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Facturación Legal en México 3.3en Ariba Network

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➢ Tipos de Facturación

➢ Facturación PO Flip

➢ Facturación Propio PAC

➢ Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM

➢ Estado de la factura

➢ Soporte en Ariba Network

Agenda

Tipos de Facturación


Tipos de Facturación

El proceso de creación de las facturas para Boehringer Ingelheim a través de Ariba Network se puede realizar con

alguna de las siguientes opciones:

PO Flip Propio PAC – (Portal EDICOM)

➢ Generar sus facturas con un par de “clicks” desde la orden

de compra.

➢ Envío seguro y automático del 100% de sus Facturas en

formato electrónico.

➢ Toma aproximadamente dos minutos prepararla y enviarla.

➢ La plataforma de emisión de CFDI de EDICOM importa los

datos de las facturas residentes en su sistema de gestión

contable y pasa por las validaciones de Ariba Network.

➢ El timbrado de sus facturas se genera con EDICOM desde

Ariba Network, el costo está incluido en las cuotas por

volumen de transacciones en Ariba Network (Programa de

Miembro proveedor).

➢ Las facturas son entregadas al mismo tiempo en que son

emitidas.

➢ Menor riesgo de errores en la gestión de sus facturas, ya

que son vinculadas a la orden de compra en Ariba

Network.

➢ El emisor controla el estado de su factura, y si el

destinatario ha accedido al portal para su consulta.

➢ Todo esto desde su propio PAC

En ambas opciones el Registro en EDICOM es indispensable

Facturación PO Flip


Importante: Le sugerimos revisar la información en los Catálogos del SAT antes de generar su primer factura versión 3.3 y contar con la siguiente información requerida:

✓ Uso del CFDI

✓ Régimen Fiscal

✓ Unidad de medida

✓ Código de 8 dígitos de la clave de producto o servicio

Recursos:

http://www.sat.gob.mx/Paginas/Inicio.aspx

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/anexo_20_version3.3.aspx

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/c_RegimenFiscal.xls

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/criterios_catalogo_productos_servicios.aspx

http://www.sat.gob.mx/Paginas/Inicio.aspx

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/anexo_20_version3.3.aspx





➢ La facturación a través de PO-Flip se realiza a través del portal de Ariba Network con un par de “clicks”.

➢ El siguiente paso es seleccionar la orden de compra que vamos a facturar y dar clic en el botón Crear

Factura, esto desde la bandeja de entrada en la lista de las ordenes de compra o desde el detalle de la

orden de compra.

Seleccionar orden de

compra a facturar

Dar clic en el botón de

Crear factura y

seleccionar Factura

estándar



En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento:

En el Resumen de la Factura:

✓ No. de Factura

✓ Fecha de Factura



En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del

documento:

➢ En la sección de Impuestos de la Factura, seleccionar “Impuesto a Nivel de Línea”

esto es requisito del SAT para la versión 3.3 del CFDI.

➢ En la sección de Expedición de la Factura, seleccionar a nivel de cabecera.



❖ En la sección de Campos Adicionales:

✓ Completar el campo “Elegir dirección cliente” con la razón social de Boehringer Ingelheim a la que

se está facturando.

✓ Confirmar RFC del proveedor y del cliente, esta información aparece por default, solo es importante

confirmarla.



➢ En la sección de Información adicional específica de

México de la Factura:

✓ Completar el campo “Uso del CFDI”: (Ingresar la

información de acuerdo al Catálogo del SAT.)

IMPORTANTE: Antes de facturar es importante que cualquier

duda que tenga respecto al Uso del CFDI lo consulte con el

SAT o internamente dentro de su organización para asegurar

que la información que vaya a introducir cumpla con los

requerimientos del SAT.



✓ Forma de Pago: Seleccionar del Catálogo del SAT lo aplicable. Para Boehringer

Ingelheim aplica “Pago realizado a plazos o diferido”

IMPORTANTE: Esta opción se debe de elegir siempre para la facturación de Boehringer Ingelheim y

significa que el pago de dicha factura se realizará de acuerdo al acuerdo comercial que tiene con su

cliente.

Cualquier duda le sugerimos contactar al equipo de cuentas por pagar de Boehringer Ingelheim.



En la sección de Líneas de Factura

✓ Configurar y seleccionar el Régimen Fiscal aplicable de acuerdo al Catálogo del SAT, en la sección del

impuesto aplicable. Esta acción se debe realizar en todas las líneas de la factura aunque no se vayan a

incluir, con la finalidad de que la factura pueda enviarse correctamente a Boehringer Ingelheim.

Esto aplica para cada una de las líneas*

Eliminar el régimen

existente para evitar

confusión.

✓ Para ingresar el nuevo régimen fiscal dar clic en Crear

e ingresar el código de 3 dígitos de acuerdo al

catálogo del SAT.

✓ Da clic aquí para ver el Catálogo del SAT.




Resumen de Campos Requeridos

Nota: si selecciona agregar IVA, este aplica a todas las líneas de la factura aun cuando estén

palomeadas.



➢ En la sección de Clasificación

✓ Ingresar el Dominio: GTIN Este código es requerido por Ariba Network para la correcta transmisión y

validación de la factura.

✓ Ingresar el código de 8 dígitos, de acuerdo al Catálogo del SAT. Para su consulta favor de revisar el

catálogo del SAT con el listado de los códigos aplicables disponible en el siguiente link.


Código de 8 dígitos

de acuerdo al

Catálogo del SAT.

Ejemplo:




➢ Los campos a llenar en la creación de la

factura son:

Seleccionamos la línea a facturar, dando clic en

el “switch” de la sección Incluir en las líneas de

factura.

Dar clic en el botón de Siguiente, para revisar la

información que se ingresó en la factura y para

finalizar dar clic en el botón Enviar.

➢ Aparecerá la leyenda “La Factura (# de Factura) se ha enviado“



➢ En el histórico de la factura se podrá visualizar el estado de la misma, ingrese a

esta información desde su Bandeja de Salida dando clic en el número de la

Factura.


La factura cumple con las reglas de

negocio de Ariba Network y se envió a los

sistemas de Boehringer Ingelheim para

su procesamiento final.

La factura se aprobó desde los sistemas

de Boehringer Ingelheim.



➢ El estado de la orden de compra cambiará a Facturado o Facturado parcialmente.


➢ El timbrado de la factura es generado

por EDICOM y una vez que pasa las

validaciones de Ariba (Reglas de

Negocio), la factura es timbrada por

EDICOM. Si la factura no cumple con

las reglas de negocio establecidas

por Boehringer Ingelheim en Ariba

Network, la factura se rechaza y por

lo tanto no llega al SAT.

➢ Reglas de Negocio en Ariba Network.

Nombre de tu cliente SA de [email protected]


Factura sin Orden de Compra


➢ Podemos crear y timbrar una

factura en Ariba Network,

aunque la orden de compra

no este en el portal.

➢ Ubicamos del lado superior

derecho el botón azul: Crear.

➢ Damos clic en Crear y

seleccionamos la

opción de: Factura sin

pedido de compra.



**Mismo proceso que PO Flip, con un paso adicional: Agregar artículos de línea.

Facturación Propio PAC



La facturación a través del Propio PAC, se realiza de manera externa desde su Propio PAC, el archivo que

se genera en formato XML de la factura se carga en el Portal de Ariba-EDICOM para su validación,

incluyendo una Addenda Ariba que ha sido diseñada para facilitar la comunicación e intercambio de

información entre Boehringer Ingelheim - Ariba - Proveedor.

✓ Para cargar el archivo XML en el Portal

Ariba - EDICOM se ingresa al portal

utilizando las credenciales creadas en el

registro.

Para acceder al Portal de Ariba - EDICOM:

https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/index.htm

https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/index.htm



➢ Una vez en el portal, seleccionamos la

pestaña de Documentos, y del menú

desplegable seleccione la opción

Importar.

➢ Seleccione el archivo XML de sus documentos, clic en

el botón de Abrir. (El Portal Ariba-Edicom permite la

carga de un archivo comprimido .zip conteniendo hasta

100 facturas CFDI.)

➢ El archivo .zip no debe contener carpetas en su

interior sino solo los archivos XML.



Una vez que ya tengamos el archivo

cargado en el portal, dar clic en el

botón de Aceptar.

Al importar el archivo XML, a falta de la

Addenda Ariba: se generá un error.



➢ Los archivos con error los encontraremos en la

sección de Documentos enviados >

Pendientes por enviar, seleccionamos el

archivo, hacer clic con el botón derecho y

seleccionamos la opción de Editar

➢ En la pestaña de Addenda Ariba, ingresar el

número de orden de compra (requerido) e

"Interno" para las referencias de Factura en

notas de crédito y facturas sin orden de compra.

* Esta información la podemos encontrar en los

detalles de la orden de compra y en los documentos

relacionados.



➢ Posteriormente, es necesario ingresar:

Número de línea: consecutivo (1, 2,3..)

Número de ref. de línea: Esta información se ingresa de

manera manual de acuerdo a la información en la sección

de Artículos en Línea de la orden de compra de Ariba

Network.

IMPORTANTE: El No. De ref. de línea lo

tomaremos del numero de línea en la orden de

compra en Ariba Network (10, 20, 30…o 1, 2,

3) puede variar.

Al terminar dar clic en el botón de

Guardar y Enviar.



➢ Una vez enviada la factura, con los datos de la Addenda Ariba, inicia el proceso de validación con la

reglas de negocio establecidas por Boehringer Ingelheim en Ariba Network. La factura pasará a la

sección de Marcados para enviar, después a la sección de Enviados y por último si la factura cumple

con todas la validaciones pasará a la sección de Recuperados, si existe algún error la veremos en la

sección de Rechazados.

Nota: Este proceso se completa

automáticamente al cumplir dichas

validaciones (Reglas de Negocio).

Si tiene un error la factura, puede

reenviarse una vez corregido seleccionar

la factura y “Cambiar situación”, sigue el

mismo proceso anterior hasta que llega a

Recuperados nuevamente.

Validar en Ariba Network si se procesó y

no tiene fallo o rechazo.



➢ Cuando la factura se encuentre en la sección de Recuperados, podremos visualizarla en el portal de

Ariba Network, el método de envío mostrará la leyenda Factura XML externa en el Método de envío.



La factura cumple con las

reglas de negocio de Ariba

Network y se envió a los

sistemas de BI para su

procesamiento final. El

estado se muestra en el

Histórico de Ariba Network

(Bandeja de salida)

La factura se procesó

exitosamente y fue

aceptada por Boehringer

Ingelheim.



Las validaciones que se realizan en el Portal Ariba-EDICOM son las

siguientes:

✓ Que cumpla con el estándar de XML timbrado y con la estructura XML.

✓ Que la firma del documento sea válida y de acuerdo al certificado .cer informado en el registro.

✓ Que el RFC esté debidamente registrado y configurado en el Portal EDICOM.

✓ Que el CSD corresponda al RFC que viene como Emisor en el Comprobante.

✓ Que el documento contenga la Addenda Ariba.

✓ Que la cardinalidad de las líneas referenciadas coincida con las partidas del CFDI.

✓ Cada comprobante debe incluir siempre la moneda de acuerdo al formato ISO (MXN, USD,

EUR, etc), es decir, pueden enviar sus CFDI’s en Pesos Mexicanos u otras monedas pero

siempre usando el formato ISO. El SAT dice además que si va en otra moneda debe ir el tipo de

cambio en el campo correspondiente.

Errores frecuentes en el Portal Ariba –

EDICOM


IMPORTANTE

➢ Un proveedor que envía un CFDI con las referencias incorrectas, visualizará un

rechazo en Ariba Network y tendrá que generar un nuevo CFDI con las

referencias correctas.


Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM

1.- El receptor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.

POS=No existe el Punto Operacional Destino [RFC]

2.- El emisor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.

POS=No existe el Punto Operacional Origen [AEAP890315L30]

3.- El comprobante cargado no tiene la Addenda Ariba. Editar documento y corregir la Addenda Ariba según

punto 5 de esta guía.

ERROR DE MAPEADO (REGLAS DE VALIDACIÓN INCLUIDAS)

1. Sección addenda, Encabezado: No existe ninguna referencia a nivel de Encabezado. La addenda

debe contener por lo menos una referencia.

2. Sección addenda, Encabezado: Sin referencia de orden de compra. Debe existir por lo menos una

referencia de Venta, Interna o Contrato



4.- La firma del comprobante no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.

ERROR DE CRIPTOGRAFÍA/SEGURIDAD

5.- La estructura del documento no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.

No se han importado documentos

6.- El número de líneas referenciadas no coincide con la de la factura. Revisar las referencias a la orden a

nivel de línea en la Addenda Ariba según punto 5 de esta guía.

VALIDACIÓN SINTÁCTICA

1. VAL=<<1>>Error(1): [cfdi:Comprobante/cfdi:Addenda/Ariba/Detalle/Referencia/NoLinea]

Registro:NoLinea, no cumple Cardinalidad Mínima 1. Se encontraron:0



7.- Un documento con el mismo folio (XXX) ya fue procesado. Enviar una nueva factura si corresponde.

CONTROL DE DUPLICADOS

1. Ya existe un documento con Referencia:XXX ,Origen:YYY ,Destino:ZZZ

,Interfaz:XML_COMPROBANTE_3_0_ARIBA (Id: 22913701)

8.- El documento aparece como enviado en el Portal pero no se visualiza en Ariba Network. Revisar que

contiene Moneda = “MXN”. Si lo anterior es correcto, contactar a soporte de Ariba.

Estado de la Factura


Estado de la Factura

Seleccionar la pestaña de Bandeja de salida

para visualizar todas las facturas que hemos

ingresado, y el estado de las mismas.

Los diferentes estados de una facturas son:

Enviado

Se envía la factura a su cliente, pero no la verificó con órdenes de

compra y recibos.

Fallo

Ariba Network tuvo un problema en el proceso de entrega de la

factura.

Rechazado

Su cliente rechazó la factura o la factura no pasó la etapa de

validación de Ariba Network. Si su cliente acepta la factura o la

aprueba para pagarla, el estado se actualiza a "Enviada" o

"Aprobada".

Aprobado

Su cliente ha verificado la factura y las órdenes de compra y

recibos y aprobó el pago.

Pagado

Su cliente pagó la factura o está por hacerlo.

Cancelado

Su cliente aprobó la cancelación de la factura.

Pendiente de aprobación

La Factura esta en revisión por parte de su cliente para su

aprobación y posterior pago.

➢ Podemos usar los filtros de búsqueda para navegar

entre nuestras facturas de acuerdo a su estado.

Soporte en Ariba Network


Canales de Asistencia en Ariba Network

Los canales de asistencia están disponibles para todos

los proveedores habilitados en Ariba Network, en la

sección Centro de Ayuda e ingresando a Servicio de

Asistencia:



“Llámame Ahora” o “Call me Now”

Nuevo canal de asistencia disponible donde

los proveedores podrán ponerse en contacto

con el equipo de Soporte a Proveedores sin

tener que esperar en la línea.

Ingresar en el recuadro: “Necesito

ayuda con…” una palabra clave

relacionada con su pregunta o duda y

dar clic en el botón Inicio.

Posteriormente se desplegaran una

serie de preguntas más frecuentes

donde podrá buscar aquellas

relacionadas a su inquietud.

Si no encuentra la respuesta que

estaba buscando, puede utilizar la

opción “Llamarme ahora” dando

clic en el botón Obtenga ayuda por

teléfono.

1

*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato



2

Ahora visualizará la opción

“Llamarme Ahora” cuya

funcionalidad es que reciba la

llamada inmediatamente del

primer agente disponible y

evitar estar en la línea

esperando. También podrá

visualizar la opción

“Llamarnos” que permite la

opción de seleccionar un rango

de horario para recibir la

llamada del agente.

Se deberá proporcionar

información y descripción del

problema y confirmar datos de

contacto.



Chat en Directo

1



relacionada con su pregunta o duda y

dar clic en el botón Inicio.







opción “Chat en Directo”, para

conectarse con un agente en ese

momento.

*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato



2

En la ventana

emergente se ingresan

los datos requeridos (*),

se realiza una pregunta

inicial y se da clic en

“Iniciar Chat”.



Correo Electrónico y WebForm

1



relacionada con su pregunta o duda

y dar clic en el botón Inicio.







opción “Enviar correo electrónico

al servicio de asistencia al cliente

de SAP Ariba”.

*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs



2

Se deberá de ingresar

información requerida

como una descripción

breve del problema, tipo

de problema, detalles e

inclusive se pueden

agregar capturas de

pantalla como archivos

adjuntos.



Community

1

Se podrán hacer preguntas en

Community, este canal le permitirá

interactuar con especialistas de

Ariba Network y toda la

comunidad de proveedores.

El proveedor puede realizar

preguntas o bien responder a

preguntas de otros proveedores

según su experiencia.

Para preguntar en Community dar

clic en el botón “Preguntar en

Community”.

Realizar la pregunta y enviarla.

*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs



Aprendizaje

1En esta sección el

proveedor podrá encontrar

documentos y tutoriales

sobre Ariba Network.

Gracias.