연세대학교 전자출석부매뉴얼arch.yonsei.ac.kr/nfupload/nfupload_down.php?tmp_name... ·...

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연세대학교

전자출석부 매뉴얼

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[ 이용자 가이드 : 교원용 ]

목차

I. 전자출결 방법

II. 전자출석부 시스템 사용 방법

I. 전자출석부 접속하기

II. 전자출석부 메인화면

III. 스마트출석부 ‐ 강의출결 처리 방법

IV. 스마트출석부 ‐ 전제출석 및 출결상태변경

V. 스마트출석부 ‐ 시간단위로 출석 상태 변경

VI. 스마트출석부 ‐ 인증번호 출석 활용

VII. 스마트출석부 ‐ 전체 출석부 활용

VIII. 스마트출석부 ‐ 종이출석부

IX. 스마트출석부 – 수강생 임시 등록

X. 휴/보강 관리

XI. 출결변경신청 관리

XII. 강의관리 – 조교 등록 및 삭제

III . 전자출결 모바일 어플리케이션 사용방법

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I. 전자출결 방법

전자출결 방법【교원용】

① 전자출결시스템 -> “스마트출석부”로 이동합니다.

② 강의시간에서 출결처리를 원하는 날짜로 이동합니다. 출결은 학생 한 명씩 처리할 수 있으며, 사진출석부를 활용하여 학생의 사진을 보면서

처리할 수도 있습니다.

③ “전체 출석” 및 “출결상태변경“ 기능을 활용하여 모든 학생의 출결을 출석으로 우선 처리한 후, 결석 또는 지각인 학생들만 수정할 수 있습니다.

④ 학생은 전자출결 Y-Attend 모바일 앱 또는 전자출석부에서 출결 상태를 실시간으로 확인할 수 있습니다.

②

전자출결 단말기 미설치 강의실에서의 출결처리 방법 1

③

①

■ 사진출석부

2

전자출결 방법【교원용】 3

전자출결 단말기 미설치 강의실에서의 출결처리 방법 2

■ 학생 모바일 앱 화면

인증번호 출석 기능

① 수업 시간 중 강의자(조교로 등록한 경우 조교도 가능)가 인증번호를 생성하고 이를 학생들에게 전달한 후 입력 받아 출결을 처리합니다.

② 강의자가 “인증번호 출석”을 선택하여 인증번호를 생성합니다. 학생이 인증번호 입력을 완료해야하는 시간(30초, 1분, 2분 이내)과 학생이

인증번호로 출석 확인을 하지 못했을 때 출결이 어떻게 표시(결석으로 표시, 확인필요 표시)되기를 원하는지 선택한 후 “인증시작”을 선택합

니다.

③ 인증번호 출석이 시작되면 학생의 전자출결 Y-Attend 모바일 앱에 알림 메시지가 전송되고 인증번호 입력 화면이 나타납니다.

④ 강의자가 강의실 내에서 인증번호를 알려주면 학생들은 Y-Attend 모바일 앱에 인증번호를 입력하여 출석을 확인합니다. 인증번호 출석 시

간이 종료되면 강의자는 학생들의 출결을 확인할 수 있습니다. 결석인 학생들은 호명 등을 통해 추가로 출석을 확인합니다. 스마트폰을 사용

하지 않는 학생은 인증번호 출석을 할 수 없습니다.

⑤ 인증번호 출석 확인은 수업 시간 중 여러 번 실시할 수 있습니다. 실시할 때 마다 다른 인증번호가 발생되며 학생의 출결 정보는 인정번호 출

석을 실시할 때마다 업데이트 되어 저장됩니다.

③

④

②

전자출결 방법【교원용】

전자출결 단말기 설치 강의실에서의 출결처리 방법■ 전자출결 단말기를 이용한 출석 확인

① 학생은 소지하고 있는 학생증 카드를 강의실 출입문 좌우에

설치된 전자출결 단말기에 접촉하여 출석 처리를 할 수 있습

니다.

② 학생이 단말기로 출석하면 강의자의 전자출석부로 출결 정보

가 전달됩니다.

③ 강의자는 전자출석부에서 학생의 출석 상태를 확인하거나 직

접 선택하여 수정할 수 있습니다.

①

■ 교원 전자출결 PC WEB 화면

■ 학생증 카드

■ 전자출결 단말기

②

③

①

■ 학생 모바일 앱 화면

■ 블루투스 비콘

②

■ 블루투스 비콘을 이용한 출석 확인

① 학생은 전자출결 Y-Attend 모바일 앱으로 블루투스 비콘 신

호를 수신하여 출석 처리를 할 수 있습니다.

② 학생이 단말기를 출석하면 강의자의 전자출석부로 출결 정보

가 전달됩니다.

③ 강의자는 전자출석부에서 학생의 출석 상태를 확인하거나 직

접 선택하여 수정할 수 있습니다.

■ 출결관련 기타 사항

① 수업에 결석하여 출결이 “미인증＂상태로 남아있는 학생은 수

업 종료 후 출결상태변경 기능을 활용하여 “결석”으로 변경해

주시기 바랍니다. 수업에 참석했는데도 결석으로 출결이 되어

있는 학생은 수업시작 20분 이후에 출석확인을 한 경우이며,

미인증인 경우 결석 시수에 포함되지 않습니다.

② 2시간 이상 연강인 경우 단말기 출석은 두 수업을 묶어서 1회

만 처리되며, 추가로 출석 확인을 원하실 경우 인증번호 출석

기능을 활용하실 수 있습니다.

4

II. 전자출석부 사용 방법

전자출석부 접속하기【교원용】 6

• 연세포털서비스(http://portal.yonsei.ac.kr) 접속 -> 로그인 -> 학사정보시스템 -> 전자출석부

• 연세포털서비스 첫 화면 하단의 전자출석부 아이콘 선택

• 전자 출결 시스템 바로 가기 주소 : https://ysrollbook.yonsei.ac.kr

전자출석부 메인 화면【교원용】 7

① 화면 상단에 로그인 사용자 정보가 표시됩니다. 로그아웃 기능과 연세대학교 관련 사이트로 이동할 수 있

도록 바로 가기를 제공합니다.

② 강의를 듣는 학생이 본인의 출결상태 변경 신청을 할 수 있습니다. 현재 신청 건수를 보여줍니다.

③ 공지사항을 확인 할 수 있으며 항목 선택 시 공지사항 상세 페이지로 이동합니다.

④ 오늘의 강의 목록을 표시합니다. 교과목 명 선택 시 오늘 날짜의 일일 출석부 화면으로 이동합니다.

⑤ 현재 학기 기준 전체 강의 목록을 표시합니다. 교과목 명 선택 시 전체 출석부 화면으로 이동합니다.

⑥ 목록 보기, 시간표 보기로 변경이 가능합니다.

①② ③

④ ⑥

⑤

메인 화면 설명

전자출석부 메인 화면【교원용】 8

① 전자출석부 홈 화면입니다.

② 스마트출석부: 강의 과목을 조회하고 학생의 출결을 처리할 수 있습니다.

③ 휴/보강 관리: 강의 과목의 휴강 및 보강을 등록하고 결재를 올릴 수 있습니다.

④ 출결변경신청 관리: 학생이 신청한 출결 변경 내용을 확인하고 신청 내용을 승인하거나 반려할 수 있습니다.

⑤ 강의 관리: 강의 과목의 출결기준시간을 변경하고 조교를 등록할 수 있습니다.

⑥ 알림이력 관리: 강의 과목에서 학생에게 발송한 알림을 조회할 수 있습니다.

⑦ 공지사항: 일반 공지 내용을 확인할 수 있습니다.

⑧ 이용안내: 일반 이용 안내를 확인할 수 있습니다.

①②③④

⑥⑤

⑦⑧

사이드 메뉴 설명

스마트출석부【교원용】 9

강의 출결 처리 방법① 전자출석부 메인 화면에서 “스마트 출석부”를 선택합니다.

② 해당 학기를 선택하여 강의 목록을 검색합니다.

③ 오늘의 강의에서 원하는 강의를 선택하여 오늘의 일일 출석부로 이동합니다.

④ 오늘의 강의 날짜가 표시됩니다. 다른 강의 날짜를 선택하고 검색하여 원하는 날짜로 이동할 수 있습니다

(단, 이번 학기 중 현재시점까지의 강의 날짜만 표시됩니다).

⑤ 해당 수강생을 선택하여 출결 상태를 입력합니다. 미인증은 출결이 입력되지 않은 상태이며, 출결은 “출석, 지각, 조퇴, 결석” 중 하나만 선택하여

입력할 수 있습니다. 단말기가 설치된 강의실의 경우에는 학생이 입력해놓은 출결 상태를 확인할 수 있으며 수정도 가능합니다.

⑥ 사진 보기를 선택하여 수강생 사진을 보며 출결 처리할 수 있습니다.

⑦ 별도로 출결에 관련된 사유를 입력할 수 있습니다. 출결 상태가 처리된 이후에만 입력 가능합니다.

①

②

③④

⑤

⑥

⑦


전체 출석 및 출결상태변경

원하는 날짜의 일일 출석부에서 전제출석 및 출결상태 변경 기능을 통해 출결 처리를 보다 편리하게 할 수 있습니다.

① 강의 시간을 선택하여 원하는 날짜로 이동합니다 (전체 출석부에서는 해당 기능이 활성화되지 않습니다).② “전체 출석”을 선택합니다. 전체 출석을 선택할 경우 이미 입력되어 있는 출결 상태는 모두 출석으로 업데이트 되어 저장되며, 복구는 불가능합니다.

③ “출결상태변경”을 선택하여 출석이 아닌 학생들의 출결 상태만 선택하여 수정합니다.

④ 단말기가 설치되어 있어 학생들이 출석을 확인하는 경우에는 수업이 종료되면 출결상태변경 기능을 이용하여 해당 수업에서 미인증으로 되어있는

학생의 출결을 결석으로 반드시 변경해주시기 바랍니다. 결석으로 이미 입력되어 학생은 수업시작 20분 이후에 단말기로 츨석 확인을 한 경우이며,

미인증은 수업에 참여하지 않은 경우입니다. 미인증은 결석 시수에 포함되지 않습니다.

① ②


시간 단위로 출석 상태 변경

2시간 이상의 연강인 경우 시간 단위로 출결 상태를 변경할 수 있습니다(단, 단말기는 첫 시간 1회만 사용 가능합니다).

① 대표 출결 정보(출석, 지각, 조퇴, 결석)를 입력한 후, 추가적으로 강의 시간 단위로 출결 처리를 할 수 있습니다 단. 대표 출결 정보가 미인증으

로 되어있으면 시간 별 입력이 불가능합니다.

② 시간 단위로 출석, 지각, 결석 처리를 하는 화면입니다. 시간 단위로 정보를 다르게 입력할 경우 출석/결석 시수도 시간단위로 계산됩니다.

③ 시간별로 표시된 출결 상태에 따라 대표 출결 정보가 출석, 지각, 조퇴, 결석 등으로 변경되어 표시됩니다.

- 예) 출석 – 결석 : 조퇴 / 결석 – 출석 : 지각

①②

12스마트출석부【교원용】

인증번호 출석 기능을 활용해 보다 편리하기 출결 처리를 할 수 있습니다. 인증번호 출석은 수업이 진행되는 동안에만 실시할 수 있습니다.

① 강의 시간을 선택하여 원하는 날짜로 이동합니다 (전체 출석부에서는 기능이 활성화되지 않습니다).

② “인증번호 출석”을 선택합니다.

③ 인증번호가 생성됩니다.

인증번호 출석 활용

④ 학생이 인증번호 입력을 완료해야하는 시간(30초, 1분,

2분 이내)과 학생이 인증번호로 출석 확인을 하지 못했

을 때 출결이 어떻게 표시(결석으로 표시, 확인필요 표

시)되기를 원하는지 선택합니다. (“확인 필요 표시”를

선택하고 학생이 인증번호 입력을 하지 못했을 경우 해

당 학생 옆에 “?”표시가 나타납니다.)

⑤ 인증 시작을 선택하여 인증번호 출석을 시작하고,

학생에게 인증번호를 알려줍니다. 인증번호 출석을 시

작하면 학생이 설치한 Y-Attend 모바일 앱에 알림 메시

지가 전송되고, 학생은 지정된 답변 시간 내에 각자의

Y-Attend 모바일 앱으로 인증번호를 입력하여 출석 처

리를 합니다.

⑥ 인증번호 출석은 수업 시간 중 여러 번 실시할 수 있습

니다. 실시 때마다 매번 다른 인증번호가 발생되며, 학

생의 출결 정보는 인증번호 출석을 실시할 때 마다 업

데이트되어 저장됩니다.

⑦ 인증번호 출석이 완료되면 인증번호 출석에 실패한 학

생은 호명 등을 통해 출석을 재확인합니다. 스마트폰을

사용하지 않는 학생은 인증번호 출석이 불가능합니다.

②

③

④

⑤


강의 날짜에 따른 일일 출석부가 아닌 강의 전체의 내용을 볼 수 있는 전체 출석부의 활용법입니다.

① 강의시간에서 “학기 전체” 항목을 선택합니다.

② “수강대상자”와 “출석 1/3 미달자(F학점 부여 대상, 남은 강의시간까지 계산하여 1/3일 대상 구분)”, “휴학/기타” 항목 별로 구분하여 표시

된 학생 목록을 확인할 수 있습니다.

③ 학생 성명을 선택하여 학생의 전체 출결 내역을 확인할 수 있습니다.

④ 선택한 학생의 정보를 확인할 수 있습니다.

⑤ 해당 강의 날짜를 선택하여 출결 변경을 처리하거나 사유를 입력할 수 있습니다..

⑥ 특정 출결 시간을 선택하면 출결 처리 내역을 확인할 수 있습니다.

전체 출석부 활용

①

②

③

④

⑤ ⑥


전체 출석부 활용 - 종이 출석부

종이 출석부를 출력할 수 있습니다. 종이 출석부 화면에서는 직접 출결 처리를 할 수 없으며, 이미 입력되어있는 내용만 인쇄합니다.


② 종이 출석부를 선택하여 그 동안 입력한 출결 내용을 확인하고 출력할 수 있습니다. 프린터 인쇄창이 뜨면 기본설정에서 용지방향과 크기를 설정

하여 출력될 종이출석부의 크기를 조정해주시기 바랍니다(용지방향은 가로로 용지크기는 B4로 했을 때 이전 종이출석부와 가장 비슷합니다)

③ 종이출석부 화면에서 소속, 학년, 학번, 성별을 클릭하여 정렬 방식을 변경하고, 변경한 대로 출력할 수 있습니다.

④ 종일 출석부에 출석 현황이 표시됩니다.○ : 출석 △ : 지각 R : 결석계(사유서를 제출하고 출석인정 받은 경우)□ : 조퇴 X : 결석 _ : 미인증 (출결이 입력되지 않은 초기값)H : 휴강 h : 휴일

①

②

③

15【교원용】

수강 변경 기간 동안 학생을 임시로 등록하여 출결 처리를 할 수 있습니다. 변경 기간이 끝나고 해당 교과목을 신청한 것이 확인되면

임시수강생 기호가 사라집니다.


② 수강생임시등록을 선택하여 학생을 등록합니다.

③ 이름 옆에 임시 수강생 기호를 확인할 수 있습니다.

④ 임시수강생 기호를 선택하면 해당 학생을 삭제할수 있습니다.

②

③

①

전체 출석부 활용 – 수강생 임시 등록

스마트출석부

16휴/보강 관리【교원용】

휴/보강 등록

휴강 및 보강을 실시할 경우 전자출결시스템에 등록합니다. 휴/보강이 등록되면 출석부에서 해당 날짜가 삭제되거나 추가됩니다.

① 전자출석부 메인 화면에서 “휴/보강 관리”를 선택합니다.

② 휴/보강 신규 등록을 선택합니다. 휴강 또는 보강만 입력도 가능합니다.

③ 휴강 또는 보강에 따라 내용을 기입합니다.

④ 등록을 선택하면 휴/보강이 등록되고 스마트 출석부에 날짜가 반영됩니다.

①

②

③

④

17휴/보강 관리【교원용】

휴/보강 결재

등록한 휴/보강 내역은 반드시 결재를 올려야 합니다. 결재가 시작되면 그룹웨어로 연동되어 처리되기 때문에 그룹웨어를 사용할 수 있

는 PC에서 결재를 진행해 주시기 바랍니다. 결재는 보강계획서와 출장 및 여행신청서 중 하나만 선택하여 처리해주시기 바랍니다.

① 등록한 휴/보강 사항 중 결재를 원하는 항목을 하나 이상 선택하여 그룹웨어 결재를 진행할 수 있습니다.

② 국내 또는 국외로의 출장(여행)계획과 상관없이 휴/보강을 진행하는 경우 “보강계획서 결재문서 생성”을 선택하여 결재를 시작합니다.

③ 국내 또는 국외로의 출장(여행)계획으로 인해 휴/보강을 진행하는 경우 “출장 및 여행 신청서(교원용) 결재문서 생성”을 선택하여 결재를 시작합

니다. (교무위원은 출장 및 여행신청서(교무위원용)을 선택해 주시기 바랍니다)

④ 시간강사는 “보강계획서 출력(시간강사용)＂을 선택하시어 출력 후 서면으로 결재 진행해 주시기 바랍니다.

⑤ 결재 상태가 미결제, 문서삭제, 문서반려, 문서회수인 경우에만 휴/보강 등록 내역을 삭제할 수 있습니다.

①

② ③④

⑤

18출결변경신청관리【교원용】

출결변경 신청 처리

학생이 출결 내역의 변경을 원할 경우 전자출결시스템에서 직접 신청 할 수 있습니다.

① 전자출석부 메인 화면에서 “출결변경신청관리”를 선택합니다.

② 학기 선택에서 해당 학기를 선택하고, 강의목록에서 해당 교과목을 선택합니다.

③ 조회 검색 조건을 입력합니다.

④ 검색 조건에 따라 학생들이 제출한 출결 변경 신청 목록을 확인 할 수 있습니다. 학생 성명을 선택하면 상세 신청정보를 확인할 수 있습니다.⑤ 선택한 신청 건을 승인하거나 반려할 수 있습니다.

①

②③

④

⑤

19강의관리【교원용】

조교 등록 및 삭제

교과목에 조교를 등록할 수 있습니다. 조교로 등록되면 해당 교과목에 대해 교원과 동일한 권한을 갖게 됩니다.

① 전자출석부 메인 화면에서 “강의 관리”를 선택합니다.

② 학기 선택에서 해당 학기를 선택하고, 강의목록에서 해당 교과목을 선택합니다.

③ 추가를 선택하여 조교를 등록하거나, 이미 등록된 조교를 삭제할 수 있습니다. 조교는 숫자제한 없이 등록할 수 있습니다.

④ 조교는 전자출결시스템에 본인의 학번으로 로그인한 후 상단의 ‘권한변경＇을 선택하여 권한을 학생에서 교원으로 권한을 변경하면

조교로 등록된 교과목의 목록을 볼 수 있습니다

①

②

③

III. 전자출결 모바일 어플리케이션사용안내

전자출결 모바일 어플리케이션【교원용】 21

① 본인 휴대폰에서 구글 마켓이나 애플 앱

스토어 접속하여 ‘연세대학교 전자출결

Y-Attend’를 검색하여 앱을 다운로드 받

습니다.

② 다운로드 및 설치 완료 되면 본인 휴대폰

에 전자출결 앱 아이콘이 생성 됩니다.

③ 교직원번호/패스워드를 입력하는 화면입

니다.

④ 간편 로그인을 위하여 교직원번호/패스

워드를 저장할 수 있습니다.

⑤ 로그인을 선택합니다.

①②

③

④

⑤

전자출결 모바일 어플리케이션 22

홈화면

① 오늘의 강의 중에서 현재 강의 중이거나 다음

에 진행할 강의가 표시됩니다.(오늘의 강의가

없거나 강의가 모두 완료된 경우에는 첫 번째

강의가 표시됩니다.)

② 강의 상태가 표시됩니다.

③ 오늘의 강의에 대한 수업 주차와 강의실이 표

시됩니다.

④ 교과목 명이 표시됩니다.

⑤ 공지사항을 표시합니다.

⑥ 기본 사이드 메뉴 입니다.

사이드메뉴

① 로그인 후 나오는 첫 홈 화면입니다.

② 스마트출석부: 강의 정보 및 학생의 출석상태

를 확인할 수 있습니다.

③ 인증번호출석: 인증번호 출석을 진행할 수 있

습니다.

④ 출결변경신청 조회: 학생이 신청한 출결변경신

청 내역을 조회할 수 있습니다.

⑤ Message Box: 공지사항, 휴/보강, 출결변경

알림 내역을 확인할 수 있습니다.

⑥ 공지사항: 전자출석부 일반 공지사항입니다.

⑦ 이용안내: 전자출석부 일반 이용안내입니다.

⑧ 환경설정: 알림 설정, 업데이트 확인, 로그아웃

기능을 제공합니다.

①

②

③

④

⑤

⑥

【교원용】

①

②

③

④

⑥

⑦

⑧

⑤

Confidential

Yonsei University

Electronic Roster Manual

COPYRIGHT© 2016 YONSEI UNIV. ALL RIGHTS RESERVED.

[ User’s Guide : For Faculty Members]

Index

I. Introduction to Electronic Attendance System

II. How to use Electronic Attendance System

I. Accessing Electronic Attendance System

II. Electronic Attendance System

III. Smart Roster – How to Check Students’ Attendance Status

IV. Smart Roster – Attendance of All Students & Attendance Status Change

V. Smart Roster- Checking Attendance Based on Time Units

VI. Smart Roster- Checking Attendance Using Verification Code

VII. Smart Roster- Using Full Semester Roster

VIII. Smart Roster – Using Full Semester Roster – Paper Roster

IX. Smart Roster – Using Full Semester Roster – Registration of Temporary

Attendee

X. Class Cancellation/ Makeup Class Management

XI. Request for Attendance Status Change

XII. Class Management – Add or Delete TA

III. How to use Electronic Attendance Mobile Application

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I. Introduction to Electronic Attendance System

2

Attendance Check without Attendance Check Reader 1

The professor can manually check students’ attendance on Electronic Attendance System.

①

③

Electronic Attendance System【Professor’s Use】

① Go to “Smart Roster” on Electronic Attendance System.

② You can check your students’ attendance at the system. Students’ pictures are provided.

③ You can easily check your students’ attendance using “Attendance of All Students” and “Attendance Status Change”buttons. First you can make all of your students’ attendance status present by selecting “Attendance of All Students” button, and then change some students’ attendance status to late or absent by clicking “Attendance Status Change” button.

④ Students can check their attendance status by logging in the Y-Attend Mobile application or webpage of electronic attendance system in real time.

3

Attendance Check without Attendance Check Reader 2

The professor can check students’ attendance using Verification Code. Students need Y-Attend Mobile application

【Professor’s Use】

① The professor can create verification code by selecting “Check Attendance Using Verification Code”. Professor let students in the class know the verification code.

② Students receive push message on their mobile application.

③ Once the verification begins, students check their own attendance by entering verification code on their mobile application. (Students who fail to input the code within the time will be marked as absent or marked with “!” after their names in Electronic Roster)

④ Attendance check using verification code can be done several times during class. Every time different verification code is created and students’ attendance status is updated.

①

Electronic Attendance System

4

Attendance Check Using Attendance Check Reader / Bluetooth Beacon


Attendance Check Reader

① If students screen their student ID cards to the attendance check reader installed on the sides of the entrance of the room, their attendance will be checked.

② Once students have identified themselves using the attendance check reader, the information will be sent to the professor’s Electronic roster.

③ You can check or change students’attendance status on Electronic roster.

Electronic Attendance System

①

■ Student ID card

■ Attendance Check Reader

②

③

①

■ Student’s mobile application screen

■ Bluetooth Beacon

②

Bluetooth Beacon

① By receiving signals from Bluetooth Beacon installed in classroom, students may check their attendance conveniently using “Y-attend”, a mobile application previously downloaded.

② Students can check attendance automatically or manually by logging into a mobile application in a room where Bluetooth Beacon is installed.

③ You can check or change students’attendance status on Electronic roster.

II. How to Use Electronic Roster

Accessing Electronic Attendance System 6

① Go to Yonsei Portal Service(https://portal.yonsei.ac.kr)-> Sign In -> Electronic Roster

② Select Electronic Roster icon.③ Link to Electronic Attendance System:

https://ysrollbook.yonsei.ac.kr


7

Home Screen

① Once you have signed in, the user’s information will appear on the top of the page. The top menu also shows “log-out”and a shortcut to Yonsei websites.

② Students can apply for change of their attendance status. Application statistics is displayed.

③ You may check current notices and click the title to move to see details.

④ A list of today’s classes is displayed.If you click the course title, you can move to daily roster.

⑤ A list of classes for the current semester is displayed. If you click the course title, you can move to a page showing overall roster.

⑥ You may change view options according to “List” or “Timetable”.


①② ③

④ ⑥

⑤

8

Side Menus

① Home screen② You may view your classes and change

students’ attendance status.③ You may process class cancellation and set a

makeup class.④ You may check the request for a change in

attendance by students and approve or reject the request.

⑤ You may check details of your classes, change class attendance time and appoint T.A.

⑥ You may access the history of notice you have sent to your students.

⑦ You may check details of general notice.⑧ You may check general instructions for the

system.


①②③

④

⑥⑤

⑦⑧

Smart Roster 9

Smart Roster – How to Check Students’ Attendance Status


①

②

③④

⑤

① Select “Smart Roster”. ② Select current semester to search your class.③ Select “Course Title” to move to daily roster of the selected course.④ Today’s date is displayed. By selecting the “Class Time” you may move to the daily roster of other date.⑤ Select a student to check his/her attendance.⑥ You can check attendance while seeing students’ photographs by clicking this icon.⑦ You can input reasons for attendance status.

⑥

⑦

Smart Roster 10

Smart Roster – Attendance of All Students & Attendance Status Change


You can check students’ attendance easily by using “Attendance of All Students” and “Attendance Status Change” buttons.

① Select “Class Time” and search the class to check attendance.

② Click “Attendance of All Students” button. Then attendance status of all the students of the selected class and time is changed to be present.

③ Click “Attendance Status Change” button to change some students’ attendance status to absent or late.

①

② ③

Smart Roster 11

Smart Roster – Checking Attendance Based on Time Units


You can check students’ attendance based on time units when you have more than 2-hour class.

① After you check students’ attendance, you may change their attendance per class period.② Attendance status of a selected student is displayed. You may adjust it as present, late, or absent for each class period.

②

①

Smart Roster 12

Smart Roster – Checking Attendance Using Verification Code


In classrooms where electronic attendance devices are not installed, you may check attendance using a verification code.

① Select the class time and move to today’s daily roster

② Select “Check Attendance Using Verification Code”. You can only select this option when the class is going on.

③ Create and confirm a verification code. ④ Set up an expiration time and treatment of

students who fail to verify.⑤ Select “Start Verification” to begin attendance check

and tell the created code to students in the classroom. Once the verification period begins, students check their own attendance by entering verification code on their mobile application.

⑥ Attendance check using verification code can be done several times during class. Every time different verification code is created and students’ attendance status is updated.

⑦ For the students who does not use smart phone, check their attendance by calling names.

②③

④

⑤

Smart Roster 13

Smart Roster – Using Full Semester Roster


① Select the class time and move to Full Semester roster.② You can see students’ list.③ Select a student’s name to see his/her overall attendance.④ You can see the information of the selected student.⑤ Select the date to edit attendance status or to enter reasons.⑥ Select attendance time to view details of attendance status.

①

②

③

④

⑤ ⑥

Smart Roster 14

Smart Roster – Using Full Semester Roster – Paper Roster


① Select the class time and move to Full Semester roster. ② Select “Paper Roster”. When paper roster is displayed, you can print out paper roster.③ The full semester attendance record of students will appear.

○ : Present, R : Absent with Notice(Appear as present if a written notice of absence is submitted)△ : Late-in, □ : Early leave, X : Absent, _ : Unverified (present not processed)H : Class Cancellation h : Holiday

- Service for editing attendance status is not provided on the Paper Roster menu. You can only print it.

①

②③

③

Smart Roster 15

Smart Roster – Using Full Semester Roster – Registration of Temporary Attendee


During the add and drop period, you may register a student as a temporary attendee to check. Once add and drop period has passed and it is confirmed that the student is enrolled in the class, the symbol for a temporary attendee will disappear.

②

③

①

① Select the class time and move to Full Semester roster.

② Select “Register a Temporary Attendee” ③ You can see the symbol for a temporary

attendee.④ You can delete temporary attendee when

you click the symbol.

Class Cancellation / Makeup Class Management 16

Class Cancellation / Makeup Class Management – Register a Class Cancellation / Makeup Class


① Select “Class Cancellation/ Makeup Class Management”.② Select “Register a class cancellation / Makeup class”.③ Enter details of the cancelled or makeup class. ④ After cancelled or makeup class is registered, new date will be added on the electronic roster.

①

②③

④

Class Cancellation / Makeup Class Management 17

Class Cancellation / Makeup Class Management – Getting Approval for Class Cancellation / Makeup Class Registration


① You may process a groupware approval by selecting multiple items on the registered class cancellation / makeup class list

② If you cancel or make up a class regardless trip, you can select “Makeup Class Plan” to get final approval.

③ If you cancel or make up a class because of trip, you can select “Application for Travel Permit” to get final approval.

④ You have to get approval at PC where you can use Groupware.

①

② ③

Request for Attendance Status Change 18

Approve or Reject the Request


① Select “Request for Attendance Status Change”.② Select class you want approve or reject students’ request.③ Enter search conditions.④ You can view lists of requests for attendance change according to the conditions you have specified. If you click a

student’s name, you can check details of his/her request.⑤ You may approve or reject the request. If you approve it, the requested change will be automatically reflected on the

electronic roster.

①

②③

④

⑤

Class Management 19

Add or Delete Teaching Assistant


① Select “Class Management”.② Select class you want add or delete teaching assistants. ③ Yon can add new teaching assistants or delete them.④ Once you have added teaching assistants on the system, then they can check the attendance of the class.

①

②

③

III. How to Use Electronic Attendance Mobile Application

Y-Attend Mobile APP 21

① You can visit Google Market or Apple Appstore, search Y-Attend Application and download.

② After you download and install the application, you can see Y-Attend Application in your mobile phone.

③ You can input your Yonsei Portal ID and password.

④ You can save ID and password.⑤ Click the LOGIN to sign in.

①②


③

④

⑤

Download Y-Attend Mobile Application Log-in to Y-Attend Mobile Application

Y-Attend Mobile APP 22

①

②

③

④

⑤

⑥


Home Screen

① The on-going class or next class is displayed.

② The status of class is displayed.③ The week information and

classroom are displayed.④ The class information is displayed.⑤ Notice is displayed.

①

②

③

④

⑥

⑦

⑧

⑤Side Menus

① Home: This is the home screen once you have signed in.

② Smart Roster: You can check your classes’ information and students’ attendance status.

③ Check Attendance Using Verification Code: You can check attendance using verification code

④ Search Request for Attendance Status Change: You can search the requests for attendance status change you students apply.

⑤ Message Box: Notice, Class cancellation/Makeup class.

⑥ Notice⑦ User’s Guide⑧ Settings

Home Screen Side Menus

연세대학교 전자출석부매뉴얼arch.yonsei.ac.kr/nfupload/nfupload_down.php?tmp_name... ·...

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