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Índice
Formatação ............................................................................................................................................ 3 Formatação condicional ...................................................................................................................... 3 Formatos personalizados para célula .................................................................................................. 6
Inserção/Edição de dados ...................................................................................................................... 7 Colar especial ...................................................................................................................................... 7 Colar Especial – Adição ....................................................................................................................... 7 Validação de dados – Valor permitido ................................................................................................ 8 Validação de dados – Lista de valores permitidos ............................................................................... 9
Funções ................................................................................................................................................ 11 Função SE .......................................................................................................................................... 11 Função PROCV................................................................................................................................... 12 Função SomaSE ................................................................................................................................. 14 Função Arred..................................................................................................................................... 15 Funções Cont.Num e Cont.Valores ................................................................................................... 16
O trabalho com nomes ......................................................................................................................... 17 Nomeando intervalos ........................................................................................................................ 17 Corrigindo nomes .............................................................................................................................. 18 Aplicando nomes a fórmulas existentes............................................................................................ 19
O trabalho com planilhas ..................................................................................................................... 20 Movendo e copiando planilhas ......................................................................................................... 20 Grupo de planilhas ............................................................................................................................ 20 Impressão em grupo ......................................................................................................................... 21 Relacionando planilhas ..................................................................................................................... 22 Consolidação de planilhas ................................................................................................................. 23
Configurando sua planilha .................................................................................................................... 25 Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade ........................................... 25 Planilhas em um arquivo ................................................................................................................... 27 Listas Personalizadas ......................................................................................................................... 27 Local de gravação de arquivos .......................................................................................................... 28
Gráficos ................................................................................................................................................ 29 Linhas/colunas em dois eixos ............................................................................................................ 29 Gráfico de pizza de pizza ................................................................................................................... 32
Banco de dados .................................................................................................................................... 34 Classificação de células ..................................................................................................................... 34 Filtro .................................................................................................................................................. 35 Filtro avançado.................................................................................................................................. 37 Subtotais ........................................................................................................................................... 39 Funções de banco de dados .............................................................................................................. 42
Trabalho em grupo ............................................................................................................................... 44 Compartilhando arquivos .................................................................................................................. 44 Realçando alterações ........................................................................................................................ 45 Controlando alterações ..................................................................................................................... 46
Ferramentas úteis ................................................................................................................................ 47 Comentários ...................................................................................................................................... 47 Vinculo Word/Excel ........................................................................................................................... 49 Planilha na Internet ........................................................................................................................... 50 Proteção de planilhas ........................................................................................................................ 52
Protegendo uma planilha ...................................................................................................................................................... 52 Desprotegendo uma planilha ................................................................................................................................................ 52 Desprotegendo células .......................................................................................................................................................... 53
AutoRecuperação .............................................................................................................................. 54
PESSOAS E TECNOLOGIA 3
EXCEL – MÓDULO 2
Formatação
Formatação condicional
A planilha ao lado mostra
células com cores diferentes
conforme seu conteúdo –
tudo feito automaticamente
pelo Excel.
1. Digite uma planilha como
esta abaixo, sem se preocupar – por enquanto – com as cores.
2. Selecione todas as
células com números
(B2:B7 neste exemplo).
3. Na Guia Início, Grupo
Estilo, clique no Botão
Formatação
Condicional.
4. Escolha Nova Regra...
5. No quadro Nova Regra
de Formatação,
selecione Formatar
apenas células que
contenham.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 4
EXCEL – MÓDULO 2
6. Defina sua regra na caixa Formatar apenas células com:
Neste exemplo a regra é Valor da célula é menor do que 2000.
7. Para definir um formato associado a esta regra, clique no botão Formatar.
Você pode definir tipo (Arial,
Times...) e estilo (negrito,
itálico...) da fonte, efeitos,
tamanho etc.
8. Neste exemplo definimos
Negrito...
9. ...e Cor Azul escuro, Texto 2.
10. Clique em OK para fechar o
quadro Formatar Células e OK
novamente para fechar o
quadro Nova regra de
formatação.
11. Defina outras regras conforme
sua necessidade.
Na figura mostrada na página
anterior temos mais duas
outras regras.
12. Para ver todas as regras definidas, mantenha as células selecionadas, clique novamente no botão
Formatação condicional e escolha Gerenciar regras... (veja ilustração na página anterior).
Aparece o
quadro
Gerenciador
de Regras
de
Formatação
Condicional.
Aqui você
pode:
13. Criar uma
Nova regra.
14. Editar Regra já existente.
15. Excluir Regra.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 5
EXCEL – MÓDULO 2
DICA O botão Formatação Condicional oferece
outras regras já prontas, algumas visualmente
muito interessantes: Barras de Dados, Escalas de
Cor e Conjuntos de Ícones. Experimente!
PESSOAS E TECNOLOGIA 6
EXCEL – MÓDULO 2
Formatos personalizados para célula
A figura ao lado o número 0001 para uma nota fiscal – com 000 à esquerda
do 1. A princípio, o Excel não mostra zeros à esquerda, a não ser que você
transforme o número em texto (que não é nosso objetivo aqui) ou crie um
FORMATO PERSONALIZADO que exiba números com quatro dígitos.
1. Digite o número 1 em uma célula qualquer.
2. Mantenha esta célula selecionada e – na guia Início – clique no
DISPARADOR do quadro de formatação de números – seta que aparece
à direita da palavra Número.
Aparece o quadro
Formatar Células, já
com a guia Número
ativa.
3. Precisamos de formatos
diferentes dos
tradicionais – clique na
categoria Personalizado.
Veja que temos aqui
vários formatos já
personalizados, mas
infelizmente NENHUM
deles proporciona o
formato que precisamos.
Será necessário CRIAR
um novo formato
personalizado.
4. Como queremos um número com quatro dígitos, DIGITE 0000 na caixa Tipo,
onde agora está escrito Geral.
Veja que o quadro Exemplo já mostra como ficará o número que digitamos –
com três zeros à esquerda do número 1, tal como queríamos.
5. Clique em OK para criar o formato.
Este novo formato poderá ser usado em todas as células de todas as planilhas DESTE ARQUIVO de agora em diante. Muito bom, não é?
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PESSOAS E TECNOLOGIA 7
EXCEL – MÓDULO 2
Inserção/Edição de dados
Colar especial
A célula B9 ao lado contém a fórmula =SOMA(B2:B8). Se
precisarmos levar este resultado TAMBÉM para a célula C9, não
poderemos usar o método Copiar/Colar, já que – na coluna C – o
Excel mudará esta fórmula para =SOMA(C2:C8). O resultado será 0,
não há valores digitados nestas células.
Não queremos a fórmula de soma em
C9, só o resultado da soma. Solução?
Colar especial.
1. Faça a soma normalmente em B9.
2. Selecione o resultado obtido e copie: clique no botão Copiar (Ctrl-C).
3. Clique na célula C9.
4. Agora vem a MELHOR PARTE! Clique na seta para baixo do botão
Colar e selecione Colar Valores.
O Excel copia apenas o resultado da fórmula, tal como queríamos!
Colar Especial – Adição
Uma situação muito comum acontece quando
precisamos adicionar (subtrair, multiplicar ou
dividir) um mesmo número a várias células. Por
exemplo, na figura ao lado queremos somar 20 a
todas as mesadas.
1. Copie o número
que será somado
(célula B10 na
figura ao lado).
2. Selecione as células onde este número
será somado (B2:B8 em nosso exemplo).
3. Clique na seta para baixo do botão Colar
e escolha Colar Especial.
4. No quadro Colar especial que aparece,
assinale a operação Adição e depois
clique em OK.
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EXCEL – MÓDULO 2
Validação de dados – Valor permitido
A célula C4 ao lado não permite valores maiores do
que 100. Em outras palavras, o número 102 NÃO É
UM DADO VÁLIDO nesta planilha. Veja como definir
dados válidos no Excel.
1. Selecione C4.
2. Na guia Dados, grupo Ferramentas, clique no
botão Validação de Dados.
3. Escolha Validação de
Dados na lista de
opções que aparece.
4. Aparece o quadro
Validação de dados,
guia Configurações, onde você define:
a. Permitir: apenas Número inteiro
b. Dados: o dado digitado é menor ou igual a
c. Máximo: o máximo valor permitido é igual a 100 (neste nosso exemplo) Se você clicar em OK agora, a validação
já funcionará. No entanto, você pode
melhorar ainda mais a COMUNICAÇÃO
do Excel com o usuário da planilha.
5. Clique na aba Mensagem de entrada
a. Título: Digite um título para sua
mensagem de entrada
b. Mensagem de entrada: Informe o
texto que será exibido na planilha
quando o usuário clicar nesta célula.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 9
EXCEL – MÓDULO 2
Por fim, é possível também definir – se você quiser – um estilo de reação de Excel quando um
dado inválido for digitado:
Ícone Tipo Uso
Parar Impede que os usuários insiram dados inválidos em uma célula.
Uma mensagem de alerta Parar tem duas opções: Repetir ou
Cancelar.
Aviso Avisa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, mas
não os impede de inserir esses dados. Quando uma mensagem
de alerta de Aviso é exibida, os usuários podem clicar em Sim
para aceitar a entrada inválida, em Não para editá-la ou em
Cancelar para removê-la.
Informações Informa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, sem
impedir a inserção desses dados. Esse tipo de alerta de erro é o
mais flexível. Quando uma mensagem de alerta de Informações
é exibida, os usuários podem clicar em OK para aceitar o valor
inválido ou em Cancelar para rejeitá-lo.
6. Clique na aba Alerta de erro.
a. Estilo: Escolha o tipo de alerta
b. Título: Digite um título para o alerta
c. Mensagem de erro: Informe a
mensagem que aparecerá quando o
usuário digitar um dado INVÁLIDO.
7. Clique em OK para encerrar e veja os resultados:
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b
c
Alerta de erro
Mensagem de entrada
PESSOAS E TECNOLOGIA 10
EXCEL – MÓDULO 2
Validação de dados – Lista de valores permitidos
A validação de dados do Excel permite outra facilidade muito útil: exibir uma LISTA de valores possíveis para uma célula – como você vê na figura ao lado. O processo é muito semelhante ao que vimos até agora. 1. Selecione as células onde a lista de valores deve aparecer (B2:B4 na figura acima).
2. Tal como já fizemos
nas páginas
anteriores, exiba a
guia Dados, grupo
Ferramentas, e
clique no botão
Validação de Dados.
3. Selecione Validação de Dados na
lista de opções.
4. No quadro Validação de Dados
que aparece, aba Configurações,
indique Lista na caixa Permitir.
5. Na caixa Fonte, digite as
informações que farão parte da lista.
6. Clique em OK para definir mais
esta regra de validação de dados.
DICA Em vez de digitar as informações diretamente na caixa Fonte,
você também pode digitá-las em um conjunto de células separadas
e indicar a
faixa nesta
caixa.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 11
EXCEL – MÓDULO 2
Funções
Função SE
Na planilha ao lado, você pode digitar
Reprovado ou Aprovado célula a célula,
ou deixar o Excel tomar esta decisão.
Para isso usamos a função SE.
1. Digite uma planilha como esta ao
lado, SEM PREENCHER a coluna C.
2. Clique na célula C2.
O Excel auxilia na construção passo
a passo de uma função, basta
escolher o recurso Inserir função.
3. Clique no ícone fx Inserir função.
Aparece o quadro Inserir função,
listando as funções da categoria Mais
recentemente usada.
Às vezes a função desejada aparece
nesta categoria, se você a tiver usado
recentemente. Na figura ao lado não
vemos a função SE, vamos buscá-la na
categoria onde ela normalmente fica – a
categoria Lógica.
4. Clique na seta para baixo da caixa de
categorias e escolha a categoria Lógica.
5. Selecione a função SE e clique em OK.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 12
EXCEL – MÓDULO 2
6. Preencha o
quadro
Argumentos
da função
conforme a
figura ao lado,
determinando
ao Excel o que
considerar
para tomar
uma decisão
(mostrar
Aprovado ou Reprovado neste exemplo).
DICA Não digite o endereço de uma célula (como B2 na figura acima, é mais fácil CLICAR na célula
B2 – o Excel insere este endereço por você).
7. Clique em OK quando terminar.
8. Arraste a fórmula para baixo para preencher as demais células.
Função PROCV
A figura ao lado mostra uma Folha de pagamentos e uma
tabela de Cargos e salários. As células da coluna Salário
devem ser preenchidas conforme as informações da tabela
Cargos e salários.
Em vez de você PROCURAR os salários, deixe o Excel fazer isso
– usando a função PROCV, que PROCura na Vertical os valores
adequados.
1. Coloque o cursor na célula C3 (o primeiro salário que
vamos preencher) e clique no ícone fx Inserir função.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 13
EXCEL – MÓDULO 2
2. Selecione a função PROCV (na categoria Mais
recentemente usada ou na categoria Procura
e referência) e clique em OK.
Aparece o quadro Argumentos da função.
Para preenchê-lo, imagine respostas para
possíveis perguntas feitas pelo Excel:
PERGUNTA: Qual a função do colaborador que
você quer saber o salário?
3. RESPOSTA: Clique em B3 para indicar o
Valor_procurado, Gerente neste caso.
PERGUNTA: Onde estão relacionados as funções e os salários?
4. RESPOSTA: Selecione o intervalo A14:B17 para indicar onde está a Matriz_tabela.
PERGUNTA: Em qual coluna desta tabela (1, 2...) está a informação que você procura?
5. RESPOSTA: Digite 2 em Núm_índice_coluna indicando a segunda coluna da tabela.
PERGUNTA: A primeira coluna da tabela de pesquisa está em ordem crescente?
6. RESPOSTA: Digite VERDADEIRO em Procurar_intervalo para indicar ordem crescente. Você
também pode deixar a caixa vazia, que também indica ordem crescente. Digite FALSO para o
caso da primeira coluna estar em desordem.
7. Clique em OK para finalizar e arraste a função para as células das linhas abaixo.
ATENÇÃO Você deve travar as células de Matriz_tabela (A$14:B$17) para arrastar a função para as
linhas abaixo. Ou, em vez de travar, você pode NOMEAR as células (veja a seção sobre trabalho
com células nomeadas nesta apostila).
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PESSOAS E TECNOLOGIA 14
EXCEL – MÓDULO 2
Função SomaSE
SomaSE soma os valores de células
SE elas satisfizerem uma condição
estabelecida. Na célula G5 no
exemplo ao lado, queremos
inicialmente somar as quantidades
SE a venda tiver sido feita na
região Norte.
1. Digite a planilha e formate-a
como necessário.
2. Clique na célula G5 onde
teremos a soma das vendas da
região Norte.
3. Clique no botão Inserir, Função...
4. Escolha a Categoria: Matemática e
trigonométrica e selecione a função
SOMASE.
5. No campo Intervalo, selecione as
células onde estão as REGIÕES que
serão levadas em conta, B5:B13.
COMENTÁRIO Travamos as linhas 5 em
B$5 e 13 em B$13 porque a função
SOMASE será arrastada para baixo,
onde estão as
regiões
Nordeste e
Sudeste.
6. No campo
Critérios,
clique na
célula F5,
onde está
digitada a
região Norte.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 15
EXCEL – MÓDULO 2
7. No campo Intervalo_soma, selecione as células onde estão as quantidades vendidas, D4:D13.
8. Pronto! Clique em OK.
Agora é só arrastar SOMASE para as demais regiões (Nordeste e Sudeste nas células G6 e G7) e
completar sua planilha.
Função Arred
A função Arred arredonda as casas decimais de um número existente em
outra célula. Diferentemente dos botões de arredondamento que
aparecem na barra de formatação do Excel, que mudam apenas a exibição
do número, a função Arred TRANSFORMA o número (4,5678 quando
arredondado para 2 casas decimais vira 4,57
definitivamente).
Vamos arredondar os números da planilha ao lado?
1. Selecione a célula C2 e clique no botão
Inserir, Função...
2. Escolha a Categoria: Matemática e
trigonometria e o Nome da função:
ARRED.
3. No campo Núm informe a célula que
estamos arredondando (B2 neste
exemplo).
4. No campo Núm_digitos
informe a quantidade de
casas decimais para
arredondamento (2 neste
exemplo).
DICA Para transformar um
número quebrado em
número inteiro, defina Núm_digitos igual a 0.
5. Clique em OK.
Faça os demais cálculos.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 16
EXCEL – MÓDULO 2
Funções Cont.Num e Cont.Valores
Muitas vezes é preciso saber quantos números aparecem em uma região de células. Ou quantas
palavras aparecem em uma região. As funções Cont.Num e Cont.Valores resolvem o problema.
1. Na planilha ao lado (que você já digitou há algumas páginas atrás),
selecione a célula B11.
2. Clique no botão Inserir, Função...
3. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha
Cont.núm.
4. No campo Valor1, selecione o intervalo B2:B8.
5. Clique em OK.
Aí está: Cont.Num conta
quantos números existem
naquela seleção.
Vamos ver agora como
usar a função
Cont.Valores - o processo
é muito semelhante.
6. Selecione a célula A11 da planilha acima.
7. Clique no botão Inserir, Função...
8. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.valores.
9. No campo Valor1, selecione o intervalo A2:A8.
O Excel informa o número de palavras existentes neste intervalo.
COMENTARIO Qual a diferença entre as duas funções? Cont.Num vale só para números. Cont.Valores
vale para números e palavras. Se você tiver uma região com números e palavras e quiser contar só os
números, Cont.Num conta só os números, mesmo que as palavras estejam selecionadas.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 17
EXCEL – MÓDULO 2
O trabalho com nomes
Nomeando intervalos
Os nomes facilitam a interpretação das
fórmulas. A fórmula Receita-Despesas na
figura ao lado é muito mais intuitiva do que
A3-B3.
Para entender melhor como usar nomes em
células, digite a planilha ao lado. Quando chegar o
momento de calcular o lucro, usaremos a fórmula
Entrada-Despesas.
O primeiro passo é nomear as células.
1. Selecione o intervalo B3:B9.
2. Clique no canto esquerdo da barra de fórmula -
é lá que está a Caixa de nome.
3. Digite a palavra Entrada.
4. Pressione Enter para guardar o nome.
ATENÇÃO A maior parte das pessoas não se lembra de apertar a tecla Enter. Apertar esta tecla é
que de fato ATRIBUI o nome à célula.
5. Repita o processo para nomear as células C3:C9 de Despesas e D3:D9 de Lucro.
6. Agora vamos fazer os cálculos. Clique na célula D3.
7. Digite =Entrada-Despesas.
8. Agora é só arrastar a fórmula para as células abaixo.
COMENTÁRIO Mesmo que aparentemente todas as fórmulas sejam iguais (Entrada-Despesas), o Excel
sabe reconhecer a linha onde está o cursor e usar a entrada e a despesa da linha adequada.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 18
EXCEL – MÓDULO 2
Corrigindo nomes
Embora atribuir nomes às células seja muito, muito simples, corrigir ou até mesmo eliminar estes
nomes é um pouco mais trabalhoso. É para isso que o Excel apresenta o GERENCIADOR DE NOMES.
Na figura acima, queremos mudar o que está digitado nas células L4 e M4, de Receita e Despesa para
Entrada e Saída. O mais lógico então é também mudar o NOME destas células, que por enquanto são
chamadas de Receita e Despesa.
1. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes.
2. No quadro Gerenciador
de Nomes que aparece,
selecione o nome
desejado e clique no
botão Editar.
3. O Excel mostra agora
o quadro Editar
Nome, onde você
pode digitar um novo
nome na caixa Nome.
4. Clique em OK para
finalizar a edição
deste nome.
5. Se quiser, edite outros nomes ou clique em Fechar para encerrar o gerenciamento de nomes.
DICA Além de mudar nomes, você pode aproveitar o quadro Editar Nome e indicar uma nova faixa de
células na caixa Refere-se a:, caso acrescente novas células a uma faixa já nomeada.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 19
EXCEL – MÓDULO 2
Aplicando nomes a fórmulas existentes
Você já tem fórmulas prontas e só depois resolveu nomear células. Como usar
estes nomes nestas fórmulas prontas?
A planilha ao lado mostra os valores de uma coluna de receitas, com a soma deles
no final. A fórmula de soma já está pronta: SOMA(F9:F15). No entanto, ela seria
muito mais clara se estivesse escrita como SOMA(Receita). Felizmente não é
necessário refazê-la, veja.
1. Selecione a faixa com todas as receitas (F9 a F15 nesta figura) e atribua o nome
Receitas usando a Caixa de Nomes no canto superior esquerdo da planilha.
2. Selecione a célula onde esta a fórmula onde você quer usar um nome existente
(F16 na figura ao lado)
3. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique na seta para baixo à direita do
botão Definir Nome.
4. Você vê duas opções vinculadas a este botão, escolha Aplicar Nomes.
Aparece o quadro Aplicar Nomes com
todos os nomes que você já atribuiu no
arquivo Excel.
5. Escolha o nome desejado e clique em OK.
Pronto, veja sua fórmula – o nome está lá!
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PESSOAS E TECNOLOGIA 20
EXCEL – MÓDULO 2
O trabalho com planilhas
Movendo e copiando planilhas
Você tem uma planilha pronta e precisa de outra muito parecida, apenas os dados são diferentes? Veja como duplicá-la facilmente.
1. Pressione a tecla Ctrl e não solte mais.
2. Leve o mouse até a aba onde está escrito o nome da planilha que
você quer duplicar, João na figura ao lado, clique e não solte.
Aparece uma seta preta e uma pequena folha com um sinal de +,
bem ao lado de João.
3. Sem soltar o mouse (nem o Ctrl), arraste-o até que a seta preta
fique depois de João.
4. Solte o mouse e SÓ DEPOIS (atenção!) solte o Ctrl.
Pronto, você vê a planilha João (2)! Agora é só renomeá-la.
Grupo de planilhas
Você precisa criar várias planilhas semelhantes, apenas os dados são diferentes? O segredo é
trabalhar com um grupo de planilhas. Assim, o que você faz em uma vale para todas as outras. Para
trabalhar em grupo, é só selecionar as planilhas desejadas.
1. Clique em Plan1 (a primeira
da sequência), pressione
Shift e clique em Plan3 (a
última da sequência).
Pronto, tudo o que você
fizer em uma planilha,
valerá para as outras. O
Excel até mostra a
expressão [Grupo] no alto
da tela, indicando o modo
de trabalho em grupo.
2. Para desagrupá-las, basta
clicar em qualquer aba de
planilha.
PESSOAS E TECNOLOGIA 21
EXCEL – MÓDULO 2
Impressão em grupo
Se você tem um grupo de
planilhas, é possível
imprimi-las todas de uma
só vez, basta selecioná-las
antes de clicar no
comando de impressão. O
Excel por definição
sempre imprime TODAS as
planilhas selecionadas.
PESSOAS E TECNOLOGIA 22
EXCEL – MÓDULO 2
Relacionando planilhas
Um dos melhores recursos do Excel é o relacionamento de planilhas. Se você já tem um número
digitado ou o resultado de um cálculo em uma planilha, não precisa digitá-lo em outra. É só fazer um
relacionamento!
Na figura ao lado, a planilha
à esquerda, Valores, mostra
os valores unitários de
alguns produtos. Na planilha
da direita, Jan, precisamos
mostrar o valor total das
compras feitas em janeiro
usando aqueles valores unitários.
1. Coloque o cursor na célula C2 da planilha Jan, digite =,
clique em B2 e digite *.
Precisamos colocar agora na fórmula o valor unitário
do produto Caderno.
2. Vá para a planilha Jan e clique na célula B2, onde está o valor do Caderno.
3. Pressione Enter para encerrar a fórmula.
Veja a fórmula final, ela não indica o
valor 2,90, o preço do caderno, mas sim
a célula B2 da planilha Valores, onde está
este valor. Assim, se alterarmos o valor
do Caderno em Valores,
automaticamente a planilha Jan
mostrará os cálculos atualizados. A planilha Jan está VINCULADA à planilha Valores.
4. Para facilitar ainda mais, você pode obter os outros resultados apenas arrastando para baixo a
fórmula criada em C2.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 23
EXCEL – MÓDULO 2
Consolidação de planilhas
Se você tem várias planilhas com a mesma estrutura, é possível consolidar todas as informações em
uma só planilha.
1. Crie duas planilhas
como estas ao lado.
DICA Já que as duas
planilhas têm a
mesma estrutura,
aproveite e utilize o
recurso de Grupo de
planilhas que
aprendemos nas páginas anteriores.
2. Chame a primeira planilha de Link Julho e a segunda, Link Agosto.
3. Mude também o nome da Plan3 para Consolidado.
4. Na planilha
Consolidado,
clique na guia
Dados, grupo
Ferramentas
de Dados e clique no botão Consolidar.
5. No quadro
Consolidar,
escolha Soma
na caixa
Função.
DICA Além de
consolidar
somando as
informações,
você também pode escolher Média, Máx, Mínimo, Produto etc. Veja as
opções na figura ao lado.
6. Clique na caixa Referência e as células da primeira planilha a ser
consolidada (A4:C12 da planilha Link Julho neste nosso exemplo).
7. Clique no botão Adicionar.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 24
EXCEL – MÓDULO 2
A primeira
referência a
consolidar
aparece no
quadro
Consolidar,
precisamos
adicionar
mais uma
planilha.
8. Clique na
Filial2
9. Repare que as células adequadas já estão selecionadas, afinal as planilhas têm a mesma
estrutura. É só você clicar novamente no botão Adicionar.
10. A consolidação é feita apenas para números, não para textos. No entanto, precisamos que a
planilha consolidada mostre também os textos comuns às duas planilhas. Ative as opções Linha
Superior e Coluna esquerda.
11. Para manter o vínculo entre a planilha consolidada e as planilhas de origem, ative a opção Criar vínculos com os dados de origem.
12. Clique em OK. Pronto! Suas planilhas estarão somadas em Consolidado.
Observe, aparecem vários sinais + à esquerda de
sua planilha, além de duas colunas 1 e 2
imediatamente acima. Estes novos elementos
servem para você ver detalhes da planilha
consolidada. Clique em cada + para abrir o detalhe
APENAS da linha correspondente ou clique em 2
para abrir TODOS os detalhes.
COMENTÁRIO Quer testar o vínculo entre as planilhas
de origem e a planilha consolidada? Mude os
valores naquelas planilhas e confira o resultado. A
soma é refeita!
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Uma única linha detalhada Todas as linhas detalhadas
PESSOAS E TECNOLOGIA 25
EXCEL – MÓDULO 2
Configurando sua planilha
Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade
Uma planilha Excel tem várias características
preconfiguradas, que você pode alterar conforme
necessidades específicas, basta ajustar as opções do
Excel.
1. Escolha o comando Arquivo.
2. Clique no botão Opções.
3. No quadro Opções do Excel que aparece, selecione
a opção Avançado, a que apresenta as alternativas
que queremos apresentar agora nesta apostila.
4. Role para baixo até encontrar a seção para Opções
de exibição desta planilha – já que queremos
alterar opções só para a planilha atual.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 26
EXCEL – MÓDULO 2
5. Assinale a opção Mostrar fórmulas nas
células em vez dos resultados calculados.
Visualização útil para a procura de erros em
fórmulas.
6. Desmarque a opção Mostrar
um zero nas células cujo
valor é zero.
Em algumas situações, pode
ser mais vantajoso ocultar 0
(zero) em uma planilha.
7. Desmarque a opção Mostrar linhas de grade.
Uma planilha SEM linha de grade fica muito mais limpa,
facilitando sua análise e interpretação.
PESSOAS E TECNOLOGIA 27
EXCEL – MÓDULO 2
Planilhas em um arquivo
Um novo arquivo no Excel começa sempre com três planilhas. Você pode alterar este padrão.
8. No quadro Opções do Excel, selecione a opção Geral.
9. Na seção Ao criar novas pastas de trabalho, mostre que o Excel deve Incluir este número de
planilhas.
Listas Personalizadas Você já viu o Excel preencher dias da semana e meses em suas planilhas. Isso é possível porque o
Excel é fornecido com estas listas, mas você pode criar suas próprias listas personalizadas.
10. Novamente
no quadro
Opções do
Excel, volte à
opção
Avançado.
11. Role para
baixo até a
seção Geral.
12. Clique no
botão Editar
Listas
Personalizadas.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 28
EXCEL – MÓDULO 2
13. No quadro
Listas
Personalizadas
que aparece,
digite os
elementos de
sua nova lista
na caixa
Entrada da
lista.
DICA Pressione
Enter para separar as entradas da lista.
14. Quando terminar a digitação, clique no botão Adicionar.
15. Clique em OK para fechar o quadro Listas Personalizadas.
Pronto, agora é só usar as listas. Experimente digitar Recursos Humanos em uma célula e arrastá-la: as demais serão completadas com Financeiro e Marketing.
INFORMAÇÃO Esta lista fica disponível para TODOS os arquivos Excel.
Local de gravação de arquivos
O Excel sempre salva seus arquivos em um local padrão, a não ser que você indique outro no
momento da gravação. Se você quiser, é possível determinar um novo local padrão de gravações.
16. Ainda em Opções do Excel, selecione a opção Salvar e indique o novo local na caixa Local padrão
do arquivo.
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15
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PESSOAS E TECNOLOGIA 29
EXCEL – MÓDULO 2
Gráficos
Linhas/colunas em dois eixos
Compare os dois gráficos ao lado, qual
representa melhor as informações,
principalmente as informações sobre bônus?
No primeiro gráfico, onde todas as
informações são apresentadas em um único
eixo vertical, é difícil visualizar o bônus – muito
pequeno quando comparado aos valores
anuais.
Já no segundo gráfico, os valores
anuais são representados em um
SEGUNDO eixo vertical, facilitando
o entendimento dos números. Este
é o chamado gráfico de
linhas/colunas em dois eixos.
Vamos criar um gráfico assim.
1. Selecione as células que você
quer representar no
gráfico. Na figura ao
lado, selecionamos as
colunas Nome,
Salário, Bônus e
Anual.
2. Na guia Inserir, grupo
Gráficos, clique no
botão Colunas.
3. Na lista de gráficos de
colunas que aparece,
escolha o primeiro
tipo de gráficos de
colunas 2D.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 30
EXCEL – MÓDULO 2
O gráfico de colunas aparece, precisamos agora transformá-lo em um gráfico de linhas e colunas
em dois eixos.
A coluna Anual mostra valores muito maiores do que os das outras colunas, vamos colocar Anual
em um segundo eixo.
4. Clique no gráfico em qualquer
coluna que representa Bônus.
Todas as colunas representando
Anual ficam selecionadas.
5. Na guia Layout, grupo Seleção
Atual, clique no botão Formatar
Seleção.
6. No quadro Formatar Série de
Dados que aparece, indique que
você quer a seleção atual
representada no Eixo
Secundário.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 31
EXCEL – MÓDULO 2
Os valores Anuais
aparecem no
segundo eixo,
mas o gráfico fica
bastante confuso.
O melhor agora é
mudar a
representação
destes valores, de
Coluna para
Linha.
7. Mantendo ainda
os valores Anuais
selecionados, vá
para a guia
Design e clique
no botão Alterar
Tipo de Gráfico.
8. No quadro Alterar
Tipo de Gráfico,
indique a primeira
opção do gráfico
do tipo Linha e
clique em OK.
Agora sim o gráfico
ficou melhor, fácil de
entender.
DICA Uma boa ideia é
colocar um título para
cada eixo vertical. Na guia Layout,
clique no botão Titulo dos Eixos e
escolha o título desejado.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 32
EXCEL – MÓDULO 2
Gráfico de pizza de pizza Veja o gráfico ao lado, ele
mostra DETALHES da fatia
Classe I que precisam ser
exibidos de forma geral no
primeiro gráfico e de
forma específica no
segundo gráfico.
O Excel faz gráficos de
pizza de pizza
automaticamente, basta
selecionar os dados e
inserir o gráfico.
Entretanto, nem sempre a solução oferecida é a mais adequada. Veja a seguir o passo a passo para
criar gráficos de pizza de pizza e como adaptá-los a suas necessidades.
1. Selecione os dados que serão representados no gráfico.
COMENTÁRIO Para fazer
um gráfico de pizza,
podemos selecionar
apenas DUAS
COLUNAS: a primeira,
com as palavras que
aparecerão no gráfico,
e a segunda, com os
dados.
2. Na guia Inserir, escolha
o gráfico pizza de pizza.
O Excel automaticamente cria um
gráfico pizza de pizza, movendo
sempre o ÚLTIMO TERÇO DE DADOS
para o segundo gráfico.
E se quisermos mostrar os dados da
Classe I (células A2:C4) no segundo
gráfico? A solução é simples, basta
rearranjar a planilha deixando estes
dados no final.
3. Recorte as células A2:C4 e cole-as no final da planilha.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 33
EXCEL – MÓDULO 2
Veja que já melhorou,
mas nem todos os dados
da Classe I foram
representados no
segundo gráfico – Óleo
usado ainda está no
primeiro gráfico.
4. Selecione o gráfico, vá para a guia Layout e clique no botão Formatar seleção.
5. No quadro Formatar Série de Dados que aparece, indique 3 na caixa A segunda plotagem
contém o último 3 valores.
Pronto, faltam agora os ajustes finos do gráfico.
6. Na guia Layout, clique no
botão Rótulo de Dados e
selecione a última opção,
Mais Opções de Rótulos de
Dados.
7. No quadro Formatar Rótulo
de Dados, assinale:
a. Nome da Categoria e Valor
para Conteúdo do Rótulo;
b. Melhor Ajuste para Posição
do Rótulo;
c. Nova Linha para Separador.
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5
a
b
c
PESSOAS E TECNOLOGIA 34
EXCEL – MÓDULO 2
Banco de dados
Banco de dados é um conjunto de células com características especiais: a PRIMEIRA LINHA contém o
TÍTULO das colunas e as células ao redor ficam vazias. O Excel apresenta vários recursos para células
dispostas desta forma.
Classificação de células
A planilha ao lado é um exemplo
típico de banco de dados.
Um recurso muito útil é a
classificação de células. Vamos
colocar os dados ao lado em ordem
alfabética de NOMES.
1. Deixe o cursor em
QUALQUER LUGAR da
coluna Nome.
2. Vá para a guia Dados.
3. Clique no botão
Classificar de A a Z.
O banco de dados
agora está em ordem
crescente de nomes.
Como você viu, NÃO
há necessidade de
selecionar as células.
REFLEXÃO Por que o Excel
não incluiu a PRIMEIRA
LINHA na classificação?
Muitas vezes, o Excel
consegue ENTENDER
seu banco de dados
automaticamente, e
considera a primeira
linha como sendo o
cabeçalho dos dados. No entanto, às vezes isso não acontece, e você precisa indicar que a
PRIMEIRA LINHA é o CABEÇALHO. Ou, ao contrário, às vezes você precisa classificar TAMBÉM a
PRIMEIRA LINHA. Em qualquer um dos casos, você pode ligar/desligar a linha de cabeçalho, basta
clicar no botão Classificar e marcar/desmarcar a opção Meus dados contêm cabeçalhos.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 35
EXCEL – MÓDULO 2
DICA 1 Você pode classificar seu banco de dados por QUALQUER COLUNA, basta deixar o cursor
em qualquer célula desta coluna e clicar no botão Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A.
DICA 2 É possível fazer a classificação baseado em mais de uma coluna, basta
clicar no mesmo botão Classificar onde você marcou/desmarcou linhas de
cabeçalho na página anterior. No quadro que aparece, clique no botão
Adicionar Nível e indique outras colunas para classificação.
DICA 3 Você
também
pode
classificar
conforme a
Cor da
Célula ou
Cor da
Fonte, basta
definir estes
critérios na
caixa Classificar em.
Filtro
Muitas vezes não é necessário ver todas as
informações em seu banco de dados. Neste
caso, você pode FILTRÁ-LAS.
1. Deixe o cursor em QUALQUER célula do
banco de dados.
2. Ainda na guia Dados, grupo Classificar e
Filtrar, clique no botão Filtro.
Aparecem as setas de filtro em seu
banco dados. Vamos supor que você queira
ver APENAS os dados de que mora na Rua
Maranhão no banco de dados ao lado.
3. Clique no filtro de Endereço.
4. Nas opções que aparecem, DESMARQUE a
opção Selecionar Tudo.
5. Em seguida, assinale a opção Rua Maranhão.
6. Clique em OK para aplicar o filtro.
7. Se quiser ver tudo novamente,
clique no botão Limpar no
grupo Classificar e Filtrar.
Dica 2
Dica 3
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PESSOAS E TECNOLOGIA 36
EXCEL – MÓDULO 2
Você pode filtrar conforme os mais variados
tipos de critério, veja:
Idade MAIOR OU IGUAL a 30
8. Clique no filtro de Idade.
9. Escolha Filtros de Número.
10. Selecione É Maior ou Igual a.
11. No quadro Personalizar
AutoFiltro que aparece,
digite 30 na caixa Idade.
12. Clique em OK.
Idade ENTRE 30 e 40
13. Repita os passos 8 e 9 acima.
14. Escolha Está Entre.
15. No quadro Personalizar AutoFiltro, digite as
idades limites, 30 e 40.
ATENÇÃO Veja que a opção E está assinalada, já
que estamos agora aplicando um critério E outro.
Idade FORA da faixa 30-40
Não existe esta opção na lista de filtros, mas podemos criá-la.
16. Mais uma vez, repita os passos 8 e 9.
17. Escolha agora Personalizar Filtro.
18. Prepare o quadro Personalizar AutoFiltro
conforme a figura ao lado.
ATENÇÃO Agora assinalamos a opção OU, já que
buscamos filtrar conforme um critério (Idade
menor do que 30) OU outro (Idade maior do que
40).
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PESSOAS E TECNOLOGIA 37
EXCEL – MÓDULO 2
Filtro avançado
Em algumas situações, apenas este filtro simples que vimos até agora não resolve nossas
necessidades. Veja dois exemplos:
Queremos ver APENAS as pessoas com
ENDEREÇO Rua Alagoas OU (atenção) que
tenham IDADE acima de 40. Serve um
critério OU outro.
O problema aqui é considerar DUAS colunas
ao mesmo tempo, o filtro que conhecemos até aqui é aplicável apenas a UMA COLUNA por vez.
Mais ainda, não queremos simplesmente OCULTAR os dados que não atendem a estes critérios,
queremos sim levá-los para OUTRO LOCAL em nossa planilha.
Duas necessidades muito comuns, que podem muito bem ser resolvidas se usarmos o FILTRO
AVANÇADO do Excel.
Antes de executarmos o comando, precisamos PREPARAR a planilha criando uma área com os
CRITÉRIOS que o Excel deve usar para FILTRAR os dados conforme nossas necessidades. Vamos criar
a ÁREA DE CRITÉRIOS.
COMENTÁRIO Não temos mais a necessidade do filtro simples, você
pode DESLIGAR o botão Filtro, se quiser.
1. Copie e cole o cabeçalho de seu banco de dados em algum local vazio de sua planilha. Sugestão:
use a área à direita do banco de dados.
2. Digite os critérios que o Excel usará para FILTRAR seus dados (Endereço: Rua Alagoas e
Idade>10).
ATENÇÃO Observe que os critérios foram digitados em LINHAS DIFERENTES, já queremos filtrar
conforme um critério OU outro, NÃO precisamos dos dois critérios AO MESMO TEMPO.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 38
EXCEL – MÓDULO 2
3. Vamos agora usar o FILTRO AVANÇADO. Na guia Dados, clique no botão Avançado.
Aparece o quadro Filtro
avançado, onde você fornecerá
as informações necessárias para
o Excel executar o filtro.
DICA Antes de clicar no botão
Avançado, deixe o cursor em
qualquer célula do banco de
dados – a caixa Intervalo da
lista já aparece preenchida.
4. Queremos levar os dados
filtrados para outro local,
assinale a opção Copiar para
outro local.
5. Se seu banco de dados ainda não estiver aparecendo em Intervalo da lista (veja Dica acima),
indique o intervalo agora.
6. Mostre as células onde você onde está seu Intervalo de critérios.
7. Em Copiar para, aponte a célula para onde os dados serão copiados – basta indicar uma única
célula.
8. Clique em OK para executar o filtro.
Algumas considerações importantes sobre o Filtro Avançado:
Critérios digitados na
MESMA LINHA
funcionam AO MESMO
TEMPO. Se digitados em
LINHAS SEPARADAS, vale um ou outro. Nesta figura acima, teremos todas as pessoas que
tenham Idade < 3 E moram na Rua Alagoas OU pessoas que tenham Idade >10, independente do
Endereço onde moram.
Se houver
necessidade de
indicar mais de um
critério para uma MESMA COLUNA, duplique esta coluna. Nesta figura acima, temos DOIS
critérios para Idade: acima de 3 E abaixo de 15. Temos também um critério funcionando ao
mesmo tempo para Endereço: Rua Alagoas.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 39
EXCEL – MÓDULO 2
Subtotais Se necessário, o Excel pode criar subtotais por
colunas. A figura ao lado mostra o número de
pessoas por endereço.
Para criar estes subtotais, é importante primeiro CLASSIFICAR os dados. Esta nossa figura acima cria
subtotais para CADA Endereço, então precisamos classificar os dados por Endereço.
1. Leve o cursor para qualquer célula da coluna Endereço.
2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar de A a Z.
3. Para criar subtotais, clique no botão Subtotal.
4. No quadro Subtotais que aparece, indique que os
subtotais devem ser criados A cada alteração em:
Endereço.
5. Defina também que o Excel deve Usar função:
ContNúm para calcular os subtotais.
6. Por fim, mostre que o Excel deve Adicionar subtotal a:
Endereço.
7. Clique em OK para ver os subtotais tal como mostrado
na figura no início desta página.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 40
EXCEL – MÓDULO 2
COMENTÁRIO Veja que o
Excel exibe à esquerda da
planilha uma barra de
estrutura, onde você
pode controlar a exibição
dos subtotais.
No alto desta barra,
aparecem os botões 1, 2
e 3 – são os três tipos de
visões disponíveis para
subtotais:
- Botão 1: visão executiva, mostra apenas o total geral da listagem.
- Botão 2: visão gerencial, mostra somente o total de cada registro (cada endereço neste exemplo).
- Botão 3: visão operacional, mostra a listagem com todos os registros e os seus respectivos totais.
Clique nos sinais – para ocultar
um subtotal. Na figura ao lado, os detalhes dos subtotais dos endereços Rua Alagoas e Rua Ferreira de Araújo estão ocultos.
Clique nos números no alto na barra de estrutura para exibir/ ocultar de uma só vez os detalhes
de todos os subtotais. Na figura ao lado, você vê apenas os subtotais, os detalhes correspondentes não estão visíveis.
8. Se você quiser remover os subtotais, basta exibir novamente o quadro Subtotais e clicar n botão Remover todos.
8
PESSOAS E TECNOLOGIA 41
EXCEL – MÓDULO 2
DICA 1 Se você quiser, é possível exibir mais de um tipo de subtotal ao mesmo tempo.
Em nosso exemplo, exiba novamente o quadro
Subtotais e indique que A cada alteração em:
Endereço, o Excel deve Usar função: Máx e
Adicionar subtotal a: Idade.
Clique em OK para gerar os subtotais.
Em seguida, abra novamente o quadro Subtotais e
troque a função Máx pela função Mínimo.
IMPORTANTE: Desmarque a caixa Substituir
subtotais atuais.
Deixe os outros parâmetros como estão e clique em
OK. Pronto, os dois subtotais são exibidos, como você pode ver na figura abaixo.
DICA 2 Assinale a opção Quebra de página entre grupos para exibir um grupo em cada página.
Dica 2
PESSOAS E TECNOLOGIA 42
EXCEL – MÓDULO 2
Funções de banco de dados
Além dos recursos de banco de dados que vimos até aqui, o Excel apresenta uma série de funções
para o trabalho com banco de dados. Para entendê-las, vamos usar o banco de dados que você já
conhece – ao lado – e
responder as
perguntas:
QUANTAS pessoas
moram na Rua
Maranhão?
Qual a idade
MÉDIA delas?
Quem tem a
MAIOR idade?
Quando trabalhamos
com banco de dados,
quase sempre
precisamos definir CRITÉRIOS para indicar os dados desejados. Você se lembra do filtro avançado? Lá
criamos uma área de critérios.
1. Crie uma área de critérios para responder as perguntas acima. Nosso único critério aqui é indicar
ao Excel que queremos APENAS as pessoas que moram na Rua Maranhão.
2. Aproveite e prepare as células onde você quer as respostas às três perguntas acima.
Vamos responder a primeira pergunta: QUANTAS pessoas moram na Rua Maranhão?
3. Deixe o cursor na célula C13 e clique no ícone fx Inserir função
4. No quadro Inserir função, indique
a categoria Banco de dados, onde
encontraremos TODAS as funções
de banco de dados que o Excel
possui.
5. Para CONTAR pessoas, seleciona a
função BDCONTARA e clique em
OK.
COMENTÁRIO BDCONTAR conta
APENAS células com NÚMEROS,
BDCONTARA conta células
preenchidas, independente de seu
conteúdo.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 43
EXCEL – MÓDULO 2
6. No quadro
BDCONTARA,
indique as
células que
formam seu
banco de
dados em
Banco_dados.
ATENÇÃO Ao
indicar o banco
de dados,
inclua SEMPRE
a PRIMEIRA LINHA – o CABEÇALHO.
7. Em Campo, indique que campo do banco de dados será CONTADO (Campo 1 em nosso exemplo,
onde estão os nomes).
8. Finalmente, aponte as células onde você digitou os Critérios para o Excel selecionar as células
adequadas.
9. Clique em OK para fazer a contagem (2 neste nosso exemplo).
Para responder as
outras duas
perguntas, o
processo é o
mesmo, basta
apenas indicar a
função adequada:
BDMÉDIA para
calcular a média
das pessoas que
moram na Rua
Maranhão e
BDMÁX para
calcular a idade
máxima de quem
mora na Rua
Maranhão.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 44
EXCEL – MÓDULO 2
Trabalho em grupo
Compartilhando arquivos
Muitas vezes você precisa trabalhar com uma planilha em conjunto com outras pessoas. O Excel
pode controlar o trabalho de todos, assim ninguém desfaz o trabalho do outro.
1. Vá para a guia Revisão e clique no botão Compartilhar Pasta de Trabalho.
Veja que o quadro aberto mostra quem está
usando a planilha no momento. Por
enquanto você deve estar vendo só seu
nome, afinal esta planilha ainda não foi
compartilhada. Vamos fazer isso.
2. Para que mais de uma pessoa possa
trabalhar com esta planilha, ative a opção
Permitir alterações por mais de um usuário
ao mesmo tempo.
3. Agora que a planilha pode ser aberta por
mais de uma pessoa, precisamos orientar o
Excel sobre o controle que ele deve fazer.
Clique na guia Avançadas.
4. Pode ser muito útil registrar todas as
alterações feitas. Para isso, assinale Manter
histórico de alterações e indique o número
de dias desejados.
5. Em que momento outros usuários devem
ver as modificações que você está fazendo?
Escolha Quando o arquivo for salvo ou
Automaticamente a cada xx minutos.
6. O que acontece quando você faz uma modificação e outro usuário faz outra, na mesma célula? É
melhor pedir ao Excel para Confirmar quais alterações irão prevalecer.
7. Pronto, é só clicar em OK para finalmente compartilhar o arquivo.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 45
EXCEL – MÓDULO 2
Realçando alterações
Quer você esteja compartilhando arquivos ou não, muitas vezes pode ser interessante identificar as
alterações feitas em uma planilha. No compartilhamento este recurso é bem útil. Caso você envie um
arquivo para análise, também é muito bom poder conferir o que foi modificado.
1. Ainda na guia Revisão, grupo Alterações, clique no botão Controlar Alterações e escolha Realçar
Alterações.
2. Na caixa Quando, você
definir que quer ver Todas
as alterações feitas.
3. Se o arquivo estiver
compartilhado, é possível
ver as alterações feitas por
cada usuário. Para ver o que
Todos fizeram, escolha esta
opção em Autor.
4. Também é possível ver
alterações só em um
conjunto específico de células. Se for este seu caso, indique o intervalo desejado na caixa Onde.
5. Pronto! Clique em OK faça uma alteração
para testar o funcionamento deste recurso.
Cada alteração feita é indicada por um
ponto azul à esquerda na célula. Quando
você passa o mouse sobre este ponto, uma
caixa amarela exibe as alterações realizadas.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 46
EXCEL – MÓDULO 2
Controlando alterações
Uma grande facilidade do trabalho em grupo com planilhas é que você pode aceitar ou não as
alterações feitas por outro usuário.
1. Com a planilha na tela, vá para a guia Revisão e no grupo Alterações clique no botão Controlar
Alterações e escolha Aceitar/Rejeitar Alterações
2. O Excel informa que o documento será salvo. Clique em OK para aceitar.
3. Em seguida o Excel pede para
você selecionar que tipo de
alteração deve ser aceita ou
rejeitada. Preencha as caixas
Quando, Autor e Onde
conforme sua necessidade, e
de acordo com o que já vimos
nas páginas anteriores desta
apostila. Clique em OK.
Aparece o quadro Aceitar ou
rejeitar alterações
com a relação de
alterações feitas.
4. Clique no botão
Aceitar ou Rejeitar
para aceitar ou
rejeitar cada uma
delas
individualmente.
5. Clique no botão
Aceitar todas ou Rejeitar todas para aceitar ou rejeitar todas as alterações de uma só vez.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 47
EXCEL – MÓDULO 2
Ferramentas úteis
Comentários
São pequenos lembretes que podemos inserir nas células. Eles
proporcionam uma melhor identificação do conteúdo das células.
Vamos inserir um comentário?
1. Com o cursor
na célula
que
receberá o
comentário,
vá para a guia Revisão e no grupo Comentários clique no botão Comentários.
2. Aparecerá uma caixa amarela para você digitar
seu comentário.
Os comentários são indicados por pontos
vermelhos nos cantos das células. Para ver o
comentário associado a uma célula, passe o
mouse sobre ele.
Você também pode corrigir um comentário depois que ele estiver pronto.
3. Mantenha o
cursor na
célula com
comentário,
vá para a guia
Revisão,
grupo
Comentários,
clique no
botão Editar comentário e faça as correções necessárias.
DICA 1 Se quiser, você pode exibir todos os comentários de uma única vez. Na guia Revisão, grupo
Comentários, clique no botão Mostrar Todos os Comentários.
DICA 2 Os recursos de inserção, edição e exibição de comentários também disponíveis quando
você pressiona o botão DIREITO do mouse.
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Dica 1
PESSOAS E TECNOLOGIA 48
EXCEL – MÓDULO 2
É possível também imprimir os comentários feitos em sua planilha, basta configurar a página.
4. Na guia Layout da Página, grupo Configurar Página, clique na pequena seta que aparece na parte
inferior direita do grupo.
5. No quadro
Configurar
Página que
aparece, vá para
a aba Planilha.
6. Na seção
Imprimir, campo
Comentários,
defina como os
comentários
serão impressos:
Como exibido na
planilha (ao lado
de cada célula
comentada) ou
No final da
planilha (em
uma folha
separada).
A figura ao lado
mostra um
comentário
impresso na
última folha de
uma planilha
impressa.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 49
EXCEL – MÓDULO 2
Vinculo Word/Excel
Podemos transportar planilhas completas do Excel para o Word sem problemas e ainda com vínculo:
as alterações feitas no Excel aparecem automaticamente no Word.
1. Selecione uma planilha no Excel e a copie.
2. Vá para o Word, coloque o cursor no local onde deverá ficar a
planilha e clique na parte INFERIOR (atenção) o botão Colar.
COMENTÁRIO No Office 2010, o botão Colar é dividido em duas partes:
a superior é o botão Colar normal, a parte inferior apresenta várias
opções de colagem.
3. Clique no comando Colar Especial...
4. No quadro Colar
especial que
aparece, ative a
opção Colar
vínculo.
5. Clique em OK.
Sua planilha é
colada no Word. O
mais interessante é
que ela está
vinculada. Faça um
teste: mude algo no
Excel e confira. Elas
são alteradas automaticamente no Word.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 50
EXCEL – MÓDULO 2
Planilha na Internet
O Excel permite a publicação de planilhas na Internet, de forma simples e rápida. Como exemplo, vamos publicar a planilha ao lado.
1. Não queremos publicar a
planilha inteira. Selecione
apenas as células que serão
publicadas.
2. Clique no
comando
Arquivo.
3. Escolha
Salvar como.
4. No quadro Salvar como que aparece, escolha Página da Web na caixa Tipo.
A parte
inferior do
quadro
mostra agora
opções de
publicação.
5. Ative o item
Seleção: para
publicar
apenas o
intervalo
selecionado.
6. Atribua um
nome para a planilha em Nome do arquivo.
7. Clique no botão Publicar...
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6
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PESSOAS E TECNOLOGIA 51
EXCEL – MÓDULO 2
8. Aparece o
quadro Publicar
como página da
Web para você
confirmar todas
as opções já
feitas. Se tudo
estiver certo,
clique
novamente em
Publicar.
DICA Assinale
AutoRepublicar
para atualizar esta página na web sempre que o arquivo for saldo..
9. Agora é só conferir. Feche o Excel, vá até a pasta onde você gravou o arquivo e clique duas vezes
sobre ele. Seu navegador Internet será aberto com este arquivo.
8
Dica
PESSOAS E TECNOLOGIA 52
EXCEL – MÓDULO 2
Proteção de planilhas
Protegendo uma planilha
Uma planilha protegida pode ser visualizada, mas não pode ser modificada (a planilha toda ou
algumas células). Para proteger uma planilha:
1. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique
no botão Proteger Planilha.
2. Clique em OK para proteger agora a
planilha.
DICA Se quiser, você pode atribuir uma
senha para a proteção. Desta forma, só
poderá DESPROTEGER a planilha quem
souber a senha.
Tente agora fazer alguma alteração em
qualquer célula. Uma mensagem de alerta
aparecerá, dizendo que a planilha está
protegida e nenhuma célula pode ser
modificada.
Desprotegendo uma planilha
Desproteger uma planilha é tão simples quanto proteger: 1. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique no botão Desproteger planilha, que aparece agora no
lugar onde estava antes o botão Proteger Planilha.
COMENTÁRIO Se você tiver atribuído uma senha para a proteção, será necessário digitá-la para a
desproteção.
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Dica
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PESSOAS E TECNOLOGIA 53
EXCEL – MÓDULO 2
Desprotegendo células
Você viu que em uma planilha protegida, todas as células ficam bloqueadas. No entanto, se você
quisesse liberar o acesso a apenas algumas células, seria só desligar o status Bloqueadas destas
células. Como fazer isso?
COMENTÁRIO Se sua planilha estiver protegida, você precisará primeiro desprotegê-la para fazer o
passo a passo abaixo.
1. Selecione as células que não devem ficar protegidas.
2. Vá para a guia Página Inicial e clique na seta que aparece na parte inferior esquerda do grupo
Número.
3. No quadro Formatar Células que aparece, vá para a aba Proteção.
4. Desmarque a opção Bloqueadas.
Pronto! Agora você pode proteger sua planilha que estão células continuarão acessíveis.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 54
EXCEL – MÓDULO 2
AutoRecuperação
O Excel pode salvar automaticamente seus arquivos enquanto você trabalha. É
um seguro contra travamento do micro ou falta de energia elétrica.
Para habilitar a AutoRecuperação:
1. Clique no comando Arquivo e depois em Opções para exibir as opções do
Excel.
2. No quadro Opções do Excel que aparece, clique no comando Salvar (veja na
figura abaixo).
3. Habilite a opção Salvar informação de AutoRecuperação a casa xx minutos.
4. Clique em OK.
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