VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS

Van: E. Wortman Tel.nr.:

8461 Nummer: 14A.00571

Datum: 10 juli 2014 Team: Concernzaken

Tekenstukken: Nee Bijlagen: 2 Afschrift aan: Mikal van Kuilenburg, Frank Pleket

N.a.v. (evt. briefnrs.):

Onderwerp: Accountantsverslag 2013

Advies: 1. Kennis nemen van het accountantsverslag 2013 en akkoord te gaan met de voorgenomen afdoening. 2. De uitkomsten van het accountantsverslag bespreken in de auditcommissie.

Begrot ingsconsequent ies NEE

B. en W. d.d. :

Por te feu i l lehouder: wethouder Duindam

Inleiding: Ernst & Young Accountants (hierna EY) heeft in opdracht van de gemeenteraad de jaarrekening 2013 gecontroleerd. Ook dit jaar is een goedkeurende verklaring van de accountant ontvangen. De accountant is van mening dat de interne beheersing van voldoende niveau is om te komen tot een betrouwbare jaarrekening. De jaarrekening geeft een getrouw beeld (de gemaakte lasten en gerealiseerde baten zijn op de juist manier in de financiële administratie verwerkt) en is rechtmatig uitgevoerd (baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn in overeenstemming met de geldige wet- en regelgeving). Er zijn geen fouten en onzekerheden door EY geconstateerd. Het accountantsverslag over het boekjaar 2013 bevat op een aantal onderdelen aanbevelingen, adviezen of opmerkingen. Het is aan het college om deze uitkomsten met de auditcommissie te bespreken. De auditcommissie heeft op 15 oktober 2013 een drietal aandachtpunten (decentralisaties sociaal domein, risicomanagement en samenwerking gemeente Oudewater) voor de accountant meegegeven. Over deze drie onderwerpen heeft de accountant de volgende aanbevelingen in het verslag opgenomen: Decentralisaties sociaal domein Binnen de gemeente wordt er volop gewerkt aan de taakoverheveling, er wordt door EY geadviseerd om de actuele ontwikkelingen nauw te volgen en de risico’s periodiek te beoordelen zodat de gemeente in staat is tijdig in te spelen op de financiële gevolgen. Risicomanagement EY heeft geconstateerd dat de organisatie groeiende is met het denken in risicomanagement. Ten opzichte van voorgaand jaar is het risicomanagement verder verbeterd. Er zijn een vijftal fasen in risicomanagement te onderscheiden, op dit moment is niveau 4 van toepassing (gemeente is pro-actief, alert op risico’s en beheersingsmaatregelen). Om verder door te kunnen groeien naar niveau 5 (vanzelfsprekend, onderdeel van de bedrijfscultuur) heeft EY een drietal aanbevelingen opgenomen: - Het proces van inventariseren en monitoren van de risico’s frequent uit laten voeren door de

verschillende teams. - Invoeren van een uniforme methodiek van rapporteren van de geïdentificeerde risico’s voor de

verschillende afdelingen. - Verder inbedden van het risicomanagement in de processen en dagelijkse bedrijfsvoering. Samenwerking gemeente Oudewater De gemeente Oudewater zal op basis van de afspraken in de dienstverleningsovereenkomsten(en) diensten afnemen bij de gemeente Woerden. Er zijn diverse werk- en projectgroepen vanuit beide orrganisaties gevormd voor de verdere invulling van de DVO’s. EY adviseert heldere afspraken te maken over de volgende aspecten: - Kwaliteitsnormen van de bedrijfsprocessen. - Rechtmatige uitvoering van de bedrijfsprocessen. - Het uitvoeren van interne controle. - Informatievoorziening aan de gemeente Oudewater. - Bepalingen omtrent het niet nakomen van de afspraken. Daarnaast adviseert EY om een juridische check uit te voeren op mogelijke leemtes danwel risico’s in de samenwerkingsovereenkomsten. Overige aanbevelingen / aandachtspunten door EY naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2013: Eigen vermogen EY concludeert dat de vermogenspositie ten opzicht van 2012 gedaald is met € 1,5 miljoen, dit is o.a. veroorzaakt door de getroffen voorziening voor de grondexploitatie Defensie Eiland. De solvabiliteit is gedaald naar 41,7% (vorig jaar 43,5%) en bevindt zich op een goed niveau. EY merkt op dat de solvabiliteit periodiek gemonitord moet worden zodat tijdig actie kan worden ondernomen indien deze dalende trend verder doorzet. Analyse weerstandsvermogen EY concludeert dat de gemeente voldoende zicht heeft op de risico’s en maatregelen treft om de risico’s te beheersen. In het huidige tijdsgewricht van economische crisis en decentralisatie van rijkstaken nemen de risico’s toe en wordt de gemeente geadviseerd om de risico’s nauwlettend te blijven volgen en de kwantificering aan te passen indien nieuwe informatie beschikbaar komt.

Grondexploitaties EY concludeert dat de gemeente de risico’s in de grondexploitatie onderkent en ook continue (beheers)maatregelen treft. Hierbij heeft EY de juiste waardering vastgesteld en geconstateerd dat de gevormde voorzieningen toereikend zijn. EY adviseert zorg te dragen voor een tijdige actualisatie van de grondexploitatieberekeningen. Rechtmatigheid Bij de oordeelsvorming maakt EY gebruik van de door de gemeente uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Deze werkzaamheden richten zich primair op de toetsing van het rechtmatig handelen. EY concludeert dat er voor het boekjaar 2013 een deugdelijk rechtmatigheidsonderzoek is uitgevoerd. EY adviseert om de timing en fasering van de IC aan te passen en de aanpak te baseren op een risicoanalyse. Interne beheersing In de managementletter 2013 zijn de bevindingen en aanbevelingen van de tussentijdse controle 2013 opgenomen. EY constateert dat nog niet alle aanbevelingen zichtbaar opgepakt zijn tijdens de jaarrekeningcontrole. Wel is periodiek de voortgang en status van de bevindingen en aanbevelingen gemonitord. EY heeft verder geen significante leemtes in de interne beheersing van de gemeente geconstateerd. Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting Het ministerie van OCW werkt aan een wetsvoorstel voor de overheveling van het buitenonderhoud primair onderwijs naar schoolbesturen. Naar verwachting gaat de nieuwe wet in per 1 januari 2015. EY adviseert om tijdig in overleg te treden met de schoolbesturen omtrent de overheveling van de taken en het budget. Gezien de korting op de middelen ten behoeve van de onderwijshuisvesting dienen er afspraken te worden gemaakt om deze bezuinigingstaakstelling op te vangen vanaf het begrotingsjaar 2015. Alle teammanagers zijn op de hoogte gebracht van de door de accountant aangedragen aanbevelingen en/of aandachtspunten uit de managementletter 2013 en het accountantsverslag 2013. De reactie hierop is verwoord in bijlage I (Aanbevelingen accountant n.a.v. interimcontrole en controle jaarrekening 2013). Per onderwerp wordt aangegeven welke initiatieven zullen worden c.q. reeds zijn ontwikkeld om tot verdere verbetering te komen. In het 3

e kwartaal 2014 wordt de interimcontrole boekjaar 2014 door EY uitgevoerd.

Dit stelt de organisatie in staat om tijdig maatregelen te nemen om de interne beheersing van de diverse processen waar nodig geacht te verbeteren. Bevoegdheid: Conform artikel 160 gemeentewet is het college bevoegd orgaan. Beoogd effect: Via dit voorstel kan worden aangegeven hoe invulling wordt gegeven aan de door de accountant geplaatste opmerkingen en gegeven adviezen. Er wordt tevens gerapporteerd over de aandachtspunten welke door de auditcommissie voor de accountant zijn meegegeven. Argumenten: Door het overnemen en implementeren van de aanbevelingen krijgt de organisatie meer grip op de processen en kunnen rechtmatigheidsfouten worden voorkomen. Het versterkt het zelfcontrolerend vermogen en leidt hierdoor tot een optimale control. Kanttekening: N.v.t. Financiën: N.v.t.

Uitvoering: De aanpak van de aanbevelingen en/of opmerkingen te borgen via de interne controle. De interne controlefunctionaris verwerkt de aanbevelingen en/of opmerkingen in het interne controleplan en bespreekt dit periodiek met de verantwoordelijke medewerk(s)ter en /of teammanager. De aanbevelingen en/of opmerkingen worden in de organisatie ter uitvoering uitgezet en bewaakt via de checksessies. Het opvolgen van de aanbevelingen is een verantwoordelijkheid van het management. Communicat ie / Website: N.v.t. Ondernemingsraad: N.v. t .

Samenhang met eerdere besluitvorming: Managementletter 2013 (13.032044) besproken in de auditcommissie op 14 januari 2014 Boardletter 2013 (14.000426) besproken in de auditcommissie op 14 januari 2014 Raadsbesluit jaarrekening 2013 (14R.00154) Bij lagen: Accountantsverslag 2013 (14.009476) Bijlage I: Aanbevelingen accountant n.a.v. interimcontrole en controle jaarrekening 2013

Gemeente Woerden Uitkomsten controle en overige informatie 2013 Rapportage aan de raad

Gemeente Woerden 14.009476

insta Regislratiedatum: 13/06/2014 Behandelend afdeling Afgehandeld door/op:

P / ft

EY Building a better working world

W^%W Ernst & Young Accountants L L P +31 88 407 10 00 ^ • ^ F Euclideslaan 1 +31 88 407 30 00 ^ • i • 3584 B L U T R E C H T ey.com Building a better Postbus 3053 working world 3502 G B U T R E C H T

VERTROUWELIJK De raad van de Gemeente Woerden Postbus 45 3440 GR WOERDEN

Utrecht, 4 juni 2014

Uitkomsten controle en overige informatie 2013

Geachte leden van de raad,

Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Woerden, brengen wij u hiermee verslag uit omtrent onze bevindingen en aanbevelingen.

De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening van de gemeente Woerden. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2013.

Wij willen u als opdrachtgever met dit verslag zo goed mogelijk informeren. Wij beogen hiermee u met name in uw controlerende functie met raad en daad bij te staan. Dit verslag sluit aan op de afspraken die wij met u hebben gemaakt en die wij hebben vastgelegd in onze opdrachtbevestiging.

EY 99P 1

Partners in Sport j

SBAR-9KQERK/JD/hu

Het concept van dit rapport is d.d. 30 april 2014 besproken met de teammanager financiën. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.

Wij stellen het op prijs bijgevoegd verslag nader aan u toe te lichten of eventuele vragen hierover van u te beantwoorden.

Hoogacmend,

drs. J/M.A.Drtfst RA

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave

Managementsamenvatting Managementsamenvatting 4

Aandachtspunten Audit commissie Decentralisaties sociale domein 7 Risicomanagement 7 Samenwerking gemeente Oudewater 8

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Conclusie van de controle 10 Onze analyse van het resultaat 2013 11 Financiële positie ultimo 2013 12 Onze analyse van het weerstandsvermogen 13

Bijzondere posten in de jaarrekening Uitkomsten rechtmatigheid Uitkomsten SiSa Kwaliteit beheersorganisatie

Overige aandachtspunten Overheveling onderhoud onderwijs­huisvesting

14 16 18 19

21

Bijlagen Bijlage 1: SiSa-bijlage Bijlage 2: Onafhankelijkheid Bijlage 3: Ons controleproces

Totaal aantal pagina's in dit rapport:

23 24 25

26

Management samenvatting

Management samenvatting Jaarrekening 2 0 1 3 gemeente Woerden

Pagina 4

Samenvatting accountantsverslag jaarrekening 2013 Gemeente Woerden

Uitkomsten De jaarrekening is jaarrekeningcontrole getrouw

De jaarrekening is rechtmatig

(Geen) bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage

Controleverschillen

Bij de jaarrekening 2013 van de gemeente Woerden zullen wij onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling door de raad een goedkeurende controleverklaring afgeven met betrekking tot de getrouwheid.

Er resteren geen niet-gecorrigeerde controleverschillen of materiële herrubericeringen voor de jaarrekening 2013. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2013 zijn ingericht in overeenstemming met het BBV en de in de programmarekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van de gemeente Woerden.

Bij de jaarrekening 2013 van de gemeente Woerden zullen wij onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling door de raad een goedkeurende verklaring afgeven met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2013 in overeenstemming zijn met de door de raad vastgestelde wet- en regelgeving.

Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben wij geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.

Tijdens onze uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geen niet-gecorrigeerde controleverschillen geconstateerd.

Management samenvatting Jaarrekening 2 0 1 3 gemeente Woerden

Pagina 5

Samenvatting accountantsverslag jaarrekening 2013 gemeente Woerden (vervolg)

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Toelichting WNT Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Inmiddels is er ook een aanpassingswet WNT, die nog niet formeel is aangenomen door de Eerste Kamer.

Om dit nader toe te lichten aan de lezer van de jaarrekening, raden wij u aan om onderstaande paragraaf op te nemen in uw jaarrekening:

Grondexploitaties

Her normenkader rondom de "Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen Publieke en Semipublieke Sector" (hierna: WNT) is bekrachtigd in het Besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 26 februari 2014, nr. 2014-0000106049 en de Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 26 februari 2014, nr. 2014-0000 104920. De Aanpassingswet WNT is als onderdeel van dit normenkader nog niet formeel aangenomen door de Eerste Kamer. Voor het opmaken van de jaarrekening is in lijn met de mededeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 12 februari 2014, gepubliceerd in de Staatscourant d.d. 18 februari 2014, de Aanpassingswet WNT wel als onderdeel van het normenkader gehanteerd.

Hierbij dient opgemerkt te worden dat zich in het kader van WNT nog wijzigingen kunnen voordoen. De huidige opgenomen informatie is naar de stand van april 2014.

Wij hebben specifieke aandacht besteed aan de in de jaarrekening opgenomen grondexploitaties en niet in exploitatie genomen gronden. Wij hebben hierbij de juiste waardering vastgesteld en beoordeeld in hoeverre de gevormde voorzieningen toereikend zijn. Hierbij hebben wij geen bevindingen geconstateerd.

Aandachtspunten Audit commissie

Aandachtspunten Audit commissie

Decentralisaties sociale domein

Vanaf 1 januari 2015 krijgt de gemeente Woerden belangrijke taken erbij. Vanaf dat moment worden taken van het Rijk en Provincie overgeheveld. Het gaat om de volgende taakuitbreidingen:

Jeugdzorg Participatie AWBZ

Op dit moment is er nog veel onduidelijkheid over zowel de exacte taakoverheveling als ook het budget. Deze onduidelijkheden plaatst de gemeente in een lastige situatie.

Binnen de gemeente Woerden wordt er al volop gewerkt aan de taakoverheveling. In 2013 is de gemeente van start gegaan met het vormen van de teams en het programma Transformatie Sociaal Domein. Op dit moment zijn diverse teams actief die het beleid en de implementatie daarvan voorbereiden.

In de mei circulaire zal bekend worden gemaakt wat de precieze bijdrage aan de gemeente zal bedragen voor het uitvoeren van de Jeugdzorg, Participatie en AWBZ. Op dit moment houdt de gemeente Woerden rekening met een risico van € 1,1 miljoen in de paragraaf Weerstandsvermogen.

Wij adviseren u om de actuele ontwikkelingen nauw te volgen en de r is ico's periodiek te beoordelen zodat u in staat bent tijdig in te spelen op de financiële gevolgen.

Pagina 7

Risicomanagement Bij onze tussentijdse controle hebben wij aan het college van burgemeester en wethouders gerapporteerd dat binnen uw organisatie in toenemende mate aandacht bestaat voor het risicomanagement als proces.

Bij het opstellen van de begroting 2014 is er op zowel operationeel als strategisch niveau aandacht voor risico's die de gemeente mogelijk loopt. Mede naar aanleiding van onze gerapporteerde bevindingen voorgaand jaar heeft de gemeente Woerden haar paragraaf Weerstandsvermogen aangepast, zie hiervoor de paragraaf Weerstandsvermogen eerder genoemd in dit verslag.

Wij hebben geconstateerd dat de organisatie groeiende is met het denken in risicomanagement. In het navolgende schema worden hieromtrent een vijftal fasen onderscheiden:

5. Vanzelfsprekend O n d e r d e e l van bedr i j fscul tuur : z o d o e n wij dat h ier

/ 4. Pro-actief

Alert op risico's en beheersingsmaatregelen

7 3. Calculerend

Met ons systeem hebben wij inzicht in de risico'

2, Reactief Als het fout gaat reageren wij direct

1. Verhullend Wat maakt het uitzolang n i e m a n d h e t z i e t

Aandachtspunten Audit commissie

Ten opzichte van voorgaand jaar is het risicomanagement verder verbeterd. Op basis van de verbeterde inrichting van het risicomanagement binnen de gemeente Woerden kan geconstateerd worden dat op dit moment niveau 4 van toepassing is.

Om verder door te kunnen groeien naar niveau 5 hebben wij in onze managementetter, gericht aan het college van burgemeester en wethouders, een drietal aanbevelingen opgenomen om het risicomanagement verder te verbeteren, zijnde:

Het proces van inventariseren en monitoren van de risico's freguent uit laten voeren door de verschillende teams. Invoeren van een uniforme methodiek van rapporteren van de geïdentificeerde risico's voor de verschillende afdelingen. Verder inbedden van het risicomanagement in de processen en dagelijkse bedrijfsvoering.

Samenwerking gemeente Oudewater Vanaf 1 januari 2015 zal de gemeente Woerden haar samenwerking met de gemeente Oudewater intensiveren. De belangrijkste redenen voor deze intensievere samenwerking zijn:

Vermindering van de ambtelijke kwetsbaarheid. Verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening. Verantwoordelijkheid nemen voor de kracht en kwaliteit van het lokaal bestuur in de regio.

In mei 2013 heeft de raad het voorstel van het college om de samenwerking vorm te geven op basis van een dienstverleningsovereenkomst vastgesteld. Dit houdt in dat de ambtelijke dienst van de gemeente Oudewater met uitzondering van de secretaris en griffier zal worden ondergebracht bij de gemeente Woerden.

Pagina 8

De gemeente Oudewater zal op basis van de afspraken in de dienstverleningsovereenkomst(en) diensten afnemen bij de gemeente Woerden waardoor één organisatie werkt voor twee zelfstandige gemeenten. Een voordeel van de inrichting op een dergelijke wijze is dat er geen nieuwe organisatie opgericht hoeft te worden.

Eind 2013 zijn diverse werk- en projectgroepen bestaande uit werknemers vanuit beide organisaties gevormd voor de verdere invulling van de dienstverleningsovereenkomsten. Op dit moment zijn deze werk- en projectgroepen bezig met het inventariseren en in kaart brengen van de zogeheten "need to haves" en "nice to haves" in de nieuwe samenwerkingsstructuur. Op deze manier wordt zichtbaar welke zaken noodzakelijk zijn om in een vroeg stadium te hebben beschreven in de verschillende overeenkomsten.

Wij adviseren u heldere afspraken te maken omtrent onder andere de volgende aspecten (niet limitatief):

Kwaliteitsnormen van de bedrijfsprocessen. Rechtmatige uitvoering van de bedrijfsprocessen. Het uitvoeren van interne controle. Informatievoorziening aan de gemeente Oudewater (inhoud en frequentie). Bepalingen omtrent het niet nakomen van de afspraken.

Daarnaast adviseren wij u om een juridische check uit te (laten) voeren op mogelijke leemtes danwel risico's in de samenwerkingsovereenkomsten. Hierbij kan bijvoorbeeld gelet worden op het aansprakelijkheidsrisico dat de gemeente Woerden heeft. Op deze wijze komt de gemeente Woerden in de toekomst niet voor verrassingen te staan.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Conclusie van de controle

Controleverklaring Wij zullen onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling door de raad een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Woerden afgeven over het boekjaar geëindigd op 31 december 2013.

De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2013 van de gemeente Woerden geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van het BBV. Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening.

Wij zijn er bij ons oordeel van uitgegaan dat de raad de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

Controleverschillen Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten die de gemeente Woerden heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze mening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten dienen te worden opgenomen of gerapporteerd.

Wij hebben geen niet-gecorrigeerde controleverschillen geconstateerd.

Pagina 10

Kwaliteit totstandkoming jaarrekening De gemeente Woerden heeft een gedetailleerde planning- en rekeningrichtlijnen opgesteld ten behoeve van een tijdige en adequate totstandkoming van de jaarstukken. Het doel hiervan is onder meer binnen de gestelde tijdslijn de noodzakelijke informatie op een kwalitatief toereikende wijze ter beschikking te hebben voor het opstellen van de jaarrekening, zodat deze aan de gestelde eisen voldoet.

Wij hebben in overleg met uw organisatie naar aanleiding van de controle van voorgaande jaren de lijst met op te leveren stukken verder uitgewerkt. De oplevering heeft een verbetering laten zien ten opzichte van voorgaand jaar, echter zien wij nog ruimte voor verdere verbetering. Hierbij kan gedacht worden aan het versterken van de regierol van het team financiën. Op dit moment worden nadere afspraken gepland om de jaarrekeningcontrole verder te evalueren.

Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het management gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.

Schattingsprocessen binnen de jaarrekening Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant beoordelen wij deze door het college van burgemeester en wethouders gemaakte schattingen. Wij kunnen instemmen met de door het college van burgemeester en wethouders gemaakte inschattingen en waarderingsgrondslagen.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van het resultaat 2 0 1 3

Voordelig resultaat nader besproken Het saldo van baten en lasten over het jaar 2013 bedraagt € 4 .219.000 voordelig. Van dit voordelige saldo wordt € 1.967.000 aangewend als budgetoverheveling naar volgende jaren. Het resultaat over 2013 is als volgt opgebouwd:

Bedragen x € 1.000 Voordelig Nadelig

Saldo gewijzigde begroting

Diverse voordelen programma 4 "Infrastructuur"

WMO

Sociaal cultureel (jeugd)werk

BBZ, inburgering en maatschappelijke begeleiding

Minder uitgegeven frictiekosten

Algemene uitkering

Onder uitputting onvoorzien en vrijval

verplichtingen

Saldo overige voor- en nadelen

Saldo van baten en lasten

Budgetreserveringen

Saldo van baten en lasten na budgetreserveringen

471

871

221

993

1.182

200

583

4.219

-302

1.967

2.252

Pagina 11

Zowel in de programmarekening als de toelichting op de jaarrekening worden de hiervoor genoemde afwijkingen van de begroting nader geanalyseerd, zie hiervoor pagina 147 en verder van het jaarverslag. Tevens worden hier de budgetoverhevelingen naar het volgende begrotingsjaar toegelicht.

Hierna gaan wij nader in op de financiële positie van de gemeente alsmede de uitkomsten van de controle en bijzondere aandachtspunten.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole gemeente Woerden Pagina 12

Financiële positie ultimo 2 0 1 3

Eigen Vermogen Op basis van de jaarrekeningen 2012 en 2013 is de financiële positie (eigen vermogen) van de gemeente Woerden als volgt samengesteld:

Bedragen x € 1.000

Rekening 2013 (voor bestemming)

Rekening 2012 (voor bestemming)

€ €

Algemene reserve 8.189 9.700

Egalisatie bestemmingsreserves 5.095 5.459

Bestemmingsreserves 65.715 66.217

Rekeningresultaat 4.219 3.344

Totaal Eigen vermogen 83.218 84.720

Zoals uit bovenstaande opstelling blijkt, is de vermogenspositie van de gemeente Woerden ten opzichte van 2012 gedaald met € 1,5 miljoen. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de getroffen voorziening voor de grondexploitatie Defensie Eiland.

Solvabiliteit De solvabiliteit is als gevolg van het nagenoeg gelijk blijven van de eigen vermogenspositie en de gestegen kortlopende schuldpositie ultimo 2013 gedaald naar 41,7% (vorig jaar 43,5%) en bevindt zich op een goed niveau. Hierbij merken wij op dat de solvabiliteit periodiek dient te worden gemonitord zodat tijdig actie kan worden ondernomen indien deze dalende trend verder doorzet. De daling in de afgelopen jaren is in de volgende grafiek weergegeven.

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

Solvabiliteit

2011 2012 2013

Voor de vraag in welke mate het huidige eigen vermogen toereikend is om de geïdentificeerde mogelijke risico's voor de gemeente Woerden op te vangen verwijzen wij naar de paragraaf Weerstandsvermogen van dit rapport.

Liquiditeit Het totaal van langlopende leningen is over 2013 licht gedaald naar € 83,6 miljoen negatief (2012: € 83,8 negatief). In tegenstelling tot de langlopende schulden zijn de kortlopende schulden toegenomen met € 7,1 miljoen als gevolg van het aantrekken van een kasgeldlening van € 8,0 miljoen.

100.000

90.000

80.000

70.000 -

60.000

50.000

40.000 •

30.000 -

20.000

10.000

0

• Kortlopende schulden

Langlopende schulden

2011 2012 2013

Onze analyse van het weerstandsvermogen

Weerstandsvermogen In het jaarverslag is onder andere de paragraaf Weerstandsvermogen opgenomen. In deze paragraaf is opgenomen in hoeverre de gemeente Woerden in staat is financiële risico's op te vangen door middel van het weerstandsvermogen. Hiervoor heeft de gemeente Woerden een risico-inventarisatie uitgevoerd en de risico's gekwantificeerd.

De gemeente Woerden hanteerde tot en met de begroting 2013 een vast bedrag per inwoner om de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen. Voor 2013 kwam het benodigde weerstandscapaciteit uit op € 5.000.000. Om een voor de gemeente Woerden specifieker benodigde weerstands­capaciteit te kunnen bepalen is bij de begroting 2014 gekozen om de geïdentificeerde risico's te kwantificeren. Het totaal van deze risico's vormt de benodigde weerstandscapaciteit. Voor de beoordeling van het weerstandsvermogen wordt een ratio (verhouding tussen beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit) gehanteerd. De ratio ultimo 2013 is berekend op 1,3 en wordt derhalve door de gemeente gekwalificeerd als toereikend. De stijging van de beschikbare weerstandscapaciteit ten opzichte van voorgaand jaar wordt voornamelijk veroorzaakt door de positieve resultaten over het boekjaar 2013 en 2012.

Ratio Weerstandsvermogen

(x € 1 miljoen)

2013 2012

A: Beschikbare weerstandscapaciteit €8,2 € 7,1

B: Benodigde weerstandscapaciteit € 6,3 € 5,0

C: Ratio (A/B) 1,30 1,42

Pagina 13

Het beschikbare weerstandsvermogen is gebaseerd op de algemene reserve en het renterisicoreserve. Hierbij is geen rekening gehouden met de mogelijke stille reserves (opgenomen als PM in de paragraaf weerstandsvermogen) danwel de onbenutte belastingcapaciteit.

In de paragraaf weerstandsvermogen is een overzicht met de belangrijkste risico's opgenomen. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de risico's groter dan € 250.000 opgenomen.

Risico's > € 250.000

(x€ 1.000)

Incidenteel d) /

Structureel (S)

Nettowaarde

risico

Transities en decentralisaties sociale domein S 1.125

Onderwijshuisvesting l / S 1.481

Diverse infrastructurele risico's l / S 1.375

Deelname Ferm Werk S 562

Overige risico's < € 250.000 1.757

Totaal 6.300

Wij adviseren u om de risico's nauwlettend te blijven volgen en de kwantificering aan te passen indien nieuwe informatie beschikbaar komt.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Bijzondere posten in de jaarrekening (1)

Grondexploitaties Inleiding De gemeente Woerden heeft een vijftal lopende projecten binnen het grondbedrijf. Jaarlijks worden deze, zowel in exploitatie genomen gronden als de niet in exploitatie genomen gronden, geactualiseerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de actuele voortgang van de projecten en de meest actuele verwachtingen voor de aankomende jaren. Uitgangspunten die zijn gehanteerd bij de grondexploitatieberekening in het kader van de jaarrekening 2013 zijn als volgt:

Uitgangspunten actualisatie 2013 2012

Kostenstijging 1,60% 1,60%

Opbrengstenstijging 0,00 % 0,00 %

Rente percentage 4,25% 4,25%

Het gehanteerde rentepercentage sluit aan bij het door de raad vastgestelde rekenrentepercentage voor 2014. In de volgende paragrafen worden de belangrijkste aspecten van de grondexploitatie per 31 december 2013 benoemd.

Defensie Eiland In het project Defensie Eiland worden ongeveer 230 woningen gerealiseerd. Om alle woningen te kunnen realiseren dient de bodemsanering aan de zuidkant van het project nog te worden afgerond. Na afronding zal ook hier van start worden gegaan met de bouw van woningen.

Pagina 14

In 2013 heeft de gemeente Woerden diverse onderhandelingen gevoerd met de ontwikkelaar van Defensie Eiland over het verdere verloop en de ontwikkeling van voornamelijk het noordelijke deel van het project. Als gevolg van het hier uit volgende contract heeft de gemeente Woerden een aanvullende voorziening getroffen voor € 1.150.000. Daarnaast is als gevolg van de nadere vertraging van de opbrengsten en budgetaanpassing een tweede voorziening gevormd van € 1.602.000. Door de vorming van deze voorzieningen wordt het verwachte negatieve eindresultaat afgedekt.

Breeveld Het project Breeveld is op dit moment geen actuele grondexploitatie en derhalve opgenomen in de jaarrekening onder de Niet In Exploitatie Genomen Gronden (NIEGG). De boekwaarde van Breeveld exclusief de reeds gevormde voorziening van € 800.000 bedraagt € 5.533.000. Gemeente Woerden is op dit moment in gesprek met externe partijen. De verwachting is dat in 2014 een grondexploitatie zal worden opgesteld.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Bijzondere posten in de jaarrekening (2)

Pagina 15

Wet Normering Topinkomens (WNT) Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden.

In het kader van de jaarrekening 2013 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd.

De gemeente Woerden heeft vastgesteld dat de beloning van de gemeente secretaris over 2013 de wettelijk norm overschrijdt. De gemeente secretaris wordt verloond via een intermediair. Hiermee zijn afspraken gemaakt vóór 1 januari 2013 waardoor sprake is van de overgangsregeling en geen daadwerkelijke overtreding van de WNT.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Uitkomsten Rechtmatigheid

Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2013 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) en het controleprotocol 2013 van de gemeente Woerden. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen:

Het rechtmatigheidsbeheer. De naleving van het voorwaardencriterium. De begrotingsrechtmatigheid. Het misbruik-en-oneigenlijk-gebruik criterium. De niet-financiële beheershandelingen.

Rechtmatigheidsbeheer Het controleprotocol, inclusief het normenkader is door de raad vastgesteld. Het normenkader is intern bij uw gemeente vertaald in een intern controleplan, waarin de uit te voeren werkzaamheden zijn opgenomen. De werking van deze maatregelen is met voldoende diepgang getoetst en de uitkomsten hiervan zijn voor de processen met een duidelijke audit trail vastgelegd.

Wij zijn van mening dat gemeente Woerden voor het boekjaar 2013 een deugdelijk rechtmatigheidsonderzoek heeft uitgevoerd.

Voorwaardencriterium Wij hebben geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het voorwaardencriterium.

Pagina 16

Begrotingsrechtmatigheid Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het bestuur is gerespecteerd.

De overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door het college van burgemeester en wethouders in de toelichting op de programmarekening toereikend toegelicht. Het college van burgemeester en wethouders stelt uw raad voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2013. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid.

Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen in het interne controleplan. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole gemeente Woerden Uitkomsten Rechtmatigheid

Pagina 17

Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico's goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen.

Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico's en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen van het jaarverslag.

Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij de gemeente Woerden betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico's op dit vlak. Op grond hiervan en de toelichting in de paragraaf Weerstandsvermogen beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole gemeente Woerden Uitkomsten SiSa

Pagina 18

SiSa Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij navolgende specifieke uitkeringen de in onderstaande tabel vermelde fouten en/of onzekerheden geconstateerd:

pecifieke uitkering [Fout of Jonzekerheid

Financiële omvang in euro's

OCW D9 Geen 0 n.v.t.

l&M E27B Geen 0 n.v.t.

SZWG1 Geen 0 n.v.t.

SZWG1A Geen 0 n.v.t.

SZW G2 Geen 0 n.v.t.

SZW G3 Geen 0 n.v.t.

SZWG5 Geen 0 n.v.t.

Onze controleaanpak hierbij hebben wij in het hoofdstuk Onafhankelijkheid en controleproces nader toegelicht.

De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage 1 bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Kwaliteit beheersorganisat ie

Pagina 19

Onze bevindingen in het kader van uw interne beheersing In onze managementletter 2013 , uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2013 opgenomen.

Mede als gevolg van de huidige organisatie ontwikkelingen zijn nog niet alle aanbevelingen zichtbaar opgepakt tijdens onze jaarrekeningcontrole. Wel wordt periodiek de voortgang en status van zowel onze aanbevelingen de aanbevelingen gemonitord.

Wellicht ten overvloede wijzen wij u erop dat wij geen significante leemtes in de interne beheersing van de gemeente Woerden hebben geconstateerd.

Overige aandachtspunten

Overige aandachtspunten Pagina 21

Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap werkt aan een wetsvoorstel voor de overheveling van het buitenonderhoud primair onderwijs naar schoolbesturen. Naar verwachting zal de nieuwe wet ingaan per 1 januari 2015. De taken en het budget voor het buitenonderhoud en aanpassingen van schoolgebouwen in het primair en speciaal onderwijs zullen worden overgeheveld naar de schoolbesturen. Deze mogelijke wetswijziging heeft de volgende aandachtspunten voor uw gemeente tot gevolg:

Uw gemeente kent thans nog een voorziening voor onderhoud van de gemeentelijke schoolgebouwen. De voorgenomen overheveling van het buitenonderhoud naar schoolbesturen heeft naar verwachting gevolgen voor de uitgangspunten van het onderhoudsplan. Er dienen concrete afspraken te worden gemaakt met de schoolbesturen over het buitenonderhoud in 2014 en de mogelijke aanvullende financiering voor opvolgende jaren. Mogelijke effect op uw personele bezetting en de verwerking hiervan in de (meerjaren)begroting. Onderhoudsbudgetten in uw begroting dienen te worden aangepast en bijgesteld.

Wij raden u aan om tijdig in overleg te treden met de schoolbesturen omtrent de overheveling van de taken en het budget. Gezien de korting op de middelen ten behoeve van de onderwijshuisvesting dienen er afspraken te worden gemaakt om deze bezuinigingstaakstelling op te vangen vanaf het begrotingsjaar 2015. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de zorgplicht van de gemeente in stand blijft. Wij hebben vernomen dat de gemeente op dit moment in gesprek is met de schoolbesturen om bovengenoemde transitie efficiënt te laten verlopen.

Bijlagen Bijlage 1: SiSa-bijlage

SiSa-bijlage Bijlage 1

Pagina 23

Het is volgens de Nora verwachtingen accountantscontrole voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw provincie samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd.

Nummer specifieke

uitkering conform

SiSa-bijlage 2013

Specifieke uitkering Fout of onzekerheid Financiële omvang

in euro's

Toelichting fout/onzekerheid

OCW D9 Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2014 (0AB) Geen 0 n.v.t.

l&M E27B Brede doeluitkering verkeer en vervoer SiSa tussen medeoverheden Geen 0 n.v.t.

SZWG1 Wet sociale werkvoorziening (Wsw)_gemeente 2013 Geen 0 n.v.t.

SZWG1A Wet sociale werkvoorziening (Wsw)Jotaal 2012 Geen 0 n.v.t.

SZW G2 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Wwb_gemeente 2013 Geen 0 n.v.t.

SZW G3 Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud

beginnende zelfstandigen)_gemeente 2013

Geen 0 n.v.t.

SZW G5 Wet participatiebudget (Wpb)_gemeente 2013 Geen 0 n.v.t.

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 2: Onafhankeli jkheid

Inleiding De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Het Nederlandse parlement heeft in dit kader met ingang van 2013 een wettelijke regeling ingevoerd inzake een strikte scheiding van controle en advies, alsmede vanaf 2016 verplichte kantoorrotaties bij organisaties van openbaar belang (OOB's). Hiermee loopt Nederland vooruit op Europese regelgeving, waarover in december 2013 een akkoord is bereikt dat minder ver gaat dan de Nederlandse wet. Kern van het Europees Barnierakkoord is een verbod op bepaalde non-auditdiensten, een limiet op de levering van toegestane non-auditdiensten tot 70% van de audit fee en kantoorrotatie eens in de tien jaar welke periode na een nieuwe tender met tien jaar verlengd kan worden. Ook de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) heeft de onafhankelijkheidsregels voor zijn leden verder aangescherpt. Met de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) zijn de regels vanaf 2014 strikter dan de Code of Ethics en wordt een kader gecreëerd dat verder gaat dan internationaal gebruikelijk is. Zo geeft de NBA een meer expliciete uitleg aan bedreigingen van de onafhankelijkheid die voortvloeien uit de perceptie van het publiek.

Belangrijkste wijzigingen in de ViO De belangrijkste wijzigingen in de ViO hebben betrekking op:

een nadere toetsing van geschenken en uitingen van gastvrijheid vanaf een grens van € 100. Dit geldt zowel voor ontvangen als verstrekte geschenken en uitingen van gastvrijheid; een verbod van sponsoring van een assurancecliënt ter verkrijging van naamsbekendheid;

Pagina 24

het afschaffen van het onderscheid tussen een opdracht tot controle van de jaarrekening en andere assurancediensten (bijvoorbeeld controle van een Maatschappelijk verantwoord ondernemen verslag). De oude regels kenden nog een lichter regime voor andere assurancediensten; de introductie van het begrip gelieerde derde dat de reikwijdte van het verbod op het leveren van adviesdiensten aan andere entiteiten binnen de groep bij OOB's inperkt. Relaties met zustervennootschappen worden buiten beschouwing gelaten. Daarnaast vallen moedervennootschap(pen) wel onder het begrip gelieerde derde, ongeacht het materiële belang.

Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. De jarenlange discussie over het beroep en het functioneren van de accountant, hebben uiteindelijk geresulteerd in een aanpassing van de accountantswetgeving, welke van toepassing is voor OOB's) met als doel de onafhankelijkheid van de accountant beter te waarborgen richting het maatschappelijk verkeer. Ondanks het feit dat een provincie zich volgens de wet niet kwalificeert als een organisatie van openbaar belang vinden wij het als uw accountant belangrijk om eventuele bedreigingen ten aanzien van de onafhankelijkheid te melden.

Wij hebben gedurende het jaar geen onafhankelijkheidsissues geconstateerd.

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 3: Ons controleproces

Wat is de reikwijdte van onze opdrachten Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2013 van de gemeente Woerden gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening.

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door de Raad vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Onze controleaanpak in het kort Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de gemeente Woerden.

Pagina 25

Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het college van burgemeester en wethouders heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Op grond van het Bado stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren.

Op grond van de jaarrekening 2013 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 1.060.000 (1%) en voor onzekerheden € 3.180.000 (3%).

Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen.

De rapporteringstolerantie, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is voor de gemeente Woerden gelijk aan de goedkeuringstolerantie.

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 3: Ons controleproces

Pagina 26

Frauderisico's Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240 De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden. Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties.

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders. Het is van belang dat het management, onder toezicht van raad, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft.

Aanbevelingen accountant n.a.v. de interimcontrole en controle jaarrekening 2013

In de managementletter 2013 en het accountantsverslag jaarrekening 2013 zijn de bevindingen en aanbevelingen opgenomen, onderstaand overzicht geeft een beeld van de voortgang en status van de nog openstaande bevindingen door de accountant:

Onderwerp Aanbeveling Toelichting Status 2014

Team

Verbijzonderde interne controle

De timing en fasering van de verbijzonderde interne controle aanpassen. Door het aanpassing hiervan ontstaat de kans om werkdruk beter te kunnen spreiden en de tijdsdruk rondom het jaarrekeningtraject te verlagen.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013) (blz. 11, 4.2 Dynamisering en modernisering verbijzonderde interne controle).

Onderhanden. Er is inmiddels een gesprek met EY geweest. Er wordt momenteel gewerkt aan een notitie optimaliseren interne controle. Implementatie staat gepland voor het controlejaar 2015.

Concernzaken

Verbijzonderde interne controle

De interne controle op de processen met een laag risico rouleren over een tijdsperiode van drie jaar. Dit kan alleen als er geen belangrijke wijzigingen zijn doorgevoerd in de administratieve organisatie.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013) (blz. 11, 4.2 Dynamisering en modernisering verbijzonderde interne controle).

Onderhanden. Er is inmiddels een gesprek met EY geweest. Er wordt momenteel gewerkt aan een notitie optimaliseren interne controle. Implementatie staat gepland voor het controlejaar 2015.

Concernzaken

SISA De bestaande risicoanalyses verder concreet maken en aanvullen met beheersingsmaatregelen. Daarnaast wordt geadviseerd de benoemde interne beheersingsmaatregelen onderdeel te maken van de rechtmatigheidtoetsing.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 20, 5.9 SISA).

Onderhanden. Inmiddels zijn alle SISA-regelingen voorzien van een risicoanalyse, i.o.m. EY volgt er nog een verdere verdiepingsslag.

Concernzaken.

Risicomanagement Om het risicomanagement naar niveau 5 (hoogste niveau) te brengen worden er een drietal aanbevelingen gedaan, zijnde: 1. Het proces van inventariseren en monitoren van de

risico’s frequent uit laten voeren door de verschillende teams.

2. Invoeren van een uniforme methodiek van rapporteren van de geïdentificeerde risico’s voor de verschillende teams.

3. Verder inbedden van het risicomanagement in de processen en dagelijkse bedrijfsvoering.

In de paragraaf Weerstandsvermogen is opgenomen in hoeverre de gemeente in staat is financiële risico’s op te vangen d.m.v. het weerstandsvermogen. Hiervoor is een risico-inventarisatie uitgevoerd en zijn de risico’s gekwantificeerd. Geadviseerd wordt om de risico’s nauwlettend te blijven volgen en de kwantificering aan te passen indien nieuwe informatie beschikbaar komt.

Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 7 en 8, Risicomanagement).

Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 13, Weerstandsvermogen).

Onderhanden.

Stapsgewijs wordt het risicomanagement naar niveau 5 gebracht. De eerste stappen die zijn gezet: - Inventarisatie en monitoring van de risico’s worden in de

maandrapportages opgenomen. - Er is sprake van een uniforme methodiek waarbij aandacht

wordt gevraagd voor de afstemming.

De risico’s worden nauwlettend gevolgd. Bij de bestuursrapportages vindt een check plaats (kwantificering wordt per half jaar uitgevoerd).

Concernzaken

Investeringen Het in kaart brengen van de effecten van de wet Hof en schatkistbankieren. Door middel van het (periodiek) opstellen van liquiditeitsprognoses, investeringsplanningen en scenarioanalyses kan de concrete impact van deze ontwikkelingen op de gemeente Woerden vastgesteld worden.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 11/12, 3.3 Management-informatie omtrent investeringen).

Onderhanden. Er wordt gewerkt aan een nieuwe treasuryrapportage, waarin de volgende onderwerpen aan bod komen: liq.prognose/kort en lang geldleningen en het verloop EMU saldo Eind juli 2014 is dit gereed, waarna de vaststelling door het college van B&W kan plaatsvinden.

Financiën

Crediteurenstam-gegevens

Het autoriseren van de mutatielijst crediteurenstamgegevens verder te borgen in het werkproces. Hierbij is het wenselijk dat in de interne controle een toets hierop wordt genomen.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 14/15, 4.4 Interne controle op de crediteuren-stamgegevens).

Onderhanden. De interne beheersingsmaatregel wordt opgenomen in het interne controleplan en meegenomen in de verbijzonderde interne controle.

Financiën

Invoering SEPA/IBAN Zorgdragen voor een tijdige implementatie om te kunnen voldoen aan de vereisten omtrent SEPA/IBAN (ingaande 1-8-2014).

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013), (blz. 12, 5.3 Invoering SEPA/IBAN).

Afgerond. De implementatie is gereed. De gemeente Woerden voldoet aan de vereisten omtrent SEPA/IBAN.

Financiën

Verplichte IT-audit Om te voldoen aan de ICT-beveiligingsrichtlijn voor webapplicaties met een DigiD-koppeling moet op korte termijn een assessment worden uitgevoerd in hoeverre de beveiligingen zijn geïmplementeerd en zichtbaar zijn gemaakt. Geadviseerd wordt om het aantal koppelingen met DigiD te minimaliseren aangezien per koppeling een IT-audit moet plaatsvinden.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 21, 6.2 Verplichte IT-audit).

Afgerond. De DigiD audit is geweest en de gemeente is goedgekeurd. Informatie- en communicatie-techniek

Interne controle automatisering

Het huidige interne controleplan uitbreiden met het onderdeel Automatisering (IC rondom logische toegangsbeveiliging, change-managementprocedures en back-up en recovery).

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 21, 6.3 Interne controle op automatisering).

Onderhanden. Dit wordt opgepakt in combinatie met het team informatiebeleid.

Informatie- en communicatie-techniek

hhgh

hhgh

hhgh

Onderwerp Aanbeveling Toelichting Status 2014

Team

Ferm Werk De wederzijdse rechten en verplichtingen met Ferm Werk inzake de uitvoering van Sociale Zaken verder vorm te geven en formeel vastleggen in een dienstverleningsovereenkomst.

Maak adequate afspraken met Ferm Werk over de informatievoorziening aan de eigen organisatie. Specifieke aandacht voor: vastlegging van de gemaakte afspraken en monitoring op de naleving hiervan.

Maak tijdige afspraken met directie van Ferm Werk over de tijdige aanlevering van een controleverklaring over het jaar 2014 ten behoeve van de jaarrekening van de gemeente Woerden.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 16/17, 5.4 Het Nieuwe Werkbedrijf).

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013), (blz. 12, 5.2 Oprichting Ferm Werk).

Onderhanden.

De raad heeft in juni een zienswijze vastgesteld met betrekking tot de dienstverleningsprocedure en deze toegestuurd aan het Algemeen Bestuur Ferm Werk. Het AB Ferm Werk stelt de DVO vast.

Afspraak is dat elke kwartaal door Ferm Werk wordt gerapporteerd. Zowel inhoudelijk (voortgang DVO) als financieel. Onder andere naar aanleiding van opmerkingen van de raad is de discussie gaande over exacte inhoud en het verkorten van de termijnen. Naar verwachting leidt dit tot aangescherpte afspraken per 1 jan. 2015.

Actiepunt team Financiën.

Onderwijs, welzijn en zorg

Actualisatie grondexploitaties

Zorgdragen voor een tijdige actualisatie van de grondexploitatieberekeningen.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013) (blz. 11, 5.1 Actualisatie grondexploitatieberekeningen).

Onderhanden. Is onder de aandacht. Vastgoed

Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting

Het ministerie van OCW werkt aan een wetsvoorstel voor de overheveling van het buitenonderhoud primair onderwijs naar schoolbesturen. Naar verwachting treedt deze wet in per 1 januari 2015. Geadviseerd wordt om tijdig in overleg te treden met de schoolbesturen omtrent de overheveling van de taken en het budget. Gezien de korting op de middelen t.b.v. de onderwijshuisvesting dienen er afspraken te worden gemaakt om deze bezuinigingstaakstelling op te vangen vanaf het begrotingsjaar 2015.

Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 21, Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting).

Onderhanden. De gemeente is in gesprek met de schoolbesturen om de transitie efficiënt te laten verlopen.

Vastgoed

Bouwleges Onderzoeken of de vaste lasten die samenhangen met het proces van omgevingsvergunningen en bouwleges nader in lijn gebracht kunnen worden met de afgenomen baten.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 10/11, 3.2 Totstandkoming van de bouwleges).

Onderhanden. In de tweede helft van 2014 komt er een plan waarin de toekomst vergunningverlening wordt voorgelegd aan de directie. Hierin wordt vooral gekeken naar de kostendekkendheid.

Vergunningen, toezicht en handhaving

Tariefcontrole De ingevoerde tarieven inzake omgevingsvergunningen zichtbaar te controleren aan de hand van de vigerende legesverordening. Aanvullende opmerking IC-functionaris: het is belangrijk dat deze controle goed zichtbaar wordt vastgelegd! Geen zichtbare vastlegging betekent geen controle uitgevoerd.

Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 15, 5.1 Invoer tarieven omgevingsvergunningen).

Onderhanden. Dit wordt uitgevoerd door Evert Muis, tevens zijn we gestart met het digitaal vergunnen, hierdoor komen alle afschriften van vergunningen automatisch bij vergunningen.

Vergunningen, toezicht en handhaving

Decentralisaties sociale domein

De actuele ontwikkelingen op dit gebied nauw te volgen en de risico’s periodiek te beoordelen zodat de gemeente in staat is tijdig in te spelen op de financiële gevolgen.

Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 7, Decentralisaties sociale domein).

Onderhanden. Het betreft hier een programmatische aanpak, waarbij de actuele ontwikkelingen nauw gevolgd worden. De risicoanalyse transformatie sociaal domein Woerden-Oudewater wordt als onderdeel van diverse stukken m.b.t. dit onderwerp in de raad van 25 september 2014 behandeld.

Programma-manager

Samenwerking gemeente Oudewater

Maak heldere afspraken over de volgende aspecten: 1. Kwaliteitsnormen van de bedrijfsprocessen. 2. Rechtmatige uitvoering van de bedrijfsprocessen. 3. Het uitvoeren van interne controle. 4. Informatievoorziening aan de gemeente Oudewater (inhoud en frequentie). 5. Bepalingen omtrent het niet nakomen van de afspraken.

Laat een juridische check uitvoeren op mogelijke leemtes danwel risico’s in de samenwerkingsovereenkomsten. Hierbij kan bijvoorbeeld gelet worden op het aansprakelijkheidsrisico dat de gemeente Woerden heeft. Op deze wijze komt de gemeente Woerden in de toekomst niet voor verrassingen te staan.

Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 8, Samenwerking gemeente Oudewater).

Onderhanden.

Binnen werkgroepen worden de werkprocessen t.b.v. de twee gemeenten “in elkaar geschoven”. Daarbij worden kwaliteitsnormen, rechtmatige uitvoering, interne controle meegenomen. In het project bedrijfsvoering worden P&C-cycli van beide gemeenten gesynchroniseerd, tevens worden op stuurgroepniveau afspraken gemaakt m.b.t. invulling van opdrachtgever- en –nemerschap, en over de informatievoorziening aan de Raden. In de Dienstverleningsovereenkomst die eind 2013 is vastgesteld zijn bepalingen opgenomen die van toepassing zijn op niet-nakomen van afspraken.

De projectgroep juridische zaken voert de regie over de totstandkoming van de uitvoeringsovereenkomsten per werkveld. Hiermee is de juridische check “ingebouwd”. Binnen het programma houdt de programmacontroller een permanent overzicht bij van risico’s en maatregelen.

Programma-manager

Onderhanden

Afgerond

Nog niet gestart