eventos gastronômicos e planejamento de cardápio · conforme suas características e de forma a...
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Eventos Gastronômicos
e Planejamento de
Cardápio
Prof. William Estevão
2020
EVENTOS GASTRONÔMICOS E MONTAGEM DE CARDÁPIOS
Material didático elaborado e produzido pelo Prof. WILLIAM ESTEVÃO ([email protected])
Sua utilização é exclusiva sendo proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização. 2020 1
Definições e Conceitos
Evento pode ser definido como qualquer acontecimento que desperte
interesse especial, como espetáculos, exposições, competições, etc., capaz de atrair
público e mobilizar meios de comunicação.
Como fatores históricos existem muitas contradições
relacionadas ao surgimento de eventos. Alguns
consideram como primeiro grande evento histórico A
Santa Ceia, porém, se analisarmos profundamente na
pré-história, já ocorria eventos de uma forma muito
primitiva. O ato dos homens nas cavernas se reunirem
para praticar rituais religiosos e comemorações já podiam ser considerados eventos,
pela própria estrutura que consistia esses atos. O que é interessante para discussão
são fatos históricos e curiosidades relacionadas à área de eventos, pois a partir
deles é mais fácil compreender a evolução do setor. Podemos considerar no que diz
respeito ao histórico dos cerimoniais que desde os tempos mais remotos o homem
já mostrava a sua preocupação como o comportamento dos indivíduos em situação
de convívio com outros seres humanos. Ainda nos tempos das cavernas foram
encontrados desenhos indicando rituais religiosos, o que pressupõe que desde a
pré-história já existia uma forma de organização para realizar certas comemorações.
Dessa forma definir datas e episódios que marquem o início dos eventos e
cerimoniais fica bastante difícil.
Podemos afirmar que a partir do momento que pessoas começaram a se
reunir por algum motivo, nasceu uma necessidade de criar nomes e padrões para
estas reuniões, desta maneira já podemos caracterizar estes encontros como
eventos, pois elas já começam adquirir as características do mesmo.
No antigo Egito, protocolos e rituais faziam parte constante da sua cultura,
principalmente ao redor dos Faraós. Coroações e mortes seguiam uma
programação que tinha regras para serem cumpridas, caracterizando um evento
cerimonial. A morte no Egito, onde os Faraós eram enterrados em pirâmides com
todo um ritual especial é um exemplo de como já existiam cerimônias com regras
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pré-determinadas que deveriam ser seguidas, como descreve o livro Grandes
Impérios e Civilizações: O mundo egípcio, deuses, templos e Faraós (1996).
Os gregos e os romanos deixaram vários exemplos de cerimoniais e etiquetas
através de seus filósofos e pensadores. Os povos conquistadores deixaram grande
influência de rituais para os povos conquistados. Na China, no século XII a.C surgiu
um dos mais antigos documentos que o mundo conhece de cerimonial e protocolo
com orientações sobre a filosofia do comportamento. Na Idade Média, existiam
protocolos de como se comportar dentro dos palácios, com regras a serem
cumpridas. E na França durante o reinado de Luiz, o uso de etiquetas foi bem
acentuado e expandiu-se para o resto da Europa.
No que diz respeito ao Brasil, o cerimonial se mostra mais presente com
avinda de D. João VI, rei de Portugal. A corte tinha hábitos totalmente diferentes dos
brasileiros da época. Aos poucos, os mesmos vão incorporando e mesmo após ao
retorno da Família Real para Portugal, os seus sucessores continuaram seguindo
seus rituais e protocolos.
Thomas Cook, um inglês que vivia num pequeno povoado de Market,
pertencia a uma organização de abstêmios batistas cujos membros sempre
realizavam reuniões com outros membros de diversas comunidades. Numa dessas
viagens, Thomas percebeu que a ferrovia por onde andavam transportava poucos
passageiros. Ele então propôs ao dono da ferrovia que baixasse a tarifa e em troca
ele colocaria 500 passageiros nos seus trens. Foi um dos precursores do turismo de
negócios, congressos e feiras, utilizando recursos turísticos, fundando a primeira
empresa do segmento. Em 1841, ele levou um grupo de 500 pessoas para viajar
com a finalidade de participar de um evento.
Em 1958 surge a primeira entidade voltada para a área de eventos, a AIPC
(Associação Internacional de Palácios, Exposições e Congressos), com a finalidade
de manter contato permanente com diferentes membros e facilitar o intercâmbio de
experiências, estudar os problemas administrativos dos palácios, estudos técnicos
de reuniões internacionais e os elementos necessários para êxito na realização dos
congressos.
Hoje realizam-se eventos para a maioria dos ramos, sejam da economia,
ciência, medicina, entretenimento, esportes, negócios etc. Muitos países tem infra-
estrutura para eventos, sejam nos seus grandes centros de convenções, salões de
eventos espalhados nas principais capitais e regiões metropolitanas e os locais
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destinados aos eventos dentro dos hotéis, que oferecem além do local apropriado,
hospedagem, alimentação, estacionamento e diversos outros serviços que
agregados contribuem significativamente pela procura por esse tipo de
estabelecimento, complementando em muito para a formação de suas receitas.
A busca da excelência em cada etapa do evento
O uso eficaz dos recursos humanos através da busca minuciosa de pessoal,
adequada às condições de trabalho e, treinamentos específicos para cada evento a
ser realizado, de maneira a reduzir ao máximo a possibilidade de erros e omissões.
A área de eventos passou a constituir um dos principais multiplicadores de negócios
na área de serviços, que tem como característica uma dependência essencial dos
recursos humanos disponíveis.
As atividades relacionadas à realização de um evento requerem
profissionalismo e a atuação de pessoal bem treinado e motivado. Nesse tipo de
serviço, não há espaço para o improviso.
Para a excelência dos serviços, existem três etapas que são fundamentais,
conforme a descrição a seguir:
1ª etapa – Início
Elaborar um evento para depois tentar vendê-lo é um modelo que está
ultrapassado, hoje o estudo do mercado é que irá direcionar o rumo do trabalho de
montagem de um evento. Deve-se ter conhecimento do mercado, para saber quais
as iniciativas que apresentam viabilidade econômica e quais os eventos que podem
ser vendidos.
Definindo o tema e o público consumidor, o promotor do evento deve escolher
o local e conhecer o local e conhecer sua infraestrutura, para decidir sobre seu
trabalho e sobre sua dimensão.
Inicialmente, é preciso fazer o planejamento; definir a infraestrutura
necessária; os meios de hospedagem e os serviços a serem realizados; escolher um
tema apropriado e verificar a viabilidade do mercado. Tendo todos esses itens
resolvidos, passa-se a próxima etapa.
2ª etapa – Meio
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Essa etapa diz respeito ao estabelecimento da estratégia de vendas, inserida
no universo denominado marketing, que engloba material promocional, publicidade,
relações públicas. O perfil dos profissionais que irão trabalhar no setor de marketing
deve ser de pessoas ágeis, inovadoras e comprometidas.
3ª etapa – Fim
Satisfação total do cliente durante a realização do evento deve ser o objetivo
do profissional de eventos. O último item a ser pesquisado é a satisfação desse
cliente, mediante preenchimento de uma Ficha de Avaliação. Esse instrumento de
medição é o elemento que sinaliza os prós e contras referentes à realização do
evento. O controle de qualidade do evento é feito pelos participantes, que
constituem, em última instância, os clientes do evento.
Para melhor entender, a figura ao
lado demonstra o ciclo de realização de
um evento, onde:
= INÍCIO
= MEIO
= FIM
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Classificação de Eventos
Dentre os diversos tipos classificatórios, podemos destacar:
Institucionais – em prol da própria instituição, transmitindo prestígio e credibilidade.
Promocionais – eventos de caráter comercial, organizado por empresas e
associações classistas, com a finalidade de divulgar, lançar e vender produtos,
técnicas e tecnologias.
Empresarial – convenção de vendas, lançamento de produtos, reuniões de
diretoria, confraternizações, palestras, seminários e premiações
Técnico ou Científico – congressos, simpósios, debates, que visam tratar de
assunto de interesse de entidades de classe.
Há vários critérios que podem ser utilizados para classificar os eventos, tais
como:
CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS
FREQUÊNCIA
Permanente: aqueles que ocorrem periodicamente – mensais, semestrais,
anuais, bianuais etc., como congressos e convenções, feiras etc.
Esporádico: ocorre a intervalos regulares de tempo, a critério de seus
promotores, como, por exemplo, o Rock’n Rio e alguns festivais.
Único: ocorre uma única vez, como por exemplo, os lançamentos de
produtos e inaugurações.
Oportunidade: ocorrem em época de grandes eventos internacionais ou de
eventos marcantes na história ou tradição local, aproveitando seu clima e
sua divulgação. Como exemplo, temos os eventos esportivos que
acontecem nas escolas e clubes, aproveitando a Copa do Mundo ou as
Olimpíadas.
LOCALIZAÇÃO Fixo
Itinerante
PARTICIPAÇÃO Adesão
Determinação
ALCANCE DO PÚBLICO Massa
Nicho
DIMENSÃO
Grande porte: grande número de participantes e milhares de pessoas como
público. Envolve toda ou quase toda estrutura de turismo e hotelaria da área
onde ocorre. Recebem apoio do governo do estado e/ou da prefeitura. Ex.
grandes feiras e eventos religiosos.
Médio porte: geralmente é promovido por empresas privadas e atinge
grande público. Beneficia a estrutura hoteleira e o comércio local. Ex. feiras,
exposições, congressos nacionais.
Pequeno porte: número reduzido de participantes e de público. É o tipo de
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evento mais comum em todo o mundo. Pode ser empresarial, público ou
privado. Ex. seminário ou congresso de determinada especialidade
(Seminário de Controle Integrado de Pragas), festa de formatura, feira de
artesanato local etc.
OBJETIVO
Científico
Educacional
Social
Institucional
Comercial
Político
ÁREA DE INTERESSE
Artístico
Científico
Cívico
Cultural
Folclórico
Educativo
Social
Governamental
ESPAÇO GEOGRÁFICO
Local
Municipal
Estadual
Nacional
Internacional
Mundial
Regional: quanto ao Estado, País ou Continentes
TIPOLOGIA
Dialogal: assembléia, concílio, conclave, conferência, congresso,
convenção, curso, debate, encontro, entrevista coletiva, fórum, jornada,
mesa-redonda, oficina, painel, palestra, reunião, semana, seminário,
simpósio, workshop etc.
Social: café-da-manhã, almoço, jantar, coquetel, happy hour, sarau etc.
Competitivo: campeonato, concurso, copa, gincana, maratona, olimpíada,
torneio etc.
Demonstrativo: desfile, excursão, exposição, feira, festival, inauguração,
lançamento, leilão, mostra, noite de autógrafos, salão, show, show-casing,
vernissage, visitas.
Premiação: entrega de prêmio, viagem de incentivo.
Tipologia de Eventos
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Os eventos são apresentados sob diversos tipos ou modalidades de acordo
com sua natureza, fato gerador, objetivos, qualificação ou nível de participantes,
amplitude, área, local etc.
De forma ampla, são classificados em:
❖ Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição, desfile,
encontro, reunião etc.
❖ Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência, curós, palestra,
mesa-redonda, painel, fórum etc.
❖ Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden party, aniversário,
passeio etc.
❖ Artístico/culturais: desfile, festival, concerto, show, amostra, exposição etc.
❖ Gastronômicos: banquete, coquetel, festival etc.
❖ Esportivos: competição, remate, excursão, premiação etc.
❖ Políticos: debate, reunião, palestra, homenagem, convenção etc.
❖ Históricos: aniversário, inauguração, comemoração, desfile etc.
❖ Religiosos: encontros, conclave, festa, concílio, cerimonial etc.
❖ Científicos ou Técnicos: congresso, seminário, palestra etc.
Conforme suas características e de forma a facilitar no planejamento de
determinado evento, enunciamos os principais:
Assembléia
Reunião deliberativa, em que representantes de grupos, com delegação oficial,
debatem assuntos de importância para seus representados. No caso de
observadores, estes devem ser aceitos, com antecedência, pelas delegações que
participam da assembléia, mas não podem votar. Cada representação ocupa lugar
determinado no plenário. As conclusões desses encontros, submetidos à votação,
podem ser transformadas em recomendações da assembléia, registradas em atas
ou anais. Podem ser técnico-científica, empresarial, de partidos políticos ou de
sindicatos.
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Campeonato
Conjunto de jogos ou disputas de uma mesma modalidade, entre
vários times ou jogadores, em que o ganhador recebe o título de
campeão. Pode ser de qualquer âmbito geográfico e é possível que
cada etapa aconteça numa localidade diferente, dependendo do
resultado anterior.
Concílio
Assembléia de prelados católicos em que se tratam assuntos dogmáticos ou
disciplinares.
Conclave
Assembléia de cardeais para eleição do Papa. Reunião de
dirigentes da Igreja para discutir temas de ordem ética e moral,
cujas conclusões aprovadas podem ser adotadas.
Conferência
Preleção pública, de interesse de grupos científicos, onde
o conferencista, geralmente profundo conhecedor do
assunto, fala por espaço de tempo limitado, ao final do
qual se coloca à disposição para responder perguntas da
assistência. Pode ocorrer por intermediação de um
mediador ou moderador, escolhido previamente. Mais formal que a palestra, conta
com a presença de um presidente de mesa.
Congresso
Reunião promovida por entidades associativas, com
o objetivo de estudar temas de interesse de grupos
profissionais, em qualquer âmbito geográfico. Os
mais comuns são os congressos científicos,
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promovidos por áreas médicas ou ligados às ciências exatas ou sociais.
Desenvolve-se em outros tipos de eventos, como conferências, simpósios, mesas-
redondas, painéis etc. as resoluções aprovadas pelo plenário são encaminhadas às
autoridades competentes, como posição oficial da classe. Os trabalhos
apresentados e o registro dessas resoluções figuram nos anais do evento.
Convenção
Reunião de uma organização, empresa, entidade ou partido político, para promover
integração, atualização profissional, avaliação ou apresentação de diretrizes e
metas.
Concurso
Evento de caráter competitivo em qualquer área de interesse.
Segue um regulamento estabelecido por uma comissão
técnica, cujo cumprimento é acompanhado por um júri, que
escolhe os vencedores.
Debate
Discussão entre dois ou mais oradores que defendem
opiniões divergentes. Um moderador coordena os trabalhos
e observa os cumprimentos das regras estabelecidas. As
perguntas podem ser feitas pelo moderador, por um
debatedor para outro, ou por pessoas especialmente convidadas para esse fim.
Pode ser aberta ao público ou transmitida pela mídia, mas, em geral, não há
participação nas audiências. Por isso tem sido substituído pela mesa-redonda e pelo
painel, exceto no segmento político, em que é freqüente, principalmente em final de
campanha.
Desfile
Evento expositivo realizado para apresentar, geralmente,
produtos ligados à moda. Mas há também várias outras
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modalidades: militares, cívicos, esportivos, de carnaval, de automóveis antigos etc.
Encontro
Reunião comum nas áreas de ciências humanas e sociais, com o objetivo de expor
trabalhos, estudos e experiências relevantes. Não tem caráter oficial para implantar
políticas de procedimentos após as discussões, podendo ser a primeira fase para
um evento mais estruturado.
Entrevista coletiva
Encontro no qual o entrevistado, representante
de uma organização, faz uma breve exposição
sobre determinado assunto de seu conhecimento
em destaque no momento. Em seguida, coloca-
se à disposição para perguntas formuladas pelos
jornalistas, representantes dos órgãos
convidados, que também recebem material informativo impresso, especialmente
preparado para a ocasião.
Exposição
Exibição pública de produtos artísticos, industriais, técnicos ou
científicos, em painéis ou estandes, com o objetivo de
demonstração e divulgação, promovidas por empresas ou
entidade que estabelece sua filosofia, não havendo autonomia
para os expositores, embora algumas tenham objetivo
mercadológico.
Excursão
Grupos de pessoas que viajam com objetivo científico, cultural ou lazer.
Feira
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Exibição para comercializar e demonstrar produtos. Embora possa ser aberta ao
público em geral, normalmente, é direcionada para um segmento específico de
mercado, que ali encontra atualização, possibilidades de melhores negócios e
contratos com outros representantes do setor. Pode ser comercial, industrial ou
promocional.
Festival
Evento artístico-cultural, composto por apresentações previamente
selecionadas, com o objetivo de competição divulgação ou promoção
comercial. Tem freqüência variável e pode acontecer em ambientes
abertos ou fechados.
Festa
Evento cívico, religioso, folclórico ou de homenagem, que
tem por objetivo o congraçamento ou a comemoração de
um fato ou data. Pode ser pública, política ou privada.
Pode ser parte de um evento maior, em que prevalecem
música, bebida e comida.
Fórum
Reunião para discutir determinado assunto, com vários convidados apresentando
seus pontos de vista à platéia. Possui a estrutura de um painel, isto é, a assistência
acompanha os debates, mas não participa com questionamentos.
Happy hour
Evento com finalidade política de entrosamento, promovido por empresas ou
entidades de classe. Acontece no final da tarde, em bares, galerias ou restaurantes,
para um numero limitado de convidados, a quem são oferecidos aperitivos e
bebidas.
Inauguração
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Apresentação ao público de novas construções ou instalações.
Jornada
Específicas de grupos profissionais. São realizadas periodicamente para a
discussão de temas que não foram ou que não serão debatidos, normalmente, em
um congresso. Possuem a estrutura desse tipo de evento, em escala menor, já que
são realizadas em âmbitos regionais.
Lançamento de pedra fundamental
Solenidade que marca o início de uma construção, geralmente
de grande porte, utilizada como estratégia para sua divulgação
e registro para a posteridade.
Lançamento de livro
Apresentação de obra literária, com a presença do autor para
autografá-la, complementada por um coquetel. Objetiva a
divulgação e a venda para um público segmentado. Como
antigamente acontecia à noite, era chamado de Noite de
Autógrafos.
Leilão
Venda pública de produtos a quem oferecer o maior lance, a partir de
um valor determinado, chamado lance mínimo. Conta com a presença
de um leiloeiro oficial e do público convidado.
Mesa-redonda
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Reunião em que são colocadas as opiniões de duas ou mais pessoas sobre um
assunto, em um tempo limitado. Após esse período, os componentes da mesa
debatem entre si, com a participação da assistência, que pode encaminhar questões
por escrito ou oralmente à mesa.
Mostra
É o evento expositivo que, excepcionalmente, circula, podendo ser visto em vários
locais com a mesma forma e conteúdo. É parecida com a exposição, mas sem o
objetivo de venda e, freqüentemente, tem finalidade de divulgação histórica.
Oficina
Evento semelhante ao workshop, porém voltado para a área educacional, para a
apresentação de novas técnicas.
Olimpíada
Conjunto de jogos de várias modalidades, em âmbito
nacional, internacional ou mundial.
Painel
É uma técnica de apresentação de um tema, por três a cinco especialistas,
destinada ao debate de uma questão, sob a coordenação de um moderador.
Palestra
Apresentação de um tema predeterminado a um grupo pequeno, que já possui
informações sobre o assunto. É menos formal que a conferência, mas exige a
presença de um coordenador para apresentar o palestrante e fazer a seleção das
perguntas elaboradas pela platéia. Pode-se organizar um Ciclo de Palestras.
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Road Show
Apresentação itinerante montada em um ônibus ou carreta, feita por empresa,
governo ou entidade.
Roda de Negócios
Encontro promovido com objetivo de formalizar negócios e concretizar parcerias
empresariais. Para tanto, aproxima fornecedores e compradores e disponibiliza uma
linha de crédito especial.
Salão
Demonstração pública de produtos de um setor, sem
objetivos mercadológico imediatos, menos amplo e
abrangente que a feira.
Semana
Acontecimentos com sete dias de duração na área acadêmica ou
organizacional, para discutir ou promover um tema específico.
Seminário
Reunião em que se fazem explanações sobre um tema de interesse comum
na platéia, estando os expositores em um mesmo patamar de conhecimentos sobre
o que estão abordando. É um tipo de encontro voltado para a aprendizagem. Pode
ser dividido em exposição, discussão e conclusão.
Show
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Apresentação artística de entretenimento a um público-alvo. Faz
parte da programação de diversos tipos de eventos.
Show-casing
Exposição de produtos em vitrines fechadas, sem a presença de expositores, em
que a comunicação se dá de forma informatizada e por meio de folhetos
informativos.
Simpósio
Apresentação de um tema de grande interesse, por especialista de renome, a um
público selecionado, que pode manifestar-se com perguntas, por escrito, sem intuito
polêmico. O simpósio difere-se da mesa-redonda porque os expositores não
debatem entre si; o objetivo é o intercâmbio de informações.
Teleconferência ou Videoconferência
Conferência feita por meio de telefonia, televisão e computador, permitindo a
participação de pessoas que estão em locais diferentes e distantes.
Torneio
Evento competitivo de uma determinada modalidade esportiva. Segue as normas da
organização da federação e regulamento específico da modalidade.
Vernissage
Abertura de exposição de artes plásticas. O termo francês vem dos artistas boêmios,
no século XIX, ao terminar uma obra com verniz, convidavam os amigos para
apreciá-la, enquanto degustavam uma taça de vinho.
Visita
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Evento para um segmento e número de pessoas limitado, com o objetivo de mostrar
as instalações, serviços, equipamentos, sistemas e recursos de uma instituição, de
acordo com o interesse de quem visita ou é visitado.
Workshop
Encontro de pessoas com interesses comuns, em que o palestrante coloca sua
experiência e trabalha, com os participantes, tópicos escolhidos. É voltado para a
aprendizagem, por meio da concretização de atividades práticas sobre o tema
desenvolvido.
Hotelaria e Eventos
O evento pode ser entendido como sendo um acontecimento, previamente
planejado, visando atingir resultados definidos junto ao seu público-alvo. Na
hotelaria não é diferente. Os organizadores de eventos buscam os espaços
destinados dentro dos hotéis muitas vezes pelas facilidades que o próprio
estabelecimento oferece.
O turismo de eventos é um dos segmentos do turismo que mais cresce no
país e no mundo todo, e com isso, a hotelaria começa a enxergar o negócio como
lucrativo e que movimenta todos os setores do hotel, intensificando a receita fazendo
com que os negócios cresçam e prosperem.
Para melhor entender a “indústria hoteleira”, grande fornecedora de eventos,
convém conhecer o funcionamento básico de um hotel, suas características e o que
podem fornecer ao organizador de eventos.
Histórico
As necessidades primárias da humanidade se prendem à alimentação e
alojamentos. A idéia de hotel está ligada à época medieval quando as famílias reais,
suas escoltas e comitivas, hospedavam-se em castelos. Tal hospedagem era
gratuita e requintada. Havia também aquela provida pelos albergues (casa que
serviam refeições e alojamentos mediante pagamento). As tavernas ficavam ao
longo das estradas.
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Com as Cruzadas surgiu outro tipo de viajante: o peregrino. A igreja servia de
alojamento como um dever de caridade. Após a Revolução Francesa, surgiram os
hotéis públicos. No final do século XIX, César Ritz procurou organizar e administrar
os hotéis que se destinavam à burguesia. Com o progresso, mudaram-se as
estruturas sociais e os hotéis adaptaram-se às novas tendências. A filosofia de um
estabelecimento de hospedagem é sempre oferecer uma boa estada ao cliente para
que ele retorne.
Em São Paulo, a primeira hospedaria foi a casa do Padre José de Anchieta, por
volta de 1554.
Definição de Hotel
Uma empresa hoteleira pode ser entendida como sendo uma organização
que, mediante pagamento de diárias, oferece alojamento à clientela discriminada,
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por ocupação temporária, oferecendo serviços de alimentação e bebidas, lazer,
entretenimento e demais serviços agregados à atividade hoteleira. Os meios de
hospedagem podem ser classificados da seguinte maneira:
➢ Quanto aos tipos:
Hotel
Hotel histórico
Hotel de lazer
Pousada
➢ Quanto à categoria:
Luxo superior (Super luxo)
Luxo
Standard (padrão)
Econômico
➢ Quanto aos símbolos (estrelas);
*****
****
***
**
*
➢ Quanto ao tipo de hóspede:
Hotel
Flat
Apart-hotel
Motel
Colônia de férias
Albergues da juventude
Pensões
Pousadas
Camping
Trailler
Resort
O hotel tem como missão essencial acolher o viajante. Isso significa alojá-lo.
Os hotéis possuem características definidas conforme o tipo de público que recebe.
Em geral, possui as seguintes áreas e departamentos:
DEPARTAMENTOS SETORES
HOSPEDAGEM
Recepção
Governança (lavanderia, rouparia)
Portaria (estacionamento)
Manutenção
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Telefonia
Lazer
Reservas
ALIMENTOS E BEBIDAS (A&B)
Cozinha
Restaurante (Sala e Bar)
Bar
Room Service
ADMINISTRAÇÃO (ADM)
Contas a pagar/receber
Controladoria
Compras (almoxarifado)
Recursos Humanos (RH)
COMERCIAL Eventos
Promoção e Vendas (marketing)
Quem promove eventos não pode se dar ao luxo de conviver com
imprevisibilidade. Eventos – sejam congressos, coquetéis, ou banquetes
diplomáticos – envolvem grandes expectativas, custos muito altos e representam
uma significativa fonte de renda para os hotéis. Por tudo isso, se as coisas dão
errado, os resultados podem ser desastrosos. Tanto os clientes que encomendam o
evento quanto os proprietários dos hotéis não toleram incompetência.
Em proporção direta, cresce o nível de exigências sobre aqueles que fazem
da promoção de eventos sua profissão. Não é para menos: a diversidade das
modalidades de eventos é tão grande quanto as expectativas de quem os
encomenda e de quem os sedia.
Para promover – com qualidade – um evento, é preciso saber ouvir. E falar.
Não basta anotar pedidos. O bom profissional de eventos é aquele que sabe do que
o cliente precisa, mesmo que ele, o cliente, sequer imagine. Tem que interagir,
sugerir, participar: provocar.
A fim de influenciar escolhas e decisões comerciais, um acessório
indispensável ao promotor de eventos, além da apresentação, fluência verbal e
marketing pessoal impecáveis, é um bom currículo. Demonstrações em meios
multimídia, fotos e vídeos de eventos anteriormente promovidos são poderosos
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argumentos. A participação de um conceituado chef é outro item que pode fazer a
diferença na hora da venda do serviço. Afinal, é ele quem vai montar o cardápio
ideal para o tipo de evento e perfil dos convidados, dentro de um orçamento que
garanta a lucratividade.
Para bem coordenar as áreas envolvidas (planejamento, organização e
realização), o profissional de eventos precisa conhecer detalhadamente as
preferências, prioridades e expectativas do cliente, bem como obter o maior número
possível de informações sobre os convidados (sexo, idade média, poder aquisitivo,
sofisticação culinária) e o evento em si, que pode ser festivo, formal, de negócios, ou
um misto de cada uma dessas três opções.
Um bom gerente de eventos é um profissional criativo. No entanto, a sua
criatividade deve sempre considerar os limites normas estabelecidas pelo hotel ou
pela empresa que organiza o evento. Além dessa fronteira, o evento excede o limite
do responsável.
O departamento de eventos do hotel pode simplesmente locar espaços para
que outras empresas do ramo organizem e executem eventos. Contudo, pode
ocorrer também que ele próprio passe a captar e organizar eventos. Neste caso,
uma vez captado o evento, o departamento deve ater-se a uma série de tarefas, em
cada uma das fases que compõe o desenvolvimento do evento. São elas:
planejamento, realização e avaliação. Cabe ressaltar que as tarefas inerentes em
cada uma das fases dependem do tipo e das exigências de cada evento em
questão.
Estrutura Física do Centro de Eventos
Inicialmente, é preciso encontrar um espaço adequado, com relação ao
tamanho e à localização, para instalar um centro de eventos. Essa adequação
depende das características da empresa, determinadas no planejamento. É
importante considerar o fluxo de operações de maneira que a distribuição dos
cômodos obedeça a uma sequência lógica das atividades da empresa.
Para a realização do evento alguns detalhes são importantes na estrutura das
salas de eventos para se obter um bom funcionamento e sucesso, tais como:
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➢ Pintura das paredes claras, com revestimentos plastificados, fáceis de
limpeza, que aceitem bem a colocação de fitas adesivas, usadas nas
reuniões para pendurar cartazes, folhas etc.
➢ Janelas que proporcionem luz natural, deixando a sala mais agradável, mas
devem possuir black-out para projeções.
➢ Iluminação artificial que contemple reuniões durante o dia (luz fluorescente) e
banquetes à noite (luz incandescente com dimmer).
➢ Luzes de emergência nos diversos recintos.
➢ Carpete forrando o piso, estampado ou mesclado, de fundo claro – protege e
abafa o som dos passos.
➢ Pontos para telefones, microfone, internet, energia elétrica etc.
➢ Quadro de luz planejado com controle individual de ar-condicionado.
➢ Divisórias moduladas são extremamente funcionais, possibilitando espaços
ampliados ou reduzidos. Devem ter excelente isolamento acústico, para evitar
transmissão de som de uma sala para outra.
➢ Colunas atrapalham a visão em um evento e reduzem a capacidade da sala.
➢ Sensores de alarme e sprinkles como prevenção contra incêndios.
As dependências e áreas de ocupação deverão ser examinadas detidamente,
tais como salões de eventos, recepção, sanitários, garagem e estacionamento,
áreas de lazer, cozinha, copa, bar, portarias sociais e de serviço etc. No caso de
salões de eventos e convenções, os aspectos fundamentais são os auditórios, os
recursos audiovisuais, a infra-estrutura de serviços oferecida, alimentação e outros
aspectos específicos relacionados com cada evento.
Com base na planta baixa da área física, deve ser feita a análise da
capacidade de ocupação e a simulação de movimentação de participantes, bem
como as condições e facilidades para carga e descarga de materiais, equipamentos,
móveis etc., no horário normal e em horários especiais.
À seguir, veja a tabela de configuração de salas, características de ocupação,
capacidade e layout de um centro de convenções:
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AUDITORIO U ESCOLARESPINHA
DE PEIXE
MESAS
REDONDAS
MESA
ÚNICA
ÁREA
ÚTIL
PÉ
DIREITO
Salas I + II + III 150 50 120 60 120 60 181,80 20,25 9,65 3,20
Sala I 30 15 18 12 20 12 55,54 6,27 9,50 3,20
Sala II 40 22 30 18 25 18 56,52 6,55 9,50 3,20
Sala III 45 24 30 18 30 18 68,58 7,33 9,66 3,20
Salas I + II 70 40 60 30 40 30 112,80 12,90 9,50 3,20
Salas II + III 80 40 80 42 50 42 125,50 13,95 9,65 3,20
Sala I 42 22 30 16 25 - 57,60 6,00 9,80 2,80
Sala II 42 22 30 16 25 - 57,60 6,00 9,80 2,80
Sala I 90 52 80 75 - - 97,50 16,25 6,00 2,50
Sala II 60 26 48 48 - - 70,00 11,50 6,00 2,50
Apoio I - - - - - - 8,15 3,50 2,35 2,50
Apoio II - - - - - - 11,00 5,00 2,20 2,50
Apoio III - - - - - - 10,60 5,00 2,15 2,50
Apoio V - - - - - - 11,60 5,00 2,30 2,50
Apoio VI - - - - - - 18,25 4,75 3,85 2,50
Apoio VII - - - - - - 10,55 3,85 2,75 2,50
SALAS DE CONVENÇÕES
Sala III
Sala com capacidade para até 10 participantes em mesa única
CO
NV
EN
ÇÕ
ES
IDIMENSÕES
ANDAR SALASLARG / COMP
CAPACIDADE POR FORMATOC
ON
VE
NÇ
ÕE
S I
IIC
ON
VE
NÇ
ÕE
S I
I
Sala c/ Home Theater e 02 ramais telefônicos. (33,00 m²)
2,80
Fonte: Pergamon Hotel (2008)
TIPOS DE MONTAGENS E UTILIDADES
Variam de acordo com o tipo de evento e sua dinâmica, contribuindo
diretamente para seu sucesso. Num evento, são vários os detalhes que devem ser
levados em consideração e que fazem toda a diferença para que seja um sucesso,
dentre eles: os tipos de mesa que precisam ser montados, os vários arranjos e
composição de mesas, dependendo do evento e dos convidados.
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FORMATO ESPINHA DE PEIXE
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Colaboradores do Departamento de Eventos
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O departamento de eventos é responsável pelo atendimento ao cliente e
coordenação dos eventos dentro do estabelecimento. A partir de suas informações é
que os demais departamentos planejam seus serviços para realização dos eventos.
O número de colaboradores que compõe o setor deve ser proporcional a quantidade
de espaços físicos (salas).
➢ Nível técnico: técnicos de marketing, técnicos de som, vídeo e iluminação,
dentre outros. Estes profissionais não necessariamente devem fazer parte do
quadro de colaboradores da empresa, podendo ser contratado sempre que
houver necessidade.
➢ Apoio: fazem parte desse grupo o chamado “operacional”, dentre eles:
carregadores, recepcionistas, área médica, auxiliares de serviços gerais,
equipe de segurança etc. Estes profissionais também podem ser contratados
mediante necessidade. Devem utilizar uniformes e sempre que possível
utilizarem crachá de identificação.
➢ Operadores: são os profissionais que trabalham na organização e operação
da empresa que de eventos. Fazem parte do quadro fixo de colaboradores,
dentre eles: secretárias, recepcionistas, produtores de mídia, pessoal de
manutenção, auxiliares de limpeza etc.
FUNÇÕES ATIVIDADES
Assessoria de
comunicação e
produção de
publicidade e
mídia
▪ Providencia a publicação de notícias sobre a empresa em
jornais, revistas e publicações setoriais;
▪ Coleta notícias sobre o setor de eventos para atualização
constante e para embasamento de futuros planejamentos;
▪ Faz pesquisa de mercado para conseguir novos clientes;
▪ Cuida da divulgação de eventos da empresa;
▪ Trabalho com o profissional da informática, criando
material gráfico e na digitação de textos relativos ao setor.
Assistente de
vendas
▪ Responsável pela captação e venda;
▪ Marketing e divulgação.
Recepcionista ▪ Recepciona os clientes, convidados, visitantes e
fornecedores.
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➢ Serviços terceirizados: área médica, preferencialmente com UTI móvel no
local, transportes especiais para valores, documentos ou traslados,
segurança patrimonial, bilheterias e caixas, alimentos e bebidas, idiomas, cine
e foto etc.
Organizador de Eventos
Perfil
Comunicativo, amável, organizado, detalhista, criativo, flexível, paciente,
persuasivo, negociante, ágil, tranquilo, anfitrião
Requisitos
Disponibilidade de tempo, conhecimento técnico, conhecimentos de
informática, desejável conhecimento de outro(s) idioma(s).
Organizador de eventos
Profissional capacitado a organizar eventos de terceiros ou promover seus
próprios eventos, podendo se estabelecer no mercado como: pessoa física
(autônomo) ou pessoa jurídica (empresa). Especializa-se em diversos de eventos,
com destaque para: congressos e feiras, convenções, formaturas, exposições,
leilões, cursos, seminários etc.
Aspectos comerciais
A divulgação do centro de convenções é geralmente atribuída ao
departamento de vendas/marketing da empresa. Cada estabelecimento deve criar
sua política para captar seus clientes.
Captação de eventos significa atrair um evento para uma determinada
localidade ou para uma agência, geralmente passando por um processo de
concorrência. A geração de eventos refere-se à criação de evento novo, atendendo
a uma demanda do mercado. A realização de um evento requer que o promotor
tenha um conhecimento amplo do mercado, no que se refere à demanda e à oferta.
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É importante levantar a demanda com a maior precisão possível, conhecendo
os seguintes aspectos que a integram, de forma qualitativa e quantitativa:
✓ Principais eventos mundiais, nacionais e regionais;
✓ Principais temas para a realização de eventos;
✓ Principais períodos de realização;
✓ Características socioeconômicas dos participantes;
✓ Motivações;
✓ Meios de transporte;
✓ Tempo médio das viagens para participação em eventos;
✓ Gasto médio
Com relação à oferta, ou seja, à captação e, ou desenvolvimento de eventos,
é necessário que se tenha uma exata noção da realidade e das possibilidades de
iniciativa nesse campo, fazendo um levantamento de:
✓ Equipamentos e serviços;
✓ Meios de hospedagem;
✓ Alimentação;
✓ Diversão;
✓ Transportes;
✓ Agências de viagens;
✓ Empreendimentos
✓ Infraestrutura – vias de acesso, meios de transporte, saneamento, saúde,
energia, comunicações, urbanização, segurança
A Central de captação representa um núcleo formado por várias empresas
que se associam, como agências de eventos, hotéis, agências de viagens,
transportadoras, organizadores e prestadores de serviços e outros tipos de
empresas ligadas ao turismo. Essas empresas mantêm financeiramente as centrais
de captação.
Dentre os eventos visados pelas agências estão os congressos e feiras.
Esses dois tipos de eventos são atividades frequentemente vistas como produtos
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básicos do turismo urbano, que está em crescimento, nas quais o visitante gasta
uma importância acima da média. E também não tem época definida, podendo
operar a maior parte do ano. Em algumas cidades, mais de 40% dos pernoites vem
desse tipo de turismo. Nesse tipo de eventos, há uma concorrência entre as cidades
e também com outros tipos de áreas urbanas, como resorts.
As feiras, em geral, acontecem periodicamente, sempre no mesmo local, não
havendo assim o processo de captação. Diferentemente dos congressos, não
parece que atratividade do local seja um fato que afete a participação nas feiras,
embora influa no tempo de permanência do visitante.
No caso das convenções e das viagens de incentivo, o local é definido
segundo critérios que variam em função das características da entidade promotora,
mas que não estão formalizados e estabelecidos em seu estatuto, como no caso dos
congressos. A decisão depende de poucas pessoas e o processo é mais rápido,
pois o evento não requer divulgação. Ao contrário, alguns têm caráter sigiloso como
parte da estratégia empresarial. Considerando-se esse aspecto privado e o fato de
agregarem atividades interativas e de lazer entre os participantes, além do
organizador obter sua atenção em tempo integral, uma parcela considerável das
convenções acontece nos resorts, sendo este um nicho a ser explorado.
Planejamento e organização de eventos
A realização de um evento pode ser dividida em três fases: pré-evento,
evento e pós evento.
PRÉ EVENTO
O planejamento é essencial para garantir o sucesso do evento, pois permite
ganhar tempo nas outras etapas da realização do evento, evita o desperdício,
permite diminuir os imprevistos e facilita a sua resolução quando aparecerem, reduz
a quantidade de esforço necessário e permite atingir os objetivos propostos.
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A escolha do tema deve ser feita na afaze anterior à captação ou geração do
evento. Dessa forma, quando se faz o planejamento, o tema já está definido. Para
começar a planejar um evento é necessário responder às seguintes perguntas:
✓ O quê? – Que tipo de evento deve se feito para alcançar o objetivo?
✓ Para quem? – A quem interessará o evento? Como atingir o público alvo?
✓ Por quê? – Qual o objetivo a ser alcançado?
✓ Quem? – Quem vai realizar o evento? Quem serão os parceiros? Quem
serão os patrocinadores? Quem serão os concorrentes? Quem dará apoio ao
evento?
✓ Como? – Como será feito o evento? Como será feita a divulgação? Como
será feita a negociação com os parceiros?
✓ Quando? – Qual a melhor data? Qual o tempo de duração?quando se
iniciarão as inscrições ou a venda de ingressos?
✓ Onde? – Qual o melhor local para a realização do evento?
✓ Quanto? – Quanto custará o evento? Qual a estimativa de patrocínio? Qual
será a arrecadação com as inscrições ou bilheteria? Qual a estimativa de
lucro?
A organização do evento é, sobretudo, um trabalho de parceria, onde
várias pessoas e, ou empresas trabalham juntas para atingir seus
objetivos.
Elaboração do projeto
Obtidos os dados relacionados ao evento, passa-se à elaboração de um
projeto para o evento, seguindo um roteiro composto pelos itens descritos a seguir:
✓ Título: nome do evento, com identificação numérica, tipo e assunto do evento;
✓ Memorial: síntese descritiva de todas as atividades (técnicas, sociais,
culturais, turísticas etc.) que fazem parte do evento;
✓ Objetivos gerais: o que se espera alcançar de mais amplo com o evento;
✓ Objetivos específicos: o que se espera alcançar de forma mais exclusiva e
específica com o evento em questão;
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✓ Identificação: nomes do promotor e organizador do evento, local e data de
realização do evento;
✓ Justificativa: indicação dos motivos (científicos, econômicos, políticos, sociais,
culturais etc.), que mostram a importância do evento;
✓ Público alvo: perfil e número de participantes potenciais. O número de
participantes deve ser calculado com base no número de participantes em
eventos anteriores, sempre considerando a média mínima, nunca a média
máxima;
✓ Conteúdos do evento: indicação dos assuntos-chave que serão tratados e a
programação preliminar do evento, incluindo todas as atividades que serão
desenvolvidas.
✓ Participações prováveis: indicação dos interessados na realização do evento,
incluindo patrocinadores e apoios, agência de turismo oficial escolhida para
fazer os serviços de recepção e tours, agência oficial para transporte dos
participantes.
✓ Recursos necessários: descrição de recursos humanos e materiais, com
informações sobre a quantidade e a qualidade;
✓ Divulgação: meios de divulgação que serão utilizados como circulares,
correspondência, fichas de inscrição, material gráfico, chamadas em rádio, TV
e revistas especializadas;
✓ Orçamento preliminar: cálculo dos gastos para realização do evento, incluindo
despesas e receitas. Ao calcular as despesas, deve-se considerar os preços
mais altos encontrados no levantamento de custos. As receitas são os valores
apurados com as inscrições, permutas e patrocínios, estimados com as
menores médias encontradas;
✓ Cronograma financeiro básico: previsão de desembolso e das entradas de
recursos financeiros para cumprir os compromissos, desde o período de
planejamento e execução até o fim do evento. É preciso ter extremo cuidado
para que os prazos de saída dos recursos sejam compatíveis com os de
entrada.
Check list
Após a elaboração do planejamento, e tendo em mãos o cadastro dos
prestadores de serviços que serão necessários para a realização do evento, é feito
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um check list, ou seja, uma relação das atividades, com os respectivos responsáveis
e o prazo de entrega.
ITENS RESPONSÁVEL DATA APRESENTAÇÃO
Definição do núcleo de coordenação central
Definição das diversas comissões ou setores
Definição do tema
Definição da marca
Definição da data
Contratação do local de realização/bloqueio do hotel
Programação financeira
Programação visual
Preparação de material gráfico (folder, cartaz etc.)
Estratégia de divulgação e de promoção
Definição de patrocinadores
Elaboração do programa técnico, científico, social etc.
Contratação dos profissionais convidados
Assessoria de imprensa
Sonorização
Fotocópias
Equipamentos necessários (retroprojetor, projetor de
slides, data show etc.)
Iluminação
Pastas com blocos e canetas
Diplomas ou certificados
Crachás
Impressão do programa
Brinde para os participantes
Telefones
Contratação de transporte
Lâmpadas sobressalentes para equipamentos
Segurança
Decoração geral
Agenda de abertura
Computadores, impressoras, scanners
Coquetel de abertura
Eventos sociais
Fundo musical para salas de reuniões, coquetel etc.
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Serviços médicos
Café e água para conferencista
Coffee break
Pessoal da secretaria
Direitos autorais
Contato com hotel, salão de convenções, clube etc.
Alimentação
Serviço turístico de apoio (passagens, passeios etc.)
Início das inscrições
Sinalização
Serviço de informações
Serviço fotográfico, filmagem etc.
Treinamento de pessoal operacional
Fechamento de contrato com hotel, agente de viagens
Decoração local
Material elétrico
Retirada do material após o evento
Ambiente para mídia
Itens não previstos
Relatório final
Obtenção de recursos financeiros
A captação de recursos financeiros se dá através de:
✓ Patrocínio
✓ Contribuição privada
✓ Contribuição pública
✓ Recursos próprios da entidade promotora
✓ Inscrições de expositores e participantes
✓ Venda de estandes
✓ Outros.
Além disso, os patrocínios pode sem classificados:
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✓ Patrocínio exclusivo: quando somente um patrocinador custeia todo o projeto
e tem o direito de explorar todos os espaços para sua propaganda.
✓ Patrocínio oficial: o patrocinador assume até 60% dos custos do evento e usa
os espaços nobres para sua propaganda. Pode haver outros patrocinadores
que custeiam o restante da produção.
✓ Co-patrocínio: divisão do custo do projeto por dois ou mais patrocinadores,
com igual divisão dos espaços para propaganda.
✓ Parceiros comerciais: empresas que têm interesses comerciais diretos no
evento ou cooperam com o patrocinador principal.
✓ Apoio: pequenos cotistas, que participam com dinheiro ou trocando material
pelo direito de usar um espaço no evento.
✓ Apoios oficiais: colaboração de órgãos públicos.
EVENTO
Dependendo do tamanho do evento, é necessário que o organizador trabalhe
com uma equipe de coordenadores, que atuarão no momento da execução do
projeto. Esse pessoal é dividido em equipes de trabalho, responsáveis por tarefas
específicas que fazem parte da realização do evento.
Inicialmente, é preciso nomear o coordenador geral do evento, para
supervisionar o trabalho das equipes. O coordenador deve ser uma pessoa
organizada, ter facilidade de expressão e estar preparado para solucionar
imprevistos, tomar decisões e relacionar-se com diversos tipos de pessoas.
O coordenador geral, juntamente com outros participantes, convida
integrantes para compor as equipes de trabalho ou comissões. Estas serão
responsáveis por tarefas específicas do planejamento. Assim, cabe a cada comissão
cuidar de um conjunto de tarefas que lhe foram designadas.
É importante, na etapa de realização do evento, utilizar mapas, fichas,
cronogramas e programações para coordenar as ações de todo o pessoal que
trabalha no evento, para que todas as atividades sejam executadas, dentro do
prazo. Esses instrumentos são úteis, também, para fornecer dados para a confecção
do relatório final do evento.
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Comissões ou equipes de trabalho
❖ Comissão executiva
o Trabalha junto das outras comissões;
o Controla datas e horários;
o Controla locais reservados;
o Analisa as características dos locais reservados, de acordo com as
necessidades;
o Determina adaptações nos locais reservados;
o Contrata serviços necessários;
o Fiscaliza o funcionamento dos serviços disponíveis;
o Providencia serviços especiais para participantes, como tradução simultânea,
por exemplo;
o Administra os serviços de secretaria: pessoal, telefone, fax, copiadora,
computadores etc.;
o Administra concessão de serviços: agências de viagens, transporte,
fotografias, lanchonetes, som, banco oficial etc.
❖ Comissão de finanças
o Controla orçamentos;
o Elabora e mantém planilhas de custos;
o Decide sobre aspectos econômicos;
o Estima custos financeiros de instalação e manutenção.
❖ Subcomissão de fiscalização
o Estabelece política de crédito e cheques;
o Estabelece política de reembolsos: quem recebe, quem autoriza pagamentos,
quem assina cheques;
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o Controla entradas e saídas, de acordo com o orçamento.
❖ Comissão de cerimonial e protocolo
o Faz cumprir as normas do protocolo durante o evento. Estas normas são
estabelecidas por legislação (Decreto nº 70.274, de março de 1972). Dentre
elas, destacam-se as precedências entre as autoridades públicas e as
personalidades;
o Orienta a colocação das bandeiras, a ordem dos pronunciamentos, a
organização das mesas diretivas;
o Colabora com todas as outras comissões, par que não ocorram
constrangimentos durante o evento.
❖ Comissão de marketing
o Define o mercado a ser atingido;
o Define as ações para a identificação do evento, divulgação e fixação da
imagem e da marca do evento;
o Define ações de marketing
o Subdividem-se em atividades específicas:
- subcomissão de imprensa
- subcomissão de relações públicas
- subcomissão de promoção
- subcomissão de publicidade
- comissão de hospedagem
❖ Comissão de vendas
o Coordena a venda de espaços, a obtenção de patrocínios, subvenções,
auxílios e permutas
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❖ Comissão de exposição
o Elabora material com informação sobre espaços, lay out e preços de áreas
disponíveis;
o Fornece à subcomissão de publicidade e à comissão de vendas listas com
nomes dos expositores em potencial;
o Coordena serviços na área de exposição, como: decoração, eletricidade,
abastecimento de água, carpinteiros, pintores, cartazistas e material de apoio,
incluindo radiofonia e informática;
o Determina quais serviços estão inclusos nos valores de reserva de espaço e
quais são de responsabilidade dos expositores;
o Consulta a comissão de segurança sobre cargas e normas técnicas;
o Fixa horários de trabalho.
❖ Comissão de programação social
o Coordena as atividades recreativas e, ou artísticas, incluídas na programação
global, tais como: shows, bailes etc.;
o Determina a quantidade de lugares requeridos para cada jantar ou banquete;
o Determina o número de lugares na mesa de honra;
o Coordena o cronograma dos eventos sociais;
o Cuida da elaboração e impressão de programas e menu para cada jantar ou
banquete;
o Cuida da produção de convites ou ingressos para os eventos sociais.
❖ Comissão de recepção e hospitalidade
o Padroniza os serviços de recepção
o Estabelece o perfil de guias e recepcionistas, de acordo como o evento;
o Coordena serviços de guias e recepcionistas;
o Recepciona nos pontos de desembarque, de trabalho e de festividades;
o Presta assistência a participantes especiais a seus familiares.
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❖ Comissão de transporte
o Informa sobre transporte local disponível (aéreo, rodoviário, fluvial, marítimo
etc.);
o Verifica a disponibilidade de manobristas no local do evento;
o Informa sobre viagens pré e pós evento, inclusive aquelas distribuídas como
material promocional;
o Mantém as outras equipes informadas sobre essas questões.
❖ Comissão de inscrições/registro
o Providencia todos os meios necessários para o registro dos participantes;
o Mantém centro de informações e central de contatos com as outras
comissões;
o Mentem centrais de telefonia, fax, informática/internet, informações, cópias,
secretaria, além de locais de reuniões;
o Coordena as formas de inscrição e o serviço de câmbio, quando necessário.
❖ Comissão de ornamentação e sinalização
o Elabora os letreiros para os eventos sociais e de trabalho;
o Supervisiona e coordena a decoração necessária ao evento;
o Decora o salão principal para reuniões;
o Cuida da decoração no local de banquetes e eventos sociais;
o Providencia cortesias, menus impressos e cartões indicadores de lugares;
o Providencia flores para os aposentos dos convidados VIP;
o Providencia local para armazenamento de decoração;
o Coloca os letreiros indicativos da localização das salas de convenções do
hotel a colocação de avisos em lugares estratégicos, principalmente, no caso
de mudança de programação.
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❖ Comissão de programa
o Coordena todas as atividades dentro do evento, trabalhando diretamente com
as outras comissões;
o Elabora um programa completo de atividades: trabalhos técnicos, exibições,
eventos sociais, atividades recreativas, horário de transporte, tempo livre para
compras e passeios e outras atividades;
o Imprime o programa;
o Designa moderador ou presidente de debate, secretários de mesa,
coordenadores de mesa, em cada reunião;
o Coordena a distribuição de convites e a presença de participantes especiais;
o Obtém dados bibliográficos sobre cada orador, para sua adequada
apresentação;
o Distribui material bibliográfico para apresentações e publicações;
o Realiza contato com participantes especiais, sobre suas intervenções,
coordenando sua apresentação;
o Coordena a recepção dos participantes especiais;
o Informa sobre horários e coordena a divulgação de qualquer alteração no
programa;
o Convida com antecedência suplentes para oradores, presidentes de mesa ou
mediadores, para preencher lacunas no programa, no caso de ausência de
algum convidado;
o Colabora com a com comissão de cerimonial e protocolo;
o Obtém material necessário para os oradores como laptop, projetores, telão,
data show etc.;
o Planeja possíveis mudanças na programação.
❖ Comissão de serviços gerais
o Realiza adaptações os locais do evento;
o Retira e guarda material após cada evento;
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o Controla o funcionamento correto dos serviços disponíveis, como iluminação,
som etc.
❖ Comissão de segurança
o Cuida da segurança geral: segurança no trabalho, dos participantes e
patrimonial;
o Cuida da segurança ostensiva;
o Coordena o controle de trânsito;
o Cuida da prevenção de acidentes;
o Cuida do sistema de comunicação e do sistema de seguros.
Prazo para montagem de eventos
Os prazos para realização de eventos variam bastante, dependendo do tipo
de evento, de sua abrangência, da necessidade de serviços de terceiros, da equipe
organizadora (nº de pessoas, experiência etc.), da complexidade do evento, dentre
outros fatores. No entanto, é preciso ter uma previsão desse prazo. Analisando as
necessidades e a facilidade ou não de obtenção dos recursos para realização do
evento, você poderá estipular um prazo ideal para a montagem. Apesar da
dificuldade de estabelecer prazos precisos, há uma estimativa média para realização
de diferentes tipos de eventos, conforme apresentado na tabela:
TIPO DE EVENTO PRAZO
Congressos internacionais 1 ano
Congressos nacionais 1 ano
Congressos regionais 6 meses
Seminários locais 3 meses
Reuniões locais 45 dias
Feiras ou exposições internacionais 1 ano
Feiras ou exposições nacionais 1 ano
Feiras ou exposições regionais 6 meses
Feiras ou exposições locais 6 meses
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Festas ou comemorações formais 3 meses
Festas ou comemorações (acima de 1000 pessoas) 3 meses
Festas ou comemorações (entre 500 e 1000 pessoas) 2 meses
Festas ou comemorações (até 500 pessoas) 1 mês
Festas ou comemorações simples 10 dias
PÓS EVENTO
Após a realização do evento, é feita uma avaliação do mesmo, por meio de
uma análise crítica, da verificação do grau de satisfação dos participantes, da
eficiência dos serviços prestados e dos resultados obtidos. O relatório é um balanço
final, elaborado pelos coordenadores do evento. É um importante instrumento que
irá auxiliar na realização dos próximos eventos.
Os pontos mais importantes para o promotor, ou seja, para quem solicitou a
organização, são os resultados técnicos e financeiros e o alcance dos objetivos no
início do processo. Assim, uma cópia do relatório, contendo essas informações,
deve ser entregue ao promotor do evento. Ao avaliar o evento, deve-se destacar o
cumprimento dos objetivos propostos e informas sobre as dificuldades ou facilidade
de execução, os pontos positivos e negativos e as possibilidades futuras do evento.
É importante colocar no relatório gráficos, tabelas e tabulações de todos os dados
colhidos durante a realização do evento.
Os itens que constam dos relatórios de eventos são:
✓ Introdução
✓ História do evento
✓ Comissão organizadora
✓ Identificação do evento – ficha técnica
o Denominação oficial
o Período de realização
o Local de realização
o Tema central
o Promotores
o Clientes atingidos
o Obejtivos
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✓ Programa preliminar/final
✓ Cronograma de ação – check list
✓ Sistema de divulgação
✓ Seleção de trabalhos
✓ Perfil de realização
o Número de participantes
o Regiões participantes (cidades, estados, países)
o Demonstração do programado e do realizado
o Acontecimentos fora do previsto
✓ Computação da avaliação dos participantes
✓ Memória de cálculo como cronograma de desembolso financeiro
✓ Considerações finais; e
✓ Propostas para o próximo evento
Avaliação dos participantes
Para avaliar a satisfação do público do evento, ao seu final, os participantes
serão submetidos a uma série de perguntas. As respostas devem ser analisadas e
sistematizadas, e servirão de base para melhorar e aperfeiçoar os próximos eventos.
A partir dos resultados, a comissão de marketing poderá elaborar suas estratégias
de atuação. Também servem para desenvolver novas fichas de avaliação. Esse
modelo deve começar com uma análise do planejamento e da metodologia e,
depois, dos dados principais relacionados com o evento e dados acessórios. Para
facilitar a tabulação e análise, é importante fazer um modelo de avaliação em que o
participante possa dar notas para cada item, conforme o exemplo:
1. O evento satisfez às suas expectativas?
( ) SIM ( ) NÃO
Por quê? ___________________________________________
2. Os conteúdos foram do seu interesse?
( ) SIM ( ) NÃO
Por quê? ___________________________________________
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3. Desejaria que houvesse tratado de outros temas pertinentes?
( ) SIM ( ) NÃO
Quais? _____________________________________________
4. Os palestrantes expuseram convenientemente?
( ) SIM ( ) NÃO
Por quê? ___________________________________________
5. O horário foi conveniente?
( ) SIM ( ) NÃO
Por quê? ___________________________________________
6. O lugar foi adequado?
( ) SIM ( ) NÃO
Por quê? __________________________________________
7. Houve falhas na organização?
( ) SIM ( ) NÃO
Quais _____________________________________________
8. Dê suas sugestões para melhorias.
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
OBRIGADO POR SUA COLABORAÇÃO.
Cerimonial, Protocolo e Etiqueta
Como vivemos em sociedade, temos que seguir algumas regras e normas
que possibilitam uma melhor convivência entre todos, caso contrários teríamos um
verdadeiro caos instaurado.
O cerimonial e protocolo é uma linguagem que define o espaço de cada um,
em determinado acontecimento, confundidos com etiqueta, cortesia e boas
maneiras, com intuito de harmonizar as relações humanas. Nada pode ser
inventado. Existe literatura específica e normas oficiais para serem aplicadas,
quando necessário, e em um evento nada poderá ser suposto, e sim tudo previsto.
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Cerimonial
Cerimonial é o conjunto de formalidade que deve ser seguidas pelas
autoridades, em eventos solenes ou festas públicas. Possui uma linguagem própria,
formal e diplomática, que indica fórmulas de tratamento e de cortesia e as
expressões oficiais. É uma prática que existe desde a Antiguidade, mas que
apresenta variações conforme os aspectos culturais, temporais e os tipos de
cerimônias. Por se tratar de relação entre pessoas, o cerimonial é uma linguagem
dinâmica, que sofre modificações e atualizações com o passar do tempo.
O serviço de cerimonial atua fazendo-se obedecer às precedências entre as
autoridades em um evento e também no planejamento do discurso, dos lugares de
honra, das placas comemorativas e alusivas, bandeiras, hinos, filas de cumprimento,
visita de delegações, visitas de autoridades, condecorações, congressos,
assinaturas de atos, homenagens, dentre outros.
Protocolo
Protocolo é o conjunto de formalidades determinadas pela ordem hierárquica
entre as autoridades. Determina a posição em que os governos ou seus
representantes se estabelecem em eventos oficiais. O cerimonial e o protocolo
orientam quanto às regras formais, que devem ser seguidas nas solenidades
oficiais, para garantir o respeito à hierarquia entre as autoridades presentes.
As pessoas envolvidas com a organização de eventos devem ter um bom
conhecimento sobre esse assunto. Quando se trata de eventos de cunho oficial, no
entanto, os profissionais do governo que cuidam desse assunto fornecerão as
informações necessárias.
Etiqueta
Etiqueta é um conjunto de normas, usos e costumes que regulamentam a
vida social, sendo aplicadas em banquetes, casamentos, como se trajar etc. O
serviço de cerimonial atua em conjunto com as regras de etiqueta. Existem várias
situações em que se aplicam as normas de cerimonial e protocolo, indicando as
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precedências e tratando de questões e citações, uso da palavra, composição da
mesa, formas de tratamento das autoridades, dentre outras.
As normas do cerimonial público e ordem de precedência constam do Decreto
Nº 70.274, de 9 de março de 1972. É o decreto em vigor sobre esse assunto e foi
complementado, em alguns de seus artigos, por outros decretos, para acompanhar
situações novas que surgiram. Os estados também possuem legislação própria sob
as normas de cerimonial público, respeitando a lei federal.
Convites
O convite que deve ser enviado e recebido com antecedência e deve conter o nome
do evento, local, dia, hora e traje recomendado. É importante a antecedência para
que o convidado possa se programar e evitar a superposição de compromissos.
Recomenda-se que o nome do convidado seja manuscrito, indicando o cargo que
ele ocupa e deixando claro se é extensivo ao cônjuge .
Se for o caso, deve constar no convite a exigência de confirmação da
presença, bem como o prazo máximo de confirmação, que deve ser pelo menos dez
dias antes do evento. A confirmação é importante para o planejamento do protocolo.
A empresa organizadora do evento pode dispor de determinado número de convites,
para serem distribuídos pela equipe de marketing e vendas aos seus futuros
clientes, que poderão constatar a qualidade daquele evento.
Tipos de convites:
o Convite pessoal: é feito diretamente à pessoa, emprega-se para
acontecimentos informais. Quem convida deve informar com mais ou menos
dois dias de antecedência a presença do convidado e também lhe fornecer
detalhes sobre o evento, como o que está comemorando, quem são os outros
convidados e, se for jantar, qual é o prato principal.
o Convite telefônico: para ocasiões muito informais ou para eventos decididos
de última hora. É recomendável falar diretamente com a pessoa, em vez de
deixar recado, que pode não ser repassado. Em caso de autoridades, o
assessor deve transmitir o convite, tomando nota do nome de quem está
convidando, o motivo e o tipo de comemoração, data e horário do evento,
endereço do local, tipo do traje, telefone e endereço para contato.
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o Convite impresso: usado para acontecimentos mais formais, como
casamentos, lançamentos, bodas, entrega de comendas etc.
Sessão de abertura
A sessão de abertura visa criar um clima favorável ao evento. É indispensável
a atuação do mestre de cerimônias, que saúda o público na abertura do evento e
anuncia os nomes e os títulos dos participantes da mesa. Se houver personalidade
no plenário, também devem ser anunciadas, e devem sentar-se nas primeiras filas
da platéia. O responsável pelo cerimonial determina a composição da mesa, da
distribuição dos lugares e do número de oradores.
Os lugares à mesa devem ser marcados com displays, contendo nomes,
cargos ou designação dos participantes. Se não forem usados displays, os lugares à
mesa são determinados pelos critérios usuais de precedência. A arrumação a ser
obedecida é do centro para as extremidades, sendo que o convidado mais
importante fica no centro. Nem sempre a posição central é ocupada pelo anfitrião,
como nos casos em que estejam presentes o Presidente da República, altos
ministros de Estado, autoridades eclesiásticas e homenageados especiais.
Quando os convidados especiais já estiverem instalados na mesa de
cerimônia, o protocolo manda que se anuncie a execução do Hino Nacional. Em
seguida, são convocadas as pessoas que irão discursar, na seguinte ordem:
1º Presidente do evento
2º Presidente da entidade nacional promotora do evento
3º Presidente da entidade internacional
4º Autoridade do país-sede
Composição da mesa
Alguns critérios para determinar a composição da mesa são:
o À direita é o lugar de honra;
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Sua utilização é exclusiva sendo proibida a reprodução total ou parcial sem prévia autorização. 2020 28
o Somente as autoridades e, ou personalidades principais devem fazer parte da
mesa de cerimônia, tomando o cuidado de não colocar número excessivo de
autoridades à mesa;
o Evitar fila dupla, ou seja, não se recomenda colocar cadeiras atrás das
cadeiras que compõem a mesa;
o Se necessário, reservar a primeira fila e, ou laterais da platéia, para as
autoridades que têm precedência.
Homenagens
Os homenageados devem ser recebidos pelo anfitrião na porta de entrada e
conduzido ao local do evento. Se chegar mais cedo, deverá ser encaminhado a uma
sala especialmente reservada para autoridades e convidados. Se houver mais de
um homenageado, apenas as pessoas da mesma hierarquia podem ser
homenageadas na mesma reunião.
Sessão de encerramento
Na sessão de encerramento, a composição da mesa pode ser técnica ou
solene. Na composição técnica, o número de pessoas é reduzido, sendo a mesa
composta pelo presidente do congresso, pelo presidente da entidade nacional, por
uma autoridade oficial e pelo secretário. Na sessão solene, a composição da mesa
obedece à mesma ordem da sessão de abertura.
Em caso de eventos técnicos e científicos, ao final do evento, o secretário
deve fazer a leitura para a plenária do documento conclusivo, contendo as
conclusões de ordem técnica das autoridades presentes.
Se houver banquete de encerramento, a mesa de autoridades deve ser
colocada em posição de destaque, com cartões de identificação indicando o lugar de
cada um, de acordo com a hierarquia. Devem ser reservadas outras mesas,
próximas à mesa principal, para outras autoridades e convidados. Para finalizar o
evento, pode ser feito um show, baile, ou outro tipo de entretenimento.
Colocação de bandeiras
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A Bandeira Nacional pode ser usada em todas as manifestações do
sentimento patriótico, de caráter oficial ou particular. Pode ser hasteada em edifícios
públicos ou particulares, templos, campos de futebol, auditórios, salas de aula, ruas
etc. Pode ser hasteada ou arriada a qualquer hora do dia ou da noite. É a primeira a
tingir o topo e a última a desce, quando várias bandeiras estiverem sendo hasteadas
ou arriadas ao mesmo tempo.
É importante, numa cerimônia, observar
a ordem de colocação das bandeiras. Como
regra geral, a Bandeira Nacional sempre
ocupará o centro. A partir da Bandeira
Nacional são colocadas as demais, por ordem
de precedência, começando pela direita (vista
posicionando-se no lugar da bandeira e
olhando para a platéia). Caso a Bandeira
Nacional esteja somente com mais uma, a outra ficará à esquerda.
Para resolver dúvidas quanto à disposição das bandeiras, atente-se para o seguinte:
• As bandeiras dos países estrangeiros são dispostas pela ordem alfabética.
• A ordem alfabética é aquela da língua do país onde são hasteadas as
bandeiras.
• A bandeira do país em que são hasteadas a bandeiras ocupa sempre o lugar
central, de anfitriã, e a disposição por ordem alfabética é feita à direita e à
esquerda, sucessivamente.
• As missões estrangeiras, em suas sedes, podem hastear a bandeira de seu
país sem fazê-la acompanhar da bandeira do país onde se encontram.
• As bandeiras dos estados são dispostas pela ordem de precedência deste.
• A bandeira do país que ocupará a direita da bandeira anfitriã poderá ser
aquela do país de maior importância para o evento, e as demais seguem a
ordem alfabética.
Trajes
Os modelos e tecidos da moda devem ser introduzidos a cada um dos tipos
de trajes. Nos eventos que se realizam pela manhã, devem-se usar roupas de
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tecidos lisos ou estampados, nas cores claras , de linho, seda ou crepe. À tarde, as
cerimônias requerem os mesmos tecidos e padronagens, porém em quaisquer
cores. À noite, nunca estampados, sejam quais forem as cores, de renda, tafetá,
veludo, seda, crepe e outros. Somente neste horário são permitidos roupas e
acessórios brilhantes.
TIPO DO TRAJE PARA MULHERES PARA HOMENS
Esporte
Mais descontraído
Vestido leves, calça e
camiseta, sandálias baixas
Jeans e mocassim sem meia.
Não é aceitável roupa de
jogging
Passeio
Pouco mais formal
Vestidos, tailleurs, salto
alto, bolsa menor. Pouco
brilho
Blazer sem gravata
Passeio completo
Maior formalidade
Mesmo do anterior com
mais “brilho” e utilização
de jóias
Terno com gravata
Black tie
Traje de gala
Vestidos longos, curtos e
decotados, tecidos
brilhantes
Smoking
Regras de Etiqueta
Cabe ao anfitrião ou a anfitriã:
• Receber os convidados, posicionando-se à entrada do local do evento,
demonstrando satisfação.
• Se couber ao anfitrião presidir a cerimônia, uma equipe do cerimonial
receberá os convidados. Quando chegar a autoridade de maior importância,
este deverá ser encaminhado diretamente ao anfitrião.
• Em almoços e jantares, convidar os presentes para mesa, no momento de
servir.
• Fazer a distribuição dos lugares à mesa.
• Orientar os garçons sobre o momento de servir.
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• Servir o café, ao final das refeições, é função da anfitriã.
• Servir o licor, após o café, é função do anfitrião.
• Acompanhar os convidados até à porta, no final do evento.
• Levantar-se ao final da solenidade ou refeição, para encerrá-la oficialmente.
Apresentando outras pessoas:
• Apresenta-se sempre a pessoa menos importante à mais importante. Para
definir o grau de importância os critérios são: idade, sexo, posição social ou
política.
• A pessoa mais importante estende a mão a quem lhe foi apresentada ou faz
reverência com a cabeça. A pessoa mais importante é quem diz: Como vai”.
Não se usa mais dizer “Muito prazer”.
• Apresenta-se um homem e uma mulher, uma pessoa mais nova a uma mais
velha.
• Uma mulher nunca se levanta quando é apresentada a outra mulher ou a um
homem. Só o faz quando a pessoa a quem é apresentada é de tal ordem que
isso a obriga, como Chefe de Estado, Sacerdote ou pessoa mais idosa.
• Quando há um grupo de pessoas reunidas e chega mais uma, o anfitrião deve
apresentá-la dizendo seu nome, e de longe dizer os nomes das pessoas do
grupo. Não há necessidade de cumprimentos individuais.
• A pessoa que apresenta deve dizer os nomes dos apresentados com clareza
e, conforme a situação, acrescentar uma referência para que o entrosamento
seja mais rápido. Por exemplo: “Senhor Diretor, permita-me apresentar a
Senhora Cristina, nossa nova secretária”.
• Nunca toque as pessoas ao falar, principalmente em público.
• Em caso de recepções, o Convidado de Honra deve colocar-se ao lado dos
anfitriões, na entrada, pra receber os convidados. Neste momento, os
convidados são apresentados ao Convidado de Honra.
• Na hora da despedida, a pessoa mais graduada toma a iniciativa; cabe a ela
sugerir a troca de telefones ou cartões.
Cumprimento:
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• A pessoa mais importante é que deve tomar a iniciativa de estender a mão
para o cumprimento.
• A mulher deve oferecer a mão ao homem.
• O mais velho estende a mão ao mais novo.
• O chefe toma a iniciativa de estender a mão ao subordinado.
• O aperto de mão deve durar no máximo cinco segundos.
• Ao cumprimentar, segure a mão com firmeza, mas sem apertar, e acompanhe
com uma leve inclinação da cabeça, olhando diretamente nos olhos da
pessoa que está cumprimentando.
• Não aperte as mãos de pessoas que estão à mesa, fazendo refeição.
• Use um lenço para secar o suor das mãos, caso estejam suadas, antes de
cumprimentar uma pessoa.
• Não use perfumes fortes ou cremes oleosos nas mãos.
• No inverno, usando luvas, homens se cumprimentam tirando-as. As mulheres
não precisam tirá-las.
• Hoje, raramente, beija-se a mão. O mais comum é a troca de beijinhos no
rosto entre as pessoas mais jovens de ambos os sexos, e um aperto de mão
quando jovens cumprimentam mais velhos que não são do seu
relacionamento.
• Nunca se beija a mão de uma mulher solteira.
• Nunca se beija a mão de uma mulher que esteja com luvas.
• O homem, ao beijar a mão de uma mulher, deve curvar-se, não levantar a
mão.
• Não se deve estender a mão a uma pessoa doente num hospital
• No restaurante basta fazer uma saudação com a cabeça.
• Quando ocorre um encontro entre homens, todos se levantam para
cumprimentar aquele que chega.
• O marido diz “Minha Mulher” e “Sua Esposa” ou “Sua Senhora”. A mulher diz
“Meu Marido” e “Seu Esposo”.
• Não se diz “Senhora Carla Monteiro Dias”, mas sim “Dona Carla Monteiro
Dias”. Diz-se “Senhora Monteiro Dias” ou “Senhora José Monteiro Dias”.
• Nunca se diz “Bom dia, dona”, mas sim “Bom dia, senhora”.
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Convites
• Se houver no convite as iniciais R.S.V.P. (expressão francesa “Réspondez S’il
Vous Plaít”) Responda, por favor, a resposta deve ser dada com até 48h de
antecedência. Se for possível confirmar antes, faça-o.
• Quando se tratar de um pequeno jantar, ao fazer o convite, comunicar quem
são os convidados e qual o cardápio.
• Se houver homenageado, os convidados devem chegar quinze minutos antes
do horário estabelecido para o início do evento, e retirar-se após a saída do
homenageado.
• Convites para casamento devem ser entregues pessoalmente, e com trinta
dias de antecedência, pra os convidados de outras cidades, coloca-se o
convite com envelope dentro de outro envelope maior, e neste último escreve-
se o endereço.
Etiqueta à mesa
• A faca é usada na mão direita. Deve-se usar o garfo, e não a faca, para cortar
alimentos como ovos, macarrão, legumes.
• A colher é usada pelas laterais e nunca pela ponta, quando se toma sopa.
• O guardanapo é usado aberto ou dobrado em dois, sobre o colo. Após o uso
deixá-lo ligeiramente dobrado sobre a mesa.
• A lavanda contém água fria ou morna, com uma fatia de limão, e deve ser
usada para remover gorduras, quando se come frango, aspargo ou
alcachofra.
• O vinho deve ser servido em jarras. Se for de qualidade, na própria garrafa.
• Nunca se lava o copo à boca, sem antes limpar os lábios no guardanapo.
• Corta-se o peixe com talheres próprios
• A salada deve ser cortada com o garfo ou então se deve dobrar a folha.
• Aspargos comem-se com a mão, ajudado pelo garfo, corta-se a parte da
ponta e os dedos são usados para a parte mais grossa.
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• Comem-se alcachofras desfolhando-as com os dedos. Quando chega a vez
do fundo, que é mais saboroso usa-se o grafo para mergulhar os pedaços do
molho.
• Come-se queijo forte colocando-o em pequenos pedaços sobre o pão ou
torradas, nunca o levando com a faca ou garfo direto à boca.
• Para compotas, usa-se o garfo para pedaços de frutas e a colher para a
calda.
• Laranjas são levadas à mesa descascadas, para serem saboreadas, são
cortadas com a faca, com a ajuda do garfo, deixando o centro da fruta.
• Maçãs e peras são descascadas inteiras, ou cortadas em quatro e depois
descascadas.
• Caso não haja cinzeiros à vista, os anfitriões não querem que os convidados
fumem. É falta de elegância pedir que o tragam.
• A azeitona do couvert se pega com a mão, devolvendo o caroço ao prato da
mesma forma.
Situações diversas
• Ao subir uma escada, o homem vai à frente da mulher, e ao descer fica logo
atrás.
• Quando alguém espirrar não diga “saúde”, “Deus te crie” etc. Quem espira
deve ter esse seu ato ignorado.
• Na saída e na entrada do elevador, a pessoa mais velha ou mulher tem
precedência.
• Na rua, o homem fica do lado externo da calçada e carrega os pacotes para a
mulher.
• Não se deve cruzar as pernas, trazendo um dos pés até o joelho,
principalmente quando se segura o sapato ou o tornozelo com a mão. Se
cruzar a perna, deve-se deixá-la a partir do joelho para baixo.
• Não cochile. Não boceje. Não fale ao ouvido de alguém quando estiver em
grupo. Não cuspa. Não fale alto. Não gesticule. Não aponte. Não se atrase.
Todas essas atitudes são muito deselegantes.
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• Ao mencionar as pessoas de um grupo, cite seu nome por último. Só cite seu
nome primeiro, se o feito realizado por seu grupo não tiver sido o esperado.
• Não peça ao garçom a receita daquele saboroso prato que você acabou de
degustar.
• A mulher nunca acende o cigarro para o homem.
• Não se deve usar jóias junto com bijuterias.
• Durante uma conversa, não fique citando muitas pessoas e autores de
prestígio, pois isto poderá ser tomado por pedantismo.
• Não se dobram mais os cartões de visitas para entregar a alguém.
• Evite assuntos desagradáveis em reuniões ou à mesa.
• Quando se recebe um presente, este deve ser aberto na frente da pessoa que
o deu, e o agradecimento deve vir acompanhado de elogio.
• Seja elegante com quem lhe presenteia, oferecendo-lhe também um presente
quando houver uma ocasião propícia. Caso contrário você poderá ser cortado
de sua lista de presenteáveis.
• Prenda seu animal de estimação quando receber visitas. Nem todos gostam
que ele fique pulando em seu colo.
• Pessoas finas e elegantes são as primeiras a serem notadas.
• Não se deve aplaudir o Hino Nacional ao final de sua execução, apresentado
como abertura ou encerramento de eventos.
•
Montagem de mesa – mise-en-place
A mise-en-place é toda a preparação do local de trabalho. Consiste em
várias etapas que deverão ser seguidas cuidadosamente:
• Limpeza de móveis, piso, portas e janelas;
• Higienização de materiais e equipamentos;
• Preparação do ménage;
• Alinhamento de mesas e cadeiras;
• Colocação de moletons, toalhas, cobre-manchas e outros materiais nas
mesas;
• Preparação da mesa buffet
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Os objetivos principais da mise-en-place são: facilitar o serviço dos garçons,
deixar o ambiente mais agradável, estimulando o consumo por parte dos clientes.
O restaurante deve ser aberto somente depois de feita e conferida toda a mise-en-
place.
Preparar o Ménage
Preparar o “ménage” é função do “commis”. Neste setor da “mise en place” de sala
estão distribuídos os mais variados tipos de condimentos que servirão como
correção de sabor ou preparação de molhos para saladas à frente dos clientes.
Utensílios do Ménage
• galheteiros de vinagre e de óleo – galheta para vinagre e galheta para azeite /
óleo
• mostardeiras
• paliteiros
• açucareiros / adoçante
• vidros de molhos inglês
• cinzeiros
• saleiros
• número de mesas
• pimenteiras
OBS: TODOS ESTES UTENSÍLIOS DEVEM SER CUIDADOSAMENTE LIMPOS E
ABASTECIDOS DIARIAMENTE
Preparação dos Utensílios do Ménage
A “mostarda” – Deve ser retirada a crosta que se forma durante o período anterior,
lavar o seu recipiente e reabastecê-lo.
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O “sal” – Deve ser secado ao forno para evitar que fique difícil de sair do recipiente.
Para que o sal se torne seco é aconselhável adicionar para cada 1Kg de sal 1 colher
de sopa de maisena e, posteriormente, levar ao forno, misturando sempre e tendo o
cuidado de não deixá-lo escurecer. Deixar esfriar e colocar no recipiente limpo e
seco.
O “vinagre” – Deve-se verificar se o mesmo não está formando partículas de cores
diferentes no seu interior e se não existe algum tipo de inseto dentro. Se alguma
coisa assim acontecer, simplesmente lavar o recipiente e colocar um novo produto
para utilização.
O “açúcar” – Antes de reabastecer o recipiente, fazer a limpeza necessária: verificar
se o produto não está criando pequenas pedras (coar em peneira no caso de
formação de pedras) e abastecer com o novo produto.
“Óleo ou azeite” – Após a limpeza do recipiente, verificar as condições do produto.
Caso esteja limpo, somente completar. Do contrário, substituir por um novo produto.
“Molho – Inglês” – Verificar a sua tampa e desobstruir, se necessário.
Substituir os frascos vazios ou reabastecê-los.
“Cinzeiros e nºs de mesa” – Lavá-los e secá-los em álcool e pano.
Substituir os quebrados ou manchados.
“Adoçantes” – Existem dois (2) tipos de apresentação: em pó (pacotinho) e líquido.
Certificar-se do lacre dos pacotinhos individuais antes de servi-los. Verificar se o
conta-gotas do frasco de adoçante líquido está funcionando e desobstruí-lo, se
necessário, além de limpar a tampa. Substituir os frascos vazios.
“Saleiros” – Torrar o sal, deixar esfriar e reabastecê-los.
“Pimenteiras” – Limpar o recipiente e secá-lo. Abastecê-lo.
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Compete ao “commis”, sob coordenação do garçom, a limpeza dos carrinhos de
sobremesa, do “guéridon” ou mesa auxiliar, dos fogareiros ou “réchaud”, dos
castiçais e de pequenos vasos ou arranjos de flores que decoram as mesas.
Também é ele quem coloca os guardanapos nas mesas, limpa os cardápios e
reabastece o “ménage” e os carrinhos de sobremesa, assim como prepara a
transporta até a lavanderia toda a roupa usada, substituindo por outra limpa. Para
isso deve fazer o “rol”, tendo o cuidado de separar as peças molhadas das outras,
deixando-as visíveis ao encarregado da lavanderia, a fim de que não criem mofo ou
bolor, ficando assim danificadas.
Quem servir primeiro?
Existem 2 tipos de situações:
Situação Social
Onde todos se nivelam em uma mesma posição. Por exemplo: um almoço entre
amigos ou família, em restaurante ou residência. Nesse caso a ordem é a
seguinte:
1º crianças
2º mulheres, começando pela mais idosa e terminando na anfitriã.
3º homens, também começando pelo mais idoso e terminando pelo anfitrião.
OBS.: Se houver alguma autoridade eclesiástica presente, esta deverá ser
servida antes das mulheres.
Situação de trabalho
1. Nessa situação prevalece a hierarquia. Nesse caso as pessoas que
devem ser servidas em primeiro lugar são as que ocupam posições mais
elevadas no quadro da empresa.
2. As visitas sempre serão servidas em primeiro lugar, nesse caso
começando pelas mulheres.
3. Numa sala onde esteja um diretor e seu secretário (ou um subalterno),
sempre servir o diretor em primeiro lugar, salvo se, por cavalheirismo, ele
lhe indicar a secretária (ou o subalterno).
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4. Quando um executivo estiver na sala de outro do mesmo nível, o mesmo
será considerado visita, devendo ser servido em primeiro lugar.
5. Sempre pedir licença à secretária que se encontra na ante-sala, e bater
ou se anunciar antes de entrar na sala de quem for ser servido.
Modalidade de servir em restaurante
Servir nos restaurantes ou em recepções familiares tem por objetivo agradar sempre
aos comensais. A técnica que se deve adotar é determinada por vários fatores: a
posição social do comensal, o ambiente em que transcorre a refeição, e o cardápio.
Por exemplo: quem será homenageado? Onde será a homenagem? O quê será
servido?
Nos buffets as técnicas são determinadas pelo que está dito acima; nos
restaurantes, a técnica de servir já está estabelecida, não só pelo tipo de
estabelecimento, como também pela clientela e pelo cardápio.
AMERICANO
Essa técnica consiste em montar no restaurante ou no salão de festa uma mesa –
buffet – com toda variedade de pratos.
OBS.: A mesa do buffet deve estar em lugar de destaque para que possa ser vista
por todos os comensais.
O serviço à americana pode ser de dois modos. Em um, chamado serviços em pé,
os comensais se servem e comem em pé. Em outro, chamado serviço sentado, os
comensais se servem e se dirigem à mesa para ocupar seus lugares.
Preparação:
• A mesa deve estar em local de destaque;
• A mesa (formada de mesas retangulares ou pranchões sobre cavaletes) deverá
ser adequada à quantidade de pratos e ser forrada com toalhas plissadas ou não
até seus pés.
• Nas extremidades da mesa (buffet) deverá ser colocada uma mesa pequena
para pratos, talheres, guardanapos, etc.
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• A colocação das travessas deve ser harmoniosa e ordenada (molhos próximos
aos alimentos que irão acompanhar – molho tártaro para peixes, vinagrete para
saladas e roastbeefs).
“jus de rôti” para assados. Além disso, a aproximação dos pratos deve ser feita
pela combinação. Dependendo da extensão do buffet, poderão ser colocadas
travessas contendo o mesmo alimento em pontos diferentes.
Execução:
O garçom deverá servir bebidas, recolher materiais sujos, trocar cinzeiros e repor
o buffet.
Vantagens:
- pouco pessoal;
- rapidez no serviço, e
- atende-se a um número muito grande de comensais.
Desvantagens:
- grandes recepções.
- grande número de comensais.
INGLESA DIRETO
Esta modalidade consiste em um serviço no qual o garçom serve o alimento
diretamente da travessa no prato colocado à frente do cliente, pelo lado esquerdo.
Método de trabalho:
- colocar os pratos vazios e aquecidos na mesa pelo lado direito do comensal;
- apresentar a travessa pelo lado esquerdo do comensal, trazendo-a na mão
esquerda;
- utilizar um garfo e uma colher em forma de pinça (alicate), na mão direita, para
servir o alimento.
OBS.: Esta modalidade de servir é erroneamente chamada, aqui no Brasil, de
serviço “à Francesa”. O serviço “à Francesa” será apresentado mais adiante.
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• O garçom deverá colocar a (s) travessa (s) e os pratos quentes sobre o
“guéridon” e, a seguir, deverá apresentar a travessa com alimento pelo lado
esquerdo do comensal que o solicitou. Se ele estiver de acordo, o garçom retira o
prato que está à frente do cliente, colocar o prato aquecido pela direita e serve o
alimento pela esquerda do cliente.
• O que sobrou na travessa deverá ser mantido numa estufa para ser servido
como repasse, que deverá acontecer antes de o cliente ter terminado a primeira
porção servida.
OBS: A ordem de servir deve ser sempre respeitada.
Como servir o prato:
• Imagine que o prato tenha divisões semelhantes às de um mostrador de relógio
(figura 1). Neste prato distribua o alimento da seguinte maneira:
• Entre 3 e 7 horas, coloca-se a peça principal;
• Na altura das 9 horas, coloca-se batata, risoto ou purê;
• No centro, coloca-se o molho e alimentos granulados, tal como a ervilha; e
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• Entre 12 e 3 horas, coloca-se verdura crua ou cozida.
O prato nunca deve ser cheio para não esconder o logotipo e também para não
incomodar o comensal.
INGLESA INDIRETO
Esta modalidade consiste em um serviço em que o garçom serve o prato no
“guéridon”, a frente do cliente, usando um garfo na mão esquerda e uma colher na
direita.
Método de Trabalho:
• Trazer a travessa e apresentá-la ao cliente pelo lado esquerdo;
• Servir a comida em um prato aquecido que está no “guéridon”;
• Usar a colher na mão direita e o garfo na esquerda para servir;
• Retirar o prato vazio que está na frente do comensal, se for o caso, pelo lado
direito;
• Servir o prato com comida pelo lado direito.
Execução:
• O primeiro passo do serviço à “Inglesa Indireto” é igual ao serviço à “Inglesa
Direto”.
• O garçom deverá colocar a (s) travessa (s) com alimento e o (s) prato (s)
aquecido (s) no “guéridon” ficando a(s) travessa (s) no lado esquerdo e o (s)
prato (s) no lado direito.
• Apresentar a travessa com os alimentos pelo lado esquerdo do cliente. Se
aprovada, leve-a ao “guéridon” e retire o prato que está à frente do cliente, se for
o caso, pelo lado direito.
• Fazer o prato do cliente sempre com o garfo na mão esquerda e a colher na mão
direita, seguindo as mesmas observações do “como servir o prato”.
OBS: O repasse deverá ser servido à “Inglesa Direto”.
Vantagens:
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• É um serviço limpo, seguro e elegante;
• É um serviço aplicável a todos os pratos.
Desvantagens:
• Exige mais tempo que o serviço à “Inglesa Direto”;
• Exige pessoal mais qualificado e em maior quantidade.
Indicações:
• Jantares ou almoços finos.
À FRANCESA
Este serviço consiste em um atendimento requintado. O comensal se serve da
comida trazida na travessa pelo garçom. A travessa com o alimento é apresentada
pela esquerda do comensal, sendo que este, fazendo uso da colher e do garfo,
escolherá o alimento desejado.
Método de Trabalho:
• Colocar os pratos aquecidos na mesa pelo lado direito do cliente;
• Apresentar a travessa pelo lado esquerdo, colocando-a sobre sua mão esquerda
protegida por um guardanapo de serviço;
• Com o corpo ligeiramente inclinado para frente, a mão direita às costas, convidar
o comensal a se servir;
• Repetir esta operação a todos os comensais.
Execução:
O garçom apresentará a travessa com o alimento pelo lado esquerdo do comensal,
que se servirá fazendo uso de um garfo e de uma colher que estarão na borda da
travessa.
OBS: Deve-se servir em primeiro lugar o comensal de honra e depois seguir
servindo indistintamente, as outras pessoas quando o serviço for realizado em um
banquete.
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Vantagens:
• Trata-se de um serviço altamente requintado.
Desvantagens:
• Exige grande número de profissionais; um garçom atende no máximo 6 pessoas.
• É lento;
• Exige profissional altamente qualificado.
Indicação:
• Banquete;
• Jantar fino;
• Comensais elegantes e informados do tipo de serviço a ser executado;
• Serviço de residências requintadas.
RUSSA
Este serviço consiste em um serviço simples, usado em restaurantes simples
também em pequenos hotéis de diárias completas. As travessas são colocadas nas
mesas, para várias pessoas. É também conhecido como Serviço “Comercial”.
Método de Trabalho:
• As travessas são colocadas sobre a mesa já com os talheres e o próprio
comensal se serve.
Preparação:
• As mesas são preparadas para 8 ou 12 pessoas. Nelas serão servidas as
refeições;
• As travessas e os pratos são colocados pelo garçom à mesa com alguns talheres
em cada travessa.
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OBS: Alguns pratos de cozinha regional ou internacionais, geralmente de origem
rústica ou popular são servidos dessa forma mesmo em restaurantes finos. São
pratos tais como: feijoada, “paella” ou “Cassoulet”.
Vantagens:
• Pouco pessoal, sem muita qualificação;
• Rapidez no serviço; e
• Atende-se a um número muito grande de comensais.
Desvantagens:
• Serviço demasiadamente simples
Indicações:
• Para grande número de comensais que aceitam um serviço simples.
SERVIÇO DE PRATOS PRONTOS
O prato pronto é uma maneira rápida e funcional de servir refeições, que vem sendo
adotado por lanchonetes, restaurantes simples e restaurantes finos de grandes
cadeias de hotéis e de restaurantes.
Consiste na preparação e montagem do prato na própria cozinha e apresentado já
pronto ao cliente.
Execução:
São utilizados pratos maiores (especiais) nos quais o alimento é apresentado com
uma boa distribuição da peça principal das guarnições e dos molhos (caso façam
parte do prato).
• Cobrir o prato com “cloche” (tampa) de aço inox ou prata.
Apresentação:
O prato com o alimento deve sair da cozinha coberto com a “cloche” (tampa) sendo
transportado sobre uma bandeja.
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Colocar os pratos pelo lado direito do cliente, retirando todas “cloches” ao mesmo
tempo.
Vantagens:
• Serviço rápido
• Economia de utensílios
• Melhor controle de porções
• Padroniza a apresentação do alimento.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANDRADE, R. B. Manual de eventos. Caxias do Sul: EDUCS, 2002.
CAMPOS, L. C. A. M.; WYSE, N.; ARAÚJO, M. L. M; S. Eventos: oportunidades
de novos negócios. Rio de Janeiro: Senac Nacional, 2000.
CASTELLI, G. Administração Hoteleira. 9ª ed. Caxias do Sul: EDUCS, 2003.
CESCA. C. G. G. Organização de eventos: manual para planejamento e
execução. São Paulo: Summus, 1997.
GOMES, S. Guia do cerimonial: do trivial ao formal. Brasília: LGE, 2003.
PACHECO, A. O. Maître D’Hotel. 5ªed. São Paulo: Senac, 2005.