Emory Research A to ZERAZ

March 19, 2015

WHSCAB Auditorium

Introduction to the Environmental Health and Safety Office 

For Research Administrators

EHS‐MS & Administrative

Environmental Compliance

General Safety / Industrial Hygiene

Radiation Safety

Research Safety / Biosafety

Yerkes Primate Center

Who We Are……

• The Environmental Health and Safety Office of Emory University:– Develops programs to control 

occupational exposures– Ensures compliance with 

regulatory agencies (NIH, OSHA, EPA) 

– Guides PIs in  obtaining USDA, CDC import permits

– Provides EHS services to the Emory community

Services Provided to the University

– Laboratory Inspections– Biosafety/Chemical 

Safety/Radiation safety/Laser Safety Approvals

– Chemical Fume Hood & Biosafety Cabinet Certification, Geiger meter Calibrations 

– Hazardous Waste Management

– Lab Decommissioning– Respiratory Fit Testing

When Do You Need to Contact EHSO?

– Department of Defense ‐Certificate of Environmental Compliance (DOD‐CEC)

– Arrival of New Investigators

– Relocation or Departure of Investigators

– Infrastructure modification or room repurposing 

– Training questions– Regulatory agency visit– Volunteers/Minors

Protocol Approval

Training

DOD Grants

We Need You!

• Information regarding lab location of research faculty– EHSO Building Liaisons maintain a list of PIs at Emory by department

• PI Name and Contact Information• PI Lab Location• Alternate Lab Contacts

• Assistance with laboratory compliance– Ensure registration of  non‐Emory lab personnel

Research Administrator’s Guide to EHSO

• EHSO Reference Handout– Identifies Building Liaisons

– Provides all information discussed earlier

EHS

Principal Investigator

How can we help each other?

Lab Researchers

Department administration

Questions?

www.ehso.emory.edu

Kalpana Rengarajan404‐727‐8863krengar@emory.edu

EMORY UNIVERSITY

Program Enrollment Initiative

New Hire Learning Initiative January, 2015

• HR is introducing a program to identify all new hires with financial or research related responsibilities and to provide information on applicable training at time of hire.  

• Reasons for program– Employee will be engaged earlier– Provide much needed training– Relieve some of the onboarding burden from the manager

• In Phase I job codes are the primary identifier –i.e. Accountant, Financial Analyst, Budget Analyst.  (Exception: Yerkes who is serving as a test group.)

• At time of hire in one of the identified job codes the employee will receive an email explaining the various training classes offered with instructions on how to enroll via the Emory Learning Management System. 

• The supervisor will also receive an email outlining the courses the employee has been identified to attend.

• Examples of classes for employees with research responsibilities include Intro to Research Administration, EPEX, Research Administrator 3 day class, Effort (ERS) etc.

• Examples of classes for employees with financial responsibilities include Accounting Basics, Expense Reports, Budgeting Basics, nvision Reporting Basics, etc.

11

Communication Roll Out

• HR Rep meeting• Memo to EVPs, VP and Deans• Memo to all hiring managers• News You Can Use• OGCA newsletter• Research Administration Leadership meeting

12

Future Enhancements – Rollout TBD

• Phase II will provide information on more general topics– Exempt leave tracking– Kronos training– HR rep Certification – Performance Management– Federally required training i.e. Title IX

• Phase III• Ability to provide department specific programs

• We are interested in your feedback on additional learning that you think will enhance the new hire experience.

13

Finance Programs260335 260336 260337 260338 260339 260344 260340 260345 260351 260352

Job Code

Accounting Basics

nVision Reporting Basics*

Inquiry & Query Basics*

Working with nVision 

Reports***Budgeting Basics*

Emory Express (Optional)

Expense Reports*

EBI: Basic Navigation Online 

Emory Business Intelligence Reports**

New Emory Business Intelligence  Reports**** Program Name

AC08 Clinical Business Mgr, Sr x x x x x x x x x x Finance 104AB07 Dir, Business & Finance x x x x x x x x x xAC01 Business Mgr x x x x x x x x x xAC02 Business Mgr, Sr x x x x x x x x x xAB18 Center Administrator, Sr x x x x x x x x x xAB33 Division Administrator x x x x x x x x x xAB12 Adm, Finance & Operations x x x x x x x x x xIJ38 Administrative Manager x x x x x x x x x xIJ26 Asc Dir, Finance x x x x x x x x x xIF06 Budget Analyst x x x x x x x x x xSA12 Research Admin, Post Award Lead x x x x x x x x x xSA14 Research Admin, Post Award II x x x x x x x x x xSA15  Research Admin, Post Award III x x x x x x x x x xAB51 Asc Clinical Administrator x x x x x x x x x x

IJ31 Asc Dir, Grants/Contracts (Sch) x x x x x x x x x Finance 103SE10 Asc Dir, Research Projects x x x x x x x x xSS20 Asc Dir, Spon Research Acct x x x x x x x x xSR22 Asc Spons Res Admin (Dept/Sch) x x x x x x x x xIF01 Financial Analyst x x x x x x x x xIF02 Financial Analyst, Senior x x x x x x x x xSS12 Res Fin Analyst (Dept/Sch) x x x x x x x x xSS13 Res Fin Analyst, Sr (Dept/Sch) x x x x x x x x xSS10 Research Accountant (Dept/Sch) x x x x x x x x xSR21 Spons Res Admin (Dept/Sch) x x x x x x x x xSR23 Spons Res Admin, Sr (Dept/Sch) x x x x x x x x xIA01 Accountant x x x x x x x x xIA02 Accountant, Senior x x x x x x x x xIJ07 Mgr, Accounting (Dept) x x x x x x x x xIJ51 Mgr, Grants (Non‐Research) x x x x x x x x x

IA03 Accounting Assistant x x x x x x x x Finance 102IA04 Accounting Assistant, Senior x x x x x x x xIA09 Finance/Accounting Specialist x x x x x x x x 14

Finance Programs

Job Code

Accounting Basics

nVision Reporting Basics*

Inquiry & Query Basics*

Working with nVision 

Reports***Budgeting Basics*

Emory Express 

(Optional)Expense Reports*

EBI: Basic Navigation Online 

Emory Business 

Intelligence Reports**

New Emory Business 

Intelligence  Reports**** Program Name

ST01 Clin Research Coordinator I x x x Finance 101ST02 Clin Research Coordinator II x x x

ST03 Clin Research Coordinator III x x x

ST04 Clin Research Coordinator IV x x x

WD11 Executive Special Assistant x x x

SC20 Mgr, Research Laboratory x x x

IJ21 Office Manager x x x

DB01 Secretary x x x

DB02 Secretary, Sr x x x

SE03 Supv, Research Project Coord x x x

SC04 Supv, Research Specialist x x x

SP05 Pre‐Award Spec, Sr (Dept/Sch) x x x

SP03 Pre‐Award Specialist (Dpt/Sch) x x x

IJ40 Academic Department Admin x x x

ST17 Clin Research Fin Mgr, Lead x x x

ST11 Clin Research Finance Mgr x x x

ST12 Clin Research Finance Mgr, Sr x x x

IG39 Reimbursement Analyst x x x

SE01 Research Project Coordinator x x x

DB05 Administrative Assistant x x x

DB06 Administrative Assistant, Exec x x x

DB36 Administrative Assistant, Sr x x x

DB35 Administrative Coordinator x x x

XA03 Dir, Program x x x

XA59 Dir, Projects (Dept/Sch) x x x

SE11 Dir, Research Projects x x x

EF18 Mgr, Communications x x x

XB38 Mgr, Events x x x

LN05 Mgr, Information Tech (SOM) x x x

AB06 Mgr, Program & Research  x x x

SE09 Mgr, Research Projects x x x

SE02 Research Project Coord, Senior x x x

SA04 Clin Trials Pre‐Award Spc II x x x

SA05 Dir, Research Admin Svcs x x x

SA06 Clin Trials Pre‐Award Spc III x x x

SA07 Clin Trials Post‐Award Spc II x x x

SA08 Clin Trials Post‐Award Spc III x x x

SA10 R h Ad i P A d L d

15

Grants Program

Job Code

Intro to Rsch Admin A‐110 A‐21 Cayuse EPEX

Effort (ERS)

Finding Funding

Award Review & 

Reconciliation Tool (ARRT)

Projects & Awards Closeout 

Tool (PACT)

Mgt. of Industry & 

Fed Contracts

Subcontracts & Subrecipient

RAE ‐ 3 day class Program Name

SA05 Dir, Research Admin Svcs x x x x x x x x x Research Administration 103

IJ31 Asc Dir, Grants/Cntracts (Sch) x x x x x x x x xSE10 Asc Dir, Research Projects x x x x x x x x xSS20 Asc Dir, Spon Research Acct x x x x x x x x xSR22 Asc Spons Res Admin (Dept/Sch) x x x x x x x x xSR11 Asc Dir, Research Svs x x x x x x x x xSA14 Research Admin, Post Award II x x x x x x x x xSA15  Research Admin, Post Award III x x x x x x x x x

SA12 Research Admin, Post Award Lead x x x x x x x x xSS12 Res Fin Analyst (Dept/Sch) x x x x x x x x xSS13 Res Fin Analyst, Sr (Dept/Sch) x x x x x x x x xSR21 Spons Res Admin (Dept/Sch) x x x x x x x x xSR23 Spons Res Admin, Sr (Dept/Sch) x x x x x x x x xSS10 Research Accountant (Dept/Sch) x x x x x x x x x

SP05 Pre‐Award Spec, Sr (Dept/Sch) x x x x x x x x x x Research Administration 102

SP03 Pre‐Award Specialist (Dpt/Sch) x x x x x x x x x xSA14 Research Admin, Pre Award II x x x x x x x x x xSA18 Research Admin, Pre Award III x x x x x x x x x x

SA10 Research Admin, Pre Award Lead x x x x x x x x x x

ST17 Clin Research Fin Mgr, Lead x x Research Administration 101

ST11 Clin Research Finance Mgr x xST12 Clin Research Finance Mgr, Sr x xSA07 Clin Trials Post‐Award Spc II x xSA08 Clin Trials Post‐Award Spc III x xSA04 Clin Trials Pre‐Award Spc II x x

16

The Process in eLMS

17

RAS Update

March 19, 2014

WHSCAB Auditorium

RAS Implementation Update – Units Launched

19

RAS Unit Launch Date

Cancer and Imaging April 2013 

Rollins School of Public Health April 2013

Department of Medicine January 2014

Department of Pediatrics May 2014

Basic Sciences December 2014

Yerkes February 2015 (post‐award)

• 5.5 RAS units operational • 96 employees• 60+% of university research volume covered by these units

RAS Implementation Schedule – Remaining Units

20

A total of 10 RAS units will be implemented across the University

RAS Unit Anticipated Launch Date

Yerkes May 2015 (pre‐award)

Surgery (Anchor) June 2015

Psych‐Neuro (Anchor) June 2015

Integrate School of Nursing into RAS Structure May 2015

Hospital Specialties (Pathology – Anchor)  September 2015

ECAS & Remaining School/Units October 2015

Additional Resource  joins RAS

21

RAS Evolution/Maturity Model 

Pre‐Launch 

Launch 

Post‐Launch   Steady State Mature

1 Year Post‐Launch 

2 Years Post‐Launch 

RAE Certification, incl. ARRT/PACT Training

Budget Page 

Training 

SOP Reviews

Assessments/Job Mapping 

Create/Submit Interim FSRs to Sponsors

Account Clean‐Up 

On‐going Training 

Create/Submit Final FSRS to OCGA 

(OCGA detailed review)

Create/Submit Final FSRs to OGCA  (OGCA high level review only) 

Funding for Additional Resourceends

Complete Budget Entry/Adjustments 

Milestone Training

KPI  Implementation/Adoption

Execute RAS SOPs

Continuous Improvement

RAS Assumes Responsibility for F&A Adjustments (under $1000 for SOM)

RAS KPIs: Pre‐Award

22

Process KPI KPI Description Frequency

Proposal DevelopmentPre‐Award Engagement – Initial 

Response Time% of time RAS responded in 2 days 

or lessMonthly

Proposal DevelopmentProposal Quality 

(future)Proposals submitted to OSP in 

complianceQuarterly

Proposal DevelopmentFaculty Satisfaction with

Pre‐Award SupportPI Satisfaction Monthly

RAS KPIs: Post Award

23

Process KPI KPI Description Frequency

Ongoing Reconciliation

Financial Reconciliation% of projects reconciled and projected in previous 60 days

Monthly

Interim FSRTimeliness of Completion of interim financial reporting

% of FSR reviewed and approved by RAS

Monthly

Final FSRTimeliness of Completion of Final 

Report% of FSRs accurately submitted by 

60 days following end dateMonthly

Post‐Award SupportFaculty Satisfaction with Overall 

Post‐Award SupportPI Satisfaction Bi‐annual

Closeout (Completion)

Submission of Closeout Paperwork

% of award closeout forms submitted to OGCA on time

Monthly

24

Satisfaction Survey Results ‐ Summary

• Pre‐Award Services• Monthly Surveys: March – December 2014• Number of surveys distributed: 608 /total responses received: 162*

o Response rate: 27 %• Average score (scale: 1 – very dissatisfied to 5 – very satisfied)

• Service:  4.4 out of 5 • Communication:  4.3 out of 5 

• Post‐Award Services• Bi‐Annual Surveys – March – August 2014• Number of surveys distributed: 340 /Total responses received: 45

o Response rate: 13.24%• Average Score (scale: 1 – very dissatisfied to 5 – very satisfied)

• Service:  4.1 out of 5 • Financial updates:  3.7 out of 5 • Communication:  4.2 out of 5 

*One respondent elected to not answer the question for communication satisfaction.  Therefore, the total number of respondents for communication satisfaction is 161.

Other Highlights

• Kady Weingart joined Central RAS team in January 2015• Effort Pre‐Review Clean‐up

– Over 7,000 forms completed through initiative • KPIs in development

– 60‐day Award Reconciliations• Standardized Reconciliation Template• Reconciliation Tracker and Process Developed

• RAS hosting Shared Services for Higher Ed Conference at Emory in April • Joint initiative with SSON (Shared Services and Outsourcing Network) 

• Representatives from 30 + universities to attend• Link to brochure: http://www.highereducationsitetour.com/

RAS 2015 Goals 

• Launch the remaining 4.5 RAS units• Integrate School of Nursing into RAS structure• Launch a joint employee recognition program for RAS, OSP and OCGA• Complete account clean‐up (FIRA)• Become current on all effort pre‐certification• Assemble a “RAS Social Committee” • Implement all KPIs and distribution of monthly RAS scorecards • Implement changes resulting from new Uniform Guidance requirements • Develop a RAS training strategy• Implement a Federal Contracts solution

Questions?