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Encuentro de Proveedores y Contratistas
Bucaramanga, 18-Dic-13
18-Dic-13 NORMATIVIDAD
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Agenda
18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Horario Contenido Expositor
8:10 a 9:40 a.m.
Normatividad contractual:
modificaciones relevantes en los pliegos generales.
Implementación Neón
Emilcen Jaimes y Lina Rocío Barrera
Paula Rangel Arias
9:40 a 10:00 a.m.Sistema de información
CorporativaFrancisco Farith
Contreras Herazo
10:00 a 10:30 a.m. Refrigerio
10:30 a.m. a 11:30 a.m.Registro de proveedores
KonfirmaCésar Alzate Restrepo
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19-Nov-13 INFORME ADMINISTRADORES
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¿COMO CONTRATAR CON ESSA?
Bucaramanga, 18-Dic-13
18-Dic-13 NORMATIVIDAD
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Marco legal de la contratación
Ley 142 de 1993. Artículo 32
“Régimen de derecho privado para los actos de las empresas.
Salvo en cuanto la Constitución Política o esta Ley dispongan
expresamente lo contrario, la constitución, y los actos de todas las
empresas de servicios públicos, así como los requeridos para la
administración y el ejercicio de los derechos de todas las personas que
sean socias de ellas, en lo no dispuesto en esta Ley, se regirán
exclusivamente por las reglas del derecho privado.”
18-Dic-13 NORMATIVIDAD
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Reglamento interno de contratación
Acuerdo 002 de 2012 Acuerdo 004 de 2012
Manual de Procedimientos para la contratación
Manual Delegaciones
Manual de Interventoría
Reglamento Comité de Compras
Normatividad Interna de Contratación en ESSA
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Reglamento interno de Contratación de ESSA
Modalidades especiales
de contratación
Modalidades de solicitud de ofertas
Principios
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
• Buena fe
• Moralidad
• Transparencia
• Economía
• Equidad
• Responsabilidad
• Igualdad
• Imparcialidad
• Celeridad
• publicidad
PRINCIPIOS
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19-Nov-13 INFORME ADMINISTRADORES
Modalidades de solicitud de ofertas
• Solicitud de una oferta
• Solicitud pública por el sistema de información corporativo
• Solicitud pública por el sistema de información corporativo y aviso en periódico de amplia circulación nacional
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Modalidades especiales de contratación
• Proveedores estratégicos
• Solicitud de ofertas no vinculantes
• Contratación de bienes y/o servicios para dos o más empresas del
Grupo Empresarial EPM
• Contratos Juntas de Acción Comunal o con otro tipo de organización
comunitaria
• Operaciones de crédito
• Recaudo para el pago de facturas usuarios
• Contratos de asociación a riesgo compartido o colaboración empresarial
• Adquisición bienes y servicios con recurso de fondos fijos, cajas
menores o solicitud de pago.
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Manual de procedimientos para la
Contratación
18-Dic-13 NORMATIVIDAD
¿COMO CONTRATAR CON ESSA?
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Proceso contractual
Etapas del proceso de
contratación
Planeación
Define los criterios y la estrategia de negociación
Contratación
Señala los pasos para la selección de la
oferta
Administración de Contratos
Formalización y ejecución del contrato
Evaluación del contratista
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Solicitud de una oferta
Procedimiento solicitud de una oferta
Etapa de planeación: (área requeridora)
Etapa de contratación: (área requeridora y de Compras y
Contratación)
Etapa de administración de contratos: (área requeridora y
de Compras y Contratación)
Programación anual de contratación
Autorización de inicio ante el competente
Formalización contrato
Estudios previos Aprobación garantía-estampilla
Estudios de mercadoActas para la ejecución del
contrato: Actas inicio, ejecución, terminación, liquidación
Anexo de condiciones contractuales
Evaluación del contratista
Presupuesto
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Procedimiento cuantía menores o iguales a 100 SMLMV
Etapa de planeación:
(AR)
Etapa de contratación:
(AR y ACC)
Etapa de administración de
contratos:
(AR y ACC)
Programación anual de
contrataciónAutorización de inicio ante el competente
Igual para todas las
modalidades de
contratación
Estudios previos Publicación pliego
Estudios de mercado Adenda modificatoria
Anexo de condiciones
específicas de
contratación
Cierre proceso, entrega ofertas y apertura sobre
único
Presupuesto Análisis técnico
Evaluación económica
Informe evaluación económica (adjudicación,
declaratoria desierto o terminación)
Publicación informe orden elegibilidad (1 día)
Solicitud pública por el sistema de información corporativo
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Procedimiento cuantía mayores a 100 SMLMV
Etapa de planeación:
(AR)Etapa de contratación:
(AR y ACC)
Etapa de administración de
contratos:
(AR y ACC)
Igual para todas las
modalidades de
contratación
Autorización de inicioIgual para todas las
modalidades de contratación
Publicación pliego estado preliminar
Etapa recibir observaciones
Acta observaciones y declaratoria en firme pliego
Publicación pliego estado definitivo
Adendas modificatorias
Cierre proceso, entrega ofertas y apertura sobre 1
Análisis contractual y legal, financiero y técnico
Publicación informe habilitante (2 días)
Apertura sobre 2
Evaluación económica
Informe evaluación económica (adjudicación,
declaratoria desierto o terminación)
Publicación informe orden elegibilidad (2 días)
Solicitud pública por el sistema de información corporativo
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Pliego de condiciones generales
de contratación
¿COMO CONTRATAR CON ESSA?
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
¿COMO CONTRATAR CON ESSA?
Formas de participación:
Solo de manera individual (persona natural y persona jurídica)
Pliego de
Condiciones
Generales Cuantía
0 ≤ 100 SMLMV
Análisis técnico
Presentación propuesta:Sobre único
Evaluación económica
Metodología Evaluación:
Menor Valor
Señala 5 causales de deducción:
*Por demora en la presentación documentos formalización contrato*Por retardo o incumplimiento obligaciones contractuales*Por no iniciar la prestación del objeto *Por incumplimiento obligaciones de protección al medio ambiente*Por incumplimiento obligaciones seguridad social y parafiscales
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
¿COMO CONTRATAR CON ESSA?
Pliego de condiciones generales cuantía > 100 SMMLV
Formas de participación: Individual (persona natural y persona jurídica) colectivo (consorcio, unión
temporal)
Presentación propuesta:
Dos (2) sobres
Análisis contractual y legal, financiero y
técnico
Para determinar el
método de evaluación
se tendrá en cuenta la
TRM del día siguiente a
la apertura segundo
sobre
Para determinar el
método de evaluación se
tendrá en cuenta la TRM
del día siguiente a la
apertura segundo sobre
Señala los requisitos mínimos de
participación, la ausencia de uno de estos es causal de
rechazo de la oferta
Evaluación económica
Metodología Evaluación: Menor Valor, valor esperado y media
geométrica, según las dos cifras decimales de la TRM
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
¿COMO CONTRATAR CON ESSA?
Pliego de condiciones generales cuantía > 100 SMMLV
Determina que documentos son subsanables y no
subsanables
Se incluyó el impuesto de guerra para contratos de
obra
Establece las causales de eliminación de la
propuesta
Señala 5 causales de deducción:
*Por demora en la presentación documentos
formalización contrato
*Por retardo o incumplimiento obligaciones
contractuales
Por no iniciar la prestación del objeto
*Por incumplimiento obligaciones de protección
al medio ambiente
*Por incumplimiento obligaciones seguridad
social y parafiscales
Se incluye cláusula
para aplicación
lineamiento 7,
adhesión a contrato
originario
Se incluye nota sobre
impuesto sobre la
renta para la equidad
CREE. (exoneración
obligaciones
parafiscales)
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Evaluación de ofertas/
Análisis contractual y legal
Visita al sitio de ejecución del
objeto a contratar
Garantía de seriedad de la
oferta
Experiencia
Aportes a la seguridad social y parafiscales
Registro único de proponentes
Certificado de existencia y
representación legal
Participantes
Inhabilidades e incompatibilidades
Requisitos
de
participación
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Evaluación de ofertas
• Evaluación Financiera
- Capital de trabajo
- Índice de liquidez
- Índice de endeudamiento
• Evaluación Técnica
- Cumplimiento de condiciones técnicas
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Para seleccionar la opción de evaluación, se tendrá en cuenta las dos (2) cifras
decimales de la tasa representativa del mercado (TRM) del dólar, para el día siguiente a
la apertura del sobre dos (2):
• Si las cifras decimales de la TRM del dólar están en el rango de “00-33” se aplicará
la opción menor valor.
• Si las cifras decimales de la TRM del dólar están en el rango de “34-66” se aplicará
la opción media geométrica.
• Si las cifras decimales de la TRM del dólar están en el rango de “67-99” se aplicará
la opción valor esperado.
18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Evaluación económica
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Pliego de condiciones
especifico de contratación
19-Nov-13 INFORME ADMINISTRADORES
¿COMO CONTRATAR CON ESSA?
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Pliego de condiciones especifico cuantía 0 ≤ 100 SMLMV
Cronograma del proceso
Objeto
Alcance Forma de pago
Lugar de prestación del
objeto
Plazo Garantías
Experiencia acreditar
Especificaciones o condiciones
técnicas
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Pliego de condiciones especifico cuantía > 100 SMMLV
Cronograma del proceso
Objeto Alcance
PlazoLugar de
prestación del objeto
Forma de pago
Reajuste de precios
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18-Dic-13 NORMATIVIDAD
Pliego de condiciones especifico cuantía > 100 SMMLV
Moneda presentación
propuesta
Forma aceptación propuesta económica
Formas de participación
GarantíasExperiencia
acreditarCapital de trabajo
Especificaciones o condiciones
técnicas
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¿Qué es NEON?
Es una solución informática que apoya la labor Administrativa del
proceso “Adquisición de Bienes y Servicios” en sus procesos de:
“Planeación de la Contratación”, “Contratación” y “Administración de
Contratos”, facilitando su ejecución, control y seguimiento al tener la
información integrada, apoyado en un equipo humano
comprometido, transparente, competente, con vocación de servicio y
liderazgo que promueve la calidad y confiabilidad del proceso.
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28
Módulo PES Módulo PCT Módulo CON
Definir estrategia de Negociación
Elaboración Pliego
Planear la admón. del Contrato
Elaborar presupuesto
Preparar dctos. Y trámites iníciales
Aceptar oferta o declarar desierto
Solicitar ofertas
Finalizar Contrato
Ejecutar y administrar Contrato
Formalizar Contrato
Definir requisitos Contratación
Autorizar Inicio
Módulo PLC
Elaborar Plan Anual de Contratación
Evaluación Contratistas
Proceso AB&S en NEON
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SISTEMA DE INFORMACIÓN CORPORATIVA
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30
SISTEMA DE INFORMACIÓN CORPORATIVA
ESSA ha mejorado su sistema de información corporativo, ofreciendo un portal
web fresco, dinámico, moderno, amigable, compatible y seguro. El cambio
consistió en darle un enfoque de orientación por “servicios” a una alineación
por “grupos de interés”, de tal manera que se encontrara centralizada la
información de cada grupo:
• ESSA
• Clientes
• Proveedores y contratistas
• Accionistas
• Gente ESSA
• Comunidad y medio ambiente
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31
Módulo de proveedores y contratistas
En el módulo de proveedores y contratistas encontraremos toda la información
relevante para este grupo de interés:
Se puede acceder a través de la url:
http://www.essa.com.co/site/proveedores/es-es/proveedoresycontratistas.aspx
O a través del menú principal: Proveedores y contratistas
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32
Módulo a través del cual se pueden consultar los procesos contractuales
publicados de la organización:
Se puede acceder a través de la url: http://www.essa.com.co/site/proveedores/es-
es/contratistas/procesoscontractuales.aspx
A través del menú: Proveedores y contratistas -> Contratistas -> Procesos
contractuales
Módulo de proveedores y contratistas
Procesos de contratación
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33
Módulo a través del cual se pueden consultar los procesos contractuales
publicados de la organización:
Accesible a través del menú de acceso rápido (superior derecho), ítem
Procesos contractuales:
Módulo de proveedores y contratistas
Procesos de contratación
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS
César Alzate Restrepo
KONFIRMA SAS
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CONTENIDO
1. Quiénes Somos2. Sistema de Información de contratistas
• Tipos de registro• Trámites del registro
3. Descarga de documentos4. Formulario virtual - Consultas para el usuario
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¿QU
IEN
ES S
OM
OS? Una alianza…
grandes sinergias
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¿QU
IEN
ES S
OM
OS?
Konfirma® provee soluciones que combinan treselementos esenciales: Profesionales con competencias y conocimientosespecíficos. Integración, procesamiento y análisis de altosvolúmenes de información. Sistemas de información diseñados y adaptables paracada proceso.
RELACIONAMIENTO CON TERCEROS
VERIFICACIÓN DE RIESGOS
GESTIÓN JURÍDICA INMOBILIARIA
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SIS
TE
MA
DE
IN
FO
RM
AC
IÓN
DE
CO
NT
RA
TIS
TA
S
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
Tiene por objetivo apoyar los diferentes procesos internos de contratación
de ESSA, dado que:
Permite optimizar y aplicar buenas prácticas. Garantiza transparencia y seguridad jurídica. Proporciona Información en línea del proveedor Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos
de condiciones o términos de referencia Es un insumo muy importante para estudios de mercados
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS
EPM
Entregable Final del Servicio
Análisis y Verificación Jurídico-Técnica
Canales de Servicio
ESSA / PROVEEDORES-CONTRATISTASKONFIRMA
1.Recepción y procesamiento documentos.
2. Análisis y Verificación
3. Aprobación o devolución
Constancia de Inscripción
GU
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IPC
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Formularios Virtuales (Liviano-integral)
1. Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.
(www.konfirma.com.co)
2. Ingreso a la opción “Descarga de
Formularios” el Servicio seleccionado. 3. Iniciar sesión para
el trámite virtual: Nit/Identificación correo electrónico
Clave4. Iniciar la creación y
el ingreso de información para el
trámite virtual.
PROVEEDORES -CONTRATISTAS
1. Servicio Virtual
3. Orientación Personalizada
2. Atención Telefónica
4. Recepción Documentos
PROVEEDORES -CONTRATISTAS
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TIP
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OINSCRIPCIÓN REGISTRO LIVIANO
Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractualcon ESSA.
Es aplicable para los proveedores que participan en procesos de menor cuantíao procesos donde NO se les solicita experiencia contractual, ni requisitosfinancieros o de calidad.
Requisitos: Formulario:
• Diligenciar información básica y actividades en las que se desea clasificar,• Manual o virtual,• Imprimir y firmar por el Representante Legal o su suplente.
Anexar documentación soporte y entregar de forma física o virtual.El tramite para el Registro Liviano por medio de formularios virtuales no requierela firma, ni entrega de estos en las oficinas de Konfirma®.
Formulario 1. Firma- Declaración de compromiso veracidad de información ydocumentos
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TIP
OS
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ISTR
O
Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractualcon ESSA.
Requiere Información adicional:• Experiencia de contratos ejecutados,• Estados financieros,• Certificaciones de calidad, permisos habilitantes, resoluciones, entre otros.
Para participar en procesos de mayor cuantía o procesos de cuantías inferioresdonde se les solicite los requisitos anteriores.
Requisitos: Formulario: diligenciar información básica y actividades en las que se desea
clasificar de forma manual o virtual, Imprimir y firmar por el Representante Legalo su suplente.• Formulario 1. Firma- Declaración de compromiso veracidad de información y
documentos• Formulario 2. Datos Generales• Formulario 3. Información financiera• Formulario 4. Contratos ejecutados (por cada contrato a inscribir)• Formulario 5. Maquinaria o equipo
Anexar documentación soporte y entregar de forma física.
INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL
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TIP
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ISTR
O SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
Información básica
Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos
Formulario No. 2 Datos Básicos
Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.)
Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN)
Copia de las certificaciones de calidad vigentes
Otros
Copia de las autorizaciones para ejercer actividades como:
- Vigilancia,
- Servicio postal,
- Alimentación,
- Agencias de viajes,
- Transporte de personas o carga,
- Actividades de salud humana.
Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN
REGISTRO LIVIANO
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TIP
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OREQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
Información Financiera
Formulario No. 3 Información Financiera
Nota aclaratoria de cuentas financieras
Balance General
Estados de Resultados
Nacionales: Notas a los Estados FinancierosExtranjeras: Memorias
Nacionales: Certificación de Estados Financieros, firmada por RL y contadorExtranjeras: Documento equivalente o Carta RL
Nacionales: Dictamen del Revisor FiscalExtranjeras: Informe auditoria
Nacionales: Certificados de la Junta Central de ContadoresExtranjeras: Documento equivalente o carta RL
Técnica y Experiencia
Formularios N°4 Contratos Ejecutados
Certificación de Contratos Ejecutadoscon:
-Nombre del contratante (PJ conmembrete) y datos de contacto
-Nombre del contratista
-Número del contrato
-Fecha de inicio y de finalización
-Objeto del contrato
-Alcance del contrato
-Detalle de las actividades
-Valor del contrato a la fecha determinación.
-Indicar el valor de las adiciones.
O en su defecto el acta definalización del contrato, expedidapor el contratante.
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MIT
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
INSCRIPCIÓN ACTUALIZACIÓN RENOVACIÓN
CANCELACIÓN
Los trámites no tienen costo para el proveedor, a excepción de los costos de envíode documentos por correo postal para quienes lo requieran.
No se inscriben consorcios o uniones temporales. Estos deben inscribirseindividualmente.
Tiempo de respuesta de 48 horas en días hábiles para el registro integral y 24 parael liviano.
Los resultados son comunicados al proveedor por correo electrónico.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.
www.konfirma.com.co
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.
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PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.
www.konfirma.com.co
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PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual.
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PASO 3: Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual.
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IODESCARGAR CONSTANCIA (ULTIMA)
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
TRAMITES INSCRITOS
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPMPRESENCIAL
Konfirma Centro
Carrera 46 Nº 52 - 82 Medellín
Sótano ingreso por la Avenida Oriental
TELEFONICA
Línea Única de Atención al Usuario
(574) 444 56 56
CORREO ELECTRONICO
HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00 PM
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¿INQUIETUDES?
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Gracias
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Para realizar una búsqueda se completan los campos indicados y clic en “Buscar”.
Por ejemplo: buscamos el proceso BS-STE-APT-0639-13 y damos clic en el botón “Buscar”
Módulo de proveedores y contratistas
Procesos de contratación
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“En ver detalle” se muestra la información ampliada del proceso seleccionado:
Módulo de proveedores y contratistas
Procesos de contratación