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ENTREGA DE TURNO
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PR-AL-C009
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12/05/2018 VERSIÓN:
1.0
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ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
GERENTE DE CALIDAD, FIRMA y FECHA
TEJEDA VASQUEZ & ASOCIADOS, SRL FIRMA y FECHA
DIRECTOR, FIRMA y FECHA
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PR-AL-C009
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15-05-18 VERSIÓN:
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DEL CAMBIO
REVISIÓN No.
FECHA DE VIGENCIA
PÁGINAS AFECTADAS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CAMBIO
15-05-18 Versión Original
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ...................................................................................... 3
1. Objetivo .......................................................................................................... 4
2. Alcance .......................................................................................................... 4
3. Documentos de Referencia ............................................................................ 4
4. Normas ........................................................................................................... 4
5. Términos y Definiciones ................................................................................. 5
6. Flujograma ..................................................................................................... 6
7. Procedimiento ................................................................................................ 7
8. Registros ...................................................................................................... 12
9. Anexos ......................................................................................................... 13
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1. Objetivo
Definir las actividades a seguir para el cierre correcto del turno, garantizando el pase de
información oportuna de las novedades y por consiguiente, lograr la satisfacción de los
clientes internos y externos de Hotel Aladino.
2. Alcance
Este procedimiento está dirigido al personal de departamento de recepción, abarcando
todas las actividades relacionadas desde que el personal llega a su puesto de trabajo
hasta la notificación de novedades presentada en su turno.
3. Documentos de Referencia
3.1. Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 3.2. Norma ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Conceptos y Vocabulario
4. Normas
4.1. El recepcionista que recibe el turno, debe cerciorarse de entrar al sistema con
su clave y usuario. No se debe trabajar con la clave de otro usuario, quedando
la responsabilidad en la clave de usuario registrada en las transacciones.
4.2. El libro de novedades deberá ser leído en presencia del recepcionista saliente,
con el fin de solventar dudas en las novedades registradas.
4.3. El inventario de Front y Conteo de Caja, debe ser cotejado en presencia del
recepcionista saliente.
4.4. Las carpetas contentivas de información relacionadas con los procesos
ejecutados durante la recepción de huéspedes, deberán estar ordenadas con
sus soportes, en los lugares dispuestos para tal fin.
4.5. Los soportes de alimentos y bebidas recibidos por recepción deberán ser
anexados de inmediato al folio del huésped correspondiente.
4.6. En caso de ser extraviado un ticket de alguna habitación será responsabilidad
del recepcionista que haya firmado en señal de conformidad la hoja de entrega
del área de alimentos y bebidas.
4.7. El turno debe recibirse con los cierres de caja en total cero (0).
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4.8. Antes de revisar y abrir el libro de novedades, los recepcionistas son
responsables de firmar el libro record (en físico) donde se conste la entrega y
recepción del fondo de caja y talonarios pre-enumerados para las diferentes
transacciones.
4.9. Es responsabilidad del encargado/supervisor de recepción validar que el
talonario de ajustes y correcciones no tenga ningún salto inusual en la
numeración.
4.10. El Encargado de recepción/supervisor de recepción es responsable de la
correcta transferencia y firmas de la entrega de fondos así como dar
seguimiento a la resolución de pendientes.
4.11. Es responsabilidad del recepcionista depositar las divisas extranjeras en la
urna destinada para ello, por lo que a la entrega de turno, no debe de tener
ninguna denominación en moneda extranjera.
4.12. Es responsabilidad del encargado de recepción/supervisor de recepción revisar
los siguientes reportes para validar que la información generada durante los
turnos de trabajo versus los soportes físicos coincidan en su totalidad:
Clientes en casa.
Salidas del día.
Grupos en casa.
Guest ledger. (clientes sin crédito)
Huéspedes con cortesía con soportes autorizados.
Lista de huéspedes con tarifa House in use.
Reservas con cambio de habitación.
5. Términos y Definiciones
Libro de Novedades: Libro en donde se registra incidencias, eventualidades o
información importante que acontecen durante la realización de los
procedimientos asociados.
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6. Flujograma
No Aplica
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1. Procedimiento
Recepcionista
1. Recibe información del cierre de caja X del recepcionista saliente.
1.1 Certifica que el cierre de caja X se encuentre en saldo cero (0).
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2. Recibe información del fondo de caja disponible.
2.1 Valida que el monto recibido concuerda con lo reportado en el fondo.
2.2 Si presenta diferencias en el conteo realizado, verifica discrepancias con
el recepcionista del turno saliente.
3. Revisa Libro de novedades, registra fecha, turno y el nombre del recepcionista
encargado del turno. 3.1. Selecciona la rutina Actividades – Nueva – Libro de Novedades
Recepción.
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3.2. Selecciona “Reportar Novedad”
3.3. Si desea agregar algún archivo, se ubica en la pestaña fichero y lo
anexa.
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3.4. Escribe las novedades correspondientes a su turno de trabajo en el espacio
en blanco, y en los campos que correspondan.
Para buscar el reporte del recepcionista anterior:
3.5. Actividades – Listar Actividades
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3.6. Tipo de Actividad – Libro de Novedades Recepción
3.7. Busca por el Nombre y la fecha del Recepcionista que le entrego y le da
doble click.
3.8. Revisa las notas de su compañero, copia y pega en su libro lo que
requiera solventar y cerrar.
3.9. Continua paso 4.
4. Ejecuta las actividades pendientes por resolver anotadas en el libro de novedades.
5. Prepara según sea el turno las actividades previas al Check In o Check Out de
Huéspedes.
6. Ordena, verifica y valida que los soportes archivados en las carpetas se encuentren en orden y en el lugar correspondiente.
7. Registra las novedades que quedan pendientes en su entrega de turno.
8. Alista su puesto de trabajo para entregar el turno.
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2. Registros CODIGO DENOMINACIÓN DEL REGISTRO TIPO DE REGISTRO CUSTODIO TIEMPO DE
RETENCIÓN
Libro de Novedades Electrónico Supervisor de
Recepcion 1 año