echipa eficienta
DESCRIPTION
Fiecare manager, indiferent de aria sa de activitate, urmăreşte întotdeauna succesul. Şi ştie că, dincolo de fondurile investite, de publicitatea făcută sau contractele bine negociate, stau întotdeauna oamenii săi – cei care pun lucrurile în mişcare. Astfel, modul în care un manager îşi alcătuieşte echipa are o pondere importantă în atingerea scopului menţionat anterior, şi anume succesul.TRANSCRIPT
echipa eficientGhid pentru organizarea i funcionarea unei echipe eficienteInstrument antreprenorial pregtit de Fundaia Centrul Regional de Management Organizaional n cadrul proiectului Universitatea Antreprenorial - Dezvoltarea i promovarea culturii antreprenoriale n condiii de criz i post-criz (2010-2013)Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Axa prioritar 3 Creterea adaptabilitii lucrtorilor i ntreprinderilor
Domeniul major de intervenie 3.1 Promovarea culturii antreprenoriale
Titlul proiectului: Universitatea Antreprenorial-Dezvoltarea i promovartea culturii antreprenoriale n condiii de criz i post-criz: POSDRU/9.2/3.1/S/64309
GHID PRIVIND
CREAREA SI FUNCTIONAREA UNEI ECHIPEFiecare manager, indiferent de aria sa de activitate, urmrete ntotdeauna succesul. i tie c, dincolo de fondurile investite, de publicitatea fcut sau contractele bine negociate, stau ntotdeauna oamenii si cei care pun lucrurile n micare. Astfel, modul n care un manager i alctuiete echipa are o pondere important n atingerea scopului menionat anterior, i anume succesul. Dar ce este o echip?
Definiie!Echipa = un grup de oameni care lucreaz mpreun pentru ndeplinirea unui scop comun.
Echipa are:
Un puternic sim al identitii
Roluri diferite pentru fiecare membru al ei
Scop comun
Activiti interdependente
Valorile echipei
Comunicare permanent
ncredere
Rezolvare transparent a conflictelor
Coeziune i ncredere n obiectivul comun
Aprecierea efortului fiecrui membru
Leader bun
I. ROLURILE N CADRUL ECHIPEI n funcie de mrimea proiectului n care este implicat echipa, rolurile pot varia. De aceea este important s tii ce roluri trebuie s alegei i care vor fi atribuiile acestora. ntr-un proiect mic, vei alege urmtoarele roluri:1. Manager de proiect
2. Sef de echipa3. Dezvoltator de proiect
4. Responsabil asigurarea calitii
1. Managerul de proiect
Este numit naintea studiilor de fundamentare
Planific i monitorizeaz evoluia proiectului Poate fi unul din cei care au emis ideea proiectului
Analizeaz necesarul de resurse umane
Alctuiete nucleul echipei Ia decizii n funcie de natura proiectului, poate avea pregtire tehnic Are abiliti de conducere, organizare, decizie, motivare, negociere, previziune, inovaie
Posed certificri n Managementul de proiect Este responsabil cu succesul sau eecul proiectului2. Sef de echipa Responsabil cu execuia conform standardelor a activitilor planificate
Monitorizeaz activitatea echipei
Corecteaz sau ndrum activitile echipei Raporteaz managerului stadiul proiectului3. Dezvoltator de proiect
Responsabil cu implementarea cerinelor proiectului4. Responsabil asigurarea calitii (Quality Assurance)
Responsabil cu verificarea funcionalitii i performanelor produsului Analizeaz rezultatele i ntocmete rapoarte
Propune soluii de mbuntire
Propune aciuni corective i preventiventr-un proiect mare, la rolurile menionate mai sus, vei mai aduga unele din urmtoarele roluri sau chiar toate:1. Arhitectul proiectului
2. Technical writer3. Analist
4. Consultant
5. Experi de business
1. Arhitectul proiectului
Este responsabil de arhitectura proiectului/produsului
Capteaz interesele partenerilor de afaceri i le transpune alegnd arhitectura adecvat2. Technical writer Este responsabil de documentaia tehnic a proiectului Primete documente tehnice de la colegi (ingineri) pe care le editeaz pentru a fi corecte i conforme cu standardele n vigoare i aplicabile
3. Analist (Analist de afaceri / Analist de sistem)
Este responsabil de nelegerea corect a cerinelor de business Studiaz specificaiile clienilor, clarific orice detalii cu clienii sau partenerii de afaceri Redacteaz specificaiile aplicaiei4. Consultant
Analizeaz fezabilitatea ofertelor de proiecte
Propune soluii pentru diverse probleme
Evalueaz gradul de atingere a obiectivelor proiectului
5. Experi business (Manager de produs, Manager de program)
NUCLEUL ECHIPEI Este alctuit din profesioniti
Fiecare acoper mai multe sarcini diferite
Responsabilitile sunt mprite
Managerul de proiect coordoneaz activitile membrilor echipei
Managerul de proiect acord atenie fiecrui membru al echipei
O alt clasificare a ROLURILOR ntr-o echip poate fi urmtoarea:
Lider informal
Inovator
Organizator
Evaluator
FinalizatorII. GESTIUNEA TIMPULUIToi membrii echipei trebuie s aib abiliti de gestionare a timpului, pentru eficientizarea activitii. Ei trebuie s tie:
s i stabileasc obiectivele
s evite ntreruperile
s i prioritizeze activitile
Definiie!Obiectivul = rezultat concret, msurabil, limitat n timp care trebuie obinut i care marcheaz un
progres n atingerea scopului unui proiect. (prof.dr.ing. Mircea Covrig)
III. CREAREA UNEI ECHIPE DE SUCCES Este strns legat de nelegerea misiunii sau obiectivelor organizaiei i se realizeaz prin acordarea, de ctre manageri, a unei atenii sporite urmtoarelor aspecte: (Susan M. Heathfield)1. Comunicarea clar a ateptrilor2. Context
3. Angajament
4. Competen
5. Control
6. Colaborare
7. Comunicare
8. Inovaie
9. Consecven
10. Coordonare
INCLUDEPICTURE "http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR1BVZx9-sJ6hy7BoA0KP6roGnKwbu9WJeoAPa_phTKlNka7Xeh" \* MERGEFORMATINET
INCLUDEPICTURE "http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR1BVZx9-sJ6hy7BoA0KP6roGnKwbu9WJeoAPa_phTKlNka7Xeh" \* MERGEFORMATINET Performana unei echipe este influenat de: Modul n care se comport liderul
Modul de rezolvare a problemelor i luare a deciziilor
Conflicte i modalitatea lor de rezolvare
IV. CUM OPTIMIZAI RESURSELE UMANE ALE ORGANIZAIEI DUMNEAVOASTR? Conform Safe Management Consulting, prin:
Identificarea n interiorul companiei a angajailor cu potenial ridicat
Analiza psihologic a muncii
Evaluare, selecie i expertiz psihologic n vederea angajrii, autorizrii i meninerii n funcie Formare, orientare i repartiie n munc dup criterii psihologice Diagnoz i intervenie organizaional
Consiliere pentru orientarea n carier i dezvoltare personal Informare i consiliere n vederea reconversiei i integrrii socio-profesionale
Elaborare de sisteme sau programe de motivare a personalului organizaiei
Conceperea planurilor de retenie adaptate cerinelor companiei dumneavoastr pentru toate nivelurile: management, functii de executie, mid-level, personal administrativ, incepatori Desfurarea i evaluarea rspunsurilor la interviul care are loc la incetarea raporturilor de munca (exit-interview) Analiza i prevenirea fenomenelor de inadaptare profesional
Studiul i prevenirea stresului ocupaional
Studierea i evaluarea modalitilor de mbuntire a adaptrii personalului n activitate
V. ECHIPA DE MANAGEMENT BAZAT PE CUNOTINE. FACTORI DE SUCCES
Principala responsabilitate a managerului bazat pe cunotine este organizarea fluxurilor de informaie i cunotine n cadrul companiei. (Trainmore-Knowmore)
Managementul bazat pe cunotine este un element important al strategiei unei companii. Atunci cnd alctuii o echip de management bazat pe cunotine trebuie s avei n vedere civa factori:
Managerii bazai pe cunotine trebuie s cunoasc obiectivele fundamentale ale companiei; de aceea, ei ar trebui s participe la edinele managementului de vrf, n vederea unei gndiri strategice. Componena echipei trebuie s reflecte o structur echilibrat de know-how pentru a se putea adresa tuturor aspectelor de management bazat pe cunotine. EX: expertiz n domeniul IT, expertiz n domeniul resurselor umane, expertiz n domeniul financiar, n domeniul juridic, n domeniul calitii etc.
Managerul bazat pe cunotine trebuie s tie s i motiveze angajaii pentru a se implica n activitile de management bazat pe cunotine. Managerul bazat pe cunotine trebuie s aib abiliti de comunicare i abiliti interpersonale puternice, pentru a construi relaii solide. Trebuie s fie flexibil i s dea dovad de capacitate de adaptare.
Echipa bazat pe cunotine trebuie s aib un grad ridicat de autonomie pentru a putea rezolva problemele imediat ce acestea apar.
Echipa bazat pe cunotine trebuie s fie pasionat de cunotine, de informaie.
VI. DINAMICA ECHIPEI
Definiie!Dinamica echipei = tipare de comportament ce se formeaz odat cu dezvoltarea echipei (atitudine, mod de lucru, organizare)
Factori de influeneaz dinamica:
Dorina de implicare
Competiia
Succesul
Statutul
Stilul emoional al liderului
VII. ETAPELE DE DEZVOLTARE ALE UNEI ECHIPE
1. Formare
2. Furtun
3. Normare
4. Performan
5. Desprire (Bruce W. Tuckman)
1. Formarea Se cunosc i se testeaz reciproc
Se stabilesc comportamentele acceptate ntre colegi Se simte nevoia de ndrumare
Se stabilesc scopul i obiectivele comune
Se discut procedurile, schema de personal, procesele
2. Furtuna
Apar conflicte ntre membrii echipei Apare lipsa de unitate Membrii echipei reacioneaz emoional n anumite momente
Apar sentimente de rezisten, ostilitate, disconfort, incompeten
Comunicarea este slab i se ascult foarte puin unii pe alii
Apar conflictele i dezbinri ntre membrii echipei
Cum rezolvai aceste probleme?
Prin exprimarea clar a prerilor, fr s acuzai alte persoane Ascultarea fiecrui punct de vedere
Clarificarea punctelor principale
Solicitarea prerii echipei
3. Normarea
Membrii echipei ncep s se accepte Se formeaz un mediu deschis de comunicare Se dezvolt coeziunea echipei
Fiecare i cunoate rolul n echip i consecinele rezultatelor activitii personale4. Performana
Este etapa n care echipa rezolv eficient problemele Se face trecerea de la subiectivitate la obiectivitate
Se elaboreaz soluii Se ating obiectivele
Apar sentimente de entuziasm, ataament fa de echip Se dezvolt abilitatea de a preveni conflictele sau de a le rezolva eficient
5. Desprirea
Se trag concluzii, se scriu rapoarte
Exist sentimente de mplinire i de pierdere
Este etapa n care se nva din greeli i se fac cunoscute experienele utile
Persoanele accept noi roluri ntr-o echip
Reprezint un nou nceput
Resurse utilizate: http://www.trainmore-knowmore.eu (proiect pilot susinut de Programul Leonardo da Vinci) How to Make Teams Effective, de Susan M. Heathfield (http://humanresources.about.com/od/involvementteams/a/twelve_tip_team.htm) Cursul Management de proiect, de prof.dr.ing.Mircea Covrig i as.ing.Cristina Gheorghe
http://elf.cs.pub.ro/mps/wiki/laboratoare/laborator-02 http://safecons.com/flash/smc.swf Articole Bestjobs.ro Instrumente Structurale
2007-2013
Fondul Social European
POSDRU 2007-2013
GUVERNUL ROMNIEI
MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I
PROTECIEI SOCIALE
AMPOSDRU
UNIUNEA EUROPEAN