empresa brasileira de pesquisa...
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Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária
Embrapa Informação Tecnológica
Manual de Gestão de Documentos e Informações Arquivísticas
É dever de todos os responsáveis pelas atividades de arquivo, localizar de imediato a informação necessária à tomada de decisão!
Brasília, setembro de 2006
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Sumário
Apresentação............................................................................................3Prefácio................................................................................................... 4Gestão de Arquivo Corrente........................................................................5
Documentos recebidos por malote e correio...........................................6Documentos recebidos em mãos.......................................................... 6não registrados no SIGED:................................................................... 6
Classificação.............................................................................................7Registro e Tramitação ............................................................................9Devolução de documentos.................................................................... 11
Avaliação e Seleção de Documentos.......................................................... 11Transferência de Documentos para o Arquivo Central/Geral.......................... 12Eliminação de Documentos....................................................................... 14Gestão de Arquivos Intermediários.............................................................16
Recebimento de Documentos................................................................ 17Empréstimo de documentos.................................................................. 18Reprodução de documentos.................................................................. 19
Instalação de Arquivo Central e/ou Arquivo Geral.........................................19Instalações Físicas .............................................................................. 19Iluminação.......................................................................................... 22Instalações elétricas............................................................................. 23Segurança: proteção contra fogo e água................................................. 23Mapotecas.......................................................................................... 25
Anexo A - Formulário de Empréstimo de Documentos.................................27Anexo B- Etiqueta de Identificação de Unidade de Acondicionamento........... 28Anexo C - Formulário de Transferência de Documentos............................... 29Anexo D - Informações Sobre Data de Aprovação das Contas da Embrapa, pelo
Tribunal de Contas da União – TCU................................................. 30Anexo E - Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária EMBRAPA................31Anexo F – Termo de Eliminação de Documentos.........................................33Anexo G - Formulário de Solicitação de Documentos ao Arquivo................ 34Anexo H – Formulário de Recibo de Empréstimo de Documentos.................. 35Anexo H – Formulário de Recibo de Empréstimo de Documentos.................. 35Anexo I – Guia-Fora................................................................................ 36Anexo I – Guia-Fora................................................................................ 36Anexo J - Layout de um Arquivo...............................................................37Anexo K – Tabela de Temporalidade...................................................... 38
Estrutura Básica da Tabela de Temporalidade.................................... 38Anexo L – Código de Classificação........................................................... 40
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Apresentação
A gestão da informação arquivística nas instituições públicas é dever do Estado,
conforme preconiza a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida como a “Lei
dos Arquivos”, regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
A Embrapa, empresa pública da administração indireta do governo federal, integra o
Sistema Nacional de Arquivos e como tal, tem a incumbência de promover a gestão
documental, a preservação e o acesso às informações e aos documentos de sua
esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas
pelo Conselho Nacional de Arquivos.
Diante de tal contexto e consciente da necessidade de atualização e da oferta de
instrumentos orientadores para a padronização dos procedimentos técnicos na Área
de Gestão Documental, a Embrapa apresenta o Manual de Gestão de Documentos
e Informações Arquivísticas.
Esta versão, atualizada e revista da edição de 2004, é fruto do trabalho dos
arquivistas que iniciaram, com muita dedicação, a tarefa de organização e
preservação dos arquivos da Embrapa, transformando-os em instrumentos eficazes
de apoio ao processo decisório, garantindo assim a preservação da memória
institucional.
Sílvio CrestanaDiretor-Presidente
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Prefácio
Desde 1995, através do Arquivo Central, a Embrapa vem desenvolvendo ações
voltadas para a transformação dos arquivos em instrumentos eficazes de apoio ao
processo decisório, garantindo assim a preservação da memória institucional.
A partir do subprojeto 14.2000.787.01 – Integração dos Arquivos e Implantação dos
Procedimentos Técnicos, vinculado ao projeto 14.2000.787 - Gestão de Documentos
e Informações Arquivísticas na Embrapa – 2000/2002, identificou-se que o processo
e gestão de documentos e informações arquivísticas na Empresa como um todo,
estava sendo afetado pelo grande volume de documentos sem avaliação e sem
controle, acumulados em depósitos em condições precárias, resultando na perda de
informações, o que colocava em risco a conservação e a preservação dos conjuntos
documentais
Diante de tal realidade, observava-se uma demanda considerável pela
implementação de uma política de gestão arquivística nas Unidades Centrais e
Descentralizadas da Embrapa quando, em 2003, a partir de uma demanda
específica do Departamento de Administração Financeira, formou-se um grupo de
trabalho com o objetivo de estudar, analisar, descrever, organizar e normatizar o
processo sobre Gestão de documentos e informações arquivísticas fiscais e contábeis da Embrapa.
O relatório final do referido grupo recomendava, dentre outros, a elaboração de um
manual normativo de procedimentos técnicos na Área de Gestão Documental.
O presente manual - Manual de Gestão de Documentos e Informações Arquivísticas - visa assim orientar, todas as Unidades da Embrapa, sobre o correto
tratamento técnico dos documentos de arquivo, desde o momento da sua produção
ou recebimento na área ou setor da Unidade, até a sua destinação final: eliminação
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após o cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos ou recolhimento para
guarda permanente.
Gestão de Arquivo Corrente
Considera-se arquivo corrente, o conjunto de documentos em tramitação ou não,
que pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pelo órgão que o
produziu ou recebeu e a quem compete a sua administração.
Como os documentos de fase corrente são necessários ao desenvolvimento das
atividades de rotina das áreas ou setores, devem ser mantidos nos arquivos das
mesmas, organizados de acordo com os procedimentos estabelecidos para as
atividades de recebimento, classificação, registro, tramitação, arquivamento,
empréstimo e devolução de documentos.
É comum encontrarmos nas instituições públicas, áreas denominadas Arquivo e
Protocolo, Seção de Comunicação Administrativa, Setor de Protocolo, etc.
Qualquer que seja a denominação dada a esse importante setor de trabalho, é
preciso ter claro de que o processo de gestão documental inicia com a gestão dos
arquivos correntes e se estende até a sua destinação final, ou seja, a eliminação ou
o recolhimento aos arquivos permanentes.
Recebimento
Todos os documentos enviados ao setor/Unidade por meio de malote, correio ou
em mãos, devem ser recebidos pelo responsável das atividades de arquivo,
seguindo as rotinas abaixo:
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Documentos recebidos por malote e correio
• verificar sem todos dos documentos relacionados na Lista de Remessa de
Correspondência estão sendo recebidos; se um documento relacionado não
for recebido, comunicar imediatamente ao setor responsável. No caso de
receber documento não relacionado na Lista, relacionar e comunicar ao
responsável.
• encaminhar os documentos de natureza particular diretamente para os
destinários, sem registro.
• separar os documentos de caráter sigiloso, sem abrir o envelope –
normalmente esse tipo de documento possui as seguintes identificações nos
envelopes: Sigiloso, Secreto, Confidencial, Reservado.
• documento que contiver restrição de acesso não deve ser cadastrado no
Siged, a não ser que o destinatário o reclassifique para Ostensivo.
• abrir os envelopes que não possuem identificação de restrição de acesso, ou
seja, os ostensivos, tomando o cuidado de não rasgar os documentos.
• apor o carimbo de protocolo do Siged no canto superior direito da primeira
folha de cada documento.
• classificar os documentos de acordo com o estabelecido no item referente à
Classificação.
Documentos recebidos em mãos
• não registrados no SIGED:
• verificar se os mesmos são originais, se estão completos e se possuem
anexos; caso haja alguma inconformidade, contatar o remetente a fim de
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sanar as irregularidades, para então proceder ao registro no Siged, adotando
os procedimentos a seguir:
• apor o carimbo de protocolo do Siged no canto superior direito da primeira
folha de cada documento.
• classificar o documento de acordo com os procedimentos estabelecidos no
item referente à Classificação.
Rregistrados no SIGED:
• verificar se os documentos são originais, se estão completos e se possuem
anexos; caso haja alguma inconformidade, contatar o remetente a fim de
sanar as irregularidades, adotando os procedimentos a seguir:
• assinar a Guia de Remessa de Documentos e devolver ao setor/unidade que
encaminhou.
• verificar se os documentos estão classificados; não estando, classificá-los de
acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo da
Embrapa (disponível no item Classificação).
• registrar e tramitar os documentos de acordo com o estabelecido no Manual
do Usuário do Sistema de Gerenciamento de Documentos – Siged.
Classificação
A classificação de documentos é uma das atividades mais complexas e deve ser
executada em arquivos correntes, dada a sua especificidade. Fundamenta-se
basicamente na interpretação dos documentos, sendo necessário e indispensável
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para tanto, conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos diversos
setores, departamentos, coordenadorias, assessorias e supervisões das Unidades
Centrais e Descentralizadas da Embrapa.
É no Arquivo Central/Geral que a gestão de arquivos se completa. Mas não se pode
confundir as atribuições de cada unidade organizacional com as do Arquivo
Central/Geral. A este compete a guarda dos documentos oriundos das diversas
unidades da empresa, incluindo procedimentos técnicos específicos referentes à
preservação e consulta nessa fase intermediária. Portanto, a organização dos
acervos cabe necessariamente às unidades produtoras e/ou receptoras dos
conjuntos documentais. A não-organização causa um grande caos e,
consequentemente, dificulta ou impossibilita a recuperação de documentos e
informações. Documentos classificados de forma equivocada podem jamais ser
recuperados. Daí a necessidade de se efetuar uma classificação correta, de acordo
com os assuntos inerentes a cada documento.
Todos os documentos oficiais, recebidos ou produzidos, devem ser classificados de
acordo com os assuntos estabelecidos no Código de Classificação de Documentos
de Arquivo adotado pela empresa, mediante as seguintes rotinas:
• ler o documento e identificar o assunto do seu conteúdo.
• identificar, no Código de Classificação de Documentos de Arquivo, o assunto
de que trata o documento.
• anotar, a lápis, o código de classificação na primeira folha do documento e do
anexo, quando houver.
• registrar o documento no Siged de acordo com os procedimentos
estabelecidos no item Registro e Tramitação.
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Registro e Tramitação
O Sistema de Gerenciamento de Documentos (Siged) é o sistema de protocolo
automatizado oficial da Embrapa, para a realização das atividades de registro e
trâmite e pesquisa dos documentos produzidos e/ou recebidos pela Empresa, ainda
na fase corrente. Desta forma, outros sistemas, informatizados ou não, não devem
ser utilizados na realização das atividades de registro e trâmite de documentos.
Para que os usuários possam acessar com rapidez as informações sobre assuntos
em trâmitação é necessário que sejam adotados as seguintes procedimentos:
• registrar os documentos recebidos ou aqueles em tramitação no sistema de
protocolo da Empresa – Sistema de Gerenciamento de Documentos (Siged)
conforme estabelecido pelo Manual do Usuário do Siged.
• os documentos que contenham restrição de acesso não deverão ser registrados
no Siged, salvo se forem desclassificados da respectiva restrição. Nesses casos
procede-se ao estabelecido no item acima.
• encaminhar os documentos ostensivos, classificados e registrados, aos
respectivos destinatários.
Arquivamento
O arquivamento consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa,
prateleira, caixa-arquivo), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se
ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente pode ficar perdido,
sem possibilidade de recuperação quando for solicitado posteriormente. As
operações de arquivamento devem ser realizadas de acordo com as seguintes
rotinas:
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• verificar se o documento foi encaminhado para arquivamento, mediante o
despacho “Arquivar” ou “Arquive-se”; caso o documento não contenha o
despacho de “Arquivar“ ou “Arquive-se”, deve ser devolvido ao destinatário
para providenciar o despacho necessário.
• verificar se a classificação atribuída está correta; se não estiver, alterá-la
tanto no próprio documento quanto no Siged.
• ordenar os documentos de acordo com o método de arquivamento
(classificação + ordem cronológica ou alfabética ou geográfica ou outra,
conforme o caso).
• identificar e separar do arquivo corrente, as pastas suspensas onde os
documentos devem ser arquivados.
• colocar os documentos nas pastas suspensas correspondentes e arquivar.
• identificar, de maneira visível, as pastas suspensas, gavetas, caixas e
arquivos.
Empréstimo de Documentos
Nesta fase é importante a implantação do Controle de Retirada de Documento do
arquivo corrente. É através desse controle que o arquivo corrente pode informar,
com precisão e segurança, a localização de um determinado documento retirado do
arquivo.
Toda a solicitação de documento arquivado deve ser atendida mediante
preenchimento do Formulário Recibo de Empréstimo de Documentos em duas
vias e arquivado como estabelecido abaixo:
• 1ª via deve ser arquivada na pasta, no lugar de onde foi retirado o
documento (idem a guia-fora).
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• 2ª via deve ser arquivada, em ordem cronológica, para controle dos prazos
e cobrança de devolução.
Devolução de documentos
A devolução de documento deve ser precedida das seguintes tarefas:
• localizar, no arquivo, a pasta de onde o documento foi retirado.
• arquivar o documento devolvido no local correspondente ( no mesmo lugar onde
está arquivada a 1ª via do Formulário de Recibo de Empréstimo de Documentos)
e eliminar esta 1ª via do recibo.
• localizar a 2ª via do Formulário Recibo de Empréstimo de Documentos arquivada e
preencher os campos - data da devolução do documento e assinatura de quem
recebeu o documento.
• localizar, na pasta de código 063.51 – CONSULTAS, EMPRÉSTIMOS.
PENDENTES – a 2ª via do Formulário de Recibo de Empréstimo de Documentos
e preencher os campos - data de devolução do documento e assinatura de quem
recebeu o documento.
• arquivar a 2ª via do Formulário de Empréstimo de Documentos, com o campo -
data da devolução – preenchido na pasta de código 063.51 – CONSULTAS.
EMPRÉSTIMOS. DEVOLVIDOS.
Avaliação e Seleção de Documentos
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental e deve
ser realizada no arquivo corrente. É o processo de análise e seleção de documentos
de arquivo quem define quais documentos são preservados para fins administrativos
ou de pesquisa, de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.
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A complexidade e a abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de
avaliação de documentos de arquivo, requerem a participação de representantes.
das diversas áreas da Embrapa, reforçando assim a necessidade da atuação da
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da Embrapa - que é
constantemente instruída e orientada pelos técnicos arquivistas do Arquivo Central.
Um dos resultados do processo de avaliação é a Tabela de Temporalidade de
Documentos - TTD, instrumento arquivístico que representa o ciclo de vida do
documento e estabelece os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,
assim como sua destinação final, ou seja, a eliminação ou a guarda permanente.
A aplicação da TTD nos arquivos correntes resulta na transferência dos conjuntos
documentais para o Arquivo Central ou na sua eliminação, evitando-se assim o
retrabalho, viabilizando uma gestão arquivística eficiente.
Transferência de Documentos para o Arquivo Central/Geral
A transferência caracteriza-se pela passagem de documentos do arquivo corrente
para o arquivo intermediário. Essa atividade deve ser executada pelo responsável do
arquivo corrente da área ou Unidade, sob a orientação e supervisão dos técnicos do
Arquivo Central. Tal procedimento deve ser previamente agendado, após os
seguintes procedimentos:
• identificar os conjuntos documentais que já cumpriram os prazos na fase corrente,
conforme estabelecido na TTD em vigor na empresa;
• identificar e separar as pastas suspensas contendo os documentos a serem
transferidos;
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• retirar os documentos das respectivas pastas, manuseando uma de cada vez,
tomando o cuidado para não misturar os documentos de uma pasta com os de
outra;
• eliminar cópias e retirar clipes, durex e outros elementos que podem danificar os
documentos;
• colocar os documentos retirados das pastas suspensas em envelopes ou camisas
(papel almaço ou cartolina);
• identificar cada envelope ou camisa anotando, no canto superior direito, o
conteúdo informacional e as datas-limite dos documentos;
• ordenar os envelopes ou camisas de acordo com a ordem estabelecida:
alfabética, numérica, geográfica, entre outras;
• colocar os envelopes ou camisas nas unidades de acondicionamento apropriadas
para a transferência;
documento em suporte papel, de tamanho padrão convencional (A4, ofício, carta, etc.) deve ser acondicionado em caixa-arquivo, de papelão, de aproximadamente 0.14m de largura x 0.27m de altura e 0.39m de comprimento.
documento que exceda ao padrão convencional deve ser acondicionado em embalagem adequada a sua dimensão.documento em suporte especial (filme, papel fotográfico, discos magnéticos, discos óticos, etc.) deve ser acondicionado em estojos ou caixas apropriadas.
• identificar cada unidade de acondicionamento (caixa-arquivo, pacote, volume,
etc.) com a Etiqueta de Identificação de Unidade de Acondicionamento;
• preencher o Formulário de Transferência de Documentos utilizando o editor de
texto word, fonte univers, corpo 11, caixa alta;
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• encaminhar as unidades de acondicionamento para o Arquivo Central
acompanhadas de duas vias impressas do Formulário de Transferência de
Documentos ao Arquivo da Unidade e da cópia em disquete ou e-mail (para
inclusão na base de dados para controle do acervo e da localização física dos
documentos no Arquivo Central).
• O Arquivo Central só receberá a documentação devidamente classificada, com as
unidades de acondicionamento identificadas pela Etiqueta Padrão e Formulário de
Transferência de Documentos para o Arquivo preenchido adequadamente. Os
conjuntos documentais que não preencherem os requisitos citados serão
devolvidos para a Unidade produtora proceder às correções.
Eliminação de Documentos
A eliminação de documentos no âmbito da Embrapa submete-se à autorização do
Arquivo Nacional, conforme Art. 9º, da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Sendo
assim, para a realização dessa atividade é necessária a atuação da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da Embrapa, bem como o uso da
TTD, a fim de que sejam selecionados e separados os acervos arquivísticos que já
cumpriram os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e cuja destinação
final é a eliminação. Para que a mesma possa ser realizada, deve-se observar
algumas rotinas:
• relacionar os conjuntos documentais selecionados para eliminação na Listagem de Eliminação de Documentos, a qual deve dispor das seguintes informações:
cabeçalho: contém a identificação da Embrapa e da Unidade responsável
pela eliminação, o título, o número da listagem e o número da folha.
código/assunto: refere-se aos conjuntos documentais a serem eliminados,
identificados de acordo com o campo Assunto da TTD.
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ex: 037.2 – Material de Consumo
datas - limite: corresponde aos anos de início e término de cada conjunto
documental a ser eliminado.
ex: 1973-1980
unidade de arquivamento: refere à especificação das unidades de
arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental.
ex: UA de 1 a 30
observações/justificativas: observações complementares, úteis ao
esclarecimento das informações relativas a cada conjunto documental,
proposto para eliminação.
IMPORTANTE: conjuntos documentais com prazos de guarda = aprovação
das contas + 5 anos a contar da data de aprovação = eliminação, sendo
necessário consultar as informações vindas do Tribunal de Contas da União.
Em função de nem sempre acompanharmos a data exata da aprovação das
contas, sugere-se que se proponha a eliminação a partir do primeiro dia útil
do ano subsequente ao término do prazo de cinco anos.
• submeter a proposta de eliminação à aprovação da área/setor
produtora/acumuladora dos documentos.
• encaminhar, através da chefia da Unidade, a proposta de eliminação aprovada ao
Presidente da CPAD para análise, aprovação e encaminhamento, por intermédio
do Diretor-Presidente da Embrapa, ao Arquivo Nacional para autorizar a
eliminação. Após autorização do Arquivo Nacional, a CPAD providencia a
publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da
União.
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As propostas de eliminação deverão ser encaminhadas à CPAD,
preferencialmente nos meses de março, julho e novembro
• aguardar comunicação formal da CPAD para efetivação da eliminação.
• após comunicação formal da CPAD, informando a autorização do Arquivo
Nacional, proceder à eliminação por meio de fragmentação manual ou mecânica,
preenchendo o Termo de Eliminação de Documentos.
Gestão de Arquivos Intermediários
Considera-se arquivo intermediário, o conjunto de documentos originários de
arquivos correntes, com uso pouco freqüente e que aguardam destinação final:
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Dentre as vantagens da transferência de documentos para local específico,
destacam-se a conquista de espaço físico e mobiliário nos arquivos correntes, a
rápida recuperação da informação, uma vez que serão manuseados volumes
menores nos arquivos correntes, assim como também a racionalização da guarda
dos documentos e a garantia da preservação da memória institucional.
Após solicitação da área/setor que pretende transferir os documentos, os técnicos
responsáveis pelo Arquivo Central devem proceder à analise e quantificação da
documentação a ser transferida e agendar data para a efetivação do procedimento,
bem como preparar o espaço físico e o mobiliário necessário para o
armazenamento.
Recebimento de Documentos• receber as unidades de acondicionamento, bem como as duas vias impressas
do Formulário para Transferência de Documentos e a cópia em disquete
ou e-mail dos documentos transferidos.
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• analisar as unidades de acondicionamento e verificar se estão identificadas,
organizadas e acondicionadas de acordo com os procedimentos
estabelecidos no item relativo à Transferência de Documentos para o Arquivo
Central;
• verificar se o conteúdo de cada unidade de acondicionamento confere com a
descrição do conteúdo informacional do Formulário para Transferência de Documentos para o Arquivo. Se houver divergências, contatar o
responsável pelo arquivo corrente para solucionar a questão.
• assinar as duas vias do Formulário para Transferência de Documentos para o
Arquivo e devolver uma via para o responsável pelo arquivo corrente que
efetivou a transferência.
• arquivar a 2a via do Formulário para Transferência de Documentos para o
Arquivo na pasta própria para controle do Arquivo Central, anotando a
localização física de armazenamento dos documentos relacionados.
• armazenar as unidades de acondicionamento no local estabelecido e nas
estantes já identificadas.
• preencher os campos E (número da estante) e P (número da prateleira) da
etiqueta de identificação de cada unidade de acondicionamento onde serão
armazenadas as unidades.
• alimentar a base de dados com as informações do Formulário para
Transferência de Documentos para o Arquivo, caso exista um sistema de
controle do acervo no Arquivo Geral das Unidades.
Atendimento ao Usuário
A área ou setor que transfere os documentos para o Arquivo Central conserva os
seus direitos sobre os mesmos, podendo consultá-los, solicitar empréstimo e/ou
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cópias, mediante solicitação formal ao Arquivo Central, por meio do Formulário de Solicitação de Documentos. O atendimento será realizado mediante as seguintes
rotinas:
• receber o formulário e verificar se a solicitação está autorizada pelo órgão
competente.
• consultar a base de dados (se houver) ou os Formulários para Transferência de
Documentos para o Arquivo - utilizado como instrumento de controle do acervo -
identificando a localização física do documento solicitado: número da estante,
número da prateleira e número da unidade de acondicionamento;
• localizar o documento e seguir as rotinas de atendimento de solicitações de
Empréstimo ou Reprodução.
Empréstimo de documentos
• preencher o Recibo de Empréstimo de Documentos e encaminhar juntamente
com o documento para pegar a assinatura do solicitante.
• preencher a guia-fora e arquivar no mesmo local de onde foi retirado o documento.
• arquivar o Formulário de Solicitação de Documentos ao Arquivo juntamente
com o Recibo de Empréstimo de Documentos, em pasta própria, até que o
documento seja devolvido.
Reprodução de documentos
• emitir cópia do documento solicitado.
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• conferir as cópias e apor carimbo de "confere com o original encontrado no
arquivo", no verso de cada uma das cópias.
• anotar a quantidade de cópias emitidas no próprio formulário de solicitação de
documentos e encaminhar as cópias ao solicitante.
Instalação de Arquivo Central e/ou Arquivo Geral
Para que o Arquivo Central cumpra regularmente as suas funções, faz-se necessário
observar a escolha do local para a sua instalação no que concerne às condições
físicas do prédio quanto aos aspectos de iluminação, limpeza, índices de umidade e
temperatura, assim como a possibilidade de extensão das instalações futuramente.
A escolha do local de instalação, necessariamente, precisa ser pensada e planejada
a pequeno, médio e longo prazos, evitando-se assim o risco de prejudicar o
andamento das atividades arquivísticas
Instalações Físicas
Visando a guarda, a segurança e a preservação dos acervos de fase intermediária
e/ou permanente, a construção e/ou escolha, bem como a manutenção de espaços
físicos destinados aos depósitos de armazenamento devem considerar as seguintes
recomendações:
• Localização
O local destinado ao depósito de arquivo deve ser seco, livre de risco de inundação,
deslizamentos e infestações de térmitas.
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Recomenda-se evitar áreas propensas a perigos, visando a segurança e a
preservação dos acervos, bem como a segurança dos usuários e técnicos que
trabalham no local.
Características da Construção
Devido ao peso das estantes, os locais devem ser capazes de resistir às seguintes
cargas: 1.000 kg/m² para a instalação de estantes metálicas fixas de 2,20 metros de
altura; 2.000 kg/m² para estantes móveis, compactas e 800 kg/m² para estantes de
bibliotecas.
A altura do pé direito não deve exceder ao estabelecido pela regulamentação local.
As paredes externas devem ser espessas para retardar a passagem do calor e os
revestimentos internos devem ser de cor clara devido a capacidade de proporcionar
isolamento contra o calor e a umidade, bem como a facilidade de limpeza e
conservação. Devem também apresentar resistência contra fogo.
Os pisos devem possuir revestimentos laváveis, do tipo industrial ou cerâmico, como
forma de prevenir o acúmulo de poeira.
Extensas superfícies externas devem ser evitadas porque não protegem os acervos
das variações climáticas externas, além de promover o efeito estufa.
O uso de madeira não é recomendado, mas sendo indispensável, deve receber
tratamento preventivo contra insetos e fogo.
As tubulações de água ou de outros líquidos devem ser evitadas nesses ambientes.
Portas, Janelas e Coberturas
Ainda que a luz solar traga benefícios, sobretudo como agente microbicida, o acervo
deve ficar protegido de suas radiações. Recomenda-se limitar a área de aberturas a
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20% das áreas de fachada. As aberturas não podem ser feitas em paredes voltadas
para o lado de maior aporte energético (leste/oeste), devendo-se evitar as aberturas
em direção aos ventos úmidos e marinhos.
As janelas devem ter boa vedação, mas a abertura é importante para a ventilação
natural quando necessário. Onde não há climatização, deve ser prevista uma boa
aeração e ao mesmo tempo serem dotadas de proteção contra a entrada de insetos
(telas de trama pequena) e radiações solares (persianas e filtros).
As coberturas inclinadas se adaptam melhor aos climas com forte insolação e
precipitações volumosas. No caso das lajes de cobertura, recomendam-se
tratamentos de impermeabilização e isolamento térmico. O emprego de cor clara
sobre a cobertura reforça a reflexão das radiações solares.
.Para se obter um bom isolamento térmico em relação às condições climáticas
externas, deve-se prever um afastamento entre o último andar e o telhado, além da
utilização de revestimento com material termo-isolante.
A impermeabilização de áreas de cobertura é muito importante, pois evitam-se
problemas de vazamento que poderiam comprometer a segurança do acervo.
Temperatura e Umidade Relativa do Ar (UR)
As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos
vitais para a conservação e preservação dos documentos. Se os níveis de umidade
relativa (UR) são muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das fibras e
esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos. Já na faixa de UR acima de 65%
crescem microorganismos e ocorrem reações químicas danosas. A estabilidade da
temperatura e da UR é especialmente importante e as mudanças bruscas ou
constantes são muito danosas.
umidade relativa: entre 45% e 55% (variação diária de +/- 5%).temperatura: a ideal é 20º C (variação diária de+/-1º C).
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Um sistema de climatização é o ideal. No caso de não existir a possibilidade de instalação, a presença de umidificadores, desumidificadores, exaustores e ventiladores pode oferecer bons resultados.
Iluminação
Em áreas muito ensolaradas, é necessário o uso de persianas ou outros recursos
para reduzir a entrada da luz solar. Recomenda-se especialmente o uso de filtros
contra a radiação ultravioleta invisível.
As prateleiras das estantes devem ser perpendiculares às janelas, de forma também
evitar a incidência direta das radiações sobre os materiais. No caso da iluminação
artificial podem ser instalados sistemas de iluminação incandescente ou
fluorescente. A radiação UV emitida pelas lâmpadas fluorescentes não deve exceder
75 µw/l. Para esses casos, o uso de filtros ou absorventes de radiação UV pode
contornar o problema.
O sistema de iluminação setorizada e controlada que desliga a fonte de luz artificial
após um período pré-determinado, reduz o tempo de exposição dos documentos às
radiações.
Não é permitido o uso de lâmpadas de mercúrio ou sódio, devido à intensa emissão
de radiação ultravioleta.
Instalações elétricas
Todas as instalações elétricas devem estar de acordo com as normas técnicas em
vigor.
A chave-geral de energia deve ser localizada de forma a permitir fácil visualização e
acesso, além de ser dotada de painel de controle geral e com luzes de emergência.
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As tomadas de energia elétrica devem ser instaladas a cada quatro ou seis metros,
para permitir o uso de aspiradores de pó e outros equipamentos. A instalação deve
ser feita a um metro do chão, contando com proteção, segundo as normas de
segurança em vigor.
Os quadros gerais devem estar localizados em locais visíveis e de fácil acesso,
preferencialmente à entrada dos depósitos. Se estes não estiverem em
funcionamento, a corrente elétrica deve ficar cortada.
Segurança: proteção contra fogo e água
Nenhuma tubulação de água pode percorrer o interior dos depósitos, com exceção
daquelas destinadas aos aspersores automáticos para a extinção de fogo.
Extintores manuais à base de água, CO2 (dióxido de carbono) ou pó químico,
devem ser distribuídos de acordo com as normas vigentes, independentemente da
existência de extintores automáticos.
Os extintores automáticos do tipo aspersores ou sprinklers, liberam uma fina névoa
de água, sendo os mais recomendáveis para depósitos de documentos.
Normalmente, quando acionados, não chegam a causar sérios danos aos
documentos. Mesmo assim, devem atuar de forma setorizada, excluindo as áreas
ainda não atingidas pelo fogo.
Mobiliário/Estantes:
As estantes devem ser de aço ou de madeira tratada contra insetos e fogo. Todo o
mobiliário metálico deve ser fabricado com chapas de aço de carbono fosfatizado,
com pintura eletrostática. Devem ter 1,98 m de altura e as prateleiras não devem
ultrapassar 1,00 m de comprimento e 0,40 m de profundidade.
24
As colunas das estantes devem conter perfurações a cada 0,05 m para permitir a
regulagem das prateleiras que podem receber documentos acondicionados em
diversos tipos e dimensões de embalagens.
Cada módulo de estante tem em média de cinco a sete prateleiras. As estantes
devem resistir a um peso distribuído de 100 kg/m² de prateleiras. Recomenda-se o
emprego de elementos de reforço com formato em X e tirantes metálicos
interligando os módulos e/ou fixados ao piso, para que tenham mais estabilidade.
Deve-se evitar painéis cegos entre os dois lados das prateleiras, de modo a
assegurar uma boa circulação de ar.
O layout de distribuição da estanteria deve estar de acordo com o projeto de
ventilação, iluminação e de extinção de incêndio. As fileiras de estantes precisam
estar dispostas no mesmo sentido da circulação do ar, de forma a não bloquear o
movimento, evitando-se assim, a formação de bolsões de ar estagnado.
As estantes devem ser instaladas em fileiras geminadas. Os corredores entre as
estantes devem ter 0,80 m de largura e as passagens em ângulos 1,00 m de largura.
É preciso sempre uma passagem de 0,70 m de largura entre o fim das fileiras e as
paredes. Além da circulação de pessoas, é importante também cuidar da circulação
do ar e da limpeza dos depósitos, evitando-se assim, a proliferação de
microorganismos e insetos.
As estantes devem ficar afastadas das paredes no mínimo em 0,30 m e o ideal é
manter também uma passagem de 0,70 m para possibilitar inspeções periódicas de
infestações. Da mesma forma, a última prateleira deve ter um afastamento mínimo
de 0,10 m do piso e o vão livre acima da estante deve ser de no mínimo 0,30 m.
Mapotecas
As mapotecas são recomendadas para o armazenamento de documentos de
grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, por permitirem o
25
acondicionamento horizontal dos documentos. As gavetas das mapotecas devem
ser rasas, de forma a facilitar a retirada dos documentos, quando necessário.
Material de Acondicionamento de Documentos
Para documentos em suporte papel, de tamanho convencional (carta ou
ofício), recomenda-se usar caixas-arquivo de tamanho padrão (0,18 m x 0,31m x
0,42m ou 0,14m x 0,27m x 0,39m) produzidas em papelão. Os documentos cujo
tamanho excedam ao padrão convencional devem ser acondicionados em
embalagens adequadas às dimensões próprias.
Para documentos em suporte especial (audiovisuais, cartográficos,
micrográficos e informáticos), recomenda-se o uso de estojo ou caixas de material
plástico (acrílico).
26
Referências
ARQUIVO NACIONAL.(Brasil) Conselho Nacional de Arquivos.
Recomendações para a construção de arquivos. Rio de Janeiro:2000.
ARQUIVO NACIONAL.(Brasil). Conselho Nacional de Arquivos.
Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro. 2001.
ARQUIVO NACIONAL.(Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Rio de Janeiro.
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. revisada e ampliada.
Rio de Janeiro, Editora Fundação Getúlio Vargas, 2004.
27
AnexosAnexo A - Formulário de Empréstimo de Documentos
FORMULÁRIO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS
DADOS DO DOCUMENTO SOLICITADO: Nº de Protocolo:____________________________________________
Procedência: _______________________________________________
Espécie:________________________________Nº:_________________
Data:_______________
Código/Assunto: _____________________________________________
Resumo do Assunto: _________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
REQUISITADO POR:________________________ Em:_____/____/____.
ENCAMINHADO POR:
________________________
assinatura/carimbo
RECEBIDO POR:
______________________
assinatura/carimbo
28
Anexo B- Etiqueta de Identificação de Unidade de Acondicionamento
Órgão Produtor/Acumulador
Unidade:
Órgão:
Conteúdo Informacional
Nº Unid. Arquiv.:
Datas-Limite: Código/Assunto:
Descrição:
Controle do Arquivo
Registro nº: ________/____. Localização: E ______. P ____.
Obs: Tamanho da etiqueta 16 cm (altura) X 12 cm (largura)
A etiqueta deve ser colada na lateral da parte externa
de forma que a caixa-arquivo abra da esquerda para a
direita, conforme modelo ao lado.Anexo C - Formulário de Transferência de Documentos
29
Anexo C - Formulário de Transferência de Documentos.
Formulário de Transferência de Documentos
Unidade:Órgão:
Sigla:
Data da Transferência: Tipo e Nº UA1
Conteúdo Informacional2
Data e assinatura do responsável pelo Arquivo Central
Data e assinatura do responsável pelo órgão produtor/receptor
Controle do Arquivo Central
nº de Reg. SIARQ (nº inicial e nº final): ........................................................
Localização Física: E............. P........ a E............. P...........Observações: ...........................................................................
1 UA = UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO (CAIXA-ARQUIVO = CX;ENCADERNADO OU LISTAGEM = EN; PACOTE =PC)
2 CÓDIGO/ASSUNTO DE ACORDO COM O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO; TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS, DATAS-LIMITE E OBERVAÇÕES
30
Anexo D - Informações Sobre Data de Aprovação das Contas da Embrapa, pelo Tribunal de Contas da União – TCU3
Ano do Exercício Ano de aprovação das contas pelo
TCU1973 19771974 19771975 19781976 19791977 19801978 19801979 19801980 19831981 19851982 19851983 19851984 19911985 19911986 19911987 19911988 19911989 19951990 19941991 20001992 19941993 19951994 19981995 19981996 19991997 20001998 20001999 20012000 20022001 20032002 20042003 2005
3 Informações fornecidas pela Assessoria de Auditoria Interna – AUD, da Embrapa.
31
Anexo E - Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária EMBRAPA.
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO Nº:...................
ENTIDADE: Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária EMBRAPA
UNIDADE:......................................................................... Folha nº:.............
CÓDIGO ASSUNTO DATAS-LIMITE
UNIDADE DE QUANT. ESPECIFICAÇÃO
OBS E JUSTIFICATIV
A
32
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO Nº:...................
ENTIDADE: Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária EMBRAPA
UNIDADE:......................................................................... Folha nº:.............
------------------------------ ---------------------------------
-----/-----/--------- ------/------/----------
(NOME e ASSINATURA) (NOME e ASSINATURA)
Responsável pela seleção Chefe Geral da Unidade
------------------------------ ---------------------------------
------/-----/--------- -------/------/----------
(NOME e ASSINATURA) (NOME e ASSINATURA)
Presidente da Comissão Permanente de Avaliação Diretor-Presidente
de Documentos Arquivísticos - CPAD
_____________________,
_____/_____/________
(Nome e assinatura)
Presidente da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos Arquivísticos da
Embrapa - CPAD
_____________________,
_____/_____/________
Autorizo:
33
Anexo F – Termo de Eliminação de Documentos
(nome da unidade)
Termo de Eliminação de Documentos4
Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o
(indicar o nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo
com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou
a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituição
arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e
publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da
tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação
mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais
eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade
produtor/acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos
eliminados).
(Nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e
assinatura do titular)
4 Estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, por meio da Resolução nº 7, de 20.05.1997.
34
Anexo G - Formulário de Solicitação de Documentos ao Arquivo
Formulário de Solicitação de DocumentosNome do solicitante: Data: / /
Lotação: Ramal:
Documento Solicitado:
Tipo da solicitação: ( ) Cópia ( ) Consulta
( ) Empréstimo
Objetivo da solicitação:
Autorização:_______________________
Responsável pelo órgão
produtor do documento
35
Anexo H – Formulário de Recibo de Empréstimo de Documentos
Recibo de Empréstimo de Documentos
Nome: ............................................................. Data: ....../....../.........
Lotação: ........................................................... Ramal: .....................
Documento
emprestado.......................................................................................................
.........................................................................................................
Data do empréstimo: ....../....../....... prazo para devolução: dias
Data para devolução: ....../....../......
__________________________
Assinatura do solicitante
36
Anexo I – Guia-Fora
Guia Fora
O documento ....................................................................................
..........................................................................................................
foi emprestado para:..........................................................................., lotado
na: ........................... Ramal:......................... em ....../....../........ .
Deverá ser devolvido em até: ..../....../.........
37
Anexo J - Layout de um Arquivo
Fig. 1 - Planta baixa do arquivo
Fig. 2 - Visão panorâmica das fileiras de estantes
Figura 3 – visão frontal das estantes contendo caixas-arquivo
38
Anexo K – Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade1 é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por
objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à
informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica é composta pelos seguintes campos: a)
Assunto; b) Prazos de Guarda nas fases corrente e intermediária; c) destinação final - eliminação ou
guarda permanente e d) Observações, conforme Fig. 1.
Fig.1 – Estrutura Básica da Tabela de Temporalidade.
Estrutura Básica da Tabela de Temporalidade
Visando a correta utilização da Tabela de Temporalidade, apresentam-se a seguir, as explicações relativas a cada um dos campos que compõem sua estrutura básica:
1
39
a) Assunto - Neste campo são apresentados os códigos/assuntos relativos aos conjuntos documentais produzidos e recebidos pela Empresa, conforme estruturado no Código de Classificação de Documentos de Arquivo.
b) Prazos de Guarda - Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, geralmente estabelecido em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental – exemplos: até aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; até quitação da dívida, entre outros. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é freqüentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor freqüência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.c) Destinação Final - Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.d) Observações - Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela.
A Tabela de Temporalidade de Documentos da Embrapa está prevista na Resolução Normativa nº 11, publicada no BCA nº 21, de 4 de maio de 2006 e aplica-se a todas as Unidades da Embrapa.
40
Anexo L – Código de Classificação
O Código de Classificação de Documentos é um dos instrumentos arquivísticos necessários à organização dos arquivos correntes da Embrapa. Por meio da classificação é possível agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e possibilitar a realização das tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, transferência, recolhimento e acesso aos documentos. Este código foi elaborado de acordo com o modelo aprovado pela Resolução nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, com algumas inclusões de códigos/assuntos relativos às atividades específicas da Embrapa¹, os quais deverão ser aprovados pelo Arquivo Nacional.
O modelo adotado pelo Conarq é o do Sistema de Classificação Decimal, baseado na técnica de Melvil Dewey, onde os assuntos encontram-se hierarquicamente distribuídos, representados por códigos numéricos, divididos em classes principais representadas por um número inteiro, composto por três algarismos (Classes 000, 100, 200, 300, 400, e 900). Estas classes principais são divididas em subclasses e estas, em grupos e subgrupos, hierarquizando, sempre do geral para o particular, os assuntos resultantes das funções e atividades desempenhada pela instituição.
Os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas, à classe, representada no código, por margens, as quais refletem a hierarquia dos assuntos tratados, como exemplificado abaixo:
Classe 000 - Administração Geral
Subclasse 010 - Organização e Funcionamento
Grupo 012 - Comunicação Social
Subgrupo 012.1 - Relações com a Imprensa
012.11 - Credenciamento de Jornalistas
Compõem este Código de Classificação de Documentos as seguintes classes:
000 – Administração Geral - nesta classe são classificados todos os documentos produzidos e/ou recebidos referentes às atividades relacionadas à administração interna da Embrapa, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados.
010 – Organização e Funcionamento
020 – Pessoal
030 – Material
040 – Patrimônio
050 – Orçamento e Finanças
060 – Documentação e Informação
070 – Comunicação
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090 - Outros Assuntos Referentes à Administração Geral
100 – Pesquisa e Desenvolvimento - classificam-se os documentos referentes às atividades relacionadas à gestão dos processos de pesquisa e desenvolvimento - P&D, implementação da política de P&D e avaliação institucional das Unidades. A classe 100 tem como subclasses:
110 – Programação da Pesquisa
120 – Execução da Pesquisa
130 - Conhecimentos Científicos
190 – Outros Assuntos Referentes a Pesquisa e Desenvolvimento
200 – Propriedade Intelectual - incluem-se nesta classe os documentos relativos à implementação da política institucional de gestão da propriedade intelectual da Embrapa. A classe 200 tem as seguintes subclasses:
210 - Propriedade Industrial
220 – Proteção de Cultivares
230 – Direitos Autorais
240 – Propriedade Comercial
290 - Outros Assuntos Referentes a Propriedade Intelectual
300 – Comunicação e Negócios Tecnológicos - classificam-se os documentos relativos à política de comunicação da Embrapa como forma de contribuir para o cumprimento da missão institucional da empresa. Incluem-se também os documentos referentes aos negócios como instrumento de transferência de tecnologia.
400 – Cooperação Internacional - classificam-se os documentos referentes a execução da política de cooperação internacional da Embrapa. A promoção de ações de cooperação técnica e de articulação com entidades e instituições internacionais e estrangeiras, privadas e governamentais.
900 - Assuntos Diversos - classificam-se os documentos referentes a eventos, bem como aqueles de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pela Embrapa. A classe 900 tem as seguintes subclasses:
910 - Solenidades. Comemorações. Homenagens
920- Congressos. Conferências. Seminários. Simpósios. Encontros. Convenções. Ciclos de Palestras. Mesas Redondas
930 - Feiras. Salões. Exposições. Mostras. Concursos. Festas
940 - Visitas e Visitantes
990 - Assuntos Transitórios
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O Código de Classificação de Documentos da Embrapa consta da Resolução Normativa nº 11, publicada no BCA nº 21, de 4 de maio de 2006 e aplica-se a todas as Unidades da Embrapa.
¹Códigos incluídos; relativos às atividades-meio: 024.159; 040.1; 043.1; 043.11; 043.12; 043.2, 043.21, 043.22; 043.23 e 043.3; atividades-fim: 100, 100.01, 100.02, 110, 120, 130, 190; 200, 200.01, 210, 220, 230, 240, 290; 300, 400.