Практическая работа 2Тема работы: Элементарные свойства информации

Краткие теоретические сведенияПонятие «информация», лежащее в основе компьютерной обработки данных и

информационного моделирования в любой предметной области, является фундаментальным в разнообразных процессах управления в природе, технике и обществе. Под информацией принято понимать все, что меняет содержание знаний приемника информации относительно того предмета, о котором поступает информация. В информационном процессе всегда участвуют:

источник информации; материальный канал передачи информации; материальный носитель информации; приемник информации; предмет (содержание) информационного сообщения; первоначальные знания приемника информации о предмете информационного сообщения; приращение знаний приемника информации в результате приема информационного

сообщения; осознание приемником информации степени полезности полученной информации.

Обмен информацией между источником и приемником показан на рис. 1.

Рис. 1. Схема обмена сообщениями между источником и приемником информации

Любой источник и любой приемник информации характеризуется: накопленным запасом сведений об объектах, событиях или фактах; предметной областью (область знаний или деятельности данного источника или приемника), тезаурусом - это тематический словарь, стремящийся максимально охватить лексику

передаваемых сообщений.В информационных системах при передаче сообщений принято отличать понятие

«информация» от понятия «данные». Данные - это знаковые совокупности на носителе, используемые для передачи или хранения информации, расположенные, как правило, в соответствии с некоторой заданной структурой.

В информационных системах используются понятия «релевантная информация» и «релевантные данные». Свойство релевантности заключается в соответствии определенного сообщения тезаурусу определенной предметной области.

В сообщении на основе тезауруса воспринимаются: синтаксис, или формат сообщения - совокупность правил, которым должна

соответствовать структура информационных сообщений, передаваемых в виде совокупности знаков, для того, чтобы приемник мог воспринять ее и обработать;

семантика сообщения, т.е. смысл, то содержание, которое как раз и изменит знания приемника информации. Данные могут нести или не нести информацию в зависимости от их соответствия тезаурусу приемника данных. Формат (структура, синтаксис) любых данных основан на следующих понятиях:

алфавит - конечная совокупность знаков (так, русский алфавит использует кириллицу, в основу английского алфавита положен латинский язык). В машинной обработке данных используется машинный алфавит, включающий кроме букв, цифры, специальные знаки, а также знаки препинания. Современные средства обработки данных обычно содержат

1

возможность оперативного перехода от одного алфавита к другому, а также графические средства создания символов, отсутствующих в имеющихся алфавитах;

правила размещения данных (собственно синтаксис, или формат).Принято различать:

фиксированный, или жесткий формат данных. В фиксированном формате обязательно выделены единицы данных, причем для каждой из единиц данных устанавливается имя и область (множество) допустимых значений, т.е. данные в фиксированном формате представляют собой совокупность значений некоторого фиксированного набора переменных (единиц данных, реквизитов);

свободный формат данных - это способ форматирования документов, при котором не выделяются специфические единицы данных, а структура сообщения строится по аналогии с сообщением на естественном языке (т.е. на том, на котором мы говорим и пишем - русский, английский и т.д.). Сообщение в свободном формате может содержать графическую и формульную информацию, рисунки и т.д.

Свойства экономической информацииЭкономическая информация обладает рядом свойств и специфических особенностей,

которые необходимо учитывать при проектировании информационного обеспечения АСУ и при анализе существующей информационной системы объекта:

экономическая информация имеет линейную форму, т.е. записывается построчно; исходная и результативная информация в основной массе дискретна и представлена в

алфавитно-цифровом виде; характеризуется длительностью хранения; исходная информация в основном фиксируется в первичных документах, которые непригодны

для автоматического ввода в ЭВМ, что вызывает необходимость перезаписи данных на машинные носители;

экономическая информация относительно однотипна и однородна в сочетании с массовостью и общностью источников возникновения;

одни и те же исходные данные используются многократно для получения информации в различных экономических разрезах для всех служб и видов хозяйственной деятельности;

основная часть экономической информации подлежит периодической, регулярной обработке; экономическая информация характеризуется большим объемом и простыми операциями

обработки; в процессах обработки информации преобладают логические операции, арифметические

операции сводятся, как правило, к четырем арифметическим действиям; полученная результатная информация часто используется в качестве исходной при

последующих расчетах.Особенности экономической информации влияют на выбор технических средств для ее

обработки. К экономической информации предъявляются следующие требования: точность - обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями; достоверность - определяет допустимый уровень искажений как поступающей, так и

результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы;

оперативность поступления - отражает старение информации с течением времени и потерю актуальности. Несвоевременность поступления информации вызывает запаздывание в принятии решений, вследствие чего принимаемые решения не отвечают требованиям изменившейся обстановки и приводят к ухудшению показателей качества функционирования системы.

Классификация экономической информации

2

Информацию, циркулирующую в экономическом объекте, можно классифицировать по различным признакам. Рассмотрим некоторые из них.

1. По месту возникновения и направлению движения информация подразделяется на входную и выходную. Информация, поступающая в объект управления, называется входной, а исходящая — выходной.

Входную и выходную информацию, в свою очередь, с точки зрения отношения к объекту управления можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Внутренней называется такая информация, которая возникает внутри объекта (цеха, отдела). Внешняя возникает за пределами объекта.

Внешняя информацияВнешняя входная информация подразделяется на три группы:

плановая; нормативно-справочная; информация о внешних возмущениях.

К плановой относится различная информация о параметрах объекта управления на будущий период. Она директивна и при оперативном управлении корректируется.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные (расходные, оборотные и организационно-экономические нормы). Эта информация вводится и изменяется редко. Информация о внешних возмущениях включает сообщения, характеризующие несвоевременное изменение плана, недопоставки материалов и комплектующих изделий, недостаток технологической документации.

Внешняя выходная информация делится на учетно-расчетную и справочную. Справочная информация представляет собой различного рода справки вышестоящим уровням управления о ходе выполнения производственного задания.

Внутренняя информацияВнутренняя входная информация подразделяется также на три группы:

информация о продукции - включает в себя комплекс данных, характеризующих с качественной и количественной стороны все виды продукции, а также различные сведения о движении этих видов продукции в цикле производства;

информация о процессах - представляет собой данные о ходе технологического процесса производства, об энергоносителях, о положении транспортных средств и т.п.;

информация о внутренних возмущениях - включает сведения о простоях оборудования, рабочих, транспортных средств, отсутствии материалов и т.д..

Внутренняя выходная информация подразделяется на несколько групп: плановая (для участков и рабочих мест); транспортные команды; технические задания мастерам, работникам ОТК; рабочие команды на ликвидацию внутренних возмущений.

2. По стадиям образования информация подразделяется на первичную и вторичную (производную). Первичная информация возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии процесса управления (стадии первичного учета). Вторичная (производная) информация получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит результаты расчетов, которые используются в качестве исходных данных для последующих расчетов. Она является выходной для одного расчета и

3

входной для групп других задач или для этого же расчета, повторяемого через некоторый промежуток времени, т.е. обеспечивает связь внутри информационной системы и взаимодействие подсистем.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для управления объектом и принятия решений.

3. По отношению к процессу обработки информация классифицируется на обрабатываемую, которая поступает на обработку, и необрабатываемую.

4. По способу отражения данных информация подразделяется на текстовую (алфавитную, цифровую и алфавитно-цифровую) и графическую.

5. По функциям управления экономическая информация делится на плановую, нормативную, бухгалтерскую, статистическую и оперативно-техническую.

6. По стабильности информация подразделяется на переменную, которую иногда называют текущей, и условно-постоянную информацию, которую для краткости называют постоянной.

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности объекта. Она может меняться для каждого фиксируемого случая как по названиям реквизитов признаков, так и по количественной величине реквизитов оснований. Переменная информация, как правило, участвует в одном цикле обработки, поэтому ее еще называют разовой.

Постоянная информация остается неизменной в течение длительного времени, многократно используется при обработке переменной информации.

Постоянная информация, в свою очередь, подразделяется на справочную, нормативно-расценочную, плановую, табличную.

Постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде признаков, зависимость которых длительное время устойчива. В наборе таких признаков всегда выделяется основной ключевой признак, которому сопутствуют определенные значения других признаков. Например, табельному номеру работающего (ключевой признак) соответствуют следующие признаки: отдел, цех, участок, категория работника, его оклад.

Задания для выполненияЗадание 1Примените типовую схему информационного процесса (см. рис. 1) к следующим

ситуациям: а) передача телеметрической информации с искусственного спутника Земли; б) телефонный разговор; в) чтение таблицы курсов валют в газете; г) чтение свежих новостей в Интернете; д) запоминание данных на жестком магнитном диске в конце рабочего дня, с тем, чтобы продолжить работу на следующий день; е) разговор с иностранцем без переводчика; ж) разговор с человеком, языком которого вы не владеете, через переводчика.

Заполните в Word таблицу вида:Номер

ситуацииСитуация Источник

информацииПриемник

информацииКанал связи

4

1передача телеметрической информации с искусственного спутника Земли

Задание 2Ответьте, соответствуют ли приведенные ниже сообщения тезаурусу приемника

информации: 1. сообщение о нарушениях технологии производства продукции, поступившее в бухгалтерию

предприятия; 2. сообщение о прогулах, поступившее в отдел маркетинга; 3. зачетная ведомость, поступившая в деканат; 4. прайс-лист, читаемый посетителем магазина; 5. прайс-лист, читаемый товароведом торгового предприятия; 6. бухгалтерский баланс предприятия, читаемый главным бухгалтером предприятия; 7. бухгалтерский баланс предприятия, читаемый главным инженером предприятия.

При выполнении задания в Word заполните таблицу следующего вида:№ Сообщение Соответствие тезаурусу

приемника (да/нет)1 сообщение о нарушениях технологии, поступившее в

бухгалтерию предприятияДа (либо Нет)

2

Задание 3Составьте в Word таблицу, иллюстрирующую свойства и особенности экономической

информации, следующего вида:№ Свойство информации Пример, иллюстрирующий свойство

1 экономическая информация имеет линейную форму, т.е. записывается построчно

Сводка о курсе валют по результатам торгов на валютной бирже за прошедший день

2 … …

Задание 4Нарисуйте в MS Word (или в тетради) структурную схему, отражающую классификацию

экономической информации по различным признакам, следующего вида:

5

Экономическая информация

П Р И З Н А К К Л А С С И Ф И К А Ц И И

место возникновения информации

внутренняя

Задание 3

Задание 5Среди следующих документов укажите документы, представленные в свободном и

фиксированном (жестком) формате:деловое письмо, приказ директора, железнодорожный билет, экзаменационный билет, платежная ведомость, накладная, договор, экзаменационная ведомость, счет-фактура.Результаты представьте в виде таблицы:

№ Тип документа Формат представления1 деловое письмо свободный (или фиксированный)2 … …

Задание 6Укажите, как называются и где применяются следующие алфавиты:

а) {А, В, С, D, Е, F, G, Н, I, J, К, L, М, N, О, Р, Q, R, S, Т, U, V, W,X,Y,Z}. б) {А, Б, В, Г, Д, Е, Ё, Ж, 3, И, Й, К, Л, М, Н, О, П, Р, С, Т, У, Ф, X, Ц, Ч, Ш, Щ, Ъ, Ы, Ь, Э, Ю, Я}.в) {0,1}. г) {0,1,2,3,4,5,6,7}. д) {0,1,2,3,4,5,6,7,8,9}. е) {0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B,C,D,E,F}.

Ответьте на вопросы:1. Какое количество двоичных символов является достаточным для кодирования символов в каждом из алфавитов а) - е) ? 2. Какие алфавиты логических значений, кроме {0, 1}, вам известны?

о внешних возмущениях.

нормативно-справочная

внешняя

плановая

6

Задание 7Рассматриваются предметные области словесность, математика, биология, география,

история, а также перечень терминов и понятий:Матрица. Широта. Долгота. Популяция. Склонение. Спряжение. Тундра. Кровообращение. Исток. Экватор. Тропики. Словарь. Перевод. Существительное. Прилагательное. Остров. Полуостров. Материк. Часть света. Ромб. Возвышенность. Предложение. Низменность. Мыс. Архипелаг. Залив. Пролив. Море. Суша. Пустыня. Лесостепь. Млекопитающее. Пресмыкающееся. Обмен веществ. Нервная система. Прерия. Мышца. Скелет. Костная ткань. Империя. Алгоритм. Куликовская битва. Ритм. Алфавит. Феодализм. Принятие христианства. Арифметические действия. Квадрат. Юлий Цезарь. Квадратный корень. Полином. Логарифм. Сложение. Числитель. Знаменатель. Интеграл. Прогрессия. Грамматика. Синоним. Антоним.

Задание 7.1. Распределите понятия и термины по предметным областям. Для этого выполните следующие действия:

Скопируйте в документ текстового редактора Word вышеприведенный перечень терминов и предметных областей.

Преобразуйте текст в таблицу с помощью команд меню Таблица/Преобразовать/Текст в таблицу;

Выполните следующие операции над полученной таблицей: а) создайте в таблице столбцы Термин, Код термина, добавив новый столбец и введя заголовки столбцов в первую строку таблицы (ее также следует добавить к таблице); в) присвойте терминам коды терминов в следующем порядке:

каждой из предметных областей присваивается код: словесность - 11, математика – 12, биология - 13, география – 14, история - 15. После этого Код термина строится из шести десятичных цифр, первые две из которых представляют собой Код предметной области, а четыре оставшихся - порядковый номер данного термина в данной предметной области.

7

Сохраните документ с таблицей в файле Термины.doc; Запустите программу MS Excel, Выполните копирование и вставку таблицы из документа Термины.doc на рабочий лист

табличного процессора Excel (для вставки установить курсор в первую ячейку столбца В). Введите в ячейку А1 заголовок столбца Порядковый номер. Заполните столбец А, введя в ячейки А1 и А2 значения 1 и 2 соответственно. Затем выделите

обе эти ячейки, установить курсор на правый нижний угол области выделения и протяните его вниз. Курсор при этом должен иметь вид маленького черного крестика.

В ячейку D1 введите текст Код предметной области.

Задание 7.2. Импортируйте данные таблицы Термины табличного процессора Excel в таблицу СУБД Access, для чего необходимо:

вызвать на исполнение СУБД Access; создать в СУБД Access новую базу данных с именем Try.mdb; использовать средство Файл/Внешние данные/Импорт, которое вызовет соответствующий

мастер, выполняющий необходимые действия для преобразования Excel-таблицы в таблицу базы данных:

8

На следующем шаге - выбрать параметр Данные необходимо сохранить: в новой таблице. На следующем шаге - описать поле Порядковый номер так, как показано не рисунке:

На следующем шаге - определить поле Порядковый номер как ключевое поле таблицы:

На следующем шаге присвоить создаваемой таблице имя Термины. Откройте таблицу Термины в режиме конструктора, просмотрите свойства полей таблицы,

выделяя каждое поле. Исправьте тип поля Код термина с Числовой на Текстовый. Сохраните изменения.

9

Задание 7.3. Создайте для последующей работы в базе данных Try.mdb, кроме таблицы Термины, также таблицу Предметные области, содержащую столбцы Код предметной области и Название, которые заполняются вручную. Для этого выполните:

В окне базы данных на вкладке Таблицы выберите Создание таблицы в режиме конструктора.

В окне конструктора определите поля Код предметной области и Название. Поле Код предметной области следует сделать ключевым. При закрытии окна конструктора таблицы присвоить ей имя Предметные области.

Задание 7.4. Установите связь между таблицами Термины и Предметные области: Выполните в меню Сервис/Схема данных. В открывшемся окне выберите последовательно

обе таблицы и добавьте их в схему данных:

Закройте окно Добавление таблицы и с помощью мыши перетащите поле Код предметной области одной из таблиц на одноименное поле другой таблицы.

10

В открывшемся окне Изменение связей обратите внимание на тип отношения, он должен быть «один-ко-многимм». Щелкните кнопку Создать.

В окне Схема данных появится связь между таблицами. Закройте окно.

Задание 7.5. Введите данные в таблицу Предметные области:

Задание 7.6. Создайте автоформу «в столбец» для таблицы Термины: Переместитесь на вкладку Формы и щелкните кнопку Создать. В окне Новая форма

выберите параметры:

Нажмите кнопку ОК. Появится окно формы:

11

Перемещаясь по записям, ввести значение в поле Код предметной области и удалить пробел перед словами в поле Термин.

Закрыть форму, сохранив ее с именем Термины.

Задание 7.7. Создайте запрос к базе данных, который по заданному термину позволит найти соответствующую предметную область. Для этого выполните следующие шаги:

В окне базы данных откройте вкладку Запросы и выберите пункт Создание запроса в режиме конструктора.

Откроется окно конструирования запроса и окно добавления таблиц. Добавьте обе таблицы: Термины и Предметные области.

Из таблицы Термины двойным щелчком мыши по названию поля включите в запрос поле Термин, из таблицы Предметные области – поле Название.

В строке Условие отбора для поля Термин введите текст в квадратных скобках: [Введите название термина]:

Закройте окно конструктора запроса, сохранив запрос с именем Запрос1. Создан запрос с параметром для поля Термин. Наличие параметра позволит вводить конкретный термин при выполнении запроса.

Выполните запрос, дважды щелкнув его имя в окне базы данных. На экран будет выведено диалоговое окно, в котором нужно ввести с клавиатуры (с заглавной буквы) любой термин из таблицы Термины:

Результатом выполнения запроса будет таблица, состоящая из 1 строки:

12

Задание 7.8. Создайте запрос к базе данных, который по заданной предметной области позволит найти соответствующие термины. Сохраните запрос с именем Запрос2.

Задание 7.9. Создайте запрос к базе данных, который по каждой предметной области позволит найти количество терминов, принадлежащих этой предметной области. Сохраните запрос с именем Запрос3.

При создании запроса включите в него поле Код термина из таблицы Термины и поле Название из таблицы Предметные области.

Создается итоговый запрос, поэтому нужно щелкнуть на панели инструментов кнопку Групповые операции. В запросе появится строка Групповая операция. Установите в этой строке параметры так, как показано на рисунке:

Закройте и сохраните запрос с именем Запрос3. Выполните запрос. Результат выполнения запроса показан на следующем рисунке:

13