▪Experience ▪Independence ▪Integrity Licensing & Transition

Road Map

Have a Question?

Need Help?

We’re just a call or click away

800-783-6666

(608)221-4545

www.ccsmadison.com

Who We Are.

Coordinated Capital Securities, Inc. is your full‐service FINRA registered broker dealer and state registered investment advisor founded in 1983. Our network of registered representatives specializes in long term investment plans, asset accumulation and college education planning. 

A successful transition begins with a great plan.

The Licensing & Transition Team is your primary contact with the home office during your first ninety days on board with CCS.  Our goal is to assist you in moving your book of business to CCS with as little disruption as possible.  Remember, following this plan will result in a smoother transition and less “downtime”.  It is also our goal to keep in constant communication with you during this crucial period. 

The CCS Licensing & Transition Team has put together this guide to assist you in your transition to CCS.  This Guide has useful information about the procedures, timelines, contact numbers, and checklists to help you visualize and implement your plan.  Utilizing the tools together will get you off to a great new start with CCS. 

Your Licensing & Transition Team

Tracy Williams, Tracy@ccsmadison.com Administrative Officer Commissions Investment Advisory Services

Robin Urso, Robin@ccsmadison.com First Clearing Liaison Trading Manager Clearing Firm Transition Support

Amanda Kluever, Amanda@ccsmadison.comCompliance Associate Licensing Change of Dealer Appointments Compliance Procedures

Contents

CCS Licensing

Team

The Recruiting

Period

Committed to CCS

Transition

The Recruiting Period Our first step is to get to know each other.

It’s important for us to understand your business goals and the type of business you conduct and where to ensure that we can accommodate it. We accomplish this by an initial consultation with you and we then ask that you complete our Recruit Questionnaire. By obtaining this information we can decide together, if we’re the right fit for you. 

Getting Organized

• Review the CCS Product List and determine if the products you use are approved by CCS.

• Review the CCS New Account Form. You will be required to obtain a new account form for each new or transferred account registration. 

• Confirm the states you are licensed in for securities, insurance and investment advisory activities. Contact Tracy Williams to verify that CCS is appropriately licensed in these jurisdictions to accommodate your account transfer and on‐going business.   

• Review the CCS Independent Contractor Agreement. 

• Review the CCS Compensation Agreement and familiarize yourself with the commission schedule and ticket or clearing charges for brokerage accounts held at First Clearing.  

• Review CCS procedures for Electronic Communications, including email included in the @ccsreps.com Email Account Set Up Form. 

• Disclose all outside business activities to CCS on the pre‐hire questionnaire. Contact the Compliance Department to determine any restrictions or requirements that CCS may have on certain activities. 

• If you have variable insurance business, complete the variable insurance appointment request and submit with copies of your insurance licenses. 

• If you conduct Equity Indexed Annuity business, review CCS’ procedures on the EIA Acknowledgement Form, available through the Compliance Department. 

• If you have advisory business, contact Tracy Williams to discuss options for your fee‐based accounts and other advisory services.  

 

Go to www.ccsmadison.com click on “Join CCS” ►Registration Page ►Recruiting Questionnaire Complete and submit it to CCS by fax 608-221-3015 or by email to Amanda@ccsmadison.com

3 Transitioning Your Clients  Review CCS’ privacy policy and your current broker dealer’s privacy policy and your current Rep Agreement to determine how your clients may be contacted in compliance with firm procedures and Regulation S‐P.  

Take an inventory of your brokerage accounts and determine which types of accounts and services you use in your business and how First Clearing compares with your current clearing firm. Familiarize yourself with CCS and First Clearing account opening documents. Direct any questions to our Trading Manager, Robin Urso. 

Take an inventory of your non‐brokerage (also known as “direct” or “check & app”) accounts and familiarize yourself with CCS’ account opening documents, Change of Dealer Forms, Appointments and Letters of Understanding. These forms are available on the CCS Rep Page (UN coordinated, PW compliance). Direct any questions to our Compliance Associate, Amanda Kluever. 

Formulate your timeframe for obtaining client paperwork and follow‐up. 

Committed to CCS Congratulations on your decision to join the CCS family of brokers!

 Securities Licensing ‐ Proceed to the Registration Page of the “Join CCS” Website. You will find the required Licensing forms on this site, or you can request a Licensing Kit by calling 800‐783‐6666. As an independent contractor, you are responsible for the costs associated with the transfer and or licensure with CCS.  To calculate this cost, complete the Registration/Transfer Fee Calculation Sheet and submit it to CCS with a check made payable to Coordinated Capital Securities, Inc. Upon receipt of your fee, CCS will register or transfer your licenses to our firm.   Insurance Licensing ‐ State Insurance Departments are not uniform in their requirements. It is extremely important to verify that all of your insurance licenses are current before moving to CCS. Send a current copy of each state insurance license to CCS with your other licensing forms.   Variable Insurance Company Appointment ‐ You must get re‐appointed with each variable insurance company you do business with. Provide completed appointment sheets to CCS and we will forward to the insurance companies for processing.  Investment Advisory Services ‐ If you will be providing investment advisory services to customers, complete the Rep Investment Advisory Agreement. Contact a Team Member to familiarize yourself with the advisory services offered through CCS and our clearing firm.  Technology ‐ If your business includes brokerage accounts you will be required to subscribe to Smart Station – our clearing firm’s back office account and trading system. Contact our First Clearing Liaison Robin Urso to request a Smart Station Set Up Sheet and schedule a training session to discuss the available packages, pricing and receive basic training. 

Your next step is to complete all required documents and forms 

to transfer your licenses to our firm 

and receive regulatory and state approval. 

Transition Phase It’s time to roll-up our sleeves and get to work!

Transferring Accounts to CCS

At this point you will need to estimate the amount of time you will need to transfer accounts to First Clearing or process change of broker dealer forms. It is your responsibility to ensure that any implemented plan is in compliance with your current broker dealer and CCS’ privacy policies. Visit our CCS Rep Page and familiarize yourself with our account opening and transfer forms. Contact Amanda Kluever for your user name and password and to schedule your training. For more information on the CCS Rep Page, please refer to the Technology Solutions section of this Guide. 

Business Cards and Stationery

All Branch Offices are required to have business cards and letterhead to be used with your securities or investment advisory clients. You will need to have all business cards, letterhead and all other advertising pre‐approved by CCS.  

Depending on how you do your business, your stationery options may vary. You may use CCS’ name, logo and layout or design your own. You may use a business name other than Coordinated Capital Securities, Inc., or you can use our name. However, you may not set up a business entity under which you intend to conduct securities business only. To use a name other than CCS’ you must provide an outside business or service that is not offered through CCS. 

You will also need to change any white and yellow pages listings. Any listing other than a one‐line listing must receive pre‐approval from the Compliance Department. 

Email Accounts

Registered Representatives are required to maintain an email account for purposes of their securities business. Pursuant to FINRA rules CCS is required to review all in‐coming and out‐going correspondence including emails.   

CCS has an in‐house email retention and surveillance program. Under this program your emails are captured and stored on our system and reviewed as part of our surveillance program. If you have a current email address, it may be necessary for you to change it.  

Websites

If you have an existing website, the Compliance Department will review your site for compliance. Once you are approved with CCS, your website will need to be updated to include our broker dealer name and other required disclosures. If you do not have an existing website, but would like to develop one, you must submit your draft “story board” to the Compliance Department for approval prior to publishing the website on‐line. 

  

5 Commission Processing

CCS pays rep commissions twice a month: 

10th – includes non‐brokerage commissions and investment advisory fees received at CCS between the 16th to the end of the previous month. 

25th – includes non‐brokerage commissions received at CCS between the 1st and the 15th of the current month AND brokerage commissions and investment advisory fees for the previous month. 

During the Licensing Phase, you completed a Compensation Agreement which detailed your commission pay‐out and other important information regarding the payment of commissions through CCS. You should provide CCS with your bank’s ACH information in order to direct deposit your commissions. The ACH request form is available on the Join CCS Registration Page or contact Tracy Williams. 

Commissions may only be paid to the registered representative and not to a corporation. 

Personal Accounts with another B/D

If you, or a member of your immediate family, have a personal account with another broker dealer you are required to notify CCS by completing an Outside Account Notification Form, available on the General Compliance Page on the CCS Website. Once approved, CCS will send a “407 Letter” to the other broker dealer. This letter will notify the other broker dealer that you are a registered representative of CCS and request that duplicate copies of the statements for your account(s) be submitted to CCS. Please send completed Notification Forms to our Compliance Associate, Amanda Kluever. 

 

Have Questions? Need help? Contact Us: Licensing & Transition Compliance Department New Business & Commissions  Administrative 

 Tracy Williams Administrative Officer   Robin Urso Trading Manager  First Clearing Liaison    Amanda Kluever  Licensing Coordinator   

 Mari Buechner Chief Compliance Officer  Amanda Kluever  Lead Compliance Associate  Municipal Securities Principal Options Principal  Robin Urso Trading Manager  Municipal Securities Principal   

  

Direct Applications Amanda Kluever (new business) Tracy Williams (commissions)  Investment Advisory  Amanda Kluever (new accounts) Tracy Williams (billings)  General Securities – First Clearing Robin Urso (new accounts, trade review) Danielle Williams (account opening, trades) Jen Peters (account inquiries, quotes) Tracy Williams (commissions)  Municipal Securities Robin Urso (Muni Bonds) Amanda Kluever (529 plans)  Options Amanda Kluever (account approval)  

 Gayle Perkins Receptionist Administrative Assistant  Jen Peters Operations Assistant Commissions 

Technology Solutions

Technology Solutions Designed For You

CCS Website at www.ccsmadison.com

 

KEY CONTACT: Amanda Kluever, Amanda@ccsmadison.com

 

Our company forms and procedures are just a click away on our dedicated CCS Rep Page. To access the CCS Rep Page, contact Amanda for your username and password.  

 

 

 

 

CCS Rep Page 

 On the CCS Rep Page you’ll find quick links to our Forms Center, Product & Advisory Services and CCS News and Compliance items such as the Rep Compliance Manual and AML and CE Training.   

7

Form Center ‐ Business Processing:  CCS’ current new account form, account change form and Letters of Understanding are posted here. You will be required to submit a CCS New Account Form for each new account registration (i.e. an individual account and a joint account require two new account forms). When submitting direct business, you will be required to include the appropriate Letters of Understanding completed and signed by the customer.  

 Forms Center ‐ First Clearing Brokerage: Popular First Clearing account opening and transfer documents are included on this page. For all First Clearing Forms, visit OpsMax on the InfoMAX site or in Smart Station.   

Products & Advisory Services: Here you will find a quick link to our CCS Product List and information about the advisory services we offer through our Investment Adviser, Coordinated Capital Advisory and about the Investment Advisory Programs offered through First Clearing (CCS SelectONE). 

Compliance Page: Keep current with Firm Compliance procedures by visiting our Compliance Page. Included are links to general compliance forms and templates and Branch Blotters for recording trade information.  Other records required by the SEC and FINRA are also found here. 

Submitting Advertising or Correspondence for approval? Hosting a Seminar or a Radio Talk Show? You’ll find the required transmittals here to submit to CCS for pre‐approval. 

 

Registered Representative Manual & Compliance Bulletins: 

Your rep manual is just a click away. Indexed by chapter topic, it’s easy to find what you need. When regulations or procedures change, we notify reps by CCS Compliance Bulletins .  

   

 

Just For Fun: 

This page name says it all. Here we’ll share information to help you get to know us better.

9

QQUUEESSTTIIOONNSS // FFOOLLLLOOWW--UUPP

GG EE NN EE RR AA LL

LL II CC EE NN SS II NN GG && RR EE GG II SS TT RR AA TT II OO NN

AA CC CC OO UU NN TT TT RR AA NN SS FF EE RR

II NN VV EE SS TT MM EE NN TT AA DD VV II SS OO RR YY

FF II RR SS TT CC LL EE AA RR II NN GG