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Aprender a emprender - La compañía
Esto implica:
• Llevar una lista exacta y actualizada de los miembros de la compañía y de los asesores incluyendo los nombres, direcciones, números de teléfonos, etc.
• Registrar la asistencia en cada reunión y contactar a los miembros ausentes.
• Informar al Directorio sobre la asistencia a las reuniones.
• Calcular las remuneraciones y ayudar al Director de Finanzas a preparar los pagos.
s Guardar los registros de la compañía.
El Director de Recursos Humanos es responsable de guar-dar los documentos importantes de la empresa. Muchas compañías delegan este trabajo a un secretario general, que es un miembro del departamento de Recursos Humanos.
Estos documentos comprenden:
• Registro de accionistas (Form 14).
• Registro Administrativo (Form 42).
• Acta Constitutiva y estatutos de la empresa (Form 10).
• Contacto formal con el coordinador JA cada semana.
s Ayudar en la publicación del informe Final
El Director de Recursos Humanos trabajará cerca del Direc-tor General y de los otros directivos para elaborar y publicar el informe final. El editor del informe final puede depender del departamento de recursos humanos.
s Se líder y genera nuevos líderes.
El Director de Recursos Humanos debe brindar liderazgo a los miembros de su departamento. Los puestos pueden variar de compañía en compañía pero generalmente son: el secretario de la compañía y un gerente de datos.
El Director de Recursos Humanos actúa como moderador en las reuniones. Trabajá con los otros directivos para planificar premios, reconocimientos y actividades sociales.
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOSEste manual describe las responsabilidades del Director de Recursos Humanos. Usalo para guiarte en cómo llevar adelante tu cargo como director y apoyándote también en el Manual del Alumno de La Compañía, entre los dos te darán la información general que necesitas saber sobre cómo funciona una Compañía JA.
LAS RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS¡Felicitaciones por haber sido elegido para ocupar un tan importante puesto ejecutivo en tu Compañía JA!
Como Director de Recursos Humanos, vos junto a tu equipo son responsables de desarrollar el plan de remuneraciones de la compañía, llevar la información de la asistencia, el registro y contacto con los accionistas y con el coordi-nador educativo JA.
Tu trabajo es uno de los más importantes en la compañía. Junto con el Director General vas a ser responsable de mantener la moral de la compañía y ayudar a los miembros a mantenerse juntos y a trabajar en equipo. Además, sos responsable de pagar los sueldos, salarios y comisiones de manera cronológica.
FUNCIONES ESPECÍFICASComo Director de Recursos Humanos tendrás varios de-beres específicos.
s Desarrollar y administrar un plan de remunera-ciones
Un buen plan de remuneraciones puede aumentar la moral y lealtad de la compañía. Salarios, sueldos y comisiones generosos ayudan a mantener la asistencia, a trabajar cui-dadosamente y a mantener altas las ventas. ¡Pero también, cuando las remuneraciones son muy altas, la rentabilidad de la compañía puede verse en peligro! Este manual incluye una hoja de trabajo que te ayudará a desarrollar un plan de remuneraciones.
s Registros de asistencia y de nómina de pagos
El Director de Recursos Humanos es responsable de man-tener registros exactos de asistencia y de remuneraciones.
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D. Recursos Humanos
OBLIGACIONES GENERALES
Además de estas tareas específicas, vas a tener algunas responsabilidades más generales e importantes:
s Responsabilidad con la compañía
Como Director tenes que conocer los aspectos generales del funcionamiento de la compañía.
s Responsabilidad con las otras autoridades.
Vas a trabajar junto con los otros directores para establecer metas y controlar el proceso de la compañía.
Aconsejá y ayudá a los otros directores, escuchá sus con-sejos. Es mucho mejor trabajar en equipo.
s Responsabilidad con los accionistas
Cada accionista de tu compañía invirtió dinero en ella. Aun-que la suma pueda no parecer grande, confiaron en ustedes. Sean responsables y respeten el compromiso asumido.
s Responsabilidad con los asesores
Los asesores que te ayudan son voluntarios. Ellos invierten su tiempo en el Programa de JA y quieren ver que ganes la máxima experiencia posible. Trátalos con respeto.
LAS RESPONSABILIDADES DEL LIDERAZGOFuiste seleccionado para ser uno de los líderes de tu Compañía JA y tendrás que hacerte cargo de muchas responsabilidades, pero no te preocupes, aunque creas que no tienes todas las habilidades y experiencia de un líder, podrás de todas formas enfrentar este nuevo reto.
A continuación tenés algunos consejos que puedes utilizar.
Mostrá una actitud positiva
Sé entusiasta
Lográ que la gente se sienta importante
Pedí y escuchá consejos
Seguí los objetivos
¡Y recordá! Estás al servi-cio de tu equipo. La clave de un gran líder es ayudar a que cada uno saque lo mejor de sí.
LAS REUNIONES DE LOS DIRECTIVOSDurante cada reunión de la compañía reservá algunos minutos para reunirte con los otros directivos y con los ase-sores para comparar números, intercambiar sugerencias y revisar los planes de las futuras actividades.
Estas reuniones deben ser informales y abiertas, pero hay ciertos temas que te deben preocupar siempre:
¿Estamos logrando nuestros objetivos? ¿Cómo po-demos mejorar el funcionamiento de la compañía?
¿Qué planes tenemos para las reuniones futuras, especialmente la próxima?
¿Estamos haciendo nuestro trabajo o estamos dejando demasiado en manos de los asesores?
ELABORANDO UN PLAN DE REMUNERACIONESEl plan de remuneraciones será una parte importante de la política de la empresa. Desarrollarás gran parte de esta durante la primera etapa del programa. Debes prepararte para trabajar con la gente de tu área en caso de tener que revisar el plan si las condiciones cambian.
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Aprender a emprender - La compañía
Remuneraciones iniciales.Todas las empresas pagan a sus empleados sueldos, sala-rios o comisiones por su trabajo. Estos sueldos, salarios y comisiones son los costos más importantes en la mayoría de las empresas, pero un buen plan de remuneraciones es una herramienta administrativa muy efectiva. Los trabaja-dores realizan mejor sus tareas y permanecen más tiempo en la empresa si están adecuadamente remunerados.
s Los salarios. El salario mínimo inicial es de $2,50 por hora. Se pagan los salarios por cada sesión a la que se asiste salvo la primera y la última.
s Los sueldos. Cada compañía JA tiene 5 directivos que reciben un sueldo semanal debido al tiempo extra que trabajan fuera de las reuniones. Los es-tatutos fijan un sueldo mínimo de $5 la hora para el director general y $3,50 la hora para cada uno de los otros directores. Esto equivale a un total de sueldos de $247 para las 13 reuniones.
s Las comisiones. Los estatutos exigen una comisión mínima del 10% sobre las ventas. Si descubrís que la producción está sobrepasando a las ventas, considerá proponer al departamento de marketing un aumento de las comisiones para impulsar las ventas.
s Premios. Tene en cuenta que la fijación de un buen plan de premios puede ser de gran utilidad para estimular las ventas e incentivar en general a los miembros de la cía. No existe estímulo si no se sabe cual será el premio por el esfuerzo. Podés tomar una decisión al respecto, trabajando en equipo con el Director de Marketing y Producción.
REGISTROS DEL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
Formulario 42: Registro administrativo y de asistencia
s El Registro Administrativo
El Registro Administrativo, Formulario 42, tiene dos funcio-nes importantes. De un lado registra los nombres, direccio-nes y remuneraciones de los miembros de la compañía. Al dorso registra información básica de la compañía: nombres y teléfonos de los directivos, metas de producción y venta, un informe de liquidación, etc.
• Registro de Asistencia
El Formulario 42 contiene el registro de asistencia oficial de la compañía. Debes asegurarte de que esté completo y sea exacto. Tomá asistencia tem-prano en cada reunión. (Considerá esperar unos minutos para dar tiempo a los impuntuales)
Si un integrante de la compañía, está presente, escribí una «P» en el casillero correspondiente.
Si un miembro está ausente, escribí una «A» en el casillero de esa reunión.
Un alto ausentismo es un problema serio. Algunas veces el ausentismo se debe a que la compañía no cubre las necesidades de los miembros. Llama a los ausentes para determinar si se trata de un problema que los directivos y asesores pueden solucionar fácilmente.
• Registros de remuneraciones
Vos vas a ser el responsable de llevar información exacta de los salarios y sueldos de todos los miem-bros de la compañía.
Salarios. Podés calcular los salarios de cada miem-bro multiplicando la cantidad de horas trabajadas por el salario horario.
Sueldos. Multiplicá el sueldo por la cantidad de presentes que tengan los Directores. Recordá que los directivos reciben un pago completo por cada reunión- independientemente de que estén trabajando en la línea de producción, participando de una reunión de la compañía o trabajando en los registros. Evitá cambiar los sueldos dentro de un período de pago.
Comisiones. Pedile al Director de Marketing la información de ventas y comisiones de cada uno de los miembros. Tanto los miembros que cobran salarios como los que cobran sueldos recibirán comisión.
El ejemplo ilustra cómo ingresar la asistencia y la información de remuneraciones en el Formulario 42.
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Aprender a emprender - La compañía
s Registro de Accionistas, Formulario 14
El Registro de Accionistas, Formulario 14, es el listado de accionistas de tu compañía. Esta lista debe estar completa y ser exacta.
• Número de certificado.
Antes de distribuir el certificado de acción, anotá los números de los certificados emitidos por tu compañía en el espacio correspondiente.
• Iniciales.
Cuando los miembros de la compañía retiran un certificado de acción, deben firmar el recibo escri-biendo sus iniciales en el espacio correspondiente.
• Dinero recibido por.
Cuando se entrega dinero por un certificado específico, el Director de Recursos Humanos o el Secretario de la Compañía anota la fecha y escribe sus iniciales en el espacio correspondiente. Cuando se devuelven certificados sin vender, el directivo debe inicialar el casillero correspondiente.
• Información de los accionistas.
La «Tarjeta de Información del Accionista» debe entregarse cuando se realiza el pago. Los nombres y las direcciones de los accionistas se deben copiar en el Formulario 14 en el momento conveniente. La tarjeta debe estar completa, es tu función entrenar a cada integrante en cómo llenarla.
Recordá que "Representante" es el integrante de la compañía que vende esa acción en particular.
• Comunicación con el accionista.
En el formulario tendrás un cuadro en el cual de-berán completar con las fechas de comunicación con cada accionista externo. De esta manera podrán mantenerlos informados acerca del proceso de la compañía y no perder contacto con ellos. Además será más sencillo al momento de tener que devolver la acción. (Se agrega formulario nuevo).
s Acta de Directorio
Vos o tu asistente serán responsables de tomar actas so-bre cada reunión de la compañía y de comunicarse con el coordinador JA. Mediante un e-mail, cada semana deberán comunicarse de manera formal con su coordinador.
s Formulario 10
Este formulario contiene todos los datos del personal de la com-pañía. Deberás completarlo tanto escrito como en el formato digital, este se lo tenes que hacer llegar a tu coordinador JA.
OTROS REGISTROSLos otros directivos dependerán de tu información. Para estar seguro de que todos los registros son exactos y están completos y archivados a tiempo, es importante que te familiarices con los registros de los otros directivos.
Vos y los otros directivos deben cruzar los regis-tros en cada sesión para asegurar que los números coincidan.
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D. Recursos Humanos
PROCEDIMIENTO DE MODERACIÓNSi bien tu rol no es estrictamente el de dirigir las reuniones, puede que alguna vez te toque ser moderador de algún tema en especial o ayudar al Director General en dirigir una reunión.
A continuación hay algunas reglas básicas que se pueden seguir.
Permití que sólo hable una persona por vez.
Haceles saber a todos que tendrán oportunidad de hablar.
Cuando se tiene que tomar una política importante, pedí a uno de los miembros que haga una moción. La moción es una petición de la política deseada. Por ejemplo: “propongo que los sueldos de los Directores se aumenten a $10 por reunión”. Una mo-ción debe ser secundada. Si nadie quiere secundarla, no hace falta seguir la discu-sión. Sólo si la moción es secundada, se puede discutir. Recordá, ¡un orador por vez!
Cuando se haya escuchado la mayor parte de las opiniones, cualquiera puede pedir la votación. En la mayoría de los casos la sim-ple mayoría de los presentes será suficiente para aprobar o desechar una moción.
Sobre temas controvertidos es mejor contar todos los votos. Si es claro en la discusión que la mayoría está de acuerdo o en des-acuerdo, un voto cantado será suficiente.
¡Vas a ser un exitoso Director! Comprendé tus respon-sabilidades, desarrollá habilidades de liderazgo y creá nuevos líderes. Ayudá a que tu Compañía JA sea una gran experiencia para todos.
El éxito como Director no es automático. Requiere de un trabajo duro y de dedicación, pero la recompensa será enorme. ¡Buena suerte y buenos negocios!
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