fase i

Incorporar y Preparar Voluntarios

Contenido

¿Qué es Angel Tree®? 1

Orientaciones para el programa navideño de Angel Tree 2

Paso 1: ¡Manos a la Obra! 3

Paso 2: Forma tu Equipo 4

Paso 3: Invita a los Invitados de Honor 4

Comunicación por Correo 4

Comunicación por Teléfono 5

Una Nota De Aliento 5

Paso 4: Ahora Procura que Todos Participen 5

Prepara las Etiquetas de Ángel 5

Sugerencias de Codificación 6

Prepara las Tarjetas de Control 6

El Árbol 6

Otros Preparativos 7

Recogida de los Regalos 7

Para Almacenar los Regalos 8

Fiesta para Envolver los Regalos 8

Contenido del CD de Recursos para Angel Tree 9

GU

ÍA D

EL

CO

OR

DIN

AD

OR D

E L

A I

GL

ESI

A P

AR

A I

MP

LE

ME

NTA

R A

NG

EL

TR

EE

1-800-55-ANGEL www.angeltree.org

¿Qué es Angel Tree®?Muchas gracias por tu interés en Angel Tree®. Este programa excepcional le ofrece a tu iglesia la oportunidad de compartir el amor de Cristo al contribuir a satisfacer necesidades físicas, emocionales, y espirituales de las familias de los presos. Muchas iglesias mantienen el compromiso de colaborar todos los años con este programa tan lleno de regocijo y lo consideran como una buena manera de atender a algunas de las personas más olvidadas de nuestras comunidades.

El programa Angel Tree sirve para vincular con sus hijos a los padres y madres encarcelados, mediante la entrega de regalos de Navidad. En la mayoría de los casos, los voluntarios de las iglesias locales compran y entregan los regalos a los niños en nombre de sus padres o madres en prisión, además de compartir el Evangelio con los menores.

La participación en Angel Tree es una manera excelente para que tu comunidad religiosa responda con amor al llamado bíblico de realizar el ministerio entre nuestros “hermanos más pequeños” (Mateo 25:40).

1

2 F a s e I : I n c o r p o r a r y p r e p a r a r v o l u n t a r I o s

Orientaciones para el Programa Navideño de Angel Tree En vista de que cada iglesia local y su ministerio propio son tan específicos, tienes libertad, como coordinador en tu iglesia, de adaptar los detalles del programa navideño de Angel Tree. Sin embargo, se deben respetar las siguientes normas básicas:

Cuando se entregan los regalos, se hace una presentación del evangelio utilizando la santa Biblia, el material solicitado del Catálogo de Recursos de Evangelización suministrado en la Fase 2 en el Kit de Recursos, la Tarjeta de Comunicación del Evangelio también suministrada en la Fase 2 del Kit, o mediante recursos que tu iglesia haya destinado a sus ministerios de evangelización y difusión.

No estás obligado a dar regalos a otros niños de la casa que no figuran en el formulario de participación. Si decides incluir a esos niños, por favor ten en cuenta lo siguiente: 1. La esencia del Programa Navideño de Angel

Tree consiste en fortalecer las relaciones entre padres e hijos, y no es un simple programa de regalos de Navidad.

2. Todo lo que se entregue además de un regalo por niño se presentará como obsequio de la iglesia, no del padre encarcelado.

3. Si se añaden otros niños en este año, podría crear expectativas para los años siguientes. Por favor no establezcas compromisos que no puedas cumplir en el futuro.

Cada niño recibe al menos un regalo. El padre o madre preso ha seleccionado un regalo para diversión de la Guía de Regalos de Angel Tree que los capellanes entregan durante el proceso de inscripción. La persona que cuida a los niños indicará si la selección es apropiada o si una prenda de vestir sería mejor para el niño. Cada regalo debe ser nuevo y de un valor entre $15 y $25.

Los regalos se entregan en nombre de los padres en prisión para celebrar el nacimiento de Jesucristo y para fortalecer la relación entre el niño y el padre o madre encarcelado.

Los regalos se entregan a los niños de alguna de estas tres maneras:1. En la fiesta de Angel Tree de la iglesia 2. En una casa abierta de la iglesia 3. Entregas en el hogar

Paso 1 ¡Manos a la Obra!El programa navideño de Angel Tree se inicia con el apoyo consciente y entusiasta del pastor u otro líder de la iglesia. Luego, tendrás que determinar la dimensión del programa navideño de Angel Tree en tu iglesia. Antes de recibir este Kit, ya habrás decidido a cuántos niños podrían ayudar. Ahora, ha llegado el momento de planificar la cantidad de voluntarios que necesitarás y el tiempo que te llevará cumplir las distintas responsabilidades. Anota en tu propia agenda y en el calendario de trabajo de la iglesia las actividades expuestas en los Pasos 2 al 4.

3

Insertos para el BoletínFolletos que podrás repartir en las misas y otras actividades de la iglesia para promocionar tu programa de Angel Tree.

Carteles de Angel TreeAnuncios de tamaño cartel que podrás exhibir en la iglesia o en el lugar de reunión de la comunidad.

Etiquetas de ÁngelEtiquetas autoadhesivas que se colocan en los regalos del Angel Tree.

Tarjeta de Comunicación del EvangelioUn recurso sencillo e innovador que permite compartir el amor de Jesucristo, y captar el interés de la familia en recibir más información de tu iglesia.

Tarjeta de Respuesta del VoluntarioOfrece a los voluntarios la oportunidad de confirmar la entrega de regalos y compartir la experiencia de comunicar el Evangelio con el coordinador de Angel Tree de la iglesia. La información suministrada en estas tarjetas se utiliza para completar el Formulario para Informe de la Iglesia que se entrega a Angel Tree.

Folleto para Organizar una Fiesta de Angel TreeUna guía con consejos útiles, sugerencias y herramientas para organizar una fiesta de Angel Tree exitosa.

Manual para la Fase ITrata sobre la preparación y captación de voluntarios del proceso paso por paso para implementar el programa navideño de Angel Tree en tu iglesia.

Manual para la Fase IIDescribe los procesos de recogida de regalos y su distribución. También ofrece sugerencias sobre cómo compartir con claridad y sensibilidad el Evangelio con los niños y las familias de Angel Tree.

Manual para la Fase IIIExplica la importancia del ministerio durante todo el año con las familias de Angel Tree. Incluye información práctica sobre las actividades del ministerio y consejos para ponerse en contacto con organizaciones afines interesadas en el desarrollo espiritual, emocional, y social del niño.

DVD de Promoción del Programa Navideño de Angel Tree Incluye un vídeo de 3 minutos que es una gran herramienta para compartir con clases de Escuela Dominical y grupos de jóvenes a medida que comienza el reclutamiento de voluntarios.

CD de Recursos para Angel TreeIncluye los formularios y las cartas que se mencionan en los manuales de Fases I y II y el Folleto para Organizar una Fiesta de Angel Tree. Se identifican mediante este símbolo: Examina el contenido de este disco y utiliza los formularios apropiados para comunicarte con las familias e informar sobre tu experiencia.

Cuando organices tu agenda y te prepares para llevar a cabo los próximos pasos, asegúrate de reservar tiempo para familiarizarte con los materiales y recursos que se proporcionan con el Kit. Los recursos que se indican a continuación han sido especialmente pensados para maximizar la experiencia del programa navideño de angel Tree de tu iglesia. el Kit incluye lo siguiente:

CD de Recursos de angel Tree

DVD de Promoción de angel Tree

Paso 2 Forma Tu Equipo Identifica a los feligreses que en tu opinión estarían dispuestos a colaborar en la organización e implementación del programa navideño de Angel Tree.

Paso 3 Invita a los Invitados de HonorYa que tal vez debas realizar varios intentos, te recomendamos encarecidamente que se establezcan los contactos iniciales tan pronto recibas la información sobre los niños participantes en el programa de Angel Tree. La buena noticia es que una vez que hayas establecido la comunicación, la conversación será mucho más sencilla.

Comunicación por CorreoLas iglesias que establecen comunicación por correo informan que reciben la respuesta inmediata de casi un 80% de las personas contactadas. La Carta de Solicitud de Regalos en el CD de Recursos para Angel Tree se debe imprimir y enviar por correo al tutor del niño. Cuando uses la Carta de Solicitud de Regalos, escribe el nombre del niño o de los niños antes de enviarla. Recuerda que Angel Tree es un programa de tu iglesia de modo que en todas las comunicaciones con las familias debes hacer referencia a tu iglesia.

Tal vez, el aspecto más difícil del programa navideño de angel Tree sea la comunicación con los adultos que cuidan a los niños para conocer los regalos que estos desean.

4 F a s e I : I n c o r p o r a r y p r e p a r a r v o l u n t a r I o s

Pon la dirección y el número de teléfono de la iglesia o el apartado de correo como remitente (no debes poner tu domicilio).

Confirma la selección del regalo y obtén los colores o las tallas según sea necesario.

Debajo del nombre y la dirección de la iglesia remitente, escribe “De (nombre del recluso)”. De esta forma, es más probable que el destinatario abra el sobre y responda a la carta.

incluye un sobre con estampilla de correos, dirigido a tu iglesia, para que el destinatario devuelva el Formulario de Solicitud de Regalos.

indica claramente la fecha límite de devolución en el Formulario de Solicitud de Regalos.

si no recibes ninguna respuesta dentro de 14 días, intenta establecer contacto por teléfono.

Tal vez desees llamar o visitar a los posibles voluntarios, explicarles el programa e invitarlos a participar contigo en esta oportunidad.

Además, cerciórate de divulgar anuncios públicos y escritos donde se invite a los feligreses a cooperar con el programa. En el Kit de Recursos para la Iglesia encontrarás carteles e insertos para el boletín que te ayudarán en estas tareas.

Será necesario formar a los voluntarios para que puedan desempeñar sus tareas—más adelante en esta guía aparecen sugerencias sobre responsabilidades específicas.

Asignación de los niños se iniciará en Octubre y los informes se distribuirán a medida que se completen. Si usted no ha recibido los materiales o los nombres, háganoslo saber de inmediato para que podamos comprobar el estado.

Las tareas comunes de un voluntario incluyen: llamar al tutor del niño para comprobar sus preferencias de regalo, organizar el Domingo de Angel Tree, recibir en las mesas las Tarjetas de Seguimiento y responder preguntas, envolver y entregar regalos, y promover la oración por los presos.

Comunicación por TeléfonoCon este método se obtiene información más rápidamente que por correo. Sigue el Guión para la Conversación Telefónica. Si no logras comunicarte con una familia por teléfono o no obtienes respuesta después de haber enviado dos cartas, te aconsejamos utilizar los recursos de Internet como whitepages.com para localizar o verificar los datos del domicilio y del teléfono. Las siguientes orientaciones te resultarán útiles:

Una Nota De alientoTe agredecemos tu dedicación a ayudar a los niños de presos. Aunque nos esforzamos por proveerte información de contacto que sea completa y al corriente, tenemos que depender de los datos sometidos por los padres encarcelados. Si los parientes del preso se han mudado, o si están incapaces (o no dispuestos) a mantener contacto frecuente con el preso, la información que recibes de Angel Tree a veces puede ser incorrecta, obsoleta, o insuficiente. Como resultado, es posible que será difícil encontrar a algunas familias. ¡No te desanimes! Te animamos a usar la carta ejemplar y/o el guión para llamadas por teléfono (ambos son incluídos en tu kit) para ayudarte a establecer contacto con todas las familias. Este es el parte del proceso en que puedes confirmar cuales regalos los niños desean recibir, y crear las bases para una relación entre tu iglesia y las familias de Angel Tree.

aclara rápidamente que eres un voluntario de angel Tree. Di el nombre de tu iglesia y explica el propósito de entregar regalos de Navidad a los niños en nombre de su papá o mamá encarcelado.

Debes entender los posibles temores de la familia del recluso. El temor se puede expresar como ira o ingratitud. No lo consideres como una ofensa personal. Es posible que la persona con quien hables haya sido engañada en el pasado. Para algunas familias, este programa es “demasiado bueno para ser verdad”.

es posible que la persona que cuida a los niños se niegue a participar porque no desea verse relacionado con el recluso (quizás haya órdenes judiciales de alejamiento u otros problemas). Si fuera así, escríbele al recluso la Carta de Imposibilidad de Atender Su Caso para hacerle

saber que la familia se niega a participar y anota los datos de la familia en el Formulario de Niños No Servidos. Si la negativa se debiera a que la familia tiene condiciones económicas para hacerse cargo de los gastos del niño,

explícale que el programa no se basa en la necesidad económica sino que busca consolidar la relación entre el padre o madre prisionero y el niño.

Confirma la selección del regalo y consigue los colores y tallas de las prendas de vestir para los niños.

Confirma la dirección del domicilio. Pregunta si tienen planes de mudarse. Solicita instrucciones detalladas de cómo llegar al domicilio. Si estás organizando una fiesta en la iglesia o un encuentro a puertas abiertas, asegúrate de suministrar a la persona que cuida al niño instrucciones claras para llegar a la iglesia y cualquier otra indicación pertinente sobre el evento.

Pide que se sugieran otros regalos si los que se solicitan son demasiado caros o si pudieran promover la violencia u otros valores no cristianos.

5

Paso 4 Ahora Procura que Todos ParticipenLa celebración del Domingo de Angel Tree es una forma ideal de promover la participación de los feligreses en este ministerio. A continuación te sugerimos un plan para realizar esta actividad.

Prepara las etiquetas de ÁngelEn el Kit de recursos para la iglesia se incluye un paquete de etiquetas en forma de ángel para el arbolito de Navidad. Los voluntarios podrán llenar las etiquetas en la medida en que se vayan comunicando con las familias.

sugerencias de CodificaciónMediante un sencillo sistema de codificación se puede llevar el control de todos los regalos e identificar los regalos envueltos, de modo que se entreguen a los destinatarios correctos. El número de código único también identifica qué regalos han entregado a la iglesia los compradores de regalos. Un método de codificación que recomendamos es el siguiente:

6 F a s e I : I n c o r p o r a r y p r e p a r a r v o l u n t a r I o s

en cada etiqueta aparece:

1. el número de código del regalo a adquirir (la codificación se describe en la próxima página);

2. el nombre de pila del niño

3. el sexo y la edad del niño

4. el regalo solicitado, incluidos la talla y el color de las prendas de vestir y las sensibilidades culturales, tal como la preferencia racial con respecto a las muñecas.

5. Un mensaje del padre o madre encarcelado si lo hubiera.

asigna a cada solicitud un “Número de familia” comenzando por el 1. Si tienes diez solicitudes asignadas a tu iglesia, las familias estarán numeradas del uno al diez.

1

Numera a los niños en cada solicitud (N° 1, 2, 3, etc.)

2

Cada niño recibirá al menos un (1) regalo: Regalo N° (1) y Regalo N° (2)

3

el número de código de cada niño se expresa en la

siguiente fórmula:

(Número de familia)

(Número de niño)

(Número de regalo)

ejemplo:

La Familia N° 9 tiene tres hijos:

1. Alex

2. Micaela

3. Ricardo

El número de código del regalo de Micaela será 9-2-1.

El número de código del primer regalo de Alex será 9-1-1.

El número de código del segundo regalo de Ricardo

será 9-3-2.

4

CÓDiGO De ReGaLO De MiCaeLa

Familia N° (9)Micaela (2)

Regalo N° (1)

9 -2-1

Prepara las Tarjetas de Control Se recomienda preparar una Tarjeta de Control para cada etiqueta de Ángel. De este modo se identifica y registra la compra de cada regalo y se facilita el seguimiento para aquellos que no se entreguen a tiempo. Los compradores deben completar su nombre, dirección, y teléfono, y entregar las Tarjetas de Control a los voluntarios en el punto de distribución, en ocasión del Domingo de Angel Tree.

el Árbol El árbol de Navidad es una decoración útil y atractiva para el Domingo de Angel Tree y a lo largo de todo el período festivo. El árbol puede ser natural o artificial, y se debe preparar con suficiente antelación antes de que los feligreses acudan al primer servicio religioso. Se debe ubicar en un sitio tal que todo el que entre o salga de la iglesia tenga la oportunidad de elegir una Etiqueta del Ángel y completar una Tarjeta de Control. Se recomienda que las etiquetas se agrupen por familia para que todos los niños de una familia sean seleccionados al mismo tiempo.

Otros Preparativos

Recogida de los Regalos La mejor política es no dar más de dos semanas a los compradores de regalos para que los adquieran y los entreguen a la iglesia. No permitas que se traigan regalos a la iglesia en días no señalados, a no ser que exista la manera de guardarlos con seguridad.

7

el regalo debe entregarse según lo dispuesto por el coordinador de la iglesia (envuelto, en una bolsa abierta o sin envolver).

La etiqueta de Ángel que lleva el número de código debe atarse a su regalo correspondiente.

Una vez recogidos los regalos, utiliza las Tarjetas de Control para comprobar si falta alguno. Si faltaran, comunícate de inmediato con los compradores correspondientes y recuérdales que deben traer sus regalos.

Debe ponerse un cartel o volante donde se indique claramente cuándo y dónde se recibirán los regalos.

Mesas Junto al árbol debe haber una o más mesas atendidas por voluntarios que verifiquen que se llenen las Tarjetas de Control al seleccionar las Etiquetas de Ángel.

artículos MisceláneosEntre otros artículos que deben tenerse a mano están los siguientes: lápices, Tarjetas de Control adicionales, Etiquetas de Ángel adicionales, adornos adicionales para el árbol de Navidad, hojas de inscripción para voluntarios, y una cesta para recoger donaciones en efectivo. Las donaciones en efectivo entregadas a la iglesia pueden utilizarse para adquirir artículos necesarios para la preparación y entrega de los regalos (papel de envolver, combustible para los vehículos de entrega, etc.)

Para almacenar los Regalos Debes disponer de un sitio seguro donde almacenar los regalos—puede ser un local de la iglesia o una habitación o garaje en la casa de algún voluntario. Prepara una bolsa grande de plástico, preferiblemente transparente, para cada hogar donde se vayan a entregar los regalos. Imprime las Tarjetas de Información Sobre la Entrega del CD de Recursos de Angel Tree, recórtalas y úsalas para anotar la información principal sobre cada familia. Pega la tarjeta a la bolsa con cinta adhesiva. En la tarjeta aparecen los siguientes datos:

fiesta para envolver los Regalos La gran ventaja de recibir los regalos sin envolver es que así se puede comprobar que sean nuevos, apropiados, dentro de la categoría indicada de precios, y que los hermanos reciban regalos comparables. La próxima tarea será envolverlos, y con ese fin es ideal la celebración de una fiesta para envolver los regalos.

1. el número de código de la familia

2. Dirección y teléfono

3. Posibles instrucciones especiales para la entrega

4. el nombre del preso, que aparece así en la tarjeta: “de ______”

5. La cantidad de regalos que debe haber en la bolsa

en la fiestaasigna la bolsa completa de cada familia a un solo “envolvedor” o equipo de envolvedores. Cerciórate de que se hayan envuelto y puesto en la bolsa todos los regalos de cada familia antes de asignar la bolsa de otra familia al mismo envolvedor.

sigue asignando familias hasta que todos los regalos estén envueltos y puestos nuevamente en las bolsas correctas. Si también hubiera regalos para las personas que cuidan a los niños, envuélvelos también en esta fiesta y ponlos en las bolsas correspondientes.

Reza por las familias.

antes de la fiesta Comprueba que los regalos estén clasificados por familias y que se hayan recibido todos los regalos destinados a cada familia.

Pon dentro de la bolsa de cada familia los regalos sin envolver, conjuntamente con el papel para envolverlos.

asegúrate de que el número de código del regalo esté escrito en la parte posterior de la etiqueta del Ángel.

8 F a s e I : I n c o r p o r a r y p r e p a r a r v o l u n t a r I o s

sugerencias para Obtener suministros para la fiesta 1. Puedes poner etiquetas del Ángel adicionales en el árbol de

Navidad para recoger donaciones en efectivo. 2. Puedes poner etiquetas de Ángel adicionales que indiquen

artículos como papel de envolver, cintas de colores, cinta adhesiva, etc.

3. Puedes pedir a los grupos juveniles de la iglesia que recauden fondos con este fin o que organicen “búsquedas del tesoro” de los artículos necesarios.

4. Puedes realizar colectas especiales en las aulas de las escuelas dominicales de niños o adultos.

5. Puedes colocar un buzón de recogida de efectivo para comprar los artículos necesarios.

9

Tu CD de Recursos para angel Tree incluye:• Formulario de la Iglesia para Nuevos Pedidos por Fax Usa este formulario para solicitar materiales para Angel Tree.

• Guión de la Conversación Telefónica para Entregas en el Hogar Lo deben usar los voluntarios para dar a conocer Angel Tree por teléfono,

solicitar la autorización de la persona que cuida al niño y verificar si el niño reúne los requisitos para el programa, la selección de regalos, y la información de entrega.

• Guión de la Conversación Telefónica para Fiesta o Casa Abierta en la Iglesia Lo deben usar los voluntarios para dar a conocer Angel Tree por teléfono, solicitar la

autorización de la persona que cuida al niño, verificar si el niño reúne los requisitos para este programa y la selección de regalos, e invitar a la familia al acto organizado por la iglesia.

• Formulario de Solicitud de Regalos Se debe usar durante la conversación telefónica para recabar información sobre la

persona que cuida al niño. También le resulta útil al voluntario que llama por teléfono para organizar los pedidos de regalos para cada niño.

• Carta de Solicitud de Regalos Se envía a la persona que cuida al niño para solicitar su aprobación e información sobre

regalos para participar en Angel Tree. Esta carta lleva el membrete de la iglesia.

• Segunda Carta de Solicitud de Regalos Es un recordatorio que se envía a las familias que no respondieron a la primera solicitud.

• Tarjeta de Control Identifica al comprador de cada regalo y se usa también para el seguimiento de los

regalos que no fueron entregados a tiempo.

• Tarjeta de Información sobre la Entrega Ofrece información de rápida consulta sobre los voluntarios que entregan los regalos.

• Carta de Imposibilidad de Atender Su Caso Carta enviada al padre o madre encarcelado con el membrete de la iglesia para

informarle que la iglesia no pudo entregar regalos a sus hijos y el motivo.

• Formulario de Niños No ServidosLo completa el coordinador y se devuelve a Angel Tree para mantener al corriente el registro de participación.

• Formulario para Informe de la IglesiaLo completa el coordinador de la iglesia para informar a Angel Tree sobre la experiencia en su iglesia.

• Formulario de Permiso (para uso de la iglesia)Lo usa la iglesia para obtener el permiso de personas que aparecen en imágenes digitales de video, audio, o fotos que la iglesia usa para los medios de comunicación.

• Formulario de Permiso (para uso de Prison Fellowship)Lo completan las personas que aparecen en imágenes digitales de video, audio, o fotos y que se entrega a Prison Fellowship con esos medios para usar en publicaciones, anuncios, y promoción.

• Formularios para Organizar una Fiesta de Angel TreeSe usan para captar y llevar el control de voluntarios e invitar a las familias de Angel Tree a una fiesta de Angel Tree.

CD de Recursos paraangel Tree

1-800-55-ANGEL www.angeltree.org

ATXP1-S

44180 Riverside Parkway Lansdowne, VA 20176800-55-ANGEL www.angeltree.org

Angel Tree® es una marca registrada de los Prison Fellowship Ministries5/2012