einführung cetecom pmt….und was nun?! · ein gut funktionierendes crm war vorhanden •kunden db...

Einführung CETECOM PMT….und was nun?!

Niels Jeß, Branch Manager

Duesseldorf Branch

CETECOM PMT …. Was nun?! LMK 2018 2

CETECOM provides independent consulting, testing and certification services to enable global market access for devices using various

technologies such as Cellular, Bluetooth, Wi-Fi, NFC, radar or wireless charging.

• Founded in 1993 in Essen, Germany, as a subsidiary of RWTÜV, the holding company of small and mid-sized enterprises and with its roots

reaching back to the year 1872

• Technology leadership approach since its beginning

• More than 200 employees across all locations

CETECOM – Enabling Market Access


CETECOM Group Structure

Europe AsiaNorth

America

CETECOM GmbH,

Germany

● Essen

● Düsseldorf

CETECOM

Rep. Office, China

● Shanghai

● Shenzhen

CETECOM

Japan K.K., Japan

● Tokyo

CETECOM Limited,

Korea

● Anyang

CETECOM

Sales Office, Taiwan

● Taipei

CETECOM Inc.,

USA

● Milpitas/CA


Enabling Market Access

• CETECOM tests and certifies to

international for a wide range of industries

and technologies – whether you are

looking for a regulatory approval or the

approval of a private certification regime.

• We can perform the necessary tests and

manage the entire certification process

from start to finish, helping you get your

product into its target markets quickly.


Fields of Activity

Automotive

Banking

Consumer ElectronicsAutomation

Logistics

M2M

Medical Telecommunication

Entwicklung der Beziehung zwischen dacore DBS und CETECOM


Ein kurzer Rückblick über die Einführung eines Projektmanagementtools

• Der sich verändernde Markt der internationalen Zulassungen und Prüfdienstleistungen sowie interne Änderungen haben die Einführung eines

neuen Projekt- und Labormanagementsystems erforderlich gemacht.

• Orientierung welche Tools zur Auswahl standen zu Beginn 2014

• Testlauf mit verschiedenen Tools u.a. Testlab025 von dacore

• Entscheidung für die DB Lösung von dacore im Herbst 2014 unter dem Namen „CETECOM PMT“

• Start der Implementierung 1. Januar 2015

• Import bereits vorhandener Daten aus diversen anderen Datenquellen

• Access DB

• Excel

• Etc.

Definition der Startbedingungen - Einführung CETECOM


• Grundlegende Entscheidungen die wir getroffen haben für die Bedingungen der Einführung

• „Go Live“ wenn das Grundgerüst steht.

• Nicht darauf warten dass alle Funktionen bereits zur Verfügung stehen oder vollumfänglich funktionieren

• Als CRM wird das bestehende Tool genutzt,

• in SAP wurde erst einmal nicht implementiert

• Schnittstellen zu anderen Tools werden zu Beginn nicht verwendet um den Prozeß der Implementierung zu verschlanken (Kosten und

Zeitaufwandsoptimiert)

• ALLE Abteilungen der CETECOM GmbH nutzen das neu eingeführte Tool, parallel Lösungen werden nicht weiter betrieben

• Vorteile, da die MA sich nach und nach an neue Funktionen in dem Tool befassen können, sie „wachsen“ mit der Entwicklung mit.

8CETECOM PMT …. Was nun?! LMK 2018

Ausgewählte Funktionsbereich im PMT für den Start des LMS

Einführung des Labormanagementsystems „CETECOM PMT“


• Am 15.10.2015 sind wir mit dem Tool „CETECOM PMT“ für alle Abteilungen „Live“ gegangen. Harter Cut

• Einführung durch nicht gelungenen Versuch eines anderen LMS in der Vergangenheit teilweise sehr skeptisch beobachtet

• Erwartungshaltung einiger Mitarbeiter:

• Das Tool ist gestartet also müssen alle Funktionen verfügbar und vollumfänglich funktionstüchtig sein

• „Warum wird mit einer SW gearbeitet, die nicht fertig ist?“

• Es sind keine Nachbesserungen nötig

• Nach einer Einarbeitungszeit ist „ja nichts mehr am Tool zu tun“ außer dieses flächendeckend zu nutzen

• Das Tool hat sich nach den jahrelang etablierten Prozessen (leider in jeder Abteilung unterschiedlich) zu richten

• ….


Stand 2015

Einführung des LMS CETECOM PMT ist erfolgt….

….und was nun???

….wir sind doch fertig, oder?!


• Im Zuge der laufenden Nutzung stell(t)en wir fest:

• Es ist immer etwas was an neuen Funktionen „lockt“

• Bei täglichen Arbeiten fallen Details auf, die nicht oder nur in Teilen funktionieren

• Die Rahmenbedingungen im Projektgeschäft (nicht nur) bei den Laboren für physikalische Prüfungen ändern sich laufend

• Projektgröße

• Projektumfang wegen geänderten Anforderungen (seitens der Kunden)

• Prüfumfang aufgrund geänderte Normen (Messungen)

• Geänderte Anforderungen an das Unternehmen (z.B. neue ISO 17025)

CETECOM PMT eingeführt…..was nun?

12CETECOM PMT …. Was nun?! LMK 2018

Ausgewählte Funktionsbereich im PMT und deren Umsetzung – Status Quo



• Funktionen die wir vorher als „unwichtig“ in Bezug auf das LMS betrachtet haben, da andere Lösungen etabliert waren, stehen auf einmal im

Fokus da der Mehrwert bei der Nutzung der bereits vorhandenen Daten in einer Anwendung gesehen wird

• Vertrieb

• Angebotserstellung

• Kalkulation und Dokumentenerstellung inkl Freigabe

• Leistungserfassung

• Benötigte Stunden und Ressourcen

• Prüflingslogistik & Transporte

• QM System

• Qualifikation

• Messergebnisse (Stati)

• Ressourcenplanung ist nicht passend für den (unseren) Laborbetrieb

• Emailablage ALLER Projektrelevanten Mails

• Extern bereitgestellte Dienstleistungen (Unterauftragnehmer)



In den folgenden Bereichen haben wir hauptsächlich Änderungen nach der Einführung des Tools vorgenommen.

Details dazu folgen auf den kommenden Seiten

• Vertrieb

• Laborbereiche

• Transport & Logistik

• ISO 17025, geänderte Anforderungen


• Beim Start des PMT wurde der Vertrieb zuerst nicht aktiv mit eingebunden. Ein gut funktionierendes CRM war vorhanden

• Kunden DB sowie Angebotskalkulation und – Erstellung erfolgten nicht im PMT

• Vorteil: Kein „Bruch“ in der Außendarstellung gegenüber der Kunden

• Nachteil: Hoher manueller Aufwand bei Auftragserteilung durch manuelles Erstellen eines Spiegelbildes des Angebotes

• Nachdem die grundlegenden Funktionen des PMT eingeführt und genutzt wurden, wurde das Tool nach und nach um die CRM Funktionalität

inkl. der Angebotserstellung erweitert.

• Nachteil:

• Die Historie der Kunden wurde nicht übernommen, daher der Blick in die „Vergangenheit“ nicht im aktuellen Tool möglich

• Vorteil:

• ein System mit allen Daten in der Kette von Anfrage bis zur Abarbeitung

• Chance den Import in das neue Tool zur Datenbereinigung zu nutzen

Nutzung des CETECOM PMT im Vertrieb


• Für die Prognose der Vertriebsaktivitäten sind im PMT Felder für die „Opportunity“ vorgesehen….

• Mit Hilfe dieser Funktion kann der MA aus dem

Vertrieb die sich ergebenden Möglichkeiten

bewerten und gewichten

• Die Zahlen zu den Fachbereichen werden aus den

verschiedenen Kalkulationen gefüllt

sollte noch keine Kalkulation vorliegen kann der

MA aber auch Rohwerte manuell eintragen



• Mit Hilfe der in den Opportunitäten

eingetragenen Daten kann eine

Prognose für den Vertrieb gemacht

und ausgewertet werden

• Über die verschiedenen

Fachbereich, Phasen und

Wahrscheinlichkeiten der Anfragen

& Angebote kann eine Prognose

erstellt werden für die künftige

Orientierung des Vertriebs

^ Kennzahl Summe Gesamt Q1/2019 Q2/2019 Q1/2020

Gesamt

AE roh [€] 17.199.350,00 17000000,00 199350,00

AE bewertet (individuell) [€] 426.480,50 87500,00 333000,00 5980,50

Anzahl 310,00 1,00

Nach Phasen (€)

Phase '1 Akquisition' AE roh [€] 245.000,00 175000,00 70000,00

Phase '2 Termin/Präsentation' AE roh [€] 232.350,00 33000,00 199350,00

Phase '3 Angebot/Kostenschätzung' AE roh [€] 805.000,00 200000,00 450000,00 155000,00

Phase '4 Vertragsverhandlungen' AE roh [€] 9.633.000,00 9500000,00 133000,00

Nach Fachbereichen (€)

Compliance Laboratory EMC - Essen ([€]) 10.004.350,00 10000000,00 4350,00

Field Trials ([€]) 93.000,00 33000,00 60000,00

Conformance Laboratory Connectivity ([€]) 530.000,00 250000,00 180000,00 100000,00

Nach Account Manager (€) 9575000,00 260600,00 308350,00

Verkäufer Nr.1 9.671.600,00 9500000,00 27600,00 144000,00

Jeß, Niels (Jess) (€) 472.350,00 75000,00 233000,00 164350,00

Nach Land (€) 9070000,00 468000,00 199350,00

Belgien (€) 9.335.000,00 9000000,00 335000,00

Deutschland (€) 402.350,00 70000,00 133000,00 199350,00

Nach Region (Anzahl)

Deutschland - Bayern (Anzahl) 7 3,00 3,00 1,00

Deutschland - Nordrhein-Westfalen (Anzahl) 31 5,00 11,00 15,00



• Im Bereich des Projektmanagements wurden viele Funktionen, die Anfangs nicht genutzt / vorhanden waren inzwischen eingesetzt

• Definition eines „Standard“ Produktkataloges (was bei einer sich ständig ändernden Prüfwelt in Teilen nicht oder nur schwer möglich ist für alle

DL die die CETECOM anbietet)

• Einige dieser neuen Funktionen mussten erst definiert und eingebaut werden um die Anforderungen zu erfüllen

• Abbilden von Rahmenverträgen: speziell vereinbarte Rahmenverträge sollten im System hinterlegt werden damit bei einer Kalkulation /

Angebotsabgabe automatisch korrekt kalkuliert wird

• Eine direkte Anzeige für den Angebotsersteller der Eigenleistung und Fremdleistungen

• Einfluss von Rabattierungen auf die verschiedenen Positionen eines Angebotes

• Rentabilität sichtbar bereits bei der Angebotserstellung

• Anpassung der „Kontakte“ zur effizienten Nutzung als initialen Kontakt von Messen etc aber auch im Laufe eines bestehenden Projektes

(z.B. als Telefon- oder Meetingprotokolls)

Nutzung des CETECOM PMT im Vertrieb / Projektmanagement

19

Nutzung der Kontakte

Angebotskalkulation

Nutzung des CETECOM PMT im Vertrieb / Projektmanagement


Auch im Labor / den Fachbereichen wurden und werden nach der Einführung laufend Verbesserungen im System vorgenommen

• Erweiterung der Labor- bzw. Arbeitsbereiche

• Einfachere Filterung der Aufgaben im Zusammenspiel mit den Stati

• Anpassung / Erweiterung der Stati der Aufgabe

• Neben In „Arbeit“ und „Abgeschlossen“ mehrere Stati eingeführt

-> Prüfbereit (in Planung), Zurückgestellt, Abgesagt leichtere Filterung

• Mehr Granularität in den Prüfplanvorlagen Prüfplan für das Labor

• Allgemeine Schritte

Neben den Messungen werden auch allgemeine Schritte wie z.B. „Fotos vom Prüfling“ als Arbeitsanleitung für das Labor aufgenommen

sodass jeder Beteiligte bei einem Blick auf den Prüfplan weiß wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist.

• Messungen

Während zu Anfang die Messungen nur sehr „schwammig“ formuliert waren sind diese inzwischen in großen Teilen sehr granular aufgeführt

sodass Testpläne die vorher als Excel etc vorhanden und genutzt wurden nach und nach ersetzt werden

Erweiterung der Nutzung des CETECOM PMT im Labor / Fachbereichen


Detaillierte und granulare Prüfanforderungen, mit der Ergebnisstatusanzeige

Erweiterung der Nutzung des CETECOM PMT im Labor / Fachbereichen


• Im Zuge der Implementierung wurde natürlich auch Werte darauf gelegt dass die Anforderungen der ISO17025 eingehalten werden. Mit der

neuen Ausgabe der ISO Norm wird dieses noch intensiver betrachte.

• Schlagworte neue ISO 17025

• Vertraulichkeit

• Qualifikation

• Prozesse

• Extern bereitgestellte Dienstleistungen

• Lenkung von Daten

• Berechtigung Benutzerzuordnung auf Projektebene => Vertraulichkeit

• Befragung und Auswertung der Kundenzufriedenheit

Anforderungen der ISO 17025


• Im Rahmen der gestiegenen Anforderungen an

Vertraulichkeit ist es erforderlich dass die

Möglichkeit vorhanden ist, auf Projektebene die

Berechtigung von Benutzern einzuschränken.

• Nur zugeordnete Mitarbeiter sehen dieses

Projekt und haben darauf Zugriff

• Im Rahmen der Akkreditierung unter der ISO

17025 ist es erforderlich, Feedback zu gelaufenen

Aufträgen einzuholen, zu erfassen und in das

Qualitätsmanagementsystem einfließen zu lassen.

• Nach Erfassung der Rückmeldungen auf

Projektbasis können die Ergebnisse (anonymisiert)

aus der DB exportiert und ausgewertet werden.

Anforderungen der ISO 17025 - Vertraulichkeit


• Bei einigen Prozessen und Vorgängen sind noch Umsetzungen und Anpassungen erforderlich um diese vollumfänglich im PMT abzubilden. Die

Übergangszeit der ISO17025:2017 wird benötigt um dieses zu ermöglichen.

(ggfls. Andere Lösungen CETECOM PMT als Zwischenschritt da einfacher und schneller umzusetzen)

• Datenablage

• Qualifikationen

• Lenkung von Daten / Dokumenten Freigabeprozeße

• Risikobewertung

• Bewertung von Lieferanten

• Bewertung von Unterauftragnehmer (externe Leistungen)

Anforderungen der ISO 17025 – To Do‘s


• Um die Prüflingsverwaltung und Logistik zu vereinfachen wurden verschiedene Funktionen umgesetzt

• Erfassung aller Prüflinge und Kennzeichnung mit einem Barcodeaufkleber

• Nutzung von Lagerorten für die Sortierung der Prüflinge

• Zuordnung von Prüflingen zu den einzelnen Aufgaben mittels Barcodescanner oder Zuordnungsmatrix

• Erstellung von Transporten zur Zusammenfassung aller relevanten Daten

• Prüfmuster

• Messgeräte

• Einfache Zuordnung von Prüflingen zu den Transporten, Update der Lagerorte der Prüflinge automatisch durch den Transport

• Automatische Aktualisierung („auschecken“) der eingelagerten Prüfmuster mit der Möglichkeit den Lagerort zu tracken

• Erstellung von Lieferschein, Pro-Forma Rechnung für den Versand usw.

• Nutzung der zuvor mittels Barcode Scanner erfassten Prüfmuster, keine händische Erstellung von Listen, Dokumenten.

Nutzung des CETECOM PMT – Prüflinge & Logistik


• Zuordnung von Prüflingen zu den einzelnen Aufgaben mittels Barcodescanner oder Zuordnungsmatrix

• Bei Type Approval Projekte sind mitunter > 100 Prüfmuster einem Projekt zugeordnet



• Objekt Transporte mit allen, für

den Versand wichtigen Information

auf einen Blick.

• Update der Lagerorte der

zugeordneten Prüflinge

automatisch durch den Transport

• Dadurch baut sich eine Historie für

die Prüfmuster auf, es ist

nachvollziehbar wann welches

Prüfmuster wo gewesen ist.



• Timeline von dacore ist ab und zu (zu) sehr optimistisch

• Kleinere Fehler (z.B. Begriffe falsch geschrieben usw.) fallen bei der Abnahme auf

• Begrifflichkeiten sind/waren zwischen der Applikationsoberfläche und z.B. der Expertensuche nicht konsistent

• Das gleiche Verständnis von „Wünschen“ und umgesetzten Themen ist nicht immer identisch

• Die Art, Anforderungen zu definieren muss „gelernt“ werden….

• Die aus der Fachbereichen formulierten Wünsche und Anforderungen müssen aufgearbeitet werden sonst besteht die Géfahr dass diese

missverstanden werden.

Wo gibt es Verbesserungen bei der Zusammenarbeit?


• Bei der Diskussion / Definition neue Funktionen werden diese nicht ohne Hinterfragen umgesetzt sondern gemeinsam besprochen wie die

gewünschte Funktionalität am besten aussehen sollte

• Viele Ideen werden oft am Anfang nur lose diskutiert und von dacore gibt es eine beispielhafte Umsetzung anhand derer man sich vorstellen

kann wie die Option aussehen könnte.

• Durch die Erfahrung von dacore und den Informationsaustausch erscheinen viele Ideen erst umsetzbar die man vorher bei internen

Diskussionen als nicht umsetzbar oder zu kompliziert eingeschätzt hat.

• Es werden Anfragen zu Funktionen die uns sinnvoll erscheinen durchaus auch einmal kritisch hinterfragt

• Macht diese Funktion wirklich Sinn oder ist ein anderer Weg für den Ablauf im Labor / Fachbereich nicht besser?

Was klappt bei der Zusammenarbeit mit dacore gut


• Auch wenn wir das Labormanagementsystem nun bereits seit 2,5 Jahren einsetzen, sind die neuen Themen die in der Umsetzung oder geplant

sind nicht weniger geworden

• Die Erwartungshaltung „Die Software ist eingesetzt und lauffähig“ = „Es ist nichts mehr zu tun“ entspricht nicht der Realität

• Ein einheitlich genutztes Tool, das von allen Beteiligten eine hohe Disziplin fordert und teilweise das Umdenken bzw. Neudefinition einiger

Prozesse erforderlich macht:

• Braucht Zeit

• Braucht Überzeugungsarbeit

• Braucht den Mut auch mit der 75% Lösung zu arbeiten um mit der Erfahrung aus dem Arbeitsalltag an der Optimierung zu arbeiten nicht

„Zu Tode definieren! Teilweise stellt man bei Nutzung fest dass vorher definierte Ziele nicht mehr benötigt werden oder das Ziel gar nicht

treffen.

• muss anpassbar und flexibel sein um neue Prozesse (intern oder auch extern getriggert) abbilden zu können.

➢Die (Einführung) Pflege einer aktiv eingesetzten LMS Software ist eigentlich nie fertig.

Einführung des CETECOM PMT – Fazit

Thank you very muchNiels Jeß, Branch Manager

Duesseldorf Branch

einführung cetecom pmt….und was nun?! · ein gut funktionierendes crm war vorhanden •kunden db...

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