Universidad Nacional

Facultad de Ciencias Sociales

Escuela de Administración

Auditoría Organizacional

Ensayo de Auditoría Administrativa

Profesor:

Gustavo Amador

Estudiante:

Luis Diego Salas Salazar.

Campus Universitario Omar Dengo

Noviembre, 2010

INTRODUCCIÓN

La administración de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes cada una de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo

La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa. Pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.

Se trata de la auditoria.

“... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.” -Holmes.

La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.

En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorías, destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia ( Italia), 1.581.

La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas (donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).

Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos.

Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.

Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.

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En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."

Podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

El objetivo de la auditoría consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

Los fines de la auditoría son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado.

Podemos señalar los siguientes:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

4. Descubrir errores y fraudes.5. Prevenir los errores y fraudes

a. Exámenes de aspectos fiscales y legales

b. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)

c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Los variadísimos fines de la auditoria muestran la utilidad de esta técnica

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas

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determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La Auditoria es un examen crítico (pero no mecánico) que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, etc. La auditoria implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un organismo.

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales".

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoría se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la dirección superior.

Otras definiciones de auditoría administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.

En las últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá una gran demanda de información respecto al desempeños de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz ha de llevar a cabo el examen y evaluación de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional)

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analítica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.

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Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido

instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta.

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que sé está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurídica Criterios de funcionamiento

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Estilo de administración Proceso administrativo Sector de actividad Ámbito de operación Número de empleados Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e

información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social.

En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:

1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)

2. Entidad Paraestatal3. Organismos Autónomos4. Gobiernos de los Estados5. Comisiones Intersecretariales6. Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características:

1. Tamaño de la empresa.2. Sector de actividad.3. Naturaleza de sus operaciones.

Conforme al tiempo han surgido nuevos enfoques para la realización de auditorías, los cuales surgen a partir de la necesidad de ampliar la información que se presenta a la empresa consultada, uno de estos enfoques se conoce como auditoria integral, cuyo método involucra diversos tipos de auditorías. Esta postura mantiene que, además de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, también se debe de opinar sobre la organización en sí misma, en si la actividad auditora ha ido evolucionando su enfoque a lo largo del tiempo y ahora se encuentra en una disyuntiva entre una auditoria integral y otros enfoques, puesto que poseen varios promotores y deflactores que dicen que es un salto al vacío puesto que se pretende con ella garantizar a terceros la actuación de una organización desde las perspectivas de eficiencia, efectividad, economía, ética y medio ambiente y hay quienes si inclinan a una auditoria relaciona solamente con los estados financieros.

En la actualidad el concepto de auditoría debe ir más allá de la revisión contable, las organizaciones requieren de una visión de conjunto como organización, que está en constante relación con su entorno, donde lo que se busca es una cosmovisión de la empresa.

Un enfoque holístico en autoría, implica que se debe analizar a la empresa como un todo, con una visión de conjunto, y no por sectores o por tipos de auditoría, lo que se pretende es tener un conocimiento adecuado del cliente y realizar un estudio al sistema de control interno para detectar las debilidades que puedan alterar el futuro organizacional, una auditoria bajo este enfoque, garantiza al usuario un informe útil y pertinente para la toma de decisiones, y no compromete al auditor más allá de lo estipulado en la razonabilidad de saldos.

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Hoy más que nunca las empresas están preocupadas por implementar estrategias orientadas al logro de su competitividad y eficiencia, sin embargo igual preocupación no se evidencia en la búsqueda de eficiencia del componente social de las organizaciones.

La Auditoría Social surge como la estrategia que permite a las organizaciones evaluar, medir y controlar, con fines de mejoramiento progresivo, la gestión social entendiendo esta como la aplicación de políticas y prácticas relacionadas con las personas tanto al interior como al exterior de esta.

El Balance Social es una herramienta de auditoría en cuanto permite, mediante la aplicación de una metodología específica, medir cuantitativa y cualitativamente la gestión social de cualquier organización, dentro del marco de su Responsabilidad Social respectiva. Su aplicación permitirá un mejor desempeño, lo cual redundará sin lugar a dudas una mayor rentabilidad del negocio.

Se percibe como un fin en sí mismo y no como un medio de contribución y mejoramiento de condiciones organizacionales como la calidad de vida del personal, optimización de recursos, mayor eficiencia en servicios, evaluación de resultados, entre otros.

La información en la gestión empresarial moderna no puede ser considerada como un apoyo o soporte para las actividades operativas de la organización, sino que debe tratarse como uno de sus principales recursos. Es un elemento imprescindible para el funcionamiento de la misma, un recurso básico e importante que requiere por tanto que se le aplique una planificación, organización, dirección y control.

Las organizaciones se han centrado poco en obtener información relevante para prevenir problemas, revelar alternativas, reducir incertidumbres y ofrecer soluciones.

Actualmente se apodera de un gran valor dentro de la empresa el papel de los trabajadores de la información como consultores internos que pueden generar información evaluada o nuevos conocimientos para la organización.

La aplicación de herramientas de gestión, como es el caso de las auditorías informacionales, permitirá asegurar que la información que circule en las entidades sea la más relevante y apropiada para ella. Está considerada como un recurso valioso y costoso para las empresas, por lo que gestionarla adecuadamente es de suma importancia, para hacer uso y manejo adecuado de la misma.

La gestión ha proporcionado métodos y herramientas a las ciencias de la información con fundamentos básicos y soluciones prácticas a problemas de la información. La ciencia moderna de la administración en general, coincide en reconocer el impacto que está teniendo la información en las organizaciones. Se le llama gestión de información a la gestión de recursos de información, gestión de archivos, registros administrativos e inteligencia competitiva.

Para llevar a cabo dicha gestión es necesario en primer lugar conocer perfectamente a la organización, dominar su visión, misión, objetivos generales, etc.

También para el éxito del proceso se debe analizar cómo se utiliza la información, quiénes, para qué y cómo fluye la misma.

Debido a la cantidad de información que es generada dentro de las organizaciones es

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que resulta necesario identificarla, organizarla para su utilización como recurso.

Ante la importancia que actualmente está adquiriendo el conocimiento, se considera que es la principal fuente de ventajas competitivas, las empresas se enfrentan al reto de adquirir el conocimiento necesario, aplicarlo y aprender de él, además se ha acuñado la expresión de “sociedad de conocimiento” que se caracteriza por la creciente importancia del conocimiento como recurso clave en la actividad económica y por la aceleración de la velocidad a la que se producen cambios.

Por su parte el conocimiento es considerado de manera intuitiva como algo más amplio, más rico que los datos y la información. Es una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción.

El capital intelectual viene dado por el conjunto de los recursos intangibles de que dispone una empresa en un momento determinado y la gestión del conocimiento se entiende como el conjunto de procesos que utilizan el conocimiento para la identificación y explotación de los recursos intangibles existentes en la empresa, así como para la generación de otros nuevos.

Viene dado por la unión de las actividades e iniciativas específicas que se llevan a cabo para incrementar su volumen de conocimiento corporativo.

A la hora de plantearse la medición del capital intelectual hay que diferenciar dos aspectos relacionados y necesarios. Por una parte se están desarrollando modelos de clasificación que pretenden delimitar los tipos de intangibles agrupándolos en bloques para facilitar su entendimiento, su estudio y su posterior medición, por otro lado los modelos de medición que tomando desde punto de partida los anteriores, buscan indicadores de medida mediante el desglose de los bloques identificados en las diversas clasificaciones, obtienen elementos que puedan ser objeto de medición.

La auditoría del rendimiento tiene cada vez mayor aceptación como tipo de actividad de revisión ex post facto conducida de forma profesional dentro del gobierno. Esta categoría subsume a especies familiares de tareas de revisión, como lo son las auditorias de eficiencia, y también a tipos menos familiares de tareas de revisión como las auditorías de información que generan los sistemas de gestión del rendimiento. La nueva teoría sociológica institucionalista preiconiza que a medida que se institucionaliza el área de auditoría de rendimiento el nivel de actividad se incrementará, quizás acompañado de la elaboración de subtipos diferentes o “extensiones en la línea de productos”.

Entre las organizaciones gubernamentales esenciales para la auditoría del rendimiento se incluyen las responsables de la elaboración del presupuesto, de la auditoria, de la evaluación y de la reforma administrativa. La forma en que los cuerpos centrales de auditoría de rendimiento probablemente tendrá un efecto de importancia sobre la escala y distribución de la actividad de revisión dentro del gobierno, tales respuestas tenderán a moldear le funcionamiento y el impacto de

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los sistemas gubernamentales sobre la rendición de cuentas.

El término “auditorías de rendimiento” se utiliza normalmente para marcar una distribución entre este tipo de actividad de revisión y la auditoría tradicional junto a la evaluación de programas. La auditoría de rendimiento no constituye un tipo de auditoría; son evaluaciones, sin embargo, a diferencia de las evaluaciones de programas, se conducen a menudo en una forma que se asemeja a una auditoría.

CONCLUSIONES

Podemos concluir, que la aplicación de una auditoría administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegación de autoridad.

La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoría se traduzca en un proyecto innovador sólido.

El auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.

El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.

Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración.

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

Definitivamente como se indica, el objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

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Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias.

BIBLIOGRAFÍA

Alvin A. Arens. Año 1995. Auditoria Un enfoque Integral

Editorial Océano. Enciclopedia de la Auditoria.

Francisco Gómez Rondon. Auditoria Administrativa

Joaquín Rodríguez Valencia. Año 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa

Víctor Lázzaro. Sistemas y Procedimientos

William P. Leonard. Auditoria Administrativa

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