:59

Firma

Andrés Penagos [email protected]

Contratista

SDIS

Aprobado

Env.: 2021-05-03 17:45:14

Lec.: 2021-05-03 17:45:24

Res.: 2021-05-03 17:45:45

IP Res.: 191.95.49.210

Firma

Karinfer Yelitza Olivera Donato [email protected]

Contratista

Oficina de Control Interno

Aprobado

Env.: 2021-05-03 17:45:45

Lec.: 2021-05-03 17:48:03

Res.: 2021-05-03 17:48:13

IP Res.: 190.24.106.24

Firma

DIANA MARCELA BAUTISTA [email protected]

Aprobado

Env.: 2021-05-03 17:48:13

Lec.: 2021-05-03 18:10:07

Res.: 2021-05-03 18:10:13

IP Res.: 191.95.63.24

Firma

Adriana Morales Jiménez [email protected]

Profesional

Oficina de Control Interno

Aprobado

Env.: 2021-05-03 18:10:13

Lec.: 2021-05-03 18:31:10

Res.: 2021-05-03 18:31:23

IP Res.: 186.80.52.112

Firma

Germán Alfonso Espinosa Suá[email protected]

Contratista

Secretaría Distrital de Integración Social

Aprobado

Env.: 2021-05-03 18:31:23

Lec.: 2021-05-03 18:47:26

Res.: 2021-05-03 18:47:44

IP Res.: 190.130.76.109

Firma

Leonardo Andrés Prieto Garcí[email protected]

Contratista

Secretaria de Integración Social-Oficina de Control

Aprobado

Env.: 2021-05-03 18:47:44

Lec.: 2021-05-03 18:52:37

Res.: 2021-05-03 18:52:47

IP Res.: 181.249.127.115

Firma

YOLMAN JULIAN SAENZ [email protected]

Aprobado

Env.: 2021-05-03 18:52:47

Lec.: 2021-05-03 19:06:50

Res.: 2021-05-03 19:06:59

IP Res.: 191.97.14.134

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POSITIVO POR MEJORAR

Durante el ejercicio audito se evidenció que, la entidad viene alineado los ejercicios en materia de

planeación estratégica, táctica y operativa, con lo establecido en la normativa vigente en la materia,

así como con los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión . MIPG.

Para la formulación o actualización de los elementos de la planeación estratégica institucional, se

recomienda documentar metodologías que consideren la totalidad de factores incluidos en el

procedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan Estratégico

Institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, como también, lo orientado en la Guía

Distrital para la Planeación de la Gestión Distrital - junio de 2019 o los que actualicen dichos

lineamientos.Con el propósito de reconocer la trazabilidad y seguimiento a las decisiones y

compromisos emitidos desde las instancias de coordinación de la entidad, se recomienda

implementar acciones que contribuyan con el fortaleciendo el quehacer del Comité de

Institucional de Gestión y Desempeño a nivel institucional y sectorial.

Para el alcance del presente ejercicio auditor, se evidenció que la entidad no cuenta con

directrices estandarizadas para la definición, creación o actualización de los servicios

sociales o apoyos, que contribuyan a la identificación de necesidades y expectativas para

dar respuesta a la población socioeconómicamente más vulnerable del Distrito.

NOMBRE: Auditoría interna a la planeación estratégica

OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de la definición, ejecución y seguimiento de los lineamientos institucionales y normativa asociada en materia de direccionamiento, planeación estratégica y operativa.

ALCANCE: Verificar el cumplimiento de la definición, ejecución y seguimiento de los lineamientos institucionales y normativa asociada en materia de direccionamiento, planeación estratégica y operativa,

durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2020 y el 31 de enero de 2021.

CONCLUSIONES DE LA EVALUACIÓN


FORMATO INFORME EJECUTIVO

Código: FOR-AC-010

Versión: 0

Fecha: Memo I2019024427 - 15/05/2019

Página: 1 de 1

• Se resalta la importancia en formular acciones para cerrar las brechas identificadas en este informe para garantizar la mejora institucional.

• Para la formulación o actualización de los elementos de la planeación estratégica institucional, se recomienda documentar metodologías que consideren la totalidad de factores incluidos en el procedimiento

formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del plan Estratégico Institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, como también, lo orientado en la Guía Distrital para la Planeación de la

Gestión Distrital - junio de 2019 o los que actualicen dichos lineamientos.

• Se recomienda analizar la pertinencia de establecer puntos de control que permitan identificar posibles desviaciones al cumplimiento de las actividades en materia de aprobación, adopción y divulgación de la

plataforma estratégica institucional y sus planes derivados, en el marco de la normativa vigente en la materia.

• Se recomienda analizar la viabilidad de fortalecer el ejercicio de seguimiento a los instrumentos de planificación institucional, tales como: plataforma estratégica, plan estratégico institucional, plan de acción

(integrado), plan de ajuste y sostenibilidad, lo cual permita tomar acciones oportunas que redireccionen posibles desviaciones al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

• Con el propósito de reconocer la trazabilidad y seguimiento a las decisiones y compromisos emitidos desde las instancias de coordinación de la entidad, se recomienda implementar acciones que contribuyan

con el fortaleciendo el quehacer del Comité de Institucional de Gestión y Desempeño a nivel institucional y sectorial.

• Se sugiere fortalecer los puntos de control o actividades de seguimiento al momento de gestionar trámites de solicitud de viabilidad de precios de referencia.

• Se recomienda analizar la pertinencia que, de manera articulada entre las partes involucradas, se adelanten las acciones a las que haya lugar para identificar y gestionar situaciones de riesgos relacionadas

con aspectos claves de la caracterización del proceso de Planeación estratégica como: “Definir y direccionar los lineamientos para la formulación y seguimiento de la plataforma estratégica”, “Directrices para el

seguimiento y autocontrol del proceso”, entre otros. Lo anterior, con el fin de mantener una administración de riesgos con enfoque estratégico y contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales,

suministrando un aseguramiento razonable para la entidad.

• Se recomienda utilizar la gestión de riesgos como una herramienta gerencial que contribuya al cumplimiento del objeto de la entidad y a la mitigación de riesgos a nivel estratégico, el cual suministre un

aseguramiento razonable para la entidad.

• La entidad ha venido desarrollando acciones en aras de dar cumplimiento a los criterios de auditoria, no obstante, se evidenciaron oportunidades de mejora y no conformidades a los cuales debe formulársele

acciones para cerrar las brechas identificadas.

• Para el alcance del presente ejercicio auditor se observó que, si bien, la entidad diseñó un esquema metodológico para la construcción de la plataforma estratégica institucional, así como del Plan estratégico

de la entidad, no se aportaron evidencias que permitieran reconocer la inclusión del total de aspectos a tener en cuenta para el citado ejercicio, tal como lo define el procedimiento formulación y seguimiento de

la plataforma estratégica y del plan estratégico institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019 , Guía Distrital para la Planeación de la Gestión Distrital - junio de 2019.

• Teniendo en cuenta la conceptualización de los elementos que componen la plataforma estratégica de la entidad, establecidos en el procedimiento formulación y seguimiento de la plataforma estratégica y del

plan estratégico institucional (PCD-PE-009) versión 0 del 28/06/2019, se observaron oportunidades de mejora en cuanto al desarrollo de las etapas de: aprobación, adopción y divulgación de la plataforma

estratégica institucional.

• En desarrollo de los procesos de autoevaluación a la gestión institucional, durante el presente ejercicio auditor se identificaron oportunidades de mejora relacionadas con el seguimiento a instrumentos de

planificación institucional, tales como: plataforma estratégica, plan estratégico institucional, plan de acción (integrado), plan de ajuste y sostenibilidad. Situaciones que podrían generar riesgos institucionales en

materia de implementación de acciones oportunas.

• Considerando acciones estratégicas enmarcadas en el proceso institucional de planeación estratégica que, contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales, se observaron inconsistencias

relacionadas con la producción de activos de información asociados con el x|xvigentes, establecidos para dicho fin.

RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES DE LA EVALUACIÓN

fecha: 2021-05-03 21:10:31 cod dependencia: 11 remite

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