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ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PROYECTO DE DISPOSITIVOS MÓVILES

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Área solicitante: Vicepresidencia de Operaciones Vigencia: 2015 Fecha 2015/16/10

A continuación presentamos el Estudio de Conveniencia y Oportunidad requerido para adelantar el proceso contractual cuyo objeto es la adquisición de una solución integral para la trazabilidad de la entrega de envíos y el control de la gestión de distribución compuesta por el suministro de dispositivos móviles y el servicio de un aplicativo móvil.

1. JUSTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER

Servicios Postales Nacionales S.A. es una empresa industrial y comercial del Estado vinculada al Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con forma jurídica de sociedad anónima, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, que ejerce sus actividades dentro del ámbito del derecho privado. Su objeto social se desarrolla en un entorno de alta competitividad empresarial por lo que sus procesos contractuales se rigen por la Resolución 060 de 2013, Estatuto de Contratación de SPN, en concordancia con los mandatos legales y constitucionales propios de la función administrativa. Además de ser el operador postal oficial de correo en Colombia, nuestra Compañía presta servicios de mensajería expresa, paquetería y correo masivo a nivel nacional e internacional. Para ello ejecuta el proceso de gestión de la operación que integra las actividades de admisión, recolección, clasificación, despacho, transporte, nacionalización, distribución y logística inversa. Así mismo, ofrece servicios financieros, de gestión documental y servicios logísticos integrales. 4-72 se encuentra en un momento importante de transformación y migración de procesos manuales a procesos tecnológicos, su plan estratégico contempla la modernización mediante la implementación de las tecnologías de la información y la comunicación que nos permitan estar a la vanguardia en la prestación del servicio de envíos, logística y paquetería. Con este proyecto se pretende que la trazabilidad de los envíos, su liquidación y la digitalización de las pruebas de entrega en las ciudades clasificadas como sede regional se haga en tiempo real junto con el control y supervisión de los distribuidores para lograr mayores índices de eficiencia y contribuir al cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio y de los KPI operativos; todo ello a través de una solución que brinde la


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información necesaria para la adecuada gestión del subproceso de distribución y la toma de decisiones, conformada por dispositivos móviles, un software y el respectivo servicio de mesa de ayuda. Actualmente se cuenta con un procedimiento manual mediante el cual se establecen dos momentos de interacción con el distribuidor, cargue y descargue, desconociendo factores como tiempos de gestión y de desplazamiento, capacidad operativa real por sector y verificación de la gestión de entrega. En el momento de la distribución se genera una pérdida de tiempo o latencia en la trazabilidad de los envíos, ya que sólo al momento del descargue al cierre de la jornada diaria es posible visualizar la liquidación y digitalización de éstos. En las ciudades sede regional en las que se implementará el proyecto se distribuye el 71,7% del correo con seguimiento que cursa a nivel nacional, 2’473.025 envíos mensuales promedio, tal como se observa en la gráfica 1

Gráfica 1 Distribución de envíos con seguimiento en Ciudades Sede Regional

REGIONAL CIUDAD SEDE REGIONAL

PROMEDIO DE ENVÍOS MES

% DE PARTICIPACIÓN

CENTRO A BOGOTÁ 1.258.932 36,5%

EJE CAFETERO MANIZALES 110.372 3,2%

NOR-OCCIDENTE MEDELLÍN 396.650 11,5%

NORTE BARRANQUILLA 93.126 2,7%

OCCIDENTE CALI 237.990 6,9%

ORIENTE BUCARAMANGA 217.295 6,3%

SUR IBAGUÉ 158.660 4,6%

Total 2.473.025 71,7

*Fuente: Centro de Control Operativo SPN Los beneficios que se obtendrán con la implementación del proyecto están enfocados a lograr la trazabilidad integral de los envíos, el incremento de la productividad de la operación, la disminución de las peticiones, quejas y reclamos de nuestros clientes, así como la disminución de costos; todo esto fundamentado en optimización, control y monitoreo de los recursos. Se estima una mejora operativa del 12.5% soportada en una hora adicional de gestión mediante la supervisión y control de gestión en tiempo real. Así mismo, la modelación financiera del proyecto nos muestra una tasa interna de retorno del 12.7% sobre la inversión justificada en compra de dispositivos y servicio de software. En 2014 se realizaron pruebas funcionales para determinar los requerimientos técnicos mínimos de la solución, cuyos resultados se evidencian en el anexo No. 1 “Conclusiones pruebas dispositivos móviles”. En el mercado existen diversas tecnologías relacionadas con los equipos y el aplicativo, razón por la cual se considera pertinente un modelo que


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incluya la compra de unos dispositivos y demandar por servicio el software, inicialmente por un año, y al final de este periodo se evaluará la efectividad de la solución objeto de adquisición; lo anterior porque nos enfrentamos a un mercado de tecnología altamente dinámico y cambiante. Para 2015 se aprueba el proyecto de inversión de dispositivos móviles cuyo código es 2019 A1, el cual podrá ampliarse para cubrir la totalidad de ciudades sede regional y posteriormente otros lugares del país en los que sea pertinente implementar este proyecto. Se considera necesario, entonces, aprovechar nuestros avances tecnológicos y lograr que este proyecto sea soporte para el desarrollo de otros proyectos como pago contra entrega y servicios financieros, lo que se convertirá en una ventaja competitiva de nuestra Empresa en la industria postal y logística.

2. MODALIDAD DE SELECCIÓN: De conformidad a las especificaciones técnicas descritas por el área solicitante, es concordante la modalidad de selección del CONTRATISTA, toda vez que se pretende garantizar los principios de la contratación, al igual que las regulaciones específicas de la entidad, así como se explica en la justificación y definición de la necesidad del presente proceso de contratación.

Por los motivos antes expuestos se determina que, el presente proceso de contratación se realizará de conformidad a lo estipulado en la Resolución 060 del 14 de diciembre de 2012 “Por la cual se reglamentan los procesos de Selección y Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A.” Título II, Capitulo III, Artículo 16 y subsiguientes y al Acuerdo 003 del 26 de enero del 2012 “Por el cual se adopta el Manual de Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A.” que en su Artículo 16 estipula el proceso de Convocatoria pública; dado que la necesidad requerida por la entidad y en los términos solicitados nos hace inferir la necesidad de pluralidad de oferentes y así garantizar los principios de contratación.

3. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER

El crecimiento de la organización y el incremento de un mercado cada vez más exigente, hace necesario encontrar alternativas para lograr ejercer control diario y en tiempo real sobre la gestión de la operación de distribución de envíos. En la actualidad el seguimiento al esquema de distribución no utiliza las tecnologías que desde hace varios años se manejan en el sector de la industria de envíos y logística, como la toma de lectura de los envíos en dispositivos móviles para lograr la entrega al destinatario final, a través de las cuales se pueden optimizar nuestros recursos, mejorar los niveles de satisfacción y cumplir la promesa de valor a los clientes (tiempos de entrega y calidad del servicio).


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Se requiere, en consecuencia, contratar la adquisición de una solución integral para la trazabilidad de la entrega de envíos y el control de la gestión de distribución, mediante la compra de mínimo 434 dispositivos móviles y el servicio del respectivo aplicativo que permita realizar las transacciones de confirmación remota y en línea de la distribución de los envíos que cursan por nuestra red logística en las ciudades sede regional, su control remoto, el monitoreo de la gestión de los distribuidores y la generación de reportes e informes. Adicionalmente, se requiere que el proveedor desarrolle la interfaz, brinde soporte de mesa de ayuda, garantice la infraestructura para la administración, integración con el sistema de información postal y alojamiento tanto de la aplicación como de la información generada, realice mantenimiento de la solución y brinde capacitación permanente del personal que administrará la herramienta. El servicio de la aplicación será utilizado en mínimo el 95% de los dispositivos móviles adquiridos, el 5% restante quedará en calidad de stock. Así mismo, es necesario que la solución, conformada por los dispositivos móviles y el aplicativo tenga la capacidad de integrarse con el medio de pago contra entrega que se encuentra en etapa de diseño en la Entidad.

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO

Las siguientes características técnicas de los dispositivos se definieron según el anexo No. 1 “Conclusiones pruebas dispositivos móviles” realizado en diciembre de 2014 y los requerimientos técnicos hechos por parte del proyecto pago contra entrega en abril de 2015 – anexo No. 2-.

4.1. DISPOSITIVOS MÓVILES El oferente, mediante documento escrito, deberá certificar que el dispositivo móvil ofertado está homologado por la Comisión Reguladora de Comunicaciones, adjuntando la respectiva resolución que acredita dicha homologación y que cuenta como mínimo con las siguientes características anexando la ficha técnica del equipo ofertado con la manifestación de entrega de los periféricos y accesorios:

COMPONENTES CARACTERISTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS

CPU Mínimo 1 GHz

Sistema Operativo Android 4.X o superior

Memoria RAM Mínimo 1 GB

Memoria Flash Mínimo 1 GB


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Ranura de expansión Ranura de expansión de memoria, con soporte para tarjetas MicroSD hasta 32GB. Incluir tarjeta MicroSD 8GB

Pantalla Táctil Pantalla mínimo VGA (640x480) a Color, de mínimo 3.5''

Sensor de Luz Ambiental Sensor de luz ambiente con ajuste automático de brillo de pantalla

Teclado Touch

Escáner Lector de código de barras 1D físico integrado (nativo), y lector 2D físico integrado (nativo) o por reconocimiento por cámara

Cámara Resolución mínimo de 5 Megapíxeles con Flash y Autofocus

GPS GPS integrado, y asistido, para los casos en los que haya poca recepción de satélites por temas climáticos o por construcciones civiles altas.

Red Inalámbrica PAN Bluetooth Versión 2.1 o superior

Red WLAN IEEE®802.11 a/b/g/n

Red WWAN Mínimo HSPA+

Antena WWAN INTERNA; Sin protuberancias sobre la carcaza del equipo

Peso Menor a 600 gr con batería extendida

Temperatura de operación

-10°C to +50° C como mínimo

Tolerancia a Humedad Hasta 85%, sin condensación

Voz y Audio Micrófono, Auricular y Altavoz

Tipo de Sellado IP Mínimo IP65

Especificación sobre caídas

Mínimo 1 metro, a cualquier temperatura dentro del rango de operación

Batería recargable Mínimo batería recargable y removible de ion de litio de 3300 mAh

Periféricos y Accesorios Cargador

El número mínimo de dispositivos móviles a proveer es de 434. El proveedor deberá entregar sin costo adicional para SPN 40 baterías extendidas adicionales y 10 granjas de baterías extendidas. El proveedor deberá brindar una garantía de fábrica de dos (2) años de los equipos, cuando a juicio del supervisor no cumplan con las especificaciones técnicas requeridas o cuando existan defectos de fabricación o diseño de los mismos. En caso de entrega de equipos de mala calidad, defectuosos, o de especificaciones diferentes o inferiores a las


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ofertadas, los mismos le serán devueltos al proveedor para que efectué los cambios correspondientes, so pena de hacerle efectiva la garantía de calidad del contrato, en este evento, EL CONTRATISTA debe cambiar los bienes en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, una vez notificada la anomalía en la ciudad donde se encuentra instalada. En caso de ser necesario acudir a la garantía técnica para el dispositivo, será obligación del contratista garantizar el servicio post venta con el fabricante del dispositivo. Así mismo, el proveedor deberá brindar la capacitación para su uso y manejo, que deberá realizarse dentro del plazo de los dos meses destinados para la etapa de análisis, diseño y funcionamiento y a todo el personal que intervenga en la ejecución el proyecto. De igual forma el dispositivo debe contar con la capacidad de integración con elementos o herramientas para la tecnología de reconocimiento por radiofrecuencia RFID.

4.2. SERVICIO Los componentes del servicio son los que a continuación se detallan:

4.2.1. INTERFAZ CON SISTEMA DE INFORMACION POSTAL El oferente deberá comprometerse por escrito a que:

La solución incluirá las integraciones necesarias con el sistema de información postal de SPN de manera gráfica amigable, ágil y de fácil uso

.

La solución estará diseñada para realizar intercambio de información con los sistemas de 4-72 de forma unitaria o masiva sin afectar el correcto funcionamiento de la misma, usando protocolos de comunicaciones estándar y abiertas, e implementando esquemas de autenticación y/o autorización para permitir el acceso a los servicios solamente a usuarios autorizados, cumpliendo con la políticas de seguridad en la información y protección de datos.

Se manejará la trazabilidad de los mensajes recibidos y enviados con el sistema de información postal de SPN para efectos de auditoría.

4.2.2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

El proveedor deberá manifestar por escrito que realizará los respectivos mantenimientos preventivos y correctivos de los dispositivos y del aplicativo durante el tiempo que dure el contrato en las ciudades sede regional de 4-72. Las solicitudes correspondientes quedarán a cargo del área de operaciones,


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4.2.3. APLICACIÓN, CONECTIVIDAD E INFRAESTRUCTURA

4.2.3.1. APLICACIÓN El oferente deberá manifestar por escrito que cuenta con una aplicación robusta y de fácil uso con las siguientes características mínimas:

Capacidad de integrarse con los sistemas de información de SPN.

Liquidación y digitalización de las entregas de los envíos en tiempo real.

Recepción en tiempo real de datos.

Control y monitoreo centralizado de carteros.

Visualización y ubicación geográfica de cada dispositivo.

Control de horario sobre entregas y carteros.

Cálculo de tiempos de desplazamiento entre puntos.

Control de duración de estadía de un cartero en un cliente.

Reportes (eficiencia y eficacia), indicadores y gráficas.

Control y administración sobre el dispositivo y aplicaciones.

Búsqueda de envío por lectura de código de barras o de manera manual.

Captura y reconocimiento de código de barras de la guía para almacenamiento de prueba de entrega.

Identificación de equipos apagados o fuera de cobertura.

Manejo de geo cercas.

Detalle de estado de cada envío con notificaciones de visitas no exitosas.

Mensajería instantánea al cartero.

Indicadores e informes de control y monitoreo.

Confirmación de visita con imagen o firma en el dispositivo.

Escaneo de guías o formatos de gestión final.

Elaboración de encuestas y calificación de clientes satisfechos en el dispositivo móvil.

Captura de fotografía.

Disponibilidad de la solución 7x24

Permitir crecimiento en la capacidad de la solución de acuerdo a las necesidades de SPN

Captura de la Imagen digitalizada de la firma sobre el dispositivo.

Entrega de manuales de usuario y administración de la aplicación.

Módulo de Planeación de Rutas: Será obligación del oferente garantizar que el aplicativo incluya un módulo de planeación de transporte, macro rutas, micro rutas y recolección.

Para tal efecto se deberá suministrar las claves de acceso para verificar los requisitos mínimos de la aplicación como lo establecido en este ítem.

El oferente deberá suministrar las claves de acceso que requiera 4-72 y permitir el uso de la aplicación para verificar que ésta cumple con los requisitos mínimos exigidos.


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Nota: Debido a que se ofrecerá a manera de servicio la aplicación y todo lo referente al aplicativo, si en virtud de la integración con el sistema de información postal se presenta un desarrollo, el proveedor deberá certificar la titularidad del mismo y otorgar la respectiva licencia de uso a SPN. Se aclara que SPN es dueño de los datos generados por el uso de los sistemas y al finalizar el contrato el proveedor deberá encargarse de efectuar la migración de los mismos de la forma como lo determine SPN.

4.2.3.2. CONECTIVIDAD E INFRAESTRUCTURA El oferente deberá manifestar por escrito que garantiza como mínimo:

La conectividad y la continuidad en la generación de datos.

Disposición de servidor o servidores, alojados en un centro de datos propios o contratados por el proveedor que garantice la disponibilidad exigida por la solución; al final el contrato el proveedor deberá generar un proceso de migración de la información al cliente.

Respaldo y recuperación de los archivos y datos a copias de seguridad garantizando la disponibilidad de la información en caso de fallas en la plataforma del proveedor.

Mecanismos de contingencia que permitan la correcta actualización del dispositivo móvil con el backend de la solución, y este a su vez con el sistema de información de 4-72 ya sea en línea o en batch.

Almacenamiento local en el dispositivo móvil cuando no haya conectividad.

Entregar un respaldo de la información almacenada periódicamente y a la finalización del contrato.

La tecnología de transmisión de datos del dispositivo móvil deberá soportar tecnologías con menor velocidad de transmisión en los casos que sea estrictamente necesario. El cambio de conectividad con la red disponible no deberá afectar el procesamiento de la información entre la aplicación y el servidor central.

4.2.4. SOPORTE MESA DE AYUDA El oferente debe manifestar por escrito que está en capacidad de solucionar los problemas presentados en el uso de la aplicación en un tiempo no superior a 24 horas después de la notificación y realizar la devolución del equipo reparado en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Así mismo, se comprometerá por escrito a prestar el servicio de mesa de ayuda teniendo en cuenta las siguientes características generales:


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Soporte integral sobre la solución ofrecida (dispositivos, aplicativos, servidores, seguridad, interfaz, integraciones).

Medios de contacto telefónico, correo electrónico, chat o aplicativo web.

Capacitación a nivel 1 de SPN; asistencia técnica de Nivel 2 en sitio durante los primeros cuatro meses a partir de la salida a producción, en los horarios acordados con SPN y Nivel 3 prestado por el proveedor según necesidad y con base en los ANS acordados entre las partes.

El horario de atención del nivel 2 debe ser 6x12 (lunes a sábado de 6:00 am a 6:00pm y disponibilidad en temporadas por solicitud de SPN).

El oferente deberá manifestar por escrito que presentará al inicio del contrato el esquema de atención de la mesa de ayuda en la que se incluya:

Tiempos de respuesta para cada nivel.

Flujo de atención de llamados (ejemplo: apertura de falla, inicio de atención, solución del problema, confirmación, cierre del llamado, entre otros.)

Esquema de escalamientos.

Caracterización de fallas (Datos, aplicación, comunicaciones entre otros) y tiempos de referencia para solucionarlos.

Esquemas de involucramiento (ejemplo: notificación a Dirección de Operaciones) y notificaciones y seguimiento al cliente, dependiendo de la criticidad de la falla.

Metodología para seguimiento de requerimientos y procedimientos de soporte.

Esquema de capitalización de conocimientos.

Manejo de quejas.

Registro de transacciones, llamadas y trazabilidad de quejas e incidentes.

Software implementado.

Criticidad de llamados (ejemplo: Alto: solución no disponible para más de x usuarios, media).

4.3. ASPECTOS ADICIONALES A TENER EN CUENTA DE OBLIGATORIO

CUMPLIMIENTO El oferente deberá certificar por escrito que una vez el supervisor del contrato establezca que las condiciones están dadas para la salida a producción (dispositivos móviles, interfaz y capacitación) iniciará la prestación total del servicio por un año a partir de la salida a producción. El valor del servicio se cancelará mensualmente e incluirá lo descrito en el numeral 21.2 del presente pliego de condiciones. El costo de la interfaz con el sistema de información postal deberá incluirse proporcionalmente en la mensualidad del servicio que se oferte. De igual manera, deberá manifestar por escrito que durante la etapa previa a la ejecución del servicio dispondrá del equipo de trabajo necesario en las instalaciones de SPN para garantizar el éxito del proyecto y que presentará un esquema de soporte de mesa de ayuda, mantenimiento, capacitación a capacitadores y a usuarios finales y


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acompañamiento en la implementación de la solución móvil; a su vez ofrecerá una disponibilidad del 99.8% en la aplicación. Durante el proceso de selección Servicios Postales Nacionales S.A. podrá realizar pruebas para evaluar el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos.

4.3.1. HABILITACIÓN DE INTEGRACIÓN CON APLICACIÓN FINANCIERA

El oferente deberá manifestar por escrito que tanto el dispositivo como el aplicativo con que operará éste, tienen la capacidad de integrarse con la aplicación financiera móvil que en su momento disponga SPN- El aplicativo financiero móvil incluirá como mínimo transacciones de pago, confirmación de pago, reverso, anulación, compensación y conciliación, y cualquier otro mecanismo o reporte automático requerido para mantener la consistencia entre ambos aplicativos; así como los desarrollos a nivel de pantallas, formularios y reportes requeridos para la comunicación entre los dos sistemas. Deberá manifestar por escrito que una vez se implemente el proyecto de pago contra entrega incluirá las pruebas tanto funcionales como no funcionales requeridas para la interfaz y que implementará esquemas de auditabilidad con el componente financiero para efectos de trazabilidad y auditoria.

4.3.2. HOMOLOGACIÓN DISPOSITIVOS MÓVILES

Se deberá adjuntar certificación de que los dispositivos cuenten con homologación de un organismo de certificación nacional o internacional de acuerdo a la Resolución 4507 de 2014 título XIII Articulo 13.1.2.1 “Certificación de homologación – conformidad para la homologación de equipos terminales. Para la homologación de equipos terminales en Colombia, se aceptaran los certificados de conformidad expedidos por los organismos de certificación y/o laboratorios de pruebas y ensayos reconocidos a nivel nacional o internacional como Organismos Acreditados, de conformidad con las condiciones señaladas en el numeral 13.1.2.7 de la presente resolución”. 5. ANÁLISIS DE RIESGOS Y GARANTÍAS DE LA CONTRATACIÓN 5.1 RIESGOS QUE SE DESPRENDEN DE LA PRESENTE CONTRATACIÓN De conformidad con la Resolución 060 del 12 de diciembre de 2012, por la cual se reglamentan los procesos de Selección y Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A, en su artículo séptimo (7), que señala Análisis de los riesgos y Garantías que los ampara, se determinaron los siguientes Riesgos contractuales y precontractuales así:


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CLASE DE RIESGO

No

TIPIFICACIÓN DEL RIESGO AFECTADO POR EL RIESGO CATEGORÍA DEL RIESGO

DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES SERVICIOS POSTALES NACIONALES

PROPONENTE Y/O CONTRATISTA

COMPANIA ASEGURADORA Y/O GARANTIA

PROBABLE

MAGNITUD

DURACIÓN

AD

MIN

IST

RA

TIV

O

1 El Proponente y/o contratista no firma el contrato

Porque el contratista no quiso firmarlo, o no aceptó las cláusulas estipuladas. Por lo tanto se procede a la aplicación de la póliza de seriedad de la oferta.

X X B A B

2

El Contratista no cumple con las obligaciones contractuales

Se refiere a cualquier clase de incumplimiento por parte del contratista, en cualquier etapa del contrato. Antes, durante y después de la orden de iniciación del contrato. O por la ejecución deficiente, elementos y/o servicios de mala calidad, etc. Multas, sanciones, incumplimientos, caducidades.

X

X B A M

3

Errores en la invitación, de carácter involuntario

Hace referencia a cualquier error que se pueda presentar en los documentos previos de la invitación.

X B M B


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Errores en la propuesta cometidos por el proponente y/o contratista

El proponente y/o contratista no integra toda la información disponible, para evitar los errores.

X B M M

5

Propuesta del contratista con precios artificialmente bajos

El proponente establece precios por fuera del mercado que afectan intencionalmente y de mala fe, el valor del contrato

X X B M M

6

Errores cometidos por el contratista durante la ejecución del contrato

El contratista no está pendiente de sus obligaciones así como tampoco de las funciones encomendadas a sus subalternos.

X X B M M

JU

RID

ICO

S –

LE

AG

LE

S

7

Problemas entre personas particulares (naturales, socios de personas jurídicas, socios de consorcios o uniones temporales y demás personas que contratan o trabajan para 4-72.

El contratista debe evitar este tipo de situaciones que puedan afectar el normal desarrollo del contrato

X B B B


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Fallece el contratista y/o el representante legal.

Fallece el contratista en calidad de persona natural o fallece el representante legal de la persona jurídica o de la persona plural.

X X B B B

9 Disolución de la persona jurídica

La persona jurídica se disuelve o entra en quiebra

X X B B B

10 Suspensiones del contrato.

El contratista debe prever esta situación por causas ajenas a su voluntad. La suspensión no genera, en virtud del tiempo compensatorio, remuneración adicional

X B M M

11 Prórrogas del contrato.

El contratista debe prever esta situación por causas ajenas a su voluntad. El tiempo adicional de la prórroga no genera remuneración adicional.

X X M B B

12 Calidad y correcto funcionamiento

El contratista debe garantizar que el bien entregado es de excelente calidad y funciona de una manera adecuada.

X X B A M


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13 Abandono del contrato por parte del contratista

El contratista abandona definitivamente la ejecución del contrato.

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FIN

AN

CIE

RO

S

14 Insolvencia del Contratista

El contratista no tiene los recursos necesarios para la ejecución del contrato.

X X B B B

15 Paros sociales ocasionados por comunidades.

Movimientos de carácter social que afectan el normal desarrollo del contrato

X X B B B

16 Discrepancias entre contratista y el supervisor

La supervisión no colabora en la solución oportuna de las discrepancias de carácter técnico.

X X M M A

TE

CN

ICO

S

17 Daño/caída en los canales de comunicaciones

La Entidad pierde conexión y comunicación interna y externa

X M A M

18 Caída de fluido eléctrico

La Entidad presenta fallas eléctricas generando apagado de los equipos.

X B M B

FU

ER

ZA

MA

YO

R

19

Terremotos, inundaciones, deslizamientos, vientos, incendios, fuerzas de la naturaleza.

Situaciones de carácter imponderable

X B M A


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OP

ER

AT

IVO

S

20

Demora en tiempo de entrega de dispositivos.

El contratista no entrega los dispositivos dentro de las fechas acordadas en el contrato.

X X M M M

21

Fallas en aplicación de control y monitoreo a distribuidores

la solución no presta las funcionalidades según requisitos técnicos contractuales

X X B A B

22 Calidad del servicio no conforme

El contratista no desarrolla la ejecución del objeto contractual de conformidad con las condiciones técnicas establecidas en el contrato (fallas en trasmisión de datos).

X X B A B

23

Integración con los sistemas de información postal

Dificultades en la integración con el sistema de información postal de SPN

X X X B A B

5.2 GARANTÍAS De conformidad con la Resolución 060 del 12 de diciembre de 2012 “Por la cual se reglamentan los procesos de Selección y Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A.”, artículo séptimo (7) que señala Análisis de los riesgos y Garantías que los ampara y de conformidad al literal anterior se pudo concluir que una vez determinados los riegos estos deben ser cubiertos con las siguientes garantías así: Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato, se exigirá al proponente que presente garantía de seriedad de la oferta que ampare el cumplimiento del ofrecimiento cuyo monto y vigencia se precisan a continuación y al contratista con quien se celebre el contrato se exigirá Mecanismos de Cobertura de Riesgos de conformidad con lo dispuestos en las normas aplicables a la materia, que ampare los perjuicios o sanciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones del contrato así, teniendo en cuenta que :


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GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: El ofertante debe constituir garantía de seriedad de la propuesta a favor del SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., NIT. 900.062.917-9 Equivalente al diez por ciento (10%) del valor ofertado, con una vigencia desde el día de presentación de la propuesta y hasta por cuatro (4) meses más, debe estar referida al proceso respectivo de Selección y encontrarse firmada por el tomador. Cuando la propuesta se presente en Consorcio o Unión Temporal, la póliza deberá tomarse a nombre del consorcio o de la unión temporal según el caso, con la indicación de cada uno de sus integrantes (no a nombre de sus representantes legales), y deberá expresar claramente que será exigible por su valor total ante el incumplimiento en que incurran cualquiera de los integrantes del grupo proponente, en todo o en parte. El proponente acepta que SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., le solicite ampliar el término de vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, en el evento de que la adjudicación se prorrogue a la fecha establecida en el pliego de condiciones. El pago de la garantía, cuando ésta se haga exigible, tiene el carácter de sanción por incumplimiento de la propuesta presentada por el Adjudicatario, y se entiende sin perjuicio del derecho que le asiste a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., de exigir por los medios reconocidos en Colombia la indemnización de los perjuicios que con dicho incumplimiento se le hayan causado o se le llegaren a causar. Si el adjudicatario no suscribe el contrato o no constituye la garantía única de cumplimiento dentro de los términos indicados, quedará a favor del SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de dicha garantía. En caso de presentarse garantía bancaria, esta deberá indicar: “La presente garantía será pagada por el garante dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del acto administrativo que declare el incumplimiento del oferente”. En cualquier caso, la garantía debe ser firmada por el representante legal del proponente. Al PROPONENTE se le hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta en el evento en que: - Solicite el retiro de su propuesta después del cierre de este proceso, salvo en el caso de inhabilidad o incompatibilidad sobrevinientes. - No suscriba el contrato adjudicado dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones. - Suscriba el contrato adjudicado estando incurso dentro de causales de inhabilidad o incompatibilidad de acuerdo con las normas vigentes.


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- No suscriba el contrato o no aporte las pólizas requeridas dentro del plazo establecido. - La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la Adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

- El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

La siguiente garantía deberá constituirse dentro del plazo que le estipule Servicio Postales Nacionales S.A y requiere de su aprobación para poder ejecutar el contrato. En todo caso, en los eventos de suspensión o prórroga del contrato, EL CONTRATISTA se obliga ampliar las garantías correspondientes. EL CONTRATISTA seleccionado, deberá constituir una póliza a favor de Entidades Estatales, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, a favor de Servicio Postales Nacionales S.A, en la cual consten los siguientes amparos: Cumplimiento general del contrato, Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza. En todo caso su vigencia se extenderá hasta el plazo previsto para la liquidación del contrato. Al monto de esta garantía se imputará el valor de las multas y la cláusula penal, y se repondrá si por este motivo se disminuyere o agotare. Calidad de los bienes: por el veinte (20%) por ciento del valor ofertado de los dispositivos móviles y con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y doce (12) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza. Calidad del servicio: por el veinte (20%) por ciento del valor ofertado del servicio y con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales: del personal que el proveedor haya de utilizar para la ejecución del contrato, equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del mismo, con una vigencia por un término igual al plazo del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza. Estas garantías deberán constituirse dentro del plazo que le estipule Servicio Postales Nacionales S.A y requiere de su aprobación para poder ejecutar el contrato. En todo caso, en los eventos de suspensión o prórroga del contrato, el contratista se obliga ampliar las garantías correspondientes.


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6. OBLIGACIONES DE LAS PARTES 6.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

6.1.1. OBLIGACIONES GENERALES: EL CONTRATISTA Sin perjuicio a las demás obligaciones que se emanan de la ley y del contrato que se va a celebrar, está especialmente obligado a:

1. EL CONTRATISTA cumplirá con el objeto contractual, obligaciones y demás condiciones, términos y estipulaciones del contrato.

2. EL CONTRATISTA deberá obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y trabamientos.

3. EL CONTRATISTA deberá desarrollar el contrato con idoneidad, y dentro de los principios y conceptos éticos de pulcritud y oportunidad que la comunidad espera y la ley y las buenas costumbres exigen a todo contratista del Estado.

4. EL CONTRATISTA deberá entregar los informes y productos requeridos de acuerdo a lo estipulado en el contrato y los que le solicite el supervisor para el control y supervisión en el desarrollo y ejecución del contrato.

5. EL CONTRATISTA deberá atender de manera oportuna las recomendaciones del supervisor, quien velará por el cumplimiento de las obligaciones aquí establecidas.

6. EL CONTRATISTA cumplirá a cabalidad todos los ofrecimientos, condiciones y términos de la propuesta presentada y mantendrá los precios de la misma durante el término de ejecución del contrato y sus prórrogas si a ello hubiere lugar.

7. EL CONTRATISTA constituirá oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato.

8. EL CONTRATISTA mantendrá vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto del contrato.

9. EL CONTRATISTA atenderá los requerimientos y solicitudes que formule el Supervisor del contrato.

10. EL CONTRATISTA no podrá revelar durante la vigencia de este contrato o dentro de los dos años siguientes a su expiración, información confidencial o de propiedad del contratante sin el previo consentimiento por escrito de este último.

11. EL CONTRATISTA cumplirá con las condiciones jurídicas, técnicas, económicas y comerciales presentadas en la propuesta.

12. EL CONTRATISTA presentará los documentos dentro del plazo establecido y cumplirá con los requisitos de orden técnico, exigidos como condición previa e indispensable para iniciar el contrato.

13. EL CONTRATISTA garantizará la oportuna y eficaz prestación del objeto del contrato.

14. EL CONTRATISTA empleará personal idóneo y con experiencia, con el fin de garantizar el cabal cumplimiento del objeto contractual.

15. EL CONTRATISTA ejecutará por su propia cuenta, bajo su total responsabilidad jurídica y empresarial los servicios objeto del contrato, en consecuencia, EL CONTRATISTA tendrá autonomía técnica, administrativa y financiera.


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16. EL CONTRATISTA deberá cumplir con las condiciones jurídicas, técnicas y económicas exigidas por LA ENTIDAD.

17. EL CONTRATISTA será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la Administración o a terceros.

18. EL CONTRATISTA no deberá acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de hacer u omitir algún hecho.

19. EL CONTRATISTA radicará oportunamente la factura ante 4-72, en las fechas y horarios estipulados por LA ENTIDAD.

20. EL CONTRATISTA cumplirá las demás obligaciones inherentes al objeto contractual, Las demás que conforme a la ley correspondan.

21. EL CONTRATISTA cumplirá las demás obligaciones inherentes a la naturaleza del objeto contratado.

6.1.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:

1. Cumplir con el objeto contractual 2. EL CONTRATISTA se compromete a que las cantidades y descripciones son

estimadas teniendo en cuenta la necesidad actual de la entidad las cuales serán variables durante la ejecución de acuerdo al crecimiento y necesidades de los procesos de LA ENTIDAD, por lo cual EL CONTRATISTA se compromete a satisfacer las necesidades futuras de la Entidad de las formas, condiciones, tiempos y especificaciones solicitadas por la misma.

3. En caso de que la Entidad requiera un elemento que no se encuentre relacionado previamente dentro del contrato pero que se ajuste al objeto del mismo, EL CONTRATISTA lo suministrará previa verificación por parte del Supervisor del contrato de que EL CONTRATISTA presenta la mejor oferta económica mediante un sondeo de mercado realizado por SPN con dos (2) proveedores más, de manera que se verifique que el contratista se ajusta a la oferta más económica.

4. Cumplir con las especificaciones técnicas solicitadas en las calidades y cantidades plasmadas en los ecos, pliegos y demás documentos que forman parte integral del proceso de contratación.

5. EL CONTRATISTA cumplirá con la garantía técnica y el término de respuesta de la misma, de acuerdo a lo estipulado en este pliego de condiciones.

6. EL CONTRATISTA entregará los elementos objeto de esta convocatoria en las cantidades, características y especificaciones descritas.

7. EL CONTRATISTA presentará al supervisor del contrato un informe por cada mantenimiento preventivo programado o correctivo que se haya realizado.

8. EL CONTRATISTA contará con una estructura técnica y de personal necesaria para la realización de las actividades propuestas.

9. EL CONTRATISTA tendrá capacidad de respuesta para atender las necesidades de la ENTIDAD sin afectar el tiempo de entrega; poseer personal idóneo y con experiencia, con el fin de garantizar el cabal cumplimiento del objeto contractual.


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10. EL CONTRATISTA atenderá el control técnico y administrativo del supervisor del contrato, quien será el representante directo de Servicios Postales Nacionales S.A.

11. EL CONTRATISTA mantendrá los precios presentados en la oferta comercial durante toda la vigencia del Contrato y sus eventuales prórrogas y/o adiciones.

12. EL CONTRATISTA entregará al supervisor del contrato la documentación completa de legalidad de acuerdo a la normatividad de derechos de autor de los sistemas operativos, motor de base de datos y virtualización en cada uno de los dispositivos.

13. EL CONTRATISTA deberá certificar por escrito que cuenta y que instalará en los dispositivos software licenciado y legal para uso empresarial y comercial; ante una eventualidad con el ente de control DIAN el proveedor se hará cargo de las sanciones que sean impuestas.

14. EL CONTRATISTA aceptará los siguientes ANS y las sanciones por incumplimiento de los tiempos:

A). Niveles de servicio:

Entregar los dispositivos móviles dentro de los tiempos acordados. Si se entregan dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha señalada, se hará un descuento del cinco por ciento por el valor de los equipos. Si se entregan los dispositivos después de los diez días hábiles siguientes a la fecha señalada, se hará un descuento del diez por ciento (10%) sobre el valor total de los equipos.

De acuerdo a la estructura que se defina en conjunto entre el proveedor seleccionado y 4-72, se estipularán los ANS con base en la siguiente matriz de prioridad de servicios:

URGENCIA

Alto MEDIO ALTO CRÍTICO SERVICIO

PRIORITARIO

Medio MEDIO MEDIO ALTO BAJO

Bajo BAJO MEDIO ALTO MEDIO

Bajo Medio Alto

ALTO

(Persona) (Grupo) (Empresa)

IMPACTO CRÍTICO

URGENCIA

Alto MEDIO ALTO CRITICO SERVICIO

IMPORTANTE



Bajo Medio Alto

ALTO


IMPACTO CRÍTICO


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El Servicio Estándar aplica para requerimientos escalados al proveedor y que no son catalogados como incidentes o problemas.

URGENCIA

Alto MEDIO ALTO CRITICO SERVICIO

ESTANDAR



Bajo Medio Alto

ALTO


IMPACTO CRÍTICO

La definición de la categorización de la urgencia y los tiempos de respuesta a cada servicio definido se pactará con el proveedor en la etapa de inicio del proyecto, luego de la firma del contrato. Dada la tabla de ANS y tiempos que se acuerde entre el proveedor y SPN para la atención de solicitudes según lo requerido por el usuario, es importante tener en cuenta que el vencimiento de los ANS ocasionará un descuento del 10% correspondiente a lo facturado en el mes. Este descuento se calculará teniendo en cuenta la siguiente fórmula, cuyo resultado no debe ser inferior del 98% de casos exitosos atendidos dentro de los ANS establecidos. Número de casos Solucionados dentro de los ANS >= 98% de casos exitosos

Total de casos escalados dentro del mes

15. EL CONTRATISTA cumplirá con las siguientes obligaciones atenientes al dispositivo móvil:

a) Entregar los dispositivos móviles en perfectas condiciones técnicas cumpliendo los

estándares de calidad. b) Los dispositivos móviles deberán funcionar bajo cualquier operador móvil. c) El Dispositivo deberá estar homologado por la CRC. d) Realizar acompañamiento en las pruebas funcionales y técnicas previas a la salida

a producción. e) Entregar manuales de uso de los dispositivos móviles. f) Proveer todos los cables, elementos y recursos necesarios para el funcionamiento

de los equipos objeto del presente contrato. g) El fabricante del dispositivo seleccionado deberá tener centro de servicio

autorizado como soporte técnico como mínimo en la ciudad de Bogotá D.C. y garantizar que se cuenta con el stock de repuestos para remplazo de partes o equipos en caso de fallas, de acuerdo con los tiempos de respuesta contratados.


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h) En caso de entrega de equipos de mala calidad, defectuosos o con especificaciones inferiores a las ofertadas, los mismos le serán devueltos al proveedor para que efectúe los cambios, aplicando los niveles de servicio y las acciones legales a que haya lugar.

i) Capacitar al equipo que designe SPN en el funcionamiento de los dispositivos móviles y la funcionalidad del software.

j) Evaluar y certificar a cada uno de los usuarios para garantizar la total comprensión y desarrollo de habilidades para el correcto uso del dispositivo.

k) Garantizar los equipos por defectos de fabricación por el término de 2 años a partir de la entrega a la Entidad.

l) El proveedor debe reemplazar el equipo reportado con anomalías en un tiempo no superior a 24 horas después de la notificación y realizar la devolución del equipo reparado en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.

m) El proveedor debe realizar mantenimiento preventivo a los equipos en los periodos que técnicamente se requiera durante el tiempo que de duración del contrato.

n) Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones, aunque no están específicamente señaladas y que sean de la naturaleza del contrato.

o) Garantizar la logística en reversa y disposición final de los elementos tecnológicos tan pronto finalicen su ciclo de vida, de conformidad con la normatividad ambiental vigente.

16. EL CONTRATISTA cumplirá con las siguientes obligaciones servicio:

a) El proveedor deberá entregar las autorizaciones y claves necesarios que requiera Servicios Postales Nacionales S.A. para los usuarios, sea en terminal móvil o web.

b) El proveedor debe contar con un gerente de proyecto dedicado al 100% en la etapa de implementación de la solución quien deberá presentar la metodología de implementación y el equipo de trabajo con el cual interactuara con SPN.

c) En caso de que el proveedor realice mejoras por cuenta propia de la aplicación durante la ejecución del contrato deberá suministrar dichas actualizaciones a SPN sin costo alguno para la entidad, informando previamente sobre los cambios.

d) En caso de requerirse, el proveedor debe realizar los ajustes, cambios o desarrollos que se definan en los requerimientos iníciales y futuros del proyecto, enfocados a ajustar el software a las necesidades operativas de la entidad, sin costo adicional.

e) Ofrecer una disponibilidad del 99.8% en la aplicación. f) Realizar acompañamiento en las pruebas funcionales y técnicas previas a la salida

a producción. g) Capacitar al equipo que designe la organización en el funcionamiento de la

aplicación h) Evaluar y certificar a cada uno de los asistentes para garantizar la total

comprensión y desarrollo de habilidades para el correcto uso de la aplicación y el dispositivo. (Esta evaluación debe ser aprobada con un 90% sobre el total de las preguntas que se definan en conjunto con SPN).


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i) Presentar una metodología para el seguimiento y refuerzo de las capacitaciones inicialmente dadas.

j) Entregar manual funcional de la aplicación. k) Realizar acompañamiento asignando recursos humanos durante la salida a

producción. l) Garantizar el funcionamiento de la aplicación, la transmisión de imágenes y voz

por el término acordado en el contrato. m) El proveedor debe solucionar los problemas presentados en el dispositivo móvil, el

uso de la aplicación, la conectividad y voz en el tiempo establecido en los acuerdos de niveles de servicio después de la notificación.

n) Prestar el servicio de mesa de ayuda teniendo en cuenta las siguientes características generales:

Medios de contacto telefónico, correo electrónico, chat y aplicación web. La mesa de servicio debe incluir capacitación a nivel 1 de SPN, tener un agente

disponible para nivel 2 durante el periodo de los 12 meses contratados y suministrar el nivel 3 durante los tiempos acordados mutuamente.

El horario de atención debe ser 6x12 (Lunes a sábado de 6:00 am a 6:00pm y Disponibilidad en temporadas por solicitud de SPN).

El proveedor deberá presentar al inicio del contrato el esquema de atención de la mesa de ayuda en la que se incluya:

Tiempos de respuesta para cada nivel. Flujo de atención de llamados (ejemplo: apertura de falla, inicio de atención,

solución del problema, confirmación, cierre del llamado, entre otros.) Esquema de escalamientos. Caracterización de fallas (Datos, aplicación, comunicaciones entre otros) y tiempos

de referencia para solucionarlos. Esquemas de involucramiento (ejemplo: notificación a Dirección de Operaciones) y

notificaciones y seguimiento al cliente, dependiendo de la criticidad de la falla. Metodología para seguimiento de requerimientos y procedimientos de soporte. Esquema de capitalización de conocimientos. Manejo de quejas. Registro de transacciones, llamadas y trazabilidad de quejas e incidentes. Criticidad de llamados (ejemplo: Alto: solución no disponible para más de x

usuarios, media). Entrega de BD al finalizar el contrato (datos de 4-72) ANS ajustados a lo requerido por 4-72. Backup incremental diario de BD Backup full semanal el cual debe ser entregado a 4-72. Capacitación a Nivel 1 de Mesa de Servicios Soporte en sitio del proveedor 6*12 (Nivel 2); esta persona debe estar en

capacidad de soportar temas de aplicación y de equipo, al igual que dar el manejo de usuarios e instalaciones.

Soporte Nivel 3 7*24 o) Mantener los precios de la propuesta durante el tiempo de ejecución del contrato y

hasta su liquidación.


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p) Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades.

q) Contar con la infraestructura ofrecida en la oferta y necesaria para el correcto funcionamiento de la aplicación.

r) Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones, aunque no están específicamente señaladas y que sean de la naturaleza del contrato.

s) Las demás que correspondan a las inherentes del objeto contractual. t) En virtud de la integración con el sistema de información postal y en caso de

presentarse algún desarrollo, el proveedor deberá certificar la titularidad del mismo y otorgar la respectiva licencia de uso a SPN.

u) Se aclara que SPN es dueño de los datos generados por el uso de los sistemas y al finalizar el contrato el proveedor deberá encargarse de efectuar la migración de los mismos de la forma como lo determine SPN.

17. Como producto de estas actividades, EL CONTRATISTA deberá entregar los

informes del caso en los tiempos a convenir con los supervisores del contrato. 18. EL CONTRATISTA deberá firmar acuerdo de confidencialidad junto con la firma

del contrato, dada la importancia de la información de SPN. El Proveedor no podrá hacer uso de la información que quede almacenada en los equipos y si SPN lo requiere, debe ser devuelta o destruida.

19. EL CONTRATISTA asegurará que el proceso de migración se pueda realizar en tiempo estipulado de 30 días calendario, sin que esta actividad tenga afectación monetaria a la entidad, es decir los costos de migración deben ser asumidos y contemplados por EL CONTRATISTA.

20. EL CONTRATISTA presentará la información que sea requerida por parte del supervisor del contrato.

21. EL CONTRATISTA deberá constituir las Garantías exigidas por 4-72 en el contrato.

22. EL CONTRATISTA deberá cumplir con sus obligaciones de aportes al sistema integral de seguridad social y parafiscales (Caja de compensación familiar, Sena, ICBF) a que haya lugar.

23. EL CONTRATISTA adelantará bajo su exclusivo riesgo y responsabilidad las actividades a que allá lugar para desarrollar el objeto del contrato.

24. EL CONTRATISTA no podrá revelar durante la vigencia de este contrato o dentro de los dos años siguientes a su expiración, información confidencial o de propiedad del contratante relacionada con el proyecto, este contrato o las actividades u operaciones del contratante sin el previo consentimiento por escrito de este último.

25. EL CONTRATISTA cumplirá con todas las demás obligaciones que se requiera para la correcta ejecución del contrato.

26. EL CONTRATISTA garantizará la legalidad del licenciamiento de software y hacerse responsable sobre sanciones generadas por ilegalidad o por infringir derechos de autor.


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6.2. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE

1. Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato dentro del término y condiciones pactadas, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del mismo.

2. Supervisar que el CONTRATISTA cumpla con el objeto y obligaciones del contrato dentro del término de ejecución.

3. Suministrar de manera oportuna al CONTRATISTA la información requerida para el adecuado cumplimiento de sus obligaciones.

4. Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del contrato.

5. Expedir las certificaciones a que haya lugar. 6. Liquidar el contrato en el término establecido en el contrato y en la ley. 7. Las demás que se desprendan en desarrollo del contrato.

7. CRITERIOS PARA EVALUAR LA PROPUESTA

FACTOR DE SELECCIÓN EVALUACIÓN

Factor Jurídico Habilitante

Factor Financiero Habilitante

Factor Técnico Habilitante Factor Técnico Puntuable/ 34 Puntos Factor Económico Puntuable/ 70 Puntos

TOTAL 104 puntos

7.1. JURÍDICOS

Los interesados en participar en el presente proceso de contratación deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes:

a) Carta de presentación de la propuesta firmada por el representante legal (Anexo 1).

b) El proponente debe constituir garantía de seriedad de la propuesta a favor del SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., NIT. 900.062.917-9 Equivalente al diez por ciento (10%) del valor ofertado, con una vigencia desde el día de presentación de la propuesta y hasta por cuatro (4) meses más, debe estar referida al proceso respectivo de Selección y encontrarse firmada por el tomador. Cuando la propuesta se presente en Consorcio o Unión Temporal, la póliza deberá tomarse a nombre del consorcio o de la unión temporal según el caso, con la indicación de cada uno de sus integrantes (no a nombre de sus representantes legales), y deberá expresar claramente que será exigible por su valor total ante el


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incumplimiento en que incurran cualquiera de los integrantes del grupo proponente, en todo o en parte.

c) Copia del certificado de Existencia y representación legal cuya fecha de expedición no debe ser superior a treinta (30) días calendarios anterior a la estipulada como fecha límite para presentar propuesta formal, en el cual su objeto social debe tener relación directa con el objeto del presente proceso de contratación. En el evento que dentro de las facultades del representante legal exista una limitación para celebrar los contratos de esta naturaleza y/o cuantía, deberá allegar autorización del máximo órgano social de la empresa o quien haga sus veces, de conformidad a sus reglamentos.

d) Fotocopia de cédula del representante legal. e) Copia del Registro Único Tributario RUT. f) El Proponente debe presentar con su propuesta el certificado de inscripción,

clasificación y calificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) expedido por la respectiva Cámara de Comercio en Colombia, el cual se debe encontrar vigente y en firme al cierre del presente proceso. Este certificado debe haber sido expedido dentro de los SESENTA (60) días calendario anteriores a la fecha de presentación de las propuestas. En caso de Consorcio o Unión Temporal cada uno de los integrantes del mismo debe allegar el RUP de forma individual. La obligación de presentar el RUP no aplica para personas jurídicas extranjeras, salvo que participen sucursales de éstas legalmente constituidas en Colombia, caso en el cual deberán presentar el registro.

g) Certificación bancaria con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días y a nombre de la entidad oferente.

h) Certificación expedida por el Revisor Fiscal en el caso que se encuentre obligado a tenerlo, o en su defecto el representante legal , de encontrase al día en el pago de las contribuciones al sistema de seguridad social – salud, pensiones y A.R.P., así como en el pago de aportes parafiscales – SENA, ICBF, cajas de compensación familiar y subsidio familiar, a que haya lugar, de los empleados a su cargo, según el porcentaje establecido por la ley, de conformidad con lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

i) El proponente deberá allegar un Certificación de Composición de Socios o Accionistas suscrito por el representante legal en el que se relacione los socios y o accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, cuando esta información no conste en el certificado de existencia o representación expedido por la Cámara de Comercio. La certificación debe tener corte de la información en un término no superior a treinta días de la fecha de presentación de la propuesta. De cada accionista se debe incluir: Nombre o razón social, identificación y porcentaje de participación, siempre y cuando esta sea igual o superior al cinco por ciento (5%).

j) El proponente interesado en participar en el presente proceso de contratación autorizara de manera escrita y en documento independiente suscrito por el representante legal o quien haga sus veces, específicamente y para el presente proceso de contratación a Servicios Postales Nacional S.A. a revisar la información de la entidad del proponente y a las personas que hacen parte de la misma, en listas negras y demás bases de datos de consulta, que permitan


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verificar la legalidad, suficiencia técnica, económica y jurídica de la entidad y demás componentes que generen riesgos a la entidad o al proceso de contratación. Para el efecto se deberá diligenciar el Anexo 2 “Declaración de origen de bienes y fondos”.

Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.

7.2. FINANCIEROS


El proponente deberá aportar el Registro Único de Proponentes RUP vigente, en firme y actualizado al cierre del presente proceso, con información financiera a diciembre 31 de 2014. De igual forma el proponente deberá presentar los siguientes documentos en forma legible:

a) Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias a diciembre 31 de 2014, firmados por el contador, revisor fiscal (para las empresas que estén obligadas) y el representante legal de la empresa. Los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas.

b) Certificado de vigencia y Antecedentes Disciplinarios del contador y revisor fiscal, expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha no mayor a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de contratación.

NOTA: NO SE ADMITIRÁN BALANCES DE PRUEBA

Si la oferta es presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar en forma independiente los documentos de carácter financiero señalados con anterioridad. En caso de no incluirse en la propuesta el Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias a Diciembre 31 de 2014, en las condiciones señaladas se dará la oportunidad de subsanar dentro del término que para tal efecto establezca la entidad. De no hacerlo, la oferta será RECHAZADA. La entidad verificará con base en el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias a Diciembre 31 de 2014 presentado, que el proponente CUMPLA con los siguientes requisitos mínimos:


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No. INDICADOR DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN

1 PATRIMONIO Mayor o igual al 30% del presupuesto

CUMPLE

2 INDICE DE LIQUIDEZ : ( Activo Cte / Pasivo Cte)

Mayor o Igual a 1.25 CUMPLE

3 NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: ( Pasivo Total / Activo Total )

Menor o Igual al 70% CUMPLE

4 CAPITAL DE TRABAJO: ( Activo Corriente-Pasivo Corriente)

Mayor o igual al 30% del presupuesto

CUMPLE

Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.

En caso de consorcio o unión temporal, para el cálculo de los indicadores, se sumará aritméticamente cada uno de los componentes de la fórmula para cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal y del resultado se calculará el indicador respectivo.

7.3. TÉCNICOS 7.3.1. TÉCNICOS HABILITANTES


1. El proponente deberá allegar carta de compromiso firmada por el representante legal donde garantice el cumplimiento de las especificaciones técnicas, cantidades o calidades del bien y/o servicio a contratar de obligatorio cumplimiento de conformidad al numeral 21 del presente pliego.

2. La inscripción, renovación, actualización o modificación en el registro único de proponentes deberá estar vigente al momento de la presentación de la oferta, es decir, que se encuentre en firme (el documento indica que se encuentra en firme treinta (30) días hábiles después de la fecha de publicación en la Cámara de Comercio). Si el interesado no solicita la renovación del registro único de proponentes dentro del término establecido, cesarán sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse (Artículo 6, Decreto 1464 de 2010).

En el presente proceso podrán participar las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que se encuentren inscritas y clasificadas en el Registro Único de


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Proponentes de la Cámara de Comercio, y que cumplan con la experiencia correspondiente

La entidad requiere que se demuestre en la propuesta estar clasificado en los grupos como se indica a continuación; en caso de consorcios o uniones temporales necesariamente uno de los integrantes debe estar inscrito y clasificado de la siguiente manera:

Grupo Segmento Familia Clase

Servicios 81 – Servicios basados en

ingeniería, investigación y

tecnología

11 – Servicios

informáticos

15 – Ingeniería de

software o hardware

Grupo Segmento Familia Clase

Servicios 81 – Servicios basados en

ingeniería, investigación y

tecnología

11 – Servicios

informáticos

18 – Servicios de sistemas

y administración de

componentes de sistemas

7.3.1.1. Experiencia General: La experiencia general requerida será aquella que se

encuentre determinada en el Registro Único de Proponentes RUP cuyo valor deberá ser expresado en SMMLV. El proponente deberá presentar un máximo de 3 certificaciones de contratos ejecutados con entidades públicas o privadas ejecutados dentro de los 3 años anteriores contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso, cuyo objeto, obligaciones, alcance o condiciones sea el servicio de ingeniería de software o hardware y/o servicios de sistemas y administración de componentes de sistemas y/o servicios similares y cuya sumatoria sea mínimo del 50% del valor del presupuesto.

En caso de propuestas presentadas en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá anexar dicho certificado; y acreditar en el mismo cada uno de sus integrantes por lo menos el 50%, o de acuerdo a su participación o por la sumatoria de los participantes en el consorcio o Unión temporal las calificaciones y clasificaciones en los segmentos familias y clases exigidas en la experiencia, certificando entre sus integrantes el total solicitado. No podrá acumularse a la vez, la experiencia de los socios y la de la persona jurídica cuando éstos se asocien entre sí para presentar propuesta bajo alguna de las modalidades previstas en el Artículo 7 de la Ley 80 de 1993.

La experiencia requerida será aquella que se encuentre determinada en la Clasificación de Bienes y servicios en el tercer nivel y su valor expresado en SMMLV, evaluación que se realizará mediante el Registro Único de Proponentes RUP y que cumplan con el cien por ciento (100%) de los códigos correspondientes al objeto a contratar y que el mismo corresponda al valor Total del presupuesto asignado para el presente proceso de


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selección expresado en SMMLV que corresponde a tres MIL ciento cuatro SMMLV (3.104).

Para el caso de presentar las certificaciones para acreditar la experiencia en moneda extranjera, se hará la respectiva conversión a pesos colombianos de acuerdo con la TRM (Tasa representativa del mercado) a la fecha de la presentación de la propuesta. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., podrá verificar y solicitar ampliación de lo manifestado por el proponente. 7.3.1.2. Experiencia Específica Dispositivo Móvil: Como requisito habilitante de

experiencia cada proponente deberá certificar que el dispositivo ofertado está en la industria en la que se encuentra Servicios Postales Nacionales y/o en proyectos logísticos de movilidad empresarial donde se realice la optimización de gestión y control de procesos de operación en terreno, con al menos 500 usuarios activos y actualmente operando, mediante certificación que acredite el uso efectivo del dispositivo a nivel nacional o internacional.

Nota: Para efectos de la verificación de esta experiencia, podrá demostrarse con certificación de empresas del mercado que hagan uso de dicho dispositivo, indicando número de dispositivos en uso, marca del dispositivo y modelo del dispositivo.

7.3.1.3. Experiencia Especifica de la aplicación: Como requisito habilitante de

experiencia cada proponente deberá certificar experiencia en el uso de la aplicación en la industria en la que se encuentra Servicios Postales Nacionales y/o en proyectos logísticos de movilidad empresarial donde se realice la optimización de gestión y control de procesos de operación en terreno, con al menos 500 usuarios activos y actualmente operando, mediante certificación que acredite el uso efectivo de la aplicación a nivel nacional o internacional

Nota: Para efectos de la verificación de esta experiencia, podrá demostrarse con certificación de empresas del mercado que hagan uso de dicha aplicación, indicando número de usuarios que hacen uso de ella. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., podrá verificar y solicitar ampliación de lo manifestado por el proponente. La propuesta que no acredite la experiencia mínima requerida, será rechazada técnicamente.


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7.3.2. CRITERIOS TÉCNICOS DE EVALUACIÓN PUNTUABLES

Los proponentes que obtengan tanto en la verificación jurídica, en la financiera y de los requisitos técnicos mínimos el criterio de ADMISIBLE serán tenidos en cuenta para la evaluación técnica con una asignación de 30 puntos como máximo de esta forma:

El proponente que oferte la tecnología superior a HSPA+ velocidad de transmisión de dispositivo obtendrá 30 puntos.

CRITERIO PUNTAJE

VELOCIDAD DE TRANSMISIÓN DE DATOS DEL DISPOSITIVO MOVIL

30 puntos

PROTECCIÓN INDUSTRIA NACIONAL

4 Puntos

Se verificara mediante revisión de la ficha técnica del dispositivo emitida por el fabricante, la cual se deberá allegar. 7.4. ECONÓMICO

La Oferta económica deberá ser diligenciada de acuerdo a lo estipulado en el Anexo No. 3 “Oferta Económica”

La oferta económica debe presentarse en moneda legal colombiana e incluir el valor del IVA, si el OFERENTE no lo discrimina, la entidad lo considerará INCLUIDO en el valor total de la misma y así lo aceptará el OFERENTE. Las condiciones de la oferta deberán mantenerse durante la vigencia del contrato. La oferta mínima de dispositivos es de 434. El 95% de los equipos ofertados deberán tener servicio. La oferta económica no deberá superar la disponibilidad presupuestal asignada para el presente proceso so pena de rechazo. Son a cargo del PROPONENTE, el pago de los derechos, impuestos, tasas, y otros conceptos que genere el contrato. La oferta económica comprenderá todos los gastos y costos directos e indirectos en que EL PROVEEDOR incurrirá para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, tales como salarios, horas extras, recargos nocturnos, prestaciones sociales, costos operativos, costos de importación, utilidad del PROVEEDOR, entre otros, que pueda generar durante toda la vigencia del contrato que llegare a suscribirse.


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En la Oferta Económica se indicará lo siguiente:

Marca y referencia del dispositivo móvil, cantidad de equipos, valor unitario y valor total.

No. total de servicios, Valor unitario del servicio por mes y año y valor total del servicio.

Nota: Para efectos de calcular el número de servicios a ofertar, en caso de que se presenten decimales, se aproximará al entero más cercano hacia arriba o hacia abajo, haciendo la salvedad de que 0,5 se ajustará hacia arriba.

Sobre el valor del presupuesto, el número mínimo de dispositivos a ofertar será de 434 unidades y, del total de los equipos ofertados, se dejará un 5% en stock para contingencias. El 95% restante de los equipos ofertados deberán tener servicio; no obstante, el 100% de los equipos debe estar en disponibilidad para operar. En todo caso, del total de dispositivos ofertados por el contratista, el valor a cancelar dentro del presente contrato, que incluye el servicio por un (1) año, siempre será una suma fija y permanente que debe de incluir la puesta en servicio del 95% de los dispositivos.

La oferta que presente el mayor número de dispositivos obtendrá el mayor puntaje de setenta (70) puntos. A las demás propuestas se les otorgará el puntaje proporcionalmente teniendo en cuenta la siguiente fórmula:

Número de equipos ofertados por el proponente a evaluar x 70 Mayor número de equipos ofertados de la totalidad de proponentes Si sólo hay una oferta admitida, la misma obtendrá el máximo puntaje en este factor. 8. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR Objeto: Contratar la adquisición de una solución integral para la trazabilidad de la entrega de envíos y el control de la gestión de distribución compuesta por el suministro de dispositivos móviles y el servicio de un aplicativo móvil. Plazo: El plazo de ejecución del contrato será de quince meses, en los cuales se llevara a cabo: 1. la entrega de los equipos, dentro de los treinta (30) días calendario, contados a partir del perfeccionamiento del contrato, 2. La implementación (análisis, diseño y funcionamiento de interfaz y capacitación del personal que intervenga en el proyecto) dentro de los tres meses contados a partir del perfeccionamiento del contrato, 3.funcionamiento de la aplicación, soporte técnico y mesa de ayuda dentro de los doce meses contados a partir de la salida a producción.


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Identificación del Contrato a Celebrar: La tipología del contrato a celebrar corresponde a un suministro. Lugar de Ejecución del Contrato: El presente contrato se ejecutará en las ciudades sede regional de los Centro Operativos Regionales COR:

CIUDAD SEDE REGIONAL

Bogotá

Cali

Manizales

Medellín

Bucaramanga

Ibagué

Barranquilla

Para garantizar la ejecución del contrato, el proveedor deberá contar con el personal requerido de acuerdo a la necesidad de implementación o soporte técnico en cualquiera de las ciudades relacionadas anteriormente. Valor: Se estableció que el presupuesto de la presente contratación de acuerdo con el estudio de mercado adelantado y al presupuesto asignado para la presente contratación se estima en $2.000.000.000 (Dos mil millones de pesos MCTE) incluido IVA y demás impuestos y costos a que haya lugar. Forma de Pago: El contrato tendrá la siguiente forma de pago: Un primer pago correspondiente a la totalidad del valor de los dispositivos, una vez se haya hecho la entrega de acuerdo a la cantidad ofertada y previa certificación de recibido a satisfacción por parte de SPN. El servicio de la aplicación se pagará mensualmente mes vencido a partir de la fecha de salida a producción de la solución previamente acordada y aprobada por SPN mediante acta y por doce meses. El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la correcta presentación de la factura y/o documento equivalente en las instalaciones de SPN Diagonal 25G No. 95 A – 55 Bogotá D.C. Si la cuenta de cobro y/o factura no ha sido correctamente elaborada, el término para el pago solo empezará a contarse desde la fecha en que se presente en debida forma. Las demoras que se presenten por estos conceptos, serán responsabilidad del contratista, y no tendrá por ello derecho a pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.


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El pago estará supeditado a: a) Constancia suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que el CONTRATISTA cumplió a satisfacción de la entidad, con las obligaciones pactadas. b) La constancia de pago que acredite que el contratista se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social y de los Aportes Parafiscales a que haya lugar de los empleados a su cargo, de acuerdo con lo señalado en la ley 789 de 2002. Supervisor: para velar por la adecuada ejecución del presente proceso, la supervisión será ejercida por la DIRECCIÓN NACIONAL LOGÍSTICA.

8.1. GENERALIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OBLIGATORIO

CUMPLIMIENTO.

En el presente proceso podrán participar personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras individualmente, en consorcio, en unión temporal, que hayan adquirido y retirado la presente convocatoria pública las cuales deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para participar:

1. No estar incurso en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibiciones para contratar, establecidas en la Constitución Política o en la Ley, lo cual será declarado en oficio firmado por el representante legal de la empresa proponente, bajo gravedad de juramento.

2. Leer y cumplir a cabalidad con todas las especificaciones que se relacionan en la presente convocatoria pública.

3. Tener capacidad legal para contratar conforme a las normas legales (Artículo 6 de la Ley 80/93)

4. El oferente deberá certificar que oferta de manera integral todos y cada uno de los requisitos exigidos por el comité técnico, económico y jurídico.

5. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto del contrato.

6. Suministrar costo de la propuesta en pesos colombianos.

7. Firmar acuerdo de confidencialidad que la entidad le suministrará.

8. Firmar acta de inicio

9. Presentar la propuesta debidamente suscrita por el proponente: Persona Natural, el representante legal (Persona Jurídica), persona designada para representarlo


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(Consorcio o Unión Temporal) o apoderado, según el caso, en el sitio y dentro del plazo fijado.

10. En el evento de participación conjunta, el consorcio o la unión temporal debe estar constituido de acuerdo con lo establecido en el Artículo 7° de la Ley 80 de 1993.

11. Si la propuesta es presentada a través de Consorcio o Unión Temporal:

Los consorciados o unidos temporalmente deberán indicar si su participación es a título de consorcio o unión temporal y en éste último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de Servicios Postales Nacionales S.A. Dentro del documento de conformación del consorcio o la unión temporal deberá ser manifestado por los integrantes, su intención de ofertar y contratar dentro de la presente Convocatoria. Los consorciados o unidos temporalmente deberán designar a uno de ellos dentro del documento de su constitución para que represente el consorcio o unión temporal ante Servicios Postales Nacionales S.A para todos los efectos contractuales y anexarlos a sus propuestas. En todo caso se deberán cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993. Igualmente se aclara a las uniones temporales que para manifestar su autorización para ofertar o contratar deben presentar los siguientes documentos según el caso: Si la unión temporal es solo para ofertar en la presente Convocatoria, el

solo documento de constitución se acepta.

Si el documento de constitución no dice nada al respecto, se debe adjuntar documento adicional en la que los representantes legales de los unidos temporalmente o consorciados hagan la manifestación de querer ofertar en la presente Convocatoria.

Es necesario que se adjunte fotocopia legible del NIT de cada uno de los consorciados unidos temporalmente, así como los certificados de existencia y representación de cada uno de los partícipes.

12. La información suministrada aquí, no eximirá al contratista de la responsabilidad

de verificar mediante investigaciones independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo y la realización de la misma.


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13. El proponente se compromete ante SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. a manejar la información suministrada en este pliego de condiciones con la debida seriedad y Seguridad.

9. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD: Las partes se obligan a mantener confidencialidad respecto de toda información que a partir de la fecha reciben los empleados, personal vinculado o asesores de cada una de ellas, de manera directa o indirecta en forma verbal o escrita, gráfica, en medio magnética o bajo cualquier otra forma. En consecuencia, EL CONTRATISTA deben adoptar las medidas necesarias para que la información no llegue a manos de terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para ningún objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento. 10. CLÁUSULA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES. En caso de que EL CONTRATISTA tenga la condición de encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 3 literal d) de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2013, , en adelante LEPD, en la medida que el objeto del contrato pueda implicar el tratamiento de datos personales a cargo de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. por parte de El CONTRATISTA, éste último se obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, a una serie de aspectos identificados a continuación: EL CONTRATISTA se compromete y obliga a guardar secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente contrato. EL CONTRATISTA custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier fase del tratamiento que de esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminados los mismos. EL CONTRATISTA únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato. Así mismo, se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los bases de datos o datos contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que previa indicación expresa de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., comunique los datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio. EL CONTRATISTA manifiesta conocer las obligaciones derivadas la ley de protección de datos personales. Así mismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de Seguridad; así como cualesquiera otras que le fueren impuestas por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., de índole técnica y organizativa, necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las medidas de seguridad que el contratista debe acatar en cumplimiento de las


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obligaciones descritas en esta cláusula. Finalizada la prestación del servicio contratado, los datos personales serán destruidos o devueltos a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. dicha conservación. El contratista podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. En cualquier caso, el contratista comunicará a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. cualquier incidencia que se produzca en ejecución del presente contrato, que pueda afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de dos (2) días hábiles contados a partir desde la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento de la misma, para que se adopten las medidas correctivas de forma oportuna. Del mismo modo, el contratista pondrá en conocimiento del personal a su servicio las obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción de las medidas. 11. SOPORTE ECONÓMICO, ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DE PRECIOS DE MERCADO De conformidad con la Resolución 060 del 12 de diciembre de 2012, por la cual se reglamentan los procesos de Selección y Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A, se deberá realizar un estudio de mercado, solicitando por escrito como mínimo 3 cotizaciones de los bienes o servicios a contratar, con el propósito de establecer el costo de los mismos. Las solicitudes de dichas cotizaciones no constituirán un requerimiento formal de oferta. Tomando el valor de las cotizaciones se deberá realizar un cuadro comparativo donde se refleje con claridad cuál fue el método utilizado para establecer el monto de la contratación,” esto es si aplico la media aritmética o se tomó el mayor valor o el menor, entre otros el método seleccionado deberá ser explicado y justificado. El método utilizado para analizar las cotizaciones de mercado es el de la media aritmética. Se realizó el estudio de mercado, el cual arroja una media aritmética de 434 dispositivos y 413 servicios de aplicación, la cual corresponde al promedio de la totalidad los valores a evaluar. Por lo anterior el presupuesto proyectado para el presente proceso de contratación es la suma de Dos mil millones de pesos ($2.000.000.000,oo) m/cte. Incluido IVA y demás impuestos y costos a que haya lugar. Se justifica la media aritmética por la diferencia en tecnologías de dispositivos móviles como lo es HSPA+ y 4G LTE. Así mismo, debido a que hay pluralidad de oferentes en el estudio de mercado con diversas tecnologías se quiere tener en cuenta la totalidad de las propuestas, por esta razón se escoge el método de media aritmética el cual se encuentra estipulado en el art 13 literal B de la resolución 060 de 2012. El presente estudio de mercado se hace


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12. RECOMENDACIONES Conforme a los criterios enunciados en el presente estudio de conveniencia y oportunidad y ante la necesidad apremiante de contar con los dispositivos móviles y la solución tecnológica que permita realizar la liquidación de envíos en tiempo real, junto con su digitalización de prueba de entrega, así como el seguimiento y control de distribuidores; se concluye que se hace necesario adelantar el proceso precontractual y contractual pertinente para la obtención del bien y/o servicio en mención y de esta manera dar solución a la necesidad establecida. 13. ANEXOS Cotizaciones de mercado Solicitud de Disponibilidad presupuestal Cuadro comparativo de Estudio Económico

Adriana María Barragán López

Alvaro E. Merchan Ramírez

Presidenta

Vicepresidente de Soporte Corporativo

Ordenador del Gasto

Original firmado

Aprobó Original Firmado

Alexandra Janeth Calvache España

Diana Marcela Morales

Secretaria General

Profesional Jurídico Secretaría General

Revisó y aprobó

Revisó

Original Firmado

Original Firmado

Jorge Eliecer Barbosa

Juan Carlos Sanchez

Director Nacional de Infraestructura ( E )

Jefe Nacional Infraestructura ( E )

Presentó

Revisó

Original Firmado

Original Firmado

Javier Bonilla Mercado

María Yaneth Galindo B

Vicepresidente de Operaciones

Director Nacional Financiero

Vicepresidencia encargada del Proceso

Revisó

Aprobó

Original Firmado

Original Firmado


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Darwin Narvaez Cárdenas

Christian Camilo Lopez

Director Nacional de I.T

Líder Funcional de Proyectos IT

Revisó

Revisó

Original Firmado

Original Firmado

Jaime Oswaldo Neira La Torre

Myller Andrés Ramírez

Gerente Proyectos de Operaciones

Profesional Nacional de Distribución (E)

Área Solicitante

Líder Funcional del Proyecto

Original Firmado

Revisó

Original Firmado

estudio de convenencia - 4-72 · sobre la gestión de la operación de distribución de envíos. en...

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