email management tool - csloxinfo · document version: v 1.4.0 date of first draft: 2013-11-25...

Email Management Tool Admin Manual

Version 1.4.0

CS Loxinfo Public Company Limited

Email Management Tool

2

Document Details

Document Name: Email Management Tool

Purpose of Document: Admin Manual for Domain Admin

Document version: V 1.4.0 Date of First Draft: 2013-11-25

Prepared by: Pruettichai Samrongthong Date Approved: [dd/mm/yyyy]

Approved by: Yord Sanpanich

Version History

Version No. Date Approved Reasons for Change Change by

V.1.0 25/11/2013 Initial Tanin Sopa

V.1.2 07/01/2014 Update Jitasinee Sumonkasemsuk

V.1.3 05/02/2014 Update Jitasinee Sumonkasemsuk

V.1.3.1 16/05/2014 Update Jitasinee Sumonkasemsuk

V.1.4.0 10/09/2014 Update Jitasinee Sumonkasemsuk

Distribution List

Version No. Name Title/Company


3

Contents

Email Management ........................................................................................................................................................................ 4

Menu Manage -> Accounts ......................................................................................................................................................... 5

Add Account ........................................................................................................................................................................... 6

Edit Account ........................................................................................................................................................................... 8

Delete Account ....................................................................................................................................................................... 9

Account Aliases ...................................................................................................................................................................... 9

Mail Forwardings ................................................................................................................................................................. 10

Auto-Reply ........................................................................................................................................................................... 11

Organization Chart .................................................................................................................................................................... 12

Menu Manage -> Organization Units ....................................................................................................................................... 13

Add Organization Unit ......................................................................................................................................................... 13

Delete Organization Unit ..................................................................................................................................................... 14

Add/Remove Member on Organization Unit....................................................................................................................... 14

Menu Manage -> Groups .......................................................................................................................................................... 16

Add Group ............................................................................................................................................................................ 17

Delete Group ........................................................................................................................................................................ 17

Add/Remove Member on Group.......................................................................................................................................... 17

Menu Report -> History ............................................................................................................................................................ 19

Authen History ..................................................................................................................................................................... 19

Message History ................................................................................................................................................................... 20

Management History ............................................................................................................................................................ 22


4

Email Management การเขาใชงาน Email Management ท าไดโดยการ Login ผาน URL https://mmgt.csloxinfo.com ดวย

Domain Admin Account

https://mmgt.csloxinfo.com/


5

Menu Manage -> Accounts

1. แถบแสดงโควตา ม 2 แถบ คอ

1.1 Account

-สเขยว แสดงเมอมจ านวน Account นอยกวา 70%

-สเหลอง แสดงเมอมจ านวน Account อยระหวาง 70-90%

-สแดง แสดงเมอมจ านวน Account มากกวา 90%

1.2 Quota

-สเขยว แสดงเมอมจ านวนโควตานอยกวา 70%

-สเหลอง แสดงเมอมจ านวนโควตาอยระหวาง 70-90%

-สแดง แสดงเมอมจ านวนโควตามากกวา 90%

2. ปม ส าหรบการ Import Account

ปม ส าหรบการเพม Account

3. แถบส าหรบคนหา Account และ คนหา Account ภายใต Organization 4. แสดงรายชอ Account 5. แสดงสทธของแตละ Account 6. แสดงโควตาของแตละ Account 7. แสดงวน เวลา ทสรางของแตละ Account 8. Refresh Used Quota/แกไข/ลบ Account


6

Add Account

Account Name: ชอ Account มเงอนไขในการตงชอ ดงน 1. สามารถใชตวอกษรภาษาองกฤษพมพเลกหรอพมพใหญกได โดยทระบบจะมองวาเปนตวเดยวกน 2. สามารถใชตวเลขประกอบในการตงชอได 3. สามารถใชอกขระพเศษตอไปนในการตงชอ Account ได คอ . (จด) หรอ _ (Underscore) โดยท

ระบบจะมองวา . (จด) หรอ _ (Underscore) เปนตวเดยวกน ตวอยางเชน Account: [email protected] กบ Account: [email protected] จะถอวาเปน Account เดยวกน

ตวอยางการตงชอ Account เชน [email protected] หรอ [email protected]

mailto:[email protected]





7

Host: ระบบ Axigen เปน Default Privilege: ก าหนดสทธ ของ Account

- Basic Account (Account ทวไป) - Co-Administrator (เปน Admin รวมกน สามารถ เพม ลบหรอแกไข Account ตางๆ ในโดเมน)

Organization: ระบ Organization ของ Account Quota: โควตาของแตละ Account (หนวยเปน MB, GB หรอ TB) Password: อยางนอย 8 ตวอกษร ซงตองประกอบไปดวย 3 ใน 4 ของเงอนไขดงตอไปน

1. อกษรภาษาองกฤษพมพใหญ 2. อกษรภาษาองกฤษพมพเลก 3. ตวเลข 4. อกขระพเศษ โดยหามมชอ Account อยในรหสผาน ตวอยางเชน Account : [email protected] ไมสามารถตงรหสผาน

เปน ts@test01 เนองจากมค าวา test ซงเปนชอ Account อยในรหสผาน



8

Edit Account

คลกปม เพอด าเนนการแกไขขอมลตางๆ ของ Account ตวอยางเชน รหสผาน, โควตา ฯลฯ


9

Delete Account

คลกปม (Delete) หลง Account ทตองการลบ จากนนจะม pop-up ใหยนยนการลบ Account อกครง

Account Aliases

Account Aliases เปนการสรางชออเมลเสมอนขนใหกบ Account (ไมม Mailbox อยจรง) อเมลทสงเขา

อเมลเสมอนจะถกเขยนลง Mailbox ของ Account นนแทน

ตวอยางเชน Account: [email protected] ไดก าหนด Account Aliases เปน jitasinee.s

เมอมอเมลถกสงมาท [email protected] อเมลฉบบดงกลาวจะถกเขยนลง Mailbox ของ

Account: [email protected]

หมายเหต! จ านวน Account Aliases รวมของท งโดเมน สรางไดไมเกนจ านวน Account ทงหมดของ

โดเมน ตวอยางเ ชน โดเมน axdemo02.csloxinfo.com มจ านวน Account สงสด 5 Account ดงน นโดเมน

axdemo02.csloxinfo.com จะสราง Account Aliases รวมกนไดสงสดไมเกน 5 Aliases





10

Mail Forwardings

สามารถตงคาการ Forward อเมลได โดยการพมพชออเมลทเราตองการให Forward ลงไป ถาตองการ

ใหเมลถกท าส าเนาใน Mailbox ของ Account นนดวย ใหเลอก หนา Keep Message

หมายเหต! Mail Forwardings จะสามารถตง Forward ไปปลายทางไดไมเกน 20 อเมล


11

Auto-Reply

Status: Enable คอ การเปดใชงาน Auto-Reply Disable คอ การปดการใชงาน Auto-Reply Start Date: ก าหนดวนทจะเรมใชงาน Auto-Reply End Date: ก าหนดวนทจะสนสดการใชงาน Auto-Reply Subject: ก าหนด Subject ของ Auto-Reply Message: ก าหนดขอความของ Auto-Reply


12

Organization Chart โครงสรางการบรหารจดการของระบบ แบงโครงสรางการบรหารจดการเปน 3 ระดบ ดงรป

Domain Admin หมายถง ผดแลโดเมน ซงไดรบสทธในการบรหารจดการตางๆ ดงน

1. สทธในการบรหารจดการ Organization Unit

- เพม ลบ หรอแกไข Organization Unit - ก าหนด Account ส าหรบบรหารจดการ Organization Unit - จดสรรโควตาและจ านวนสมาชกใหแก Organization Unit

2. สทธในการบรหารจดการ Mail Group - เพม ลบ หรอแกไข Mail Group - ก าหนดสมาชกใน Mail Group

3. สทธในการบรหารจดการ Account - เพม ลบ หรอแกไข Account - จดการรหสผานของ Account - จดสรรโควตาของ Account - เพม ลบ หรอแกไข Forward ของ Account - เพม ลบ หรอแกไข Auto-reply ของ Account


13

Menu Manage -> Organization Units

Add Organization Unit คลกปม เพอเพม Organization Unit


14

กรอกรายละเอยดและท าการก าหนดโควตาตางๆ ดงน

Organization Name: ชอ Organization ทตองการสราง ตวอยางเชน HR Parent: ใหเลอกเปน None Organization (กงนอกสดของ Organization) Max Account: ก าหนดจ านวน Account ของ Organization หรอเลอก ท Using parent quota เพอใช Account รวมของโดเมน Max Quota: ก าหนดจ านวนโควตาของ Organization หรอเลอก ท Using parent quota เพอใชโควตารวมของโดเมน Administrator(s): ก าหนด Account ทใชส าหรบบรหารจดการ Organization Unit โดย Account ดงกลาว

ไมจ าเปนตองอยภายใต Organization Unit เดยวกน

Delete Organization Unit ถาจะท าการลบ Organization Unit ตองน าสมาชกใน Organization Unit น นออกใหหมดกอน จงจะ

สามารถด าเนนการลบ Organization Unit ได

ท าการตรวจสอบกอนวามสมาชกอยใน Organization Unit ทเราตองการลบหรอไม ถาไมมใหคลกปม

เพอท าการลบ Organization Unit

Add/Remove Member on Organization Unit คลกปม เพอท าการเพมหรอลดสมาชกใน Organization Unit


15

การเพมหรอลดสมาชกใน Organization Unit

หมายเลข 1 คอ ชองส าหรบคนหา หมายเลข 2 คอ แสดงรายชอทงหมด สามารถเพมสมาชกได โดยการคลกปม หลงชอ Account ทตองการเพมใน Organization Unit นน หมายเลข 3 คอ แสดงรายชอทเปนสมาชกใน Organization Unit และสามารถน าสมาชกทมอยออกจาก Organization Unit โดยการคลกปม


16

Menu Manage -> Groups

1. แถบแสดงโควตา

-สเขยว แสดงเมอมจ านวน Group นอยกวา 70%

-สเหลอง แสดงเมอมจ านวน Group อยระหวาง 70-90%

-สแดง แสดงเมอมจ านวน Group มากกวา 90%

2. ปม ส าหรบการเพม Group

3. แถบส าหรบคนหา Group

4. แสดงรายชอ Group

5. เพมหรอลดสมาชก/แกไขชอ/ลบ Group


17

Add Group

Group Name: ใสรายชอ Group ลงไป ตวอยางเชน staff

Delete Group

คลกปม หลงรายชอ Group ทตองการลบ จากนนจะม pop-up ใหยนยนการลบ

Add/Remove Member on Group

คลกปม เพอท าการเพมหรอลดสมาชกใน Group


18

การเพมสมาชก: สามารถเลอกสมาชกทตองการเพมจากชองหมายเลข 1 โดยการคลกปม หลงชอท

ตองการ หรอสามารถเลอกทงหมดไดโดยปม Add All เมอท าการคลกแลวจะไปปรากฏเปนสมาชกอยในชอง

หมายเลข 2

การลดสมาชก: สามารถเลอกสมาชกทตองการลบจากชองหมายเลข 2 โดยการคลกปม หลงชอท

ตองการลบ เมอท าการคลกแลวรายชอจะไปปรากฏในชองหมายเลข 1


19

Menu Report -> History

Authen History - Login Summary: จะแสดง 20 Accounts ท login บอยทสด

โดยทกรอกวนทไดตาม Format ป (ค.ศ.) – เดอน – วน ตวอยางเชน 2013-11-27


20

- One User Login History: คนหารายละเอยดการ login ของแตละ Account

Message History - Top receiving user (in number): จะแสดง 20 Accounts ทรบเมลมากทสด


21

- Top receiving user (in size): จะแสดง 20 Accounts ทรบเมลขนาดใหญทสด

- One User Message History: แสดงเมลขาเขาทงหมดในแตละวน (คนหาเปนราย Account)


22

Management History - Management log (Day): แสดง Transection log รายวนของ Admin

- Management log (Range): แสดง Transection log เปนชวงเวลาของ Admin

*** ขอมลเพมเตม ***

- Session timeout ของ Email Management Tool คอ 15 นาท (เมอไมมการใชงานใดๆ)

- Browser ทรองรบ IE10, Firefox, Chrome

- ขนาดของหนาจอมผลตอการแสดงผล ตวอยางเชน ในหนา Manage Account

email management tool - csloxinfo · document version: v 1.4.0 date of first draft: 2013-11-25...

Documents