egyszerŰsÍtett projektmÓdszertanc1... · 2011-02-24 · egyszerŰsÍtett projektmÓdszertan...

EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN

Kerekegyháza Város Önkormányza-

ta részére

ÁROP szervezetfejlesztési projekt

2010. 04. 30.

EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA

2 /

25

2 /

25

Tartalomjegyzék

1. BEVEZETÉS 3

1.1 A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA 3

2. A PROJEKT FOGALMA 4

2.1 PROJEKTJELLEMZŐK 4

2.2 A PROJEKT SZEREPLŐI 5

3. PROJEKTMÓDSZERTAN 6

3.1 A PROJEKT ELINDÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 7

3.1.1 PROJEKT DEFINÍCIÓJA 7

3.1.2 A PROJEKT MOBILIZÁCIÓJA 8

3.2 A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 8

3.2.1 PROJEKTTERVEZÉS 8

3.2.1.1 PROJEKTTERV 9

3.2.1.2 ERŐFORRÁS TERV 9

3.2.1.3 KÖLTSÉGTERV 10

3.2.1.4 MINŐSÉGTERV 11

3.2.1.5 KOCKÁZATKEZELÉSI TERV 12

3.2.1.6 ÁTVÉTELI TERV 12

3.2.1.7 KOMMUNIKÁCIÓS TERV 13

3.2.2 PROJEKT ADMINISZTRÁCIÓ 14

3.2.2.1 A PROJEKT JELENTÉSI RENDSZERE 15

3.2.2.2 PROJEKTALAPÍTÓ DOKUMENTUM (PAD) 16

3.2.2.3 SZABVÁNYOS KÖNYVTÁRSTRUKTÚRA AZ EURÓPAI UNIÓS PÁLYÁZATI ANYAGOK TÁROLÁSÁRA 17

3.2.2.4 ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA 19

3.2.2.5 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ELTÁROLÁSA 19

3.2.2.6 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK VÉLEMÉNYEZÉSE ÉS MÓDOSÍTÁSA 19

3.2.2.7 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS LEVELEK NYOMTATÁSA 20

3.2.3 PROJEKT FÓRUMOK 20

3.2.4 MONITOR ÉS KONTROL 21

3.2.4.1 HATÁRIDŐ MENEDZSMENT 21

3.2.4.2 KÖLTSÉG MENEDZSMENT 21

3.2.4.3 MINŐSÉG MENEDZSMENT 22

3.2.4.4 VÁLTOZÁS MENEDZSMENT 22

3.2.4.5 KOCKÁZAT MENEDZSMENT 22

3.2.4.6 ÁTVÉTEL MENEDZSMENT 23

3.2.4.7 KOMMUNIKÁCIÓ MENEDZSMENT 23

3.3 PROJEKTZÁRÁS 23

JOGI FIGYELMEZTETÉS 25


3 /

25

3 /

25

1. BEVEZETÉS

Kerekegyháza Város Önkormányzata az ÁROP szervezetfejlesztési projekt keretén belül célul tűzte ki a fej-

lesztések megvalósítást támogató projektszerű működés elsajátítását.

Az előzetes helyzetfelmérés során megállapításra került, hogy a Hivatal párhuzamosan több projektben is

sikeresen teljesített. A lehetséges projektmódszertan meghatározásával abban kívánunk segítségére lenni a

Hivatalnak, hogy a Hivatal kifejlessze és szabályozza saját módszereit attól függően, hogy milyen típusú pro-

jekt megvalósításába kezd.

1.1 A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA

A dokumentum célja, hogy egyértelműsítse a Polgármesteri Hivatal számára, hogy az egyes projektfázisok-

ban milyen jellegű feladatokat kell végrehajtani, menedzselni.


4 /

25

4 /

25

2. A PROJEKT FOGALMA

Meghatározott eredmények elérése (projekt termékek létrehozása) érdekében, adott erőforrással és költ-

ségkerettel, adott időkeretben végzett tevékenység. Az önkormányzat által elindított összehangolt kezdemé-

nyezések sorozata, amely egy meghatározott eredmény elérésére irányul. A projektet a feltételek összessé-

gének egyszerisége jellemzi.

Ismérvei:

Egyediség: Minden projekt különbözik az előtte megvalósulótól. A projektek többsége egyszer hajt-

ható végre. Még a megismételt projektek is különbözni fognak egymástól a felhasznált erőforrások-

ban és az aktuális környezetben.

Határidő: A projektnek egyértelműen meghatározott kezdési és befejezési időpontja van, amelyen

belül a leszállítandó anyagot el kell készíteni az ügyfél követelményeinek megfelelően

Költség: A projekt költségkerete maximalizálva van, amin belül a leszállítandó anyagot el kell készí-

teni

Forrás: A projekt teljesítéséhez meghatározott mértékű humán-erőforrást, infrastruktúrát, anyagot

határoznak meg a projekt kezdetekor.

Változás: A projekt célja általában valamilyen változás elérése, amelynek következménye a fejlődés.

2.1 PROJEKTJELLEMZŐK

Projekttípusok tartalmuk alapján csoportosíthatók: beruházási projekt, kutatás-fejlesztési projekt, szervezé-

si/szervezeti projekt stb.

Projektmenedzsment: a projekt lebonyolításához szükséges vezetési képességek, folyamatok és eszközök

összessége.

Projekt teendő vagy projektmunka: olyan operatív feladatok a projektben (pl. dokumentumok kezelése),

amelyek túlmutatnak a vezetői feladatokon.

Projektszervezet: egy meghatározott projekt lebonyolításához szükséges szervezeti egységek, valamint a

szervezetfejlesztési és a folyamat- és működésszervezési szabályok összessége.

A projekt hármas korlátja:

Eredmény

IdőKöltség


5 /

25

5 /

25

2.2 A PROJEKT SZEREPLŐI

A Hivatal jelenlegi döntési és működési mechanizmusának megfelelően alakítja ki azt a projektszervezeti

modellt, amelynek szerepkörei minden egyes projekt esetében felmerülhetnek. Ezek a következők:

Projektfelügyelő Bizottság: A projekt legmagasabb döntéshozó-irányító testületeként vezetői, stratégiai kont-

rollt gyakorol a projekt célok megvalósulása érdekében. Feladatai közé tartozik a projekt stratégiai irányítá-

sa, eredményeinek elfogadása és a projekt célok megtartása;

Projektgazda: felelőssége a projekt végrehajtása során a projekt képviselete a közreműködő szervezetekkel

szemben, a támogatási szerződésben foglalt feladatok megvalósítása, a támogatás szabályszerű és szerző-

désszerű felhasználásának biztosítása, a projekt megvalósításának koordinálása, a projekt szervezet létre-

hozása, fenntartása és irányítása, a projekt végrehajtásában közreműködő vezetők kiválasztása, a zökke-

nőmentes kommunikáció biztosítása, az előrehaladási jelentések elkészítésének, benyújtásának valamint az

egyéb adatszolgáltatás ellenőrzése;

Projektmenedzser: feladata a szervezeti egységek közötti koordináció létrehozásán túl a projekt kontroll és a

polgármesteri felső vezetés számára történő döntés előkészítés, valamint a féléves előrehaladási jelentés és

a projektet lezáró jelentés elkészítése; gondoskodik a projekt szakmai megvalósításáról és felelős annak

pályázati ütemterv szerinti lebonyolításáért, hosszú távon biztosítja a program eredményeinek fenntartható-

ságát; távolléte esetén a jegyző helyettesíti. Igény esetén beszámol a PFB-nek.

Pénzügyi vezető: feladata a projekt belső pénzügyi elszámolási rendjének biztosítása, a pénzügyi elszámolás

határidőre történő biztosítása, a támogatás lehívásához szükséges pénzügyi technikai feladatok ellátása, a

projekt pénzügyi lebonyolításával kapcsolatos operatív feladatok ellátása.

Szakértő: feladata, hogy biztosítsa a hiányzó kompetenciát és közreműködjön a projekt eredményes végre-

hajtása érdekében.

Minőségbiztosító: feladatai a következők:

projekt eseményeinek folyamatos nyomon követése, a projekt keretekben tartása;

projekt kockázatok folyamatos feltárása, azokra megoldási javaslatok készítése és a megoldás

folyamatos nyomon követése;

projektszervezet és működésének felügyelete;

folyamatos kapcsolattartás a projekt szereplőivel;

a projekt kulcsdokumentumainak tanulmányozása;

változáskezelési feladatok nyomon követése;

projektkommunikáció és információáramlás ellenőrzése;

rendszeres beszámoló a projekt helyzetéről;

projekt folyamatok nyomon követése, dokumentálás, döntések előkészítettségének ellenőrzé-

se;


6 /

25

6 /

25

3. PROJEKTMÓDSZERTAN

Ebben a fejezetben a projektszervezés során minden esetben szükségszerűen felhasználásra kerülő kulcs-

tényezőket, valamint a projektszakaszokat foglaljuk össze.

A projektmenedzsment nem kizárólag a komplex feladatok végrehajtásának, hanem a szervezeti stratégiák

megvalósításának alapvető eszközrendszere, egyszersmind a működés filozófiája. Az állam- és közigazgatás

szervezetei legfontosabb feladataikat és fejlesztéseiket projektként valósítják meg.

A projektmenedzsment célja, hogy az indítandó projektek esetében olyan működési keretet hozzunk létre,

amelyek lehetővé teszik, hogy azok hatékony és kontrollálható folyamatok mentén működjenek, és a kitűzött

határidőre, az előirányzott költségkereten belül érjék el a céljaikat, továbbá a párhuzamosan futó szervezet-

fejlesztési tevékenységek szinergikusan erősítsék egymást szakmai eredményesség és erőforrás-

felhasználási hatékonyság szempontjából.

A projekt menedzselése alapvetően három főbb fázisban kell, hogy történjen:

A Projekt elindítása;

A Projekt megvalósítása, valamint;

A Projekt befejezése.

A három említett főbb fázis szakaszait és ezek összefüggését a következő egyszerű áttekintő ábra szemlélte-

ti:

A projekt

mobilizációjaA projekt zárása

Eredmények

A projekt

definíciója Ráfordítások Erőforrások

I. A projekt elindítása II. A projekt megvalósítása III. A projekt

befejezése

Kontrolling

Minőségbiztosítás

Kockázatkezelés

Változáskezelés

A projektszakasz (vagy projektfázis) egy projekt megvalósításának időben elhatárolt része, amely objektíven

elkülöníthető a többi szakasztól.


7 /

25

7 /

25

A projekt életciklus a szakaszok sorozata, amelyeken keresztül a projekt a kezdetektől a befejezésig eljut.

A szakaszok közötti átmenetet általában mérföldkövekkel definiáljuk.

3.1 A PROJEKT ELINDÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI

3.1.1 PROJEKT DEFINÍCIÓJA

F

Ennek a szakasznak a célja a projekt olyan, megfelelő mélységű és részletezettségű dokumentált definiálá-

sa, amely alapján a felső vezetés döntést tud hozni a program megfelelő működési feltételrendszerben tör-

ténő elindításáról.

Fejlesztési igény azonosítása

Fejlesztési igény keletkezhet külső vagy belső ötlet, javaslat alapján.

A fejlesztési igényt a vonatkozó szakmai kompetenciával rendelkező szervezet vezetője részére kell

írásban benyújtani, aki elrendeli a projektkörnyezet vizsgálatát vagy elutasítja az igényt.

Projektkörnyezet vizsgálata

Stakeholder (érintetti) elemzés (a Hivatal számára jelen projekt keretében rendelkezésre bocsátott egysze-

rűsített módszertan szerint végzendő)

Kik tekinthetők a projekt potenciális stakeholdereinek? (Felsorolás)

Milyen befolyással rendelkeznek a projektcélok megvalósulása felett?

Milyen lényeges viszonyuk lesz a projekthez?

Szakmai koncepciók definiálása

Szakmai koncepciók (megoldások) elemzése

Költség/haszon elemzése

Kockázatelemzés

A kiválasztott megoldással (szakmai koncepció) kapcsolatos információk nyújtása az alábbiak szerint

Projekt célja

Projekt hatálya (terjedelme)

Projekt leszállítandó anyagai, eredménye

Projekt sikerkritériumainak meghatározása

Projekt struktúrája

Projekt szükséges erőforrásai, költségkerete

Projekt határideje, és főbb mérföldkövei

Képviselőtestület általi jóváhagyása/elutasítása

Fejlesz-

tési

igény

Projektkör-

nyezet vizsgá-

lata

Szakmai

koncepciók

definiálása

Szakmai

koncepció

elemzése

Jóváha-

gyás/eluta

sítás


8 /

25

8 /

25

3.1.2 A PROJEKT MOBILIZÁCIÓJA

A definiált működési feltételrendszerben történő elindításáról szóló vezető döntés meghozatalát követően,

ennek a szakasznak a célja a program tényleges megindítása a megfelelő felelősségek és erőforrások hoz-

zárendelésével.

A Projektszervezet tagjainak kiválasztása

Projektszervezet tagjainak meghatározása

Projektszervezet létrehozása

Szükség esetén külön Projektiroda kialakítása

3.2 A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI

Az előző szakaszoktól eltérően a megvalósítás nem egy „egyszeri” tevékenység, hanem az alábbi feladat-

csoportok folyamatosan ismétlődő és egymással időben párhuzamosan is végzett végrehajtása:

3.2.1 PROJEKTTERVEZÉS

Itt kerül sor a funkcióstruktúra és a funkcióhordozók struktúrájának, valamint teljesítésre vonatkozó az idő-,

erőforrás- és költségtervek kialakítására. A funkcióstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfogalmazott

projekteredmény (egésze) található. Ez alatt helyezkednek el a nagyobb, összefoglaló jellegű funkciócsopor-

tok, majd az alfunkciók, és a felbontás egészen az ún. elemi funkciók szintjéig folytatható. A funkcióstruktú-

ra a jobb áttekinthetőség és a könnyebb kommunikáció érdekében hierarchikusan is ábrázolható.

Funkcióhordozó lehet a projekteredmény minden olyan eleme (alkalmazás, hardver, szoftver), amelynek

segítségével / amelyen keresztül egy funkció működésbe hozható, vagy működésben tartható. A funkcióhor-

dozók struktúrájának segítségével megválaszolhatjuk, hogy a megvalósítandó projekteredmény által ellátan-

dó funkciók milyen eszközökön keresztül hordozhatók és tarthatók működésben. A funkcióstruktúra alapján

elkészített funkcióhordozók struktúrája segítségével lehetővé válik a projekt terjedelmi behatárolása.

A tevékenységi struktúra elsődlegesen a projektciklus teljesítési szakaszának tevékenységeire koncentrál. A

tevékenységstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfogalmazott projekteredmény (egésze) található.

Ez alatt helyezkednek el a nagyobb, összefoglaló jellegű tevékenységcsomagok. A felbontás egészen az ún.

elemi tevékenységek szintjéig folytatható.

A projektteljesítés tervei:

időterv,

erőforrás-terv,

költségterv,

Szükség esetén

Projekt iroda

létrehozása

Projektszer-

vezet tagjainak

kiválasztása

Projektszer-

vezet létre-

hozása


9 /

25

9 /

25

minőségterv

kockázatkezelési terv

átvételi terv

kommunikációs terv.

A projekt indítása során kidolgozzuk a részletes projekt terveket és ezeket összehangoljuk a projekt elvárt

eredményeivel és mérföldköveivel. A megvalósítás során elengedhetetlenül fontos a tervek folyamatos kar-

bantartása (gördülő tervezés) egyrészt az elért előrehaladásnak, másrészt a végrehajtás során született dön-

téseknek megfelelően;

3.2.1.1 PROJEKTTERV

Projekt struktúra létrehozása

A projekt fázisokra bontása

Fázisokon belül a tevékenységek meghatározása

Tevékenységeken belül a konkrét feladatok meghatározása

Mérföldkövek meghatározása

Strukturált ábrába történő szerkesztés

Erőforrások meghatározása

Az egyes tevékenységekhez a szükséges erőforrások hozzárendelése

Projektütemezés elkészítése

A strukturált fázisokhoz, tevékenységekhez és feladatokhoz a feladatra fordított időszakok hozzá-

rendelése

Időszakok ábrázolása az időtervben

3.2.1.2 ERŐFORRÁS TERV

Projekt struktúra

létrehozása

Erőforrások

meghatározása

Projektüte-mezés elké-

szítése

Szükséges erő-

források tisztá-

zása

Erőforrás-

igény

számszerűsí-

tése

Erőforrás

ütemezés

elkészítése


10

/ 2

5

10

/ 2

5

Szükséges erőforrások tisztázása

Humán-erőforrás igény (szerepkör) listázása

Eszközlista

Anyaglista

Erőforrásigény számszerűsítése

Humán

o Szerepkör

o Létszámigény

o Felelősség

o Kompetencia

o Kezdés - Befejezés

Eszköz

o Megnevezés

o Mennyiség

o Specifikáció


Anyag

o Megnevezés

o Mennyiség


Erőforrás ütemezés elkészítése

o A kezdési és befejezési időpontok birtokában időtervvel kombinált erőforrásterv készítése

o Jó gyakorlat: összehangolni a projektütemezéssel, ahol a tevékenység is látszik

3.2.1.3 KÖLTSÉGTERV

Költségek azonosítása

Részletes költséglista készítése a feladatokhoz rendelve

Költségek számszerűsítése

Projektmenedzsment, projektiroda költség

Humánköltség (javasolt óradíjban)

Eszközköltség (javasolt napidíjban)

Anyagköltség (javasolt darabra)

Szolgáltatási díj (egységár)

Adminisztratív költség (egységár)

Költségek

azonosítá-

sa

Költségek

számszerűsí-

tése

Költségek

ütemezése

Pénzügyi fo-

lyamat szabá-

lyozása


11

/ 2

5

11

/ 2

5

Egyéb költségek

Költségek ütemezése

A kezdési és befejezési időpontok birtokában időtervvel kombinált költségterv készítése

Jó gyakorlat: összehangolni a projektütemezéssel, ahol a tevékenység is látszik

Pénzügyi folyamat szabályozása

A szabályozás célja

Folyamatlépések

Szerepek és felelősségek a pénzügyi folyamatban

Formanyomtatványok használata

3.2.1.4 MINŐSÉGTERV

Minőségcélok meghatározása

Követelmények meghatározása

Leszállítandó anyagok hozzárendelése a követelményekhez

Minőségi kritériumok feltüntetése

Minőségi sztenderd meghatározása, ha értelmezhető

Minőségirányítási terv készítése

Minőségirányítási audittechnika megnevezése

Leírása

Alkalmazás gyakorisága

Minőségellenőrzési terv készítése

Ellenőrzési technika megnevezése

Leírása

Alkalmazása gyakorisága

Minőségügyi folyamat szabályozása


Folyamatlépések

Szerepek és felelősségek a minőségügyi folyamatban


Minőségcélok

meghatározá-

sa

Minőségirányí-

tási terv készíté-

se

Minőségellenőr-

zési terv készítése

Minőségügyi

folyamat

szabályozása


12

/ 2

5

12

/ 2

5

3.2.1.5 KOCKÁZATKEZELÉSI TERV

Kockázatok azonosítása

Kockázatok kategorizálása (pl. kommunikáció, erőforrás)

Kockázatok meghatározása, leírása

Kockázatok sorszámos beazonosítása

Kockázatok értékelése

Adott kockázat bekövetkezése valószínűségének meghatározása

Adott kockázat hatásának meghatározása

Kockázatértékelés a két szempont összevetésével

Kockázatkezelési akcióterv készítése

Kockázatmenedzsment folyamat szabályozása


Folyamatlépések

Szerepek és felelősségek a kockázatmenedzsment folyamatban


3.2.1.6 ÁTVÉTELI TERV

A bekövetkezés valószínűsége

ALACSONY KÖZEPES MAGAS

Az

Ön

ko

rmán

yza

tra,

Po

lgá

rme

ste

ri H

iva

talr

a

gya

ko

rolt

ha

tása

NAGY

KÖZEPES

KICSI

Kockázatok

azonosítása

Kockázatok ér-

tékelése

Kockázatkezelési

akcióterv készí-

tése

Kockázatmenedzs-

ment folyamat szabá-

lyozása

Átvételi krité-

riumok meg-

határozása

Átvételi üte-

mezés készí-

tése

Átvételi fo-

lyamat sza-

bályozása


13

/ 2

5

13

/ 2

5

Átvételi kritériumok meghatározása

Leszállítandó anyag, szolgáltatás, a teljesítés tárgya

Átvételi kritérium meghatározása

Átvételi sztenderd (ha értelmezhető)

Átvételi ütemezés készítése

Leszállítandó anyag, teljesítés tárgya

Teljesítési határidő

Tesztelési, ellenőrzési módszer

Tesztelő, ellenőr

Tesztelés, ellenőrzés dátuma

Átvételi folyamat szabályozása


Folyamatlépések

Szerepek és felelősségek az átvételi folyamatban


3.2.1.7 KOMMUNIKÁCIÓS TERV

Kommunikáció résztvevőinek azonosítása

Legalább a projektszervezet tagjaira ki kell térni

A külső szervezetekre, akikkel kapcsolatban vagyunk, ki kell térni

Kommunikációs követelmények meghatározása

Résztvevő neve

Szerepe a projektben

Kapcsolódó szervezet

Információs igénye

Kommunikációs ütemterv készítése

Kommunikációs tevékenység besorolása

Információ megnevezése (MIT?)

Résztvevő neve (KIK KÖZÖTT?)

Időpont (MIKOR?)

Módszer (HOGYAN?)

Kommunikációs folyamat szabályozása

Kommunikáció

résztvevőinek

azonosítása

Kommunikációs

követelmények

meghatározása

Kommunikációs

ütemterv készí-

tése

Kommunikációs

folyamat szabá-

lyozása


14

/ 2

5

14

/ 2

5


Folyamatlépések

Szerepek és felelősségek a kommunikációs folyamatban


3.2.2 PROJEKT ADMINISZTRÁCIÓ

Projektműködés kialakításakor a működési keretet meghatározó Szervezeti és Működési Szabályzatot és

jelen dokumentumban foglaltakat kell alapul venni.

A projektszervezési módszertan egyik fontos jellemzője az összefüggő, jól strukturált, naprakész dokumentá-

ciós rendszer, amely hatékonyan támogatja a rendszer bevezetési projekt végrehajtását, és a projekttagok

esetleges akadályoztatása esetén a munka folyamatosságának biztosítását. A szabványos könyvtárstruktúra

a projektrésztvevők számára megkönnyíti a dokumentumok gyors elérését, a dokumentumok közötti eliga-

zodást és az új dokumentumok megfelelő tárolását.

Jelen fejezetben bemutatjuk azt a dokumentációs csomagot, amely biztosítja a projekt előrehaladásának,

megvalósítási lépéseinek pontos követhetőségét valamint azon formalizált dokumentumokat, amelyek lehe-

tővé teszik a felek közti hatékony kommunikációt.

A projektadminisztráció során ellenőrizni kell, hogy:

a projekt adminisztrációja az szükséges iratkezelési szabályzatoknak megfelel-e,

a kialakított és elfogadott dokumentációs rend be van-e tartva,

ki vannak-e alakítva a dokumentáció verziókontrolljára vonatkozó szabályok, valamint

biztosítva van-e a dokumentumokhoz való hozzáférés.

A projekt előrehaladását és a projektet záró jelentéseket a Projektmenedzser felügyelete alatt működő irat-

tár dokumentációi rögzítik. A projekt-dokumentációs adattárnak a következőket kell tartalmaznia:

szerződések (megbízási és vállalkozási szerződések, kapcsolódó iratok),

beszerzések teljes dokumentációja másolatban,

rendezvények teljes dokumentációja,

kommunikációhoz kapcsolódó dokumentáció,

előrehaladási jelentés

pénzügyi elszámolások, beszámolók,

hiteles számlamásolatok,

teljesítési igazolások,

pénzügyi előrehaladási jelentések.


15

/ 2

5

15

/ 2

5

3.2.2.1 A PROJEKT JELENTÉSI RENDSZERE

A projekt jelentési rendszere a projekt operatív és taktikai szintű irányítását segítő státuszjelentésekben,

valamint az uniós források felhasználásához kapcsolódó Projekt Előrehaladási Jelentésekben testesül meg.

A két jelentés típus közötti különbség elsősorban a felhasználás céljából adódik. A jelentési rendszer kialakí-

tása során mindenképpen figyelmet kell fordítani a jelentések egymásra épülésére, a párhuzamosságok

elkerülésére.

A státuszjelentéseknek általánosságban a múltra vonatkozó és előrejelző típusú információt kell szolgáltat-

nia a projektterjedelem, -ütemezés, -költség és -minőség állapotáról, valamint a projektkockázatokról és a

változáskezelésről. Rendszerezik és bemutatják azt, hogy az erőforrások a projektcélkitűzések teljesítése

érdekében hogyan kerültek felhasználásra, információt nyújtanak az előrehaladásról, a következő időszak

feladatairól, a feltárt és kezelendő kockázatokról, változtatási igényekről, döntési pontokról. A státuszjelen-

tések két szinten készülnek: ez az írásos eszköze a munkacsoportok projektvezető felé történő beszámolá-

sának, másrészt a projektvezető a teljes projektről státuszjelentésben számol be a PFB felé. Ezáltal ezek a

jelentések egyben előzetes információt nyújtanak a státusz megbeszélésekhez.

Az uniós pályázati forrásból finanszírozott projektek sajátossága, hogy – a biztosított források felhasználásá-

nak hatékony ellenőrzése érdekében – a Közreműködő Szervezet felé a Támogatási Szerződésben meghatá-

rozott rendszerességgel és formában Projekt Előrehaladási Jelentésben kell tájékoztatást adni a projekt

előrehaladásáról, a források felhasználásáról. A PEJ-ek egyszerű összeállítása érdekében a státuszjelenté-

sek tartalmát olyan módon határozzuk meg, hogy abból a PEJ (majd a projekt zárását követően a Záró PEJ)

könnyen előállítható legyen.

Az egyes dokumentumok elnevezése során a sablonokban meghatározottakat követni kell, azaz az egyes

dokumentumok fájlneve utaljon az abban szereplő információkra. Az elnevezésnél ügyelni kell a megfelelő

verziószámmal való ellátásra is. A projekt során felmerülő bizalmas adatok kezelését szükség esetén jogo-

sultság kezeléssel együtt lehet megoldani. A jogosultság korlátozása történhet magának a dokumentum

megnyitásának illetve szerkeszthetőségének jelszóval való korlátozásával, illetve az alkalmazott támogató

eszközök által nyújtott lehetőségek alkalmazásával.

A projektmenedzsmenthez kapcsolódó adminisztrációs tevékenységből származó előnyök:

Egyablakos információáramlási megoldás, azaz az információ áramlása az ügyfél kijelölt vezetője és

a Projektvezető között egy csatornán keresztül történik. A felállítandó Városfejlesztési Iroda műkö-

dése biztosítja, hogy a szükséges információk hatékony módon jutnak el a megfelelő személyekhez

(minden érintetthez), és az érintettek – igényük szerinti mélységben – mindig a releváns informáci-

ókat kapják meg.

Teljes körű megbízás menedzsment. Ebbe beletartozik a projekt előrehaladásának folyamatos, nap-

rakész követése, a kockázatok feltárása és kezelésükre javaslatok kidolgozása, döntések előkészí-

tése stb.

Célorientált működésmód biztosítja, hogy projektszerűen, határidőn és erőforrásterveken belül a

feladatok elkészüljenek, illetve objektív időközben felmerülő szempontok alapján az eredeti tervek

frissítése megtörténjen. A feladat komplexitásából adódóan Városfejlesztési Iroda rugalmasan vál-

tozó többletmunka esetében is rendelkezésre áll.

Hatékonyabb az erőforrás-felhasználás, mivel a projektre a feladatok jellegének és szakmaiságának

megfelelő kompetenciával rendelkező személyek biztosíthatók, akiknek a rendelkezésre állása idő-

szakos, igénybevételük mindig az éppen szükséges mértékben történik.


16

/ 2

5

16

/ 2

5

3.2.2.2 PROJEKTALAPÍTÓ DOKUMENTUM (PAD)

A projekt nagyságától és kiterjedtségétől függően javasolt projekt alapító dokumentum (a továbbiakban PAD)

kialakítása. A PAD kidolgozása során konkrét, végrehajtható projektté kell formálni a feladatot. A PAD másik

feladata az, hogy annak alapján a projekttulajdonos, projektgazda meghozhassa a döntést a projekt elindí-

tásáról vagy elvetéséről. Ezen dokumentumban előzetesen meghatározhatóak a projekt céljai, jellemzői,

termékei, ütemezése, mérföldkövei, szükséges erőforrásai, a projektszervezet kialakításának módja és fele-

lősségi köre, a projektre ható kockázatok és kezelésük módját. A megfelelően kialakított projektterv végigkí-

séri a projekt teljes élettartamát, megalapozza a projekt feladatokat és határidők ellenőrzését, költség ter-

veket és azok kontrollingját és az erőforrások menedzsmentjét is. A PAD hatékony eszköz lehet a projektve-

zető kezében arra az esetre is, ha a szereplők ellenállása kockáztatja a projekt célok elérését.

Az alábbiakban bemutatjuk a PAD egy lehetséges tartalomjegyzékét:

az elvárt eredmény (egyértelműen definiált, érthető, jó kommunikálható, reális, azaz a rendelkezés-

re álló/megszerezhető erőforráskeretből, a tervezett időre, a rendelkezésre álló/megszerezhető

kompetenciákkal stb. megvalósítható és pozitív hatás az adott közigazgatási ügymenetre)

sikertényezők, sikerkritériumok (indikátorok):

o szorosan összefüggnek a projekt céljaival, az elérendő eredménnyel

o lehetőség szerint számszerűek, jól mérhetők

o összhangban vannak a projekt „üzleti” indoklásával

a projekt terjedelme

struktúra

idő-, erőforrás-, költségterv

a projekt szervezete

kockázatok (feltárás, elemzés, stakeholder elemzés)

marketingterv

minőségi terv

humán változáskezelési terv

pénzügyi, gazdaságossági értékelés.

A jól működő adminisztrációs rendszer biztosítja, hogy minden, a projekttel kapcsolatos információt és

eredményt megfelelő formában dokumentálnak, tárolnak és minden arra hivatott fél számára könnyen elér-

hetővé tesznek;

Projekt során használt formanyomtatványok azonosítása

Időszakos felülvizsgálata, változások követése

A Hivatal adminisztrációs szabályozásának felülvizsgálata és a projekttel összefüggő egyedi szabá-

lyozások meghatározása

o Eltérő megőrzési hely

o Eltérő megőrzési idő

o Elosztások, hozzáférések

o Tárolási mód (logikai, fizikai)

o Selejtezés módja


17

/ 2

5

17

/ 2

5

3.2.2.3 SZABVÁNYOS KÖNYVTÁRSTRUKTÚRA AZ EURÓPAI UNIÓS PÁLYÁZATI ANYA-

GOK TÁROLÁSÁRA

Az Európai Uniós pályázatok elektronikus tárolásakor meghatározó szempont az egységesség, egyszerűség,

logikai megfelelés és átláthatóság biztosítása. Az alkalmazandó könyvtárstruktúrát az alábbi ábra szemlélte-

ti:

Könyvtárstruktúra az európai uniós pályázati anyagok

tárolására vonatkozóan

1. szint 2. szint 3. szint 4. szint

operativ_progra

m_neve

palyazat_tamogatas_n

eve

palyazati_kiiras

palyazat

szerzodes

arajanlat

megvalositasi

tamogatasi

kapcsolodo_iratok

hatteranyagok

helyzetelemzes

adatok

nyilatkozatok_cikkek

scannelt dokumentumok

fotok

mellekletek

CV

abrak

adatok

penzugyek

elszamolas_ beszamolas

hianypotlas

projekt

elorehaladasi

jelentes

projekt_elorehaladasi_jelentes

penzugyi_elorehaladasi_jelentes

teljesitesi_igazolas


18

/ 2

5

18

/ 2

5

hiteles_szamlamasolat

atadas_atveteli_jegyzokonyv

alairasi_cimpeldany

kozbeszerzesi_dokumentacio

rendezvenyek_dokumentacioja

beszerzesek_dokumentacioja_masolatba

n

kommunikaciohoz_kapcsolodo_

dokumentacio

egyeb_projekttevekenyseget_igazolo_irat

projektzaras

projekt_termekek

vegszamla

vegteljesites

regi

palyazati_leheto

segek

2010

regi

jogszabalyok

2010

regi

egyuttmukodo_s

zervezetek

ASZ

foldhivatal

egyeb

A struktúra első szintjét az operatív programok rövidítéseinek neveivel fémjelzett könyvtárak képezik (pl.

„AROP”, „DAOP”, „TIOP” stb.). Ugyanezen a szinten kell létrehozni a következő könyvtárakat:

„palyazati_lehetosegek”, „jogszabalyok”, „egyuttmukodo_szervezetek” és „egyeb”.

A második szinten a pályázatok szerint kerülnek tárolásra a hozzájuk kapcsolódó elektronikus anyagok (pl.

„DAOP_3.2.1.”, „EMOP2.0”, „CEDE_2009” stb.).


19

/ 2

5

19

/ 2

5

A harmadik szinten az egyes pályázatokhoz kapcsolódó dokumentumokat összesen kilenc kategória mentén

kell elrendezni. A tízedik alkönyvtárban („regi”) pedig a korábbi, 2009-nél régebbi pályázatokat célszerű egy

helyen tárolni. A korábbi anyagok egyfajta mankót jelenthetnek az aktuális pályázatok megírása során.

A negyedik szint már a konkrét projektdokumentumok helye. Az ide vonatkozó javaslatunk csupán iránymu-

tató, természetesen igény szerint alakítható. A könyvtárak minél részletesebb alábontása tovább könnyíti az

áttekinthetőséget.

3.2.2.4 ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA

A hatékony munkavégzés érdekében ellenőrizni kell, hogy hasonló témában készült-e már elektronikus do-

kumentum. Amennyiben létezik megfelelő mintadokumentum, azt kell használni. Ebben az esetben is a

munkát egy új verzió eltárolásával kell kezdeni, az eredeti, írásvédett dokumentum sértetlenségének megőr-

zése érdekében.

Az elektronikus dokumentumnak olyan „beszélő” megnevezést (file név) kell adni, hogy a név alapján a do-

kumentum tartalma felismerhető legyen. A megnevezés során a következő konvenciókat kell alkalmazni:

Téma_dokumentumtípus_címzett_verziószám.kiterjesztés

AROP_PAD_v01.doc

AROP_Szervezetfejlesztes_Adatkiegeszites_VATI_v01.doc

a téma a dokumentum tartalmára kell, hogy utaljon;

a dokumentumtípus a dokumentum jellegét jellemző rövid megnevezés;

a címzettet akkor kell feltüntetni, ha értelmezhető, ebben az esetben a címzett megnevezé-

sét kell feltüntetni, szükség esetén rövidítve;

a verziószám a létrehozáskor „v01” kell legyen; minden változtatás mentésekor növelni kell

eggyel a verziószámot

a kiterjesztést az adott szoftver automatikusan adja hozzá a file névhez

3.2.2.5 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ELTÁROLÁSA

Elektronikus dokumentumot csak a közös szerveren szabad eltárolni.

A dokumentum kezelőjének a megfelelő elektronikus könyvtár kiválasztásával gondoskodnia kell ar-

ról, hogy az adott dokumentumot csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező munkatársak ér-

hessék el.

3.2.2.6 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK VÉLEMÉNYEZÉSE ÉS MÓDOSÍTÁSA

Az elektronikus dokumentum módosításakor a munkát egy újabb verzió eltárolásával kell kezdeni,

az eredeti dokumentum sértetlenségének megőrzése érdekében. Az új verziónak más megnevezést

kell adni, ha más témához csak mintaként kerül használatra az eredeti, illetve a verziószámot kell

növelni, ha az eredeti dokumentum a téma változtatása nélkül érdemben módosításra kerül (to-

vábbfejlesztés).

Amennyiben a módosítás véleményezés céljából kerül elvégzésre, a verziószám emelése nem szük-

séges, viszont a véleményezést végző munkatárs monogramját a verziószám mögött fel kell tüntetni

az elektronikus dokumentum file nevében.

AROP_Szervezetfejlesztes_Adatkiegeszites_VATI_v01_VM.doc


20

/ 2

5

20

/ 2

5

3.2.2.7 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS LEVELEK NYOMTATÁSA

Főszabályként – a költséghatékonyság miatt – csak azt az elektronikus dokumentumot szabad

kinyomtatni, amit elektronikusan nem lehet tovább kezelni.

Belső használatra – lehetőség szerint – duplaoldalas, fekete-fehér nyomtatást kell alkalmazni,

ha ez a felhasználást nem akadályozza.

Az információk védelme miatt a nyomtatott dokumentumot azonnal el kell hozni a nyomtatótól.

3.2.3 PROJEKT FÓRUMOK

A Projektfórumok azok a megbeszélések, melyek állandó és eseti résztvevőkkel rendszeresen kerülnek ösz-

szehívásra. A projektfórumok megfelelő szintjein minden érintett és kompetens projekt résztvevő jelen van,

ezáltal a megbeszélések hatékony eszközei a projektet érintő ügyek egyeztetésének, a feladatok összehan-

golásának, szakmai egyeztetésének és az előrehaladás ellenőrzésének. Itt történik a problémák, kockázatok

feltárása, egyeztetése, és itt születnek a projekttel kapcsolatos döntések.

A projektfórumok egy típusa a rendszeres státusz megbeszélés, melynek kötelező napirendi pontjai a mun-

kák előrehaladásáról szóló beszámolók, a következő találkozóig elvégzendő feladatok pontosítása, a mun-

kák során felmerült problémák, kérdések, kockázatok ismertetése, esetleges változáskezelést igénylő kér-

dések egyeztetése.

A projekt fórumok működtetésének célja, hogy a projekt résztvevői jól strukturált hierarchiában tudják rend-

szeresen áttekinteni az egész Elektronikus levéltár rendszer bevezetési projekt előrehaladását, számba ven-

ni az elért eredményeket, valamint kezelni a felmerült problémákat és kockázatokat.

A projekt működési fórumai, a projekt szervezeti felépítésével összhangban, a következők:

Projekt Felügyelő Bizottság (PFB) ülés;

Projektértekezlet, illetve Munkacsoport értekezletek;

Egyéb, ad- hoc értekezletek, megbeszélések.

A PFB ülések rendje:

A PFB üléseire kezdetben havi gyakorisággal kerül sor. A projekt során az ülésezési gyakoriság a

mindenkori igényeknek megfelelően változtatható.

Az ülések előkészítése a PFB vezetője által e feladatra kijelölt személy felelőssége (Projektvezető).

A PFB a Projektvezető napirendi javaslatai mellett bármilyen, a projekt témájába tartozó pontot na-

pirendjére vehet.

A PFB döntéseit, előterjesztéseit, megállapításait írásos emlékeztetőben kell rögzíteni.

A Projektértekezletek rendje:

A Projektértekezletre heti rendszerességgel kerül sor. A projekt végrehajtása során az ülésezési

gyakoriság a mindenkori igényeknek megfelelően alakítható.


21

/ 2

5

21

/ 2

5

A Projektértekezleten a Projektvezető és a Munkacsoport vezetők megvitatják, és a Projektvezető

dönt a PFB üléséről a Projektértekezlet napirendjére utalt, valamint egyéb felmerülő tematikus kér-

désekben, illetve rendszeresen beszámoltatja a munkacsoportok vezetőit.

A Projektértekezlet feladata a soron következő PFB ülésre felterjesztendő témák megvitatása, a

döntési javaslatok megfogalmazása és elfogadása. A PFB számára a Projektvezető csak az általa

érdemben megtárgyalt ügyeket terjesztheti elő, melyhez a javaslatát csatolja.

A Projektértekezleten született döntéseket, előterjesztéseket, megállapításokat írásos emlékeztető-

ben kell rögzíteni.

A fentebb felsoroltakon kívül történő, konkrétabb kapcsolattartást a PAD módosításakor célszerű meghatá-

rozni a teljes projektszervezet ismeretében.

3.2.4 MONITOR ÉS KONTROL

A projektkontroll nyomon követi az erőforrás felhasználást és a költségeket, rendszeres időközönként infor-

mációt szolgáltat a projekt teljesítésének alakulásáról, melyek, az elemzés során, lehetővé teszik mind a

teljesítés időtartamának, mind költségeinek előrejelzését a projekt befejezéséig.

A projektkontroll során nyert eredmények megalapozzák a teljesítés során a változásokra, módosításokra

vonatkozó döntéseket, a teljesítés pénzügyi elszámolását és a projekteredmény elfogadását és átvételét is.

A projektmenedzsment egyik legfontosabb feladata, hogy a kitűzött cél érdekében történő előrehaladást

megfelelő eszközökkel mérje és erről a felső vezetésnek beszámoljon.

3.2.4.1 HATÁRIDŐ MENEDZSMENT

Projekttag feladata, felelősségei

Végrehajtja a feladatát

Aláírja a jelenléti ívet

Nyilvántartja a ledolgozott időt

Projektmenedzser feladata, felelősségei

Ellenőrzi a jelenléti ívet

Frissíti a projekttervet

Ellenőrzi a projekttag munkáját

Beavatkozik eltérés esetén

3.2.4.2 KÖLTSÉG MENEDZSMENT


Azonosítja a projektköltséget

Kitölti a költségelszámoló nyomtatványt

Igényli a költség kifizetését



22

/ 2

5

22

/ 2

5

Jóváhagyja a költség kifizetését

Frissíti a költségtervet

Beavatkozik eltérés esetén

Kontrollok a költségigény kapcsán

o Létezik-e vonatkozó feladat a tervben

o Szerepel-e a költség a költségtervben

o Az összeg korrekt-e, valós-e és kifizethető-e

3.2.4.3 MINŐSÉG MENEDZSMENT

Minőségügyi felelős projekttag feladata, felelősségei

Mintavétel kiválasztása felülvizsgálatra

Felülvizsgálat (folyamat/termék)

Megfelelőség megállapítása

Nem megfelelőség esetén helyesbítő intézkedés indítása


Szükség esetén változáskezelés indítása

Helyesbítő intézkedés bevezetése

3.2.4.4 VÁLTOZÁS MENEDZSMENT


Változtatási igény meghatározása

Változtatási igény dokumentálása


Igény kivizsgálása

Kritikus igény elutasítása/igény jóváhagyása

PFB által elfogadott változás ütemezése és végrehajtása

Projekt Felügyelő Bizottság feladata, felelősségei

Változás jóváhagyása/elutasítása

3.2.4.5 KOCKÁZAT MENEDZSMENT


Kockázat észlelése

Kockázat dokumentálása


Kockázat értékelése


23

/ 2

5

23

/ 2

5

Mértékétől függően intézkedési terv készítése/eszkaláció PFB felé

Projekt Felügyelő Bizottság feladata, felelősségei

Kockázat felülvizsgálata

Kockázatkezelés meghatározása, akcióterv

3.2.4.6 ÁTVÉTEL MENEDZSMENT


Leszállított anyag minőségi, mennyiségi átvétele,

Jóváhagyás igénylése


Jóváhagyás beütemezése

Jóváhagyás lefolytatása

Elfogadás/visszaküldés

Elfogadás esetén jóváhagyás igazolása

3.2.4.7 KOMMUNIKÁCIÓ MENEDZSMENT

A projekt céljainak elérése érdekében az egyes tevékenységek között folyamatos koordinációra van szükség.

Egyúttal a kialakított – külső és belső – kommunikáció végzésével kell biztosítani, hogy minden érdekelt fél

időben jusson hozzá a szükséges valós és érdemi információhoz;

Kommunikációért felelős Projekttag feladata, felelősségei

Üzenettartalom meghatározása

Üzenet adójának, fogadójának meghatározása

Üzenet időpontja

Üzenet formája

Üzenet összeállítása, szerkesztése


Üzenet jóváhagyása/elutasítása

Üzenet továbbítása

Fogadó fél részéről meggyőződni az üzenet átvételéről

3.3 PROJEKTZÁRÁS

Az értékelés a projektciklus záró fázisa. Fő tevékenységei:

a projekteredmény értékelése, a szervezet stratégiai céljaival való egybevetése;

a projekt megvalósítási folyamatának elemzése a projektvezetés (menedzsment) sikeressége

szempontjából; valamint


24

/ 2

5

24

/ 2

5

a projekteredményekhez és annak létrehozásához kötődő műszak, szakmai (és további) tapasztala-

tok, tanulságok számbavétele és újrahasznosításra történő előkészítése.

Azt követően, hogy a projekt elérte kitűzött céljait, a projektet kezdeményező vezetés dönt annak lezárásá-

ról. Célszerű azonban ezt is megfelelő előkészítéssel és módszeres megközelítéssel végezni, az elért célok

bemutatásával, az eredményesség értékelésével, a pénzügyi teljesülés értékelésével, a szerződéses kapcso-

latok lezárásával.

Projektzárás igazolása

Teljesítés kritériumának meghatározása

Teljesülés igazolása (Igen/nem)

Nem teljesített követelmények azonosítása

Akcióterv készítése

Teljesítés dátuma

Zárási tevékenység meghatározása

Leszállított anyagok

Leszállított anyagok termékek azonosítása

Tevékenység meghatározása


Dokumentumok

Projekt dokumentumok



Szállítók

Szállítói szerződés listázása



Erőforrások

Erőforrások listázása



Kommunikáció

Célközönség

Üzenet

Módszer

Időpont

Zárás végrehajtása

Dátumok rögzítése

Tanulságok levonása (Disszemináció)

Tapasztalatok írásos rögzítése


25

/ 2

5

25

/ 2

5

JOGI FIGYELMEZTETÉS

Jelen dokumentum az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. (továbbiakban AAM) szellemi terméke. A

dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén az AAM jogosult a szerzői jog megsértése miatti

jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni.

A dokumentum tartalma üzleti titok. Amennyiben hatályos jogszabály vagy a felek közötti szerződés máshogy

nem rendelkezik, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni,

azt harmadik félnek tudomására nem hozhatja.

©2010 AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. Minden jog fenntartva.

egyszerŰsÍtett projektmÓdszertanc1... · 2011-02-24 · egyszerŰsÍtett projektmÓdszertan...

Documents