ebook project 2013 módulo 1
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7/21/2019 eBook Project 2013 Módulo 1
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Jacque Torres, PMP
Blog Projetizando
E-Book
Project Professional 2013
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Agradecimento
Agradeço aos meus “nobres colegas” , que me incentivam a cadacomentário, a cada e-mail, a cada interação através de minhasredes sociais e que me ajudam a exercer a minha missão como GPque é: Simplificar e popularizar a gestão de projetos no Brasil.
Um agradecimento todo especial ao Reinaldo Boesso, meucompanheiro de todas as horas, ao Diego Costa que me apoia nagestão do blog, e ao Renato Torres que me introduziu nesse mundo
“digital” sem eles eu não teria conseguido cumprir essa missão.
E agradeço muito a uma frase que escutei que me serviu deinspiração durante essa semana “não pergunte se somos capazes,dê-nos a missão” e com a gente é assim Missão Dada, é MissãoCumprida.
Muito obrigada galera e
#tamuJunto #projetoTransforma #missaoDadaMissaoCumprida
#projetoVicia #meuProjetoMinhaVida
Jacque Torres, PMP
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Uma maneira simples de gerenciar seus projetos!
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Conceitos Básicos
Premissas
do Project
10 Coisas que você precisa saber antes de começar amontar o seu cronograma...
1. Project é matemático, não tem jeitinho
2. Project tem uma estrutura lógica, não é o Excel, não adianta usá-lo
como Planilha Eletrônica
3. Não é o Project que está errado, você pode não ter entendido o seu
conceito
4. Vamos planejar o máximo e o mínimo de esforço, não podemos ter
cronogramas muito detalhados e nem macros
5. Datas fixas somente no que for essencial, se for para controlar datas
fixas a melhor ferramenta é o Excel
6. Sempre separe o Planejado do Real
7. Nunca comece um Projeto sem que o calendário do projeto esteja bem
ajustado
8. Um cronograma bem planejado lhe ajudará em todo o projeto
9. Nunca, mas nunca comece a execução de um projeto sem Salvar a
Linha de Base
10. Sinta-se confortável e seguro com o cronograma elaborado
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Alinhando as expectativas
Para a elaborar um cronograma matador, você precisará seguiruma sequência lógica, não tente burlar essa sequência, o resultado
pode não ser satisfatório.
A imagem abaixo demonstra o processo lógico da construção de
um cronograma de sucesso.
Termo de abertura: é fundamental para colocar todo mundo na
mesma página e formalizar o nascimento do projeto.
Escopo Detalhado: O Escopo Detalhado será base para seu
cronograma. Um escopo bem feito não é 100% de certeza de sucesso,
mas ele garante mais do que meio caminho rumo ao sucesso.
Cronograma físico: Objeto desse seu E-Book .
Cronograma financeiro: Quanto melhor planejado for seu
cronograma físico, mais facilmente você terá o teu cronograma
financeiro.
Termo deabertura
EscopoDetalhado
Cronogramafísico
Cronogramafinanceiro
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Começando do começo
Quando você abre o Microsoft Project Professional 2013, vocêperceberá que a tela inicial é muito parecida com o Excel, mas
lembre-se das PREMISSAS é só aparência; e não se esqueça,
imagem nem sempre é tudo .
A visão padrão é composta do bom e velho Gráfico de Gantt,
conforme figura abaixo.
#ficaDica:
Atividade Automática ou Manual: importante manter em automática
para facilitar o seu planejamento, ainda nesse e-Book apresentaremos
como configurar;
Grupo de Atividades ou Projeto: Saber agrupar as atividades em
entregas facilita a gestão e os relatórios que iremos configurar; planeje
pensando no controle;
Grupo de Atividades
Atividade
Automática
Atalhos para Recuo
Atividades
Classificar as
atividades Gráfico de Gantt
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Utilizaremos muito os campos customizados do Project, com isso,
segue abaixo um passo a passo de como é possível configurar um
campo na sua visão de trabalho.
Renomear a
coluna
Campo doProject
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Você pode também inserir quantos campos você achar necessário,
da seguinte forma:
Importante: Não conseguimos criar novas colunas, o conceito é outro, ascolunas já existem, você só pode inserir colunas existentes ou simplesmenteescondê-las.
Clicar no Botão
Direito
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Aquecendo os motores
Agora que você já conhece um pouco mais do ambiente do Project,vamos começar a aquecer os motores para a elaboração do nosso
cronograma.
É chegada a hora de começar a configurar o contexto do Projeto e
aqui é onde mora uma das maiores diferenças do Excel e o MS-
Project.
Selecione Opções do Project
(Arquivo -> Opções -> Cronograma)
Nesta tela deve ser revisado:
Tipo de agendamento: eu gosto de manter que novas tarefas serão
calculadas automaticamente. Uso muito pouco o recurso de agendamento
manual, por isso sempre altero a opção padrão.
Configurações
Padrões
Horas por
Tarefas
Automáticas
Duração em
Dias e Esfor o
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Nesse momento você precisa adicionar todos os feriados que impactarão
o projeto, também pode mexer nas horas úteis de um determinado dia.
Para mudar o período útil é só clicar em cima dos dias que serão “nãoúteis” e cadastrar o motivo na Grid Exceções.
Um projeto poderá também trabalhar com mais de um calendário, por
exemplo, você pode ter equipes que trabalharão em três turnos e outras
apenas no horário comercial. Esse tipo de situação é bem comum em
projetos de engenharia.
#ficaDica: Uma boa prática é configurar todo o calendário antes de iniciar acriação do cronograma.
Informações do Projeto: esse é o último passo do aquecimento,
precisamos definir o tipo de agendamento: a partir da data de início do
projeto ou a partir da data de término.
Selecione Informações do Projeto
(Projeto -> Informações do Projeto)
Seleciona o
calendário modelo
do Projeto
Data deTérmino do
Projeto. Serve
para confirmar
a data final.
Cadastrar
Início e
Término do
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Quando seleciono o agendamento a partir da data de início, significa dizer
que informei uma data inicia para o Project e a partir do sequenciamento
das atividades ele calculará a rede.Quando seleciono o agendamento a partir da data de término, significa
dizer que tenho uma data de término imposta pelo meu patrocinador.
Esses projetos são muito complicados de serem gerenciados, se eu atrasar
qualquer atividade posso atrasar o término do meu projeto.
#ficaDica: Um cronograma agendado a partir da data de término, terá todasas suas atividades no caminho crítico.
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O fantástico mundo do GP
Feita a configuração básica, você está pronto para começar odesenvolvimento do seu cronograma. Nesse momento tudo é
possível, é um momento íntimo seu e de seu cronograma, é o
nosso universo paralelo onde tudo é cor-de-rosa . Para mim, a
fase mais fácil do projeto é o planejamento e eu ADORO.
O desenvolvimento do cronograma tem uma sequência lógica e
precisa ser respeitada, é praticamente uma receitinha de bolo.
Definição das Atividades
O primeiro passo para desenvolver um excelente cronograma é a definição
das atividades do seu projeto.
Você precisará olhar para o escopo definido, você precisará listar todas as
atividades do seu projeto sem se preocupar quem fará cada atividade, esforço
e sequenciamento. Foque somente na lista de atividades.
Aproveitando a função recuo da tarefa, defina a primeira linha do
Project com o nome do projeto, isso consolidará todo seu cronograma, depois
utilize os recuos para definir as entregas.
#ficaDica: Defina as entregas de seu projeto no momento que está criandosua lista de atividades, as datas de cada entrega sairá naturalmente no finaldo planejamento de seu cronograma
Definição de Atividade
Definição deSequencia
Definição doEsforço
Definição de
RecursoCaminho Crítico Salvar Baseline
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Sequenciamento das Atividades
Definida todas as atividades e cadastradas no campo “Nome da Tarefa”, você
está pronto para o segundo passo que é o “Sequenciamento das Atividades”
O número da linha é utilizado no campo Predecessora para identificar a
dependência entre as atividades. No Project não importa se a dependência é
mandatória ou estratégica, colocando o número da linha ele vinculará
automaticamente as atividades e construirá a rede do projeto.
No sequenciamento você definirá a Latência, nome bem peculiar para definir
que as antecipações e atrasos entre as atividades.
Temos dois tipos de latência:
Positiva: é utilizada para planejar um atraso entre uma atividade e outra,
por exemplo, em um projeto de construção, eu farei o piso e terei 5 dias
de cura. Aplicando uma latência positiva, você conseguirá representar esse
tipo de situação.
Negativa: é utilizada para planejar uma antecipação entre uma atividade
Linha da Atividade Se uenciamento
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e outra, por exemplo, nesse mesmo projeto de construção, eu iniciarei o
acabamento quando construir 50% da alvenaria. Quando a alvenaria
alcançar 50% teremos as duas atividades sendo executadas em paralelo.Aplicando uma latência negativa, você conseguirá refletir esse tipo de
situação.
Para configurar essa latência entre as atividades, temos que dar dois cliques
na atividade e ver as “Informações da Tarefa”.
Nessa tela temos dois itens importantes:
Tipo da predecessora: Podemos utilizar os tipos de predecessora que
são elas (Término-a-início TI / Início-a-Início II / Término-a-Término TT /
Início-a-Término IT)
Latência: Uma latência serve como atraso ou antecipação, paraconfigurar no Project basta colocar negativo para antecipação ou positivo
para atraso
Predecessora
Atividade “Ca ítulo 2”
Ti o de Predecessora
Configurar a
Latência no Projeto
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As latências definidas nas predecessoras, são exibidas no Project conforme a
figura abaixo
Esforço das Atividades
Finalizado o sequenciamento de todas as atividades, podemos adicionar o
esforço de cada atividade.
Não vamos entrar no mérito aqui de como estimar esforço para atividade, mas
para inseri-lo no Project, precisamos adicionar a coluna Trabalho.
Esforço das Atividades
Finalizado o sequenciamento de todas as atividades, você precisa adicionar oesforço de cada atividade.
Não vou entrar no mérito aqui de como estimar esforço para atividade, pois
isso depende de cada tipo de projeto e existem muitas técnicas, mas para
inseri-lo no Project, precisamos adicionar a coluna Trabalho.
Predecessora com Gráfico de Gantt
Incluir estimativa de
Esforço por atividade
Podemos fazer pela
dura ão da atividade
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Se você está começando a trabalhar com um cronograma no Project, foque
na duração primeiro, depois que você aumentar o nível de maturidade, pense
em definir o trabalho.#ficaDica: a partir da coluna trabalho você consegue estimar o custo de mão
de obra do projeto, com a coluna duração você calcula o prazo do projeto.
Recursos das Atividades
O próximo passo para elaborar um cronograma vencedor é definir os recursos
para cada atividade do cronograma, neste momento precisamos decidir quem
fará cada tarefa no seu projeto e não podemos esquecer de relacionar
habilidade da sua equipe com as necessidades que seu cronograma/escopo
exige.
Com isso, seria fácil dizer que você pode cadastrar o recurso no diagrama de
Gantt ao lado de cada atividade, porém, não é o melhor caminho, por isso,
devemos definir os recursos na Planilha de Recursos, chegando através do
menu abaixo.
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Na Planilha de Recursos, além do Nome do Recurso, precisamos definir
alguns outros tipos que são importantíssimos para o seu projeto que não está
no Diagrama de Gantt, com as seguintes informações:
Tipo: Você pode ter o tipo Trabalho, ou seja, nosso esforço de horas,
também pode escolher material para alocação ou compra de equipamento,
e por fim, o custo que pode ser rateado ou pago no início ou no fim.
Unidade Máxima: Nesse momento, você precisa definir se seu recurso
estará disponível 100% no seu projeto ou menos tempo. Se determinadorecurso estiver disponível somente 4 horas por dia, você precisa colocar
somente 50% na unidade.
Calendário Base: Esse tópico é fundamental para o sucesso do seu
projeto. Você precisa definir qual calendário que seu recurso trabalhará.
Exemplo, um recurso pode trabalhar em Porto Alegre e outro trabalhará
em São Paulo.
Se o recurso estiver com um calendário associado, sempre que ele for
alocado a uma atividade, o que prevalecerá é o calendário do recurso e
não o do projeto.
Taxa Padrão: Nesse campo, você deve colocar o valor hora de cada
recurso do seu projeto. Importante ser o mais assertivo possível, pois
terá um Orçamento bem definido “automagicamente” .
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Outro ponto importante no mapeamento de recursos dentro do Project é que
você poderá utilizar Recursos Compartilhados com base em outros projetos
ou através do Login de rede da sua empresa. Para fazer isso, clique em Poolde Recursos e depois Compartilhar Recursos conforme tela abaixo:
Clicando em OK, você terá compartilhado seu cronograma para outro arquivo
do Project, dessa forma, você conseguirá gerenciar muito melhor os recursos
e verificar em qual projeto o recurso está alocado e quando ele estarádisponível para novos desafios.
Isso será importante quando alocarmos os recursos nas atividades definidas,
pois, saberemos com antecedência se ele estará super alocado ou não,
conforme figura abaixo:
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pontos importantes:
1. O ideal é que uma atividade seja atribuída a um único recurso! O Project
não tem limitações, ele permite você colocar quantas recursos quiser,
mas a melhor prática é colocar um recurso por atividade.
2. Quando aparecer esse alerta, significa que seu recurso está
superalocado. Você está contando com um recurso trabalhando além da
capacidade produtiva. Para verificar onde está o conflito e
consequentemente corrigi-lo, clique em Gráfico de Gantt e selecione
Uso dos Recursos.
Conforme exibido na imagem, você verá que o Recurso João está
super alocado na quinta-feira, nas tarefas B e G.
3. A alocação dos recursos é um dos fatores determinantes para a
composição da duração do projeto.
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Análise do Caminho Crítico
Com todo esse trabalho já desenvolvido é hora de olhar o caminho crítico.Para avaliar o caminho crítico do seu projeto clique em Gráfico de Gantt e
em seguida selecione Gantt de Controle.
Feito isso, você terá a seguinte visão no Gráfico de Gantt:
A barra vermelha é o caminho crítico do seu cronograma. Nesse
caminho que você não terá folga e ele ditará a duração do teu projeto.
A partir desse momento se inicia a parte mais “chata” do desenvolvimento do
cronograma, a maioria das vezes o resultado apresentado está muito além doprazo disponível para o projeto.
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Agora é uma hora sua e do seu cronograma para que você faça os ajustes
necessários, reveja o sequenciamento, duração e consiga chegar na melhor
configuração possível.Fique nesse exercício até que você fique confortável com a sequência e com
os resultados obtidos. No momento em que você chegar em um cronograma
que você acredita ser viável é hora de pegar a aprovação com o patrocinador.
Essa aprovação é bem importante para que você possa formalizar o
planejamento do teu projeto.
Salvar Baseline
É hora de falar “XXXXX” e tirar aquela foto do cronograma , após todos esses
passos, é chegada a hora de finalizar o planejamento, e essa etapa é
formalizada no momento em que você definir a linha de base.
Antes de Salvar a Linha de Base, é necessário entender o conceito da linha
de base:
Baseline é a foto inicial do projeto no ponto em que foi aprovado,
levando em conta as atividades, prazo, custo e recursos;
Essa foto será no nosso mapa do tesouro do caminho que o projeto deve
seguir;
Você pode, mas não deveria sobrepor a tua linha de base inicial. O Project
possui 10 linhas de base, então tente não substituir a linha de base
inicial para não perder a referência; É a linha de base que permitirá a famosa comparação planejado versus
realizado.
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Para salvar a linha de base do cronograma clique em Projeto, depois Definir
Linha de Base e seleciona Definir Linha de Base.
Selecione o Projeto Inteiro para salvar sua primeira Linha de Base do
Cronograma, caso tenha interesse, você também poderá salvar outras versões
da Linha de Base para simular novos cenários.
Caso você tenha dúvida sobre o seu cronograma e queira mexer noplanejamento antes de passar as datas do seu cronograma para seu
patrocinador, você pode ainda fazer de duas maneiras: Limpar Linha de
Base ou Sobrepor Linha de Base, essas duas funções funcionam para
refazer seu planejamento.
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Após a definição da sua linha de base, seu Diagrama de Gantt ficará da
seguinte forma:
Com a definição da Linha de Base, o Project faz uma cópia das principais
informações do seu cronograma para gerar o Planejado e a partir desse
momento, os campos Trabalho e Duração deixam de servir para
planejamento e faz parte do seu acompanhamento de Execução.
Os principais campos que são copiados no momento em que você salva o
Baseline são: Início, Término, Trabalho, Duração e campos
relacionados a Custo.
Baseline da Tarefa
Caminho Crítico
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Do plano para a vida real
Após salvar a Linha de Base, é hora de tirar o plano do papel ecomeçar a ter emoções com a Execução do seu Projeto. Para
facilitar a visualização das informações, eu gosto de adicionar
alguns campos na minha visão, são eles:
Trabalho Linha de Base
Duração Linha de Base
Início da Linha de Base
Término da Linha de Base
Note que os valores dos campos da Linha de Base são cópias dos
seus correspondentes, nossa meta como GP é tentar deixar esses
valores sempre iguais.
A regra é tão simples, mas na prática.... ah a prática, mais uma
vez a teoria é bem diferente na prática.
Planejado
Realizado
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Siga a estrada de tijolos amarelos
A etapa de Execução do projeto é a mais difícil de todos, é nessemomento que todas as emoções do projeto “afloram” e que o
mundo se mostra menos cor-de-rosa.
Para que você tenha o controle da situação, sempre siga sua
estrada de tijolos amarelos que nada mais é do que a tua linha
de base. Lute com todo afinco para manter a execução militar
do teu plano.
Conforme está executando seu projeto basicamente alterando os
campos Trabalho, Duração e % Concluída, seu Project vai
automaticamente criando parâmetros de controle para verificar se
você está de acordo com o seu Planejado.
Um bom controle só poderá ser efetuado se o planejamento foi
bem feito, do contrário será muito complicado eliminar o
gerundismo do projeto e ter uma visão bem clara da evolução
física e consequentemente financeira.
Para facilitar a vida, sugiro você configurar alguns indicadores de
controle para acompanhar a evolução do seu projeto:
SPI – Desempenho do Cronograma: Esse indicador servirá para você
acompanhar o prazo do seu projeto e refletirá o comportamento
executando no seu cronograma;
CPI – Desempenho de Custo: Esse indicador ajudará entender a
performance do Custo do seu Projeto e o valor estimado que você
gastará até o final do projeto se continuar no mesmo ritmo.
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Com esses dois indicadores, será possível extrair várias
informações relevantes para a composição de um status
consistente, planejamento de ações preventivas e/ou corretivas.
Customizando Indicadores
Para a criação dos indicadores siga os passos abaixo:
1° Passo: Adicione os campos COTA, COTE, CR, Custo e Custo1 no seu
cronograma.
2° Passo: Adicione os campos customizados Custo1, Número1 e
Número2.
3° Passo: Nos campos customizados você irá adicionar fórmulas de
controle da seguinte forma:
o Com o mouse em cima do campo Número1, clique com o botão
direito e selecione o item Campos Personalizados
o Clique no botão Fórmula para adicionar a fórmula do SPI
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o Adicione a Fórmula conforme imagem abaixo
o Clique no botão OK e depois, no item “cálculo das linhas de
resumo da tarefa e de grupo” selecione a opção Usar Fórmula.
4° Passo: Seguindo os passos anteriores, no campo Número2, adicione
o CPI com a fórmula: IIf([Custo1]>0;[CR]/[Custo1];0).
Feito isso, teremos os indicadores configurados para o controle do projeto,
porém, lembre-se que esses indicadores só funcionam se salvar a linha de
base e colocar custo nos recursos.
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Adicionando Semáforos
Eu sou uma entusiasta da gestão a vista e sou muito visual, então para ajudar
a minha análise eu transformo os indicadores em semáforos.
Para criar os semáforos, siga os passos abaixo:
1° Passo: Adicione os campos customizados Número3 e Número4,
esses vão refletir o SPI e o CPI respectivamente;
2° Passo: Da mesma maneira que adicionou a Fórmula para o SPI e
CPI, clique no botão fórmula e adicione o número1, conforme imagem
abaixo:
3° Passo: Após adicionada a Fórmula, selecione o Botão Indicadores
Gráficos;
4° Passo: Em indicadores gráficos, veremos a tela conforme figura
abaixo para configuramos os Semáforos. Neste momento, definimos os
status de projeto atrasado, em dia ou alerta.
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5° Passo: Repita o processo para adicionar o semáforo de custo ou CPI
e após a conclusão da operação, veremos nosso cronograma da seguinte
forma:
Para controlar o projeto através dos indicadores criados, basta mudar a data
de status, clicando na aba Projeto, ícone Informações do Projeto e coloque
a data que você quer verificar, conforme imagem abaixo:
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Gestão com um clique
O Project Professional 2013 melhorou muito no quesito relatórios,e através da Aba Relatórios, você conseguirá automaticamente
gerar informações para acompanhamento do seu projeto
Além dos relatórios existentes no Project, podemos customizar umde acordo com nossa necessidade, nos próximos passos, você
conseguirá montar um relatório que utilizo nos meus projetos
chamados One Page.
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Em relatório personalizado, selecione Mais Relatórios e depois
selecione Novo Relatório
Selecionando Novo, você terá que dar o nome para o seu novoRelatório, coloque One Page e clique em OK, com isso, você terá
acesso a tela de Design de relatórios do Project
Agora vamos clicar no ícone Gráfico, selecione o tipo Barras e no
ícone Tabela, automaticamente o Project vai apresentar as
informações com alguns dados prontos, provavelmente de trabalho
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Selecionando o Gráfico, podemos mudar as informações decampos, com o painel Lista de Campos a direita, retire todos os
campos selecionados e vá em Número, e depois Personalizado e
por fim, selecione o Número 1 e Número 2, com isso, já terá seus
indicadores em seu relatório
Depois de selecionado, você pode clicar nos campos Número1 e
Número2 clicar em Configuração de Campo para renomear o
Número1=SPI e Número2=CPI
7/21/2019 eBook Project 2013 Módulo 1
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Uma maneira simples de gerenciar seus projetos!
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Selecionando a Tabela, você verá a lista de Campos da Tabela, com
isso, o primeiro passo é selecionar o Nível de Estrutura de Tópicos,
conforme figura abaixo, seleciona o nível 2:
Ainda no painel Lista de Campos, você seleciona as informações
que deseja exibir em seu relatório. Exemplo, selecione os campos,
Número1, Número2, Nome, Início, Término, %Concluída.
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Com essas informações você poderá brincar a vontade com a
customização de relatório, conforme imagem abaixo: