elŐadÁs ÁttekintÉse 4. ea.: projekttervezés i. · 2013-09-23 · • a swot több mint a...
TRANSCRIPT
• A projekttervezés alapjai
• A projekttervezés keretei
• Helyzetelemzés
– Ötletbörze
– SWOT elemzés
• Problémafeltárás
– Problémafa
• Célelemzés
– Célfa
ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE
4. ea.: Projekttervezés I.
PROJEKTTERVEZÉS:
– az egész projekt és minden egyes modul
(szakasz) termékeit határozza meg
– minden termékhez rendelje hozzá az
előállításához szükséges tevékenységeket;
– írja elő az alkalmazandó minőségellenőrzési
eljárásokat, a minőségellenőrzés módját;
– határozza meg az erőforrásigényeket;
– a terv segítse a projekt szereplői, résztvevői
közötti kommunikációt, annak egyik eszköze
legyen
PROJEKTTERVEZÉS:
– állapítsa meg a termékek előállításához szükséges időt;
– tartalmazzon egy, a teljes projektre vonatkozó költség felhasználási diagramot;
– határozza meg a projektszerepköröket, a hozzájuk tartozó feladatokat, hatásköröket, felelősségeket, és rendelje hozzá személyekhez;
– tartalmazza azokat az eszközöket (pénzügyi, szervezési, hatalmi), amelyek segítik a fejlesztőcsoport felállítását és az egyes célok elérését;
– a terv segítse a projekt előrehaladásának ellenőrzését és az ellenőrzési pontok meghatározását;
TERVEZÉSI TECHNIKÁK
• Alkalmazásuk célja: a projektmegvalósítási folyamat vagy egy résztevékenység összefüggéseinek feltárása, tervezése, pl.:
– Időtervezés, eredménye a megvalósulási ütemterv
– Pénzügyi tervezés
– Erőforrások (emberek, anyagok, eszközök) feladatokhoz rendelése
• Legyenek ugyanakkor a végrehajtás ellenőrzési eszközei is, azaz alkalmasnak kell lenniük a megvalósulás során keletkezett eltérések kezelésére
• Általános követelmények:
– Egyetemlegesség – összes tevékenységet és kapcsolódásaikat kezelje, legyen alkalmas teljesítések folyamatos ellenőrzésére
– Áttekinthetőség
– Pontosság
– Rugalmasság – későbbi változások legyenek egyszerűen átvezethetők
PROJEKT TERVEZÉSI MŰVELETEK
• Az összes feladat/tevékenység jegyzékbe foglalása
• A feladatok/tevékenységek sorrendjének megállapítása
• A kizárólag egymás után teljesíthető feladatok kijelölése
• Az egyidejűleg elvégezhető feladatok kijelölése
• Az egyes feladatok/tevékenységek időigényének meghatározása
• A teljes projekt időigényének meghatározása
• A kritikus út kijelölése
• Az egyes tevékenységek kezdeti és befejezési időpontjának megállapítása
• Az erőforrásigény és a költségek meghatározása
• A projekt időtartamában és erőforrásigényében szükségessé váló változások beépítésének meghatározása
A TERVEZÉS ÁLTALÁNOS KERETEI
E D V H
i
cs u a
E= elemzés (monitoring) c= célok, prioritások,
D= döntéshozatal normatív korlátok
V= végrehajtás a= ajánlások (alternatívák)
H= várt és nem várt hatások u= utasítások, intézkedések
cs= cselekvések, akciók
i= információk Forrás: Friedmann 1987.
c
A TERVEZÉSI MŰVELETSOR
1. Vizsgálat / diagnózis (audit)
2. Koncepcionálás:
• koncepció (jövőkép és célok)
• stratégiai program
3. Cselekvési terv
4. Végrehajtás
5. Kontroll (monitoring)
• Szükséglet felismerése – „adott egy
probléma, valamit tennünk kellene”
• Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi
lenne, ha ezt csinálnánk”
• Projekt javaslat – „vannak céljaink, és
tudjuk, hogyan érjük el azokat”
• Kidolgozott projekt – „az ördög a
részletekben rejlik”
• Kidolgozott pályázat – „erre talán már
pénzt is adnak”
PROJEKT BÁZIS
ÖTLETBÖRZE (BRAIN-STORMING)
• A NÉGY fő magatartási szabály:
– Az ítélkezés felfüggesztése. Az ötletbörze ideje alatt nincs helye az értékelésnek, bármilyen vad, vagy annak látszó ötlet bedobható,
– A szabadon szárnyalás követelménye. Engedjük el magunkat, korlátainktól megszabadulva ábrándozzunk el a problémáról. Minden ötletet feljegyzünk.
– Mennyiségre törekvés. A résztvevőket tudatosan bátorítjuk minél több ötlet kiagyalására. A minőségnek ebben a fázisban nincs szerepe.
– A kölcsönös serkentés. Egymás ötletei átvehetők és továbbgondolhatók, ez alatt a gondolatok kicserélődnek, továbbfejlődnek.
1. A problémakör felvázolása
2. A probléma újravázolása
3. A legalapvetőbb újravázolt probléma kiválasztása
4. A bemelegítés
5. Az ötletek dokumentálása
6. A legőrültebb és legjobbnak látszó ötletek kiválasztása és megszelídítése
AZ ÖTLETBÖRZE 6 SZAKASZA
A SWOT ANALÍZIS
• A SWOT egy elemzési eszköz
• Rákényszerít a helyzetfeltárás
eredményeinek átgondolására
• Strukturálja, fókuszáltabbá teszi a
helyzetelemzés megállapításait
• Megalapozza a stratégiaalkotást
A SWOT ANALÍZIS FOLYAMATA
1. Az elemzés tárgyának egyértelmű lehatárolása
2. A tényezők meghatározása
3. A tényezők értékelése és besorolása
4. Tényező csoportok összevetése
5. Stratégiai alternatívák kialakítása
6. Stratégiai alternatívák elemzése
7. Döntés
SWOT analízis
Tényezők
meghatározása
Belső környezet
elemzése
Külső környezet
elemzése
Tényező-csoportok
összevetése
• Döntési változatok kiválasztása
• Összehasonlító elemzés
• Döntés
Cselekvési
lehetőségek
Gyenge oldalak
Erős oldalak
Veszélyek
Lehetőségek
Weaknesses
Strengths =
=
Threats
Opportunities =
=
SWOT elemzés: lépésről-lépésre
Minden érintett vegyen benne részt!
1. Szabad „ötletelés”
Meghatározott idő
Min. 20-25 javaslat szempontonként
2. Szerkesztés
Tömören, szabatosan!
Szempontról szempontra
Legfontosabb 6-10 pont
JAVASLATOK A SWOT ANALÍZIS
ELKÉSZÍTÉSÉHEZ:
• A SWOT több mint a tényezők egyszerű besorolása!
• Szánjunk időt a SWOT elkészítésére!
• Vonjuk be az érintetteket!
• Minél specifikusabb megállapításokat tegyünk!
• Koncentráljunk a lényegi elemekre!
• Csak olyan tényezőket jelenítsünk meg, amelyeket alá
tudunk támasztani – lehetőleg számszerűsíthető
adatokkal!
• Egyértelmű kapcsolat legyen a helyzetelemzés, a SWOT
tényezők és a stratégia között!
BELSŐ TÉNYEZŐK
ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK
Mindazon információk összessége,
amelyek a cél/ok megvalósítása
szempontjából helyzetünket pozitívan
befolyásolják.
- Milyen előnyeink vannak?
- Mit csinálunk jól?
- Melyek a kedvező adottságaink? stb.
Mindazon információk összessége, amelyek
a problémát, a negatív helyzetet előidézték,
amelyek a szűk keresztmetszetet jelentik a
cél/ok megvalósítása szempontjából.
– Mely tényezők jelentenek hátrányt?
- Mit csináltunk rosszul?
- Melyek a kedvezőtlen adottságaink, a szűk
keresztmetszetek? stb.
KÜLSŐ TÉNYEZŐK
LEHETŐSÉGEK FENYEGETÉSEK, VESZÉLYEK
Mindazon információk összessége,
amelyek a cél/ok megvalósítás
szempontjából fontosak, illetve erősítik
azok megvalósítását.
- Melyek a pozitív külső folyamatok,
tendenciák, tényezők, változások?
stb.
Mindazon információk összessége, amelyek
a cél/ok megvalósítása szempontjából
potenciális veszélyt jelentenek, illetve
kedvezőtlenül hatnak a megvalósítás
eredményére.
- Melyek a negatív külső folyamatok,
tendenciák, tényezők, változások?
stb.
A SWOT MÁTRIX FŐBB TARTALMI ÖSSZEFÜGGÉSEI
SWOT ANALÍZIS A KÖVETENDŐ STRATÉGIA
RENDSZERÉBEN
(konfrontációs v. kölcsönhatás mátrix)
Erősségek:
1. .............................
2. .............................
3. .............................
Gyenge pontok :
1. ...........................
2. ...........................
3. ...........................
Lehetőségek:
1. ................................
2. ................................
3. ................................
offenzív változásorientált
Veszélyek:
1. ................................
2. ................................
3. ................................ diverzifikált defenzív
A KÖRVONALAZÓDÓ STRATÉGIAI
ALTERNATÍVÁK
1. Az erős oldalakra támaszkodva a lehetőségek maximális kihasználása (erős pozíció, „támadó”, offenzív stratégia);
2. Az erős oldalakra támaszkodva a veszélyek minimalizálása vagy kompenzálása (több lábon állás stratégája, a diverzifikáció);
3. Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és kihasználni a lehetőségeket (változásorientált stratégia);
4. Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és a veszélyeket („túlélési”, defenzív stratégia).
PROBLÉMAELEMZÉS
A projekttervezés feltételezi, hogy az adott területre már
rendelkezünk vázlatos fejlesztési koncepcióval,
ami magába foglalja a részletes helyzetelemzést és az átfogó
jövőképet
a helyzetértékelést rendszerint a terület erősségeit,
gyengeségeit, a kívülről jövő lehetőségeket és veszélyeket
kiemelő SWOT-analízissel zárjuk le.
A projekttel megvalósított beavatkozás
meghatározásához első lépésben ki kell emelnünk azt a
problémát, melynek megoldásához a projekttel közelebb
kívánunk kerülni.
Az ok-okozati összefüggésből probléma-fát kapunk
Higher education does
not provide professional
profiles required by the
labour market
No further education
training courses for
current social workers
No higher education
courses available in
social law & social work
No system of training in
social work at higher
education level
Poorly coordinated & inefficient
distribution of welfare assistance
to vulnerable groups, especially
in the earthquake region
Unclear & inadequate
legislation for social
security & social justice
Poor coordination of
policy formulation
Social law given low
priority by government &
populace
problémafa = ok-okozati összefüggések
szerint strukturált problémák
• 1. lépés: azonosítsuk a kulcsproblémát
• 2. lépés: „építsünk” fát a kulcsprobléma köré
Ha az A a B oka, alá helyezzük
Ha az A a B következménye, fölé helyezzük
Ha egyik sem, mellé tesszük
PROBLÉMAELEMZÉS
KÖZPONTI PROBLÉMA (NEGATÍV HELYZET) MEGHATÁROZÁSA
Mindenképp kell egy negatív helyzet, mert
arra értelmezzük a „miért?” kérdést
Ha átfogó problémafát akarunk, akkor a
negatív helyzetet a lehető legáltalánosabban
kell megfogalmazni pl. alacsony
versenyképesség)
KÖZPONTI PROBLÉMA
Probléma Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Probléma
Magas munkanélküliség
Belső
vállalkozások
erőtlenek
Külső vállalkozók
nem jönnek
Hiányos vállalkozási ismeretek
Nincs
mögöttük
tőke
Erős a belső
konkurenciaharc
Nincs
megfelelő
terület
Képzetlen a
munkaerő Rossz a
közlekedés
Nem
tud
ják
meg
fizetn
i a k
ép
zést
Nin
cs k
ép
ző
inté
zm
én
y
Nin
cs h
itelin
téze
t
Tú
l kic
sik
So
kan
van
nak
ug
yan
azo
n a
terü
lete
n
Terü
lete
t kell
kisa
játíta
ni
Hiá
nyzik
a
csa
torn
ázás
Nin
cse
nek
átk
ép
ző
tan
folya
mo
k
Nin
cs sz
ak
kép
zés
Káty
úsa
k a
z u
tak
3 ó
rán
ál tö
bb
idő
ala
tt érh
ető
el
rep
ülő
tér
Elm
en
nek
a
kép
zette
k
Példa: Problémafa
Alapvető okok
Központi
probléma
A BEAVATKOZÁSI STRATÉGIA
CÉLRENDSZERÉNEK KIALAKÍTÁSA
• Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMA-FA
• A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek
• A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA
A PROJEKT CÉL MEGFOGALMAZÁSA
• Legyen: egyértelmű, világosan definiált, a projekttel
kapcsolat-ban állók számára ismert és azonos jelentéssel
megértett
• Megfelelően definiált cél magában foglalja a következőket:
i. A tárgyat – pl. technológia transzfer
ii. A kiindulási állapotot (helyzet projekt kezdésekor)
iii. A célállapotot (a helyzet a projekt befejezésekor)
iv. Kezdés dátumát
v. Befejezés dátumát nyomatékosítva (`Projektet be kell
fejezni … -ra`)
vi. Minőségi előírásokat és speciális követelményeket
LEGGYAKORIBB PROJEKT CÉLOK
• Új termék létrehozása
• Meglevő termék fejlesztése
• Szolgáltatások javítása
• Költségcsökkentés
• Konkurensek termékeinek elemzése
• Új tudás létrehozása (K+F)
• Oktatási programok fejlesztése
• Megvalósíthatósági tanulmányok kidolgozása
• Melléktermékek/hulladék feldolgozása
• Személyes célok (szociális funkciók, otthon karbantartás)
Célkitűzés-elemzés
Problémafa:
A jelenlegi helyzet
negatívumai
Kulcsprobléma
Ok-okozati
kapcsolatok
Célkitűzés-fa:
A kívánt jövőbeli
helyzet pozitívumai
Konkrét célkitűzés
Eszköz-eredmény
összefüggések
H ighe r edu cation do es
not p rov id e p ro fess iona l
p ro files re qu ired b y the
labo ur m a rke t
N o fu rther ed ucatio n
tra in ing co urses fo r
curren t so c ia l w orkers
N o h igh er edu cation
courses ava ilab le in
socia l la w & socia l wo rk
N o system o f tra in in g in
socia l w ork a t h ig he r
edu cation leve l
P oorly co ord ina ted & in e ffic ien t
d is tribu tion o f w e lfa re ass is tan ce
to vu lne ra b le g roup s, e sp ecia lly
in th e e arthq uake reg ion
U ncle ar & ina de qua te
leg is la tion fo r soc ia l
secu rity & socia l justice
P oor coo rd ina tion o f
po licy fo rm u la tio n
S ocia l la w g iven lo w
prio rity b y governm e nt &
pop u lace
H ighe r edu cation do es
not p rov id e p ro fess iona l
p ro files re qu ired b y the
labo ur m a rke t
N o fu rther ed ucatio n
tra in ing co urses fo r
curren t so c ia l w orkers
N o h igh er edu cation
courses ava ilab le in
socia l la w & socia l wo rk
N o system o f tra in in g in
socia l w ork a t h ig he r
edu cation leve l
P oorly co ord ina ted & in e ffic ien t
d is tribu tion o f w e lfa re ass is tan ce
to vu lne ra b le g roup s, e sp ecia lly
in th e e arthq uake reg ion
U ncle ar & ina de qua te
leg is la tion fo r soc ia l
secu rity & socia l justice
P oor coo rd ina tion o f
po licy fo rm u la tio n
S ocia l la w g iven lo w
prio rity b y governm e nt &
pop u lace
CÉLELEMZÉS, CÉLFA
Meghatározandó célok:
Átfogó célok
Specifikus (konkrét) célok
Operatív célok
A felállított problémafa minden egyes
ablakát átfogalmazzuk céllá
Célcsoportok definiálása
Munkanélküliség csökkentése
Belső vállalkozások megerősítése
Külső vállalkozók vonzása
Vállalkozási ismeretek növelése
Tőke-ellátás javítása
Belső konkurenciaharc csökkentése
Megfelelő terület
kialakítása
Munkaerő képzése
Közlekedés javítása
Ing
yen
es ta
nfo
lyam
Kép
ző
inté
zm
én
y
ind
ítása
Hite
linté
zet
ala
pítá
sa
Inte
grá
ció
sze
rvezése
Dive
rzifik
áció
Terü
let k
isajá
títása
Csa
torn
ázás
Átk
ép
ző
tan
folya
mo
k
szerve
zése
Szak
kép
zés in
dítá
sa
Káty
úk
kija
vítá
sa
Kö
zeleb
bi
rep
ülő
térre
l ö
sszek
ötte
tés
tere
mté
se
Kép
zette
k
meg
tartá
sa
PÉLDA: CÉLFA
Stratégiai cél
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA
• A projektek tervezését identifikációs és kidolgozási fázisokra bonthatjuk. Az identifikáció, során – a fejlesztési igények és a potenciális támogatók és partnerek elvárásainak ismeretében - kerül sor:
– a projektötletek felmérésére,
– projekt javaslatok kidolgozása,
– az alternatívák mérlegelésére,
– a projekt sarokpontjainak kijelölésére,
– a kidolgozás feladatainak meghatározására.
• Az elemzés három fő fázisból áll:
– Helyzetelemzés, problémafeltárás:
• ötletbörze,
• SWOT analízist,
• problémafa
– Célkitűzés elemzés:
• célfa
– Stratégia alkotás:
• stakeholder elemzés,
• a projekt beavatkozási területe.