Early Care and Education Partners Weekly Update Webinar

Reuniones Web Semanales para Socios de Educación y Cuidado Temprano

October 28, 2020

Important Dates

Fechas importantes

Board of Directors MeetingMonday, December 7, 2020

David Lawrence Jr. Community Meeting Room/2555 Ponce de Leon Blvd, Suite 210, Coral Gables, FL 33134

Provider Services Committee MeetingThursday, October 29, 2020

https://zoom.us/j/96812047506

Provider Representatives

Representantes de los Proveedores

Ms. Loreen ChantPresident/CEO of Easter Seals South Florida

Ms. Jennifer RoigPresident/Founder of the Roig Academy

Dr. Eileen FluneyExecutive Director of Paradise Christian School &

Development Center

Early Learning Coalition Board of Directors

Miami Beach Pre-K Pilot

https://www.miamibeachfl.gov/city-hall/office-of-organizational-development/online-prekindergarden-provider-application/

Professional Development

Institute

Post your Open Employment Opportunities on the Professional

Development Institute Website

professionaldevelopment@elcmdm.org

PaymentsUpdates from the Office of

Early Learning (OEL)

For “Open” School Readiness providers, you will be paid based on attendance in October 2020 but will be reimbursed for an additional 6 absences per SR child. This means that you will be reimbursed for up to 16 total absences or for 73% of the month without documentation as this was waived in a DOE Executive Order.

Dimmer Switch Approach for Absences.

- Paying for 16 absences in October 2020,

- for 14 absences in November 2020, and

- for 12 absences in December 2020.

Documentation for these absences will not be required.

Please note, the absence reporting requirements in Rule 6M-4.500(4)(a)-(d), F.A.C., have not been waived. Providers are still required to report excessive absences.

Updates from the Office of

Early Learning (OEL)

Parent Co-Payments (Parent’s Fees): In continued support of parents and providers, OEL will continue to reimburse providers for the required parent co-payments through the month of November 2020.

The Coalition will continue to reimburse “Open” providers at a 100%(without any deductions for parents’ copays). During the waiving period, providers are not permitted to collect these fees from parents.

Clarification regarding rumors of Virtual School Readiness Programs. There is no VIRTUAL School Readiness.

For “Open” VPK providers, starting in October 2020, you will be reimbursed according to the “80/20 rule” consistent with your VPK contract. This means that you will be reimbursed 100% for students who attend at least 80% of the month.

Contracts

School Readiness: Special Amendments

Providers that have not been assessed for CLASS continue on their 2019-2020 contract extensions.

Providers on extensions must sign and submit a special amendment to update their 2019-2020 contract to document the use of any updated 2020-2021 data after July 1st (rates, fees, curriculum, holidays, gold seal status, etc.).

All providers needing a special amendment to their 2019-2020 contract have been contacted.

We have completed 281 out of 283 special amendments.

NotificationRequirements

School Readiness and VPK Providers

Expired Documents

Uploading to OEL portal new or renewed documents to the provider profile is now mandatory prior to expiration

Examples: DCF License, Liability Insurance, Worker’s Compensation, Automobile Insurance, Accreditations, Gold Seal, Letter of Exemption, etc.

Contract Managers will no longer accept documents via email.

Failure to submit the requested documents may result in termination of your VPK and/or School Readiness contract.

Call 305-359-5550 for assistance in uploading documents

Provider Portal Step by Step Document

Uploads

4. Find the document category. Click Upload Another Document.

3. In the profile menu, click the Documents tab.

2. In the menu, click Profile, then click Provider Profile. 1. Log in to the OEL Provider Portal.

Certificate of Liability

Insurance

Insurance coverage must be effective during the entire term of contract regardless of closure status, or enrollment.

Must list the name and full physical address of the facility including zip code.

Each Occurrence: $100,000 minimum. General aggregate: $300,000 minimum.

Automobile policy may also be included.

Certificate of Liability

Insurance

Worker’s Compensation insurance may also be included.

Must list the Coalition as the certificate holder with the full name and full address.

New suite number: 210

Must list the Certificate Holder as additional insured.

Renewal certificate should be updated to the Provider Profile before expiration of the current certificate.

Automobile Insurance

If a provider offers transportation to SR or VPK children, the provider must obtain and maintain automobile insurance for the entire contract term.

Worker’s Compensation

Insurance

Worker’s compensation insurance is required for all providers that have more than 4 employees.

Ages & Stages Questionnaire, 3rd Ed. (ASQ-3)

Update

On November 1, 2020 we will begin daily reviews of the developmental screening (ASQ-3) requirement (6M-4.720, F.A.C.) Daily Reviews will record non-compliance with the

ASQ-3 requirement on the 1st day that a child’s screening is past due Failure to complete developmental screenings (ASQ-

3) for eligible children will result in non-compliance to Rule 6M-4.720, F.A.C., (b-d). Non-compliance to the screening requirement will

require submission of one (1) Corrective Action Plan per month.

Ages & Stages Questionnaire, 3rd Ed. (ASQ-3)

Update

What if eligible children are absent due to COVID-19 related reasons? The new COVID-19 Status designation will help

you receive a temporary screening allowance until the 15th of the following month.

Ages & Stages Questionnaire, 3rd Ed. (ASQ-3)

Update

Please follow these two (2) steps: Step 1: Continue to document attendance on the

Provider Services Portal: https://providerservices.floridaearlylearning.com/

Step 2: Set the child’s COVID status by clicking “Change to Absent” in ELC Provider Portal https://providers.elcmdm.org/Account/LogOn

*If necessary reset the child's attendance status after the 15th of each month.

Ages & Stages Questionnaire, 3rd Ed. (ASQ-3)

Update

What if the child (who was absent due to COVID-19) returns and resumes attendance?The new COVID-19 Status designation can help

too!

Ages & Stages Questionnaire, 3rd Ed. (ASQ-3)

Update

Please follow these two (2) steps to get started: Step 1: Set the child’s COVID Status by clicking

“Change to Attending."

Step 2: Complete the pending screening as soon as possible to remain in compliance with the screening (ASQ-3) requirement.

Corrective Action Plans

How to Complete the ASQ-3 Corrective Action Plan (CAP) Process Use the template provided with your Non-

Compliance letter to complete your Corrective Action Plan

Scan and upload your completed CAP to the Provider Portal Document Library in “ASQ-3” folder

Title your document “ASQ-3 CAP+Month+Year”

Professional Development

Institute

Publica tus Oportunidades de Empleo Disponibles en línea con elProfessional Development Institute

professionaldevelopment@elcmdm.org

PaymentsUpdates from the Office of

Early Learning (OEL)

Para los proveedores de preparación escolar (SR) que están “abiertos,” se le pagará basado en el reporte de la asistencia en Octubre de 2020, pero se le reembolsarán 6 ausencias adicionales por cada niño. Esto significa que se le reembolsará hasta un total de 16 ausencias o el 73% del mes sin documentación, por la Orden Ejecutiva del Departamento de Educación.

Enfoque Estratégico para ausencias.

- Pagaremos por 16 ausencias en Octubre de 2020,

- por 14 ausencias en Noviembre de 2020, y

- por 12 ausencias en Diciembre de 2020.

No se requerirá documentación para estas ausencias.

Tenga en cuenta que los requisitos de notificación de ausencias en la Regla 6M-4.500 (4) (a) - (d), F.A.C., no se han renunciado. Los proveedores aún deben informar las ausencias excesivas.

Updates from the Office of

Early Learning (OEL)

Copagos de los padres (honorarios de los padres): en apoyo continuo a los padres y proveedores, OEL continuará reembolsando a los proveedores los copagos requeridos para los padres hasta el mes de Noviembre de 2020.

La Coalición seguirá reembolsando a los proveedores que están "abiertos" al 100% (sin deducciones por copagos de los padres). Durante este período, los proveedores no pueden cobrar estas tarifas a los padres.

Aclaración sobre rumores de programas de preparación para la escuela virtual. No hay preparación escolar VIRTUAL.

Para los proveedores de VPK que están “abiertos”, a partir de Octubre de 2020, se le reembolsará de acuerdo con la “regla 80/20” del contrato de VPK. Esto significa que se le reembolsará el 100% a los estudiantes que asistan al menos el 80% del mes.

Contratos

Programa de Preparación Escolar: Los proveedores que no han sido evaluados para CLASS

continúan con sus extensiones de contrato 2019-2020. Proveedores en extensiones deben firmar y enviar una adendum

especial para actualizar su contrato 2019-2020 para documentar el uso de cualquier información actualizada del 2020-2021 después del 1 de julio (tarifas, currículo, días feriados, sello dorado, etc.). Se ha contactado a todos los proveedores que necesitan una

enmienda especial a su contrato 2019-2020. Hemos completado 281 de 283 enmiendas especiales.

Requisitos de notificación

Programa de Preparación Escolar y VPK: requisitos de notificación

Documentoscaducados

Ahora es obligatorio cargar los documentos nuevos o renovados en el perfil del proveedor antes de su vencimiento. Ejemplos: licencia de DCF, seguro de responsabilidad general, compensación laboral,

seguro de automóvil, acreditaciones, sello de oro (Gold Seal), carta de exención, etc.

Los gerentes de contratos ya no aceptarán documentos por correo electrónico.

El no cargar los documentos solicitados puede resultar en la terminación de sus contratos.

Llame al 305-359-5550 para obtener ayuda para cargar documentos.

Portal de proveedores

Cargas de documentospaso a paso

4. Busque la categoría del documento. Haga clic en Cargar otro documento.

3. En el menú de perfil, haga clic en la pestaña Documentos.

2. En el menú, haga clic en Perfil y luego en Perfil de proveedor1. Inicie sesión en el portal de proveedores de OEL.

Certificado de seguro de

responsabilidad

La cobertura del seguro debe ser efectiva durante todo el plazo del contrato, independientemente del estado de cierre o inscripción.

Debe incluir el nombre y la dirección física completa de la instalación, incluido el código postal.

Cada ocurrencia: $ 100,000 mínimo. Agregado general: $ 300,000 mínimo.

También se puede incluir la póliza de automóvil.

Certificado de seguro de

responsabilidad

También se puede incluir el seguro de indemnización laboral.

Debe incluir a la Coalición como titular del certificado con el nombre completo y la dirección completa. Nuevo número de suite: 210

Debe incluir al Titular del Certificado como asegurado adicional.

El certificado de renovación debe actualizarse al perfil del proveedor antes de que caduque el certificado actual.

Seguro de automóvil

Si un proveedor ofrece transporte a niños SR o VPK, el proveedor debe obtener y mantener un seguro de automóvil durante todo el plazo del contrato.

Seguro de compensación

de trabajadores

Se requiere un seguro de compensación para trabajadores para todos los proveedores que tienen más de 4 empleados.

Español: Ages & Stages Questionnaire

Update

El 1 de noviembre del 2020 empieza el control diario del requisito de las evaluaciones del desarrollo, (ASQ-3)El control diario grabara falta de cumplir con el

requisito ,en el momento que la evaluación se muestre tarde.El no cumplir con este requisito es una violación

de la regla 6M-4.720, F.A.C., (b-d). Todo proveedor que no cumpla con este

requisito tendrá que completar y someter un (1) Plan de Acción Correctiva (CAP) al mes .

Español:Ages & Stages Questionnaire, 3rd Ed. (ASQ-3)

Update

Que pasa si el niño/niña dejo de asistir por razones relacionadas al COVID 19? El cambiar el status del COVID-19 de dara plazo

hasta el 15 del mes.

Español:Ages & Stages Questionnaire, 3rd Ed. (ASQ-3)

Update

Siga estos dos (2) pasos: Paso 1: Siga documentando su ausencia en el Provider

Services Portal: https://providerservices.floridaearlylearning.com/

Paso 2: Cambie el status de COVID-19 marcando “Change to Absent” en el ELC Provider Portal https://providers.elcmdm.org/Account/LogOn

*Si es necesario vuelva y cambie el status del niño/niña el 15 de cada mes, hasta que vuelva.

Español:Ages & Stages Questionnaire, 3rd Ed. (ASQ-3)

Update

Que pasa si el niño/niña vuelve?El status de COVID-19 puede ayudar!

Español:Ages & Stages Questionnaire, 3rd Ed. (ASQ-3)

Update

Siga estos dos (2) pasos: Paso 1: Cambie el estatus de COVID marcando

“Change to Attending."

Paso 2: Cumpla con la evaluación pendiente lo mas pronto posible para estar al día con el requisito.

Plan de Acción Correctiva

(CAP)

Como completar el plan de acción correctiva (CAP) Use la planilla provista con su carta de “non-

compliance” para completar su plan de acción correctiva (CAP)

Escanee y suba su CAP completo en el “document library” del portal de proveedores en la carpeta "ASQ-3"

Titular el documento "ASQ-3 CAP + Mes + Año