英文ビジネスレター作成のための ガイドライン - someya … chap-2-1.pdf第2 章...
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第2 章
英文ビジネスレター作成のための
ガイドライン
2.1 レター用紙の選択基準 ビジネスレターに使用する用紙にはさまざまなタイプのものがある。どのような紙質のレタ
ー用紙を選ぶかは、コストや用途にもよるが、ビジネスレターは企業･団体を代表する顔であり、
できるだけ質のよいものを選ぶ必要がある。用紙の選択は、レターヘッドデザインのよしあし
とともに、メッセンジャーとしてのビジネスレターの与える印象を決定づける重要な要素のひ
とつである。
レター用紙選択の一般的な基準は (1) プリンター、またはタイプライターによる均一な印字
ができること、(2) インクの吸収性がよいこと、(3) ファイリングに耐えうる強靭さを持ってい
ること、(4) ホワイトインクでの修正、および PPC（普通紙）コピーに適した白色用紙である
こと、などである。最近は、資料の長期保存という観点から、保存適性の高い中性紙（酸性紙
のおよそ 4 倍の寿命を持つ）を使うようにしているところも多い。ただし、通常の酸性紙でも
およそ 25 年から 100 年の寿命を持つとされており、これは一般的なビジネス文書の必要保存
期間をはるかに超えている。ちなみに、ビジネス文書の法定保存期間は最も長いもの（商業登
記関係書類）でも 20年である。
通常、ビジネスレター 1通を作成するのにかかるコストのうち、レター用紙自体の占める割
合はおよそ 5 パーセント未満とされている。紙の値段は業者や購入方法、枚数によってもかな
り差が出てくるが、通例、洋紙の取り引きは全紙 1000枚単位（連）で行われ、その値段は紙の
種類ごとの単価に 1 連の重さ(kg)をかけて計算する。たとえば、B 判全紙 1 連／75 kg の上質
紙（最も標準的な書籍・筆記用紙で、キログラム当たりの基準単価はおよそ 150円：1997年 8
月現在） では 150円 x 67.5 kg = 10,125円／連ということになる。B判全紙から B4判の用紙
を 8 枚とると、B4 判 1 枚当たりの単価はおよそ 1 円 25 銭になる。同じ紙質で厚さ（重さ）が
倍になれば値段も倍になる。
紙の名称は、上質紙、中質紙、あるいはボンド紙、オニオンペーパーなどいろいろとあり、
それぞれ厚手、薄手の別がある11。一般に雑誌などに使われる紙はおよそ 40-55 kg／連、一般
書籍では 75-90 kg／連程度である。米国では 20-24 pounds (およそ 90-110 kg) のボンド紙がビ
ジネス文書用紙として最も多く使われている。
11 bond paper とは証券･債券などの印刷用に使われる上質の用紙。オニオン（スキン）ペーパーとは、そ
の名のとおり玉ねぎの薄皮のような、ごく薄く張りのある用紙を指す。
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実際にサンプルを取り寄せて選ぶ
紙の実際の感触や使い勝手は用紙の一般呼称や重さだけではなかなか分からない。たとえば、
同じ「白」でも青味がかった白や、赤味あるいは黄味のある白など多様なバリエーションがあ
り、表面の光沢や風合いも一様ではない。
用紙の選択を誤るとせっかくのレターヘッドデザインが生きてこないこともある。したがっ
て、会社で新たにレターヘッドを大量印刷する場合は、発注前に用紙サンプルを取り寄せ、実
際に手に取って検討する必要がある。紙の流通各社はそれぞれ「紙見本帳」をそろえており、
サンプル紙には 1枚ずつ銘柄名、連量（1000枚の紙が何キログラムあるかを示す数字）、色名、
原紙サイズ、紙の目（T＝縦目、Y＝横目）が示されている。なお、1ページ目のレターヘッド
には厚手の紙を使い、2ページ目以下の continuation sheet には薄手の用紙を使っている例が
あるが、これはステイプラーなどで綴じた場合に 2ページ目以下がバラけやすくなる。原則と
してレター用紙はすべて同じ紙質のものを使うべきである。
2.1.1 レター用紙のサイズ 日本で一般に使用されている用紙サイズには、JIS 規格で定められた A判と B判があり、そ
れぞれ数字でその大きさを規定している。基準となる A 0判、および B 0判の仕上がり面積は、
それぞれ 1 m2 (841 mm x 1189 mm)、1.5 m2 (1030 mm x 1456 mm) と定められている。市販さ
れているのはその半分の A1/B1判からで、これを A判または B判の全紙と呼ぶ。
Figure 10: JIS 規格による統一用紙サイズ（A判／B判）
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Figure 10に示したとおり、A判、B判とも 0から 6まで数字が大きくなるごとにサイズが小
さくなり、A1/B1（全紙）の半分が A2/B2（半切り）、その半分が A3/B3（四つ切り）、そ
の半分が A4/B4（八つ切り）となる。各判型の JIS規格寸法は以下のとおり。
Figure 11: JIS規格／B判用紙サイズ比較 (JIS P-0138)
判型 寸法 判型 寸法
A0 841 mm×1189 mm B0 1030 mm×1456 mm
A1 594 mm× 841 mm B1 728 mm×1030 mm
A2 420 mm× 594 mm B2 515 mm× 728 mm
A3 297 mm× 420 mm B3 364 mm× 515 mm
A4 210 mm× 297 mm B4 257 mm× 364 mm
A5 148 mm× 210 mm B5 182 mm× 257 mm
A6 105 mm× 148 mm B6 128 mm× 182 mm
許容誤差 150 mm 以下: ±1.5 mm150-600 mm : ±2.0 mm600 mm 以上: ±3.0 mm
2.1.2 ビジネス文書は A判が標準 上記の各用紙サイズのうち、一般文書用に使われるのは A3、A4、B4、B5の 4サイズである
が、従来、JIS 規格によって公文書の規格サイズは B 判と決められていたため、一般企業もこ
れに合わせて、一般文書や申請書・届書などには B5判を、図表などの資料には B4判を使って
いた。しかし、B5 判は紙面上に記載できる情報量が少く、B4 判はファイリング上の問題が残
るなど、B 判用紙は「帯に短し、たすきに長し」のところがある。このため、実業界を中心に
A判規格用紙への転換が進んでいたが、この実態を反映する形で、1992年 6月の臨時行政改革
推進審議会（第 3次行革審）で公文書の A判化が正式に答申された。政府は、これを受けて翌
年の 4月から国の行政機関で取り扱う文書を原則として A4判に統一することを決定している。
現在では各市町村の役所を含め、ほとんどの行政機関および民間企業で、一般文書には A4判、
図表などの資料には A3判と、すべて A判を基準とするようになっている（ただし、地図や免
状など A判化になじまないものを除く）。
2.1.3 インチ基準のレター用紙 わが国で採用しているメトリック基準の用紙サイズは、ISO（国際標準化機構）によって国
際サイズとして認定されており、欧米（特にヨーロッパ諸国）でもレター用紙に A4 サイズを
採用する企業が増えている。しかし、米国では依然としてほとんどの企業がインチ基準の用紙
を使っており、一般には横 8.5インチ、縦 11インチの用紙がビジネス文書に最も多く使用され
ている。これをレターサイズと呼ぶ。日本ではどういうわけかこのサイズをインターナショナ
ルサイズと呼ぶことがあるが、国際標準ではない。
なお、ひとくちにレターサイズといっても、実際は 8インチ×11インチの標準サイズのほか
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に、横 8インチ基準の用紙もあり、縦の寸法も 10インチ、10.5インチ、11インチと少しずつ
違うものが使われている。このうち 8“×10“ (or 10.5 “) のものを特に airmail size とか offi-
cial size と呼ぶことがある。レターサイズをひとまわり小さくしたものが、モナーク (Mo-
narch: 7.25 “×10“) とかエクゼクティブ (Executive: 7.25“×10.5 “) と呼ばれるもので、主とし
て役職者の個人専用レターヘッドに使用される。公文書などには、レターサイズを縦長にした
リーガルサイズ（またはフールズキャップ）と呼ばれる用紙が使用されることがある。メモラ
ンダムに使う用紙サイズは一般にバロニアル（またはハーフシート）と呼ばれる。最近多く使
用されるようになってきたコンピュータ用の連続用紙も現状ではインチ基準となっている。
Figure 12 および Figure 13 はこのうち代表的な用紙の規格寸法を比較したものである。
Figure 12: インチ基準の標準用紙サイズ比較
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Figure 13: メトリックとインチ基準の標準文書用紙サイズ比較
サイズ通称 メトリック寸法 インチ寸法
A4
B5
210 mm× 297 mm
182 mm× 257 mm
- -
- -
Letter size
Airmail (or Official) size
Legal (or Foolscap) size
(216 mm× 279.5 mm)
(203 mm× 254 mm)
(216 mm× 330 mm)
8.5 “× 11”
8”× 10” (or 10.5”)
8.5 ”× 13” (or 14”)
Computer-print size 254mm × 279.5mm 10” × 11”
* インチからメトリックへの換算誤差あり。コンピュータ連続用紙は JIS P-0201でその寸法が規定されて
いる。寸法許容誤差は縦± 0.5mm、横+1.5mm / - 0.5mm である。
用紙サイズの不統一は、国際的な規格統一という点で問題が残る。しかし、米国や一部のヨ
ーロッパ企業、あるいは政府機関で依然としてインチ基準の用紙を使っているからといって日
本企業が自社規格をこれに合わせる必要はない。ただし、外国の企業や政府に提出する入札書
類や各種のプロポーザルなどは相手の指定するサイズにしたがっておく。FCC（米国連邦通信
委員会）では、1983年 1月 1日以降、同委員会に提出する書類はすべてレターサイズ (8.5 ”×
11”) に統一するとの通達を出している。ガットコードによって国際標準優先が義務付けられて
いるにもかかわらず、これ以外の規格は受理しないというのであるから、相手に合わせるしか
ないのである。
2.2 英文ビジネス文書に使う英文字のサイズ、字間、および行間 ビジネス文書は相手に読んでもらうためのものであるから、できるだけ読みやすい文面にな
るように心がける必要がある。「読みやすさ」は文章構成や内容に大きく左右されるのはもち
ろんであるが、字のサイズや字体、字詰（文字間隔）、行詰（行間隔）、あるいは全体のレイ
アウトなどにも影響される。
2.2.1 文字のサイズとピッチ かつて、タイプライターを使って英文文書を作成していた時代には、文字のサイズは「パイ
カ (pica)」および「エリート (elite)」という呼び名で表されていたものを使うのが一般的であ
った。前者は 1インチ当たり 10文字 (10 CPI/ Characters Per Inch)、後者は１インチ当たり 12
文字 (12 CPI) 入る英文字の大きさを示す。参考までに、従来、米国および日本企業で圧倒的
なシェアを誇っていた IBM 電子タイプライターで使用されている英文字の印字サンプルを
Figure 14に示す（縮小率 80%）。
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Figure 14: IBM電子タイプライターの英字フォント例 12
ドットマトリクス・プリンターでは、同じ大きさの文字を使って印字ピッチを変化させる。
この場合も、パイカピッチは 10 CPI、エリートピッチは 12 CPI となる。それぞれの実際の印
字イメージは次のとおりである。
Figure 15: ドットマトリクス・プリンターによる印字ピッチの違い
12 『 IBM 6746/6747/6750 電子タイプライター・タイプスタイル』（日本アイ･ビー･エム株式会社）よ
り許可を得て転載。
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ただし、最近はタイプライターの代わりにパソコン（またはワープロ）上で文書を作成し、
これをそのままレーザープリンターで出力するのが一般的である。現在のワープロソフトには
さまざまなフォントが内蔵されており、そのサイズや字詰めもユーザーが自由に指定できるよ
うになっている。また、ほとんどのフォントがいわゆるプロポーショナル印字対応となってい
るのが特徴である。以下に、標準的なワープロソフトに内蔵されているフォントの例を示す。
Figure 16: 標準的なワープロソフトのフォント例13
印字サンプル フォント名 （サイズ）
This is a printing sample of Times New Roman.
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
abcdefghijklmnopqrstyuvwxyz
1234567890
!”#$%&’( )=~@+*;:[ ]<>?_
Times New Roman (9 point)
This is a printing sample of Century.
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
abcdefghijklmnopqrstyuvwxyz
1234567890
!”#$%&’( )=~@+*;:[ ]<>?_
Century (9 point)
This is a printing sample of Arial.
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ abcdefghijklmnopqrstyuvwxyz 1234567890 !”#$%&’( )=~@+*;:[ ]<>?_
Arial (9 point)
This is a printing sample Courier New.
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
1234567890
!”#$%&’( )=~@+*;:[ ]<>?_
Courier New (9 point)
13 マイクロソフト社のワープロソフト Microsoft Word に内蔵されているフォントを使って印字した例
（フォントサイズと字送り幅はいずれも 9 ポイント指定）。このうち、最後のフォント(Courier New) 以
外はすべて各文字ごとに印字幅が自動調整されるプロポーショナル印字になっている。
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2.2.2 行間隔と 1行の長さ フォントサイズと字詰め幅（ピッチ）のほかに、行間のとりかたも読みやすさに大きく影響
する。行間は「あまり狭くしすぎると上下の行に圧迫されて読みにくくなるし、次の行に移る
ときに行を間違えやすく」なる（『造本の科学』日本エディタースクール）。かといって、行
間があまり広すぎても間延びして、しまりのない文面になってしまう。
通常、英文はシングルスペース (single space)、ダブルスペース (double space)、あるいは
この中間のセミダブルスペース (semi-double space) のいずれかでタイプする。シングル、ダ
ブル、セミダブルというのは一般的な呼称であって、厳密には 1インチ当たりの行数（これを
LPI = Lines Per Inch という単位で表す）を基準とする。タイプライターでは機種によって行
間隔が多少違ってくるが、通常、シングルスペースが 6 LPI、セミダブルスペースが 5 LPI あ
るいは 4 LPI 、ダブルスペースでは 3 LPI となる14。
なお、一般のワープロでは 1ページ当たりの行数を指定することで行間は自動的に設定され
るようになっているのが普通だが、必要に応じて行間をミリ単位またはポイント単位で指定す
ることもできる。この場合、シングルスペースは行間＝12ポイントに相当し、セミダブルスペ
ースが 16ポイントから 18ポイント、ダブルスペースが 24ポイントとなる。参考までに、それ
ぞれの印字イメージを以下に示す。
Figure 17: シングル、セミダブル、ダブルスペースの印字イメージ
シングルスペース（行間＝12ポイント／フォントサイズ＝ Century 10ポイント）
A business letter can be either single-spaced or double-spaced. Single spacing usually has six lines per inch, and double spacing three lines, if the font size is 10 points. You can also use semi-double spacing which has four to five lines per inch. Double spacing is usually used for a very short letter. Single spacing is used for usual correspondence, but most writers prefer to use semi-double spacing for the sake of readability.
セミダブルスペース（行間＝16ポイント／フォントサイズ＝ Century 10ポイント）
A business letter can be either single-spaced or double-spaced. Single spacing usually has six lines per inch, and double spacing three lines, if the font size is 10 points. You can also use semi-double spacing which has four to five lines per inch. Double spacing is usually used for a very short letter. Single spacing is used for usual correspondence, but most writers prefer to use semi-double spacing for the sake of readability.
14 いずれも、パイカまたは 10ポイントのフォントを使った場合。エリートまたは 9ポイントのフォント
の場合、シングルスペースがおよそ 7 LPI になる。
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セミダブルスペース（行間＝18ポイント／フォントサイズ＝ Century 10ポイント）
A business letter can be either single-spaced or double-spaced. Single spac-
ing usually has six lines per inch, and double spacing three lines, if the font
size is 10 points. You can also use semi-double spacing which has four to five
lines per inch. Double spacing is usually used for a very short letter. Single
spacing is used for usual correspondence, but most writers prefer to use
semi-double spacing for the sake of readability.
ダブルスペース（行間＝24ポイント／フォントサイズ＝ Century 10ポイント）
A business letter can be either single-spaced or double-spaced. Single spac-
ing usually has six lines per inch, and double spacing three lines, if the font
size is 10 points. You can also use semi-double spacing which has four to five
lines per inch. Double spacing is usually used for a very short letter. Single
spacing is used for usual correspondence, but most writers prefer to use
semi-double spacing for the sake of readability.
一般に、ビジネスレターの行間はシングルスペースにすることが多いが、読みやすさを優先
した場合にはセミダブルスペースを使うこともある。ダブルスペースは、manuscript spacing
と呼ばれているように一般には原稿段階で使用するものとされている。専門雑誌に発表する論
文などは、その原稿をダブルスペースにするように指定していることが多いが、これは編集者
が原稿の校正をしやすいように行間を広くとるのである。ビジネスレターでは、本文が 6行前
後のごく短いものである場合に、全体のバランスを考慮してダブルスペースにすることがある。
2.3 英文ビジネス文書の上下左右マージンのとりかた 通常、英文ビジネス文書の上下左右マージン（余白）は、少なくとも 1インチとるものとさ
れている（JIS 規格では 20-25 mm）。マージンの幅は文章の量や文書の性格によって多少異
なるが、一般的な報告書や契約書、あるいは専門雑誌に発表する論文などでは次ページの
Figure 18 に示すようなマージンのとりかたを標準とする。
このうち、例 1) は通常の白紙 A4ないしレターサイズ用紙を使う場合の表紙ページの標準マ
ージンを示し、例 2) は 2 ページ目以下の標準マージンを示す。いずれも左マージンはファイ
ルの綴じしろを考慮して決めるが、通常、およそ 1インチの綴じしろがあれば実務上は特に支
障はない。しかし、一般に左マージンはやや広めに 1.5 インチとすることが多い。なお、左マ
ージンを 1.5 インチとする場合は下マージンも同じく 1.5 インチとするが、必要に応じてこれ
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を 1 インチまで下げることができる。この 0.5 インチの範囲で行分けの調整をするのである。
ダブルスペースでは±1行、シングルスペースでおよそ±3 (～5) 行の調整が可能である。
Figure 18: 英文ビジネス文書（レポートなど）の上下左右マージンのとりかた
＃はページ番号の記入位置を表す（タイトルページにはページ番号を記入しない。2 ページ目以下はすべ
て同じ位置に同じ書き方で記入する）。
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例 2-1) は上下左右マージンいずれも 1インチで統一したもので、一般のビジネスレターでは
最も標準的なものである。例 2-2) のようなマージンのとりかたは、通例、後から修正や書き込
みを入れるための草稿などに使う。ただし、本文がごく短いもの、たとえば形式的な招待状、
借用書、あるいは簡単なリストなどを作成する場合に、全体を紙面上にバランスよく配置した
いときなどにもこのマージン幅を使うことがある。なお、ページ番号の書き方については pp.
155-156 参照。
レターヘッドの標準的なマージンのとりかた
ビジネスレターに使うレターヘッド（1ページ目）の標準的なマージンのとりかたはおよそ
次図に示すとおりである。一般に、レターヘッドの上マージンは用紙の冒頭に印刷されている
社名およびアドレスなどの一連のデータの最終行から 2行分以上とり、2ページ目以降の上マ
ージンは 1インチを標準とする。左右マージンは本文の量に応じて調整するが、およその目安
としては、本文が 6行程度の短いものではやや広めに 1.5 インチ程度のマージンをとり、それ
以外の場合は 1インチを標準とする。2ページ目以降の左右マージンの幅は 1ページ目に合わ
せる15。
Figure 19: レターヘッド上下左右マージン
15 ビジネスレターのレイアウト例については Figure 29 (pp. 54-55) 参照。
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2.4 企業イメージのメッセンジャーとしてのレターヘッド レターヘッドとは文字どおりレター用紙の頭の部分という意味であり、企業･団体のシンボル
マーク、社名、アドレス、電話番号などが印刷された、レター用紙上部のスペースを指す。一
般には、そのようなデータが印刷された正式なレター用紙そのものをレターヘッドと呼んでい
る。
欧米にはレターヘッドのデザインを専門とするレターヘッドデザイナーがおり、またレター
ヘッドデザインを含めたトータルな CI 戦略を専門とするコンサルティング企業も多い。欧米
企業では、ビジネス用のレターヘッドや封筒、名刺などの、いわゆるビジネス･ステーショナリ
ー (business stationery) はこうした専門家の手によって、それぞれの企業のイメージを伝える
総合的な CI (corporate identity) 戦略の一環として制作されるのが普通である。
一方、わが国では、レター用紙、封筒、名刺などについては、従来、単なる事務消耗品とし
ての位置付けしか与えておらず、したがってこれらに金をかけるという発想がなかった。これ
は、企業イメージのメッセンジャーとしてのレターヘッドのメディア価値に気がついていない
からである。
2.4.1 企業イメージと CI戦略 現代はイメージの時代である。あらゆる商品は、消費者の手にわたる前に広告メッセージと
して記号化され、まず、ひとつの「イメージ」として消費者に伝えられる。消費者は、物を直
接手にとって見る前に、記号化された架空の商品によって実際の商品のイメージを形成し、つ
いにはそのよしあしまで決定する。ジャン・ボードレアルは、これを「消費される物になるた
めに、物は記号にならなくてはならない」と、鋭く看破してみせた。消費者はイメージで買い、
ついにはイメージを買うのである。
商品の売れ行きは、その商品、およびそれを作る企業のイメージに左右される。広告メッセ
ージのよしあしが商品や企業のイメージを形成し、その評価を決定するという逆転現象は、今
や決してめずらしいことではない。さらに、多種多様な商品が市場に氾濫し、個々の商品の差
別化がいっそう困難になる中で、消費者は、ますます企業名（ブランド・イメージ）によって
商品を選択するようになってきている。ボードレアルの言葉にならって言えば、消費者に受け
入れられるために、企業は自らを記号化しなくてはならない時代なのである。
企業の記号化とはコーポレートイメージの確立であり、これを総合的かつ戦略的に行うのが、
いわゆる CI と呼ばれるものである。CI コンサルタントとして実績のある Landor Associates
社の副社長であるミム・ライアン女史によれば、CIには corporate identity, corporate identi-
fication および corporate imageの 3つの局面がある。corporate identityとは企業としての目
標、経営スタイル、労使関係、商品生産・販売の基本ポリシー、さらに従業員のモラルにまで
およぶ総合的な企業存立の理念を指す。corporate identification とは企業理念の具体的、象徴
的な表現手法、およびその手段であり、企業名、シンボル、ロゴタイプといったコミュニケー
ション要素が含まれる。corporate imageは、こうした対消費者コミュニケーションの記号的成
果ということになる。
日本にも企業理念としての CI という発想は古くからあった。しかし、そのほとんどは自社
従業員に向けた倫理規範・綱領としての、いわばメンバー規約のようなものであり、これを企
業活動全体の中に戦略的に位置付け、商品とともに、それを作る企業のトータルなイメージを
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消費者に売り込むという発想がなかった。その結果、日本企業のレターヘッド、ファクス用紙、
メモランダム、封筒、および各社員の使う名刺を含むビジネス･ステーショナリーは、概してメ
ッセージ性に欠けており、そのデザインはおおむね保守的、類型的であった。
しかし、1980年代になって、CIに対する各企業の認識は急速に変化し、この 10年ほどの間
に数多くの企業が自らのコーポレートイメージを刷新、ないし確立するために、さまざまなレ
ベルでの CI の導入に取り組んできた。その中から、たとえばケンウッドの事例のように、い
くつかのサクセスストーリも生まれてきている16。これら各企業の CI 戦略の中核となるのが、
それぞれの企業理念を象徴するシンボルマークである。
2.4.2 CIも企業と共に変化・発展する 三菱化成工業は、1988年 6月 1日をもって、社名から「工業」の 2字を削除して、三菱化成
と改名し、これに伴って従来のスリーダイヤマークに代わって、下図のような楕円形のシンボ
ルマークの採用を決めている。同社の鈴木精二社長によれば「従来のマークは整然とし、堅実
で、組織だっていて高貴でもあるが、まとまりすぎていて堅い感じがある。今の時代には変転
きわまりなく、無限に発展の可能性がある新マークが似つかわしい」（日本経済新聞 昭和 62
年 11月 5日号朝刊）と語っている。
Figure 20: 三菱化成の新シンボルマークとロゴ
このシンボルマークをデザインしたエクシコ社（本社ニューヨーク）によれば、楕円の形状
は宇宙を、色（スカイブルー）は生命の源である水を象徴し、それぞれ宇宙分野、生命工学分
野への意欲を示している。ともあれ、三菱化成が 20数億円にものぼるといわれる巨額の経費を
かけて行った企業イメージ刷新の中核となるのが、このシンボルマークである17。同社では、
このシンボルマークを一般文書用レターヘッド、封筒、および各社員の名刺に印刷し、新しい
企業イメージのメッセンジャーとして活用している。
このほかにも、CIを導入した一流企業として、東京ガス、ワコール、美津濃、森永製菓、千
16 『個業化の時代』(中西元男著／徳間書店) 参照。
17 ちなみに、1987年 10月に小西六が「コニカ」と社名変更し、CIを導入した際の費用はおよそ数十億円。
その翌年の 4月に、ニコン（旧名、日本光学工業）が同じようにおよそ 3億円の費用をかけて CI戦略を
展開した。いずれも億単位の金をかけているが、それだけのもとがとれるということだろう。中央官庁で
初めて CIに取り組んだのは運輸省であるが、これにかかった費用はおよそ 2千万円といわれている。
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代田化工建設、NTT（旧電電公社）、コカコーラ、IBMなどがあり、それぞれの企業シンボル
マーク、社名ロゴの変更事例は次のとおりである。
Figure 21: CIシステム導入に伴う、企業シンボルマークの変更事例
変更前 変更後
40
Figure 21 の事例中、IBM社によるシンボルマークの変更例は、従来のタイプライター活字
をそのまま使った職人的なイメージから、高度な先端技術を予感させる、より近代的なイメー
ジへと見事に脱皮した画期的な成功例である。スカイブルーの新しいシンボルマークは「ビッ
クブルー」の愛称とともに、一種の憧れと親しみを持って消費者に受け入れられている。この
ロゴの伝えるメッセージは、同社がすでにその社名 (International Business Machines) どおり
の単なる事務機器メーカーではなく、時代の最先端を行くグローバルな近代企業であることの
宣言にほかならない。IBM社の新しいシンボルマークは、時代のコンセプトを見事にとらえた
好例として、その後のロゴデザインのモデルとなった（同社の corporate colorであるスカイブ
ルーは、現在最も流行しているシンボルカラーとなっている）。同じように、西側先進国企業
の CI デザインに大きな影響を与えたものとしては、AT&Ｔ社およびアップル社のシンボルマ
ークがある（Figure 22 参照）。
AT&T社のシンボルマークに見られるデザインコンセプトは、基本的には IBMのものと同じ
系列に属し、そのイメージはシャープでメカニカルなものである。このイメージは日本の第二
電電 (DDI) を含めた通信系、電子機器系企業のシンボルマークに継承されている。一方、ア
ップル社のデザインの基調トーンはソフトでヒューマンなものであり、どこかコミカルでさえ
ある。アップル社のシンボルマークはモダニズムからポストモダニズムへのデザイン基調の変
化を予感させるが、この変化を最も鮮明に、かつほとんど芸術的なレベルで表現しているのが
スペイン政府観光局のシンボルマークである。
Figure 22: 現在の CIデザインをリードするシンボルマーク
2.4.3 各種ビジネスレターヘッドの実例 レターヘッドのデザイン要素は、基本的には (1) 用紙の選定、(2) フォント（活字の種類）
の選択、および (3) レイアウトの 3つである。これに、たとえばタイプライターやプリンター
の打ち出し位置を示すガイドを活字の位置で指定したり、必要なデータの記入洩れを防ぐため
の各種の機能上の工夫が加わる。いずれにせよ、『世界のレターヘッド』（グラフィック社）
という著書を持つデザイナー、五十嵐威揚氏の言うように、「デザインされたレターヘッドは
文章がタイプされて完成するのであり、その最終的な状態においてデザインが評価されること
になる18」のであって、デザインがレターヘッド本来の機能を妨げるようなものであってはな
らない。
18 日本経済新聞 1987年 2月 9日朝刊掲載エッセー｢せめて便せんに薄化粧｣より。
41
五十嵐氏も述べているように、ヨーロッパ企業のレターヘッドは総じておとなしいデザイン
が多く、米国企業のものは大胆なデザインで、しかも金をかけたものが目立つ。特に最近では
シンボルマークや文字のデザインに凝るだけでなく、鮮やかな色彩を巧みに配したものも増え
てきている。一方、日本企業のレターヘッドデザインはこれまで「概して保守的で類型的」な
ものが多かったが、最近では、前述のような CI システムの導入にともなって斬新なデザイン
を持ったレターヘッド（および、名刺、封筒、メモランダム用紙などのビジネス･ステーショナ
リー）が増えてきた。
Figure 23 (pp. 44-45) に挙げた 10 のレターヘッド例は、それぞれ中央配置型 (例 1～例 3)、
左右均衡配置型 (例 4～例 7)、左ブロック型 (例 8～例 10) の例である。例 1は典型的な中央配
置型のデザイン例だが、伝統的なデザインパターンでありながら社名その他のデータの印字サ
イズおよび字体の適切な選択によって全体にスッキリした近代的な印象を与えている。ただし、
シンボルマークの比重が大きいためにやや頭が重くなるきらいがあり、視覚上の焦点 (optical
center)も、実際の中心点よりかなり上にくることになる。したがって、全体のバランスをとる
ためにはサイン欄もセンタリング方式（Figure 83, p. 119 参照）で配置する。一般に、このよ
うなデザインではブロック式のレターフォーマットは不適当である。
例 2、例 3 も典型的な中央配置型の例であり、日本企業のレターヘッドに最も多く見られる
デザインである。例 1と比較するとやや保守的、類型的ということもできるが、むしろ意図的
に誠実さ・堅実性といったイメージを狙ったものと解釈すべきだろう。例 2では、上部中央位
置のシンボルマークと左右両端の印字データ部を結んだ三角点の下角にひとつの見えないフォ
ーカスを作り、その下に視覚焦点、さらにその下に用紙の中心点がくるというデザインになっ
ている。シンボルマークをこの位置に配置することで、このように段階的に 4つの垂直フォー
カスを作り出しているのである。ただし、左右両端の印字データ部の水平バランスがとれてい
ないのが難点である。例 3は単に必要なデータを印字しただけのもので散漫なデザインである。
なお、この例に見られるように、英国では 1916年以降に設立された企業は、取締役 (director)
の氏名、企業の法人登記番号 (registration number)、登記所名・所在地などをレターヘッドに
明記することになっている。
例 4は左ブロック型のデザインを基調としながら、右端の印字データ部にそれぞれ意図的な
フォーカスを配置することによって視覚上のバランスをうまくとっている。例 5、例 6 はいず
れも左端に印字データ、右端にシンボルマークを配置した例である。例 6に見られるシンボル
マークは、NTT（旧電電公社）の民営化にともなう意識変革とその事業内容を象徴的に表現し
たもので、これまでになかったタイプの大胆なデザインである。英字ロゴタイプは前出の AT&T
社のデザインをベースとしているが、AT&T社のものに見られるようなシャープさはなく、む
しろメカニカルな堅いイメージを前面に押し出し、ある種の権威的なトーンを強調している。
例 7 は CI 戦略コンサルタント企業として知られているランドーアソシエイツ社のレターヘ
ッドデザインである。同社の本社は、サンフランシスコの第 5埠頭に係留されているフェリー
ボートそのものであり、このシンボルマークは同社の CI としてたいへん強烈な自己主張とな
っている。
例 8から例 10までのレターヘッドは、いずれも左ブロック型の典型的なデザイン例である。
このタイプのデザインでは、レターフォーマットにもフルブロックフォームを採用するのが普
通だが、必要に応じて右端のスペースに日付、文書番号などを記入することもでき、いわゆる
42
デッドスペースが最も少ない効率的なデザインである。例 9はシネクティクスと呼ばれる発想
法の普及を目的とした教育団体のものである。このシンボルマークは、発想の展開、あるいは
一般意味論でいうところの「抽象の梯子 (abstraction ladder)」を象徴的に表したものである。
例 10は米国の一流エンジニアリングコンサルタントのレターヘッドである。国内のエンジニア
リング関連企業のレターヘッドデザインは、どこか無骨で、いわゆる「土木」のイメージが勝
ち過ぎるきらいがあるが、この例は控え目なデザインのなかに上品で知的、かつヒューマンな
印象さえ与えており、たいへん優れたものであると言ってよい。
前述のように、こうしたビジネスレターヘッドは単独で作成するのでなく、見積書や請求書
などのフォームシート、社内メモランダム用紙、ファクス用紙、大小の封筒、および名刺など
を含めたビシネス･ステーショナリー全体を同じデザインで統一するのが普通である。Figure
24 (pp. 46-47) にあげた例は、そうしたトータルデザインの事例である。
なお、日本では個人のレターヘッドを持つ習慣はあまりないが、英国や米国では CI (cor-
porate identity) と同じレベルで、PI (personal identity) ということをいい、そのひとつの表現
として自分専用のビジネス／パーソナル･ステーショナリーを持つことが盛んに行われている。
米国あたりでは、街角の小さな文房具屋さんなどでも気の効いたレターヘッドを比較的安く作
成してくれるところがたくさんある。日本でも最近はこうしたサービスを行うところが出てき
た。
43
Figure 23: レターヘッドデザインの例 *
* Reprinted by permission
44
45
Figure 24: CIシステム導入によるビジネス･ステーショナリーのトータルデザイン事例
Japan Trading Co., Ltd. *-* Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo 102, JAPAN Phone: 03-123-345* Fax: 03-789-901* E-mail: [email protected] URL = http://www.jpt.co/homepage
Japan Trading Co., Ltd. *-* Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo 102, JAPAN Phone: 03-123-345* Fax: 03-789-901* E-mail: [email protected] URL = http://www.jpt.co/homepage
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John H. Doe Director *-* ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo 102, JAPAN Phone: 03-123-345* Fax: 03-789-901*
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Business card
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To: Fax No.: From: Date: Subject:
Memorandum
Japan Trading Co., Ltd. *-* Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo 102, JAPAN Phone: 03-123-345* Fax: 03-789-901*
Fax form
Business envelope
47
2.4.5 レターヘッドの管理とリスクマネジメント 前述のとおり、社名入りの便箋を使って対外的に発行された文書は、いかなる場合でも原則
として正式文書とみなされる。したがって、その使用および管理には十分な注意を払う必要が
ある。
1987年 6月に、ある大手電子機器メーカの T社を巻き込んだ詐欺事件があった。この事件は、
T 社の元社員が会社のレターヘッドを使って不正に発注・詐取した総額 1 億 3 千万にのぼる半
導体を、ひそかに東南アジアに安売りしていたというものである。詐欺にあった半導体メーカ
ーでは「この商談が正式の手続を踏まず、幹部でない元社員が行うなど不審な点もあった」に
もかかわらず、注文が T社の社用箋を使って行われたため、その「ブランド名を信用して取引
に応じた」とし、一方、T 社側もこの事件は元社員による個人的犯行としながらも、注文が自
社の社名入りレターヘッドを使って行われたことから「会社側の責任も免れえない」として、
損害額の半額相当、およそ 6千万円を示談金として支払った、というのである（読売新聞昭和
62年 6月 29日朝刊）。
T 社にしてみれば、たった数枚のレターヘッドが 6 千万円もの損害を出したということにな
るが、この事件の教訓は、仮にだれかが一流企業の名をかたって詐欺を働こうとすれば、社名
入りのレターヘッドはその絶好の小道具になるということにある19。
現在、日本の企業で、こうした可能性をも考慮に入れたリスクマネジメントをしているとこ
ろがどのくらいあるだろうか。すでに述べたように、ほとんどの日本企業ではレターヘッドは
単なる事務消耗品に過ぎず、まるで鉛筆や消しゴムと同じように無造作に扱われている。レタ
ーヘッドのメディア価値については、現在、少しずつ認識され出してはいるが、その誤用・乱
用に伴うリスクについては信じられないほど無頓着である。
レターヘッドは、いわば金額欄未記入の手形用紙となんら変わるところはないのである。ど
の企業でも手形用紙に対する無制限なアクセスを許していないように、対外文書に使う正式な
レターヘッドについても、同じような厳格さでその管理を徹底すべきである。このためには、
正式なレターヘッドと社内で日常的に使う事務用箋を区別し、後者にはたとえば interoffice
memorandum とか for in-house (in-company) use only のような注記を印刷しておき、正式な
対外文書として発行できないようにしておく。一方、対外文書に使う正式なレターヘッドは各
セクション責任者の管理下におき、無制限なアクセスができなくするのである。もちろん、そ
れぞれのセクションから発行される対外文書は、すべてその責任者の氏名で発行することにな
る。これを最も徹底したものが、次の例に見られるように各セクションの文書発行責任者氏名
19 この事件は決して例外的なものではなく、実はごく頻繁に発生している。1991年には某一流商社を舞
台に、被害総額 68億にも達するという大規模な詐欺事件があった。これは、｢実際の取り引きがなくても、
1枚の注文書から巨額の資金が動くシステムを巧妙に突いた犯行｣で、事の発端は｢A社の○○部長代理ら
が、A社の正規の注文書を勝手に持ち出して、実在しない工事などを装って B社に発注｣して代金をだま
しとり、これが雪だるま式にふくれていったものである (読売新聞 1991年 7月 22日)。この翌年、1992
年 6月には某百貨店を舞台にした同様の詐欺事件が明るみに出ている。報道によれば、｢(逮捕された) A百
貨店商事本部の担当部長らは、同百貨店の正規の注文書などを使用し、その信用力によって商社やノンバ
ンクなどを架空取り引きに巻き込んでいた｣もので、被害総額は 440億円という途方もない金額にのぼっ
ている (朝日新聞 1992年 6月 3日)。
48
を、あらかじめレターヘッドに印刷しておく方法である。米国ではこの方式をとっている企業
が少なくない。もちろん、これとて、いわゆるフォアサイン（代理署名）を加えて出すことも
できるのであって、けっきょくはレターヘッド自体の管理が重要になってくることに変わりは
ない。
Figure 25: 文書発行責任者氏名やセクション名をあらかじめ印刷したレターヘッドの例*
* Reprinted by permission
49
2.5 ビジネス通信用封筒の標準規格 前述のとおり、ビジネス文書は A4 (米国ではレターサイズ) の用紙を使って作成するのが普
通である。したがって、これを送付するための封筒は、それぞれの横幅（A4で 210 mm、レタ
ーサイズで 216 mm）をやや超えた大きさを持っている必要がある。この基準を満たす封筒の
うち、次図に示すような規格の洋形封筒（洋形 4号 JIS S5502）が、ビジネス用として最も適し
ている。
Figure 26: ビジネス通信用封筒の標準規格 * （A4／レターサイズ兼用形）
* 返信用住所と宛名の記入位置、および切手貼付の位置指定は郵政省の推奨規格。なお、便箋を通常の洋
形封筒に入れる際は、次図 1のような方法で 3つ折りにし、折り目 2の側から封入する。窓付封筒を使う
場合は図 2のようにするが、折り目をつけるときにタイプ面のインクがにじまぬよう注意。
図 1 通常洋形封筒 図 2 窓付洋形封筒
2.5.1 封筒上の宛名表記 日本の住所のローマ字表記については、郵政省が次のような表記法を推奨している（『ぽす
たるガイド』昭和 61年版）。ただし、これはあくまでもひとつの例として挙げられているもの
であって、かならずしもこのとおりに表記しなければならないというわけではない。
〒167
東京都杉並区荻窪一丁目 2番 3号
山田太郎
↓
50
Taro Yamada 20 1行目：氏名
2-3, Ogikubo 1 chome 2行目：所番地、町名丁目
Suginami-ku, Tokyo 21 3行目：市町村区、都道府県
167 JAPAN 4行目：郵便番号、国名
この表記法は米国の標準方式にならったものであるが、3～4行目の書き方が日米ではやや異
なっている。米国式の住所表記は通常次のようにする。
Mr. Richard Roe 1st line: Addressee’s full name
125 Orange Street 2nd line: Street number
Tampa, FL 33619 22 3rd line: City, State and Zip code
U.S.A. 4th line: COUNTRY
英国やカナダの宛名表記法も基本的には米国式に同じであるが、市 (city) を大文字で表記す
ること、郵便番号 (postcode/postal code) を独立した行とすること、あるいは郵便番号を最終
行に書くことなどが推奨されている。カナダおよび英国で一般に見られる宛名表記例は次のと
おり。
1)
Mr. John H. Doe 25 Maple Street Toronto, Ontario CANADA M4T 2T1
2) Mr. John H. Doe 25 Maple Street TORONTO, ONTARIO M4T 2T1 CANADA
3)
Mr. John H. Doe 25 Maple Street TORONTO, ONT. CANADA M4T 2T1
4) Mr. John H. Doe, 25 Maple Street, Toronto, Ontario, CANADA M4T 2T1.
20 宛名として書く場合は、通例、氏名の前に Mr., Mrs., Miss などの敬称を加える。 21 米国式表記に合わせる場合は Tokyoの後に郵便番号を続け、4行目には国名のみを記入する。 22 Zip (= Zone Improvement Program) Code は 5桁（9桁に変更の予定）で、最初の 3桁は州と配達地を
示し、あとの 2桁は郵便局または配達地域を示す。FL は Florida の略号。各州の略称には米国のポスト
オフィスで指定した正式の略号 (two-letter state abbreviations) と、一般的な略式表記がある（たとえば
Floridaの FLに対する Fla.や Arizona の AZに対する Ariz.、あるいは Massachusetts の MAに対する
Mass. など）。間違った略式表記をするととんでもないところに配達されるおそれがあるから、州名はき
ちんとスペルアウトするほうがよい。なお、通例、州名（略号）と Zip Codeの間には、誤読を防ぐため
に 2文字分のスペースをあけることが多い。ただし、1文字分のスペースでも特に問題はない。
51
5)
Mrs Jane Doe 500 Central Street LONDON W1N 9UZ UNITED KINGDOM
6) Mrs Jane Doe 500 Central Street LONDON UNITED KINGDOM W1N 9UZ
なお、英国およびカナダでの postcode は M4T 2T1 のようにローマ字と数字の組み合わせ
によるふたつのユニットから構成されている。これを、M4T2T1 や W1N9UZ のように続けて
書かないように注意。また、postcodeにはアンダーラインを加えない。封筒上の宛名表記例（私
信）のは以下のとおり。なお、郵送注記 (mailing notation) は消印で隠されてしまわないよう
に注意。
Figure 27: 封筒の宛名表記例（米国式私信）
→ 取り扱い注記
Taro Yamada 2-3, Ogikubo 1 chome 発信者の氏名・住所 23 stamp Suginami-ku, Tokyo 167 JAPAN
CONFIDENTIAL SPECIAL DELIVERY
←郵送注記
受信者の氏名 住所
Mr. Richard Roe 125 Orange Street Tampa, FL 33619 U.S.A.
ビジネス通信に使う封筒には、通常、社名およびアドレスなどがあらかじめ印刷されている。
したがって、こうした社用封筒には受信者の氏名と会社のアドレスのみを記入することになる。
この場合の宛名表記法も、基本的には私信の場合に同じであるが 、ビジネス通信では、次のよ
うに受信者の氏名のほかに、役職名、所属部署、社名などが加わる（書中宛名の書き方につい
ては pp. 83-85参照）。
Mr. John H. Doe 敬称＋個人名
Mr. John H. Doe 敬称＋個人名
General Affairs Department 部署名
Modern Business House, Inc. 会社･団体名
25 Maple Street アドレス
Toronto, Ontario 23 発信者の氏名・住所は封筒の裏に書いてもよく、特にヨーロッパ諸国では発信者の氏名・住所を封筒裏
ぶた（フリップ）上部に書くことが多い。
stamp
52
CANADA M4T 2T1
この例では、宛名が個人宛となっているが、企業･団体宛の場合は上記 3行目から書き始める
ことになる。なお、宛先を会社または団体とし、これに特定の個人宛ての「特定宛名」を加え
ることもあるが、この場合の書式例については Figure 66 (p. 103) 参照のこと。
Figure 28: 封筒の宛名表記例（ビジネス通信）
Japan Trading Co., Ltd. *-* Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo 102, JAPAN stamp Phone: 03-123-345* Fax: 03-789-901* CONFIDENTIAL AIR EXPRESS 受信者氏名 Mr. John H. Doe 職名 Manager 部署名 General Affairs Department 社名 Modern Business House, Inc. 会社所在地 25 Maple Street Toronto, Ontario CANADA M4T 2T1
2.5.2 郵送注記その他の注意事項 文書の性質によっては封筒および手紙の適当な位置に CONFIDENTIAL, PERSONAL,
REGISTERED MAIL, EXPRESS MAIL などと表記することがある。このような注記のうち、郵
送に関するものを mailing notation と呼び、相手方に到着した後の取り扱い指示を on-arrival
notation と呼んで区別する。このような注記はレターおよび封筒の双方に書き入れるが、封筒
上の記入位置は一般に Figure 28 に例示したとおりである。なお、郵送注記の例とそのレター
上での表記法については Figure 52 (p. 82), Figure 53 (p. 83) 参照のこと。
2.6 レターの外観とレイアウト レターの外観は一般に考えられている以上に重要な役割を果たしている。人間がその第一印
象で判断されてしまうことがしばしばあるように、ビジネスレターもまた、その外観が「内容」
についての第一印象を決定する。レター作成者は、自分の書くレターの内容だけでなく、それ
をどのように紙面上に割り付け、タイプするかについても大いに関心を持つべきである。
レターの外観を構成する要素のうち最も重要なものは紙面上に盛られるべき文字情報の割り
付け（レイアウト）である。通常、これはタイピストの裁量に任されている。ほとんどのタイ
ピストはそれなりの訓練と経験を積んでおり、個々のレターの長短に応じた適切な割り付けを
してもらえるものと期待してよい。しかし、たとえば海外の工事現場事務所に赴任した場合な
どは、自分の部署にかならずしも一流のタイピストが配置されるとは限らない。そのようなケ
stamp
53
ースでは、採用すべきレターフォーム、各要素の配置とスペーシング、上下左右のマージンの
とりかた、レター全体の割り付けなどについて、タイピストに適切な指示を与えておく必要が
ある。
このうち、ビジネスレターのレイアウトについては次図に示すとおりである。この例では、
セミブロックフォームで書かれたビジネスレターの標準的レイアウトを示しているが、基本的
なレイアウトに関してはその他のレターフォームでもほぼ同じである。
Figure 29の例 1) は本文およそ 10～15行（90～150語）程度の短いレターをダブルスペース
で全体にバランスよく配置したものである。左右マージンもやや広めにとっている。例 2) で
はほぼ同じ長さのレターをシングルスペースでタイプし、各要素間のスペースを大きくとって
全体にバランスよく配置している。いずれも、紙面上の視覚的焦点は実際の中心点（対角線の
交差位置）よりやや上部の文書主題のあたりに置かれている。
Figure 29: ビジネスレターのレイアウト例 1
54
例 3) は 本文およそ 20～30行（180～300語）程度の比較的長いレターを本文行間をシング
ルスペースにして 1 枚におさめたものである。A4 サイズのレター用紙では、シングルスペー
スの場合、レターヘッド部分を除いてもおよそ 40 行程度（セミダブルスペースでは、およそ
30行）タイプすることができる。しかし、サイン欄のスペースを考慮した場合、30～35行が 1
ページの許容限度となる（セミダブルスペースではおよそ 20～25行）。本文の長さがこれ以上
になる場合は、2ページに分けることになる。
例 4) は 1 ページにはおさめ切れない本文を 2 ページにわたって配置したものである。この
場合、2ページ目には本文とサイン欄を含めて、少なくとも用紙上部 1/3程度を埋めるように
する。したがって、本文の長さに応じて シングルあるいはセミダブルスペースを使い分けるこ
とになる。なお、ページが複数にわたる場合、最終ページが結尾敬辞やサイン欄だけになるこ
とは避けなければならない。最終ページには少なくとも 2行以上の本文を配置する（Figure 128
および 129 参照）。
55
2.7 ビジネスレターのフォーマット 現在、国内外で発行されている英文ビジネスレターにはさまざまな形式のものがあるが、一
般にはインデントフォーム (indented form) およびブロックフォーム (block form) と呼ばれ
るふたつの標準形式のいずれかに準拠している。いずれも、それぞれ以下の一覧表に示したよ
うなバリエーションがある。このふたつの標準形式のほかには、主としてお祝い状やお悔やみ
状などのような儀礼的・社交的な書状に使われるオフィシャルフォーム (official form) と呼ば
れる書式がある。
また、最近では米国の The Administrative Management Society (AMS) が提唱しているシン
プリファイドフォーム (simplified form) と呼ばれる書式もよく見かけるようになってきた。
このフォーマットは従来のビジネスレターの儀礼的な要素を排除したものであるが、これをも
っと定型化したものがオフィシャル･メモランダムフォーム (official memorandum form) と
いうことになる。全般的な傾向として、ビジネスレターの形式も次第に簡素化の方向に向かっ
てきている。
Figure 30: ビジネスレターのフォーマット区分一覧表24
インデントフォーム (indented forms)
セミインデントフォーム (semi-indented form) フルインデントフォーム (full indented form) 逆インデントフォーム (hanging indented form)
ブロックフォーム (block forms)
セミブロックフォーム (semi-block form) フルブロックフォーム (full block form) シンプリファイドフォーム (simplified form)
その他 (other forms)
オフィシャルフォーム (official form) オフィシャル･メモランダムフォーム (official memorandum form) フリースタイルレター (free style letters)
2.7.1 インデントフォーム インデントフォーム には、セミインデントフォーム、フルインデントフォーム、および 逆
インデントフォームの 3つのバリエーションがある。これらの書式の特徴は、indented という
名の示すとおり、本文の行頭を数文字分内側に引き込めることにある。セミインデントフォー
ムでは各パラグラフの第 1 行目に indention（字下げ）を加える。逆インデントフォームでは
この反対に各パラグラフの 2行目以下を数文字分内側に引き込める。字下げの字数は人によっ
24 この一覧表は、1970 年代後半以降の米国における最も新しい慣用にしたがって、それぞれのレター形
式を体系的に分類・定義したものである。したがって、従来の British Orthodox Style を基準とした定義
とは一部異なっている。
56
て 2～10文字とかなり幅があるが、およそ 5～6文字を平均とする。ただし、仮に最初に 6文字
の字下げを加えたとすれば、それ以降の字下げもすべて 6文字で統一する。なお、「字下げ」
は各パラグラフの始まりを明らかにするためのものであるが、これは手書きでビジネスレター
を書いていた時代の名残りである。
a) セミインデントフォーム（Figure 34, p. 62)
この書式はしばらく前まではほとんどの企業が採用していたほどポピュラーな書式であった
が、現在では後述のセミブロックフォームやフルブロックフォームにその主役の座を奪われつ
つある。この書式での「字下げ」 はレター本文にのみ適用され、書中宛名や冒頭敬辞の各行は
それぞれ左端マ－ジンにそろえ、結尾敬辞や署名欄はレター下部中央付近の任意に設定された
位置から、これも行頭を垂直にそろえる形で書く。このように、この書式ではすべての行に字
下げを加えるわけではないので、これをセミインデントフォームと呼ぶのである。なお、この
書式では字下げによって各パラグラフの区切れが明示されており、したがって各パラグラフの
間はシングルスペースでよい。ただし、Figure 34 の例のように本文が少ない場合には、パラ
グラフ間をダブルスペースにして全体のバランスをとる。なお、この書式を modified block
form と呼ぶこともある。
b) フルインデントフォーム（Figure 35. p. 63)
この書式は、いわゆる British orthodox style として、かつては英国系企業を中心にかなり
広範囲に使われていた。しかし、現在はこの書式は一般に時代遅れと考えられており、通常の
ビジネスレターの書式としてはほとんど使われなくなった。この書式の特徴は、各パラグラフ
冒頭の字下げに加え、書中宛名、結尾敬辞、署名欄の各行にすべて字下げを加えることにある。
この書式は、その左端から右端にかけての流れるようなスタイルから、ステップフォーム (step
form) と呼ばれることもある。
c) 逆インデントフォーム（Figure 36, p. 64）
この書式はやや特殊なスタイルで、セミインデントフォームとは対照的に、各パラグラフの
2 行目以下を数文字分内側に引き込めるのを特徴とする。通常のビジネス文書ではほとんど使
われることはないが、セールスレターや各種のダイレクトメールなどではときおりこの書式を
使ったものを見かけることがある。これは、人目を引く効果を狙ってのことである。
2.7.2 ブロックフォーム ブロックフォームには、セミブロック、フルブロック、およびシンプリファイドフォームの
3つのバリエーションがある。これらの書式の特徴は、本文の各パラグラフに字下げを加えず、
レターの各構成要素をひとつのブロックのようにして配置することにある。インデントフォー
ムにくらべ、字下げの手間がかからない分だけタイピングの効率がよくなっている。
57
Figure 31: インデントフォーム (Indented forms) によるレターのイメージ
→ 句読点法については次項参照。
d) セミブロックフォーム（Figure 37, p. 65）
この書式は、前述のセミインデントフォームから各パラグラフの字下げを取り去り、本文各
行の始めを左端マージンに垂直にそろえたものである。この書式では各パラグラフの始めに字
下げがないため、パラグラフの区切れをダブルスペースによって明示する必要がある。なお、
この書式は (full) block form の変形という意味で、modified block form と呼ばれることがあ
る。
e) フルブロックフォーム（Figure 38, p. 66）
この書式は比較的最近になって用いられるようになってきたもので、日付行以下、すべての
要素を左端マージンに垂直にそろえるのを特徴とする。タイピングの効率は最もよく、全体に
スッキリした近代的な印象を与える。このため、最近では特に米国系企業を中心にこの書式が
58
盛んに用いられている。前述のように、この書式を使う場合はレターヘッドに印刷する社名ロ
ゴ・所在地などのデータおよびシンボルマークを用紙上部中央位置に配置する伝統的なセンタ
リング方式のデザインよりも、左あるいは右マージナルラインにそろえて配置するブロック方
式をとることが多い。なお、この書式は極端なブロックフォームという意味で extreme block
formと呼ばれることもある。
f) シンプリファイドフォーム（Figure 39, p. 67)
この書式はビジネスレターから従来の儀礼的な要素を排除し、できるだけ簡素化したもので、
米国の The Administrative Management Society (AMS) が提唱しているスタイルである。形式
的にはフルブロックフォームに準じているが、次のような特徴がある。
• 冒頭敬辞（opening salutation）を省略する
• 結尾敬辞（complimentary close）を省略する
• 文書主題行（subject line）はすべて大文字でタイプし、アンダーラインは加えない
• 文書主題行に “Subject:” や “Re:” などの見出しを使用しない
• 署名欄（signature block）はすべて大文字でタイプし、各要素は原則としてハイフンでつ
なげ、1行におさめる。
• 本文ではできるだけ「箇条書き」を活用する。
なお、通常の米国式表記法では日付を May 10, 19-- のように書くが、この書式では 10 May
19-- のように表記することがある。このスタイルはカンマを省略できること、および数字の読
み違えを防ぐために有効であるという理由で米国防総省などでも採用されているものである25。
Figure 32: ブロックフォームによるレターのイメージ
25 日付の書き方については pp. 79-81 参照。
59
2.7.3 その他の書式 通常のビジネスレターでは上記のインデントフォームまたはブロックフォームのいずれかに
準拠した書式が使われているが、このほかにオフィシャルフォーム、およびオフィシャルメモ
ランダムフォームと呼ばれる書式がある。Figure 30 の一覧表にはもうひとつ、フリースタイ
ルレター (free style letters) という分類も加えてあるが、これはその名のとおり自由に各レタ
ー要素を配置したもので、一定の書式を指すわけではない。
g) オフィシャルフォーム (Figure 40, p. 68)
この書式は、主として「お祝い状」や「招待状」、あるいは「お悔み状」などのような、儀
礼的・社交的な手紙に使われる。ただし、儀礼的・社交的な手紙であっても、特にオフィシャ
ルフォームにこだわる必要はない。形式的にはインデントフォームまたはセミブロックフォー
ムに準じたものであるが、この書式では宛名が手紙の冒頭ではなく、署名欄の下方左端に配置
されることが最大の特徴である。また、オフィシャルフォームを使った儀礼的・社交的なレタ
ーは、いわゆる業務通信とは性格を異にするものであって、特にその必要がない限り文書番号
や通信責任者イニシャルなどの事務的要素は省略し、役職名も書かないのが普通である。
h) オフィシャル･メモランダムフォーム（Figure 41, p. 69）
いわゆるメモランダムは主として自社内の通信用に日常的に使われる「メモ用紙」のことを
指し、通常のビジネスレタ－につきものの形式的・儀礼的な要素を排除し、最も機能的に簡素
化したものである。このテキストではこのような「社内メモ用紙」を interoffice memorandum
と定義し、これをさらに対外的なビジネス文書の書式としてフォーム化したものを「オフィシ
ャル･メモランダムフォーム (official memorandum form)」と呼ぶ。この書式は特にファクス
レターでよく使われているもので、通常の社内メモ用紙と同じように、発信日付、発信者名、
受信者名、通信主題などの各項目のヘッダーがあらかじめ所定の用紙に印刷されているのが特
徴である。
i) フリースタイルレター（Figure 42, p. 70）
このグループに入るレターは本文を含めた各レター要素を自由に配置したもので、一定の書
式があるわけではない。Figure 42 に挙げた例では本文各行をセンタリングし、中心的なメッ
セージを大文字でタイプしている。このほかにも、たとえば本文をすべて右寄せにしたものや、
本文をレター用紙中央で改行しすべて左半分に配置したもの、あるいは文中にイラストを入れ
たりデザイン文字を多用したものなど、さまざまな工夫を凝らしたものがある。このタイプの
レターは前出の逆インデントフォーム (hanging indented form) と同じように人目を引く効果
を狙ったもので、主として商品売り込みのためのダイレクトメールなどのような文書に使用さ
れている。特に米国系企業からのダイレクトメールではレターヘッドデザインや用紙、封筒に
も工夫を凝らしたものが多い。ただし、中にはあまり品がよいとはいえないものもある。通常
のビジネス文書、あまり変わったフォーマットは使わないほうがよい。
60
Figure 33: その他の書式によるレターのイメージ
2.8 ビジネスレターの句読点法 ビジネスレターの句読点法には closed punctuation, open punctuation および mixed punc-
tuationの 3つがある。
closed punctuation はおもにフルインデントフォーム (Figure 31: 1-b) で使われるもので、
日付、文書番号、書中宛名、その他すべての項目の行末にカンマないしピリオドを加えるスタ
イルである。用例は Figure 35 (p. 63) に示すとおりであるが、このスタイルは、現在はほとん
ど使われていない。
これに対して、open punctuation は日付、文書番号、書中宛名、冒頭敬辞、結尾敬辞、署名
欄その他の各行末句読点をすべて省略するスタイルであり、おもに シンプリファイドフォーム
(Figure 32: 2-c) で使われる。Figure 38 および Figure 39 (pp. 66-67) の例に見られるとおり、
このスタイルでは Mr. や Div. (= Division) などの略語のピリオドも省略されることが多い。
ただし、本文中の行末ピリオドおよびカンマは省略しない。
mixed punctuation は最も一般的な句読点法で、Figure 34 (p. 62) や Figure 37 (p. 65) に見
られるとおり、日付、文書番号、書中宛名、署名欄などの行末句読点はすべて省略し、冒頭敬
辞と結尾敬辞の行末にのみ句読点を加えるスタイルである。本文中の句読点、および略語ピリ
オドの扱いについては通常の用法に従う。
61
Figure 34: セミインデントフォームによる文例 *
THE ENGINEERING COMPANY *-* Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo 102, JAPAN
Phone: 03-12-345* Fax: 03-78-901* E-mail: [email protected]
Q-001 May 10, 19-- Modern Business House, Inc. 25 Maple Street Toronto, Ontario CANADA M4T 2T1 Ladies and Gentlemen:
Request for Information We saw your advertisement in the May issue of Engineering Journal, and are very interested in knowing more about your new oil processing equipment, Model Z-5. Could you please send us any information you may have concerning this equipment. We are particularly interested in the technical specifications. Thank you very much for your attention, and we look forward to hearing from you soon. Sincerely yours,
Taro Yamada Taro Yamada Manager Plant Division TY/ys
* このレターの関連解説は pp. 159-160, pp. 288-289 参照
62
Figure 35: フルインデントフォームによる文例 *
THE ENGINEERING COMPANY *-* Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo 102, JAPAN
Phone: 03-12-345* Fax: 03-78-901* E-mail: [email protected]
10th May, 19--. Q-001. Modern Business House, Inc., 25 Maple Street, Toronto, Ontario, CANADA M4T 2T1. Dear Sirs,
Request for Information. This is in response to the advertisement which appeared on page 25 of the May issue of Engineering Journal, concerning your new oil processing equip- ment, Model Z-5. We are very interested in this new model, and would much appreciate it if you would send us detailed information about the equipment, including the tech-nical specifications. We should also like to know whether this model is currently available in Japan. Thank you in advance for your cooperation in this matter. We hope to hear from you soon. Yours faithfully,
Taro Yamada Taro Yamada, Manager, Plant Division. TY/ys.
* 文面は Figure 34 のバリエーション
63
Figure 36: 逆インデントフォームによる文例 *
THE TORONTO-DOMINION BANK
Waterloo Park 75 King St. S. Waterloo, Ontario N2J 1P2 Telephone: 886-2380
May 20, 1982
Dear Yasumasa,
You are a valued customer of the Bank and we do not have the
opportunity to thank you for your patronage as often as we
would like.
One way of saying thank you is to make sure that you are aware
of the banking services we offer. Here are a few of these
services: Personal Loan at competitive rates and life insured
at no additional cost. If you are in need of funds for any
worthwhile purpose, please let us help you.
The Bank has a new service that may help you avoid problems of
a returned cheque. It is called Overdraft Protection. It allows
you to overdraw your chequing account up to a pre-arranged
limit deter mined by yourself and the Bank. If interested please
call us on.
Toronto-Dominion through its more than 250 Green Machines across
Canada provide you with day and night service at the time that
suits you best. It can put up to four accounts at your
fingerchips. If you do not have a card with Green Machine access,
apply for one when you next call in at the branch.
If I can assist you with any of these services, bring this letter
in with you and ask for myself, or Jane Duke, Personal Loans
Officer. We are at your service.
EMG/dc
* reprinted by permission
64
Figure 37: セミブロックフォームによる文例 *
MODERN BUSINESS HOUSE, INC.
25 Maple Street, Toronto, Ontario, CANADA M4T 2T1
Phone: 416-482-123* FAX: 416-482-123* E-mail: [email protected]
Date: May 28, 19-- Our Ref.: S-004 The Engineering Company
*-* Ichiban-cho Chiyoda-ku, Tokyo 102 JAPAN Attention: Mr. Taro Yamada, Plant Division Manager Dear Mr. Yamada: Model Z-5 Thank you for your letter of May 10 expressing your interest in the above-mentioned oil processing equipment. I am pleased to enclose the literature which you requested. I trust that this in-formation will suit your needs. Should you require any further information, however, please do not hesitate to contact me. Thank you again for your interest in our product. I look forward to the oppor-tunity of serving you in the near future. Very truly yours,
John H. Doe John H. Doe, Manager Customer Services Div. JHD/ys Enclosure
* Figure 34に対する返信例 1
65
Figure 38: フルブロックフォームによる文例 *
MODERN BUSINESS HOUSE, INC.
25 Maple Street, Toronto, Ontario, CANADA M4T 2T1 Phone: 416-482-123* FAX: 416-482-123* E-mail: [email protected]
S-005 28 May 19-- The Engineering Company *-* Ichiban-cho Chiyoda-ku, Tokyo 102 JAPAN Attention: Mr Taro Yamada, Plant Division Manager Re: Your Request for Information Dear Mr Yamada In reply to your letter of 10 May concerning our new oil processing equipment, Model Z-5, we are pleased to enclose a comprehensive selection of literature which we trust will prove of interest. For your information we are represented in Japan by our associates, ABC Ka-bushiki Kaisha, the address of which is as follows: ABC Bldg., *-* Akasaka Minato-ku, Tokyo 107 Phone: 03-3588-901* (or e-mail at [email protected]) Should you have any specific inquiries we feel sure that they would be only too pleased to offer you any assistance you may need. Very truly yours John H. Doe John H Doe, Manager Customer Services Div JHD/ys Enclosure
* Figure 34に対する返信例 2（Figure 37のバリエーション）
66
Figure 39: シンプリファイドフォームによる文例 *
MODERN BUSINESS HOUSE, INC.
25 Maple Street, Toronto, Ontario, CANADA M4T 2T1
Phone: 416-482-123* FAX: 416-482-123* E-mail: [email protected]
S-005 28 May 19-- Mr Taro Yamada, Plant Division Manager The Engineering Company *-* Ichiban-cho Chiyoda-ku, Tokyo 102 JAPAN MODEL Z-5 This is to acknowledge your letter of 10 May requesting technical information on our new oil processing equipment, Model Z-5. Enclosed is a copy of our catalog describing the general features of our prod-ucts. As for technical details of Model Z-5, I have passed your inquiry to the engineering supervisor at our Ottawa factory. He will be sending you the in-formation in due course. In the meantime, please feel free to contact me again if I may be of help to you in some other way.
John Doe JOHN DOE - MANAGER, CUSTOMER SERVICES DIV. JHD/ys Encl
* Figure 34に対する返信例 3（Figure 37, Figure 38のバリエーション）
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Figure 40: オフィシャルフォームによる文例
THE ENGINEERING COMPANY *-* Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokyo 102, JAPAN
Phone: 03-12-345* Fax: 03-78-901* E-mail: [email protected]
August 26th, 19--
Dear Mr. Doe: I am writing this letter to convey my heartfelt congratulations on you recent appointment to the chairman of British Business Association. Looking back on your past achievements, I have no doubt in my mind that your appointment to this important position will prove to be a significant step toward a stronger and more mutually beneficial relationship between the British and Japanese business communities, and you may rest assured that we are always at your disposal.
My colleagues join me in sending you our warmest congratulations from Tokyo! Very truly yours,
Taro Yamada Taro Yamada John H. Doe, Esq. British Business Association 48 Pen Road London SW16 7DN UNITED KINGDOM
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Figure 41: オフィシャル･メモランダムフォームによる文例（ファクスレター）*
LOGOS International, Inc.
25 Elora, Ontario, Canada N3G 5H7 Phone: 12-345* Fax: 78-901* Registered No. 72983*
VIA FAX To: Mr. Ichiro Suzuki, Manager Japan Trading Co., Ltd. Tokyo, JAPAN Fax No.: +81 3 123 456* From: Richard Roe Date: 26 June 19-- Subject: -- Dear Suzuki-san: Thank you so much for the timely present! How did you know that a desk calendar was just what I needed? I’ve been meaning to buy one for several weeks but never got round to it. It looks great on my desk and goes very well with my office fittings too! It really was a very thoughtful gift, and I’m sure it’s going to be very handy. Thanks again! I hope you have a wonderful Christmas and wish you the very best for the coming year. Sincerely yours, Richard Roe
If any of this transmission is unclear, please contact us immediately.
* ファクスレターのフォーマット例については Figure 8 (p. 22) 参照。
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Figure 42: 中央配置型のフリースタイルレターの例
An Association for the Study Alternative Futures
Publisher of THE FURTURIST: A Journal of Forecasts, Trends and Ideas About the Future
ARE YOU GAMBLING WITH YOUR FUTURE? Dear Futurist:
When you get right down to it, we’re all “gamblers” in a way.
We have to make business decisions, personal decisions, family decisions, investment decisions based on what we consider the best risks.
But how you minimize the risks?
By making sure that you have sound, complete, and authoritative information on which you base your decision.
THAT'S WHERE THE FUTURIST COMES IN.
THE FUTURIST can't take all the gambling out of your decision making... but it can give you a solid base from which to work.
For a small investment, you join people who look ahead, who are better prepared, who want to know what to expect, and who don't want to
rely on snap judgments and shoot-from-the-hip conjectures.
BUT, YOUR MEMBERSHIP HAS EXPIRED! Please take a moment now to fill in the enclosed order card. We'll restart
your membership and FUTURIST subscription with the current issue. We look forward to having you back with us.
E4916 St. Elmo Avenue, Bethesda, MD 20814-5986, U.S.A. (301)-656-8274
* reprinted by permission
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