eBooking 電子資源預訂系統行政管理培訓 eAdmin 學校行政管理工具For In-House Training ONLY

eBooking 概覽� 一套自動化的資源管理自動化的資源管理自動化的資源管理自動化的資源管理系統。� 能集中處理全校的房間集中處理全校的房間集中處理全校的房間集中處理全校的房間、、、、設施設施設施設施、、、、及各項器材及各項器材及各項器材及各項器材的預定申請，省卻人手處理程序。� 學校師生及職員，皆可以透過系統介面預定資源，系統將根據各房間及器材的「預訂特性」，自動判斷是否接納申請，並轉交系統管理員批核。� 透過系統整合功能，用戶更可選擇於iCalendar Plus直接提交預訂申請，方便快捷。

管理員基本設定系統設定系統設定系統設定系統設定系統設定系統設定系統設定系統設定 進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂 確認記錄確認記錄確認記錄確認記錄確認記錄確認記錄確認記錄確認記錄處理各項記錄家長

系統設定 老師檢視預訂的記錄檢視記錄檢視記錄檢視記錄檢視記錄檢視記錄檢視記錄檢視記錄檢視記錄

管理員學生進行預訂電子資源預訂系統流程

管理員批核小組批該預訂的記錄 跟進小組eBooking兩種權限

eBooking備有兩種使用界面：1.管理界面管理界面管理界面管理界面：：：：位於學校行政管理工具學校行政管理工具學校行政管理工具學校行政管理工具 > 資源管理資源管理資源管理資源管理2.一般使用者界面一般使用者界面一般使用者界面一般使用者界面：：：：位於 資訊服務資訊服務資訊服務資訊服務選單

eBooking預訂類型eBookingeBooking房間預訂房間預訂房間預訂房間預訂房間預訂房間預訂房間預訂房間預訂 物品預訂物品預訂物品預訂物品預訂物品預訂物品預訂物品預訂物品預訂所有場地的預訂，如課室、特別室、操場等。所有場地的預訂，如課室、特別室、操場等。 所有流動器材及設施的預訂。用戶可以單獨預訂物品，又或是於預訂房間時，一併預訂房間所提供的設施。所有流動器材及設施的預訂。用戶可以單獨預訂物品，又或是於預訂房間時，一併預訂房間所提供的設施。

培訓內容1) 進入系統前進入系統前進入系統前進入系統前 /基本設定基本設定基本設定基本設定2) 系統設定系統設定系統設定系統設定3) 進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂4) 其他管理及其他管理及其他管理及其他管理及記錄記錄記錄記錄5) 其他功能其他功能其他功能其他功能

1.1 設定用戶為「電子資源預訂系統管理員」 eClass管理員1)進入系統前-基本設定(學校基本設定 >身份角色)

1)進入系統前-基本設定(學校行政管理工具 > 資源管理 >電子資源預訂系統)

eClass管理員

1.2 加入學校各位置加入學校各位置加入學校各位置加入學校各位置樓層：如大樓、禮堂、新翼位置：如一樓、二樓子位置：如101室、教員室1)進入系統前-基本設定 eClass管理員(學校基本設定 >校園)

1.3設定設定設定設定時間表時間表時間表時間表節數節數節數節數 eClass管理員1)進入系統前-基本設定(學校基本設定 >時間表)

1.4 設定時區 – 可跟學期作設定 eClass管理員1)進入系統前-基本設定(學校基本設定 >校曆表)

2)系統設定系統設定系統設定系統設定為加快設定效率，eBooking 讓你先行設定好各種預訂規則，然後才統一於預訂特性預訂特性預訂特性預訂特性頁面中套用到不同的房間/場地和物品上。因此，請務必依以下步驟進行系統設定：1.資源類別資源類別資源類別資源類別2.預訂時段預訂時段預訂時段預訂時段3.用戶權限用戶權限用戶權限用戶權限4.跟進小組跟進小組跟進小組跟進小組5.批核小組批核小組批核小組批核小組6.預訂特性預訂特性預訂特性預訂特性

ebooking管理員管理員管理員管理員

2)系統設定系統設定系統設定系統設定 -資源類別資源類別資源類別資源類別2.1 資源類別資源類別資源類別資源類別 : 可以根據資源的性質「資源類別」由eInventory 和eBooking共用。ebooking管理員管理員管理員管理員類型 > 子類型例子︰ 傢俱 > 書櫃、學生椅、教師桌 …電器 > 小型家電、大型家電 …電腦器材 > PC、手提電腦、印表機 …

2)系統設定系統設定系統設定系統設定 -預訂時段預訂時段預訂時段預訂時段2.2「預訂時段」為資源供預訂的時間，分為兩種類型：

� 「預設預訂時段」，指定所有學校資源的一般性可預訂時間。系統將不提供該時段以外的任何預訂。� 「房間/物品時段」，指定個別房間或物品的可供預訂時間。ebooking管理員管理員管理員管理員

2)系統設定系統設定系統設定系統設定 -預訂時段預訂時段預訂時段預訂時段 ebooking管理員管理員管理員管理員� 系統將以白色方格，顯示房間/場地或物品 的可供預訂時間，並將新增的規則顯示於日曆右方。2)系統設定系統設定系統設定系統設定 -預訂時段預訂時段預訂時段預訂時段 ebooking管理員管理員管理員管理員

2)系統設定系統設定系統設定系統設定 -用戶權限用戶權限用戶權限用戶權限2.3「用戶權限」為一組控制不同用戶(教職員、學生、家長)可以如何進行預訂的設定。提供的選項包括：� 預訂申請是否需要批核� 是否可以代人預訂物資� 與及需要提早預訂

ebooking管理員管理員管理員管理員 2)系統設定系統設定系統設定系統設定 -跟進小組跟進小組跟進小組跟進小組2.4「跟進小組」就是負責統籌及協助佈置已預訂的場地，或和搬運相關器材。 ebooking管理員管理員管理員管理員

2)系統設定系統設定系統設定系統設定 -批核小組批核小組批核小組批核小組2.5 「批核小組」乃指負責批核特定地點和特定物品預訂的一組學校職員。 ebooking管理員管理員管理員管理員 2)系統設定系統設定系統設定系統設定 -預訂特性預訂特性預訂特性預訂特性

2.6「預訂特性」指各種資源的預訂限制或條件。包括：提早預約提早預約提早預約提早預約、、、、用戶權限用戶權限用戶權限用戶權限*、跟進小組、批核小組ebooking管理員管理員管理員管理員*必須設定必須設定必須設定必須設定

3.1 新增預訂>選擇房間或物品>選擇日子老師 學生3)進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂 家長(資訊服務 > 電子資源預訂系統) >選擇時段 老師 學生 家長3)進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂

<可以代人預訂物資3)進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂 -檢視預訂記錄 老師 學生 家長 4)管理管理管理管理預訂預訂預訂預訂 –批核批核批核批核 ebooking管理員管理員管理員管理員批核小組批核小組批核小組批核小組

4)管理管理管理管理預訂預訂預訂預訂 –批核電郵批核電郵批核電郵批核電郵 ebooking管理員管理員管理員管理員批核小組批核小組批核小組批核小組4)管理管理管理管理預訂預訂預訂預訂 ––檢視檢視檢視檢視預訂記錄預訂記錄預訂記錄預訂記錄

� 分為 1) 房間預訂記錄、2) 物品預訂記錄� 以列表或星期模檢視

4)其他管理及其他管理及其他管理及其他管理及記錄記錄記錄記錄1) 跟進工作記錄跟進工作記錄跟進工作記錄跟進工作記錄:檢視各跟進小組的工作流程2) 今天的預訂紀錄今天的預訂紀錄今天的預訂紀錄今天的預訂紀錄：只顯示當天的預訂紀錄，用於作取用登記3) 已登記紀錄已登記紀錄已登記紀錄已登記紀錄 ：顯示已取用次之紀錄，用作退還4) 已退還紀錄已退還紀錄已退還紀錄已退還紀錄 ：已退還之房間及物品

5)其他功能其他功能其他功能其他功能 - iCalendar Plus

培訓內容1) 進入系統前進入系統前進入系統前進入系統前 /基本設定基本設定基本設定基本設定2) 系統設定系統設定系統設定系統設定3) 進行預訂進行預訂進行預訂進行預訂4) 其他管理及其他管理及其他管理及其他管理及記錄記錄記錄記錄5) 其他功能其他功能其他功能其他功能

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