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Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Proyecto de Carrera: Contaduría Pública
Núcleo: Puerto Ordaz
EVALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LAS MARCAS LG Y PHILIPS ENLA EMPRESA ELECTRÓNICA Y COMPUTACIÓN
INTRAHER, C.A.
T.S.U. en Administración y Contaduría: López G, Luis J.
Ciudad Guayana, Julio de 2011
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Proyecto de Carrera: Contaduría Pública
Núcleo: Puerto Ordaz
EVALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LAS MARCAS LG Y PHILIPS ENLA EMPRESA ELECTRÓNICA Y COMPUTACIÓN
INTRAHER, C.A.
Informe de Pasantía presentado como requisito para Optar al Título de Licenciado en Contaduría
TUTOR INDUSTRIAL TUTOR ACADÉMICO
Lic. Yorman Hernández Lic. María Cequea
Ciudad Guayana, Julio de 2011
APROBACIÓN DE TUTORES Quienes suscriben, Tutores Industrial y Académico respectivamente, escogidos para
examinar el trabajo de pasantía presentado por el Tecnólogo Universitario, Luis López,
C.I. V- 17.339.998 para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública, consideramos
que el mismo cumple con los requisitos y meritos exigidos por el Reglamento de la
Universidad Experimental de Guayana (UNEG), para ser sometido a la presentación
pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe y lo declaramos
aprobado.
TUTOR INDUSTRIAL TUTOR ACADÉMICO
Lic. Yorman Hernández Lic. María Cequea
JURADO
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación va dedicado en primer lugar a Dios (Padre, Hijo y Espíritu
Santo), por darme la vida, todo lo que tengo y lo que necesito.
A mi madre del cielo la Virgen María porque siempre ha estado conmigo.
A mi hija Guadalupe Del Valle quien sin saberlo y sin decirme nada ha sido la persona
que más me ha dado fuerzas para continuar.
A mi madre Regina, mi hermana Liz, mi abuela María, mi tío Eugenio y a mi esposa
Virginia que me ayudaron durante toda la carrera.
A los profesores, a la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) y a todos
los compañeros y personas que estuvieron conmigo en todo momento durante la carrera
y me dieron su aporte para lograr este objetivo.
A todos ellos les dedico este trabajo.
Luis J. López G.
AGRADECIMIENTOS
A Dios (Padre, Hijo y Espíritu Santo), porque sin Él no puedo nada.
A mi madre del cielo la Virgen María que se encargó de mantenerme siempre cerca de
Dios.
A mi familia porque cada uno a su manera me prestó su apoyo, mi madre Regina, mi
hermana Liz, mi esposa Virginia, mi abuela María, mi tío Eugenio y en especial mi hija
Guadalupe Del Valle que me dio y me da fuerzas para seguir adelante.
A la empresa INTRAHER, C.A. y a todos los compañeros de trabajo que me ayudaron y
me trataron muy bien.
Y por último y no menos importante, a todos mis amigos de la universidad y de otras
partes, porque estuvieron conmigo en diferentes momentos, pero siempre fue con la
misma intención de ayudarnos mutuamente, a todos mis más sinceros agradecimientos.
A todos ellos muchas gracias.
Luis J. López G.
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Proyecto de Carrera: Contaduría Pública
Núcleo: Puerto Ordaz
EVALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LAS MARCAS LG Y PHILIPS ENLA EMPRESA ELECTRÓNICA Y COMPUTACIÓN
INTRAHER, C.A.
T.S.U. López Guzmán Luis Jesús Tutor:María Cequea
Año: Julio de 2011
RESUMEN
La realización de este trabajo tiene como finalidad crear medidas de control interno para
un correcto manejo de las cuentas por cobrar de la empresa Electrónica y computación
INTRAHER, C.A. ubicada en el Centro Comercial Villa Alianza. En el periodo de pasantía
se realizaron varias actividades de las cuales se puede mencionar, investigación y
seguimiento de todos los procedimientos llevados a cabo en el departamento, se pudo
notar la falta de medidas de control en algunas actividades desarrolladas en la empresa
ypor esta razón se hace necesaria la creación de medidas de control interno en las
mismas. Dicho esto, es evidente el gran significado que tiene para la organización contar
con un sistema de control interno adecuado y flexible, que se adapte a las exigencias
requeridas por el mercado empresarial y a su vez permita el cumplimiento de las políticas
y normas económicas de la entidad. En este trabajo la investigación aplicada, para el
desarrollo de este estudio es descriptiva, documental y se apoya en una investigación de
campo, conformado por una población y muestra. A través del análisis realizado se
generaron conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento del control interno
dentro de la empresa.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
Fecha de inicio:
Fecha de culminación:
PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Organizar y archivar facturación años anteriores x x x
Elaborar formatos para control interno x x x x x x
Hacer una planificación de gastos x
Hacer libro de compra y venta x x
Colaborar con la recepción de equipos x x x x x x x x x x x x x
Hacer solicitud de repuestos x x x
Archivar documentos x x x x x x x x x x x x x
Revisar situación tributaria de la empresa x
Otras actividades administrativas x x x x x x x x x x x x
Firma del tutor industrial Firma del tutor académico
10 01 2011
02 05 2011
INTRAHER, C.A
1 ÍNDICE GENERAL
INDICE DE TABLAS………………………………………………………………………….3
INTRODUCCIÓN…………………………………………………......................................4
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema…………………………..……………............................6
Delimitación………………………………………………………..................................7
Justificación…………………………………………………………………………….….8
Objetivos de la investigación………………………………………………………….…8
Objetivo General…………………………………………………………………..8
Objetivos Específicos……………………………………………………………..8
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO.
Aspectos generales de la empresa ELECTRÓNICA Y COMPUTACION
INTRAHER, C.A.…………………………………………………………………………10
Antecedentes de estudios realizados………………………………………………....14
Bases teóricas…………………………………………………………………………….15
CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO.
Tipo de investigación………………………………………………………………….34
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INTRAHER, C.A
2
2 Población……………………………………………………………………………….38
Muestra……………………………………………………………………..................38
Técnica e instrumento de recolección de datos…………………………………...39
CAPITULO IV. RESULTADOS.
Desarrollo de las actividades en la empresa de Electrónica y Computación INTRAHER,
C.A.………………………………………………………………………………………..43
CONCLUSIÓN………………………………………………………………………………....47
RECOMENDACIONES……………………………………………………………………..…48
REFERENCIAS BIBLIÓGRAFICAS…………………………………...............................49
ANEXOS……………………………………………………………………………………….51
3
INTRAHER, C.A
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3 ÍNDICE DE TABLAS
Tabla NO 1: Repuestos suministrados al taller………………………………………….54
Tabla NO 2: Formatos para técnicos……………………………………………………..55
Tabla NO 3: Relación de pagos y gastos de refrigeración…………………………….56
Tabla NO 4: Correlativo de nº de orden de servicio con factura………………………57
Tabla NO 5: Formato de solicitud de repuestos…………………………………………58
Tabla NO 6: Status (cambio, cambio aprobado, espera de repuesto)………………..59
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INTRAHER, C.A
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4 INTRODUCCIÓN
Actualmente los profesionales en el área de Contabilidad deben adquirir una serie
de herramientas y conocimientos que día a día se deben utilizar en cada una de las
empresas de acuerdo a la actividad económica que desempeñe. El desarrollo económico
ha permitido el establecimiento de grandes negocios y el resultado a sido una
complejidad tanto en la administración como en la organización de las empresas.
Evaluar el buen desarrollo de las actividades dentro de una organización,
representa un aspecto primordial para garantizar que la misma pueda alcanzar sus
objetivos y metas. Por ello, es de vital importancia que la empresa aplique un control
interno eficiente y seguro que le permitan proteger sus recursos y a la vez determina una
adecuada presentación en los estados financieros.
El objetivo principal de este informe es evaluar el control interno de las cuentas
por cobrar de las marcas LG y PHILIPS de la empresa Electrónica y computación
INTRAHER, C.A. ubicada en el Centro Comercial Villa Alianza.
En el periodo de pasantía se realizaron varias actividades, contribuyendo al logro
del objetivo general planteado, entre las mismas se puede mencionar: investigación y
seguimiento de todos los procedimientos llevados a cabo en el departamento. La
descripción del proceso, servirá de guía para futuros pasantes.
A falta de medidas de control en algunas actividades desarrolladas en la empresa,
se hizo necesaria la creación de medidas de control interno en las mismas, elaborándose
varios formatos de control interno.
La investigación aplicada, para el desarrollo de este estudio es descriptiva,
documental y se apoya en una investigación de campo. Este informe está estructurado de
la siguiente manera:
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INTRAHER, C.A
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5 CAPÍTULO I: El problema, planteamiento del problema, delimitación, justificación
de la investigación, objetivos: general y específicos.
CAPÍTULO II: Marco teórico, aspectos generales de la empresa, bases teóricas.
CAPÍTULO III: Marco metodológico, tipo de investigación, población y muestra,
técnicas e instrumento de recolección de datos.
CAPÍTULO IV: Resultado, desarrollo de las actividades en la oficina administrativa
de Electrónica y Computación INTRAHER, C.A.
Seguidamente se presentan las conclusiones y recomendaciones alcanzadas en
el estudio, así como también, las referencias bibliográficas consultadas y por último los
anexos referentes al estudio.
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INTRAHER, C.A
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6 CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Las Cuentas son subdivisiones de Activo, Pasivo y Capital, que clasifican de
manera ordenada todas las entradas y salidas correspondientes a una misma entidad. Al
ordenar las diferentes transacciones de una organización, se agrupan aquellas de
características similares; viniendo a constituir las cuentas. De esa manera se abre una
cuenta para cada tipo de operación que se desea controlar por separado.
Las cuentas por cobrar conforman una parte del rubro de los activos, son un
rubro importante para cualquier empresa, debido a que en toda organización es saludable
otorgar créditos para mantener y atraer clientes, es por ello que las empresas dedican
una cantidad considerable del tiempo en buscar la forma de llevar un control eficaz sobre
las mismas.
La falta de controles ocasiona que los procesos contables y administrativos
se lleven de manera errónea, lo que puede afectar los resultados contables de un
período determinado, además influye en una inadecuada toma de decisiones. Es
por esto que las empresas requieren de procedimientos que tengan por objeto
controlar y comprobar sus cuentas por cobrar.
El Sistema de Control Interno se aplica a la partida cuentas por cobrar, con la
finalidad de comprobar su validez y adecuada presentación en los estados
financieros. De manera que, la ausencia de éste repercute, negativamente, en el
logro de los objetivos de la empresa.
Entre las diversas cuentas que maneja y analiza el Departamento
administrativo se encuentran las cuentas por cobrar de las marcas LG y PHILIPS.
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INTRAHER, C.A
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7 Al momento que un equipo ingresado por garantía es reparado y entregado
al cliente se origina una cuenta por cobrar, ya sea, a la marca LG o PHILIPS, la
cual será cerrada al realizarse su cobro.
Una de las normas que establecen las marcas antes mencionadas, es que todos
los equipos que han sido reparados y entregados, deben ser notificados vía correo
electrónico los primeros quince (15) días de cada mes, en el caso de la marca LG, y los
primeros once (11) días en el caso dela marca PHILIPS, para proceder con el pago. Esta
notificación debe ser emitida dentro de un plazo de tres (3) meses de haber sido
entregado el equipo. Durante el período de pasantía se observó que se llegó a
sobrepasar este lapso de tiempo, por lo que no se pudo realizar la cobranza
correspondiente a ese período.
Debido a las situaciones planteadas surge la necesidad de estudiar el problema
para poder dar solución al mismo y ayudar a mostrar los saldos correctos logrando que se
hagan los cobros pertinentes, para así evitar que se dejen de percibir ingresos buscando
alternativas sencillas que a futuro servirán para realizar nuevas formas de controlar esta
cuenta, permitiendo mejorar los sistemas contables y administrativos haciéndolos más
sólidos.
Delimitación
Esta pasantía se realizó entre los meses de enero hasta mayo de 2011 en la
empresa Electrónica y Computación INTRAHER, C.A, ubicada en, Urbanización Villa
Alianza, Centro Comercial Villa Alianza, Ciudad Guayana.
Las actividades realizadas durante este periodo se circunscribieron a la,
participación en los procesos administrativos y contables de la organización permitiendo
observar las debilidades en el área de las cuentas por cobrar a las marcas LG y PHILIPS,
que es el tema del presente informe.
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INTRAHER, C.A
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8 En la investigación se buscará evaluar todos los procedimientos esenciales al
registro y solicitud de cobranza en las cuentas por cobrar de las marcas LG y PHILIPS, en
función de ello se sugieren recomendaciones que ayuden a mejorar los procesos de
cobranza actuales.
Justificación
El propósito de este informe está basado en la descripción de las actividades
realizadas en la empresa INTRAHER, C.A, el cual permite que como pasante sea posible
aplicar los conocimientos teóricos y herramientas adquiridas durante los semestres ya
cursados en la carrera de Contaduría en la Universidad Nacional Experimental de
Guayana (UNEG). Éstos fueron indispensables y de gran ayuda para el cumpliendo de la
pasantía, haciendo posible optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública.
Con el fin de detectar posibles debilidades y de esta manera corregir y controlar
los movimientos de los saldos que emite dicho departamento y con la puesta en práctica
de las sugerencias se podrá evitar pérdidas innecesarias.
Objetivos de la investigación
Objetivo general
Evaluar las cuentas por cobrar de las marcas LG y PHILIPS en la Electrónica
y Computación INTRAHER, C.A.
Objetivos específicos
Examinar los límites de tiempo correspondientes de cada cuenta por cobrar.
Definir que cuentas por cobrar han sido canceladas y cuales no.
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9 Evaluar las cuentas por cobrar según su prioridad con respecto a su fecha
de vencimiento.
Analizar los procedimientos administrativos y contables de las cuentas por
cobrar.
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10 CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Aspectos generales de la empresa ELECTRÓNICA Y COMPUTACIÓN INTRAHER,
C.A.
Nombre o razón social
La Sociedad Mercantil se denomina ELECTRÓNICA Y COMPUTACIÓN INTRAHER C.A.
Ubicación Geográfica
ELECTRÓNICA Y COMPUTACIÓN INTRAHER C.A., está ubicada en la Avenida Estados
Unidos, Urbanización Villa Alianza, Centro Comercial Villa Alianza, 1er piso, local 67.
Reseña histórica
Nace en el año 1.990, fundada por el Sr. Rafael Hernández, quien observó la
necesidad de la existencia de un buen servicio de transporte en la parte de servicios a los
pilotos de buques y helicópteros que frecuentan la ciudad en la realización de sus
labores, esto debido a la gran actividad portuaria, comercial e industrial de nuestra
ciudad.
Quien con esfuerzo y dedicación consolido lo que hoy día es Inversiones y
Transporte Rafa Hernández. Años más tarde vino a presidir el dominio de la Corporación
el Lic. Yorman Hernández a raíz de la desaparición física de su padre, éste último hizo del
negocio algo más novedoso creando el Grupo INTRAHER, conformado por Consultores y
Asesores y Electrónica y Computación INTRAHER C.A. además de la ya mencionada
Inversiones y Transporte Rafa Hernández, contando con una arraigada convicción
corporativa que hacen de nuestra gestión cotidiana la mejor.
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INTRAHER, C.A
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11 Ya bajo la dirección del Lic. Yorman Hernández se obtuvo los servicios
autorizados de las marcas LG y PHILLIPS. De esta manera Electrónica y Computación
INTRAHER C.A. brinda el mejor servicio técnico especializado a todos sus clientes,
ofreciendo Soluciones Tecnológicas a nivel Empresariales y Humano, proporcionando
confiabilidad, seguridad, y facilidad.
Hoy día, Electrónica y Computación INTRAHER C.A. Cuenta con un personal
capacitado para seguir ofreciendo un servicio especializado y eficiente.
Naturaleza y Alcance
El Departamento de Administración, es una unidad funcional, adscrita a la Presidencia.
VISIÓN, MISIÓN Y VALORES
Visión
Ser la empresa líder en servicios en Ciudad Guayana, con miras a instalar sucursales en
otros mercados nacionales, promoviendo el desarrollo educativo, científico y tecnológico
de la región capacitando al recurso humano que integran a nuestro equipo, con formación
de responsabilidad para solucionar problemas específicos que involucren a nuestros
clientes.
Misión
Apoyar a nuestros clientes, con el mejor servicio a nivel gerencial, mediante planificación
conjunta y coordinación de acciones con instituciones y demás entes del sector
empresarial, basándonos en la calidad de servicios, tecnológicos, ética de trabajo y
honestidad; garantizando dar respuestas oportunas a sus necesidades con soluciones
adaptadas a la misma.
Valores
Honestidad
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12 Responsabilidad
Calidad de servicio
Atención al cliente
Trabajo en equipo
Respeto
Creatividad
Innovación
Excelencia
Colaboración
Compromiso
FUNCIONES
Electrónica y Computación INTRAHER C.A, tiene con principal función brindar el
mejor servicio técnico especializado a todos sus clientes, ofreciendo soluciones
tecnológicas a nivel empresarial y humano, proporcionando confiabilidad, seguridad, y
facilidad a su distinguida clientela.
Para cumplir con este propósito Electrónica y Computación INTRAHER C.A, se
orienta hacia aquellos mercados que resulten estratégicamente atractivos. Es una
empresa dedicada a la excelencia, a los costos más bajos posibles del mercado y
participar en aquellos negocios que ofrezcan las mayores posibilidades de crecimientos y
utilidad. Entre las funciones que conforman el mercado de Servicio y las Soluciones
Tecnológicas se pueden mencionar:
Comercialización: optimizar la gestión de comercialización, para elevar el
número de Servicio y las soluciones tecnológicas de la empresa,
cumpliendo oportunamente con los requerimientos y necesidades del
mercado.
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INTRAHER, C.A
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Tecnología: establecer y desarrollar la tecnología adecuada para poder
ofrecer un servicio eficiente, que aumente la competitividad de la empresa en
el mercado.
Finanzas: mantener una adecuada estructura financiera que contribuya a
mejorar la competitividad y el valor de la empresa.
Organización: disponer de una óptima estructura organizativa de los
sistemas de soportes que faciliten el cabal cumplimiento de los objetivos de
la empresa.
Recursos Humanos: disponer de un recurso humano competente,
identificado con la organización de la empresa y asegurar que sea el más
efectivo y especializado.
Imagen: proyectar a Electrónica y Computación INTRAHER C.A, como una
empresa rentable competitiva vinculada con el desarrollo regional y nacional.
Servicios que presta la empresa
La empresa Electrónica y Computación INTRAHER, C.A. como su nombre lo
indica, se dedica a prestar servicios en el área de la electrónica, computación y
refrigeración. Además ofrece la cobertura de las garantías de las marcas LG y PHILIPS
para todo lo que es línea marrón (TELEVISORES, EQUIPOS DE SONIDO, DVD) entre
otros.
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INTRAHER, C.A
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14 Estructura organizativa de ELECTRÓNICA Y COMPUTACIÓN INTRAHER C.A.
Antecedentes de estudios realizados
Para llevar a cabo la siguiente investigación se consultó algunos trabajos de
grado pertenecientes a la Universidad Nacional Experimental de Guayana, (UNEG),
ubicada en el Estado Bolívar en los cuales sus autores llegaron a conclusiones que
tienen estrecha relación con el presente trabajo de grado, entre ellos:
Bacadare B, Yoslyn (1993) Llevar a cabo el proceso de facturación y garantizar el
registro oportuno y confiable de los derechos a terceros con el fin de realizar una
cobranza efectiva. Tiene como función efectuar la facturación corporativa por concepto de
las operaciones y servicios prestados por la empresa, mantener actualizados los registros
de las cuentas por cobrar y efectuar los trámites correspondientes para asegurar una
cobranza efectiva.
Rodriguez, Yenitza (2000) Desarrollar las actividades de registro, coordinación y control
de las cuentas por pagar y cobrar de la empresa OLEODINÁMICA, C. A. y declaraciones
de los impuestos correspondientes. Expresa que la importancia de la contabilidad radica
en la necesidad de la actividad mercantil consuetudinaria, la cual requiere de su registro
respectivo en términos monetarios.
Presidente
Administración Gerencia de servicios
Departamento de Electrónica
Departamento de computación
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15 Guevara, Udarqui (2008) Descripción y análisis del proceso que se lleva en el
departamento de contabilidad sobre las cuentas por pagar y cobrar de la empresa AP
asociados. Propone a la gerencia que una vez recibidos los pagos por vía electrónica ésta
sea reenviada inmediatamente al departamento de contabilidad, de esta forma se podría
mantener actualizados los estados de cuenta del cliente, obteniéndose datos reales a la
hora de emitir informes de vencimiento a la gerencia general.
Bases Teóricas
Contabilidad
Romero, A. (2004) definió la Contabilidad como:
“Una técnica mediante el cual se registran, clasifican y resumen las
operaciones realizadas y los eventos económicos, naturales y de otro
tipo, identificables y cuantificables que afectan a la entidad,
estableciendo los medios de control que permitan comunicar
información cuantitativa expresada en unidades monetarias, analizada e
interpretada, para que los diversos interesados puedan tomar
decisiones en relación con dicha entidad económica”. (p. 49).
De acuerdo a lo expresado; la contabilidad es el medio a través del cual se
mantiene el control de las operaciones matemáticas de un establecimiento o entidad, para
de esta manera; llevar el control de la unidad monetaria.
Meigs R., Williams J., Haka S., Bettner M. (2000) definieron la Contabilidad como:
“La base para las decisiones gerenciales, su objetivo principal es
proporcionar información útil en la toma de decisiones, ya que la
contabilidad no es un fin, sino más bien un medio para lograr un fin.
Debido a que la contabilidad es ampliamente utilizada para describir
todo tipo de actividad de negocios, algunas veces se hace referencia a
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INTRAHER, C.A
16
16 ella como el lenguaje del negocio, los costos, precios, volumen de
ventas, utilidades y retorno sobre la inversión son medidas de
contabilidad”.(p. 3)
Ésta a su vez está definida como “un medio por el cual los entes empresariales
rigen sus actividades al momento de realizar una operación o tomar una decisión”, según
los mismos autores. La contabilidad es una actividad que tiene por objeto registrar toda la
información que transforme o modifique el patrimonio de una entidad.
La vida de una empresa se divide en periodos que comienzan con el registro de
documentos y termina con la elaboración presentación de los estados financieros.
La cuenta
Catacora, Fernando (1998) dice:
“La principal herramienta de la cual dispone la contabilidad para el registro
de las operaciones que afectan a una entidad es la cuenta.”
También:
“Podemos definir la cuenta como la mínima unidad de registro de la cual
dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financiera o
de resultados.”
Cuentas por cobrar:
Las cuentas por cobrar, son todos aquellos derechos que la empresa
adquiere con terceros, por la venta a crédito de bienes o servicios.
Según Brito (1999) señala que:
“Las Cuentas por cobrar son derechos legítimamente
adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o
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INTRAHER, C.A
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17 ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase
de servicios”. (p. 337).
En definitiva, las cuentas por cobrar representan un derecho que posee la
empresa que se origina mediante la venta a crédito de un bien o la prestación de
servicio a crédito, mediante la emisión de facturas y otras actividades que realiza la
empresa.
Se constituyen por todas las acreencias a favor de la empresa, liquidables
dentro del ejercicio normal de la misma y proveniente de las actividades específicas
en las que comercia, éstas deben estar respaldadas por facturas, recibos y
documentos similares, e incluye no solamente las deudas que la clientela tiene
contraída con la empresa por concepto de ventas y/o prestación de servicios, sino
también una variedad de reclamaciones, tales como préstamos a empleados,
préstamos a las subsidiarias, suscripciones de acciones no cobradas y otros.
La importancia de estas cuentas radica en que las cuentas por cobrar son
acreencias de la empresa, que por su pronto cobro del efectivo, aumentan el activo
circulante de la empresa. Si no se cobran las cuentas pendientes que tienen los clientes,
automáticamente el activo circulante disminuye ocasionando pérdidas para la empresa.
Origen de las cuentas por cobrar
Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales
fue constituida la entidad tales como préstamos a accionistas y a funcionarios y
empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, entre
otros. Si los montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras
Cuentas por Cobrar.
Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas
deben presentarse en renglón por separado dentro del grupo cuentas por cobrar, debido
a que frecuentemente tienen características especiales en cuanto a su exigibilidad. Si se
18
INTRAHER, C.A
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18 considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos más bien
tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad, deberán clasificarse en capítulo
especial del activo no circulante.
Características y ventajas
Permite investigar antes de otorgar crédito a un cliente, la capacidad de pago
y la historia de su récord crediticio con otras entidades, para determinar con
ello el límite de crédito que puede otorgársele o denegársele.
Se puede solicitar y analizar los estados financieros del futuro cliente para
determinar su posición financiera y la tendencia de los resultados
operacionales.
Permite llevar un control a través de una cuenta corriente de los débitos y
créditos que realicen los clientes y de su saldo actual.
Clasificación de las cuentas por cobrar:
Según Brito (1999), las cuentas por cobrar de acuerdo a su origen se clasifican en:
Provenientes de venta de bienes o servicios
No provenientes de venta de bienes o servicios
Cuentas por cobrar provenientes de venta de bienes o servicios a crédito.
Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la
venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la
aceptación de un documento denominado “Factura” por parte del cliente.
Cuentas por cobrar no provenientes de venta de bienes o servicios a crédito.
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INTRAHER, C.A
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19 Son los derechos por cobrar que la empresa posee, originados por transacciones
diferentes a venta de bienes y servicios a crédito. De acuerdo con la naturaleza de la
transacción que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o
servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos:
Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo, son
aquellas que se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo, entre
éstos se puede mencionar:
* Cuentas por cobrar a trabajadores. El origen de estas cuentas por cobrar podría ser el
de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su
propio consumo.
* Intereses por cobrar. Son los derechos por cobrar surgidos como consecuencia de
haber prestado dinero a terceros.
* Alquileres por cobrar. Estas cuentas por cobrar se originan cuando la empresa arrienda
un inmueble o parte de él y el canon de arrendamiento se recibe por lapsos vencidos.
Cuando va a ser elaborado un balance general y se observa que, para esa fecha, la
empresa tiene ya devengando algún monto por ese concepto deberá ser registrado como
alquileres por cobrar y representada la cuenta en el balance dentro del activo circulante.
* Reclamaciones por cobrar a empresas de seguros. Serán registrados en esta cuenta
aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se realicen
a las compañías de seguro.
* Reclamaciones por cobrar a proveedores. Frecuentemente se presentan casos en que
una empresa adquiere una mercancía de contado y, posteriormente, tal mercancía es
devuelta al proveedor por cualquier motivo. Si se ha convenido en que el proveedor
devolverá el valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercancía en
forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta reclamaciones por
cobrar a proveedores.
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INTRAHER, C.A
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20 * Reclamaciones judiciales por cobrar. Es cualquier reclamación que se esté litigando y
que se tenga un alto grado de seguridad de que la sentencia será favorable debe ser
registrada en esta cuenta y representada como activo circulante si se espera que se
cobrara en un lapso de doce meses.
* Depósitos en garantía de cumplimiento de contrato. Cuando la empresa es contratada
para realizar cualquier obra o prestar cualquier servicio, y el contratante exige que se
haga un depósito garantizando que el objetivo de tal contrato será cumplido, el monto
depositado será registrado en la cuenta mencionada y presentada dentro del activo
circulante, siempre que esté contemplado que la obra será terminada o que el servicio
será prestado dentro de los próximos doce meses.
* Regalías por cobrar. Representan cualquier regalía que la empresa haya devengado,
pero que aún no ha cobrado deberá ser registrada en esta cuenta.
* Cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los
accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía
deben del capital suscrito.
* Dividendos pasivos por cobrar. La parte del capital que los accionistas quedan debiendo
a la empresa deberá ir siendo pagada a medida que ellos vayan decidiéndolo. Cuando los
accionistas deciden pagar a la empresa una parte adicional del capital que le deben, se
dice que la empresa ha decretado el cobro de dividendos pasivos y esta cuenta deberá
ser clasificada dentro del activo circulante, si el plazo para cobrarlo no es superior a doce
meses. De lo contrario, deberá ser presentada en los activos a largo plazo.
* Dividendos por cobrar sobre inversiones. Cuando la empresa tiene inversiones en otras
compañías, con frecuencia éstas deciden distribuir parte de las utilidades obtenidas entre
sus accionistas. Cuando esto ha sucedido, a la empresa inversora le surge el derecho a
cobrar la parte de utilidades que le correspondan, lo cual deberá ser registrada en la
cuenta Dividendos por cobrar sobre inversiones.
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INTRAHER, C.A
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21 Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes
diferentes a efectivo, son aquellos derechos por cobrar que al ejecutar su
cobro, éste se producirá por medio de cualquier bien o servicio diferente a
efectivo, entre éstos se puede mencionar:
*Reclamaciones a proveedores. Son los casos en que después de haber realizado una
compra de mercancía y haberla cancelado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con
algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante la reposición de la mercancía
que faltó o que llegó con defectos.
*Anticipo a proveedores. En algunas oportunidades una empresa se ve en la necesidad
de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercancía o de la
prestación de servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será
cobrado en el momento que sea recibida la mercancía o el servicio que ha comprado.
*Derechos a cobrar por envases. Existen empresas tales como las embotelladoras de
refrescos que, el producto que venden a sus clientes, es sólo el contenido de las botellas.
Los envases, las botellas en este caso, se le facturan al cliente en forma separada y, el
valor de ellas, será cobrado mediante su devolución por parte del cliente.
*Anticipos a contratistas. Cuando una empresa, por ejemplo, requiere hacer una obra de
construcción generalmente se da un anticipo a cuenta. Este adelanto constituye un
derecho por cobrar, el cual será cobrado en el momento en que la obra sea recibida o
terminada.
Registro de las cuentas por cobrar
Las cuentas por Cobrar están controladas por una cuenta Mayor. De activo
corriente, que se carga del importe de las cuentas expedidas, se abona del valor de las
cuentas cobradas, y su saldo representa el monto de las cuentas pendientes de cobro.
Divulgaciones de las cuentas por cobrar
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22 Cuando el saldo en cuentas por cobrar de una entidad, incluya partidas
importantes a cargo de una sola persona individual o jurídica, su importe
deberá mostrarse separadamente dentro del rubro cuentas por cobrar o en
su defecto, revelarse a través de una nota a los estados financieros.
Las cuentas y documentos por cobrar a cargo de los funcionarios,
empleados o las compañías relacionadas deberán mostrarse
separadamente.
Tratándose de cuentas por cobrar a largo plazo deberán indicarse las fechas
de vencimiento, garantías y tasa de interés, en su caso.
Cuando una empresa atraviesa una situación poco favorable se ve en la
necesidad de ceder sus cuentas por cobrar a las instituciones bancarias
deben figurar en el balance como cuentas a cobrar cedidas. Estas cuentas
cedidas sufrirán una pérdida representada por el descuento que les hace el
banco al aceptarlas y además garantiza a éste el pago completo en el caso
de que resulten incobrables.
Presentación de las cuentas por cobrar en los estados financieros.
Según Brito (1999), las cuentas por cobrar se presentan en los estados
financieros de la siguiente manera:
“En el activo circulante y con la denominación de cuentas por cobrar deben agruparse
únicamente los créditos comerciales a favor de las empresas originadas por la venta de
mercancías o servicios e incluyen los garantizados por facturas, notas de entregas,
documentos similares, etc. Los saldos de cuentas por cobrar serán presentados por su
valor neto de realización. A tal efecto, la cantidad estimada para cuentas incobrables se
indicará en cuenta distinta y mostrará su saldo como unas deducciones de las cuentas
por cobrar”.
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23 Los créditos ocasionados por reclamos contra proveedores, transportistas,
seguros y los provenientes de préstamos o anticipos a socios, directores, empleados,
empresas filiales o afiliadas y otras cuentas de naturaleza semejante, se mostrarán en
forma separada y de acuerdo a su importancia.
Es decir, no se incluirán dentro de las cuentas por cobrar originadas por la venta
de mercancías o servicios. Si alguno de los créditos tiene un vencimiento que esté
comprendido dentro de un plazo mayor al del próximo ejercicio o ciclo normal de
operaciones de la empresa, se clasificará como cuentas por cobrar a largo plazo.
Valuación de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar deben contabilizarse al valor del derecho exigible
convenido originalmente. Dicho valor deberá modificarse para reflejar lo que en forma
razonable se espera obtener; esto requiere que se reduzcan los descuentos,
devoluciones y bonificaciones aplicables, así como las estimaciones para cuentas
incobrables o de difícil cobro.
Los aumentos o deducciones a las estimaciones, deberán cargarse o acreditarse
a los resultados del ejercicio en que se efectúen.
Los intereses devengados, así como los costos y gastos incurridos
reembolsables, que se deriven de las operaciones que dieron origen a las cuentas por
cobrar, deben considerarse como parte de las mismas.
Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deberán valuarse al tipo de cambio
vigente a la fecha de los estados financieros.
Importancia de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar representan una de las partidas del activo más
importantes en la empresa, por que representan en algunos casos entre el 30% y el 50%
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INTRAHER, C.A
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24 de los activos corrientes de una empresa. Para el auditor, es un reto constante, debido a
su importancia y liquidez.
Control:
Son todas aquellas medidas o dispositivos con que se regula la acción de un
mecanismo. Es decir es una evaluación constante de un procedimiento, para corregir
desviaciones con respecto a los objetivos planteados.
Cuando se habla de control, Ramírez (2004) define este como:
“Un proceso mediante el cual la administración se asegura
de que los recursos sean obtenidos y usados efectiva y
eficientemente, en función de los objetivos de la organización” (p.
280).
Básicamente se aborda lo concerniente al control de las cuentas por cobrar, lo
cual constituye el objeto de estudio de la presente investigación. Después de la Segunda
Guerra Mundial, empieza el uso de la investigación de operaciones y la aplicación de las
técnicas científicas, volcándose la atención de los científicos hacia el control de la
producción y de los inventarios.
Hubo dificultad en un principio para aplicar las técnicas científicas, pues se
necesitaba obtener la información básica exacta y fácilmente disponible. Aun más las
cantidades de cálculos requeridos para aplicar tales técnicas, así como la determinación
estadística de los pronósticos y de los puntos de orden, estaban más allá de las
capacidades de los sistemas manuales. A partir de la década de los 50, con el uso de las
computadoras en la industria, empieza a tener grandes éxitos la aplicación de estas
herramientas.
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INTRAHER, C.A
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25 Control Interno:
El Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras (ILACIF, 1975) define el
control interno de la siguiente manera:
“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de
métodos y medidas adoptadas dentro de un negocio para salvaguardar
sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información
financiera y administrativa, promover la eficiencia de la política prescrita; y
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados”.
La mayoría de autores y literaturas existentes coinciden en esta definición; entre
estos Walter Meigs y Larsen, Boletín F-5 del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Por otro lado, Según Catacora (1996),
“El control interno es la base sobre la cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control
interno determinará si existe una seguridad razonable de que las
operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no”.
(p.238).
De manera que, el control interno es un conjunto de medidas adoptadas por la
gerencia de la organización, con la finalidad de resguardar los activos y asegurar que las
operaciones se realicen de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.
Características del control interno.
Según Cepeda (1997), un Sistema de Control Interno se caracteriza por:
El Control Interno está conformado por los sistemas contables, financieros,
de planeación, de verificación, de información de la respectiva organización.
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INTRAHER, C.A
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26 Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe
adecuarse a la naturaleza, la estructura, las características y la misión de la
organización.
La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar
de forma independiente la eficacia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del
sistema de control interno de la organización y proponer a la máxima
autoridad de la respectiva organización las recomendaciones para mejorarla.
El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización.
Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de
condiciones estén debidamente separadas.
No mide las desviaciones; permite identificarlas.
Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
La auditoria interna es una medida y un elemento del control interno.
Tipos de Control Interno.
Según Martínez (2001), el control interno de acuerdo con su naturaleza se clasifica en:
Control Interno Contable
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27 Son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los
activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. Este control contable
no sólo se refiere a normas con fundamento puro contable (como por ejemplo,
documentación soporte de los registros, conciliaciones de cuentas, existencia de un plan
de cuentas, repaso de asientos, etc.) sino también a todos aquellos procedimientos que,
afectando a la situación financiera o al proceso informativo, no son operaciones
estrictamente contables o de registro (es decir, autorizaciones de cobros y pagos,
conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios, etc ).
Control Interno Administrativo
Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia
operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la dirección. Los controles
administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una incidencia
concreta en los estados financieros por corresponder a otro marco de la actividad del
negocio.
Estos dos controles se entremezclan muchas veces debido a que ambos son
factores comunes en la gestión empresarial. En el sistema de control contable tiene una
gran importancia por su veracidad que da lugar a toda la organización contable, pero no
hay que olvidar que en la empresa también existe un sistema administrativo que no sólo
se apoya en la contabilidad, sino que contempla un total de funciones que contribuyen a
la marcha de los distintos sistemas operativos de la misma.
Control Interno Operacional:
Los controles operacionales comprenden la estructura de la organización, la
elección de las medidas tecnológicas, la selección de los empleados, la fijación de metas
y políticas y además todos los métodos y medidas coordinados adoptados dentro de un
negocio para promover la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de las
políticas administrativas establecidas.
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Se han definido también como una combinación de los objetivos, de los planes, las
políticas, los procedimientos, las técnicas y las normas, en adición a la medición,
apreciación o evaluación de los resultados.
Principios del control interno.
Según Holmes (1999), expresa que los procedimientos de control interno varían
en cada compañía. Sin embargo, los principios cardinales del control interno se pueden
exponer en la siguiente forma:
Debe fijarse la responsabilidad. Sino existe una delimitación exacta de ésta
el control será ineficiente.
La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no
debe ocupar un puesto en el que tenga control de la contabilidad y al mismo
tiempo, control de las operaciones que ocasionan asientos en la misma.
Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud
con objeto de tener la seguridad de que las operaciones y la contabilidad se
lleven en forma exacta.
Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una
transacción comercial. Cualquier persona deliberada o inadvertidamente,
cometerá errores, pero es probable que un error se descubra si el manejo de
una transacción está dividido entre dos o más personas.
Las instrucciones de operación para cada puesto deberán estar siempre por
escrito. Los manuales de procedimientos fomentan la eficiencia y evitan
errores.
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29 Los empleados deben tener pólizas de fianzas. La fianza protege a las
empresas y actúa como disuasivo psicológico en el caso de un empleado en
tentación.
Objetivos del control interno
Según Catacora (1996), los objetivos que tiene un sistema de control interno son los
siguientes:
Dentro de los objetivos generales que persigue el control interno se pueden encontrar:
Custodia de los activos
Captura y proceso de la información en forma completa y exacta
La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la
compañía.
Los dos primeros objetivos generales conducen a objetivos específicos, que son los
siguientes:
Integridad
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registren todas las transacciones en
el período al cual corresponden.
Existencia
Los objetivos de existencia permiten asegurar que sólo se registren operaciones que
afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de
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30 que los registros contables contengan información que no corresponde a transacciones
reales de la entidad.
Exactitud
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que
realmente se derivan de ellas.
Autorización
Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorización debe
establecer límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base
en políticas y procedimientos establecidos.
Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para
sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.
Custodia
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no
autorizada de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de
controles:
Controles de Custodia Física
Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para prevenir o
detectar el uso no autorizado de los activos durante el periodo en el que se encuentra
bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia física
de los activos valiosos y móviles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar,
vehículos, etc.
Controles de Existencia Física
Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar si las
cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles
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31 incluyen conteos periódicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos,
arqueos de facturas, etc.
El objetivo de la conducción del negocio depende de la actitud de la gerencia y tiene
limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la administración del
negocio.
Las cuentas por cobrar deben observar las siguientes normas de control:
Si los mayores auxiliares y las cuentas de control del mayor principal
coinciden.
Si los estados de cuentas se envían cada fin de mes.
Si los ajustes por rebajas y descuentos están aprobados por personas
directamente responsables.
Si los reclamos de la clientela se hacen directamente a la auditoría interna o
a un departamento de reclamos.
Si los empleados del departamento de clientes (Concesión de créditos) no
tienen acceso a los departamentos de caja, despacho, facturación, y otros y
los de éstos a su vez con el de clientes y contabilidad.
Control interno de las cuentas por cobrar
El total de las cuentas individuales debe ser conciliado periódicamente con la
cuenta control en el mayor general. La antigüedad de los saldos debe ser revisada
periódicamente por un empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación específica del funcionario para:
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32 1. Otorgar descuentos especiales
2. Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
1. Todas las funciones de efectivo.
2. Verificación de facturas y Notas de créditos.
3. Pases a cuentas control.
4. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos
Procedimientos de control interno de las cuentas por cobrar
Procedimientos Administrativos:
Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control interno
aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:
Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la
documentación de las cuentas por cobrar.
Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y
tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya
canceladas.
Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación
correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.
Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de
sólidas políticas escritas.
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33 Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que
muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
Procedimientos Contables:
Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las
cuentas por cobrar Santillana (2001) considera:
Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe
ser claramente explicado en los estados financieros.
Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original
correspondiente y la documentación soporte.
Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta
administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de de
deducibilidad fiscal.
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INTRAHER, C.A
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34 CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Un proceso de investigación exitoso requiere de la aplicación de los
procedimientos utilizados para la obtención de la información, para su procesamiento y
análisis de los resultados obtenidos. En este informe observaremos en detalle la
aplicación del conjunto de métodos, técnicas, estrategias e instrumentos en función de los
aspectos que derivan de los objetivos propuestos en esta investigación.
Tipo de Investigación:
Para que se lleve a cabo un proceso investigativo es necesario conocer el tipo de
investigación que se realiza para conocer el diseño más acertado y poder recabar datos e
información confiable y oportuna, esto se debe a que el desarrollo de un estudio requiere
y exige la aplicación de métodos y herramientas metodológicas imprescindibles para
enfocar racionalmente las actividades hacia los elementos que son relevantes para la
investigación, en plena concordancia con los objetivos propuestos.
El tipo de investigación realizado y que se adapta a las exigencias del presente
informe son: investigación descriptiva, factible, de campo y documental.
Investigación descriptiva.
Por ser ésta una investigación directa en la búsqueda de información, en la
que se observará y se analizará las debilidades y las fallas que pudieran existir en el
manejo de las cuentas por cobrar y la manera de corregirlas mediante controles
contable - administrativos de la empresa Electrónica y Computación INTRAHER,
C.A., se define esta investigación como descriptiva.
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INTRAHER, C.A
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35 Debido a que Tamayo y Tamayo (1998) establecen que
“Una investigación descriptiva comprende: La descripción, registro, análisis
e interpretación de la naturaleza actual, composición de los fenómenos” (p. 78), ya
que se recopilaron datos que fueron analizados para la verificación de su eficiencia.
Como su mismo nombre lo indica su naturaleza consisten en describir,
interpretar, analizar un problema evidente, algo que esté ocurriendo en ese
momento, se enfoca en las funciones o procedimientos de los objetos, cosas o
persona; por consiguiente fue necesario su uso porque esta detalla, explica y
estudia procedimientos y pasos de un problema actual que afecta algún proceso.
Según Arias (2006)
“La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un
hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su
estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de
investigación se ubica en un nivel intermedio en cuanto a la
profundidad de los conocimientos se refiere” (p. 24).
Según Sabino (1987) señala que:
“Las investigaciones descriptivas se proponen conocer grupos,
homogéneos de fenómenos utilizando criterios sistemáticos
que permitan poner de manifiesto su estructura o
comportamiento. No se ocupan pues, de la verificación de
hipótesis, sino de la descripción de hechos a partir de un
criterio o modelo teórico definido previamente”. Pág.93.
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INTRAHER, C.A
36
36 Investigación factible.
De acuerdo con el problema planteado, la metodología considerada en esta
investigación se ubicó en el tipo de investigación factible, ya que, la misma estuvo
orientada a ser aplicada a los procesos contables y administrativos actuales.
Según UPEL (2001), explica que un proyecto factible,
“Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una
propuesta de un modelo operativo viable para solucionar
problemas, requerimiento o necesidad de organizaciones o grupos
sociales, puede referirse a la formulación política, programas,
tecnologías, métodos o procesos, el proyecto debe tener apoyo en
una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que
incluya ambas modalidades”. P.7
Investigación de campo.
Es una investigación de campo, ya que, la toma y recopilación de datos
estuvo vinculada directamente en el sitio donde se generaba.
Ramírez (1998) expresó:
“La investigación de campo es aquel tipo de investigación a través
del cual se estudian los fenómenos sociales de su ambiente natural,
se llama también investigación sobre terreno; es importante en las
ciencias sociales realizar este tipo de investigación, ya que, siendo
su objeto natural de estudio el hombre y sus acciones es
perfectamente pertinente abocarse a estudiar este fenómeno en la
realidad misma donde se producen” (p. 58).
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37 Por otra parte Sabino C. (1992) señala:
“La investigación de campo es la que se refieren a los métodos
empleados cuando los datos de interés se recogen en forma directa de la
realidad; mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo, estos
datos obtenidos directamente de la experiencia empírica, son llamados
primaria, determinación que alude al hecho que son los datos de primera
mano, originales, producto de la investigación en curso sin intermediario”.
(p. 89).
Investigación documental
Según Sabino C. (2002):
“La Investigación documental permite la recopilación de información
para enunciar las teorías que sustentan el estudio de los fenómenos
y procesos. Incluye el uso de instrumentos definidos según la fuente
documental a que hacen referencia”.
Esta investigación es documental, ya que, se utilizaron diferentes
documentos bibliográficos. Todo esto con el fin de dar autenticidad a los resultados
relacionados con el área de investigación.
Para tener una base más clara sobre el tema en estudio fue necesario utilizar
la técnica de la documentación, ya que, este método proporciona el soporte teórico
que sustenta todo lo concerniente a la investigación que se está realizando acerca
de las cuentas por cobrar de la empresa en estudio, la cual ha servido de gran
ayuda para desarrollar la presente investigación en cuanto a la forma correcta de
llevar a cabo el manejo pertinente de dicha cuenta.
38
INTRAHER, C.A
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38 Al respecto, la Universidad Nacional Abierta (1.990) establece:
“Es un técnica cuyo propósito está dirigido principalmente a realizar el
proceso de investigación, para que ésta se realice dentro de condiciones que
aseguren la obtención y autenticidad de la investigación que se busca con la
relación al estudio de un tema particular”. (Pág. 101).
Población.
La población se encuentra representada por las cuentas por cobrar que se
generan dentro del departamento de administración de Electrónica y Computación
INTRAHER, C.A.
Según Tamayo (1998),
“La población es la totalidad de un conjunto del fenómeno a
estudiar en donde las unidades de población posee una característica
común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación”
(p.92).
Muestra.
La muestra está representada por 3 cuentas por cobrar de la marca LG y 3
cuentas por cobrar de la marca PHILIPS.
La muestra según el diccionario de la lengua española (2005) es:
“Parte o porción extraída de un conjunto, por métodos que permiten considerarla
representativa del mismo, como solo una parte de los elementos del conjunto que se
quiere estudiar”.
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INTRAHER, C.A
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39 Técnica e instrumento de recolección de datos
Las técnicas e instrumentos son métodos utilizados para realizar de manera
rápida, dinámica y eficaz alguna actividad. La definición de los métodos, instrumentos y
técnicas de recolección de la información que se incorpora a lo largo de todo el proceso
de investigación, en función del problema y de las interrogantes planteadas; así como; de
los objetivos que han sido establecidos.
Sabino (2000) define las técnicas de recolección de datos como:
“Cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para
acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información”. Pág.129
Las técnicas permitirán cumplir los requisitos establecidos. Para la recolección de
la información se utilizaron las siguientes técnicas:
Observación directa
Es una técnica fundamental de la investigación que ayuda a percibir la realidad
exterior orientando la recolección de los datos en el propio ambiente.
En virtud a esto Sabino (1992) plantea:
“La observación directa, participante, implica la necesidad de un
trabajo casi siempre más dilatado y cuidadoso, pues el investigador
debe primeramente integrase al grupo, comunidad o institución en
estudio, para una ves allí, ir realizando una doble tarea, desempeñar
algunos roles dentro del conjunto a la par que ir registrando los datos
que desea conseguir”. (p. 149).
Al respecto, Méndez (1991) expone que:
“La observación es participante directa cuando el investigador forma
parte activa y asume comportamiento del grupo observado obteniendo así los
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INTRAHER, C.A
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40 datos más importantes que estén en relación directa con el problema de
investigación” (p. 105).
Según Sabino, C. (2002):
“Casi siempre los datos obtenidos apuntan a los aspectos más
superficiales o visibles de la realidad social, aunque ello no quiere decir que
los mismos no posean importancia” (p.103).
Mohammad (1990) lo define como:
“La forma directa de recopilar datos en el momento en que ocurren
ciertos eventos”. Pág.163
En relación a la cita textual, esta técnica se utilizó necesariamente para
estar en contacto directo con el proceso que realiza la empresa y el departamento
de administración para poder recabar información eficiente y oportuna.
Entrevista no estructurada
Es de uso común en la investigación de campo, buena parte de los datos se
logran por medio de la entrevista.
Una de las técnicas utilizadas estuvo basada en conversaciones abiertas con el
personal interno que labora en la oficina contable.
Ander, E. (2000) plantea que:
“La entrevista no estructurada son preguntas abiertas las cuales se
responden dentro de una conversación, la persona interrogada da una
respuesta, con sus propios términos, dando un cuadro de referencia a la
cuestión que se le ha formulado". Pág.107
41
INTRAHER, C.A
41
41 De tal manera que, se obtiene información general y detallada en una entrevista
informal o conversación cotidiana con terceros, quienes pueden ser sujetos operativos de
áreas de interés.
Procedimientos
En base a las técnicas mencionadas anteriormente, se procedió a aplicar la
observación minuciosa y la revisión documental con respecto a cada uno de los
elementos que integran los procedimientos del departamento administrativo de
Electrónica y Computación INTRAHER, C.A. y a su vez, se aplicaron entrevistas no
estructuradas directamente con cada una de las personas que forman parte del personal
que conforman dicho departamento; de esta manera, las preguntas formuladas
permitieron que el estudio de esta investigación se realizara de forma sencilla y amena,
cabe destacar que estas técnicas son excelentes métodos de recolección de información
para el estudio de casos.
Luego se dio inicio a la estructuración y conformación de la propuesta requerida
por la empresa con el fin de dar respuesta a sus necesidades de manera rápida y eficaz.
Formatos de control interno
Durante el período de pasantía en la Electrónica y Computación INTRAHER, C.A.,
se realizaron algunos formatos de control interno, estos fueron elaborados al existir la
necesidad de hacer el trabajo ordenado y fluido.
Además una de las medidas de control propuesta a la empresa consistió en
colocar en la factura el número de orden de servicio, para de esta manera saber a que
orden de servicio corresponde “x” factura.
42
INTRAHER, C.A
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42 Algunos de dichos formatos son:
1. Relación equipos listos y entregados: Permite comprobar de manera
rápida los equipos que han sido entregados y los que están reparados en
espera de ser retirados por el cliente. Tabla NO 4
2. Formato para técnicos de refrigeración: Este fue creado, ya que, el taller
de refrigeración se encuentra ubicado en otro sector y mediante este formato
que era recibido semanalmente por administración se podía llevar una
relación de los casos que eran atendidos. Tabla NO 3
3. Repuestos suministrados al taller: En la oficina se almacenan todas las
partes y repuestos que serán instalados en los equipos que los requieran,
con esta medida de control podemos establecer para que equipo (n° de
servicio) es el repuesto, que técnico lo solicitó, la cantidad de repuestos, etc.
Tabla NO 1
4. Formato para técnicos: En ésta relación se determina, que casos
específico atendió cada uno de los técnicos cada semana, se establece el
costo de la mano de obra (si es particular lo coloca el técnico, si es por
garantía ya hay un costo pre-establecido) y el día en que se coloca en
prueba. Tabla NO 2
5. Status (cambio, cambio aprobado, espera de repuesto): Básicamente fue
un inventario de servicio, realizado con el fin de conocer el status de todos
los equipos que se encontraban en ese momento en la Electrónica.
Tabla NO 6
6. Formato solicitud de repuestos: Éste se encuentra en el taller y sirve para
que los técnicos soliciten los repuestos y herramientas necesarias para la
reparación y revisión de los equipos. Tabla NO 5
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INTRAHER, C.A
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43 CAPÍTULO IV
RESULTADOS
En el contenido de este capítulo se realiza el análisis e interpretación de los
resultados, haciendo énfasis en el desarrollo de los objetivos planteaos en la
investigación. Según Balestrini, M (2000) “El propósito del análisis a resumir las
observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen repuestas a las
interrogantes de la investigación” (p. 230).
El análisis de los resultados se llevo a cabo a través de un razonamiento de los
procesos administrativos y contables de las cuentas por cobrar de la empresa de
Electrónica y Computación INTRAHER, C.A.
Cuentas por cobrar de la oficina Electrónica y Computación INTRAHER, C.A.
Las cuentas por cobrar a las marcas LG y PHILIPS representan la suma de dinero
que corresponde a la prestación de servicios a crédito a dichas marcas.
La empresa Electrónica y Computación INTRAHER, C.A. lleva el registro de las
cuentas por cobrar a través de los libros utilizados por dicha empresa, el cual se efectúa
al cliente una vez que se ha procesado toda la información.
Recibir la cancelación por parte de las marcas, se realiza un recibo de ingreso de
caja, el cual permite realizar la cancelación de las cuentas por cobrar en los libros.
Procedimiento para la apertura de una cuenta por cobrar marcas PHILIPS Y LG:
1) Al ingresar un equipo, se determina si es un servicio por garantía o un
servicio particular.
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INTRAHER, C.A
44
44 2) Verificar en caso de ser garantía, a que marca pertenece (LG o PHILIPS)
3) Solicitar la documentación correspondiente, presentar la factura original,
cédula de identidad y garantía original y entregar 2 copias de cada una de
ellas. (Una va a la marca y la otra queda como soporte en la empresa)
4) Se archivan los documentos del cliente en una carpeta correspondiente a
cada marca.
5) Luego de ser intervenido y entregado el equipo, se le envía una notificación
por vía electrónica a la marca correspondiente, donde se le hace informar
que el equipo fue reparado y el monto que dicha marca debe cancelar.
6) Desde el momento que se envía la notificación a la marca correspondiente,
se abre una cuenta por cobrar.
Tomando en cuenta uno de los objetivos propuestos en la investigación a
continuación presentaré los límites de tiempo correspondientes de cada cuenta por
cobrar en la empresa Electrónica y Computación INTRAHER, C.A. además se podrá
observar que cuentas por cobrar han sido canceladas y cuales no.
El siguiente cuadro muestra seis (6) órdenes de servicio que pertenecen a un
mismo grupo de cuentas por cobrar de las marcas LG y PHILIPS mostrando la fecha
límite (fecha de vencimiento) para hacer la cobranza.
ORDENES DE SERVICIO CUYA COBRANZA NO FUE REALIZADA
O/S CLIENTE MARCA FECHA DE ENTREGA
FECHA DE VENCIMIENTO
MONTO /BS
FECHA DE COBRANZA
753 Learvys Torrealba
LG (MONITOR)
05/11/2010 15/02/2010 200 NO REALIZADA
759 Orinoco New World
LG (MONITOR)
05/11/2010 15/02/2010 200 NO REALIZADA
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45
775 Yenny Reyes
PHILIPS (TV)
15/11/2010 11/02/2011 200 NO REALIZADA
779 Carmen Reyes
PHILIPS (DVD)
01/11/2010 11/02/2011 150 NO REALIZADA
783 Wilfredo Velázquez
PHILIPS (DVD)
19/11/2010 11/03/2011 150 NO REALIZADA
786 Carlos Subero
LG (DVD) 10/12/2010 15/03/2011 150 NO REALIZADA
TOTAL 1050
FUENTE: ELABORACION PROPIA
Cada orden de servicio representa una cuenta por cobrar y como se puede
observar la totalidad de las cuentas por cobrar que se presentan no fueron cobradas en
su debido momento es decir dentro del plazo de tres meses, por lo tanto se demuestra
un incumplimiento de las normas que las marcas antes mencionadas establecen, dando
como resultado la pérdida de 1050,00 BS.
De la misma manera se clasificaron las cuentas por cobrar, estableciendo su
prioridad según su fecha límite, siendo las de fechas más antiguas las que deben ser
cobradas con mayor premura, se utilizó este criterio porque las cuentas por cobrar que
tengan mayor antigüedad poseen mayor riesgo de no ser cobradas en el plazo
correspondiente (3 meses).
ORDENES DE SERVICIO ORDENADAS POR FECHA
O/S FECHA DE VENCIMIENTO
MARCA MONTO
775 11/02/2011 PHILIPS 200
779 11/02/2011 PHILIPS 150
753 15/02/2011 LG 200
759 15/02/2011 LG 200
783 11/03/2011 PHILIPS 150
786 15/03/2011 LG 150
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INTRAHER, C.A
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46 Los procedimientos administrativos y contables de la empresa Electrónica y
Computación INTRAHER, C.A. fueron analizados e interpretados mediante una entrevista
no estructurada realizada al personal que labora en dicha empresa, Gerente General
David Cova, y a la Secretaria Jhoanny Romero.
Mediante la entrevista no estructurada se pudo conocer lo siguiente:
No existe un sistema para manejar las cuentas por cobrar.
La gestión de las cuentas por cobrar solo depende de una persona.
Las marcas LG y PHILIPS suministran manuales donde se especifican
las condiciones de pago, siendo estos manuales del dominio de una sola
persona.
El personal en general no posee información de cómo realizar las
cobranzas.
De acuerdo a los resultados obtenidos podemos decir que los procedimientos
que se llevan a cabo no son los más adecuados generando las siguientes consecuencias:
Se deja de percibir ingresos provenientes de las cuentas por cobrar a las
marcas LG y PHILIPS.
Se hace lento y engorroso el proceso de cobro.
No se deja constancia que la solicitud de cobro fue enviada.
Se hace imposible la colaboración por parte del personal para gestionar las
cuentas por cobrar.
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INTRAHER, C.A
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47 CONCLUSIONES
El Control Interno en una organización constituye una pieza primordial para
garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones de la misma,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades
establecidas.
Por lo tanto, una empresa que carezca de dicho sistema arriesga su crecimiento e
impide la continuidad de la misma; por el hecho de no poseer un instrumento para
eliminar o disminuir dentro de la organización las deficiencias y debilidades que pudieran
existir entorno al sistema.
Luego de haber realizado la investigación en la empresa Electrónica y
Computación INTRAHER, C.A. se concluye lo siguiente:
No existe dentro de la oficina ningún manual de normas de procedimientos.
El personal en general desconoce como gestionar las cuentas por cobrar.
La empresa no cuenta con un software adecuado para la realización de las
actividades administrativas y contables.
No se aplican controles internos a las cuentas por cobrar.
El Departamento no gestiona de manera rápida las cobranzas.
La empresa no exige a las marcas una notificación que indique que
recibieron la solicitud de cobro.
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INTRAHER, C.A
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48 RECOMENDACIONES
Luego de haber analizado la situación que se presentó en el estudio de las
cuentas por cobrar a las marcas LG y PHILIPS y tomando en cuenta bases teóricas y las
conclusiones descritas anteriormente se le recomienda lo siguiente:
Crear un manual de normas y procedimientos en el que se especifique la
responsabilidad de cada cargo.
Capacitar al personal en el manejo de las cuentas por cobrar, dándosele a
cada empleado una competencia específica como medida de seguridad.
Adquirir un software adecuado para realizar de manera más rápida y
confiable las actividades en la oficina.
Implementar medidas de control sobre las cuentas por cobrar.
Realizar con prontitud las cobranzas.
Exigir a las marcas LG y PHILIPS una notificación que indique que la
solicitud de cobro fue enviada por parte de la empresa INTRAHER, C.A.
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49 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Ed. Humanista.
ARIAS Fidias, G. (2.006). El proyecto de la Investigación. Caracas Venezuela, Editorial
Eisteme.
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Consultores Asociados.
BRITO, José. Contabilidad Básica e Intermedia (I y II). Ediciones Centro de Contadores.
Valencia, 1999.
CATACORA, Fernando. Sistemas y Procedimientos Contables. 1era Edición. Editorial Mc
Graw Hill. Caracas, 1996.
CATACORA, Fernando. Contabilidad. Editorial Mc Graw-Hill, México. 1998
CEPEDA, Gustavo. Auditoría y Control Interno. Editorial Mc Graw Hill. Colombia, 1997.
HOLMES, Arthur. Auditoría. Principios y Procedimientos. Editorial Limusa. México 1999.
MARTÍNEZ, José Luís. Auditoría III. Control Interno. Cultural de Ediciones S.A. España,
2001.
MEIGS R, Williams J., Haka S., Bettner M. (2000). Contabilidad General. Edición
McGraw-Hill Océano Grupo Editorial.
MENDEZ, CARLOS (1991). Metodología. Mc Graw – Hill.
MOHAMMAD, Naghi. Metodología de la Investigación. Editorial Limusa. México, 1990.
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50
50 SABINO, Carlos. Como hacer una Tesis: Guía para la elaboración y redacción de trabajos
científicos. Editorial Panapo. Caracas, 1987.
SABINO, Carlos. El Proceso de la Investigación. Editorial Panapo. Caracas Venezuela
1.992.
SABINO, Carlos. El Proceso de Investigación. Editorial Panapo. Caracas, 2000.
SABINO, Carlos. El Proceso de Investigación. Editorial Panapo. Caracas, 2002.
SANTILLANA, Enciclopedia (2001)
RAMÍREZ (1998). El Proceso de la Investigación. Caracas – Venezuela.
RAMIREZ Valenzuela, Alejandro: “Contabilidad Comercial”. Editorial Limusa, S.A. México
2004.
ROMERO, A. (2004). Contabilidad Gerencial. Caracas - Venezuela
TAMAYO, M y Tamayo. (1998). El proceso de la investigación científica. México Editorial
Limusa S.A. 3° edición.
Universidad Nacional Abierta 1.990.
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL), Vicerrectorado Académico de
Investigaciones y Postgrado, (2001). Manual de Grados de investigación. Maestría y
Tesis Doctorales. Editorial U.P.E.L., Caracas, Febrero.
Fuentes electrónica
Pagina de: Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras “ILACIF”
http://www.asofis.org.mx/novedades/manual%20olacefs.pdf
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51 http://www.yahoo.com
www.google.com
http://www.tesis.ufm.edu.gt/pdf/3865.pdf
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53 ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA
Preguntas
1. ¿Cuáles son sus labores dentro de la electrónica?
2. ¿Cuáles pueden ser estas actividades?
3. ¿Tienes asignada alguna actividad fija?
4. ¿Sabes como gestionar las cuentas por cobrar?
5. ¿Se maneja algún sistema para manejar las cuentas por cobrar o algún
mecanismo de control sobre las mismas?
6. ¿Alguien además de usted puede encargarse de gestionar las cuentas por
cobrar?
7. ¿Existe algún procedimiento escrito para realizar las cobranzas?
8. ¿Alguien más además de usted maneja los manuales de condiciones que
establecen las marcas LG y PHILIPS para realizar las cobranzas?
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Tabla NO 1
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55 FORMATOS PARA TÉCNICOS
N0 DE ORDEN
FECHA DE REPARACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO
MONTO DE REPARACIÓN
NOMBRE DEL TÉCNICO
OBSERVACIÓN
SEMANA DEL AL Tabla NO 2
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56 RELACIÓN DE PAGOS Y GASTOS DE REFRIGERACIÓN
Cliente Monto Total
Monto Neto
Gastos Monto
Ganancias 30%
Yorman 30%
Manuel 30%
David 30%
Intraher Observaciones
Tabla NO 3
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INTRAHER, C.A
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57 CORRELATIVO DE Nº DE ORDEN DE SERVICIO CON FACTURA
Nº DE SERVICIO
FECHA/ ORDEN
SERVICIO CLIENTE Nº R.I.F. EQUIPO
Nº DE FACTURA
MONTO / FACTURA
MONTO INCLUYE
IVA
MONTO TOTAL
OBSERVACIONES
Tabla NO 4
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58 FORMATO DE SOLICITUD DE REPUESTOS
CANTIDAD DESCRIPCIÓN DE
REPUESTO EQUIPO A REPARAR
ORDEN/ SERVICIO
FECHA DE SOLICITUD
COSTO REPUESTO
OBSERVACIONES
Tabla NO 5
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59 STATUS (CAMBIO, CAMBIO APROBADO, ESPERA DE REPUESTO)
Nº Nº DE SERVICIO FECHA/
ORDEN SERVICIO CLIENTE EQUIPO STATUS OBSERVACIONES
1 614 05/04/2010 BERTHA MUNDARAY
MONITOR LG CAMBIO APROBADO
GARANTIA
2 626 27/04/2010 COMERCIAL ELITE
MONITOR LG ESPERA DE CAMBIO
GARANTIA
3 665 22/06/2010 SISA, C.A MONITOR LG ESPERA DE REPUESTO
GARANTIA
Tabla NO 6