excelerator - uio.no
TRANSCRIPT
EXCELERATOR
26.05.2021
Agenda
• Kort om
• Pålogging og oppsett
• Kort om malene
• Gjennomgang av malene
- BEVAAR_DRIFT
- BEVAAR_DRIFT_PERIODE
- BEVLTB_DRIFT
• Feilsituasjoner
• Praktisk gjennomgang Excelerator
• Praktisk gjennomgang Planlegger
• Excelerator er et tillegg i Excel som gjør det mulig for Excel å kommunisere med Unit4 ERP
• Brukes blant annet til å laste inn data til budsjettmodulen (Planlegger)
• Dette gjøres ved benytte maler som inneholder et spesifikt oppsett
- Oppsettet ligger i skjulte kolonner og rader
- Slettes disse kolonnene eller radene vil malen ikke fungere
• For BOTT er det satt opp 3 maler for innlesning av budsjett
*filnavn kan være endret i deres produksjonsmiljø
• Data som gjelder lønn importeres i Unit4 ERP fra lønnsdatabanken
Kort om
PÅLOGGING OG OPPSETT
• Gjøres via https://login.dfo.no
- Antall menypunkt vil være avhengig av brukerens roller
• For adgang til Excelerator, åpnes «Fagbruker lønn/regnskap v2»
- Under dette kurset skal vi benytte ikonet som heter «Excelerator BOTT Kurs 01»
- I produksjon benyttes «Excelerator UH01»
- Ved å trykke på Excelerator-ikonet vil Excel åpne seg
Pålogging
• Det kan være behov for å aktivere tillegget Excelerator- Velg «Fil» øverst til venstre i Excel
- Veg «Alternativer» ganske langt ned i menyen
- Velg «Tillegg» fra venstre sidemeny
- Velg COM-tillegg i nedtrekksmenyen nederst på siden og trykk «Start»
- I det nye vinduet – sett kryss for «Unit4 Excelerator»
- Trykk «OK»
Excel – legge til Excelerator
• Excelerator skal nå være tilgjengelig fra båndet øverst i Excel
• I dette kurset og i produksjon skal vi benytte følgende funksjonalitet
- «Logg inn» - brukes for å logge inn
- «Postlegge» – brukes for å sette i gang innlesning av data til Planlegger
• Merk at det er laget en egen knapp i malene for innlesning som vi anbefaler å bruke
- «Loggfil» – brukes for å feilsøke
Excelerator
• For å logge inn med Excelerator velges
menypunktet «Logg inn»
• Trykk på knappen «Mer/Mindre»
• Kontroller at Unit4 Business World er valgt
som «Connection Type»
• Alt annet skal være ferdigutfylt
Excelerator – logg inn
KORT OM MALENE
Åpne en mal
• For å åpne en mal benyttes vanlig
excelfunksjonalitet for åpning av filer
- Velg knappen "Fil" i Excel
- Trykk "Åpne"
- Gå til filområdet hvor malene er lagret
- Velg ønsket mal
• Øverst i hver mal ligger det informasjon hvor data leses inn til
• Firmakode er hvilket firma data skal leses inn for. For UiO skal det stå UL.
• Budsjettversjon er versjonen (BEVAAR2020, BEVLTB)
• Budsjettår skal tilsvare versjonen sitt år
• Oppsett tilsvarer oppsett i Planlegger. Denne skal som hovedregel ikke
endres da hver mal er satt opp til å fungere mot spesifikke oppsett
Generelt om malene
• Malene har makroer(VBA) som skal hjelpe brukere med å utføre en kontroll
av data før innlesning skjer.
- Kontrollerer at det ikke finnes duplikate rader i datasettet
- At obligatoriske verdier er fylt ut
- Verdiene har riktig antall tegn
• Det er også laget en egen knapp for å postere(lese inn) data
- Merk at dette kan også gjøres fra menypunktet «Unit4 Excelerator», men vi anbefaler å
benytte knappen over
Generelt om malene
• Konto, koststed, delprosjekt, prosjekt og beløp må fylles inn
• Budsjettrader må være unike
- Identiske rader overskriver hverandre ved innlesning
- Kombinasjonen av konto, koststed, delprosjekt, prosjekt, delprosjekt og just.kode gjør transaksjonen unik
- Autopostering, periodiseringsnøkkel og beskrivelse bidrar ikke til å gjøre transaksjonen unik
• Alle konteringsverdier må finnes i Unit4 ERP
Generelt om malene
BEVAAR_DRIFT
• Malen BEVAAR_DRIFT er satt opp til å lese data med oppsettet AAR_DRIFT
• I dette kurset skal de blå inputfeltene se slik ut:
• Malen leser inn data tilsvarende dette registreringsbildet i Unit4 ERP:
BEVAAR_DRIFT
• Kolonnene i malen tilsvarer kolonne i registreringsbildet i Planlegger
• Obligatorisk
- Konto, Koststed, Delprosjekt, Prosjekt og beløp
- Beløp periodiseres over 12 måneder
• Frivillig
- Arbeidspakke, justeringskode, autopostering, periodiseringsnøkkel og
beskrivelse
BEVAAR_DRIFT
BEVAAR_DRIFT_PERIODE
• Malen BEVAAR_DRIFT_PERIODE er satt opp til å lese data med oppsettet AAR_DRIFT
• Forskjellen fra den andre malen er muligheten til å fylle inn beløp per måned
• Det er viktig å merke seg at men bruker enten denne malen eller BEVAAR_DRIFT per
transaksjon
- Om man bruker begge malene på samme kombinasjon av konteringsverdier vil kun den siste innlesningen
gjelde
- Kan være aktuelt å bruke BEVAAR_DRIFT_PERIODE for transaksjoner man ønsker å periodisere manuelt,
mens BEVAAR_DRIFT benyttes på andre transaksjoner der dette ikke er viktig
BEVAAR_DRIFT_PERIODE
BEVLTB_DRIFT
• Malen BEVLTB er satt opp til å lese data med oppsettet BEVLTB
• Malen leser inn data tilsvarende dette registreringsbildet i Unit4 ERP:
BEVLTB_DRIFT
• Kolonnene i malen tilsvarer kolonne i registreringsbildet i Planlegger
• Obligatorisk
- Konto, Koststed, Delprosjekt, Prosjekt og minst en av beløpskolonnene
• Frivillig
- Arbeidspakke, justeringskode, autopostering, periodiseringsnøkkel og
beskrivelse
BEVLTB_DRIFT
FEILSITUASJONER
• Vi begynner med å se på feilsituasjoner som kan oppdages ved å kjøre
kontrollfunksjonalitet «Gjennomfør kontroll»
• Her har vi lagt inn noen rader med data og er klare til å lese inn
• Før vi trykker på «Poster dette arket», velger vi «Gjennomfør kontroll»
- Dette for å avdekke eventuelle feil med utfyllingen
Feilsituasjoner – gjennomfør kontroll
• Når vi trykke på «Gjennomfør kontroll» vil det komme
en popup som beskriver feilene
• Feilmeldingen
- Det er oppdaget at rad 14 og 16 er duplikater
- Rad 17 har feil antall tegn for koststed
- Rad 18 mangler verdi for koststed
• Når dette er korrigert vil innlesning gå som planlagt
- Slå sammen duplikatene eller legge til justeringskode
- Fylle inn manglende verdier
- På neste lysbilde skal vi se på feilmeldinger som kan komme
under selve innlesningen
Feilsituasjoner – gjennomfør kontroll
• Ved å trykke på poster dette arket, har det nå kommet en ny type feilmelding
• Vi ser i popup at det er funnet 2 feil, den første feilen gjelder verdi for koststed
- Trykker vi på «Yes» får vi se loggfilen som inneholder feilbeskrivelsene
• I de fleste sammenhengene er vi kun ute etter feilbeskjedene nederst i loggfilen
Feilsituasjoner – loggfilen i Excelerator
• Vi ser at vi har fått feilmelding på for rad 14 og 16, kolonne C
• Koststed har en verdi som ikke er gyldig. 11000001 finnes ikke/er stengt i Unit4 ERP
• Datasettet inneholder én feil til som ikke dukket opp i loggen
- Delprosjekt på rad 16 finnes ikke, men det kom ikke noe feil på det
- I loggen får vi bare opp første feil på hver rad. Ettersom rad 16 også hadde feil på koststed fikk vi opp feil
kun for denne
• Ved å korrigere de to første feilene, vil den tredje feilen dukket opp i loggen ved neste
innlesningsforsøk dersom den ikke er rettet
Feilsituasjoner – loggfilen i Excelerator
• I dette eksemplet har vi lagt til noen feil
- Rad 14 og 16 er duplikater
- Rad 15 mangler delprosjekt
• Vi benytter «Postlegge»-knappen under menyen for Excelerator
- Dette for å omgå kontrollen i makroen for å demonstrere hva som skjer
Feilsituasjoner – duplikater
• Innlesningen gir ingen feilmeldinger
• Vi ser at kun 1 transaksjon er bokført
- Parameter aktiveres kun dersom alt er fylt ut på raden
- Rad 14 ble lest inn, så overskrevet (oppdatert) av rad 16
- Dermed ble det kun 1 ny transaksjon
Feilsituasjoner – duplikater
PRAKTISK GJENNOMGANG
Praktisk gjennomgang
• Vi skal laste inn data til kursbasen
- Åpne Excel via DFØ-ID
- Sjekke at tillegget er lagt til i Excel
- Hente opp malen BEVAAR_DRIFT
- Fylle inn data
- Lese inn data til Unit4 ERP Planlegger
• Alle deltakere får tildelt et koststed
• Alle deltakere kan følge felles eksempel ved å bytte
ut koststed med det som er tildelt
Praktisk gjennomgang – eksempel på data
Praktisk gjennomgang – feil i data
• Prøv å ta bort delprosjekt på en rad, se hva som skjer når du trykker «poster»
• Prøv å erstatt koststed på en av radene med 11111111, se hva som skjer