escola secundária de paços de ferreira curso profissional técnicas de secretariado
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Escola Secundária de Paços de FerreiraCurso Profissional Técnicas de Secretariado
A reunião é uma das formas mais comuns de comunicação na extensão rural.
Reunião como Método de Extensão Rural
Por que razão se convocam reuniões?Para fomentar o relacionamento pessoal e
profissional;
Para divulgar e analisar informação;
Para decidir;
Para fomentar a criatividade e o empenhamento.
Reuniões que não funcionam, Porquê?
- O local da realização não é apropriado;
-Não se justifica a realização da reunião, esta é desnecessária;
- Os motivos e objectivos que determinaram a realização da reunião são vagos;
-Falhas a nível da tomada de decisão que, na maioria das vezes, não acontece;
-O horário definido para a realização da reunião não é o mais indicado;
-Não estão presentes as pessoas certas;
-- Inexistência de capacidade de controlo e direcção durante a reunião.
As reuniões como instrumento de trabalho
- Não devem ser entendidas como perdas de tempo(desde que se justifiquem);
- Podem abranger qualquer área operacional da organização;
- Representam um dos componentes importantes da moderna gestão organizacional;
- Podem ser entendidas como sistemas interaccionais para atingir objectivos.
Vantagens da Reunião • As reuniões são instrumentos de motivação e
dinamização;
• As reuniões são instrumentos de comunicação;
• As reuniões são instrumentos de controlo;
• As reuniões possibilitam a melhoria da capacidade e potencial individuais.
A Criatividade e a Participação nas
ReuniõesA comunicação eficaz e as atitudes comunicacionais na interacção.
• A maior parte dos comportamentos dos participantes numa reunião são verbais;
• O que se diz e a forma como se diz, induzem no receptor da informação determinadas reacções.
Existem vários tipos de reuniões:
• BRAINSTORMING;
• DEBATE;
• REUNIÕES DE CONVÍVIO OU INFORMAIS;
• PALESTRA.
Objectivo do Brainstorming:• Criar ideias
novas; Vantagens:
• Desenvolvimento harmonioso dos participantes e do formador;
• Preparação dos formandos para uma participação mais activa na sociedade e no local de trabalho;
• Oportunidade de todos intervirem;
• Transmite um ambiente de confiança.
Inconvenientes
• Dificuldade de coordenação e de condução;
• Só pode ser utilizado com um número limitado de formandos;
• Dispersão por parte dos formandos;
• Pode ser difícil de controlar, podendo até mesmo gerar conflitos.
Vantagens:
• Estimula a participação activa;
• Desenvolve o sentido de crítica;
• Induz à aprendizagem mútua;
• Facilita a modificação de atitudes;
• Desenvolve a tolerância.
Debates
Desvantagens• Demorado;
• Não existe capacitação técnica;
• Não se adapta a qualquer tema.
Pré-requisitos• Tema atractivo;
• Participantes;
• Presidente da Mesa.
Os debates podem classificar-se como:
• Debates educativos;
• Debates de exploração;
• Debates informativos;
• Debates para solucionar problemas.
Preparação do Debate
• Objectivo principal;
• Introdução;
• Métodos;
• Demonstração breve;
• Meios visuais;
• Tempo.
Palestra* São reuniões alargadas;* É uma exposição formal feita em forma verbal por um orador a um grupo de ouvintes;* Pode haver um período de perguntas e respostas no final.
Objectivo * Transmitir um conjunto organizado de informação a um público.
Vantagens
* É um método sistemático de transmissão de informações;* Por vezes pode fazer-se uma série de palestras, com várias palestras distribuídas ao longo do tempo;* A descoberta que cada agricultor faz do mundo dos outros;* O nº elevado de indivíduos;* Baixos custos.
Desvantagens
* O ouvinte tem um papel passivo;* A atenção do público tende a dispersar-se, caso o orador não demonstre capacidades oratórias;*O nº elevado de indivíduos.
• Participação activa e dinâmica do orador;
• Comunicação dialéctica horizontal;
• Grau de ensino do público alvo muito variado;
• Objectivos e interesses diversificados;
• Conteúdo programático essencialmente pragmático.
Reuniões de Convívio ou Informais
Vantagens• Descontracção do grupo;
• Comunicação directa entre o animador/orador e o grupo.
Desvantagens• Pode gerar conflitos dentro do grupo.
Conferência
Esta uma reunião de chefes de estado ou uma conferência entre líderes de organizações.
Videoconferência
Videoconferência é uma discussão que permite o contacto visual e sonoro entre pessoas que estão em lugares diferentes, dando a sensação de que os interlocutores encontram-se no mesmo local. Permite não só a comunicação entre um grupo, mas também a comunicação pessoa-a-pessoa.
Correio Electrónico
O correio electrónico é um dos mais cómodos e convenientes serviços:
• Permite enviar e receber correio através de todo o mundo, por custos muito baixos;
• É a implementação informática do correio tradicional.
As vantagens do e-mail são imensas: • Barato - não pagamos selo, não gastamos
papel;• Ecológico - não há por exemplo carros a
transportar cartas, papel a circular, …;• Rápido - uma mensagem é enviada em
segundos e recebida quando o destinatário aceder ao serviço de email;
• O conteúdo das mensagens enviadas por e-mail pode ser muito diversificado;
• Por outro lado, podemos associar-nos a mailing lists. A partir desse momento receberemos todas as informações relativas ao serviço subscrito.
Reuniões Electrónicas
As Reuniões Electrónicas são um conceito que assenta nas reuniões tradicionais, mas com a particularidade de os participantes estarem fisicamente distantes/dispersos.
O objectivo deste tipo de reuniões é permitir a sua realização e respectivas tomadas de decisões, independentemente da presença física dos participantes.
Os participantes são categorizados. Tal como nas reuniões tradicionais, existe sempre um responsável pelo decorrer da reunião – Facilitador. Os restantes elementos são categorizados como participantes, sendo intervenientes nos diversos pontos que constituem a reunião.
O Facilitador é também um participante na reunião, que convoca os participantes, define a agenda e respectivos tópicos e comunica os resultados obtidos para cada ponto, na sua globalidade.
O Planeamento de Reuniões Electrónicas tem como objectivo fulcral optimizar ao máximo alguns dos aspectos inerentes às Reuniões Electrónicas. Actualmente, o tempo dispendido em reuniões é um factor bastante relevante no que diz respeito à rentabilidade/produtividade no mundo empresarial.Um Planeamento pressupõe três momentos: Abertura, Actualização/Revisão e Fecho.
Base de Dados Partilhadas
Uma Base de Dados é uma colecção de dados partilhados, inter-relacionados e usados para múltiplos objectivos. O conceito de base de dados faz hoje parte do nosso dia a dia mesmo que por vezes de forma não explícita.
Reuniões Internacionais
Destinatários
Secretárias de Administração e Direcção, Assistentes Executivas Profissionais e Relações Públicas, que sejam responsáveis pela de organização de reuniões, eventos e cerimónias com presença de Entidades de vários países.
Objectivos Gerais
• Identificar e caracterizar culturas diferentes;
• Planear, organizar e acompanhar com eficácia reuniões, eventos ou cerimónias com a presença de Entidades de vários países;
• Evitar situações embaraçosas por falta de conhecimento de protocolo internacional.
Metodologia Formativa
• Expositiva com recurso a meios audiovisuais;
• Activa, com realização de exercícios práticos e análise de situações concretas apresentadas pelos formandos, através dos quais estes vão experimentando e apreendendo a teoria;
• Demonstrativa, através da análise de exemplos práticos.
FIM
Trabalho realizado por:Sara Gonçalves n.º16;Susana Carneiro n.º18.
11ºS