El proceso de planificación en las entidades deportivas

Luis Marqués Molías

Puntualizaciones

• LA PLANIFICACIÓN CAMBIO

• LA PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN

• PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN: ¿ ?

• LA DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EL MEDIO PLAZO

• LA DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARTICIPACIÓN

Qué entendemos por planificar

• Construir el futuro Proactivo

• Establecer un objetivo Acción

• Tomar decisiones de forma eficaz

• ANTICIPARSE A LOS PROBLEMAS

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

• “El proceso por el que una entidad deportiva:

– analiza el entorno: diagnóstico

– fija sus objetivos generales a medio plazo

– elige o selecciona los objetivos estratégicos - los caminos-más adecuadas para lograr los anteriores

– señala unos resultados a alcanzar

– define los proyectos y programas a ejecutar para el desarrollo de esos objetivos

– establece un sistema de seguimiento y actualización permanente (retroalimentación)

OBJETIVOS del proceso de planificación

• Reflexionar sobre los objetivos y las estrategias.

• Extender a toda la organización esos objetivos

• Involucrar a las personas de la organización

• Preparar a la organización para el futuro.

UN PLAN ESTRATÉGICO ES……..

• El resultado tangible de implantar un proceso de P.E. en la entidad.– Flexible

– Global o corporativo

– Operativo (real)

– Participativo

– Formal

– Conocido por la organización

Análisis del EntornoDIAGNÓSTICO

MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

OBJETIVOSGENERALES

OBJETIVOSESTRATÉGICOS

PROYECTOSPROGRAMAS

ACCIONES

Indicadores

SEGUIMIENTO YEVALUACIÓN

PLAN OPERATIVO ANUAL

ESQUEMA BÁSICO DE UN PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

¿CUANDO ACOMETER UN PLAN ESTRATÉGICO?

NECESIDAD DE REORIENTACIÓN POLÍTICAO DE LA GESTIÓN GLOBAL

NECESIDAD DE MEJORARVENTAS Y DE POSICIONAMIENTO

EN EL MERCADO

NECESIDAD DE MEJORA DELA GESTIÓN GLOBAL DE

LA ENTIDAD

PLANESTRATÉGICO

PLAN DECALIDAD

PLAN DEMARKETING

RESISTENCIAS

• Altera las relaciones personales y laborales

• Cambia los flujos de información y de toma de decisiones.

• Puede acentuar los conflictos en las organizaciones

• El Directivo se considera muy preparado para tomar decisiones (riesgos para él.......)

• Temores de fracaso

• Nuevos factores intelectuales

Motivos de fracaso J. Celma (2000)

• El plan se elabora pero no se aplica

• Mucha diferencia entre corto y largo plazo

• No quedan claras las responsabilidades

• Deficiente puesta en práctica de las estrategias

• Pocos datos para el análisis

• Ausencia de revisiones periódicas

EL ANÁLISIS DEL ENTORNOY EL DIAGNÓSTICO EN UNA ENTIDAD DEPORTIVA

SI NO SABEMOS DONDE NOS

ENCONTRAMOS...

ES DIFÍCIL DECIDIR DONDE

QUEREMOS IR

EL DIAGNÓSTICO NOS APORTARÁ

• Identificar nuestras fortalezas y debilidades

• Identificar las limitaciones propias

• Conocer la influencia de los factores que no controlamos: externos

• Identificar las amenazas y las oportunidades de futuro

INTERNO

EXTERNO

DIAGNÓSTICO Y PLANIFICACIÓN

• El diagnóstico es la primera fase del proceso de planificación.

PROGRAMA“POLÍTICO”

MISIÓN, VISIÓN YVALORES

DIAGNÓSTICO

OBJETIVOSY ESTRATEGIAS

DIAGNÓSTICO...

• El proceso de Diagnóstico supone empezar a identificar objetivos y estrategias.

• No existe una única manera de hacerlo:Cuidado con la “sobreinformación”.

• Debe de abordarse de forma GLOBAL.

DIAGNÓSTICO...

• Combinar:

– INFORMACIÓN CUANTITATIVA, FORMAL Y OBJETIVA. Datos.......

– INFORMACIÓN CUALITATIVA COMPLEMENTARIA• Observación• Entrevistas y reuniones de equipo• Aportaciones externas

DIAGNÓSTICO...• Abarca las Áreas clave del servicio y/o Centro

deportivo

– CIUDADANOS, USUARIOS Y MERCADO– INSTALACIONES DEPORTIVAS– PROGRAMAS DEPORTIVOS– ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN– ECONOMÍA...

• Y en dos planos:

– ANÁLISIS EXTERNO– ANÁLISIS INTERNO

EL ANÁLISIS DAFO

Conceptos

• DEBILIDADES. • Puntos débiles de nuestra entidad o servicio en el

momento actual

• FORTALEZAS. • Puntos fuertes de nuestra entidad o servicio en el

momento actual

• AMENAZAS.• Aspectos que, en un futuro, influirán negativamente

• OPORTUNIDADES. • Aspectos que, en un futuro, nos van a afectar

positivamente.

El más popular instrumento de diagnóstico para la planificación

Enfrenta las tensiones entre las dimensiones POSITIVO y NEGATIVO por un lado e INTERNO y EXTERNO por otro

FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDADES AMENAZAS

NegativoPositivo

Interno

Externo

PERO ESTO NO ES SIEMPRE ASÍ. También se puede jugar con las dimensiones

PRESENTE Y FUTURO

FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDADES AMENAZAS

NegativoPositivo

Presente

Futuro

A TENER EN CUENTA

• No todo el mundo está de acuerdo a la hora de identificar igual un mismo hecho.

• Las fortalezas actuales, duraderas en el tiempo, son oportunidades

• Las debilidades actuales, permanentes, son amenazas.

• Un mismo hecho puede clasificarse en dos o más propiedades.

LO IMPORTANTE NO ES SÓLO UBICAR BIEN EL HECHO, SINO IDENTIFICARLO COMO ELEMENTO IMPORTANTE PARA EL DIAGNÓSTICO.

A favor...

• Es simple y sencillo..........

• No necesita grandes estudios ni

numerosos datos

• Se basa, en parte, en la percepción

de los gestores y clientes

• Da una visión GLOBAL de la entidad

deportiva: fortalezas y debilidades

En contra...

• Es simple y, por lo tanto, en ocasiones muy

superficial

• Diversas situaciones son difíciles de ubicar

e identificar

• Es más fácil identificar debilidades que

fortalezas, amenazas y oportunidades.

PASOS PARA EL DIAGNÓSTICO

• Que exista una persona responsable del mismo –el gestor o el responsable del proceso de planificación-

• Que se aporten los estudios, informaciones, datos, memorias, estadísticas y toda la información que se considere puede ser útil para formar opiniones sólidas.

• Que se efectúen entrevistas estructuradas de recogida de información entre las personas clave de la entidad y de los usuarios (clubs deportivos, empresas de servicios).

• Que se parta de un borrador elaborado a base de una síntesis de la información aportada anteriormente.

QUÉ DIAGNÓSTICAR

MARCO SOCIALAnálisis externo

• Demografía. Estructura de la población.

• Geografía –medio urbano o medio rural-

• Niveles de práctica deportiva

• Asociacionismo

• Hábitos y formas de vida

• Modas deportivas

• Sensibilización ciudadana

• Situación económica, situación laboral y consumo...

MARCO LEGALAnálisis externo

• Cambios en la normativa• Limitaciones jurídicas• ...............

MARCO POLÍTICOAnálisis externo

• Previsión en relación a la Política deportiva de los gobernantes

– Precios Públicos– Subvenciones– Prioridades de política deportiva –alto nivel-

• Otras políticas municipales

DEMANDA EXPRESAAnálisis externo

• Demanda ciudadana manifiesta en

relación a la actividad deportiva

• Demanda asociativa

• Demanda escolar

• Demanda turística

COMPETENCIAAnálisis externo

• Competencia Asociacionismo privado

• Competencia Empresas y Centros

privados

• Competencia Otras políticas municipales

• Otras competencias públicas:

• Otros municipios

• Otras entidades – regionales, provinciales, etc...-

PERSONASAnálisis interno

• Equipo de Dirección y Gobierno

• Técnicos

• Trabajadores, operarios, etc....

• Colaboradores voluntarios

• Empresas de Servicios

• ...............

ECONOMÍAAnálisis interno

• Recursos asignados:

– Para personal

– Para gastos corriente

– Para inversión

• Ingresos propios

• Recursos externos

• ...........

INFRAESTRUCTURAAnálisis interno

• Instalaciones deportivas propias

• Instalaciones deportivas ajenas

• Espacios naturales

• Equipamiento deportivo

• Otro equipamiento:

• Comunicación

• Informática y Ofimática

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Análisis interno

• Tipo de Estructura: pública/privada

• Interdependencias• Superiores

• Órganos consultivos o decisorios

• Definición de áreas de responsabilidad,

funciones y tareas.

• Procedimientos administrativos

(burocracia)

GRUPOS DE INTERÉS

Análisis interno

• Niveles de satisfacción de los clientes, usuarios o ciudadanos en:

• Servicio prestado en general• Instalaciones• Programas de actividades• ..........

• Otros grupos de interés....

La Misión• La razón de ser que justifica nuestra

existencia como entidad deportiva:

• ¿quiénes somos?• ¿qué caracteriza nuestra forma de

organizarnos y prestar servicios?• ¿cúal es nuestro objeto fundamental?• ¿a quién nos dirigimos?• ¿cómo vamos a trabajar?

FORMULACIÓN CLARA, BREVE Y CONCISA

Un ejemplo de misión

El Centro .......... es un club deportivo, sin ánimo de lucro y regido por principios democráticos, que tiene por objeto:

El fomento y práctica del deporte y de la actividad física en general entre sus asociados de toda edad y condición.

El desarrollo de actividades recreativas, de esparcimiento y convivencia social de los mismos.

Un ejemplo de misión

------ es una empresa pública cuya finalidad es satisfacer las

necesidades y expectativas de los distintos usuarios deportivos y otros

grupos de interés, como instrumento de desarrollo de distintas

políticas deportivas ............. y con participación activa en la gestión y

ejecución de programas, actividades y espacios deportivos con el

objeto de potenciar a ----------- como elemento de gestión propio de la

Consejería de Turismo y Deporte, con identidad externa e interna,

situándolo como referente del sector deportivo.

La Visión• - Es a dónde quiere llegar la

organización y cuándo lo hará.

- Determina cómo quiere ser en un futuro, hacia donde quiere evolucionar, sirviendo así de referente para todas sus actividades y todas las personas que la constituyen.

FORMULACIÓN A LARGO PLAZO

Un ejemplo de visión

Consolidar a ---------- como herramienta necesaria para la agilidad y

puesta en marcha de políticas deportivas en ........... como una imagen de

marca líder y con prestigio regional, nacional e internacional en la

organización de acontecimientos deportivos y en los servicios y

espacios necesarios para atender el deporte de alta competición en

todos sus ámbitos.

Los Valores

El valor es un modo de conducta elegido

Consensuados por todas las personas de la organización

Un ejemplo de valores

Orientación al cliente

Autonomía

Compromiso

Responsabilidad

Confianza

LOS OBJETIVOSSituaciones o resultados previstos

Desplegando acciones de gestión

Para influir positivamente en la organización

LOS OBJETIVOS GENERALES

• Los objetivos generales tienen que ver con “lapolítica” de la entidad a medio y largo plazo.

• Son comunes a toda la entidad: corporativos

• Varían con el tiempo

LOS OBJETIVOS GENERALES SON LA TARJETA DE PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD DEPORTIVA

Características

• Definen las ÁREAS CLAVE • Son escasos (no más de 3 ó 4)• Son mensurables• Propósito a alcanzar a medio plazo• Son realistas• Son claros y comprensibles• Deben ser motivantes, asumibles y

aceptados

RELACIONADOS CON….

• Nuevas actividades, programas o servicios.

• Organización interna, informatización, administración.

• Especialización• Mejora o renovación de

instalaciones.• Atención a clientes• Etc...

• El número de usuarios/ Usos de los servicios

• Expansión-reducción-crecimiento

• Rentabilidad,ajuste de costes, autofinanciación

• Calidad de servicio• Fidelidad de los clientes y

usuarios• Consolidación en el

mercado• Proyección exterior-

IMAGEN

Seleccionar Objetivos Generales

• APOYARSE EN LOS PUNTOS FUERTES

• CORREGIR O MINIMIZAR LOS PUNTOS DÉBILES

• NEUTRALIZAR LAS AMENAZAS

• APROVECHAR LAS OPORTUNIDADES

Un método

• Elabore una lista de puntos débiles a corregir o amenazas a evitar y oportunidades a aprovechar

• Elabore una lista de acciones, programas o proyectos concretos asociados (cosas que habría que hacer.....)

• Agrupe esas acciones por áreas de afinidad

• Mediante trabajo en equipo, elabore un primer listado de Objetivos

• Agrúpelos de nuevo por áreas de afinidad y discuta su prioridad.

• Formule 4 o 5 objetivos generales que integren los prioritarios

• Acuerde con su equipo qué esos objetivos son los de su Centro

Deportivo o Entidad para el futuro.

LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

• Los objetivos estratégicos son aquellos a través de los cuales se desarrollan los objetivos generales.

• Son los “caminos” que permiten cumplir los objetivos generales.

• Son, normalmente , más numerosos.

• En las organizaciones y entidades pequeñas los objetivos generales y estratégicos pueden formularse simultáneamente.

PROYECTOS (Programas)

• Los objetivos se cumplen mediante la ejecución y desarrollo de Proyectos (programas).

• Todas las actividades pueden configurarse como PROYECTOS.

• Los Proyectos son tangibles y concretos.

• Son el enlace entre el nivel estratégico - de los deseos- y el nivel operativo - del día a día-

Características de los PROYECTOS

• SON CLAROS Y BIEN DEFINIDOS

• TIENEN FIJADA SU DURACIÓN EN EL TIEMPO

• DEBEN SER EVALUABLES

• VAN ASOCIADOS A UN PRESUPUESTO.

• TIENEN UN RESPONSABLE PRINCIPAL

• SE DESARROLLAN EN ACCIONES CONCRETAS Y DETALLADAS (tareas) y fechas clave (hitos).

Los Indicadores (resultados...)

• La “cuantificación” de los deseos se efectúa a través de los indicadores. Los indicadores ponen límite a los objetivos.

• La selección de los indicadores puede hacerse sobre:

• OBJETIVOS GENERALES• OBJETIVOS ESTRATÉGICOS• RESULTADOS DE LOS PROYECTOS

• Todos los indicadores deben ser medibles.• Los indicadores pueden ser

CUANTITATIVOS O CUALITATIVOS.

Naturaleza de los Indicadores

• relativos al Centro• INPUTS -personal, RRHH.-• ACTIVIDADES• RESULTADOS• DEMANDA DE LOS SERVICIOS• OFERTA DE SERVICIOS• IMPACTO FINAL

La retroalimentación....

• MODIFICAR OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS• INSISTIR O REFORZAR ACTUACIONES• DEFINIR PRIORIDADES Y PROBLEMAS• CORREGIR INDICADORES• CORREGIR PLANTEAMIENTOS DE

MÉTODO• MOTIVAR

Tener en cuenta que...

• Es un procedimiento GRADUAL Y PROGRESIVO

• LA RESISTENCIA AL CAMBIO

• Todos los dirigentes deben IMPLICARSE

Acciones preliminares......

• ELEGIR LA PERSONA ADECUADA– conoce el proceso de planificación estratégica

– conoce la organización

– domina ciertas técnicas y habilidades

– es aceptado por los dirigentes de la entidad

• Crear GRUPO DE TRABAJO.

• ESTABLECER EL RESTO DE PERSONAS

• FIJAR UN CALENDARIO

Etapas del proceso.......• 1-ANÁLISIS DE INFORMACIÓN, PREPARACIÓN DE MATERIALES

Y ENTREVISTAS

• 2- DIAGNÓSTICO

• 3-DEFINICIÓN MISIÓN, VISIÓN Y VALORES, OBJETIVOS GENERALES Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.

• 4-FIJACIÓN DE PROYECTOS E INDICADORES A ALCANZAR.

• 5-PRESENTACIÓN AL CONJUNTO DE LA ORGANIZACIÓN.

• 6-ANÁLISIS DE PROPUESTAS, ELABORACIÓN FINAL Y APROBACIÓN.

• 7-DIFUSIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO.

SÍNTESIS• MERECE LA PENA REFLEXIONAR

SOBRE EL FUTURO DE MI ENTIDAD• CUALQUIER METODOLOGÍA SIRVE. LO

IMPORTANTE ES:• saber donde estoy• saber donde quiero y puedo ir, y cuales son

los caminos más adecuados.• establecer un sistema de control por si me

desvío.• TAN IMPORTANTE COMO EL

RESULTADO, ES EL PROCESO