Étude de faisabilitÉ des idÉes dinnovation développer le mandat et bâtir le plan de projet...
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ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES IDÉES D’INNOVATION
Développer le mandat et bâtir le plan de projet
eFormation #1 aux Champions et Leaders de projets d’innovation
Juin 2013v20130617
LES INTERVENANTS
2
Caroline PratteDirectrice au développement organisationnel
Brigitte LépineVice-Présidente, strategie et innovation
3
D’ABORD, QUELQUES INSTRUCTIONS…
FERMEZ VOS FICHIERS ET APPLICATIONS
Facilitez la prise en charge de Webex par votre ordinateur
4
Plein écran
5
21RÉPONDEZ À NOS QUESTIONS
DIRECTEMENT DANS LA PRÉSENTATION
6
3
1- Positionnez votre curseur vers le haut de l’écran:
3- Sélectionnez la flèche
2- Un clic sur l’icône de crayon ouvre la fenêtre “Outils d’annotation”.
4- Cliquez à n’importe quel endroit sur l’écran
1
7
3
2
OÙ ÊTES-VOUS PRÉSENTEMENT ?
ENREGISTREMENT...
8
ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES IDÉES D’INNOVATION
Développer le mandat et bâtir le plan de projet
eFormation #1 aux Champions et Leaders de projets d’innovation
Juin 2013v20130617
SOUTIEN AU LEADER DE PROJET D’INNOVATION
10
Phase 1Développer le mandat et bâtir
le plan de projet
Phase 2 Effectuer les suivis et
contrôlesValidation
Point de contrôle avec ChampioneFormation #1 Point de contrôle
avec Champion eFormation #2
Juin 2013
Parrain / Groupe de
travail
Validation
Le processus de formation et de coaching suivant a été conçu comme un mécanisme simple et dynamique de soutien aux Leaders de projets d’innovation afin de compléter l’étude de faisabilité à temps pour la journée d’innovation du 7 novembre 2013.
Août 2013
Parrain / Groupe de
travail
11 IDÉES LES PLUS PROMETTEUSESIdées Participants Animateur Entité d’affaires Secteur Évén. Recon. Parrains Champion & Leader Membres Équipes
Faisabilité
Business
& Education
VERTiGOMauricio Fernandez, Thibault de la
Grange, Nathalie Bourget, Geneviève Vincent
Caroline Phaneuf Cedrom-Sni, Constructo TC Media TBD
Pierre Marcoux
Champion: • Francois AirdProject Leader: • Francois Guérette
• TBD• …• …• …
Événements TC
Ugo Giguère, Emanuelle Fortin-Charron, Nancy Corriveau, Josiane
Noiseux, Jacynthe Deslauriers
Jean-François Bruneau
Publisac, L'Express TC Media TBD
Co-Champions: • Serge Lemieux (Local) • Nathalie Carbonneau (National)Project Leader:• Stephane Vinet
• TBD• …• …• Diane Arseneau (Les
Affaires)
Marketers
& Advertiser
s
Cookie JarClaude Cajolet, Jonathan Brunelle,
Anthony Power, Philippe Lebel, Julia Correa, Joanne Ezer, Chris
Osborne, Lisa Ventola
Caroline Phaneuf Totem, Thindata, Redux TC Media July 9
Louis de Bellefeuille &
Mathieu Péloquin
Champion: • Chris OsborneProject Leader: • Eric Latreille
• TBD• …• …• …
Digital advertising
needs a revolution
Scott Carefoot, Dan Seaman Shauna Gutoskie Magazines TC Media June 19
Champion: • Nicolas FaucherProject Leader: • Dan Seaman
• TBD• …• …• …
NestLori Chalmers, Charlene Colwill,
Jennifer Giesbrecht, Stacy McLachlan, Maia Odegaard
Catherine Gray Western Living TC Media w/o July 8
(TBC)
Champion: • Caroline AndrewsProject Leader: • Steven St-Pierre
• Lori Chalmers• TBD• ..• ..
Local
Solutions
TC LocalMarie-Claude Champoux, Frédéric Frenette, Marie-Eve Marchildon, Marc Lemire, Guy Allaire, Jean-
François Dumontier
Myriam Bineau
Publisac, L'Hebdo, Hebdo Mékinac TC Media June 25
Denis Hénault
Champion: • Laurent ElkaimProject Leader: • Caroline Phaneuf
• TBD• …• …• …
La ShopEvelyne Rondeau, Patrice
Charbonneau, Marie-Claude Turcotte, Richard Boudrias, Eric
BoissonneaultMartin Vallée Solutions Locales TC Media June 28
Champion: • Benoit CaronProject Leader: • Sylvianne Lussier
• TBD• …• …• …
Publisher
s
PanoracolleAlain Roy, Richard Thibault,
Sylvain Poirier, Sylvain Laroche, Luc Corbin, Hendrick Goossens
Benoit Richer Ross-Ellis, Transmag TC Imprimeries June 25
Jules Roux
Champion: • Haig PoutchigianProject Leader: • Luc Corbin
• Pierre Deslongchamps
• …• …
Pochette publicitaire
Michel Normand, Daniel Beaulne, Michel Rochon, Michel Larocque,
Yves Taillefer, Daniel Taillefer, Jessica Lafleur
Yan Proulx Qualimax TC Media & Imprimeries June 10
Champion: • Marian KerrProject Leader: • Michel Normand
• TBD• ..• …• …
Retailers
Lock and Load System
Ian McClean, Wendy Losberg, Lissa McAllister, Mary MacPhail, Shaun, McAllister, Janice Walsh
Kellie Lefaive
Vaughan, Brampton & Aurora Sales,
Premedia TC Media & Imprimeries June 4 (Tor)
Alain Gignac
Champion: • James AzizProject Leader • Bruce Jensen
• TBD• ...• …• …
ShopCoColleen Fava, Guy Leshinski,
Katie MacGregor, Kathy Pham, Ian Lalonde
Jessica Davidge
Consumer solutions, Totem, Sales, Digital
solutions TC Media June 26 (Tor)
Co-Champion: • Isabelle Maheux/ Isabelle GirouxProject Leader: • Katie MacGregor
• Philippe Rottenberg• …• …• …
OBJECTIFS
Mener une étude de faisabilité et monter un dossier de décision (Business Case)
Développer et valider un mandat Bâtir votre plan de projet et mobiliser les
ressources nécessaires.
À la fin de cette séance d’eFormation, vous devriez être en mesure de:
12
DÉROULEMENT
13
1. Du Challenge de l’innovation à l’étude de faisabilité
2. Gestion de projets d’innovation3. Comprendre qu’est-ce qu’une étude de
faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case)
4. Définir le mandat5. Préparation du plan de projet6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les
objectifs
DÉROULEMENT
1. Du Challenge de l’innovation à l’étude de faisabilité2. Gestion de projets d’innovation3. Comprendre qu’est-ce qu’une étude de faisabilité et quoi inclure dans
un dossier de décision (Business Case)4. Définir le mandat5. Préparation du plan de projet6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs
14
Besoins d’innovation et génération
d’idées
Étude de faisabilité détaillée
Développement Tests et validation
Commercialisation/ ImplantationÉtude de
faisabilité
Exploration(idée) Sélection(concept) Réalisation(projet)1 2 3 4 5ÉTAPE
15
LES PORTES : POUR ACCÉLÉRER LES DÉCISIONS
Journée Innovation,
7 Nov.
Événements de sélection du
Challenge 2013
Text2Buy
Panoramax
En cours
Délais
Défis majeurs
Smart Flyers
HILO
Retail Entry Portal
Iolo
My Life
Mon Quartier
QUEL EST L’OBJECTIF DE L’ÉTUDE DE FAISABILITÉ?
L’objectif est d’évaluer:
• Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale)
• Peut-on le faire?(faisabilité technique et opérationnelle)
• Peut-on faire de l’argent? (faisabilité financière)
16
PLANIFIER LE TRANSFERT DE L’IDÉEVERS L’ÉQUIPE DE L’ÉTUDE DE FAISABILITÉ
17
• Champion• Leader de projet• Membres de l’équipe de faisabilité
• Équipe du challenge
Étude de faisabilité
• Il est recommandé que les Champions et les Leaders de projet planifient une rencontre avec l’équipe du Challenge pour comprendre l’idée et tenir compte de la portée du projet ainsi que des opinions et commentaires formulés durant les événements de sélection.
• Saisissez cette occasion de mesurer l’intérêt, la disponibilité et l’expertise de membres potentiels de l’équipe.
• Pour l’étude de faisabilité, choisir des membres d’équipe qui ont de l’expertise.
Besoins d’innovation et génération
d’idées
Événements de sélection du
Challenge 2013
Juin Juillet Août Sept. Oct Nov. Déc
18
D’AUJOURD’HUI À DANS 4 MOIS
Point de contrôle avec Parrain
Clarifier mandat et développer le plan de projet
Suivi de projet
Point de contrôle avec Parrain
Remise de l’étude de faisabilité: 1er Nov, midi
Journée Innovation, 7 Nov. 2013
Formation pour Champions et Leaders en gestion de projet d’innovation.
14
eFormation
A) Bâtir une étude de faisabilité
+B) Le mandat
+C) Le plan de projet
eFormation
A) Suivi de projet
B) Questions et réponses
Mi- Août
Oct.
eFormation
Presenter un dossier de décision
(Business Case)
Formation pour amorcer l’étude de faisabilité
DÉROULEMENT
19
1. Du Challenge de l’innovation à l’étude de faisabilité2. Gestion de projets d’innovation3. Comprendre qu’est-ce qu’une étude de faisabilité et quoi
inclure dans un dossier de décision (Business Case)4. Définir le mandat5. Préparation du plan de projet6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs
Quel est votre niveau d’expérienceen gestion de projets?
J’ai une longue expérience de gestion de projets
J’ai géré de nombreux projets, mais je ne suis pas un expert
J’ai déjà géré des projets, mais je ne le fais pas souvent
Je n’ai jamais géré de projet
20
QU’EST-CE QU’UN PROJET D’INNOVATION?
Un projet qui est: Temporaire (début et fin) Unique Élaboré en phases
RAPPEL: Définition de l’innovation de TC: Développer et implanter/commercialiser des nouvelles offres, de
nouveaux processus ou procédés qui créent une valeur ajoutée significative ou un avantage concurrentiel
21
Objectifs de Gestion de projet:
1. Livrer le projet à temps
2. Utiliser judicieusement les ressources financières & humaines
3. Assurer la qualité des livrables du projet
4. Identifier les échecs en début de projet (si nécessaire)
22
PRÉ-REQUIS:
1. Mandat clair/ description / échéancier
2. Équipe forte et multi-disciplinaire
3. Bon plan de communication
4. Suivis rigoureux (planifier-faire-vérifier-agir)
UTILISATION JUDICIEUSE DES RESSOURCES (FINANCIÈRES & HUMAINES)
23
Investissements
+ $Incertitude
?
Peu d’information... peu d’ $Plus d’information... Plus d’ $$$
Sélection Réalisation
IDENTIFIER LES ÉCHECS EN DÉBUT DE PROJET
Effet d’entonnoir le processus de « gating »
24
Sélection Réalisation
Tuer un projet qui ne réussira pas ne constitue pas un échec, c’est faire preuve de courage!
25
Conseil Pratique
RÈGLE FONDAMENTALE
« La gestion de projets d’innovation doit être encadrante, mais non contraignante. »
26
DÉROULEMENT
27
1. Du Challenge de l’innovation à l’étude de faisabilité
2. Gestion de projets d’innovation• Survol
• Rôles et responsabilités
• Processus de gestion d’innovation
3. Comprendre qu’est-ce qu’une étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case)
4. Définir le mandat5. Préparation du plan de projet6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les
objectifs
PLUSIEURS JOUEURS CLÉS
28
Champion Leader de projet PropriétaireParrain
• Parrain:
• Déterminer un Champion et confirmer le Leader de projet
• Obtenir les fonds
• Les Parrains et les membres des groupes de travail de clientèle (tous ou certains d’entre eux) participeront de concert à l’étude de faisabilité en:
• Confirmant le mandat et le plan du projet de l’étude de faisabilité
• Apportant du soutien au champion
• Donnant accès aux ressources possédant les compétences nécessaires pour participer à l’étude de faisabilité
• Faire au moins deux suivis avant la remise du 1er novembre.
29
RÔLES ET RESPONSIBILITÉS: LE PARRAIN ET LE COMITÉ DE TRAVAIL
RÔLES ET RESPONSABILITÉS: LE CHAMPION
Il établit clairement les objectifs de l’étude de faisabilité du projet Il fait un suivi de l’avancement du projet
30
Le Champion était un membre de l’un des groupes de travail et a participé à un camp d’innovation.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS: LE LEADER DE PROJET
Envers l’étude de faisabilité du projet: Livre à temps, selon le budget et en atteignant les objectifs convenus
Envers le Champion : Collabore avec le Champion pour clarifier le mandat et la description de
l’étude de faisabilité S’assure que l’étude de faisabilité sera réalisable Gère les ressources mises à sa disposition Communique la progression du projet, les entraves ou succès au cours de
la démarche Avise rapidement de toute problématique majeure et propose des
ajustements Mène l’équipe jusqu’à la présentation du 7 novembre
Envers l’équipe de projet: Bâtit une équipe de projet avec l’expertise requise Dirige et coordonne les activités Assure la communication de l’information reliée au projet
31
Peut avoir été un membre de l’équipe qui a proposé l’idée ou non.
RÔLES ET RESPONSABILITÉAU COURS DES 4 PROCHAINS MOIS
Parrain: ~ 5h
Champion: ~ 5 à 10 h
Leader de projet: ~ 25 heures
Membres de l’équipe: ~ 75 heures au total
32
33
Le Champion et le Leader de projet doivent être deux personnes différentes!
ATTENTION!
Champion Leader de projet PropriétaireParrain
RÔLES ET RESPONSABILITÉS: LE PROPRIÉTAIRE
34
Il prend la relève du Leader de projet lorsque le projet est terminé (le propriétaire sera responsable du développement et/ou de la commercialisation).
Il veille à l’implantation ou à la commercialisation des extrants du projet.
DÉROULEMENT
35
1. Du Challenge de l’innovation à l’étude de faisabilité2. Gestion de projets d’innovation
• Survol
• Rôles et responsabilités
• Processus de gestion d’innovation
3. Comprendre qu’est-ce qu’une étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case)
4. Définir le mandat5. Préparation du plan de projet6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs
Besoins d’innovation et génération
d’idées
Étude de faisabilité
36
RéalisationPlanificationMandat Fermeture
Ap
pro
ba
tio
n
du
ma
nd
at
Ap
pro
ba
tio
n
du
pla
n d
e
pro
jet
Ap
pro
ba
tio
n
du
Bu
sin
es
s
Cas
e
Développement Tests et validation
Commercialisation/ Implantation
Journée Innovation,
7 Nov.
Événements de sélection du
Challenge 2013
Étude de faisabilité détaillée
1 2 3 4 5ÉTAPE
Avez-vous des questions ou commentaires?
Oui Non37
DÉROULEMENT
38
1. Du Challenge de l’innovation à l’étude de faisabilité2. Gestion de projets d’innovation3. Comprendre qu’est-ce qu’une étude de faisabilité et quoi
inclure dans un dossier de décision (Business Case)4. Définir le mandat5. Préparation du plan de projet6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs
ARGUMENTAIRE3 ÉLÉMENTS CLÉS
Ince
rtitu
des
Temps
• Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale)
• Peut-on le faire? (faisabilité technique et opérationnelle)
• Peut-on faire de l’argent? (faisabilité financière)
39
PRÉSENTATION DU «BUSINESS CASE»1. Pourquoi sommes-nous ici
2. Vision et objectifs
3. Étude de marché
4. Modèle d’affaires
5. Stratégie de commercialisation
6. Description de la solution (inclusions et exclusions)
7. Hypothèses et contraintes du projet
8. Solution alternatives
9. Investissements (Capex & Opex)
10. Échéancier du projet et structure (optionnel)
11. Risques du projet
12. Bénéfices du projet
13. Indicateurs de succès
14. Aspects financiers
Référez au guide: Comment bâtir un business case40
41
Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale)
3. Étude de marché4. Modèle d’affaires 5. Stratégie de commercialisation
• Vendeur• Expert en marketing• Service à la clientèle• Étude de marché, sondage,
étude de cas• Comprendre l’offre des
concurrents et comment nous nous démarquons
Qui ou quoi peut aider?
“BUSINESS CASE”- OÙ COMMENCER
42
“BUSINESS CASE” (2/3)
Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale)
3. Étude de marché4. Modèle d’affaires 5. Stratégie de commercialisation
• Vendeur• Expert en marketing• Service à la clientèle• Étude de marché, sondage,
étude de cas• Comprendre l’offre des
concurrents et comment nous nous démarquons
Qui ou quoi peut aider?
6. Description de la solution (inclusions et exclusions)
7. Hypothèses et contraintes du projet 8. Solutions alternatives9. Investissements (Capex et Opex)10. Échéancier du projet et structure (optionnel)11. Risques du projet
Peut-on le faire? (faisabilité technique et faisabilité opérationnelle)
• Opérateur• Analyste de la technologie• Efficacité manufacturière• RH
• Décrire la solution proposée, les composantes et les partenariats potentiels
43
“BUSINESS CASE” (3/3)
Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale)
3. Étude de marché4. Modèle d’affaires 5. Stratégie de commercialisation
• Vendeur• Expert en marketing• Service à la clientèle• Étude de marché, sondage,
étude de cas• Comprendre l’offre des
concurrents et comment nous nous démarquons
Qui ou quoi peut aider?
6. Description de la solution (inclusions et exclusions)
7. Hypothèses et contraintes du projet 8. Solutions alternatives9. Investissements (Capex et Opex)10. Échéancier du projet et structure (optionnel)11. Risques du projet
Peut-on le faire? (faisabilité technique et faisabilité opérationnelle)
• Opérateur• Analyste de la technologie• Efficacité manufacturière• RH
• Décrire la solution proposée, les composantes et les partenariats potentiels
Peut-on faire de l’argent avec ça? (faisabilité financière)
12. Bénéfices du projet13. Indicateurs de succès14. Aspects financiers
• Finances• Experts en marketing
• Modèles financiers
44
Qui ou quoi peut aider?
• Le Sponsor, le Champion, les groupes de travail par clientèle, le Leader du projet
• L’équipe qui a proposé l’idée• Un client potentiel
UNE QUATRIÈME COMPOSANTE: PRÉSENTEZ VOTRE « BUSINESS CASE » AU MOYEN D’UNE INTRODUCTION PERCUTANTE
Pourquoi avons-nous besoin de vos $ et de votre attention?
1. Pourquoi nous sommes ici2. Vision et objectifs
Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale)
3. Étude de marché4. Modèle d’affaires 5. Stratégie de commercialisation
6. Description de la solution (inclusions et exclusions)7. Hypothèses et contraintes du projet 8. Solutions alternatives9. Investissements (Capex et Opex)10. Échéancier du projet et structure (optionnel)11. Risques du projet
Peut-on le faire? (faisabilité technique et faisabilité opérationnelle)
Peut-on faire de l’argent avec ça? (faisabilité financière)
12. Bénéfices du projet13. Indicateurs de succès14. Aspects financiers
45
UN « BUSINESS CASE » COMPLET
Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale)
3. Étude de marché4. Modèle d’affaires 5. Stratégie de commercialisation
6. Description de la solution (inclusions et exclusions)7. Hypothèses et contraintes du projet 8. Solutions alternatives9. Investissements (Capex & Opex)10. Échéancier du projet et structure (optionnel)11. Risques du projet
Peut-on le faire? (faisabilité technique et faisabilité opérationnelle)
Peut-on faire de l’argent avec ça? (faisabilité financière)
12. Bénéfices du projet13. Indicateurs de succès14. Aspects financiers
Pourquoi avons-nous besoin de vos $ et de votre attention?
1. Pourquoi nous sommes ici2. Vision et objectifs
Plus de détails dans le Guide Comment Créer le Business Case disponible sur Intranet dans la section Innovation. Intranet: http://intranet.transcontinental.ca/fr/my-company/innovation/Pages/home.aspx
Extranet: http://intersite.transcontinental.ca/fr/mon-entreprise/innovation/Pages/home.aspx
46
47
DÉROULEMENT
1. Du Challenge de l’innovation à l’étude de faisabilité2. Gestion de projets d’innovation3. Comprendre qu’est-ce qu’une étude de faisabilité et quoi
inclure dans un dossier de décision (Business Case)4. Définir le mandat5. Préparation du plan de projet6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs
48
LE MANDAT
MandatMandat
RéalisationPlanification
MandatFermeture
Ap
pro
bat
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d
u m
and
at
Ap
pro
bat
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du
p
lan
de
pro
jet
Ap
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B
usi
nes
s C
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LE MANDAT
Objectif: Établir de façon claire les objectifs du projet
Cette phase consiste, pour le Champion et le Leader de projet, à développer un mandat de façon à en arriver à une entente sur des objectifs quantifiables
Ceci aidera à déterminer la description de l’étude de faisabilité à venir
49
LE MODÈLE DE MANDAT:
Objectif: Définir la description de l’étude de faisabilité
Le modèle propose une structure, mais ne limite en rien l’initiateur. Ce dernier peut ainsi ajouter toute autre information jugée pertinente.
Le mandat se limite à une page maximum.
Il est essentiel que le mandat puisse évoluer en cours de projet. À être négocié avec le Champion selon les
circonstances.
50
Le Leader de projet rédige le mandat et sollicite l’approbation du Champion.
51
Conseil pratique
Il y a souvent plusieurs itérations avant d’arriver à une entente finale sur le mandat.
Cet investissement initial vous évitera de perdre du temps lors des étapes qui suivront.
52
GARDEZ À L’ESPRIT
LE LIVRABLE: SURVOL
Une page Cinq sections:
Nom et numéro de projet Contexte Objectifs et livrables Description Contraintes et liens
Signé par le Champion et le Leader de projet
53
Le gabarit pour le mandat et tous les outils sont accessibles sur Intranet dans la section Innovation.
Intranet: http://intranet.transcontinental.ca/en/my-company/innovation/Pages/home.aspx
Extranet: http://intersite.transcontinental.ca/fr/mon-entreprise/innovation/Pages/home.aspx
54
Connaissez-vous le projet HiLo Video?
Oui J’en ai entendu parler
55
Non
NOM ET NUMÉRO DE PROJET
Nom de projet: Conseil: si possible, choisissez un
nom accrocheur. Ceci facilite la vente du projet à l’interne.
Numéro de projet (numéro CAR): L’attribution d’un numéro officialise
le statut de projet. Attribution:
• Il vous sera fournis (médias)
• Varié, par site (impression)
56
LE CONTEXTE
Brève description des raisons et de l’historique qui ont amené la création du mandat ainsi que du contexte dans lequel le projet évoluera.
57
UN EXEMPLE: HILO VIDEOL’UNE DES IDÉES GAGNANTES DE L’ÉDITION 2012 DU CHALLENGE DE L’INNOVATION
58
Note: Cet exemple a été développé à partir d’un projet réel. Le mandat original a été modifié pour cette formation.
OBJECTIFS ET LIVRABLES
Description simple et concise du ou des résultat(s) anticipés du projet.
Décrire ce qui confirmera l’atteinte des objectifs.
Préciser des objectifs quantifiables et des livrables concrets.
59
OBJECTIFS « SMART »
Cinq critères d’un objectif « SMART »
60
Spécifique Quelles sont les attentes exactes? Pourquoi est-ce important? Qui est impliqué? Où se déroulera le projet? Quelles en sont les caractéristiques importantes?
Mesurable Critère concret d’évaluation de la progression
Atteignable Ni trop ambitieux, ni en deçà des attentes
Pertinent (relié) Pertinent pour l’organisation
Temporel D’une durée déterminée
EXEMPLE: HILO VIDEO
61
ÉTENDUE
Inclus: Décrire les éléments qui seront considérés au
cours du projet.
Exclus: Décrire les éléments qui ne seront pas considérés
dans le présent projet.
Par exemple : début et fin du processus visé, produits visés, etc.
62
EXEMPLE: HILO VIDEO
63
CONTRAINTES ET LIENS ORGANISATIONNELS
Les contraintes sont les facteurs limitant les options de l’équipe de projet.
Par exemple : Échéancier, budget, membres d’équipe assignés, fournisseur spécifique, considération des résultats d’un autre projet, considération de contraintes opérationnelles, etc.
Les liens organisationnels sont les liens internes à considérer dans le développement du projet.
64
EXEMPLE: HILO VIDEO
65
PROCESSUS D'APPROBATION DU MANDAT
66
MandatDésignation du
Leader de projet
Recherchepréliminaired’information
Rédactiondu mandat
Consultationdu Champion
Act
ivat
ion
Allocation de ressources
Ap
pro
bat
ion
du
man
dat
SIGNATURE
Le mandat doit être signé par le Champion et le Leader de projet.
La date de présentation du plan de projet doit aussi être établie.
67
DÉROULEMENT
68
1. Du Challenge de l’innovation à l’étude de faisabilité2. Gestion de projets d’innovation3. Comprendre qu’est-ce qu’une étude de faisabilité et quoi inclure
dans un dossier de décision (Business Case)4. Définir le mandat5. Préparation du plan de projet6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs
69
Planification
Ap
pro
bat
ion
du
p
lan
de
pro
jet
RAPPEL RAPIDE:LES 3 ÉLÉMENTS CLÉS DU DOSSIER DE DÉCISION (BUSINESS CASE)
Ince
rtitu
des
Temps
• Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale)
• Peut-on le faire? (faisabilité technique et opérationnelle)
• Peut-on faire de l’argent? (faisabilité financière)
70
LA PHASE DE PLANIFICATION
Objectif de la phase de Planification: Préparer la réalisation du projet par sa planification rigoureuse.
− Une fois le mandat accepté, le Leader de projet mène les activités de planification afin de préparer le plan de projet
− Il doit y avoir au moins une réunion de l’équipe de projet durant la phase de planification
Objectif du Plan de Projet: Documenter le plan avant l’exécution (comment, qui, quand, où)
− Utile afin de bien gérer la réalisation du projet; devra être approuvé par le Champion et le Parrain
71
RéalisationPlanification
MandatFermeture
Ap
pro
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d
u m
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Ap
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du
p
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pro
jet
Ap
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du
B
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ase
LE PLAN DE PROJET
72Activités détaillées & annexes
Budget
Équipe & risques
Démarche & échéanciers
Le mandat signé
La page couverture
LA DISTINCTION ENTRE LE "BUSINESS CASE" ET LE PLAN DE PROJET EST-ELLE CLAIRE?
73
Oui Non, c’est un peu flou!
DISTINCTION ENTRE LE PLAN DE PROJET ET LE "BUSINESS CASE"
74
La réponse à ces questions: • Peut-on le vendre? (faisabilité
commerciale)
• Peut-on le faire? (faisabilité technique et opérationnelle)
• Peut-on faire de l’argent? (faisabilité financière)
L’élaboration du plan et les étapes à suivre pour produire le dossier de décision (Business Case)
ExecutionPlan de Projet Business Case
ÉLÉMENTS DU PLAN DE PROJET
Plan de projet:
1. Approche proposée
2. Échéancier de projet
3. Équipe de projet
4. Budget
5. Activités détaillées
75
Cette section décrit des solutions / moyens / pistes pour atteindre vos objectifs
1. APPROCHE PROPOSÉE AFIN D’ATTEINDRE LES OBJECTIFS
76
Pour chaque phase, activité et étape, indiquer les dates de début et de fin Pour chaque porte, déterminer qui doit être présent Visuel: illustrer dans un tableau ou un diagramme de Gantt
2. GRANDES LIGNES DE L’ÉCHÉANCIER ET ÉTAPES
77
EXEMPLES DE CALENDRIER DE PROJET
78
Phases
Activation du projetApprobation du mandatApprobation du plan de projetRéalisation de la faisabilitéPhase 1Phase 2Phase 3Approbation du dossier de décisionClôture du projet
Q2 Q3 Q42012
Q1
3. ÉQUIPE DE PROJET
79
Idéalement, une équipe-cœur de 3 à 4 membres est appuyée, si nécessaire, par une équipe élargie
Équipe-cœur
Équipe élargie
Leader de projet
LES RÔLES DANS LA GESTION DE PROJET
1) Leader de projet: Livre les objectifs du projet, selon l’échéancier et les budgets
Prépare le mandat du projet
Planifie le projet et gérer les ressources à sa disposition ($ et RH)
Planifie l’échéancier
Effectue les suivis et contrôles
Rend compte de l’avancement du projet (indicateurs de performance)
2) Membres de l’équipe-coeur: Contribuent activement à l’atteinte des objectifs du projet
Responsables des livrables qui leur sont assignés
Supportent les autres membres de l’équipe-coeur
Assurent la conservation de la connaissance (dossier, justificatifs, etc.)
3) Membres de l’équipe élargie:Spécialistes dans leurs domaines respectifs, les membres de l’équipe élargie supportent l’équipe-cœur, en:
contribuant, sur demande
validant les développements
80
80
81
Impliquez dans votre équipe-projet seulement les personnes qui exécuteront ou livreront un élément, pas ceux qui seront simplement consultés.
ATTENTION!
La composition de votre équipe-cœur et de votre équipe élargie est-elle claire pour vous?
Oui!
L’équipe-cœur, oui mais l’équipe élargie, c’est moins clair…
Non.
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Le Leader de projet doit s’assurer qu’il/elle a toutes les expertises nécessaires à sa disposition.
RAPPELEZ-VOUS…
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Une liste des meilleures pratiques pour négocier des ressources, ainsi que d’autres outils utiles, sont disponibles sur Intranet dans la section Innovation.
Intranet: http://intranet.transcontinental.ca/fr/my-company/innovation/Pages/home.aspx
Extranet: http://intersite.transcontinental.ca/fr/mon-entreprise/innovation/Pages/home.aspx
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COMMUNIQUER CONTINUELLEMENT ET DE MANIÈRE EFFICACE
Établir des canaux de communication efficaces
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Conseil pratique
• Le Leader de projet fait les suivis auprès de l’équipe-cœur, du Champion, du Parrain et des autres parties prenantes
• Les membres de l’équipe-cœur ont la responsabilité de faire le suivi auprès des membres de l’équipe élargie
4. LA BUDGÉTISATION DU PROJET
Consiste à décomposer les coûts pour chacune des phases ou items du projet Inclut les dépenses internes et externes. Le sommaire des coûts est présenté dans le plan de projet. Le détail des calculs se retrouve normalement en annexe.
86
EXEMPLE
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Items / Activités heures-personnes (hrs)
Matériel et machinerie ($)
Coûts externes ($) Dépenses ($)
Sous-total Total
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ACCÈS AUX FONDS• Les fonds d’innovation TC permettent de soutenir les phases de faisabilité préliminaire ,
de faisabilité détaillée et de développement de produit, jusqu’à la commercialisation. • Une partie des fonds peut être accédée pour contribuer à l’étude de faisabilité, si le
Parrain le requière, en communiquant avec la VP, stratégie et innovation
Utilisationspermises des fonds:
Étude de faisabilité détaillée
Développement Tests et validation
Commercialisation / ImplantationÉtude de
faisabilité
1 2 3 4 5
Exploration(idée)
Sélection(concept)
Réalisation(projet)
Utilisation des fonds• Consultant ou support externe• Étude de marché / évaluation externe• Matériel • Développement technologique• Dépenses en capital (machinerie)• Formation / conférences
5. ACTIVITÉS DÉTAILLÉES
• Le découpage du projet en phases, activités, sous-activités et livrables.• Deux principales manières de détailler la réalisation du projet
• Tableau (Excel)• Graphique (diagramme de Gantt)
• On doit y trouver l’échéancier ainsi que la personne responsable pour chacun des livrables
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5. EXEMPLE: ACTIVITÉS DÉTAILLÉES
Activités Responsable Échéance Statut
Étape – Approbation du mandat 7 juin Terminé
Monter l’équipe Jack 11 juin Terminé
Préparer 1re version du plan de projet Jack 15 juin Terminé
Valider le plan de projet avec l’équipe-projet , le Champion et le Parrain Jack 17 juin En cours
Envoyer le plan de projet aux membres du SPOC Jack 18 juin En cours
Étape – approbation du plan de projet 22 juin
Étude de faisabilité
Phase 1 – étude de faisabilité commerciale
Valider la concurrence Julie 30 juin En cours
Discuter avec les représentants des ventes Julie 1er juillet Non débuté
Analyse des données secondaires Julie 2 juillet Non débuté
Phase 2 – étude de faisabilité technique, opérationnelle et financière
Évaluer technologies actuellement disponibles Robert 12 juillet En cours
Étape – Approbation du dossier de décision (Business Case) 30 juillet
Fin 13 Août
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L’APPROBATION DU PLAN DE PROJET
Objectif: S’assurer que le plan de projet est adéquat avant de
passer à la réalisation de l’étude de faisabilité
• Le Leader de projet reçoit l’approbation finale de son Champion et de son Parrain
Livrable•Mandat
Livrable•Plan de projet
Livrable•“Business Case”
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RéalisationPlanification
MandatFermeture
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DÉROULEMENT
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1. Du Challenge de l’innovation à l’étude de faisabilité2. Gestion de projets d’innovation3. Comprendre qu’est-ce qu’une étude de faisabilité et quoi inclure
dans un dossier de décision (Business Case)4. Définir le mandat5. Préparation du plan de projet6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs
Juin Juillet Août Sept. Oct Nov. Déc
93
D’AUJOURD’HUI À DANS 4 MOIS
Point de contrôle avec Parrain
Clarifier mandat et développer le plan de projet
Suivi de projet
Point de contrôle avec Parrain
Remise de l’étude de faisabilité: 1er Nov, midi
Journée Innovation, 7 Nov. 2013
Formation pour Champions et Leaders en gestion de projet d’innovation.
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eFormation
A) Bâtir une étude de faisabilité
+B) Le mandat
+C) Le plan de projet
eFormation
A) Suivi de projet
B) Questions et réponses
Mi- Août
Oct.
eFormation
Presenter un dossier de décision
(Business Case)
Formation pour amorcer l’édude de faisabilité
PROCHAINES ÉTAPES POUR LES LEADERS DE PROJET
1. Définir et revoir le mandat avec le Champion avant de le valider avec le Parrain
2. Créer l’équipe et élaborer le plan de projet
3. Finaliser le plan de projet et obtenir l’approbation finale du Champion et du Parrain
4. Amorcer le développement du ’’business case’’
Note:
Un expert de gestion de projet de TC pourrait être disponible pour du soutien.
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RETOUR SUR LES OBJECTIFS
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Vous devriez maintenant être à l’aise pour:
Mener une étude de faisabilité et monter un dossier de décision (business case)
Développer un mandat
Bâtir votre plan de projet et mobiliser les ressources nécessaires.
AVANT DE TERMINER, AVEZ-VOUS UN COMMENTAIRE OU UNE DERNIÈRE QUESTION?
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Oui Non, tout est beau!
MERCI!
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