自動発注システム...

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自動発注システム

e-オーダー操作マニュアル株式会社フリービットEPARKヘルスケア 2020.10

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Q&A

レポート

グループ

設定

履歴

在庫

来局予測

予製

自動発注

概要

目次

2

p.03 マニュアルの概要

p.04 機能概要と注意点

p.05 自動発注の最適在庫数の定義について

p.06 自動発注の基本操作

p.07 一括編集と個別発注

p.08 医薬品の予製発注

p.09 来局予定の患者リスト

p.10 在庫数、納入額、割引率の確認

p.11 在庫の数量調整

p.12 譲渡書・譲受書の発行

p.13 ロット一覧の確認

p.14 返品候補の確認

p.15 発注履歴の確認

p.16 納品履歴の確認

p.28 よくあるご質問

p.29 お問い合わせ

p.25 グループ内の譲渡

p.26 グループ内の店舗別調剤推移

p.27 エリア情報の設定

p.22 売上・加算レポートの確認

p.23 棚卸集計表

p.24 譲渡伝票一覧

p.17 採用品マスタの確認

p.18 調剤データのアップロード

p.19 小分け購入する医薬品の設定

p.20 休業日と発注タイミングの設定

p.21 譲渡書・譲受書のフォーマット設定


マニュアルの概要

3

▼自動発注システム「e-オーダー」は、弊社の不

動在庫売買サービス「みんなのお薬箱」の拡張機

能の1つです。

発注業務では、左図のオレンジ枠部分を使用する

ため、まずは「みんなのお薬箱」にログインしてく

ださい。

▼当マニュアルでは、このメニューに沿って操作

方法を解説しています。

問題が解決しない場合は、末項記載のお問い合

わせまでご連絡くださいませ。お電話もしくは

メールにて丁寧にご説明いたします。

概要自動発注予製来局予測在庫履歴設定レポートグループ Q&A


不動在庫の売買

医薬品の発注

機能概要と注意点

4

▼不動在庫売買サービス「みんなのお薬箱」にお

ける主な機能は左図の通りです。本来は下段の

「不動在庫の売買」がメインとなりますが、当マ

ニュアルでは、拡張機能「医薬品の発注」について

詳しく解説しています。

▼発注ボタンを押すことで卸業者に情報送信さ

れますが、各社によって締め時間は異なります。

▼廃棄、近隣薬局とのやり取り、現金問屋からの

購入など、システムに反映されない在庫数の変化

は手動入力の必要があります。

▼麻薬・薬価未収品・医療機器、覚せい剤、覚せい

剤材料・コンサータ(審査が必要な医薬品)は基本

的に発注できません。

▼最安値卸(今までの発注先卸ではない卸)に発

注する場合、卸の営業所によっては、在庫がない

場合がございます。卸が仕入れる期間も見越し

て余裕を持った発注をお勧めしております。


発注予定一覧

医薬品ごとに

設定変更

不動在庫

候補一覧

医薬品を選択

出品

買取手続き

自動発注

今すぐ発注


<明細コード設定>

包装規格ごとに正確な調剤使用量を把握するため、設定のご協力をお願いいたします。レセコンで処方入力をするときに、包装規格ごとに打ち分けるようになります。

これらの合計を「最適在庫数」として自動発注いたします。

②来局予定推測不可数

初回来局済みで次回来局が立ってない過去3か月の一日最大調剤数です。

③新規来局一日最大数

新規患者率50%以下の医薬品に対する係数です。店舗、医薬品ごとにAIが自動計算します。

①来局予定有り数

来局予定がある患者をカレンダーにし、その日毎の必要数を計算します。

④学習係数

季節や予測数との誤差によってAIが自動計算します。

完全な自動発注を行うため、

以下を取得・設定いたします。

<過去1年分の調剤データ>

学習係数に必要な項目となります。店舗の休日前日に出力設定が必要となり、店舗スタッフ様のご協力が必要となるため、予めご了承ください。(例)月間処方箋枚数1,500枚の場合約18時間ほどかかります

<在庫データ>

明細コード設定後にJAN単位での棚卸が必要となります。YJ単位での在庫データをインポートしてしまうと過剰・欠品につながる可能性があるため、注意が必要です。JAN単位での在庫データをインポートされた場合でも明細コードの設定を行ってない場合必ず在庫がズレることもご

5

自動発注の最適在庫数の定義について


自動発注の基本操作

6


▼メニューバーの「自動発注」をクリックすると表

示される画面です。在庫数の確認や自動発注の

設定ができます。

①医薬品名をクリックすると詳細ページがポップ

アップ表示されます。

②[＋]か[－]をクリックして発注数量を調節しま

す。

③発注する卸業者を選択します。共同購入にご

加盟されている場合は最安値の卸が表示されま

す。

④発注予定日や納品日を指定します。

⑤医薬品ごとに自動発注のON/OFFを設定しま

す。

⑥医薬品No.の★マークをマウスオーバーすると

調剤状況が表示されます。直近3か月3名以下の

医薬品は★で表示、長期処方を含む注文は★で

表示されます。

1 2 3

4

5

6


一括編集と個別発注

7


▼一括編集をクリックすると画面が切り替わり、

医薬品ごとにチェックマークを入れられるように

なります。

★個別発注をクリックすると、チェックマークを入

れた医薬品を発注することができます。

★


医薬品の予製発注

8


▼メニューバーの予製＞予製発注をクリックする

と表示される画面です。

調剤に時間がかかる医薬品や頻繁に処方される

医薬品はここに表示されます。

①患者数をクリックすると処方された患者一覧

が表示されます。

②発注予定に追加＞OKをクリックすると発注予

定一覧に反映されます。

1 2


来局予定の患者リスト

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▼メニューバーの「来局予測」をクリックすると表

示される画面です。近日処方が予想される医薬

品や患者はここに表示されます。

①表示カテゴリ＞患者別＞この条件で検索をク

リックすると表示が切り替わります。

②発注予定に追加＞OKをクリックすると発注予

定一覧に反映されます。

1 2


在庫数、納入額、割引率の確認

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▼メニューバーの在庫＞在庫一覧＞在庫状況を

クリックすると表示される画面です。

★現在の在庫数・納入額・割引率が確認できます。

★


在庫の数量調整

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▼メニューバーの在庫＞在庫一覧＞在庫調整を


★更新理由の選択をクリックすると、各理由に対

応した入力画面が表示されます。必要な数値を

入力して更新をクリックすれば完了です。

誤って更新してしまった場合は更新理由の選択

で「その他」を選択し、備考欄にその旨を記載して

再度更新すれば在庫に反映されます。

★

★更新理由の選択について

初期登録・・・・初めて在庫を登録する場合

小分け購入・・・・卸から小分け購入した場合

卸購入・・・・登録していない卸から購入した場合

他薬局に分譲・・他薬局にお薬を譲渡した場合

他薬局から譲受・・他薬局からお薬を買った場合

破損・・・・・落としてしまい、破損した場合など

破棄・・・・・使用期限切れの場合

その他・・・・・更新理由内に希望の理由がない場合

戻し・・・・他薬局に分譲で間違えた場合

払出・・・・他薬局から譲受で間違えた場合

内部使用・・・・薬局内で使用した場合（スタッフに処方など）


譲渡書・譲受書の発行

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★

▼メニューバーの在庫＞在庫一覧＞在庫調整を


★更新理由の選択で「他薬局に分譲」または「他

薬局から譲受」を選択・更新すると、印刷ボタンが

表示されます。「印刷」をクリックし、宛先を新規

登録またはリスト選択すると、譲渡書・譲受書を

Excelデータでダウンロードすることができます。

複数の医薬品を1枚の書類にまとめる方法は

p.23をご参照ください。


ロット一覧の確認

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▼メニューバーの在庫＞ロット一覧をクリックす

ると表示される画面です。

★「開く」をクリックすると医薬品ごとの在庫一覧

を確認することが出来ます。

調剤予定の無い医薬品はこの画面から「買取依

頼」を申し込むことが出来ます。

★


返品候補の確認

14


▼メニューバーの履歴＞返品候補をクリックする

と表示される画面です。納品後14日間経過して

も調剤されない医薬品はここに表示されます。

★返品の必要が無い場合は「削除」をクリックす

ることでリストから除外することが出来ます。★


発注履歴の確認

15


▼メニューバーの履歴＞発注履歴をクリックする

と表示される画面です。e-オーダーで発注した

医薬品はここに表示されます。

★「再購入」をクリックすると、発注予定一覧に反

映されます。★


在庫更新履歴の確認

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16

▼メニューバーの履歴＞在庫更新履歴をクリックすると表示される画面です。

★在庫日付とキーワード検索を行えば、時系列で、医薬品の納品、調剤、移動などの増減を確認することができます。在庫がズレている場合は、在庫更新履歴を確認しましょう。

★納品データが違う場合⇒卸へ調剤データ違う場合⇒レセコンメーカーへ

主な理由①レセコンのデータ修正時のデータ未送信②YJコードが入ってない医薬品がある

該当しない場合は、弊社へご連絡ください。P.31へ


納品履歴の確認

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▼メニューバーの履歴＞納品履歴＞卸・他薬局を

クリックすると表示される画面です。納品・在庫

調整・返品を行った医薬品はここに表示されます。

★納入金額の合計はここで確認することが出来

ます。★


採用品マスタの確認

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▼メニューバーの設定＞採用品一覧をクリックす

ると表示される画面です。採用品マスタから反映

されたデータはここに表示されます。

★発注点に数量を入力すると、在庫が設定した

数量以下になったとき、発注予定一覧に反映さ

れます。★


調剤データのアップロード

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▼メニューバーの設定＞調剤データアップロード

をクリックすると表示される画面です。

★レセコンを連携していない薬局は、ここから調

剤データをアップロードすることで在庫管理を一

部行うことが出来ます。

データ形式は拡張子「.xls」、「.xlsx」、「.ods」、

「.csv」に対応しています。

また、「YJコード」か「レセプトコード」、「数量」が

記載されている必要があります。

★


小分け購入する医薬品の設定

20


★

▼メニューバーの設定＞小分け購入設定をクリッ

クすると表示される画面です。

★小分けに設定された医薬品は発注予定一覧で

このように表示されます。

e-オーダーからは発注することが出来ないため、

各卸に電話またはFAXで発注手続きをお願いい

たします。


休業日と発注タイミングの設定

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▼メニューバーの設定＞店舗別設定をクリックす


①定休日・連休を設定することで、来局予定日が

休業日の前日に調整されます。自動発注モード

の場合は休業日の自動発注がOFFになります。

②来局予定の何日前に自動発注を行うか、慢性

患者以外の発注点を患者別一日最大調剤数の何

倍で計算するか、自動発注の送信時間の設定が

出来ます。

➂発注送信時刻設定にて、発注予定日が当日且

つ発注要否がONの医薬品を指定の時間に自動

送信する仕様となります。

1

2


譲渡書・譲受書のフォーマット設定

22


★

▼メニューバーの設定＞店舗別設定をクリックす


★譲渡書・譲受書のフォーマットは左図の5タイプ

から選択できます。


売上・加算レポートの確認

23


▼メニューバーのレポート＞売上・加算レポート


★店舗ごとに売上の推移が表示されます。月ご

とのデータをCSVで出力することが可能です。

★


棚卸集計表

24


▼メニューバーのレポート＞棚卸集計表をクリッ

クすると表示される画面です。スマートフォンの

棚卸アプリの結果はここに表示されます。

★棚卸前後の金額の誤差はこちらで確認できま

す。

★


譲渡伝票一覧

25


▼メニューバーのレポート＞譲渡伝票一覧をク

リックすると表示される画面です。

★「まとめて印刷選択」にチェックを入れ、「まと

めて印刷」をクリックすると、複数の譲渡医薬品

を一枚の書類にまとめて印刷することが出来ま

す。

★


グループ内の譲渡

26


★

▼メニューバーのグループ＞申請履歴をクリック

すると表示される画面です。

★譲渡依頼を受信しているとポップアップが表

示されます。承認にチェックを入れ、送信をクリッ

クすれば受付完了です。


グループ内の店舗別調剤推移

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▼メニューバーのグループ＞店舗別調剤推移表


★店舗ごと、エリアごとにソートをかけることが

出来ます。★


エリア情報の設定

28


▼メニューバーのグループ＞エリア情報設定をク

リックすると表示される画面です。

★ここに名称を入力することでエリアの登録がで

きます。

★

▼メニューバーのグループ＞店舗所属エリア情報

設定をクリックすると表示される画面です。

★該当エリアをプルダウンで選択します。ここに

該当エリアが無い場合は、上記のエリア情報設定

で新規作成します。

★


よくあるご質問

29


Q. 以前から使っている在庫管理システムの

データは引き継げますか？

A.csvでインポート可能ですがフォーマット違い

でうまく反映されないことがあります。

Q. 発注リストはどのタイミングで更新されます

か？

A.1時間ごとに調剤データを取得し、調剤した

数量が最小梱包数量を超えたとき、「発注予定

一覧」画面に表示されます。なお、発注履歴があ

る医薬品は前回発注数量で判別します。

Q. 発注リストに追加される医薬品はどのよう

な基準で選定されていますか？

A.p28ページに定義を載せておりますので、ご

確認いただけますと幸いです。

Q. 自動発注の締めはいつですか？

A.p.19の➂で設定した時刻が締め時間となり

ます。

Q. 不動在庫売買サービス機能による在庫の変

化はe-オーダーに反映されますか？

A.在庫データに反映されます。

Q. 納入価は確認できますか？

A.納品一覧より確認可能です。暫定価の場合は

妥結次第、お値引きします。

Q. 来局予定の患者別に医薬品を発注できます

か？

A.可能です。患者別に医薬品を選択し、「発注予

定に追加」をタップします。

Q. 共同購入未加盟卸にも発注できますか？

A.可能です。設定に2週間ほどお時間をいただ

きます。

Q. 棚卸の直後の在庫データを手軽に反映する

方法はありますか？

A.弊社にExcelデータをお送りいただくか、ス

マートフォンの棚卸アプリをご利用ください。

Q. 以前から使っている在庫管理システムも利

用できますか？

A.他社システムとの併用はできません。

Q. 間違えて注文してしまったときの対応方法

を教えてください。

A.各卸業者に電話かFAXにてキャンセルの旨

をお伝えください。

Q. 薬局間で分譲をした際の譲渡書類などは印

刷できますか？

A.印刷可能です。

Q. 納入履歴に医薬品が反映されない場合はど

うしたら良いですか？

A.卸業者にその旨をお伝えください。

Q. 在庫がズレている場合はどこを確認すれば

いいですか？

A. p.15の在庫更新履歴で該当医薬品を確認

いただき、納品データに関しては各卸業者

へ、調剤データに関してはレセコンメーカー

へお問い合わせください。


よくあるご質問

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Q. 今すぐ発注したら、発注画面にあった医薬

品が消えた

A.今すぐ発注を押すと、発注要否OFFの医薬

品は消えます。また消えた医薬品を復活させる

ことできませんので、お気を付けください。

Q. 設定の採用品一覧で、発注先卸を固定した

のに、発注画面に反映されてない

A.反映に10分ほどかかります。時間をおいて、

発注画面から追加ください。

Q. 欠品したのに、在庫数がマイナス表示になら

ない

A.設定の「店舗別設定」にて、

「在庫のマイナス入力設定」がOFFになっている

ために、マイナス表示になっておりません。ON

にしていただきますと、マイナス表示になります。


お問い合わせ

31

■お問い合わせフォーム

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☎ 0570-064-589平日（月～金）9：00～18：00


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の電話番号またはお問い合わせフォームよりご

連絡をお願いいたします。

弊社スタッフがお電話もしくはメールにて丁寧に

ご説明いたします。

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