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Microsoft Excel - Grundlagenschulung © copyright

Excel – Leicht gemacht Grundlagenschulung

Arbeitsunterlagen

Microsoft Excel - Grundlagenschulung © copyright

Wichtiges im Überblick

Anschrift Dr. Becker Beratung & Training

Parkstraße 10

50968 Köln (Marienburg)

Tel.: (02 21) 93 46 47-0

Fax: (02 21) 93 46 47-40

www.dbbt.de

Leitung Silke Grießhammer

Tel.: (02 21) 93 46 47- 37

[email protected]

Autor Damaris Osondu

Tel.: (02 21) 93 46 47-19

[email protected]

Erstellt: 07/2011

Träger Dr. Becker Services GmbH

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Übersicht über die Inhalte der Schulung

Vorwort 3

Einführung 3

__________________________________________________________________________________________

Teil 1 - Allgemeine Informationen

1.1 Was ist Microsoft Excel und wofür wird es verwendet? 4

1.2 Die Benutzeroberfläche 4

1.2 Die Benutzeroberfläche 5

1.3 Arbeitsmappe abspeichern 6

__________________________________________________________________________________________

Teil 2 - Datensätze bearbeiten

2. Zeilen und Spalten löschen /einfügen 7

3.1 Daten automatisch eintragen 8

3.2 Daten filtern 9

3.3 Daten sortieren 10

__________________________________________________________________________________________

Teil 3 - Formatieren und Gestalten

4.1 Erstellen einer Tabelle 11

4.1 Erstellen einer Tabelle 12

4.2 Zeilen- und Spaltenbreite einstellen 13

4.3 Tabellenblätter gestalten 13

__________________________________________________________________________________________

Teil 4 - Formeln und Funktionen

5.1 Formeln eingeben 14

5.2 Die Summenfunktion 14

5.3 Der Funktionsassistent 15

__________________________________________________________________________________________

Teil 5 - Diagramme und Funktionen

6.1 Bestandteile eines Diagramms 16

6.2 Der Diagrammassistent 16

6.3 Diagramme formatieren 19

6.4 Bilder und Grafiken einfügen 20

__________________________________________________________________________________________


Vorwort

Liebe Teilnehmerinnen und Teilnehmer,

wir begrüßen Sie recht herzlich und freuen uns über Ihr

Interesse an der Grundlagenschulung zum

Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel. Diese

Schulung dient dazu, Ihnen den Umgang mit dem Programm

Excel zu erleichtern und Ihnen die verschiedenen

Anwendungsbereiche zu zeigen.

Der Schulungsablauf besteht aus drei Teilen

Teil 1 : Durchführung der Schulung anhand dieses Skripts

Teil 2 : Test auf der Wissensplattform

Teil 3: Aushändigung des Zertifikates

Einführung

In den 5 Lektionen dieses Skriptes erwerben Sie Basiswissen über das Programm Microsoft

Excel aus der Microsoft Office Suite. Es dient Ihnen zur Vorbereitung auf die anschließende

Prüfung über die Wissensplattform www.becker-trainingscenter.de. Nach erfolgreichem

Absolvieren des Tests wird Ihnen ein Zertifikat ausgestellt, welches Ihre neu erworbenen

Qualifikationen bestätigt.

Nach der Schulung können Sie…

• die Symbole der Benutzeroberfläche zuordnen und kennen deren Funktion

• Listen (Datensätze) erstellen und abspeichern

• Listen nach ähnlichen oder identische Daten sortieren

• Zahlenreihen, Abfolge von Wochentagen oder Nummerierungen automatisch

vervollständigen

• Tabellen durch Hinzufügen und Entfernen von Zellen beliebig anlegen

• die Werte aus einem Datensatz in einem Diagramm darstellen

• Diagramme und Tabellen formatieren, d.h. Farbe, Größe, Schriftart, Rahmen etc.

individuell anpassen

• Grafiken in ein Tabellenblatt einfügen

• nach ClipArts oder Bilddateien suchen und diese einfügen

• Formeln anwenden

• eine Summe bilden

• weitere Funktionen suchen und anwenden


Teil 1 – Allgemeine Informationen 1.1 Was ist Microsoft Excel und wofür wird es verwendet?

1.2 Die Benutzeroberfläche

Die Titelleiste zeigt den aktuellen Dateinamen an. In der rechten Ecke befinden sich die

Fensteroptionen zum Schließen, Minimieren oder Vergrößern. Mithilfe der Standard- und der

Format-Symbolleiste können Sie sämtliche Bearbeitungs- und Formatierungsschritte

durchführen (z.B. drucken, speichern, Schriftart, oder –farbe ändern etc.).

Zu den einzelnen Funktionen gelangen Sie jedoch auch über die Schaltflächen in der

Menüleiste. Die Statusleiste zeigt den aktuellen Bearbeitungsstatus an.

Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm aus der Microsoft Office Suite, mit dem Sie Berechnungen durchführen, Diagramme erstellen sowie Zahlen und Texte in Tabellenform festhalten können. Sobald Sie das Programm über das Startmenü aufrufen, öffnet sich die Benutzeroberfläche mit den verschiedenen Menü- und Symbolleisten sowie das Tabellenblatt. In die einzelnen Zellen tragen Sie die Werte für Ihre Berechnungen ein. Das Excel- Dokument besteht aus drei angelegten Tabellenblättern und nennt sich Arbeitsmappe. Beliebig können Tabellenblätter von Ihnen hinzugefügt oder entfernt werden.


Teil 1 – Allgemeine Informationen

1.2 Die Benutzeroberfläche

1) Gerade gelesen – Wissen Sie es noch??? Tragen Sie die fehlenden Begriffe in die Zeichnung unten ein. (Menüleiste, Statusleiste, Standard-Symbolleiste, Format-Symbolleiste, Titelleiste, Spaltenkopf, Namenfeld, Zeilenköpfe, Blattregister)


Teil 1 – Allgemeine Informationen

1.3 Arbeitsmappe abspeichern Die geöffnete Excel Arbeitsmappe können Sie zum weiteren Gebrauch z.B. auf dem Desktop

speichern.

Nachdem Sie über die Menüleiste auf die Schaltfläche speichern oder speichern unter…

geklickt haben, öffnet sich ein Fenster mit den möglichen Speicherorten Ihres Computers:

2)Gerade gelesen – Wissen Sie es noch??? Öffnen Sie das Programm Microsoft Excel über das Startmenü und speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Ihrer Wahl auf dem Desktop ab.


Teil 2 – Datensätze bearbeiten

2. Zeilen und Spalten löschen /einfügen

Klicken Sie die Zelle an, die bearbeitet werden soll.

Danach können Sie die Daten einfach über die Tastatur

eingeben. Mehrere Zellen werden markiert, indem Sie die

erste Zelle anklicken und die Maus mit gedrückter linker

Taste bis zur letzten Zelle ziehen. So können Sie die

Zellen anschließend bearbeiten.

Sie können Markierungen auf einer Zeile, einer Spalte oder einem größeren Bereich

vornehmen. Eine oder mehrere Spalten können Sie auch mit einem Klick auf den

Spaltenkopf markieren. In gleicher Weise werden Zeilen markiert.

So fügen Sie Zeilen/ Spalten ein:

Nachdem Sie eine oder mehrere Zellen (wie in Punkt 2.1

beschrieben) markiert haben, können Sie nun nach Belieben

Zeilen oder Spalten hinzufügen. In der Menüleiste auf der

Benutzeroberfläche wählen Sie über den Button Einfügen das

Element aus, welches Sie einfügen möchten (Zellen, Zeilen,

Spalten…).

So löschen Sie Zeilen/Spalten:

Um Zeilen oder Spalten zu löschen, markieren Sie die zu

löschenden Bereiche. Per Rechtsklick auf die Zeile/Spalte

gelangen Sie zum Kontextmenü (siehe Abb. rechts). Über die

Schaltfläche Zellen löschen werden die markierten Zellen dann

entfernt. Den Vorgang Zellen löschen aus dem Kontextmenü

können Sie auch über die Schaltfläche Bearbeiten in der

Menüleiste tätigen.



3.1 Daten automatisch eintragen Mit der Programmfunktion AutoAusfüllen wird die

Möglichkeit bezeichnet, zu erwartende Daten

automatisch in die Zellen einzutragen. In die

ersten zwei Zellen tragen Sie bei Nummerierung

oder Buchstabenfolge z.B. 1, 2 oder A, B ein und

markieren sie. Dann gehen Sie mit dem

Mauszeiger auf den Ziehpunkt (kleines schwarzes

Viereck). Mit gedrückter linker Taste die

Markierung über alle auszufüllenden Zellen

ziehen. Der gleiche Vorgang funktioniert auch mit

der Abfolge von Wochentagen, Daten- oder

Zahlenreihen in bestimmten Schritten.

Sie können diese Funktion auch zum kopieren

benutzen, indem Sie nur eine Zelle beschriften.

Beim Ziehen wird der Wert dann in alle Zellen

übertragen.

3) Gerade gelesen – Wissen Sie es noch??? Geben Sie in die ersten zwei Zellen einer Spalte die Wochentage „Montag“ und „Dienstag“ ein. Markieren Sie beide Zellen und fahren Sie wie oben beschrieben fort. Wiederholen Sie denselben Vorgang mit einer Zahlenreihe (z.B. 2,4,8 oder 5,10,15 usw.). Auch hier markieren Sie wieder die ersten zwei oder drei Zellen und können so die Zahlenreihe beliebig lang vervollständigen.



3.2 Daten filtern

Die Funktion AutoFilter dient dazu,

Tabellen mit mindestens zwei

verschiedenen Spalten zu filtern.

Wählen Sie in der Menüleiste Daten und

dann die Schaltfläche Filter. Von dort aus

gelangen Sie dann zur Option AutoFilter.

Nachdem Sie AutoFilter angeklickt haben,

ist die Funktion aktiviert und es erscheinen

neben den Überschriften der Tabelle

Pfeile. Durch Anklicken auf die Pfeile

stehen Ihnen dann alle in der Spalte

vorkommenden Begriffe zur Auswahl.

Wählen Sie den gewünschten Begriff aus

und es werden nur die Zeilen angezeigt,

die das Wort beinhalten.

Als Beispiel sehen Sie links eine Liste mit Behandlungsfeldern und verschiedenen Kliniken,

rechts daneben sehen Sie eine gefilterte Auflistung, die nur die Behandlungsfelder einer

Klinik anzeigt (Brunnen- Klinik).



3.3 Daten sortieren

Nun haben Sie die Funktion AutoFilter kennengelernt, mit der Sie nur die Zeilen anzeigen

können, die Ihr Suchwort enthalten. Wenn Sie lediglich die Reihenfolge eines Datensatzes

ordnen möchten, sodass die gesamte Liste weiterhin sichtbar bleibt, können Sie dies über

folgende Schaltflächen tun.

Sie können die Liste….

absteigend oder aufsteigend sortieren.

Beide Schaltflächen finden Sie in der Standard-Symbolleiste. Alternativ rufen Sie die Option

Sortieren auf, indem Sie über die Menüleiste den Reiter Daten und dann Sortieren anklicken.

In dem Feld Sortieren nach stehen dann die

Überschriften zur Auswahl. Zudem können Sie

zwischen Aufsteigend und Absteigend wählen.

In diesem Beispiel wurden die Kliniknamen

aufsteigend sortiert:


Teil 3 – Formatieren und Gestalten

4.1 Erstellen einer Tabelle In Teil 2 haben Sie gelernt, ihre Datensätze zu ordnen. Dieser Teil des Skripts befasst sich

weniger mit dem Inhalt, sondern konzentriert sich mehr auf die äußeren Details.

Beim Erstellen einer Tabelle geben Sie zunächst die Daten in die Zellen ein. Eine

Formatierung lässt Ihre Tabelle strukturierter wirken. Die Programmfunktion AutoFormat

beinhaltet Vorlagen, mit denen Sie Datensätze schnell und einfach gestalten können.

Zuerst markieren Sie Ihren

Datensatz, der formatiert

werden soll.

Per Klick auf Format in der

Menüleiste wird Ihnen

dann die Schaltfläche

AutoFormat aufgeführt.

Anschließend erscheint ein

Fenster mit diversen

Vorlagen, die Sie für die

Gestaltung Ihrer Tabelle

nutzen können.


4) Gerade gelesen – Wissen Sie es noch??? Öffnen Sie Ihre in Übung 1 abgespeicherte Arbeitsmappe. Nutzen Sie hierfür dieses Symbol in der Standard-Symbolleiste Legen Sie eine Tabelle mit drei Spalten an und formatieren diese. Anschließend bitte speichern. Beispiel

Teil 3 – Formatieren und Gestalten

4.1 Erstellen einer Tabelle Links sehen Sie die markierte Tabelle, rechts sehen Sie die gleichen Werte in einer

Formatvorlage nach der Formatierung mit AutoFormat.


Teil 3 – Formatieren und Gestalten 4.2 Zeilen- und Spaltenbreite einstellen Bei der Tabellenstruktur sollten nicht nur Rahmen, Schriftart und Farbgebung stimmig sein. Ebenso wichtig ist Breite der Spalten und Zeilen, damit der Inhalt gut zur Geltung kommt. Eine optimale Spaltenbreite erhalten Sie durch Doppelklick auf den rechten Rand des Spaltenkopfes, die Breite der Zeilen optimieren Sie durch Doppelklick auf den unteren Rand des Zeilenkopfes. Dadurch verändert sich der Mauszeiger zu diesem Zeichen:

Über die Menüleiste Format � Spalte / Zeile � Breite können Sie genaue Werte eingeben.

4.3 Tabellenblätter gestalten Wie in Teil 1 (1.2) bereits erwähnt, wissen Sie, dass eine Microsoft Excel Arbeitsmappe in der Regel aus drei Tabellenblättern besteht. Auch an diesen können Sie Formatierungen vornehmen. Links unten befindet sich oberhalb der Statusleiste der Tabellenreiter mit dem Blattregister, über den Sie die verschiedenen Tabellenblätter ansehen können.

Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf den Tabellenreiter) können Sie weitere Tabellenblätter hinzufügen, löschen, beschriften oder farbig hinterlegen.


Teil 4 – Formeln und Funktionen 5.1 Formeln eingeben Dies ist der Teil beschäftigt sich mit einem der Hauptanwendungsbereiche des Programms: Kalkulation. Sie können in jede Zelle eine einfache mathematische Formel eingeben und sich per Eingabetaste anschließend das Ergebnis zeigen lassen. Möglich sind die vier Grundrechenarten (+ / - / * / :). Potenzen (z.B. 10^2), Klammern und % können Sie ebenfalls nutzen. WICHTIG: Die Formel beginnt immer mit einem =. Alternativ kann man auch die Zelle markieren und die Formel in die Bearbeitungsleiste eingeben. Auf diese Weise können Sie Excel wie einen einfachen Taschenrechner benutzen. (s. Abb.) 5.2 Die Summenfunktion

Die Summenfunktion ist die meist verwendete Funktion. Da das Berechnen einer Summe einen so häufigen Rechenschritt darstellt, gibt es bei Microsoft Excel die Schaltfläche Summe auf der Standard- Symbolleiste (s. Abb.).

Bearbeitungsleiste


5) Gerade gelesen – Wissen Sie es noch??? Öffnen Sie Ihre Arbeitsmappe mit der erstellten Tabelle aus Übung 4. Markieren Sie die Zahlen der einzelnen Spalten und bilden jeweils die Summe. Danach ermitteln Sie den Mittelwert jeder einzelnen Spalte mithilfe des Funktionsassistenten.

Teil 4 – Formeln und Funktionen 5.3 Der Funktionsassistent Microsoft Excel enthält neben der Summenfunktion noch weitere Funktionen für fast alle Rechenfälle. Eine Funktion besteht immer aus dem Funktionsnamen und den Argumenten. Den Funktionsnamen suchen Sie sich über den Funktionsassistenten, indem Sie über den Button in der Menüleiste Einfügen � Funktionen gehen. Argumente sind die Werte, die Sie direkt eingeben bzw. die markierten Zellen (Zellenbezüge).


Teil 5 – Diagramme und Grafiken 6.1 Bestandteile eines Diagramms Mit Microsoft Excel können Sie Ihre Tabellen und Ihre Berechnungen auch grafisch auswerten. Säulen-, Kreis- und Liniendiagramme werden am häufigsten verwendet. Die verschiedenen Diagrammvarianten finden Sie über den Diagrammassistenten. Ein Diagramm besteht aus Diagrammtitel, der Rubriken- und Größenachse, einer Legende sowie den Datenreihen, welche die Werte aus einer Wertetabelle abbilden. 6.2 Der Diagrammassistent Nun kennen Sie die Bestandteile eines Diagramms. Doch wie erstellen Sie ein Diagramm in Microsoft Excel? - Ganz einfach mit dem Diagrammassistenten! Möchten Sie eine vorhandene Wertetabelle in einem Diagramm darstellen, so markieren Sie zunächst die gesamte Tabelle. Anschließend öffnen Sie den Diagrammassistenten.

Den Diagrammassistenten rufen Sie über die Schaltfläche auf der Standard-Symbolleiste auf. Hier werden Ihnen neben den gängigen Varianten wie Linien-, Säulen- und Kreisdiagramm noch viele andere Diagrammarten zur Auswahl angeboten.

Legende


Teil 5 – Diagramme und Grafiken Durch Doppelklick bzw. durch Klick auf Fertigstellen werden die gewünschte Diagrammart ausgewählt und Ihre Daten aus der Tabelle übertragen. Hilfreich ist der Diagrammassistent auch dann, wenn Sie keine Wertetabelle angelegt haben und Sie die einzelnen Werte direkt in ein Diagrammschema eintragen möchten. Öffnen Sie dazu den Diagrammassistenten. Wählen Sie eine Diagrammart aus und klicken Sie auf Weiter. Ihnen wird nun ein Fenster mit den Reitern Datenbereich und Reihe angezeigt. Gehen Sie auf den Reiter Reihe. Dort können Sie nach Bedarf Datenreihen hinzufügen, beschriften und Ihre Werte eintragen.


Teil 5 – Diagramme und Grafiken

6) Gerade gelesen – Wissen Sie es noch??? Beschriften Sie das unten abgebildete Diagramm mit den korrekten Bezeichnungen. Rufen Sie Ihre gespeicherte Arbeitsmappe mit der Wertetabelle auf und erstellen Sie anhand des Diagrammassistenten ein Liniendiagramm.


Teil 5 – Diagramme und Grafiken 6.3 Diagramme formatieren Wie bei einer Wertetabelle ist auch bei Diagrammen und Statistiken die übersichtliche Gestaltung von Vorteil. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, Ihr Diagramm farbig zu gestalten, Schriftarten zu ändern oder mit Fülleffekten zu arbeiten. Per Doppelklick auf das erstellte Diagramm wird Ihnen das Bearbeitungsfenster Diagrammfläche formatieren angezeigt.

Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen vor und klicken Sie im Anschluss auf OK. Dieses Bearbeitungsfenster dient zur Formatierung der äußeren Merkmale des Diagramms. Sofern Sie inhaltliche Eigenschaften eines Diagramms bearbeiten möchten, (wie z.B. die Beschriftung der Achsen, den Diagrammtitel oder die einzelnen Werte der Datenreihen) dann können Sie dies über einen weiteren Arbeitsschritt erledigen. Markieren Sie dafür nochmals Ihre Tabelle und öffnen Sie erneut den Diagrammassistenten. Nachdem sich wieder das Fenster mit den diversen Diagrammarten geöffnet hat, klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Schritt gehen Sie auf den Reiter Datenbereich und dann wieder auf Weiter. Nun können Sie die einzelnen Bestandteile des Diagramms nach Ihren Wünschen abändern.


7) Gerade gelesen – Wissen Sie es noch??? Ihr Dokument enthält bereits eine Wertetabelle sowie ein Liniendiagramm. Gestalten Sie das Tabellenblatt, indem Sie - wie soeben beschrieben – ClipArts einfügen. Verwenden Sie Suchwörter Ihrer Wahl und suchen Sie ggf. über die Homepage falls keine Grafiken zu Ihrem Thema vorhanden sind.

Teil 5 – Diagramme und Grafiken 6.4 Bilder und Grafiken einfügen Nun ist Ihre Kreativität gefragt! Berechnungen, Datensätze und Statistiken können in Kombination mit Grafiken aufgelockert werden. Wie in den verwandten Microsoft- Programmen Word oder Powerpoint können Sie auch in Microsoft Excel mit Grafiken und Bildern arbeiten. Zunächst wählen Sie über die Menüleiste auf der Benutzeroberfläche Einfügen und klicken dann auf Grafik. Es werden Ihnen dann verschiedene Objekte angeboten, die Sie dann einfügen können.

ClipArts

Häufig werden ClipArts verwendet (Abb. Rechts). Dabei handelt es sich um eine Sammlung von kleineren Bildern und Grafiken, die im Internet zur Verfügung gestellt werden oder meist schon im Programm selbst vorinstalliert sind. Sie dienen zur Illustration der eigenen Dokumente und sind in der Regel ohne Berücksichtigung von Urheberrechten anwendbar. Wenn Sie also nach Einfügen � Grafik auf ClipArt… klicken, erscheint rechts auf dem Tabellenblatt ein Katalog mit Suchfunktion. Dort geben Sie ein Schlagwort ein und es werden die vorhandenen Grafiken dazu angezeigt. Das gewünschte Bild übernehmen Sie durch Doppelklick. Sollten Sie zu einem Thema kein Ergebnis angezeigt bekommen, so gibt es die Möglichkeit, entsprechende Grafiken im Internet herunterzuladen. Eine große Auswahl an ClipArts und Dekorelementen, die Ihr Dokument verschönern können, finden Sie auf der Homepage von Microsoft Office Online. Hierzu werden Sie weitergeleitet, indem Sie ClipArt auf Office Online anklicken.


Teil 5 – Diagramme und Grafiken Bilder/ Dateien Dateien werden ähnlich wie ClipArts eingefügt. Haben Sie die Schaltfläche Aus Datei… angeklickt, so öffnet sich folgendes Dialogfenster. Nun suchen Sie das einzufügende Foto heraus oder klicken sich bis zum Speicherort der entsprechenden Datei vor.

Darüber hinaus stehen Ihnen noch folgende Alternativen zum Einfügen von Grafiken zur Verfügung… …Fotos und Bilder von Kamera oder Scanner

Scannen Sie Texte oder Bilder ein und fügen Sie diese anschließend in Ihr Excel Dokument ein. Schließen Sie Ihre Kamera oder ein Massenspeichergerät (USB-Stick) an Ihren Computer an und laden Sie so Ihre Bilder direkt in das Dokument.


Teil 5 – Diagramme und Grafiken …AutoFormen

Mit Pfeilen, Symbolen, Linien und geometrischen Formen können Sie Akzente setzen. ...WordArt

Mit dieser Option können Sie einen Schriftzug mit individuellem Design aus einer der Vorlagen im WordArt- Katalog auswählen. …Ornigramme

Schematische Darstellungen sind in Excel über die Schaltfläche Ornigramm hinterlegt. Sobald Sie dies anklicken, öffnet sich eine Bearbeitungsleiste und ein Feld mitsamt Ornigramm, dessen Layout und Form angepasst werden können.


Bitte löschen Sie nun die Excel Arbeitsmappe vom Desktop damit die Kolleginnen und Kollegen nach Ihnen es nicht zu

einfach haben ☺☺☺☺

Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der zukünftigen Nutzung von Microsoft Excel und danken für Ihr Interesse

an unserer Schulung!

Das Team des Dr. Becker Trainingscenter

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