expert/m plus - klusostore1.wkb.beklusostore1.wkb.be/updates/audit automation/doc/aa m… · web...

Audit AutomationMS Office integratie

www.kluwer.be/software

InhoudsopgaveINTEGRATIE MS OFFICE EXCEL..........................................................................................................................2

ALGEMEEN....................................................................................................................................................................2

EXPORT NAAR EXCEL.....................................................................................................................................................2

EXCEL PLUGIN: IMPORTEREN IN EXCEL.........................................................................................................................3

Linken met dossier...................................................................................................................................................5

Gebruik van de functies...........................................................................................................................................5

Codes voor de gegevens uit Audit Automation........................................................................................................7

Update materialiteitscijfer in Audit Automation...................................................................................................12

INTEGRATIE MS OFFICE WORD.........................................................................................................................13

ALGEMEEN..................................................................................................................................................................13

EXPORT NAAR WORD...................................................................................................................................................13

WORD PLUGIN.............................................................................................................................................................13

Codes voor de gegevens uit Audit Automation......................................................................................................14

INTEGRATIE MS OFFICE OUTLOOK.................................................................................................................16

ALGEMEEN..................................................................................................................................................................16

User file..................................................................................................................................................................16

Staff details file......................................................................................................................................................17

DOORSTUREN NOTE, REPORT,......................................................................................................................................18

Audit Automation MS Office integratie 1

Integratie MS Office EXCELAlgemeenDe bedoeling van deze integratie is de mogelijkheid hebben om codes in Excel te combineren met informatie uit Audit Automation (AA) en deze op elk gewenst moment te kunnen versturen of vernieuwen.De werkwijze is gebaseerd op codes, unieke codes die data uit het gekoppelde AA-dossier zullen opvragen. Deze codes kunnen volledig in Excel geïntegreerd worden en gecombineerd worden met andere Excelfunctionaliteiten. Het grote voordeel is dat u eigen werkbladen kunt samenstellen en vrij eenvoudig en automatisch de data kunt importeren. De werkbladen worden dus als AA-templates gecreëerd en kunnen op elk moment aan elk dossier worden gekoppeld.Hiervoor wordt een Excel plug-in meegeleverd die na het installeren extra opties toevoegd aan de menubalk en extra Excelfuncties levert.Hoewel de bedoeling hoofdzakelijk is om data uit de client te halen en in Excel te importeren, is er ook de mogelijkheid om het resultaat van een materialiteitsberekening, in Excel, terug in het dossier te importeren door het aanduiden van de cel met het resultaat van de berekening.Nog een voordeel is dat deze templates zowel vanuit het dossier kunnen worden opgestart maar ook rechtstreeks in Excel zonder de client zelf te moeten opstarten. Enige voorwaarde is dat de template aan het dossier is gekoppeld.

De identificatie van de gegevens die moeten worden opgehaald wordt dus bepaald door de locatie van de template en heeft de volgende voordelen:a. Er is in het bestand zelf geen verwijzing nodig naar het dossier.b. Eenmaal bij het dossier gevoegd is er geen pathverwijzing nodig en kunnen de

gekoppelde templates overal geconsulteerd worden.c. Documenten kunnen eenvoudig tussen de verschillende dossiers gekopieerd worden

en met een eenvoudige refresh de bijhorende data ophalen.

Export naar ExcelLijsten zoals checklists kunnen nu naar Excel worden geëxporteerd voor verslaggeving en eventuele verdere verwerking.

Via de knop worden de gegevens van de lijst, zoals getoond op het scherm, in een Excelwerkblad geopend.


Excel plugin: importeren in Excel Installatie plugin

Om de excelintegratie te kunnen toepassen, dient u de excelplugin te installeren. De Excelplugin kunt u downloaden via de Wolters Kluwer website (Nuttige tools). De excelplugin unzipt u op een plaats naar keuze. Om de installatie te beginnen, start u de setup.exe.Het uitvoeren van de setup brengt u naar het volgende scherm:

U doorloopt de installatiewizard met behoud van de voorgestelde instellingen, tot u voltooien krijgt. Indien u na de installatie gebruik wenst te maken van de plugin is het aan te raden uw computer opnieuw op te starten.

Indien u de installatie van de excelplugin opnieuw wenst uit te voeren of u wilt deze verwijderen, dan verschijnt het volgende scherm wanneer u de setup.exe opnieuw uitvoert:


Gebruik van de Excelplugin

Het installeren van de Excel Plugin geeft een nieuwe menuoptie, nl. CCH Audit Automation.

Na de installatie van de Excel plugin is het mogelijk dat u de computer opnieuw moet opstarten om alle nieuwe functionaliteiten actief te krijgen.

Refresh Data:de codes worden geupdated met de huidige gegevens uit AA. Sommige codes worden onmiddellijk ingevuld met de actuele gegevens, voor andere dient u steeds manueel opdracht te geven deze te refreshen. Bij wijzigingen in zowel Excel als in AA, dient u voor een correcte weergave van de cijfers, steeds een refresh uit voeren.

Set Source cell: aanduiden van de cel waarin het resultaat van de materialiteitsberekening zich bevindt (zie update materialiteitscijfer in Audit Automation).

Update Audit Automation: de inhoud van de Source cell (materialiteit) importeren in AA

Het Excelwerkblad moet gekoppeld zijn aan de client m.a.w. zich bevinden in de map “Document” in de klantdirectory (zie linken met dossier)

Enkel de eerste lijn van de Suggested materiality wordt ingevuld bij de import.

List of functions: hier komt een overzicht van de verschillende Audit Automation functies (deze is momenteel nog niet beschikbaar).

Error: wanneer fouten zich voordoen, verschijnt met het aantal fouten. Hierop klikken zorgt ervoor dat de cel wordt aangeduid waarin zich een foutieve code bevindt.


Linken met dossierOm te weten welke data de codes precies moeten weergegeven, dient het document of template aan de juiste client gekoppeld te zijn in de map document. Deze verwijzing kan op twee manieren gebeuren:

door de template manueel in de folder document van het dossier te kopiëren.

Het kopiëren van de template naar de map document gebeurt automatisch wanneer de exceltemplate in het dossier zelf wordt toegevoegd.

Gebruik van de functiesNa de installatie van de plugin en eventueel het al koppelen van het document aan de juiste klant, moet nu worden aangeduid welke data precies zal moeten worden overgenomen en waar deze in Excel terecht moet komen. Dit gebeurt door middel van codes.Codes kunnen manueel worden ingegeven en zijn opgebouwd net als elke andere Excelfunctie. Eenvoudiger en veiliger om fouten te voorkomen, is het werken via het “invoegen functie”.


In het scherm “Invoegen functie” vindt u een extra categorie “CCH.Audit”. Wanneer u deze selecteert verschijnen 5 nieuwe functies:

Na de installatie van de Excel plugin is het mogelijk dat u de computer opnieuw moet opstarten om deze nieuwe functionaliteiten actief te krijgen.

Naargelang de geselecteerde functie krijgt u invulvelden waarin u de codes (bv. datatype) ingeeft:


Codes voor de gegevens uit Audit Automation

De plugin stelt een aantal nieuwe Excel functies ter beschikking die de gebruiker kan toepassen gelijkaardig aan de standaard Excelfuncties, dus (automatisch) voorafgegaan door een “=”..De momenteel beschikbare functies zijn de volgende: AAData – AANominal – AARange – AAJournals – AAPARData

AADataFunctie Actie

= AAData(“Data_Type”)

Deze functie resulteert in volgende data:

DocReference AA referentie toegewezen aan het document.

Title DocumenttitelAuthor Auteur die het document in AAAuditArea Naam van de audit area in welke het

document is gekoppeldUser De ingelogde gebruiker in AACode Klantcode in AAName Klantnaam in AAPeriodStart Lopende verslagperiode: startdatumPeriodEnd Lopende verslagperiode: einddatumPartnerInit Initialen van de partner 1

ManagerInit Initialen van de manager 1

SeniorInit Initialen van de senior 1

JuniorInit Initialen van de junior 1

PartnerName Naam van de partner 1

ManagerName Naam van de manager 1

SeniorName Naam van de senior 1

JuniorName Naam van de junior 1

RefreshDate Huidige datum

1 wanneer er meerdere personen van éénzelfde level bestaan, zullen steeds alle namen worden voorgesteld.


Bv.

AANominalFunctie Actie

=AANominal(Range;“Data_Type”) Deze functie geeft één

resultaat voor de gevraagde rekening of reeks

De range of bereik van de algemene rekeningen kan bestaan uit:

999999999 Rekeningnummer 1 algemene rekening

999999999: 999999999

Afgelijnde reeks algemene rekeningnummers

Mogelijke “DataType” zijn:

TB0 ...

TB9

Balanscijfers waar TB0 = huidige verslagperiode TB1 = vorige verslagperiode... tot TB9.

AdjustingTotaal van alle agreed adjusting journals

ReclassificationTotaal van alle agreed reclassification journals

AllJournalsTotaal van alle agreed adjusting and reclassification journals

Volgende DataType is enkel mogelijk bij één algemene rekening (niet bij een reeks):Name Naam algemene rekeningAlphaCode De alfacode van de

algemene rekening.

Wanneer een reeks algemene rekeningen wordt opgevraagd, dient u de reeks steeds zelf tussen aanhalingstekens te plaatsen, bv. “200000:259999”. Dit gebeurt, in tegenstelling tot bij de andere codes, niet automatisch bij de algemene rekeningen. Bij één algemene rekening is dit niet van toepassing.


Bv.

AARangeFunctie Actie

=AARange(Range;“Data_Type”;”DataType”;”DataType”;...) Deze functie geeft alle

gevraagde data voor alle algemene rekeningen binnen de voorgestelde reeks.Gegevens worden enkel getoond wanneer er een resultaat bestaat indien er numerieke data wordt opgevraagd. Wanneer geen numerieke data wordt gevraagd, worden alle algemene rekeningen binnen de gevraagde reeks voorgesteld.



999999999: 999999999



TB0 ...

TB9

Balanscijfers waar TB0 = huidige verslagperiode TB1 = vorige verslagperiode... tot TB9.

AdjustingTotaal van alle agreed adjusting journals

ReclassificationTotaal van alle agreed reclassification journals

AllJournalsTotaal van alle agreed adjusting and reclassification journals

FinalTB Balans na alle agreed journals

Name Naam algemene rekening

AlphaCode De alfacode van de algemene rekening.

Number Algemeen rekeningnummer



AAJournalsFunctie Actie

=AAJournals(Range;“Data_Type”;”DataType”;”DataType”;...) Deze functie resulteert in

het weergeven van alle opgevraagde algemene rekeningen waarvoor een journaallijn werd ingegeven met daarbij de gevraagde data.



999999999: 999999999



AccountNumberAlgemeen rekeningnummer waarop in het journaal werd geboekt.

AccountNameDe naam van de algemene rekening in het journaal

ClientCodeKlantcode ingegeven in het journaal

JournalNumber Het journaalnummer

Type Type van het journaal: adjusting of reclassification.

Narrative De omschrijving (narrative) in het journaal.

WPReference De gebruikte Working paper reference


Amount Het bedrag van het journaal


AAPARDataFunctie Actie

=AAPARData(“Data_Type”;”DataType”;”DataType”;...) Deze functie geeft de

gevraagde data weer voor elke lijn van de Preliminary Analytical Review.


Preliminary Preliminary TB cijfers

Final Final TB cijfers

Comparative Vergelijkende gegevens

Variance Verschil tussen Final en Comparative

%Variance Verschil procentueel uitgedrukt


Wanneer bij een refresh of herberekenen van de cijfers meer of minder lijnen nodig zijn om de gegevens te tonen, zal het programma zelf lijnen toevoegen of verwijderen, wat belangrijk kan zijn naar de opmaak van het document toe.


Update materialiteitscijfer in Audit AutomationActiverenDe bedoeling van deze update is dat het resultaat van een materialiteitsberekening in Excel kan worden gebruikt om de berekende materialiteit in Audit Automation bij te werken met een eigen, onafhankelijk van Audit Automation berekende uitkomst.Om de berekening van AA uit te schakelen en zo een eigen materialiteitsberekening te kunnen importeren, moet u deze “onderdrukken” via het Masterpack.Het onderdrukken gebeurt via Materiality in het Masterpack waar u kiest voor “Calculation” in het scherm Materiality base calculations.

In het scherm Materiality calculation matrix vinkt u aan.

Werkwijze in ExcelDe Excel plugin geeft hiervoor twee menu opties mee: “Set source cell” en “Update Audit Automation”. Hier is het belangrijk dat het Excelwerkblad gekoppeld is aan de klant m.a.w. het moet zich bevinden in de map “document” in de klantdirectory (zie Linken met dossier).Enkel de eerste lijn van de Suggested materiality wordt geïmporteerd en ingevuld!

Bij “Set source cell” wordt een ingavescherm opgestart waarin de geselecteerde cel wordt voorgesteld en de locatie van de doelcel kan worden ingegeven.

Na het aanduiden van de cel, wordt via de optie “Update Audit Automation” het resultaat in AA geïmporteerd:

Wanneer het resultaat wijzigt, bv. door een refresh van de data, moet de import van de materialiteit steeds opnieuw gebeuren.


Het openen van het Excelblad houdt niet in dat er automatisch een refresh of herberekening gebeurt van de data. De data worden steeds getoond zoals ze de laatste maal werden bewaard.


Integratie MS Office WORDAlgemeenIndien u dit wenst, hoeft u niet langer gebruik te maken van de Word Processor in Audit Automation, maar kunt u uw eigen Worddocumenten en templates opmaken, onafhankelijk van het masterpack, en deze aan een dossier koppelen. In een eigen layout kunt u, d.m.v. codes data uit Audit Automation importeren in het door u opgemaakte Worddocument. Zo kunt u een standaarddocument creëren en nadien koppelen aan zoveel dossiers als u zelf maar wilt zonder het document opnieuw te moeten samenstellen. De enige voorwaarde is dat het Worddocument gekoppeld wordt aan de klant.De werkwijze gebeurt iets anders dan bij de Excel-integratie, al blijft het principe wel behouden: via codes de mogelijkheid hebben om de de data in Word up te daten a.d.h.v. informatie en gegevens uit Audit Automation.

Export naar WordLijsten zoals checklists kunnen eveneens naar Word worden geëxporteerd.

Via de knop worden de gegevens van de lijst, zoals getoond op het scherm, in een worddocument geopend.

Word plugin Installatie plugin

Om de Wordintegratie te kunnen toepassen, moet de wordplugin geïnstalleerd worden. Deze kunt u downloaden via de Wolters Kluwer website (Nuttige tools). De wordplugin unzipt u op een plaats naar keuze. U krijgt een directory “publish”. Om de installatie te beginnen, start u de setup.exe in de map “publish” op.Het uitvoeren van de setup brengt u naar een volgend scherm:

U kiest voor Install en de plugin wordt geïnstalleerd. Ook hier is het aan te raden uw computer opnieuw op te starten.


Het installeren van de Word Plugin geeft een nieuwe menu optie, nl. CCH Audit Automation.

Codes voor de gegevens uit Audit AutomationVia de nieuwe menu optie krijgt u twee nieuwe mogelijkheden voor het uitwisselen met Audit Automation: Refresh Data en Insert Fields.

Refresh Data: de codes worden geupdated met de huidige gegevens uit het AA-dossier.

Insert Fields: invoegen van de codes in het Worddocument.

Wanneer u kiest voor Insert Fields, verschijnt het volgende scherm:


Hiermee kunt u de codes aan uw Worddocument gaan toevoegen.Momenteel zijn er twee catergorieën beschikbaar:

System Data: algemene gegevens die verwijzen naar uw firma zelf, die de audit voert

Client Data: gegevens die verwijzen naar de klant of het dossier

System Data

- Current date: huidige datum- Your firm’s name: naam auditkantoor- Your firm’s address line 1 – 5 : adresgegevens auditkantoor- Audit Automation reference: de aan het document gekoppelde referentie- Document title: titel gegeven aan het Worddocument- Document author: auteur toegekend aan het Worddocument- Name of audit area in which document is filed: volledige naam van de audit

area aan welke het document is gekoppeld- Current user logged into AA: de ingelogde gebruiker

Client Data

- Client’s audit pack code: dossiercode- Client’s name: dossiernaam- Address line 1 – 5: adresgegevens verdeeld over 5 lijnen- Client’s address: adresgegevens van de klant op één lijn- Client’s name and address: naam en adresgegevens van de klant op één lijn- Date of incorporation: oprichtingsdatum- Day of accounting reference date: verslaggeving (dag)- Month of accounting reference date: verslaggeving (maand)- Trading as: handelsnaam- Company secretary: administratieve zetel- Principal activity: Hoofdactiviteit- Current period end date: begindatum verslagperiode- Current period start date: einddatum veslagperiode- Partner’s initials: initialen partner- Partner’s name: naam partner- Manager’s initials: initialen manager- Manager’s name: naam manager- Senior’s initials: initialen senior- Senior’s name: naam senior


Wanneer u de gegevens refresht ofwel vernieuwt, ziet u de achterliggende code niet meer. Wilt u toch weten welke code precies achter de data zit, kunt u door het veld te selecteren en de functietoets F9 opnieuw de code zien.


Integratie MS Office OutlookAlgemeenMet de integratie van Outlook wordt het voortaan een stuk eenvoudiger om lijsten, nota’s,... door te sturen naar een collega of de klant.

User fileEen veld voor het invullen van het e-mailadres van de gebruiker, werd toegevoegd en kan worden ingevuld via het menu:

File > Edit password and user details

Het veld “E-mail” kan zowel manueel als via het Address book worden ingevuld.


Staff details file

Ook aan het Staff details form werd een extra veld toegevoegd om een e-mailadres toe te voegen. U kunt deze opvragen en aanvullen via

Planning > Staff records

In het overzicht van de Staff details werd voor het weergeven van het nieuwe veld een extra kolom toegevoegd.


Doorsturen note, report,...

Na het opstellen van een Note kan deze voortaan via e-mail worden doorgestuurd naar de betreffende persoon of personen. Na het invullen van de Note wordt via Send een e-mail opgesteld, geadresseerd aan de persoon of alle personen volgens het Level aangeduid onder For the attention of.

Deze werkwijze werd ook voorzien voor Clearing comments en Comment on note being referred.


Rapporten kun ook onmiddellijk via e-mail worden doorgestuurd. Het klikken op de knop Send volgt eerst de werkwijze als Save report, d.w.z. een bestand wordt gecreëerd en wordt bewaard op de door u aangeduide plaats.Hierna start automatisch een e-mail op waaraan dit PDF-bestand gekoppeld wordt.Het subject in de e-mail wordt automatisch ingevuld met de volgende gegevens: “Report from Audit Automation for [klantnaam]. [Naam rapport]”.


expert/m plus - klusostore1.wkb.beklusostore1.wkb.be/updates/audit automation/doc/aa m… · web...

Documents