facto middagcongres 2015: welke rol geeft u de cateringpartner
TRANSCRIPT
Welke rol geeft u de cateringpartner? Joost Mors & Anton Daamen MFM
www.factomagazine.nl/opleidingen
Wie is Wie?
Anton Daamen MFM adviseur/eigenaar Sense FM
Joost Mors Director Hospitality & Services 2
1. Scope dienstverlening Nyenrode
2. Best Value Procurement Nyenrode
3. Klant in de hoofdrol
4. Stellingen
5. Praktijkervaring
6. Resume
Inhoud
3
1. Scope dienstverlening / percelen
5
Perceel 1 Bedrijfscatering
Mensa (selfservice)
Lakei: restaurant
Banqueting
Plesman hotel & bar
Verkoop automaten
Coffee Corner
Perceel 2: Premium
Feesten en partijen
(in- en extern)
Perceel 3: Vending
koffiemachines
Facts Nyenrode
De enige private universiteit van NL anno 1946
Landgoed ca 60 ha, 13e eeuws kasteel
346 vaste medewerkers
4.750 studenten fulltime of parttime
27 nationaliteiten
300 wooneenheden op campus (t.b.v. voltijd studenten)
2 hotels | 99 kamers (t.b.v. deelnemers executive opleidingen)
Ca 90% cateringomzet is Banqueting of Premium catering
24/7 | 365 dagen per jaar
Per jaar 40 tot 50 duizend personen cateringdienstverlening
Sinds januari 2014 verzorgt Vermaat Groep de bedrijfshoreca.
J.J. Darboven / Shaerer is warme dranken leverancier (onderaannemer).
Vermaat, Vineyard en MPS verzorgen Premium Catering.
1. Scope dienstverlening / facts
6
Inkoopteam
1. Nadruk Nyenrode ligt op de hoogste toegevoegde waarde voor de
laagste prijs (Best Value), belang van kwaliteit is 70% en prijs 30%
2. Geen Europese aanbesteding. Nyenrode is een private Universiteit.
Pre-selectie door middel van Request for Information.
2. BVP Nyenrode
7
1. Inventarisatie
2. Beleid
4. Aanbesteding
3. Specificatie
5. Implementatie
0. Voorbereiding
Stuurgroep Klank-
bordgroep
2. BVP Nyenrode
BVP op Nyenrode
Gunningsfase
Scopedocument, risico en kansendossier (visie inschrijvers)
Cases
Beoordeling (mede door klankbordgroep + expert duurzaamheid)
Bedrijfsbezoeken & interviews sleutelfunctionarissen
Clarificatie
Pre-award fase
Plan van Aanpak
Tasting !
Banquetingbooks
8
3. Klant in de hoofdrol
Klankbordgroep:
-inventarisatie/beleid/beoordeling/implementatie
Workshop Beleidsontwikkeling
Brainstorm over kwaliteit, wensen,
behoeften, perceptie en gevoelswaarde
Diversiteit doelgroepen realiseren
Duidelijke doelstellingen bepalen de koers
9
3. Klant in de hoofdrol
10
3. Klant in de hoofdrol
Visie
Catering vormt een integraal onderdeel van de opleidingen en programma’s van Nyenrode.
Catering draagt bij aan de “Nyenrode Experience” en ondersteunt de value of stewardship.
Naast een kwalitatief goede en eigentijdse verzorging van eten en drinken
spelen de voorzieningen en kenmerkende aspecten van het landgoed ook een belangrijke rol bij ontmoeten,
overleggen en ontspannen. Catering is voor Nyenrode een belangrijke ondersteunende dienst. Het heeft effect
op het welbevinden van studenten, medewerkers en klanten en draagt mede bij aan het beeld dat gasten,
bezoekers en (potentiële) studenten opdoen bij bezoek aan Nyenrode.
Visie en ambitie
11
4. Stelling - beleid
Stelling:
De interne klant is leidend bij het opstellen
van het cateringbeleid?
INVENTARISATIE & BELEID
Stelling:
De huidige situatie is het vertrekpunt voor
de dienstverlening in plaats van de
gewenste situatie?
12
13
Stelling:
Een tasting heeft geen toegevoegde waarde!
Het is geen werkelijk beeld van toekomstige
dienstverlening!.
Tasting
4. Stelling - Tasting
Kwaliteit
KostenKlant-
beleving
K3 model (Sense FM ©)
Borging prestaties
4. Stelling - borging
Stelling:
Prestaties meten, KPI’s? vind ik niet nodig
want ik heb een prima relatie met mijn
cateraar.
14
5. Praktijkervaring
Ervaring Nyenrode in proces
Toegevoegde waarde BVP
Inschrijvers moeten wennen
Risico’s en kansendossier
Duidelijkheid
Implementatie tijd
15
5. Praktijkervaring
Tips voor effectieve aanpak BVP in catering
1. Stel klankbordgroep samen uit diverse doelgroepen/ gebruikers
2. Betrek klankbordgroep in alle fasen BVP proces: inventarisatie,
beleidsvorming .
3. Zorg voor goede inventarisatie
4. Benoem geen plafondbedragen, indien kosten onvoorspelbaar zijn
5. Organiseer een tasting en stel bij waar nodig.
6. Leg tasting vast
7. Hanteer productprijzen als richtlijn, geef geen vrijbrief.
16
OG: Opdrachtgever (Joost Mors)
SF: Extern Adviseur Sense FM (Anton)
IT: Inkoopteam
SG: Stuurgroep
CM Contractmanager Catering NBU (Ilanit)
JZ Jurist / secretaris NBU
KG: Klankbordgroep
ES Events & Sales (Jiska)
MP: Mijlpaal
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42
0 Voorbereidingsfase
0.1 Opstellen detailplanning
0.2 Opstellen Project Initiatie Document
0.3 Goedkeuren Project Initiatie Document
0.4 Samenstellen Projectgroep (inkoopteam) OG SG
1 1. Inventarisatiefase
1.1. Opstellen inventarisatiebestanden en instructie SF IT ES OG
1.2 Uitvoeren inventarisaties ES IT SF
2 2. Beleidsfase
2.1 Workshop cateringbeleid IT/SF IT KG SG
2.2 Opstellen concept en defnitief beleidsplan IT/SF IT SG MP
3 3. Specificatiefase
3.1 Opstellen (RFI) / input gegevens IT/SF OG SG
3.2 Vaststellen uitgangspunten voor exploitatie IT/SF OG
3.3 Vaststellen beoogde contractvorm en -duur IT/SF OG
3.4 Vaststellen contract management systematiek IT/SF OG
3.5 Opstellen PvE en offertedocument IT/SF OG JZ SG
3.6 Ontwikkelen/opstellen inschrijvingsmodellen IT/SF OG
3.7 Opstellen conceptovereenkomst IT/SF OG JZ SG
3.8 Offertetermijn IT/SF OG
4 Gunningsfase: beoordeling en gunning
4.1 Verzenden aanbestedingsdocumenten IT/SF OG JZ MP
4.2 Locatieschouw IT/SF OG KG
4.3 Opstellen nota van inlichtingen (2x) IT/SF OG JZ
4.3a. Indienen offerte MP
4.4 Beoordelen voorstellen adhv beoordelingsmatrix IT/SF OG KG SG
4.5 Bidclarification (presentatie cateraars) IT/SF OG KG
4.6 def beoordeling en opstellen gunningsrapport IT/SF OG JZ
4.7 Interne besluitvorming en gunning PM SG JZ IT/SF MP
5 Implementatie
5.1. Presentatie catering 2014 NBU en verder IT/SF OG KG SG
5.2 Ondertekenen Contractdocumenten CVB SG JZ MP
5.3 Implementatieplan bespreken CM IT/SF OG
5.4 Implementatie gesprekken CM IT/SF OG
SF
Legenda projectbetrokkenen Legenda RACI-model:
R (Responsible); Uitvoerende
A (Accountable); (eind)verantwoordelijke
C (Consulted); Adviseur/deskundige
I (Informed); Wordt achteraf geinformeerd
Richtlijnen:
- Per op te leveren resultaat/proces is er precies één A.
- Per taak zijn er één of enkele personen R.
Activiteiten: NBU tender cateringRespon
sible
Accoun
table
Consul
tedInformed
februari maart augustus September Oktober
n.v.t
juliapril mei juni
n.v.t
n.v.t
6. Resume
17
Leadership • Entrepreneurship • Stewardship
Beleidskader catering
Inkoopteam
[email protected] +31 (0)346-291 291 www.nyenrode.nl
27 maart 2013
Contactgegevens
Sense FM Grebbeberglaan 15 3540 AB Utrecht [email protected] www.sensefm.nl Anton Daamen MFM 06-55707999
Sense FM adviseert en ondersteunt organisaties in het optimaliseren van
de facilitaire dienstverlening door met gezond verstand te zoeken naar de
best passende oplossing. Sense FM richt zich met name op beleid,
beheer, inkoop en contractmanagement.
18
Contactgegevens
19
Nyenrode Hospitality & Services
Als dé gastvrije en facilitaire dienstverlener van Nyenrode Business Universiteit willen wij de best
passende oplossingen aanbieden voor onze studenten, deelnemers, bezoekers en medewerkers. Wij
dragen bij aan het creëren van een topomgeving voor onderwijs en onderzoek. Gastvrijheid en
betrokkenheid staan bij Nyenrode Hospitality & Services hoog in het vaandel.
zie ook www.nyenrodehospitality.nl