Sliter din virksomhet med at mengden avinformasjon er overveldende og voksende?Virker det enklere å google etter informa-sjon enn å finne den internt? Sendes detofte store vedlegg til e-post som gjør at tinghenger eller stopper helt? Har virksomhetentverrgående oppgaver som bruker informa-sjon og dokumenter som ligger i ulike sys-tem som ikke snakker sammen?

De tradisjonelle utfordringeneTradisjonelt ligger informasjonen du treng-er flere steder og du må gjerne logge degpå hvert enkelt system. Informasjonen lig-ger i arkivsystem, fagsystem, e-post, fel-lesområde eller hjemmeområde. Det kanvære en stor utfordring for mange å finnefrem til informasjonen, samtidig som detgjerne lages manuelle lister for hvilke opp-gave som skal utføres først og sist.

Disse problemene kan løses ved å bruke etinformasjonshåndteringssystem som gjør

det mulig å organisere en virksomhetsustrukturerte informasjon, uansett hvordenne informasjonen befinner seg.Informasjonen finnes i mange formater somdokumenter, e-post, bilder, kart, xml ogvideo, for å nevne noen. Mye indekseringkan skje i automatiserte prosesser, slik atman slipper å føle seg som en arkivar.

Kontroll på arbeidsflytenEn stor gevinst i informasjonshåndterings-systemet er arbeidsflytfunksjonen sombeskriver prosessen fra en oppgave oppstårog initieres til den er ferdig. En arbeidsflytstarter ofte med opprettelse av et doku-ment, men det kan også være andre hand-linger, som for eksempel registrering avdata i en allerede eksisterende tabell.

Hvis vi tar et eksempel med en nytilsatt, såstrekker denne prosessen seg helt fra søk-nad, intervju og tilsetting til oppstart ogopplæring i virksomheten. I løpet av denne

prosessen er det en rekke ting som skalforegå, deriblant opprettelse av en rekkedokumenter, men også andre handlingersom registrering i AD, lønns- og personalsy-stem, produksjon av adgangskort m.m.Informasjonshåndteringssystemet legger tilrette for at enkle og kompliserte arbeids-flyter kan settes opp, slik at de riktige per-sonene involveres og den riktige informa-sjon er tilgjenglig for at den totale oppga-ven kan løses.

Arbeidsflyt kan også settes opp for å iva-reta et enkelt dokuments livsløp, fra detoppstår til det arkiveres eller slettes. Flerepersoner kan ha behov for å samhandle

è

Mange virksomheter sliter fremdeles med gjenfinning, utdatert informasjon og uforståeli-ge informasjonssystemer. Heldigvis går verden fremover. Moderne informasjonshåndte-ringssystemer hjelper deg til å skape og gjenfinne informasjon uansett hvilket systemden befinner seg i, istedenfor å forvirre deg med enda mer som må læres og forstås.

Tema: samhandlingè www.steria.no/guide

Få kontroll over informasjonsflommen

– Hvor ofte lurer du på om duegentlig jobber på siste versjonav dokumentet?

rundt det samme dokumentet. Det er vik-tig å ha med seg at ”arkivert” ikke betyrdet samme som utilgjengelig. Dokumentetkan likevel gjenbrukes og har ofte fortsattverdi i andre prosesser. Men det lagreskun ett sted.

Prosessorientert informasjonMange vil nok spørre seg om det ikke hol-der at man installerer et søkeprogram somsøker på tvers av alle systemene? Det opp-leves dessverre ofte at søkefunksjoner ikkefungerer tilfredsstillende. Du finner likevelikke det du leter etter, og tilgangene erstyrt ut fra hvem som er sjefen din, ikke avroller og arbeidsoppgaver.

Tradisjonelle informasjonshåndterings-system har hatt hovedfokus på innholdet.De har hatt støtte for prosesser knyttetdirekte til innholdet, men ingen standardstøtte for hele arbeidsprosessen.Fremtidsrettede informasjonshåndteringssy-stem er orientert mot prosesser fremfordokumenter. De har rolletilpassede søk,ulike typer filtre og versjonskontroll. Ulikeregelsett kan settes opp på forhånd iinformasjonshåndteringssystemet, slik atkrav som virksomheten må foreholde segtil blir fulgt i prosessene og søkene.Som en illustrasjon kan vi se på utviklingen

fra papirbilder i fysiske album til digitalebilder. De digitale bildene (filene) påføresmetadata. Noen av disse kan påføres auto-matisk, for eksempel dato for når bilde bletatt, versjon, hvem som var fotograf ogGPS-koordinater (sted). I tillegg kan dusette på egne metadata som er viktige fordeg, for eksempel ordet ferie, personer påbildet etc. Søkbarheten og bruksmulighe-tene blir brått vesentlig forbedret. Hvis duleter etter et bilde på papir, så må du i defleste tilfeller vite NÅR bildet ble tatt. I enbildedatabase kan det holde at du vet navnet på en av personene på bildet.

Forenklet brukergrensesnitt med portalDet er irriterende å gjøre arbeid om igjenog det er irriterende å bruke penger påenda et nytt system. Med et godt funge-rende informasjonshåndteringssystem kanalle data være tilgjengelig for alle syste-mer slik at man slipper å skrive sammeinformasjon på nytt. I mange tilfeller erdet også mulig å bruke automatisk data-fangst slik at man ikke trenger å skrive innnoen ting. Er det ikke behagelig at møterautomatisk havner som en påminnelse påtelefonen din og at møtereferatet skrives

mens møte pågår og at alle har tilgang pådet samme referatet etterpå i en signertversjon? Informasjonshåndteringssystemerer bakgrunnssystemer som kan integrereeksisterende systemer; for eksempel fagsy-stemer. La de ansatte bruke de samme sys-temene som de er vant med bare med.Fordelene er at de bare trenger å logge påen gang og har tilgang på mer informa-sjon en de hadde tidligere. Det betyr atman heller ikke trenger å sende alle påkurs for å lære ny systemer, men at detisteden er mulig å fokusere på entusias-men i det nye systemet.

Tilpasset arbeidsflateFor å få god brukervennlighet er en portalmed tilpasset arbeidsflate inngangen tilsystemet. Brukeren skal alltid ha tilgang tilsine mest brukte systemer. Eksisterendesystemer gjenbrukes, men i bakgrunnensnakker systemene sammen slik at du ikkelenger trenger å tenke hvor du skal leteetter informasjon.

Åpenhet i trygge rammerDu trenger ikke være redd for at det skalbli for mye åpenhet. Det ligger et godtrammeverk bak, så det er ikke meningenat du skal dele e-posten din med alleandre ansatte og du kan fortsatt ha klad-der som bare er tilgjengelige bare for deg.Selv når det åpnes for informasjonsflyt påtvers av systemer, organisasjonsstruktur ogansatte er det rammer som hindrer anarki.Alle ansatte har mulighet til å sette doku-menter som private, så et åpent systembetyr ikke et helt gjennomsiktig system.

Ulike roller kan gis spesielle rettigheter isystemet og informasjon kan skjermes påmange nivåer så en, noen, mange elleralle har tilgang. Det er også versjonskon-troll slik at du kan se om du jobber i dennyeste versjonen og hvem som sist gjordeendringer. Brukerdefinerte regler ivaretarvirksomhetens compliance, eller normsik-ring. Dette sikrer både at lovverk, forret-ningsregler og arbeidsflyt følges. Avanserttilgangsstyring gjør at virksomheten kanbestemme nivå for tilgang til informasjo-nen. Regelverket kan også sikre digitalsletting slik at det som skal slettes – og

bare det – fjernes fra systemet. Samtidigkan systemet sørge for sikker langtidslag-ring og arkivering av informasjon. Spor-barhet og gjenfinning er sentrale egenska-per i informasjonshåndteringssystemer.

Ett systemMed krav om en ny filosofi, endringsle-delse og nyutvikling spør du deg sikkertom et informasjonshåndteringssystem erverd tiden og pengene. Siden virksomhe-tens eksisterende fagsystemer gjenbrukes,er det ikke så mye nyutvikling eller kom-plisert integrering som skal til. Med kjentehyllevaresystem trenger de ansatte mini-malt med opplæring. Det er likevel en litenterskel i å få hele virksomheten til omfav-ne den nye åpenhetsfilosofien.

Imidlertid skal det ikke så mye overtalelsetil når alle forstår hvor mye tid som sparesved å unngå bortkastede søk og håpløsgjenfinning.

Informasjonshåndteringssystemer gir deg tilgang til all informasjonen fra enkjent arbeidsflate. Du trenger ikke lære enda et nytt verktøy.

© 2010 Steria AS. Versjon: 2010-09-27

Thomas HeiskelE-post: thh@steria.no / Tlf: 905 15 900

Steria ASBiskop Gunnerus’ gate 14APostboks 2, N-0051 OSLO

è Gå inn på www.steria.no/guide og få tilgang til et helt bibliotek med gratis 3-minutters guider.

Kontak

t– Fremtidsrettede informasjons-håndteringssystemer fokusererpå prosesser, ikke dokumenter.

– Innføring av et moderne systemfor informasjonshåndtering erkanskje enklere enn du tror.