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EINFÜHRUNG EINES LIEFERANTENPORTALS IM SAP-BASIERTEN FACILITY MANAGEMENT BEI HERAEUS
Christian Pauly, Gerd Hartmann
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ÜBERSICHT
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)
Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Bezahlung im Gutschriftverfahren
Erfahrungen
Seite 2
GLIEDERUNG
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ÜBERSICHT
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)
Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Bezahlung im Gutschriftverfahren
Erfahrungen
Seite 3
GLIEDERUNG
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26% 17%
Amerika
12% 38%
Deutschland
2% 1%
Afrika/Australien
42% 32%
Asien
18% 13%
Europaohne Deutschland
HERAEUS - UNSERE GLOBALE PRÄSENZ
DAS UNTERNEHMEN
Eines der größten deutschenFamilienunternehmen
Mehr als 100 Standortein 38 Ländern
Gesamtumsatz 2015: 12,9 Mrd. €
Über 12.500 Mitarbeiterweltweit
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UNSERE MÄRKTE
Wir sind in globalen Märkten tätig, die sich durch eine klare Differenzierung, nachhaltiges Wachstum und attraktive Renditen auszeichnen.
Unsere Ideen richten sich auf Themen wie:
DAS UNTERNEHMEN
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Mitarbeiter weltweit
12,477
12,591
2015
2014
Umsatz ohne Edelmetalle in Mio. €
1,929
1,759
2015
2014
12,930
Gesamtumsatz in Mio. €
10,539
2015
2014
EBITDA in Mio. €
299
312
2015
2014
KENNZIFFERN 2015
DAS UNTERNEHMEN
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WO WIR HERKOMMEN
1851: Chemiker Wilhelm Carl Heraeus übernimmt die väterliche Einhorn-Apotheke in Hanau
1856: W. C. Heraeus schmilzt erstmals zwei Kilogramm Platin in einer Knallgasflamme. Er macht das Edelmetall industriell verwertbar.
Über 160 Jahre Heraeus: Von der kleinen Apotheke zum weltweit tätigen Technologiekonzern
DAS UNTERNEHMEN
Wilhelm Carl Heraeus Einhorn-Apotheke um 1860
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MEILENSTEINE
DAS UNTERNEHMEN
1856 – Platinschmelze 1899 – Blasenfreies Quarzglas 1904 – Künstliche Höhensonne
1906 – Platin-Widerstandsthermometer 1916 – Platin-Netze 1969 – Quarzglas auf dem Mond
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MEILENSTEINE
DAS UNTERNEHMEN
1972 – Knochenzement 1983 – Mikrochips1982 – Herzschrittmacher
1993 – Carbon Infrarot-Strahler 2008 – Silberpasten 2010 – Clevios
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HERAEUS IM ALLTAG
DAS UNTERNEHMEN
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ÜBERSICHT
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)
Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Bezahlung im Gutschriftverfahren
Erfahrungen
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GLIEDERUNG
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HSM – DER STANDORTBETREIBER FÜR HERAEUS
DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)
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KENNZAHLEN (STANDORTE)
DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)
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HSM – AUFGABEN
Optimale und professionelle Unterstützung der Standortgesellschaften
Flächen und Gebäude
Energie und technische Medien
Gefahrenabwehr
Services (u.a. Gastronomie, Besucherempfang, Konferenzen)
Nachhaltiger Funktionserhalt der Immobilen
Strukturgerechte Standortentwicklung
DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)
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ÜBERSICHT
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnisses (GAEB@SAP)
Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Bezahlung im Gutschriftverfahren
Erfahrungen
Seite 15
GLIEDERUNG
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AUSGANGSSITUATION
Komplexer Geschäftsprozess der Kleinmaßnahmenabwicklung – das sind geplante Maßnahmen im Umfang von max. 5.000, - Euro – aufgrund der Interaktion von Kunde, HSM und Lieferant
Fremdfirmenanteil im Bereich der Kleinmaßnahmenabwicklung von mehr als 95%
Fremdfirmenkontrakte mit Leistungsverzeichnissen und –preisen als pdf-Dokumente in SAP-gestützter Vertragsdatenbank verfügbar, aber keine bis geringe Nutzung in der operativen Beschaffung
Nutzung der Standard-SAP-Fremdleistungsbeschaffung
Spezifikation der geforderten Leistung über Freitext
Keine Dokumentation der erbrachten Leistung in SAP in Form einer Wareneingangsbuchung
Konventionelle, d.h. papierbasierte Stundenzettel (Leistungsnachweise) werden vom HSM-Anforderer unterschrieben und von der Fremdfirma der Rechnung beigefügt
AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
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AUSGANGSSITUATION: PROZESS DER FREMDLEISTUNGSBESCHAFFUNG
Bestell-anforderung
FL-Vorgangim IH-Auftrag
Normal-bestellung
Waren-eingang
Rechnungs-prüfung
• Spezifikation der zu erbringenden Leistung über Freitext
• Manuelle Umsetzung in Normalbestellung
• Unterzeichnung des Stundenzettels (d.h. Leistungsnachweis) durch den Anforderer
• Rechnungsprüfung durch SSC, Einkauf und Anforderer• Unterzeichneter Stundenzettel als Anhang zur Lieferantenrechnung
• Automatischer E-Mail-Versand der Normalbestellung an die Fremdfirma
AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
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ZWISCHENLÖSUNG
Einführung der Dienstleistungsbeschaffung des SAP-Standards
Manuelle Eröffnung eines Wertkontrakts mit Dienstleistungsposition und Leistungsverzeichnis (Leistungstext, -langtext, -preis, Preismengeneinheit)
DL-Vorgang im IH-Auftrag wird mit Bezug zu Kontrakt und Angabe eines Bestelllimits angelegt
Automatische Umsetzung der Bestellanforderung in eine Abrufbestellung
Konventionelle, d.h. papierbasierte Stundenzettel (Leistungsnachweise) mit vertraglich vereinbarten Leistungen werden vom HSM-Anforderer unter-schrieben und später von der Fremdfirma der Rechnung beigefügt
Manuelle Erfassung des Leistungserfassungsblattes auf Basis der Daten des Stundenzettels durch Anforderer unter Nutzung des SAP-Standards
Abnahme durch den Anforderer unter Nutzung des SAP-Standards
Aufgrund des Mehraufwands für die HSM wegen der Erf assung und Ab-nahme des Leistungserfassungsblatts im SAP-Standard lediglich Zwischen-lösung, um Erfahrung mit der Dienstleistungsbeschaf fung zu sammeln
AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
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ZWISCHENLÖSUNG: PROZESS DER DIENSTLEISTUNGSBESCHAFFUNG
Bestell-anforderung
DL-Vorgangim IH-Auftrag
Abruf-bestellung
Leistungs-erfassung
Leistungs-abnahme
Rechnungs-prüfung
• Vor.: Manuelle Eröffnung eines Kontrakts mit Leistungsverzeichnis• Bezug zu Kontrakt mit Leistungsverzeichnis• Definition eines Bestelllimits
• Automatische Umsetzung in Abrufbestellung
• Unterzeichnung des Stundenzettels (d.h.Leistungsnachweis) durch Anforderer
• Manuelle Erfassung des LE-Blattes auf Basisder Daten des Stundenzettels durch Anforderer
• Abnahme des LE-Blattes durch Anforderer
• Rechnungsprüfung durch SSC, Einkauf und Anforderer• Unterzeichneter Stundenzettel als Anhang zur Lieferantenrechnung
• Automatischer E-Mail-Versand der Abrufbestellung an die Fremdfirma
AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
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HEUTIGER IST-PROZESS
Bereitstellung eines Lieferantenportals
Manuelle Eröffnung von Wertkontrakten mit einer Dienstleistungsposition und automatische Übernahme der auf Basis bepreister GAEB-Dateien importierten Leistungsverzeichnisse mit Leistungstext, Leistungslangtext, Leistungspreis und Preismengeneinheit (GAEB@SAP)
Wegfall der Leistungserfassung durch den Anforderer, stattdessen Leistungs-erfassung durch den Lieferantenbenutzer im Lieferantenportal (AVA@SAP –Leistungserfassung)
Wegfall von Wegezeiten des Fremdfirmen-Mitarbeiters (im GGS zu papier-basiertem Prozess)
Abnahme der erfassten Leistung durch den Anforderer (ebenfalls im Lieferantenportal zu beliebigem, passenden Zeitpunkt)
Information der Prozessbeteiligten über automatisch generierte E-Mails mit Querverweis im Mailtext zum direkten Aufruf des Belegs
Wegfall des Rechnungsworkflows und der Rechnungsprüfung durch Umstieg auf das Gutschriftverfahren des SAP-Standards
AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
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IST-PROZESS DER DIENSTLEISTUNGSBESCHAFFUNG
Bestell-anforderung
DL-Vorgangim IH-Auftrag
Abruf-bestellung
Leistungs-erfassung
Leistungs-abnahme
Rechnungs-prüfung
• Bezug zu Kontrakt mit Leistungsverzeichnis• Definition eines Bestelllimits
• Automatische Umsetzung in Abrufbestellung
• Wegfall der Leistungserfassung durch den Anforderer, stattdessen Leistungserfassung durch Lieferantenbenutzer im Lieferantenportal (AVA@SAP – Leistungserfassung)
• Abnahme der erfassten Leistung durch den Anforderer(zu beliebigem, passenden Zeitpunkt)
• Wegfall des Rechnungsworkflows und der Rechnungs-prüfung durch Umstieg auf das Gutschriftverfahren
• Automatischer E-Mail-Versand der Abrufbestellung an den Lieferant
• Wegfall von Wegezeiten des Fremdfirmen-Mitarbeiters (im Gegensatz zu papier-basiertem Prozess)
AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
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ÜBERSICHT
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnisse n (GAEB@SAP)
Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Bezahlung im Gutschriftverfahren
Erfahrungen
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GLIEDERUNG
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SOFTWARELÖSUNG: GAEB&AVA@SAP (I)
AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)
AVA@SAP ist eine Beratungslösung der SAP Consulting
AVA@SAP ist eine modulare, web-basierte AVA- (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) Plattform, u.a.
� für die Erfassung von externen Dienstleistungen
� unter Einbeziehung der Lieferanten über Internet-Anbindung
� mit kompletter Datenhaltung im SAP ERP-System
� und vollständiger Integration in die SAP-Standardabläufe
Folgende Module der Lösung AVA@SAP kommen bei Heraeus zum Einsatz:
� AVA@SAP-Basis: Grundmodul
� AVA@SAP-Leistungserfassung: Modul zur web-basierten Leistungserfassung
� GAEB@SAP: Modul zur Übernahme GAEB-konformer Daten nach SAP
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SOFTWARELÖSUNG: GAEB&AVA@SAP (II)
Bei Heraeus kommen die Module AVA@SAP-Basis, AVA@SAP-Leistungs-erfassung sowie GAEB@SAP zum Einsatz
AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)
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SYSTEMARCHITEKTUR
Basiskomponenten
AVA@SAP-Komponenten
Legende :
SAP ERP Backend System (BE) + integrierter SAP Web Application Server (iWA)
Microsoft Internet Explorer
Benutzer im Internet(Lieferantenbenutzer)
Benutzer im Intranet(Interne Mitarbeiter)
GAEB&AVA@SAP Backend Interface
Microsoft Internet Explorer
DMZ, Firewall, HTTP-Proxy
GAEB&AVA@SAP Web Server Anwendung
GAEB&AVA@SAP Web Server Anwendung
SAP Web Application Server (Lieferanten Web Application Server; LWA)
AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)
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PROZESS AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN
Seite 26
Kontrakteröffnen
Leistungsverzeichnis importieren
Leistungsverzeichnisübertragen
Kontraktprüfen
• Import des endverhandelten (bepreisten) Leistungsverzeichnisses mit GAEB@SAP
• Manuelle Eröffnung eines Wertkontrakts mit Dienst-leistungsposition und einer Leistungszeile in SAP
• Übertragung des importierten Leistungs-verzeichnisses an die Kontraktposition mit GAEB@SAP
• Stichprobenprüfung der importierten Leistungstexte und Leistungslangtexte
AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)
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GAEB@SAP – LEISTUNGSVERZEICHNS IMPORTIEREN
AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)
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SAP – WERTKONTRAKT ANLEGEN
AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)
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GAEB@SAP – LEISTUNGSVERZEICHNIS ÜBERTRAGEN
AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)
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SAP – WERTKONTRAKT PRÜFEN
AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)
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ÜBERSICHT
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)
Leistungserfassung durch den Lieferanten im Liefera ntenportal (AVA@SAP)
Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Bezahlung im Gutschriftverfahren
Erfahrungen
Seite 31
GLIEDERUNG
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ManuelleErfassung der Maßnahmen-anforderung
im Heraeus Intranet
Fremdfirmen-beauftragung
ja Lieferantmit
Kontrakt?
ja
neinnein
1
Manuelle Meldungsbearbeitung
In SAP
AutomatischeIH-Auftrags-/
Vorgangseröffnung (Steuerschlüssel
PM02)
AutomatischeIH-Auftrags-/
Vorgangseröffnung (Steuerschlüssel
PM03)
AutomatischeMeldungseröffnung
in SAP(Meldungsart MA)
Heraeus-
Mitarbeiter
(Kunde)
Objektverant-
wortlicher
(Anforderer)
Lieferant
Realisierung der
Maßnahmen-anforderung
?
PROZESSARCHITEKTUR „KLEINMAßNAHMENABWICKLUNG MIT LIEFERANTENPORTAL (I)“
LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)
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PROZESSARCHITEKTUR „KLEINMAßNAHMENABWICKLUNG MIT LIEFERANTENPORTAL (II)“
Manuelle Limiterfassung
Automatische BANF-Generierung
AutomatischeBANF-Generierung
AutomatischeBestellumsetzung
AutomatischeBestellumsetzung
Aufmaßabnahme
Rechnungs-prüfung
ManuellerMeldungsabschluss
Aufmaßerfassungmit
Bestellbezug
1
Automatische Wareneingangs-
abrechnung (Gutschrift-verfahren)
Lieferantenportal
Heraeus-
Mitarbeiter
(Kunde)
Lieferanten-
benutzer
Listanzeige allerBestellungen
zum Lieferant
Objektverant-
wortlicher
(Anforderer)
LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)
Mail an Lieferant:Bestelldruck
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BESTELLDRUCK
LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)
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ANMELDUNG AM LIEFERANTENPORTAL –https://leistungserfassung.heraeus.com/ava/start
LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)
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MEINE BESTELLUNGEN –LISTANZEIGE ALLER BESTELLUNGEN ZUM LIEFERANT
LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)
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MEINE BESTELLUNGEN –ANZEIGE DER BESTELLPOSITION
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MEINE BESTELLUNGEN –AUFMAßERFASSUNG MIT BESTELLBEZUG – KOPFDATEN
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MEINE BESTELLUNGEN –AUFMAßERFASSUNG MIT BESTELLBEZUG – LEISTUNGSDATEN
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MEINE BESTELLUNGEN –AKTION: AUFMAß ZUR ABNAHME SENDEN
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BELEGFLUSS NACH LEISTUNGSERFASSUNG
LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)
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ÜBERSICHT
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)
Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferanten portal (AVA@SAP)
Bezahlung im Gutschriftverfahren
Erfahrungen
Seite 42
GLIEDERUNG
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PROZESSARCHITEKTUR „EINSTUFIGE ABNAHME IM LIEFERANTENPORTAL“
AutomatischeBestellumsetzung
Aufmaßerfassungmit
Bestellbezug
Automatische Wareneingangs-
abrechnung (Gutschrift-verfahren)
Lieferantenportal
Aktion: „Aufmaß
zur Abnahme senden“
Mail:„Aufmaß steht zur
Freigabe an“
Mail:„Aufmaß wurde abgenommen“
Aktion: „Aufmaß
ablehnen“
Mail:„Aufmaß wurde
abgelehnt“
Aufmaß-korrektur
nein
ja
ggfs.Aufmaß-
druck
Aktion: „Aufmaß
freigeben“
Einkäufer
Objektverant-
wortlicher
(Anforderer)
Lieferanten-
benutzer
Abnahme?
LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)
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AKTION: AUFMAß ZUR ABNAHME SENDEN –AUTOMATISCHER E-MAIL-VERSAND AN ANFORDERER
LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)
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MEINE AUFMAßE –AKTION: AUFMAß FREIGEBEN
LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)
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BELEGFLUSS NACH LEISTUNGSABNAHME
LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)
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AKTION: AUFMAß FREIGEBEN –AUTOMATISCHER E-MAIL-VERSAND AN LIEFERANT
LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)
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AUFMAßDRUCK DURCH LIEFERANTENBENUTZER NACH ERFOLGTER ABNAHME
LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)
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PROZESSARCHITEKTUR „ZWEISTUFIGE ABNAHME IM LIEFERANTENPORTAL“
AutomatischeBestellumsetzung
Aufmaßerfassungmit
Bestellbezug
Automatische Wareneingangs-
abrechnung (Gutschrift-verfahren)
Lieferantenportal
Aktion: „Aufmaß
zur Abnahme senden“
Mail:„Aufmaß wurde abgenommen“
Aktion: „Aufmaß
ablehnen“
Mail:„Aufmaß wurde
abgelehnt“
Aufmaß-korrektur
ja
ggfs.Aufmaß-
druck
Aktion: „Aufmaß
freigeben“
Einkäufer
Objektverant-
wortlicher
(Anforderer)
Lieferanten-
benutzer
Mail:„Aufmaß steht zur 2.
Freigabe an“
Aktion: „Aufmaß
ablehnen“
nein
Aktion: „Aufmaß
freigeben“
Kauf-männischeAbnahme
?
ja
Tech-nische
Abnahme?
nein
Mail:„Aufmaß wurde
abgelehnt“
Mail:„Aufmaß steht zur
Freigabe an“
LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)
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ÜBERSICHT
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)
Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Bezahlung im Gutschriftverfahren
Erfahrungen
Seite 50
GLIEDERUNG
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AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG (I)
Bei der automatischen Wareneingangsabrechnung (engl.: Evaluated ReceiptSettlement, ERS; dt.: Gutschriftverfahren) in der klassischen Material-beschaffung werden Wareneingänge ohne den Eingang einer Rechnung vom Lieferanten mit Hilfe der Informationen aus der Bestellung und aus den Waren-eingängen direkt abgerechnet
Der Lieferant kann über die Nachrichtenfindung per Druck, Fax, EDI oder E-Mail über die abgerechneten Wareneingänge in Form einer Gutschriftsanzeigeinformiert werden
Voraussetzung für die Automatische Wareneingangsabrechnung mit einem Lieferanten ist
zum einen, dass das Kennzeichen „Auto WEAbr Lieferung“ im Kreditorenstammsatz des entsprechenden Lieferanten markiert ist und
Anmerkung: Dieses Kennzeichen kann nur in Verbindung mit dem Kennzeichen „WE-bez. RechnPrüfung“ gesetzt werden
zum anderen, dass das Kennzeichen „Auto WEAbrech“ an der Bestellposition gesetzt ist
BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN
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KENNZEICHEN IM KREDITORENSTAMMSATZ
BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN
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BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN
KENNZEICHEN AN DER BESTELLPOSITION
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AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG (II)
Die Abrechnung kann abgegrenzt werden, unter anderem nach den Buchungs-terminen der Wareneingänge, nach dem Lieferanten oder nach Bestellungen
Für die Erstellung der Rechnungsbelege sind folgende Möglichkeiten einstellbar:
Ein Rechnungsbeleg pro Lieferant
Ein Rechnungsbeleg pro Bestellung
Ein Rechnungsbeleg pro Bestellposition
Ein Rechnungsbeleg pro Leistungserfassungsblatt
Grundlage sind dabei die abgenommenen Leistungserfassungsblätter (Waren-eingänge) und die Bestellungen
BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN
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AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG –GUTSCHRIFTSERSTELLUNG ÜBER TRANSAKTION MRRL
BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN
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GUTSCHRIFTVERFAHREN – GUTSCHRIFTSANZEIGE
BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN
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BELEGFLUSS NACH GUTSCHRIFTSERSTELLUNG
BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN
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ÜBERSICHT
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)
Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)
Bezahlung im Gutschriftverfahren
Erfahrungen
Seite 58
GLIEDERUNG
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LESSONS LEARNED
Zwei Systemlandschaften (SAP ERP Backend System und Lieferanten Web Application Server) zur Realisierung der Lösung erforderlich
Systemübergreifende Prozessabwicklung erfordert umfangreiches Basis-Customizing (RFC-Verbindungen, WebServices, WebService-Aliase, Rollen und Berechtigungen für Service- und Produktivbenutzer, …)
Frühe Einbeziehung der Lieferanten (z.B. Forderung nach „Referenznummer Lieferant“ im Aufmaß)
Abwicklung im Gutschriftverfahren birgt steuerrechtliche Risiken, d.h. eine Ausfallrisiko-Bewertung der involvierten Lieferanten ist erforderlich
Vereinbarung über Anwendung des Gutschriftverfahren zwischen Besteller und jedem Lieferanten ist erforderlich
Hochintegrativer Prozess erfordert intensive Abstimmungen zwischen den Bereichen Instandhaltung, Einkauf, Kreditorenbuchhaltung, Steuerabteilung, Rechtsabteilung und den involvierten Lieferanten
ERFAHRUNGEN
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Über oxando
Die oxando GmbH ist ein Soft-ware- und Beratungshaus, das sich auf die Bereiche Instand-haltung, Service Management, Mobile Business und IT Service Management auf Basis von SAP-Lösungen und -Technologien spezialisiert hat mit• Erfahrung aus über 200
Projekten in mehr als 20 Jahren
• Best Practices in Instand-haltung und Service Management
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