Guidelines for Hosts and Moderators Understanding Key RolesThe business and editorial departments share responsibility for success of the Education Week Leadership Dinners. They work cooperatively in planning and hosting these events, while respecting each other’s role and responsibilities.

The business department lets the director of programming for live and virtual events know of a dinner theme that a sponsor is interested in. The director of confirms with the editorial department that it can deliver on that theme and helps identify a moderator. The editorial department frames the topic for discussion and identifies questions to be covered. The sponsor may provide feedback, but the final framing of the topic and questions is an editorial responsibility.  

The host of the dinner, generally from sales and marketing, handles on-site relations with the venue management and the event sponsor. He or she welcomes the guests, both informally upon arrival and during opening/closing remarks, provides introductions, and manages the schedule (start and stop times, etc.).

The moderator, generally an Education Week or Education Week Teacher reporter or editor, leads the dinner discussion and facilitates the participation of the attendees. 

Our goals for each Education Week Leadership dinner are: 

1) To ensure a lively, engaging, informative peer-to-peer discussion of the dinner theme among our guests; 2) To extend the reach and impact of the Education Week brand; 3) To provide sponsoring organizations access to insightful decision-maker conversations; and 4) Where possible, identify new story ideas and contacts for future reporting.

Our simple yardstick of success: Would all attendees, including EPE staff, invitees, and sponsors, want to attend another Education Week Leadership Dinner?

Preparing ModeratorsReporters or editors with no experience moderating a dinner are required to attend one to watch a seasoned moderator lead a dinner before moderating one themselves.

Seasoned moderators will help prep future moderators before dinner events. New moderators will receive training on leading successful discussions, such as tips on avoiding dominance by a few guests, defusing awkward moments, and touching the right thematic bases without being too scripted. 

The moderator and the business department’s host will meet at least a week before the event to talk about how they will work together during the dinner, including such matters as their division of responsibilities, the pacing of the event, and ways of encouraging participation of all the guests. The director of programming for live and virtual events will schedule this meeting with the sales and marketing associate responsible for dinner planning. Addressing the Theme, Engaging the AttendeesModerators are expected to address during the discussion all the topical questions originally agreed upon and published in the dinner promotion.

Moderators are free to address recent news developments or trends that are related to the theme of the dinner but that are not necessarily included in the dinner promotion questions. They should feel empowered to drive the conversation in the most interesting and engaging direction based on responses from the attendees, without veering off topic.

Moderators should actively encourage every attendee to take part in the conversation. Communicating With Sponsors The business department will communicate with sponsor representatives before the event to make sure they know the agreed-upon dinner theme and discussion-framing questions. Sponsors should know they’re not to make on-site requests for changes to the topic as it was promoted to the guests. 

The business department should make sure the sponsor knows that its representative should make no request, or have any expectation, that the moderator mention its products or services. 

The sponsor’s representatives will be included in the discussion on the same basis as other attendees.