faktor kegagalan dan keberhasilan ti
TRANSCRIPT
0
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan dan Kesuksesan
Pembangunan Sistem Informasi di Perusahaan
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Gustiyan Taufik Mahardika P056111501.48
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
0
DAFTAR ISI
DATAR ISI ................................................................................................................ i
DAFTAR GAMBAR ............................................................................. ................. ii
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..................................................................................................... 1
1.2 Tujuan ................................................................................................................. 1
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Manajemen ........................................................................... 2
2.2 Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis .......................................................... 6
III. PEMBAHASAN
3.1 Kesuksesan Sistem Informasi ............................................................................. 8
3.2 Kegagalan Sistem Informasi ............................................................................... 9
IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan .......................................................................................................... 12
V. DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 13
i
0
DAFTAR GAMBAR
Gambar Nomor Halaman
Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI .................................................. 4
ii
1
I. PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu
kegiatan manajemen. ERP merupakan salah satu bagian dari komponen sistem
manajemen informasi. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem
informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber
daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan
untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Namun dalam
penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan pasti terdapat faktor-faktor
yang dapat menghambat atau melancarkan penerapan sistem informasi tersebut.
Dalam makalah ini akan dibahas mengenai faktor-faktor yang dapat
memperlancar atau menghambat pengintegrasian SI ke dalam perusahaan.
1.2.Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan untuk:
1. Menjelaskan tentang Sistem Informasi Manajemen beserta komponen-
komponennya secara sederhana
2. Menjelaskan mengenai hubungan SI dengan perusahaan.
3. Berharap dengan diidentifikasinya masalah yang terjadi, maka solusi
untuk masalah tersebut dapat ditemukan.
2
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu
kegiatan manajemen.
Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga
pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwamanajer dan pengguna lainnya
perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui
bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat
membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan
mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam
semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan).
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan,
karena tidak semuainformasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara
lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.Aspek utama dari sistem informasi
akan selalu ada di luar sistem komputer.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuantertentu dalam suatu
kegiatan manajemen. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer
memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama
dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang
3
gagal membangun SIM karena :1.Kurang organisasi yang wajar 2. Kurangnya
perencanaan yang memadai 3. Kurang personil yang handal 4. Kurangnya
partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam
merancangsistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi
seluruh personil yang terlibat. SIM yang baik adalah SIM yang mampu
menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan
menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari
informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka
cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan
menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya
dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan
memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat
mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada
tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer.
Prinsip utama perancangan SIM: SIM harus dijalin secara teliti agar
mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah
memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model
matematika
4
Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI (Sumber: O’Brien, 2007)
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok
bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,
komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen
software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan.
Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk
suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1) Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,
yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2) Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3) Komponen output
5
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4) Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5) Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database
atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk
memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6) Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
7) Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer
dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau
dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS
(Database Management System).
8) Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal
6
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
9) Komponen Jaringan
Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah
kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software
sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan
terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan
berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media
penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router.
Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter
drive, dan protokol jaringan.
2.2. Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis
Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan
lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus
tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan
bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga
menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai
information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi:
Data yang mendukung informasi
Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi
Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat
keputusan dan menggunakan sistem informasi
Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi)
hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran
utama:
1. Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen
3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif
Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen
dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu,
sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu
7
mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun
sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen
dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.
Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen
tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan
pegawai non-manajemen.
Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah
manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis.
Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali
menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah
(atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab
terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang
mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen
tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-
kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian
sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu
dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak
termasuk dalam manajemen.
Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara
vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi
vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa
strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa
ringkasan kinerja organisasi.
8
III. PEMBAHASAN
Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai
organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi.
Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja yang menunjang
sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem
informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun
tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi
gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah
diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif.
3.1. Kesuksesan Sistem Informasi
Peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis
komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus
melalui proses yang tepat.
Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan
keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan
masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu
mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem informasi bisa terus
diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi (1995)
menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk
penyempurnaan suatu sistem informasi.
Langkah pertama adalah analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan survei
intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa
depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam survei.
Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah
utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese
system, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi
bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa
tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para
manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui
kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut.
9
Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain
sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci
untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana
pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus
dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi,
format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi
dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-
langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk
menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.
Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah
implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan
aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu,
dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta
realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap
prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas
sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu
dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan
untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk
meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama.
Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.
Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah review
sistem. Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan
untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini
dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat
penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara
periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian
yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah
pertama.
3.2. Kegagalan Sistem Informasi
Tidak perlu diragukan lagi bahwa sebuah perusahaan mengharapkan suatu
sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di
10
perusahaan lebih meningkat dan perusahaan akan memperoleh keuntungan yang
besar dari penerapan sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan banyak
perusahan mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi dalam
pengembangan dan penerapan sistem informasi. Berikut kegagalan penerapan
sistem informasi menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999):
1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
Pihak eksekutif perusahaan menyerahkan seluruh penerapan sistem
informasi pada bagian TI, dan enggan untuk mempelajari sistem informasi
yang baru atau mereka tidak mengerti sama sekali. Hal ini dapat menjadi
faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan SI dalam suatu
perusahaan yang besar. Hal ini diakibatkan karena rasa kurang memilki
terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Hal ini akan
menyebabkan banyak satuan kerja dalam perusahaan belum dapat
mengoptimalkan fungsi dan potensi SI untuk mempermudah komunikasi
antar satuan kerja, transfer informasi, dan data perusahaan, serta sharing
pengetahuan dan teknologi yang bertujuan untuk memajukan perusahaan.
2. Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang
harus dilakukan
Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam perusahan tidak
didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani
keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak
yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini
menyebabkan sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai
dengan tujuan perusahaan.
3. Inkompetensi secara teknologi
Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh
perusahaan untuk menjalankan TI dan kurangnya inisiatif dan keaktifan
SDM dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem
informasi yang ada akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan
11
berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama pada
perusahaan yang pengetahuan di bidang TI-nya masih rendah.
Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada
untuk menjalankan investasi TI, padahal SDM tersebut belum mampu.
4. Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi
Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi,
strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi
sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan
faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang
diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan
tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah
karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap
berhasil ataupun tidak.
5. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem
Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu
perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang
merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan.
Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai
tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif,
mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan
teknologi dalam perusahaan.
12
IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil
dengan baik. Supaya dapat berhasil dengan baik maka perusahaan harus
melakukan langkah-langkah yang tepat ketika akan mengimplementasikan sistem
informasi. Langkah-langkah ini harus dilakukan dalam sebuah cara yang
sistematis dan mengikuti kaidah-kaidah yang ada. Walaupun hal ini tidak
menjamin kesuksesan pengimplementasian sebuah sistem informasi ke dalam
perusahaan, namun pengerjaan yang telah mengikuti kaidah akan mendekatkan
kepada hasil yang lebih baik.
Selain kesuksesan, dalam penerapan sistem informasi juga terdapat
kegagalan. Kegagalan ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yang
penting adalah rasa memiliki perusahaan yang kurang bersama, ketidakmampuan
teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan ketidakcocokan TI yang
dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan akibat ketidaktahuan
manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan. Maka, untuk
memastikan bahwa pengimplementasian TI dan SI dapat berhasil dengan baik
dibutuhkan partisipasi oleh pihak perusahaan dan mempekerjakan tenaga TI yang
handal, profesional, dan beretika.
13
DAFTAR PUSTAKA
Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi.
Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober.
Kroenke, David M. 1994. Management Information System. McGraw Hill
O’Brien, James A. 1999. Management Information Systems: Managing
Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition,
IRWIN, USA.
O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth
Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.
O’Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill.
Windarto, A. 2003. Mantra Baru Investasi Teknologi Informasi. Majalah
Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari 2003. No. 02/XIX/23.