equipe xlab dr19 1 14 décembre 2006 le traitement des depenses au cnrs (partie 2)

Equipe XLAB DR19 114 décembre 2006

LE TRAITEMENT

DES DEPENSES AU CNRS

(partie 2)


LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS

*L’Achat Public au CNRS

*Les moyens de paiement au CNRS


L ’ACHAT PUBLIC AU CNRS

Le code des Marchés Publics

Les seuils et procédures d’achat

L’inventaire

Les contrats de service


Les marchés publics sont (art. 1 du code des marchés publics) :

des contrats conclus à titre onéreux

(…) par une personne publique

avec une personne privée ou publique (…) pour répondre à ses besoins en matière de :

a. travaux

b. fournitures

c. services



Les marchés publics respectent les principes (art. 1 du code des marchés publics) :

de liberté d’accès à la commande publique

d’égalité de traitement des candidats

de transparence des procédures



Le laboratoire

La délégation

Le fournisseur

Le directeur d’unité :

• définit le besoin• vérifie les factures• atteste le service fait

Le délégué régional vérifie et liquide les factures• ordonne le paiement

Le fournisseur :

exécute la prestation est rémunéré sur des fonds publics


NB :Opérations de travaux, le délégué régional est seul PRM. Le DU peut, avec l’accord du délégué régional, établir des bons de commande pour les petits travaux d’entretien .

Seuils et procédures d’achat Moins de 4 000€ : pas de formalisme, respect des principes du CMP

De 4 000 € à 210 000 € : procédure adaptée (DU = PRM) ordonnance du 6

juin 2005

NB / Forme et obligation de la publicité :

a. De 4 000 € à 90 000 € : PUMA

b. Plus de 90 000 € : publication au BOAMP

c. Pas de publicité si fournisseur unique ou achat complémentaire

A partir de 210 000 € : appel d’offres, publication au BOAMP et JOUE,

pas de contact avec les fournisseurs, 3 à 6 mois de délai, formalisme

détaillé dans ordonnance


Inventaire Dépenses d’équipement

Définitions – seuils

a. Biens durables : durée de vie supérieure à 1 an

b. Montant unitaire supérieur à 800 € HT (y compris pour les accessoires)

c. Dépenses de remise en état d’immobilisation = fonctionnement Gestion comptable

a. Imputation sur des comptes de classe 2

b. Inscription à l’inventaire / immobilisations

c. Comptabilisation centralisée par ACP (amortissement – bilan)

Notion de gros équipement

Définie par le décret 84-155 du 1er mars 1984 relatif au régime administratif, budgétaire,

financier et comptable du CNRS

a. Valeur unitaire > à 300 000 € HT Valeur unitaire de l’équipement pris dans sa globalité

a. Cas des conventions d’achat en commun


Contrats de service Définition

Convention définissant un objet, un prix, une durée Domaines concernés

a. Toute prestation présentant un caractère répétitif et régulier

b. Engagement annuel de la dépense (mais global pour les seuils) Contrat type validé par la DFI

a. Paiement terme échu ou à échoir Suivi spécifique

a. Tarifs

b. Révisions de prix

c. Renouvellement express Signature

a. Notion de Pouvoir adjudicateur (ex-PRM)


LES MOYENS DE PAIEMENT ET LA MONETIQUE

Les moyens traditionnels

La carte affaires

La carte achat


Les moyens traditionnels

Virement la règle générale obligatoire pour dépenses > 750 € Effectué par télétransmission (TP) Logiciel spécifique pour l’étranger

Chèques Etablis par l’agent comptable ou son délégataire Adressés ou remis au créancier sous la seule responsabilité de l’agent comptable

Fortement déconseillé par ACP

Numéraire A la caisse de l’AC au vu du mandat ou de l’ordre de paiement Sur vérification de l’identité et de la capacité du bénéficiaire

Limite de 750 € appréhendée pour la

dépense totale


Encaissement par carte bancaire

Nature des recettes Frais d’inscription à des colloques organisés par le CNRS Publications

Modalités d’encaissement Sur place

a. A la délégation

b. Sur le lieu du colloque A distance

a. Par correspondance

b. Acceptation par ordonnateur des risques d’impayés


La procédure d’encaissement par carte bancaire

Aménagement des factures établies par le CNRS Numéro de la carte Date d’expiration Nom et adresse du donneur d’ordre Signature obligatoire du donneur d’ordre

a. VISA / EUROCARD/ MASTERCARD = cartes acceptées

Réception des factures par fax ou courriel Caractère confidentiel de ces documents


Paiement par carte bancaire

Carte nominative : nom de l’agent comptable adossée au compte de l’ACS ouvert au Trésor Public

Pour régler quelles dépenses ? Droits d’inscription à des colloques Achats d’abonnements et d’ouvrages

Par quel moyen ? Sur place (par seul ACS car code carte) A distance via Internet (jamais par fax ou courrier)

Où ? France et zone Euro (frais importants hors zone Euro - 2,15 %)

Mandatement préalable de la dépense Le paiement par CB n’est pas générateur de dérogation en matière de paiement avant ordonnancement ou de

règlement avant service fait

Justification de la dépense Le paiement par CB ne dispense pas de produire les pièces justificatives réglementaires Dans les cas de paiement à distance un OCPD – Ordre de Commande et de Paiement à Distance – est établi par

l’ordonnateur (le laboratoire) et accompagné de la copie du site internet concerné


La carte affaires

Une carte à débit différé (2 mois)

Une carte adossée au compte personnel du porteur

Une carte établie au nom patronymique du porteur avec mention CNRS

Une carte nationale ou internationale

Une carte paramétrable : retrait en numéraire autorisé ou non, plafonds de retrait ou de paiement

modulables


Pour payer quelles dépenses?

Toutes les dépenses liées aux missions

Frais de transport, d’hébergement et de restauration

a. Marché public en matière de transport

b. Barème des indemnités de frais de mission

Dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission

a. Frais de documentation scientifique sur le lieu de mission

Les frais de réception Restauration


Comment fonctionne-t-elle ?

Débit du compte du porteur pour le montant des dépenses effectuées

Crédit du compte du porteur pour le montant des dépenses acceptées

Une opération neutre pour le porteur

Règlement par le porteur (hôtel, restaurant…)

Production sans délaides pièces justificatives au gestionnaire

Contrôle des piècesselon les règles habituelles en matièrede dépenses publiques

Mandatement des dépenses acceptées


Quels sont ses avantages ?

Utilisation simple

Suppression de la nécessité pour le porteur de faire l’avance des fonds

Réduction du nombre des avances sur frais de déplacement

Garantie sur les délais de remboursement


Nombreux achats pour un montant global faible. Génère une charge de travail importante alors que les véritables enjeux concernent d’autres types d’achats

Production et circulation de papier sans retour d’informations synthétiques sur l’activité de commande d’un service

Procédures à la fois centralisées, et morcelées entre plusieurs acteurs intervenant entre l’auteur initial d’une commande et le fournisseur.

Pour répondre à la gestion des achats publics de faible montant

La carte achatLa carte achat


CARTE D’ACHAT

Système informatisé de gestion des achats de faibles montants (quelques centaines d’euros)

Achat type: fourniture administrative, médicale, électrique, périodiques, réceptions.

Un projet gagnant pour tous

L’établissement public :

Simplification du process, diminution du coût de traitement des commandes regroupement et

dématérialisation des factures, concentration sur des tâches à valeur ajoutée.

Accélération des délais de règlement

Pour le fournisseur

Délais de paiement réduits et garantis,

Diminution des coûts de traitements et dématérialisation des factures

Pour le gestionnaire

Allègement des tâches matérielles, simplification des contrôles


CARTE D’ACHAT

2 types de cartes :

Niveau 1 :

achats ponctuels < 2 000 € HT (fournisseurs ou internet)

Carte nominative (code secret) – une carte par labo

Débit compte CNRS

mise en service juin 2007Niveau 3 :

achats récurrents < 4 000 € HT

Référencement des fournisseurs

Relevé d’opérations mensuel payé par le CNRS

Coûts fixes payés au niveau national

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Documents