een schijf om u tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Upload: vlaamse-vereniging-voor-bibliotheek-archief-amp-documentatie-vzw
Post on 18-Nov-2014
874 views
DESCRIPTION
Soizik Van Huele, Provincie Vlaams-BrabantTRANSCRIPT
![Page 1: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/1.jpg)
www.vlaamsbrabant.be
Een schijf om U tegen te zeggen
Informatie aan Zee13 september 2013, Oostende
Een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
![Page 2: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/2.jpg)
Context Doelstelling en uitgangspunten Procedure Gerealiseerd?
![Page 3: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/3.jpg)
Context
Vlaams-Brabant is een jonge organisatie Dienst Document- en Informatiebeheer (DIB) Netwerk van archiefverantwoordelijken Traject ‘maximaal digitaal’ werken
=> Vraag van diensten groeide
![Page 4: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/4.jpg)
Digitaal archief?
![Page 5: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/5.jpg)
Doelstelling
Digitaal archief in goede, geordende en toegankelijke staat
Voorwaarden Kleinschalig en goedkoop Beheer door DIB
![Page 6: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/6.jpg)
Procedure: eerste poging
Papieren procedure vertaald voor digitale overdrachten
![Page 7: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/7.jpg)
Procedure: eerste poging
Complexe procedure Grote kans op fouten
![Page 8: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/8.jpg)
Overleg met IT
Waarom zou gebruiker dit in godsnaam gebruiken?
![Page 9: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/9.jpg)
Twee uitgangspunten
Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig Voor wie archiefdossiers overdraagt Voor wie archiefdossiers zoekt
Het digitaal archief moet op (midden)lange termijn beheersbaar zijn Geautomatiseerd Flexibel Simpel
![Page 10: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/10.jpg)
Maar hoe?
Feedback op procedure door eDAVID
Uitwerken van het instrumentarium ism eDAVID (Records Management Tool)
2e overleg met IT => U-schijf
![Page 11: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/11.jpg)
Dossiers op G-schijf/H-schijf
Dossiers naar overdrachtsruimte
Dossiers op U-schijf
![Page 12: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/12.jpg)
Dossiers op G- of H-schijf
Begeleiding door DIB Selectievoorschriften Metadatamodel bepalen Richtlijnen voor klasseren
Dienst / archiefverantwoordelijke Metadata toekennen Schonen van dossiers en klassement
Schijfrechten ganse dienst Leesrechten DIB
![Page 13: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/13.jpg)
![Page 14: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/14.jpg)
![Page 15: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/15.jpg)
![Page 16: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/16.jpg)
![Page 17: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/17.jpg)
Overdrachtsruimte
Map op de organisatiebrede schijf Onderverdeling per dienst
Schrijfrechten archiefverantwoordelijke Schrijfrechten DIB
![Page 18: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/18.jpg)
![Page 19: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/19.jpg)
![Page 20: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/20.jpg)
![Page 21: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/21.jpg)
U-schijf
Indeling per dienst Doorlopende nummering Nummer per overgedragen dossier Koppeling vernietigingsjaar - dossiernummer
Schrijfrechten voor DIB Leesrechten voor ganse dienst
![Page 22: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/22.jpg)
![Page 23: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/23.jpg)
![Page 24: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/24.jpg)
![Page 25: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/25.jpg)
![Page 26: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/26.jpg)
![Page 27: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/27.jpg)
Doorlopende nummering
Scheiding logistiek en inhoudelijk beheer
Toegankelijkheid op langer termijn Beheer van alle soorten archief Geautomatiseerde opnameprocedure Geautomatiseerde vernietigingsprocedure
![Page 28: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/28.jpg)
Terugvinden?
Snelkoppelingen op originele locatie
Archievenoverzicht
Rechtstreekse toegang
![Page 29: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/29.jpg)
![Page 30: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/30.jpg)
![Page 31: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/31.jpg)
![Page 32: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/32.jpg)
![Page 33: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/33.jpg)
![Page 34: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/34.jpg)
![Page 35: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/35.jpg)
Vernietigen?
Overzicht van de te vernietigen dossiers Vernietiging door DIB Geautomatiseerd uit te voeren Overzicht vernietigde nummers
![Page 36: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/36.jpg)
![Page 37: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/37.jpg)
![Page 38: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/38.jpg)
![Page 39: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/39.jpg)
![Page 40: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/40.jpg)
Een semi-dynamisch digitaal depot
Geordend digitaal archief Gecontroleerde vernietiging Technische metadata Inhoudelijke metadata
Geen archiefkopies
![Page 41: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/41.jpg)
Voldaan aan uitgangspunten?
GebruiksvriendelijkheidVoor degene die archief moet overdragenVoor degene die archief moet terugvinden
BeheersbaarheidGeautomatiseerdFlexibelSimpel
![Page 42: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/42.jpg)
Doelstelling gerealiseerd?
Technisch klaar Analyse klassement testdienst afgerond Te archiveren mappen geïdentificeerd Demo archiefverantwoordelijken gegeven
Eerste overdracht?
![Page 43: Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070301/546a6033af79598c2c8b5c1c/html5/thumbnails/43.jpg)