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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria
UPTP “Luis Mariano Rivera”
Carúpano, Estado Sucre
Evaluación del Procedimiento de Caja Chica
En la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla”
Del Rincón Municipio Benítez
Del Estado Sucre
Facilitadora: Participantes:
Lic. Carmen Marcano José A. Romero
Tutora Especialista: Joseymar G. Romero
Maryuri Pérez Liliana Marín
Tutora Acompañante: María Rodríguez
Marilubys Campos Ruth Mendoza
Sec Nº 60
Carúpano 13 de Mayo del 2016
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Índice
Introducción……………………………………………………………………………...4
FASE I
1.- Descripción del Proyecto…………………………………………………………….5
1.1.- Nombre de la Institución…………………………………………………………...5
1.2.- Misión y Visión…………………………………………………………………….5
1.3.- Localización Geográfica…………………………………………………………...6
1.4.- Reseña Histórica……………………………………………………………………6
1.5.- Organizaciones Vinculadas al Proyecto……………………………………………7
2.- Análisis Situacional…………………………………………………………………..7
2.1.- Población, Muestra o Sujetos de Estudio…………………………………………..8
2.2.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos………………………………...9
2.3.- Diagnostico (Análisis y procesamiento de la Información)………………………10
2.4.- Selección del Tema de Desarrollo………………………………………………...12
2.5.- Problema, Necesidad o Desarrollo Potencial……………………………………..12
2.6.- Alternativa de Solución…………………………………………………………...13
3.- Objetivos del Proyecto
3.1.- Objetivo General…………………………………………………….……………13
3.2.- Objetivo Específicos……………………………………………………………...13
4.- Justificación………………………………………………………………………....14
5.- Bases Legales……………………………………………………………………….15
6.- Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico y Social de la
Nación Vigente, Líneas de Investigación del PNF y Transversalidad con el Eje Proyecto
Socio Critico y Profesional…………………………………………………………..…20
FASE II
7.- Bases Teóricas Referenciales……………………………………………………….21
8.- Plan de Acción……………………………………………………………………...26
9.- Metodología para Realizar el Producto Final……………………………………….29
FASE III
10.- Propuesta de Producto o Servicio………………………………………………….31
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a) Población Beneficiada………………………………………………………….31
b) Objetivo de la Propuesta………………………………………………………..32
11.- Memoria Descriptiva………………………………………………………………32
12.- Presentación del Producto Final…………………………………………………...34
FASE IV
13.- Conclusiones y Recomendaciones
a) Conclusiones…………………………………………………………………………40
b) Recomendaciones……………………………………………………………………41
14.- Anexos……………………………………………………………………………..42
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INTRODUCCIÓN
Dentro de las organizaciones e instituciones es necesario contar con los procesos
administrativos que permitan optimizar las labores de su personal. Por ello, toda
estructura empresarial u organizativa con fines o sin fines de lucro, deben adecuar sus
procesos en pro de simplificar los mismos y lograr una eficacia institucional, por ello hoy
en día las evaluaciones son utilizadas dentro de toda sociedad laboral con el fin de lograr
la eficiencia y eficacia dentro de las organizaciones.
Ahora bien este estudio tiene como finalidad evaluar el procedimiento de caja
chica y medir tanto el impacto como el grado de efectividad, eficiencia y eficacia que ha
tenido este instructivo en el área administrativa de la Escuela Bolivariana Agustín García
Padilla, la cual cumple un rol importantísimo en la población como es la de enseñar e
impartir conocimientos de excelencia a los educando formando así el futuro de nuestra
patria.
En este proyecto socio integrador de aprendizaje, se aplicaron técnicas de
recolección de datos como: observación directa, entrevistas y cuestionario. Los cuales se
les realizó a los trabajadores que laboran en dicha institución. La información recolectada
sirvió de base al momento de tomar decisiones y ejecutar los objetivos de este proyecto.
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FASE I
1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Para la realización de esta investigación fue necesario hacer varias visitas a la
Institución empleando una acción participativa, la cual es un método de estudio de tipo
cualitativo que busca obtener resultados confiables y útiles para mejorar situaciones. Del
mismo modo se estructuró un instrumento (encuesta) donde los resultados obtenidos se
presentaron y se analizaron en formas de tabla, para así obtener unas series de fortaleza y
debilidades donde las más resaltantes y es el objetivo de este trabajo a la Evaluación del
Procedimiento de Caja Chica en la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla” del
Rincón.
1.1 Nombre de la Institución
Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla”
1.2 Visión y misión
Visión: Orientar hacia la búsqueda y mantenimiento la excelencia y calidad en sus
diferentes sub-sistemas con la finalidad de lograr la calidad de los procesos de enseñanzas
así mismo lograr la integración escuela – comunidad en mejoras del proceso actitudinal
de los estudiantes(as) de la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla” del Rincón
Municipio Benítez del Estado Sucre.
Misión: Alcanzar la participación de los ejes integradores (escuela-comunidad) como
elementos fundamentales para lograr la productividad social y la formación integral de
los niños y niñas, para que estos sean activos, reflexivos, críticos e independientes con
elevado interés por la actividad científica, tecnológica, humanistas, religiosas y artísticas,
donde se desarrollen, comprendan, confronten y verifiquen su realidad por sí mismos.
Con una conciencia que les permita aprender desde el entorno y ser cada vez más
participativo, protagónicos y corresponsables en su actuación en la escuela, familia y
comunidad.
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1.3 Localización Geográfica
Estado: Sucre
Municipio: Benítez
Parroquia: El Rincón calle Independencia.
1.4 Reseña Histórica
La Escuela “Agustín García Padilla” fue fundada el 08 de Mayo de 1945. Dicha planta
física limita por el Norte con la casa de la familia Villarroel, Sur con el ambulatorio de la
localidad, Este con la casa de la familia Millán y hacienda de la familia Gil y Oeste con
la carretera nacional Carúpano-Guiria.
Comenzó sus primeras actividades educativas en diferentes casas de familias siendo el
primer maestro de la misma: Rafael Pérez, posteriormente continuo ejerciendo la
docencia Magdalena Pérez entre otros. Luego pasó a ser Escuela Federal Graduada cuyo
director era Vicente López Guerra; secretaria Eudoria Núñez de Matte y los maestros:
Betharlina García de López, Petrica Estaba Martínez, Aracelis Hernández, Silvia Raffalli
de Peña entre otros, contando con los grados de 1ero hasta 6to grado con una matrícula
de 163 alumnos.
Para los años 1970 se inauguró su actual planta física, motivado por el crecimiento de la
población estudiantil y se logró alcanzar un staff de 15 docentes en los que se puede
mencionar a : Dorina Hernández , Joel Cabrera , Antonio Urbano, Juan Campos
Rodríguez, Tesera Marín , Luisa Rojas, Eriseida Hernández, Carmen Villarroel de
Fuentes, Jose Antonio Botino entre otros , precedida por la Directora Elizabeth Bonillo
de Pino, Secretaria: Juliana Fuentes de Villarroel y los Obreros Sras: Ofelia Torres y
Víctor Bravo.
En 1982 se inicia el nivel de Pre-Escolar, con una matrícula de 35 alumnos, atendidos por
la Docente Reina Tineo. En ese mismo año se complementa el Séptimo año del modelo
básico experimental, pasando de Escuela Federal a Unidad Educativa, un año después ,
se crea el Octavo y Noveno grado de Educación Básica; siendo para ese entonces el
Director Prof. Antonio Urbano.
En 1989-1990 se crea el Cuarto y el Quinto año de Educación Media Diversificada con
su Director Prof. Carlos Higuerey. Desde 1991 hasta Septiembre de 1995 se encargó de
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la Dirección el Profesor Jose Villarroel. Desde el 01 de octubre de 1995 queda encargada
de la dirección del Plantel la Lcda. Carmen Teresa Guzmán hasta el 25 de Octubre del
2006.
A partir del 26 de Octubre del 2006, queda encargada de la Dirección de la Institución la
Lcda. Eudys Pino de Pérez. El 26 de Noviembre del 2007, pasó a formar parte del
proyecto Bandera del Presidente de la República Bolivariana de Venezuela como Escuela
Bolivariana “Agustín García Padilla”.
Actualmente se encuentra encargado de la Dirección del Plantel el Lcdo. Cesar Astudillo,
como Director Encargado y la Lcda. Sofía Suniaga como sub-Directora desde el 17 de
Mayo de 2012 hasta la actualidad.
1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto
Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla”
La Escuela se vincula de manera directa ya que es la Institución en donde se encuentra
desarrollando el proyecto de índole administrativo, el cual busca evaluar el manejo y uso
de un instructivo diseñado para el funcionamiento de una caja chica.
Universidad Politécnica Territorial de Paria “Luis Mariano Rivera”
La universidad de igual manera se vincula directamente ya que nos ofrece herramientas
y conocimientos para llevar acabo la realización de dicho proyecto.
2. Análisis Situación
Para la redacción de este se trabajó con una metodología de investigación acción
participativa, la misma es un proceso vivo y dinámico la cual busca que la población
abordada sea motivada a participar de la investigación como agente activo, produciendo
conocimientos e interviniendo en la propia realidad. Interacción activa entre las partes
involucrada en el proyecto, grupo investigador – integrantes dela institución
Arango (1995) “La IAP es un proceso metodológico sistemático, insertado en una
estrategia de acción definida, que involucra a los beneficiarios de la misma en la
producción colectiva de los conocimientos necesarios para transformar una determinada
realidad social
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2.1 Población, Muestra o Sujeto del estudio
Población:
Según Hurtado (2000), la población de una investigación está constituida por el
conjunto de seres en los cuales se va a estudiar la variable o evento, y que además
comparten, como características comunes, los criterios de inclusión.
La población sujeta a estudio son los trabajadores que hacen vida en la Escuela
Bolivariana “Agustín García Padilla” del Rincón Municipio Benítez. Bajo un método
cuantitativo ya que se basó en un determinado número de trabajadores para extraer y
examinar los datos e información requerida, utilizando el tipo de muestreo no
probabilístico ya que no todos los trabajadores de la misma tendrán la oportunidad de ser
seleccionado para la aplicación del instrumento a través del cual obtiene unas series de
debilidades y fortaleza de la Institución antes mencionada.
Muestra:
Según Hernández Sampieri y otros (2002), señala que la muestra constituye una parte
o subconjunto de la población en la que se supone están presentes las características
que identifican la totalidad de la población.
De acuerdo a la población se toma una muestra representativa de diez (10) personas en
las cuales se encuentran personal: directivo, administrativos, docentes y obreros. Y se
clasifica de la siguiente manera:
Un Directivo
Dos Administrativos
Cuatro Docentes
Tres Obreros
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2.2 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Para la realización de esta investigación se utilizaron técnicas e instrumentos que
sirvieron de herramientas para obtener datos confiables, en cuanto a la problemáticas,
necesidades y potencialidades que resalta en la institución. La primera técnica, se basó en
una observación directa al departamento de administración de la Escuela Bolivariana
“Agustín García Padilla”, en esa visita surgieron unas series de preguntas e interrogantes,
información que se registró en un cuaderno de anotación.
Observación Directa:
Méndez (1995), señala que ésta se hace “a través de formularios, los cuales tienen
aplicación a aquellos problemas que se pueden investigar por métodos de
observación, análisis de fuentes documentales y demás sistemas de conocimiento”.
Pag.145
Entrevista:
Silva y Pelachano (1979) “la define de la siguiente manera: “es una relación directa
entre personas por la vía oral, que se plantea unos objetivos claros y prefijados, al
menos por la parte del entrevistador, con una asignación de papeles diferenciales,
entre el entrevistador y el entrevistado, por lo que supone una relación asimétrica”
.Pág. 13
Como segunda técnica, se utilizó la encuesta y como instrumento un cuestionario,
estructurado con una serie de preguntas, relacionadas a los procedimientos de caja chica,
dirigida al personal que está encargado de llevar a cabo el manejo de dicho fondo en la
Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla”
Encuesta:
Díaz de Rada (2001), “describen a la encuesta como la búsqueda sistemática de
información en la que el investigador pregunta a los investigados sobre los datos que
desea obtener, y posteriormente reúne estos datos individuales para obtener durante
la evaluación datos agregados”. Pág. 13
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2.3 Diagnostico
La Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla” se encuentra ubicada en el Rincón,
Municipio Benítez del Estado Sucre. Esta Institución está orientada a la búsqueda y
mantenimiento de la calidad y excelencia en sus diferentes subsistemas buscando siempre
la integración escuela-familia y comunidad para lograr la productividad social y la
formación integral de los niños y niñas que allí se encuentran. Por tal razón se debe tomar
en cuenta que la calidad y la excelencia va a depender del correcto desarrollo y
funcionamiento de las actividades establecidas en la organización o institución, para el
logro de esto no es suficiente con prevenir los errores y determinar las causas, sino aplicar
correctamente la eficiencia y la eficaz en cada fase del proceso.
De acuerdo a las técnicas e instrumentos aplicados, se evidenció por medio de la
observación y aplicación del cuestionario, que la escuela se ve afectada en el
departamento de administración ya que las tres computadoras que allí se encuentran solo
funciona una; originando como consecuencia retardo en las actividades administrativas
tales como: constancia de estudios, registros de estudiantes, inscripciones, constancias de
trabajo entre otras actividades.
En el mismo orden de idea, se comprobó que la institución cuenta con una caja chica la
cual se basa en los aportes de los empleados semanalmente para gastos menores en lo que
incurra la escuela o el personal que la conforma.
De acuerdo con el estudio realizado se abordó que la problemática de gran relevancia que
presenta la institución es el funcionamiento de caja chica, ya que la misma cuenta con un
instructivo donde están contenidas sus funciones, normas y procedimientos de manera
específicas, la cual puede permitir un manejo eficiente y transparente del efectivo, pero
la comunidad que hace vida en la escuela y el personal que lleva a cabo las actividades
del fondo desconoce el instructivo ya que no ha sido difundido, el no implementar el
mismo trae consigo la malversación de fondo y pueden incurrir en delitos financieros y
lleva a la duplicidad de las funciones. Cabe destacar que el custodio de la caja chica es
una docente que tiene conocimientos sobre la contabilidad.
De igual manera con las técnicas empleadas se recolecto una serie de información
adicional que se caracteriza de la siguiente manera:
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A. Dimensiones Físicas Espaciales:
La misma se encuentra Ubicada en El Rincón, Municipio Benítez, Estado Sucre. En la
carretera nacional Carúpano-Guaria
B. Dimensiones Demográficas:
La Institución cuenta con una población total de 422 personas que hacen vida en la misma
y cuenta a su vez con 18 secciones que van desde educación inicial hasta 6to grado.
La población se encuentra dividida de la siguiente manera:
Nº Especialidad
38 Docentes
4 Administrativos
10 Obreros
6 Vigilantes
356 Estudiantes (186 barones) y ( 170 hembras)
C. Dimensiones Tecnológicas:
Actualmente la institución cuenta con acceso a tecnologías a través del programa
Canaima ya que es un proyecto socio- tecnológico abierto, construido de forma
colaborativa, centrado en el desarrollo de herramientas y modelos productivos basados
en las tecnologías de información (TI).
D. Dimensiones Económica:
La institución no cuenta con los medios sustentables económicamente para su
abastecimiento, pero la población en general (El Rincón) cuenta con una gama extensa
de productos y agricultores dedicados a dicha actividad para el fortalecimiento y
abastecimiento de la economía de la zona.
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E. Dimensiones Culturales:
En cuanto a las actividades culturales que se realizan en la escuela podemos mencionar
las prácticas tradicionales las cuales se reflejan en el calendario de festividades como lo
son:
Cruz de Mayo
Día de las Madres
Semana Aniversario de la Institución
Fechas Patrias
F. Dimensiones Potenciales:
La Institución cuenta con terrenos y tierra fértil, para la siembra y cosecha de verduras y
hortalizas, que pueden servir como parte de su abastecimiento en estos rubros a través de
os aprovechamientos de los espacios existentes en la misma.
2.4 Selección del Tema de Desarrolla
Productos de los resultados obtenidos en el desarrollo del diagnóstico y en previa asesoría
con los tutores en conjunto con los representantes de la escuela Bolivariana “Agustín
García Padilla” el tema que se seleccionó en este proyecto de investigación sobre el
manejo no adecuado de los procedimientos de caja chica, siendo este detectado
aproximadamente un año (1) atrás cuando se le fue entregado a la Institución académica
un instructivo para el desarrollo de la misma.
2.5 Problemas, Necesidades o Potencialidad de la Comunidad
Después de haber aplicado el instrumento se evidenciaron los diferentes problemas
presentes en la institución.
Entrega de fondos sin el comprobante fiscal establecido o bien sea exigiendo la
firma de un contra recibo.
Falta de control (inventario)
Se usa el efectivo para gastas no planeado
No tramitar a tiempo la reposición de fondos de la caja chica
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2.6 Alternativa de Solución
Por tal motivo la alternativa de solución está orientada a la realización de la evaluación
del procedimiento de caja chica en la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla” con
el fin de brindar información referente a los procesos contables, para garantizar un mejor
desempeño en el desarrollo de sus labores.
3. Objetivo del Proyecto
3.1 Objetivo General
Evaluar el procedimiento de Caja Chica de la Escuela Bolivariana
“Agustín García Padilla” del Rincón Municipio Benítez Estado Sucre.
3.2 Objetivos Específicos
Verificar el procedimiento de Caja Chica de la Escuela Bolivariana
“Agustín García Padilla” del Rincón Municipio Benítez Estado Sucre.
Identificar las causas que originan el uso inadecuado del procedimiento de
Caja Chica de la Escuela “Agustín García Padilla” del Rincón Municipio
Benítez Estado Sucre.
Analizar las normas generales para mejorar el procedimiento de Caja
Chica de la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla” del Rincón
Municipio Benítez Estado Sucre.
Establecer recomendaciones para garantizar la eficiencia del
procedimiento de Caja Chica de la Escuela Bolivariana “Agustín García
Padilla”
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4. Justificación
La evaluación es el proceso mediante el cual se determina el nivel de eficiencia y
eficacia con el que se han utilizados los recursos destinados a alcanzar los objetivos
deseados, para conocer si se están cumpliendo con los objetivos, se debe poner en marcha
una serie de procedimiento y herramientas de acuerdo al producto a evaluar.
La investigación realizada consistió en la evaluación de los Procedimientos de Caja
Chica en la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla” del rincón, parte de la
investigación fue tipificar las ventajas y desventajas del control interno que se lleva a
cabo para el manejo de la caja chica y las consecuencias de no aplicar adecuadamente
sus procedimientos. El tipo de estudio utilizado fue de campo, porque los datos fueron
recolectados directamente al personal directivo, docente y administrativos de la
institución. Los resultados demuestran a través de un análisis, resaltando así el problema
administrativo, de manera que no se ejecutan adecuadamente los procedimientos de caja
chica el cual trae como consecuencia malversaciones de fondo, delitos financieros y el
uso inadecuado del dinero. Con la finalidad de ampliar la base del intercambio de
conocimiento acerca de la necesidad de aplicar los adecuado procedimientos para el buen
manejo de caja chica a el responsable de llevar a cabo esta actividad que es el custodio
del fondo de la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla “del Rincón, se hizo
necesario explorar ciertas referencias bibliográficas y fuentes de información en relación
al tema a los fines de tener una visión integral de los elementos que caracterizan las
variables de estudio en la presente investigación.
Estos aspectos justifican esencialmente esta investigación, sin embargo, además de lo
ante mencionado se obtendrían los beneficios tales como mejorar el funcionamiento de la
caja chica, orientada de manera efectiva para enfrentar los diferentes situaciones que se
pueden presentar en el área del manejo de dicho fondo, optimizar los procesos en dicha
área para traducir los resultados en logros sinérgicos y así contribuir a la creación y
redefinición de valores corporativos que no es más que el trabajo en equipo , compromiso
con el fondo social , comunicación y sobre todo liderazgo. Este proyecto tendrá un gran
impacto para la institución, de tal manera que si establecen el buen desarrollo de la caja
chica como lo establecen sus pasos a seguir, es decir sus procedimientos y así podrán
cumplir y dar respuesta a las diferentes situaciones que se pueden presentar en la
institución y así lograr el bienestar de la misma.
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5. Bases Legales
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Publicada en Gaceta
Oficial del jueves 30 de diciembre de 1999, Número 36.860)
Contraloría General de la Republica. Enmendada. Publicada en Gaceta Oficial
N°5.908 extraordinaria de fecha 19/02/2009
Articulo 281; Se encarga de controlar, vigilar y fiscalizar
todos los procedimientos y operaciones administrativas, así
como todos los ingresos, gastos, bienes públicos y sin
perjuicios de las funciones o facultades que se le atribuyan
a los diferentes órganos. Pág. 109.
289; La contraloría estará representada por un contralor
que deberá cumplir con los requisitos mínimos exigidos por
la carta magna y la Ley de Contraloría General de la
Republica principalmente deberá ser imparcial, objetivo, y
honesto al momento de emitir sus observaciones, inspección
y evaluación. Pág. 110.
Estos son encargados de mantener el control total de los diferentes procesos que se
deben cumplir en las diversas funcione administrativas, en cuanto al manejo de la
evaluación de la caja chica.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.147 de la fecha 26
de marzo de 2009.
Artículo 2. Expresa; que la administración financiera del
sector publico comprende el conjunto de sistemas, órganos,
normas y procedimientos que intervienen en la captación
de ingresos públicos y en su aplicación para el
cumplimiento de los fines del estado, y estará dirigida por
los principios constitucionales de legalidad, eficiencia,
solvencia, transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal
y coordinación. Pág. 6
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Comprendido en una combinación de sistemas, normas y procedimientos que son los
que permiten maniobrar las funciones financieras del sector público, como también la
obtención de los ingresos y fines que sean producidos mediante el manejo recalcando
los valores constitucionales.
Sobre el Sistema Financiero:
La cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento
Articulo 5; Constituye un estado económico financiero que
se elabora a partir de la clasificación económica de los
recursos y de los egresos, o de la información contenida en
los estados financieros básicos y constituirá el marco de
referencia de obligatoria en el proceso presupuestario de la
república y de los demás entes sujetos a la ley orgánica de
la administración financiera del sector público, de
conformidad con los modelos, normas e instituciones
técnicas dictadas por la oficina nacional de presupuesto.
Pág. 7
El estado económico financiero, se genera a partir de los recursos y egresos de las
diversas situaciones económicas que lleguen a presentarse, en este caso en el periodo
financiero dentro de la caja chica, tomando en cuenta el marco legal y los diferentes
entes sujetos a la ley antes mencionada.
Capítulo III Régimen Presupuestario de la República y de sus Entes
Descentralizados Funcionalmente sin fines Empresariales.
Sección Décima.
Avances de fondos- Definición y Objetivos:
Articulo 69; los fondos en anticipo son los girados con
carácter permanente y de reposición periódica, a los
funcionarios responsables de las unidades administradoras
de respectivos organismo, quienes tienen obligación de
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rendir cuentas de la utilización de los mismos conforme a la
normativa vigente.
A cada unidad administradora integrante de la estructura
de ejecución financiera, como en este caso del fondo de caja
chica un presupuesto de gasto, se le asignara un fondo de
anticipo, cuyo monto no podrá exceder del (4%) de la
sumatoria anual de los créditos presupuestarios asignados
a dicha dependencia en la distribución administrativa de los
créditos presupuestario para los siguientes:
• Gastos de personal, excepto los conceptos de gastos de naturaleza
que se cancelen con fondos en avances.
• Materiales y suministros.
• Servicios no personales, excepto servicio de gestión prestados por
servicios de asistencia técnica.
• Activos reales, excepto.
• Inmuebles y equipos existentes.
• Conservación y aplicación (mejoras).
• Donaciones a personas.
Este organismo ordenadores de compromiso y pagos
podrán modificar el porcentaje establecido en este artículo,
hasta el máximo del (8%) de la sumatoria anual, dicha
modificación deberá ser solicitada antes del inicio del
respectivo ejercicio presupuestario. Pág. 23.
Los avances de los fondos son de carácter obligatorios ya que deben cumplirse a total
cabalidad las reposiciones periódicas y a su vez deben de ser realizados por los
encargados tales como los administradores de la institución, como también de manera
imprescindible reflejar todas las cuentas realizadas y correspondientes a la normativa.
Autorización del Funcionamiento de Caja Chica:
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Articulo 76; el funcionario responsable de cada unidad
administradora que tenga a su cargo el manejo de un fondo
en anticipo podrá autorizar el funcionamiento de uno o más
fondos de la caja chica para efectuar pagos en efectivo,
durante el ejercicio presupuestario. La constitución y
manejo de la caja chica se hará con el cargo del respectivo
fondo en anticipo, de acuerdo con los siguientes:
El monto máximo de cada fondo de caja chica será
de doscientas unidades tributarias (200UT).
El monto máximo de cada gasto a cancelar con
cargos a los fondos de caja chica no podrá ser
superior a veinte unidades tributarias (20UT).
La reposiciones de los fondos de caja chica deberá
ser solicitada por el respectivo responsable al
administrador del fondo en anticipo, cuando se haya
utilizado, al menos setenta y cinco por ciento (75%)
de su monto.
La solicitud de reposición de los fondos de caja chica
debe acompañarse de los documentos que se señalan
a continuación.
Relación de gastos realizados
Comprobantes de los gastos efectuados
El estado en el que se encuentra la caja chica. Pág.25.
El funcionario encargado de los procesos a realizarse en cuanto a los registros de la caja
chica tiene la potestad de autorizar uno o más funcionamientos de la caja chica, como
parten de ellos los pagos en efectivo durante un ejercicio presupuestario y de la misma
forma se requiere de mutuos acuerdos para los cargos del fondo respectivo.
Depósitos de fondo de cajas chicas:
Articulo 77; Cuando las necesidades de manejo de caja
chica así lo requieran, los funcionarios responsables de
fondos de caja chicas depositaran los fondos en una cuenta
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o en dado caso el respectivo resguardo en efectivo, la cual
se abriera previa autorizaron de la persona encargada en
los entes establecidos. Pág. 25
En algunos casos, según las necesidades que se arrojen en la caja chica, mientras así lo
requieran, los responsables deberán realizar los depósitos de los fondos a una cuenta,
como un resguardo temporal del efectivo, aunque esto suele realizarse con la aprobación
de las personas tanto encargadas del manejo, como las que conforman dicho fondo.
Capítulo IV De la Ejecución del presupuesto de los entes descentralizados
funcionalmente sin fines empresariales
Sección tercera - Constitución de los Fondos en Anticipo
Articulo 104; La misma autoridad del ente descentralizado
funcionalmente sin fines empresariales autoriza la
constitución de los fondos en anticipo mediante la
respectiva resolución interna, la cual contendrá como
mínimo: La identificación de la unidad administradora
receptora, el funcionario responsable del fondo, el monto
del fondo, los conceptos del gasto a cancelarse mediante el
mismo, el monto máximo de cada pago y la periocidad de la
reposición, en concordancia con las normas y
procedimientos que al respecto dicte la oficina nacional de
contabilidad. Pág. 34
Se autoriza la constitución de los fondos en anticipo por medio de las respectivas
resoluciones internas lo cual les indicara los procesos a desarrollarse como un ente
descentralizado funcionalmente sin fines empresariales de tal manera que lleva en
relación completa con lo que dicta la oficina nacional de la contabilidad.
Operatividad de los Fondos en Anticipo
Articulo 105; Los entes descentralizados funcionalmente
sin fines empresariales se regirán por lo impuesto en los
artículos 72, 73, 74, 75 y 82 del presente reglamento, para el
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depósito de fondos, el registro de los gastos, el término para
efectuar los gastos y la forma de efectuar los reembolsos de
los fondos en anticipo, en cuanto sea posible. Pág. 34
Estos entes deben ser conducidos por los tributos que son reflejados en las diferentes
artículos lo cual reflejan exactamente lo que de espera realizar para llevar el avances y
exposición necesaria para cada uno de los pasos de la caja chica esto con un modelo
evaluador.
Obligaciones de Reintegrar los Excedentes de los Fondos:
Artículo 109; Los responsables en los fondos en anticipo y
de la caja chica deberán integrar los remanentes de fondos
que tengan en su poder, dentro de los diez (10) días
siguientes al término del ejercicio presupuestario, de
acuerdo con las normas y procedimientos que al respecto
establezca la Oficina Nacional de Contabilidad. Pág. 35
Se hacen referencia a los siguientes artículos, ya que son los que conllevan, los procesos
y normas establecidas y se encargaran de mantener el control de las funciones dentro del
fondo de la caja chica, lo cual brinda a los entes que la han desarrollado, el conocimiento
de los reglamentos que de tal manera deben guiarse. Como en lo consiguiente se quieren
plasmar un proceso evaluativo en la caja chica, es totalmente obligatorio señalar cada uno
de estos artículos a la institución en la que actualmente se está trabajando específicamente
en el departamento administrativo de la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla”.
6.- Vinculación del proyecto con el plan de desarrollo económico, líneas
de investigación de los PNF y la transversalidad:
Plan de Desarrollo Económico de la Nación Simón Bolívar
Este proyecto se vincula con el plan de la nación de manera que es socio integrador donde
la comunidad y el objeto de estudio mantiene relaciones estrecha y busca reforzar los
valores de la sociedad , en este caso en la institución donde se llevó a cobo dicha
investigación donde el respeto y la igualdad se lograron de manera exitosa , también se
hace énfasis en cuanto a la independencia de las instituciones públicas para el desarrollo
y sustento de las misma se logra en equipo y esfuerzo de los docente que hace vida en la
Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla”.
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Líneas de Investigación del PNF El proyecto se ubica en la tercera línea de investigación establecido en el Programa
Nacional de Formación en Administración (PNFA), la cual establece: Gestión de
Procesos Contables y Financieros
Esta línea se vincula con el proyecta da manera que va orientada a aplicar técnicas y
herramientas al registro de las distintas transacciones financieras y económicas en
distintas organizaciones tal es el caso de la institución donde se desarrolla el proyecto de
manera que se requieren dichas técnicas para llevar a cabo los procedimientos de caja
chica de acuerdo a los principios de contabilidad y orientaciones del sistema financiero,
donde se requiere proporcionar información bajo principios éticos y de responsabilidad
donde permitan la toma de decisiones en un momento determinado y darle solución o
solventar las necesidades de la Institución.
Las líneas de PNFA, comprende aquellos estudios que describen la realidad Comunal,
Municipal, Estadal, Regional y Nacional , así como la caracterización cualitativa y
cuantitativa de las relaciones sociedad-recursos disponible, esto significa y se refiere al
estudio de los diversas forma de organización, así como la gestión de los factores y en
aspectos totales como la planificación , organización, dirección, ejecución y control , para
favorecer el crecimiento económico y el bienestar social de las comunidades.
Transversalidad
Dentro del eje del proyecto se desprenden saberes complementarios y esenciales para el
desarrollo y realización del mismo, como lo son análisis de los estados financieros , este
saber va de la mano con otros saberes complementarios tales como registro de
operaciones , estos saberes son fundamentales para la elaboración del proyecto ya que
brinda los conocimientos necesario que se tiene que llevar a cabo operaciones económicas
, siguiendo el mismo orden de idea se hace mención de otros saber que fue de gran
importancia como lo es la contabilidad , contabilidad de costo y costo donde se adquirió
conocimiento sobre el análisis, registro transacciones económicas , también se puede
hacer mención del saber presupuesto donde la planificación a futuro es primordial
estudiando las diferentes variables. Cabe mencionar que estos saberes brindan
conocimientos y herramientas necesarias para procesar y redactar información que
conlleva a la culminación del proyecto planteado.
7.- Bases Teóricas Referenciales
A continuación se presenta las bases teóricas que sustenta la investigación sobre la
evaluación de la aplicación del instructivo diseñado para el funcionamiento de una caja
chica, el estudio se relaciona con diversas opiniones que le dan forma y se vincula con el
proyecto planteado.
Caja Chica:
“El Lic.Juan Carlos la definición contable se refiere a una cuenta que expresa en
términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por
22
billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a
operaciones normales de Caja Chica. Y su propósito es, solventar las necesidades
urgentes de artículos y materiales en una forma ágil y oportuna, cuyo origen
requiere del pago inmediato”.
Tal y como se indicó anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza
para realizar pagos por sumas pequeñas y que además se cataloguen como “urgentes”.
De esta manera se puede apreciar que la implementación de una caja chica en una
organización tal es el caso de la escuela bolivariana “Agustín García Padilla” es vital
para que ésta pueda satisfacer los gastos inmediatos.
Características de Caja Chica:
El Lic. Juan Carlo define que la caja chica tiene que tener como características:
o La caja chica se utiliza para solventar algún imprevisto diario.
o Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
o Las auditorias se deben realizar periódicas para saber si se le está dando el
uso correcto al dinero y si los gastos están debidamente respaldados.
o Se deben establecer políticas claras sobre qué tipo de gastos se pueden cubrir
con la caja chica.
o Establecer qué tipo de comprobantes y justificaciones se exigirán con cada
desembolso.
Dichas características están contenidas en el instructivo de la escuela bolivariana
“Agustín García Padilla” para ser implementadas por las autoridades encargadas de llevar
acabo el manejo de la misma.
Evaluación:
Harper & Lynch (1992), “Es el proceso mediante el cual se puede determinar el nivel
de eficiencia y eficacia con el que se han utilizado los recursos destinados a alcanzar
los objetivos deseados. Esto implica poner en marcha un conjunto de procedimientos
y herramientas que permitan conocer si se está cumpliendo con los objetivos y metas,
y si los productos y servicios que se ha creado satisfacen las necesidades de los
usuarios.”
La evaluación del procedimiento se lleva a cabo mediante una serie de herramientas como
entrevistas, encuestas estructurada realizada al personal que labora en la institución, y se
pudo apreciar la debilidad que tiene en cuanto a esta área de caja chica el es de
desconocimiento por gran partes del personal labora en la escuela, el no implementar el
procedimiento que tiene que ser implementado por el personal que conforma al fondo
social a duplicar el trabajo y la carga burocrática el cual se han realizado para
Efectuar actividades en cuando a los gastos menores de la institución.
23
Objetivo de la evaluación:
Según Chiavenato, 2002. “Es fomentar el aprendizaje y lograr el mejoramiento
organizacional; y beneficencia tanto a quienes ejecutan el programa o proyecto
como a su población meta.
Entre los objetivos se puede mencionar:
o Medir el logro de los objetivos previamente establecidos en términos de eficacia
y eficiencia.
o Conocer cualitativa o cuantitativa los resultados alcanzados.
o Conocer las debilidades y fortalezas.
o Tomar decisiones.
o Tomar medidas correctivas.”
Mediante la evaluación realizada en la Escuela Bolivariana Agustín García Padilla, se
dieron a conocer debilidades y fortalezas en cuanto al área administrativa y
principalmente en el funcionamiento del fondo en cuanto a su procedimiento que es el
tema a desarrollar donde luego de la aplicación de la evaluación se debe tomar decisiones
para solucionar el problema planteado tal es el caso del manejo de la caja chica que
mediante medidas correctivas para solucionar el ante mencionado.
Para Chiavenato (1995), A la hora de una evaluación se toman una serie de fases
para desarrollar de manera efectiva la los correctivos las cuales son:
Fases de la evaluación:
• Fase 1. Establecer los términos de referencia de la evaluación: en primer lugar, debe
establecer la línea base de la evaluación, es decir, estableces que proceso, ser, producto u
otro tema es susceptible de evaluación para la institución. Al mismo tiempo se debe fijar
los objetivos, la metodología, las variables, las herramientas y el tiempo que durara la
evaluación.
• Fase 2. Conocer la situación actual de lo que se va a evaluar: consiste en observar y
conocer está funcionando el producto en la institución. Esto ayudara a contextualizar los
resultados de la evaluación. Para este análisis, le serán de gran ayuda los organismos y
diagramas de flujo de los procedimientos. También le será de utilidad la observación
directa, la revisión de documentos y las entrevistas a quienes están empleando el
producto.
• Fase 3. Definición de criterios e indicadores: el establecimiento de criterios significa
detallar los atributos de lo que se va a evaluar. Por cada criterio debe definir el o los
indicadores que permitan medirlo.
• Fase 4. Recolección de datos: se encuentran las técnicas cuantitativas, cualitativas.
• Fase 5. Análisis y comparación de los datos obtenidos: entre ellas se encuentra las
técnicas para el análisis de datos, después de hacer la recopilación de datos, se debe
describir, analizar e interpretar la información obtenida.
24
• Fase 6. Establecer las acciones y recomendaciones de mejora: la evaluación no puede
ser un ejercicio académico. Debe estar guiado por un principio de utilidad y mejora. Cada
análisis debe estar siempre acompañado de una agenda de mejoras.
Esta serie fases se tomaron en cuenta a la hora de evaluar ya que se ha venido trabajando
de donde se plantea la situación y luego desarrollar las ideas pertinentes a nuestro
producto a desarrollar, dejando así las recomendaciones para mejora en la institución en
cuanto al funcionamiento del procedimiento de caja chica el cual le permita llevar a cabo
las actividades de manera eficiente.
Procedimiento:
Según Melinkoff, R (1990), "Los procedimientos consiste en describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por
medio del cual se garantiza la disminución de errores". Pág. 28
Objetivo del Procedimiento:
Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de
obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del
tiempo, esfuerzo y dinero". Pag.61.
Importancia del Procedimiento:
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una
organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en
los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar
la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se
ordenan de un solo modo.
Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma
ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función
en cuanto a las actividades dentro de la organización". Pag.54
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS:
Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:
No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación
en particular.
Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicación continua y sistemática.
Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
25
Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características
de procedimientos:
Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo
fin se conoce como un sistema.
Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a
como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un
empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53)
Contabilidad:
MeigsMeigs (1993) “La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la
actividad económica las grandes compañías por acciones son responsables ante sus
accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados,
las ciudades y los centros educativos deben utilizar la contabilidad como base para
controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la
operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social, o
una ciudad. Por lo tanto todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de
contabilidad, si desean actuar en forma inteligente y aceptar los retos que les imponen la
sociedad “… pág. 3
La contabilidad en el manejo de la caja chica es muy importante ya que mediante de esta
se obtiene los conocimiento básicos para su funcionamiento, cabe destacar que en la
institución la encargada del manejo de la caja chica tiene conocimiento sobre la
contabilidad lo que le permite realizar las actividades económicas con eficiencia lo que
le permite controlar los recursos y medir los logros dentro de dicho fondo.
Estos conceptos y opiniones de autores nos guían a darle forma y reforzar los
conocimientos ante la propuesta planteada para la institución en la cual se desarrolla dicho
proyecto donde tenemos por objetivo la evaluación del instructivo para el funcionamiento
de la caja chica, ya que la misma es de gran importancia para los pequeños importe que
realizan las personas que integran, de manera que se deben establecer lineamientos y
estragáis que permitan el buen desarrollo de las actividades que en ella se realicen de
manera eficiente y transparente.
26
27
8. Plan de Acción
Objetivo General: Evaluación del Procedimiento de la Caja Chica en la Escuela Bolivariana “Agustín García padilla” del Rincón Municipio
Benítez del Estado Sucre.
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
METAS ACTIVIDADES LUGAR RESPONSABLE
S
RECURSOS INDICADO
RES
COMPROBA
CIÓN
Verificar el
procedimiento de
Caja Chica de la
Escuela
Bolivariana
“Agustín García
Padilla”
Obtener un
90% de la
información
necesaria de
cómo se lleva
el
procedimiento
de Caja Chica
de la Escuela
Bolivariana
“Agustín
García Padilla”
Realizar una visita
a la Institución y
hacer un contacto
directo con el
personal de la
Administración, a
través de una
observación directa
Escuela
Bolivariana
“Agustín
García
padilla” del
Rincón,
municipio
Benítez
José Romero
Joseymar Romero
María Rodríguez
Liliana Marín
Ruth Mendoza
Humanos: el
grupo de trabajo
Financieros:
pasaje, comida,
materiales: lápiz
cuadernos, hojas.
Tecnológicos:
cámara, teléfonos.
Asistencia
Fotos
Carta de
Aceptación
Registro de
asistencia
firmada y
sellada por el
director.
Registro de
memoria
fotográficas.
Carta firmada
y sellada por el
director.
28
Identificar las
causas que
origina el uso
inadecuado del
procedimiento de
la Caja Chica
“Agustín García
Padilla”
Detectar las
fallas en la
aplicación y
manejo del
procedimiento
de Caja Chica
de la Escuela
Bolivariana
“Agustín
García Padilla”
Entrevista con el
personal que lleva
a cabo las
actividades de caja
chica y medir sus
conocimientos en
cuanto al
procedimiento.
Escuela
Bolivariana
“Agustín
García
Padilla”
José Romero
Joseymar Romero
María Rodríguez
Liliana Marín
Ruth Mendoza
Humanos: el
grupo de trabajo
Financieros:
pasaje, comida,
materiales: lápiz
cuadernos, hojas.
Cuaderno de
anotación.
Asistencia.
Fotos.
Registro de los
resultados
obtenidos
atreves de la
entrevista.
Asistencia
firmada y
sellada por el
director.
Memoria foto
gráfica.
Analizar las
normas generales
para mejorar el
procedimiento de
Caja Chica de la
Escuela
Bolivariana
“Agustín García
Padilla”
Obtener
resultados
satisfactorio
para la mejora
del
procedimiento
de Caja Chica
de la Escuela
Bolivariana
Elaboración de una
encuesta para la
evaluación del
procedimiento de
Caja Chica.
Aplicar el
cuestionario al
personal encargado
del manejo de Caja
Escuela
Bolivariana
“Agustín
García
Padilla”
José Romero
Joseymar Romero
María Rodríguez
Liliana Marín
Ruth Mendoza
Humanos: el
grupo de trabajo
Financieros:
pasaje, comida,
materiales: lápiz
cuadernos, hojas.
Tecnológicos:
cámara, laptops,
teléfonos.
Fotos y
videos en las
instalaciones
del plantel
educativo
Aplicación de
encuestas
29
“Agustín
García Padilla”
Chica de la escuela
Bolivariana
“Agustín García
Padilla”
Establecer
recomendaciones
para garantizar la
eficiencia del
procedimiento de
Caja Chica de la
Escuela
Bolivariana
“Agustín García
Padilla”
Mejorar en un
100% el
procedimiento
de Caja Chica
que garantice
un trabajo
eficiente y
eficaz en la
Escuela
Bolivariana
“Agustín
García Padilla”
Realizar charlas,
dinámicas y Foros
que vallan dirigidos
a fortalecer
conocimientos
sobre el
procedimiento de
Caja Chica.
Escuela
Bolivariana
“Agustín
García
Padilla”
José Romero
Joseymar Romero
María Rodríguez
Liliana Marín
Ruth Mendoza
Humanos: el
grupo de trabajo
Financieros:
pasaje, comida,
materiales: lápiz
cuadernos, hojas.
Tecnológicos:
cámara, laptops,
Entregas de
trípticos ,
fotos y lista
de asistencia
Encuentro con
partes del
personal de la
institución para
las
recomendacion
es del
procedimiento
de caja chica
30
9. Metodología
Empleada para la Realización del Producto Final
Para la realización de este producto se utilizó métodos, herramientas, pasos, descripciones
para cumplir con los objetivos de la investigación, las cuales están sustentados por autores
especialistas en metodología, en donde se abarca el diseño de la investigación, nivel de la
investigación y te técnicas e instrumentos de recolección de datos.
Nivel de la investigación:
Para esta investigación de utilizaron dos tipos de niveles que desarrollaron el contexto a
trabajar de manera clara y precisa donde la primera es del tipo explorativo ya que es la
primera vez que en la Escuela bolivariana “Agustín García Padilla” se realiza una
evaluación del procedimiento de Caja Chica, de manera que el mismo puede traer
consecuencia negativas para las personas que llevan a cabo las funciones del fondo.
Explorativo:
Para Fidias G. Arias (2012), define: “La investigación exploratoria es aquella que se
efectúa sobre un tema u objeto desconocido o poco estudiado, por lo que sus
resultados constituyen una visión aproximada de dicho objeto, es decir, un nivel
superficial de conocimientos”.pag.23
Para estudiar la evaluación del procedimiento de Caja Chica fue necesario recurrir al nivel
investigativo donde describa su procedimiento de forma clara para entender la causa que
lleva el uso inadecuado del procedimiento antes mencionado y poder dar soluciones a la
falla antes mencionada, y así llevar dicho proceso de manera transparente y eficiente.
Descriptiva:
Fidias G. Arias (2012): “la investigación descriptiva consiste en la caracterización
de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o
comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel
intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere.”pag.24
Diseño de la Investigación
Esta investigación representa una evaluación a los procedimientos que se llevan a cabo
en cuanto a caja chica con el fin de garantizar un mejor manejo del efectivo que se aportan
a dicho fondo en la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla” , es por tal motivo que
fueron implementadas las siguientes estrategias de investigación:
Documental:
Arias (2006) “Es un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, critica e
interpretación de datos secundarios, es decir los obtenidos y registrados por otros
31
investigadores en fuentes documentales, como toda investigación, el propósito de
este diseño es el aporte de nuevos conocimientos”. Pag.27
Se adoptó este tipo de diseño pues fue necesario la revisión de documentos de otros
autores como; tesis archivadas en la Universidad Politécnica Territorial de Paria “Luis
Mariano Rivera” las cuales sirvieron de sustento teórico para el tema que se pretende
estudiar, teniendo en cuenta que este material sirvió de apoyo fundamental para el objeto
de estudio.
Campo:
Arias (2006) expresa que “La investigación de campo es aquella que consiste en la
recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde
ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es
decir el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existente”.
Pág. 31
De igual manera se utilizó la investigación de campo, una vez que la información fue
recabada directamente del objeto de estudio es decir, que el grupo investigador se vinculó
con lo estudiado, con lo investigado.
El producto se desarrolló mediantes técnicas de instrumento de recolección de datos la
cual permitieron recabar información para la realización del mismo, donde se implementó
una encuesta estructurada para determinar las fallas que puede acontecer por el uso
inadecuado de caja chica, la misma cuenta con diez (10) preguntas relacionadas con el
funcionamiento de caja chica la cual va dirigida al personal que lleva a cabo el manejo
del fondo ante mencionado.
Cuestionario:
Hurtado (2000) un cuestionario “es un instrumento que agrupa una serie de
preguntas relativas a un evento, situación o temática particular, sobre el cual el
investigador desea obtener información”.Pág 469
El cuestionario o instrumento se realizó de acuerdo a lo siguiente:
Redacción y número de indicadores:
Se elaboraron una serie de indicadores, en número tal, que no afectaran a la validez y que
reflejaran las inquietudes sobre el procedimiento de caja chica que se lleva a cabo en la
Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla”. La redacción de las instrucciones fue de
manera detallada y clara, a fin de que sea de fácil comprensión del grupo a ser investigado.
32
FASE III
10.- PROPUESTA DEL SERVICIO O PRODUCTO
PRESENTACIÓN DEL SERVICIO O PRODUCTO
En todas las organizaciones tanto pública como privada, los sistemas de
contabilidad son técnicas que se utilizan para producir sistemáticamente información
cuantitativa expresada en unidades monetarias. El sistema contable público incluye un
conjunto de principios y procedimientos técnicos que permiten valorar, expresar y
exponer los hechos económicos financieros que afecten o pueda llegar afectar el
patrimonio de un ente público.
Este instructivo es una guía de procedimientos básicos de evaluación que deben
ser realizados a base de la prueba de cumplimiento cuyo propósito depende del control
interno que lleva la Escuela Bolivariana "Agustín García Padilla" del Rincón, a
continuación se presenta un cuestionario estructurado con una serie de preguntas con la
finalidad de observar y evaluar los procedimientos de la caja chica.
La cual está bajo los lineamientos de los procesos de auditoria aplicables, con el
objeto de dar cumplimiento a la prueba mencionada anteriormente indicando en ella los
pasos cuya extensión y enlaces que depende de la confianza del sistema del control
interno.
A) POBLACIÓN BENEFICIADA
Con la realización del siguiente producto se verán o serán beneficiados 2 parte
muy importante de la Institución.
Por un lado tenemos una población que se beneficiará Directamente como lo es:
las personas encargadas del manejo de la caja chica, ya que con dicha evaluación se
podrán detectar fallas y fortalezas en el procedimiento de la caja chica. Por otro lado se
beneficiará Indirectamente, todas las personas que integran y forman parte de este fondo
monetario que se utiliza para solventar gastos menores en la institución, ya que las
evaluaciones sirven para medir y corregir conocimientos existentes en un momento y
espacio determinado.
33
B) OBJETIVO DE LA PROPUESTA
Sensibilizar a los Trabajadores de la Institución de la Importancia del Buen
Manejo en el Procedimiento de Caja Chica
Estimular el Uso del Instrumento que Contiene paso a paso la Información sobre
Caja Chica.
Mejorar la Calidad Informativa del Contenido del Instrumento con el cual se
Maneja la Caja Chica.
Optimizar el Funcionamiento de la Caja chica de la Escuela Bolivariana “Agustín
García Padilla”
11.- MEMORIA DESCRIPTIVA
Las evaluaciones de procesos contables brindan información para contribuir a la
mejora de la gestión operativa en cuanto a recurso financiero se trata.
La siguiente evaluación se realizó en una institución educativa, en el departamento
de administración detectando una falla en el manejo de una caja chica ocasionando así
manejos inadecuados de la misma e incurriendo en errores con frecuencia. El grupo
investigador en conjunto con sus tutores e integrantes de la institución establecieron como
prioridad corregir la falla existente en dicho departamento aplicando así unas series de
técnicas e instrumentos para lograr la optimización y mejoramiento de la caja chica en la
escuela del Rincón.
A continuación se les presenta el procedimiento de auditoria de caja
1.- Conteste el programa de control interno relativo a caja
2.- Determine cuantos fondos de caja existen
3.- investigue la última fecha de reembolso
4.- efectúe arqueo del fondo de caja chica
5.- Verifique que no existan comprobantes con fecha anterior al
último reembolso
6.- Verifique el deposito oportuno de los ingresos
7.- Obtenga la firma del custodio de conformidad sobre la
devolución de lo arqueado
Ref: Hecho por: Fecha:
34
Políticas del Formato Evaluación
El evaluador debe dar a conocer los criterios a evaluar y el método a utilizar.
La Evaluación debe realizarse frente al evaluado con el propósito de evitar
desacuerdos.
El evaluado como el evaluador no debe tener conocimiento de la ponderación
asignada a cada uno de los factores a evaluar.
La información obtenida de la Evaluación debe ser confidencial y de uso
exclusivo del personal administrativo.
La Evaluación debe realizarse por lo menos una vez al año.
El Evaluador y Evaluado deberán firmar el documento impreso de la evaluación
aplicada.
Instrucciones para el Llenado de los Formatos:
DATOS GENERALES
Se debe llenar los espacios en blanco según lo que indique,
El nombre y Apellido del empleado: se coloca el nombre y apellido,
El puesto que ocupa dentro de la Institución: se colca el cargo que ocupa.
El Departamento al cual pertenece: nombre del Departamento.
El periodo de tiempo comprendido que se realiza la evaluación: Día, mes y año
de la evaluación aplicada.
35
Presentación
Del
Producto
36
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria
UPTP “Luis Mariano Rivera”
Carúpano Estado Sucre.
Evaluación del Procedimiento de Caja Chica en la Escuela
Bolivariana “Agustín García Padilla” del Rincón
Municipio Benítez del Estado Sucre
2015-2016
Elaborado Por:
José Alberto Romero
Joseymar Gabriela Romero
Liliana Del Carmen Marín
María Del Valle Rodríguez
Ruth Mary Mendoza
37
A continuación se les presentará un programa de evaluación orientado a la revisión,
manejo y funcionamiento del control interno del efectivo existente en la Escuela
Bolivariana “Agustín García padilla” el cual se maneja atreves de una caja chica. Para
ello se ha estructurado un cuestionario que consta de diez (11) preguntas la cual será
objeto de estudio, para así aplicar unas series de observaciones y recomendaciones para
reforzar el instrumento con el cual se están tomando criterios para manejar el recurso
financiero que aportan cada socio para subsanar gastos menores que se presenten de la
institución.
INTRODUCCIÓN
38
Determinar si:
I. El efectivo en caja se maneja sobre la base de fondo fijo con una persona
responsable del mismo y está separado de otros fondos.
II. Los gastos establecidos son cumplidos por la institución.
III. Los desembolsos están amparados por los comprobantes, aprobados previamente
y con la debida identificación fiscal del beneficiario.
IV. Existen límites para los desembolsos.
V. Se realizan arqueos sorpresivos y frecuentes de los fondos de caja.
Lo que se quiere lograr:
I. Revisar y evaluar la solidez y las debilidades del control interno.
II. Realizar la prueba de cumplimiento para determinar la extensión y oportunidad
de los procedimientos de auditoria aplicable de acuerdo a la circunstancia.
III. Preparar un informe con el resultado del trabajo, conclusiones alcanzadas y
comentarios acerca de la estabilidad y las debilidades arrojadas para dar pie a las
recomendaciones sugeridas a la Escuela Bolivariana "Agustín García Padilla".
OBJETIVOS DE LA PRUEBA DEL CUMPLIMIENTO
ALCANCES
39
Nombres y Apellidos del Empleado: _______________________________________
Cargo que Ocupa: ______________________________________________________
Departamento: _________________________________________________________
Periodo o Tiempo de la Evaluación: _________________________________________
Paso
Nº
Preguntas Si No Comentarios
1 ¿Conoce Usted el procedimiento de caja Chica?
2 ¿Cuenta la Institución con un Manual o Instructivo
para el Manejo de Caja Chica
3 ¿Revisa Usted con Frecuencia el Manual o
Instrumento para el Manejo de Caja Chica?
4 ¿Cree usted que se están llevando las normas
generales como lo establece la ley?
5 ¿Cree usted que es necesario crear normas internas
para el procedimiento de caja chica?
6 ¿Los préstamos realizados por la caja chica a los
socios son cancelados a tiempo?
7 ¿Existen comprobantes que justifiquen las entradas
y salidas del efectivo?
8 ¿Los comprobantes de caja chica son preparados en
forma tal que no permitan alteraciones? Por
ejemplo:
1) La cantidad se escribe en letra y numero
2) Son preparados con tinta
9 ¿Conoce usted cual es la cantidad máxima que
pueda pagarse con la caja chica?
10 ¿El encargado del manejo de caja chica es
independiente de otro empleo que maneje remesa u
otra clase de dinero?
A continuación se Presentan unas series de Preguntas que irán Dirigidas
A Evaluar el Procedimiento
De una Caja Chica en la E.B “Agustín García Padilla”
Marcar con una “X” la respuesta de su preferencia
Respuesta
s
40
11 ¿Se llevan a cabo arqueos periódicos de la caja
chica?
41
REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento: __________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
OTROS DATOS:
Nombre del valuador: _________________________________________________
Puesto del Evaluador: ________________________________________________
Pregunta ¿ xxxxxxxxx ?
OBSERVACIONES:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
RECOMENDACIONES
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
42
Recomendaciones
Se recomienda al personal encargado del manejo de la caja chica que deben conocer el procedimiento del
fondo como lo establece las normas generales en la cual especifican claramente cómo debe llevar dicho
proceso para un buen desarrollo de las actividades del fondo.
Se recomienda que el instructivo pase a hacer manual de caja chica , ya que el manual es más completo en
su contenido , el cual va hacer explícito en cuanto a las normas tantos generales como internas para que
el procedimiento de la misma sea eficiente, eficaz y transparente.
Adopta las normas internas pertinentes, que permitan orientar la gestión y el procedimiento de caja chica
para el personal encargado de la misma con el propósito de garantizar los principios que deben existir en
dicho proceso , y así cumplir con lo requerido a la hora de llevar a cabo los pasos a seguir del fondo.
Se recomienda establecer normas que con un lapso de tiempo para la reposición del efectivo que se da en
calidad de préstamos y tomar en cuenta la sanción correspondiente establecida en las normas generales de
caja chica en cuanto a la cancelación del dinero en el tiempo no estipulado.
Se recomienda adoptar comprobantes el cual justifiquen de manera clara y especifica el desembolso o
rembolso del efectivo y el concepto por el cual se realiza dicha actividad financiera, así como lo establecen
las normas generales de caja chica, y de esta manera llevar el procedimiento de manera transparenta y
eficaz en cuanto al efectivo que reposa en la caja chica.
Se recomienda tomar en cuenta las formas de facturado como lo establecen las normas generales de caja
chica para llevar el control del efectivo transparente y responsable como lo establecen las normas.
Se recomienda al custodio mantenerse solo a cargo del efectivo de caja chica y no de remesas y dinero que
se recolecte en la institución que no sea de caja chica.
Se recomienda realizar los arqueos periódicos como lo establece la ley general o ajustarlo dicho
procedimiento a las normativas internas que se pueden crear en la institución, este procedimiento en la
caja dicha es de vital importancia ya que mediante el cual se verifican la eficiencia y eficacia del fondo y
si es de buen provecho para la institución.
43
Se recomienda a las personas a cargo de llevar el manejo de caja chica respetar el
limite estipulado para ser pagado por dicho fondo, y de no ser así establecer
sanciones al sobre pasar la cantidad limite que son cinco mil bolívares fuerte, el
cual fue establecido cuando el fondo fue creado.
44
FASE IV
13.- CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES.
13.1.- CONCLUSIÓN:
Verificar el procedimiento de caja chica , permitió detectar que existen fallas dentro del
manejo de la misma; la cual arrojo un desempeño inadecuado de los procesos
administrativo dentro del fondo.
Identificar las causas que originan el uso inadecuado del procedimiento; mediante un
proceso de investigación con las personas que intervienen directamente con la caja chica
(custodio), se pudo observar que no se rigen por las normas internas o establecidas en el
instructivo de manera que efectúan compras de altos costos la cual no es permitido.
Aplicar las normas generales para mejorar el procedimiento; se elaboró con la aplicación
de un cuestionario al personal de la institución con el fin de desarrollar claramente el
procedimiento de caja chica y ejecutar de la mejor forma posible las actividades
correspondientes.
Establecer recomendaciones para garantizar la eficiencia del procedimiento; durante el
desarrollo de las actividades como lo son las charlas y foros sobre los procesos
administrativos y uso de la caja chica, se fortalece los conocimientos previo y el
aprendizaje de nuevos métodos que ayudaran a futuro en el buen desempeño y manejo
del fondo, para que se puedan solventar los gastos en el que incurra la institución sin
exceder sus costos o justificar si se excede de su límite.
45
13.2 RECOMENDACIONES:
El custodio debe conocer las funciones que a ejercer, en cuanto al manejo de caja
chica.
Llevar a cabo el procedimiento de caja chica como lo establecen las normas
generales.
Implementar las normas internas de caja chica para el buen desarrollo de las
actividades que se realizan en la misma.
Respetar el límite del efectivo que se utilizan para los gastos permitido por la caja
chica.
Reforzar instructivo que se encuentra en la institución en cuanto al procedimiento
de caja chica.
46
Anexos
47
REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento: __________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
¿Conoce usted el procedimiento de caja chica?
OBSERVACIÓN:
Mediante el instrumento aplicado arrojo como resultado que el personal encargado del
manejo de caja chica conoce el procedimiento pero no en su totalidad ya que el instructivo
que reposa en la institución donde están contenidas las funciones y procedimiento del
fondo carece de normas generales.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda al personal encargado del manejo de la caja chica que deben conocer el
procedimiento del fondo como lo establece las normas generales en la cual especifican
claramente cómo debe llevar dicho proceso para un buen desarrollo de las actividades del
fondo.
48
REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento: __________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
¿Cuenta la institución con un manual o instructivo para el manejo de caja chica?
OBSERVACIÓN:
Mediante el instrumento aplicado al personal que lleva a cabo el manejo de caja chica
arrojo como resultado que existe un instructivo en la institución, pero el cual no contiene
las normas generales que se tienen que llevar a cabo para el buen desarrollo de las
actividades del fondo, y el mismo no establece normas internas las cual establece la
institución de acuerdo a las necesidades que puede cumplir el fondo con lo permitido en
las normas generales.
RECOMENDACIONES:
Se recomienda que el instructivo pase a hacer manual de caja chica , ya que el manual es
más completo en su contenido , el cual va hacer explícito en cuanto a las normas tantos
generales como internas para que el procedimiento de la misma sea eficiente, eficaz y
transparente.
49
REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento: __________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
¿Cree usted que es necesario crear normas internas para el procedimiento de caja
chica?
OBSERVACIÓN:
Mediante el resultado del proceso evaluador a los responsables del manejo de caja chica,
arroja que es necesario crear normas internas en cuanto al procedimiento del fondo para
no incurrir en gastos indebido para el cual se ha creado dicho fondo, y las normas que se
han de crear se realicen de acuerdo con lo establecidos en los artículos de la Ley Orgánica
de la Administración Financiera del Sector Público, donde establecen el procedimiento
que debe ejercer las encargados del fondo.
RECOMENDACIONES:
Adopta las normas internas pertinentes, que permitan orientar la gestión y el
procedimiento de caja chica para el personal encargado de la misma con el propósito de
garantizar los principios que deben existir en dicho proceso , y así cumplir con lo
requerido a la hora de llevar a cabo los pasos a seguir del fondo.
50
REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento: __________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
¿Los préstamos realizados por la caja chica a los socios son cancelados a tiempo?
OBSERVACIÓN:
Por medio del resultado obtenido a través del cuestionario aplicado se puedo detectar una
falla, de manera que la reposición del efectivo no se realiza a tiempo y los responsables
del manejo de caja chica no aplican las sanciones correspondientes que les obligue
cancelar el efectivo que se les da en calidad de préstamo, una vez más se da por
confirmado que el manejo del fondo no se rige por las leyes que contienen tantos las
funciones de caja chica como el buen funcionamiento en cuanto a el procedimiento.
RECOMENDACIONES:
Se recomienda establecer normas que con un lapso de tiempo para la reposición del
efectivo que se da en calidad de préstamos y tomar en cuenta la sanción correspondiente
establecida en las normas generales de caja chica en cuanto a la cancelación del dinero en
el tiempo no estipulado.
51
REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento: __________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
¿Existen comprobantes que justifiquen la entrada y la salida del efectivo?
OBSERVACIÓN:
Mediante el instrumento aplicado al personal encargado de caja chica en cuanto a la
pregunta realizada sobre la existencia del comprobante de entrada y salida del efectivo,
arrojo como resultado que si existe un comprobante de entrada y salida del efectivo pero
el cual no es específicamente claro como lo establecen las normas generales de caja chica
donde establece que deben ser dos comprobantes donde justifiquen el rembolso o el
desembolso del efectivo , en caso del rembolso se debe especificar porque se está
introduciendo ese dinero y si se realiza un desembolso explicar los motivos por el cual se
retira esa cantidad de dinero.
RECOMENDACIONES:
Se recomienda adoptar comprobantes el cual justifiquen de manera clara y especifica el
desembolso o rembolso del efectivo y el concepto por el cual se realiza dicha actividad
financiera, así como lo establecen las normas generales de caja chica, y de esta manera
llevar el procedimiento de manera transparenta y eficaz en cuanto al efectivo que reposa
en la caja chica.
52
REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento: __________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
¿Los comprobantes de caja chica son preparados en forma tal que no permitan
alteraciones?
Por ejemplo:
A) La cantidad se escribe en letra y numero.
B) Son preparados en tintas.
OBSERVACION:
Mediante el instrumento aplicado al personal encargado del manejo de caja chica
arrojo que existen irregularidades en los soportes la cual no escriben el monto en
letra, en donde están incurriendo en faltas muy graves porque la ley de
administración financiera y las normas generales de caja chica el cual establece
que se deben realizar los comprobantes con números y cifras y dicho documento
debe ser facturado con tinta y sin enmendaras.
RECOMENDACIONES:
Se recomienda tomar en cuenta las formas de facturado como lo establecen las
normas generales de caja chica para llevar el control del efectivo transparente y
responsable como lo establecen las normas.
53
REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento: __________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
¿El encargado del manejo de caja chica es independiente de otro empleo que maneje
remesa u otra clase de dinero?
OBSERVACION:
Mediante el instrumento aplicado al personal que lleva a cabo las actividades de caja
chica, arrojo como resultado que el custodio solo tiene a cargo el manejo de la caja chica
de la Escuela Bolivariana “Agustín García Padilla”, el custodio del fondo cumple con lo
que establece las normas de caja chica y la ley de administración financiera que en la cual
establecen que la persona encargada de llevar dicho fondo debe separarse de otros cargo
que tienen q ver con el manejo de efectivo.
RECOMENDACIONES:
Se recomienda al custodio mantenerse solo a cargo del efectivo de caja chica y no de
remesas y dinero que se recolecte en la institución que no sea de caja chica.
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REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento: __________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
¿Se lleva a cabo arqueos periódicos de la caja chica?
OBSERVACIÓN:
De acuerdo con el instrumento aplicado al personal que lleva a cabo el manejo de caja
chica , arrojo como resultado que no se realizan los arqueos correspondiente del fondo ya
que no cuentan con normativas que regulen dicho procedimiento el cual es muy
importante y trae como consecuencia el manejo inadecuado de caja chica .
RECOMENDACIONES:
Se recomienda realizar los arqueos periódicos como lo establece la ley general o ajustarlo
dicho procedimiento a las normativas internas que se pueden crear en la institución, este
procedimiento en la caja dicha es de vital importancia ya que mediante el cual se verifican
la eficiencia y eficacia del fondo y si es de buen provecho para la institución.
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REPORTE DE LA EVALUACION
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos: __________________________________________________
Departamento:
__________________________________________________________
Tiempo en el puesto: ______________
Fecha: ________________
¿Conoce usted cual es la cantidad máxima que pueda pagarse con la caja chica?
OBSERVACIÓN:
Mediante el instrumento aplicado al personal encargado de la caja chica arrojo como
resultado que le dan el uso indebido al efectivo que debe salir del fondo, ya que se sobre
pasan en el monto máximo que debe prestar dicho fondo, de manera que cuando fue
creado dicho fondo establecieron que la cantidad máxima a pagar era de bolívares cinco
mil y el cual no respetan porque en la institución reposan facturas pasada la cantidad ya
establecida.
RECOMENDACIONES:
Se recomienda a las personas a cargo de llevar el manejo de caja chica respetar el limite
estipulado para ser pagado por dicho fondo, y de no ser así establecer sanciones al sobre
pasar la cantidad limite que son cinco mil bolívares fuerte, el cual fue establecido cuando
el fondo fue creado.
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Visita a la Institución y en compañía con la
Sub Directora Lic Sofía López
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Soportes de gastos de la
Institución
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