evaluaciÓn en materia de procesos programa …
TRANSCRIPT
1
16 / diciembre / 2019
EVALUACIÓN EN MATERIA DE PROCESOS
Programa presupuestario E404U07 “Becas y Apoyos
para la Educación”
INFORME FINAL
}}}}}
2
Resumen Ejecutivo
La presente evaluación consistió en un análisis sistemático de la gestión operativa del Pp E404U07
“Becas y Apoyos para la Educación” para valorar si dicha gestión cumple con lo necesario para el logro
de las metas y objetivos del programa. Asimismo, se realizó un análisis puntual de los procesos que el
Pp E404U07 lleva a cabo, así como con una descripción de los mecanismos de coordinación que realiza
para lograr el complimiento de sus objetivos, identificando fortalezas y debilidades en los procesos.
Se analizaron los procesos con los que cuenta el Pp E404U07, identificándose de acuerdo al modelo
general de procesos los siguientes siete:
1. Planeación.
2. Difusión.
3. Solicitud de apoyos y selección de beneficiarios.
4. Producción y distribución de bines y servicios/entrega de apoyos.
5. Seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos.
6. Contraloría social y satisfacción de usuarios.
7. Monitoreo y evaluación.
De la descripción y análisis de los procesos anteriormente mencionados, se obtuvo un grado de
consolidación operativa del Pp E404U07 de 0.85 en una escala de 1 a 5 puntos, es decir, el Pp E404U07
cuenta con un 17% de cumplimiento de los cinco criterios considerados para determinar su consolidación.
Lo anterior, de acuerdo con los siguientes hallazgos y resultados:
No se identificó que se cuente con el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito
Educativo y Recuperación de Crédito Educativo, a pesar de que los programas de becas,
estímulos y créditos educativos se encuentran operando.
No se cuenta con un Manual de Procedimientos.
Las atribuciones establecidas en el Reglamento Interior del Instituto son las mismas funciones que
se establecen en el Manual de Organización.
3
No se encontró de manera puntal la atribución y función de la formulación, ejecución, seguimiento
y evaluación del programa institucional.
De la revisión del Reglamento Interior y el Manual de Organización del Instituto, no se identificó
que área la estructura orgánica cuenta con la atribución y función de elaborar las convocatorias
de becas, solo se menciona la supervisión de la elaboración de las mismas sin dejar claro el área
encargada de su elaboración.
La Subdirección de Planeación no cuenta con la atribución y función de intervenir en la integración
de los programas de becas, estímulos y crédito educativo, aun y cuando en la práctica interviene
en este proceso.
No se establece la atribución y función en ninguna de las áreas contempladas en la estructura
orgánica del Instituto, la implementación del presupuesto basado en resultados (PbR) y el sistema
de evaluación del desempeño (SED).
Se identificó duplicidad de funciones de la Dirección de Becas y Crédito con la Subdirección de
Operaciones y Vinculación ya que ambas cuentan con la función de “Supervisar la elaboración y
difusión de Convocatorias de los distintos programas del IBCEES”.
No se identificó la atribución y función de realizar el monitoreo y la evaluación a pesar de que en
la operatividad del Pp E404U07 se realiza.
El principal cuello de botella se deriva del proceso de planeación, ya que, aunque existe un
documento de planeación estratégica “Programa Institucional del Instituto de Crédito Educativo”,
este no representa una guía para la operación del Pp E404U07, debido a que el programa
institucional es del extinto Instituto Crédito Educativo. Por lo tanto, esto genera que no exista una
adecuada planeación estratégica de los programas de becas, estímulos y créditos educativos lo
que repercute en su integración, afectando la coordinación entre los actores involucrados y el
retraso en los procesos.
4
Aunado a lo anterior, la inexistencia del Manual de Procedimientos que guie los procesos del Pp
E404U07 y del Instituto, genera que en la practica la operación de los procesos no se encuentren
debidamente estandarizados, generando retrasos en la operación del Pp E404U07.
Otro de los cuellos de botella identificados en las entrevistas con los actores involucrados es el
retraso en la entrega de cheques.
Por último, se identificó como un cuello de botella la saturación y por consecuencia lentitud del
servidor donde se procesan las solicitudes de los programas de becas, estímulos y crédito
educativo, esto debido al aumento de convocatorias, lo cual se relaciona con el principal cuello de
botella detectado; la ausencia de una adecuada planeación estratégica para la integración de los
programas.
El Pp E404U07 “Becas y Apoyos para la Educación” que tiene como fin: “Contribuir a mejorar el
nivel de educación de los sonorenses mediante el otorgamiento de becas, créditos y estímulos
educativos”, y como propósito cuatro objetivos:
1. “Los estudiantes de primaria del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o estimulo
educativo finalizan sus estudios”.
2. “Los estudiantes de secundaria del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o
estimulo educativo finalizan sus estudios”.
3. “Los estudiantes nivel medio superior del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o
estimulo educativo finalizan sus estudios”.
4. “Los estudiantes de nivel superior del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o
estimulo educativo finalizan sus estudios”.
Además, de contar con tres componentes:
1. “Becas y estímulos educativos disponibles”.
2. “Créditos educativos disponibles”.
3. “Recursos financieros disponibles”.
Sin embargo, no se identificó que cuente con un diagnostico debidamente documentado, que
derive en una planeación estratégica de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
Lo anterior, debido a que no se cuenta con el Programa Institucional del Instituto Becas y Crédito,
que sea el instrumento que condense los proyectos y acciones que debe llevar a cabo el Instituto
con previsiones y metas de mediano plazo.
5
El Programa Institucional vigente es el Programa Institucional del extinto Instituto de Crédito
Educativo.
Asimismo, debido a la no conclusión del proceso de elaboración Manual de Procedimientos del
Instituto se siguen utilizando para la operación de los procesos los manuales de los extintos
Instituto de Crédito Educativo e Instituto de Becas y Estímulos educativos a pesar de que hace
más de un año se realizó la fusión de los dos institutos para ser Instituto de Becas y Crédito
Educativo.
No se identificó que se cuenten con mecanismos que permitan conocer y medir la satisfacción de
los beneficiarios de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
La normatividad que rige al Instituto no contempla de manera puntual el proceso operativo para el
otorgamiento de créditos y el Reglamento Interior del Instituto refiere al Reglamento de Becas,
Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo, sin embargo, dicho
reglamento no ha concluido su proceso de elaboración.
No se identificó que se cuente con el Programa de Promoción y Difusión de los programas de
becas, estímulos y crédito educativo que permitiría una mayor cobertura de difusión en el Estado
al contar con una planeación para el proceso de difusión.
No se identificó que se cuente con el Programa de Seguimiento a Beneficiarios que permita
además de llevar un control de los apoyos entregados conocer las opiniones y sugerencias de los
beneficiarios.
No se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores que lleve el seguimiento de la Matriz de
Indicadores para Resultados (MIR) del Pp E404U07.
No se identificaron mecanismos para la implementación sistemática de mejoras.
6
No se identificó un Programa Anual de Capacitación que permita a las áreas directivas como a las
operativas contar con un proceso de aprendizaje constante para la implementación de mejoras en
los procesos.
En este sentido, resalta la ausencia de un adecuado control interno, así como una adecuada
administración de riesgos.
7
Índice
Introducción ......................................................................................................................................... 11
I. Descripción del Programa ................................................................................................................ 13
1.1 Problemática que pretende atender el programa .............................................................................................14
1.1.1 Problemática .......................................................................................................................... 14
1.1.2 Población potencial, objetivo y atendida ................................................................................ 16
1.1.3 Alineación del programa con los objetivos nacionales, estatales y a la agenda 2030 ............ 17
1.1.4 Matriz de indicadores para resultados (MIR).......................................................................... 20
1.1.5 Evaluaciones externas ........................................................................................................... 21
1.2 Contexto general del programa ..............................................................................................................................22
1.2.1 Contexto nacional en el que opera el programa ..................................................................... 22
1.2.2 Contexto estatal en el que opera el programa ....................................................................... 23
1.2.3 Contexto institucional en el que opera el programa ............................................................... 25
1.2.4 Contexto operativo en el que opera el programa ................................................................... 29
1.2.5 Contexto normativo en el que opera el programa .................................................................. 32
1.3 Identificación de procesos ...................................................................................................................................... 33
II. Diseño metodológico y estrategia del trabajo de campo .............................................................. 40
2.1 Objetivos ........................................................................................................................................................................40
2.1.1 Objetivo general .................................................................................................................... 40
2.1.2 Objetivos específicos ............................................................................................................. 40
2.2 Diseño metodológico ................................................................................................................................................ 41
2.2.1 Análisis de gabinete ............................................................................................................... 41
2.2.2 Análisis cualitativo ................................................................................................................. 42
2.2.2.1 Entrevistas semi-estructuradas ....................................................................................... 43
2.2.2.2 Grupos focales ................................................................................................................ 43
2.2.3 Análisis cuantitativo ............................................................................................................... 44
2.2.4 Procesamiento y análisis de la información ........................................................................... 44
2.2.5 Estrategia del trabajo de campo ............................................................................................ 46
2.2.5.1 Muestra de actores y áreas clave en la gestión del programa ......................................... 47
2.2.5.2 Muestra de beneficiarios del programa ........................................................................... 48
2.2.5.3 Instrumentos para recolectar la información.................................................................... 50
2.2.5.4 Cronograma de actividades ............................................................................................ 55
2.2.5.5 Agenda del trabajo de campo ......................................................................................... 56
III. Descripción y análisis de los procesos del Programa ................................................................. 62
3.1 Planeación ................................................................................................................................................................... 62
8
3.1.1 Descripción detallada del proceso ......................................................................................... 63
3.1.1.1 Actividades, componentes y actores ............................................................................... 63
3.1.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros ............................................................... 69
3.1.1.3 Insumos y recursos ......................................................................................................... 69
3.1.1.4 Productos ....................................................................................................................... 69
3.1.1.5 Sistemas de información ................................................................................................. 70
3.1.1.6 Coordinación ................................................................................................................... 70
3.1.1.7 Pertinencia del proceso .................................................................................................. 71
3.1.1.8 Importancia estratégica ................................................................................................... 71
3.1.1.9 Grado de consolidación operativa ................................................................................... 71
3.2 Difusión ......................................................................................................................................................................... 73
3.2.1 Descripción detallada del proceso. ........................................................................................ 73
3.2.1.1 Actividades, componentes y actores ............................................................................... 73
3.2.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros ............................................................... 76
3.2.1.3 Insumos y recursos ......................................................................................................... 76
3.2.1.4 Productos ....................................................................................................................... 77
3.2.1.5 Sistemas de información ................................................................................................. 77
3.2.1.6 Coordinación ................................................................................................................... 77
3.2.1.7 Pertinencia del proceso .................................................................................................. 77
3.2.1.8 Importancia estratégica ................................................................................................... 78
3.2.1.9 Grado de consolidación operativa ................................................................................... 78
3.3 Solicitud de apoyos y selección de beneficiarios ............................................................................................ 79
3.3.1 Descripción detallada del proceso. ........................................................................................ 80
3.3.1.1 Actividades, componentes y actores ............................................................................... 80
3.3.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros ............................................................... 84
3.3.1.3 Insumos y recursos ......................................................................................................... 85
3.3.1.4 Productos ....................................................................................................................... 85
3.3.1.5 Sistemas de información ................................................................................................. 85
3.3.1.6 Coordinación ................................................................................................................... 86
3.3.1.7 Pertinencia del proceso .................................................................................................. 86
3.3.1.8 Importancia estratégica ................................................................................................... 86
3.3.1.9 Grado de consolidación operativa ................................................................................... 86
3.4 Producción y distribución de bienes y servicios / Entrega de apoyos ...................................................... 88
3.4.1 Descripción detallada del proceso ......................................................................................... 88
3.4.1.1 Actividades, componentes y actores ............................................................................... 88
9
3.4.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros ............................................................... 95
3.4.1.3 Insumos y recursos ......................................................................................................... 95
3.4.1.4 Productos ....................................................................................................................... 96
3.4.1.5 Sistemas de información ................................................................................................. 96
3.4.1.6 Coordinación ................................................................................................................... 96
3.4.1.7 Pertinencia del proceso .................................................................................................. 97
3.4.1.8 Importancia estratégica ................................................................................................... 97
3.4.1.9 Grado de consolidación operativa ................................................................................... 97
3.5 Seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos ...................................................................................... 99
3.5.1 Descripción detallada del proceso ......................................................................................... 99
3.5.1.1 Actividades, componentes y actores ............................................................................... 99
3.5.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros ............................................................. 100
3.5.1.3 Insumos y recursos ....................................................................................................... 100
3.5.1.4 Productos ..................................................................................................................... 101
3.5.1.5 Sistemas de información ............................................................................................... 101
3.5.1.6 Coordinación ................................................................................................................. 101
3.5.1.7 Pertinencia del proceso ................................................................................................ 101
3.5.1.8 Importancia estratégica ................................................................................................. 101
3.5.1.9 Grado de consolidación operativa ................................................................................. 102
3.6 Contraloría social y satisfacción de usuarios ................................................................................................. 103
3.6.1 Descripción detallada del proceso ....................................................................................... 103
3.7 Monitoreo y evaluación ......................................................................................................................................... 103
3.7.1 Descripción detallada del proceso ....................................................................................... 103
IV. Resultados de la Encuesta a Beneficiarios ................................................................................. 104
4.1 Resultados por género .......................................................................................................................................... 105
4.2 Resultados por tipo de apoyo ............................................................................................................................. 113
V. Hallazgos y resultados .................................................................................................................. 121
5.1 Principales problemas detectados en la normatividad ............................................................................... 121
5.2 Cuellos de botella ................................................................................................................................................... 122
5.3 Áreas de oportunidad ............................................................................................................................................ 123
5.4 Buenas prácticas .................................................................................................................................................... 125
5.5 Amenazas ................................................................................................................................................................. 125
5.6 Fortalezas ................................................................................................................................................................. 126
VI. Conclusiones y Recomendaciones ............................................................................................. 126
5.1 Conclusiones ............................................................................................................................................................ 127
5.2 Recomendaciones .................................................................................................................................................. 130
10
VII. Anexos .......................................................................................................................................... 132
Anexo I. Ficha técnica de identificación del Programa E404E07 Becas y Apoyos para la Educación ................................. 132
Anexo II. Ficha de identificación y equivalencia de procesos evaluación de procesos del Programa E404E07 Becas y Apoyos
para la Educación................................................................................................................................................................. 135
Anexo III. Flujogramas del Programa E404E07 Becas y Apoyos para la Educación ........................................................... 137
Anexo IV: Grado de consolidación operativa del Programa E404E07 Becas y Apoyos para la Educación ......................... 151
Anexo V. Límites, articulación, insumos y recursos, productos y sistemas de información de los procesos del Programa
E404E07 Becas y Apoyos para la Educación ...................................................................................................................... 157
Anexo VI. Propuesta de modificación a la normatividad del Programa E404E07 Becas y Apoyos para la Educación ........ 164
Anexo VII. Análisis FODA del Programa E404E07 Becas y Apoyos para la Educación ...................................................... 166
Anexo VIII. Recomendaciones del Programa E404E07 Becas y Apoyos para la Educación ............................................... 170
Anexo IX. Sistema de monitoreo e indicadores de gestión del Programa E404E07 Becas y Apoyos para la Educación .... 172
Anexo X. Trabajo de campo realizado ................................................................................................................................. 174
Anexo XI. Instrumentos de recolección de información de la evaluación de procesos del Programa E404E07 Becas y Apoyos
para la Educación................................................................................................................................................................. 179
Anexo XII. Ficha técnica con los datos generales de la instancia evaluadora y el costo de la evaluación ......................... 184
11
Introducción
La evaluación de procesos del Pp E404U07 “Becas y Apoyos para la Educación” tuvo como objetivo
general realizar un análisis sistemático de la gestión operativa del Programa que permita valorar si dicha
gestión cumple con lo necesario para el logro de las metas y objetivo del Programa. Así como, hacer
recomendaciones que permitan la instrumentación de mejoras.
Asimismo, como objetivos específicos se tuvieron:
1. Describir la gestión operativa del Programa mediante sus procesos, en los distintos niveles de
desagregación geográfica donde se lleva a cabo.
2. Identificar y analizar los problemas o limitantes, tanto normativos como operativos, que
obstaculizan la gestión del Programa, así como las fortalezas y buenas prácticas que mejoran la
capacidad de gestión del mismo.
3. Analizar si la gestión y la articulación de los procesos contribuyen al logro del objetivo del
Programa.
4. Elaborar recomendaciones generales y específicas que el Programa pueda implementar, tanto a
nivel normativo como operativo.
El alcance de la evaluación consistió en un análisis puntual de los procesos que el Pp E404U07 lleva a
cabo, así como con una descripción de los mecanismos de coordinación que realiza para lograr el
complimiento de sus objetivos. Además, identificar fortalezas y debilidades de los procesos y a partir de
ello, proveer recomendaciones encaminadas a la mejora del Pp E404U07.
La evaluación se compone de siete apartados. En el primero, se realiza una descripción del Pp E404U07,
abordando la problemática que pretende atender, el contexto general del Pp E404U07, así como la
identificación de procesos de acuerdo al modelo general de procesos.
En el segundo apartado, se describe el diseño metodológico y la estrategia de campo. En el tercer
apartado, se realiza una descripción y análisis de los procesos del Pp E404U07. En el cuarto apartado,
se presentan los resultados de la encuesta realizada a los beneficiarios. En el quinto apartado, se
describen los hallazgos y resultados. En el sexto apartado, se presentan las conclusiones y
recomendaciones. Por último, en el séptimo apartado, se presentan los anexos.
12
I. Descripción del programa
13
I. Descripción del Programa
Es fundamental reconocer el papel tan importante que desempeña la educación y los efectos sumamente
positivos que genera en los seres humanos el brindar oportunidades para el bienestar individual, familiar
y social, lo que se traduce en calidad de vida y conlleva a la equidad social, además de constituir una
herramienta indispensable a fin de disfrutar los beneficios del desarrollo y enfrentar retos a futuro. Sin
embargo, es evidente que no todos los individuos tienen las mismas posibilidades económicas de acceder
a servicios de educación de calidad al no contar con los recursos suficientes.
En México, el Estado debe garantizar que la ciudadanía acceda a la educación, puesto que no sólo es un
derecho consagrado en el artículo 3° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, sino
también, compromiso de carácter internacional adquirido por el Estado mexicano, de tal forma que el
Estado-Federación, Estados, Ciudad de México y Municipios impartirán educación preescolar, primaria,
secundaria y media superior, así como la promoción y atención del resto de los tipos y modalidades
educativos.
Para lograr lo anterior, las autoridades educativas tienen la obligación de generar condiciones que
permitan el ejercicio pleno del derecho a la educación de cada individuo, así como una mayor equidad
educativa igualdad en oportunidades de acceso, tránsito y permanencia en los servicios educativos, para
lo cual se deben implementar programas de becas y apoyos económicos a educandos, se debe promover
una mayor participación de la sociedad en la educación y actividades que permitan mejorar la calidad y
cobertura de los servicios educativos1.
En el caso del Estado de Sonora, se cuenta con el Programa presupuestario (Pp) E404U07 “Becas y
Apoyos para la Educación” a cargo del Instituto de Becas y Crédito Educativo, con el objetivo de que los
estudiantes del Estado reciban becas, estímulos y créditos educativos y finalicen sus estudios.
1 Artículos 32 y 33 fracciones VIII, XI y XIV de la Ley General de Educación.
14
En este sentido, la descripción del Pp E404U07 consistió en realizar trabajo de gabinete que permitió
proveer de información para desarrollar el análisis sobre el contexto en el que el Pp E404U07 se ejecuta,
y un análisis del marco normativo que lo rige. Dicho trabajo de gabinete incluyó acopio, organización,
sistematización y valoración de información contenida en registros administrativos, evaluaciones
externas, documentos oficiales, documentos normativos y documentos relacionados con el Pp E404U07.
A continuación, se presenta la descripción general del Pp E404U07 que incluye:
1. La problemática que pretende atender (objetivo, población potencial, objetivo, atendida).
2. El contexto general del programa (las condiciones en las que opera).
3. Identificación de los principales procesos en la normatividad vigente.
Lo anterior con base a la información proporcionada por el responsable del programa, de acuerdo con la
solicitud de información solicitada por el equipo evaluador y con base a la investigación en fuentes
oficiales de portales de gobierno realizada por el equipo evaluador.
1.1 Problemática que pretende atender el programa
1.1.1 Problemática
De acuerdo con el árbol del problema y con los datos registrados en la ficha técnica del Pp E404U07, el
problema y/o necesidad que atiende el Pp E404U07 es “Bajo acceso, permanencia y conclusión de
estudios de las y los estudiantes sonorenses”.
Las causas que originan la problemática planteadas en el árbol del problema son:
1. Desintegración familiar.
2. Carencia de recursos económicos para continuar sus estudios.
3. Condiciones económicas insuficientes en la familia.
4. Necesidad de contribuir a la economía familiar.
5. Jóvenes estudiantes no pueden pagar transportes, materiales didácticos y alimentos.
15
Por otro parte, las causas consideradas en la ficha técnica del Pp E404U07 son:
1. Carencia de recursos económicos para continuar sus estudios.
2. Condiciones económicas insuficientes en la familia.
3. Necesidad de contribuir a la economía familiar.
4. Jóvenes estudiantes no pueden pagar transportes, materiales didácticos y alimentos.
5. Bajo nivel de alumnos becados en nivel licenciatura y posgrado.
En lo que respecta a los efectos, en el árbol del problema se plantean los siguientes efectos:
1. Deserción escolar.
2. Inasistencia escolar.
3. Imposibilidad de realizar la práctica.
4. Baja inserción laboral y empleos mal remunerados.
5. Limitado logro académico de alumnos.
6. Incremento en la reprobación.
7. Problemas sociales derivados de la falta de oportunidad.
8. Baja calidad de vida.
En la ficha técnica, se consideran los siguientes efectos y/o consecuencias:
1. Inasistencia y deserción escolar.
2. Limitado logro académico de los alumnos.
3. Problemas sociales derivados de la falta de oportunidad.
4. Baja inserción laboral y empleos mal remunerados.
Como se observa, los documentos que exponen la problemática del Pp E404U07 no se encuentran
debidamente alineados, ya que la información en ambos documentos (el árbol del problema y la ficha
técnica) no presentan la información de manera uniformada y totalmente coincidente.
16
Por otra parte, en lo referente a diagnósticos que den sustento a la problemática que se pretende atender,
no se cuenta con un diagnóstico específico del Pp E404U07. Sin embargo, en el Programa Institucional
del Instituto y en el Programa Sectorial de Educación y Cultura, se presenta un análisis situacional donde
se expone el entorno nacional y estatal, así como los datos al tema de educación, abandono escolar,
rezago educativo, datos que se presentan más adelante en el apartado sobre el contexto estatal en el
que opera el programa.
1.1.2 Población potencial, objetivo y atendida
En lo referente a las poblaciones del Pp E404U07, la población potencial es definida por el Consejo
Nacional de Evaluación de la Política de Desarrollo Social (CONEVAL)2 como “aquel conjunto de la
población que presenta el problema central que el programa atiende”. En virtud de lo anterior, la población
potencial del Pp E404U07, cuantificada en la ficha técnica del programa son 40,374 estudiantes del
estado.
La población objetivo, de acuerdo al CONEVAL, es aquella “que un programa tiene planeado o
programado atender para cubrir la población potencial y que cumple con los criterios de elegibilidad
establecidos en su normatividad”3. En este sentido, la cuantificación de la población objetivo del Pp
E404U07 son 39,355 estudiantes del estado, identificada en la ficha técnica del programa. Para
determinar dicha población se “basa en los estudiantes inscritos en el sistema de educación bajo la
modalidad escolarizada”4, esto de acuerdo con la evaluación de diseño realizada al Pp E404U07.
En lo que respecta a la población atendida, el CONEVAL la define como “aquella que resultó beneficiada
por el Programa presupuestario en un ejercicio fiscal determinado”5.
En el caso del Pp E404U07, de acuerdo con la información proporcionada por el Instituto, la población
atendida para el periodo 2018-2019 fue de un total de 8,488 beneficiarios de créditos educativos, de los
cuales 4,635 fueron otorgados a mujeres y 3,853 fueron otorgados a hombres.
En el tema de becas, se atendió a un total de 37,395 beneficiarios, de los cuales 20,236 fueron mujeres
y 17,159 hombres.
2 CONEVAL: Documento “Evaluación de Programas Sociales, GLOSARIO” 3 CONEVAL: Documento “Evaluación de Programas Sociales, GLOSARIO” 4 Evaluación de Diseño al programa presupuestario: “E404U07 Becas y apoyos para la educación” del Instituto 5 CONEVAL: Documento “Evaluación de Programas Sociales, GLOSARIO”
17
En el tema de estímulos, se atendió a 6,942 beneficiarios, de los cuales 4,284 fueron mujeres y 2,658
fueron hombres.
En este sentido, el total de beneficiarios por los tres servicios es de 52,825 beneficiarios. Esto de acuerdo
con la información del padrón de beneficiarios proporcionada.
1.1.3 Alineación del programa con los objetivos nacionales, estatales y a la agenda 2030
En lo referente a la alineación del programa con los objetivos de la planeación nacional, estatal y de la
Agenda 2030, el Pp E404U07 se vincula con la meta nacional III: “México con una educación de
calidad” con:
Objetivo 3.2: “Garantizar la Inclusión y la equidad en el sistema educativo”.
Estrategia 3.2.2: “Ampliar los apoyos a niños y jóvenes en situación de desventaja o
vulnerabilidad” del Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018.
Cabe mencionar, que el 30 de abril de 2019, se publicó el Plan Nacional de Desarrollo 2019-2024. Al
respecto, el Pp se vincula a citado documento en:
Eje general de bienestar: el cual tiene como objetivo “garantizar el ejercicio efectivo de los derechos
económicos y sociales, culturales y ambientales, con énfasis en la reducción de brechas de desigualdad
y condiciones de vulnerabilidad y discriminación en poblaciones y territorios”.
Objetivo 2.2: “Garantizar el derecho a la educación laica, gratuita, incluyente, pertinente y de
calidad en todos los tipos, niveles y modalidades del Sistema Educativo Nacional y para todas las
personas”.
Estrategia 2.2.1: “Asegurar el acceso y permanencia en la educación, ofreciendo
oportunidades educativas que tengan como eje principal el interés superior de las niñas,
niños, adolescentes, priorizando las mujeres, los pueblos indígenas y a los grupos
históricamente discriminados”.
Estrategia 2.2.2: “Elevar la calidad y pertinencia de la educación en todos los tipos, niveles
y modalidades del Sistema Educativo Nacional, considerando la accesibilidad universal y
partiendo de las necesidades primordiales de la población y de la comunidad”.
18
A nivel local, el Pp se encuentra vinculado al Plan Estatal de Desarrollo 2016-2021 a través de:
Eje estratégico 4: “Todos los sonorenses todas las oportunidades”.
Reto 4: “Elevar la calidad de la educación para impulsar la creatividad, el ingenio, las
competencias y los valores fundamentales de los Sonorenses, potencializando el talento del
personal docente y desarrollando capacidades de aprendizaje”.
Estrategia 4.2: “Asegurar el éxito de la trayectoria académica de cada estudiante en todos
los niveles educativos en el estado de Sonora”.
Además, el Programa se encuentra vinculado al Programa Sectorial de Educación y Cultura, aportando
de manera directa al cumplimiento de:
Objetivo 5: “Favorecer la permanencia, continuidad, y el éxito escolar disminuyendo el abandono escolar
en todos los niveles educativos”.
Estrategia 5.2: “Diversificar los apoyos escolares a los estudiantes sonorenses, fortalecer la
operación de los programas de becas, estímulos y créditos educativos y la dotación oportuna de
libros, útiles, uniformes y calzado en la educación básica”.
Línea de acción 5.2.2: “Fortalecer los programas de becas económicas y de alimentación
para las y los alumnos que provienen de familias vulnerables”.
Línea de acción 5.2.3: “Promover la participación de las organizaciones de la sociedad
civil y de los particulares para diversificar el sistema de becas y apoyos a las y los
estudiantes para mejorar las condiciones para el éxito escolar”.
Línea de acción 5.2.4: “Consolidar la permanencia de estudiantes en el programa de
becas de manutención e incrementar la cantidad de beneficiarios, en coordinación con la
federación”.
Línea de acción 5.2.5: “Fortalecer la recuperación de cartera vencida y alentar los fondos
en administración para incrementar el número de beneficiarios del Instituto de Crédito
Educativo del Estado de Sonora bajo un esquema amigable de recuperación del crédito en
cuanto al tiempo y el tipo de interés”.
Asimismo, el Instituto, en cumplimiento a la Ley de Planeación del Estado de Sonora, puso en marcha el
Programa Institucional 2016-2021 en el cuál, el Programa presupuestario E404U07 “Becas y apoyos
para la educación”, se encuentra alineado a:
19
Objetivo 1: “Fortalecer la operación del Instituto para promover el acceso, permanencia y éxito escolar
de los estudiantes atendidos”.
Estrategia 1.1: “Diversificar los programas de apoyo y atención a los estudiantes con crédito
educativo”.
Estrategia 1.2: “Ampliar la cobertura de estudiantes de educación superior con crédito educativo”.
Estrategia 1.3: “Ampliar la cobertura de estudiantes de educación básica con crédito educativo”.
Línea de acción 1.1.1: “Incrementar la proporción de estudiantes con crédito educativo
que terminan sus estudios”.
Línea de acción 1.1.2: “Mantener la proporción de estudiantes con crédito educativo de
nivel socioeconómico bajo”.
Línea de acción 1.1.3: “Estimular la excelencia educativa de los estudiantes con crédito
Educativo”.
Línea de acción 1.1.4: “Incrementar la proporción del monto de los fondos en
administración y el monto total del fondo de crédito educativo”.
También se identifica su alineación estratégica con los principales ordenamientos internacionales en
materia de educación, destacando en primera instancia, que este programa aporta al cumplimiento de los
Objetivos del Desarrollo Sostenible (ODS), específicamente con:
Objetivo 4: “Garantizar una educación inclusiva, equitativa y de calidad y promover oportunidades de
aprendizaje durante toda la vida para todos”.
Meta 4.1: “De aquí a 2030, asegurar que todas las niñas y todos los niños terminen la enseñanza
primaria y secundaria, que ha de ser gratuita, equitativa y de calidad y producir resultados de
aprendizaje pertinentes y efectivos”.
Meta 4.4: “De aquí a 2030, aumentar considerablemente el número de jóvenes y adultos que
tienen las competencias necesarias, en particular técnicas y profesionales, para acceder al
empleo, el trabajo decente y el emprendimiento”.
Meta 4b: “De aquí a 2020, aumentar considerablemente a nivel mundial el número de becas
disponibles para los países en desarrollo, en particular los países menos adelantados, los
pequeños Estados insulares en desarrollo y los países africanos, a fin de que sus estudiantes
puedan matricularse en programas de enseñanza superior, incluidos programas de formación
profesional y programas técnicos, científicos, de ingeniería y de tecnología de la información y las
comunicaciones, de países desarrollados y otros países en desarrollo”.
20
1.1.4 Matriz de indicadores para resultados (MIR)
Con respecto a la matriz de indicadores para resultados (MIR) 2019 del Pp E404U07, se tiene como fin:
“Contribuir a mejorar el nivel de educación de los sonorenses mediante el otorgamiento de becas, créditos
y estímulos educativos”.
Como propósito se plantean cuatro objetivos:
1. “Los estudiantes de primaria del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o estimulo
educativo finalizan sus estudios”.
2. “Los estudiantes de secundaria del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o estimulo
educativo finalizan sus estudios”.
3. “Los estudiantes nivel medio superior del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o
estimulo educativo finalizan sus estudios”.
4. “Los estudiantes de nivel superior del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o estimulo
educativo finalizan sus estudios”.
Además, el Pp E404U07 cuenta con tres componentes:
1. “Becas y estímulos educativos disponibles”.
2. “Créditos educativos disponibles”.
3. “Recursos financieros disponibles”.
La MIR de 2018 tenía:
Como fin: “Contribuir a elevar el acceso, permanencia y conclusión satisfactoria de los estudios de las y
los estudiantes sonorenses, vía otorgamiento de becas y estímulos educativos”.
Como propósito: “Los estudiantes del Estado de Sonora reciben becas para continuar y concluir sus
estudios”.
21
Además, el Pp E404U07 contaba con cuatro componentes:
1. “Becas y estímulos educativos otorgados a estudiantes de educación básica de escuelas
oficiales”.
2. “Becas y estímulos educativos otorgados a estudiantes de educación media superior de escuelas
de la región serrana”.
3. “Becas de manutención otorgadas a estudiantes de educación superior de escuelas públicas”.
4. “Becas educativas otorgadas a estudiantes de escuelas particulares”.
Las principales diferencias entre una MIR y otra radican en que en la MIR 2019 se contempla el
otorgamiento de créditos educativos, ya que en la MIR 2018 el otorgamiento de créditos se contemplaba
en el Pp E408E20 “Financiamiento Educativo”, a cargo también del Instituto. Sin embargo, el fin de ambos
programas E404U07 “Becas y Apoyos para la Educación” y E408E20 “Financiamiento Educativo”
mantenía coincidencias en el fin y complementariedad en el propósito, motivo por el cual derivado de una
evaluación de diseño del Pp E404U07 se optó por la fusión de ambos programas.
Sin embargo, aunque el Instituto solicitó de manera formal ante la Secretaría de Hacienda del Estado, la
fusión de los programas presupuestarios mencionados, de acuerdo con el Decreto del Presupuesto de
Egresos del Gobierno del Estado de Sonora para el ejercicio fiscal 2019, se sigue contemplando como en
el ejercicio fiscal 2018 ambos programas presupuestarios. Es decir, que la fusión no se ha realizado de
manera presupuestal aun y cuando en la MIR 2019 dicha fusión ya se refleja.
1.1.5 Evaluaciones externas
Retomando el tema de la evaluación, el Pp E404U07 tuvo una evaluación de diseño de la cual se
derivaron diversas recomendaciones. A continuación, se mencionan los principales hallazgos:
1. El programa presupuestario no cuenta con un diagnóstico.
2. No se presentó de manera documentada la metodología para la cuantificación de la población
potencial y objetivo ni evidencia de contar con una estrategia de cobertura documentada para
atender a su población objetivo.
3. No se presentó información sobre la existencia de un mecanismo documentado para la depuración
y actualización del padrón de beneficiarios.
22
4. La matriz de indicadores para resultados (MIR) no cuenta con fichas técnicas.
5. No se encontró evidencia de que se cuente con procedimientos para recibir y dar trámite a las
solicitudes de acceso a la información.
6. Con respecto a si el programa propicia la participación ciudadana en la toma de decisiones no se
presenta evidencia que compruebe dicha participación.
Con lo referente al seguimiento a los Aspectos Susceptibles de Mejora (ASM), se presentó la agenda de
trabajo y el avance del seguimiento de los ASM, atendiendo los principales hallazgos detectados en la
evaluación de diseño.
1.2 Contexto general del programa
1.2.1 Contexto nacional en el que opera el programa
De acuerdo con el análisis situacional del Programa Institucional del Instituto se menciona, que según
datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), México tiene una población total de
112,336,538 habitantes, de los cuales el 51.2% son mujeres y el 48.8% hombres, y la mitad de la
población es menor de 26 años. De cada 100 personas de 15 años y más, 16 tiene algún grado aprobado
en educación superior.
Sin embargo, de acuerdo con datos de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico
(OCDE), México ocupa uno de los porcentajes más bajos de juventud que ingresa a la universidad, siendo
poco más de 2.93 millones de personas mayores de 20 años los que se encuentran inscritos dentro de
alguna Institución de Educación Superior Pública o Privada. Según datos de la Secretaría de Educación
Pública (SEP), ésta cifra representa únicamente el 24% de la juventud mayor de edad en todo México.
Por otra parte, se menciona que el número de jóvenes que logra culminar sus estudios es muy bajo.
Según cifras del INEGI, solo 8 de cada 100 alumnos que comienzan sus estudios en la universidad logra
terminarlos. Las dos principales causas de deserción a nivel universitario son el disgusto o el poco interés
en el estudio (que representa el 37.4%) y por situaciones económicas (que representa el 35.2%).
23
Con respecto a la primera causa de deserción, ésta falta de interés se debe en gran medida al desempleo
y baja remuneración ligada a los estudios universitarios. En México la tasa de contratación de las personas
licenciadas es de 79%, mientras que el promedio de los países de la OCDE es de 83%. Por otro lado, el
porcentaje de empleo de las personas sin estudios universitarios es de 62%, por lo que, existe poca
diferencia entre estar desempleado o empleado para las personas con título universitario y quienes no lo
tienen.
En este sentido, el Gobierno Federal, fomenta el ingreso, permanencia, equilibrio y conclusión en los
distintos tipos, niveles y modalidades educativos con el otorgamiento de becas a través de diferentes
instituciones, con el objeto de garantizar este derecho sobre todo en las poblaciones con mayor grado de
marginación. Lo anterior se pone de manifiesto a través del portal de becas del Gobierno Federal, dónde
se difunden los programas de becas disponibles por diversos organismos públicos o privados e incluso
considerando no sólo la educación básica, sino también los niveles de media superior, superior y hasta
posgrados6.
1.2.2 Contexto estatal en el que opera el programa
Asimismo, a nivel local, el Gobierno del Estado de Sonora en coherencia a las obligaciones nacionales
en materia de educación, debe garantizar que todos los habitantes de la Entidad tengan las mismas
oportunidades de acceso al Sistema Educativo para contribuir a eliminar las desigualdades económicas
y sociales, respetando e impulsando el desarrollo de su acervo cultural7.
De acuerdo con el Programa Sectorial de Educación y Cultura, actualmente el sector educativo de Sonora
se integra por 5,166 escuelas de todos los niveles educativos del sector público y privado. Asimismo, de
conformidad con la estadística básica de la Secretaría de Educación y Cultura del Estado de Sonora
(SEC), tiene una matrícula de 882,885 alumnos, atendidos por 42,150 docentes.
En lo que se refiere al nivel media superior, se atienden a 119,571 estudiantes en 285 escuelas, lo que
significa el 13.6% de la matrícula total de alumnos del Sistema Educativo Estatal.
6 Disponible en: https://www.becas.sep.gob.mx/seccion/Acerca-de-becas 7 Artículos 4º, 10 y 22 de la Ley de Educación para el Estado de Sonora
24
Con respecto a las Instituciones de Educación Superior (IES), se tienen registradas 66 instituciones (39
privadas y 27 públicas). Las IES públicas se componen en 15 estatales, 8 federales y 4 autónomas, la
cobertura geográfica se sitúa en 23 de 72 municipios que conforman el Estado y el 39.30% de la población
de 18 a 22 años se encuentra inscrito en alguna de las modalidades de educación superior, lo que significa
que está por encima del promedio nacional que es de 35.10% pero por debajo del promedio de la OCDE
es del 67%. En el tema de posgrados, se ofertan 194 programas de posgrado de los cuales 162 son de
maestría y 32 de doctorado8.
En lo que se refiere al abandono escolar, la tasa de abandono escolar presenta los siguientes datos: a
nivel primaria de 0.5%; secundaria de 4.7%; media superior de 15.1%; y, superior de 13.7%.
Lo anterior, de acuerdo con los datos del ciclo escolar 2014-2015 establecido en el Programa Sectorial
de Educación y Cultura.
Por otra parte, el rezago educativo en Sonora (de conformidad con la encuesta intercensal de INEGI) la
población registrada de 15 años y más, son 2,071,455 personas, lo cual representa el 73% de la población
total del Estado; estos se identifican por nivel educativo de la siguiente manera: 44,905 personas mayores
de 15 años se encuentran con rezago en alfabetización, que corresponden al 2.20% de la población total
de 15 años y más, 183,818 personas con rezago en nivel primaria, lo que representa el 8.90% de esta
población y 325,511 personas con rezago en nivel secundaria el cual representa el 15% de la misma
población
En este sentido, con el objeto de disminuir el porcentaje de abandono escolar y el rezago educativo a
nivel local, el gobierno estatal, promueve acciones para generar condiciones necesarias para lograr los
objetivos trazados a nivel nacional en materia de educación y, para tal efecto, cuenta con instituciones
que aportan elementos para ello, como es el caso de la SEC dependencia de la administración pública
directa y rectora en materia de educación en el estado.
8 Programa Sectorial de Educación y Cultura.
25
Asimismo, el Estado cuenta también con organismos desconcentrados de la administración pública
estatal, que de igual forma colaboran en la generación de valor público, tal es el caso de la Coordinación
General de Registro y Certificación de Servicios a Profesionistas y la Comisión Estatal de Evaluación
Educativa, además de alrededor de 22 entidades de la administración pública paraestatal9 de las cuales,
12 son universidades para impartir Educación Superior, 3 de educación media superior y los 7 restantes,
son instituciones afines a la educación y la cultura, entre ellos, se destaca el Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de Sonora, como el ente público objeto de la presente evaluación de procesos.
1.2.3 Contexto institucional en el que opera el Programa
En este sentido, de acuerdo con el Programa Institucional del Instituto, en junio de 1980 se crea el Fondo
de Crédito Educativo del Estado de Sonora, con la misión de ampliar las oportunidades de educación de
los jóvenes sonorenses a través de un financiamiento educativo. Cinco años más tarde, específicamente
el 11 de junio de 1985, inicia la vigencia de la Ley número 106 que crea el Instituto de Crédito Educativo
del Estado de Sonora, misma que abroga la Ley número 23, que crea el anterior Fondo de Crédito
Educativo del Estado de Sonora. Por lo tanto, el 12 de junio de 1980, se crea el Instituto de Crédito
Educativo del Estado de Sonora como un organismo público descentralizado, con personalidad jurídica y
patrimonio propio10.
El tema de becas lo inició el Gobierno del Estado como un programa en 1986 a fin de atender peticiones
o solicitudes que tomaban un curso lento y requerían de esfuerzo adicional para concentrar todas y cada
una de las gestiones emitidas por los diferentes organismos, por lo que en 1992 inicia en operación el
“Programa de becas” en Servicios Educativos del Estado de Sonora (SEES).
Cabe resaltar que, según los antecedentes señalados en el Manual de Organización del Instituto, es en
el año de 1997 cuando se tiene un mayor impulso del “Programa de becas” desde la oficina del ejecutivo,
pero no es sino hasta el año 2004, que se organizó y se fortaleció la designación de becas, con la fusión
de becas del Gobierno del Estado y de los Servicios Educativos del Estado de Sonora (SEES), con la
creación del Instituto de Becas y Estímulos Educativos del Estado de Sonora.
9 Organigrama General del Gobierno del Estado de Sonora disponible en: https://www.sonora.gob.mx/images/OrganigramaEsctructural_GobiernoSonora_Final.pdf 10 Programa Institucional del Instituto de Crédito Educativo
26
Hasta antes del año 2004, no existía en el Estado de Sonora, un organismo que se encargara de coordinar
las acciones de las diferentes instituciones responsables de beneficiar con becas de estudio a los
diferentes tipos y niveles de estudiantes, así como de otorgar estímulos para la mejora del desempeño
profesional y escolar y carecer de un marco oficial que reglamentara el otorgamiento de becas y estímulos
educativos, lo cual generaba mucha “discrepancia en los criterios que se utilizaban para otorgar estos
apoyos educativos, imperando en la mayoría de las ocasiones, la discrecionalidad en su otorgamiento,
por lo que las solicitudes recibidas por las instituciones tomaban un curso lento y se requería de un
esfuerzo adicional para concentrar todas y cada una de las gestiones emitidas por los diferentes
organismos”11.
El Manual de Organización del Instituto hace referencia que, en el año 2004, se publica en el Boletín
Oficial el Decreto y Reglamento del Decreto que establece el Sistema de Becas y Estímulos Educativos
del Estado de Sonora, que crea el Instituto de Becas y Estímulos del Estado de Sonora y el Consejo de
Transparencia del Sistema; además, se define al Instituto como un organismo desconcentrado de la
Secretaría de Educación y Cultura, y como tal, posee personalidad jurídica pero no patrimonio propio.
En este sentido, el Gobierno del Estado de Sonora en la “búsqueda de mantenerse a la vanguardia a
nivel nacional e internacional”12, promovió en enero de 2018, la Ley no. 277 del Instituto de Becas y
Crédito Educativo del Estado de Sonora, abrogando así la Ley que crea el Instituto de Crédito Educativo
del Estado de Sonora y la Ley que regula el otorgamiento de Becas y Estímulos. En consecuencia, la
Junta Directiva del Instituto aprobó ese mismo año el Reglamento Interior del Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de Sonora y se publicó en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, el 28 de febrero
del 2019, abrogando así el Reglamento Interior del Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora
(B.O. 33, Sección III de fecha 21 de octubre de 2013) y el Reglamento Interior del Instituto de Becas y
Estímulos Educativos del Estado de Sonora (B.O. Tomo CXCVIII, edición especial, de fecha 18 de octubre
de 2016). Lo anterior dio como resultado, la creación a lo que hoy en día conocemos en Sonora bajo el
nombre de Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Hoy en día el Instituto cuenta con una Junta Directiva, que junto con los Comités y la Dirección General,
conforman los Órganos de Gobierno y de Dirección, resaltando que la Junta Directiva es el máximo órgano
de gobierno, autoridad y administración de este Instituto.
11 Exposición de motivos de la Ley de instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora 12 Exposición de motivos de la Ley de instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora
27
Cuenta además con 14 unidades administrativas que tienen su fundamento legal en el artículo 3ª del
Reglamento Interior del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora, las cuáles son:
1. Dirección de Becas y Crédito.
2. Dirección de Gestión Financiera.
3. Dirección de Administración.
4. Subdirección de Operaciones y Vinculación.
5. Subdirección de Evaluación y Asignación de Beneficiarios.
6. Subdirección de Integración de Pagos e Beneficiarios.
7. Subdirección de Cartera.
8. Subdirección de Planeación.
9. Subdirección de Desarrollo Organizacional.
10. Subdirección de Infraestructura y Tecnologías de la Información.
11. Subdirección de Contabilidad y Finanzas.
12. Coordinación de Extensión Obregón.
13. Coordinación de Extensión Nogales.
14. Unidad de Transparencia.
Además de lo anterior, es menester mencionar que el Instituto, para fines de Control y Vigilancia,
proporciona los recursos materiales, servicios generales e instalaciones físicas adecuadas y necesarias
para su funcionamiento al Órgano Interno de Control como órgano desconcentrado de la Secretaría de la
Contraloría General.
Asimismo, para fines de asesoría y apoyo, el Instituto cuenta con tres Comités que tienen su fundamento
legal en los artículos 11, 19 y 27 del mismo Reglamento Interior del Instituto de Becas y Crédito Educativo
del Estado de Sonora, los cuáles son:
1. Comité de Becas y Crédito: responsable de formular y aprobar las políticas y directrices para el
otorgamiento de crédito y becas y administración de fondos.
2. Comité de Administración de Cartera, Cobranza y Quebrantos: responsable de aprobar las
políticas para la cobranza y recuperación de los créditos que otorgue el instituto.
28
3. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios: responsable de la integración,
operación y funcionamiento del Comité para realizar con eficiencia y eficacia las adquisiciones,
arrendamientos y servicios para obtener los mejores resultados operativos, administrativos y
financieros.
Cabe mencionar que para efectos del fortalecimiento del Control Interno del Instituto, el 28 de marzo del
2018 se llevó a cabo la Instalación del Comité de Control y Desempeño Institucional del Instituto, el cual
está integrado por el Titular de la Institución como Presidente del Comité, Titular del Órgano Interno de
Control como Vocal Ejecutivo del Comité y los Directores de Área del Instituto como Vocales, dónde de
manera colegiada, se coordinan, deliberan y adoptan acciones para fortalecer el control interno,
administrar los riesgos e implementar medidas correctivas, o que impulsen la innovación, eficiencia o
eficacia de la gestión gubernamental, tal y como quedó asentado en el acta de Instalación del citado
Comité.
En lo referente a las finanzas y al patrimonio del Instituto, según la información proporcionada por el
Instituto, para el ejercicio fiscal 2018, se obtuvieron ingresos por un total de $349,198,665.98; de los
cuáles:
$225,163,826.62 provienen de ingresos correspondientes a las aportaciones del gobierno estatal.
$560,638.00 producto de aportaciones y donaciones de particulares.
$17,982,169.69 por concepto de rendimientos de capital y de intereses obtenidos sobre créditos
otorgados.
$5,005,504.12 corresponden a ingresos por rendimientos.
$98,344,218.12 derivados de recuperaciones.
$2,142,309.44 derivados de otros ingresos.
En lo que respecta a los gastos, en 2018 el Instituto presentó un déficit de alrededor del 20% al realizar
gastos totales por la cantidad de $435,497,163.00 de los cuáles, $248,209,010.00 corresponden al gasto
corriente y $187,288,153.00 corresponden al gasto de inversión.
Para el ejercicio fiscal 2019, se autorizó un presupuesto de $ 460,094,735.00, un 29% más que el ejercicio
2018, el cual fue de $324,974,613.26.
29
1.2.4 Contexto operativo en el que opera el programa
El contexto operativo bajo el cual se implementa el Pp E404U07, de acuerdo a los términos de referencia
(TdR) de la evaluación de procesos, nos permite dimensionar las condiciones bajo las cuáles opera el
programa, que tiene como objetivo:
Otorgar becas, estímulos y créditos educativos para iniciar, continuar o concluir la formación
académica.
Implementar acciones en materia educativa, cultural, deportiva, científica o tecnológica en
beneficio de la población estudiantil sonorense.
Buscar el fortalecimiento, difusión y promoción de los programas de becas, estímulos y créditos
educativos a efecto de fomentar e incentivar el aprovechamiento y el desempeño escolar, tal como
lo establecen los artículos 1° y 3° de la Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado
de Sonora.
En términos operativos, el Pp E404U07 busca atender a la población objetivo antes mencionada cada
ciclo escolar, emite las convocatorias cada año, donde se establecen las condiciones generales,
modalidades, documentos, procedimiento, criterios de selección, causales de negativa, causales de
cancelación, número de becas disponibles, requisitos que se habrán de cubrir para acceder el beneficio
y demás información general que resulte relevante.
En el caso específico de las becas, señalan el monto de apoyo para estudiantes de primaria y el monto
de apoyo para estudiantes de secundaria, se indica quienes podrán participar, así como las becas
disponibles. En el caso específico de los estímulos educativos, señalan los montos de los apoyos,
quienes pueden acceder y el total de apoyos disponibles.
30
Los criterios para la selección de becarios se establecen en el artículo 45 de la Ley del Instituto de Becas
y Crédito Educativo del Estado de Sonora. Una vez aprobada la convocatoria por la Junta Directiva del
Instituto, ésta se publica en la página y se le da la difusión correspondiente. Para la distribución y
organización de becas, estímulos y créditos, se toma en consideración la siguiente regionalización de
municipios del Estado de Sonora:
Figura 1. Regionalización del Estado de Sonora.
Fuente: Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
31
Tabla 1. Regionalización del Estado de Sonora por municipio.
RÍO ALTAR FRONTERA NORTE
CENTRO FRONTERA
CENTRO
RIO SONORA Y RÍO SAN MIGUEL
SIERRA ALTA
Altar Agua Prieta La Colorada Benjamín Hill Aconchi Bacadéhuachi
Atil Bacoachi Mazatán Cucurpe Arizpe Bacerac
Oquitoa Cananea Onavas Imuris Banámichi Bavispe
Pitiquito Fronteras San Javier Magdalena Baviácora Cumpas
Sáric Naco San Pedro de la Cueva
Nogales Carbó Divisaderos
Tubutama Nacozari de García
Santa Ana Huépac Granados
Soyopa Santa Cruz Opodepe Huachinera
Suaqui Grande Trincheras Rayón Huásabas
Villa Pesqueira San Felipe Moctezuma
San Miguel de Horcasitas
Nácori Chico
Tepache
Ures Villa Hidalgo
HERMOSILLO GUAYMAS-EMPALME
SIERRA SUR DESIERTO SIERRA YAQUI-MAYO
Hermosillo Guaymas Alamos Caborca Arivechi Bácum
Empalme Quiriego S.L.R.C. Bacanora Benito Juárez
San Ignacio Río Muerto
Rosario Puerto Peñasco Sahuaripa Cajeme
P. Elías Calles Yécora Etchojoa
Huatabampo
Navojoa
Fuente: Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
En coherencia con lo anterior, una vez aplicados los criterios de selección estipulados en el artículo 45 de
la Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora y seleccionados todos los niños a
ser becados, se elabora un dictamen de niños becados por la Dirección de Informática del Instituto (al ser
esta unidad administrativa la responsable de la captura en el sistema), y se somete a consideración de la
Junta Directiva el dictamen de los niños becados, y en caso de ser aprobados por la Junta, se mandan a
publicar la relación de niños becados.
32
En lo referente a el otorgamiento de créditos, en la Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del
Estado de Sonora no contempla de manera puntual el proceso operativo para el otorgamiento de créditos
y el Reglamento Interior del Instituto refiere al Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito
Educativo y Recuperación de Crédito Educativo; sin embargo, dicho reglamento no se presentó.
1.2.5 Contexto normativo en el que opera el programa
En lo que respecta al contexto normativo, el Pp E404U07 está sujeto a un andamiaje normativo de
carácter institucional que regula la gestión, operación y funcionamiento del Instituto de Becas y Crédito
Educativo.
A continuación, se enlista la normatividad aplicable:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (DOF 09-08-2019).
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora (B.O. 13-08-2018).
Ley General de los Derechos de Niñas, Niños y Adolescentes (DOF 04-06-2019).
Ley General de Desarrollo Social (DOF 25-06-2018).
Ley General de Educación (DOF 19-01-2018).
Ley de Desarrollo Social del Estado de Sonora (B.O. 12-04-2017).
Ley de Educación para el Estado de Sonora (B.O. 13-06-2019).
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora (B.O. 29-01-2018).
Ley del Sistema Integral para Erradicar el Ausentismo y la Deserción en la Educación Básica y
Media Superior Públicas en el Estado de Sonora (B. O. 02-03-2017).
Ley para la Igualdad entre Mujeres y Hombres en el Estado de Sonora (B.O. 25-09-2008).
Ley para la Inclusión y Desarrollo de las Personas con Discapacidad o en Situación de
Discapacidad del Estado de Sonora (B.O. 13-06-2019).
Reglamento Interior del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora (B.O. 28-02-
2019).
Manual de Organización 2019 del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Manual de Procedimientos 2015 del Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Manual de Procedimientos 2015 del Instituto de Becas y Estímulos Educativos del Estado de
Sonora.
33
Documentos que rigen la planeación:
Agenda 2030 de las Naciones Unidas: Objetivos del Desarrollo Sostenible.
Plan Nacional de Desarrollo 2019-2024 (DOF 12-07-2019).
Plan Estatal de Desarrollo 2016-2021 (B.O. 12-12-2015).
Programa Sectorial de Educación y Cultura.
Programa Institucional 2016-2021 del Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Actas de Sesiones 2018 de la Junta Directiva del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado
de Sonora.
Actas de Sesiones 2019 del Comité de Administración de Cartera, Cobranza y Quebrantos del
Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Actas de Sesiones 2018-2019 del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Una vez identificado el contexto normativo que rige al Pp E404U07, se procedió a realizar a la
identificación de los principales procesos en la normatividad vigente que conducen a la generación y
entrega de los servicios que contribuyen al logro de los objetivos del programa.
1.3 Identificación de procesos
El modelo general de procesos definido en los TdR se compone por 8 procesos secuenciales:
1. Planeación.
2. Difusión.
3. Solicitud de apoyos.
4. Selección de beneficiarios.
5. Producción de bienes y servicios,
6. Distribución de bienes y servicios.
7. Entrega de apoyos.
8. Seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos.
34
Además, de dos procesos transversales y permanentes:
1. Contraloría social y satisfacción de usuarios.
2. Monitoreo y evaluación.
Figura 2. Modelo general de procesos.
Fuente: Términos de referencia.
De acuerdo con el modelo general de procesos, se realizó la identificación de los principales procesos
que realiza el Pp E404U07:
1. Otorgamiento de becas educativas.
2. Otorgamiento de estímulos educativos.
3. Otorgamiento de créditos educativos.
La identificación de los principales procesos fue conforme al estudio y el análisis de la siguiente
normatividad:
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora (B.O. No. 9, Sección II, de
fecha 29 de enero de 2018).
35
Reglamento interior del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora (B.O. No. 17,
Sección II, de fecha 28 de febrero de 2019).
Manual de organización del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Asimismo, como parte del proceso de estudio y análisis de la normatividad referida, se puede observar
que existe alineación y congruencia entre las facultades otorgadas por la Ley de creación del Instituto las
atribuciones reglamentarias y las funciones establecidas en el Manual de Organización.
Por otra parte, el estudio y análisis de los principales procesos no contempló el Manual de Procedimientos
del Instituto, toda vez que dicho manual actualmente se encuentra en proceso de elaboración y
aprobación, conforme al nuevo marco jurídico del Instituto, el cual conlleva a la fusión institucional que la
Ley No. 275 prevé al respecto.
A continuación, se presenta la identificación de los principales procesos en congruencia con el modelo
general de procesos:
36
Tabla 2. Identificación de los principales procesos.
Modelo General de Procesos
(TdR) Proceso Subproceso
Tipo de Subproceso / Función
Órganos y Unidades Administrativas Productos Fundamento Normativo
1. Planeación
Otorgamiento de Becas
Educativas
Programa Institucional Sustantivo Dirección General y Junta Directiva Programa
Institucional Aprobado
Art. 27, Fracc.IV y XIII Ley 275
Políticas, Lineamientos Generales y Normatividad
Adjetivo Junta Directiva
Política y Normatividad Institucional Aprobada
Art. 12, Fracc.III, V y X Ley 275. Art. 11, 14
Fracc. III R.I.
Otorgamiento de Estímulos Educativos
Estructura Orgánica Adjetivo Junta Directiva Estructura Orgánica Aprobada
Art. 12, Fracc.XI, Ley 275
Programas de Becas, Estímulos y Créditos
Educativos Sustantivo
Dirección General y Dirección de Becas y Crédito
Programas de becas, estímulos
y créditos educativos Aprobados
Art. 27, Fracc.VIII y Art. 28 Fracc. XIV, XV y XVIII Ley 275. Art. 38, Fracc. I. Art. 42,
Fracc. I R.I.
Otorgamiento de Créditos Educativos
Proyectos y Programas de Presupuesto
Adjetivo Junta Directiva Proyecto de Presupuesto
Aprobado
Art. 12, Fracc. IV, 27, Fracc. V, XIII, Ley 275
2. Difusión
Otorgamiento de Becas
Educativas
Difusión de los programas de becas, estímulos y
créditos educativos Sustantivo
Dirección General; Dirección de Becas y Crédito; Subdirección de Operaciones y
Vinculación
Programas de Difusión,
Convocatorias Públicas.
Art. 27, Fracc. VIII, 28, Fracc. XV, 41, 42, 43 y
51, Ley 275; Art. 38 Fracc. X, XIV y XV, 42, Fracc. IV, V y VIII R.I.
Otorgamiento de Estímulos Educativos
Otorgamiento de Créditos Educativos
3. Solicitud de Apoyos
Otorgamiento de Becas
Educativas
Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación
de Becas Educativas
Sustantivo
Junta Directiva; Comité de Becas y Crédito; Dirección General; Dirección de
Becas y Crédito; Subdirección de Operaciones y Vinculación; Subdirección
de Evaluación y Asignación de Beneficiarios.
Solicitudes recibidas y registradas.
Art. 12, Fracc. XXVI, 27, Fracc IX, 28,
Fracc. XIII, 38 al 48, Ley 275. Art. 14,
Fracc. I, 38, Fracc. I, 42, Fracc. II, 43,
Fracc. III, IV y V R.I.
Otorgamiento de Estímulos Educativos
Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación de Estímulos Educativos
Otorgamiento de Créditos Educativos
Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación de Créditos Educativos
37
Modelo General de Procesos
(TdR) Proceso Subproceso
Tipo de Subproceso / Función
Órganos y Unidades Administrativas Productos Fundamento Normativo
4. Selección de Beneficiarios
Otorgamiento de Becas
Educativas
Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación
de Becas Educativas
Sustantivo
Junta Directiva; Comité de Becas y Crédito; Dirección General; Dirección de
Becas y Crédito; Subdirección de Evaluación y Asignación de Beneficiarios.
Alumnos Seleccionados
conforme a criterios y requisitos
establecidos.
Art. 12, Fracc. XXVI, 27, Fracc IX, 28,
Fracc. XIII, 38 al 48, Ley 275. Art. 14,
Fracc. I, 38, Fracc. I, 43, Fracc. I y VIII R.I.
Otorgamiento de Estímulos Educativos
Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación de Estímulos Educativos
Otorgamiento de Créditos Educativos
Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación de Créditos Educativos
5. Producción de Bienes y Servicios Otorgamiento
de Becas Educativas
Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación
de Becas Educativas Sustantivo
Junta Directiva; Comité de Becas y Crédito; Dirección General; Dirección de
Becas y Crédito; Subdirección de Evaluación y Asignación de Beneficiarios; Subdirección de Integración de Pagos a
Beneficiarios.
Becas Educativas Otorgadas
Art. 12, Fracc. XXVI, 27, Fracc IX, 28,
Fracc. XIII, 38 al 48, Ley 275; Art. 14,
Fracc. I, 38, Fracc. I, 43, Fracc. I y II, 44,
Fracc. I, II,III y IV R.I.
6. Distribución de Bienes y Servicios
Resguardo y Control de la Documentación
Adjetivo Dirección de Becas y Crédito;
Subdirección de Evaluación y Asignación de Beneficiarios.
Expediente físico y/o electrónico del beneficiario
Art. 28, Fracc. I y VI, Ley 275; Art. 38,
Fracc. XIII, 46, Fracc. VI R.I.
7. Entrega de Apoyos
Otorgamiento de Estímulos Educativos
Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación de Estímulos Educativos
Sustantivo
Junta Directiva; Comité de Becas y Crédito; Dirección General; Dirección de
Becas y Crédito; Subdirección de Evaluación y Asignación de Beneficiarios; Subdirección de Integración de Pagos a
Beneficiarios.
Estímulos Educativos Otorgados
Art. 12, Fracc. XXVI, 27, Fracc IX, 28,
Fracc. XIII, 38 al 48, Ley 275; Art. 14,
Fracc. I, 38, Fracc. I, 43, Fracc. I y II, 44,
Fracc. I, II,III y IV R.I.
Resguardo y Control de la Documentación
Adjetivo Dirección de Becas y Crédito;
Subdirección de Evaluación y Asignación de Beneficiarios.
Expediente físico y/o electrónico del beneficiario
Art. 28, Fracc. I y VI, Ley 275; Art. 38,
Fracc. XIII, 46, Fracc. VI R.I.
38
Modelo General de Procesos
(TdR) Proceso Subproceso
Tipo de Subproceso/ Función
Órganos y Unidades Administrativas Productos Fundamento Normativo
5. Producción de Bienes y Servicios
Otorgamiento de Créditos Educativos
Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación de Créditos Educativos
Sustantivo
Junta Directiva; Comité de Becas y Crédito; Dirección General; Dirección de
Becas y Crédito; Subdirección de Evaluación y Asignación de Beneficiarios; Subdirección de Integración de Pagos a
Beneficiarios.
Créditos Educativos Otorgados
Art. 12, Fracc. XXVI, 27, Fracc IX, 28,
Fracc. XIII, 38 al 48, Ley 275; Art. 14,
Fracc. I, 38, Fracc. I, 43, Fracc. I y II, 44,
Fracc. I, II,III y IV R.I.
6. Distribución de Bienes y Servicios
Cartera, Cobranza, Reestructura y
Recuperación de Créditos Sustantivo
Comité de Administración de Cartera, Cobranza y Quebrantos; Dirección
General; Dirección de Becas y Crédito; Subdirección de Cartera.
Créditos en cartera,
reestructurados, cobrados y
recuperados.
Art. 22, Ley 275; Art. 19, 22, Fracc. I y II, 38, Fracc. XIX, XX y
XXI, 45, Fracc. I,II, IV, V y VI R.I.
7. Entrega de Apoyos
Resguardo y Control de la Documentación
Adjetivo Dirección de Becas y Crédito;
Subdirección de Evaluación y Asignación de Beneficiarios.
Expediente físico y/o electrónico del beneficiario
Art. 28, Fracc. I y VI, Ley 275; Art. 38,
Fracc. XIII, 46, Fracc. VI R.I.
8. Seguimiento a Beneficiarios y Monitoreo de
Apoyos
Otorgamiento de Becas
Educativas
Seguimiento a Beneficiarios
Sustantivo Dirección de Becas y Crédito; Dirección
de Gestión Financiera
Programa de Seguimiento y
Expediente físico y/o electrónico del beneficiario
Art. 38, Fracc. XXVI, 39, Fracc. V R.I.
Otorgamiento de Estímulos Educativos
Otorgamiento de Créditos Educativos
Fuente: Elaboración propia con base en la normatividad del Instituto.
39
II. Diseño metodológico y estrategia del trabajo de campo
40
II. Diseño metodológico y estrategia del trabajo de campo
En este apartado se presenta el marco metodológico que se aplicó en la evaluación de procesos del programa
presupuestario E404U07 “Becas y Apoyos para la Educación”. En primer lugar, se definen los objetivos de la
evaluación mismos que fueron planteados en Términos de Referencia (TdR) de la evaluación de procesos.
Asimismo, se desarrollan los pasos seguidos por el evaluador para realizar el análisis de gabinete y el trabajo
de campo durante la evaluación.
Es importante señalar que el diseño metodológico y la estrategia del trabajo de campo, exhibidos en el
presente documento, requirieron de la validación por parte del área requirente antes de ser implementada,
misma que contiene lo siguiente:
1. La muestra propuesta (con su matriz analítica).
2. Los instrumentos de recolección de información a aplicar.
3. El cronograma de actividades.
4. Agenda del trabajo de campo.
5. Los formatos de consentimiento.
2.1 Objetivos
2.1.1 Objetivo general
Realizar un análisis sistemático de la gestión operativa del Pp E404U07 “Becas y Apoyos para la Educación”
que permita estimar si dicha gestión cumple con lo necesario para el logro de las metas y propósito del
programa, así como hacer recomendaciones que permitan la instrumentación de mejoras.
2.1.2 Objetivos específicos
Describir la gestión operativa del Programa mediante sus procesos, en los distintos niveles de
desagregación geográfica donde se lleva a cabo.
Identificar y analizar los problemas o limitantes, tanto normativos como operativos, que obstaculizan
la gestión del Programa, así como las fortalezas y buenas prácticas que mejoran la capacidad de
gestión del mismo.
41
Analizar si la gestión y la articulación de los procesos contribuyen al logro del objetivo del Programa.
Elaborar recomendaciones generales y específicas que el Programa pueda implementar, tanto a nivel
normativo como operativo.
2.2 Diseño metodológico
De acuerdo con los TdR, la evaluación de procesos es un estudio de carácter cualitativo que, a través de
diversas estrategias de corte analítico, busca establecer y explicar las interacciones que son la condición de
posibilidad de los resultados en la gestión del Pp “Becas y Apoyos para la Educación”. El enfoque cualitativo,
pretende la comprensión profunda de procesos sociales, sus dinámicas y estructuras, así como de su relación
con los resultados observables de la interacción entre los distintos elementos que componen el Programa
presupuestario.
Asimismo, la evaluación de procesos permite identificar de manera general la operación del Programa
presupuestario, las diferencias que se presenten entre cada uno de los casos observados y la descripción en
detalle al proceso general del Programa presupuestario.
En este sentido, la evaluación de procesos del Programa presupuestario, implicó la realización de análisis de
gabinete y trabajo de campo mediante el análisis cualitativo y cuantitativo de los procesos en la práctica.
En el desarrollo, se utilizaron diversos instrumentos que permitieron la adecuada recolección de información
para identificar y valorar la forma en que se ejecutan los procesos, subprocesos, y en su caso macroprocesos,
que integran la operación del Pp E404U07, así como su contexto institucional y organizacional, identificando
si su ejecución contribuye al logro de objetivos.
2.2.1 Análisis de gabinete
Para llevar a cabo el análisis de gabinete se realizó una revisión sobre la problemática que atiende el Pp
E404U07, así como del contexto en el que opera, contemplando el contexto nacional, estatal, institucional,
operativo y normativo. Para obtener la información se realizó una solicitud de información al Instituto de Becas
y Crédito Educativo del Estado de Sonora, responsable del Programa presupuestario.
42
En el estudio de gabinete se realizó el acopio, organización, sistematización y valoración de la información
proporcionada por parte del Instituto, además de lo indagado por el equipo evaluador, dicho análisis incluyó
la valoración de la siguiente información:
1. La problemática que pretende atender (objetivo, población potencial, objetivo, atendida).
2. El contexto general del programa (las condiciones en las que opera).
3. La identificación de los principales procesos en la normatividad vigente.
Además, el análisis de gabinete proveyó la información para identificar los puntos clave de la operación, los
actores relevantes que intervienen, así como para mapear el proceso general de implementación del
Programa presupuestario y cada uno de sus elementos, identificándose los principales procesos:
1. Otorgamiento de becas educativas.
2. Otorgamiento de estímulos educativos.
3. Otorgamiento de créditos educativos.
Por otra parte, el trabajo de campo se realizó bajo el enfoque cualitativo y cuantitativo, que a continuación se
describe.
2.2.2 Análisis cualitativo
La investigación cualitativa puede definirse como la conjunción de ciertas técnicas de recolección, modelos
analíticos normalmente inductivos y teorías que privilegian el papel de los actores y en las que el investigador
se involucra personalmente en el proceso de acopio. La investigación cualitativa involucra el acopio, análisis
y la interpretación de datos que no son objetivamente evaluables. Su objetivo no es definir la distribución de
variables, sino establecer las relaciones y significados de su objeto de estudio. Generalmente recurre a
técnicas como entrevistas, encuestas y estudios de caso para obtener respuestas de fondo, comprender
mejor las actitudes, creencias, el comportamiento de los individuos y reforzar resultados.
La perspectiva cualitativa de la investigación intenta acercarse a la realidad social a partir de la utilización de
datos no cuantitativos. El término cualitativo implica un énfasis en los procesos y en los significados que, a
diferencia de los cuantitativos, no son rigurosamente examinados o medidos en términos de cantidad,
intensidad o frecuencia.
43
El proceso de investigación cualitativa es un proceso de descubrimiento mientras que el proceso de
investigación cuantitativa busca pruebas. En ese sentido, el instrumento a utilizar para llevar a cabo nuestro
proceso de investigación cualitativa será el de la aplicación de entrevistas semi-estructuradas.
2.2.2.1 Entrevistas semi-estructuradas
La entrevista semi-estructurada es aquella en la que el evaluador se prepara con una guía de preguntas
abiertas base conforme a la información que se desea obtener del entrevistado y que al momento de la
entrevista se alternan con otras de manera espontánea. Esto permite un análisis más robusto por parte del
evaluador, ya que puede realizar un comparativo homologado de la información obtenida y a la vez
profundizar en algo específico conforme al perfil y disponibilidad del entrevistado, creándose un ambiente de
confianza que permite mayor libertad y flexibilidad en la obtención de información.
Asimismo, la entrevista semi-estructurada es una técnica empleada en la investigación científica que permite
abordar diversos temas de interés para la investigación propuesta, captando las creencias, opiniones, valores
y conocimientos del entrevistado, que de otra manera no podrían ser asequibles pues no son observables.
El instrumento de entrevista semi-estructurada diseñado para la presente evaluación se relaciona en el
apartado “Productos del Entregable 1”, que se incluye en este documento.
Por último, la entrevista semi-estructurada como método cualitativo que se empleará para el levantamiento
de información en campo y su análisis, complementa el análisis de gabinete y facilitará, en la siguiente etapa
(análisis cuantitativo), la interpretación de los resultados de la encuesta cuantitativa dirigida a beneficiarios
del Pp E404U07.
2.2.2.2 Grupos focales
Esta técnica de acopio de datos busca contrastar la información obtenida de manera individual en las
entrevistas semiestructuradas, pero de manera grupal con los distintos actores involucrados en la operación
del Programa presupuestario. Los grupos focales se utilizan con frecuencia en las investigaciones cualitativas
en las que los participantes expresan sus opiniones sobre los temas o preguntas realizadas por el evaluador
de manera libre. De esta manera se enriquece la información obtenida en las entrevistas semi-estructuradas,
al generar opiniones y un debate de ideas respecto al proceso abordado.
44
2.2.3 Análisis cuantitativo
En lo que concierne al análisis cuantitativo, con la finalidad de contar con datos a mayor escala, y toda vez
que en el análisis de gabinete se ha procesado diversa información institucional asociada al Pp E404U07, el
equipo evaluador consideró pertinente llevar a cabo la aplicación de encuestas en línea y/o vía telefónica a
los beneficiarios del Programa presupuestario, permitiendo con ello, identificar caracterizaciones generales
de los factores relacionados a la efectividad en la implementación de los procesos del Pp.
Es importante señalar, que el diseño del instrumento cuantitativo (encuesta en línea), se desarrolló una vez
que se tuvieron los resultados que arrojó la estrategia de campo (entrevista semi-estructurada y grupos
focales), con la finalidad de que el análisis cuantitativo contribuya integralmente en confirmar y/o
complementar los hallazgos identificados en el análisis de gabinete y el trabajo de campo.
2.2.4 Procesamiento y análisis de la información
El desarrollo del análisis consistió en el procesamiento de la información recopilada a través del trabajo de
campo y para ello se tuvo como base la batería de preguntas y temas guía de los Términos de Referencia
para la evaluación de procesos emitidos por el CONEVAL en el año 2013, con el fin de profundizar en el
estudio de cada uno de los procesos. Las preguntas permitieron llevar a cabo de una manera estructurada el
acopio, procesamiento y análisis de la información.
45
Tabla 3. Preguntas guía para el desarrollo del análisis.
Proceso Preguntas guía para el desarrollo del análisis
Planeación ¿La planeación estratégica es el resultado de un ejercicio institucionalizado que involucra a los actores clave de la gestión del programa?
(planeación estratégica, programación y presupuesto)
¿Existe un documento resultado de la planeación estratégica? ¿Es claro, difundido y accesible? ¿En qué medida es utilizado para guiar la operación del programa?
¿La planeación está vinculada con el cumplimiento de los componentes del programa?
¿La planeación establece indicadores para medir los avances en las metas establecidas? ¿Las metas son factibles pero están orientadas a impulsar el desempeño?
Difusión del programa
¿La estrategia de difusión es adecuada para llegar a la población objetivo del programa?
¿Los medios utilizados, el lenguaje y el contenido de los mensajes son pertinentes? Deberá considerarse si también se transmiten en las lenguas indígenas de cada región donde opera el programa.
Solicitud de apoyos
¿Existe un proceso claro, imparcial y explícito por medio del cual solicitar la afiliación o la entrega del bien y/o el servicio?
¿Los requisitos para solicitar el apoyo se presentan de manera clara y completa?
¿Los puntos de recepción de solicitudes son accesibles y suficientes?
¿Existen mecanismos estandarizados para recibir y revisar la documentación entregada, así como registrar y dar trámite a las solicitudes?, ¿son adecuados estos mecanismos?
En caso de programas que apoyen la realización de proyectos, ¿se brinda asesoría para la presentación de los proyectos?, de ser así, ¿es pertinente esta asesoría?
Selección de beneficiarios
¿Existe una metodología o método para la selección de beneficiarios y/o proyectos? ¿La metodología utilizada cuenta con criterios de selección y elegibilidad claros, estandarizados y sistematizados?
¿La selección de beneficiarios y/o proyectos es un proceso transparente e imparcial? ¿El resultado de la selección es público?
¿Existe información que permita conocer quiénes reciben los apoyos del programa (padrón de beneficiarios)? ¿Qué información integra dicho padrón? ¿Existen mecanismos para validar y actualizar el padrón de beneficiarios?, ¿estos mecanismos son pertinentes?
Producción de bienes y/o servicios
¿Se cuenta con los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos suficientes?
¿El programa tiene mecanismos para estimar los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos necesarios de acuerdo con la posible demanda?, ¿es adecuado este mecanismo?
Los tipos de apoyo que entrega el programa, ¿están estandarizados, es decir, son utilizados por todas las instancias ejecutoras?
Distribución de apoyos
¿Los servicios que ofrece el programa llegan completos y en tiempo al beneficiario?
¿Cuáles son las actividades que se realizan durante el proceso de entrega de apoyos y qué áreas o dependencias intervienen en el desarrollo de dichas actividades?
46
Proceso Preguntas guía para el desarrollo del análisis
Entrega de apoyos
¿El programa cuenta con los mecanismos para verificar que los apoyos se entreguen de acuerdo con lo establecido en la normatividad específica y lleguen a la población que debe ser beneficiada?, ¿estos mecanismos son adecuados?
¿Los puntos de entrega de apoyos son cercanos a los beneficiarios y de fácil acceso? ¿Se considera que son suficientes? ¿por qué?
¿Existe, de manera sistematizada, un documento que dé cuenta de los resultados de supervisión y entrega de apoyos?, ¿este documento es adecuado?, ¿los resultados se utilizan para implementar mejoras en la operación del programa?
¿Existen procedimientos estandarizados que verifiquen el cumplimiento de la corresponsabilidad u obligatoriedad por parte de los beneficiarios?
Seguimiento a beneficiarios y monitoreo
de apoyos
¿El programa tiene mecanismos para verificar el procedimiento de seguimiento a los beneficiarios que permitan identificar si los apoyos son utilizados de acuerdo con lo establecido? ¿Cómo se implementa el mecanismo?, ¿es adecuado?
¿Existen procedimientos estandarizados que verifiquen el cumplimiento de la corresponsabilidad u obligatoriedad por parte del beneficiario?
¿El programa tiene mecanismos para identificar si se cumple el Propósito? ¿Son suficientes y pertinentes?
Contraloría Social y satisfacción del usuario
¿Existen mecanismos para conocer la satisfacción del beneficiario respecto de los servicios que ofrece el programa?, ¿son adecuados estos mecanismos?
¿Existe evidencia para afirmar que las quejas y sugerencias que brindan los beneficiarios son utilizadas para la mejora continua del programa?
Monitoreo y evaluación
¿Existen mecanismos de monitoreo y evaluación? ¿son adecuados estos mecanismos?
¿Existe evidencia para afirmar que el programa realiza monitoreo y evaluaciones al programa?
¿Existe evidencia para afirmar que se utiliza los resultados del monitoreo y las evaluaciones en la toma de decisiones?
Fuente: Batería de preguntas y temas guía de CONEVAL.
2.2.5 Estrategia del trabajo de campo
Para realizar el análisis cualitativo y cuantitativo se realizaron entrevistas semi-estructuradas de manera
individual con cada uno de los servidores públicos involucrados en la operación del Programa presupuestario.
Asimismo, se realizaron entrevistas a grupos focales conforme a la identificación de los principales procesos,
con el objetivo de recopilar información sobre la operatividad.
Otorgamiento de becas educativas.
Otorgamiento de estímulos educativos.
Otorgamiento de créditos educativos.
47
Por otra parte, para el análisis cuantitativo se aplicó una encuesta en línea y vía telefónica a los beneficiarios,
con el fin de conocer sus opiniones con respecto a la operatividad del Programa presupuestario.
2.2.5.1 Muestra de actores y áreas clave en la gestión del programa
En este sentido, para las entrevistas semi-estructuradas individuales se determinó como muestra principal
del estudio la totalidad de actores y áreas clave en la gestión operativa.
Asimismo, los grupos focales se definieron tomando en cuenta los tres principales procesos y todas aquellas
áreas y actores involucradas por proceso, destacando como una de las áreas sustantivas en el proceso la
Dirección de Becas y Crédito.
Tabla 4. Áreas y actores clave en la gestión del programa.
Áreas Actores clave Objetivo
Dirección General Directora General Dirigir y controlar el óptimo funcionamiento del Instituto y
ejecutar los acuerdos y disposiciones de la Junta
Directiva, en lo relativo a tramitar, otorgar, negar y
cancelar becas, estímulos y créditos educativos.
Dirección de Becas y
Crédito
Director de Becas y
Crédito
Implementar y promover los programas de becas,
estímulos educativos y crédito educativo del
Instituto; coordinar la atención y evaluación de las
solicitudes de la comunidad estudiantil y sociedad en
general; coordinar la asignación, calendarización y
correcta entrega de recursos a los beneficiarios;
supervisar la recuperación de los créditos educativos
otorgados, atendiendo a la normatividad que le es
aplicable.
Dirección de Gestión
Financiera
Director de Gestión
Financiera
Promover y fortalecer el posicionamiento del Instituto
mediante la difusión de sus servicios a nivel
local, nacional e internacional, para captar recursos
económicos que permitan aumentar el número de
estudiantes sonorenses beneficiados con este tipo de
financiamiento, atendiendo en todo momento, la
normatividad que le es aplicable.
Dirección de
Administración
Director de
Administración
Administrar los recursos humanos, financieros, materiales
y de servicios, para el cumplimiento de
los objetivos y metas sustantivas del Instituto, atendiendo
en todo momento a la normatividad que le es aplicable.
Fuente: Elaboración propia con base en el Manual de Organización.
48
Tabla 5. Entrevistas semi-estructuradas a actores clave y grupos focales.
Área Actores claves Número de
entrevistas
Grupos
focales
Dirección General Dirección General.
Titular de la Unidad de Transparencia. 2 0
Dirección de Becas y
Crédito
Dirección de Becas y Crédito.
Subdirección de Operaciones y Vinculación.
Subdirección de Evaluación y Asignación de
Beneficiario.
Subdirección de Integración y Pagos a
Beneficiarios.
Subdirección de Cartera.
Coordinación de Extensión Obregón.
Coordinación de Extensión Nogales.
7 1
Dirección de Gestión
Financiera Dirección de Gestión Financiera. 1 0
Dirección de
Administración
Dirección de Administración.
Subdirección de Planeación.
Subdirección de Desarrollo Organizacional.
Subdirección de Infraestructura y Tecnologías de
la Información.
Subdirección de Contabilidad y Finanzas.
5 1
Fuente: Elaboración propia con base en el Manual de Organización.
2.2.5.2 Muestra de beneficiarios del programa
El Pp en el período 2018-2019 ha beneficiado a un total de 52,825 personas con el otorgamiento de becas,
estímulos y créditos educativos. Para determinar la muestra se utilizó un nivel de confianza de 95% y un
margen de error de 5%, dando como resultado una muestra de 381 beneficiarios a dividirse por nivel
educativo, regiones y sexo.
Tabla 6. Muestra de beneficiarios del programa.
Tipo de apoyo
Total de beneficiarios
Muestra Mujeres Muestra Hombres Muestra
Becas 37,346 270 20,219 146 17,127 124
Estímulos 6,942 50 4,283 31 2,659 19
Créditos 8,487 61 4,635 33 3,852 28
Total 52,775 381 29,137 210 23,638 171
Fuente: Elaboración propia con base en información del padrón de beneficiarios.
49
Tabla 7. Muestra de beneficiarios del programa por nivel educativo.
Nivel educativo
Becas Estímulos Créditos
Total de beneficiarios
Muestra Total de
beneficiarios Muestra
Total de beneficiarios
Muestra
Preescolar 1,277 9 1 0 0 0
Primaria 21,896 158 4,796 35 1,868 14
Secundaria 11,162 81 1,914 14 1,016 7
Bachillerato 1,812 14 58 0 351 3
Terminal técnico 21 0 0 0 44 0
Licenciatura 1,087 8 104 1 5,012 37
Especialidad 1 0 3 0 15 0
Curso de capacitación 0 0 50 0 19 0
Maestría 67 0 13 0 138 0
Doctorado 23 0 3 0 24 0
Total 37,346 270 6,942 50 8,487 61
Fuente: Elaboración propia con base en información del padrón de beneficiarios.
Tabla 8. Muestra de beneficiarios del programa por regiones.
Regiones
Becas Estímulos Créditos
Total de beneficiarios
Muestra Total de
beneficiarios Muestra
Total de beneficiarios
Muestra
Desierto 1,732 15 494 5 285 2
Río Altar 519 6 42 0 43 0
Frontera Centro 1,874 16 279 3 427 3
Frontera Norte 1,192 11 242 3 153 1
Río Sonora y San Miguel 2,097 15 108 2 96 1
Sierra Alta 1,580 11 38 0 49 0
Hermosillo 7,838 57 1,846 14 4,383 32
Centro 519 4 4 0 11 0
Sierra Centro o Sierra 700 5 8 0 12 0
Guaymas-Empalme 2,274 16 385 3 310 2
Yaqui – Mayo 13,865 100 2,672 19 2,687 20
Sierra Sur o Sierra Baja 2,031 14 139 1 31 0
Otros Estados 1,125 0 685 0 0 0
Total 37,346 270 6,942 50 8,487 61
Fuente: Elaboración propia con base en información del padrón de beneficiarios.
50
2.2.5.3 Instrumentos para recolectar la información
Los instrumentos de recolección de información que se utilizaron en el trabajo de campo fueron la entrevista
semi-estructurada y grupos focales dirigidos a los servidores públicos involucrados en la operación y la
encuesta dirigida a los beneficiarios, con el objetivo de que contribuya integralmente en confirmar y/o
complementar los hallazgos identificados en el análisis de gabinete y el trabajo de campo.
Para la entrevista semi-estructurada se utilizó como referencia la batería de preguntas y temas guía, la guía
temática de entrevistas a profundidad y la guía temática de entrevista semi-estructurada de los Términos de
Referencia para la evaluación de procesos emitidos por el CONEVAL en el año 2013.
Tabla 9. Temas generales cubiertos en la entrevista.
Proceso Temas generales
Planeación
Elaboración del plan estratégico.
Planeación y cumplimiento de objetivos.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Difusión
Características de difusión.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Solicitud de apoyos
Mecanismos de solicitud de apoyos.
Puntos de recepción de entrega de solicitudes.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Selección de beneficiarios
Procedimiento de selección.
Padrón de beneficiarios.
Comunicado de incorporación al programa al beneficiario.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Producción de servicios
Obtención de apoyos.
Transferencia de recursos.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
51
Proceso Temas generales
Distribución de apoyos
Descripción de los mecanismos por los cuales se envía el apoyo a los puntos de entrega.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Entrega de apoyos
Descripción de los mecanismos por los cuales se entregan los apoyos a los beneficiarios.
Corresponsabilidad.
Punto de entrega del apoyo.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Seguimiento a beneficiarios posterior a la
entrega
Descripción de mecanismos para el seguimiento de beneficiarios posterior a la entrega.
Cobertura.
Contacto con el beneficiario.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Fuente: Términos de referencia para la evaluación de procesos emitidos por el CONEVAL en el año 2013.
A continuación, se presentan los cuestionarios utilizados para las entrevistas semi-estructuradas, tanto para
los actores clave como para los grupos focales. Asimismo, se presenta la encuesta dirigida a los beneficiarios
del Pp E404U07.
52
Cuestionario guía para entrevista semi-estructurada para actores claves.
Nombre:
Unidad administrativa:
Cargo:
Antigüedad en el cargo:
Correo electrónico:
Teléfono:
1 Describa de manera general en que consiste su cargo y cuáles son sus funciones.
2 Describa de manera específica cuál es su participación en el proceso de otorgamiento de becas,
estímulos educativos y créditos.
3 ¿Considera que existen procedimientos claros y estandarizados para realizar sus funciones? De
contestar no, ¿Por qué?, de contestar si, indicar el documento que contiene los procedimientos
mencionados.
4 ¿Considera que los recursos, humanos, financieros, materiales y tecnológicos son suficientes para
realizar sus funciones?
5 ¿Las funciones que realiza en cuales de los siguientes procesos las cataloga?
a) Planeación
b) Difusión
c) Solicitud de apoyos
d) Selección de beneficiarios
e) Producción de bienes y servicios
f) Distribución de apoyos
g) Entrega de apoyos
h) Seguimiento de beneficiarios posterior a la entrega
i) Satisfacción del usuario
j) Monitoreo y evaluación
6 ¿Existen documentos normativos que regulen las actividades que realiza?
7 ¿Qué áreas intervienen en el proceso que realiza?
8 ¿Considera que existe una adecuada coordinación entre las áreas que intervienen en el proceso?
9 ¿Existe un sistema informático que sistematice el proceso que realiza?
10 ¿El proceso que realiza aporta al cumplimiento con los objetivos del Instituto y de la planeación
estatal? ¿De qué manera?
11 ¿Existen indicadores que permitan medir el avance de las metas y el impacto del producto final del
proceso que realiza? ¿Cuáles son?
12 ¿Con que frecuencia recibe capacitación? ¿Cuál fue la fecha en que recibió su última capacitación?
13 ¿Cuáles son los principales cuellos de botella que identifica en el proceso que realiza?
14 ¿Existen buenas prácticas en la realización del proceso?
15 ¿Conoce usted el programa presupuestario en el que interviene su proceso?
53
Cuestionario guía para entrevista semi-estructurada para grupos focales.
Las preguntas fueron respondidas por los actores clave por cada tipo de proceso, lo que permitió identificar
las áreas de oportunidad en capa etapa del Pp E404U07.
Nombre:
Unidad administrativa:
Cargo:
Antigüedad en el cargo:
Correo electrónico:
Teléfono:
1 En su opinión ¿Cuáles son las áreas de oportunidad que identifica en la normatividad que regula la
gestión y operación del programa?
2 En lo que se refiere a los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos para realizar su
proceso ¿Cuáles considera son los principales desafíos?
3 ¿Cuáles son los factores que intervienen en el proceso que realiza de manera negativa?
4 Mencione los cuellos de botella de los procesos que intervienen para la realización del proceso del
que usted forma parte.
5 ¿Cuáles son las áreas de oportunidad de identifica de manera general en la gestión y operación del
programa?
6 ¿Cuáles son las actividades que considera como buenas prácticas en la gestión y operación del
programa?
7 ¿Existen mecanismos que permitan instrumentar mejoras al programa, contemplando el
desempeño de las áreas involucradas, así como el seguimiento y satisfacción de los usuarios?
8 ¿Considera que existe una adecuada coordinación entre las áreas involucradas en la gestión
operativa del programa, así como en cada proceso de manera particular?
9 ¿Qué propone para mejorar el proceso que realiza?
10 ¿Qué propone en términos generales para mejorar la gestión operativa del programa para
posteriores ejercicios?
54
Encuesta en línea para los beneficiarios
Tipo de apoyo recibido:
Genero:
Nivel educativo cursado en ciclo 2018-2019:
Municipio de origen del beneficiario:
Instrucciones: Para cada pregunta, favor de señalar la respuesta que corresponda. 1.- ¿Cómo se enteró de los programas de becas, estímulos educativos y/o crédito educativo?
Respuestas: a) Página electrónica del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
b) Redes sociales. (Facebook, Twitter, Instagram)
c) Medios masivos de comunicación (Periodico, radio, televisión)
d) Institución académica.
e) Evento masivo (Expo, feria, evento de gobierno)
f) Otro: ______________________
2.- ¿Considera usted que el tramite para la solicitud de beca, estímulo o crédito educativo, según sea el caso,
es accesible, entendible y rápido?
Respuestas: a) Si
b) No
En caso de haber respondido NO en la pregunta anterior, favor de mencionar el inconveniente que se le presentó
al realizar el trámite:
3.- Una vez concluido el trámite de solicitud ¿Se le dio respuesta a su solicitud en el tiempo establecido?
Respuestas: a) Si
b) No
4.- ¿ Considera usted que el apoyo otorgado ha contribuido a?:
Respuestas: a) Ingresar a institucion educativa.
b) Permanecer estudiando.
c) Concluir nivel educativo.
d) a y b
e) b y c
f) a, b y c
5.- ¿Qué tan satisfecho se siente con la atención que recibe por parte del Instituto de Becas y Crédito Educativo
del Estado de Sonora?
Respuestas: a) Muy satisfecho
b) Satisfecho
c) Poco satisfecho
d) Nada satisfecho
6. ¿Qué nos sugiere para mejorar la operación de los servicios que brinda el Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de Sonora?
55
2.2.5.4 Cronograma de actividades
Tabla 10. Actividades, fechas y responsabilidades trabajo de campo.
Actividad Fecha Responsable
1. Diseño de instrumentos de recolección de información. 17-27 septiembre EVALUADOR
2. Programación de entrevistas, grupos focales y encuestas a beneficiarios.
23-27 septiembre IBCEES/EVALUADOR
3. Diseño de base de datos para procesamiento y generación de resultados de información de campo
23 septiembre - 4 octubre
EVALUADOR
4. Aplicación de instrumentos de recolección de información de campo
30 septiembre - 6 diciembre
EVALUADOR
5. Captura, procesamiento y generación de resultados de la información de campo
4 noviembre - 6 diciembre
EVALUADOR
56
2.2.5.5 Agenda del trabajo de campo
Tabla 11. Agenda para entrevistas semiestructuradas.
FE
CH
AE
NT
RE
VIS
TA
DO
RÁ
RE
AE
NT
RE
VIS
TA
DO
INS
TR
UM
EN
TO
DE
RE
CO
LE
CC
IÓN
DU
RA
CIÓ
N D
E
EN
TR
EV
IST
AL
UG
AR
30
/09
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N G
EN
ER
AL
CH
RIS
TIA
N A
LB
ER
TO
AR
EL
LA
NO
LÓ
PE
Z
(Titu
lar
de
la
Un
ida
d d
e T
ran
sp
are
ncia
)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
01
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E B
EC
AS
Y
CR
ÉD
ITO
ER
IKA
GE
OR
GIN
A M
UN
GU
ÍA R
AS
CÓ
N
(Su
bd
ire
cto
ra d
e V
incu
lació
n y
As
ign
ació
n d
e
Be
ne
ficia
rio
)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
02
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E B
EC
AS
Y
CR
ÉD
ITO
DIA
NA
LIS
ET
PA
LA
CIO
S R
OD
RÍG
UE
Z
(Su
bd
ire
cto
ra d
e O
pe
racio
ne
s y
Vin
cu
lació
n)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
02
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E B
EC
AS
Y
CR
ÉD
ITO
PA
UL
INA
TO
RÚ
A C
AS
TIL
LO
(S
ub
dir
ecto
ra d
e
Inte
gra
ció
n y
Pa
go
s a
Be
ne
ficia
rio
s)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
03
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E B
EC
AS
Y
CR
ÉD
ITO
JO
RG
E V
EL
AS
QU
EZ
AR
VA
YO
(C
oo
rdin
ad
or
de
Ext
en
sió
n O
bre
gó
n)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
Ob
reg
ón
04
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E B
EC
AS
Y
CR
ÉD
ITO
LIL
IAN
A IS
EL
A F
ÉL
IX D
UR
ÓN
(S
ub
dir
ecto
ra d
e
Ca
rte
ra)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
07
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E G
ES
TIÓ
N
FIN
AN
CIE
RA
EN
RIQ
UE
GA
ST
EL
UM
RA
MÍR
EZ
(D
ire
cto
r d
e
Ge
stió
n F
ina
ncie
ra)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
08
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E
AD
MIN
IST
RA
CIÓ
N
MÓ
NIC
A D
OJA
QU
E A
CU
ÑA
(S
ub
dir
ecto
ra d
e
De
sa
rro
llo
Org
an
iza
cio
na
l)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
09
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E B
EC
AS
Y
CR
ÉD
ITO
MA
RÍA
JU
LIE
TA
MO
LIN
A R
OD
RP
IGU
EZ
(Co
ord
ina
do
ra d
e E
xte
ns
ión
No
ga
les
)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
No
ga
les
11
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E
AD
MIN
IST
RA
CIÓ
N
JO
EL
AD
RIÁ
N A
CU
ÑA
AL
CA
RA
Z (
Su
bd
ire
cto
r d
e
Infr
ae
str
uctu
ra y
Te
cn
olo
gía
s d
e In
form
ació
n)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
11
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E
AD
MIN
IST
RA
CIÓ
N
AR
GE
NT
INA
MÉ
ND
EZ
OT
HÓ
N (
Su
bd
ire
cto
ra d
e
Co
nta
bilid
ad
y F
ina
nza
s)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
15
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E
AD
MIN
IST
RA
CIÓ
N
EN
RIQ
UE
CE
LA
DA
CH
ÁV
EZ
(S
ub
dir
ecció
n d
e
Pla
ne
ació
n)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
16
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E B
EC
AS
Y
CR
ÉD
ITO
AR
SE
NIO
HIB
RA
IN V
EG
A V
ILL
A (
Dir
ecto
r d
e
Be
ca
s y
Cré
dito
)
Ins
tala
cio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
BE
NJA
MÍN
PA
BL
OS
VA
LE
NZ
UE
LA
Cu
es
tio
na
rio
gu
ía p
ara
en
tre
vis
tas
se
mie
str
uctu
rad
as
2 h
ora
s
57
Tabla 12. Agenda para grupos focales.
FE
CH
AE
NT
RE
VIS
TA
DO
RÁ
RE
AG
RU
PO
FO
CA
LIN
ST
RU
ME
NT
O D
E
RE
CO
LE
CC
IÓN
DU
RA
CIÓ
N D
E
EN
TR
EV
IST
AL
UG
AR
EL
MA
YA
ZM
INA
AN
AY
A C
AM
AR
GO
(D
ire
cto
ra
Ge
ne
ral)
AR
SE
NIO
HIB
RA
IN V
EG
A V
ILL
A (
Dir
ecto
r d
e
Be
ca
s y
Cré
dito
)
DIA
NA
LIS
ET
PA
LA
CIO
S R
OD
RÍG
UE
Z
(Su
bd
ire
cto
ra d
e O
pe
racio
ne
s y
Vin
cu
lació
n)
ER
IKA
GE
OR
GIN
A M
UN
GU
ÍA R
AS
CÓ
N
(Su
bd
ire
cto
ra d
e V
incu
lació
n y
As
ign
ació
n d
e
Be
ne
ficia
rio
)
PA
UL
INA
TO
RÚ
A C
AS
TIL
LO
(S
ub
dir
ecto
ra d
e
Inte
gra
ció
n y
Pa
go
s a
Be
ne
ficia
rio
s)
LIL
IAN
A IS
EL
A F
ÉL
IX D
UR
ÓN
(S
ub
dir
ecto
ra d
e
Ca
rte
ra)
JO
RG
E V
EL
AS
QU
EZ
AR
VA
YO
(C
oo
rdin
ad
or
de
Ext
en
sió
n O
bre
gó
n)
MA
RÍA
JU
LIE
TA
MO
LIN
A R
OD
RP
IGU
EZ
(Co
ord
ina
do
ra d
e E
xte
ns
ión
No
ga
les
)
EL
MA
YA
ZM
INA
AN
AY
A C
AM
AR
GO
(D
ire
cto
ra
Ge
ne
ral)
EN
RIQ
UE
GA
ST
EL
UM
RA
MÍR
EZ
(D
ire
cto
r d
e
Ge
stió
n F
ina
ncie
ra)
HÉ
CT
OR
MA
NU
EL
SÁ
NC
HE
Z L
ÓP
EZ
(D
ire
cto
r
de
Ad
min
istr
ació
n)
EN
RIQ
UE
CE
LA
DA
CH
ÁV
EZ
(S
ub
dir
ecció
n d
e
Pla
ne
ació
n)
MÓ
NIC
A D
OJA
QU
E A
CU
ÑA
(S
ub
dir
ecto
ra d
e
De
sa
rro
llo
Org
an
iza
cio
na
l)
JO
EL
AD
RIÁ
N A
CU
ÑA
AL
CA
RA
Z (
Su
bd
ire
cto
r d
e
Infr
ae
str
uctu
ra y
Te
cn
olo
gía
s d
e In
form
ació
n)
AR
GE
NT
INA
MÉ
ND
EZ
OT
HÓ
N (
Su
bd
ire
cto
ra d
e
Co
nta
bilid
ad
y F
ina
nza
s)
Cu
es
tio
na
rio
gu
ía p
ara
gru
po
s fo
ca
les
3 h
ora
sIn
sta
lacio
ne
s IB
CE
ES
He
rmo
sillo
22
/10
/20
19
23
/10
/20
19
DIR
EC
CIÓ
N D
E B
EC
AS
Y
CR
ÉD
ITO
DIR
EC
CIÓ
N D
E
AD
MIN
IST
RA
CIÓ
N/G
ES
TIÓ
N
FIN
AN
CIE
RA
BE
NJA
MÍN
PA
BL
OS
VA
LE
NZ
UE
LA
58
Tabla 13. Agenda para encuestas a beneficiarios.
Período de aplicación de encuestas
14 Noviembre – 6 Diciembre
2.2.5.6 Formatos de consentimiento
A continuación, se presenta el modelo de carta de consentimiento informando que se utilizó para los actores
clave que participarán en las entrevistas semi-estructuradas.
59
BVP CONSULTING
Carta de Consentimiento para su participación en la Evaluación de Procesos del Programa E404U07
“Becas y Apoyos para la Educación”
Estimado (a) señor/señora:
Benjamín David Pablos Valenzuela está realizando la evaluación de procesos al programa presupuestario
“E404U07 Becas y Apoyos para la Educación” contratada por el Instituto de Becas y Crédito Educativo.
El objetivo de la evaluación es realizar un análisis sistemático de la gestión operativa del Programa
presupuestario que permita estimar si dicha gestión cumple con lo necesario para el logro de las metas y
propósito del programa, así como hacer recomendaciones que permitan la instrumentación de mejoras. La
evaluación se está realizando con base en una muestra seleccionada considerando a los actores clave que
participan en la gestión y operación del Pp E404U07, así como a 381 beneficiarios determinados como
muestra, con un nivel de confianza de 95% y un margen de error de 5%. Usted fue seleccionado(a) en la
muestra y es por ello que estamos solicitando su participación.
Procedimiento
Si usted acepta participar en la evaluación, ocurrirá lo siguiente:
Le haremos algunas preguntas acerca de la gestión operativa del Programa presupuestario con la finalidad
de no perder ningún detalle y poder analizar a profundidad lo aquí comentado, nos gustaría audio-grabar esta
entrevista. El audio será utilizado única y exclusivamente para esta evaluación, no será difundido o utilizado
para algún otro propósito. ¿Nos permite iniciar la grabación?
La participación en esta evaluación es absolutamente voluntaria. Usted está en plena libertad de negarse a
participar o de retirar su participación en cualquier momento. Su decisión de participar o no, no le afectará de
ninguna manera. Entonces, si alguna de las preguntas que se formulen le hicieran sentir incomodo (a), tiene
el derecho de no contestarla. En el caso de que no quiera seguir con la entrevista, nos lo hace saber y
detenemos el ejercicio.
60
Confidencialidad
Toda la información que usted nos proporcione para la evaluación será de carácter estrictamente confidencial,
será utilizada únicamente por el equipo de evaluación y no estará disponible para ningún otro propósito. Los
resultados de la evaluación serán publicados en la página de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora
dentro de la sección “Finanzas públicas”. Sin embargo, usted no quedará identificado en el informe de ninguna
forma (por nombre, puesto de trabajo, ubicación geográfica).
Contacto
Si usted tiene alguna pregunta, comentario o preocupación con respecto a la evaluación, por favor
comuníquese con el Coordinador de la Evaluación Benjamín Pablos Valenzuela a la siguiente dirección de
correo electrónico [email protected] o celular 6623280007.
Si usted acepta participar en el proyecto, le entregaremos una copia de este documento que le pedimos sea
tan amable de firmar.
61
Consentimiento para su participación en la Evaluación de Procesos del Programa (nombre del programa)
Su firma indica su aceptación para participar voluntariamente en el presente estudio.
Nombre del Participante Fecha
Firma
Nombre del Entrevistador
Fecha
Firma
Nombre del Testigo
Fecha
Firma
62
III. Descripción y análisis de los procesos del Programa
3.1 Planeación
El proceso de planeación es la primera etapa del ciclo presupuestario, además de ser el primer pilar de la
Gestión para Resultados (GpR). La planeación es concebida como un conjunto integrado de tareas que
permiten esclarecer el proceso de gestión y conducción de las organizaciones al dar cuenta de la razón de
ser de la institución, su quehacer presente y futuro. Por ello, es importante el diagnóstico de la situación
actual, esto permitirá tener claros los desafíos a los que se enfrenta, y las acciones estratégicas que se
deberán emprender para lograr los resultados esperados.
En este sentido, la planeación orientada a resultados responde a las siguientes preguntas:
¿Qué queremos?
¿Hacia dónde vamos?
¿Cómo lo lograremos?
Implica considerar el aspecto de la colaboración y coordinación necesaria para el logro de resultados.
Además, proporciona los elementos para orientar y justificar la toma de decisiones, en congruencia con la
ejecución y el seguimiento de los programas de la institución. Asimismo, la planeación como inicio de todo
proceso se vincula de manera directa con la última etapa del ciclo presupuestario y del quinto pilar de la GpR;
la evaluación, que, además, es uno de los procesos permanentes del modelo general de procesos.
Es decir, del monitoreo y evaluación se desprenden los Aspectos Susceptibles de Mejora (ASM), con la
finalidad de que los hallazgos y las recomendaciones derivadas de las evaluaciones externas, así como del
seguimiento de los programas, se identifiquen las debilidades, amenazas y áreas de oportunidad y esto se
traduzca en acciones concretas encaminadas a mejorar la gestión y operación del programa, contribuyendo
así, al cumplimiento de metas y objetivos, reflejándose lo anterior en el logro de resultados. Por tal motivo,
los ASM deben incorporarse al proceso de planeación, es así como termina y vuelve a iniciar el ciclo
presupuestario, con la valoración objetiva del desempeño del programa, a través del monitoreo de indicadores
y evaluaciones externas, que son el principal insumo para un proceso de planeación orientado a resultados.
63
3.1.1 Descripción detallada del proceso
3.1.1.1 Actividades, componentes y actores
La planeación estratégica del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora, responsable del
Pp E404U07 se desprende desde el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estatal de Desarrollo, programas
sectoriales e institucionales.
Figura 3. Planeación estratégica.
Como se mencionó anteriormente, en el apartado de la descripción del programa, el Pp E404U07 se
encuentra alineado a los objetivos nacionales y estatales, así como a los ordenamientos internacionales como
lo es la Agenda 2030.
Todo lo anterior con el fin de cumplir con la misión del Instituto “Potenciar el acceso, permanencia y conclusión
de los estudios, de las y los jóvenes sonorenses, vía otorgamiento de becas, estímulos educativos y crédito
educativo, contribuyendo al desarrollo económico y social del estado y del país” y con su visión: “Queremos
ser un Instituto solidario, eficiente y auto sostenible, líder a nivel nacional, con un portafolio de becas,
estímulos educativos y crédito educativo, que apoye a las y los estudiantes sonorenses de todos los niveles
académicos, así como a cualquier proyecto e iniciativa en materia educativa”.
Programas Institucionales
Programa Institucional del Instituto de Crédito Educativo 2016-2021
Programas Regionales
Programa Sectorial de Educación y Cultura 2016-2021
Planeación Estatal
Plan Estatal de Desarrollo 2016-2021
Planeación Nacional
Plan Nacional de Desarrollo 2019-2024
64
En este sentido, la planeación estratégica del Instituto y del Pp E404U07 se refleja en la Programa
Institucional, definido por la Ley de Planeación del Estado de Sonora como “El Instrumento que condensa los
proyectos y acciones que deben llevar a cabo las dependencias y entidades en el Programa Sectorial
correspondiente y normalmente con previsiones y metas de mediano plazo”.
De acuerdo con la revisión de la normatividad, se identificó en la Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo
del Estado de Sonora, que es facultad de la Dirección General la formulación de los programas institucionales,
así como de los proyectos de presupuestos de egresos y la presentación del programa operativo anual (POA),
lo anterior, para su aprobación por la Junta Directiva del Instituto.
Por otra parte, en el Reglamento Interior se identificó como atribución de la Dirección General, la presentación
del anteproyecto del programa-presupuesto ante la Junta Directiva.
En lo que corresponde al Manual de Organización, se establece también como función de la Dirección
General, la formulación de los programas institucionales y su presentación ante la Junta Directiva para su
aprobación. Sin embargo, no se encontró de manera puntal la atribución y función de la formulación,
ejecución, seguimiento y evaluación del programa institucional.
Con lo que respecta al procedimiento formal de la facultad, atribución y función de la formulación y
presentación del programa institucional, el procedimiento no se encuentra establecido, esto debido a que
hasta la fecha no se cuenta con el Manual de Procedimientos debidamente elaborado y publicado. Sin
embargo, se revisó el borrador el Manual de Procedimientos que actualmente está en proceso de elaboración,
pero no se encontró el procedimiento para la formulación del programa institucional.
En este sentido, la planeación estratégica no es resultado de un ejercicio institucionalizado que involucra a
los actores clave de la gestión del programa, debido a que no se establece en los ordenamientos normativos
y administrativos del Instituto la función específica del proceso y el procedimiento del programa institucional
del Instituto. Por lo tanto, aunque existe un documento de planeación estratégica: Programa Institucional del
Instituto de Crédito Educativo, este no representa una guía para la operación del Pp E404U07, ya que el
programa institucional es del extinto Instituto de Crédito Educativo.
65
Por otro lado, de acuerdo con la Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo, es facultad de la Dirección
General, integrar y difundir la información de todos los programas de becas, estímulos y créditos educativos
disponibles en el Estado. Asimismo, en la citada ley, se establece la facultad a la Dirección de Becas y Crédito
Educativo, proponer los mecanismos que permitan integrar y difundir la información de todos los programas
de becas y estímulos educativos.
Del mismo modo, en el Reglamento Interior del Instituto, se establece como atribución de la Dirección de
Becas y Crédito Educativo, la coordinación, implementación y/o actualización de los programas de becas,
estímulos educativos y créditos educativos.
En el Manual de Organización se establece como una función de la Dirección General, la integración y
difusión de la información de todos los programas de becas, estímulos y créditos educativos y como función
de la Dirección de Becas y Crédito Educativo, proponer los mecanismos que permitan integrar y difundir dicha
información.
En este sentido, la integración de los programas de becas, estímulos y créditos educativos se materializa en
las convocatorias de los diferentes programas, que son una función sustantiva del Instituto y del Pp E404U07
y un factor clave en el proceso de planeación.
Sin embargo, de acuerdo con las entrevistas realizadas a los actores involucrados, se detectó que la
integración de los programas es uno de los principales cuellos de botellas con los que cuenta el Pp E404U07,
lo que provoca una fase del proceso de planeación lenta que repercute en todas las fases del proceso y del
ciclo presupuestario, ocasionado por tres principales razones:
1. No se cuenta con un Manual de Procedimientos.
2. La Subdirección de Planeación no cuenta con la atribución y función de intervenir en la integración de
los programas.
3. No se identificaron los mecanismos formalmente documentados que permitan integrar los programas.
En lo referente a la formulación y presentación de los proyectos de presupuestos de egresos y del programa
operativo anual (POA), se establece como facultad en la Ley del Instituto a la Dirección General. Asimismo,
la citada ley, establece como facultad de la Dirección de Administración, la elaboración del POA y la
coordinación de la integración del anteproyecto de presupuesto de egresos.
66
En el Reglamento Interior, se le otorga a la Dirección General la atribución de someter a consideración de la
Junta directiva el anteproyecto del presupuesto. Por otra parte, en el Manual de Organización se establecen
las mismas funciones a las que faculta la Ley del Instituto a la Dirección General y a la Dirección de
Administración, en materia de presupuesto y del programa operativo anual (POA).
Como parte del proceso de planeación, se incluye la etapa de programación, que se constituye en la matriz
de indicadores para resultados (MIR) del Pp E404U07, que cuenta con tres componentes:
1. Becas y estímulos educativos disponibles.
2. Créditos educativos disponibles.
3. Recursos financieros disponibles.
Aunque se realizan las funciones que conllevan a la elaboración de la MIR, no se establece la atribución y
función en ninguna de las áreas contempladas en la estructura orgánica del Instituto, la implementación del
presupuesto basado en resultados (PbR) y el sistema de evaluación del desempeño (SED).
En este sentido, la planeación se encuentra parcialmente vinculada a los componentes del Pp E404U07, ya
que, aunque se vinculan con la misión del Instituto, fin y propósito del programa, no se puede considerar
totalmente vinculada por la inexistencia del Programa Institucional del Instituto de Becas y Crédito Educativo
del Estado de Sonora, siendo este el insumo principal para la planeación y la primera etapa con la que inicia
el ciclo presupuestario. Sin embargo, si se establecen en la MIR indicadores para medir las metas
establecidas, las cuales se consideran orientadas a impulsar el desempeño, ya que, se programan en sentido
ascendente a la línea base.
En este orden, se identifican las actividades principales del proceso de planeación; planeación estratégica y
planeación operativa. Además, se incluyen las etapas de programación y presupuestación de acuerdo con el
ciclo presupuestario. En este sentido, a continuación, se presentan las áreas responsables, la descripción de
las actividades y los productos y/o resultados por cada actividad.
67
Tabla 14. Actores, actividades y productos del proceso de planeación.
No Áreas responsables Descripción de actividades Productos o resultados
Subproceso 1: Programa Institucional
Insumos para iniciar el proceso
Diagnóstico del Instituto y del Pp E404U07.
Plan Nacional de Desarrollo.
Plan Estatal de Desarrollo.
Programas Sectoriales.
1 Dirección General Formula el Programa Institucional. Programa Institucional elaborado.
2 Dirección General Presenta a la Junta Directiva el Programa Institucional para su aprobación.
Programa Institucional aprobado.
Subproceso 2: Políticas, Lineamientos Generales y Normatividad
Insumos para iniciar el proceso
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
1 Junta Directiva Establece las políticas y lineamientos generales para el funcionamiento del Instituto.
Políticas y lineamientos generales elaborados y aprobados.
2 Junta Directiva Establece y actualiza los reglamentos, lineamientos, criterios y procedimientos de tramitación, otorgamiento, renovación, negativa, suspensión y cancelación de becas, estímulos y créditos educativos.
Reglamentos, lineamientos, criterios y procedimientos de tramitación, otorgamiento, renovación, negativa, suspensión y cancelación de becas, estímulos y créditos educativos.
3 Dirección de Becas y Crédito
Define en coordinación con la Dirección General los lineamientos, criterios y procedimientos necesarios para la tramitación, otorgamiento, negativa y cancelación de becas y estímulos educativos disponibles.
Lineamientos, criterios y procedimientos necesarios para la tramitación, otorgamiento, negativa y cancelación de becas y estímulos educativos disponibles.
Subproceso 3: Estructura Orgánica
Insumos para iniciar el proceso
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
1 Subdirección de Desarrollo Organizacional
Propone la estructura orgánica ocupacional y salarial.
Propuesta de estructura orgánica ocupacional y salarias elaborada.
2 Dirección General Presenta a la Junta Directiva la estructura orgánica, así como sus modificaciones para su aprobación.
3 Junta Directiva Aprueba la estructura orgánica. Estructura orgánica aprobada.
68
No Áreas responsables Descripción de actividades Productos o resultados
Subproceso 4: Programas de Becas, Estímulos y Créditos Educativos
Insumos para iniciar el proceso
Programa Institucional del Instituto.
1 Dirección de Becas y Crédito
Propone los mecanismos para integrar los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
Mecanismos para integrar los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
2 Dirección de Becas y Crédito
Diseña los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
Programas de becas, estímulos y créditos educativos elaborados.
3 Dirección General Integra la información de los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
4 Dirección General Presenta a la Junta Directiva los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
Programas de becas, estímulos y créditos educativos aprobados.
5 Dirección de Becas y Crédito
Coordina la implementación y actualización de los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
6 Subdirección de Operaciones y Vinculación / Área de Programas Operativos
Implementa y actualiza los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
Programas de becas, estímulos y créditos educativos implementados y actualizados.
Subproceso 5: Proyectos y Programas de Presupuesto
Insumos para iniciar el proceso
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Políticas, Lineamientos Generales y Normatividad.
Programa Institucional del Instituto.
Programas de becas, estímulos y créditos educativos.
MIR del Pp E404U07.
1 Dirección de Administración
Establece las directrices, lineamientos y criterios técnicos para el proceso de programación, presupuestación y evaluación presupuestal del Instituto.
Directrices, lineamientos y criterios técnicos para el proceso de programación, presupuestación y evaluación presupuestal elaborados.
2 Dirección de Administración
Coordina la integración del anteproyecto de presupuesto.
Anteproyecto de presupuesto elaborado.
3 Dirección de Administración
Elabora el programa operativo anual (POA).
Programa operativo anual (POA) elaborado.
4 Dirección General Formula y presenta el proyecto de presupuesto para su aprobación por la Junta Directiva.
Proyecto de presupuesto elaborado.
5 Junta Directiva Aprueba el proyecto de presupuesto.
Proyecto de presupuesto aprobado.
69
3.1.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros
La planeación estratégica es vital en el proceso de planeación, la detección de necesidades con base a la
elaboración de un diagnóstico es fundamental para evidenciar la situación actual de la organización. Por lo
tanto, el Programa Institucional se considera como el insumo principal para este proceso. Asimismo, el
Manual de Procedimientos sirve como guía operativa para el proceso y procedimientos que se asignan a
determinada actividad, lo que permite contar con información detallada, ordenada, sistemática e integral de
la operación de la institución.
En este sentido, la ausencia del Programa Institucional y el Manual de Procedimientos que regulen el proceso
de planeación del Instituto son las principales limitantes de este proceso y su articulación con otros.
3.1.1.3 Insumos y recursos
De acuerdo con lo externado por los actores involucrados en las entrevistas realizadas, la inadecuada
planeación de los programas de becas, estímulos y créditos educativos ocasiona que el tiempo para la
realización de actividades se vea limitado por el retraso de la información de las diferentes convocatorias. Sin
embargo, se afirmó que se cuenta con el personal con los perfiles adecuados para realizar las funciones,
pero es insuficiente su capacidad cuando se encuentran vigentes todas las convocatorias de los programas
de becas, estímulos y créditos educativos por la carga de trabajo.
Con lo que respecta a los recursos financieros, se externó que son suficientes para la operación del
proceso. Además, de que se cuenta con la infraestructura o capacidad instalada suficiente para llevar a
cabo el proceso.
3.1.1.4 Productos
Los principales productos del proceso de planeación son:
1. Programa Institucional.
2. Políticas y lineamientos generales para el funcionamiento del Instituto.
3. Reglamentos, lineamientos, criterios y procedimientos de tramitación, otorgamiento, renovación,
negativa, suspensión y cancelación de becas, estímulos y créditos educativos.
70
4. Lineamientos, criterios y procedimientos necesarios para la tramitación, otorgamiento, negativa y
cancelación de becas y estímulos educativos disponibles.
5. Estructura orgánica.
6. Manuales de organización y procedimientos.
7. Mecanismos para integrar los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
8. Programas de becas, estímulos y créditos educativos.
9. Directrices, lineamientos y criterios técnicos para el proceso de programación, presupuestación y
evaluación presupuestal.
10. Programa operativo anual (POA).
11. Presupuesto.
3.1.1.5 Sistemas de información
Como sistemas de información que inciden en el proceso de planeación se identificaron:
1. Sistema de Información de Recursos Gubernamentales (SIR).
2. Sistema de Evidencias (SEVI).
3. Sistema de Gestión de Calidad.
4. Sistema de Integración y Control de Documentos Administrativos.
5. Sistema de Información Electrónica.
3.1.1.6 Coordinación
De acuerdo con lo declarado por los actores involucrados en el proceso, existe coordinación entre las áreas
responsables del proceso de planeación. Sin embargo, derivado de la revisión del Reglamento Interior y el
Manual de Organización del Instituto, se identificó que la Subdirección de Planeación solo cuenta con
funciones referentes al diseño organizacional, convenios con instituciones educativas, de control interno y de
calidad. Además, se mencionó que debido a la carga de trabajo por el aumento de programas de becas,
estímulos y créditos educativos se ha visto afectada la coordinación institucional, principalmente con la
Dirección de Becas y Crédito debido al retraso de la información.
71
3.1.1.7 Pertinencia del proceso
El proceso de planeación resulta pertinente para el logro de la misión y visión del Instituto, así como para el
cumplimiento del fin y propósito del Pp E404U07. Es un elemento fundamental para asegurar el éxito del
programa, ya que define el rumbo a seguir en el corto y el mediano plazo. Por esta razón, el proceso de
planeación inicia cualquier operación de un programa, proyecto o actividad.
3.1.1.8 Importancia estratégica
La importancia estratégica que conlleva el proceso de planeación garantiza poder establecer constantemente
mejoras a la gestión, operación y ejecución del programa. El no contar con el Programa Institucional que
representa la planeación estratégica e integra los proyectos y actividades que deberán realizarse en el corto
y mediano plazo, pone en riesgo el cumplimiento de las metas y objetivos planteados. Asimismo, la no
integración del monitoreo y evaluación a través del seguimiento de los indicadores y de los aspectos
susceptibles de mejora, no incentiva una mejora continua del Pp E404U07. Por esta razón, aún con la
importancia estratégica que tiene el proceso no está enfocado al logro de resultados.
3.1.1.9 Grado de consolidación operativa
De acuerdo con la identificación de procesos que guarda congruencia con el modelo general de procesos, el
proceso de planeación cuenta con cinco subprocesos:
1. Programa Institucional.
2. Políticas, Lineamientos Generales y Normatividad.
3. Estructura Orgánica.
4. Programas de Becas, Estímulos y Créditos Educativos.
5. Proyectos y Programas de Presupuesto.
El grado de consolidación operativa del proceso de planeación se determinó de acuerdo con la normatividad
que rige al Instituto y al Pp E404U07, así como con la información recopilada en el trabajo de campo mediante
las entrevistas realizadas a los actores clave del proceso. El grado de consolidación se realizó con base en
una valoración de cinco criterios, asignando a cada criterio un valor de 1 punto si se cumple en su totalidad,
de 0.5 si cumple parcialmente y de 0 si no cumple. Bajo estos criterios se obtuvieron los siguientes resultados:
72
Tabla 15. Grado de consolidación operativa del proceso de planeación.
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcial- mente
No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos;
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 1
De acuerdo con las entrevistas realizadas a los actores involucrados en el proceso se determinó que los documentos existentes son del conocimiento de todos los operadores.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras. Además, a pesar de realizar el seguimiento a los indicadores de la MIR y a los ASM no se incorpora como un insumo de mejora para el proceso de planeación.
Grado de consolidación operativa
1.5 De un total de 5 puntos.
73
3.2 Difusión
La difusión de acuerdo con el modelo general de procesos se encuentra en la segunda etapa del modelo y
comprende un subproceso sustantivo: Difusión de los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
3.2.1 Descripción detallada del proceso
3.2.1.1 Actividades, componentes y actores
De acuerdo con la Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo, es facultad de la Dirección General la
integración y difusión de todos los programas de becas, estímulos y créditos educativos disponibles en el
Estado. Asimismo, la Dirección de Becas y Crédito tiene la facultad de proponer mecanismos que permitan
integrar y difundir la información de los programas mencionados.
Por otra parte, la citada ley establece que las convocatorias de becas deberán publicarse en medios de
comunicación masivos, además, de colocarlas en al menos dos sitios visibles de cada centro educativo. De
igual manera, para la mayor publicidad del procedimiento de otorgamiento de becas el Instituto debe
proporcionar a través de su página oficial los datos inherentes a las becas disponibles, otorgadas,
remanentes, canceladas y el padrón de escuelas públicas y particulares donde son otorgadas las mismas.
En lo referente a las atribuciones establecidas Reglamento Interior del Instituto, la Subdirección de
Operaciones y Vinculación tiene la atribución de elaborar e implementar el programa de promoción y difusión
de los programas de becas, estímulos y crédito educativo y de integrar y difundir el catálogo virtual de los
programas de becas, estímulos y crédito educativo de organismos e instituciones locales, nacionales y del
extranjero en coordinación con la Dirección de Becas y Crédito.
Asimismo, dicha Dirección tiene la atribución de coordinar la implementación del programa de promoción y
difusión, así como dirigir la integración y difusión del catálogo virtual de los programas. Cabe mencionar que,
al realizar la revisión del Reglamento Interior, se identificó duplicidad de funciones de la Dirección de Becas
y Crédito con la Subdirección de Operaciones y Vinculación ya que ambas cuentan con la atribución de
“Supervisar la elaboración y difusión de Convocatorias de los distintos programas del IBCEES”.
74
Por otro lado, el Manual de Organización contempla como funciones de la Dirección de Becas y Crédito y la
Subdirección de Operaciones y Vinculación las mismas atribuciones establecidas en el Reglamento Interior
del Instituto. Además, se establece como función del Área de Programas Operativos y del Área de Vinculación
la participación en la elaboración e implementación del programa de promoción y difusión, así como en la
elaboración y difusión de las convocatorias en coordinación con la Subdirección de Operaciones y
Vinculación. Sin embargo, no se identificó que el Instituto cuente con un programa de promoción y difusión.
De igual manera, se establece como función de la Subdirección de Infraestructura y Tecnología de la
Información la coordinación en conjunto con la Dirección General, la difusión a través de la página oficial las
bondades de las becas y créditos que ofrece el Instituto y como función de la Coordinación de Sistemas la
planeación de dicha difusión.
Es importante mencionar que después de la revisión del Reglamento Interior y el Manual de Organización del
Instituto, ninguna área de la estructura orgánica cuenta con la atribución y función de elaborar las
convocatorias de becas, solo se menciona la supervisión de la elaboración de las mismas sin dejar claro el
área encargada de su elaboración.
A continuación, se presentan las áreas responsables, la descripción de las actividades y los productos y/o
resultados por cada actividad del proceso de difusión.
75
Tabla 16. Actores, actividades y productos del proceso de difusión.
No Áreas responsables Descripción de actividades Productos o resultados
Subproceso 1: Difusión de los programas de becas, estímulos y créditos educativos
Insumos para iniciar el proceso
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Programa Institucional.
Programas de becas, estímulos y crédito educativo.
Convocatorias.
1 Dirección de Becas y Crédito Propone mecanismos que permitan integrar y difundir la información de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
2 Subdirección de Operaciones y Vinculación
Elabora el programa de promoción y difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
Programa de promoción y difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo elaborado.
3 Área de Programas Operativos/Área de Vinculación
Participa en la elaboración del programa de promoción y difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
Programa de promoción y difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo elaborado.
4 Subdirección de Operaciones y Vinculación
Implementa el programa de promoción y difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
5 Área de Programas Operativos/Área de Vinculación
Participa en la implementación del programa de promoción y difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
6 Dirección de Becas y Crédito Coordina la implementación del programa de promoción y difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
7 Subdirección de Operaciones y Vinculación
Integra y difunde el catálogo virtual de los programas de becas, estímulos y crédito educativo de organismos e instituciones locales, nacionales y del extranjero.
Catálogo virtual elaborado.
8 Dirección de Becas y Crédito
Dirige la integración y difusión del catálogo virtual de los programas de becas, estímulos y crédito educativo de organismos e instituciones locales, nacionales y del extranjero.
9 Área de Programas Operativos/Área de Vinculación Participa en la difusión de las convocatorias.
10 Dirección General Integra y difunde todos los programas de becas, estímulos y créditos educativos disponibles en el Estado.
Convocatorias publicadas en medios masivos, centros educativos y en la página oficial del Instituto.
76
3.2.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros
Derivado del análisis realizado, la principal limitante que se identifica en el desarrollo del proceso de difusión,
es la inexistencia del programa de promoción y difusión de los programas de becas, estímulos y crédito
educativo. Lo que genera como consecuencia que no se encuentre debidamente formalizada y documentada
una estrategia de difusión que permita llegar de manera adecuada a la población objetivo.
Además, la duplicidad de funciones y la ausencia de estas en el Manual de Organización, en lo referente a
la difusión, también se consideran limitantes en el proceso y articulación con otros. Esto aunado a que no
existe hasta la fecha un Manual de Procedimientos aprobado y publicado.
3.2.1.3 Insumos y recursos
De acuerdo con el trabajo de campo realizado y lo mencionado por los entrevistados, el principal insumo en
el proceso de difusión son los programas de becas, estímulos y crédito educativo, así como las convocatorias
disponibles. Sin embargo, como insumo principal se debe considera incluir el programa de promoción y
difusión con el que actualmente no se cuenta, ya que dicho programa permitirá establecer de forma clara y
precisa los tiempos necesarios para la difusión de las convocatorias, estableciendo una planeación
estratégica para la difusión. Dicha difusión se realiza en medios de comunicación masivos, en los centros
educativos y a través de la página oficial del Instituto.
Acorde a este tema los entrevistados mencionaron que, ante el aumento de programas de becas, el tiempo
y el personal han sido insuficientes, aclarando que solo es en temporada de lanzamiento y difusión de las
convocatorias para la selección de los beneficiarios.
En lo que se refiere a los recursos financieros y a la infraestructura necesaria para llevar a cabo el proceso,
se considera de acuerdo con lo manifestado por los entrevistados, que son adecuados para el desarrollo del
proceso de difusión.
77
3.2.1.4 Productos
Los principales productos del proceso de difusión son:
1. Programa de difusión de becas, estímulos y créditos educativos.
2. Convocatorias disponibles.
3.2.1.5 Sistemas de información
Las actividades que se realizan en el proceso de difusión no requieren un sistema informático para su
realización. No obstante, en la página de oficial del Instituto, se publican las convocatorias disponibles, así
como la red de enlaces y representantes, proporcionado el directorio de estos. Sin embargo, no se logró
identificar el catálogo virtual de los programas de becas, estímulos y crédito educativo de organismos e
instituciones locales, nacionales y del extranjero, considerado como sistema de información.
3.2.1.6 Coordinación
La coordinación en el proceso de difusión se realiza de acuerdo a la red de enlaces en el Estado y con la
implementación de Comités Regionales, con el fin de ampliar la cobertura y el acceso de los estudiantes
sonorenses a los programas que ofrece el Instituto. Tanto la operación de la red está a cargo de la
Subdirecciones de Operaciones y Vinculación como del Área de Vinculación, identificándose una duplicidad
de funciones. La coordinación de dicha red se encuentra a cargo de la Dirección de Becas y Crédito.
3.2.1.7 Pertinencia del proceso
El desarrollo del proceso de difusión resulta pertinente, ya que la promoción de los programas de becas,
estímulos y crédito educativo permite que los servicios que ofrece el Instituto lleguen a todo el Estado, con el
fin de ampliar la cobertura de los programas y el logro de las metas y objetivos del Pp E404U07.
78
3.2.1.8 Importancia estratégica
De acuerdo con la naturaleza del Pp E404U07 el proceso de difusión es una función sustantiva y su
importancia estratégica radica en su aportación para el logro de la misión “Potenciar el acceso, permanencia
y conclusión de los estudios, de las y los jóvenes sonorenses, vía otorgamiento de becas, estímulos
educativos y crédito educativo, contribuyendo al desarrollo económico y social del estado y del país”. Entre
más estudiantes conozcan y estén informados sobre los servicios ofrecidos por el Instituto mayores
posibilidades tendrán de ser beneficiados, logrando con ello su acceso, permanencia y conclusión de su ciclo
educativa.
3.2.1.9 Grado de consolidación operativa
Con base en la identificación de procesos que guarda congruencia con el modelo general de procesos, el
proceso de difusión cuenta con un subproceso sustantivo: Difusión de los programas de becas, estímulos y
créditos educativos.
El grado de consolidación operativa del proceso de difusión se determinó de acuerdo con la normatividad que
rige al Instituto y al Pp E404U07, así como con la información recopilada en el trabajo de campo mediante
las entrevistas realizadas a los actores clave del proceso. El grado de consolidación se realizó en una
valoración de cinco criterios, asignando a cada criterio un valor de 1 punto si se cumple en su totalidad, de
0.5 si cumple parcialmente y de 0 si no cumple. Bajo estos criterios se obtuvieron los siguientes resultados:
79
Tabla 17. Grado de consolidación operativa del proceso de difusión.
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcial- mente
No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos;
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 1
De acuerdo con las entrevistas realizadas se considera que los documentos existentes son del conocimiento de todos los involucrados.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras.
Grado de consolidación operativa
1.5 De un total de 5 puntos.
3.3 Solicitud de apoyos y selección de beneficiarios
El proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios es la tercera y cuarta etapa respectivamente
de acuerdo con el modelo general de procesos. Dichos procesos cuentan con tres subprocesos sustantivos:
1. Trámite, otorgamiento, negativa y cancelación de becas educativas.
2. Trámite, otorgamiento, negativa y cancelación de estímulos educativos.
3. Trámite, otorgamiento, negativa y cancelación de créditos educativos.
80
3.3.1 Descripción detallada del proceso
3.3.1.1 Actividades, componentes y actores
Las solicitudes de becas se reciben en el marco de las convocatorias disponibles. Dichas convocatorias
deben contener los siguientes datos:
1. La modalidad de beca, el monto y el ciclo escolar en el que se está convocando.
2. Los requisitos para el otorgamiento y los medios para acreditarlos.
3. La fecha límite y el lugar para presentar las solicitudes.
4. El número de becas disponibles.
5. La fecha límite para emitir los resultados.
Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en la Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo.
Las modalidades mencionadas en la citada ley para becas son:
1. Alumnos de escuelas públicas y particulares de educación básica.
2. Alumnos de escuelas públicas y particulares de educación media superior y superior.
3. Alumnos que tengan alguna discapacidad de educación básica y media superior.
4. Posgrados.
5. Descendientes de personas con pérdida de vida, que hayan donado sus órganos.
Para estímulos educativos son:
1. A la excelencia.
2. Para estudios de posgrados.
3. Al talento deportivo.
4. Al talento cultural.
5. Al talento cívico.
6. Al talento emprendedor.
7. Al desarrollo integral.
81
En lo que se refiere al crédito educativo, los tipos de crédito son:
1. Inscripción, colegiatura y sostenimiento a largo plazo, dirigido a estudiantes de nivel medio superior y
superior.
2. Equipo tecnológico y materiales de estudios:
a) Adquisición de equipo tecnológico para estudiantes de primaria hasta posgrado y para estudiantes
de educación superior de acuerdo a la clasificación seleccionada.
b) Adquisición de materiales de estudio para estudiantes de nivel media superior, técnico y superior.
c) Adquisición de materiales para el regreso a clases de estudiantes de primaria y secundaria.
3. Intercambios de estudios en el extranjero a corto y a largo plazo para estudiantes de nivel medio
superior y superior.
4. Para certificaciones.
5. Para titulación.
Cabe mencionar que los tipos de crédito no se establecen en la Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo,
sino en la página oficial del Instituto. En dicha página se establecen las características de cada tipo de crédito,
así como la documentación que se requiere.
Por otra parte, la Ley del Instituto establece también que el Comité de Becas y Crédito es el órgano
deliberativo de análisis y de solución para formular y aprobar las políticas y directrices para el otorgamiento,
de crédito y becas y faculta a la Dirección General para aprobar y rechazar las solicitudes de becas y crédito
que se hayan recibido, siendo la Dirección de Becas y Crédito la facultada para procesar, analizar y resolver
sobre las solicitudes o cancelaciones de becas y estímulos educativos que otorgue el Gobierno del Estado.
De igual manera, en el Reglamento Interior se establece que el Comité de Becas y Crédito se integra por:
Director General.
Director de Becas y Crédito.
Director de Administración.
Subdirector de Cartera.
Subdirector de Operaciones y Vinculación.
82
Asimismo, se menciona como objetivo de la Dirección de Becas y Crédito coordinar la atención y evaluación
de las solicitudes de la comunidad estudiantil y sociedad en general. Además, la Subdirección de Evaluación
y Asignación de Beneficiarios tiene la atribución de coordinar la correcta aplicación de las políticas,
lineamientos y procedimientos, en los procesos de solicitud, otorgamiento y seguimiento de los diferentes
programas de becas, estímulos y crédito educativo.
En lo que se respecta al Manual de Organización, la Dirección General tiene como función procesar y analizar
sobre el otorgamiento, renovación, negativa, suspensión o cancelación de becas, estímulos y créditos
educativos y elaborar los proyectos de dictámenes correspondientes, y someterlos a la aprobación del Comité
y a la Junta Directiva.
La Dirección de Becas y Crédito Educativo tiene como función, elaborar y asegurar la vigencia, actualización
y pertinencia del Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito
Educativo, en coordinación con la Dirección General y con la autorización de la Junta Directiva. En dicho
reglamento, se deben establecer los requisitos para cada modalidad de becas y estímulos, de acuerdo con
lo referido en la Ley del Instituto.
Asimismo, la Subdirección de Operaciones de Operaciones y Vinculación, la Subdirección de Evaluación y
Asignación de Beneficiarios y el Área de Vinculación, tienen como función, verificar en el ámbito de su
competencia el cumplimiento del reglamento mencionado. Sin embargo, no se cuenta con dicho reglamento
a pesar de que los programas de becas, estímulos y créditos educativos se encuentran operando. Por lo
tanto, la ausencia del reglamento se considera un cuello de botella para la operación del Pp E404U07 y del
Instituto.
Por otro lado, de acuerdo a lo declarado por los actores involucrados, la Coordinación de Extensión de
Obregón como de Nogales, así como la red de enlaces y representantes son las instancias que brindan
orientación y asistencia técnica para el llenado de la solicitud y envío de la documentación a las oficinas del
Instituto, además de solventar dudas que se originen en el proceso de solicitud de apoyos por parte de los
solicitantes. Debido al aumento del número de programas de becas, la atención fue insuficiente, debido a que
no había personal disponible en las oficinas del Instituto para atender las dudas o requerimientos de las
Coordinaciones de Extensión por la misma carga de trabajo, lo que retrasaba el proceso.
83
En este sentido, se retoma el cuello de botella mencionado en el proceso de planeación: la integración de los
programas de becas, estímulos y créditos educativos de acuerdo a una planeación estratégica, ya que esto
repercute en el proceso de solicitud de apoyos.
Otro cuello de botella identificado en las entrevistas a los actores involucrados es el llenado de la solicitud
por parte de los usuarios, ya que debido al aumento de programas y como consecuencia un aumento de
solicitantes el sistema se saturaba ocasionando un proceso lento.
A continuación, se presentan las áreas responsables, la descripción de las actividades y los productos y/o
resultados por cada actividad del proceso de solicitud de apoyos.
Tabla 18. Actores, actividades y productos del proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios.
No Áreas responsables Descripción de actividades Productos o resultados
Subproceso 1: Trámite, otorgamiento, negativa y cancelación de becas educativas Subproceso 2: Trámite, otorgamiento, negativa y cancelación de estímulos educativos Subproceso 3: Trámite, otorgamiento, negativa y cancelación de créditos educativos
Insumos para iniciar el proceso
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo.
Políticas y directrices para el otorgamiento, de crédito y becas.
Lineamientos, criterios y procedimientos necesarios para la tramitación, otorgamiento, negativa y cancelación de becas y estímulos educativos disponibles.
Programas de becas, estímulos y crédito educativo.
Convocatorias.
1 Dirección de Becas y Crédito Coordinada la implementación y actualización de los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
2 Subdirección de Operaciones y Vinculación / Área de Programas Operativos
Implementa y actualiza los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
Programas de becas, estímulos y créditos educativos implementados y actualizados.
3 Subdirección de Infraestructura y Tecnologías de la Información
Publica las convocatorias en la página oficial del Instituto.
Convocatorias publicadas.
4 Dirección de Becas y Crédito Educativo
Coordina la atención y evaluación de las solicitudes de la comunidad estudiantil.
5 Subdirección de Evaluación y Asignación de Beneficiarios
Coordina la correcta aplicación de las políticas, lineamientos y procedimientos, en los procesos de solicitud, otorgamiento y seguimiento de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
84
No Áreas responsables Descripción de actividades Productos o resultados
6 Coordinación de Extensión de Obregón / Coordinación de Extensión de Nogales / Red de enlaces
Brinda orientación y asistencia técnica en el llenado de la solicitud y envío de la documentación.
7 Usuario / Solicitante Requisita la solicitud correspondiente. Solicitud requisitada.
8 Dirección General Procesa y analiza sobre el otorgamiento, renovación, negativa, suspensión o cancelación de becas, estímulos y créditos educativos.
9 Dirección General Elabora los proyectos de dictámenes sobre el otorgamiento, renovación, negativa, suspensión o cancelación de becas, estímulos y créditos educativos y los somete a la aprobación del Comité y a la Junta Directiva.
Proyectos de dictámenes sobre el otorgamiento, renovación, negativa, suspensión o cancelación de becas, estímulos y créditos educativos elaborados.
10 Comité de Becas y Crédito / Junta Directiva
Aprueba los proyectos de dictámenes sobre el otorgamiento, renovación, negativa, suspensión o cancelación de becas, estímulos y créditos educativos,
Proyectos de dictámenes sobre el otorgamiento, renovación, negativa, suspensión o cancelación de becas, estímulos y créditos educativos aprobados.
11 Subdirección de Infraestructura y Tecnologías de la Información
Publica en la página oficial del Instituto el listado de beneficiarios.
Beneficiarios.
3.3.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros
La solicitud de apoyos y selección de beneficiarios es un proceso sustantivo dentro de la operación del Pp
E404U07, por lo tanto, la principal limitante detectada en este proceso es la inexistencia del Reglamento de
Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo, donde se debe de
establecer los requisitos para cada modalidad de beca y estímulo educativo, así como toda la información
relativa a los tipos de crédito educativo, ya que si bien se encuentra dicha información publicada en la página
oficial del Instituto, la información debe de tener un carácter normativo reglamentario, toda vez que la Ley del
Instituto de Becas y Crédito Educativo no menciona nada al respecto.
Otra de las limitantes identificadas es la escasa coordinación y comunicación de las oficinas del Instituto con
las Coordinaciones de Extensión de Obregón y Nogales. Se retoma también como limitante la integración de
los programas de becas, estímulos y créditos educativos sin tener previamente una planeación estratégica
adecuada, lo que ocasiona una saturación en el área de Subdirección de Infraestructura y Tecnologías de la
Información al momento de procesar las solicitudes de apoyos. Esto aunado a que no existe hasta la fecha
un Manual de Procedimientos aprobado y publicado que indique de manera estandarizada el procedimiento
para la solicitud de apoyos.
85
3.3.1.3 Insumos y recursos
Derivado del análisis realizado, el principal insumo en el proceso de solicitud de apoyos y selección de
beneficiarios es el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito
Educativo, además de las convocatorias que determinan el tiempo para la realización de dichos procesos.
Sin embargo, al no contar con el reglamento no se identificó el período de tiempo establecido para los
procesos mencionados, salvo en lo establecido por cada convocatoria.
Por su parte, los actores involucrados mencionaron en las entrevistas realizadas, que el personal ha sido
insuficiente debido al aumento de los programas de becas, lo que ocasiona que el tiempo sea limitado.
En lo referente a la infraestructura o capacidad instalada, se manifestó que el sistema informático con el
que se cuenta actualmente para procesar las solicitudes de apoyo no cuenta con la capacidad suficiente,
ocasionando retrasos en las capturas de solicitudes. Por lo tanto, al no contar con la capacidad instalada y el
personal suficiente para la realización del proceso, se considera que los recursos financieros, son limitados.
3.3.1.4 Productos
Los principales productos del proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios son:
1. Programas becas, estímulos y crédito educativo.
2. Convocatorias disponibles.
3. Solicitudes de apoyos requisitadas.
4. Resultados de las convocatorias.
3.3.1.5 Sistemas de información
En este proceso, se utiliza como sistemas de información un sistema informático para procesar las solicitudes
de apoyo y el padrón de beneficiarios.
86
3.3.1.6 Coordinación
La coordinación en el proceso es deficiente, ya que, de acuerdo con lo externado por los actores involucrados,
la comunicación y vinculación con las Coordinaciones de Extensión de Obregón y Nogales es escasa.
3.3.1.7 Pertinencia del proceso
El proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios, son procesos sustantivos para el logro de
objetivos del Pp E404U07. Es la parte medular para el otorgamiento de apoyos a los beneficiarios. Por lo
tanto, es pertinente para el ciclo de ejecución del Pp E404U07, así como para el cumplimiento de la misión
del Instituto.
3.3.1.8 Importancia estratégica
La importancia estratégica del proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios radica en que
dichos procesos contribuyen de manera directa a la razón de ser del Pp E404U07, permitiendo de esta
manera lograr el fin “Contribuir a mejorar el nivel de educación de los sonorenses mediante el otorgamiento
de becas, créditos y estímulos educativos”.
3.3.1.9 Grado de consolidación operativa
El grado de consolidación operativa del proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios se
determinó de acuerdo con la normatividad que rige al Instituto y al Pp E404U07, así como con la información
recopilada en el trabajo de campo mediante las entrevistas realizadas a los actores clave del proceso. El
grado de consolidación se realizó en una valoración de cinco criterios, asignando a cada criterio un valor de
1 punto si se cumple en su totalidad, de 0.5 si cumple parcialmente y de 0 si no cumple. Bajo estos criterios
se obtuvieron los siguientes resultados:
87
Tabla 19. Grado de consolidación operativa del proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios.
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcial- mente
No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos;
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 0.5
De acuerdo con las entrevistas realizadas se considera que los documentos existentes son del conocimiento de todos los involucrados. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que el el conocimiento del proceso es parcial.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras.
Grado de consolidación operativa
1 De un total de 5 puntos.
88
3.4 Producción y distribución de bienes y servicios/entrega de apoyos
El proceso de producción y distribución de bienes y servicios/entrega de apoyos, cuenta con cuatro
subprocesos sustantivos:
1. Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación de Becas Educativas.
2. Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación de Estímulos Educativos.
3. Trámite, Otorgamiento, Negativa y Cancelación de Créditos Educativos.
4. Cartera, Cobranza, Reestructura y Recuperación de Créditos.
Y un subproceso adjetivo: Resguardo y Control de la Documentación.
3.4.1 Descripción detallada del proceso
3.4.1.1 Actividades, componentes y actores
Una vez concluida la etapa de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios, y en cumplimiento a los
tiempos establecidos en las convocatorias, se lleva a cabo la producción y distribución de bienes y
servicios/entrega de apoyos, que se considera como una misma etapa.
De acuerdo con el Reglamento Interior y el Manual de Organización del Instituto, la Dirección de Becas y
Crédito tiene como objetivo coordinar la asignación, calendarización y correcta entrega de recursos a los
beneficiarios, así como supervisar la recuperación de los créditos educativos otorgados.
Para el ciclo 2019-2020 se realizaron las siguientes convocatorias:
1. Beca para estudiantes de primaria y secundaria AMIC-FGJE.
2. Beca excelencia-Sonora para estudiantes técnico superior y licenciatura pública.
3. Beca para estudiantes de bachillerato y licenciatura con discapacidad auditiva (sordera o hipoacusia).
4. Beca para estudiantes de bachillerato público Grupo México-Sonora.
5. Beca para estudiantes de bachillerato público Bécalos-Sonora.
6. Beca excelencia-Sonora para estudiantes de bachillerato público.
7. Beca de escuelas particulares: preescolar, primaria y secundaria.
89
8. Convocatoria adicional de Beca de escuelas particulares: preescolar, primaria y secundaria.
9. Becas SUTSPES para estudiantes de primaria y secundaria pública;
10. Becas y estímulos educativos a la excelencia para estudiantes de primaria y secundaria pública;
11. Becas de escuelas particulares: formación para el trabajo, media superior, media superior terminal y
superior;
12. Convocatoria para obtener estímulo educativo y crédito educativo para cursar el programa
internacional de fundamentos con duración de un año en la república popular de China.
13. Convocatoria para obtener estímulo educativo y crédito educativo para realizar estudios de verano de
inglés en “Pima Community College District of Arizona”, en Tucson, Arizona.
Cada modalidad de beca tiene sus especificaciones para la entrega de apoyos:
Para el caso de la “Beca para estudiantes de primaria y secundaria AMIC-FGJE”, la entrega del apoyo
se realiza en una sola exhibición durante el ciclo escolar, con un monto de mil pesos para los
estudiantes de primaria y de 2 mil pesos para los estudiantes de secundaria. Podrán participar todos
los hijos e hijas del personal que ocupan los puestos de Agente, Jefe de Grupo y Radio Operador,
adscritos a la Agencia Ministerial de Investigación Criminal de la Fiscalía General de Justicia del
Estado de Sonora y que se encuentren inscritos en una institución de educación pública o particular.
Para la “Beca excelencia-Sonora para estudiantes técnico superior y licenciatura pública”, se entrega
una ayuda mensual de sostenimiento por estudiante de 3 mil pesos durante un periodo de diez meses,
a partir del segundo año escolar.
La “Beca para estudiantes de bachillerato y licenciatura con discapacidad auditiva (sordera o
hipoacusia)” se entrega en dos emisiones (en el primer semestre y al inicio del segundo semestre).
Cada beneficiario recibe el importe que resulte de dividir el 50% del presupuesto total del programa
entre el número total de estudiantes seleccionados. El apoyo debe de destinarse de manera
preferente a contar con el servicio de interpretación de lengua de señas mexicana y/o adquirir
facilitadores (aparatos) de la comunicación.
90
Para el caso de la “Beca para estudiantes de bachillerato público Grupo México-Sonora”, se entrega
una ayuda mensual de sostenimiento por estudiante de mil pesos durante un periodo de diez meses,
solo para el primer año escolar, dirigido a estudiantes de los planteles de Banámichi, Cananea,
Fronteras, Nacozari y Ures oriundos o contar con al menos dos años de residencia familiar en los
municipios de Aconchi, Arizpe, Bacoachi, Banámichi, Baviácora, Cananea, Fronteras, Huépac,
Nacozari, San Felipe de Jesús y Ures.
La “Beca para estudiantes de bachillerato público Bécalos-Sonora”, se entrega la ayuda mensual de
sostenimiento por estudiante de 650 pesos durante un período de 12 meses, para el primero, segundo
y tercer año escolar.
Para la “Beca excelencia-Sonora para estudiantes de bachillerato público”, se entrega una ayuda
mensual de sostenimiento por estudiante de mil pesos durante un periodo de diez meses, para el
segundo y tercer año escolar.
La “Beca de escuelas particulares: preescolar, primaria y secundaria”, corresponderá a la deducción
del 40% del monto de la colegiatura durante el ciclo escolar a estudiantes del segundo año de
preescolar y hasta el tercer año de secundaria.
La “Beca SUTSPES para estudiantes de primaria y secundaria pública”, se entrega el apoyo hasta en
tres emisiones durante el ciclo escolar, con un monto de mil 500 pesos para los estudiantes de
primaria y de 2 mil pesos para los estudiantes de secundaria, dirigida a todos los hijos e hijas de
trabajadores, jubilados y pensionados agremiados al Sindicato Único de Trabajadores al Servicio de
los Poderes del Estado de Sonora e Instituciones Descentralizadas, (SUTSPES) y que se encuentren
inscritos en una institución de educación pública desde primer año de primaria y hasta tercer año de
secundaria.
Para el caso de las “Becas y estímulos educativos a la excelencia para estudiantes de primaria y
secundaria pública”, la beca corresponde a un apoyo de mil 500 pesos para los estudiantes de
primaria y de 2 mil pesos para los estudiantes de secundaria y se entrega hasta en tres emisiones
durante el ciclo escolar, del primer hasta el tercer año escolar. El estímulo educativo a la excelencia
se entrega en una sola emisión durante el ciclo escolar y corresponde a un apoyo de mil pesos.
91
Las “Becas de escuelas particulares: formación para el trabajo, media superior, media superior
terminal y superior” corresponderán a la deducción del 50% del monto de la colegiatura durante el
ciclo escolar.
Para la “Convocatoria para obtener estímulo educativo y crédito educativo para cursar el programa
internacional de fundamentos con duración de un año en la república popular de China”, la entrega
del apoyo será de hasta 130 mil pesos para el pago del 50% de los costos de inscripción, colegiatura,
hospedaje, alimentación, material de estudio, seguro médico, transporte aéreo, trámites de pasaporte,
visado y permisos de residencia.
Para el caso de la “Convocatoria para obtener estímulo educativo y crédito educativo para realizar
estudios de verano de inglés en Pima Community College District of Arizona en Tucson, Arizona”, la
entrega del apoyo consiste en un estímulo educativo en los siguientes conceptos:
Concepto Monto del Estímulo Educativo en
Dólares Estadounidenses
Colegiatura y gastos escolares obligados 1,650.00
Libros 180.00
Seguro médico 119.00
Transporte público 48.00
Monto Total del Estímulo Educativo 1,997.00
Y para el crédito educativo, los conceptos y montos son los siguientes:
Concepto Monto del Crédito Educativo en
Dólares Estadounidenses
Hospedaje en departamentos. 600.00
Alimentación. (Tarjeta de Alimentos) 350.00
Trámite de Visa F1 de intercambio. (El gobierno de los Estados Unidos emite esta visa a personas que toman parte de programas de intercambio patrocinados por escuelas, negocios, organizaciones e instituciones.)
160.00
Trámite de Student and Exchange Visitor Information System, SEVIS. (Es un registro que proporciona información al gobierno de los Estados Unidos sobre los visitantes en ese país.)
200.00
Trámite de pasaporte mexicano. (En caso de no contar con éste, tiene un costo de 1,265.00 MXN por 3 años)
63.00
Monto Total del Crédito Educativo. 1,373.00
92
Para el ciclo escolar 2018-2019 se tuvieron las siguientes convocatorias:
1. Convocatoria de becas para estudiantes de educación media superior pública, Bécalos-Sonora.
2. Convocatoria para obtener un apoyo económico en el ciclo escolar para contar con el servicio de
interpretación de lengua de señas mexicana (lsm) y/o adquirir facilitadores de la comunicación, dirigida
a estudiantes de los niveles educativos de media superior (bachillerato) o superior (licenciatura), en
instituciones públicas o privadas del estado de sonora, con discapacidad auditiva (sordera o
hipoacusia).
3. Convocatoria de becas para estudiantes de primaria y secundaria públicas.
4. Convocatoria para alumnas y alumnos inscritos en escuelas particulares de todos los niveles
educativos.
5. Convocatoria dirigida a estudiantes sonorenses para obtener crédito educativo para realizar estudios
de verano de inglés en Pima Community College District of Arizona en Tucson, Arizona.
6. Convocatoria adicional para obtener una beca de exención de colegiatura para estudiantes inscritos
en escuelas particulares de todos los niveles educativos.
7. Convocatoria para reponer el proceso de otorgamiento de becas de exención de colegiatura para
estudiantes inscritos en escuelas particulares de los niveles educativos.
Para el ciclo escolar 2017-2018 se tuvieron las siguientes convocatorias:
1. Convocatoria para alumnos de primaria y secundaria, interesados en obtener una beca en escuelas
públicas.
2. Convocatoria para alumnos interesados en una beca en escuelas particulares.
3. Convocatoria para para obtener crédito educativo para estudiantes sonorenses inscritos en
universidades o colegios comunitarios de Arizona.
Como se puede observar, para el ciclo escolar 2019-2020 hubo un incremento considerable en el número de
convocatorias, ya que en el ciclo escolar 2017-2018 se consideraron tres convocatorias, en el ciclo escolar
2018-2019 fueron siete, mientras que en el ciclo escolar 2019-2020 se consideraron 13 convocatorias.
93
La distribución de los apoyos se realiza de acuerdo con la modalidad de cada convocatoria:
Para el caso de los estímulos educativos, el método para la entrega es mediante cheque ya que solo
se dan en una sola ocasión.
Para el caso de becas a escuelas públicas, a nivel bachillerato se otorga una tarjeta bancaria para la
recepción del apoyo y para las escuelas primarias y secundarias es mediante cheque.
Para los créditos educativos, el apoyo se realiza a la escuela y en si el beneficiario requiere el apoyo
mensual se deposita a la cuenta bancaria correspondiente.
Para el caso de los alumnos de escuelas particulares, la Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo,
establece que las becas no consistirán en la entrega de numerario sino en la deducción de porcentaje que
acuerde la Junta Directiva correspondiente al monto de la colegiatura del beneficiario. Asimismo, de acuerdo
con la citada ley, ninguna persona puede ser acreedor a más de una beca o estímulo educativo durante el
mismo ciclo escolar.
En este sentido, el área encargada de supervisar la integración oportuna de las instrucciones de pago a los
beneficiarios de los diferentes programas del Instituto es la Subdirección de Integración y Pagos a
Beneficiarios. Asimismo, el área encargada de programar y controlar las salidas de efectivo, transferencias
bancarias, trasferencias electrónicas, cheques, depósitos; por concepto de becas, estímulos educativos y
crédito educativo es la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, esto de acuerdo a lo establecido en el
Reglamento Interior y el Manual de Organización del Instituto.
Por otra parte, uno de los cuellos de botella identificados en el proceso de producción y distribución de bienes
y servicios/entrega de apoyos, es el retraso de los cheques. De acuerdo con lo expresado en las entrevistas
a los actores involucrados, existen retrasos en la entrega de apoyos, además, no se cuenta con una adecuada
planeación de la logística de entrega con las Coordinaciones de Extensión.
Sin embargo, es importante mencionar que la estructura organizacional del Instituto participa como apoyo de
ser necesario la entrega de los apoyos.
A continuación, se presentan las áreas responsables, la descripción de las actividades y los productos y/o
resultados por cada actividad del proceso de producción y distribución de bienes y servicios/entrega de
apoyos:
94
Tabla 20. Actores, actividades y productos del proceso de producción y distribución de bienes y
servicios/entrega de apoyos.
No Áreas responsables Descripción de actividades Productos o resultados
Subproceso 1: Trámite, otorgamiento, negativa y cancelación de becas educativas Subproceso 2: Trámite, otorgamiento, negativa y cancelación de estímulos educativos Subproceso 3: Trámite, otorgamiento, negativa y cancelación de créditos educativos
Insumos para iniciar el proceso
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo.
Políticas y directrices para el otorgamiento, de crédito y becas.
Lineamientos, criterios y procedimientos necesarios para la tramitación, otorgamiento, negativa y cancelación de becas y estímulos educativos disponibles.
Programas de becas, estímulos y crédito educativo.
Convocatorias.
Padrón de beneficiarios.
1 Dirección de Becas y Crédito
Coordina la asignación, calendarización y correcta entrega de recursos a los beneficiarios.
2 Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Programa y controla las salidas de: efectivo, transferencias bancarias, trasferencias electrónicas, cheques, depósitos; por concepto de becas, estímulos educativos y crédito educativo.
Comprobantes de salidas de: efectivo, transferencias bancarias, trasferencias electrónicas, cheques, depósitos.
3 Subdirección de Integración y Pagos a Beneficiarios
Supervisa la integración oportuna de las instrucciones de pago a los beneficiarios.
Subproceso 4: Cartera, Cobranza, Reestructura y Recuperación de Créditos
4 Subdirección de Cartera Planea las acciones necesarias y los programas diseñados para la recuperación oportuna de los créditos.
5 Subdirección de Cartera Ejecuta todas las acciones necesarias y los programas diseñados para la recuperación oportuna de los créditos.
Recuperación de créditos.
95
No Áreas responsables Descripción de actividades Productos o resultados
6 Coordinación de Gestión Financiera
Supervisa las estrategias de cobranza implementadas para eficientar los diferentes tipos de cartera, tanto interna, como extrajudicial externa y judicial.
7 Dirección de Becas y Crédito
Supervisa la recuperación de los créditos educativos otorgados.
Subproceso 5: Resguardo y control de documentación
8 Coordinación de Custodia de Documentos
Controla y salvaguarda los documentos que amparan la contratación y operación del crédito, los Créditos Educativos por cobrar y aquellos relacionados con créditos vencidos, pagos anticipados, reestructurados y finiquitados.
Documentos relacionados a los créditos educativos.
3.4.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros
Como limitantes en este proceso destaca lo que ya se ha mencionado anteriormente: la integración de los
programas de becas, estímulos y créditos educativos sin una adecuada planeación estratégica repercute a
que el proceso de producción y distribución de bienes y servicios/entrega de apoyos se vea afectado por el
aumento de convocatorias, generando retrasos y una escasa coordinación en la logística y organización para
la entrega de apoyos. Además, la inexistencia del Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito
Educativo y Recuperación de Crédito Educativo, donde se norme la producción, distribución y entrega de
apoyos genera que no exista claridad en la realización del proceso. Esto aunado a que no existe hasta la
fecha un Manual de Procedimientos aprobado y publicado que indique de manera estandarizada el
procedimiento para producción y distribución de bienes y servicios/entrega de apoyos.
3.4.1.3 Insumos y recursos
El principal insumo en el proceso de producción y distribución de bienes y servicios/entrega de apoyos, como
en de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios es el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos,
Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo. Sin embargo, ante la inexistencia de dicho
Reglamento, no se cuenta con el insumo principal para llevar a cabo el proceso pese a que el proceso se
realiza sin la disposición normativa que corresponde.
96
En lo que se refiere al personal, de acuerdo con lo externado por los entrevistados, ha sido insuficiente
debido al aumento de convocatorias, lo que ocasiona que el tiempo sea limitado y se generen retrasos en
las entregas de apoyos. Sin embargo, se mencionó por parte de los entrevistados que de ser necesario todo
el personal del Instituto participa en la entrega de apoyos, pero esto ocasiona que las áreas no estén
completas y no se pueda proporcionar la información que se requiere.
Con respecto a la infraestructura, se manifestó que el sistema informático con el que se cuenta actualmente
es lento, esto debido también al aumento de programas de becas, estímulos y créditos educativos. Por tal
motivo, al no contar con la capacidad instalada y el personal suficiente para la realización del proceso, se
considera que los recursos financieros, son limitados.
3.4.1.4 Productos
Los principales productos del proceso de producción y distribución de bines y servicios/entrega de apoyos
son:
1. Resultados de las convocatorias
2. Expediente físico y/o electrónico del beneficiario.
3. Padrón de beneficiarios.
3.4.1.5 Sistemas de información
Como sistemas de información que intervienen en el proceso se identificó el Sistema de Integración y Control
de Documentos Administrativos y el Sistema de Información Electrónica.
3.4.1.6 Coordinación
De acuerdo con lo externado por los actores que participan en el proceso, existe una buena coordinación
para llevar acabo la entrega de apoyos entre las áreas del Instituto, ya que de ser necesario todas las áreas
se involucran. Sin embargo, la coordinación y comunicación con las Coordinaciones de Extensión es
deficiente.
97
3.4.1.7 Pertinencia del proceso
La realización del proceso de producción y distribución de bienes y servicios/entrega de apoyos es pertinente
para el cumplimiento de los objetivos planteados por el Pp E404U07. Toda vez que al entregarse las becas,
estímulos y créditos educativos se contribuirá a disminuir los índices de deserción escolar.
3.4.1.8 Importancia estratégica
La importancia estratégica del proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios radica en que
dichos procesos contribuyen de manera directa al cumplimiento del propósito del Pp E404U07, permitiendo
de esta manera lograr que los estudiantes de primaria, secundaria, nivel medio superior y nivel superior del
Estado de Sonora finalicen sus estudios. Asimismo, se contribuye con esto a mejorar el nivel de educación y
con ello el cumplimiento del fin del Pp E404U07.
3.4.1.9 Grado de consolidación operativa
El grado de consolidación operativa del proceso de producción y distribución de bienes y servicios/entrega
de apoyos se determinó de acuerdo con la normatividad que rige al Instituto y al Pp E404U07, así como con
la información recopilada en el trabajo de campo mediante las entrevistas realizadas a los actores clave del
proceso. El grado de consolidación se realizó en una valoración de cinco criterios, asignando a cada criterio
un valor de 1 punto si se cumple en su totalidad, de 0.5 si cumple parcialmente y de 0 si no cumple. Bajo
estos criterios se obtuvieron los siguientes resultados.
98
Tabla 21. Grado de consolidación operativa del proceso de producción y distribución de bienes y
servicios/entrega de apoyos.
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcial- mente
No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos;
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 0.5
De acuerdo con las entrevistas realizadas se considera que los documentos existentes son del conocimiento de todos los involucrados. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que el el conocimiento del proceso es parcial.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras.
Grado de consolidación operativa
1 De un total de 5 puntos.
99
3.5 Seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos
El seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos cuanta con un subproceso sustantivo: Seguimiento a
beneficiarios.
3.5.1 Descripción detallada del proceso
3.5.1.1 Actividades, componentes y actores
El proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos se encuentra a cargo de la Dirección de
Becas y Crédito a través de la Subdirección de Evaluación y Asignación a Beneficiarios, área que tiene como
objetivo supervisar que se ejecute correctamente el procedimiento de seguimiento de los distintos apoyos
que ofrece el Instituto. Asimismo, la Coordinación de Seguimiento a Beneficiarios dependiente a dicha
Subdirección tiene como objetivo supervisar el eficiente ejercicio de los recursos otorgados por concepto
becas, estímulos educativos y créditos educativos, mediante la implementación del Programa de Seguimiento
a Beneficiarios. Sin embargo, no se identificó que se cuente con dicho programa.
A continuación, se presentan las áreas responsables, la descripción de las actividades y los productos y/o
resultados por cada actividad del proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos:
100
Tabla 22. Actores, actividades y productos del proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de
apoyos.
No Áreas responsables Descripción de actividades Productos o resultados
Subproceso 1: Seguimiento a beneficiarios
Insumos para iniciar el proceso
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo.
Políticas y directrices para el otorgamiento, de crédito y becas.
Lineamientos, criterios y procedimientos necesarios para la tramitación, otorgamiento, negativa y cancelación de becas y estímulos educativos disponibles.
Programas de becas, estímulos y crédito educativo.
Convocatorias.
Padrón de beneficiarios.
1 Coordinación de Seguimiento a Beneficiarios
Elabora el Programa de Seguimiento a Beneficiarios.
Programa de seguimiento a beneficiarios.
2 Coordinación de Seguimiento a Beneficiarios
Supervisa el eficiente ejercicio de los recursos otorgados por concepto becas, estímulos educativos y créditos educativos.
3.5.1.2 Límites del proceso y su articulación con otros
La principal limitante que se identifica en el proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos es
el Programa de Seguimiento a Beneficiarios, ya que no se identificó que se cuente con dicho programa.
3.5.1.3 Insumos y recursos
El principal insumo en el proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos es el Reglamento de
Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo, así como el Programa
de Seguimiento a Beneficiarios. Sin embargo, al no contar con el reglamento y el programa se considera que
el proceso se realiza de manera deficiente.
Por otra parte, los actores involucrados externaron en las entrevistas realizadas, que el personal ha sido
insuficiente debido al aumento de los programas de becas, lo que ocasiona que el tiempo sea limitado.
Asimismo, se manifestó que los recursos materiales en cuanto a equipos tecnológicos son insuficientes.
101
En este sentido, al no contar con el personal suficiente para la realización del proceso, y los recursos
materiales que se requieren se considera que los recursos financieros, son limitados.
En cuanto a la infraestructura o capacidad instalada, se manifestó que con el sistema informático con el que
se cuenta se realiza el seguimiento para conocer si se entregaron los apoyos.
3.5.1.4 Productos
Los principales productos del proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos son:
1. Programa de seguimiento a beneficiarios.
2. Expediente físico y/o electrónico del beneficiario.
3. Padrón de beneficiarios.
3.5.1.5 Sistemas de información
Para la operación de este proceso si se requieren sistemas de información, ya que a través del sistema
informático se realiza el seguimiento para comprobar la entrega de apoyos.
3.5.1.6 Coordinación
De acuerdo a lo mencionado por los actores involucrados la coordinación entre las áreas que intervienen en
el proceso es adecuada.
3.5.1.7 Pertinencia del proceso
El proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo es pertinente en la operación del Pp E404U07 ya que
a través de la realización de este proceso se comprueba que el beneficiario reciba los apoyos.
3.5.1.8 Importancia estratégica
La importancia estratégica del proceso radica en la comprobación de que el ejercicio de los recursos se
realice de una manera eficiente al momento de comprobar la entrega de apoyos.
102
3.5.1.9 Grado de consolidación operativa
El grado de consolidación operativa del proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos se
determinó de acuerdo con la normatividad que rige al Instituto y al Pp E404U07, así como con la información
recopilada en el trabajo de campo mediante las entrevistas realizadas a los actores clave del proceso. El
grado de consolidación se realizó en una valoración de cinco criterios, asignando a cada criterio un valor de
1 punto si se cumple en su totalidad, de 0.5 si cumple parcialmente y de 0 si no cumple. Bajo estos criterios
se obtuvieron los siguientes resultados.
Tabla 23. Grado de consolidación operativa del proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos.
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcial- mente
No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos;
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 0.5
De acuerdo con las entrevistas realizadas se considera que los documentos existentes son del conocimiento de todos los involucrados. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que el el conocimiento del proceso es parcial.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras.
Grado de consolidación operativa
1 De un total de 5 puntos.
103
3.6 Contraloría social y satisfacción de usuarios
3.6.1 Descripción detallada del proceso
El proceso de contraloría social y satisfacción de usuarios de acuerdo con el modelo general de procesos se
realiza de manera permanente y transversal en cada una de las etapas que contempla el modelo general.
La contraloría social es definida por la Ley General de Desarrollo Social como “el mecanismo de los
beneficiarios, de manera organizada, para verificar el cumplimiento de las metas y la correcta aplicación de
los recursos públicos asignados a los programas de desarrollo social”.
Para el caso del Pp E404U07 no se lleva a cabo la contraloría social y en cuanto a la satisfacción de usuarios
la Coordinación de Seguimiento a Beneficiarios tiene como función atender las quejas y sugerencias
presentadas por los solicitantes y beneficiarios, en relación a la prestación del servicio y a la operación de los
programas del Instituto, con el fin de implementar acciones de mejora, en coordinación con la Subdirección
de Evaluación y Asignación de Beneficiarios. Sin embargo, no se identificó que se realice alguna actividad
para evaluar la satisfacción de usuarios de manera independiente a la presentación de quejas y sugerencias
por parte de los usuarios.
Por lo tanto, se considera que el proceso de contraloría social y satisfacción de usuarios a pesar de ser una
función sustantiva en el mejoramiento de la operación del Pp E404U07 no se realiza de manera adecuada.
Por tal motivo, la consolidación operativa del proceso es nula.
3.7 Monitoreo y evaluación
3.7.1 Descripción detallada del proceso
El proceso de monitoreo y evaluación es considerado como un proceso permanente y transversal de acuerdo
con el modelo general.
En lo que se refiere a este proceso, el Pp E404U07 cuenta con su Matriz de Indicadores para Resultados
(MIR) a la cual se le da seguimiento de manera trimestral.
104
Asimismo, el Pp E404U07 fue sujeto a una evaluación externa en materia de diseño. De las recomendaciones
de la evaluación se derivaron los Aspectos Susceptibles de Mejora (ASM), a los cuales se les da seguimiento,
atendiendo los principales hallazgos detectados en dicha evaluación.
El proceso de monitoreo y evaluación de acuerdo con las entrevistas a los actores involucrados lo realiza la
Subdirección de Planeación. Sin embargo, de la revisión de la normatividad que rige la operación del Pp
E404U07 y del Instituto no se contempla la atribución y función de realizar el monitoreo y la evaluación a
pesar de que en la operatividad del Pp E404U07 se realiza.
En este sentido, normativamente las actividades del proceso no se encuentran en el Reglamento Interior ni
el Manual de Organización del Instituto. Por lo tanto, no existen documentos que normen el proceso y sean
del conocimiento de los operadores y a pesar de que se realiza el proceso no está estandarizado. Además,
no se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores ni con un mecanismo para la implementación
sistemática de mejoras. Por tal motivo, la consolidación operativa del proceso es nula.
IV. Resultados de la encuesta a beneficiarios
Como parte de la estrategia de campo se realizó una encuesta a los beneficiarios del Pp E404U07.
La muestra que se determinó fue de 381 beneficiarios, con nivel de confianza de 95% y un margen de error
de 5%.
Los resultados de las encuestas se clasificaron por género y tipo de apoyo (becas, estímulos y crédito
educativo) obteniéndose lo siguiente:
105
Página electrónica del IBCEES.
36%
Redes sociales (Facebook, Twitter,
Instagram)18%
Medios masivos de comunicación (periódico,
radio, televisión)5%
Institución académica.33%
Evento masivo (expo, feria, evento de
gobierno).2%
Otro.6%
GÉNERO: MUJERES1.- ¿Cómo se enteró de los programas de becas, estímulos educativos y/o crédito
educativo?
4.1 Resultados por género
Página electrónica del IBCEES.
43%
Redes sociales (Facebook, Twitter,
Instagram)19%
Medios masivos de comunicación
(periódico, radio, televisión)
5%
Institución académica.23%
Evento masivo (expo, feria, evento de
gobierno).1%
Otro.9%
GÉNERO: HOMBRES1.- ¿Cómo se enteró de los programas de becas, estímulos educativos y/o crédito
educativo?
106
Si92%
No8%
GÉNERO: MUJERES2.- ¿Considera usted que el trámite para la solicitud de beca, estímulo o crédito
educativo, según sea el caso, es accesible, entendible y rápido?
Si91%
No9%
GÉNERO: HOMBRES2.- ¿Considera usted que el trámite para la solicitud de beca, estímulo o crédito
educativo, según sea el caso, es accesible, entendible y rápido?
107
Si91%
No9%
GÉNERO: MUJERES3.- Una vez concluido el trámite de solicitud ¿Se le dio respuesta a su solicitud en el
tiempo establecido?
Si89%
No11%
GÉNERO: HOMBRES3.- Una vez concluido el trámite de solicitud ¿Se le dio respuesta a su solicitud en el
tiempo establecido?
108
Ingresar a institución educativa.
3%
Permanecer estudiando.52%
Concluir nivel educativo.2%
Ingresar a institución educativa y permanecer
estudiando.10%
Permanecer estudiando y concluir nivel
educativo.20%
Ingresar a institución educativa, permanecer estudiando y concluir
nivel educativo.13%
GÉNERO: MUJERES4.- ¿Considera usted que el apoyo otorgado ha contribuido a?:
Ingresar a institución educativa.
7%
Permanecer estudiando.47%
Concluir nivel educativo.3%
Ingresar a institución educativa y permanecer
estudiando.12%
Permanecer estudiando y concluir nivel
educativo.19%
Ingresar a institución educativa, permanecer estudiando y concluir
nivel educativo.12%
GÉNERO: HOMBRES4.- ¿Considera usted que el apoyo otorgado ha contribuido a?:
109
Muy satisfecho.64%
Satisfecho.32%
Poco satisfecho.2%
Nada satisfecho.2%
GÉNERO: MUJERES5.- ¿Qué tan satisfecho se siente con la atención que recibe por parte del IBCEES?
Muy satisfecho.53%
Satisfecho.42%
Poco satisfecho.4%
Nada satisfecho.1%
GÉNERO: HOMBRES5.- ¿Qué tan satisfecho se siente con la atención que recibe por parte del IBCEES?
110
Como se observa en las gráficas, mujeres y hombres respondieron que se han enterado de los programas
de becas, estímulos educativos y/o crédito educativo a través de la página electrónica del Instituto, con un
36% y 43% respectivamente, así como por la institución académica con un 33% las mujeres y un 23% los
hombres. Quedando en tercer lugar las redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram) con un 18% las mujeres
y 19% los hombres.
Por otra parte, ambos géneros opinaron que el trámite de la beca, estímulo o crédito educativo, según sea el
caso, es accesible, entendible y rápido, con un 92% las mujeres y 91% los hombres. Mientras que el 8%
restante de las mujeres, respondieron que tuvieron problemas con el registro ya que no todos cuentan con
acceso a internet.
Consideraron que el proceso es complicado y tardado tanto en la solicitud inicial como en la renovación por
tener que realizar todo el papeleo de nuevo. Además, de ser un proceso difícil para adultos mayores que no
cuentan con conocimientos para realizar su solicitud por vía internet.
También externaron una falta de comunicación con los beneficiarios para informar cuando llega el apoyo,
fallas en la página electrónica, problemas con el código que se genera con la solicitud y que no se considera
la opción de “madre soltera” y se impone la figura paterna.
Para el caso del 9% de los hombres restantes, manifestaron también problemas con el registro por falta de
internet, la escasa comunicación con los usuarios, fallas en la página electrónica, una plataforma confusa,
además de ser un proceso tardado y complicado tanto en la solicitud inicial como en la renovación.
Con respecto a la pregunta de si se dio respuesta al trámite realizado en el tiempo establecido, tanto mujeres
como hombres expresaron su respuesta de manera afirmativa con un 91% de las mujeres y un 89% de los
hombres.
Asimismo, el 57% de las mujeres y el 47% de los hombres respondieron que los apoyos otorgados han
contribuido a su permanencia estudiando. Mientras que el 20% de las mujeres y el 19% de los hombres
respondieron que los apoyos han contribuido a su permanencia y conclusión del nivel educativo.
111
En lo referente al nivel de satisfacción con la atención que reciben por parte del Instituto, el 64% de las
mujeres manifestó estar muy satisfechas y 32% satisfechas. Mientras que el 53% de los hombres expresó
sentirse muy satisfecho y el 42% satisfecho.
Por último, se manifestaron sugerencias para mejorar la operación de los servicios que brinda Instituto. A
continuación, se enlistan dichas sugerencias por género.
Mujeres:
1. Mayor difusión de los servicios que ofrecen.
2. Realizar acciones para que el instituto cuente con más presupuesto y pueda ayudar a más jóvenes.
3. Que atiendan las llamadas telefónicas.
4. Instalar un módulo por municipio ya que muchas personas no cuentan con acceso a internet ni la
manera de acudir a las oficinas del IBCEES.
5. Mayor difusión cuando llegan los apoyos porque en ocasiones, si no se recogen, son devueltos.
6. Que las becas lleguen por escuela o se manejen tarjetas bancarias, para evitar complicaciones de
traslados extensos para recoger apoyo.
7. Renovar el beneficio año tras año a los estudiantes que se mantengan con excelencia académica.
8. Contar con personal con mejor actitud de servicio y atención al solicitante.
9. Agregar la opción de “Madre soltera” en la parte en donde se específica la ocupación del padre o tutor.
10. Mayor difusión cuando llegan los apoyos porque en ocasiones, si no se recogen, son devueltos.
11. Que los procesos sean más rápidos.
Hombres:
1. Aumento en el crédito para carreras costosas.
2. Mayor difusión de los servicios que ofrecen.
3. Realizar acciones para que el instituto cuente con más presupuesto y pueda ayudar a más jóvenes.
4. Que se les dé prioridad a niños con discapacidad.
5. Que se les dé prioridad a estudiantes de escuelas públicas antes que las privadas.
6. Que los procesos sean más rápidos.
7. Que atiendan las llamadas telefónicas.
8. Instalar un módulo por municipio ya que muchas personas no cuentan con acceso a internet ni la
manera de acudir a las oficinas del IBCEES.
112
9. Mayor difusión cuando llegan los apoyos porque en ocasiones, si no se recogen, son devueltos.
10. Que se considere en estos apoyos, a todos los niños de comunidades indígenas.
11. Que sean entregadas a tiempo suficiente para poder comprar uniformes y materiales antes de iniciar
el ciclo escolar.
12. Que las becas lleguen por escuela o se manejen tarjetas bancarias, para evitar complicaciones de
traslados extensos para recoger apoyo.
13. Que eliminen el folio o código como método de identificación y se utilice el CURP del beneficiario.
14. Más oficinas para mayor accesibilidad y rapidez en el servicio.
15. Renovar el beneficio año tras año a los estudiantes que se mantengan con excelencia académica.
16. Contar con personal con mejor actitud de servicio y atención al solicitante.
17. Crear una aplicación para celulares en donde llevar a cabo todo el proceso y tener la opción de revisar
el estatus del trámite.
113
4.2 Resultados por tipo de apoyo
Página electrónica del IBCEES.
40%
Redes sociales (Facebook, Twitter,
Instagram)20%
Medios masivos de comunicación
(periódico, radio, televisión)
6%
Institución académica.31%
Evento masivo (expo, feria, evento de
gobierno).2%
Otro.1%
TIPO DE APOYO: BECAS1.- ¿Cómo se enteró de los programas de becas, estímulos educativos y/o crédito
educativo?
Página electrónica del IBCEES.
30%
Redes sociales (Facebook, Twitter,
Instagram)24%
Institución académica.36%
Otro.10%
TIPO DE APOYO: ESTÍMULOS1.- ¿Cómo se enteró de los programas de becas, estímulos educativos y/o crédito
educativo?
Página electrónica del IBCEES.
43%
Redes sociales (Facebook, Twitter,
Instagram)6%
Medios masivos de comunicación
(periódico, radio, televisión)
7%
Institución académica.11%
Otro.33%
TIPO DE APOYO: CRÉDITOS1.- ¿Cómo se enteró de los programas de becas, estímulos educativos y/o crédito
educativo?
114
Página electrónica del IBCEES.
43%
Redes sociales (Facebook, Twitter,
Instagram)6%
Medios masivos de comunicación
(periódico, radio, televisión)
7%
Institución académica.11%
Otro.33%
TIPO DE APOYO: CRÉDITOS1.- ¿Cómo se enteró de los programas de becas, estímulos educativos y/o crédito
educativo?
Si92%
No8%
TIPO DE APOYO: BECAS2.- ¿Considera usted que el trámite para la solicitud de beca, estímulo o crédito
educativo, según sea el caso, es accesible, entendible y rápido?
Si94%
No6%
TIPO DE APOYO: ESTÍMULOS2.- ¿Considera usted que el trámite para la solicitud de beca, estímulo o crédito
educativo, según sea el caso, es accesible, entendible y rápido?
Si89%
No11%
TIPO DE APOYO: CRÉDITOS2.- ¿Considera usted que el trámite para la solicitud de beca, estímulo o crédito
educativo, según sea el caso, es accesible, entendible y rápido?
115
Si90%
No10%
TIPO DE APOYO: BECAS3.- Una vez concluido el trámite de solicitud ¿Se le dio respuesta a su solicitud en el
tiempo establecido?
Si90%
No10%
TIPO DE APOYO: ESTÍMULOS3.- Una vez concluido el trámite de solicitud ¿Se le dio respuesta a su solicitud en el
tiempo establecido?
Si92%
No8%
TIPO DE APOYO: CRÉDITOS3.- Una vez concluido el trámite de solicitud ¿Se le dio respuesta a su solicitud en el
tiempo establecido?
116
Ingresar a institución educativa.
3%
Permanecer estudiando.48%
Concluir nivel educativo.3%
Ingresar a institución educativa y permanecer
estudiando.11%
Permanecer estudiando y concluir nivel educativo.
22%
Ingresar a institución educativa, permanecer
estudiando y concluir nivel educativo.
13%
TIPO DE APOYO: BECAS4.- ¿Considera usted que el apoyo otorgado ha contribuido a?:
Ingresar a institución educativa.
16%
Permanecer estudiando.35%
Concluir nivel educativo.2%
Ingresar a institución educativa y permanecer
estudiando.13%
Permanecer estudiando y concluir nivel educativo.
18%
Ingresar a institución educativa, permanecer
estudiando y concluir nivel educativo.
16%
TIPO DE APOYO: CRÉDITOS4.- ¿Considera usted que el apoyo otorgado ha contribuido a?:
Ingresar a institución educativa.
2%
Permanecer estudiando.76%Concluir nivel educativo.
2%
Ingresar a institución educativa y permanecer
estudiando.10%
Permanecer estudiando y concluir nivel educativo.
8%
Ingresar a institución educativa, permanecer
estudiando y concluir nivel educativo.
2%
TIPO DE APOYO: ESTÍMULOS4.- ¿Considera usted que el apoyo otorgado ha contribuido a?:
117
Muy satisfecho.59%
Satisfecho.37%
Poco satisfecho.3%
Nada satisfecho.1%
TIPO DE APOYO: BECAS5.- ¿Qué tan satisfecho se siente con la atención que recibe por parte del IBCEES?
Muy satisfecho.58%
Satisfecho.40%
Poco satisfecho.2%
TIPO DE APOYO: ESTÍMULOS5.- ¿Qué tan satisfecho se siente con la atención que recibe por parte del IBCEES?
Muy satisfecho.62%
Satisfecho.34%
Poco satisfecho.2%
Nada satisfecho.2%
TIPO DE APOYO: CRÉDITOS5.- ¿Qué tan satisfecho se siente con la atención que recibe por parte del IBCEES?
118
Como se puede observar en las gráficas, el 40% de los beneficiarios de becas y el 43% de los beneficiarios
de créditos educativos se enteraron de los programas a través de la página electrónica del Instituto, mientras
que el 36% de los beneficiarios de estímulos educativos se enteraron por medio de la institución académica.
Por otra parte, el 92% de los beneficiarios de becas, el 94% de los beneficiarios de estímulos educativos y el
89% de los beneficiarios de créditos educativos, manifestaron que el trámite para la solicitud de la beca,
estímulo y crédito educativo es accesible, entendible y rápido. Mientras que el porcentaje que estuvo en
desacuerdo expresó lo siguiente
Beneficiarios de becas:
1. Problemas con el registro ya que no todos cuentan con acceso a internet.
2. Falta de comunicación con los beneficiarios para informar cuando llega el apoyo.
3. Proceso muy tedioso y tardado.
4. Proceso de renovación tedioso al tener que realizar todo el papeleo de nuevo.
5. Plataforma confusa y con muchos datos.
6. Informar cuando exista documentación incorrecta para evitar ser rechazado.
7. Solicita estrictamente ingreso de los padres y no dispongo de ellos.
8. Dificultades con el código generado.
9. Informar motivos de rechazo.
10. No permite la opción de “madre soltera” y se impone la figura paterna, quien en ocasiones no aporta.
11. Rechazado por contar con discapacidad.
Beneficiarios de estímulos educativos:
1. Problemas con el funcionamiento de la página web.
2. Ampliar los métodos de registro y que no sea solo por internet.
3. Notificar cuando llegue el apoyo.
4. Revisar estatus social de los beneficiarios.
5. Mayor difusión de los servicios que ofrecen.
6. Que los procesos sean más rápidos.
119
Beneficiarios de créditos educativos:
1. Proceso complejo y tardado.
2. Poca flexibilidad con la entrega de documentos.
3. Tardanza en tiempos de respuesta.
4. Revisar estatus social de los beneficiarios.
5. Problemas con el funcionamiento de la página web.
6. Mayor difusión de los servicios que ofrecen.
En lo que se refiere a si se dio respuesta a su solicitud en el tiempo establecido, el 90% de los beneficiarios
de becas y estímulos educativos, así como el 92% de los beneficiarios de créditos educativos respondieron
de manera afirmativa.
Por otro lado, el 48% de los beneficiarios de becas, el 76% de los beneficiarios de estímulos educativos y el
35% de los beneficiarios de créditos educativos manifestaron que los apoyos han contribuido a su
permanencia en el estudio.
En cuanto a la satisfacción con la atención que reciben por parte del Instituto, el 59% de los beneficiarios de
becas, el 58% de los beneficiarios de estímulos educativos y el 62% de los beneficiarios de créditos
educativos expresaron sentirme muy satisfechos. Y el 37%, el 40% y 34% respectivamente, mencionaron
sentirse satisfechos.
Por último, los beneficiarios enunciaron sugerencias con el fin de mejorar la operación de los servicios que
brinda el Instituto, siendo estas las siguientes:
Beneficiarios de becas:
1. Revisar estatus social de los beneficiarios.
2. Mayor difusión de los servicios que ofrecen.
3. Realizar acciones para que el instituto cuente con más presupuesto y pueda ayudar a más jóvenes.
4. Que se les dé prioridad a niños con discapacidad.
5. Que se les dé prioridad a estudiantes de escuelas públicas antes que las privadas.
6. Que los procesos sean más rápidos.
120
7. Que atiendan las llamadas telefónicas.
8. Instalar un módulo por municipio ya que muchas personas no cuentan con acceso a internet ni la
manera de acudir a las oficinas del IBCEES.
9. Mejorar el funcionamiento de la página web.
10. Que se considere en estos apoyos, a todos los niños de comunidades indígenas.
11. Crear una aplicación para celulares en donde llevar a cabo todo el proceso y tener la opción de revisar
el estatus del trámite.
12. Que las becas lleguen por escuela o se manejen tarjetas bancarias, para evitar complicaciones de
traslados extensos para recoger apoyo.
13. Que eliminen el folio o código como método de identificación y se utilice el CURP del beneficiario.
14. Más oficinas para mayor accesibilidad y rapidez en el servicio.
15. Renovar el beneficio año tras año a los estudiantes que se mantengan con excelencia académica.
16. Agregar la opción de “madre soltera” en la parte en donde se específica la ocupación del padre o tutor.
Beneficiarios de estímulos educativos:
1. Notificar cuando llegue el apoyo.
2. Que sean entregadas a tiempo suficiente para poder comprar uniformes y materiales antes de iniciar
el ciclo escolar.
3. Mejorar funcionamiento de la página.
4. Mayor difusión sobre la existencia de estímulos.
5. Informar sobre nuevas fechas en las propias escuelas.
Beneficiarios de créditos educativos:
1. Respetar horarios de citas y atender los días sábado.
2. Mejorar tiempos de respuesta.
3. Ampliar los métodos de envío del contrato.
4. Mejorar la actitud del personal que atiende.
5. Atender línea telefónica.
6. Ofrecer alternativas de pago.
121
V. Hallazgos y resultados
Después del análisis realizado en las secciones anteriores del trabajo de gabinete, así como del trabajo de
campo, se presentan a continuación los hallazgos y resultados de la evaluación, considerando los principales
problemas detectados en la normatividad, los cuellos de botella, las áreas de oportunidad, las buenas
prácticas, las amenazas y las fortalezas.
5.1 Principales problemas detectados en la normatividad
Derivado del análisis de la normatividad que rige al Pp E404U07 y al Instituto, de las entrevistas realizadas a
los actores involucrados se detectaron los siguientes problemas:
No se identificó que se cuente con el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo
y Recuperación de Crédito Educativo, a pesar de que los programas de becas, estímulos y créditos
educativos se encuentran operando.
No se cuenta con un Manual de Procedimientos.
Las atribuciones establecidas en el Reglamento Interior del Instituto son las mismas funciones que se
establecen en el Manual de Organización.
No se encontró de manera puntal la atribución y función de la formulación, ejecución, seguimiento y
evaluación del programa institucional.
De la revisión del Reglamento Interior y el Manual de Organización del Instituto, no se identificó que
área la estructura orgánica cuenta con la atribución y función de elaborar las convocatorias de becas,
solo se menciona la supervisión de la elaboración de las mismas sin dejar claro el área encargada de
su elaboración.
La Subdirección de Planeación no cuenta con la atribución y función de intervenir en la integración de
los programas de becas, estímulos y crédito educativo, aun y cuando en la práctica interviene en este
proceso.
No se establece la atribución y función en ninguna de las áreas contempladas en la estructura
orgánica del Instituto, la implementación del presupuesto basado en resultados (PbR) y el sistema de
evaluación del desempeño (SED).
122
Se identificó duplicidad de funciones de la Dirección de Becas y Crédito con la Subdirección de
Operaciones y Vinculación ya que ambas cuentan con la función de “Supervisar la elaboración y
difusión de Convocatorias de los distintos programas del IBCEES”.
No se identificó la atribución y función de realizar el monitoreo y la evaluación a pesar de que en la
operatividad del Pp E404U07 se realiza.
5.2 Cuellos de botella
Los cuellos de botella de acuerdo con los términos de referencia son aquellas prácticas, procedimientos,
actividades y/o trámites que obstaculizan procesos o actividades de las que depende el programa para
alcanzar sus objetivos.
En este sentido, derivado del trabajo de campo y del análisis de los procesos del Pp E404U07, se identificaron
los siguientes cuellos de botella:
El principal cuello de botella se deriva del proceso de planeación, ya que, aunque existe un documento
de planeación estratégica “Programa Institucional del Instituto de Crédito Educativo”, este no
representa una guía para la operación del Pp E404U07, debido a que el programa institucional es del
extinto Instituto Crédito Educativo. Por lo tanto, esto genera que no exista una adecuada planeación
estratégica de los programas de becas, estímulos y créditos educativos lo que repercute en su
integración, afectando la coordinación entre los actores involucrados y el retraso en los procesos.
Aunado a lo anterior, la inexistencia del Manual de Procedimientos que guie los procesos del Pp
E404U07 y del Instituto, genera que en la practica la operación de los procesos no se encuentren
debidamente estandarizados, generando retrasos en la operación del Pp E404U07.
Otro de los cuellos de botella identificados en las entrevistas con los actores involucrados es el retraso
en la entrega de cheques.
Por último, se identificó como un cuello de botella la saturación y por consecuencia lentitud del servidor
donde se procesan las solicitudes de los programas de becas, estímulos y crédito educativo, esto
debido al aumento de convocatorias, lo cual se relaciona con el principal cuello de botella detectado;
la ausencia de una adecuada planeación estratégica para la integración de los programas.
123
5.3 Áreas de oportunidad
Los términos de referencia definen las áreas de oportunidad como aquellos aspectos del diseño,
implementación, gestión y resultados que las entidades y dependencias pueden mejorar; es decir, son
aquellas limitaciones, fallas o defectos de los insumos o procesos internos del programa, que pueden
obstaculizar el logro de su fin o propósito.
Las áreas de oportunidad que se identificaron en los procesos que conforman la operación del Pp E404U07
se describen a continuación:
El Pp E404U07 “Becas y Apoyos para la Educación” que tiene como fin: “Contribuir a mejorar el nivel
de educación de los sonorenses mediante el otorgamiento de becas, créditos y estímulos educativos”,
y como propósito cuatro objetivos:
1. “Los estudiantes de primaria del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o estimulo
educativo finalizan sus estudios”.
2. “Los estudiantes de secundaria del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o estimulo
educativo finalizan sus estudios”.
3. “Los estudiantes nivel medio superior del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o
estimulo educativo finalizan sus estudios”.
4. “Los estudiantes de nivel superior del Estado de Sonora que reciben una beca, crédito y/o estimulo
educativo finalizan sus estudios”.
Además, de contar con tres componentes:
1. “Becas y estímulos educativos disponibles”.
2. “Créditos educativos disponibles”.
3. “Recursos financieros disponibles”.
Sin embargo, no se identificó que cuente con un diagnostico debidamente documentado, que derive
en una planeación estratégica de los programas de becas, estímulos y crédito educativo. Lo anterior,
debido a que no se cuenta con el Programa Institucional del Instituto Becas y Crédito, que sea el
instrumento que condense los proyectos y acciones que debe llevar a cabo el Instituto con previsiones
y metas de mediano plazo.
El Programa Institucional vigente es el Programa Institucional del extinto Instituto de Crédito
Educativo.
124
Asimismo, debido a la no conclusión del proceso de elaboración Manual de Procedimientos del
Instituto se siguen utilizando para la operación de los procesos los manuales de los extintos Instituto
de Crédito Educativo e Instituto de Becas y Estímulos educativos a pesar de que hace más de un año
se realizó la fusión de los dos institutos para ser Instituto de Becas y Crédito Educativo.
No se identificó que se cuenten con mecanismos que permitan conocer y medir la satisfacción de los
beneficiarios de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
La normatividad que rige al Instituto no contempla de manera puntual el proceso operativo para el
otorgamiento de créditos y el Reglamento Interior del Instituto refiere al Reglamento de Becas,
Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo, sin embargo, dicho
reglamento no ha concluido su proceso de elaboración.
No se identificó que se cuente con el Programa de Promoción y Difusión de los programas de becas,
estímulos y crédito educativo que permitiría una mayor cobertura de difusión en el Estado al contar
con una planeación para el proceso de difusión.
No se identificó que se cuente con el Programa de Seguimiento a Beneficiarios que permita además
de llevar un control de los apoyos entregados conocer las opiniones y sugerencias de los beneficiarios.
No se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores que lleve el seguimiento de la Matriz de
Indicadores para Resultados (MIR) del Pp E404U07.
No se identificaron mecanismos para la implementación sistemática de mejoras.
No se identificó un Programa Anual de Capacitación que permita a las áreas directivas como a las
operativas contar con un proceso de aprendizaje constante para la implementación de mejoras en los
procesos.
Derivado de las áreas de oportunidad detectadas en la operación de los procesos del Pp E404U07,
resalta la ausencia de un adecuado control interno, así como una adecuada administración de riesgos.
125
5.4 Buenas prácticas
Las buenas prácticas son de acuerdo a lo establecido en los términos de referencia, aquellas iniciativas
innovadoras, fuera de lo normado para la ejecución de los procesos, que sean replicables, sostenibles en el
tiempo y que permitan fortalecer la capacidad de operación del programa.
En este sentido, se reconoce como una buena práctica del Instituto y de la operación del Pp E404U07, la
colaboración que existe por parte de los trabajadores de todas las áreas del Instituto, el trabajo en equipo, el
tiempo extra dedicado para cumplir con la misión del Instituto “Potenciar el acceso, permanencia y conclusión
de los estudios, de las y los jóvenes sonorenses, vía otorgamiento de becas, estímulos educativos y crédito
educativo, contribuyendo al desarrollo económico y social del estado y del país”, así como con el fin del Pp
E404U07 “Contribuir a mejorar el nivel de educación de los sonorenses mediante el otorgamiento de becas,
créditos y estímulos educativos”, ya que aún sin estar dentro de sus atribuciones establecidas en el
Reglamento Interior, así como dentro de sus funciones enmarcadas en el Manual de Organización, la
estructura orgánica del Instituto evidencia una total colaboración en los procesos de solicitud de apoyos,
producción y distribución de bienes y servicios/entrega de apoyos logrando con ello los siguientes resultados,
muestra de la disposición y trabajo en equipo.
La satisfacción de la atención que reciben por parte del Instituto es expresada como “muy satisfechos” por
parte del 59% de los beneficiarios de becas, el 58% de los beneficiarios de estímulos educativos y el 62% de
los beneficiarios de créditos educativos. Y el 37%, el 40% y 34% respectivamente, mencionaron sentirse
satisfechos. De acuerdo con la encuesta realizada por el equipo evaluador a los beneficiarios.
5.5 Amenazas
Las amenazas con los factores externos que podrían comprometer el cumplimiento de los objetivos del
programa de acuerdo con los términos de referencia.
Como amenazas en la operación del Pp E404U07 se detectaron las siguientes:
La diversidad de municipios en el Estado, las necesidades de nuevas tecnologías, así como del
servicio de internet en cada uno de ellos y las distancias que existen en el traslado, afectan la
cobertura y la difusión de los programas de becas, estímulos y créditos educativos.
126
5.6 Fortalezas
De acuerdo con los términos de referencia las fortalezas son elementos internos o capacidades de gestión o
recursos del programa, tanto humanos como materiales, que puedan usarse para lograr su fin o propósito.
En este sentido, las fortalezas identificadas son las siguientes:
La coordinación con las instituciones educativas, la red de enlaces en el Estado y con la
implementación de Comités Regionales, ha permitido un canal de comunicación y difusión con los
estudiantes, logrando con ello ampliar la cobertura y el acceso a los programas que ofrece el Instituto.
Lo anterior, se ve reflejado en los resultados de la encuesta realizada a los beneficiarios, ya que el
31% de los beneficiarios de becas y el 36% de los beneficiarios de estímulos educativos se ha
enterado de los programas a través de la institución académica, siendo esta el segundo medio de
difusión para los enlaces.
Entre las fortalezas destaca la colaboración y dedicación de los recursos humanos para lograr cumplir
con el fin y propósito del Pp E404U07, ya que pese a que por el aumento de convocatorias se requiere
de más personal el trabajo en equipo se ha visto reflejado en la satisfacción de los beneficiarios.
Como fortaleza también se destaca que el Pp E404U07 cuenta con los insumos necesarios para su
correcta operación, contando con recursos materiales y financieros.
VI. Conclusiones y recomendaciones
En este apartado se presenta una síntesis de los resultados encontrados y se resaltan los aspectos
susceptibles de mejora que se consideran más relevantes para mejorar la gestión del Pp E404U07 y para el
cumplimiento de sus objetivos.
127
5.1 Conclusiones
La presente evaluación consistió en un análisis sistemático de la gestión operativa del Pp E404U07 para
valorar si dicha gestión cumple con lo necesario para el logro de las metas y objetivos del programa.
Asimismo, se realizó un análisis puntual de los procesos que el Pp E404U07 lleva a cabo, así como con una
descripción de los mecanismos de coordinación que realiza para lograr el complimiento de sus objetivos,
identificando fortalezas y debilidades en los procesos.
El análisis efectuado se realizó a través de trabajo de gabinete y trabajo de campo. Con respecto al trabajo
de gabinete, se concluye que el problema y/o necesidad que atiende el Pp E404U07 es el “Bajo acceso,
permanencia y conclusión de estudios de las y los estudiantes sonorenses”.
La población atendida para el periodo 2018-2019 fue de un total de 52,825 beneficiarios, de los cuales 8,488
son beneficiarios de créditos educativos, 37,395 de becas y 6,942 de estímulos educativos.
Por otra parte, en el trabajo de campo se analizaron los procesos con los que cuenta el Pp E404U07,
identificándose de acuerdo al modelo general los siguientes siete:
1. Planeación.
2. Difusión.
3. Solicitud de apoyos y selección de beneficiarios.
4. Producción y distribución de bines y servicios/entrega de apoyos.
5. Seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos.
6. Contraloría social y satisfacción de usuarios.
7. Monitoreo y evaluación.
De la descripción y análisis de los procesos del Pp E404U07 se concluye que el grado de consolidación
operativa del Pp E404U07 es 0.85 en una escala de 1 a 5 puntos, es decir, el Pp E404U07 cuenta con un
17% de cumplimiento de los cinco criterios considerados para determinar su consolidación.
128
En lo que se refiere al criterio de si existen documentos que normen los procesos, se tiene una valoración
global del 35% de cumplimiento. Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están
documentados, el cumplimiento es del 50%. Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por
todas las instancias ejecutoras, se tiene una valoración del 0%, misma valoración se tiene en si se cuenta
con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión y si se cuenta con mecanismos para la implementación
sistemática de mejoras, la valoración global de los últimos dos criterios también es 0%.
Lo anterior como resultado de los principales problemas detectados en la normatividad, ya que derivado del
análisis del marco normativo que rige al Pp E404U07 no se identificó el Reglamento de Becas, Estímulos
Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo, a pesar de que los programas de becas,
estímulos y créditos educativos se encuentran operando.
Asimismo, tampoco se logró identificar el Manual de Procedimientos. Además, no se contempla en el
Reglamento Interior, así como en el Manual de Organización funciones sustantivas que se realizan en la
práctica, como lo es la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del programa institucional, la
elaboración de las convocatorias de los programas de becas, estímulos y créditos educativos, así como la
función de realizar el monitoreo y la evaluación a pesar de que en la operatividad del Pp E404U07 se realiza.
Asimismo, se detectaron deficiencias en la planeación estratégica ya que no se cuenta con el Programa
Institucional a pesar de que el Instituto de Becas y Crédito tiene operando más de un año. El mismo caso
ocurre con el Programa de Promoción y Difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo y
el Programa de Seguimiento a Beneficiarios.
Por otra parte, el que no se cuente con un sistema de monitoreo e indicadores implica que no se identifiquen
mecanismos para la implementación sistemática de mejoras. Sin embargo, a pesar de las áreas de
oportunidad que se identifican en la operación del Pp E404U07 es importante destacar que la opinión del
59% de los beneficiarios de becas, el 58% de los beneficiarios de estímulos educativos y el 62% de los
beneficiarios de créditos educativos expresaron sentirme muy satisfechos con la atención que reciben por
parte del Instituto. Asimismo, el 37%, el 40% y 34% respectivamente, mencionaron sentirse satisfechos.
En este sentido, se concluye que en la gestión estratégica y operativa del Pp E404U07 existe una parcial
formalización de la estructura organizativa. Además de una inexistencia de programas y reglamentos
específicos, así como una inexistencia de procesos operativos formales. Lo que se traduce en un deficiente
alcance de control interno en la institución responsable del Pp E404U07.
129
Tabla 24. Grado de consolidación operativa del Pp E404U07.
Criterios Planeación Difusión
Solicitud de apoyos y
selección de beneficiarios
Producción y
distribución de bienes y servicios/ Entrega de
apoyos
Seguimiento a
beneficiarios y monitoreo de apoyos
Contraloría social y
satisfacción de usuarios
Monitoreo y
evaluación
Valoración Global
1) Si existen documentos que normen los procesos;
0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0 0 0.35
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
1 1 0.5 0.5 0.5 0 0 0.5
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
0 0 0 0 0 0 0 0
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
0 0 0 0 0 0 0 0
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
0 0 0 0 0 0 0 0
Grado de consolidación
operativa 1.5 1.5 1 1 1 0 0 0.85
130
5.2 Recomendaciones
Derivado de los hallazgos y resultados identificados en el análisis de los procesos del Pp E404U07 y de las
conclusiones mencionadas en el apartado anterior se formulan las siguientes recomendaciones con el fin de
que permitan instrumentar mejoras en la gestión operativa del Pp E404U07:
Elaborar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de
Crédito Educativo donde se establezcan las atribuciones para la correcta asignación de los recursos
para el otorgamiento d ellos programas de becas, estímulos y créditos educativos.
Elaborar el Programa Institucional de que contemple los proyectos y acciones que debe de llevar a
cabo el Instituto con previsiones y metas de mediano y largo plazo.
Modificar el Manual de Organización con el fin de eliminar duplicidad de funciones e incluir funciones
sustantivas como la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del programa institucional;
elaborar las convocatorias de becas y el monitoreo y la evaluación, así como documentar y formalizar,
mediante funciones y procedimientos, las responsabilidades de todo el personal.
Elaborar el Manual de Procedimientos con el fin de establecer responsables por cada proceso y
procedimiento, los tiempos y los pasos a seguir, lo que permitirá la precisión de responsabilidades
para la ejecución, control y evaluación de las actividades, con un esquema integral del proceso.
Asimismo, permitirá la orientación e inducción del personal que ingrese al Instituto, identificar la
interrelación con otros procesos, así como analizar y medir los resultados de la capacidad y eficacia
del proceso identificando los métodos para la mejora de los procesos y procedimientos. Además, el
describir y documentar cada una de las actividades de los procesos implica también identificar
aquellos controles que permiten lograr los objetivos de cada proceso. Los controles deberán estar
conformados por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto
de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos requeridos para el logro
de los objetivos del Pp E404U07.
131
Diferenciar las atribuciones establecidas en el Reglamento Interior del Instituto de las funciones
establecidas en el Manual de Organización, ya que lo establecido en la mayor parte de los documentos
es lo mismo.
Establecer una adecuada planeación estratégica de los programas de becas, estímulos y créditos
educativos, así como de sus convocatorias, con el objetivo de evitar retrasos y saturación en las
funciones del personal y en los sistemas informáticos que procesan las solicitudes de los usuarios.
Elaborar el Programa de Promoción y Difusión de los programas de becas, estímulos y crédito
educativo donde se establezcan las estrategias de difusión del Pp E404U07, así como para fortalecer
las actividades de vinculación con instituciones académicas, públicas y privadas para una mayor
cobertura y alcance de los apoyos y beneficios del Pp E404U07.
Elaborar el Programa de Seguimiento a Beneficiarios, que permita llevar un control sobre la entrega
de los apoyos además de establecer mecanismos para conocer y medir la satisfacción de los
beneficiarios con el objetivo de obtener retroalimentación de la eficiencia y eficacia de los procesos
realizados.
Implementar un sistema de monitoreo e indicadores para la instrumentación sistemática de mejoras,
así como generar intervenciones en el seguimiento del desempeño del Pp E404U07.
Fortalecer la implementación del Sistema de Control Interno con el fin de corregir errores y asegurar
el cumplimiento de metas y objetivos, así como identificar y medir los riesgos del Instituto para un
correcto cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y lineamientos previniendo o corrigiendo
desviaciones u omisiones antes de que ocurran.
132
VII. Anexos
Anexo I. Ficha técnica de identificación del Programa E404E07 Becas y Apoyos para la Educación
Tema Variable Datos
Ramo N/A
Institución Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora
Entidad Sonora
Unidad Responsable Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora
Clave Presupuestal E404U07
Nombre del Programa Becas y Apoyos para la Educación
Año de Inicio N/D
Responsable titular del programa Dirección General
Teléfono de contacto 662-289-87-00
Correo electrónico de contacto [email protected]
Objetivo general del programa
Contribuir a elevar el acceso, permanencia y conclusión satisfactoria de
los estudios de las y los estudiantes sonorenses, vía otorgamiento de
becas y estímulos educativos.
Ley de Educación para el Estado de Sonora.
Ley del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora
Reglamento Interior del Instituto de Becas y Crédito Educativo del
Estado de Sonora
Manual de Organización.
PND: Eje general de bienestar.
PED: Eje estratégico 4: “Todos los sonorenses todas las
oportunidades”.
PND: Objetivo 2.2: “Garantizar el derecho a la educación laica, gratuita,
incluyente, pertinente y de calidad en todos los tipos, niveles y
modalidades del Sistema Educativo Nacional y para todas las
personas”.
PED: Reto 4: “Elevar la calidad de la educación para impulsar la
creatividad, el ingenio, las competencias y los valores fundamentales de
los Sonorenses, potencializando el talento del personal docente y
desarrollando capacidades de aprendizaje”.
Datos
Generales
Principal Normatividad
Eje del PND/PED con el que está alineado
Objetivo del PND/PED con el que está
alineado
Objetivos
133
Tema Variable Datos
PND: Estrategia 2.2.1: “Asegurar el acceso y permanencia en la
educación, ofreciendo oportunidades educativas que tengan como eje
principal el interés superior de las niñas, niños, adolescentes,
priorizando las mujeres, los pueblos indígenas y a los grupos
históricamente discriminados”.
Estrategia 2.2.2: “Elevar la calidad y pertinencia de la educación en
todos los tipos, niveles y modalidades del Sistema Educativo Nacional,
considerando la accesibilidad universal y partiendo de las necesidades
primordiales de la población y de la comunidad”.
PED: Estrategia 4.2: “Asegurar el éxito de la trayectoria académica de
cada estudiante en todos los niveles educativos en el estado de
Sonora”.
Programa ( Sectorial, Especial o Institucional)
con el que está alineadoPrograma Sectorial de Educación y Cultura
Objetivo (Sectorial, especial o institucional) con
el que está alineado
Objetivo 5: “Favorecer la permanencia, continuidad, y el éxito escolar
disminuyendo el abandono escolar en todos los niveles educativos”.
Indicador (Sectorial, Especial o Institucional)
con el que está alineado N/D
Como propósito se plantean cuatro objetivos:
1. 1. “Los estudiantes de primaria del Estado de Sonora que reciben
una beca, crédito y/o estimulo educativo finalizan sus estudios”.
2. 2. “Los estudiantes de secundaria del Estado de Sonora que reciben
una beca, crédito y/o estimulo educativo finalizan sus estudios”.
3. 3. “Los estudiantes nivel medio superior del Estado de Sonora que
reciben una beca, crédito y/o estimulo educativo finalizan sus estudios”.
4. 4. “Los estudiantes de nivel superior del Estado de Sonora que
reciben una beca, crédito y/o estimulo educativo finalizan sus estudios”.
Definición
]La población potencial es definida por el CONEVAL como “aquel
conjunto de la población que presenta el problema central que el
programa atiende”.
Unidad de medida Estudiantes de nivel básico, medio superior y superior del Estado de
Sonora.
CuantificaciónLa población potencial son 709,744 estudiantes de nivel básico, medio
superior y superior del Estado de Sonora.
Definición
La población objetivo, de acuerdo al CONEVAL, es aquella “que un
programa tiene planeado o programado atender para cubrir la población
potencial y que cumple con los criterios de elegibilidad establecidos en”.
Unidad de medida Estudiantes de nivel básico, medio superior y superior del Estado de
Sonora.
CuantificaciónLa población potencial son 54,331 estudiantes de nivel básico, medio
superior y superior del Estado de Sonora.
Población
potencial
Población
objetivo
Tema del PND/PED con el que está alineado
Propósito del programa
Objetivos
134
Tema Variable Datos
Definición
La población atendida, el CONEVAL la define como “aquella que resultó
beneficiada por el Programa presupuestario en un ejercicio fiscal
determinado”.
Unidad de medida Estudiantes de nivel básico, medio superior y superior del Estado de
Sonora.
La población atendida para el periodo 2018-2019 fue de un total de
8,488 beneficiarios de créditos educativos , 37,395 beneficiarios de
becas y 6,942 beneficiarios de estímulos.
El total de beneficiarios por los tres servicios es de 52,825 beneficiarios .
Presupuesto original (MDP) 324,974,613.26
Presupuesto modificado (MDP) 435,497,163.00
Presupuesto ejercido (MDP) 435,497,163.00
Cobertura
geográficaEn donde opera el programa Estado de Sonora
Focalización Unidad territorial del programa Estado de Sonora
Población
atendida
Cuantificación
Presupuesto
para el año
evaluado
135
Anexo II. Ficha de identificación y equivalencia de procesos evaluación de procesos del Programa
E404E07 Becas y Apoyos para la Educación
Procesos del programa identificados por el evaluador
(Escriba nombre y describa brevemente)
Programa Institucional 1 Se formula y se presenta a la Junta Directiva el Programa
Institucional para su aprobación.
Políticas, Lineamientos
Generales y Normatividad2
Se establecen las políticas y lineamientos generales
para el funcionamiento del Instituto.
Estructura Orgánica 3Se propone y se aprueba la estructura orgánica
ocupacional y salarial.
Programas de Becas,
Estímulos y Créditos
Educativos
4Se diseñan los programas de becas, estímulos y créditos
educativos.
Proyectos y Programas de
Presupuesto5
Se formula y se presenta el proyecto de presupuesto para
su aprobación por la Junta Directiva.
Difusión del programa: Proceso sistemático e
institucionalizado de información sobre las principales
características del programa, sus beneficios y requisitos de
inscripción, dirigido hacia un público determinado.
Difusión
Difusión de los programas
de becas, estímulos y
créditos educativos
6Se elabora el programa de promoción y difusión de los
programas de becas, estímulos y crédito educativo.
Se publican las convocatorias en la página oficial del
Instituto.
Se coordina la atención y evaluación de las solicitudes de
la comunidad estudiantil.
Se procesa y analiza sobre el otorgamiento, renovación,
negativa, suspensión o cancelación de becas, estímulos
y créditos educativos.
Selección de beneficiarios: Proceso realizado por los
operadores de los programas para seleccionar a los
beneficiarios y obtener finalmente el padrón actualizado y
validado.
Se publica en la página oficial del Instituto el listado de
beneficiarios.
Producción de bienes o servicios: Herramientas, acciones y
mecanismos a través de los cuales se obtienen los bienes y
servicios que serán entregados a los beneficiarios del
programa.
Trámite, Otorgamiento,
Negativa y Cancelación de
Becas, Estímulos y Créditos
Educativos
8
Se programa y controla las salidas de: efectivo,
transferencias bancarias, trasferencias electrónicas,
cheques, depósitos; por concepto de becas, estímulos
educativos y crédito educativo.
Distribución de apoyos: Proceso a través del cual se envía el
apoyo del punto de origen (en donde se obtuvo dicho bien o
servicio) al punto de destino final (en donde se encuentra el
beneficiario del programa).
Cartera, Cobranza,
Reestructura y
Recuperación de Créditos
9
Se ejecutan todas las acciones necesarias y los
programas diseñados para la recuperación oportuna de
los créditos.
Entrega de apoyos: Conjunto de instrumentos, mecanismos y
acciones por los cuales los beneficiarios o afiliados reciben
los diferentes servicios o tipos de apoyo.
Resguardo y control de
documentación10
Se controla y salvaguarda los documentos que amparan
la contratación y operación del crédito, los Créditos
Educativos por cobrar y aquellos relacionados con
créditos vencidos, pagos anticipados, reestructurados y
finiquitados.
Procesos Pp
E404E07Subprocesos Pp E404E07
Planeación
Solicitud de apoyos
y selección de
beneficiarios
7
Trámite, Otorgamiento,
Negativa y Cancelación de
Becas, Estímulos y Créditos
Educativos
Producción y
distribución de
bienes y
servicios/entrega
de apoyos
Solicitud de apoyos: Conjunto de acciones, instrumentos y
mecanismos que ejecutan los operadores del programa con
el objetivo registrar y/o sistematizar la información de las
solicitudes de apoyo de los posibles beneficiarios.
Modelo general de procesosNúmero de
secuencia
Planeación (planeación estratégica, programación y
presupuestación): Proceso en el cual se determinan misión,
visión, fin, objetivos y metas en tiempos establecidos, los
indicadores de seguimiento verificables, los recursos
financieros y humanos necesarios, y las principales
actividades y métodos a seguir para el logro de los objetivos
del programa.
136
Procesos del programa identificados por el evaluador
(Escriba nombre y describa brevemente)
Seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos:
Acciones y mecanismos mediante los cuales el programa
comprueba que los apoyos entregados a los beneficiarios son
utilizados y funcionan de acuerdo al objetivo planteado.
Seguimiento a
beneficiarios y
monitoreo de
apoyos
Seguimiento a beneficiarios 11
Se supervisa el eficiente ejercicio de los recursos
otorgados por concepto becas, estímulos educativos y
créditos educativos.
Contraloría social y satisfacción de usuarios: Proceso a
través del cual los beneficiaros puede realizar las quejas o
denuncias que tenga del programa.
Contraloría social y
satisfacción de
usuarios
Contraloría social y
satisfacción de usuarios12
No se lleva a cabo la contraloría social y en cuanto a la
satisfacción de usuarios, no se identificó que se realice
alguna actividad para evaluar la satisfacción de usuarios
de manera independiente a la presentación de quejas y
sugerencias por parte de los usuarios.
Evaluación y monitoreo: Proceso a través del cual el
programa implementa ejercicios sistemáticos de evaluación
de sus procesos o resultados, así como el monitoreo en el
avance de sus indicadores, metas, etcétera.
Evaluación y
monitoreoEvaluación y monitoreo 13
Se cuenta con su Matriz de Indicadores para Resultados
(MIR) a la cual se le da seguimiento de manera
trimestral. Asimismo, el Pp E404U07 fue sujeto a una
evaluación externa en materia de diseño. De las
recomendaciones de la evaluación se derivaron los
Aspectos Susceptibles de Mejora (ASM), a los cuales se
les da seguimiento, atendiendo los principales hallazgos
detectados en dicha evaluación.
Otros procesos (nombre del proceso)
Procesos identificados por el evaluador que no coinciden con el Modelo general de procesos
No se detectaron procesos que no estén contemplados en el modelo general de procesos.
Procesos Pp
E404E07Subprocesos Pp E404E07Modelo general de procesos
Número de
secuencia
137
Anexo III. Flujogramas del Programa E404E07 Becas y Apoyos para la Educación
De acuerdo con el trabajo de gabinete y de campo realizado, se presentan los flujogramas por cada proceso,
lo que servirá de base para la elaboración de los procedimientos correspondientes.
Planeación
138
Planeación
139
Planeación
140
Planeación
141
Planeación
142
Planeación
143
Difusión
144
Difusión
145
Solicitud de apoyos y selección de beneficiarios
146
Solicitud de apoyos y selección de beneficiarios
147
Solicitud de apoyos y selección de beneficiarios
148
Producción y distribución de bienes y servicios/entrega de apoyos
149
Producción y distribución de bienes y servicios/entrega de apoyos
150
Seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos
151
Anexo IV. Grado de consolidación operativa del Programa E404E07 “Becas y Apoyos para la
Educación”
Criterios Planeación Difusión
Solicitud de apoyos y
selección de beneficiarios
Producción y
distribución de bienes y servicios/ Entrega de
apoyos
Seguimiento a
beneficiarios y monitoreo de apoyos
Contraloría social y
satisfacción de usuarios
Monitoreo y
evaluación
Valoración Global
1) Si existen documentos que normen los procesos;
0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0 0 0.35
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
1 1 0.5 0.5 0.5 0 0 0.5
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
0 0 0 0 0 0 0 0
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
0 0 0 0 0 0 0 0
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
0 0 0 0 0 0 0 0
Grado de consolidación
operativa 1.5 1.5 1 1 1 0 0 0.85
152
Grado de consolidación operativa del proceso de planeación
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcialmente No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos;
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 1
De acuerdo con las entrevistas realizadas a los actores involucrados en el proceso se determinó que los documentos existentes son del conocimiento de todos los operadores.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras. Además, a pesar de realizar el seguimiento a los indicadores de la MIR y a los ASM no se incorpora como un insumo de mejora para el proceso de planeación.
Grado de consolidación operativa
1.5 De un total de 5 puntos.
153
Grado de consolidación operativa del proceso de difusión
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcialmente No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos;
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 1
De acuerdo con las entrevistas realizadas se considera que los documentos existentes son del conocimiento de todos los involucrados.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras.
Grado de consolidación operativa
1.5 De un total de 5 puntos.
154
Grado de consolidación operativa del proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcialmente No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos;
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 0.5
De acuerdo con las entrevistas realizadas se considera que los documentos existentes son del conocimiento de todos los involucrados. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que el el conocimiento del proceso es parcial.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras.
Grado de consolidación operativa
1 De un total de 5 puntos.
155
Grado de consolidación operativa del proceso de producción y distribución de bienes y
servicios/entrega de apoyos
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcialmente No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 0.5
De acuerdo con las entrevistas realizadas se considera que los documentos existentes son del conocimiento de todos los involucrados. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que el el conocimiento del proceso es parcial.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras.
Grado de consolidación operativa
1 De un total de 5 puntos.
156
Grado de consolidación operativa del proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos
Criterio de valoración Puntaje Comentarios
Sí Parcialmente No NA
1) Si existen documentos que normen los procesos;
X
0.5 El proceso esta normado por la Ley del Instituto
de Becas y Crédito Educativo, el Reglamento Interior y el Manual de Organización. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que existen documentos que norman el proceso de manera parcial.
2) Si son del conocimiento de todos los operadores los procesos que están documentados
X 0.5
De acuerdo con las entrevistas realizadas se considera que los documentos existentes son del conocimiento de todos los involucrados. Sin embargo, al no contar el Reglamento de Becas, Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito Educativo y con el Manual de Procedimientos se considera que el el conocimiento del proceso es parcial.
3) Si los procesos están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras
X 0
No se consideran estandarizados los procesos debido a que no se cuenta con el Manual de Procedimientos que normé y guie los procedimientos del proceso.
4) Si se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión
X 0
No se identificó que el Instituto cuente con un sistema de monitoreo e indicadores de gestión.
5) Si se cuenta con mecanismos para la implementación sistemática de mejoras
X 0
No se identificó evidencia de que se cuenten con mecanismos para la implementación de mejoras.
Grado de consolidación operativa
1 De un total de 5 puntos.
157
Anexo V. Límites, articulación, insumos y recursos, productos y sistemas de información de los
procesos del Programa E404E07 “Becas y Apoyos para la Educación”
Actividad o actividades del proceso
Inicio Se formula el Programa Institucional.
Fin Se aprueba el proyecto de presupuesto.
Tiempo
La inadecuada planeación de los programas de becas, estímulos y
créditos educativos ocasiona que el tiempo para la realización de
actividades se vea limitado por el retraso de la información de las
diferentes convocatorias.
Personal
Se cuenta con el personal con los perfiles adecuados para realizar las
funciones, pero es insuficiente su capacidad cuando se encuentran
vigentes todas las convocatorias de los programas de becas,
estímulos y créditos educativos por la carga de trabajo.
Recursos financierosLos recursos financieros son suficientes para la operación del
proceso.
InfraestructuraSe cuenta con la infraestructura o capacidad instalada suficiente para
llevar a cabo el proceso.
Otros N/A
Proceso: Planeación
Dimensión del proceso
Límites
¿Los insumos y recursos
son suficientes y
adecuados?
158
Actividad o actividades del proceso
1. Programa Institucional.
2. Políticas y lineamientos generales para el funcionamiento del
Instituto.
3. Reglamentos, lineamientos, criterios y procedimientos de
tramitación, otorgamiento, renovación, negativa, suspensión y
cancelación de becas, estímulos y créditos educativos.
4. Lineamientos, criterios y procedimientos necesarios para la
tramitación, otorgamiento, negativa y cancelación de becas y estímulos
educativos disponibles.
5. Estructura orgánica.
6. Manuales de organización y procedimientos.
7. Mecanismos para integrar los programas de becas, estímulos y
créditos educativos.
8. Programas de becas, estímulos y créditos educativos.
9. Directrices, lineamientos y criterios técnicos para el proceso de
programación, presupuestación y evaluación presupuestal.
10. Programa operativo anual (POA).
11. Presupuesto.
¿Sirven de insumo para el
proceso siguiente?Si.
Proceso: Planeación
Dimensión del proceso
Productos
Productos del Proceso
159
Actividad o actividades del proceso
Sistema de Información de Recursos Gubernamentales (SIR).
Sistema de Evidencias (SEVI).
Sistema de Gestión de Calidad.
Sistema de Integración y Control de Documentos Administrativos.
Sistema de Información Electrónica.
Tipo de información
recolectadaInformación administrativa.
¿Sirve de información para
el monitoreo?Si.
Existe coordinación entre las áreas responsables del proceso de
planeación.
El proceso de planeación resulta pertinente para el logro de la misión y
visión del Instituto, así como para el cumplimiento del fin y propósito del
Pp E404U07.
Sistemas de información
Sistema(s) empleado
¿Es adecuada la coordinación entre actores para la
ejecución del proceso?
¿El proceso es pertinente para el cumplimiento de los
objetivos?
Proceso: Planeación
Dimensión del proceso
160
Proceso: Difusión
Dimensión del proceso Actividad o actividades del proceso
Límites
Inicio
Se proponen mecanismos que permitan integrar y difundir la información de los programas de becas, estímulos y crédito educativo. Se elabora el programa de promoción y difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo.
Fin Se integra y difunde todos los programas de becas, estímulos y créditos educativos disponibles en el Estado.
¿Los insumos y recursos son suficientes y adecuados?
Tiempo El tiempo y el personal han sido insuficientes, aclarando que solo es en temporada de lanzamiento y difusión de las convocatorias para la selección de los beneficiarios.
Personal
Recursos financieros Los recursos financieros y a la infraestructura necesaria para llevar a cabo el proceso, son adecuados para el desarrollo del proceso de difusión.
Infraestructura
Otros N/A
Productos
Productos del Proceso Programa de difusión de becas, estímulos y créditos educativos. Convocatorias disponibles.
¿Sirven de insumo para el proceso siguiente?
Si.
Sistemas de información
Sistema(s) empleado Las actividades que se realizan en el proceso de difusión no requieren un sistema informático para su realización.
Tipo de información recolectada En la página de oficial del Instituto, se publican las convocatorias disponibles, así como la red de enlaces y representantes, proporcionado el directorio de estos.
¿Sirve de información para el monitoreo?
N/A
¿Es adecuada la coordinación entre actores para la
ejecución del proceso?
La coordinación en el proceso de difusión se realiza de acuerdo a la red de enlaces en el Estado y con la implementación de Comités Regionales, con el fin de ampliar la cobertura y el acceso de los estudiantes sonorenses a los programas que ofrece el Instituto.
¿El proceso es pertinente para el cumplimiento de
los objetivos?
El desarrollo del proceso de difusión resulta pertinente, ya que la promoción de los programas de becas, estímulos y crédito educativo permite que los servicios que ofrece el Instituto lleguen a todo el Estado, con el fin de ampliar la cobertura de los programas y el logro de las metas y objetivos del Pp E404U07.
161
Proceso: Solicitud de apoyos y selección de beneficiarios
Dimensión del proceso Actividad o actividades del proceso
Límites
Inicio Se coordina e implementa y actualiza los programas de becas, estímulos y créditos educativos. Se publica las convocatorias en la página oficial del Instituto.
Fin Se publica en la página oficial del Instituto el listado de beneficiarios.
¿Los insumos y recursos son suficientes y adecuados?
Tiempo El personal ha sido insuficiente debido al aumento de los programas de becas, lo que ocasiona que el tiempo sea
limitado. Personal
Recursos financieros En lo referente a la infraestructura o capacidad instalada,
se manifestó que el sistema informático con el que se cuenta actualmente para procesar las solicitudes de apoyo no cuenta con la capacidad suficiente, ocasionando retrasos en las capturas de solicitudes. Por lo tanto, al no contar con la capacidad instalada y el personal suficiente para la realización del proceso, se considera que los recursos financieros, son limitados.
Infraestructura
Otros N/A
Productos
Productos del Proceso Programas becas, estímulos y crédito educativo. Convocatorias disponibles. Solicitudes de apoyos requisitadas. Resultados de las convocatorias.
¿Sirven de insumo para el
proceso siguiente? Si. Los resultados de las convocatorias son el insumo para iniciar el proceso de producción y distribución de bines y servicios/entrega de apoyos.
Sistemas de información
Sistema(s) empleado En este proceso, se utiliza como sistemas de información un sistema informático para procesar las solicitudes de apoyo y el padrón de beneficiarios.
Tipo de información recolectada Solicitudes de los usuarios y el padrón de beneficiarios.
¿Sirve de información para el monitoreo?
Si.
¿Es adecuada la coordinación entre actores para la
ejecución del proceso?
La coordinación en el proceso es deficiente, ya que, de acuerdo con lo externado por los actores involucrados, la comunicación y vinculación con las Coordinaciones de Extensión de Obregón y Nogales es escasa. Además, se mencionó que la comunicación y coordinación entre la Dirección de Becas y Crédito y la Subdirección de Infraestructura y Tecnologías de la Información no es óptima, ocasionado deficiencias en el proceso, retrasando su operación.
¿El proceso es pertinente para el cumplimiento de los objetivos?
El proceso de solicitud de apoyos y selección de beneficiarios, son procesos sustantivos para el logro de objetivos del Pp E404U07. Es la parte medular para el otorgamiento de apoyos a los beneficiarios. Por lo tanto, es pertinente para el ciclo de ejecución del Pp E404U07, así como para el cumplimiento de la misión del Instituto.
162
Proceso: Producción y distribución de bienes y servicios / Entrega de apoyos
Dimensión del proceso Actividad o actividades del proceso
Límites
Inicio Se coordina la asignación, calendarización y correcta entrega de recursos a los beneficiarios.
Fin Supervisa la integración oportuna de las instrucciones de pago a los beneficiarios.
¿Los insumos y recursos son suficientes y adecuados?
Tiempo En lo que se refiere al personal, de acuerdo con lo externado por los entrevistados, ha sido insuficiente debido al aumento de convocatorias, lo que ocasiona que el tiempo sea limitado y se generen retrasos en las entregas de apoyos.
Personal
Recursos financieros Con respecto a la infraestructura, se manifestó que el sistema informático con el que se cuenta actualmente es lento, esto debido también al aumento de programas de becas, estímulos y créditos educativos. Por tal motivo, al no contar con la capacidad instalada y el personal suficiente para la realización del proceso, se considera que los recursos financieros, son limitados.
Infraestructura
Otros N/A
Productos
Productos del Proceso Resultados de las convocatorias Expediente físico y/o electrónico del beneficiario. Padrón de beneficiarios.
¿Sirven de insumo para el proceso siguiente?
Si. El padrón de beneficiarios sirve como insumo para el proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos.
Sistemas de
información
Sistema(s) empleado Como sistemas de información que intervienen en el proceso se identificó el Sistema de Integración y Control de Documentos Administrativos y el Sistema de Información Electrónica.
Tipo de información recolectada Información administrativa.
¿Sirve de información para el monitoreo?
Si. Dicha información sirve para monitorear la entrega de apoyos.
¿Es adecuada la coordinación entre actores para la ejecución del proceso?
Existe una buena coordinación para llevar acabo la entrega de apoyos entre las áreas del Instituto, ya que de ser necesario todas las áreas se involucran. Sin embargo, la coordinación y comunicación con las Coordinaciones de Extensión es deficiente.
¿El proceso es pertinente para el cumplimiento de los objetivos?
La realización del proceso de producción y distribución de bienes y servicios / entrega de apoyos es pertinente para el cumplimiento de los objetivos planteados por el Pp E404U07. Toda vez que al entregarse las becas, estímulos y créditos educativos se contribuirá a disminuir los índices de deserción escolar.
163
Proceso: Seguimiento a beneficiarios y monitoreo de apoyos
Dimensión del proceso Actividad o actividades del proceso
Límites
Inicio Se elabora el Programa de Seguimiento a Beneficiarios.
Fin Se supervisa el eficiente ejercicio de los recursos otorgados por concepto becas, estímulos educativos y créditos educativos.
¿Los insumos y recursos son suficientes y adecuados?
Tiempo Los actores involucrados externaron en las entrevistas realizadas, que el personal ha sido insuficiente debido al aumento de los programas de becas, lo que ocasiona que el tiempo sea limitado.
Personal
Recursos financieros
Se manifestó que los recursos materiales en cuanto a equipos tecnológicos son insuficientes. En este sentido, al no contar con el personal suficiente para la realización del proceso, y los recursos materiales que se requieren se considera que los recursos financieros, son limitados.
Infraestructura Se manifestó que con el sistema informático con el que se cuenta se realiza el seguimiento para conocer si se entregaron los apoyos.
Otros N/A
Productos
Productos del Proceso Programa de seguimiento a beneficiarios. Expediente físico y/o electrónico del beneficiario. Padrón de beneficiarios.
¿Sirven de insumo para el proceso siguiente?
Si. El padrón de beneficiarios es insumo para conocer la satisfacción de usuarios.
Sistemas de información
Sistema(s) empleado Para la operación de este proceso si se requieren sistemas de información, ya que a través de un sistema informático se realiza el seguimiento para comprobar la entrega de apoyos.
Tipo de información recolectada Supervisa que se ejecute correctamente el procedimiento de seguimiento de los distintos apoyos que ofrece el Instituto
¿Sirve de información para el monitoreo?
Si. Dicha información sirve para monitorear que los recursos de los apoyos se ejecuten eficientemente.
¿Es adecuada la coordinación entre actores para la ejecución del proceso?
De acuerdo a lo mencionado por los actores involucrados la coordinación entre las áreas que intervienen en el proceso es adecuada.
¿El proceso es pertinente para el cumplimiento de los objetivos?
El proceso de seguimiento a beneficiarios y monitoreo es pertinente en la operación del Pp E404U07 ya que a través de la realización de este proceso se comprueba que el beneficiario reciba los apoyos.
164
Anexo VI. Propuesta de modificación a la normatividad del Programa E404E07 “Becas y Apoyos
para la Educación”
Tipo de normatividad Dice:Problema generado
(causas y consecuencias):Se recomienda decir:
Efecto esperado de aplicar
la recomendación de
cambio
Restricciones prácticas
que puedan existir para su
implementación
Ley del Instituto de Becas y
Crédito Educativo del
Estado de Sonora.
La Ley no cuenta con un
título que hable sobre los
créditos educativos. Caso
contrario sucede con las
becas y estímulos
educativos.
No se establecen las
disposiciones generales
para el trámite,
otorgamiento, negativa y
cancelación de créditos
educativos.
Incluir en la Ley un título
denominado: Créditos
Educativos y un capítulo
denominado: Disposiciones
generales para el trámite,
otorgamiento, negativa y
cancelación de créditos
educativos.
Estaría normado por Ley el
proceso de créditos
educativos, dando mayor
claridad y certeza al trámite
del otorgamiento, negativa y
cancelación del apoyo.
Como no es facultad del
Instituto la reforma a la Ley
el proceso de inclusión de
las recomendaciones
puede ser muy tardado.
Reglamento de Becas,
Estímulos Educativos,
Crédito Educativo y
Recuperación de Crédito
Educativo.
No se identificó que se
cuente con el Reglamento
de Becas, Estímulos
Educativos, Crédito
Educativo y Recuperación
de Crédito Educativo, a
pesar de que los
programas de becas,
estímulos y créditos
educativos se encuentran
operando.
No se puede revisar que el
proceso se este realizando
de acuerdo con la
normatividad ya que no se
cuenta con el Reglamento
debidamente elaborado y
publicado.
Elaborar el Reglamento de
Becas, Estímulos
Educativos, Crédito
Educativo y Recuperación
de Crédito Educativo donde
se establezcan las
atribuciones para la correcta
asignación de los recursos
para el otorgamiento d ellos
programas de becas,
estímulos y créditos
educativos.
El proceso de otorgamiento,
negativa y cancelación de
becas, estímulos y créditos
educativos contaría con
mayor claridad y certeza.
Debido a la carga de
trabajo la elaboración del
Reglamento de Becas,
Estímulos Educativos,
Crédito Educativo y
Recuperación de Crédito
Educativo puede retrasarse
y operar como se opera
actualmente, sin el
Reglamento.
Reglamento Interior del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Reglamento Interior del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Manual de Organización del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Manual de Organización del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Las atribuciones
establecidas en el
Reglamento Interior del
Instituto son las mismas
funciones que se
establecen en el Manual de
Organización.
Lo establecido en la mayor
parte de los documentos es
lo mismo.
Diferenciar las atribuciones
establecidas en el
Reglamento Interior del de
las funciones establecidas
en el Manual de
Organización.
Claridad entre las
atribuciones y funciones de
la estructura orgánica del
Instituto.
Debido a la carga de
trabajo las modificaciones
al Reglamento Interior y al
Manual de Organización
pueden retrasarse y operar
como se opera
actualmente, sin Manual de
Procedimientos.
No se cuenta con la
atribución y función de la
formulación, ejecución,
seguimiento y evaluación
del Programa Institucional.
Aunque actualmente se
encuentra en elaboración el
Programa Institucional el
que no se establezca de
manera puntual que área
es la encargada de su
ejecución, seguimiento y
evaluación se corre el
riesgo de que dichas
atribuciones y/o funciones
no se realicen de manera
adecuada.
El área encargada de
Planeación debe ser quien
tenga la atribución y/o
función de la formulación,
ejecución, seguimiento y
evaluación del Programa
Institucional.
Claridad y certeza en las
atribuciones y funciones de
la estructura orgánica del
Instituto.
Debido a la carga de
trabajo las modificaciones
al Reglamento Interior y al
Manual de Organización
pueden retrasarse y operar
como se opera
actualmente, sin Manual de
Procedimientos.
165
Tipo de normatividad Dice:Problema generado
(causas y consecuencias):Se recomienda decir:
Efecto esperado de aplicar
la recomendación de
cambio
Restricciones prácticas
que puedan existir para su
implementación
Reglamento Interior del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Reglamento Interior del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Reglamento Interior del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Reglamento Interior del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Reglamento Interior del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Manual de Organización del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Manual de Organización del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
No se identificó la
atribución y función de
realizar el monitoreo y la
evaluación a pesar de que
en la operatividad del Pp
E404U07 se realiza.
Al no estar establecida de
manera formal la atribución
y/o función del monitoreo y
evaluación se corre el
riesgo de que se realice de
manera adecuada.
Establecer de manera
formal como atribución y/o
función del área de
planeación el monitoreo y la
evaluación.
Claridad entre las
atribuciones y funciones de
la estructura orgánica del
Instituto.
Debido a la carga de
trabajo las modificaciones
al Reglamento Interior y al
Manual de Organización
pueden retrasarse y operar
como se opera
actualmente, sin Manual de
Procedimientos.
Manual de Organización del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Manual de Organización del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
Manual de Organización del
Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de
Sonora.
No se establece la
atribución y función en
ninguna de las áreas
contempladas en la
estructura orgánica del
Instituto, la implementación
del presupuesto basado en
resultados (PbR) y el
sistema de evaluación del
desempeño (SED).
No se da cumplimiento de
manera formal a una
obligación establecida en la
Ley de Planeación del
Estado de Sonora, en lo
referente a la
implementación del PbR-
SED.
Establecer como una
atribución y/o función del
área encargada del
presupuesto la
presupuestación del gasto
público con base en
resultados y del área de
planeación la
implementación del
sistema de evaluación del
desempeño.
Claridad entre las
atribuciones y funciones de
la estructura orgánica del
Instituto.
Debido a la carga de
trabajo las modificaciones
al Reglamento Interior y al
Manual de Organización
pueden retrasarse y operar
como se opera
actualmente, sin Manual de
Procedimientos.
Se identificó duplicidad de
funciones de la Dirección
de Becas y Crédito con la
Subdirección de
Operaciones y Vinculación
ya que ambas cuentan con
la función de “Supervisar la
elaboración y difusión de
Convocatorias de los
distintos programas del
IBCEES”.
No existe claridad y certeza
en las responsabilidades
de las áreas por tener
duplicidad de funciones.
La Dirección de Becas y
Crédito debe contar con la
función de “Elaborar y
difundir las Convocatorias
de los distintos programas
del IBCEES”. Y la
Subdirección de
Operaciones y Vinculación
“Coadyuvar en la
elaboración y difusión de
Convocatorias de los
distintos programas del
IBCEES”.
Claridad entre las
atribuciones y funciones de
la estructura orgánica del
Instituto.
Debido a la carga de
trabajo las modificaciones
al Reglamento Interior y al
Manual de Organización
pueden retrasarse y operar
como se opera
actualmente, sin Manual de
Procedimientos.
No se identificó que área la
estructura orgánica cuenta
con la atribución y función
de elaborar las
convocatorias de becas.
El que no se cuente con la
atribución y/o función formal
de la elaboración de las
convocatorias se corre el
riesgo de que no se realice
el proceso de manera
adecuada.
El área encargada de Becas
y Crédito debe ser quien
tenga la atribución y/o
función de manera formal
de la elaboración de las
convocatorias de los
programas de becas,
estímulos y créditos
educativos.
Claridad y certeza en las
atribuciones y funciones de
la estructura orgánica del
Instituto.
Debido a la carga de
trabajo las modificaciones
al Reglamento Interior y al
Manual de Organización
pueden retrasarse y operar
como se opera
actualmente, sin Manual de
Procedimientos.
La Subdirección de
Planeación no cuenta con
la atribución y función de
intervenir en la integración
de los programas de
becas, estímulos y crédito
educativo.
El que no se cuente con la
atribución y/o función formal
de intervenir en la
integración de los
programas de becas,
estímulos y crédito
educativo se corre el riesgo
de que no se realice de
manera adecuada el
proceso.
Incluir como una atribución
y/o función de la
Subdirección de Planeación
la intervención en la
integración de los
programas de becas,
estímulos y créditos
educativos.
Claridad y certeza en las
atribuciones y funciones de
la estructura orgánica del
Instituto.
Debido a la carga de
trabajo las modificaciones
al Reglamento Interior y al
Manual de Organización
pueden retrasarse y operar
como se opera
actualmente, sin Manual de
Procedimientos.
166
Anexo VII. Análisis FODA del Programa E404E07 “Becas y Apoyos para la Educación”
Fortalezas Oportunidades
Se cuenta con una buena coordinación con las instituciones
educativas, la red de enlaces en el Estado y con la implementación
de Comités Regionales, ha permitido un canal de comunicación y
difusión con los estudiantes, logrando con ello ampliar la cobertura
y el acceso a los programas que ofrece el Instituto.
No se identificó que cuente con un diagnostico debidamente
documentado, que derive en una planeación estratégica de los
programas de becas, estímulos y crédito educativo. Lo anterior,
debido a que no se cuenta con el Programa Institucional del Instituto
Becas y Crédito, que sea el instrumento que condense los
proyectos y acciones que debe llevar a cabo el Instituto con
previsiones y metas de mediano plazo. El Programa Institucional
vigente es el Programa Institucional del extinto Instituto de Crédito
Educativo.
El 31% de los beneficiarios de becas y el 36% de los beneficiarios
de estímulos educativos se ha enterado de los programas a través
de la institución académica, siendo esta el segundo medio de
difusión para los enlaces.
Debido a la no conclusión del proceso de elaboración Manual de
Procedimientos del Instituto se siguen utilizando para la operación
de los procesos los manuales de los extintos Instituto de Crédito
Educativo e Instituto de Becas y Estímulos educativos a pesar de
que hace más de un año se realizó la fusión de los dos institutos
para ser Instituto de Becas y Crédito Educativo.
Entre las fortalezas destaca la colaboración y dedicación de los
recursos humanos para lograr cumplir con el fin y propósito del Pp
E404U07, ya que pese a que por el aumento de convocatorias se
requiere de más personal el trabajo en equipo se ha visto reflejado
en la satisfacción de los beneficiarios encuestados. La satisfacción
de la atención que reciben por parte del Instituto es expresada
como “muy satisfechos” por parte del 59% de los beneficiarios de
becas, el 58% de los beneficiarios de estímulos educativos y el
62% de los beneficiarios de créditos educativos. Y el 37%, el 40% y
34% respectivamente, mencionaron sentirse satisfechos. De
acuerdo con la encuesta realizada por el equipo evaluador a los
beneficiarios.
No se identificó que se cuenten con mecanismos que permitan
conocer y medir la satisfacción de los beneficiarios de los
programas de becas, estímulos y crédito educativo.
FODA
167
Fortalezas Oportunidades
Como fortaleza también se destaca que el Pp E404U07 cuenta con
los insumos necesarios para su correcta operación, contando con
recursos materiales y financieros.
La normatividad que rige al Instituto no contempla de manera
puntual el proceso operativo para el otorgamiento de créditos y el
Reglamento Interior del Instituto refiere al Reglamento de Becas,
Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito
Educativo, sin embargo, dicho reglamento no ha concluido su
proceso de elaboración.
No se identificó que se cuente con el Programa de Promoción y
Difusión de los programas de becas, estímulos y crédito educativo
que permitiría una mayor cobertura de difusión en el Estado al
contar con una planeación para el proceso de difusión.
No se identificó que se cuente con el Programa de Seguimiento a
Beneficiarios que permita además de llevar un control de los apoyos
entregados conocer las opiniones y sugerencias de los
beneficiarios.
No se cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores que lleve
el seguimiento de la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR)
del Pp E404U07.
No se identificaron mecanismos para la implementación sistemática
de mejoras.
No se identificó un Programa Anual de Capacitación que permita a
las áreas directivas como a las operativas contar con un proceso de
aprendizaje constante para la implementación de mejoras en los
procesos.
Derivado de las áreas de oportunidad detectadas en la operación de
los procesos del Pp E404U07, resalta la ausencia de un adecuado
control interno, así como una adecuada administración de riesgos.
FODA
168
Debilidades Amenazas
Existe un documento de planeación estratégica “Programa
Institucional del Instituto de Crédito Educativo”, este no representa
una guía para la operación del Pp E404U07, debido a que el
programa institucional es del extinto Instituto Crédito Educativo. Por
lo tanto, esto genera que no exista una adecuada planeación
estratégica de los programas de becas, estímulos y créditos
educativos lo que repercute en su integración, afectando la
coordinación entre los actores involucrados y el retraso en los
procesos.
La diversidad de municipios en el Estado, las necesidades de
nuevas tecnologías, así como del servicio de internet en cada uno
de ellos y las distancias que existen en el traslado, afectan la
cobertura y la difusión de los programas de becas, estímulos y
créditos educativos.
La inexistencia del Manual de Procedimientos que guie los
procesos del Pp E404U07 y del Instituto, genera que en la practica
la operación de los procesos no se encuentre debidamente
estandarizados, generando retrasos en la operación del Pp
E404U07.
Ausencia de una adecuada planeación estratégica para la
integración de los programas.
Retraso en la entrega de cheques con las Coordinaciones de
Extensión, esto debido a la escasa comunicación y vinculación
entre el Instituto y las Coordinaciones.
Saturación y por consecuencia lentitud del servidor donde se
procesan las solicitudes de los programas de becas, estímulos y
crédito educativo, esto debido al aumento de convocatorias, lo cual
se relaciona con el principal cuello de botella detectado.
No se identificó que se cuente con el Reglamento de Becas,
Estímulos Educativos, Crédito Educativo y Recuperación de Crédito
Educativo, a pesar de que los programas de becas, estímulos y
créditos educativos se encuentran operando.
No se cuenta con un Manual de Procedimientos.
Las atribuciones establecidas en el Reglamento Interior del Instituto
son las mismas funciones que se establecen en el Manual de
Organización.
No se encontró de manera puntal la atribución y función de la
formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del programa
institucional.
FODA
169
Debilidades Amenazas
De la revisión del Reglamento Interior y el Manual de Organización
del Instituto, no se identificó que área la estructura orgánica cuenta
con la atribución y función de elaborar las convocatorias de becas,
solo se menciona la supervisión de la elaboración de las mismas
sin dejar claro el área encargada de su elaboración.
La Subdirección de Planeación no cuenta con la atribución y función
de intervenir en la integración de los programas de becas, estímulos
y crédito educativo, aun y cuando en la práctica interviene en este
proceso.
No se establece la atribución y función en ninguna de las áreas
contempladas en la estructura orgánica del Instituto, la
implementación del presupuesto basado en resultados (PbR) y el
sistema de evaluación del desempeño (SED).
Se identificó duplicidad de funciones de la Dirección de Becas y
Crédito con la Subdirección de Operaciones y Vinculación ya que
ambas cuentan con la atribución de “Supervisar la elaboración y
difusión de Convocatorias de los distintos programas del IBCEES”.
No se identificó la atribución y función de realizar el monitoreo y la
evaluación a pesar de que en la operatividad del Pp E404U07 se
realiza.
FODA
170
Anexo VIII. Recomendaciones del Programa E404E07 “Becas y Apoyos para la Educación”
A) Consolidación
ProcesoSituación actual (hallazgo o
problema detectado)Recomendación
Principales responsable
de la implementación
Recursos e insumos necesarios
para su implementación
Breve análisis de viabilidad de la
implementaciónEfectos potenciales esperados
Medio de
verificación
Nivel de priorización
(Alto, Medio o Bajo)*
Diagnóstico del Instituto y del Pp
E404U07.
Plan Nacional de Desarrollo.
Plan Estatal de Desarrollo.
Programas Sectoriales.
Coordinación y colaboración de los
recursos humanos del Instituto.
Ley del Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de Sonora.
Reglamento Interior.
Manual de Organización.
Planeación
No se encontró de manera
puntal la atribución y función
de la formulación, ejecución,
seguimiento y evaluación
del Programa Institucional.
Modificar el Reglamento
interior y el Manual de
Organización e incluir la
atribución y función de la
formulación, ejecución,
seguimiento y evaluación del
Programa Institucional.
Subdirección de
Desarrollo
Organizacional.
Ley del Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de Sonora.
El Instituto cuenta con los recursos e
insumos necesarios para la
modificación del Reglamento Interior y
el Manual de Organización. Por lo tanto,
es viable su implementación.
Se incluirán las atribuciones y funciones
sustantivas como la formulación,
ejecución, seguimiento y evaluación del
Programa Institucional.
Reglamento
Interior y Manual de
Organización.
Alto
Planeación
No se identificó que área la
estructura orgánica cuenta
con la atribución y función
de elaborar las
convocatorias de becas.
Modificar el Reglamento
Interior y el Manual de
Organización e incluir la
atribución y función de
elaboración de convocatorias.
Dirección de Becas y
Crédito.
Ley del Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de Sonora.
El Instituto cuenta con los recursos e
insumos necesarios para la
modificación del Reglamento Interior y
el Manual de Organización. Por lo tanto,
es viable su implementación.
Se incluirán la atribución y función de la
elaboración de las convocatorias.
Reglamento
Interior y Manual de
Organización.
Alto
Ley del Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de Sonora.
Programa Institucional.
Programas de becas, estímulos y
crédito educativo.
Convocatorias.
Manual de
Procedimientos.Alto
Difusión
No se identificó que se
cuente con el Programa de
Promoción y Difusión de los
programas de becas,
estímulos y crédito
educativo.
Elaborar el Programa de
Promoción y Difusión de los
programas de becas,
estímulos y crédito educativo
donde se establezcan las
estrategias de difusión del Pp
E404U07.
Subdirección de
Operaciones y
Vinculación.
El Instituto cuenta con los recursos e
insumos necesarios para la
elaboración del Programa de Difusión.
Por lo tanto, es viable su
implementación.
Fortalecerá las actividades de vinculación
con instituciones académicas, públicas y
privadas para una mayor cobertura y
alcance de los apoyos y beneficios del Pp
E404U07.
Programa de
Promoción y
Difusión de los
programas de
becas, estímulos y
crédito educativo.
Medio
PlaneaciónNo se cuenta con un Manual
de Procedimientos.
Elaborar el Manual de
Procedimientos con el fin de
establecer responsables por
cada proceso y
procedimiento, los tiempos y
los pasos a seguir, lo que
permitirá la precisión de
responsabilidades para la
ejecución, control y
evaluación de las actividades,
con un esquema integral del
proceso.
Subdirección de
Desarrollo
Organizacional.
El Instituto cuenta con los recursos e
insumos necesarios para la
elaboración del Manual de
Procedimientos. Por lo tanto, es viable
su implementación.
Permitirá la orientación e inducción del
personal que ingrese al Instituto,
identificar la interrelación con otros
procesos, así como analizar y medir los
resultados de la capacidad y eficacia del
proceso identificando los métodos para la
mejora de los procesos y procedimientos.
Además, el describir y documentar cada
una de las actividades de los procesos
implica también identificar aquellos
controles que permiten lograr los objetivos
de cada proceso. Los controles deberán
estar conformados por el conjunto de
acciones o mecanismos definidos para
prevenir o reducir el impacto de los
eventos que ponen en riesgo la adecuada
ejecución de los procesos requeridos
para el logro de los objetivos del Pp
E404U07.
Programa
Institucional del
Instituto Becas y
Crédito.
AltoPlaneación
No se cuenta con el
Programa Institucional del
Instituto Becas y Crédito.
Elaborar el Programa
Institucional de que
contemple los proyectos y
acciones que debe de llevar a
cabo el Instituto con
previsiones y metas de
mediano y largo plazo.
Dirección General y el
área encargada de la
planeación.
El Instituto cuenta con los recursos e
insumos necesarios para la
elaboración del Programa Institucional.
Por lo tanto, es viable su
implementación.
Se contará con una planeación estratégica
que contenga proyectos y acciones que
debe de llevar a cabo el Instituto con
previsiones y metas de mediano y largo
plazo.
171
B) Reingeniería de procesos
ProcesoSituación actual (hallazgo o
problema detectado)Recomendación
Principales responsable
de la implementación
Recursos e insumos necesarios
para su implementación
Breve análisis de viabilidad de la
implementaciónEfectos potenciales esperados
Medio de
verificación
Nivel de priorización
(Alto, Medio o Bajo)*
Solicitud de apoyos y
selección de
beneficiarios
Producción y
distribución de
bienes y
servicios/entrega de
apoyos
Ley del Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de Sonora.
Reglamento de Becas, Estímulos
Educativos, Crédito Educativo y
Recuperación de Crédito
Educativo.
Políticas y directrices para el
otorgamiento, de crédito y becas.
Lineamientos, criterios y
procedimientos necesarios para la
tramitación, otorgamiento, negativa
y cancelación de becas y estímulos
educativos disponibles.
Programas de becas, estímulos y
crédito educativo.
Convocatorias.
Padrón de beneficiarios.
Evaluaciones realizadas al Pp
E404U07.
Seguimiento a la Matriz de
Indicadores para Resultados del
Pp E404U07.
Medio
Monitoreo y
evaluación
No se cuenta con un
sistema de monitoreo e
indicadores que lleve el
seguimiento de la Matriz de
Indicadores para
Resultados (MIR) del Pp
E404U07.
Implementar un sistema de
monitoreo e indicadores .
Subdirección de
Planeación.
El Instituto cuenta con los recursos e
insumos necesarios para implementar
un sistema de monitoreo e indicadores . Por lo tanto, es viable su
implementación.
Permitirá la instrumentación sistemática
de mejoras, así como generar
intervenciones en el seguimiento del
desempeño del Pp E404U07.
Sistema de
monitoreo e
indicadores.
Alto
Se establecerán las atribuciones para la
correcta asignación de los recursos para
el otorgamiento d ellos programas de
becas, estímulos y créditos educativos.
Reglamento de
Becas, Estímulos
Educativos, Crédito
Educativo y
Recuperación de
Crédito Educativo.
Alto
Seguimiento a
beneficiarios y
monitoreo de apoyos
Contraloría social y
satisfacción de
usuarios
No se identificó que se
cuente con el Programa de
Seguimiento a Beneficiarios
que permita además de
llevar un control de los
apoyos entregados conocer
las opiniones y sugerencias
de los beneficiarios.
Elaborar el Programa de
Seguimiento a Beneficiarios.
Coordinación de
Seguimiento a
Beneficiarios
El Instituto cuenta con los recursos e
insumos necesarios para la
elaboración del Programa de
Seguimiento a Beneficiarios. Por lo
tanto, es viable su implementación.
Permitirá llevar un control sobre la entrega
de los apoyos además de establecer
mecanismos para conocer y medir la
satisfacción de los beneficiarios con el
objetivo de obtener retroalimentación de la
eficiencia y eficacia de los procesos
realizados.
Programa de
Seguimiento a
Beneficiarios.
No se identificó que se
cuente con el Reglamento
de Becas, Estímulos
Educativos, Crédito
Educativo y Recuperación
de Crédito Educativo, a
pesar de que los programas
de becas, estímulos y
créditos educativos se
encuentran operando.
Elaborar el Reglamento de
Becas, Estímulos Educativos,
Crédito Educativo y
Recuperación de Crédito
Educativo.
Dirección de Becas y
Crédito.
Ley del Instituto de Becas y Crédito
Educativo del Estado de Sonora.
El Instituto cuenta con los recursos e
insumos necesarios para la
elaboración del Reglamento de Becas,
Estímulos Educativos, Crédito
Educativo y Recuperación de Crédito
Educativo. Por lo tanto, es viable su
implementación.
Proceso
Situación actual
(hallazgo o
problema
detectado)
Recomendación Objetivo
Principales
responsable de la
implementación
Recursos e
insumos
necesarios
para su
implementación
Breve análisis de
viabilidad de la
implementación
Metas y
efectos
potenciales
esperados
Elaboración de
flujograma del
nuevo proceso
Medio de
verificación
Nivel de
priorización
(Alto, Medio o
Bajo)*
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
172
Anexo IX. Sistema de monitoreo e indicadores de gestión del Programa E404E07 “Becas y Apoyos
para la Educación”
El Instituto de Becas y Crédito Educativo no cuenta con un sistema de monitoreo e indicadores que permita
la implementación sistemática de mejoras en la gestión y operación del Pp E404E07. Por lo tanto, se
recomienda lo siguiente:
Como primera etapa, se recomienda alinear los indicadores que se establezcan en el Programa Institucional,
en el Programa Operativo Anual y en la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR), dichos indicadores
deberán ser los mismos, enfocando los objetivos y las metas al logro de resultados.
Como segunda etapa, se recomienda implementar el Modelo Sintético de Información de Desempeño (MSD)
de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). Dicho modelo constituye un instrumento que
consolida y sintetiza la información de desempeño de los Programas presupuestarios (Pp), con el fin de
promover su vinculación con las decisiones presupuestarias. Valora de manera integral el desempeño de un
Pp para que, con base en esta información, los ejecutores del gasto tengan elementos para tomar decisiones
que les permitan mejorar el desempeño de los mismos, lo cual está planteado en términos del Indicador:
Porcentaje de Programas presupuestarios con información de desempeño con un nivel de logro satisfactorio.
Para el cálculo del MSD se consideran cinco variables:
Ejercicio del Gasto: Considera el Ejercicio del Gasto en términos del Presupuesto de Egresos de la
Federación (PEF) de cada Pp durante los últimos dos ejercicios fiscales. Ejercer los recursos del PEF de
conformidad con el monto aprobado en el mismo, denota una planeación efectiva de las necesidades
presupuestales para el ejercicio fiscal de que se trate.
Matriz de Indicadores para Resultados (MIR): Considera la calidad en el diseño de la MIR; la congruencia
de la programación de las metas respecto del presupuesto, y el cumplimiento de las metas de los indicadores.
Una MIR con una valoración de calidad alta, implica que el Pp ha identificado correctamente la problemática
que pretende atender, las acciones a realizar para abordarla, así como los mecanismos para su correcto
seguimiento.
173
Adicionalmente, conocer la evolución de las metas en congruencia con las asignaciones presupuestales de
un ejercicio a otro, permite valorar la pertinencia de la programación de las meas asociadas a cada Pp. Por
último, a partir del seguimiento en el cumplimiento de metas del Pp, es posible establecer una valoración
respecto de sus resultados.
Evaluaciones Externas del Programa Anual de Evaluación (PAE): Los diversos tipos de evaluaciones
externas realizadas a los Pp, permiten conocer aspectos que requieren atención para mejorar su desempeño.
Aspectos Susceptibles de Mejora (ASM): Valora el avance en el cumplimiento de los compromisos
suscritos por los responsables de los Pp, de conformidad con el Mecanismo para el seguimiento a los
aspectos susceptibles de mejora derivados de informes y evaluaciones externas a programas federales.
Implica el proceso a partir del cual las dependencias focalizan sus esfuerzos para la mejora continua de los
Pp, materializando las recomendaciones de los evaluadores externos.
Padrón de beneficiarios incorporado al Sistema Integral de Información de Padrones de Programas
Gubernamentales (SIIIP-G): Valora la calidad de la información incorporada al Sistema. Contar con un
padrón de beneficiarios con información completa y de calidad, incrementa la transparencia y la rendición de
cuentas.
Para mayor información consultar la siguiente liga:
https://www.gob.mx/shcp/acciones-y-programas/modelo-sintetico-de-informacion-de-desempeno
174
Anexo X. Trabajo de campo realizado
Diseño Metodológico
Preguntas guía para el desarrollo del análisis.
Proceso Preguntas guía para el desarrollo del análisis
Planeación ¿La planeación estratégica es el resultado de un ejercicio institucionalizado que involucra a los actores clave de la gestión del programa?
(planeación estratégica,
programación y presupuesto)
¿Existe un documento resultado de la planeación estratégica? ¿Es claro, difundido y accesible? ¿En qué medida es utilizado para guiar la operación del programa?
¿La planeación está vinculada con el cumplimiento de los componentes del programa?
¿La planeación establece indicadores para medir los avances en las metas establecidas? ¿Las metas son factibles pero están orientadas a impulsar el desempeño?
Difusión del programa
¿La estrategia de difusión es adecuada para llegar a la población objetivo del programa?
¿Los medios utilizados, el lenguaje y el contenido de los mensajes son pertinentes? Deberá considerarse si también se transmiten en las lenguas indígenas de cada región donde opera el programa.
Solicitud de apoyos
¿Existe un proceso claro, imparcial y explícito por medio del cual solicitar la afiliación o la entrega del bien y/o el servicio?
¿Los requisitos para solicitar el apoyo se presentan de manera clara y completa?
¿Los puntos de recepción de solicitudes son accesibles y suficientes?
¿Existen mecanismos estandarizados para recibir y revisar la documentación entregada, así como registrar y dar trámite a las solicitudes?, ¿son adecuados estos mecanismos?
En caso de programas que apoyen la realización de proyectos, ¿se brinda asesoría para la presentación de los proyectos?, de ser así, ¿es pertinente esta asesoría?
Selección de beneficiarios
¿Existe una metodología o método para la selección de beneficiarios y/o proyectos? ¿La metodología utilizada cuenta con criterios de selección y elegibilidad claros, estandarizados y sistematizados?
¿La selección de beneficiarios y/o proyectos es un proceso transparente e imparcial? ¿El resultado de la selección es público?
¿Existe información que permita conocer quiénes reciben los apoyos del programa (padrón de beneficiarios)? ¿Qué información integra dicho padrón? ¿Existen mecanismos para validar y actualizar el padrón de beneficiarios?, ¿estos mecanismos son pertinentes?
Producción de bienes y/o servicios
¿Se cuenta con los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos suficientes?
¿El programa tiene mecanismos para estimar los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos necesarios de acuerdo con la posible demanda?, ¿es adecuado este mecanismo?
Los tipos de apoyo que entrega el programa, ¿están estandarizados, es decir, son utilizados por todas las instancias ejecutoras?
Distribución de apoyos
¿Los servicios que ofrece el programa llegan completos y en tiempo al beneficiario?
¿Cuáles son las actividades que se realizan durante el proceso de entrega de apoyos y qué áreas o dependencias intervienen en el desarrollo de dichas actividades?
175
Proceso Preguntas guía para el desarrollo del análisis
Entrega de apoyos
¿El programa cuenta con los mecanismos para verificar que los apoyos se entreguen de acuerdo con lo establecido en la normatividad específica y lleguen a la población que debe ser beneficiada?, ¿estos mecanismos son adecuados?
¿Los puntos de entrega de apoyos son cercanos a los beneficiarios y de fácil acceso? ¿Se considera que son suficientes? ¿por qué?
¿Existe, de manera sistematizada, un documento que dé cuenta de los resultados de supervisión y entrega de apoyos?, ¿este documento es adecuado?, ¿los resultados se utilizan para implementar mejoras en la operación del programa?
¿Existen procedimientos estandarizados que verifiquen el cumplimiento de la corresponsabilidad u obligatoriedad por parte de los beneficiarios?
Seguimiento a beneficiarios y monitoreo de
apoyos
¿El programa tiene mecanismos para verificar el procedimiento de seguimiento a los beneficiarios que permitan identificar si los apoyos son utilizados de acuerdo con lo establecido? ¿Cómo se implementa el mecanismo?, ¿es adecuado?
¿Existen procedimientos estandarizados que verifiquen el cumplimiento de la corresponsabilidad u obligatoriedad por parte del beneficiario?
¿El programa tiene mecanismos para identificar si se cumple el Propósito? ¿Son suficientes y pertinentes?
Contraloría Social y
satisfacción del usuario
¿Existen mecanismos para conocer la satisfacción del beneficiario respecto de los servicios que ofrece el programa?, ¿son adecuados estos mecanismos?
¿Existe evidencia para afirmar que las quejas y sugerencias que brindan los beneficiarios son utilizadas para la mejora continua del programa?
Monitoreo y evaluación
¿Existen mecanismos de monitoreo y evaluación? ¿son adecuados estos mecanismos?
¿Existe evidencia para afirmar que el programa realiza monitoreo y evaluaciones al programa?
¿Existe evidencia para afirmar que se utiliza los resultados del monitoreo y las evaluaciones en la toma de decisiones?
Fuente: Batería de preguntas y temas guía de CONEVAL.
Estrategia del trabajo de campo
Para realizar el análisis cualitativo y cuantitativo se realizaron entrevistas semi-estructuradas de manera
individual con cada uno de los servidores públicos involucrados en la operación del Programa presupuestario.
Asimismo, se realizaron entrevistas a grupos focales conforme a la identificación de los principales procesos,
con el objetivo de recopilar información sobre la operatividad.
Otorgamiento de becas educativas.
Otorgamiento de estímulos educativos.
Otorgamiento de créditos educativos.
176
Por otra parte, para el análisis cuantitativo se aplicó una encuesta en línea y vía telefónica a los beneficiarios,
con el fin de conocer sus opiniones con respecto a la operatividad del Programa presupuestario.
Muestra de actores y áreas clave en la gestión del programa
En este sentido, para las entrevistas semi-estructuradas individuales se determinó como muestra principal
del estudio la totalidad de actores y áreas clave en la gestión operativa.
Asimismo, los grupos focales se definieron tomando en cuenta los tres principales procesos y todas aquellas
áreas y actores involucradas por proceso, destacando como una de las áreas sustantivas en el proceso la
Dirección de Becas y Crédito.
Áreas y actores clave en la gestión del programa.
Áreas Actores clave Objetivo
Dirección General Directora General Dirigir y controlar el óptimo funcionamiento del Instituto y
ejecutar los acuerdos y disposiciones de la Junta
Directiva, en lo relativo a tramitar, otorgar, negar y
cancelar becas, estímulos y créditos educativos.
Dirección de Becas y
Crédito
Director de Becas y
Crédito
Implementar y promover los programas de becas,
estímulos educativos y crédito educativo del
Instituto; coordinar la atención y evaluación de las
solicitudes de la comunidad estudiantil y sociedad en
general; coordinar la asignación, calendarización y
correcta entrega de recursos a los beneficiarios;
supervisar la recuperación de los créditos educativos
otorgados, atendiendo a la normatividad que le es
aplicable.
Dirección de Gestión
Financiera
Director de Gestión
Financiera
Promover y fortalecer el posicionamiento del Instituto
mediante la difusión de sus servicios a nivel
local, nacional e internacional, para captar recursos
económicos que permitan aumentar el número de
estudiantes sonorenses beneficiados con este tipo de
financiamiento, atendiendo en todo momento, la
normatividad que le es aplicable.
Dirección de
Administración
Director de
Administración
Administrar los recursos humanos, financieros, materiales
y de servicios, para el cumplimiento de
los objetivos y metas sustantivas del Instituto, atendiendo
en todo momento a la normatividad que le es aplicable.
Fuente: Elaboración propia con base en el Manual de Organización.
177
Entrevistas semi-estructuradas a actores clave y grupos focales.
Área Actores claves Número de
entrevistas
Grupos
focales
Dirección General Dirección General.
Titular de la Unidad de Transparencia. 2 0
Dirección de Becas y
Crédito
Dirección de Becas y Crédito.
Subdirección de Operaciones y Vinculación.
Subdirección de Evaluación y Asignación de
Beneficiario.
Subdirección de Integración y Pagos a
Beneficiarios.
Subdirección de Cartera.
Coordinación de Extensión Obregón.
Coordinación de Extensión Nogales.
7 1
Dirección de Gestión
Financiera Dirección de Gestión Financiera. 1 0
Dirección de
Administración
Dirección de Administración.
Subdirección de Planeación.
Subdirección de Desarrollo Organizacional.
Subdirección de Infraestructura y Tecnologías de
la Información.
Subdirección de Contabilidad y Finanzas.
5 1
Fuente: Elaboración propia con base en el Manual de Organización.
Muestra de beneficiarios del programa
El Pp en el período 2018-2019 ha beneficiado a un total de 52,825 personas con el otorgamiento de becas,
estímulos y créditos educativos. Para determinar la muestra se utilizó un nivel de confianza de 95% y un
margen de error de 5%, dando como resultado una muestra de 381 beneficiarios a dividirse por nivel
educativo, regiones y sexo.
Muestra de beneficiarios del programa.
Tipo de apoyo
Total de beneficiarios
Muestra Mujeres Muestra Hombres Muestra
Becas 37,346 270 20,219 146 17,127 124
Estímulos 6,942 50 4,283 31 2,659 19
Créditos 8,487 61 4,635 33 3,852 28
Total 52,775 381 29,137 210 23,638 171
Fuente: Elaboración propia con base en información del padrón de beneficiarios.
178
Muestra de beneficiarios del programa por nivel educativo.
Nivel educativo
Becas Estímulos Créditos
Total de beneficiarios
Muestra Total de
beneficiarios Muestra
Total de beneficiarios
Muestra
Preescolar 1,277 9 1 0 0 0
Primaria 21,896 158 4,796 35 1,868 14
Secundaria 11,162 81 1,914 14 1,016 7
Bachillerato 1,812 14 58 0 351 3
Terminal técnico 21 0 0 0 44 0
Licenciatura 1,087 8 104 1 5,012 37
Especialidad 1 0 3 0 15 0
Curso de capacitación 0 0 50 0 19 0
Maestría 67 0 13 0 138 0
Doctorado 23 0 3 0 24 0
Total 37,346 270 6,942 50 8,487 61
Fuente: Elaboración propia con base en información del padrón de beneficiarios.
Muestra de beneficiarios del programa por regiones.
Regiones
Becas Estímulos Créditos
Total de beneficiarios
Muestra Total de
beneficiarios Muestra
Total de beneficiarios
Muestra
Desierto 1,732 15 494 5 285 2
Río Altar 519 6 42 0 43 0
Frontera Centro 1,874 16 279 3 427 3
Frontera Norte 1,192 11 242 3 153 1
Río Sonora y San Miguel 2,097 15 108 2 96 1
Sierra Alta 1,580 11 38 0 49 0
Hermosillo 7,838 57 1,846 14 4,383 32
Centro 519 4 4 0 11 0
Sierra Centro o Sierra 700 5 8 0 12 0
Guaymas-Empalme 2,274 16 385 3 310 2
Yaqui – Mayo 13,865 100 2,672 19 2,687 20
Sierra Sur o Sierra Baja 2,031 14 139 1 31 0
Otros Estados 1,125 0 685 0 0 0
Total 37,346 270 6,942 50 8,487 61
Fuente: Elaboración propia con base en información del padrón de beneficiarios.
179
Anexo XI. Instrumentos de recolección de información de la evaluación de procesos del Programa
E404E07 “Becas y Apoyos para la Educación”
Temas generales a cubrir en la entrevista.
Proceso Temas generales
Planeación
Elaboración del plan estratégico.
Planeación y cumplimiento de objetivos.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Difusión
Características de difusión.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Solicitud de apoyos
Mecanismos de solicitud de apoyos.
Puntos de recepción de entrega de solicitudes.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Selección de beneficiarios
Procedimiento de selección.
Padrón de beneficiarios.
Comunicado de incorporación al programa al beneficiario.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Producción de servicios
Obtención de apoyos.
Transferencia de recursos.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Distribución de apoyos
Descripción de los mecanismos por los cuales se envía el apoyo a los puntos de entrega.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Entrega de apoyos
Descripción de los mecanismos por los cuales se entregan los apoyos a los beneficiarios.
Corresponsabilidad.
Punto de entrega del apoyo.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
180
Proceso Temas generales
Entrega de apoyos
Descripción de los mecanismos por los cuales se entregan los apoyos a los beneficiarios.
Corresponsabilidad.
Punto de entrega del apoyo.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Seguimiento a beneficiarios posterior
a la entrega
Descripción de mecanismos para el seguimiento de beneficiarios posterior a la entrega.
Cobertura.
Contacto con el beneficiario.
Cuellos de botella y buenas prácticas.
Insumos y productos del proceso.
Fuente: Términos de referencia para la evaluación de procesos emitidos por el CONEVAL en el año 2013.
181
Cuestionario guía para entrevista semi-estructurada para actores claves
Nombre:
Unidad administrativa:
Cargo:
Antigüedad en el cargo:
Correo electrónico:
Teléfono:
1 Describa de manera general en que consiste su cargo y cuáles son sus funciones.
2 Describa de manera específica cuál es su participación en el proceso de otorgamiento de becas, estímulos
educativos y créditos.
3 ¿Considera que existen procedimientos claros y estandarizados para realizar sus funciones? De contestar no,
¿Por qué?, de contestar si, indicar el documento que contiene los procedimientos mencionados.
4 ¿Considera que los recursos, humanos, financieros, materiales y tecnológicos son suficientes para realizar sus
funciones?
5 ¿Las funciones que realiza en cuales de los siguientes procesos las cataloga?
k) Planeación
l) Difusión
m) Solicitud de apoyos
n) Selección de beneficiarios
o) Producción de bienes y servicios
p) Distribución de apoyos
q) Entrega de apoyos
r) Seguimiento de beneficiarios posterior a la entrega
s) Satisfacción del usuario
t) Monitoreo y evaluación
6 ¿Existen documentos normativos que regulen las actividades que realiza?
7 ¿Qué áreas intervienen en el proceso que realiza?
8 ¿Considera que existe una adecuada coordinación entre las áreas que intervienen en el proceso?
9 ¿Existe un sistema informático que sistematice el proceso que realiza?
10 ¿El proceso que realiza aporta al cumplimiento con los objetivos del Instituto y de la planeación estatal? ¿De
qué manera?
11 ¿Existen indicadores que permitan medir el avance de las metas y el impacto del producto final del proceso que
realiza? ¿Cuáles son?
12 ¿Con que frecuencia recibe capacitación? ¿Cuál fue la fecha en que recibió su última capacitación?
13 ¿Cuáles son los principales cuellos de botella que identifica en el proceso que realiza?
14 ¿Existen buenas prácticas en la realización del proceso?
15 ¿Conoce usted el programa presupuestario en el que interviene su proceso?
182
Cuestionario guía para entrevista semi-estructurada para grupos focales
Las preguntas deberán ser respondidas por los actores clave por cada tipo de proceso, lo que permitirá identificar las áreas de
oportunidad en capa etapa del Pp E404U07.
Nombre:
Unidad administrativa:
Cargo:
Antigüedad en el cargo:
Correo electrónico:
Teléfono:
1 En su opinión ¿Cuáles son las áreas de oportunidad que identifica en la normatividad que regula la gestión y
operación del programa?
2 En lo que se refiere a los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos para realizar su proceso
¿Cuáles considera son los principales desafíos?
3 ¿Cuáles son los factores que intervienen en el proceso que realiza de manera negativa?
4 Mencione los cuellos de botella de los procesos que intervienen para la realización del proceso del que usted
forma parte.
5 ¿Cuáles son las áreas de oportunidad de identifica de manera general en la gestión y operación del programa?
6 ¿Cuáles son las actividades que considera como buenas prácticas en la gestión y operación del programa?
7 ¿Existen mecanismos que permitan instrumentar mejoras al programa, contemplando el desempeño de las
áreas involucradas, así como el seguimiento y satisfacción de los usuarios?
8 ¿Considera que existe una adecuada coordinación entre las áreas involucradas en la gestión operativa del
programa, así como en cada proceso de manera particular?
9 ¿Qué propone para mejorar el proceso que realiza?
10 ¿Qué propone en términos generales para mejorar la gestión operativa del programa para posteriores
ejercicios?
183
Encuesta en línea para los beneficiarios
Tipo de apoyo recibido:
Genero:
Nivel educativo cursado en ciclo 2018-2019:
Municipio de origen del beneficiario:
Instrucciones: Para cada pregunta, favor de señalar la respuesta que corresponda.
1.- ¿Cómo se enteró de los programas de becas, estímulos educativos y/o crédito educativo?
Respuestas: g) Página electrónica del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado de Sonora.
h) Redes sociales. (Facebook, Twitter, Instagram)
i) Medios masivos de comunicación (Periodico, radio, televisión)
j) Institución académica.
k) Evento masivo (Expo, feria, evento de gobierno)
l) Otro: ______________________
2.- ¿Considera usted que el tramite para la solicitud de beca, estímulo o crédito educativo, según sea el caso, es accesible,
entendible y rápido?
Respuestas: c) Si
d) No
En caso de haber respondido NO en la pregunta anterior, favor de mencionar el inconveniente que se le presentó al realizar
el trámite:
3.- Una vez concluido el trámite de solicitud ¿Se le dio respuesta a su solicitud en el tiempo establecido?
Respuestas: c) Si
d) No
4.- ¿ Considera usted que el apoyo otorgado ha contribuido a?:
Respuestas: g) Ingresar a institucion educativa.
h) Permanecer estudiando.
i) Concluir nivel educativo.
j) a y b
k) b y c
l) a, b y c
5.- ¿Qué tan satisfecho se siente con la atención que recibe por parte del Instituto de Becas y Crédito Educativo del Estado
de Sonora?
Respuestas: e) Muy satisfecho
f) Satisfecho
g) Poco satisfecho
h) Nada satisfecho
6. ¿Qué nos sugiere para mejorar la operación de los servicios que brinda el Instituto de Becas y Crédito Educativo del
Estado de Sonora?
184
Anexo XII. Ficha técnica con los datos generales de la instancia evaluadora y el costo de la
evaluación
Nombre de la instancia evaluadora: Benjamín David Pablos Valenzuela
Nombre del coordinador de la evaluación: Benjamín David Pablos Valenzuela
Nombre de la unidad administrativa responsable de dar seguimiento a la evaluación: Dirección de
Administración.
Nombre del titular de la unidad administrativa responsable de dar seguimiento a la evaluación: Héctor
Manuel Sánchez López.
Forma de contratación de la instancia evaluadora: Adjudicación directa
Costo total de la evaluación: $458,200 (IVA Incluido)
Fuente de financiamiento: Recursos Estatales