EVENTOS: gestión y logística. profesor EDMUNDO VALENCIA

Sesión 2

FECHAS  1er parcial   Examen teórico 9 sept  Reporte 9 sept  Out of the box 2 sept

 2do parcial   Examen teórico 14 oct  Reporte 14 oct  Out of the box 7 oct

 3er parcial  Out of the box 11 nov   Entrega A proyecto final 28 oct

 4to parcial   Entrega B proyecto final 24 nov 9 dic

EVALUACIÓN 1P  Reporte – Por equipo.

  Investigación de los agentes involucrados en el evento Fashion Week MB MEX. Presentarán reporte con fotografías (de 5 a 7 cuartillas sin contar portada ni referencias, letra Arial 12p, interlineado 1.5)   Portada   Introducción   Desarrollo   Aprendizaje individual  Conclusión general   Referencias

 Actividad Out of the box 1 – Se dividirán en dos equipos.   Desarrollarán una campaña publicitaria para gestionar la

selección del mejor candidato para el puesto GERENTE de Eventos y Banquetes del salón.

EQUIPOS  Organizarán equipos de X integrantes para las dos actividades.

 Entregarán una lista de nombres.

 Nombrarán a un líder de equipo que será el encargado de preguntar y brindar la información necesaria.

Contingencias

¿Qué puede salir mal en una boda?

Mercado MICE  Organizaciones dedicadas a la organización de eventos que

tienen personal comercial especializado enmarcado en departamentos altamente profesionalizados.

 Buscan garantizar a la organización, empresa o cliente un adecuado desarrollo profesional del evento, de su principio a su fin.

• Meetings M • Incentives I • Conferences C • Exhibitions E

Mercado MICE  Las cuatro formas MICE incluyen muchos servicios similares:

 Uso privado y exclusivo de un espacio   Servicios de alimentación y bebida (banquetes, catering)  Apoyo técnico en el manejo de tecnología audiovisual  Orientación logística y de protocolo

Todos los integrantes de la organización deberán estar familiarizados con todos los servicios que se ofrecen para poder aportar con eficacia y brindar una experta asesoría al cliente.

Planificación de eventos   Organizar conforme a un plan.

  Disposición general de un proyecto.

  Se requiere alto nivel de ef iciencia, capacitación, información permanentemente actualizada.

  Actividades versátiles:   Relaciones públicas   Administración de recursos   Ambientación   Manejo de grupos   Supervisión general   Prensa   Invitados especiales   Entre otros

Proceso de planificación de un evento  Previsión

 Planeación

 Organización

  Integración

 Dirección

 Control

Previsión  Anticipación de acontecimientos y situaciones futuras

 Base necesaria

 Se basa en metas establecidas previamente (análisis e investigación)

 El estudio previo ayuda a disminuir el riesgo

 Riesgo: condiciones internas, externas y decisiones humanas

 La previsión debe basarse en hechos y no en opiniones subjetivas

Previsión Fíjate objetivos  Sin importar el tamaño del evento, fíjate objetivos.

 Deben ser objetivos claros y bien establecidos.

 Objetivos generales:   Formativos (actualización, capacitación o perfeccionamiento)   Informativos (comunicación actualizada de técnicas, conceptos,

procesos)  Motivacionales (estado mental positivo hacia la empresa)

Previsión Objetivos particulares  Para la empresa   Imagen  Mayores ingresos  Prestigio

 Para el participante o invitado   Formación y capacitación   Interrelaciones profesionales  Participación

Previsión Información es poder  Tipo de sede: ¿hay predilección o necesidad de algún tipo de

sede en especial?, ¿qué tipo de sede es? ¿es la única opción? ¿cómo es? Ventajas y desventajas

 Fechas: ¿qué temporada es? Clima, ¿a qué se debe esa fecha?

 Asistencia: ¿qué promedio de asistencia tuvo en las últimas ocasiones o en similares?

 Objetivos: ¿se lograron? El pasado marca lineamientos

 El presente: factores internos, externos y recursos.

Previsión Factores   Internos:  Presupuesto  Políticas internas

 Externos:  Recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto

 RRHH:  ¿Qué tipo de personal?

 Técnicos:   ¿Qué recursos técnicos se requieren? Computadoras ,

fotocopiadoras, efectos especiales, audiovisuales, etc.

Planeación  Determinación del camino que se tomará para lograr los

objetivos señalados.

 Curso de acciones a seguir de modo que se establezca:   La secuencia de las operaciones para efectuarlas  Determinación de tiempos   Elementos y presupuestos

 Precisión: planeación concreta y detallada   Flexibilidad: margen de elasticidad sujeta a cambios imprevistos  Unidad: planeación de cada área y coordinar todas

Planeación Plan de trabajo  Recurrir a todos los colaboradores

 Se hace un borrador y se hacen los ajustes con revisiones

 Reagrupar acciones o áreas para ser ejecutadas por el comité correspondiente

Planeación Presupuesto

 Cuant i f icar económicamente lo que cada acción representará

 Determina la cantidad máxima posible del capital o inversión   Egresos fijos: gastos que necesariamente se harán   Egresos variables: condicionados por el número final de asistentes

Planeación Cronograma  Herramienta que señala la secuencia cronológica más eficaz

para obtener los mejores resultados

Tarea 1 2 3 4 5 6 7 8 9

A -------- -------- -------- B -------- -------- C -------- -------- -------- -------- D -------- -------- -------- E -------- -------- F -------- -------- -------- G -------- -------- -------- H -------- I -------- --------

Organización   Estructuración de acciones y funciones

  Asignación de jerarquías para lograr objetivos establecidos con la máxima eficiencia y ahorro de RRHH, recursos materiales y económicos

  Especialización: División de acciones a desarrollar limitada por la especialización

  Unidad de mano: Para cada función debe existir un solo jefe o responsable

  Equilibrio autoridad - responsabilidad: Ejercer autoridad con responsabilidad para evitar afectar el evento

  Equilibrio dirección - control: Para cada nivel jerárquico debe existir control de dirección para evitar errores, limitar responsabilidad o reubicar al responsable.

Organización Organigrama  Gráfico o carta de organización con la jerarquía

 Puede ser tan amplio como se considere necesario

 Parte de mayor a menor importancia

Coordinación general

Patrocinios Logística y montaje

Prensa y atención VIP

Presupuesto

Integración   Implementación práctica del contenido téorico

 Se integra al personal físicamente   Se contrata al personal eventual y de planta

 Se integran comisiones/comités y subcomités

 Se puede contratar a un OPE (coordinador general ejecutivo)

 Contratación de terceros:   Equipo técnico, agencias de viajes, empresas de traducción, etc.

Dirección   Etapa de ejecución o actuación

  Se delega la autoridad y responsabilidad

  Se debe mantener una comunicación efectiva y con supervisión ágil y permanente

 Coordinación de intereses: considerar la habilidad e intereses de los comités.

  Vías jerárquicas: no se pueden violar las jerarquías.

  Resolución de conflictos: sin alterar la disciplina del grupo.

  Aprovechamiento de conflictos: momentos como oportunidades.

Control  Recolectar, analizar y comparar datos necesarios para evaluar

el logro de las metas establecidas al comienzo.

 Mide resultados de distintas acciones.

 Será referencia para eventos futuros.  Buenos resultados   Fallas que se pueden corregir

Pautas para el organizador

Delimitar tareas Fijar roles

Designar responsables

de áreas

Informar y motivar

Valorizar y reconocer

aportaciones

Saber escuchar y compartir

EL DESFILE DE MODA MÁS GRANDE DEL MUNDO  ¿Qué ideas traes?

 Menciona de 10 a 15 ideas para “vestir” el día del evento.

 Recuerda: debes mantener a 3,000 personas cómodamente en un lugar “encerrado” por lo menos 3 horas.

¿Qué haremos?

EL DESFILE DE MODA MÁS GRANDE DEL MUNDO

 Deberás fijar objetivos para poder clarificar tu gestión del evento.