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문서 중앙화 솔루션

SoliDocs

목차

2

3

1) 개념

2) 필요성

3) 기대효과

4) 적용분야

1. 개요

1) 개념

4

1. 개요

◆문서중앙화 문서중앙화는문서를중앙서버에서관리하는네트워크기반의문서관리시스템입니다.

◆문서중앙화 특징 기업에서발생하는모든문서를축적, 활용, 공유하여자료의외부유출을방지하고, 모든문서자료를자산화할수있는효율적이고

안전한문서관리방식입니다.

축적, 활용, 공유 외부유출방지,

모든문서자료를자산화기업의 문서 문서중앙화

시스템

문서등록

문서검색

협업지원

연계확장

문서보안

통합관리

2) 필요성

5

1. 개요

5

문서 보안 및 사내 협업을 위하여 문서중앙화 시스템의 도입이 필요함

• 내부직원, 협력사에의한

기업업무정보유출문제

• 고객개인정보유출문제

• 문서복제및반출통제부재

문서보안

접근통제/로깅링크 방식의

문서 유통/공유

정보자산에 대한 외부 유출 가능성을 원천 차단하고,내부 사용자의 편의성을 증대한 시스템 도입으로 문서 보안 및 업무 편의성 증대

협업지원비정형 정보 통합관리를위한 단일 저장소 구현신속한 검색환경 구축

통합관리

문서 생명주기 관리생성/유통/배포/폐기에 대한

이력 추적 관리

연계/확장

개인 및 공유 문서의 편의성에 기반한 문서 활용

• 원본문서유실에따른피해

• 중복문서의재생산및중복

관리로인한자원손실

• 배포및공유의어려움

• 전사적인문서자산의생명

주기관리부재

• 문서유통, 사용에대한관리

및통제의부재

• 사내공유의최대한및

최적화요구발생

• 다양한장소및상황에서의

문서접근요구

3) 도입효과

6

1. 개요

◆업무 프로세스별 문서 중앙화 시스템 도입 효과

• 동시편입에의한문서유실방지

• 원본/버전관리자동화

• 원본문서분실및유실로인한재작성

• 버전관리의어려움

• 저장위치 : 중앙문서함• 저장위치 : 개인PC, 부서별파일서버

• 개인/부서간업무협업공간제공

• 폴더공유/문서링크를통한문서공유

• 문서검색기능제공

• 업무시스템에등록된지식으로제한

• 메신저및메일을통한문서공유

• 외부유출가능성차단

• 중앙서버관리로저비용

• 회사자산화로고부가가치창출

• 개인의통제하에있는자료의유출가능성높음

• 개인및부서별관리로고비용구조

• 회사자산화부재

업무프로세스 도입전 도입 후

문서생성

문서저장

문서활용

문서관리

◆사용자, 관리자, 경영진 측면에서의 문서중앙화 시스템 도입 효과

3) 도입효과

7

1. 개요

사용자, 관리자, 경영진 측면에서의 문서중앙화 시스템 도입 효과사용자(User)

• 편리하고익숙한UI

• 언제어디서나접근이가능한Cloud 업무환경

• 문서의쉬운버전관리

관리자(Admin)

• 단일솔루션으로통합보안시스템구축

• 시스템운영및관리용이성제고

• 퇴사자문서이관의체계적관리

경영진(CEO)

• 기업Data의자산화로고부가가치제고

• 단일솔루션으로문서보안과업무협업시스템구축으로TCO(도입비, 유지보수비) 절감

• 업무의협업강화

• Data 유실걱정Zero

• 문서유출걱정에서Free

• 악의적사용자에의한삭제문서복원기능으로

Data 유실걱정없음

• 안정적보안파일서버구축

4) 적용분야

8

1. 개요

• 임상자료관리

• 의료전자기록관리

• PACS 영상콘텐츠관리

• 표준양식관리

• 전자계약관리

• 관련규정관리

• 민원관련문서관리

• 특수기록물관리

• 영구기록물관리

• 도면/설계문서관리

• 공정/품질문서관리

• 산출물관리

• 전자시험자료관리

• 연구개발자료관리

• 시험재료문서관리

의료 공공

금융

생명공학

제조

9

1) 개요

2) 주요특징

3) 시스템 구성도

4) 표준 구성정보

5) 제공방식

2. 시스템소개

1) 개요

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2. 시스템소개

◆SoliDocs(솔리독스) SoliDocs(솔리독스)는문서의중앙관리체계를구축하여문서의정보자산화를이룰수있게합니다.

또한, 문서에대한효율적인활용과보안능력을갖추게함은물론, 웹을통해언제어디서든지사용할수있으며

부서간또는외부와의원활한협업환경도제공하는최적의웹기반기업문서관리시스템입니다.

문서중앙화시스템

SoliDocs

✓ 클라이언트 문서 자동 수집✓ PC내 문서 저장 금지✓ 외부 유출 방지 및 반출 문서 승인✓ 문서별/사용자별 사용 행위 추적

✓ 웹기반으로 인터넷이 가능한 곳이라면어디서나 접근 가능(모바일 뷰어 제공)

✓ ISMS 웹 보안성 기준 준수

✓ 문서 라이프사이클 관리✓ 중앙 집중 관리를 통한 TOC 절감✓ 보관 만기 및 보존 처리✓ 직원의 이/퇴직에 따른 자료 손실 방지✓ PC와 서버 간의 폴더 동기화

✓ 주제별 문서 세트 구성✓ 다양한 분류 체계(폴더/콘텐츠/혼용)✓ 텍스트 및 인덱스 정보의 데이터 베이스화✓ 메타데이터 및 풀 텍스트 검색

✓ Check Out/Check In을 통한문서 버전 관리(버전 이력 기록)

✓ 복수 작업자의 문서 협업 시편집 우선 순위 설정

✓ 문서 접근 통제- 폴더/콘텐츠/문서별 접근 권한 부여- 모든 권한/편집/기여/열람 권한 부여

✓ 시스템내 보관 문서에 대한 암호화(Seed)✓ 문서 외부 전송 시 가상 링크 생성(웹 뷰어)

※ SoliDocs(솔리독스)는solid(단단한, 견고한, 믿을수있는)와documents(문서) 합성어로써, 미니소프트가제공하는차별화된문서중앙화솔루션명입니다.

문서의전생애주기지원

협업문서보관

2) 주요특징

11

2. 시스템소개

폴더및콘텐츠복합구조를활용하여쉽게다양한형태의문서관리를

할수있습니다.

문서의생성부터유통, 보관, 만기, 보존에이르는전라이프사이클을

관리합니다.

모든문서는암호화되어보관되며외부전송시열람, 인쇄, 다운로드

허용여부를구분하여설정할수있습니다.

버전관리기능과문서잠금(체크아웃, 체크인)은원활한협업작업을

가능하게합니다.

차별화된관리체계

웹기반으로인터넷이가능한곳이면PC를통해모든문서관련업무를

진행할수있고, 모바일단말기로어디서든지접근하여문서열람및알림

수신이가능합니다.

일반모드/문서중앙화모드/DLP모드(옵션)등다양한모드를지원하여

용도에맞게설정할수있습니다.

접근성 다양한모드지원

폴더별, 콘텐츠별, 문서별로접근권한을부여하고자동보존처리를하는등

관리가용이합니다.

작은규모도도입이가능한구조로상황에맞게구축형과클라우드형등

원하는형태로도입이가능합니다.

관리편의성 다양성

3) 시스템구성도

12

2. 시스템소개

SoliDocs(솔리독스) Agent를통해사용자는윈도우탐색기또는웹브라우저를통해서편리하게시스템에접근이가능하며,

서버에등록되는문서는안전하게암호화하여분산관리하고, 데이터의손∙망실및외부유출을막을수있는구조로제공됩니다.

Agent

사용자(Client)

윈도우 탐색기

웹 브라우저

시스템 접근

조회/검색/활용

관리/운용

열람(링크)

일반 사용자

관리자

외부 사용자

통합 문서 관리

ECM(Enterprise Content Management)

문서생성 문서활용 내 문서함 통합검색

업무 문서함 권한/보안 통계/현황 시스템관리

보안/암호화 접근권한통제 모니터링 Repository 관리

Data Center

메타정보DB

콘텐츠DB

검색DB

4) 표준구성정보

13

2. 시스템소개

서비스단일화 서비스이중화

OS HDD OS/DB/ClouDoc 전용

RAID 1

{ }

{ }=

RAID 5

Storage HDD

[Internal Disk][서비스 이중화#1]

Standby

Switch

Active

동기화

[서비스 이중화#2]

L4 Switch

Active Active Active

Switch

백업

NAS / SAN 백업용 NAS

High-EndScale out

50명 미만 100명 미만 200명 미만 500명 미만

CPU 6Core / 1CPU 8Core / 1CPU 6Core / 2CPU 8Core / 2CPU

Memory 16GB 24GB 32GB 48GB

OS HDD 300GB 15K SAS * 2EA 300GB 15K SAS * 2EA 300GB 15K SAS * 2EA 300GB 15K SAS * 2EA

Storage HDD 4TB * 3EA 4TB * 6EA 4TB * 10EA 4TB * 10EA

OS / DB [OS] Windows Server [DB] PostgreSQL

※ 표준구성(안)이며, 실제구성시에는고객사환경및요구사항에따라재구성하여적용됩니다.

5) 제공방식

14

2. 시스템소개

◆구축형(On-Premise)

◆클라우드 형(Cloud)

Internet Load Balancing

L4 Switching

Web ServerDocument Converter

Crawling Search

L2 Switch Database

Backup Storage

Main Storage

UserInternetGateway

• DB의위치가물리적으로분리되어

있고이중화기능추가

• 네트워크구성은Private으로 구성

되어보안에우수

• Private Network 원격통신을

위해Bastion(EC2)이 추가

구축형과 차이점

VPN

Load Balancing

Web/Converter Server

Availability Zone #1

Auto Scaling Group

Availability Zone #2

Storage

Nat/Bastion

M

RDSMaster

S

RDS Standby(Multi-AZ)

회사의규모/업무형태/사용용도에따라구축형(On-premise) 또는클라우드형(cloud)으로도입이가능합니다.

15

3. 주요기능

1) 다양한 보안 모드

2) 문서 수집

3) 문서 분류 체계

4) 문서 세트

5) 접근 권한 체계

6) 문서 협업 기능

7) 문서 행위 추적

8) 검색기능

9) 임시 보관 폴더

10) 문서 공유

11) 외부반출

12) 문서 외부 전송

13) 시스템 접근 방식

14) 문서 라이프 사이클 관리

1) 다양한보안모드

16

3. 주요기능

문서중앙화는가장높은단계의보안수준이지만, 사용자의문서작업에불편을줄수있습니다.

이를해결하기위하여솔리독스중앙화에이전트는부서별또는업무별보안수준에따라선택적으로보안단계를적용할수있도록구성되어있습니다.

※ DLP(Data Loss Prevention) 기능은문서중앙화모드와일반모드에보완적옵션으로사용가능

-로컬PC내에문서저장을금지하는문서중앙화모드에서보안폴더를통해임시적으로로컬PC내에파일을저장할수있도록함

-보안설정없이사용되는일반모드의보안취약점을개선함

문서중앙화모드

• 보안 수준 : 상

- 로컬 PC내문서저장금지

• 문서저장위치

-중앙서버에서암호화하여관리

• 특징

-외부유출원천차단

-문서접근및반출통제가능

-로그수집및모니터링제공

일반 모드

• 보안 수준 : 하

- 로컬 PC내문서저장허용

• 문서저장위치

-로컬PC에서윈도우탐색기로관리

• 특징

-사용편의성을제공할수있으나,

보안에대해서는취약

DLP 기능(옵션)

• 보안 수준 : 중

- 로컬 PC내문서저장허용(보안폴더)

• 문서저장위치

-로컬PC 내보안폴더에서관리

• 특징

-외부유출경로를차단할수있으나,

PC 반출시자료유출∙유실될수있음

2) 문서수집

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3. 주요기능

중앙화 서버

시스템도입시다량의클라이언트문서에대한중앙서버이전은사전계획에따라사용자들에의해서버내정해진폴더로업로드하여진행됩니다.

만일보안상문서를자동으로수집해야하는경우중앙화에이전트에의해문서가수집되며, 수집된문서는클라이언트내보안폴더로이동됩니다.

그리고사용자는보안폴더에수집된문서를서버로이관하게됩니다.

로컬 자료

Agent를 통한

자동 수집

보안 폴더

저장

이관 대상

파일 선별

서버로

이관

대상 파일 선별 후 직접 업로드

기업이나기관은다량의문서를보유하므로, 이를체계적으로분류하여용이하게검색, 접근할수있어야합니다.

솔리독스는조직관점과업무프로세스관점등다양한관점에서문서분류체계를갖출수있도록지원하며, 이를위하여일반적인폴더관리방식이외에

연관성있는문서를콘텐츠로관리할수있는분류체계를추가로제공합니다.

3) 문서분류체계

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3. 주요기능

콘텐츠 방식의 문서 분류폴더 방식의 문서 분류

문서생성/등록 문서분류체계 문서검색/활용

조직 관점 분류체계 업무 프로세스관점분류 체계

사용자 사용자

문서 업로드 문서 검색

업무나프로젝트에따라서일련의문서를사원명, 거래처명, 프로젝트명등과같은키워드(메타데이터)에의해그룹화하여관리하는경우가많습니다.

솔리독스는콘텐츠타입을활용하여키워드(메타데이터)가동일한문서를하나의그룹으로묶어줄수있는문서세트기능을제공합니다.

4) 문서세트

19

3. 주요기능

문서세트생성 문서세트게시

• 콘텐츠목록에서대상선택

• 주제가될인덱스선택(1개만선택가능)

-대상으로선택된콘텐츠의공통인덱스목록제공

• 이름입력후문서세트생성

• 문서세트목록제공

• 문세세트편집및삭제가능

• 문서세트는대상자지정하여공유가능

-단, 대상자가권한이없는경우접근불가

5) 접근권한체계

20

3. 주요기능

솔리독스는무분별한정보활용을제어할수있도록사용자및그룹별로폴더, 콘텐츠, 문서에대한접근권한을부여할수있습니다.

접근권한수준에따라허용된프로그램에한해서만문서의사용권한이제한됩니다.

폴더 콘텐츠 문서

사용자관리자

✓ 모든 권한

✓ 편집

x 기여

✓ 열람

✓ 기여

✓ 열람

x 모든 권한

x 편집

※ 사용자및그룹별접근권한부여

협업시문서의버전관리및중복저장을방지하기위한체크인/체크아웃기능을지원합니다.

체크인/체크아웃기능에의해협업으로생성되는문서는편집순서에따라자동으로버전통제를수행하며, 추후이전버전의열람또는복원등이가능하게

됩니다.

6) 문서협업기능(버전관리)

21

3. 주요기능

문서 협업

문서 열람 시 자동 Check Out

문서 내용 및 속성 수정

문서 저장 시 자동 Check In

버전 변경 및 이력 관리

• 문서의버전표시는최근버전으로표시되어있으며원본문서의버전은1.0으로표시

• 문서의버전문서생성시버전넘버로 sort하여구분

• 버전History 중중간버전을가지고신규버전으로변경

• 버전이력은로그로관리

버전 관리

7) 문서행위추적

22

3. 주요기능

문서의생성에서부터사용, 유통, 외부전송, 만기, 보존에이르는모든문서행위이력은로그로기록되며, 사용자별, 문서별, 날짜별, 행위별등의다양한조건에

의해열람및추적이가능합니다.

사용자 사용자 사용자 사용자

문서 소유자 사용자

생성 편집 공유 유통 보존 폐기

Log Log Log Log Log Log

이력 조회 이력 조회

시스템로그

폴더 로그

콘텐츠 로그

반출 로그

8) 검색기능

23

3. 주요기능

솔리독스는업무효율성향상을위하여키워드검색은물론다양한속성조건에따른상세검색기능을제공하며, 검색결과는사용자의접근권한에따라

제한적으로검색결과를표시합니다.

사용자

• 검색영역 : 본문, 인덱스

-본문검색은크롤링대상포맷에한정

-인덱스검색영역은파일속성정보까지포함

• 제공되는 검색 연산자

-AND (&&), OR (||), NOT (!=), ““ (구문검색), * (와일드카드),

() (우선순위검색)

키워드검색

• 상세검색조건

-폴더경로

: 검색대상이될폴더경로전시

: 선택한폴더의하위폴더까지검색대상에포함

-인덱스설정

: 선택한폴더의인덱스리스트전시

: 인덱스에적용될연산자지정 (=, =>, <=, >, <)

: 부울연산자시정(AND, OR)

: 인덱스조건추가가능

※ 자주사용하는검색조건을쿼리로저장하여사용가능

상세검색

9) 임시보관폴더(네트워크장애시)

24

3. 주요기능

네트워크장애시문서업무의계속적인진행을위해서, 신규문서또는편집중인문서의PC 내임시저장을허용합니다. 임시저장된문서는외부유출이

완벽히차단되며, 네트워크복구시서버로전송하게됩니다.

중앙화모드

SoliDocs server

임시저장디스크

PC내문서저장금지

네트워크장애시

신규생성파일

체크아웃 파일

임시저장

네트워크복구후자동업로드

10) 문서공유

25

3. 주요기능

문서, 폴더또는콘텐츠별로협업을위한공유를타직원또는협력사직원에게부여할수있습니다. 공유참여자는허용된접근권한수준에따라협업에참여

할수있게됩니다.

문서

기여

열람

콘텐츠

✓ 편집

✓ 열람

✓ 기여

✓ 모든권한

폴더

✓ 편집

✓ 기여

11) 외부반출

26

3. 주요기능

문서중앙화시스템에서는사용자가문서를외부로반출하려면반출담당자로부터승인을받아야만가능합니다.

반출자가윈도우탐색기를통해문서의반출을요청하고반출허가담당자가승인을하게되면, 암호화가해제된문서가PC 내반출폴더로전송됩니다.

※ 모든반출과정은로그로기록됩니다.

문서 반출폴더

중앙화 서버사용자 반출 담당자

반출요청

반출 문서복호화

12) 문서외부전송(웹메뉴)

27

3. 주요기능

문서외부전송시웹메뉴를통해전송된문서는웹뷰어로전시되어다운로드없이수신자가문서를열람할수있습니다.

또한설정에따라인쇄또는다운로드를허용할수있습니다. 전송된문서는일회성링크형태로전송되어서버경로가노출되지않습니다.

전송옵션

• 열람

• 인쇄

• 다운로드

웹뷰어

13) 시스템접근방식

28

3. 주요기능

다양한업무환경에서사용자의문서업무는지속되어야합니다. 솔리독스는웹기반문서시스템으로서인터넷이가능한어느곳에서도접속이가능합니다.

솔리독스웹사이트를통한시스템접속뿐만아니라윈도우탐색기를통해서도업무가가능하며, 스마트폰과태블릿PC를통해서도언제어느곳에나문서

열람및Push 알람(문서반출, 결재승인등)을받을수있는환경을제공합니다.

데이터베이스

파일 저장소

솔리독스 문서관리시스템

• 문서뷰어제공

• Push 알람제공

모바일

웹브라우저

윈도우탐색기

14) 문서라이프사이클관리

29

3. 주요기능

보관

유통 편집 공유

기록생성

수집

보존

폐기

문서 라이프 사이클

솔리독스의문서관리기능은문서의생성, 수집, 기록, 공유, 편집, 유통, 보관, 폐기, 보존에이르는문서라이프사이클의모든단계를포함합니다.

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