EXCEL DERSLERĐ

1-Hücreleri Birbirine Bağlamak a) Đki hücreyi bağlamak: Excelde iki hücreyi birbirine bağlamak için “=bağlanacak hücre adı” şeklinde düzenleme yapılır. ÖRNEK1: Aşağıdaki örnekte C2 hücresi A2 hücresine bağlanmıştır. Bunun için C2 hücresine =A2 şeklinde bir ifade

yazıldığına dikkat ediniz.

Şekil 1

b) Đki çalışma sayfasını bağlamak: Excelde iki ayrı çalışma sayfasındaki iki hücreyi birbirine bağlamak için “=çalışma sayfası adı ! bağlanacak hücre adı” şeklinde düzenleme yapılır. ÖRNEK2: Aşağıdaki örnekte Sayfa2 adlı çalışma sayfasında bulunan C2 hücresi, Sayfa1 adlı çalışma sayfasındaki A2 hücresine bağlanmıştır. Bu amaçla Sayfa2 deki C2 hücresine girilen eşitlikteki ! işaretine dikkat ediniz.

Şekil 2

c) Đki excel dosyasını birbirine bağlamak: Excerde iki ayrı dosyayı da birbirine bağlamak mümkündür. Bunun için kullanılacak eşitlik “=[bağlanacak dosyanın adı]Sayfa adı ! hücre adı” şeklinde olmalıdır. Eğer bağlanacak dosya kapalı ise bu durumda dosyanın bilgisayardaki yeri de eşitlikte belirtilmelidir. ÖRNEK3: Aşağıda birinci durumda (a) açık olan Kitap1.xls adlı bir dosyanın B2 hücresine uygun eşitlik girilerek Bu hücre dersler.xls dosyasının C2 hücresine bağlanmıştır. Her iki dosya da açık olduğu için dosya yeri belirtilmemiştir.

Ancak ikinci durumda (b) hedef dosya kapalı olduğu için hücre içine girilen eşitlik değiştirilmiş ve dosyanın tam yeri eklenmiştir. Hücrelere girilen formülleri resim üzerinden izleyebilirsiniz.

a) Hedef dosya açık

b) Hedef dosya kapalı... Şekil 3

2-Çalışma Sayfalarına Ad Vermek Çalışma sayfaları dosya ilk açıldığı zaman Sayfa1, Sayfa2 şeklinde adlar alarak görünürler. Ancak bu adları değiştirip istediğimiz bir adı sayfaya vererek, excel dosyamızın hangi sayfasında ne tür verilerin olduğunu daha iyi görüp işlem yapmamızı kolaylaştırabiliriz. Çalışma sayfasının adını değiştirmek için çalışma sayfası adı üzerine çift tıklayıp yeni adını yazmak yeterli olacaktır. Aşağıdaki görüntüyü Sayfa3 adlı çalışma sayfasının üzerine çift tıkladıktan sonra adını “Kasa Hesabı” olarak değiştirdikten sonra aldım.

Şekil 4

3-Düzenli Değişen Verilere Otomatik Ad Vermek Bazen bir grup verinin excel hücrelerine girilmesi gerekir. Eğer bu veriler arasında anlamlı bir ilişki varsa seriden ilk birkaç veriyi girdikten sonra (bu, excelin veriler arasındaki ilişkiyi anlaması için gereklidir) excel geri kalan verileri otomatik olarak kendisi dolduracaktır. ÖRNEK4: Aşağıdaki şekilde A1 ve A2 hücrelerine 1 ve 2 verilerini girdikten sonra bu iki hücreyi seçtim. Bu iki hücre seçilince siyaha boyandı, ardından kenar noktasından tutup aşağıya doğru çektim, farenin kenarında sarı bir bant içinde aşağıya doğru kayarken geçtiğim hücrelere yerleşecek

veriler göründü. A6 hücresine gelince durdum ve elimi fareden çekince benim sadece ilk iki hücresini girdiğim seri excel tarafından tamamlandı. Daha aşağı çekseydim daha fazla veri ile doldurulacaktı.. Aynı şekilde aralarında anlamlı ilişki olan başka veri grupları içinde aynı çalışmayı yaptığımı gösterdim. Bunların hepsini bir şekilde nasıl gösterdiğimi merak ediyorsanız eğer, doğru yoldasınız demektir..Merak, öğrenme motorunun benzinidir. (ne laf ettim ama)..Neyse gevezeliği bırakalım da şekil 6’yı verelim.

Şekil 6

Aşağıdaki şekilde ise elimi çektikten sonraki şekli görülüyor. Sadece ilk iki verisini girdiğimiz hücreler excel tarafından dolduruldu..

Şekil 7

4-Kullanıcı Tanımlı Yazı Biçimlemeleri Excel hücrelerine girdiğimiz verilerin biçimlendirmesini (biçimlendirmek istediğimiz hücreyi seçtikten sonra) Ctr+1 tuş komutu ya da Biçim/Hücreler komutu ile gelen “Hücreleri Biçimlendir” komut penceresi üzerindeki ilgili seçeneklerle yapabiliriz. Ancak diyelim ki orda bulunmayan bire formata (biçime) ihtiyacımız oldu. Örnek mi işte örnek; ÖRNEK5: Bir görev gereği bir yerleşim yerindeki telefon numaralarını listelemeniz gerekmektedir. Söz konusu telefon numarası sayısı yaklaşık 150 adet olsun. Telefon numaraları aynı yerleşim yerine ait olduğu için il kodu ve ilk üç rakamları aynı..mesela 611... Şimdi; 4 rakam şehir kodu, 7 rakam da numaranın kendisi; 11 rakam*150=1650 adet rakam girilecek..ya da...excelden yararlanılacak...Öyle bir özellik olsun ki ben sadece farklı olan son 4 rakamı gireyim, excel başına şehir kodunu (0 412) ve sabit olan 611 rakamını eklesin..böylece sadece 150*4=600 rakam gireyim..1650 nerde 600 nerde...hiç fena olmaz. hadi başlayalım; 1.adım: önce numaraları gireceğimiz (biçimlendirmeyi uygulayacağımız) alanı seçelim..Aslında 150 rakamlık bir yer seçilmeli (150 numara var dedik ya) ama biz 10 hücre seçelim A1:A10. 2.adım: Alan seçili iken Biçim/Hücreler (ya da Ctr+1) komutu ile gelen pencerede Sayı sekmesinde en altta “Đsteğe Uyarlanmış” sekmesini seçelim. 3.adım: Şimdi pencerenin sağındaki Tür yazan boşluğa (0 412) 611 ## ## yazalım...(Tamam kafanız karıştı işte şekli geliyor)

Şekil 7

Burada (0 412) 611 olan kısım aynen tekrarlanacak, ## ## kısmı ise bizim gireceğimiz 4 numara olacak...Pencerede söyleneni yerine yazdıysanız tamam ı tıklayarak kapatın gitsin.. Şimdi önceden seçilen hücreler telefon numaralarını girmek için hazır... Dikkat sadece 4 rakam gireceksiniz..artık şehir kodu ve 611 yok...Đşte benim listem A1 hücresine sırasıyla 1122, 5262 gibi iki rakam girdim, aynı rakamları denemek için B1 B2 ye de girdim ve bakın ne oldu;

Şekil 8

5-Hücrelere Açıklama Eklemek Excel bilgisi ilerledikçe ondan zevk almaya başladıkça daha fazla hücreye bilgi gireceksiniz,formül yazacaksınız ve sonuçta benim çok sık karşılaştığım “hoppalaa, falanca dosyada B6 hücresine bir 150 yazmışız ama bu 150 ne ola ki??” durumları ile karşılaşacaksınız.. Bu durumdan kurtulmanın en kolay yolu hücreye verinin yanında açıklama girmektir..Merak etmeyin siz istemediğiniz sürece açıklama görünmez. Fare ile üzerinde biraz beklerseniz görünür ve kaybolur. ÖRNEK6: Açık olan excel dosyamda bulunan C6 ve D6 hücrelerini seçtim. C6 ya bir hücre biçimlendirmesi uygulamadım. Ama D6 seçili iken Ctr+1 tuşları ile hücre biçimlendir penceresini çağırdım, Sayı sekmesindeki Para birimi seçeneğini seçip, sağda çıkan listede $ (ABD) yi seçtim, ondalık olarak 1 seçip tamam ile pencereyi kapattım.

Şekil 9

Son olarak C6 ya ve D6 ya aynı değeri (150) girdim.. O da ne C6 da sadece 150 yazarken D6 da 150,0$ yazıyor..Neden? Öyle biçim verdik de ondan..Peki bu durumun başlıkta yazan “açıklama ekleme” işi ile ne alakası var? Derseniz bir alakası yok, biçimlendirme konusunu atladım ama içime sinmedi ben de buraya sıkıştırayım dedim. Şimdi dönelim asıl konuya; Bu 150 doları buraya yazdıktan 15 gün sonra bu dosyayı açıp bakarsanız ve “bu 150 dolar da ne ola ki?” demeyesiniz diye o hücreye açıklama ekledim. Nasıl mı tabi ki O hücre (D6) seçili iken fare sağ tuşla “açıklama ekle” ya da Ekle/açıklama komutları...Đşte D6, işte açıklama işte şekil... Artık o 150 doların ne olduğunu asla unutmam..Açıklamayı kaldırmak için, yine hücreyi seçip fare sağ tuş/açıklamayı kaldır komutu yeterli olacaktır. Sağ tuşta öyle bir komut görünmüyorsa muhtemelen açıklama olmayan bir hücreyi seçmişsinizdir..:)

Şekil 10

6- Excel Hücrelerine Matematiksel Formüller Girmek Excel hücrelerine matematiksel formüllerin girilebilmesi için hücreye formülden önce = işaretinin girilmesi gerekir. Hücredeki ifade, = işareti ile başlarsa excel bunun bir matematiksel ifade olduğu sonucuna varacak ve buna göre işlem yapacaktır. Lafı uzatmadan örnek verelim; ÖRNEK-7 7+23 ifadesini excele hesaplatmak için hücrelerden birine =7+2^3 yazıp enter e basmak yeterli olacaktır. = işaretinin önemini denemek için B4 hücresine 7+2^3 yazıp enter e bastım. Aynı ifadeyi D4 hücresine de yazdım ama önce = işareti koydum sonra enter e bastım..Bakın ne oldu. Şekil 11.. Birinde hesap yapıldı diğerinde yazdığım ifade olduğu gibi duruyor.. Demek ki neymiş; matematiksel ifade girilmeden önce mutlaka = işareti girilecekmiş..

Şekil 11

Đstenilen ifadeyi doğru girdiyseniz, ifadenin karmaşıklığı excel için hiç sorun değildir, enter e bastığınız anda işlem tamamdır..Đfadelerinizi doğru girebilmeniz için ise matematik operatörlerini bilmelisiniz; Merak etmeyin işte geliyorlar;Öncelik sırası –parantez yoksa-yukarıdan aşağıya doğrudur.

Operatör adı Đşlem - Negatifini alır % Yüzde ^ Üs /,* Bölme, çarpma +,- Toplama, çıkarma

“Bu öncelik sırası da ne ola ki?” diyenler olabilir hemen bir örnekle açıklayayım; 2+3*9-5^2-7*2=? Đşlemi sonucu kaçtır? Önce hangi işlemi yaparsınız? Đşte cevap yukarıdaki tabloda, üstte olan işlem önce yapılır, aynı satırda olan işlemlerde öncelik aynıdır, soldan sağa işlem yapılır (bu arada cevap –10 dur). ÖRNEK-8 Aşağıdaki şekilde verilen matematiksel ifadenin sonucunu exceli kullanarak bulunuz.

Çok kolay...:) yeter ki doğru ifade edelim.. A1 hücresine şu ifadeyi yazıp enter e basın. =(5^3+9-(7)^(0,5)+8^4)/(9+(3)^(0,5)-6^5) hepsi bu kadar...Buradaki ^(0,5) ler karekök için.. Cevap parmağınızı çektiğiniz anda belirir; -0,5444 ....şimdi hesabı kafadan da yapıp excelin doğruluğunu görün.. ….. (yok yav şaka yaptım) 7-Hücre Adreslerini Formüller Đçinde Kullanmak Oldukça kullanışlı, önemli ve bir o kadar da kolay bir konu..Örnek 8 deki ifadeyi hatırlayın. Đstakoz gibi kollu bacaklı bir ifadeydi ve sonuç –0,5444 gibi bir şey çıkmıştı hani..Şimdi o ifadeyi başka bir yolla tekrar çözelim. Bu sefer formül içinde hücre adlarını kullanacağız. 1.adım: Şekilde verildiği gibi değerleri hücrelere yerleştirin.

Şekil 12

2.adım: Aşağıdaki şekilde verilen formülleri uygun hücrelere girin.(= işaretini unutmayın ve hücre adreslerini şaşırmayın)

Şekil 14

3.adım: Ne yapmaya çalıştığımı anladınız sanırım Örnek 8 deki karekök ve süslü ifadeleri birer birer excele yaptırıyorum. Şimdi C1 hücresine =B1+9-B2+B3 yazıp enter e basın. Bu sorudaki pay kısmını hesaplar.. Sıra geldi paydaya; C2 hücresine =9+B4-B5 yazıp enter e basın.. 4.adım: Son olarak pay/payda yapacağız. C3 hücresine =C1/C2 yazıp enter e basın..ne oldu? Sonuç -0,5444 yani örnek 8 deki cevabın aynısı..Umarım anladınız..

Şekil 15

Bir örnek daha yapalım, dedik ya bu konu önemli diye.. ÖRNEK 9 Bir ticarethanede mal alış fiyatı üzerinden belli oranlarda kar payı konularak satış yapılmış olsun. Malların alış fiyatları, kar oranları ve adetleri bilindiğine göre satış fiyatlarını, karı ve toplam kazancı (karlar toplamı) hesaplayan bir excel tablosu hazırlayalım. Bunun için öncelikle aşağıdaki şekildeki gibi bir tablo hazırlamak gerekir.

Şekil 16

Malların cinsi, alış fiyatları, adetleri ve kar payları bilindiğine göre satış fiyatları ve toplam kazancı excel yardımı iler bulalım. Bunun için ilgili hücrelere bazı formüller girmemiz gerekecek. Örneğin kalemin satış fiyatı= alış fiyatı+alış fiyatı*0,20 olduğuna göre F3 hücresine =B3+B3*D3 yazıp enter e basmak yeterli olacaktır. Toplam kazanç ise (satış fiyatı-alış fiyatı)*adet olduğuna göre F3 hücresine =(E3-B3)*C3 yazmak gerekir. Bu durumda şekil 17 oluşur.

Şekil 17

Bu formüller girildiğinde sonuç olarak veriler aşağıdaki gibi elde edilir.

Şekil 18

Formüller bir kez doğru girildiği zaman kaç satır veri olduğu ya da hesaplamanın ne kadar zor olduğu çok önemli değildir. Formüller bir komutla yüzlerce satırlık hücreye kopyalanabilir. Örneğin E3 hücresine uygun formül girip enter e bastıktan sonra E4 ve E5 hücrelerine benzer formül girmeye gerek yoktur. E3 hücresi üzeri tıklanarak seçili hale getirildikten sonra, oluşan siyah çerçevenin sol alt kenarında fare ile tutulup aşağıya doğru çekildiğinde, ilk seçilen hücredeki formül çekilen yere kadar otomatik olarak kopyalanacaktır. 8-Birbirine Bağlı Hücreleri Bulmak Birbiri ile ilişkilendirilmiş birden fazla hücre grubu olsun. Bazen hangi hücre hangisinden etkileniyor bilmek isteriz. Önce birbiri ile ilişkilendirilmiş bir grup hücre örneği verelim; ÖRNEK10: B2 hücresine 5 yazıp enter e bastım, D3 hücresine =B2*2 yazdım, B6 ya =D3*3 yazdım, F4 e =B6^(0,5) yazıp B6 daki değerin karekökünü aldırdım. D7 hücresine ise =F4*6+5 yazıp enter e bastım. G6 hücresine ise =D7-F4+B6-D3 yazdım. Aşağıdaki şekildeki değerler dizisi elde edilmiş oldu.

Şekil 19

Şimdi B2 hücresindeki değeri 8 yapınca tüm değerlerin değişeceğini biliyoruz. Çünkü her hücre birbirine bir şekilde bağlı.Peki kim kime bağlı? Đşte cevap; Araçlar/Denetleme/Etkileyenleri Đzle komutu verdim aşağıdaki şekli elde ettim;

Şekil 20

Excel bizim için hangi hücreyi kim etkilemiş gösterdi.. 9-Veri Đçeren Hücrelerin Đçeriğini Toplatmak a) Karaktersel veri içeren hücre içeriklerini toplatmak: Bu işlem için & simgesi kullanılır. Hemen bir örnek verelim; ÖRNEK11: A1 hücresine “Adınız” yazın, B1 hücresine “Soyadınız” yazın..B4 hücresine ise =A2&B2 yazın. Böylece Adınız yazan hücrenin hemen altına adınızı, soyadınız yazan hücrenin hemen altına soyadınızı yazıp enter e bastığınızda B4 hücresinde bu iki karaktersel değer toplanacaktır (birleştirilecektir desek daha doğru olur). Đşte şekil..

Şekil 21

Adınız ve soyadınız B4 de birleştirildi, Đkisinin arasında boşluk olması için B4 deki formülünüzü şu şekilde değiştirin; =A2&” “&B2 iki tırnak arasına ne kadar boşluk bırakırsanız sonuçta o kadar boşluk oluşur. b) Rakamsal Veri Đçeren Hücreleri Toplatmak: Bu işlemin birkaç yöntemi vardır. En basiti; karakter verileri için kullanılan & işareti yerine + işareti kullanmaktır. Đkinci yol =topla(toplanacak hücreler) şeklinde bir hazır fonksiyon kullanmaktır. Bunun ikinci gösterimi =topla(ilk hücre:son hücre) şeklidedir. Son yöntem ise toplanacak hücreleri seçtikten sonra excel menüleri içinde bulunan otomatik toplam düğmesine basmaktır. Bu düğmeyi aşağıdaki şekilde verdim.

Şekil 22

Şimdi tüm bu yolları içeren bire örnek çözelim. ÖRNEK12: Gelirler, Giderler ve Kazançlar başlıklı üç sütundan oluşan ve her biri 6 adet değer içeren üç sütunlu bir tablomuz olsun. Sütunların en altında gelirlerin, giderlerin kazançların toplamlarını üç ayrı yolla toplatalım. Üçüncü sütun olan Kazançlar sütununa =gelirler hücresinin adı-giderler

hücresinin adı formülünü girmeyi unutmayın. Böylece bu işlem ile kazançlarımızı excel e otomatik olarak hesaplatabiliriz.

Şekil 23

Şimdi A7 hücresine =A2+A3+A4+A5+A6 yazıp kazançları toplatalım. B7 hücresine ise =topla(B2:B6) yazıp giderleri toplatalım. C7 hücresine ise hiç bir şey girmeden C7 yi seçtikten sonra Şekil 22 de gösterilen otomatik toplam düğmesine fare ile basalım. Üç sütunu da ayrı yollarla toplamış olduk. Hücre sayılarının çok olduğu düşünülürse en kullanışlı yol =topla(B2:B6) şeklinde olanıdır.. 10-Tek Değişkenli Fonksiyon Değerlerinden Oluşan Tablolar Yapmak Başlık biraz ürkütücü gelebilir ,korkmayın, çok kolay..Diyelim ki y=x3+3x2-5x+45 gibi bir fonksiyonunuz var. 1-10 aralığında x in aldığı her değer için acaba y ne olur? Bunu excel size bir iki komut ile yapacak..Fonksiyon ne kadar karışık olursa olsun, aralık değil 1-10, 1-10000 olsun hiç sorun değil, yeter ki formülü doğru tanımlayın. Hemen bir örnekle açıklayalım. ÖRNEK13: Y=3x5+2x4-7x3+2x2-5x+17 gibi bir fonksiyon için x in 1-6 arasında aldığı değerler sonucu y ne değer alır excel e hesaplatalım. C1 hücresine X, C2 hücresine 1 yazıp enter e basın. Bu sütun x lerimiz olsun. D1 hücresine y yazıp enter e basın. Şimdi D2 hücresine gelin burada y yi tanımlayacağız. X değerimiz artık C2 olacak... Şekildeki formüle dikkat edin. Örnekteki fonksiyonun aynısı, tek fark x yerinde C2 yazıyor. Artık gerisi kolay..C2 hücresi aşağı doğru 2,3,4,...şeklinde doldurulur. Karşısındaki D2 hücresindeki formül içeriği de aşağı doğru kopyalanırsa istenen her değer için y değeri bulunur. Tek bir veri için ise C2 ye bir değer girip enter e basarsanız D2 de o veri için y karşılığı hemen hesaplanacaktır..Söylemiştim çok kolay...:)

Şekil 27

11-Mutlak ve Göreceli Hücre Adresleri Hücrelere formüllerin = işaretinden hemen sonra girildiğini gördük. Bir hücreye girilen formülün aşağıdaki hücrelere de kopyalanabilmesi için formül içeren hücre seçili hale getirildikten sonra sağ alt köşesinden fare ile aşağı çekilir ve formül aşağıdaki hücrelere kopyalanır. Bu konuyu ders3 ve Örnek 4 de kısmen görmüştük. Burada bir örnek ile tekrar açıklayalım; aşağıdaki gibi veriler içeren bir C sütunum olsun. D1 de =C1*5+6 gibi bir formül olsun..BU formülü sadece D1 e bir kez yazıp diğer hücrelere kopyalayacağım..Şekil 28

Şekil 28

Şimdi örnek olarak D4 ü seçip içindeki formüle formül çubuğu yardımı ile bakarsam =C4*5+6 formülünü görürüm..Oysa ben sadece ilk hücreye =C1*5+6 yazmıştım..Excel formülü aşağı doğru kopyalarken uygun hücre adı değişikleri de yapmıştır.. Buna göreceli izafi hücre adı denir.

Şekil 29

Ancak bazı durumlar vardır ki formül aşağı doğru kopyalanırken içerikteki hücre adı değişsin istenmez. Hemen örnek vereyim.. ÖRNEK14: Bir bilgisayar almak istiyorum fiyatı 1000$. Farklı firmaların farklı iskonto (indirim) ve taksit alternatifleri ile karşılaştım. Bunları aşağıdaki tabloda verdim.

Şekil 30

Soru şu ayda kaç dolar ödeme yapacağım? Gayet basit; E2 hücresine gelirim =(A2-(A2*C2/100))/D2 yazarım. Bu formül fiyat üzerinden indirimi hesaplayıp ana fiyattan çıkardıktan sonra kalanı taksit sayısına böler... Sonra E2 yi seçip aşağı doğru kopyalarım her taksit alternatifi için ayrı ayrı ödememi hesaplatırım...evet bu kadar...mı acaba? Bakalım..Şekil 31...

Şekil 31

Neden olmadı? Oysa formül çubuğundan da görüldüğü gibi excel, formülü aşağıdaki hücrelere kopyalamış.. Sorun şu; Excel formülleri kopyalarken içindeki hücre adlarını da değiştirir. Aşağı her bir adım inişte hücre adı bir artar. Formüldeki 1000 doları alan hücre A2 hücresi..Aşağı inildikçe Formül içeriğinde bu A3, A4, A5...diye gidiyor. Oysa o hücreler boş..Hesaplama için her hücredeki formül sadece A2 deki 1000 değerini kullanmalı.. Peki ne yapalım A sütununa her hücreye 1000 mi yazalım..hayır çok çirkin olur...daha kolay bir yol var; Mutlak hücre adı Bunun için değişmesini istemediğiniz hücre adresi başına $ işareti koymanız gerekmektedir. Şimdi E2 deki formülü =$A$2-($A$2*C2/100)/D2 Haline getirip tekrar aşağı kopyalayalım..

Şekil 32

$A$2 nin anlamı “nereye kopyalanırsa kopyalansın, veri A2 den alınacak”...A sütunu sabit ama 1,2,3,4..gidecek olursa $A1 yaparız. 2 sabit A,B,C..değişecek olursa A$2 yaparız... Özetlersek; Değişmesini istemediğimiz mutlak kalmasını istediğimiz hücre adı için $ kullanırız ve buna mutlak hücre adı denir... Not: buradaki dolar işaretinin bilgisayarın dolarla satılıyor olası ile bir alakası yoktur ☺ derslerimde öğrencilerimden biri sordu: pound la bir şey alsaydık, pound işareti mi koyacaktık.. Çocuk şunu demek istiyor aslında “hoca hoca, örneği doğru ver kafamızı bulandırma” ☺ 12-Excel Tablolarındaki Bilgileri Sıralamak Bir5 işyerine ait personel bilgilerini içeren aşağıdaki tablo verilmiş olsun..

Şekil 33

a) Personel listesini brüt maaşa göre artan sırada (düşük maaştan yüksek maaşa..) sıralayınız b) Ad soyada göre alfabetik sıralayınız c) Ankara da (0312) ve Diyarbakır da oturanları (0412) ayrı ayrı sıralayınız. d) Đşe giriş tarihine göre sıralayınız...

Tüm bu sorular birkaç komut ile yapılır. Önce başlıklar da dahil olacak şeklide tabloyu seçin, sonra excel menüsünden Veri /Sırala komutunu verin. Karşınıza gelen pencereden seçeceğiniz başlık ve artan/azalan seçeneğinden sonra Tamam a basınca excel size istediğiniz sıralamayı yapacaktır. Personel listesini brüt maaşa göre hemen sıralayalım;

Şekil 34

Sıralama ölçütü olarak brüt maaş ı seçtim..başka ölçütüm olmadığı için sonra kutusunda yok u seçtim. Artan sıralamayı seçip Tamam düğmesine bastım..Hepsi bu...Diğer şıkları da siz yapın.. 13-Excelde Veri Tabanı Uygulamaları Veri tabanı uygulamaları oldukça sık kullanılan işlevsel ve önemli bir konudur. Veri tabanı kısaca bir seri veriyi saklayan, gerektiğinde uygun dizilimle yeniden çağıran, üzerine yeni veri eklenen bilgi saklama depolarıdır. Excelin veri tabanı uygulamalarına geçmeden önce basit bir veri tabanı oluşturalım. Tablomuz no, tutar, vade, ödeme tarihi, gecikme (=ödeme tarihi-vade), günlük faiz (sabit olarak %1

alındı), vade farkı (=gecikme*günlük faiz*tutar) ve toplam (=vade farkı+tutar) sütunlarından oluşmaktadır. BU şekilde yapılandırılan tablomuza 12 adet veri girerek basit veri tabanımızı oluşturdum. Unutmayın sistemi doğru kurarsanız 12 veri ile 12bin veri arasında çok büyük fark yoktur, işlemciniz biraz terler hepsi o kadar..

Şekil 35

Şimdi geldik asıl meseleye; veri tabanın sorgulanması: hemen örneklerle başlayalım daha kolay anlaşılacaktır; ÖRNEK15: 50 000 000 dan fazla borcu olanların bir listesini çıkarınız. 1.adım: tablodan ayrı bir yere koşul kriterini yerleştirin. Bu soruda koşul 50 milyondan büyük borçlular olduğuna göre tablonun altında bir yerlere mesela C15 hücresine “tutar” yazın. Hemen altına C16 ya kriterimizi yani >50000000 yazın. Burada önemli olan nokta; borçları sorguladığımız için ve borçlar da tutar başlığı altında listelendiği için C15 hücresine tutar yazdık ancak bu her iki tutar yazısı da aynı karakterde olmalı birisi “Tutar”, diğeri “tutar” olursa olmaz. Siz en iyisi ana tablodaki başlığı kopyala/yapıştır komutu ile C15 e yapıştırın böylece ikisi de aynı karakterde olacaktır. Son durum şekildeki gibi olmalıdır.

Şekil 36

2.adım: Başlıkları ile bilirlikte ana tabloyu seçili hale getirin, Veri menüsünden Süz/Gelişmiş süzgeç komutunu verin. Gelen pencere aşağıdaki gibidir. Bu pencerede Başka bir yere kopyala sekmesini seçin, Liste aralığı tablo sınırlarıdır, Ölçüt aralığı C15:C16 yani tutar ve >50000000 yazan iki hücredir, Hedef ise yeni listeyi nereye kopyalamak istiyorsanız oranın adresidir, mesela B17...Bunları tamamladıktan sonra Tamam düğmesine basın, istenen kritere göre süzülen liste istediğiniz hücreden başlayarak listelenecektir. Şekil 37 ve 38.

Şekil 37

Şekil 38

Görüldüğü gübü tamam düğmesi ile iki satırlık bir liste gelir, gerçekten de tablo incelenirse verilen kritere göre borcu 50 milyondan büyük olanların iki kişi olduğu görülür. ÖRNEK16: Borç tutarı 50 milyondan az olanlar ve vadesi 1 Ocak 1995 den önce olanların ayrı bir listesini yapınız. (“ve” yi bilerek koyu yaptım, yerine veya olsa daha başka olurdu) 1.adım: Kriter nedir? Tutar 50 milyondan büyük ve vadesi 1 Ocak95 den önce..öyleyse hemen tutar ve öd.tar başlıklarını kopyalayıp C15 ve D15 hücrelerine kopyalayalım. Hemen altlarına koşullarını yazalım; tutar >50000000 ve öd.tar<01/01/95 bu kadar... 2.adım: Ana tablomuzu seçip Veri/süz/Gelişmiş Süzgeç komutu ile Şekil 37 deki pencereyi çağırtalım, Başka bir yere kopyala sekmesini seçelim, liste aralığı tablomuz (otomatik seçilmiş olmalı), ölçüt aralığı ise C15,C16,D15 ve D16 dan oluşan C15:D16 aralığındaki dört hücre.. Aşağıdaki şekilde bu durum verilmiştir.

Şekil 39

Uygun seçimlerden sonra tamam düğmesine basacak olursanız sonuçta istenen kriterlere uygun bir liste oluşur; Şekil 40.

Şekil 40

Gerçekten de istenen kritere uygun sadece bir veri bulunmaktadır... ÖRNEK17: Borç tutarı 30000000 dan fazla veya vadesi 01/01/95 den önce olan verileri listeleyiniz. 1.adım: Hemen uygun kriterleri yerleştirelim.

2. Koşulu Hemen başlığın altına değil de bir boşluk bıraktıktan sonra yazdığıma dikkat edin. Bunun sebebi sorgu kriterindeki veya kelimesidir. Ve olsaydı alt alta yazacaktım. DĐKKAT “ve” koşulu aynı satıra, “veya” koşulu bir alt satıra yazılır. 2.adım: ana tabloyu seçip Veri/süz/gelişmiş süzgeç komutu ile gelen pencereyi uygun şekilde doldurursanız aşağıdaki şekildeki tabloyu elde edersiniz.

Şekil 42

ÖRNEK18: Borcunu 30 günden fazla geciktiren ve borcu 10 000 000 dan az veya borcu 30 günden fazla geciktiren ve vadesi 1999 dan sonra olanları listeleyiniz

Şekil 43

ÖRNEK19: Borcu 50 milyondan fazla ve gecikmesi 60 günden az veya borcu 30 milyondan fazla ve gecikmesi 30 günden az olanları listeleyin ..(bu işin sonu yok ki kardeşim..)

Şekil 44

14-Excel De Parametrik Hesaplamalar (Hedef Ara Özelliği) Hedef ara özelliği excelin pek bilinmeyen ancak kullanışlı bir özelliğidir. Bir değişkene bağlı bir sonuç hücresinin alması istenen değer için bağlı olduğu değişkenin alabileceği değerin hesaplanması esasına dayanır. Hemen bir örnekle açıklayalım; ÖRNEK20: Yurtdışındaki fiyatı 15 000$ olan bir otomobilin, %20 gümrük vergisi ile yurtiçine getirildiğinde TL olarak maliyetini hesaplayalım. 1 dolar=1500 000 TL olsun. Uygun verilerin excele girilmesi ile elde edilecek tablo aşağıdaki şekildeki gibidir

Şekil 45

Şimdi farklı sonuç senaryoları için hedef ara özelliğinin nasıl kullanıldığını görelim.

a) Otomobilin fiyatının 27 milyar değil de 20 milyar olması için doların kuru ne olmalı idi? Araçlar menüsünden Hedef Ara komutunu verin Karşınıza aşağıdaki pencere gelecektir.

Şekil 46

Burada ayarlanacak hücre B7 dir, Sonuç hücre, istenen değer yani 20 milyardır, bu sonuç için değişmesi istenen hücre ise dolar kurunun yazıldığı hücre B6 dır. Tama a basınca bu amaç için dolar kurunun 1 111 111 TL olması gerektiği bulunur.

b) 25 milyar olması için gümrük vergisi ne olmalı idi? Hemen aynı yolla komut penceremizi çağırıp gerekli verileri girersek sonuçta verginin %1 olması gerektiği sonucu elde edilir.

Şekil 47

c) 15 milyar olması için yurtdışı fiyatı ne olmalı idi?

Bunun da siz yapın artık... 15-Tablolardan Özet Ve Rapor Çıkarmak Bazı durumlarda çok fazla veri içeren tablolar sıkıcı olabilir. Tablo içeriğinde bu verileri çıkarmak mümkün değildir, sonuç değerleri bu hücrelere bağlıdır, ancak sonuçta bu ayrıntı hücrelerinin de göz önünde olması istenmez. Bu gibi durumlarda excelin şimdi anlatılacak özelliğinden faydalanabiliriz. Aşağıdaki gibi aylara göre giderlerimizi içeren bir tablomuz olsun

Şekil 48

Bizim için önemli olan değerlerin üç aylık toplamlar olduğunu düşünelim. Üç aylık veriler ayları içeren hücrelere bağlanmıştır dolayısıyla ayları silemeyiz ama saklayabiliriz. Bunun için önce tabloyu seçin ardından Veri/Gruplandır seviyelendir/Otomatik seviyelendir komutunu verin. Ardından Veri/gruplandır seviyelendir/ Ayrıntıları Gizle komutunu verin. Özet tablonuz hazır.

Şekil 49

16-Mantıksal Fonksiyonlar Excelin bir çok hazır fonksiyonu (Đşlev) i mevcuttur. Bunlara ulaşmak için Ekle/Đşlev komutunu vermek gerekir. Burada sadece mantıksal fonksiyonlardan bahsedilecektir. Mantıksal fonksiyonlar şekilde de görülebileceği gibi DEĞĐL, DOĞRU, EĞER, VE, YA DA ve YANLIŞ fonksiyonlarıdır. Bunlardan işlevsel olanlara aşağıda değinilecektir.

Şekil 50

VE-AND(koşul1; koşul2;...koşuln) FONKSĐYONU Bu fonksiyon, verilen koşulları kontorl ederek tümü de doğru ise “doğru”(True); sadece biri bile yanlışsa “yanlış” (FALSE) değerini geri döndürür. (geri döndürür yani ;girildiği hücreye bu değeri yazar) ÖRNEK21: Aşağıdaki şekli inceleyin. D2 ye yazılan =VE(A1>8;A4>4;B3>2;B5>8) koşulda her şart doğru, sondaki hariç..Bu nedenle de “Yanlış” değeri geri döndü.

Şekil 51

B5 deki değeri 9 yaptığınızda koşul doğrulanacak ve geri dönen değer “doğru” ya dönecektir. IF-EĞER(koşul1 ya da fonksiyon, değer1, değer2) Fonksiyonu Uygulamada çok faydalı ve çok kullanılan bir excel fonksiyonudur. Koşul1 doğru ise değer1; doğru değilse değer2 atanır. Koşul1 bir sabit sayı, bir ifade ya da başka bir eğer fonksiyonu olabilir. ÖRNEK22: Aşağıdaki şekli iyi inceleyin. B1 e 15 C1 e 20 değerleri girilmiş, E1 e “büyük”, E2 ye ise “küçük” Yazılmıştır. Daha sonra C3 hücresine =EĞER(B1+C1>50;E1;E2) mantıksal fonksiyonu girilmiştir. Bu ilişkide B1+C1 toplam 50 den büyük ise E1 içeriği, değilse E2 içeriği C3 hücresine aktarılacaktır.

Şekil 52

Toplam 35 yani 50 den küçük olduğu için E2 deki değer dönmüştür. ÖRNEK23: Ara sınavın %30 unu, finalin %70 ini alıp; bunların toplamı 50 ve üzeri ise sonuç hücresine “GEÇTĐ”, değilse “KALDI” yazacak bir excel örneği oluşturalım.

Şekil 53

E2 hücresine =C2*0,3+D2*0,7 ifadesi yazıldı. Bu geçme notunu hesaplayan ilişkidir. F2 hücresine ise =EĞER(E2>=50;"GEÇTĐ";"KALDI") ifadesi yazılarak sonuca göre “GEÇTĐ” ya da “KALDI” yazılır.. ÖRNEK24: “Đyi güzel de yukarıdaki ilişki finalden 50 altında alanları da “geçti” diye veriyor” diyebilirsiniz (ben olsam derdim). Haklısınız bu durumda o sorunu da çözen ilişki =EĞER(D2<50;"KALDI";EĞER(E2>=50;"GEÇTĐ";"KALDI")) ilişkisidir. F2 ye bu ilişkiyi girerseniz vizesi 89 olsa da finalden 49 alanı bırakacaktır Şekil 54

Şekil 54

ÖRNEK25: Đşi biraz daha zorlaştıralım, beynimize kan gitsin. Aşağıdaki kısıtları sağlayıp, girilen notun harf sistemindeki karşılığını verecek eğer fonksiyonunu geliştiriniz.

not değer

4-3,5 A

3,4-3,0 B

2,9-2,0 C

1,9-0 F

Cevabı veriyorum ama kendiniz deneyin ve yapmaya çalışın. Đçi içe eğer komutları oldukça önemli ve kullanışlıdır.

Şekil 55

En soldan başlarsak; C2 deki sayı 3.5 e eşit ya da büyükse A yazar, değilse devam eder; 3 e eşit ya da büyükse B yazar, değilse içeri doğru devam eder.... Bir örnek de size; bir sütunda 5 isim var, yan sütunda hizmet yılları var, son sütuna kaç gün yıllık izin kullanabileceklerini listelemek istiyorum, koşul ise aşağıdaki gibi Hadi bakalım bunu da siz yapın;

OR-YA DA(Koşul1, koşul2, ...koşuln) Fonksiyonu Aldığı koşulları kontrol eder, koşulların biri bile doğru olsa “doğru” değerini, hepsi yanlışsa “yanlış” değerini geri döndürür.

Şekil 56

NOT-DEĞĐL(mantıksal sabit ya da koşul) Fonksiyonu Verilen mantıksal sabitin tersini elde eder. Koşul olarak verilmiş ise sonuç doğru ise yanlış, yanlış ise doğru yapar. Aşağıdaki örnekte bazı değil örnekleri verdim.Hücrelere girdiğim ilişkileri yanlarına yazdım.

Şekil 57

17-Excelde Otomatik Şüzgeç Kullanan Veri Tabanları Yaratmak Bunun için oluşturulan tablo seçildikten sonra Veri/süz/otomatik süz komutu verilir. Otomatik süzgeç işaretleri tabloya yerleşir.

Şekil 61

18-Excelde Biçimlendirme Đşlemleri

a) Bir hücreyi seçmek için üzerine tıklanır b) Bir sütunu seçmek için sütun üstündeki harfe tıklanır c) Bir satırı seçmek için satır başındaki rakama tıklanır d) Tüm sütunları ve satırları seçmek için sütun ve satır başlıklarının buluştuğu sol üstteki boş

gri hücreye tıklanır. e) Kılavuz çizgilerini kaldırmak için Araçlar/Seçenekler/görünüm/kılavuz çizgileri sekmesi

kaldırılır. f) Bir hücre ya da seçilen bir grup hücrenin zeminini boyamak için Vurgu komutu, yazıyı

renkli yapmak için yazı tipi rengi komutu verilir.

g) Bir satırın yüksekliği ve sütunun genişliği Biçim komutu ile verilir. h) Bir ya da birkaç satırın aşağıya kaymaması, başlık satırı gibi kalması için

Pencere/Bölmeleri dondur komutu verilir. i) Bir excel dosyasının korunması için, şifrelenmesi için Araçlar/Koruma komutundan

yararlanılır. j) Bir excel dosyası içinde bir grup hücreden oluşan bir bölgeyi özel a ile tanımlayabilir ve bu

bölgeyi bir komutla çağırabilir, o bölgeye bağlantılı başlıklar yaratabilirsiniz. F2 den H10 a kadar olan alanı seçili hale getirdikten sonra Ekle/Ad /Tanımla komutunu verip seçtiğiniz alana bir ad verin. Örneğin “kasa hesabı”. Artık hücre adlarını görüntüleyen hücrede bu adı görebilirsiniz. Bu hücreden seçim yaparak o alana bir tıklama ile gidebilirsiniz.

Ya da bir hücreye “kasa hesabı” yazdıktan sonra bu yazılı hücreyi seçin. Ekle/köprü/bu belgede yerleştir komutunu verip gelen pencerede önceden tanımladığınız “kasahesabı” bölgesinin adını bulup bağlantıyı yapın. Artık bu ada tıkladığınızda doğrudan o alana gidilecektir.

19- Excelde Koşullu Biçimlendirme Koşullu biçimlendirmeden kasıt, bir hücrenin içeriğine göre biçiminin değişmesidir. Örneğin 24 numaralı örnekte geçme notu hesaplatmıştık. Öyle bir düzenleme yapalım ki geçme notunu değerlendirdiğimiz hücre, eğer geçme notu 50 ise yeşil renk alsın, yok kaldı ise 50 nin altında sonuç üretiliyor ise kırmızı renk alsın...gibi..biçimlendirmelere koşullu biçimlendirme adı verilir. Söylediğimiz örneği yapalım. ÖRNEK26: Artık bir klasik olan geçme notu durumunu hesaplayan tabloyu oluşturdum. Sonuç hücresini seçip Biçim/Koşullu biçimlendirme komutunu verdim. Gelen pencerede Ekle tuşuna basarak iki ayrı koşul durumu açtım. Birinci koşula 50 ye eşit ya da büyükse yazı tipi kalın ve yeşil renkli ayarlaması yaptım. Đkinci koşula 50 den küçük ise yazı tipi kırmızı ve kalın ayarlaması yaptım. Tamam tuşuna bastım. Bununla da yetinmedim tüm bunların resmini çekip Şekil 64 e yerleştirdim. Hepsi bu kadar. Notumuz 50 nin altında ise kırmızı, üstünde ise yeşil renk belirecektir.

Şekil 62

20-Birden Fazla Veriye Bir Komutla Đşlem Yapmak (Özel Yapıştır Komutu) Bir ya da birkaç sütun ve onlarca satırdan oluşan bir veri grubunuz olduğunu düşünelim. Bu verilerin tümünü bir seferde bir sayı ile çarpmanız gerekse, tümüne birden bir sayı eklemeniz, çıkarmanız, bölmeniz gerekse nasıl bir işlem yapardınız? Önce veri grubuna uygulanacak sayı bir hücreye girilir. Ardından bu hücre seçilip Ctr+C ile panoya kopyalanır. Daha sonra veri kümesini oluşturan hücreler grubu seçilir, Düzen/Özel yapıştır komutu verilir. Gelen pencerede uygulanacak işlemler sorulmaktadır. Çarpma yapılacak ise mesela, alt bölümde çarp sekmesi seçilir ve tamam düğmesine basılır. Tüm küme ayrı yere yazılıp panoya kopyalanan değer ile bir seferde çarpılmış olur. Bir örnekle açıklayalım ÖRNEK27:

Şekil 63 Tamam düğmesi tıklandığında tüm veriler 10 ile çarpılır. Aynı komut penceresini incelerseniz bir hücrenin sadece formülünü, sadece değerini, sadece biçimini...başka bir yere kopyalamak için de bu komutun kullanılabileceğini görürsünüz. 21-Düşeyara(aranacak değer;tablo dizisi;aramanın başladığı sütun) Özelliği Bu özellik ile verilerden oluşan bir tabloda kullanıcının girdiği bir tek verinin tablo içinde aldığı değeri görüntülemek mümkün olmaktadır. Hemen örnek..:) ÖRNEK28: Bir sınıf listesi ve girdikleri 3 sınavın sonuçları elimizde olsun. Bizden istenen bir hücreye isim girince bu ismin aldığı notu tablodan okuyup karşısına yazsın.

Şekil 64

Burada girilen formülün sonundaki “yanlış” ifadesi, eğer listede olmayan bir isim girilirse uyarsın diye yazılmıştır. Formüldeki H3+1 değerinin anlamı, formüle aramanın başladığı sütunu söylemek gerekiyor. (formülün açılımını şekil üzerinde inceleyin) Başlangıç olarak isimlerin başladığı B sütunu 1 olarak alınır. 1 sınav için bu değere 1 eklemek, 2 sınav için 2 eklemek ilgili sütuna ulaşmak gerekir. Bu nedenle hangi sınav isteniyorsa o sınavın rakamı H3 e yazılınca bu değere 1 ekleyerek başlangıç sütunu verilmiş olur. Aranacak değer, tablo dizisi, aramanın başladığı sütun parametrelerinden sonra gelen YANLIŞ parametresi aynı adla başlayan verilerde hata yapılmasını önlemek içindir ve düşeyara komutu ile mutlaka kullanılmalıdır.

25-EHATALIYSA() “Eğer hatalıysa” deyiminin kısa şekli olan ehatalıysa() eğer ilgili hücre değeri hata değerlerinden birisi ise “DOĞRU” hata mesajı değilse “YANLIŞ” değerini alır. Hata mesajları ise malum; #YOK!, #DEĞER!, #BAŞV!, #SAYI/0!, #NUM!, #AD!, #BOŞ!...Hemen bir örnek yapalım. Bir sütunda X değerleri, diğer sütunda Y değerleri olan bir tablo olsun. Tablonun son sütununa ise =X / Y formülünü girip bölme işlemi yaptırdım. Şimdi bildiğiniz gibi sıfıra bölme anlamsızdır ve hata mesajı verir. Bir yeni sütun yaparak =ehatalıysa() fonksiyonu ile bu hatayı kontrol edeceğim. Tablonun yanına bir sütun daha açıp bu kontrolü yapacak olan =ehatalıysa() formülünü girdim. Đşte sonuç;

Şekil 65

Bölmenin hatalı olduğu yerde hemen YANLIŞ değerinin döndüğünü görebilirsiniz. Bu gibi hataların excelin normal uyarısı şeklinde görünmesini istemiyorsak hatayı kontrol edip çıkacak uyarıyı biz yazabiliriz. Örneğin bu örnekte d sütunundaki formülü; =EĞER(EHATALIYSA(C4);"SIFIRA BÖLME YAPILAMAZ") şeklinde değiştirirseniz “DOĞRU” YAZAN YERDE “SIFIRA BÖLME YAPILAMAZ” uyarısı çıkacaktır ki bu daha hoş bir görüntü olur. Hata yakalamada daha önemli bir durum ise bir önceki konuda anlatılan düşeyara özelliği ile ilgilidir. Bir önceki konuda isimler, sınav1 sınav2 sınav3 gibi sütunlar ve bu sütunlardaki isimlerin hangi sınavdan hangi notu aldığını bulan güzel bir işlev olan düşeyara() fonksiyonunu görmüştük. Sorun şu; peki kullanıcı listede olmayan bir isim girerse ne olacak? Tabi ki #YOK hata mesajı gelecek. Bu hata mesajını kontrol edip daha uygun bir uyarı çıkaran fonksiyonu birlikte oluşturalım. Bunun için bir sonraki konuya dikkat edin!. 26-DÜŞEYARA() VE EHATALIYSA() BĐRLĐKTELĐĞĐ Konu 21 ve örnek 28 de anlatılıp uygulandığı gibi bir veri tablomuz ve bu tabloda veri bulup getiren bir düşeyara() fonksiyonu ile çalışan arama hücremiz olsun. Tablomuz adı, melek, ve maaş sütunlarından oluşuyor. Adı girildiğinde, adı girine kişinin meslek ve maaş durumunu getiriyor. Eğer adı tabloda olmayan bir kişi adı girilirse hata mesajı veriyor. Biz bu hata mesajını düzenleyelim. Bunun için düşeyara() fonkisyonu yerine daha karmaşık ama daha kullanışlı olan bir karma fonksiyon kullanacağım. Bunun için düşeyara ve ehatalıysa fonksiyonlarını birlikte kullanacağım.

Şekil 66

Girilen karma fonksiyon karışık gibi görünebilir ama açıklamasını bir okuyun sonra karar verin; Düşeyarama yapıyor, eğer hata mesajı varsa (yani arama başarısız ise) “kayıt yok” yazacak, hata mesajı yoksa düşey arama yapıp sonucu yazacak. Baştaki eğerin anlamı da bu birinden biri doğru. Düşey ara, hata mı var? Evet o zaman eğerin birinci şartını yap uyarıyı yaz, hata yok mu,

ikinci şartı yap, düşey ara ve sonucu yaz. Bu kadar..Girilen Özgür değeri listede olmadığı için kayıt yok mesajı verilmiş..Tamam biraz zor ve karışık, ama hayat da öyle değil mi? 27-Zaman Fonksiyonlarının Kullanılması

a) =BUGÜN() o günün tarihini verir. b) =DAKĐKA(12:15:23) içine uygun formatta girilen saat verisindeki dakika değerini alır.

(Bu örnekte 15 değerini döndürür) c) =GÜN(30.06.2002) Girilen bir tarihteki gün değerini geri döndürür. Örnekte 30 değerini

alır. d) =HAFTANINGÜNÜ(tarih;başlangıç değerğ-Pazar için 1-)

=HAFTANINGÜNÜ(30.06.2002) değeri 1 değerini alır. Çünkü verilen tarih Pazar gününe gelir.

e) =ŞĐMDĐ() Girilen anı tarih ve saat olarak verir. f) =GÜN360(başlangıç tarihi, bitiş tarihi) iki tarih arasındaki gün sayısını verir, 1 yıl

360 gün kabul eder.. Böylece =GÜN360(doğum tarihiniz, ölüm tarihiniz) girip kaç gündür yaşadığınızı bulabilirsiniz.

28-Excelde Koşullu Toplama Fonksiyonun Kullanılması Koşullu toplamam özelliği özellikle aynı adla tekrarlanan verilerin toplanmasında çok kullanılır. Örneğin bir oto galeride günlük satışların bir listesi çıkarılıyor olsun. Her markadan kaç adet satış yapıldığı yanına yazılarak liste uzayıp gidiyor..Ay sonunda hangi markadan ne kadar satılmış hesaplanmak isteniyor...Nasıl yaparız?(oturup tek tek hesaplarız diyenler, excel ile tanışın..:) Hemen sözü edilen örneği verelim; ÖRNEK29: Bir sütunda markalar, diğerinde kaç adet satıldıkları hemen yan tarafta bir hücreye gidip var olan üç markanın adını yazıyoruz. Ardından markanın yanındaki hücreye Şekildeki formülü giriyoruz. Dikkat: Burada bir konu çok önemli, bu bir dize formülü olduğu için yazdıktan sonra enter değil Ctr+Shift+Enter basıyoruz.

Şekil 67

=TOPLA(EĞER( B17:B24=E18;C17:C24)) formülünün açıklaması basit; eğer E18 deki değer, B17 den B24 e kadar olan hücredeki değerlerden birine eşit ise o değerin karşısındaki değeri ( C17 den C24 e..) topla.. 29-Excelin Metini Sütuna Dönüştürme Özelliği Bir sütunda ad soyadlarından oluşan bir listeniz olsun. Sorun şu; adlar ve soyadları aynı sütunda ve siz bunları ayırmak istiyorsunuz. Ne yaparsınız?

Çok basit, hemen isimlerin olduğu sütunu seçin, Veri/Metni sütunlara dönüştür komutunu verin, karşınıza gelen pencerede Sekmelerden “sınırlandırılmış” sekmesini seçip ileri tuşuna basın. Sonra Ayırıcılardan “boşluk” sekmesini seçin. (isimler ile soyadları arasında boşluk olduğu için bunu yaptık.) Şimdi sistem kayıtlarına girip rundll312.exe dosyasını bulun sonra...(aman durun yok öyle birşey şaka yaptım) “Đleri” ve “son” tuşlarına basın yeter...Hepsi bu kadar..

Şekil 68

30-Etopla(toplanacak hücreler aralığı;koşul) Aslında TOPLA(EĞER()) konusunda anlatılana çok benziyor, bu topla() ve Eğer() fonksiyonlarını birleştiren bir fonksiyon. Koşul sağlanırsa belirtilen aralıkta toplama yapıyor, koşul sağlanmazsa yapmıyor. Bir sayı listemiz olsun, sayılardan sadece 10 dan küçük olanları toplatacağım. Sonuç tabi ki 13 neden, verilen aralıkta 10 dan küçük sadece 8 vr 5 var da ondan..

Şekil 69

31-Eğersay (toplanacak hücre aralığı;koşul) Koşula göre toplama yapar da koşula göre sayma yapamaz mı yapar tabi. Bir dizi sayı var acaba içinde kaç sayı 5 den küçük? Aşağıdaki şekli inceleyin.

Şekil 70

32-Excel Đle Basit Veri Tabanı Yaratma Aşağıdaki gibi bir tablo oluşturun. Tabloda başlıklar ve altında bir iki veri olsun.

Şekil 71

Tablonuz hazır ise onu veri tabanına çevirmeye başlayalım. Başlık satırını seçili hale getirin ve ardından Veri/Form komutunu verin. Aşağıdaki şekildeki komut penceresi karşınıza çıkacaktır. Yeni kayıt, önceki kayıt, sonraki kayıt gibi işlemleri bu pencere üzerinden yapabilirsiniz.

Şekil 72

33-Bir Listedeki Büyük Değerlerin Bulunması ve Farklı Gösterimi Bir not listesi ya da alacak listesi ya da başka bir şey..En büyük ilk üç değeri bulup farklı renkte olmasını sağlayabiliriz. Aslında bu fonksiyon ile büyüklük sıralamasında kaçıncı değeri istiyorsak excel bize o değeri getirecektir. =Büyük(veri listesi;kaçıncı büyük isteniyorsa o) ÖRNEK30: Elimizde bir not ortalaması listesi olsun, Đlk üçe girenleri otomatik olarak bulmak ve birinci yüksek notu da kırmızı ile göstermek istiyoruz. 1., 2. ve 3. için girdiğim formül yukarıda verdiğimin aynısı, şekilde görülebilir. Kırmızıya boyamak için önce veri tablosu seçilir. Biçim/koşullu biçimlendirme komutundan koşul olarak hücre değeri “eşit” en yüksek notun

olduğu hücre verilir, biçim olarak da kırmızı yapılır, (daha önceki konularda nasıl yapılacağı anlatılmıştı)

Şekil 73

34-Yazdırma alanı Belirleme ve Tekrarlanan Başlık Yazdırmak istediğimiz alanı kendiniz seçebilir, bunu yazdırmadan önce önizleme penceresinde görebilirsiniz. Ayrıca özellikle firmalar, her sayfada tekrarlanan bir logo ya da antetlerinin olmasını da isterler, bu gibi tekrarlana alanlar, sayfaların yazdırma sırası gibi önemli özellik ve ayarları Dosya/Sayfa Yapısı komutu ile gelen pencerenin “çalışma sayfası” sekmesindeki ayarlar ile yaparız.

Şekil 74

Aynı şekilde yazdırma alanından taşanlar, sığmayanlar..gibi sorunlar için Görünüm/Sayfa Sonu ön izleme komutunu vererek fare ile mavi çerçeveyi ayarlar iseniz, yazdırma alanınız biçimlenmiş olur..Oradan geri dönemiyor musunuz, korkmayın canım, Görünüm/Normal komutunu verin yeter... 35-Çizdiğimiz Grafiğin Fonksiyonunun Bulunması Elimizde bir seri veri olsun, (x ler) ve bunlara karşılık gelen değerler (y ler).. Bunları excelde yazıp çizdirebiliriz kolayca..Peki acaba bu x lerin y ler ile ilişki nedir? Yani fonksiyon ifadesi nedir? Kolay, çizdiğiniz grafik üzerine (tam çizgi üzerine ama..) fare sağ tuş komutu ile “Eğilim Çizgisi Ekle” komutunu verin. Gelen pencereden sizin verilere uygun bir seçenek seçip tamam tuşuna

basmadan önce, aynı pencerenin Seçenekler sekmesinde “Grafik üzerinde denklemi görüntüle” komutunu aktif hale getirin.şimdi tamam diyebilirsiniz..hepsi bu...(Şekil 73) 36-Grafik Sınırları Dışındaki Değerlerin Bulunması (Extrapoasyon-Đnterpolasyon) Bir grafikte ya da veri kümesinde, x ler ve bu değerlere karşılık gelen y değerleri vardır. Yatay ekseni oluşturan x lerin bir başlangıç ve bir bitiş değeri vardır. Bu sınır içindeki değeri bilinmeyen bir x verisine karşılık gelen y değerini hesaplamaya interpolasyon; bu sınırın ötesinde, -fonksiyonun nasıl devam edeceğini tahmin ederek- bilinmeyen bir x değerine karşılık gelen y değerini hesaplamaya extrapolasyon denir. Özellikle hava tahmini, siyaset bilimi, ekonomi gibi geleceği önceden kestirmenin çok önemli olduğu konularda extrapolasyon oldukça önemlidir. Örneğin mal satışınızın yıllara göre değiştiği bir grafiğiniz olsa ve 2005 deki değeri tahmin etmeye çalışsanız bu extrapolasyon olur.. Şimdi gelelim excele bunu nasıl yaptıracağız; Kolay, dert etmeyin, Bir önceki konuda eğilim çizgisi eklemiştik ya hani, işte o pencere yine işimizi görecek. Eğilim çizgisi Biçimlendir komut penceresinde Seçenekler sekmesine gelin, karşınıza Tahmin adında bir kutu gelecek.. Oradan ileri ve geri tahminler yaparak aslında olmayan x ler ve onlara karşılık gelen y leri belirleyebilirsiniz.

Şekil 75

37-Makro Nedir? Ne işe yarar? Nasıl yazılır? Makro, excel ortamında makro dili ya da Visual basic komutları ile oluşturulan bir komutlar dizisi ya da program demektir. Üç tip makro vardır:

a) kayıt makroları b) excel makroları c) Visual basic komutları ile yazılan makrolar

Kayıt Makroları Tıpkı bir ses kayıt cihazının sesleri kaydetmesi gibi, excel ortamında makro kaydedicisini çalıştırırsınız ve çok sık tekrarlanan bir komutu kayıt altına alırsınız. Daha sonra bu kaydedilen bu makroyu bir düğmeye bağlarsınız, böylece o kmut ya da eylem düğmeye her basıldığında yeniden gerçekleştirilir. Hemen bir örnek verelim;

Boş bir excel sayfasında iken;Araçlar/makro/Yeni makro kaydet komutunu verin, gelen Pencerede makro adı yerine bir ad verin. Tamam düğmesine basınca excel penceresine geri döneceksiniz, şimdi yaptıklarınıza çok dikkat edin, C1 hücresine gidip “Aşk Herşeyden Üstündür” yazın. Dikkat edin hatasız ve geri dönüşsüz yazın, her hareket kaydediliyor. Đşiniz bitince araçlar/makro/kaydı durdur komutunu verin. Đşte bu kadar, ee ne oldu şimdi? Makromuz kaydedildi, Önce C1e yazdığınız yazıyı silin..Sonra şu işlemleri takip edin; Araçlar/makro/makrolar komutunu verin, gelen pencerede bir makro listesi olmalı, sizin az önce verdiğiniz adla kaydolan makroyu bulun, çalıştır komutunu verin..Bir hata yapmadıysanız, kayıt anında ne yaptıysanız aynen tekrarlanmış olması lazım..Yani C1 e Aşk Herşeyden Üstündür” yazmalı.. Bu yolu öğrendiğinize göre örneğin C1 hücresinin içindekini silen bir makro da siz kaydedebilirsiniz. Makroları düğmelere de bağlayabiliriz. Ekranın üst kısmında komut satırlarının olduğu yerde fare sağ tuş ile açılan pencerede Formlar sekmesini aktif hale getirip formlar komut grubunun penceresini açın, orda gri küçük bir düğme görüntüsü olacak, onun üzerini tıklayıp excel sayfanızda uygun yere bir düğme yerleştirin, yerleştirdiğiniz anda makro penceresi açılır, bu düğmeyi yazı yazdıran makroya bağlayın. Bir tane de silen makro için yapın..Böylece iki düğme ile bir siler bir yazarsınız.. Kayıt tipi makrolar ile çok sık tekararlanan işlemler bir düğmeye bağlanarak kolaylıklar sağlanabilir.. Makro Yazma Kayıt tipi makroların dışında programlama bilgisi gerektiren makrolar da vardır. Bunları oluşturmak için programlama bilgisi ve kod bilgisi gerekir. Burada bir iki küçük örnek ile bu tip makroların nasıl yapıldığı ve kullanıldığı anlatılacaktır. Excelde iken Alt+F11 komutunu verin, karşınıza Visual basic makro düzenleyicisi çıkacaktır (Şekil 74).

Şekil 76

Bu pencerede Şekil 74 de verilen kodları aynen yazın. Bu pencereyi kapatın. Bir önceki örnekte nasıl düğme eklendiğini görmüştük, kayıt tipi iki makro kaydetmiştik, şimdi aynı şekilde bir düğme yaratıp bu adı toplar() olan makroyu bu düğmeye bağlayın. Bir sorun olmadıysa düğmeye basınca sizden bir sayı isteyip, ardından o sayıya kadar olan sayıların toplamını bir mesaj olarak ekrana getiren basit bir makro yaratmış olmalısınız.

Makro yazarak excelin komut ve özelliklerinin ötesine geçebilir ve özel işlemleriniz, çalışmalarınız için exceli değiştirebilirsiniz... Örneğin bir makro yazdınız ve bunu bir düğmeye bağlayıp her excel dosyası açıldığında standart düğmelerin arasında görünmesini istiyorsunuz. Önce makronuzu yukarıda anlatılan yollardan biriyle oluşturup kaydedin. Ardından araçlar/Özelleştir komutunu verip Komutlar sekmesine gelin. Solda “makro” yazan sekmeye gelince sağda sarı bir gülen adam göreceksiniz. O damı fare ile tutup menü çubuklarının olduğu uygun bir yere (yerini siz seçin) sürükleyip bırakın. Unutmayın bu işlem sırasında Araçlar komut penceresi açık olacak. Şekil 77 bu işlem yapılırken çekildi. BU işlemden sonra düğme üzerine sağ tıklayarak makronuzu düğmeye bağlayın. (Makro ata) komutu ile. Eğer düğme adını ve gülen adamı beğenmediyseniz, excel ad ve simge değiştirme imkanı da veriyor.Şekil 78. Tüm bunlardan çıkan özet: excel ile hayal edipte yapamayacak bir şey yok gibi...ama çok uğraşıp bulursanız, excel size o özelliği de yaratma, düğmeleme ve simgeleme imkanı veriyor. Gerisi size ve hayal gücünüze kalmış..kolay gelsin..

Şekil 77

Şekil 78

Bu metin 02/07/2002 tarihinde Diyarbakır’da, gece 3 de, 35 derece sıcakta can

sıkıntısından hazırlandı Hataları bana aittir

varsa bir faydası, o da sizin olsun Özgür Akkoyun

oakkoyun@gmail.com