encuesta de sostenibilidad del sci · de hoja electrónica de excel llamada “encuesta sci 2013”...
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ENCUESTA DE SOSTENIBILIDAD DEL SCIVIGENCIA 2013
CONSIDERACIONES
LEY 87 DE 1993
• La oficina de Control Interno esta definida como uno de loscomponentes del Sistema de Control Interno, del nivel directivo,encargada de medir la eficiencia, eficacia y economía de los demáscontroles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad delproceso administrativo, para el cumplimiento de los objetivosprevistos.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
• La Oficina de Control Interno, es un componente del Sistema querealiza evaluación independiente a través de auditorias y otrosinstrumentos, con el propósito de evaluar el cumplimiento de lasnormas, procedimientos y las diferentes operaciones que se llevan acabo en cada uno de los procesos; al igual que los objetivos y metasinstitucionales.
CONSIDERACIONES
AUTOEVALUACION DE CONTROL
• Conjunto de mecanismos de verificación y evaluación,determina la calidad y efectividad de los controles internos anivel de los procesos y de cada área organizacionalresponsable, permitiendo emprender las acciones demejoramiento del control requeridas.
• Debe verificar la existencia de cada uno de los elementos decontrol así como evaluar su efectividad en los procesos, áreas,responsables y la entidad. Se convierte en un procesoperiódico, en el cual participan los servidores que dirigen yejecutan los procesos, según el grado de responsabilidad yautoridad para su operacionalizacíón”. (MECI1000:2005 DAFP2008).
METODOLOGIA
El Instituto modificó e implementó la herramientae instó a que en cada Subdirección, UPI,dependencia y componente, se reúna elresponsable con su equipo de trabajo, y diligenciecada una de las preguntas.
Se envió por correo electrónico a cada uno de losprocesos el archivo en Excel ENCUESTA DESOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTROLINTERNO 2013”. Donde se encuentra el formatode hoja electrónica de Excel llamada “ENCUESTASCI 2013”
La encuesta se compone de una serie depreguntas que están clasificadas por proceso, yque permite verificar el nivel de percepción de losfuncionarios frente a los Subsistemas,Componentes, Elementos y Productos del MECI.
Para la vigencia 2013, se puso a disposición de laentidad, una herramienta, que permite evaluar elSistema de Control Interno, y al ser aplicada servirácomo ejercicio de autoevaluación para cada uno delos procesos del IDIPRON. A través de la Circular 017del 02 de diciembre del 2013.
RESULTADOS
ENCUESTA DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
VIGENCIA 2013
ENCUESTAS EFECTIVAS
PROCESOS ESTRATEGICOS
1. PLANEACION, SEGUIMIENTO Y EVALUACIONESTRATEGICA Y OPERATIVA DE LA GESTIONINSTITUCIONAL
2. MEJORAMIENTO CONTINUO
3. COMUNICACIONES
ENCUESTAS EFECTIVAS
PROCESOS MISIONALES
4. SUBDIRECCION TECNICA DE METODOS EDUCATIVOS Y
EDUCATIVOS
5. BÚSQUEDA AFECTIVA
6. SALUD, ALIMENTACION Y NUTRICION
7. PEDAGOGIA
8. SOCIOLEGAL
PROCESOS MISIONALES
9. TERRITORIO
10. TRABAJO SOCIAL
11. UPI ARBORIZADORA ALTA
12. UPI BELEN
13. UPI BOSA
PROCESOS MISIONALES
14. UPI CARMEN DE APICALA
15. UPI EL EDEN
16. UPI LA 27 SUR
17. UPI LA 32
18. FAMILIA
ENCUESTAS EFECTIVAS
PROCESOS MISIONALES
19. UPI LA ARCADIA
20. UPI LA FAVORITA
21. UPI LA FLORIDA
22. UPI LA RIOJA
23. UPI LA VEGA
PROCESOS MISIONALES
24. UPI LIBERIA
25. UPI LUNA PARK
26. UPI OASIS (SDIS)
27. UPI OASIS II
28. UPI PERDOMO KFW
PROCESOS MISIONALES
29. UPI PERDOMO MAYORES
30. UPI PREFLORIDA
31. UPI SAN FRANCISCO
32. UPI SANTA LUCIA
33. UPI SERVITA
ENCUESTAS EFECTIVAS
PROCESOS DE APOYO
34. ALMACEN E INVENTARIOS
35. GESTION AMBIENTAL
36. GESTION CONTRACTUAL
37. GESTION DESARROLLO HUMANO
38. CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESOS DE APOYO
39. CONTABILIDAD
40. PRESUPUESTO
41. TESORERIA
42. SISTEMAS
43. GESTION JURIDICA
44. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ENCUESTAS EFECTIVAS
PROCESOS DE EVALUACION
45. OFICINA DE CONTROL INTERNO
ENCUESTAS NO EFECTIVAS
PROCESOS MISIONALES
NO ENTREGARON
1. EMPRENDIMIENTO Y EMPLEABILIDAD
2. CULTURA
3. RECREODEPORTIVO
PROCESOS DE APOYO
ENTREGARON EXTEMPORANEO
4. TRANSPORTE
5. GESTION DOCUMENTAL
6. ATENCION Y PARTICIPACION CIUDADANA
PARTICIPACION DE LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS DE LA ENTIDAD FRENTE A LA SOSTENIBILIDAD DEL SCI
Gráfico Nº 1 Gráfico Nº 2
De lo anterior, se puede concluir que el universo contemplado para el análisis de la percepción del SCI en la
entidad, constituye la notificación a 51 procesos y/o subprocesos, entre las que se destacan áreas,
dependencias, componentes y UPIS, que fueron estimados para que desarrollarán la encuesta, cuya
colaboración se sostuvo en el envió oportuno de 45 de ellos, dando como resultado un porcentaje de
participación efectivo de la entidad del 86%. Situación que al ser analizada deja por fuera del margen de
análisis a 6 áreas, dependencias y UPIS en mayor medida del Proceso Misional (Componentes), quienes no
contribuyeron en el desarrollo del ejercicio, considerándose en un 12% de participación no efectiva para la
entidad.
0
20
40
60
80
100
TOTAL ENCUESTASENTIDAD
TOTAL DEENCUESTASEFECTIVAS
TOTAL %
51 45
88
PORCENTAJE DE PARTICIPACION EN LA ENTIDAD
0
10
20
30
40
50
60
TOTAL ENCUESTASENTIDAD
TOTAL DEENCUESTAS NO
EFECTIVAS
TOTAL %
51
6 12
PORCENTAJE DE PARTICIPACION EN LA ENTIDAD
PERCEPCION DEL SCI EN LA ENTIDAD
La percepción del SCI en las últimas tres vigencias ha tenido una
notable variación de crecimiento y descenso de acuerdo a lo
observado en la gráficas, por parte de los funcionarios.
En la vigencia 2011, la percepción del SCI por parte de los
funcionarios, denota un 63% en la sostenibilidad de los elementos
que lo conforman.
Respecto de la vigencia 2012, el nivel de sostenibilidad del SCI
refleja un porcentaje del 82%, disminuyéndose en 5 puntos
porcentuales la percepción del SCI para la vigencia 2013 en la
entidad, considerándose en un 77%, respecto a la vigencia anterior.
Lo que denota un debilitamiento del Sistema de Control Interno en el
IDIPRON, por parte de los funcionarios de la entidad.
El Sistema de Control Interno, de conformidad con la Ley 87 de
1993, se constituye en una herramienta de gestión que permite
establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y
mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento
continuo de las Entidades Públicas.
Gráfico Nº 3
63%
82%
77%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
SOSTENIBILIDAD SCI 2011 SOSTENIBILIDAD SCI 2012 SOSTENIBILIDAD SCI 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI DE ACUERDO A LA VIGENCIA
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR PROCESO
Gráfico Nº 4Para la vigencia 2012, la OCI organiza e implementa la encuesta
de sostenibilidad del SCI, teniendo en cuenta el enfoque basado
en procesos, con la intención de clasificar el conjunto de
actividades de cada proceso en la entidad de manera
sistemática, visualizando la interacción entre los mismos y
atendiendo las necesidades especificas de la gestión de los
procesos de manera independiente.
De aquí que, la consolidación de la percepción del SCI por
proceso, genera los siguientes resultados:
-PROCESO ESTRATEGICO (Planeación Estratégica,
Mejoramiento Continuo y Comunicaciones) : Demuestran un
nivel de percepción del SCI, en un 74%, respectivamente.
-PROCESO MISIONAL: (Subdirección, UPIS, Componentes):
Indican un nivel de percepción del SCI, en un 81%.
-PROCESO APOYO: (Control Interno Disciplinario, Gestión
Financiera, Gestión Contractual, Jurídica, Gestión
Desarrollo Humano, Admón. de Bienes e Infraestructura,
Tics): Señalan un nivel de percepción del SCI, en un 69%,
-PROCESO DE EVALUACION: (Oficina de Control Interno):
Manifiestan un nivel de percepción del 94%.
74%
81%
69%
94%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
ESTRATEGICO MISIONAL APOYO EVALUACION
PORCENTAJE DE SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR PROCESO VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR SUBSISTEMAGráfico Nº 5
Gráfico Nº 6
A partir de los resultados obtenidos se puede concluir que respecto a la vigencia
2012 y 2013, la sostenibilidad del SCI por subsistema en cuanto al control
estratégico siguen manteniendo el mismo nivel con un 52%, subsistema de
control gestión baja el nivel de percepción respecto a dos puntos porcentuales,
mientras que el subsistema de control de evaluación, disminuye
considerablemente su grado de sostenibilidad en 13 puntos, ubicándose en un
11%, respecto al año anterior.
En otras palabras, la aplicación de la metodología conocida como CICLO PHVA,
se ve reflejada en estos resultados, donde las fases y los requisitos en el
PLANEAR (Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados, de acuerdo a los requisitos del cliente, los legales aplicables y las
políticas de la entidad), se han visto de alguna manera identificados e
implementados, (HACER). Ahora bien, el ciclo se interrumpe, ya que no se
generan acciones tendientes a VERIFICAR (Realizar seguimiento y medición de
los procesos y los productos y/o servicios) y en el ACTUAR (Tomar acciones
para mejorar el desempeño de los procesos), como lo demuestra el gráfico de la
vigencia 2012 y 2013.
52%
38%
11%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
ESTRATEGICO GESTION EVALUACION
SUBSISTEMA DE CONTROL DEL MECI VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR COMPONENTE
Gráfico Nº 7
Uno de los objetivos del Control Estratégico del MECI, es establecer
los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional
de la Entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos
que le son inherentes para su operación, así mismo la entidad deberá
proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando
administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan
generar.
Por lo anterior, la percepción de los procesos y subprocesos del
IDIPRON, de acuerdo a la vigencia 2013, donde el componente de
Administración del Riesgo, posee nivel de sostenibilidad del 18%,
entendiéndose este como (El conjunto de elementos de Control que al
interrelacionarse, permiten a la entidad, evaluar aquellos eventos
negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir
el logro de los objetivos institucionales o los eventos positivos, que
permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su
función).
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
18%
AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIENTOESTRATEGICO
ADMINISTRACION DELRIESGO
7%
15%
18%
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICOVIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR COMPONENTE
Gráfico Nº 8
El componente de Control de la Gestión del MECI, pretende que
una vez la entidad cuente y establezca con la orientación
estratégica de su accionar y los mecanismos básicos de
protección de sus recursos, se defina, diseñe y correlacione las
acciones, funciones, flujos de información y de comunicación,
tendientes a garantizar la alineación de la operación de la entidad
con los propósitos institucionales, permitiendo la contribución a los
fines esenciales del Estado.
De manera que, de acuerdo a la gráfica, el componente
Actividades de Control (ejecución de los planes y programas de
la Entidad Pública, para la consecución de metas y objetivos)
para la vigencia 2013, posee un nivel de percepción del 18%, el
componente de información un 10%, y el componente de
comunicaciones un 1%, denotando debilidad puesto que se debe
fortalecer los procedimientos inherentes a los elementos de
información interna y externa para la toma de decisiones y
rendición de cuentas a la comunidad, respectivamente.
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
18%
ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACION COMUNICACIÓN PUBLICA
18%
10%
1%
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIONVIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR COMPONENTEEl Subsistema de Control de Evaluación desarrolla mecanismos de
medición, evaluación y verificación, necesarios para determinar la
eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno en la realización de
su propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la
entidad; si todas las operaciones se realizan de conformidad con los
principios de la función pública establecidos en la Constitución Política,
la ley y las políticas trazadas por la dirección en atención a las metas u
objetivos previstos.
Por lo tanto, se evidencia que para la vigencia 2013, el componente de
autoevaluación (elementos de control que permiten medir la
efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la
gestión en tiempo real, verificando la capacidad para cumplir metas y
tomar medidas correctivas), posee un nivel de percepción del 3%,
significativamente bajo respecto al desarrollo del mismo. En cuanto al
componente de evaluación independiente (elementos que garantizan
el examen autónomo y objetivo del SCI, la gestión y resultados
corporativos de la entidad por parte de la OCI), se observa una
disminución de la percepción, alusivo al desconocimiento de las
acciones propias de la OCI, por parte de los funcionarios de la entidad,
lo que conlleva a generar acciones tendientes a aumentar la
compresión frente a la gestión de la OCI, reflejándose en un 1%.
Finalmente, el componente de planes de mejoramiento, toma un nivel
de percepción del 4%, a causa del desconocimiento en la formulación
de los hallazgos provenientes de los procesos de autoevaluación,
evaluación independiente y observaciones de los entes de control,
ocasionados por la rotación de personal.
Gráfico Nº 9
0%
1%
1%
2%
2%
3%
3%
4%
4%
AUTOEVALUACION EVALUACIONINDEPENDIENTE
PLANES DE MEJORAMIENTO
3%
1%
4%
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIONVIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTOGráfico Nº 10
Los elementos que constituyen el componente de ambiente de control, entre los que
se encuentran acuerdos, compromisos o protocolos éticos, definen el estándar de
conducta de todos los servidores, generando transparencia en la toma de decisiones
y propiciando un clima de confianza para el logro de los objetivos de la entidad y de
los fines del Estado, presentan un nivel de percepción para la vigencia 2013 del 85%,
teniendo en cuenta que en la vigencia 2012, se aprobó y actualizó el código de ética
del IDIPRON, con la participación de los funcionarios.
Desarrollo del Talento Humano: Define el compromiso de la entidad con el
desarrollo de competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a
través de procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación de
desempeño. Siendo de esta manera notorio, el aumento de la percepción del personal
frente a este elemento debido a las acciones que ha tomado la entidad en procura de
garantizar la formalización de empleos de carácter temporal, considerándose, de esta
manera en un 85%.
Estilos de Dirección: Define la filosofía y el modo de administrar del Gobernante o
Gerente Público. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u
orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de la misión, la entidad
percibe el estilo de dirección en un 100%.
Gráfico Nº 11
85% 85%
100%
75%
80%
85%
90%
95%
100%
105%
ACUERDOS,COMPROMISOS Y
PROTOCOLOS ETICOS
DESARROLLO DELTALENTO HUMANO
ESTILOS DE DIRECCION
COMPONENTE DE AMBIENTE DE CONTROLSUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTO Gráfico Nº 12
Los elementos que constituyen el componente de direccionamiento estratégico,
entre los que se encuentran planes y programas, se describen como los elementos
que permiten modelar la proyección de la entidad pública, a corto, mediano y largo
plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos, de
tal manera que los procesos y subprocesos, perciben este requisito del MECI, con un
83%, disminuyendo en 5 puntos su porcentualidad, respecto del año 2012.
Modelo de Operación por Procesos: Permite conformar la operación de la entidad, a
través de la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por
procesos. Cabe señalar, que la perspectiva de la entidad, ha ido modificándose
regularmente, basándose en un enfoque basado en procesos, generando actividades
que aportan valor y disminuyendo la adopción de operaciones por áreas y/o
dependencias, siendo calificado considerablemente en un 167%, por la entidad, durante
la vigencia 2013.
Estructura Organizacional: Configura integral y articuladamente los cargos, las
funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad,
permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con la misión.
La entidad percibe este elemento en un 58%, respecto de los demás requisitos, debido
a argumentos como “no es coherente, pero se está realizando un estudio de rediseño
organizacional para poder definirla….”. Por lo tanto, se espera, que la estrategia
contribuya a mejorar el desempeño de la entidad, en la gestión.
Gráfico Nº 13
83%
167%
58%
0%
50%
100%
150%
200%
PLANES Y PROGRAMAS MODELO DEOPERACIÓN POR
PROCESO
ESTRUCTURAORGANIZACIONAL
COMP DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTOGráfico Nº 14
Gráfico Nº 15
64%
79%
39%47%
37%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
CONTEXTOESTRATEGICO
IDENTIFICACIONDEL RIESGO
ANALISIS DELRIESGO
VALORACION DELRIESGO
POLITICAS DEADMÓN DEL
RIESGO
COMPONENTE ADMÓN DEL RIESGO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
VIGENCIA 2012Los elementos que constituyen el componente de administración del riesgo, permiten
a la entidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que
puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos,
que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de la función.
Contexto Estratégico: Es un elemento de control que permite establecer el lineamiento
estratégico que orienta las decisiones de la entidad, frente a los riesgos que puedan
llegar a afectar el cumplimiento de los objetivos, producto de la observación, distinción y
análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos
que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos
institucionales. Es así, como se puede evidenciar que respecto a la vigencia 2012, la
percepción de la entidad, correspondiente a este elemento ha aumentado su nivel de un
64% a un 87%.
Otro elemento que incrementa su nivel de percepción, es el de Identificación del
riesgo, cuyo porcentaje en la vigencia 2013, sobresale en un 89% de un 79% observado
en el 2012. Por lo cual, es notable que la entidad y los líderes de proceso, han ido
identificando de manera más notoria los eventos potenciales, estén o no bajo el control
de la entidad, que ponen en riesgo el logro de su misión, así como las causas y los
efectos que tienen los mismos en el desarrollo de las actividades.
87% 89% 86%
70% 73%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
CONTEXTOESTRATEGICO
IDENTIFICACIONDEL RIESGO
ANALISIS DELRIESGO
VALORACIONDEL RIESGO
POLITICA DEADMON DEL
RIESGO
COMP. ADMON DEL RIESGOSUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTOComponente Administración del Riesgo
Si bien, la entidad identifica los riesgos, en cuanto al análisis (probabilidad de ocurrencia,
calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad del Instituto para su
aceptación y manejo) y la valoración de los riesgos (determinar el nivel o grado de
exposición de la entidad a los impactos del riesgo, estimando su tratamiento), su nivel de
percepción esta considerada en un 86% y 76%, respectivamente. Es de anotar que se debe
monitorear y revisar la efectividad de los controles, previamente establecido en los mapas
de riesgo que posee la entidad para sus procesos.
En cuanto a las Políticas de Administración de Riesgo, (Estás se definen por la posición
de la Dirección respecto al manejo de los riesgos y fija los lineamientos sobre los conceptos
de calificación de riesgos, las prioridades en la respuesta, la forma de administrarlos y la
protección de los recursos). El nivel de percepción, en relación a este elemento muestra 36
puntos porcentuales por encima de la vigencia 2012, considerándose en un 73%
comparativamente.
Es de anotar, que frente al Componente de Administración del Riesgo, la entidad debe
generar acciones de mejora, con el fin de encaminar acciones que permitan la cultura de
prevención y administración de los riesgos, para el logro de los objetivos.
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTO Gráfico Nº 16
Gráfico Nº 17
15%
100%83% 81%
39%0%
50%
100%
150%
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROLSUBSISTEMA CONTROL DE GESTION
VIGENCIA 2012Los elementos que constituyen el componente de actividades de control, permiten la
ejecución de la función, los planes y programas de la entidad, haciendo efectivas las
acciones necesarias para el manejo de los riesgos y orientando la operación hacia la
consecución de sus resultados metas y objetivos.
Por lo tanto, de acuerdo a la medición de la percepción en la vigencia 2012, el nivel sostenía
un 15%, donde el elemento correspondiente a las políticas de operación (Guías de acción
para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad, define los límites y
parámetros para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los
planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo definidos).
Respecto a la vigencia 2013, se evidencia un claro aumento de la percepción de este
elemento, en un 67%, debido a la constitución de los marcos de acción definidos para la
operación cotidiana a través de los procedimientos y actividades especificas que se
desarrollan en la entidad.
Es significativo, evidenciar el porcentaje de percepción que tiene el elemento de
procedimientos en la entidad, con un reconocimiento porcentual del 81%, entendiéndose
que la entidad a través de sus funcionarios comprenden y han controlado las acciones que
se requieren para operar en la entidad, teniendo en cuenta métodos para el desarrollo de
tareas, la asignación de responsabilidades y autoridad en la ejecución de las actividades.
67%81%
71% 72%
50%62%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROLSUBSISTEMA CONTROL DE GESTION
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTOComponente Actividades de Control
En cuanto al elemento de Controles, entendido como el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o
reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro
de objetivos de la entidad, el nivel de apreciación de este elemento representa un 71% en la vigencia 2013, sobre un
83%, que se refleja en la vigencia 2012, debido a que los procesos y subprocesos fortalecen la consolidación de los
controles, establecidos en las caracterizaciones y en el manual de procesos y procedimientos de los mismos.
Respecto al elemento de Indicadores1, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la
gestión en la entidad, presentándose de manera cuantitativa y cualitativa sujetas a medición, permitiendo observar la
situación y las tendencias de cambio en relación con los objetivos y metas previstos. La entidad, percibe en un 72% en
la vigencia 2013, el desarrollo de este elemento en el Sistema de Control Interno. Es de anotar, que los indicadores, se
encuentran únicamente documentados, pero estos requieren ser analizados bajo el enfoque de mejoramiento continuo,
permitiendo de esta manera obtener beneficios como mejoramiento de la calidad, alta productividad, mejor disponibilidad
y confiabilidad de cada uno de los recursos y competitividad en el futuro.
Por último, el elemento de Manual de Procedimientos, que es materializado en una normativa de autorregulación
interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad, se convierte en una guía de uso
individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla la función administrativa,
propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. Es así, que en la vigencia
2013, la entidad percibe este elemento con un porcentaje del 50%, sobre un 39% contemplado en el año 2012. Si bien
los funcionarios comprenden y asocian calificando en un 81% el elemento de procedimientos del componente de
actividades de control, el manual de procedimientos que comprende el conjunto de procedimientos por proceso en la
entidad, es desconocido en su totalidad por los funcionarios, quienes reconocen el del proceso al que pertenecen.
1. Cartillas de Administración Pública. Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de indicadores de gestión. Vr 1.
Bogotá. 2009.
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTOGráfico Nº 18
Gráfico Nº 19
18%
34%
51%
0%
20%
40%
60%
INFORMACIÓN PRIMARIA INFORMACIÓN SECUNDARIA SISTEMAS DE INFORMACIÓN
COMPONENTE INFORMACION SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION
VIGENCIA 2012
Información Secundaria, (Datos e información que se originan y/o procesan al interior de la entidad
pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que
soportan la gestión en la entidad). En consecuencia, este elemento es reconocido en la entidad con un
porcentaje del 80%, distinguido de esta manera como las fuentes internas de información como manuales,
actas, informes y actos administrativos, sistemas de información.
Sistemas de Información: (Recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de
información, para soportar de manera eficiente la gestión de operaciones en la entidad), la apropiación de
este elemento, representa una mejora del 81%, dadas las actualizaciones en la página web, el SIMI y otros
sistemas.
Los elementos que constituyen el componente de Información, hacen referencia al conjunto de controles,
conformados por datos que al ser ordenados y procesados adquieren significado para los grupos de interés
de la Entidad Pública a los que van dirigidos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública,
la Rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información. Se deben
diseñar políticas y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos y registros,
que permitan la efectividad en las operaciones y que la información de la entidad sea adecuada a las
necesidades específicas de la ciudadanía y de las partes interesadas.
Por tal motivo, el elemento de Información Primaria, (Datos e información de fuentes externas
provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto y que afectan su
desempeño, la principal fuente de información primaria es la ciudadanía y las partes interesadas), respecto
a este punto, la entidad aumenta el nivel de percepción en un 67%, considerado en la vigencia 2013, en un
18%, consolidado en el año 2012, en razón a que la entidad se encuentra documentando e implementando
actividades para el ejercicio de control social y mecanismos de participación ciudadana.
67%80% 81%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
INFORMACIÓN PRIMARIA INFORMACIÓNSECUNDARIA
SISTEMAS DEINFORMACIÓN
COMPONENTE INFORMACIÓNSUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTOGráfico Nº 20
Gráfico Nº 21
16% 18%
31%
0%
10%
20%
30%
40%
COMUNICACIÓNORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓNINFORMATIVA
MEDIOS DECOMUNICACIÓN
COMPONENTE COMUNICACIÓN PUBLICA SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION
VIGENCIA 2012
Los elementos que constituyen el componente de comunicación pública, son todas
aquellas herramientas y/o canales por los cuales la comunidad se contacta con la
entidad y la entidad con sus usuarios.
Comunicación organizacional, orienta la difusión de políticas y la información
generada al interior de la Entidad, para identificar de manera clara los objetivos, las
estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión. En tanto, que para la
vigencia 2013, se percibe en un 60% este elemento.
Comunicación Informativa, garantiza la difusión de información de la entidad sobre el
funcionamiento, la gestión y los resultados en forma amplia y transparente hacia los
grupos de interés y externos. Este elemento, es apreciado por los funcionarios de la
entidad en un 35%, ya que manifiestan que falta divulgar más información de la
entidad, referente a la gestión.
Medios de comunicación, son los procedimientos, métodos, recursos e instrumentos
utilizados por la entidad, para garantizar la divulgación, circulación y focalización de la
información hacia los grupos de interés. De acuerdo con los datos, los funcionarios
perciben este elemento en un 53%, que si bien representa un nivel de conocimiento
mayor frente a los demás elementos que hacen parte del componente, el proceso de
comunicaciones, se encuentra generando procedimientos vigentes que permitan
ampliar su operación.
60%
35%
53%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
COMUNICACIÓNORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓNINFORMATIVA
MEDIOS DECOMUNICACIÓN
COMPONENTE COMUNICACION PUBLICASUBSISTEMA CONTROL DE GESTION
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTOGráfico Nº 22
Gráfico Nº 23
19%
46%
0% 10% 20% 30% 40% 50%
AUTOEVALUACION DE CONTROL
AUTOEVALUACION DE GESTION
COMPONENTE DE EVALUACION SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
VIGENCIA 2012
Los elementos que constituyen el componente de autoevaluación, permiten valorar en forma
permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, la eficacia y la
efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de
la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para
orientar las acciones de mejoramiento de la organización.
AUTOEVALUACION DE GESTIÓN: Basado en un conjunto de indicadores de gestión
diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos de la Entidad Pública, permite una
visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados
previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que
garanticen mantener la orientación de la Entidad Pública hacia el cumplimiento de sus
objetivos institucionales. El porcentaje de percepción de este elemento es considerado por los
servidores con un porcentaje del 82%, respectivamente.
AUTOEVALUACION DE CONTROL: Debe verificar la efectividad del Sistema de Control
Interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando
que el control esté asociado a todas las actividades de la entidad y que se apliquen a los
mecanismos de participación ciudadana. Se convierte en un proceso periódico en el cual
participan los servidores, a través la aplicación de una encuesta donde se mida cada uno de
los elementos de control para evaluar la efectividad de los procesos en la entidad. De acuerdo
con lo anterior, la encuesta arroja un nivel de participación y apreciación de los servidores
frente a este elemento de un porcentaje representado en el 76%, considerándose necesario
generar acciones de mejora para la comprensión y el desarrollo de la autoevaluación de control
en la entidad a través de capacitaciones u otros elementos pedagógicos. 76%
82%
72% 74% 76% 78% 80% 82% 84%
AUTOEVALUACION DE CONTROL
AUTOEVALUACION DE GESTION
COMPONENTE DE AUTOEVALUACIONSUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTO Gráfico Nº 24
Gráfico Nº 25
21%
17%
0% 5% 10% 15% 20% 25%
EVALUACION INDEPENDIENTE
AUDITORIA INTERNA
COMPONENTE EVALUACION INDEPENDIENTESUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
VIGENCIA 2012
Los elementos que constituyen el componente de autoevaluación independiente,
hacen parte de los cinco roles que deben desarrollar las Oficinas de Control Interno, de
acuerdo al Decreto 1537 de 2001, valoración de los riesgos, acompañar y asesorar,
realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control y la relación con los entes
externos. Específicamente plantea la evaluación del Sistema de Control Interno y de la
gestión institucional a través de la utilización de la auditoría de gestión como herramienta
de evaluación y evaluaciones eventuales de los procesos.
De esta manera, la sostenibilidad del SCI, a través del componente de Evaluación
Independiente representa una apreciación del 100% por parte de los servidores, donde
se verifica la existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno
en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública, con el propósito de que se
evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del Sistema,
una vez la OCI presente el informe a la Dirección y al Comité de Coordinación de CI.
En consecuencia, el elemento de Auditoria Interna, entendiéndose este como el exámen
sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y
resultados de la entidad. Por el cual se emiten juicios basados en evidencias sobre los
aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los
diferentes grupos de interés. Los funcionarios perciben este elemento con un horizonte del
90%. Interpretando que los servidores han visualizado la labor de la OCI, a través del
ejercicio de Auditoria Interna en la última vigencia con mayor apropiación, respecto a los
acompañamientos que ha realizado la misma en el último período. 100%
90%
84% 86% 88% 90% 92% 94% 96% 98% 100% 102%
EVALUACION INDEPENDIENTE
AUDITORIA INTERNA
COMPONENTE AUTOEVALUACION SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR ELEMENTOGráfico Nº 26
Gráfico Nº 27
17%
25%
17%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%
INSTITUCIONAL
POR PROCESO
INDIVIDUAL
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
VIGENCIA 2012
El elemento Plan de Mejoramiento por Proceso, que es resultado de la evaluación realizada por la
OCI a un proceso determinado. Por consiguiente el porcentaje de apreciación es estimado en un 86%,
debido al acompañamiento por parte del equipo auditor a cada uno de los procesos en el desarrollo de
las auditorias internas, establecidas en el programa anual de auditoria.
Plan de Mejoramiento Individual, es producto de la evaluación de desempeño de los servidores de
carrera y de los acuerdos de gestión a los cargos que la Ley 909 de 2004 contemple. Contiene las
acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores para mejorar su desempeño y
el del área organizacional para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su
responsabilidad. La percepción del este elemento en el SCI, estima un porcentaje del 61%.
El componente de Planes de Mejoramiento, es una herramienta gerencial que contempla la
consolidación de acciones de mejoramiento necesarias para la corrección de desviaciones encontradas
en el SCI, las acciones derivadas de la autoevaluación de gestión y de control, la evaluación
independiente y observaciones de entes de control en la gestión de operaciones. (Todas aquellas
observaciones y/o hallazgos derivados de los siguientes orígenes: Auditoria Interna, Auditoria Externa,
Revisión por la Dirección, Producto y/o servicio No conforme, Medición de indicadores, Mapa de
Riesgos , Autoevaluación del Proceso y Quejas y Reclamos.
Plan de Mejoramiento Institucional: Contempla las acciones correctivas o de mejora producto de los
hallazgos y observaciones de los entes de control y las recomendaciones resultados de las
evaluaciones realizadas por la Oficina de Control Interno. De aquí, que la percepción de los
funcionarios frente a este elemento, es representado porcentualmente con un 89%.
89%
86%
61%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
INSTITUCIONAL
POR PROCESO
INDIVIDUAL
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTOSUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR PRODUCTO
Gráfico Nº 28 A continuación , se relacionan los productos que presentaron mayor índice de
significación en el SCI, entre ellos:
Plan Institucional de Capacitación, Programa de Inducción y Reinducción,
Programa de Bienestar y Programa de Incentivos: Se entiende como parte
de la planeación y la gestión de los recursos humanos, a través del cual se
identifican y cubren las necesidades cualitativas y cuantitativas de personal,
configurándose en el desarrollo de los procesos de ingreso, permanencia de los
funcionarios. De esta manera, el nivel de percepción se configura en un notable
100%, debido al fortalecimiento y el desarrollo de la gestión que ha generado la
Subdirección de Desarrollo Humano en procura de reforzar e desarrollo de las
competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de los servidores públicos en
el IDIPRON.
Informe Ejecutivo Anual de Control Interno: Como producto del Componente
de Evaluación Independiente del Subsistema de Evaluación, este documento
refleja la evaluación del Sistema de Control Interno en forma independiente a la
administración de la entidad tomando como base el cumplimiento de los
objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno, la existencia
de los diferentes subsistemas, componentes y elementos comprobando la
efectividad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el cumplimiento de
los objetivos de la entidad. De esta manera el nivel de percepción es de un
100% respectivamente.
100% 100% 100% 100% 100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
PLANINSTITUCIONAL DE
CAPACITACION
PROGRAMA DEINDUCCIÓN YREINDUCCIÓN
PROGRAMA DEBIENESTAR
PROGRAMA DEINCENTIVOS
INFORMEEJECUTIVO ANUAL
DE CONTROLINTERNO
SOSTENIBILIDAD POR PRODUCTO(ANALISIS DE MAYOR REPRESENTATIVIDAD)
VIGENCIA 2013
SOSTENIBILIDAD DEL SCI POR PRODUCTO
Gráfico Nº 31
A continuación , se relacionan los productos que presentaron menor índice de significación en el SCI, entre
ellos:
Manual de Operación: Con un porcentaje del 50%, el MECI, define este producto como las orientaciones
generales que guían la operación y los métodos de ejecución de las tareas de la entidad, con miras a la
implementación de las estrategias institucionales coherentes con las disposiciones de operación de la entidad.
Información Secundaria: Es la información que se transforma en la ejecución de operaciones de la entidad.
Toma como base la información primaria y la relacionada con los hechos financieros, económicos y sociales
que se generan en el desarrollo de la función administrativa. Los funcionarios perciben este producto en la
entidad con un nivel del 50%, teniendo la necesidad de fortalecerlo dado que se debe garantizar el registro
oportuno, exacto y confiable para la divulgación de la información a la ciudadanía y partes interesadas que sirva
para la toma de decisiones y la realización efectiva y eficiente de las operaciones.
Figura Atención al ciudadano en la entidad: Estima un porcentaje del 46% de la apercepción en la entidad,
considerándose como producto en el elemento de medios de comunicación del MECI, es necesario generar
acciones de mejora que procuren garantizar la divulgación y la circulación amplia de la información sobre la
figura de atención al ciudadano en el Instituto, ya que como lo demuestra la estadística no es tan reconocida en
los procesos de la entidad.
Rendición de cuentas, veedurías y ciudadanía: Es percibida en la entidad, con un 18% de sostenibilidad,
esto significa que los funcionarios no evidencian difusión de información sobre el funcionamiento, gestión y
resultados del IDIPRON, de manera amplia, siendo entonces necesario establecer acciones que permitan una
mayor garantía en la divulgación de la información.
Mecanismos de información entre la entidad, grupos de interés y organismos de control: Con un
porcentaje del 17%, los funcionarios perciben este producto del elemento correspondiente a Medios de
Comunicación, con un nivel bajo, debido a que los funcionarios no reflejan procedimientos ni recursos que
garanticen la divulgación y la circulación amplia y focalizada de la información hacia los diferentes grupos de
interés.
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
MECANISMOS DE INFORMACIÓN ENTRE LAENTIDAD, GRUPOS DE INTERES Y ORGANISMOS…
RENDICION DE CUENTAS, VEEDURIAS YCIUDADANIA
FIGURA DE ATENCION AL CIUDADANO EN LAENTIDAD
INFORMACION SECUNDARIA
MANUAL DE OPERACIÓN
17%
18%
46%
50%
50%
SOSTENIBILIDAD POR PRODUCTO(ANALISIS DE MENOR REPRESENTATIVIDAD)
VIGENCIA 2013
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA Dirección de Políticas de Control Interno y Racionalización de Trámites.
Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. MECI 1000:2005. Bogotá, D.C, 2008, Segunda
Versión.