facturacao manual excel

FZ AGROGESTO 2006

FacturaoGuia do

Utilizador

FacturaoI

FZ AGROGESTO 2006

INDICE

I Antes de comear 1................................................................................................................................... 11 Requisitos e Instalao do sistema ................................................................................................................................... 22 Como iniciar ................................................................................................................................... 23 Formas de conseguir ajuda

II Configurao do sistema 3................................................................................................................................... 31 Administrao da aplicao

III Noes sobre o funcionamento da aplicao 4................................................................................................................................... 41 Tipos de comandos

IV Como se utiliza 7................................................................................................................................... 81 Parametrizao

.......................................................................................................................................................... 9Empresas .......................................................................................................................................................... 12Entidades ......................................................................................................................................................... 15Ficha de Entidade......................................................................................................................................................... 18Listagens e Consultas de Entidades.......................................................................................................................................................... 19Artigos ......................................................................................................................................................... 22Ficha de Artigos.......................................................................................................................................................... 23Tipos de Documento .......................................................................................................................................................... 27Variantes de Documento ......................................................................................................................................................... 29Assistente Parametrizao de Impresso de Documentos.......................................................................................................................................................... 34Perfis de Impresso .......................................................................................................................................................... 35Contas Bancrias .......................................................................................................................................................... 36Contas Analticas

................................................................................................................................... 372 Documentos .......................................................................................................................................................... 38Novo Documento ......................................................................................................................................................... 38ptica do Artigo......................................................................................................................................................... 43ptica do Documento.......................................................................................................................................................... 46Converses .......................................................................................................................................................... 49Documentos

................................................................................................................................... 523 Gesto de Contactos .......................................................................................................................................................... 56Seleco de Contactos para Mailling .......................................................................................................................................................... 58Edio de Cartas e de Faxes

................................................................................................................................... 604 Consultas e Listagens .......................................................................................................................................................... 61Consultas e Listagens ......................................................................................................................................................... 63Filtros Rpidos, Lista de filtros e Lista Completa

......................................................................................................................................... 67Assistente de Parametrizao de Filtros

......................................................................................................................................... 71Assistente de Parametrizao Listas......................................................................................................................................................... 74Listagens Parametrizadas.......................................................................................................................................................... 90Contas Correntes .......................................................................................................................................................... 91Dvidas

Indice remissivo 94

Antes de comearFacturao 1

FZ AGROGESTO 2006

1 Antes de comear

O software Facturao foi idealizado para que a sua utilizao seja simples e permita a qualquer pessoa a

introduo dos dados, atravs de janelas e menus de fcil utilizao. Desta forma o Facturao um instrumento

de acompanhamento de gesto administrativa, permitindo cumprir os seguintes objectivos:

Processamento de documentos (facturas, recibos, vendas a dinheiro, guias de transporte, etc) de uma ou vrias

empresas;

Gesto de contactos

Actualizao de stocks no AGROGESTO.

Obter listagens com informao relativa a produtos e/ou entidades;

Obter listagens de contas correntes;

Para instalar a aplicao, consulte: Requisitos e Instalao do sistema

Para iniciar: Como iniciar

Como trabalhar com a aplicao: Como se utiliza

Para qualquer questo consultar: http://www.agrogestao.com/

1.1 Requisitos e Instalao do sistema

Requisitos:

Para utilizar o Facturao precisa de um computador IBM compatvel com as seguintes caractersticas (

recomendado uma impressora compatvel):

Configurao mnima

Pentium a 166MHz

16 MB RAM

40 MB livres em disco rgido

Windows 95

Configurao recomendada

Pentium II ou superior

128MB RAM

200 MB livres em disco rgido

Windows 98 SE ou superior

Instalao:

Para proceder instalao do Facturao insira o CD na respectiva drive. O programa de instalao iniciado

automaticamente. Caso no seja (devido inactivao desta opo no seu sistema) escolha RUN no menu START

e na janela de dilogo escreva D:SETUP (sendo D: a letra associada drive de CD) e escolha OK.

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Antes de comearFacturao 2

FZ AGROGESTO 2006

Em seguida siga as instrues do Setup no ecr. Para opes avanadas de replicao de bases de dados dever

escolher o modo "Custom" de instalao. No final, depois de concluda com sucesso a instalao do programa,

ser iniciado automaticamente o programa de instalao da "HASP Device Driver" o controlador da chave de

segurana. Seguir as instrues para instalar este controlador utilizando todas as opes padro.

Em seguida instale a chave de segurana HASP numa porta livre USB do seu computador.

Est agora em condies de comear a utilizar o Facturao. Ter sido criada no menu "Start" ou "Iniciar" uma

pasta ("AGROGESTO") com 2 atalhos -"Facturao" o programa propriamente dito e "Manuteno" para

realizar as operaes de reparao e compactao da base de dados.

1.2 Como iniciar

Para comear a funcionar com o Facturao deve seguir os seguintes passos:

Instalar o programa (consultar a FZ AGROGESTO para informao relativa a possveis interferncias com

algumas verses do Microsoft Office).

Criar as bases base de dados necessrias e ligar-se a elas. Estas funes so acessveis atravs do menu geral

> administrao .

Parametrizar e caracterizar a(s) empresa(s) e trabalhadores em causa em todas as reas relevantes.

Iniciar os lanamentos quotidianos.

Consulte uma base de dados com informao de demonstrao se tiver alguma dvida relativa ao preenchimento

de algum ecr.

1.3 Formas de conseguir ajuda

Pode conseguir ajuda das seguintes formas:

Posicionando o ponteiro do rato sobre o objecto em dvida e esperando que aparea uma dica ao utilizador;

Focalizando o controlo (por clique com o ponteiro do rato ou atravs da tecla Tab) sobre o objecto em dvida

e lendo a barra de rodap;

Acedendo ajuda geral da aplicao atravs do menu Ajuda > Tpicos de Ajuda;

Acedendo ajuda sobre o ecr visualizado, premindo a tecla F1 (no seu teclado) ou atravs do menu Ajuda

> Acerca deste ecr....

Contactos para apoio tcnico:

FZ AGRO.GESTO

Consultoria em Meio Rural, Lda

Av. Repblica 412

2750-475 Cascais - Portugal

Tel: (+351) 214 847 440

Fax: (+351) 214 847 441

[email protected]

www.agrogestao.com

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Configurao do sistemaFacturao 3

FZ AGROGESTO 2006

2 Configurao do sistema

2.1 Administrao da aplicaoO Facturao permite a parametrizao de grupos de utilizadores e restrio de acessos. composto igualmente

por um sistema de segurana para manuteno de cpias de segurana e recuperao de informao. Ambas as

funcionalidades so acessveis atravs do menu Geral\Administrao e devero ser de acesso restrito aos

administradores da aplicao:

Gesto de ficheiros - Ficheiros de provenincia de dados

Zona relacionada com a gesto dos ficheiros de dados associados aplicao.

o programa utiliza trs ficheiros de dados principais - os dados de facturao (Dados da Facturao), os dados

relativos s entidades externas com as quais se estabelecem trocas, como sejam Clientes e Fornecedores (Dados

CRM), e os dados relativos parametrizao de listagens (Dados LISTAGENS). A diviso em trs ficheiros tem em

vista a partilha de dados com outras aplicaes. Por exemplo o FACTURAO poder partilhar as entidades

externas com o zoogesto, de modo a que quando se insere uma entidade numa aplicao passe imediatamente a

existir na outra.

Existe igualmente um domnio para os dados AGROGESTO. Estes dados s devero ser utilizados no caso do

AGROGESTO COMERCIAL estar integrado com o programa AGROGESTO.

Altera o ficheiro de dados seleccionado (FACTURAO, CRM ou LISTAGENS), isto , conecta o

programa a outra base de dados. A base de dados de facturao que o programa est a utilizar e a

respectiva descrio so visualizadas na zona inferior do ecr de abertura em todos os ecrs de

interface e de abertura.

Realiza um conjunto de operaes com vista criao de uma nova base de dados para o domnio

seleccionado (FACTURAO, CRM ou LISTAGENS). Cria uma base de dados cujo nome e localizao

lhe sero solicitados.

Configurao do sistemaFacturao 4

FZ AGROGESTO 2006

Permite copiar a base de dados seleccionada para o formato de SQL Server.

Localizao de icons.

Permite inscrever a localizao da pasta onde est o icon que se quer utilizar. No boto em frente

pode-se pr-visualizar o icon escolhido.

Localizao pr-definida de Cpias de Segurana.

Permite inscrever a localizao da pasta onde se pretende guardar as cpias de segurana a

efectuar. As cpias podero ser comprimidas ou no, atravs do winzip.

Utilizadores / Gesto de Acessos

Zona relacionada com os utilizadores da aplicao e suas permisses;

Permite aceder rea de gesto de utilizadores e respectivas permisses.

Utilizador

Actual:

Indica qual o utilizador que est a utilizar a aplicao.

Legalizao Mdulos AGROGESTO

3 Noes sobre o funcionamento da aplicao

3.1 Tipos de comandos

No Facturao existe um nmero relativamente pequeno de tipo de comandos (ou objectos) que adquirindo

diversas formas, tamanhos, cores e funes permitem depois alcanar diferentes objectivos. No entanto, a forma

bsica de funcionamento de cada tipo muito caracterstica e constante nos diversos locais de utilizao, pelo que

se torna interessante descrev-los sumariamente, fornecendo ao utilizador um conhecimento prvio que lhe

permitir posteriormente ambientar-se mais facilmente aplicao e, consequentemente, tirar todo o partido

desta.

Os comandos no mais do que os vrios objectos que compem os ecrs, dispondo-se de forma mais ou menos

organizada no monitor. Dentro de cada ecr eles esto ordenados sequencialmente, fornecendo, dentro do

possvel, um percurso preferencial ao utilizador, h medida que este os vai preenchendo ou accionando. O rato do

computador a ferramenta mais usual (e muitas vezes quase indispensvel) para passar de uns comandos para

os outros, contudo a utilizao da tecla Tab poder ser uma boa alternativa e em alguns casos (especialmente

nos ecrs com campos para preenchimento sequencial) talvez seja mesmo a forma mais confortvel e rpida de o

Noes sobre o funcionamento da aplicaoFacturao 5

FZ AGROGESTO 2006

fazer.

de se salvaguardar que em alguns ecrs, para conciliar objectivos complexos com a facilidade de utilizao,

podero encontrar-se situaes em que o funcionamento efectivo dos comandos possa distar um pouco do que se

convencionou como "normal". Em tais casos de excepo, sero fornecidas informaes locais atravs de dicas

ao utilizador ou da barra de rodap (este tipo de informao associada pode ser tambm encontrada na maioria

dos outros comandos).

Ser ainda de referir, que em muitas situaes por razes de segurana, irreversibilidade ou localizao

inadequada para ocorrer alterao, alguns comandos se encontram desactivados ou trancados.Nestes casos, por

razes bvias, os comandos perdero muitas das suas caractersticas bsicas de utilizao.

Os diferentes tipos de comandos (ou objectos) que podero ser encontrados no Facturao so os seguintes:

Caixa de texto:

Caixa onde poder escrever, atravs do seu teclado, o que lhe indicado pela designao que geralmente a

antecede (muitas vezes tambm pode ser encontrada esta designao no topo da caixa), pressionando em

seguida a tecla ENTER ou a tecla Tab para efectivar o que inseriu. Em alguns casos esta caixa de texto

poder estar associada directamente a um campo de uma tabela de registo de informao, campo este que possui

um conjunto de caractersticas que tero de ser respeitadas no momento da insero. Assim, por exemplo, o

campo poder apenas aceitar nmeros, pelo que ao inserir outro tipo de caracteres ser mostrada uma

mensagem de erro. Poder ainda possuir um nmero mximo possvel de caracteres, pelo que se far ouvir um

sinal sonoro (simultaneamente com a incapacidade de escrita) cada vez que tenta inserir um novo caractere.

Lista:

Lista dos itens possveis de escolha relativamente a qualquer assunto (por exemplo uma lista dos assalariados que

trabalham na explorao), que pode apresentar-se com uma ou mais colunas de informao por registo. Poder

seleccionar um item ou vrios da lista que ficaro sombreados a negro (como no exemplo se encontra o item

"Beterraba").

Frequentemente, devido ao grande nmero de itens listados e ao facto do tamanho da lista no ser regulvel,

nem todos podem ser visionados simultaneamente, sendo necessrio utilizar o elevador lateral da lista. O

elevador lateral assim um indicador de que existem mais itens listados em cima ou em baixo dos visionados.

Caixa de combinao:

Campo que, alm de possuir as caractersticas duma caixa de texto normal, se lhe acrescenta a faculdade de

exibir uma lista de itens (atravs de um clique no boto associado). Ao seleccionar-se um item da lista referida

(atravs de um clique sobre ele), este passa automaticamente a preencher o campo, facilitando assim a insero

de dados, especialmente em casos com grande repetio de informao.


FZ AGROGESTO 2006

Neste tipo de comando existe a possibilidade de se permitir ou no que seja preenchido por um item que no

esteja disponibilizado na lista. Desta forma em alguns casos poder escrever o que bem entender sem utilizar

qualquer item da lista, funcionando esta apenas como um auxiliar de preenchimento rpido contendo sugestes

de itens. Noutros casos, ser obrigado a cingir-se aos itens que a aplicao lhe disponibiliza, tendo que escolher

um deles. Contudo, por vezes nem todos os campos so de preenchimento obrigatrio, pelo que, mesmo no

segundo caso referido, poder optar por deixar a caixa em branco (para tal no seleccionar nenhum item, se j o

tiver feito e quiser voltar atrs pressione a tecla Esc).

Outra caracterstica interessante neste tipo de comando o auto-preenchimento h medida que vai escrevendo

no campo, esta funcionalidade permite-lhe que enquanto escreve a aplicao v procurando na lista de itens o

primeiro que condiz com os caracteres digitados. Assim o campo ficar sombreado exibindo o item sugestionado,

podendo aceit-lo (clicando com o rato noutro campo ou pressionando a tecla Tab) ou rejeit-lo (prosseguindo

com a insero de caracteres).

Nota: mesmo nos casos em que est utilizar a lista, pode ir digitando os primeiros caracteres do item procurado

para ir avanando mais rapidamente na pesquisa.

Boto:

Comando que geralmente muda de cor ou ser torna embutido ao ser accionado (clicando com o rato sobre ele ou

pressionando a tecla Enter depois de ter focalizado o boto atravs da tecla Tab), voltando posteriormente

sua forma inicial.

A funo de um boto a de desencadear um procedimento, procedimento este que est indicado na sua face

superior (ou sugestionado por um cone) e que se encontra brevemente descrito na sua dica ao utilizador ou na

barra de rodap.

Caixa de verificao:

Pequeno quadrado que pretende indicar se se verifica (caixa assinalada por um tick) ou no (caixa em branco)

o que est descrito nas suas proximidades (por exemplo se efectuou um pagamento de determinada compra ou

no). A alterao da verificao da caixa efectua-se com cliques com o rato sobre ela ou pressionando as teclas

"+" ou "-".

Existem casos em que este comando pode apresentar-se no estado sombreado (no confundir com comando

desactivado), significando um estado neutro em que ainda no foi efectivada nenhuma escolha de verificao

sobre ele.

Grupo de opo:

Conjunto de opes envolvidas geralmente por uma linha quadrangular, no qual apenas pode ser assinalada uma

das alternativas (por exemplo a escolha do tipo de relatrio que se deseja editar). Ao seleccionar uma opo

ficam em branco todas as outras, incluindo uma seleccionada anteriormente.

Embora sendo menos frequente, este tipo de agrupamento pode exibir em vezes de um conjunto de opes com

este aspecto, um conjunto de caixas de verificao ou de interruptores, funcionando nesses casos exactamente da


FZ AGROGESTO 2006

mesma forma que a descrita aqui. Contudo, o facto de encontrar caixas de verificao ou interruptores envolvidos

por uma linha quadrangular, no suficiente para estes constiturem um grupo de opo. Apenas o podero ser

no caso em que se verificar o sistema de opo nica descrito no pargrafo anterior.

Conjunto de Pginas:

Pginas sobrepostas semelhantes a separadores que do suporte, sobre a sua face, a conjuntos diferentes de

comandos. Cada pgina possui uma pequena etiqueta onde se indica a que que se refere (por exemplo ao

conjunto dos comandos gerais que actuam sobre uma lista ou dos comandos associados a consultas sobre a

mesma lista), que ao serem clicadas exibem o conjunto de comandos que albergam. Tambm possvel mudar

de pgina apenas com teclado, para tal necessrio focalizar o controlo sobre a pgina visvel e depois utilizar as

setas laterais do cursor (uma vez visualizada a pgina desejada a tecla Tab permite circular entre os comandos

que nela se encontram).

4 Como se utiliza

Se est agora a comear a usar o Facturao veja a seco "Antes de comear ".

Todas as opes do sistema esto acessveis atravs do menu:

ou do menu:

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Como se utilizaFacturao 8

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O Menu caracteriza-se pelas seguintes funcionalidades:

Parametrizao Empresas: Permite criar todas as empresas existentes e seleccionar para cada uma

os tipos de documento que se vai utilizar.

Entidades: Permite criar uma base de dados de contactos, sejam eles clientes,

fornecedores ou outros.

Artigos: Correspondem aos produtos que se vo comercializar. Este ecr permite

parametriz-los.

Tipos de Documentos: Permite definir todos documentos que se utilizam (e.g.

facturas, recibos, notas de crdito...) e parametriz-los de acordo com o que afecta

em termos de ptica econmica, financeira ou de tesouraria.

Variantes de Documento: Permite que o mesmo tipo de documento possa ser

emitido noutra moeda ou com outros campos escolha.

Perfis de Impresso: Permite definir que campos que se querem ver para cada

tipo de documento impresso.

Contas Bancrias: Ecr que permite criar as contas bancrias.

Contas Analticas: Forma simplificada de fazer contabilidade analtica.

Documentos Ecr de consulta e edio de documentos comprovativos da venda e/ou transporte de

produtos.

Gesto de Contactos Ecr que tem como objectivo controlar os contactos efectuados e recebidos,

permitindo a consulta de todos os contactos estabelecidos pela e com a explorao e

a edio de cartas e faxes. Permite a filtragem entre os diferentes contactos

estabelecidos, (ex: telefonemas, cartas, faxes, almoos etc.).

Consultas e Listagens Consultas e Listagens: Permite o acesso zona de listagens. Aqui o utilizador pode

construir e gravar diferentes listagens a partir da seleco dos parmetros registados

no programa.

Contas Correntes: Permite visualizar os saldos de cada entidade.

Dvidas: Permite visualizar as dvidas de cada entidades.

4.1 ParametrizaoPoder-se- aceder aos itens da Parametrizao atravs deste menu que disponibiliza 8 opes:

Empresas: D acesso ao ecr Empresa , que permite caracterizar todas as empresas existentes;9


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Entidades: Possibilita o acesso ao ecr Entidades que permite criar uma lista de contactos;

Artigos: Possibilita o acesso ao ecr Artigos que permite parametrizar os produtos que se comercializam;

Tipos de Documentos: Possibilita o acesso ao ecr Tipos de Documento que permite definir os vrios tipo de

documentos utilizados.

Variantes de Documentos: D acesso ao ecr Variantes de Documento que permite definir outras

caractersticas para o mesmo documento.

Perfis de Impresso: D acesso ao ecr Perfis de Impresso que permite escolher quais os campos que se

querem ver impressos.

Contas Bancrias: D acesso ao ecr de parametrizao de Contas Bancrias .

Contas Analticas: D acesso ao ecr de parametrizao de Contas Analticas .

4.1.1 EmpresasCada Empresa uma entidade fiscal/legal que possui os seu prprios documentos e sries.

Empresas: Lista das Empresas existentes. Permite seleccionar qual das empresas existentes se

pretende caracterizar/editar.

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Aces: Criar Nova Empresa: Disponibiliza uma zona de edio/caracterizao vazia e aps

o preenchimento adiciona uma nova Empresa na lista.

Assoc. Empresas e Actividades: Fica disponvel quando a aplicao est integrada

com os salrios.

Apagar Empresa: Elimina a empresa seleccionada na lista.

Informao Geral Nome Empresa: Designao da empresa. esta a designao que ir constar na

identificao do remetente.

Sigla: utilizada na lista de empresas, nos Documentos.

Empresrio: Nome do detentor da Empresa. Este campo de preenchimento

facultativo, uma vez que no se repercute em quaisquer listagens ou consultas.

Informao fiscal / legal Permite guardar as seguintes informaes relativamente Empresa:

Nmero de Contribuinte

Nmero Segurana Social

Nmero de INGA

Conta Bancria Associada

Capital Social

Matrcula Conservatria Registo Comercial

Informaes gerais Permite guardar as seguintes informaes relativamente Empresa:

Morada

Localidade

Cdigo Postal

Telefone

Fax

e-mail

Pgina web

Imagens Permite a escolha de uma imagem a ser impressa em todos os relatrios (e.g.

Consultas e Listagens ) produzidos pelo Facturao. Inclui:

Imagem

Tamanho final: indicao do tamanho da imagem, em cm;

Dimenso: indica o espao que ocupa em memria a imagem;

: permite alterar a imagem a ser visualizada nos documentos, possibilitando

edio duma nova ou pesquisa de outras j existentes;

, : permitem ajustar a largura da figura inserida;

: permite calcular o espao que ocupa uma nova imagem.

Documentos e Sries Permite escolher os documentos (aps terem sido parametrizados em Tipos de

Documentos ) que vo ser utilizados pela respectiva empresa, e definir as sries e

as numeraes iniciais.

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FZ AGROGESTO 2006

Lista de Parmetros

O primeiro ttulo da barra designa o nome do documento escolhido. O utilizador

preenche tambm a srie que pretende, e indica em que nmero comea o tipo de

documento escolhido. O ttulo Activa? indica se a srie est ou no activa, e o

utilizador pode desactivar quando quiser. Permite ainda indicar a variante escolhida

para aquele tipo de documento e se fica como srie defeito ou no.

Adicionar Parmetros

A caixa "Criar Nova", permite adicionar novos tipos de documentos. Aps ter os

dados preenchidos, clicar no boto . S assim o registo adicionado e guardado na

lista.

Editar registosPermite editar um item. Este surgir na caixa de adicionar parmetros para se poder

alterar e adicionar novamente, carregando no boto .

Apagar ParmetroElimina o parmetro seleccionado.


FZ AGROGESTO 2006

4.1.2 EntidadesNeste ecr consulta-se uma listagem de entidades a partir da qual se poder aceder a fichas

individuais de entidade. Todas as entidades com quem se estabeleam relaes comerciais

devero fazer parte da base de dados, por isso constar neste ecr.

O ecr de Entidades composto por trs grandes zonas: Zona de critrios de Seleco/filtragem, Zona

para seleco de aces e Lista de entidades.

Zona de critrios de Seleco/filtragem

Filtros Rpidos Os filtros rpidos permitem filtrar as entidades a listar por Tipo de Classificao. Os

tipos de classificao so criados e organizados atravs da janela disponibilizada pelo

boto .

Lista de Filtros A lista de filtros permite filtrar as entidades a listar atravs de critrios aplicados aos

parmetros registados nas prprias.

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FZ AGROGESTO 2006

Auxiliar de

parametrizao

Abre uma nova janela que permite criar tipos de classificaes e classificaes para

organizar as entidades

A lista da esquerda permite criar e ordenar os Tipos de Classificao que so

disponibilizados na barra superior da zona de filtros.

Consequncia na Zona de filtros dos Tipos de

Classificao criados em parametrizao de tipo de

classificaes e da ordenao escolhida.

Ordem dos campos Permite ordenar os sucessivos critrios de Filtragem

(Tipo de Classificao) das Entidades, movimentando o

Tipo de Classificao seleccionado para cima ou para

baixo na lista. No exemplo, as relaes comerciais

sero o critrio de filtragem de defeito.

Adicionar Tipo de

Classificao

Adiciona um Novo Tipo de Classificao.

Alterar Tipo Classificao Coloca o Tipo de Classificao seleccionado em baixo

para que possa ser alterado. Aps a alterao

dever-se- premir em , para que o Tipo de

Classificao seja corrigido na Lista.

Eliminar Tipos de

Classificao

Exclui os Tipos de Classificao seleccionados na lista.

A lista da direita disponibiliza as diversas classificaes a que pode estar sujeita uma

entidade, para cada Tipo de Classificao. Assim, segundo o exemplo, quando avaliadas

como clientes, as entidades podero ser classificadas em Distribuidores, Garrafeiras,

Hoteis, Outras empresas, Particulares e Restaurantes. A adio/alterao de novas

Classificaes para cada Tipo feita utilizando os botes descritos acima, mas do lado

direito da janela.


FZ AGROGESTO 2006

Expandir rvoreExpande a rvore na zona de critrios de Seleco/Filtragem. O resultado do expandir

rvore ir depender do tipo de classificaes que cada entidade tenha e da ordem

definida para os tipos de classificao.

No exemplo em cima, a ordem definida para os Tipos de Classificao a seguinte:

Relaes Comerciais > Localizao.

Em termos dos Tipo de Classificao existem:

Relaes Comerciais: Cientes; Fornecedores;

Localizao: Comunitrios; Extra-Comunitrios.

Assim ao seleccionar "Clientes" e ao expandir a rvore, mostrado o segundo nvel de

classificao, ou seja Comunitrio e Extra.Comunitrios, que so as classificaes que se

encontram no tipo de classificao na segunda posio em termos de ordem dos tipos de

classificao.

Colapsar rvoreColapsa a rvore na zona de critrios de seleco/filtragem que se encontre expandida.

Remover filtros Remove filtros rpidos que estejam aplicados.

Zona para seleco de aces

Nova Entidade Abre uma ficha de entidade em branco, de modo a que possa parametrizar toda a

informao relativa a uma nova entidade.

Abrir Entidade Abre a ficha da entidade seleccionada na lista direita.

Apagar Entidade Elimina a ficha de entidade seleccionada.

Listagens e Consultas Permite efectuar diferentes listagens e consultas sobre as entidades

parametrizaveis.

Lista de entidades

Separadores

Ao premir sobre uma letra sero apenas listadas as entidades cuja designao se

inicia nessa letra. Ao carregar no boto aparecem todas as entidades que

foram parametrizadas.

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FZ AGROGESTO 2006

Ordenar a lista:Ao premir uma vez sobre qualquer um dos ttulos, da barra no topo da lista, o

campo correspondente ordenado por ordem alfabtica ascendente. Um duplo-clic

com o rato sobre o ttulo ordenar o campo por ordem alfabtica descendente.

Seleccionar entidades: Ao premir com o rato sobre uma linha a entidade fica imediatamente seleccionada.

Para seleccionar vrias entidades, quando estas se encontram dispersas pela lista,

prima CTRL ao mesmo tempo que selecciona as entidades com o rato. Para

seleccionar vrias entidades listadas continuamente prima SHIFT e seleccione

apenas a primeira e a ltima das entidades que pretende editar/consultar.

Assistente de

parametrizao de listas

Os campos apresentados na lista podero ser seleccionados e ordenados de

acordo com as preferncias de visualizao. O assistente de parametrizao

permite esta seleco e ordenao dos campos/parmetros a serem visualizados

na lista.

Procura rpida Permite aceder ao ecr de procura rpida de modo a que se possam efectuar

buscas de entidades listadas por um dos parmetros presentes na lista.

Eliminar seleco Permite eliminar todas as seleces de entidades j efectuadas.

Listagens de EntidadesPermite abrir o ecr da Parametrizao de Listagens .

Visualizao e impresso

de listas

Permite visualizar a lista em forma de relatrio pronto a imprimir.

Exportao de dados Permitem a exportao dos dados da lista para MS Excel e MS Access,

respectivamente.

4.1.2.1 Ficha de Entidade

Neste ecr inserida toda a informao relativa a uma determinada entidade.

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FZ AGROGESTO 2006

No cabealho deste ecr inserido a designao da entidade e a sua sigla (caso se deseje). Por baixo do

cabealho existem trs separadores onde pode ser inserido mais informao relativa entidade

Informaes Gerais Permite inserir os dados pessoais de uma entidade, bem como outro tipo de

informao especfica da entidade.

N de Contacto N de telefone, fax, telemvel, etc., pertencente entidade.

Ao se seleccionar , o n de contacto fica disponvel na Lista de Entidades .

Permite ligar automaticamente para o nmero

seleccionado. Ter acesso ao ecr de ligao telefnica

.

E-mail: E-mail da entidade

Permite lanar aplicao de correio electrnico de

defeito no Windows (ex.: Outlook), para o email

escrito no campo com o mesmo nome.

Web: Pgina Web da entidade.

Abre automticamente o internet explorer na pgina

que se encontra no campo Web.

Prazo de pagamento

acordado:

Permite definir para cada entidade o prazo de pagamento acordado com a mesma.

Este prazo de pagamento associado automaticamente a todos os documentos da

entidade em causa.

Desconto acordado: Permite definir para cada entidade o desconto acordado com a mesma. Este

desconto associado automaticamente a todos os documentos da entidade em

causa.

Saldo Actual: o saldo actual da entidade. Este saldo permanentemente actualizado atravs

das Contas Correntes .

Abrir Ecr de Contas

Correntes

Permite abrir o ecr de contas correntes.

Abrir Ecr de Gesto de

Contactos

Permite abrir o ecr de gesto de contactos.

Dados Suplementares Permite introduzir dados suplementares que posteriormente podem ser associados

a cada entidade.

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FZ AGROGESTO 2006

Ao seleccionar Dados Suplementares apresentado um

novo ecr. Aqui vo ser introduzidos os dados

suplementares que se pretende associar posteriormente

s entidades e existe a possibilidade de escolha quanto

aos dados ficam visveis ou no.

aqui que se pode associar entidade o dadosuplementar desejado e o seu valor. Este campo podeser de texto ou numrico.

Classificao Permite classificar a entidade segundo o tipo de classificao parametrizado.

Pessoas Permite associar entidade o nome de uma pessoa ou de vrias. frente de cada

um dos nomes existe um campo de Notas livre, onde o utilizador poder introduzir

a informao que pretender.

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FZ AGROGESTO 2006

4.1.2.2 Listagens e Consultas de Entidades

Neste ecr o utilizador pode visualizar diversas listagens relativas s entidades parametrizadas.

Para visualizar qualquer uma das listagens necessrio que o utilizador seleccione em primeiro lugar a listagem

pretendida. Seguidamente pode seleccionar as seguintes opes:

Permite visualizar a listagem em forma de relatrio.

Permite visualizar a listagem em forma de grelha, isto , em tabela.

Permite visualizar a listagem em forma de Snapshot, ou seja, como se fosse uma fotografia.

Permite exportar a listagem para um formato de Microsoft Excell.

Permite exportar a listagem para um formato de Microsoft Access.

Na zona de seleco e edio de listagens, h trs opes possveis:

Listagens Pr-Definidas: Listagens que j se encontram pr-definidas pelo programa.

Ficha de Entidade e Pessoas - Ao seleccionar esta listagem apresentada a(s)ficha(s) da(s) entidade(s) e as pessoas associadas a essa(s)entidade(s).

Agenda Telefnica - Ao seleccionar esta listagem visualizado os contactosdessa(s) entidade(s).

Listagens Parametrizadas: Listagens construidas pelo utilizador a partir da seleco dos parmetrosregistados no programa, conforme aquilo que este pretenda. Estas listagensso construdas atravs de um assistente de parametrizao .

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FZ AGROGESTO 2006

Listagens Adicionadas: Listagens construidas pelo utilizador com base em cdigo de SQL.

Para as Listagens Parametrizadas e Adicionadas existem nesta janela trs opes:

Permite abrir o Assistente de Parametrizao de Consultas.

Permite copiar a listagem seleccionada.

Permite apagar a listagem seleccionada

4.1.3 Artigos neste ecr que so visualizados todos os artigos existentes. Tambm aqui possvel criar um novo artigo,

alterar um j existente, ou mesmo remover algum que no seja pretendido.



tipos de classificao so criados e organizados atravs da janela disponibilizada pelo

boto .

Lista de Filtros A lista de filtros permite filtrar as entidades a listar atravs de critrios aplicados aos

parmetros registados nas prprias.

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FZ AGROGESTO 2006

Auxiliar de

parametrizao

Abre uma nova janela que permite criar tipos de classificaes e classificaes para

organizar os diferentes artigos.

A lista da esquerda permite criar e ordenar os Tipos de Classificao que so

disponibilizados na barra superior da zona de filtros.

Consequncia na Zona de filtros dos Tipos de

Classificao criados em parametrizao de tipo de

classificaes e da ordenao escolhida.

Ordem dos campos Permite ordenar os sucessivos critrios de Filtragem

(Tipo de Classificao) das Entidades, movimentando o

Tipo de Classificao seleccionado para cima ou para

baixo na lista. No exemplo, as relaes comerciais

sero o critrio de filtragem de defeito.

Adicionar Tipo de

Classificao

Adiciona um Novo Tipo de Classificao.

Alterar Tipo Classificao Coloca o Tipo de Classificao seleccionado em baixo

para que possa ser alterado. Aps a alterao

dever-se- premir em , para que o Tipo de

Classificao seja corrigido na Lista.

Eliminar Tipos de

Classificao

Exclui os Tipos de Classificao seleccionados na lista.

A lista da direita disponibiliza as diversas classificaes a que pode estar sujeita uma

entidade, para cada Tipo de Classificao. Assim, segundo o exemplo, quando avaliadas

como clientes, as entidades podero ser classificadas em Distribuidores, Garrafeiras,

Hoteis, Outras empresas, Particulares e Restaurantes. A adio/alterao de novas

Classificaes para cada Tipo feita utilizando os botes descritos acima, mas do lado

direito da janela.


FZ AGROGESTO 2006

Expandir rvoreExpande a rvore na zona de critrios de Seleco/Filtragem. o resultado do expandir

rvore ir depender do tipo de classificaes que cada artigo tenha e da ordem definida

para os tipos de classificao.

No exemplo em cima, a ordem definida para os Tipos de Classificao a seguinte:

Natureza > Classificao.

Em termos dos Tipo de Classificao existem:

Natureza: Azeites;

Classificao: DOP.

Assim ao seleccionar "Azeites" e ao expandir a rvore, mostrado o segundo nvel de

classificao, ou seja DOP, que o tipo de classificao que se encontra na segunda

posio em termos de ordem dos tipos de classificao.



Zona para seleco de aces

Novo Artigo Abre uma ficha de artigo em branco, de modo a que se possa parametrizar um

novo artigo.

Abrir Artigo Abre a ficha do artigo seleccionado na lista direita.

Apagar Artigo Elimina o artigo seleccionada. S possvel apagar artigos que no possuam

documentos com registos efectuados.

Lista de Artigos

Assistente de




permite esta seleco e ordenao dos campos/parmetros a serem visualizados

na lista.



Eliminar seleco Permite eliminar todas as seleces de artigos j efectuadas.

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FZ AGROGESTO 2006

Listagens de EntidadesPermite abrir o ecr da Parametrizao de Listagens .


de listas



respectivamente.

4.1.3.1 Ficha de Artigos

Neste ecr introduzida toda a informao relativa a um determinado artigo.

Cdigo: Este cdigo interno do programa, sendo atribudo de forma automtica.

NOTA: Aconselha-se o utilizador a no alterar este cdigo. Caso o faa, alertamos para o

facto de este campo no poder ter repeties.

Descrio: Designao dada ao artigo.

Unidades: Unidades que sero utilizadas em todos os lanamentos referentes a este artigo.

Taxa IVA: Taxa de IVA que se deseja associar ao artigo.

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FZ AGROGESTO 2006

GTIN: Cdigo Global de Identificao do Produto.

Observaes: Campo de texto livre para possveis observaes.

Descrio: Campo de texto livre para uma descrio pormenorizada sobre o artigo.

Classificao Classificao do artigo segundo o tipo de classificao criado para os diferentes

artigo. O mesmo artigo pode ter mais do que um tipo de classificao.

Condies Comerciais Estabelecimento de um preo para o artigo. Pode-se tambm associar esse preo e um

desconto a um determinado tipo de classificao de entidades .

NOTA: Quando se trata de um preo geral de um produto para todas as entidades, a

Classificao de entidade dever ficar a nulo, ou seja, sem nada escolhido.

4.1.4 Tipos de DocumentoNeste ecr criam-se todos os tipos de documento com os quais se trabalha, parametrizando para cada um as suas

diferentes consequncias:

Tipos: Lista dos Documentos existentes e permite seleccionar qual se pretende

caracterizar/editar.

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FZ AGROGESTO 2006

Aces: Criar Novo Tipo: Disponibiliza uma zona de edio/caracterizao vazia e aps o

preenchimento adiciona um novo Documento lista.

Apagar Tipo: Elimina o documento seleccionado na lista.

Variantes de documento: Atalho que abre o ecr das Variantes de Documento .

Informao Geral Designao: Designao do documento.

Abreviatura: utilizada nas variantes e nos documentos.

ptica: Pode ser do artigo ou do documento. O artigo diz respeito a documentos cujo

descritivo seja a possibilidade de escolha de artigos (ex. factura). O documento diz respeito

a documentos cujo descritivo seja a possibilidade de escolha de outros documentos (ex.

recibo).

Inf. Extra: campo que vai aparecer impresso no documento.

Geral Permite parametrizar a contabilidade fiscal e a contabilidade analtica para cada tipo de

documento.

Afecta as Contas Correntes? - indica a orientao financeira. Pode ser: no afecta, dbito

e crdito, dbito ou crdito.

Afecta a Tesouraria? - indica a orientao de tesouraria. Pode ser: no afecta, pagamento

ou recebimento.

Receitas ou Despesas? - indica a orientao econmica. Pode ser: no afecta, despesa ou

receita.

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FZ AGROGESTO 2006

Movimenta stocks? - pode-se escolher: no movimenta, sada efectiva, reserva de sada,

entrada efectiva, entrada prevista ou anular reserva/previso.

O restante texto, separado em 4 linhas antecedidas de pequenos quadrados, referem-se a

opes de escolha que se podem ou no incluir no documento seleccionado. Para tal basta

clicar com o rato nos quadrados.

Converses Este ecr destina-se a possibilitar a converso de um documento noutros documentos,

permitindo tambm parametrizar a contabilidade fiscal e analtica do documento convertido.


FZ AGROGESTO 2006

Filtros Este ecr serve unicamente para filtrar o documento seleccionado para um determinado

tipo(s) de entidades e/ou para determinados artigos. No caso da filtragem por artigos, esta

apenas se apresenta disponvel nos documentos cuja ptica seja o artigo .

Na zona esquerda, pode-se ento escolher os tipos de entidades e, dentro destas, quais as

classificaes para as quais queremos que este documento esteja disponvel para emisso.

Na Zona da direita, pode-se escolher a mesma coisa mas para os artigos, isto , quais os

artigos que podero fazer parte deste tipo de documento.

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FZ AGROGESTO 2006

4.1.5 Variantes de DocumentoNeste ecr criam-se todos os tipos de variantes para cada um dos tipos de documentos parametrizados.

Tipo de Documento Lista de documentos parametrizados.

Variante Variante seleccionada para edio/caracterizao.

Aces Criar Nova Variante: Disponibiliza uma zona de edio/caracterizao vazia e aps o

preenchimento adiciona uma nova variante aos tipos de variante. Antes de criar uma

nova variante necessrio seleccionar o Tipo de Documento para o qual vai criar a

nova variante


FZ AGROGESTO 2006

Designao do nome da variante do documento.

Seleco do tipo de moeda utilizada para a variante do documento. igualmente

possvel selecionar a opo de mostrar a moeda de contra valor, e em caso afirmativo

possvel escolher qual a moeda de contra valor.

NOTA: As moedas disponibilizadas no ecr das variantes so parametrizadas nas

Configuraes Internas (F4) em Cmbios e IVA.

Seleco da forma de impresso do documento (se existe pr-vizualizao, se

impresso directamente ou se apenas lanado nos Documentos e no impresso) e

do perfil de impresso pr-definido.

Seleco dos Campos de detalhe do documento , ou seja quais os campos que vo

estar disponveis no detalhado de cada documento.

igalmente possvel seleccionar, para cada uma das variantes, a opo de conter

informao relativa ao transporte, ao n de Via e ainda se contm dados

suplementares. Estes dados suplementares podero ser parametrizados atravs deste

ecr em Dados Suplementares . No entanto, ser sempre necessrio em cada uma

das entidades, caso se deseje, introduzir esses dados.

Seleco da opo da existncia de notas de defeito para a variante.

Apagar Variante: Elimina a empresa seleccionada na lista.

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FZ AGROGESTO 2006

Tipo de Documento: Atalho para a janela da parametrizao do Tipo de

Documento

4.1.5.1 Assistente Parametrizao de Impresso de Documentos

Neste ecr o utilizador pode seleccionar os campos de detalhe, bem como as caractersticas desses campos, que

sero posteriormente visualizados na emisso do documento e da variante em causa.

1 Passo - Seleco dos campos para o detalhado do documento.

No quadro mais esquerda encontram-se os Tipos de Documentos e Variantes parametrizados no programa.

A cinzento encontra-se sublinhado a variante do documento sobre o qual se est a efectuara a parametrizao de

impresso do documento.

No quadro central encontram-se os Campos Disponveis para Seleco e no da direita encontram-se os

Campos Seleccionados. Para seleccionar um campo, de forma a este fazer parte do documento, necessrio

seleccionar na coluna central o campo desejado e, atravs da seta , passa-lo para a direita (campos

seleccionados). Se o utilizador pretender seleccionar todos os campos disponveis, basta seleccionar para que

23


FZ AGROGESTO 2006

fiquem todos os campos visveis no quadro da direita.

Por outro lado, se o utilizador pretender retirar algum dos campos j seleccionados basta seleccionar ou

para remover um ou todos os campos, respectivamente.

As setas e permitem ao utilizador seleccionar a ordem pela qual quer ver os campos no detalhado do

documento.

Na parte inferior deste ecr apresentada uma simulao do detalhe do documento impresso, permitindo ao

utilizador uma pr-visualizao do que ir depois constar no documento definitivo. Esta simulao aparece

presente em todos os passos do assistente de parametrizao.

Para passar ao passo seguinte do assistente de parametrizao o utilizador ter que seleccionar

.

2 Passo - Seleco das caractersticas do detalhado do documento.


FZ AGROGESTO 2006

No 2 passo da parametrizao, o utilizador pode escolher vrias opes para os campos previamente

seleccionados. Assim, para cada um dos campos do detalhado do documento, possvel alterar as caractersticas.

Opes do

detalhado

do

documento

Designao: o utilizador pode alterar a designao do campo seleccionado por uma que mais lhe

convier. Esta alterao de designao vai permanecer associada ao campo previamente

seleccionado.

Formato: pode-se seleccionar o formato que se pretende dar ao campo, dentro dos formatos

disponveis para escolha. Esta escolha no obrigatria.

Estes formatos so normalmente utilizados para campos numricos

Casas Decimais: Seleco do nmero de casas decimais que o valor do campo pode apresentar.

Largura (cm): Seleco da largura do campo seleccionado no detalhado. A largura total mxima

admitida para todos os campos de 15,7 cm.

Existe uma barra de estado que vai indicando ao utilizador qual o status em termos de largura dos

campos.

Alinhamento: Seleco do alinhamento do texto ou do nmero no campo. o contedo dos campos

pode estar alinhado direita, esquerda ou centrado.

Posio: Seleco do posicionamento de um determinado campo relativamente aos outros:

Invisvel: o campo aparece na zona de edio do documento mas aquando da impresso o campo

fica invisvel e no aparece impresso.

1 Linha: Todos os campos seleccionados vm por defeito na 1 linha. Esta a linha principal do

detalhado do documento.

2 Linha: Os campos seleccionados passam a estar a baixo da linha principal do documento (p.e. o

campo "Descrio").


FZ AGROGESTO 2006

Tambm aqui, atravs das setas e , possvel alterar a posio dos campos seleccionados, uns em relao

aos outros.

Neste passo ainda possvel ordenar o detalhado em funo de um dos campos seleccionados. O utilizador pode

ainda seleccionar o tipo de ordenao desejada (Ascendente ou Descendente) e como quer essa ordenao, se

ordenada como texto ou como nmero.

Para passar ao passo seguinte do assistente de parametrizao o utilizador ter que seleccionar

. Para voltar ao passo anterior o utilizador dever seleccionar .

3 Passo - Seleco da formatao dos campos do detalhado do documento.

No 3 passo da parametrizao, o utilizador pode seleccionar o tipo de formato que pretende dar a cada um dos

campos seleccionados.


FZ AGROGESTO 2006

Formatao de Campos Fonte: Seleco do tipo de fonte para o campo seleccionado em causa.

Cor: Seleco do tipo de cor dado ao texto/nmero do campo seleccionado.

Tamanho: Selecco do tamanho da letra para o texto/nmero do campo seleccionado.

Negrito: Seleco de opo de negrito para o texto/nmero do campo seleccionado.

Sublinhado: Seleco de opo de sublinhado para o texto/nmero do campo

seleccionado.

Itlico: Seleco de opo de itlico para o texto/nmero do campo seleccionado.

Ao se seleccionar determinada formatao para os campos seleccionados, possvel pr-vizualizar essa mesma

formatao na zona de Simulao do detalhe no documento impresso.

Esta zona editvel, permitindo ao utilizador a escrita nos campos seleccionados, de forma a perceber se as

escolhas que efectuou durante os trs passos de parametrizao correspondem ao pretendido.

No exemplo em cima foi inserido a designao, a descrio e o preo de um produto que ir ser processado por

esta variante. Estes campos foram formatados de forma diferente: a Designao est a negrito, a descrio a

sublinhado e o preo est a negrito e em itlico.

Para concluir o assistente de parametrizao o utilizador ter que seleccionar . Para voltar ao

passo anterior o utilizador dever seleccionar .


FZ AGROGESTO 2006

4.1.6 Perfis de ImpressoNeste ecr so definidos quais os tipos de perfis de impresso disponveis para a impresso dos diferentes

documentos e variantes.

Perfis Tipos de perfil de impresso parametrizados.

Aces Criar Novo Perfil: Permite criar um novo perfil de impresso.

Depois de criar um novo perfil de impresso torna-se necessrio caracteriz-lo.

Designao do perfil de impresso.


FZ AGROGESTO 2006

No separador geral, o utilizador pode escolher quais as informaes a incluir, o n de cpias do

documento e ainda a zona onde pretende que se localizem os totais dos documentos.

No separador das opes de papel, o utilizador pode acertar as margens de cima e de baixo da folha.

Pode ainda seleccionar se a impresso realizada em papel timbrado. Se esta opo for seleccionada o

separador respeitante informao da explorao no ser mostrado.

Neste separador pode-se seleccionar a incluso ou no da informao do remetente e do logotipo da

empresa/explorao. tambm possvel parametrizar as margens e dimenses do logotipo e, a

formatao do texto da informao do remetente.

Apagar Perfil: Permite eliminar um perfil de impresso j criado.

4.1.7 Contas BancriasNeste ecr so parametrizadas as contas bancrias que esto associadas empresa(s) parametrizadas em

Empresas .9


FZ AGROGESTO 2006

Para criar uma nova conta, na zona de "Criar Novo", o utilizador ter que preencher todos os campos e

seleccionar .

Os campos a preencher so a Empresa para a qual quer criar a conta, a designao da conta, definir um saldo

inicial e uma taxa de juro para a mesma, e o NIB associado a essa conta.

O saldo inicial, a taxa de juro e o NIB so campos de preenchimento facultativo.

Imprime as contas bancrias parametrizadas.

Edita o registo seleccionado.

Elimina o registo seleccionado.

4.1.8 Contas AnalticasEste ecr permite a parametrizao de contas analticas. As contas analticas podem ser classificadas como sendo

do tipo Receita ou Despesa.

Esta classificao permite que a cada documento processado se possa associar uma conta analtica, possibilitando

posteriormente uma consulta por conta analtica e ao nvel de receitas e despesas. Permite uma anlise analtica

de uma forma simplificada.

Para que se possa efectuar a atribuio de uma conta analtica a um determinado documento, necessrio que na

parametrizao das variantes desse documento, nos campos de detalhe do documento , se seleccione nos27 29


FZ AGROGESTO 2006

campos disponveis para seleco o campo "Conta Analtica".

Para criar uma nova conta analtica, na zona de "Criar Novo", o utilizador ter que preencher o campo respeitante

designao da conta e ao tipo de conta, e por fim seleccionar .

Imprime as contas bancrias parametrizadas.

Edita o registo seleccionado.

Elimina o registo seleccionado.

4.2 Documentos

Ecr de edio e consulta de documentos comprovativos da venda e/ou transporte de produtos. Permite, entre

outros, o processamento dos seguintes tipos de documentos: vendas a dinheiro, facturas, recibos, notas de

crdito, notas de dbito, guias de transporte, guias de remessa, encomendas e oramentos.


FZ AGROGESTO 2006

4.2.1 Novo DocumentoQuando se pretende lanar um novo documento utiliza-se o atalho demostrado na imagem que se segue.

Escolhe-se na lista o documento (previamente parametrizado) que se pretende editar e carrega-se em OK.

Aps carregar em ok, surge um ecr para o lanamento de documentos na ptica do artigo ou na ptica do

documento consoante o tipo de documento em causa.

4.2.1.1 ptica do Artigo

Quando o documento escolhido estiver parametrizado na ptica do artigo ("Vendas a Dinheiro", "Facturas", "N

ota de Crdito", "Nota de Dbito", "Guias de Transporte", "Guias de Remessa"; "Encomendas" e "Oramentos")

abre o ecr da ficha individual dos documentos que em baixo se pode visualizar. Este ecr utilizado para edio

de documentos.

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43 24

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FZ AGROGESTO 2006

Cliente: Identificao do cliente ao qual se emite o documento (todos os campos so de preenchimento

obrigatrio):

Nome:

Boto cdigo/designao; Permite alternar entre a visualizao da lista de entidades

com os cdigos das mesmas e apenas a lista de entidades sem cdigos.

Caixa de combinao para seleco do cliente. Disponibilizam-se os clientes

parametrizados.

nome: Caixa de texto de preenchimento do nome do cliente;

Nota: na maior parte dos casos este campo preenchido automaticamente depois da

seleco na caixa de combinao anterior, no entanto, existem duas excepes para

ser editado pelo utilizador:

quando na caixa de combinao anterior for seleccionada a opo Outros, sendo

preenchido com um cliente no parametrizado na aplicao;

quando depois da seleco do cliente se deseja introduzir alguma alterao no seu

nome, ficando a transaco associada ao cliente mas a sua designao alterada

(ateno: esta alterao no altera a parametrizao do cliente, apenas afecta o

nome associado ao documento que se est a emitir);


FZ AGROGESTO 2006

cdigo do

cliente:

Caixa de texto de apresentao do cdigo do cliente seleccionado na caixa de

combinao ( de preenchimento automtico e est desactivada)

Morada: Morada do cliente (pode ser editada mas tambm de preenchimento automtico

depois da seleco do cliente, trazendo a informao parametrizada para este);

NIF: Nmero de identificao fiscal, ou seja, o nmero de contribuinte (pode ser editado

mas tambm de preenchimento automtico depois da seleco do cliente, trazendo a

informao parametrizada para este);

Documento: Identificao do documento a emitir:

Nmero: Nmero sequencial dentro do tipo de documento (atribudo automaticamente);

Data: Data de emisso do documento;

Origem /

Destino:

Documento de origem e documento de destino originados e criados,

respectivamente por este documento;

Nota: estes dois ltimos campos so editveis (para serem preenchidos com

informao de documentos da empresa, ou externos) mas tambm sofrem

actualizaes automticas. Por exemplo quando se emite um recibo n. 16

correspondente a uma factura n. 14 (pode tambm ser um conjunto de facturas)

aparece "FC/14" no campo origem do recibo e "RC/16" no campo destino da

factura;

Prazo

Pagamento:

Caixa onde fica registado o nmero de dias que a entidade em causa tem para

realizar o pagamento;

Data de

Vencimento:

Caixa onde fica registada a data limite de pagamento;

Variante: Caixa que permite alterar a variante do documento;

Detalhe: Janela onde se efectuam os lanamentos de produtos aos quais se refere o documento:

Inclui uma caixa de combinao (A escolha dos artigos a facturar deve ser feita

no boto que aparece antes da designao tal como mostra a imagem. A

penas visvel ao posicionar o cursor sobre o comando) para seleco do produto

transaccionado. Disponibiliza os produtos parametrizados ;

Designao: Designao do produto (preenchido automaticamente depois de seleco no

campo anterior, sendo sempre possvel alterar a designao sugerida). Tambm

inclui uma caixa de combinao (apenas visvel ao posicionar o cursor sobre

o comando ) onde se disponibilizam as designaes j

lanadas noutros documentos do mesmo tipo.

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19

5


FZ AGROGESTO 2006

Notas:

obrigatrio seleccionar uma opo no campo " " antes de actuar sobre o

campo designao;

a alterao da designao dum produto (depois de seleco no campo " ")

fica guardada juntamente com o documento e no implica:

- que, no lanamento, deixe de ser considerado o produto seleccionado

em " ";

- que a designao na ficha de parametrizao do produto seja

alterada.

Preo: Preo unitrio sem IVA do produto;

Quantidade: Quantidade de produto (nas unidades parametrizadas para este) envolvida na

transaco ou transporte;

Valor: Valor total sem IVA do lanamento (preo x quantidade). calculado

automaticamente e no pode ser editado;

IVA: Taxa de IVA do produto (parametrizada na ficha individual do produto ,

podendo ser alterado);

Desconto: Taxa de desconto aplicado ao produto (parametrizado na ficha individual do

produto , podendo ser alterado);

Valor Desc.: Valor total do desconto do lanamento ([preo x quantidade x desconto] x [-1]);

Outras Informaes:

Existem quatro separadores com informao importante relativa ao documento que se est a editar.

1-Totais: Permite visualizar o detalhado do total do documento;

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22

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FZ AGROGESTO 2006

Sub-total: Soma da coluna "Valor" (sem IVA) dos lanamentos;

Desc. Produto: Valor total do desconto sobre produtos, resultante da soma

da coluna "Valor Desc.";

Desc. Pgt: Desconto de pagamento, possuindo os campos:

Caixa de texto onde se pode editar a taxa de desconto geral

efectuada sobre o global do valor do documento, ou seja ao

cliente (o valor de defeito desta taxa parametrizado na

ficha individual do cliente no campo "Desconto

acordado");

valor desconto: ([[sub-total] [desc. produto]] x [taxa desc. pgt]);

Total: Valor total do documento sem IVA ([sub-total] [desc.

produto] - [desc. pgt]);

IVA Total: Total do IVA a pagar sobre o Total do documento (soma do

valor do IVA de cada lanamento sendo estes calculados da

seguinte forma:

[[preo produto] x [quant. produto] - [valor desc. produto]]

x [1- [tx. desc. pgt]] x [tx. IVA produto]

Total c/IVA: Valor total com IVA do documento ([total s/IVA] + [IVA

Total]);

2-IVA Detalhado: Permite visualizar o detalhado do IVA;

3-Transporte: Especificaes associadas ao transporte do(s) produto(s) e notas adicionais (esta

informao vai aparecer em rodap do documento impresso):

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FZ AGROGESTO 2006

Viatura: Caixa de combinao para indicao da matrcula da viatura de transporte

(disponibiliza todas as matrculas j utilizadas neste campo noutros

documentos);

Carga: Caixa de texto para a data e a hora do carregamento do(s) produto(s);

Boto para calcular a data de descarga adicionando o nmero de dias de

transporte (inscritos na caixa de texto em baixo) data de carga;

Caixa de texto, serve para indicar o tempo de transporte, fornecendo

informao ao clculo da data de descarga explicado no ponto anterior;

Descarga: Caixa de texto para data e hora do descarregamento do(s) produto(s);

Local: Caixa de texto para indicar o local de carga e de descarga respectivamente;

Notas: Caixa de texto de edio de informaes adicionais sobre a transaco ou

transporte a associar ao documento (para mudar de linha de edio pressione

simultaneamente {Ctrl} e {Enter} no seu teclado);

4-Consequncias: Permite uma alterao pontual da parametrizao do tipo de documento ;

Opes:

Confirmar/Imprimir Boto para confirmar o lanamento deste documento e imprimir;

Confirmar/Imprimir/Outro Boto para confirmar o lanamento deste documento e criar outro (apenas

imprime se seleccionada a impresso directa);

Cancelar Boto que permite desistir deste documento e criar outro novo.

4.2.1.2 ptica do Documento

Quando o documento escolhido estiver parametrizado na ptica do Documento ("Recibo", "Nota de

Recebimento" e "Aviso de Pagamento") abre o ecr da ficha individual dos documentos que se pode visualizar em

baixo. Este ecr utilizado para edio de documentos.

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FZ AGROGESTO 2006

Cliente: Identificao do cliente ao qual se emite o documento (todos os campos so de preenchimento

obrigatrio):

Nome:

Boto cdigo/designao; Permite alternar entre a visualizao da lista de entidades

com os cdigos das mesmas e apenas a lista de entidades sem cdigos.

Caixa de combinao para seleco do cliente. Disponibilizam-se os clientes

parametrizados.

nome: Caixa de texto de preenchimento do nome do cliente;

Nota: na maior parte dos casos este campo preenchido automaticamente depois da

seleco na caixa de combinao anterior, no entanto, existem duas excepes para

ser editado pelo utilizador:

quando na caixa de combinao anterior for seleccionada a opo Outros, sendo

preenchido com um cliente no parametrizado na aplicao;

quando depois da seleco do cliente se deseja introduzir alguma alterao no seu

nome, ficando a transaco associada ao cliente mas a sua designao alterada

(ateno: esta alterao no altera a parametrizao do cliente, apenas afecta o

nome associado ao documento que se est a emitir);

cdigo do

cliente:

Caixa de texto de apresentao do cdigo do cliente seleccionado na caixa de

combinao ( de preenchimento automtico e est desactivada)


FZ AGROGESTO 2006

Morada: Morada do cliente (pode ser editada mas tambm de preenchimento automtico

depois da seleco do cliente, trazendo a informao parametrizada para este);

NIF: Nmero de identificao fiscal, ou seja, o nmero de contribuinte (pode ser editado

mas tambm de preenchimento automtico depois da seleco do cliente, trazendo a

informao parametrizada para este);

Documento: Identificao do documento a emitir:

Nmero: Nmero sequencial dentro do tipo de documento (atribudo automaticamente);

Data: Data de emisso do documento;

Origem / Destino: Documento de origem e documento de destino originados e criados,

respectivamente por este documento;

Nota: estes dois ltimos campos so editveis (para serem preenchidos com

informao de documentos da empresa, ou externos) mas tambm sofrem

actualizaes automticas. Por exemplo quando se emite um recibo n. 16

correspondente a uma factura n. 14 (pode tambm ser um conjunto de facturas)

aparece "FC/14" no campo origem do recibo e "RC/16" no campo destino da

factura;

Prazo Pagamento: Caixa onde fica registado o nmero de dias que a entidade em causa tem para

realizar o pagamento;

Data de

Vencimento:

Caixa onde fica registada a data limite de pagamento;

Variante : Caixa que permite alterar a variante do documento.

Detalhe: Janela onde se efectuam os lanamentos de facturas s quais se refere o documento:

N Doc.: inclui uma caixa de combinao (apenas visvel ao posicionar o cursor sobre o

comando) para seleco da factura a que se refere o documento. Disponibiliza as

facturas lanadas para o cliente seleccionado na zona respectiva e emitidas na moeda

seleccionada como moeda do documento. Alm disso inclui a opo "Outros" para

lanamento de facturas no emitidas pelo AGROGESTO;

Descrio: Informao adicional explicativa do lanamento (por defeito a aplicao escreve o n

e a data da factura seleccionada no campo anterior) Tambm inclui uma caixa de

combinao (apenas visvel ao posicionar o cursor sobre o comando) onde se

disponibilizam as descries j lanadas noutros documentos do mesmo tipo;

Valor: Valor total da factura respectiva (por defeito a aplicao automaticamente traz o

valor total com IVA da factura, podendo ser posteriormente alterado);

Moeda: Moeda na qual foi emitida a factura correspondente.

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5

5


FZ AGROGESTO 2006

Outras Informaes:

Existem 3 separadores com informao importante relativa ao documento que se est a editar.

1-Total Valor total do documento (somatrio dos valores totais das facturas de onde

provm);

2-Info Tesouraria Informao relativa ao modo de pagamento;

3-Consequncias Permite uma alterao pontual da parametrizao do tipo de documento ;

Opes:

Confirmar/Imprimir Boto para confirmar o lanamento deste documento e imprimir;

Confirmar/Imprimir/Outro Boto para confirmar o lanamento deste documento e criar outro (apenas

imprime se seleccionada a impresso directa);

Cancelar Boto que permite desistir deste documento e criar outro novo

4.2.2 ConversesQuando se pretende lanar um documento que tenha como base um outro documento pode utilizar-se o segundo

atalho: Converses. Um bom exemplo a converso de uma factura num recibo.

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FZ AGROGESTO 2006

Abre o ecr seguinte:

Empresa: Caixa de texto de preenchimento do nome da empresa para a qual se pretende editar o

documento. A Caixa de combinao, , disponibiliza as empresas parametrizadas.

Entidade: Caixa de texto de preenchimento do nome da entidade para a qual se pretende editar o

documento. A Caixa de combinao, , disponibiliza as entidades parametrizadas.

Tipo

documento:

Permite seleccionar o tipo de documento que se pretende converter. o documento de origem.

Estes documentos e as respectivas converses so parametrizados em Tipo de Documentos

.

Destino: Permite seleccionar o documento de destino. A relao entre o tipo de documento e o destino

editada em Tipo de Documentos .

Documento

nico:Caixa de texto de preenchimento do nmero do documento. A caixa de combinao, ,

disponibiliza o nmero dos documentos disponveis para converter.

O procedimento de edio da converso deve ser realizado pela ordem em que os campos em cima vm

descritos e devem ser realizados sempre os 5 passos.

Se carregar no boto , tal como indica a imagem, aparece um segundo ecr que permite visualizar

(a azul) o detalhe do documento que se est a converter:

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FZ AGROGESTO 2006

Se premir novamente o boto , pode-se alterar o valor ou a percentagem da converso, caso se

pretenda pagar em mais do que uma tranche:

Por fim carrega-se em converter para terminar o processo e abre automaticamente o ecr de processamento de


FZ AGROGESTO 2006

documentos, quer na ptica do artigo , quer na ptica do documento consoante o tipo de documento.

4.2.3 DocumentosQuando se pretende visualizar todos os documentos existentes

Abre o ecr seguinte:


Data Inicial e Final Ao entrar no ecr Consultas e listagens so apenas disponibilizados os documentos

respeitantes ao ano corrente. A lista possibilita, no entanto, seleccionar qualquer

data inicial e final que se queira consultar.

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FZ AGROGESTO 2006

Filtro de DatasPermite aceder ao ecr auxiliar de seleco de datas, onde podero ser

estabelecidos intervalos de datas de modo diferente ao indicado acima.

Estado A lista de documentos apresenta por defeito apenas os documentos No Cancelados

. Se se quiser consultar documentos que no estejam nos No Cancelados, dever-

se- seleccionar as outras opes existentes que so Cancelados e Pendentes ou

Todos, nesta lista.


tipos de classificao so criados e organizados atravs da janela disponibilizada

pelo boto .

Lista de Filtros A lista de filtros permite filtrar as entidades a listar atravs de critrios aplicados

aos parmetros registados nas prprias.

Escolha do tipo de hierarquia entre a Entidade, o Tipo de Documento e as Sries

dos documentos, que por sua vez influencia a forma como se visualiza a lista de

documentos existentes.

Expandir rvoreExpande a rvore na zona de critrios de Seleco/Filtragem. O resultado do expandir

rvore ir depender do tipo de hierarquia escolhido pelo utilizador.

No exemplo mostrado em cima a hierarquia escolhida foi: Entidades > Tipos de

Documento > Srie.



Zona de edio de documentos

Geral: Zona de edio de Documentos

Novo documento Permite criar um novo documento ;

Abrir Documento Abre, apenas para consulta, o documento seleccionado;

Alterar Documento Abre o documento seleccionado e permite realizar alteraes no mesmo;

Imprimir Impresso do documento seleccionado;

Aces: Local que disponibiliza vrias aces de actuao sobre o documento seleccionado:

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FZ AGROGESTO 2006

Converses Abrir o ecr de converso de documentos ;

Copiar Documento Copia o documento, lanando-o no Estado Pendentes.

Permite fazer alteraes ao documento tal como mostra a imagem. Quando se

quiser lanar o documento, basta escolher o estado Pendentes, seleccionar o

documento em questo, abrir o documento e imprimi-lo.

Cancelar

documento

Cancela o documento seleccionado (irreversvel), aparecendo "#CANCELADO#"

na coluna "Estado" da lista principal;

Listagens e

Consultas

Abrir ecr de edio de listagens e consultas ;

Lista de Documentos Existentes

Este ecr utilizado tanto para edio como para consulta de documentos, no possibilitando qualquer alterao

de dados no ltimo caso (uma vez que os campos ficam trancados), com vista a garantir a integridade da

informao do sistema de processamento de documentos. Depois de um documento ter sido emitido e confirmado

apenas poder sofrer alteraes atravs da utilizao do boto na zona de edio de

documentos.

Assistente de


Os campos apresentados na lista podero ser seleccionados e ordenados de acordo

com as preferncias de visualizao. O assistente de parametrizao permite

esta seleco e ordenao dos campos/parmetros a ser visualizados na lista.




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FZ AGROGESTO 2006


respectivamente.

Visualizao e

impresso de listas


4.3 Gesto de ContactosNeste ecr possvel efectuar a gesto de contactos e o apoio administrativo. Desta forma, possvel controlar

os contactos efectuados e recebidos, permitindo a consulta de todos os contactos estabelecidos pela e com a

explorao. Permite ainda a edio de cartas, de faxes, de etiquetas e envelopes.

Zona de Critrios de Seleco/Filtragem

Permite a filtragem dos diferentes contactos estabelecidos e recebidos (ex: telefonemas, cartas, faxes, etc.).

Abrir Parametrizao de

Tipos de Contacto

Permite aceder ao Ecr de Parametrizao dos Tipos de Contacto.

Abrir Ficha de EntidadePermite aceder Ficha da Entidade seleccionada.

Abrir Auxiliar de Filtro de

Entidades

Permite Aceder ao Ecr Auxiliar de Filtragem de Entidades .

Procura RpidaPermite aceder ao ecr da Procura Rpida, permitindo a procura rpida de uma

determinada entidade.

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FZ AGROGESTO 2006

Eliminar Seleco Permite eliminar todas as seleces de documentos j efectuadas.

Data Inicial e Data Final Ao entrar no ecr Gesto de Contactos so apenas disponibilizados os

documentos respeitantes ao ano corrente. A lista possibilita, no entanto,

seleccionar qualquer data inicial e final que se queira consultar.

Filtro de DatasPermite aceder ao ecr auxiliar de seleco de datas, onde podero ser

estabelecidos intervalos de datas de modo diferente ao indicado acima.

Aces e Apoio Administrativo

Criar Novo Permite criar um novo contacto para a(s) entidade(s) seleccionadas. Ao seleccionar-se

novo contacto, abre-se uma ficha totalmente vazia para preencher a informao relativa

ao contacto efectuado.

Em primeiro lugar necessrio seleccionar se o novo contacto a registar foi estabelecido

ou recebido. De seguida torna-se necessrio preencher os outros campos.

Canal: Permite escolher o canal pelo qual foi efectuado o contacto. O canal pode ser

parametrizado atravs de .


FZ AGROGESTO 2006

Tipo: Escolha do tipo de contacto que foi efectuado. O tipo de contacto pode ser

parametrizado a partir deste ecr. Para isso basta seleccionar .

N/Ref.: Introduo da referncia da empresa, relativamente ao tipo de contacto

estabelecido. Esta referncia pode ser inserida automticamente se for parametrizada

aquando da parametrizao do canal.

V/Ref.: Introduo da referncia dos tipos de contactos recebidos.

Entidade: Escolha, de entre as entidades parametrizadas, aquela em que foi

estabelecido ou recebido o contacto.

Pessoas: Permite associar qual a pessoa da entidade causa contactada.

Produto: Permite associar um artigo dos parametrizados em Artigos .

Trabalhador: Registo do trabalhador que efectuou ou recebeu o contacto.

Assunto: Registo do assunto do contacto. Por baixo do campo assunto existe uma caixa

onde pode ser inserida uma nota ou uma descrio sobre o contacto efectuado/recebido.

: Permite abrir o ecr de edio de cartas e faxes .

Ficheiro: Permite associar um ficheiro do tipo Microsoft Word ao contacto. Para associar o

ficheiro o utilizador tem em primeiro lugar de seleccionar e depois localizar o ficheiro

pretendido.

Depois do ficheiro ser localizado, a sua localizao fica referenciada no contacto.

Se o utilizador seleccionar , o ficheiro localizado aberto no Microsoft Word.

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FZ AGROGESTO 2006

Por fim, para que o contacto fique registado necessrio clicar em OK.

Abrir Contacto Permite abrir o contacto seleccionado.

Apagar Contacto Elimina o contacto seleccionado.

Editor de Cartas e

Faxes

Permite abrir o ecr de edio de cartas e faxes .

Listagens e

Consultas

Abre um ecr que permite efectuar as listagens presentes em Listagens Entidades,

Listagens Parametrizadas e Listagens Adicionadas .

Fichas Entidade Impresso de um relatrio com a ficha da entidade seleccionada.

Listagem

Entidades

Impresso de um relatrio com a listagem de todas as entidades seleccionadas.

Listagem TelefonesImpresso de um relatrio com a listagem das moradas e telefones das entidades

seleccionadas.

Envelopes Impresso de Envelopes com as moradas das entidades seleccionadas.

O utilizador pode configurar o envelope, nomeadamente no que diz respeito incluso ou

no da informao do destinatrio, do remetente e do logotipo.

Para pr-visualizar e imprimir o utilizador necessita de confirmar.

NOTA: A impresso de envelopes apenas possvel para envelopes do tipo DL 110x220 mm.

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FZ AGROGESTO 2006

Etiquetas Impresso de Etiquetas com a designao e as moradas das entidades seleccionadas.

O utilizador pode configurar o tipo de etiquetas que pretende imprimir.

Para pr-visualizar e imprimir o utilizador necessita de confirmar.

NOTA: A impresso de etiquetas apenas efectuada em dois tipos: Avery n 3423 (105x35 mm)

e Avery 3422 (70x35 mm).

Lista de Contactos

Assistente de




permite esta seleco e ordenao dos campos/parmetros a ser visualizados na

lista.





de listas



respectivamente.

4.3.1 Seleco de Contactos para Mailling neste ecr que o utilizador selecciona as entidades para as quais vai efectuar os novos contactos, editar cartas

ou faxes, pedir listagens e consultas ou mesmo imprimir envelopes e etiquetas.

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FZ AGROGESTO 2006

No quadro da esquerda o utilizador pode filtrar as entidades pelo tipo de classificao, que por sua vez so

apresentadas no quadro central. Neste quadro esto assim presentes as Entidades Disponveis para seleco.

Para seleccionar uma entidade, basta ao utilizador seleccionar a entidade pretendida do quadro central e pass-la

para o quadro da direita - Entidades Seleccionadas - atravs da seta . Para seleccionar todas as entidades

disponveis selecciona-se a seta .

No caso do utilizador querer retirar alguma das entidades seleccionadas, dever seleccionar primeiro a entidade

em causa e depois a seta . Se optar por retirar todas as entidades basta seleccionar a seta .

NOTA: Se o utilizador pretender no quadro central, das Entidades Disponveis, seleccionar mais do que uma entidade,

basta seleccionar as entidades pressionando a tecla de Ctrl.

O campo em branco por cima das entidades disponveis, permite a procura rpida alfabeticamente.

O ecr disponibiliza os seguintes comandos:

Filtros Rpidos Os filtros rpidos permitem filtrar as entidades a listar por Tipo de

Classificao. Os tipos de classificao so criados e organizados atravs da

janela disponibilizada pelo boto .

Lista de Filtros A lista de filtros permite filtrar as entidades a listar atravs de critrios

aplicados aos parmetros registados nas prprias.

Auxiliar de parametrizaoAbre uma nova janela que permite criar tipos de classificaes e classificaes

para organizar as entidades

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FZ AGROGESTO 2006

Expandir rvoreExpande a rvor

facturacao manual excel

Documents

tipos de documento

ficha de artigos

impresso de documentos

assistente parametrizao

perfis de impresso

consultas de entidades

ficha de entidade

variantes de documento