Novi Sad 21000, Srbija Puškinova 26

Tel: 021 47 20 200 Fax: 021 45 12 16

e-mail: office@prozone.rs web: www.prozone.rs

SOFTVERSKI PROIZVODI

Procesi rada usmereni su ka izradi softvera koji u

najkraćem vremenu koje je potrebno korisnicima

za razvoj i primenu, obezbeđuju pouzdanost.

Uspesi proizvoda kompanije PROZONE

zasnovani su na primeni najmodernijih

tehnologija i profesionalnom odnosu u

poslovima upravljanja razvojem softvera i

podršci korisnicima u implementaciji razvijenih

aplikacija.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 2 od 16

Sadržaj:

O kompaniji .............................................................................................................................. 3

Softverski proizvodi ............................................................................................................... 5

eDocumentus .......................................................................................................................... 5

eArhiva – Document Scanning Client .................................................................................. 8

eDocProcessEditor ................................................................................................................ 9

eDocumentusSigner ........................................................................................................... 11

eDocumentus for MS Outlook eDocumentus offline klijent ....................................... 12

eDocumentus for IBM Maximo ......................................................................................... 13

Elektronska pisarnica - ePisarnica ..................................................................................... 14

Mesto PROZONE softvera? ................................................................................................ 16

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 3 od 16

O kompaniji

Kompanija PROZONE – IT Solutions uspešno posluje u oblasti razvoja softverskih

proizvoda i rešenja. Osnovana je 2002. godine u Novom Sadu, saradnjom sa velikim

brojem klijenata, investirajući u kadrove i infrastkturu razvila je sopstvene softverske

proizvode i tehnologije u oblastima Document Management i Business Proces

Management (DM, BPM).

Danas PROZONE izrađuje softver za domaće i strane kompanije iz sektora osiguranja,

bankarstva, elektrodistributivnih delatnosti kao i za državne organe i organizacije.

PROZONE se već deset godina u svom radu oslanja se na svetske standarde, rešenja svojih

partnera, opensource rešenja i sopstvena rešenja.

Procesi rada usmereni su ka izradi softvera koji u najkraćem vremenu koje je potrebno

korisnicima za razvoj i primenu, obezbeđuju pouzdanost. Uspesi proizvoda kompanije

PROZONE zasnovani su na primeni najmodernijih tehnologija i profesionalnom odnosu u

poslovima upravljanja razvojem softvera i podršci korisnicima u implementaciji razvijenih

aplikacija.

Najznačajnije oblasti koje pokriva delatnost PROZONE su:

razvoj proizvoda za upravljanje dokumentacijom (Document Management) i

upravljanje poslovnim procesima (Business Process Management),

implementacija rešenja za upravljanje poslovnim procesima i upravljanje poslovnim

sadržajima (Enterprise Content Management)

implementacija Enterprise Asset Management rešenja zasnovanih na IBM Maximo

sistemu

konsultantske usluge

izrada custom web aplikativnih rešenja po zahtevu korisnika

Među klijentima kompanije PROZONE su državni organi i velika predezeća u Srbiji:

Elektrovojvodina Novi Sad

Elektrodistribucija Beograd

Vlada Vojvodine

Gradska uprava Grada Novog Sada

JKP Informatika

DDOR Novi Sad

Razvojna banka Vojvodine

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 4 od 16

Vojvođanska banka, Novi Sad

Institut za kardovaskularne bolesti, Sremska Kamenica

JP Poslovni prostor, Novi Sad

Agencija za borbu protiv korupcije Republike Srbije

MUP Republike Srbije

Ministarstvo Pravde Republike Srbije

Zavod za izgradnju grada, Novi Sad

JKP Poslovni prostor, Novi Sad...

za koje je Prozone razvio i uspešno implementirao sledeća softverska rešenja:

Implementaciju DMS sistema

Elektronska pisarnica sa obradom predmeta

eNabavke - sistem za podršku nabavkama i komercijalnom poslovanju

eInvesticije - planiranje i praćenje investicija

eSudskiPredmeti /pravni poslovi/ - praćenje i evidentiranje sudskih predmeta

Implementacije elektronske pisarnice i upravljanje poštom odnosno

predmetima

eUgovori - evidencija i praćenje ugovora

Procedure sistema kvaliteta - ISO dokumentacija

Sistem za pripremu materijala i održavanje sednica državnih organa

Procedure odobravanja kredita

Softverska rešenja u osiguranju

PROZONE je realizovao i druga rešenja, koja se koriste i u inostranstvu: Austrija,

Slovenija, Holandija, Grčka, Kuvajt, Liban, UAE, SAD.

Od inostranih klijenata izdvajaju se:

Kuwait National Petroleum Company

Kuwait Oil Company

PIC Kuwait

Consolidated Constractors Company, Lebanon

Operators, Lebanon

Greco, Austria

RRC, Slovenia

Dayon, Holandija

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 5 od 16

Softverski proizvodi

Kompanija PROZONE-a razvila je sistem za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima čije osnovne funkcije obuhvataju:

rukovanje fizičkim skladištenjem dokumenata

organizaciju dokumenata u logičke strukture

rukovanje životnim ciklusom dokumenata

pretraživanje dokumenata

kontrolu pristupa dokumentima

podršku za razmenu i deljenje podataka

podršku za kolaboraciju više učesnika

podršku za definisanje poslovnih procesa (workflow)

automatske procedure za vođenje poslovnih procesa

izveštavanje o poslovnim procesima

administraciju sistema

eDocumentus je aplikativni sistem i softverska platforma razvijena od strane

projektnog i razvojnog tima PROZONE-a. Osnovna namena proizvoda je upravljanje

elektronskim dokumentima i automatizacija poslovnih procesa (Document Management

& Workflow Management System).

eDocumentus je moderan poslovni sistem projektovan koji je u mogućnosti da zadovolji

sve potrebe korisnika za rad sa dokumentima, pored osnovne funkcije Document

Management System, integriše i Record Management i Workflow Management sisteme.

eDocumentus je namenjen korisnicima koji imaju potreba da organizuju, kreiraju,

distribuiraju i vrše pregled poslovnih dokumenata. Pored toga sistem omogućava i

dokumentovanje poslovnih procesa u toku 'životnog ciklusa' dokumenta: od kreiranja do

arhiviranja u elektronskoj formi. U funkcije ovaj sistem za upravljanje dokumentima

uključena je identifikacija dokumenata, snimanje, pregled, praćenje promena,

verzioniranje, upravljanje poslovnim procesima, predstavljanje dokumenata.

Korisnici eDocumentus sistema imaju mogućnost korišćenja više paralelenih pogleda u

edocumentus. Za početak, moguće je koristiti web aplikaciju (grupu web aplikacija),

odnosno pristupati edocumentusu pomoću bilo kojeg internet pretraživača. Prozone

testira i unapređuje web aplikaciju sa svim internet pretraživačima kao što su Firefox,

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 6 od 16

Internet Explorer, Opera i Chrome, ali ne postoje ograničenja, tako da je moguće koristiti

bilo koji pretraživač koji podržava standarde.

Korišćenjem WebDAV

protokola moguće je

pristupiti eDocumentus

skladištima dokumenata

jer eDocumentus

podržava ovaj protokol.

Ovaj vid komunikacije je

podržan u modernim

poslovnim aplikacijama

uključujući MS Office,

Open/LibreOffice i

omogućuje najbrži i

najlakši

pristup sadržaju

dokumenta.

Korisnici mogu odabrati da svoje zadatke i dokumente pregledaju pomoću MS Outlook

programa. Uz pomoć Prozone dodatka, MS Outlook postaje snažan offline klijent

eDocumentus. Dodatak omogućava korisnicima da naprave lokalnu kopiju željenog dela

skladišta dokumenata i brine se o sinhronizaciji između skladišta i lokalnih kopija.

Pored korišćenja eDocumentus

aplikacija, sistem omogućava

integraciju sa drugim sistemima

(webservices, tool-agents...) tako

da korisnik radeći u svom

sistemu, zapravo radi u

eDocumentusu a da toga nije ni

svestan.

eDocumentus je procesno

orjentisan sistem za upravljanje

dokumentima. Logika poslovnih procesa u potpunosti je povezana sa upravljanjem

dokumentacijom koja se generiše u toku njihovih izvršavanja. Glavni cilj ovakvih sistema je

omogućavanje automatske realizacije poslovnih procesa prema aktivnostima koje su za

taj proces definisane – workflow.

Workflow omogućava korisnicima da definišu radne procese u okviru čijih aktivnosti se

generišu dokumenti kojima sistem upravlja. Jednostavno rečeno, workflow definiše „ko,

šta, kada i kako“ radi. Korisnik koji ima privilegije da kreira workflow proces može da

definiše novi ili izabere neki od postojećih templejta koji će odgovarati workflow procesu

koji će biti izvršen.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 7 od 16

Zahvaljujući svom modularnom dizajnu kao i dokumentovanom i jasno definisanom API u

eDocumentus-u je moguće veoma lako implementirati nove opcije ili omogućiti drugačiju

funkcionalnost već postojećih, a sve to prema specifičnim zahtevima klijenata.

Izvršavanje poslovnih procesa u eDocumentusu modulu za upravljanjem poslovnim

procesima je u skladu sa standrima propisanim od WfMC tako da omogućuje definisanje

svih standardnih elementa i preporučuje modelovanje procesa prema standardnima

WfMC.

Procese je zgodno dekomponovati na više manjih celina, čime se dobija mogućnost

ponovnog korišćenja već modelovanih procesa, ali i kasniju lakšu izmenu manjeg dela celog

procesa. Ovako definisani procesi se uključuju kao podprocesi u „glavnim“ procesima.

Pored definisanja osnovih varijabli procesa u eDocumentus procesima moguće je korisiti

direktno i same objekte edocumentusa i njihove atribute. Za izbor grananja procesa

moguće postaviti uslov statusa dokumenta na određenoj vrednosti ili da, na primer, naziv

dokumenta počinje određenim prefiksom i slično.

Na mestima gde je potrebno, procese je moguće modelovati tako da se određene

aktivnosti mogu ponavljati od strane drugog korisnika (revizija dokumenta, npr.) odnosno

moguće je definisati ciklične procese. Sam eDocumentus poseduje veliki set već

definisanih poslovih procesa i šablona za pravljenje standardnih zahteva nad

aktivnostima, kao što su petlje, slanje elektronske pošte, delegiranje zadatka, postavljanja

alarama za određene aktivnosti u procesu i slično.

Prilikom izvršavanja procesa, korisnici sa odgovarajućim pravima mogu pronaći trenutne

aktivnosti nekog korisnika i izvršiti preraspodelu zadatka, odnosno, delegirati zadatak

drugom korinisku.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 8 od 16

eArhiva – Document Scanning Client

eArhiva je klijentska desktop aplikacija za masovno skeniranje, indeksiranje

dokumenata i njihovo učitavanje (za čiji rad je potreban samo .NET framework i instaliran

drajver odgovarajućeg skenera). Aplikaciju je moguće koristiti i samo kao aplikaciju za

klasifikaciju, indeksiranje i učitavanje (upload) dokumenata u sistem, dok se samo

skeniranje može vršiti pomoću bilo kog programa za skeniranje.

eArhiva se odlikuje jednostavnim, preglednim i lakim za rukovanje korisničkim

interfejsom koji uz nezaobilaznu multijezičku podršku jednostavno nameće intuitivan

način korišćenja aplikacije odnosno njenih osnovnih funkcionalnosti.

Skeniranjem dokumenata kreiraju se slike dokumenata u željenom formatu. Slikama

dokumenata će u fazi obrade biti pridružen set atributa koji ih čini spremnim za slanje na

eDocumentus server.

eArhiva omogućava podešavanje opcija skeniranja tako da je omogućeno skeniranje u crno

beloj boji, nijansama sive ili u koloru. Podešavanja se vrše na nivou profila koji se definiše

za određenu vrstu tipa skeniranja i samog skenera.

eArhiva omogućava napredan sistem skeniranja sa integrisanom podrškom za brze

skenere uz mogućnost naprednog podešavanja procesa skeniranja definisanjem

profila skeniranja koji enkapsuliraju set konfiguracionih parametara:

Format skenirane slike dokumenta

Veličina skenirane stranice

Vrsta/Format transfera slike sa skenera

Rezolucija skeniranja

Mogućnost skeniranja više stranica u jedinstveni dokument

Detekcija i odstranjivanje belih stranica

Detekcija dokument-separator stranice

Mogućnost dodatnog (finog) podešavanja parametara skeniranja

Ovim opcijama eArhiva podržava masovno skeniranje na takav način da se može

odjednom skenirati više dokumenata, koji su višestranični kao i dvostranično napisani.

eArhiva će uz pomoć definisanih separatora dokumenata i predmeta, automatski

odvajati skenirane dokumente i predmete u posebne strukture, uz automatsko

prepoznavanje belih stranica i njihovo brisanje iz sistema.

Poseban dodatak eArchive sistemu predstavlja njena OCR funkcionalnost. OCR služi kako

bi ubrzao proces popunjavanja atributa dokumenata, omogućava definisanje oblasti

dokumenta sa kojih će se čitati atributi i automatski popunjavati. Oblasti definiše

administrator i one se automatski snimaju na server ili u lokalni konfiguracioni fajl, u

zavisnosti od podešenih opcija.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 9 od 16

eArhiva integiše ovaj napredni sistem donoseći funkcionalnost konverzije formata

dokumenata na osnovu napredne jezičke i OCR tehnologije.

Modul za automatsko prepoznavanje bar-kodova podržava kodove. Nakon skeniranja

dokumenta modul automatski pretražuje sliku i vrši prepoznavanje bar-kodova bilo da su

orijentisani horizontalno ili vertikalno. Vrednosti prepoznatih bar-kodova mogu se

pridružiti atributima dokumenta. U slučaju da se na skeniranom dokumentu nalazi samo

jedan bar-kod, pridruživanje se može izvršiti automatski unapred definisanom atributu.

Kada se na dokumentu nalazi više od jednog bar-koda korisniku je omogućeno ručno

pridruživanje vrednosti bar kodova atributima dokumenta korišćenjem jednostavnog i

intuitivnog interfejsa.

eDocProcessEditor

GRAFIČKI ALAT ZA DEFINISANJE POSLOVNIH PROCESA

eDoc Proces Editor je grafički alat pomoću kojeg se na jednostavan i intuitivan način

kreiraju definicije procesa spremne i prilagođene za izvršavanje u okviru

eDocumentus sistema. Editor je u potpunosti baziran na standardu donešenom od strane

WfMC-a (Workflow Management Coalition), organizacije koja je odgovorna za donošnje

standarda u oblasti workflow-a. Jedan od standarda ove organizacije jeste i standard za

modelovanje poslovnih procesa (XPDL standard) kojega se eDocumentus Proces Editor u

potpunosti pridržava. Rezultat modelovanja je XML fajl koji se potom uvozi u eDocumetus

sistem, nakon čega je moguće kreirati instance poslovnih procesa baziranih na ovoj

definiciji.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 10 od 16

Grafički interfejs eDocumentus Proces Editor-a omogućava jednostavno modelovanje

poslovnog toka umetanjem grafičkih elemenata koji predstavljaju učesnike u procesu,

podprocese, aktivnosti procesa i tranzicije koje ih povezuju. Dodatni podaci o tipovima

varijabli, varijablama procesa, definicijama aplikacija koje se izvršavaju, itd. modeluju se

kroz veoma moćan sistem panela gde je moguće opisati svaki detalj izvršavanja procesa.

Editor poseduje velik skup šablona i već definisanih procesa koje je moguće iskoristiti i

time rešiti standardne zadatke kao što je slanje email-a, vraćanje procesa na prethodni

korak, delegiranje zadatka i slično. Korišćenjem i unapređivanjem ovog skupa, vreme

izvršenja svakog sledećeg procesa se skraćuje, jer se modelovani delovi ne moraju ponovo

modelovati.

eDoc Proces Editor omogućuje direktno povezivanje sa pokrenutom verzijom

eDocumentus i učitavanje novog ili modifikovanje postojećeg porcesa. Pored mogućnosti

učitavanja procesa, povezivanje sa edocumentus sistemom omogućuje i korišćenje

objekata eDocumentusa direktno u editoru, čime se postiže bolja validacija definicija

procesa.

Pri modelovanju procesa eDoc Process Editor svodi na minimum rad potreban za izradu

korisničkog interfejsa radnih zadatka. Pri definisanju ovih aktivnosti, postavljanjem

predefinisanih zadataka definiše se sadržaj, izgled i ponašanje korisničkog interfejsa

(odnosno formi koje će biti prikazane).

eDocumentus sadrži veći broj predefinisanih zadataka koji se odnose na rad sa

folderima, dokumentima, predmetima i njihovim atributima, zadaci postavljanja odluka,

odabira i potpisivanja, kao i zadaci za rad sa listama, kolekcijama itd. Napredne opcije

radnih zadataka odnose se na unos krajnjih rokova izvršavanja, prioriteta i opisa zadatka, a

definišu se postavljanjem dodatnih atributa aktivnosti, kroz grafički interfejs. Rokovi

izvršenja mogu se definisati kako za pojedine aktivnosti, tako i za grupe aktivnosti i za ceo

proces.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 11 od 16

eDocumentusSigner

APLIKACIJA ZA ELEKTRONSKO POTPISIVANJE DOKUMENATA

eDocumentusSigner je klijentska aplikacija (instalirana na korisnikovom računaru)

koja služi za elektronsko potpisivanje dokumenata u eDocumentus sistemu. Sposobna

je da preuzme dokument sa eDocumentus servera, po potrebi ga pretvori u pdf format,

prikaže sadržaj i informacije o dokumentu, potpiše dokument i vrati ga na server. Ovaj

dokument smatra da je eDocumentusSigner aplikacija uspešno instalirana.

Potpisivanje dokumenata se vrši pomoću klijentske aplikacije. Potpisani dokument je u

pdf formatu koji je odabran iz razloga što podržava sve potrebne tehnologije za

potpisivanje, validiranje i arhiviranje. Takođe, dokument potpisan pomoću klijentske

aplikacije je u skladu sa Zakonom o elektronskom potpisu, kao i sa PAdES standardom

(Part 2). PAdES standard je kompatibilan sa standardom ISO 32000-1 (predstavlja njegov

podskup) i kao takav pruža napredne mogućnosti kao što su višestruko potpisivanje,

validacija potpisnikovog sertifikata itd.

Kada korisnik eDocumentus aplikacije pokrene akciju digitalnog potpisivanja dokumenta,

pokreće se klijentska aplikacija koja preuzima dokument sa servera. Ukoliko preuzeti

dokument nije u pdf formatu on se prebacuje taj format. Nakon promene formata (ukoliko

je bilo potrebe za tim) dokument se validira i prikazuju se informacije o samom dokumentu

kao i informacije o postojećim potpisima uz prikaz sadržaja otvorenog dokumenta.

Nakon ovog kratkog procesa, korisnik je u mogućnosti da potpiše dokument sa nekim od

ključeva instaliranih na svom računaru. Kad se dokument potpiše on se ponovo validira

(uključujući i novokreirani potpis). Sada je korisnik u mogućnosti da pokrene akciju

otpremanja dokumenta na server. Tom prilikom se kreira nova verzija dokumenta na

serveru.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 12 od 16

Za sve potpisane dokumente u eDocumentus aplikaciji je moguće validirati potpise

kao i pregledati informacije o potpisima.

Zbog korišćenja PadES formata potpisanih pdf dokumenata, validacija potpisa, kao i prikaz

informacija o potpisima na dokumentu je moguć i iz Adobe Acrobat Reader aplikacije, čime

je pojednostavljena upotreba potpisanih dokumenata, jer se potpisani dokumenti mogu

slati i korisnicima izvan sistema, koji uz korišćenje standarde aplikacije za pregled pdf

dokumenata, mogu pročitati dokument i validirati sve informacije o potpisnicima

dokumenta

eDocumentus for MS Outlook

eDocumentus offline klijent

eDocumentus addOn za Microsoft Outlook

omogućava rad sa edocumentus dokumentima

i zadacima korišćenjem Microsoft Oulook-a.

Instalacijom dodatka, Outlook postaje korisnički

interfejs za rad sa dokumentima, gde je

omogućena sinhronizacija, čitanje, modifikacije,

itd. kao i korisnički interfejs za pregled

dodeljenih zadataka. Nakon instalacije, pojaviće

se novi outlook korenski folder - eDocumentus,

na čiji desni klik dobijamo eDocumentus opcije.

Dodavanjem i sinhornizacijom foldera sa

eDocumentus sistemom, outlook preuzima fajlove i postaje puni offline klijent. Pored

standardnog korišćenja dokument sistema, Outlook predstavlja i offline klijenta jer su

dokumenti nakon sinhronizacije dostupni i bez direktne veze sa sistemom.

Pored rada sa dokumentima, dodatak omogućuje i

rad sa zadacima, odnosno outlook taskovima.

Ukoliko korisnik ima dodeljene zadatake u

poslovnim procesima edocumentus sistema, nakon

sihnornizacije, zadataka će se pojaviti u outlook

taskovima.

Na ovaj način korisnik ima pregled ne samo lično

definisanih taskova već i zadataka dobijenih e

edocumentus poslovnim procesima u cilju bolje

organizacije vremena i bržeg izvršavanje svih

zadataka.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 13 od 16

eDocumentus for IBM Maximo

KOMPONENTA ZA ASSET MANAGEMENT

eDocumentus addOn za IBM Maximo, aplikativni sistem za Enterprise Asset Management

rad sa eDocumentus dokumentima u okviru IBM Maximo sistema. Komponenta

omogućava Maximo korisnicima da čuvaju i organizuju dokumente u bezbednom

repozitorijumu – eDocumentus. Repozitorijum dokumenata može biti kriptivan i na taj

način se značajno poboljšava bezbednost čuvanja dokumenata u IBM Maximo u odnosu

na standardnu Maximo document komponentu.

eDocumentus for Maximo komponenta omogućava korisnicima organizovanje

dokumenata u foldere, snimanje dodatnih atributa o dokumentima korišćenjem atributa i

tipova dokumenata, jednostavnu pretragu dokumenata po atributima ili sadržaju istih,

praćenje verzija dokumenta kao i beleženje svih informacija o izmenama dokumenta.

eDocumentus for Maximo je standardna Maximo komponenta koja se po svojoj arhitekturi

u potpunosti integriše u sistem i kao takva, nakon istalacije, pojavljuje se u okviru

Application Designer-a. Komponenta se integriše u Control Palette i može se koristiti na

standardan način za definisanje izgleda forme kao i ostale Maximo komponente.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 14 od 16

Elektronska pisarnica - ePisarnica

ePisanirca u potpunosti obezbeđuje upravljanje dokumentacijom i arhivskom

dokumentacijom prema pravilima kancelarijskog poslovanja i zakonskoj regulativi,

omogućava dobijanje standardnih kancelarijskih izveštaja (delovodne knjige, prijemne

knjige, listinga računa, vođenje ekspedicione knjige...), rad sa reversima, arhivskom

knjigom, popisom akata itd.

Elektronski dokumenti se čuvaju u sistemu za upravljanje dokumentima čime se postiže

brzo, jednostavno i efikasno pretraživanje i pregled postojećih elektronskih

dokumenata. U cilju obezbeđivanja bezbednosti informacija modul elektronske pisarnice

dozvoljava definisanje različitih nivoa pristupa u zavisnosti od organizacione strukture i

funkcije korisnika, a po potrebi i enkripciju sadržaja dokumenata. Modul elektronske

pisarnice obezbeđuje jedinstvenu evidenciju svih dokumenata. Pored evidencije

predmeta, ePisarnica obezbeđuje praćenje statusa i kretanja predmeta. U slučaju da

ulazni i izlazni dokumenti postoje u elektronskom obliku ePisarnica omogućava

automatsko vezivanje dokumenata za odgovarajući predmet.

Osnovne funkcionalnosti Elektronske pisarnice:

Primanje, evidentiranje i dostavljanje u rad akata i predmeta

Arhiviranje predmeta i njihovo čuvanje po propisanim pravilima

Praćenje efikasnosti i ažurnosti organa državne uprave kroz veći broj izveštaja ili

uvidom u predmete

Propisani šifarnici i registri

Praćenje promena i dopune predmeta uz brzu i jednostavnu pretragu dokumenata

Funkcionalnosti koje su propisane Uredbom i uputstvom o kancelarijskom

poslovanju

Popisi akata i definisanje rokova za rešavanje predmeta

Rešavanje predmeta i žalbi

Rokovi čuvanja i arhivske knjige sa rokovnikom

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 15 od 16

Funkcionalne prednosti Elektronske pisarnice:

Jedinstvena evidencija svih predmeta bez obzira da li su organizacione jedinice

dislocirane sa praćenjem statusa i kretanjem predmeta kao i zaduženog obrađivača;

Digitalizacija dokumenata i njihovo čuvanje u elektronskom obliku uz automatsko

vezivanje za odgovarajući predmet;

Efikasnost i ekonomičnost organa državne uprave ili drugih državnih organozacija i

javnih preduzeća smanjenjem ukupnog vremena obrade predmeta;

Korisnički orijentisana web aplikacija prilagođena intenzivnom unosu i produktivnom

radu, organizovano i centralizovano smeštanje dokumenata u eDocumentus;

Dodatni izveštaji specifični za konkretnu lokalnu upravu (naručioca) koji obuhvataju

celokupnu evidenciju lokalne uprave kao i konkurentni rad velikog broja korisnika;

Bezbednost informacija i dozvole pristupa obezbeđene su na različitim nivoima

organizacione strukture i funkcija, a po potrebi i enkripcijom sadržaja dokumenata.

Softver elektronske pisarnice je integrisan sa eDocumentus-om tako, da se dokumenti koji

su vezani za određeni predmet prikazuju na istoj prezentacionoj formi (HTML stranici) u

softveru, a čuvaju se u sistemu za upravljanje dokumentima.

Dokumenti koji se generišu u softveru se smeštaju u eDocumentus automatski bez

intervencije korisnika. Softver elektronske pisarnice omogućava čitanje, unošenje,

menjanje i brisanje dokumenata. Sve izmene dokumenata se automatski snimaju u

eDocumentus-u.

Elektronska pisarnica podržava i akcije rada sa dokumentima: prelistavanje, čitanje,

editovanje, copy/paste, import, kreiranje novog dokumenta, kreiranje dokumenta iz

obrasca, kreiranje foldera.

ePisarnica omogućava i unos i smeštanje skeniranih dokumenata u strukture koji je

automatizovan. Dokumenti su snimljeni u eDocumentus i logički povezani sa predmetima

na koje se odnose. Integracija ovih sistema zasnovana je na web servisima.

Softver elektronske pisarnice je integrisan sa postojećim sistemom za upravljanje

procesima. Korisnik aplikacije mora ima jasnu informaciju o svojim zadacima i rokovima.

Lista zadataka koja nastaje na osnovu dodeljenih zadataka i aktivnosti iz procesa koji se

izvršavaju u eDocumentusu je prikazana korisniku. Za svaki zadatak koji je korisniku

dodeljen, a koji on prihvati, u elektronskoj pisarnici se prikazuje aplikativna forma koju

korisnik mora da popuni u zavisnosti od tipa zadatka.

ProZone d.o.o. Puškinova 26, 21000 Novi Sad

e-mail: office@prozone.rs Phone: +381 21 47.20.200

Fax: +381 21 451.216

Strana 16 od 16

Klasični informacioni sistemi imaju velike mogućnosti za rad sa podacima ali su obično

ograničeni na osnovni set funkcionalnosti kada je u pitanju rad s dokumentima.

Softverski proizvodi i rešenja kompanije PROZONE bazirani su na sistemu za upravljanje

dokumentima i poslovnim procesima eDocumentus i mogu se integrisati s postojećim

sistemima tako da im omogućavaju funkcionalnosti definisanja i izvršavanja poslovnih

tokova, njihovog praćenja i modifikacije, čime se postiže visoka fleksibilnost i brz odgovor

na promene u poslovnom okruženju.

Iz svih ovih razloga, softver koji je PROZONE razvio pronošao je svoje mesto:

gde treba definisati ili već postoje jasno opisani poslovni procesi,

gde je potrebno da se dokumenti, informacije i podaci kreću od jednog do drugo dela organizacije,

gde se radi s velikom količinom papirne dokumentacije,

gde se radi s tipizaranim obrascima i dokumentima, koje je potrebno popunjavati podacima,

gde je potrebno postojeće aplikacije oplemeniti mogućnostima upravljanja poslovnim procesima i upravljanja dokumentima,

gde je potrebno brzo i efikasno rešenje i dobra podrška korisnicima,

gde je potrebno prilagoditi softversko rešenje realnim procesima i potrebama korisnika.