falar em público_móduloii_preparar a comunicação
DESCRIPTION
P P R F F AA LL AA RR EE MM P P ÚÚ BB LL II CC OO M M ÓÓ DD UU LL OO I I I I R E E P P A A R R A A R R A O M M U U N N I I C C A A Ç Ç Ã Ã O O Módulo II – Preparar a Comunicação 3 2. Organização da Informação 14 ÍNDICE 4. Estratégias para Motivar e Argumentar 20 5. Guião da Comunicação e Auxiliares de Memória 27 www.nova-etapa.pt Falar em Público eLearning 2 Mód.II: Preparar a ComunicaçãoTRANSCRIPT
FFAALLAARR EEMM PPÚÚBBLLIICCOO
MMÓÓDDUULLOO IIII
PPRREEPPAARRAARR AA CCOOMMUUNNIICCAAÇÇÃÃOO
www.nova-etapa.pt
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
2
www.nova-etapa.pt
ÍNDICE
Módulo II – Preparar a Comunicação 3
Objetivos Pedagógicos 3
Conteúdos Programáticos 3
1. Etapas do Planeamento 4
2. Organização da Informação 14
3. Tipos de Estruturas 17
4. Estratégias para Motivar e Argumentar 20
5. Guião da Comunicação e Auxiliares de Memória 27
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
3
www.nova-etapa.pt
Módulo II – Preparar a Comunicação
OBJETIVOS PEDAGÓGICOS
No final deste módulo deverá ser capaz de:
• Identificar o perfil da ocasião;
• Caracterizar o público-alvo;
• Definir objetivos para a comunicação;
• Selecionar e tratar a informação;
• Identificar formas de introdução e conclusão;
• Adequar diferentes tipos de estruturas de acordo com o tema, objetivos e perfil da
assistência;
• Definir estratégias de argumentação e motivação;
• Elaborar o guião da comunicação e auxiliares de memória.
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS
• Diagnóstico da situação;
• Características da assistência;
• Níveis de objetivos;
• Objetivos operacionais e afetivos;
• Etapas da preparação da comunicação;
• Tipos de introdução e conclusão;
• Estruturas comunicacionais;
• Estratégias de argumentação e motivação;
• Auxiliares de memória.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
4
www.nova-etapa.pt
1. ETAPAS DO PLANEAMENTO
Preparar uma comunicação
acerca de um assunto que
dominamos e que
gostamos de partilhar com
os outros, é sempre um
momento de grande
emoção. Afinal de contas,
há tanto para dizer sobre
aquele assunto. Por onde
começar?
O que lhe parece? Por onde será que devemos começar a preparação da nossa
comunicação? Qual deverá ser a primeira coisa a fazer? E a segunda? Qual a
melhor sequência de passos a seguir? Registe as suas ideias sobre o assunto.
Se calhar, depois de estar escolhido o tema (o que pode ter sido de sua iniciativa ou
imposto pelas circunstâncias), o melhor é dedicar algum tempo a pensar sobre o
assunto. Apenas pensar, imaginar o que pretendemos, avaliar a expectativa do nosso
público, enfim, delinear a ação na nossa cabeça antes de a passar para o papel. Muitos
especialistas referem que esta é a parte que demora mais tempo, dado que é através do
processo cognitivo que tudo tem de passar primeiro. Quanto tempo devemos gastar
nesta fase? Bom, isso dependerá de vários fatores, como sejam, o tempo que ainda
temos até à apresentação, a duração da comunicação, o grau de conhecimento que
temos sobre o assunto, a quantidade de informação que já temos disponível e,
evidentemente, o grau de experiência que se tem em fazer apresentações públicas.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
5
www.nova-etapa.pt
Seja como for, apresentamos-lhe uma sugestão de cronograma para uma palestra de
cerca de 30 minutos.
Dia D
30º. Dia – Revisão geral
29º. Dia – Entrega da documentação
28º. Dia – Ensaio geral
27º. Dia – Verificar equipamentos, local, roupa, outros
24º. Dia – Segundo ensaio
23º. Dia – Seleção e preparação dos auxiliares
20º. Dia – Ensaiar texto e notas
18º. Dia – Preparar notas / pensar nos auxiliares
16º. Dia – Rever texto/rascunho final
10º. Dia – Rascunho do texto completo
1º. Dia – Identificar o perfil da ocasião, caracterizando público, linhas
gerais escritas
Ao contrário do que muitas vezes pensamos quando preparamos uma comunicação,
não é tão importante aquilo que pensamos ser o mais interessante e importante para
dizer, mas aquilo que os outros desejam e querem saber sobre o nosso tema. Afinal de
contas, a comunicação destina-se a satisfazer o nosso público e não apenas a nós
próprios. É a assistência que determinará se fomos ou não bem sucedidos.
Esta era a questão levantada pelos nossos amigos da introdução, o João e o Miguel,
ainda está recordado? “Não importa o que sabemos, mas o que fazemos com o que
sabemos.” Esta frase, que já foi atribuída a diversas pessoas, desde Daniel Goleman a
Peter Drucker, encerra na realidade aquilo que queremos dizer. Que importa que
tenhamos um enorme conhecimento acerca de um assunto, que disponhamos da
informação mais recente, se não a conseguirmos transmitir devidamente aos outros e
ela permanecer encerrada na nossa cabeça?
O que diremos de uma comunicação recheada de termos técnicos e científicos, mas que
não é entendida pela maioria da nossa assistência? Que somos muito sapientes?
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
6
www.nova-etapa.pt
Que somos muito eruditos? Provavelmente apenas que não soubemos planificar a
nossa comunicação de acordo com o público e por isso resultou num fracasso.
Vejamos então por onde começar a preparação a nossa comunicação. O que lhe
parece? Qual a primeira etapa? Sugerimos a análise da situação. Vamos falar num
grande auditório para centenas de pessoas, ou numa reunião de trabalho para diretores
de departamento da empresa?
1.1 ANALISAR PERFIL DA OCASIÃO
A abordagem básica para efetuar uma comunicação oral é sempre a mesma, seja qual a
for a ocasião em que a fazemos. No entanto, o tipo e quantidade de material, os
auxiliares e os métodos que escolhemos e o nível da nossa comunicação dependem da
natureza da ocasião.
Devemos procurar saber com antecedência o mais que pudermos sobre esta questão.
O local onde se vai fazer a comunicação pode ter grande influência no sucesso. A sua
dimensão versus número de participantes pode ser um fator decisivo. Nada arruinará
mais depressa uma apresentação que efetuá-la numa sala demasiado grande, ou onde
o nível de ruído é elevado. As distrações podem prejudicar imenso. É, por isso, sempre
útil visitar com alguma antecedência as instalações onde irá decorrer a apresentação.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
7
www.nova-etapa.pt
Antes de preparar uma apresentação, responda às seguintes questões:
• Qual a natureza da ocasião? Formal ou informal?
• Que se espera de mim?
• Haverá outros oradores?
• Que assuntos serão abordados?
• Haverá debate final?
• Qual o vestuário adequado?
• Como estará disposta a audiência?
• Que equipamentos audiovisuais existem?
Enfim, procure saber o maior número possível de pormenores acerca do perfil da
ocasião, de forma a começar a “visualizar” a situação na sala e depois passar para o
papel as suas ideias.
Eis os tipos de apresentações mais frequentes:
A formal
Embora quase sempre seja este o tipo de apresentação que nos vem à cabeça quando
nos imaginamos a falar em público (também aquela que mais atemoriza), não é
certamente a mais comum. Este tipo de apresentação tem normalmente a forma de
discurso ou palestra sobre um assunto específico feito a uma vasta audiência, numa
conferência ou seminário.
A informal
A maioria das apresentações que ocorrem nas empresas e no mundo dos negócios é
deste tipo: informal. Trata-se de uma apresentação a um grupo pequeno de pessoas,
onde os ouvintes são muitas vezes chamados a intervir, e tudo se passa numa sala de
pequena ou média dimensão.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
8
www.nova-etapa.pt
O Frente a Frente
É o tipo de apresentação feita diretamente para uma pessoa, que decorre numa sala
pequena, e que é essencial que decorra num clima de conversa, embora possa ser mais
informal ou formal dependendo do tipo de estatuto do nosso interlocutor.
O Briefing
Os briefings referem-se normalmente a assuntos específicos, e são apresentações que
têm por objetivo informar a assistência sobre um processo ou atividade ou método de os
realizar. Podem ser feitas em salas de pequena ou média dimensão, em geral para um
número pequeno de pessoas, dado que implica muitas vezes obter um feedback
imediato.
O Workshop
Num workshop espera-se que o comunicador funcione mais como um animador e
orientador do que propriamente apenas como orador, já que o público tem em geral uma
participação ativa na sessão. Usualmente, as sessões contemplam exposições orais
seguidas de trabalhos de grupo e debate.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
9
www.nova-etapa.pt
1.2 CARACTERIZAR O PÚBLICO-ALVO (AUDIÊNCIA)
Como há pouco dissemos, a
chave para o sucesso de qualquer
apresentação é agradar e
satisfazer a audiência. É ela, e
não nós, que deve ser o centro do
acontecimento. Contudo, não é
fácil analisar uma audiência que
ainda não se reuniu, mas é
importante que se tente fazê-lo. Poderemos sempre contactar o departamento ou a
pessoa encarregue da organização do evento e tentar obter algumas informações, ou,
caso se trate de uma apresentação de caráter profissional, fazê-lo junto da empresa,
com o assistente ou responsável por aquele tipo de encontros. Nunca, mas nunca, se
deve deixar de o fazer, sob pena de se preparar uma comunicação completamente
desfasada dos interesses e expectativas do público.
Em primeiro lugar, devemos fazer uma estimativa o mais aproximada possível do
número de pessoas que vão estar presentes, pois tal irá afetar o tipo de auxiliares
adequados e o estilo a adotar.
O nível de conhecimento que o público tem sobre o assunto que iremos abordar, ou
seja, o seu nível de especialização, é também um dado muito importante a conhecer.
Quando o nível da linguagem está sintonizado demasiado elevado ou demasiado baixo,
a comunicação está condenada ao fracasso.
Quando começar a preparar uma apresentação, resposta às seguintes questões:
• Quantas pessoas se esperam?
• Por que razão lá estão?
• Que conhecimentos possuirão sobre o assunto?
• Estarão lá por interesse próprio ou em representação de terceiros?
• Poderá haver tensões ou conflitos entre os membros da audiência?
• Haverá alguém a presidir à apresentação?
• Quem serão as figuras-chave?
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
10
www.nova-etapa.pt
Poderá ainda optar por elaborar um pequeno questionário para que nada lhe escape.
Poderia estar mesmo dividido por níveis:
Características gerais
a. Idade
b. Sexo
c. Habilitações literárias
d. Profissão
Características comportamentais
a. Conhecimento sobre o tema
b. Motivação
c. Linguagem
d. Hierarquias existentes
e. Tipo de relacionamento
Características da situação
a. Expectativas
b. Contexto da comunicação
c. Dimensão do grupo
Em resumo, a chave para o sucesso de qualquer apresentação é agradar e
satisfazer a audiência. É ela, e não nós, que deve ser o centro do
acontecimento.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
11
www.nova-etapa.pt
1.3 DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS
Definir o objetivo da nossa comunicação é nem mais
nem menos do que definir o que pretendemos alcançar
ou atingir com a nossa comunicação.
Quando preparamos a nossa comunicação, não nos
devemos preocupar com o que vamos dizer, mas sim
qual o resultado que pretendemos obter, em termos de
ação ou de comportamento por parte do público.
Chamamos por isso objetivos operacionais (o
resultado é uma ação) e comportamentais ou
afetivos (o resultado é uma atitude), consoante o resultado que esperamos alcançar.
Vejamos alguns exemplos de objetivos operacionais:
• Estabelecer relações comerciais com a empresa X.
• Explicar a nossa estrutura de honorários e estabelecer uma base de negociação.
• Convencer o cliente de que as nossas condições de vendas são as mais
competitivas e vantajosas.
Para cada um destes objetivos, há uma ação que se espera venha a acontecer depois
da nossa comunicação.
Eis alguns exemplos de objetivos comportamentais:
• Motivar os funcionários para a frequência de uma ação de formação.
• Fazê-los aceitar a necessidade de melhorar as técnicas de atendimento ao
público.
• Consciencializá-los da importância de aumentar o número de horas de trabalho.
No caso dos objetivos comportamentais ou afetivos, espera-se que, no final da nossa
comunicação, ocorra uma mudança de comportamento por parte do público.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
12
www.nova-etapa.pt
1.4 SELEÇÃO E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO
Ainda se lembra dos nossos
protagonistas da introdução, aqueles que
participaram num frente a frente
televisivo. Pois é, o Miguel, aquele que
não tinha qualquer receio em falar em
público porque, provavelmente, estava
convencido de que dominava
perfeitamente o assunto e não
necessitava de grande preparação, no
final teve uma grande surpresa. Sofreu
um dos maiores desaires que pode acontecer a um comunicador. Cometeu um erro ao
citar uma informação incorreta. Um colega tinha-lhe fornecido os dados e nem se deu ao
trabalho de os confirmar. Esta é uma falha imperdoável!
Os dados utilizados para fundamentar as nossas ideias são essenciais para o êxito de
qualquer comunicação. A sua correção, a fidedignidade das suas fontes, a sua
relevância e a forma como se apresentam, tudo contribui para a nossa credibilidade.
Não podemos esquecer a obrigação ética que temos não só para connosco, mas para
com a assistência.
Quais então as principais regras para selecionar e tratar a informação?
Hoje em dia, a quantidade de informação ao nosso dispor é enorme. Como escolher o
que utilizar? Não se pode incluir tudo aquilo que nos parece interessante, senão
estaríamos apenas centrados no nosso próprio interesse. Uma forma de selecionar é
responder às seguintes questões:
De que forma esta informação é relevante para os objetivos que tracei?
Como é que isto se relaciona com a minha argumentação?
Incluir este material irá ajudar a formular logicamente a minha conclusão?
Outra regra a seguir, no que se refere às fontes, é começar pelas fontes mais atuais e
depois ir recuando no tempo. Isto permitir-lhe-á ter uma perspetiva da evolução do tema
que está a investigar e evita que siga por caminhos errados.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
13
www.nova-etapa.pt
Investigue também a partir do tema mais geral para o mais específico. A informação
geral servirá de contextualização e a mais específica para preparar os pontos
específicos da sua argumentação.
Quanto às fontes de dados, poderá optar por
diversos locais, que vão desde bibliotecas, sites
específicos na internet (com especial cuidado, dado
que nem sempre existe um sistema de controlo de
qualidade da informação prestada), materiais e
relatórios oficiais ou emitidos por diversas
organizações, estatísticas publicadas, entrevistas
para recolha de depoimentos, etc., etc.
Além da recolha de informação, não esqueça
também de registar algumas histórias, exemplos e
citações a propósito do tema que vai abordar. Já
agora não se esqueça de tomar nota das fontes
consultadas para as poder divulgar na sua
comunicação ou, pelo menos, tê-las disponíveis para responder a qualquer questão ou
objeção. Nada pior do que não saber de onde se tirou aquele número, ou com quem se
passou a história que acabámos de contar.
Em resumo
Recolha informação que lhe pareça adequada ao seu objetivo e não apenas
a mais interessante.
Proceda à recolha de informação com tempo suficiente para fazer a
necessária triagem, em termos de qualidade e quantidade.
Toda a informação deve ser confirmada em, pelo menos, duas fontes
fidedignas.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
14
www.nova-etapa.pt
2. ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Como é evidente, toda a comunicação pressupõe a existência de uma estrutura lógica e
facilmente percetível, para que possa facilmente ser acompanhada por aqueles que nos
escutam. Nada pior do que uma apresentação que começa com “Boa tarde. Venho falar
de...”, explana o primeiro ponto, depois passa para o outro sem qualquer aviso, não faz
qualquer síntese parcelar, retoma o primeiro ponto, conclui, pede desculpa por se ter
esquecido de referir um aspeto, insiste no segundo ponto e depois morre
repentinamente dizendo “E pronto, acabei.”
Pior do que isto, só um ataque de gaguez súbita...
O discurso deve estruturar-se em três partes: abertura, corpo e conclusão, ou seja,
início, desenvolvimento e encerramento.
INTRODUÇÃO: Diga o que lhes vai dizer.
DESENVOLVIMENTO: Diga.
CONCLUSÃO: Diga o que lhes disse.
2.1 TIPOS DE INTRODUÇÃO
Um bom começo é vital para qualquer apresentação.
É neste momento que temos de captar a atenção da
nossa audiência. De lhes dizer: “ATENÇÃO! OIÇA!
ISTO INTERESSA-LHE!” Para o conseguir, a melhor
estratégia não é gritar, mas dizer alguma coisa que
atraia a atenção, que lhe permita de imediato
estabelecer uma relação com aquele público. Aquele
tipo de introdução, “Bom dia. Eu sou o fulano de tal e
venho aqui falar-vos sobre...”, é obviamente um
convite para passar uns momentos pelas brasas. Não o convencia, pois não?
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
15
www.nova-etapa.pt
Como podemos então cativar o nosso público logo nos primeiros momentos?
• Agenda – resumo dos principais aspetos que irá abordar. Trata-se de uma boa
opção se não quer arriscar muito ou se se trata de uma audiência demasiado
formal;
• Pergunta – lançar um desafio, uma interrogação, que leve o público a pensar.
Talvez no final possa responder a essa questão, ou devolvê-la ao público;
• Citação – fazer referência a uma citação a propósito de algum personagem
famoso, que tenha a ver com o assunto e seja reconhecidamente bem aceite pelo
seu público;
• Ligação com o público – referir alguma frase ou situação que se relacione
diretamente com a assistência;
• Facto ou estatística que seja manifestamente importante;
• História curiosa a propósito do tema que se vai introduzir.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
16
www.nova-etapa.pt
2.2 DESENVOLVIMENTO
Durante o desenvolvimento da exposição é
muito importante que o público perceba
exatamente o que pretendemos comunicar e,
para tal, o discurso deve ser simples de seguir
e ter uma ordem clara e precisa.
Ordenar os argumentos, apoiando-se em
dados concretos, exemplos ou analogias, é
uma forma de ajudar o auditório a
compreender a mensagem da comunicação.
Mais à frente iremos abordar os vários de tipos de estruturas mais utilizadas, bem como
as várias situações em que se aplicam.
2.3 TIPOS DE CONCLUSÃO
A melhor forma de conseguir um bom discurso é terminá-lo bem. As pessoas tendem a
recordar principalmente o princípio e o fim pelos efeitos de primazia e de recência (estes
princípios constituem leis da memória).
Se é fundamental começar bem, é indispensável que a nossa comunicação termine com
força e determinação. O final pode incluir os seguintes aspetos:
Resumo dos principais aspetos abordados, concentrado em uma ou duas frases;
Uma frase ou citação que deixe a assistência a pensar;
Recomendação que leve o público a agir;
Proposta ou desafio aos ouvintes;
Resposta à pergunta inicialmente colocada.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
17
www.nova-etapa.pt
3. TIPOS DE ESTRUTURAS
O tipo de estrutura que irá utilizar nas suas comunicações dependerá bastante do tema
a abordar, do objetivo que pretende conseguir e ainda do tempo disponível para a sua
apresentação. Vejamos os tipos de estruturas mais frequentemente usados:
a. Padrão Cronológico
Este tipo de estruturação é aquele em que a informação é organizada numa sequência
temporal. Quase todas as histórias da nossa infância eram relatadas desta forma: “Há
muito tempo atrás” ... até ...“e viveram felizes para sempre!”. A apresentação deverá
então iniciar-se no passado mais longínquo, passar para o passado mais próximo e para
o presente e, eventualmente, extrapolar para o futuro.
Dê exemplos de temas que possam ser organizados com este tipo de
estrutura.
Eis as nossas sugestões:
• A biografia de um autor/político/ator;
• A história de uma organização/empresa/partido;
• A descrição de uma viagem de negócios/férias.
b. Padrão Espacial
Este tipo de estrutura diz respeito à disposição espacial. Isto é, a localização no espaço
de um determinado caminho, de uma rota, de um local a visitar, etc. Pode ser aplicado
sempre que queremos explicar onde se situa um determinado estabelecimento, uma
empresa, onde se vão realizar os jogos de futebol do campeonato do mundo num dado
país, etc., etc.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
18
www.nova-etapa.pt
c. Padrão por Tópicos
Este é provavelmente o tipo de estrutura mais utilizado nas comunicações e,
geralmente, o mais fácil de criar e seguir. Os aspetos de que iremos falar estão
organizados por categorias criadas por nós, baseando-se na relação de cada item com o
tópico.
Exemplo: Comunicação sobre as árvores predominantes em Portugal.
1º. Tópico: Árvores de folha caduca
1º. Item: No Continente
2º. Item: Nas Ilhas
2º. Tópico: Árvores de folha persistente
1º. Item: No Continente
2º. Item: Nas Ilhas
d. Padrão por Causal
Este tipo de estrutura desenvolve uma relação que mostra como a ocorrência de uma
situação é resultado de uma outra situação.
Exemplo: Comunicação sobre a Higiene Oral.
I. Existência de cárie dentária;
II. Ausência de higiene oral, pela ingestão de açúcares e também por fatores
hereditários.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
19
www.nova-etapa.pt
e. Padrão Problema-Solução
Este padrão pode ser utilizado em discursos que tenham por objetivo convencer a
assistência acerca de uma determinada solução. Descreve o problema existente, aponta
hipóteses de causas, avança com possibilidades de solução e propõe uma ação
recomendada.
Exemplo: Apresentação de um novo medicamento para ajudar a vencer o vício do
tabaco.
I. Descrição do problema existente: Muitos fumadores pretendem deixar o tabaco,
mas não o conseguem fazer sem ajuda;
II. A origem deste problema está no vício associado ao consumo de nicotina;
III. Deixar de fumar sem ajuda causa distúrbios nervosos e de metabolismo e alguns
medicamentos existentes no mercado têm efeitos secundários;
IV. O medicamento “x” é o ideal porque permite eliminar os efeitos nocivos
decorrentes da síndroma de carência e não tem quaisquer efeitos secundários.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
20
www.nova-etapa.pt
4. ESTRATÉGIAS PARA MOTIVAR E ARGUMENTAR
4.1 ESTRATÉGIAS PARA MOTIVAR
Porque será assim tão importante utilizar estratégias específicas para motivar ou
persuadir o nosso público? Afinal de contas, se as pessoas estão ali para ouvir a falar
sobre o tema “x” é porque estão interessadas e irão manter-se atentas? Não será? Que
maior motivação poderá existir do que ouvir falar sobre um tema que nos interessa?
Será mesmo assim?
Já notou como o nosso pensamento é veloz? Já pensou na quantidade de coisas que
nos passam pela cabeça quando ouvimos uma instrução de serviço, ou quando falamos
ao telefone com um amigo? Será porque não temos interesse no assunto? Diferentes
estudos mostram que o nosso pensamento processa-se a uma velocidade quatro vezes
superior à velocidade das palavras transmitidas oralmente.
Por isso, se aquilo que está a ser dito não nos prende verdadeiramente a atenção,
deixamos de ouvir e temos tendência para nos refugiarmos nos nossos pensamentos.
Para além desse facto, nós possuímos uma audição seletiva. Isto é, de uma maneira
geral prestamos mais atenção às mensagens que diretamente nos dizem respeito, que
vão ao encontro dos nossos interesses, gostos, valores, etc.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
21
www.nova-etapa.pt
Temos ainda de contar com os ruídos e interferências externas que podem ser um facto
destabilizador da nossa atenção. O simples facto de uma cadeira ranger, ou estar
demasiado calor na sala, ou até uma pessoa que tosse, pode ser o suficiente para nos
distrair. Isto se não estiver verdadeiramente motivado para a escuta. Quando assim
acontece, ruídos ou interferências externas não surtem grande efeito, porque estamos
profundamente atentos à comunicação e concentrados na mensagem.
Vejamos então algumas estratégias para motivar a assistência:
Focalização. Isto é, a abordagem deve ser centrada num tema, subdividido em
três ou quatro subtemas e não mais. De nada adianta fazermos uma
comunicação muito longa, ou que aborde muitos aspetos, recheados de
pormenores técnicos, porque certamente a nossa audiência não irá ter a
capacidade para os reter. A propósito da nossa capacidade de retenção, nos
manuais sobre comunicação é frequente aparecerem resultados de uma pesquisa
que refere que retemos aproximadamente:
10% do que lemos,
20% do que ouvimos,
20% do que vemos,
50% do que vemos e ouvimos ao mesmo tempo.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
22
www.nova-etapa.pt
Evite, por isso, pormenores excessivos em relação à abordagem. Centre-se
naquilo que é essencial.
Simplificação. Diz respeito à utilização de
uma linguagem simples (mas não simplória),
adequada ao público, num estilo leve e
descontraído. Nada de cair no erros de
redigir um texto demasiado hermético,
recheado de termos técnicos ou científicos,
apenas para parecer que dominamos bem o
tema. Prepare uma comunicação em estilo
de conversa, e inclua os termos técnicos e
suficientes, não mais.
Organização. Estruturar a nossa mensagem, seguindo uma ordem lógica e
percetível de fácil apreensão é, sem dúvida, uma das formas de manter a
assistência atenta. Além disso, é sempre bom iniciar a comunicação fazendo
referência ao objetivo da comunicação e mencionando uma espécie de sumário
daquilo que se vai dizer. Desta forma, estamos a preparar a assistência para
aquilo que vai ouvir e qual a estrutura a seguir. De igual forma, no final, poderá
também resumir os principais aspetos da comunicação.
Humanização. Sempre que possível recorra a exemplos ou histórias de interesse
humano. Melhor do que apenas referir números e estatísticas é sempre
interessante apresentar um exemplo com rosto humano. Podemos mesmo dar-lhe
um nome, mesmo que não o verdadeiro, e desta forma deixar o público imaginar
“o filme” na sua cabeça. O caso do Sr. António que comprou o veículo “x” e cujo
depoimento é referido. A situação da D. Francisca que lutou durante vários anos
contra a doença “y” e que foi um exemplo de coragem. Tenha também em
atenção em não cair no dramatismo excessivo ou na lamúria. Podem não ser
muito bem aceites pela audiência.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
23
www.nova-etapa.pt
Vocabulário. Utilize figuras de estilo gramaticais, tais como a analogia, a
metáfora, a antítese ou a paráfrase, para dar cor à apresentação e captar a
atenção da audiência. Preocupe-se em utilizar palavras que criem uma fácil
visualização, que se transformem em imagens nítidas no pensamento de quem
ouve. Por exemplo, um automóvel em vez de muito rápido, pode ser rápido como
um raio, uma cor pode ser de um brilho intenso, ou pode ser brilhante como o sol,
a sala que estava escura, podia estar pintada de negro como noite. As palavras
podem recriar ambientes, transmitir cores, sensações, emoções, podem fazer
sonhar ou até chorar, por isso faça uso dessa sua capacidade. Por outro lado,
quando redigir o seu discurso, há também que ter o cuidado de não escrever
frases demasiado longas, daquele tipo que quando acabam, já não nos
conseguimos lembrar de como começaram. Não obrigue os ouvintes a um grande
esforço de compreensão e concentração para acompanhar a sua mensagem.
Desta forma, poderão perder “o fio à meada” e, quando retomam a audição, já
perderam uma parte do seu discurso. Procure, por isso, utilizar frases e palavras
curtas.
Atualidades/Novidades. Incluir informações o mais atuais possíveis acerca do
que vai dizer, é sempre uma forma de chamar a atenção. Não esqueça porém de
referir a origem da sua fonte. Nada pior do dizer, “estudos recente dizem que...”.
Provavelmente, no final alguém o questionará sobre a fonte desse estudo. Diga
por isso, um estudo recente, publicado na revista “x” do mês “y”, afirma que...” e
desta forma ficará salvaguardado de possíveis objeções.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
24
www.nova-etapa.pt
Proximidade com o público. Pode também procurar estabelecer uma relação
direta com o público, referindo especificamente situações que são do seu
interesse ou que o liguem ao público.
Empatia com o público. Isto é, criar uma ligação afetiva com a assistência,
colocando-se no seu lugar, procurando como que uma sintonia em termos
afetivos. Uma forma de o conseguir é utilizando as chamadas perguntas retóricas:
“Eu, se estivesse no vosso lugar, perguntar-me-ia qual o interesse deste produto
para mim? Bom, direi que…”. Faça do seu discurso uma conversa informal, em
tom amigável com o seu público, e não apenas num desenrolar de informações
que se sucedem. Fazemos a pergunta que imaginamos que alguém gostaria de
fazer e damos a resposta.
Curiosidades. Poderá também recorrer a situações curiosas, histórias com
sentido de humor como, por exemplo: “A propósito do que estamos a falar,
gostaria de vos contar uma curiosidade acerca de...”.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
25
www.nova-etapa.pt
4.2 ESTRATÉGIAS PARA ARGUMENTAR
A primeira regra da argumentação é que tudo o que dissermos tem de ser lógico. Parece
lógico, não? Contudo, aquilo que é válido para uma pessoa pode não ser para outra, e
aqui reside o cerne da questão.
Eis os passos fundamentais para definir a sua estratégia:
• Escolha argumentos em função do público visado. Imagine que a sua
comunicação tem por objetivo convencer o seu público a adquirir o novo modelo
de veículo da marca “x”. Deverá então ter em consideração as características
económicas, sociais e, eventualmente, culturais do público a que se destina. Uma
maioria de jovens quadros superiores, com idades inferiores a 30 anos, será
certamente mais sensível a um tipo de argumentos como, por exemplo,
velocidade, performance na estrada, acessórios, inovação. Se se tratar de chefias
intermédias, na sua maioria casados, como idades superiores a 50 anos, neste
caso os argumentos a utilizar poderiam estar relacionados com fatores como
consumo, segurança, estabilidade, durabilidade, assistência, etc.
• Reveja os argumentos que lhe serão opostos. Isto é, não tome nada por
adquirido. Procure colocar-se no papel de quem ouve. Quais seriam as objeções
a colocar? Antecipe as possíveis debilidades da sua argumentação e transforme-
as em novos argumentos.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
26
www.nova-etapa.pt
• Estruture a sua argumentação de modo a terminar em força. Quer dizer, de
acordo com os argumentos que irá utilizar, deixe sempre o mais forte para o fim,
de modo a que seja aquele que fica mais tempo na memória.
• Não afirme nada que não possa provar. Certifique-se de que tudo o que diz pode
ser confirmado. Tome notas de todas as fontes consultadas, dos dados
estatísticos e das informações que utilizar. Mesmo que não as inclua na sua
mensagem, poderão ser-lhe úteis na fase final em que responderá a questões e
prestará esclarecimentos. Demonstrará desta forma grande credibilidade e
segurança a quem o ouve.
• Seja convincente. Preocupe-se com o conteúdo, mas não esqueça a forma. Use
as suas competências vocais e gestuais para transmitir convicção e vigor às suas
palavras. Se não parecer convencido do que está a dizer, dificilmente poderá
persuadir alguém.
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
27
www.nova-etapa.pt
5. GUIÃO DA COMUNICAÇÃO E AUXILIARES DE MEMÓRIA
Agora que já reuniu e organizou as ideias para o seu discurso, está na altura de elaborar
um pequeno guião que lhe sirva de auxiliar e ainda algumas fichas com notas. Deverá
ser com estes auxiliares que fará o treino do seu discurso e que poderá levar consigo no
dia da comunicação. Nem pensar em decorar toda a mensagem! Em primeiro lugar,
porque dificilmente o conseguirá, depois porque poderá ter tendência para a transmitir
de forma mecânica e, ainda, porque poderá funcionar como uma verdadeira armadilha.
Imagine que se esquece de uma frase no meio do discurso, como continuar?
Vamos então começar pelo guião. Qual deverá ser a sua forma? O que deverá nele
constar? Bom, não existe uma forma ou padrão definido. Há pessoas que preferem o
modelo sequencial, onde vão aparecendo todos os pontos a abordar de forma corrida,
(Esquema de Guião 1), outras optam pelo modelo por colunas, que lhe poderá dar uma
perspetiva mais global (Esquema de Guião 2)
ESQUEMA DE GUIÃO 11
1 adaptado de Apresentações Perfeitas, de J. Collins, Livros e Livros, Lisboa, 2001
A Estrutura
Objetivo da comunicação (geral) ___________________________________________
O que pretendo alcançar (objetivos parcelares):
1.________________________________________________________________________
2. _______________________________________________________________________
3. _______________________________________________________________________
O título da minha comunicação:
_________________________________________________________________________
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
28
www.nova-etapa.pt
Quais os pontos mais relevantes:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Para cada ponto ou assunto, anote 2 ou 3 pontos de suporte:
1a -
1b -
2a -
2b -
3a -
3b -
4a -
4b -
5a -
5b -
Lista de ideias para a conclusão:
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
29
www.nova-etapa.pt
ESQUEMA DE GUIÃO 2
Fase da
Comunicação Aspetos a abordar Auxiliares Tempo
Introdução
Apresentação
Objetivo da
comunicação
Sumário da
comunicação
História para motivar
Fotografia nº. 1
.....
3 minutos
Desenvolvimento
Primeiro ponto a
abordar
Segundo ponto a
abordar
Terceiro ponto a
abordar
Diapositivo 1 e 2
Diapositivo 3
Gráfico 1
10 minutos
Encerramento
Resumo da
comunicação
Desafio aos ouvintes
Perguntas
......
.....
5 a 8 minutos
Quanto às fichas com notas, eis algumas regras para a sua conceção e utilização
durante a comunicação:
Utilize fichas de papel grosso, nunca folhas de papel A4. As fichas são mais
discretas e as folhas de papel poderão denunciar algum nervosismo caso as suas
mãos tremam durante o início da comunicação. Para além disso, as fichas com
tamanho A5 ou ainda menores, são mais fáceis de manusear;
Escreva sempre num corpo de letra de 18, no mínimo;
Escreva apenas tópicos, nunca texto corrido, porque corre o risco de se perder ou
de nem sequer o conseguir ler na íntegra;
Registe tudo aquilo que é mais suscetível de ser esquecido: as citações e o nome
de quem as proferiu, dados estatísticos, a história acerca do indivíduo “x”, ou
outras informações que necessitem de rigor absoluto;
Inclua a expressão com fará a transição entre os vários pontos a abordar;
Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação
30
www.nova-etapa.pt
Escreva num só lado do cartão, de forma a não ter que o virar. Poderá assim
colocá-lo para o lado;
Numere os cartões no canto superior direito, com números bem visíveis. No caso
de os deixar cair ou se baralharem, poderá com facilidade dar-lhes a ordem
correta;
Utilize o menor número possível de cartões. Não se deixe tentar por escrever toda
a comunicação, pois poderá acabar com um enorme monte de fichas que apenas
lhe servirão de embaraço perante o público;
Pode também registar indicações vocais ou gestuais que queira utilizar numa
parte específica da comunicação;
Opte por diferentes cores de acordo com o tipo de registo. Por exemplo, cor azul
para o auxiliar, cor vermelha para a história, verde para gestos ou entoações
específicas, etc.;
Depois de terminar a conceção das fichas, faça uma cópia de segurança. Poderá
vir a fazer-lhe falta;
Finalmente, utilize as fichas para treinar, procurando antecipar a situação em
todas as suas dimensões. Se puder, faça-o na presença de amigos e familiares e
peça a sua opinião. Em última instância, recorra ao espelho.