fase iv.doc
TRANSCRIPT
FASE IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
APLICADOS EN EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS EN LA
EMPRESA MUEBLES SALERNO, ISLA DE MARGARITA, CA.
En la presente fase se plantea la descripción de los procedimientos
aplicados para el registro y control del inventario de la empresa Muebles
Salerno, Isla de Margarita, C.A., los cuales se describen a continuación:
4.1. Requisición de Materiales
La empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita, C.A. por sus
características y tipo de actividad comercial basada en el diseño y fabricación
de muebles cuenta con una extensa variedad de materiales dentro de los
cuales se pueden mencionar los siguientes:
Tabla Nº 1. Listado de materiales
TIPO DE MATERIAL CLASIFICACIÓN
MADERAS
MADERA DURA
MADERA SÓLIDA
MADERA EXÓTICA
MDP
MDF
LAMINADO
PIEDRA GRANITO
MARMOL
CERAMICAS PORCELANATO
BÁSICAS
TORNILLOS CLAVOS, CABEZA ANCHA, PICABLES
Fuente: Elaboración propia, (2014)
62
El encargado de producción realiza una revisión semanal de los pedidos y
solicitudes que hayan realizado los clientes, con la finalidad de garantizar
que en el espacio destinado para el almacén de materiales y materias primas
contar con los insumos necesarios para su elaboración. Si una vez realizada
la revisión considera que no existe algún material, elabora un listado de los
mismos y lo entrega al personal de administración con la finalidad de que se
contacten a los proveedores por vía telefónica o bien correo electrónico,
puesto que muchos de los insumos son adquiridos en tierra firme,
específicamente en ciudades como Puerto La Cruz, Valencia o Caracas. Una
vez contactado el proveedor el personal de administración gestiona la
compra y transporte de la mercancía necesaria, marcas, colores y
cantidades requeridas. Este procedimiento se refleja en el Flujograma N° 1.
4.2. Recepción de Materiales
Una vez realizada la compra de la mercancía esta llega proveniente de
cualquier proveedor a través de los servicios de encomienda DOMESA,
MRW o ZOOM, o bien de fletes particulares de acuerdo al tipo de mercancía.
Una vez recibida la mercancía el encargado de la tienda firma la guía de
transporte o se cancela según el servicio sea el caso y se procede a revisar
la mercancía recibida, se verifica que lo recibido coincida con lo facturado
realizándose el conteo físico y control de calidad de la misma. Una vez
realizada la recepción, procede según los casos:
63
Flujograma Nº 1. Procedimiento de Requisición de Materiales
RESPONSABLE TAREA/ACTIVIDAD
Encargado de Producción
Realiza una revisión semanal de los pedidos y solicitudes que hayan solicitado los clientes, con la finalidad de garantizar que en el espacio destinado para el almacén de materiales y materias primas contar con los insumos necesarios para su elaboración
Encargado de Producción
Elabora un listado de los mismos y lo entrega al personal de administración con la finalidad de que se contacten a los proveedores.
Administración Contacta a los proveedores por vía telefónica o bien correo electrónico, puesto que muchos de los insumos son adquiridos en tierra firme.
Administración Gestiona la compra y transporte de la mercancía necesaria, marcas, colores y
cantidades requeridas.
SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:
Operación + Inspección: Archivo:
Fuente: Silva, M. (2014).
64
a. Si no existe conformidad y/o faltantes se recibe el material físico
parcialmente, estableciéndose acuerdos con el proveedor en cuanto al
tiempo de entrega de la mercancía pendiente, firma la factura con la nota
donde describe la mercancía que esta facturada y no entregada, elabora el
comprobante de entrega, en original y copia, registra la mercancía no
entregada en el mismo.
b. En caso de que la entrega de mercancía haya sido parcial, la empresa no
realizará ningún trámite administrativo para el pago, hasta tanto el proveedor
complete la mercancía o renuncie al compromiso adquirido por escrito.
c. Si no existe inconformidad se recibe la mercancía, sella, firma y coloca la
fecha en que recibió el pedido en la factura del proveedor original y copia.
Luego de chequeada la mercancía se procede a darle entrada en el
depósito. (ver flujograma N° 2).
4.3. Almacenaje de los materiales
La empresa almacena el material recibido de acuerdo al tipo y
características del mismo, razón por la cual el encargado de almacén elabora
una nota de entrada, la cual no es más que un formato realizado en una hoja
de calculo de Excel (fig. 2) en el cual se registra la fecha del día, el tipo de
mercancía recibida y las cantidades a fin de quede como complemento a la
factura. Una vez registrada la misma es colocada en los anaqueles del
almacén de acuerdo a su fecha de ingreso. A fin de poder tener un control de
la misma. (ver flujograma 3).
65
Flujograma Nº 2. Procedimiento Recepción de Materiales
RESPONSABLE TAREA/ACTIVIDAD
Encargado de la Empresa
Firma la guía de transporte o se cancela según el servicio sea el caso y se procede a revisar la mercancía recibida
Encargado de la Empresa
Verifica que lo recibido coincida con lo facturado realizándose el conteo físico y control de calidad de la misma
Encargado de la
Empresa
Si no existe conformidad y/o faltantes se recibe el material físico parcialmente, estableciéndose acuerdos con el proveedor en cuanto al tiempo de entrega de la mercancía pendiente, firma la factura con la nota donde describe la mercancía que esta facturada y no entregada, elabora el comprobante de entrega, en original y copia, registra la mercancía no entregada en el mismo.
Encargado de la
Empresa
Si no existe inconformidad se recibe la mercancía, sella, firma y coloca la fecha en que recibió el pedido en la factura del proveedor original y copia. Luego de chequeada la mercancía se procede a darle entrada en
el depósito.
SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:
Operación + Inspección: Archivo:
Fuente: Silva, M. (2014).
66
Figura 2. Formato de Registro de Mercancía
Fecha Tipo de
material
Código
(modelo)
Cantidad Observacione
s
Fuente: Silva, M. (2014).
Flujograma Nº 3. Procedimiento de Almacenaje de los materiales
RESPONSABLE TAREA/ACTIVIDAD
Encargado de Almacen Elabora una nota de entrada, la cual no es más que un formato realizado en una hoja de calculo de Excel
Encargado de Producción
Una vez registrada la misma es colocada en los anaqueles del almacén de acuerdo a su fecha de ingreso
SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:
Operación + Inspección: Archivo:
Fuente: Silva, M. (2014).
67
4.4. Registro contable del inventario
Muebles Salerno, Isla de Margarita, C.A., no cuenta con un sistema
computarizado que le permita la carga y descarga del movimiento del
inventario por lo tanto en una hoja de cálculo del programa Excel llevan las
entradas y salidas del inventario, para lo cual han aplicado una serie de
formulas sencillas que le permiten el incremento o la disminución de la
existencia (fig. 3). Una realizado el movimiento del inventario mensual se
imprime el resume de las transacciones ocurridas durante el mes y esa
información es enviada al contador externo de la empresa a fin de que
efectúe los asientos mensuales pertinentes. (Ver flujograma 4).
Otras de las actividades realizadas se basan en la elaboración del libro de
compras el cual es un documento que perdure.
4.5. Toma física del inventario
El proceso de inventario se efectúa a fin de verificar la cantidad y el
tipo de mercancía en existencia, la toma física del inventario se realiza una
vez al año y dicho proceso se inicia cuando el Departamento de
Administración escoge la fecha de realización del inventario, posteriormente
se buscan los reportes mensuales realizados.
Luego los encargados de la realización del inventario deben contar y
registrar en una lista el tipo de producto la cantidad existente en el almacén,
siguiendo el orden de colocación que poseen en el estante. Después de
registrada la información se procede a contrastar la información registrada
con la distribución física de la misma, con el objeto de comprobar la igualdad
de la información, ya que de existir una diferencia entre ambas se debe
proceder a revisar el movimiento de la mercancía durante ese período de
68
tiempo. Después de haber cuadrado la información se procede a la
actualización del inventario y dicha información se transfiere al libro mayor y
deja constancia de la mercancía existente, (ver flujograma 5).
Figura Nº 3. Formato de Movimiento de Existencia
Fecha Tipo de
material
Código
(modelo)
Entrada
(cantidad)
Salida
(cantidad)
Fuente: Silva, M. (2014).
Flujograma Nº 4. Procedimiento para el Registro contable del inventario
RESPONSABLE TAREA/ACTIVIDAD
Encargado de almacén Realiza el movimiento del inventario mensual se imprime el resume de las transacciones ocurridas durante el mes
Administrador Revisa la información imprime un resumen y lo envía al contador externo.
Administración Enviada al contador externo de la empresa a fin de que efectúe los asientos mensuales pertinentes.
SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:
69
Operación + Inspección: Archivo:
Fuente: Silva, M. (2014).
Flujograma Nº 5. Procedimiento de Toma física del inventario
RESPONSABLE TAREA/ACTIVIDAD
Administración Escoge la fecha de realización del inventario, posteriormente se buscan los reportes mensuales realizados.
Administración Cuenta y registra en una lista el tipo de producto la cantidad existente en el almacén, siguiendo el orden de colocación que poseen en el estante
Administración Contrastar la información registrada con la distribución física de la misma, con el objeto de comprobar la igualdad de la información, ya que de existir una diferencia entre ambas se debe proceder a revisar el movimiento de la mercancía durante ese período de tiempo
Administración Se procede a la actualización del inventario y dicha información se transfiere al libro mayor y deja constancia de la mercancía existente
SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:
Operación + Inspección: Archivo:
Fuente: Silva, M. (2014).
70